Gerenciamento Eletrônico de Documentos - GED

• Gerenciamento eletrônico de documentos ou Gestão eletrônica de documentos (GED) é uma tecnologia que provê um meio de facilmente gerar, controlar, armazenar, compartilhar e recuperar informações existentes em documentos

• Os sistemas GED permitem aos usuários acessar os documentos de forma ágil e segura, normalmente via navegador Web por meio de uma intranet corporativa

• Documentos formam a grande massa de conhecimentos de uma empresa

• O GED permite preservar esse patrimônio e organizar eletronicamente a documentação, para assegurar a informação necessária, na hora exata, para a pessoa certa

• O GED lida com qualquer tipo de documento

Gerenciamento Eletrônico de Documentos - GED

Quem pode utilizar GED?

Qualquer tipo de empresa, pequena, média ou grande, pode usar o GED • Serviços

• Contábil • Distribuição • Jurídico • Educação • Varejo • Governo • Imóveis • Financeiro

• Saúde • Veículos • Manufatura • Construção • Agroindústria • Indústria • Telecom • Birô

• Nas médias e grandes empresas, o GED poderá ser aplicado para setores específicos (RH, Treinamento, Contabilidade, Marketing, TI, Jurídico etc)

Quem pode utilizar GED?

Este serviço avalia as necessidades específicas do cliente e oferece um sistema modular, o que possibilita a implantação gradativa do Gerenciamento Eletrônico de Documentos

• É um software de GED/ECM, que além de fazer todo o gerenciamento eletrônico dos documentos da empresa, integra o que a empresa possui de sistemas legados, propiciando, inclusive a substituição e absorção de cadastros para dentro da solução ITS ECM.

O que é o ITS ECM?

• Além das funcionalidades de um GED, o ITS ECM possui um WorkFlow personalizável que permite o uso de processos de trabalho de forma integrada e funcional, dando agilidade ao ciclo de vida dos documentos e garantido sua disponibilização no tempo correto e para as pessoas certas

Entrada Processamento Fluxo de Negócio

Gerenciamento e Armazenamento

O que é o ITS ECM?

O que é o ITS ECM?

• A finalidade do ITS ECM é ASSUMIR o controle e gerenciamento de todos os documentos corporativos, colocando-os à disposição dos interessados em uma interface Web amigável e prática, dispensando assim, a manipulação diária de registros em papel.

• Todo legado da documentação corporativa em papel (notas fiscais, memorandos, ofícios, prontuários, emails, manuais, normativos, etc..) podem ser capturados e transformados em documentos digitais.

• Com o auxílio de um OCR de alta performance, é possível capturar dezenas de páginas por minuto (dependendo do modelo do scanner).

Como funciona o ITS ECM?

• O módulo de digitalização de documentos captura imagens dos mais variados tipos de scanners encontrados no mercado (com twain), incluindo scanners multi-páginas, câmeras digitais e outros, gerando, a partir deles, documentos prontos para edição com a ajuda de um poderoso OCR, que exporta documentos para os mais conhecidos formatos do mercado, como Doc, Pdf, Tiff, Gif, Txt, Jpeg etc

Como funciona o ITS ECM?

• Os documentos que já são produzidos em meio digital utilizando qualquer aplicativo no computador já podem ser salvos diretamente no Portal Corporativo do ITS ECM, podendo ser submetidos aos fluxos de aprovação, aos recursos de versionamento e a todos os outros benefícios do GED, em especial aos do ITS ECM.

Principais funcionalidades

• Módulo de captura, digitalização e tratamento de documentos totalmente integrado ao portal de serviços.

• Integração com a maioria dos scanners de mercado, bem como copiadoras e câmeras digitais.

• OCR para reconhecimento de texto e geração de imagens em documentos digitais.

• WorkFlow customizável para controle dos processos de trabalho envolvendo documentos.

• Controles de histórico e versionamento dos documentos.

Principais funcionalidades

• Pesquisa textual avançada aos documentos do portal, mesmo que sejam armazenados em formato binário, como: DOC, PDF, XLS, PPT, PPS.

• Pesquisa adicional por campos customizados pelo usuário.

• Interface de administração e utilização do portal 100% Web.

• Assinatura Digital dos documentos (Aderente ao modelo ICP Brasil).

Principais funcionalidades

• Segurança e controle de acesso e permissões integrados ao Microsoft Active Directory.

• Alertas de alteração em documentos.

• Ferramenta de colaboração empresarial que suporta milhares de usuários, em diferentes localizações físicas por meio da Internet ou VPN.

• Suporte a Cluster de servidores e bancos da dados.

• Integração com Microsoft Outlook

Principais funcionalidades

• Possibilidade de criação de campos para informações sobre a localização física dos documentos, bem como pesquisa e indexação por esses campos.

Por que adotar o ITS ECM?

• A ITS TI é uma empresa de tecnologia que conhece de perto as reais necessidades das empresas, por isso desenvolveu uma solução altamente customizável e de rápida implantação

• Os custos com licença, e suporte da ferramenta são muito baixos, sendo uma solução viável à empresas de todos os tamanhos

• Seu licenciamento por módulos individuais permite que sua empresa invista apenas nas funcionalidades que agregam valor ao seu negócio, mantendo seu orçamento sob controle e permitindo um crescimento sob demanda

Diferenciais tecnológicos

Para auxiliar na sua escolha pela melhor ferramenta de GED, elencamos abaixo nossos pilares tecnológicos, que tornam nossa solução a mais atraente e com melhor custo-benefício. São eles: • Equipe de Digitadores e Técnicos em Digitalização

(outsourcing) • Equipe de suporte especializada com profissionais

certificados • Certificação Digital integrada ao processo • Software aderente aos modelos de segurança: ISO

27001 e ISO 1591

Diferenciais tecnológicos

• Integração com Sistemas Legados (via Webservices) • Hospedagem em DataCenter ou no cliente • Escalabilidade (crescimento sob demanda) • Alta Disponibilidade (99,9%) • Redundância (discos, fontes, links, etc..) • Tolerância à Falhas (auto-recuperação) • Segurança Física e Lógica • Links de Alta Velocidade