I.P.S. DEL MUNICIPIO DE CARTAGO, E.S.E. VALLE …€¦ · INFORME DE GESTION POR DEPENDENCIAS ......

I.P.S. DEL MUNICIPIO DE CARTAGO, E.S.E.

VALLE DEL CAUCA Ni: 836.000.386-0

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CÓDIGO: GA.BS.835.10.1

MEMORANDO GENERAL

VERSION 3

Fecha Aprobación 5/06/2013

INFORME DE GESTION POR DEPENDENCIAS

PERIODO

01 DE JULIO – 31 DE DICIEMBRE AÑO 2016

GESTION DE BIENES Y SERVICIOS (ALMACEN Y SUMINISTROS)

JOSE DAVID PATIÑO CARDONA AFILIADO AL PROCESO ADMINISTRATIVO ALMACENISTA



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MEMORANDO GENERAL

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1. INTRODUCCION

El buen gobierno de una administración se hace evidente, ante la opinión pública y los organismos del Estado, a través de informes técnicamente elaborados, en los cuales se registran las acciones desarrolladas, se indiquen las fuentes, los alcances obtenidos, con la referencia o documentos que posibiliten la constatación de los hechos descritos. En este sentido, la I.P.S del municipio de Cartago E.S.E como una institución de carácter público debe asumir ciertas normatividades que permitan dar cumplimiento a los Sistemas de Evaluación y Autorregulación, como insumos para el cálculo y análisis de los Indicadores de Gestión y para la estructuración de Planes de Mejoramiento.

Con el fin de dar cumplimiento al proceso de construcción del Informe de Gestión por Dependencias y su respectiva entrega por los líderes de proceso misionales y de apoyo se adoptó la política de “Elaboración y presentación de Panes de Acción u Operativos por procesos e Informes de Gestión, en la I.P.S del municipio de Cartago E.S.E, como herramienta de ejecución, seguimiento por medio de la Autoevaluación de la Gestión por medio del Acto Administrativo “Resolución No. 4 de fecha 02 de diciembre del 2014. El área de Bienes y Servicios (Almacén y Suministros) para la elaboración del presente informe aplica la metodología sugerida por los entes de Control. El área de apoyo de Almacén y suministros (bienes y servicios) se encarga de garantizar el abasto suficiente de los insumos recurrentes, así como el adecuado manejo y custodia de las existencias de insumos, materiales, muebles y enceres, equipos médicos, así como la información que conforma el detalle de sus inventarios. El área de bienes y servicios (almacén y suministros) continua con la aplicación de la recepción y entrega de pedidos en los días jueves de cada semana, con el diligenciamiento del formato de Pedidos actualizado por el sistema de Gestión de la calidad, para los Centros de salud del Ciprés, San Joaquín, Zaragoza las entregas se realizan los días lunes, los insumos odontálgicos se estableció su entrega cada trimestre. El área de Almacén y Suministros dentro de sus actividades diarias cotiza con la aprobación del ordenador del gasto, recibe, verifica, almacena, registra en el software entrega los bienes muebles de consumo y devolutivos, según el requerimiento del autorizado solicitante, la oportunidad en la entrega es posible por la unidad del equipo de trabajo con a las áreas de Contabilidad, Presupuesto, Tesorería a su vez con las diferentes Unidades Productivas, proyecta , publica y rinde la información solicitada por los entes de Control, Secretaria de Salud, Ministerio de la Protección Social y otros.

1. INTRODUCCION



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El área de apoyo “Almacén y Suministros” cuenta con un recurso humano comprometido con gran sentido de pertenencia con el cumplimiento de sus labores asignadas que conlleven al logro de la Misión institucional de la I.P.S del municipio de Cartago E.S.E. Interiorizan y ponen en práctica sus valores y principios estipulados en el Código de ética de la entidad, vigilantes y aplicando las acciones de mejora planteadas con fin de evitar que se cristalicen los riegos (ley 1474 del 2001), es un equipo de mejora continua, está coordinado por la Técnica Administrativa Almacenista.

Podemos concluir Desde una perspectiva de gestión, que estos informes se convierten

en una valiosa herramienta que apoya a la gerencia en el conocimiento de los avances

reales del plan previo establecido para cada uno de los procesos tanto misionales como

los de apoyo.

OBJETIVO GENERAL

Presentar los responsables de proceso o departamento el informe como uno de los instrumentos que se utiliza para conocer al interior de la I.P.S del municipio de Cartago los resultados que cada uno de los gerentes de área o proceso han obtenido en períodos semestrales, ajustado a los propósitos de la entidad, con acciones de mejora continua para dar cumplimiento a la misión Institucional.

MISIÓN INSTITUCIONAL: prestar servicios integrales, con sentido social, humano,

comunitario y adecuado manejo de los recursos; disponemos de un equipo técnico –

científico altamente calificado, que contribuye al mejoramiento de la calidad de vida de

nuestros usuarios y la familia.

VISIÓN INSTITUCIONAL: la IPS DEL MUNICIPIO DE CARTAGO E.S.E al 2026 será

reconocida por su atención humanizada, integral de calidad, acreditada y segura

impactando favorablemente la salud de sus usuarios, su entorno social y ambiental.

2. INFORME DE LA GESTION SEGUNDO SEMESTRE 2016



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2.1 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL- ALMACÉN Y SUMINISTROS

OBJETIVO: “Planear la adquisición, administrar y velar por la correcta custodia de los bienes de la Institución con el fin de satisfacer las necesidades de todos los procesos”.

2.2. RECURSO HUMANO

Recurso humano: Conformado por cuatro servidores públicos, cada uno de ellos con sus

actividades propias y colectivas que garantizan el logro de los objetivos del área.

El área locativa para el Almacenamiento está distribuida en cuatro bodegas con sus

responsables, labor que se realiza con un trabajo en equipo que permite el

cumplimiento da la Misión, Visión, objetivos Estratégicos y objetivos de calidad, sus

acciones operativas se ejecuta en el marco de la ética, la legalidad y la efectividad, de

esta manera de ajustar, corregir y mantener aquellos aspectos claves en el éxito de la

gestión y efectuar los correctivos necesarios para la mejora continua.

Estructura:

Bodega uno: Recibo, verificación, Almacenamiento, marcación, cuidado, despacho

y registró en el sistema, auto control de los insumos tanto Médicos quirúrgicos como

odontológicos. Seguimiento, Control de temperatura.



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Bodega dos: Almacenamiento, cuidado, entrega de insumos para aseo y papelería,

almacenamiento en el de algunos equipos por entregar e instrumental del anterior

seguro social.

Bienes- Inventarios “Activos fijos”: Recibe, verifica, plaqueta, entrega, traslada

almacena, registra en el software, elabora documento de entrega del bien a los

nuevos responsables del cuidado y custodia de los mismos.

Procesos verificación física y software, paqueteo, piro- grabación en la

actualización del inventario de los bienes de propiedad de la entidad.



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2.3 NORMOGRAMA

2.4. PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS:

La adopción de la política de ingreso y egreso de los materiales o bienes de la I.P.S, plantea unos objetivos y su alcance ha permitido que su aplicación mejore el manejo de los insumos y bienes de la entidad que evitan que se cristalicen los riesgos incluidos los de corrupción. Adopción y aprobación del Manual para el manejo de los activos fijos de la I.P.S del Municipio de Cartago como la herramienta para personal de la entidad para el

Estatuto Anticorrupción. Ley 1474 de 2011

Ley 80 de 1993

Elaboración y presentación de Panes de Acción u Operativos por procesos e Informes de Gestión “Resolución. 04 del 02-12-2014 IPS”

Plan de adquisiciones 2015, Resolución 025 del 30 de enero 2015.

Plan de mantenimiento 2015, Resolución 008 del 05 de enero 2015.

Política de ingresos y egreso de los materiales o bienes resolución del 013 de enero 2015 Manual para el manejo de los activos fijo Resolución xxxxx de xxxxx 2015.



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ingreso, registro, manejo, custodia, conservación, administración, protección, traslado y salida definitiva de los bienes de propiedad de la clínica como mecanismo de control y gestión de los recursos públicos, que permite a su vez dar cumplimiento a la Ley 1474 “Estatuto Anticorrupción” 2.5. ACTIVIDADES DEL PROCESO:

2.5.1. Elaboración, presentación de informes

Plan Anual de adquisiciones para la vigencia

Se realiza la proyección anual por cada uno de los responsables de las áreas misionales y de apoyo de sus requerimientos para la vigencia en insumos y equipos, muebles y enseres y de computo ; La gerencia con apoyo del área jurídica proyecta la posible contratación en la Prestación de servicios, mantenimiento, alimentación de pacientes, los gastos en combustible, la tercerización de compra de los medicamentos, bacteriología y lectura de citologías, se realiza el análisis que arroja el Software por cada ítems en sus consumos y costos en la anterior vigencia; Con la aprobación del área financiera se estipula la base para el incremento (%) para realizar el cálculo a proyectar para el Plan de Adquisiciones del año 2017. Se conserva la acción correctiva para la rendición del informe en la plataforma del Ministerio de la protección Social “SECOP" (Sistema Electrónico para la Contratación Pública) con fin de dar cumplimiento de las normas establecidas para las entidades del estado en materia de rendición de la información. En la parte interna de la elaboración del informe se consulta y se digitan los respectivos códigos para los insumos y objetos contractuales nuevos a adquirir, se estructura el informe y se rinde al ingresarlos a la plataforma de forma satisfactoria y dentro de la fecha establecida, se publica en la página web. El plan se sometió a su aprobación y es adoptado por acto administrativo referenciado en el punto de este informe nomograma, como también estamos dando cumplimiento a la ley 1474 del 2011.



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SISMED: Se rindieron correctamente los dos informes correspondientes al segundo semestre de 2016 cumpliendo así con la normatividad establecida para la regulación de los precios de los medicamentos, sigue pendiente el informe del mes de enero de 2016 ya que la plataforma no está habilitada para recibir informes de meses anteriores.

IINFORME DE GESTION: A las actividades y acciones realizadas por el área de Bienes y Servicios (Almacén y Suministros) que se reporta en el mes de enero con la finalidad de consolidar la información por parte de líder del proceso de Planeación para la rendición a la ciudadanía de la gestión del último semestre del año 2016, realizada por la entidad bajo la dirección del actual gerente de la Institución



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prestadora de servicios en salud, y como insumo para el informe gerencial en la terminación de la función del Gerente.

PLAN DE ACCION : Elaboración y presentación del plan de acción Institucional y por proceso por parte del coordinador de área para la vigencia 2017.

PROCESO : Gestión Administrativa y Financiera

SUBPROCESO : Gestión Bienes y Servicios (Almacén y suministros )

OBJETIVO: Planear la adquisición, administrar y velar por la correcta custodia de los bienes de la Institución con el fin de satisfacer las necesidades de todos los procesos.

PROGRAMA SUBPROGRAMA ACTIVIDAD META PRODUCTO INDICADOR DE

PRODUCTO COSTO

% EJECUCION

F INICIO F

TERMINACIÓN RESPONSABLE

Fortalecimiento Financiero

Austeridad en el gasto y eficiencia

Elaborar y presentar el Plan Anual de Adquisiciones para la vigencia 2017.

1. Un Plan anual de adquisiones. 2. un Acto Administrativo 3.una presentación al SECOP.

Plan de Adquisición publicado en página web institucional / Plan de Adquisición Proyectado

Administración directa

0% 2-1-17 31-12-17 líder de proceso



Elaborar un manual de funciones para el proceso de almacén.

Un manual para el manejo de funciones elaborado y adoptado.

Manual de funciones adoptado / Manual para el manejo de funciones proyectado





Elaborar cronograma de recibo y entregas de pedidos actualizados.

un cronograma elaborado

un cronograma elaborado y Ejecutado / cronograma Proyectado




Mejoramiento de resultados financieros

Plaquetear y marcar los activos que en el resultado de la actualización no tenga la identificación.

100 % de las área visitada activos marcados y plaqueteados

Numero de activos encontrados /número de activos marcados


0% 2-1-17 31-12-17 Auxiliar de

activos fijos



Elaborar Cronograma de visitas trimestrales de control a las Existencia de activos.

Un cronograma elaborado.

Visita ejecutada / Visita programada *100


0% 2-1-17 31-12-17 Auxiliar de

activos fijos



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CRONOGRAMA DE ENTREGAS

Diligenciamiento del formato “CRONOGRAMA ENTREGA DE INSUMOS” código

GA.BS.835.42.FO.31. Para el registro de la solicitud y despachos de los

insumos requeridos en la sede hospitalaria, centros y puestos de salud, al igual

que los requerimiento para el área misional Odontológica, con el objetivo de

realizar las entregas con oportunidad.

2.5.2. Compras y proveedores



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DEFINICIONES

Compras: Es la operación que se propone suministrar bienes o servicios en los términos, normas o especificaciones que se le soliciten, o que marque el proyecto en las mejores condiciones de calidad, precio y servicio a cambio de dinero.

Comprador: Es la persona con la facultad de cubrir las necesidades por medio de una compra de un bien o servicio, demandado o solicitado por un departamento o persona que pertenecen a la empresa.

Por lo tanto, el área de compras es la encargada de las adquisiciones de la organización, como son; materiales e insumos, en las mejores condiciones de calidad, precio y oportunidad. El proceso está compuesto por una serie de actividades y procedimientos, comienza por una requisición y termina con la entrega de materiales para su aplicación, esto en lo que se refiere al aspecto técnico, y en el aspecto administrativo termina cuando se concreta el pago al proveedor, esto puede ser relativo de acuerdo a el compromiso del área, ya que muchas veces se compromete o incluye en sus funciones la supervisión de la aplicación real de lo comprado, cuestión de políticas y procesos de cada organización.

La solicitud de cotización es el documento enviado al proveedor para requerirle o solicitarle los valores de un bien o servicio, con la intensión de su adquisición por medio de una compra. Este documento y proceso juega un papel muy importante ya que esta depende de una buena cotización del proveedor, debe de reflejar de alguna manera, la imagen de la organización, su profesionalismo, su tamaño, y su proyección, con datos reales o estimados, ya que una buena relación comercial inicia en este paso del proceso.

http://www.monografias.com/trabajos16/configuraciones-productivas/configuraciones-productivas.shtml

http://www.monografias.com/trabajos14/verific-servicios/verific-servicios.shtml

http://www.monografias.com/trabajos4/leyes/leyes.shtml

http://www.monografias.com/trabajos12/pmbok/pmbok.shtml

http://www.monografias.com/trabajos11/conge/conge.shtml

http://www.monografias.com/trabajos16/fijacion-precios/fijacion-precios.shtml#ANTECED

http://www.monografias.com/trabajos14/verific-servicios/verific-servicios.shtml

http://www.monografias.com/trabajos2/mercambiario/mercambiario.shtml

http://www.monografias.com/trabajos7/perde/perde.shtml

http://www.monografias.com/trabajos11/empre/empre.shtml

http://www.monografias.com/trabajos5/elciclo/elciclo.shtml

http://www.monografias.com/trabajos6/napro/napro.shtml


http://www.monografias.com/trabajos14/propiedadmateriales/propiedadmateriales.shtml

http://www.monografias.com/trabajos14/administ-procesos/administ-procesos.shtml#PROCE

http://www.monografias.com/trabajos13/mapro/mapro.shtml

http://www.monografias.com/trabajos7/mafu/mafu.shtml

http://www.monografias.com/trabajos13/conce/conce.shtml

http://www.monografias.com/trabajos10/poli/poli.shtml

http://www.monografias.com/trabajos14/administ-procesos/administ-procesos.shtml#PROCE


http://www.monografias.com/trabajos11/basda/basda.shtml



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PROCESO AL COTIZAR

Para el primer semestre de la actual vigencia se tiene en cuenta que las adquisiciones o compras de insumos y equipo médicos se encuentren dentro del Plan Anual de Adquisiciones de la I.P.S, es de anotar que este plan se puede consultar en la página web de la entidad como medio de información a la comunidad dando cumplimiento ley 1474 del 2011.

Se sostiene los mecanismos en la Austeridad y Control implementados al verificar los promedios de consumo por cada área y para su despacho el formato de solicitud de pedido debe de estar debidamente firmado por los responsables de las áreas y la autorización del Subgerente Científico para las áreas misionales.

Para las compras de muebles y equipos de oficina, equipos médicos odontológicos el formato de pedido debe de ser aprobado por la subgerencia científica o administrativa según el área.

EL PROVEEDOR: Están seleccionados previamente por el ordenador del gasto al inicio de la vigencia, los proveedores referenciados están a partir el año 2015 y su listado es actualizado cada año generando el nuevo registro de proveedores, para el 2016 se presenta cambio de proveedor para los suministros Odontológicos. Y papelería.

ACTIVIDAD: - Atención directa y telefónica con proveedores. - Solicitud de cotizaciones. - Análisis de los precios de mercado. - Consolidación y envió de requerimiento para ser presentados al comité de

compras mensualmente sometida a estudio y aprobación.



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INSPECCIÓN EN RECEPCIÓN DE INSUMOS Se verifica al momento del recibo del producto o insumo que cumpla con las especificaciones pactadas en cantidad calidad y precios que se pueden verificar en la respectiva cotización, si no cumple se has devuelto para realizar el cambio pertinente. REGISTRO EN EL SOFTWARE Se registran las facturas en el software “sistema uno “diariamente realizando los registros obtenidos en cada etapa del módulo comercial, se remiten los documentos generados por sistema y la factura al área contable. En Este semestre se reinició la digitación de todos los ingresos y egresos de los insumos al nuevo sistema “SIOS”, el personal recibió capacitación y acompañamiento por parte del personal dueño del software quien a su vez efectuó correcciones al sistema. Por ello estamos registrando en ambos sistemas, a la fecha de la presentación del informe se logrado avanzar hasta el mes de abril.

2.5.3. COORDINAR EL SUMINISTRO O PROVISIÓN DE INSUMOS DE I.P.S. DEL MUNICIPIO DE CARTAGO E.S.E.

Suministros Semanales.

Se cuenta con un Stop de insumos que permite entregas oportunas y satisfacer las

necesidades, como también que permita cubrir un caso de urgencia y abastecer el

área misional, para la cantidad en stop se realiza según los históricos suministrado

por listado del sistema software por centro de costo.

La entrega de los insumos requeridos para cada una de las áreas de se realiza

los días jueves para el área de Urgencias cada vez que se agoten los

suministros, los pedidos se reciben y son revisados que cumplan con: firmas

autorizas, sin tachones o enmendaduras, formatos con la versión actualizada

(sistema de calidad).

Los valores históricos que reposan en los archivos del Almacén determinan las

necesidades reales para el suministro de forma racional de los insumos



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requeridos esta actividad nos permite aprovechar de manera adecuada los

recursos financieros de la IPS y se proyecte en el buen funcionamiento de cada

área cumpliendo con los objetivos de cada proceso. En los casos en que la

solicitud se considere que no se ajusta al consumo histórico o usual, se le

informa al Subgerente Científicos o Subgerencia Financiera Administrativa para

su estudio.

En este segundo semestre de la vigencia el Stop permanente con que cuenta el

Almacén permitió hacer el cubrimiento de insumos para el área misional de

Urgencias.

Suministros trimestrales

Odontológicos centros de salud y sede hospitalaria: Total de pedidos para el área

de odontología uno (2) despachados en el segundo semestre de la actual vigencia,

para lo cual el área misional aplico el cronograma establecido para la entrega y

recibo ; se reciben los pedidos y con la autorización de la subgerencia

Administrativa y Financiera se solicita al nuevo proveedor para estos insumos su

despacho, se entrega también por separado los insumos médico quirúrgico, aseo,

papelería, con sus respectivos precios previamente suministrados por parte de los

proveedor que nos permita establecer el costo global del pedido y es aprobado por

del Ordenador del Gasto Y Comité de Compras

2.5.4. OTROS.

Se suministra y se sustenta los requerimientos de los entes de Control y otras

entidades que han realizado visitas de auditoria en el trascurso del semestre, como

también se ha suministrado evidencias de la mejora continua al proceso, de lo cual

se obtenido reconocimiento de un área en continuo mejoramiento en la aplicación

de acciones correctivas.



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2.6. MANEJO DE LOS ACTIVOS FIJOS “ACTUALIZACION DE INVENTARIOS”

El objetivo de la adopción del manual para el manejo de los activos fijos dentro de la I.PS del Municipio de Cartago es dotar al personal de la entidad de una herramienta para el registro, Manejo, custodia, conservación, administración, protección, recibo, traslado y salida definitiva de los bienes e inventarios de la Entidad, como mecanismo de control y gestión de los recursos públicos y el alcance es aplicación para la entidad

NORMOGRAMA

Ley 57 Por la cual se expide el Código Civil Colombiano Mayo 26 de 1873. Ley 80 Por la cual se expide el Estatuto General de Contratación de la Administración pública Octubre 28 de 1993. Resolución 355 por el cual se adopta el Plan General de Contabilidad Pública Septiembre 5 de 2007. Ley 1474 de 2011, Estatuto Anticorrupción

DEFICIONES BIEN: Articulo inventariable o activo de cualquier clase incluyendo el efectivo, activos fijos, los materiales y artículos en proceso de producción. BIEN MUEBLE: Son aquello que pueden trasladarse fácilmente de un lugar a otro, manteniendo su integridad y la del inmueble en que se hallara depositado. BIEN INMUEBLE: Elemento que no puede moverse ni llevarse de un lugar a otro, sin su destrucción o deterioro. ENTRADA DE ALMACÉN: Documento que acredita la entrada real de un bien o elemento a la entidad, siendo el único soporte administrativo para el movimiento de los registros en el Almacén y contabilidad. El cual es generado por el software. SALIDA DE ALMACÉN: Documento legal probatorio en donde se identifica clara y detalladamente la salida física y real del Almacén o bodega de bienes, y el traslado de la responsabilidad de su uso, conservación y custodia del responsable de Almacén e inventarios al funcionario que los recibe.



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INVENTARIO: “la acumulación de materiales que posteriormente serán usados para satisfacer una demanda futura, para ello se requiera planear y controlar el volumen del flujo de los materiales en la empresa, desde los proveedores hasta la entrega a los consumidores.” Para el buen manejo de los inventarios se requiere de trabajar de forma coordinada las Compras, las finanzas y las entregas a continuación inventario actualizado de algunas de las dependencias.

RELACION DE BIENES MUEBLES DE PROPIEDAD DE LA IPS. DEL MUNICIPIO DE CARTAGO EN INVENTARIO FÍSICO

REALIZADO EN LOS MESES NOVIEMBRE-DICIEMBRE DE 2016

DEPENDENCIA 34: ESTADISTICA HOJA 1

ACTIVO DESCRIPCIÓN Y OBSERVACIÓN CANTIDAD PLACA

MENOS DE 2 SMMLV

MAS DE 2 SMMLV

FECHA ADQUISICION

ESCRITORIO METALICO Y GRIS 3 GAVETAS LATERAL Y CENTRAL

1 P/B

AIRE ACONDICIONADO 201X0097-212TAXT01850 1 3647 1.540.000 08/03/2013

CPU HP MXL122021P 1 3531 1.010.000 27/07/2011

TECLADO HP EYUR845K-BAUHR01VBOJ9ZH 1 3530

30.000 27/07/2011

MONITOR LB15HCHYA03150E 1 4783 500.000 28/07/2006

MONITOR CNC114Q2J5 1 3532 460.000 27/07/2011

ESTABILIZADOR BEIGE COLOR BEIGE 1 4861

BASUREROS 1 VERDE Y 1 GRIS DE PEDAL 2 S/P

ARCHIVADOR NEGRO 4 GAVETAS 1 P/B

IMPRESORA EPSON STYLUS CX 5600 1 4104

IMPRESORA EPSON LX 300 CDUY 104037 1 4009 663.520 19/04/2001

BASUREROS VERDE Y GRIS DE PEDAL MEDIANO 2 S/P

SILLA PACIENTE CUERINA FIJA 1 SIN

BUTACO DE MADERA 1 1643

ESCRITORIOS PARA COMPUTADOR METALICO Y DE MADERA

2 5082 Y 5640

PARLANTES PARA COMPUTADOR MARCA GEMNIUS 2 S/P

S/P = SIN PLACA P/B = PLACA BORRADA



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RELACION DE BIENES MUEBLES DE PROPIEDAD DE LA IPS. DEL MUNICIPIO DE CARTAGO EN INVENTARIO FÍSICO

REALIZADO EN LOS MESES NOVIEMBRE-DICIEMBRE DE 2016

DEPENDENCIA 7: CONSULTORIO NRO. 7 HOJA 1

ACTIVO DESCRIPCIÓN Y OBSERVACIÓN CANTIDAD PLACA

MENOS DE 2 SMMLV

MAS DE 2 SMMLV

FECHA ADQUISICION

AIREACONDICIONADO MARCA LG SN: 510HATHJ6049 1 2403 1.850.000 03/03/2016

BASUREROS COLOR ROJO CUADRADO Y VERDE REDONDO

2 S/P

MESA GINECOLOGICA TUBULAR

CON TACONERAS COLOR BLANCO NUEVA 1 2552 754.000

-

28/06/2016

EQUIPO DE ORGANOS Y SENTIDOS

EN ESTUCHE 1 3949 443.120

-

09/04/2014

ESCALERILLA DE DOS PASOS

COLOR BEISG 1 5681

ESCRITORIO COLOR GRIS DOS CAJONES 1 5686

FONENDOSCOPIO PROFESIONAL

COLOR NEGRO 1 3443 233.740

-

06/06/2013

MARTILLO CROMADO 1 1680

MESA AUXILIAR COLOR VERDE Y AZUL 2 1626,3

SILLA SECRETARIAL SIN BRAZO

COLOR AZUL 1 3989 179.800

-

23/04/2004

SILLA USUARIO SILLA RIMAX COLOR BLANCO CON BRAZOS 3 5679,6

TALLIMETRO EN ACRILICO COLOR BLANCO 1 5582

TENSIOMETRO GENERICO

SENCILLO AZUL 1 1132 19.101

-

18/03/2004

CPU HP MARCA HP SN: MXL3070S7V 1 5418 800.000

-

08/04/2013

MONITOR HP MARCA HP SN: 3CQ151CCTY 1 5417 565.000

-

08/04/2013

ESTABILIZADOR POWER 8

S/N .12454457685 1 5420 39.000

-

08/04/2013

TECLADO HP MARCA HP SN: VDAEVOQVB3W688 1 5419 80.000

-

08/04/2013

BALANZA PEDIATRICA BORROSA COLOR MORADO 1 1374 144.000

-

01/07/2000

DOPPLEX FETAL MARCA: EDAN 1 S/P

BIOMBO DOS CUERPOS CON TELA PROCICOL 1 3218 223.880

-

27/08/2011

BALANZA CON TALLIMETRO

SN: 0305684 MARCA DETECTO 1 P/B



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2.6.1. DESARROLLO DE LAS ACTIVIDADES DEL PROCESO

1. Inventario bodegas de inservibles para su respectiva baja. A. Bodega 3 IPS B. Bodega 4 IPS C. Bodega 5 Zaragoza

2. Identificación de los activos para su respectiva baja. A. Identificación de placas B. Identificar con su nombre correspondiente C. Identificación en el sistema uno D. Recopilación de conceptos técnicos y biomédicos de equipos (obsoletos,

dañados, repuestos costosos, etc.) E. Identificación de la procedencia de los equipos( antiguo seguro social,

Caprecom o compra directa de la IPS) F. Clasificación de equipos o activos, posiblemente recuperables (escalerillas,

biombos, sillas de ruedas, vitrinas, etc.) G. Recopilación de información en físico, imágenes y medio magnético H. Entrega en carpetas y media magnética área de Gerencia, Subgerencia

Administrativa y Financiera, Control Interno. I. Custodia de los activos de la bodega 3 y 4 IPS, sin incluir bodega 5 Zaragoza,

la cual no tenemos las respectivas llaves.

3. Inventario puestos de salud ( Coloradas, Cauca, Modin, Piedras de Moler, Oriente) A. Verificación de activos y placas. B. Verificación en el sistema uno. C. Traslado de responsable y ubicación en el sistema. D. Retiro de activos los cuales se les dará la baja correspondiente. E. Realización de actas y toma de muestra fotográfica de los activos, para la firma

de responsable de ubicación y de área F. Pendiente ( pirograbar o marcar todos los activos identificados)



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4. Servibles bodegas 3,4,5

A. Verificación de activos los cuales son posible su recuperación, bajo el

concepto del encargado de mantenimiento (escalerillas, camillas, biombos, escritorios, vitrinas, etc.)

B. Cotización de elementos, repuestos, para la reparación de dichos activos

C. Reasignación de activos recuperados, nueva ubicación y responsable REGISTRO FOTOGRAFICO SELECTIVO

Inservibles para dar de baja

Muebles Zaragoza



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Se adelantó ante la junta directiva la debida autorización para llevar a cabo la baja de activos inservibles y poder así optimizar todos nuestros recursos en espacio y dinero a continuación el acuerdo firmado.



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2.7 DIFICULTADES EN EL PROCESO

Con la socialización del manual para los activos fijos se obtuvo Es muy frecuente el traslado de

los activos sin la debida información al área de almacén.

Se encuentran consultorios sin sus equipos necesarios por lo tanto los funcionarios cogen los

equipos de otros consultorios para poder trabajar sin autorización correspondiente.

Cuando se hacen mantenimiento o pintan algunos activos no tienen la precaución de proteger la

placa o la marca que tiene dicho activo.

Las placas de muy mala calidad se despegan en cualquier superficie por lo tanto se debe

reforzar con papel contad para mejor adherencia a la superficie, no se ha obtenido un buen

resultado.

Solicitud de un computador portátil para los respectivos traslados a los centros de salud o puesto

en los cuales se requiere la información almacenada en el computador, para seguir con el

inventario como se venía realizando y poder verificar en el sitio de trabajo (fotos, actas,

inventarios o información que se requiera en ese momento y no tener que aplazar o tener que

volver por faltar un dato).

Dificultad con el computador asignado, no facilita el trabajo, problemas muy frecuentes con el

equipo y la impresora, frecuentemente se solicitad el apoyo de sistemas para solucionar los

inconvenientes presentados.

2.7. AUTO CONTROL Y ACCIONES DE MEJORA

Se aplica prueba física y selectiva a los insumos en depósito en las bodegas de

Almacenamiento con fin de verificar la existencia, las cuales deben de coincidir

con el reporte o listado generado por el sistema

De igual forma cada responsable de bodega semanalmente verifica el inventario

con el fin de aplicar el auto control

V

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