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PROJECT OFFICE E NÍVEL DE MATURIDADE MBA em Gerenciamento de Projetos Turma GP3 Ipatinga MG Integrantes da Equipe META: Andre Luiz de Abreu Elielson Lopes Soares Italo Carlos Correa Gonçalves Leidson Miranda Dias Mário Araújo Neto Maio 2012 1

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Andre Luiz de Abreu, Elielson Lopes Soares, Italo Carlos Correa, Leidson Miranda Dias, Mario Araujo Neto

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PROJECT OFFICE E NÍVEL DE MATURIDADE

MBA em Gerenciamento de Projetos – Turma GP3 – Ipatinga MG

Integrantes da Equipe META:

Andre Luiz de Abreu

Elielson Lopes Soares

Italo Carlos Correa Gonçalves

Leidson Miranda Dias

Mário Araújo Neto

Maio 2012

1

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ÍNDICE

Slide 1: Apresentação da empresa

Slide 2: Índice

Slide 3: Apresentação da Empresa

Slide 4: Introdução

Slide 5: Objetivos da consultoria

Slide 6: Objetivos do plano estratégico

Slide 7: Identificação

Slide 8: Categorização

Slide 9: Avaliação

Slide 10: Seleção

Slide 11: Priorização

Slide 12: Balanceamento

Slide 13: Visão geral e resultados obtido das etapas anteriores

Slide 14: Benefícios do PMO a ser implementado

Slide 15: Foco, Função, Modelo e Nível Hierárquico

Slide 16: Foco, Função, Modelo e Nível Hierárquico

Slide 17: Etapas de implementação

Slide 18: Métricas de sucesso

Slide 19: Agradecimentos 2

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APRESENTAÇÃO DA EMPRESA

A META ENGENHARIA é uma empresa especializada em gerenciamento profissional de

portfólios e implantação de escritório de gerenciamento de projetos em seus clientes.

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INTRODUÇÃO

LISARB (significa Brasil, ao contrário!) onde quase tudo, principalmente em termos

econômicos e sociais, ocorre fora do senso comum, longe dos padrões tidos como “normais e

desejáveis”; como se esse país fizesse tudo (ou quase tudo) às avessas, contrariando, assim, a

boa conduta em matéria econômica.

De contradições em contradições, esse país realmente parece andar na contramão. Tem

potencial para crescer, mas não cresce. Possui a quinta maior força de trabalho do mundo e

um mercado doméstico dinâmico e em expansão. Atente-se, para tanto, ao fato de que o grau

de abertura da economia desse país é de 23% - soma das exportações mais as importações em

relação ao PIB (Produto Interno Bruto)-, o que significa que o mercado interno é responsável

por 77% do que é consumido em LISARB. No entanto, algo parece puxar para baixo a expansão

econômica de um país que nos últimos 20 anos teve como base uma política exportadora, em

detrimento desse mercado doméstico potencialmente favorável ao crescimento econômico.

Afim de reverter este cenário o presidente de LISARB contratou este projeto de consultoria.

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OBJETIVOS DA CONSULTORIA

Este trabalho tem como objetivo apresentar ao presidente do país LISARB soluções e

projetos atendendo ao plano estratégico deste país. Para isto, deverá ser apresentado

quais projetos e programas o país deve ter em sua carteira de investimentos (portfólio de

projetos).

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OBJETIVOS DO PLANO ESTRATÉGICO

1 - Aliança por um Lisarb mais justo

2 - Política cidadã baseada em princípios e valores

3 - Educação para a sociedade do conhecimento

4 - Economia para uma sociedade sustentável

5 - Proteção social

6 - Qualidade de vida e segurança para todos os Lisarbeanos

7 - Cultura e fortalecimento da diversidade

8 - Política externa para o século 21

9 - Combate à corrupção

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IDENTIFICAÇÃO

Técnica utilizada: Brainstorming

Projetos identificados “varal de projetos”:

01- Eu Cidadão; 02 - Justiça Para Todos; 03 - Mais Saúde;04 - Globaliza Lisarb;05 - Xô Sujeira; 06- Div & Cult Lisarb;07 - Carbono Neutro; 08 - Universidade Do Saber;09 - Sustenta Lisarb; 10 - Educa Mais; 11 – Fala Lisarb; 12 - Justiça Agora;13 – Nossa Lei; 14 - Multi Racial;15 - Dinheiro Verde;

16 - Economia Sustentável; 17 – Família Segura; 18 - Marco Zero; 19 - Acerela Lisarb;20 - Jovem Prodígio; 21 - Boas Ideias; 22 - Rede Viva 23 - Visão Do Futuro;24 - Candidato Leal; 25 - Transparência Lisarb; 26 - Pro Emprego; 27 - Educação Integral

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CATEGORIZAÇÃO

A Meta Engenharia criou 9 categorias que contemplasse os objetivos do plano estratégico

Categorias Justificativa em relação aoPlano Estratégico

01 - Justiça Social Por um LISARB mais justo

02 - Política Justa É um desejo da população

03 - Educação Educação de qualidade

04 - Economia Ter uma economia sustentável

05 – Saúde e segurança

Saúde e segurança eficiente e de qualidade para todos

06 - Qualidade de vida

Qualidade e bem estar para os cidadãos de todas as faixas etárias.

07 - Cultura Cultura e diversidade, sem preconceitos

08 - Política externa

Promoção da paz e respeito a relações internacionais.

09 - Corrupção Lisarb sem prática ou ato ilícito8

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AVALIAÇÃO

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Critérios de Avaliação

Peso dos Critérios

Justificativa do porque destes critérios e peso.

1. Incremento no PIB.

20% É um critério que demonstra o quanto o PIB é acrescido com o projeto,o que converge para uma economia forte e condicionada a projetos sustentáveis.1(Baixo), 2 (Médio), 3 (Alto)

2. Geração de Empregos.

20% Critério julgado importante para manter a estabilidade governamental de um país.1(Baixo), 2 (Médio), 3 (Alto)

3. Recursos 15% Critério importante para mensurar o volume de recursos serão necessário dispender para o sucesso do projeto. 1(Baixo), 2 (Médio), 3 (Alto)

4. Risco 15% Critério utilizado para definir a complexidade/dificuldade do projeto.1(Baixo), 2 (Médio), 3 (Alto)

5. Custo 20% Critério utilizado para definir o custo esperado para o projeto.1(Baixo), 2 (Médio), 3 (Alto)

6. Esforço 10% Critério utilizado para definir o nível de esforço despedido no projeto.1(Baixo), 2 (Médio), 3 (Alto)

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SELEÇÃO

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PROJETOIncremento no PIB. Geração de Empregos. Recursos Risco Custo Esforço Plano Estrategico

Total

Nota Pontuação Nota Pontuação Nota Pontuação Nota Pontuação Nota Pontuação Nota Pontuação Nota Pontuação01- Eu Cidadão; 1 20 2 40 1 15 1 15 1 15 2 30 2 0 13502 - Justiça Para Todos; 1 20 1 20 1 15 2 30 1 15 3 45 3 0 14503 - Mais Saúde; 1 20 1 20 3 45 2 30 3 45 1 15 3 0 17504 - Globaliza Lisarb; 3 60 2 40 3 45 3 45 2 30 2 30 1 0 25005 - Xô Sujeira; 1 20 1 20 1 15 2 30 1 15 3 45 3 0 14506- Div & Cult Lisarb; 2 40 2 40 1 15 1 15 2 30 1 15 2 0 15507 - Carbono Neutro; 3 60 3 60 2 30 2 30 3 45 2 30 3 0 25508 - Universidade Do Saber; 2 40 2 40 3 45 3 45 2 30 1 15 3 0 21509 - Sustenta Lisarb; 2 40 2 40 2 30 2 30 2 30 1 15 1 0 18510 - Educa Mais; 2 40 2 40 3 45 1 15 3 45 3 45 2 0 23011 – Fala Lisarb; 1 20 1 20 1 15 1 15 2 30 2 30 1 0 13012 - Justiça Agora; 1 20 1 20 2 30 1 15 2 30 1 15 2 0 13013 – Nossa Lei; 1 20 1 20 2 30 1 15 1 15 3 45 2 0 14514 - Multi Racial; 1 20 1 20 2 30 2 30 1 15 1 15 3 0 13015 - Dinheiro Verde; 2 40 2 40 3 45 2 30 2 30 2 30 1 0 21516 - Economia Sustentável; 2 40 3 60 2 30 2 30 3 45 3 45 3 0 25017 – Família Segura; 1 20 1 20 3 45 2 30 3 45 3 45 3 0 20518 - Marco Zero; 1 20 1 20 1 15 1 15 2 30 2 30 1 0 13019 - Acerela Lisarb; 3 60 3 60 3 45 2 30 3 45 1 15 3 0 25520 - Jovem Prodígio; 1 20 2 40 2 30 1 15 2 30 3 45 3 0 18021 - Boas Idéias; 1 20 1 20 1 15 1 15 2 30 2 30 2 0 13022 - Rede Viva 1 20 1 20 3 45 1 15 3 45 1 15 3 0 16023 - Visão Do Futuro; 3 60 2 40 2 30 1 15 2 30 3 45 2 0 22024 - Candidato Leal; 1 20 1 20 1 15 1 15 1 15 1 15 3 0 10025 - Transparência Lisarb; 1 20 1 20 1 15 1 15 1 15 2 30 3 0 11526 - Pro Emprego; 2 40 3 60 2 30 1 15 3 45 3 45 3 0 23527 - Educação Integral 1 20 2 40 2 30 1 15 2 30 1 15 1 0 150

Incremento no PIB. 20% 1 -BAIXO 2 -MÉDIO 3 -ALTO

Geração de Empregos. 20% 1 -BAIXO 2 -MÉDIO 3 -ALTO

Recursos 15% 1 -BAIXO 2 -MÉDIO 3 -ALTO

Risco 15% 1 -BAIXO 2 -MÉDIO 3 -ALTO

Custo 15% 1 -BAIXO 2 -MÉDIO 3 -ALTO

Esforço 15% 1 -BAIXO 2 -MÉDIO 3 -ALTO

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PRIORIZAÇÃO

Foi priorizado todos os projetos com score > 180, por ter maior aproximidade do plano estratégico para Lisarb baseado na sua experiência com projetos deste nível para nação

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PROJETOIncremento no PIB.

Geração de

Empregos.Recursos Risco Custo Esforço Plano Estrategico

Total

Nota Pontuação Nota Pontuação Nota Pontuação Nota Pontuação Nota Pontuação Nota Pontuação Nota Pontuação

04 - Globaliza Lisarb; 3 60 2 40 3 30 3 30 2 30 2 20 1 15 225

07 - Carbono Neutro; 3 60 3 60 2 20 2 20 3 45 2 20 3 45 270

08 - Universidade Do Saber; 2 40 2 40 3 30 3 30 2 30 1 10 3 45 225

10 - Educa Mais; 2 40 2 40 3 30 1 10 3 45 3 30 2 30 225

16 - Economia Sustentável; 2 40 3 60 2 20 2 20 3 45 3 30 3 45 260

19 - Acerela Lisarb; 3 60 3 60 3 30 2 20 3 45 1 10 3 45 270

26 - Pro Emprego; 2 40 3 60 2 20 1 10 3 45 3 30 3 45 250

Incremento no PIB. 20% 1 -BAIXO 2 -MÉDIO 3 -ALTO

Geração de Empregos. 20% 1 -BAIXO 2 -MÉDIO 3 -ALTO

Recursos 15% 1 -BAIXO 2 -MÉDIO 3 -ALTO

Risco 15% 1 -BAIXO 2 -MÉDIO 3 -ALTO

Custo 15% 1 -BAIXO 2 -MÉDIO 3 -ALTO

Esforço 15% 1 -BAIXO 2 -MÉDIO 3 -ALTO

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BALANCEAMENTO

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Diagrama de bolhas

0

0.5

1

1.5

2

2.5

3

3.5

-1 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9

Incremento no PIB.

Geração de Empregos.

Recursos

Risco

Custo

Esforço

Projetos

po

ntu

ação

1- Globaliza

Lisarb

2 -Carbono

Neutro

3- Universidade

Do Saber

4- Educa Mais 5- Economia

Sustentável;

06-Acerela

Lisarb

07- Pro Emprego

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VISÃO GERAL E RESULTADO OBTIDO DAS ETAPAS ANTERIORES

• Considerando que o portfólio está balanceado, pois todos os projetos estão alinhados com o planejamento estratégico do pais.

• Todos os projetos foram levantados usando como ferramenta, o Brainstorming e foram seguidos todos os processos até o presente momento.

• Com resultado obtido, verificamos a necessidade de implantação de um PMO, para desenvolvimento e garantia da performance dos portfólio, transferindo conhecimento em gerenciamento de projetos, fornecendo um acompanhamento consolidado ao Executivo do andamento de seus projetos estratégicos.

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BENEFÍCIOS DO PMO À SER IMPLEMENTADO

•Evitar perda de dinheiro devido aos retrabalhos, ausência de um plano de gerenciamento de projetos, por não aplicar as boas práticas de gerenciamento de projetos.

•Seguindo uma metodologia imposta pelo PMO, se ganha muito evitando atrasos e estouros de orçamentos.

•Os projetos são suportados por uma estrutura bem formada e monitorada, evitando-se desperdícios e retrabalhos.

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FOCO, FUNÇÃO, MODELO E NÍVEL HIERÁRQUICO ADOTADOS COM SUAS RESPECTIVAS JUSTIFICATIVAS E PROFISSIONAIS ENVOLVIDOS

Presidência de Lisarb

Ministros Assessores PMO - Nível 3, foco estratégico

Governadores Assessores PMO - Nível 2, foco em gestão

Prefeitos Vereadores PMO - Nível 1, foco operacional

Estrutura Adotada

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FOCO, FUNÇÃO, MODELO E NÍVEL HIERÁRQUICO ADOTADOS COM SUAS RESPECTIVAS JUSTIFICATIVAS E PROFISSIONAIS ENVOLVIDOS

Nível hierárquico Adotado Foco Adotado Função Adotada Modelo Adotado Profissionais EnvolvidosPMO-NÍVEL 3, FOCO ESTRATÉGICO. Este tipo de PMO visa a organização como um todo.

Rastrear benefícios e Comunicação. É preciso ver dentro do portfólio o que vem de encontro com o planejamento estratégico do país visando benefícios e a satisfação da população.

Integração com o negócio. Como visa a organização como um todo, necessita gerenciar os conflitos, facilitar a tomada de decisões, visão comum dos projetos, objetivos corporativos e facilidade de acesso às informações dos projetos.

Pool de recursos. Responsável direto pela contratação dos gerentes. Responsável por manter um banco de dados experiências e habilidades dos gerentes.;

5 Diretores devido a quantidade de ministério no pais.

PMO-NÍVEL 2, FOCO EM GESTÃO. Este tipo de PMO visa processos e otimização de recursos em projetos diferentes.

Monitorar riscos, relatórios e gerenciar riscos. Devido ao fato da necessidade de controlar o processo e otimizá-lo.

Gerência de recursos e Gerência de infra-estrutura. Como visa processos e otimização dos mesmos, foco em gestão, necessita contratar, treinar, desenvolver carreira, avaliar performance, suportar o PMIS, conectividade do PMIS a outros setores do país.

Torre de controle. Auditar para reforçar os padrões. Responsável por passar instruções.

10 Gestores devido o país ser dividido em vários estados.

PMO-NÍVEL 1, FOCO OPERACIONAL. Este tipo de PMO visa projetos e ou problemas individuais.

Rastrear problemas, gerenciar recursos e gerenciar conhecimentos. O nível operacional precisa ter em suas mãos os recursos necessários, o conhecimento dos problemas para assim auxiliar na solução de problemas do projeto.

Métodos e Procedimentos e Gerência Técnica. Devido ao foco operacional desenvolve, implementa e mantém a metodologia, avalia o uso da metodologia, aplica a metodologia, incorpora as melhores práticas. É um facilitador das atividades. Provê transferência de conhecimentos e aconselhamento.

Estação meteorológica. Definir parâmetros, frequência, formato para reportar as informações. Permite comparações e identificação de melhores práticas.

15 Especialistas devido grande número de município.

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ETAPAS DE IMPLEMENTAÇÃO. JUSTIFICATIVA

•Diagnose. Feita através do questionário de avaliação verificando-se a necessidade de um PMO através do resultado do nível de maturidade do país.

•Proposta de benefícios. Com este índice consegue-se comprovar a necessidade de implantação de um PMO, visto que um PMO gera custo.

•Estabelecimento do foco. É preciso focar no que se precisa. Temos que ter foco e estarmos alinhado com o planejamento estratégico do país.

•Definição de função. Com a definição da função podemos entender a metodologia e procedimentos, gerenciar a infra-estrutura, gerenciar os recursos, pessoal técnico e a integração com os negócios.

•Definição do modelo. Temos que definir se usamos o modelo Estação meteorológica, Torre de controle ou Pool de recursos.

•Necessidade de profissionais envolvidos. Podemos definir se há necessidade de profissionais “full time” ou “part time”, definir cargos, função ou departamento.

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MÉTRICAS DE SUCESSO

•Taxa de desemprego antes/depois da implementação dos projetos com auxílio dos PMOsAtravés deste índice podemos verificar o sucesso dos projetos •Índice de popularidade do presidente de “Lisarb”Através deste índice podemos verificar se a popularidade do presidente está em alta, podemos confirmar o sucesso dos projetos escolhidos.•Índice de satisfação do povo

Se o povo está satisfeito, o sucesso foi alcançado porque a voz do povo é a voz de Deus.•SPI dos Projetos

Com auxílio dos PMOs (tempo) podemos verificar se o cronograma ficou de acordo com o previsto•CPI do projeto

Com auxílio dos PMOs (custo) podemos verificar se o orçamento foi cumprido sem atrasos.•Sucessos do projetos

Porque com este indicador podemos verificar se o escopo, prazo, orçamento e qualidade foram cumpridos. Assim como a satisfação do cliente e a moral do time de projeto estão altos.

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AGRADECIMENTOS

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Agradecemos ao mestre Marco Coghi pela aula que nos proporcional grande

conhecimento, a todo grupo Meta e aos alunos da turma GP3 de Ipatinga.