AGP

Tecnologias da Informação

Intranets

Benefícios das Intranets

AGP - Tecnologias da Informação 2010 - 2011 - Luís Vidigal

Cuidados a ter na implementação

• Alinhamento com os Objectivos da

Organização

• Controlar o Objectivo Final (Alvo a Alcançar)

• Medição

• Não Esquecer o “Como”

• Planear a Manutenção

• Olhar o Futuro

AGP - Tecnologias da Informação 2010 - 2011 - Luís Vidigal

Extranet

Internet

Servidorp/ exterior

Servidorp/ interior

Intranet

Firewall

Funcionários

Organização

Funcionários

Trabalho

Funcionários

Funcionários

Funcionários

Vida Pessoal

Relações na Intranet

Intranet

Funcionários

Internet

Extranets

Colaborar com mail,forum de discussão,chat e conferências

Comunicações eColaboração

Sistemas de e-mail

e voice mailexistentes

Acesso universal àvisualização e uso de

dados do negócio

Operações eAdministração

Bancos de dadose Aplicações

organizacionaisexistentes

Criar, editar ecompartilhardocumentos

Edição de páginasna rede

HTMLMS Office

e outro tipo dedocumentos

Administração centra-lizada de utilizadores,segurança, cataloga-

ção e tráfego

Gestão daIntranet

Hardwaree Redes

existentes

FIREWALL

Clientes eParceiros

Rumo à cooperação e à mobilidade

Nómadas

Silos Amontoados

Equipas

Virtuais

Cultura Cooperativa

Mo

bil

idad

e

O Portal é diferente na Intranet

ou na Internet?

• Os utilizadores são diferentes

• As tarefas são diferentes

• A quantidade e a qualidade da informação

são diferentes

– Repositórios múltiplos, alta performance,

qualidade dos resultados de pesquisa, etc.

Intranet / Extranet / Internet

Estrutura de Informação Intranet Extranet Internet

Xxxxxxx xxxxxxx

Xxxxxxxxxxxx xxxxxxxx

Xxxxxxx xxxxxxxxx

Xxxxx xxxxxxx xxxxxxx

Xxxxxx xxxxxxx xxxxxxxxxx

Xxxxxxxxxx xxxxx

Xxxxx xxxxxxx xxxxxxxx

Xxxxx xxxxxx xxxxxx

Xxxxx xxxxxxx xxxxxxxxx

Xxxxx xxxxxx x xxxxx

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Xxxxxxx xxxxxx

Xxxx xxxxxx xxxxxx

Xxxxx xxxx xxxxxx

7 passos para o sucesso

de um Portal

1. Acabar com o papel

2. Criar um fórum para as “melhores práticas”

3. Partilhar a ribalta

4. Personalizar as notícias

5. Não apostar apenas num canal

6. Catalogar e utilizar motores de busca

7. Tornar o Portal irresistível

Novas formas

de

Comunicação

E-Mail

Audio e Video

Conferência

Cartas

Telefone

Fax

Face-a-face

Redes Sociais

Fases de evolução

de um Portal Intranet

• Pioneirismo

– Qualquer pessoa motivada pelas TIC cria uma “montra”

• Comunicação

– Instrumento privilegiado de comunicação interna (mail,

agenda, etc.)

• Profissionalismo

– Coexistência de várias Intranets na organização

• Institucionalização

– A estrutura adapta-se à Intranet e explora ao máximo as

suas potencialidades

Acesso aos conteúdos

• Nível “Todo Público”

– Todos os utilizadores da organização acedem

livremente a todas as páginas de informação

• Nível “Serviço”

– Conteúdos específicos para os utilizadores de

um serviço

• Nível “Espaço Privado”

– Acessível somente a um grupo de utilizadores

determinado

Princípios a respeitar na organização

e gestão de um Portal

• Princípio da Propriedade– Um serviço não deve substituir-se a um outro

• Princípio da Responsabilidade– Cada serviço garante a fiabilidade, actualidade e

evolução dos conteúdos que lhe dizem respeito

• Princípio da Coerência– Coordenação da apresentação dos conteúdos e

integração de novos serviços e funcionalidades (carta gráfica, modos de navegação, princípios de apresentação, etc.)

Atingir a massa crítica no PortalC

on

teú

do

útil e r

ele

vante

Valor

para o

negócio

Avaliação regular do impacto e utilização do Portal

• Medidas quantitativas

– Qual a evolução do número de acessos?

– Porque é que uma dada mudança de conteúdo não teve repercussão sobre o número de acessos?

– Quais são as áreas mais consultadas?

• Medidas qualitativas

– Quis são os utilizadores que mais utilizam o Portal?

– Quais são as questões e observações mais efectuadas pelos utilizadores?

– Os utilizadores sentem-se satisfeitos com os serviços actuais?

– Como se pode construir uma FAQ a partir da análise das questões?

• Adaptação do conteúdo aos utilizadores

– Quais as áreas a suprimir ou a acrescentar?

– Quais as informações susceptíveis de interessar?

Template de apresentação

Cabeçalho

Conteúdo

Menu

Rodapé

Template de carregamento

Associações

Título

Resumo

Texto

Portal do Funcionário (B2E)

Empregado >

Empresa (E2B)

Empregado >

Posto de Trabalho

(E2W)

Empregado >

Empregado (E2E)

Empregado >

Vida Pessoal

(E2P)

Liga o empregado

com ferramentas e

informação geral da

organização

Liga os

empregados com

ferramentas

orientadas ao seu

posto de trabalho,

com base no

conhecimento

organizacional

Liga o empregado

com outros

empregados e

grupos

organizacionais

Liga o empregado

com informação

geral e

produtos/serviços

existentes fora da

organização

Accenture

Empregado > Empresa (E2B)

Benefícios

• Seguros

• Reforma/Fundo Pensões

• Férias/Baixas

• Subsídio Estudo

• Perfil do Empregado/Família

• Actividades patrocinadas

• Donativos

• Realocação

Salários

• Recibos

• Pagamentos Directos

• Impostos

• Fiscalidade

• Folha de Ponto

• Despesas

• Horas Extra

Recrutamento/Acolhimento

• Vagas Internas

• Cartas de Recomendação

• Acolhimento novos empregados

• Desempenho

• Plano de Carreiras e Desenvolvimento (link à Formação)

• Gestão por Objectivos

• Avaliação de Desempenho

• Compensações

Biblioteca Corporativa

• Políticas e Procedimentos

• Relatórios Anuais

• Directório de Facilities

• Organogramas

Comunicação Corporativa

• Press Releases

• Mudanças Internas

• Questionários

• Caixa de Sugestões

• Eventos Corporativos

Accenture

Empregado > Posto de Trabalho (E2W)

Gestão Conhecimento

• Link à Biblioteca Corporativa

• Bibliotecas Externas

• Best Practices

• Informação de Concorrentes

• Templates e Formulários

Aprendizagem/Formação

• Catálogo de Cursos/Calendário

• Curriculum

• Inscrições

• Resultados

• Suporte ao Desempenho

• Administração da Formação

CRM

• Histórico de contactos

• Perfil de Clientes

• Ferramentas de Venda

• Data Warehousing

Agência de Viagens

• Perfil do Viajante

• Reservas

• Marcações

Tecnologia

• Contactos

• Help desk

• Seguimento de ajudas

• Links à Formação e à Comunicação Corporativa

Procurement

Gestão Projectos

• Orçamento

• Equipa

• Documentação

• Workflow

• Relatórios

• Plano de Trabalho

Ferramentas Específicas da Função

• Gestão Financeira

• Gestão da Cadeia Logística

Gestão da Força de Vendas

• Gestão da Produção

• Gestão de Recursos Humanos

• Entre outras...

Accenture

Empregado > Empregado (E2E)

Calendário

• Pessoal

• Projectos

• Departamento

• Viagens

Comunicação Individual

• Interna

• Externa

Comunicação Geral

• Empresa

• Departamento

• Posto de Trabalho

Teaming/Colaboração

• Grupos de Discussão

• Jornais electrónicos

• Mensagens (tempo real e email)

• Conferências Web-basedAccenture

Empregado > Vida Pessoal (E2P)

Finanças

• Poupança e Investimentos

• Impostos

• Reforma

• Casa/Mudanças

• Colégios

• Bancos (on-line)

• Seguros Não Corporativos

• Compra de Carro

Bem Estar

• Saúde/Especialistas

• Saúde Mental

• Dietas & Exercício

• Gestão do Stress

Família

• Solteiros

• Bebés

• Adolescentes

• Terceira Idade

Compras

• Localização de Lojas

• Compras Pessoais

• Comparação de Preços

• Descontos

Vida Quotidiana

• Agenda/Compromissos

• Notícias

• Tempo

• Horóscopos

• Programas TV

Tempos Livres e Viagens Pessoais

• Restaurantes

• Viagens Pessoais

• Atracções Locais

- "Cinemas

- "Galerias de Arte

• Clubes Desportivos

Documentação Confidencial

• Fotos

• Documentos (ex.Testamentos)

• Passwords

Desenvolvimento Pessoal

• Pesquisas

• Formação

• Educação

Accenture

Quais são as aplicações

mais comuns na Intranet?

• Páginas de Informação• (evitando a desactualização, a sobrecarga e o caos na

gestão da informação)

• Aplicações cooperativas– Messaging (e-Mail);

– Colaboração assíncrona (“livros de visitas”, grupos de discussão, newsgroups, etc.);

– Colaboração síncrona (chat, whiteboard, conferências electrónicas, audio e videoconferências, workflow, groupware, gestão documental, etc.).

• Aplicações mais ou menos críticas, ligadas ao negócio da organização.

Estágios de Maturidade Tecnológica

Acesso à

Informação

Comunicar

Trabalhar juntos

Automatizar os

Processos

Inte

racti

vid

ad

e

Impacto

1 - Disponibilizar informações

• Permanentes– Descrição sumária da organização, dos serviços

prestados e da história

– Obras de referência

– Guia de Procedimentos

• Temporárias– Acontecimentos

– Avisos de concurso

– Vagas

– Acções de Formação

– Actualidades dos departamentos

2 - Comunicar e trabalhar juntos

• Trocar mensagens de e-Mail

• Partilhar agendas e convocar reuniões

• Fórum

• Trabalhar em documentos partilhados

• Áudio e videoconferência

• Votações electrónicas

• etc.

3 - Automatização dos processos

• Benefícios– Máxima interacção

– Máximo impacte sobre a organização

– Ganhos económicos e de produtividade (tempo, dinheiro, papel, etc)

– Máximo envolvimento dos utilizadores

• Exemplos– Gestão do correio administrativo

– Gestão documental e de fluxos de trabalho

– Gestão dos pedidos de formação

– Gestão dos pedidos de viagens

– Gestão de encomendas

– etc

Pessoas

Diferentes

Necessidades

Diferentes• Informações

• Serviços

Fontes

Diferentes

PORTAL

Acesso

Integrado• Web Browser

• ...

Portais

Gestão de

Conteúdos

Ferramentas

Colaborativas

Gestão do

Conhecimento

Gestão

DocumentalOrganizações

inteligentes

Smart

Enterprise

Suite

Comparação de CMS

• http://www.cmsmatrix.org/