FAQ-FACULDADE XV DE AGOSTO

SISTEMA DE INFORMAÇÃO PARA O GERENCIAMEN TO DE CUSTOS EM UMA PANIFICADORA

JUSCIELE NOGUEIRA CAMARGO

SOCORRO

2009 FAQ - FACULDADE XV DE AGOSTO

SISTEMA DE INFORMAÇÃO PARA O GERENCIAMEN TO DE CUSTOS

EM UMA PANIFICADORA

Aluna: Jusciele Nogueira Camargo Orientadores: Profª Ms. Claudia Cobêro Prof.Ms. Luiz Antônio Fernandes

.

SOCORRO 2009

Agradecimentos

Agradeço primeiramente a Deus, que me deu saúde, e que mesmo em meio de tantas dificuldades me deu força

para chegar ao final de mais essa etapa de minha vida.

À meus pais Isabel e Juscelei que sempre me apoiaram em todos os momentos destes quatro anos, fazendo o

que estava ou não ao seu alcance, não medindo esforços para me ajudar.

À meus avós João e Maria, por sua preocupação e toda sua ajuda.

À panificadora que me concedeu o estágio, e a oportunidade de aplicar meus conhecimentos na empresa.

Trabalho de Conclusão de Curso apresentado a Faculdade XV de Agosto como um dos pré-requisitos para a obtenção do grau de bacharel em Administração.

Agradeço ao professor Luiz, que me orientou e me auxiliou para que os resultados deste trabalho fossem os

mais satisfatórios possíveis. A Maria por sua atenção com todos. Ao Zeca por sua compreensão, e aos demais professores

que nos proporcionaram todo conhecimento possível. Em especial ao professor Elton que não esta mais conosco mas com

certeza seus ensinamentos estarão sempre presentes em nossas vidas.

E também ao PROUNI (programa universidade para todos), que me concedeu uma bolsa de estudos, que sem

esta não teria concluído o curso.

Obrigada a todos!

“As pessoas que vencem neste mundo são as que procuram as circunstâncias

de que precisam e, quando não as encontram, as criam”.

(Bernand Shaw, filósofo)

RESUMO

Este trabalho apresenta o desenvolvimento de um sistema de informações para o gerenciamento de custos em uma panificadora situada no município de Munhoz-MG, a qual apresentava dificuldades em administrá-los. O objetivo do trabalho foi o desenvolvimento de um sistema que possibilitasse a empresa conhecer todos os custos e a margem de contribuição de seus produtos, e que ao mesmo tempo fosse de fácil manuseio pelo usuário, para que este possa atualizá-lo sempre que necessário. Para tal foi utilizada a pesquisa exploratória, assim foram elaboradas tabelas utilizando planilhas Excel, visando uma organização de todos os custos incidentes no processo produtivo. Assim foram feitos cadastros,levantamentos e cálculos para fornecer informações com mais qualidade possível. O sistema traz uma nova forma de interpretação dos custos, mais completa, ampla e funcional, mostrando que a administração de custos engloba todos os setores da empresa e é de extrema importância para sua saúde financeira. Bem como a margem de contribuição que antes não era conhecida e atualmente tanto é observada como pode ser ajustada ás necessidades da empresa. As melhorias que foram obtidas com a implantação do sistema podem ser observadas com facilidade pelos proprietários da empresa.

LISTAS

LISTA DE TABELAS

1. Cadastro de produtos ------------------------------------ 20 2. Custo direto ------------------------------------------------ 21 3. Gastos -------------------------------------------------------- 21 4. Estrutura de produtos ----------------------------------- 22 5. Folha de processos ---------------------------------------- 23 6. Custeio ------------------------------------------------------- 25

LISTA DE QUADROS 1. Quadro comparativo ------------------------------------- 26

SUMÁRIO

1- Introdução ---------------------------------------------------------------- 07

1.1 Empresa Analisada ------------------------------------------------------- 08

2- Referencial Teórico ----------------------------------------------------- 09

2.1-Sistemas de Informações- ----------------------------------------------- 09

2.1.1- Informações------------------------------------------------------------ 09

2.1.2- Atividades do Sistema de Informação ------------------------------ 10

2.2- Sistemas de Informações Gerenciais ---------------------------------- 11

2.3- Custo, Gasto e Despesa ------------------------------------------------- 12

2.4- Tipos de Custos --------------------------------------------------------- 13

2.4.1- Custos Diretos e Indiretos -------------------------------------------- 13

2.4.2- Custos Fixos e Variáveis --------------------------------------------- 14

2.4.3- Outros Custos --------------------------------------------------------- 15

2.5- Margem de Contribuição ----------------------------------------------- 15

2.6- Custeio ------------------------------------------------------------------- 16

2.6.1- Custeio Baseado em Atividades ( ABC) --------------------------- 16

2.7- Sistemas de Custos ------------------------------------------------------ 17

2.7.1- Projeto de Implantação de um Sistema de Custos ----------------- 18

3- Metodologia -------------------------------------------------------------- 20

3.1- Procedimentos Metodológicos ----------------------------------------- 20

4- Resultados e Análises --------------------------------------------------- 24

4.1- Sistema de Informações ------------------------------------------------ 24

4.2- Quadro Comparativo---------------------------------------------------- 26

4.3- Análise Geral ------------------------------------------------------------ 27

5- Considerações Finais ---------------------------------------------------- 28

Referências Bibliográficas ------------------------------------------------- 29

7

1-INTRODUÇÃO

Atualmente a concorrência acirrada obriga as empresas a criarem seu diferencial, sem dúvidas o preço é um

forte aliado na hora do consumidor fazer sua escolha com isso a empresa deve ter qualidade nos produtos fabricados e

preços competitivos. Visando tal realidade torna-se indispensável para a empresa uma boa administração de custos, para

que os mesmos sejam ajustados a margem de contribuição seja adequada e assim se possa alcançar o melhor preço de

venda possível.

A administração de custos necessita de um sistema de controle pois muitas vezes a empresa não sabe lidar com

seus próprios custos; geralmente se tem controle apenas por meio de anotações esporádicas e sem conteúdo administrativo,

muitas vezes o preço de venda pode não estar sendo suficiente para cobrir os custos ou a margem de contribuição está fora

do desejado ou do recomendado, deixando a empresa instável perante o meio externo.

A panificação acompanha a história, por ter passado pelos mais diferentes períodos históricos e mesmo assim

mantêm suas essências preservadas até os dias atuais. O pão foi o primeiro alimento a ser processado por mãos humanas a

partir de uma matéria-prima natural, era venerado como alimento sagrado e até hoje é considerado assim pelos cristãos.

A panificação originou-se há 10 mil anos A.C, no Egito antigo possuía valor comercial sendo que os salários

eram pagos com pães. Ao Brasil a panificação chegou no século XIV se expandindo com os imigrantes italianos. Os

pioneiros da indústria da panificação daquela época surgiram em Minas Gerais.

A empresa analisada é do ramo de panificação e observou-se a necessidade de implantação de um sistema de

gerenciamento de custos, já que a empresa não tem controle especifico de custos de produção, com isso não consegue

tomar as decisões adequadas, pois na verdade ela não sabe como é o seu estado financeiro.

Assim sendo o problema estudado foi: Quais são as ações necessárias para se ter um gerenciamento de custos

de produção da panificadora analisada?

O objetivo foi o desenvolvimento de um sistema de informação para o gerenciamento de custos o qual

possibilite uma visão ampla e detalhada de todos os gastos, custos e processos que estejam envolvidos na produção; que

disponibilize informações como custo direto e indireto, custos totais e unitários, margem de contribuição ou seja, uma visão

detalhada produto por produto.

1.1- A Empresa Analisada

A empresa em estudo é uma panificadora, situada na cidade de Munhoz estado de Minas Gerais; iniciou suas

atividades no ano de 1967, por dois irmãos, anos depois a sociedade foi separada, ficando a panificadora para um deles que

continuou o negócio por mais alguns anos até passá-lo para que seus quatro filhos trabalhassem, após algum tempo dois

saíram da sociedade, enquanto os outros dois tocam a empresa até hoje.

A panificadora conta com 2 administradores sócios, sendo que um deles fica no atendimento aos clientes e o

outro na produção como padeiro; 1 auxiliar de padeiro; 1 confeiteira; 1 auxiliar de confeitaria; e 1 balconista.

8A empresa foi a primeira panificadora da cidade e continua no mesmo endereço até hoje; atendendo a clientes

da cidade e da zona rural do município.

2- REFERENCIAL TEÓRICO

Neste capitulo serão apresentados os principais autores e teorias utilizadas para este trabalho.

2.1- Sistemas de Informações

Segundo O’Brien (2004) Sistema é um conjunto de elementos que se interagem e se relacionam originando um

todo, ou seja, objetivam alcançar uma meta, geram resultados através da entrada de insumos, que são transformados.

Sistemas de informação são: hardware, software, pessoas e redes de comunicações que quando organizados coletam e

transformam dados em informações.

Um sistema possui três componentes básicos, sendo: Entrada, envolve a coleta e junção de elementos que

entram para serem transformados no sistema. Processamento, são os processos que transformam os elementos conforme os

objetivos do sistema. Saída, é quando os elementos que foram transformados chegam ao seu destino.

Para Bio (1996) os sistemas de informação classificam-se em: sistemas de apoio ás operações, que são focados

nos procedimentos e nas transações mais comuns no que diz respeito as operações e sistemas de apoio á gestão, sendo que

sua principal finalidade é auxiliar na tomada de decisão.

9O’Brien (2004) afirma que os sistemas de informação possuem uma estrutura fundamental para todas as

atividades, e que podem ser aplicadas a todos os tipos de sistemas de informação, essa estrutura depende dos recursos:

humanos (são os usuários e os especialistas em SI), de hardware (todas as maquinas e mídias de dados), de software (são

programas, procedimentos, aplicativos, etc.), de dados (são os bancos de dados e as bases de conhecimento), de redes (são

as mídias de comunicação e suporte de rede).

2.1.1- Informações

Segundo Arantes (1998) o subsistema de informação é uma ferramenta que possibilita a organização das

informações de um jeito que elas supram as necessidades dos diversos setores da empresa. As informações possuem várias

formas dentro das empresas, de acordo com o setor do qual serão utilizadas, elas são caracterizadas por tais atributos:

Tempo- históricas (passadas), Correntes (presentes), futuras. Origem/fonte- suas origens podem ser internas (provém da

própria empresa), e externas (clientes,fornecedores,etc);

Atributos também podem ser classificados segundo: Destino- são para destino interno ou externo; Grau de

detalhe- geralmente as informações operacionais são mais detalhadas, já as informações gerenciais são menos; Freqüência

de atualização- as informações podem ser de alta freqüência (tempo real), baixa freqüência (tendo atualizações semanais,

mensais, etc.);

E também são considerados atributos: Nível de estruturação- alto (geralmente são informações rotineiras),

baixo (informações não rotineiras); Grau de precisão- alto (geralmente são as informações contábeis e fiscais), baixo (são

para fins gerenciais); Ciclo de produção- podem ser de ciclos rotineiros (geradas diariamente, semanalmente, etc.) ou

especiais ( geradas conforme necessidade); Padrão de referência- algumas informações podem ser interpretadas sozinha,

outras necessitam ser acompanhadas por padrões de referência.

2.1.2- Atividades do Sistema de Informação

De acordo com O’ Brien (2004) as atividades de entrada, processamento, saída, armazenamento e controle

exercem uma importância vital para os sistemas:

� Entrada de recursos de dados: geralmente ocorre o registro de dados, que podem ser feitos em papel ou

no sistema de computador.

� Transformação de dados em informações: Onde os dados são calculados e organizados, transformando-

se em informação.

� Saída de produtos de informação: A informação é repassada ao usuário em forma de relatórios, imagens,

no monitor ou em papel.

� Armazenamento de recursos de dados: Onde as informações ficam guardadas para eventuais consultas.

10� Controle de desempenho do sistema: onde ocorre o feedback do sistema, verifica se a saída está de

acordo com o objetivo do usuário final.

2.2- Sistemas de Informações Gerenciais

Para Schwartz (1970 apud OLIVEIRA, 1999, p.39) sistema de informação gerencial é um conjunto de

indivíduos, máquinas, procedimentos, documentações que juntamente colhe, processa e transforma, guarda e mostra dados

e informações, que são usadas em todos os setores da empresa (contabilidade, projetos, orçamentos, etc.) um sistema de

informações torna-se gerencial quando apóia na tomada de decisões gerenciais.

Segundo Kennevam (1970 apud OLIVEIRA, 1999, p.39) SIG engloba toda uma metodologia que organiza e

fornece informações do passado presente e futuro, que provêm dos assuntos internos e externos da empresa que auxiliam a

tomada de decisão pois permite que as informações cheguem ao em tempo hábil á administração.

Murdick & Ross (1975 apud OLIVEIRA, 1999, p.40) defende que SIG é um grupo de pessoas, conjuntos de

equipamentos e de processos, que recuperam e processam dados, com o objetivo destes serem úteis para a tomada de

decisão assim reduzindo as incertezas dos administradores.

Oliveira (1999) diz que um sistema de informações gerenciais traz muitas vantagens para a empresa, tais como:

Diminuição de custo nos processos, Facilidade para conferir as informações, Geração de relatórios com mais velocidade,

Aumento na produção, Aumento da qualidade dos serviços realizados, Auxilio na tomada de decisão, Melhora do

envolvimento com os fornecedores, Geração de projeções dos negócios, Melhora no grau motivacional dos próximos.

Para Arantes (1998) o subsistema gerencial que é a base para a administração pois nele são definidos o quê? o

porquê? de se tomar alguma atitude, assim diz-se que as ferramentas gerenciais fornecem a “inteligência” para a tomada de

decisões de acordo com o objetivo do sistema.

Oliveira (1999) afirma que os SIG podem ser classificados de várias formas de acordo com cada empresa, tais

formas são:

� SIG Defensivo- sua finalidade é gerar informações que evitem problemas futuros para a empresa, ele não se

preocupa em melhorar a empresa.

� SIG Inativo- preocupa-se com a avaliação de desempenho da empresa, sendo de nível tático-operacional e

não estratégico.

� SIG Ofensivo- Procura achar novas boas oportunidades para a empresa.

� SIG Interativo- procura gerar oportunidades para a empresa.

2.3- Custo, Gasto e Despesa

11Segundo Matz (1973 apud LEONE, 2000, p.51) as pessoas conceituam custos conforme suas necessidades,

quando se deparam com algum problema referente a custos que criam diferentes terminologias para defini-los, sendo assim

todas as explicações deixam alguma dúvida quanto ao seu significado.

Para Martins (1978 apud LEONE, 2000, p.52) custo é um gasto dos fatores de produção que podem ser bens

ou serviços, também conceitua gasto como compra de produtos ou serviços. E despesa como bens ou serviços que são

utilizados na obtenção de receitas.

Dutra (1995) afirma que gasto é o valor que se paga pra se obter um determinado bem; Custo é o gasto que foi

aplicado a produção, ou seja é o somatório de todos os valores que foram incorporados ao bem; Despesas são os gastos que

não estão ligados á produção assim como: aluguel, transporte, depreciação de maquinas entre outros.

Mas para Holanda (1975 apud LEONE, 2000, p.52) de um modo econômico custo é todo e qualquer gasto que

se relacione com o ato de produzir bens ou serviços, mas que tal valor possa ser atribuído ao bem e também a ele possa ser

dado um valor monetário.

Horngren, Foster & Datar (2000) defendem que custo é o recurso que foi consumido por alguma produção de

bens ou serviços ou o valor de que se abre mão em busca de um objetivo especifico; Tal objetivo pode ser, um produto,

cliente, serviço,atividade; ou seja é o objeto de custo.

Ludwing & Klauser (1976 apud LEONE, 2000, p52) afirmam que custo é todo valor consumido para

determinados fins. E que despesas que são atribuídas em vários produtos transforman-se no chamado custo de produção,

por conseqüência a denominação despesa fica ao que se gasta com exercícios contábeis.

Segundo Vasconcelos (2009) a definição de custos é relacionada com aquisição, reposição e utilização dos

recursos que são necessários para o processo de produção de uma empresa sejam elas com freqüência alta ou baixa. Custos

são os gastos feitos pela empresa durante todas suas atividades (compra, transformação, vendas e distribuição) tais gastos

devem ser recuperados através do preço de venda.

Custos devem ser entendidos como um ramo da contabilidade que cuida de apurar os valores para a produção de bens, mercadorias e serviços para fins de apuração do resultado e mensuração dos estoques de produtos acabados e/ou de produtos e serviços em acabamento, além de fornecer informações gerenciais. (ANDRADE, BATISTA e SOUSA, 2009, p.2)

2.4- Tipos de Custos

Leone (2000) afirma que é necessário a divisão dos custos em diretos e indiretos para qualquer cálculo de

custos independentemente do segmento. Os dados podem ser internos e externos, monetários e não monetários, atualmente

estão sendo utilizados dados não monetários quantitativos que são colhidos, trabalhados, organizados e combinados até se

transformarem em informações gerenciais.

A contabilidade de custos operacionais é vital para a tomada de decisões, controle e planejamento das

empresas. Esta é feita com base em dados internos são de origem administrativa e operacional da própria empresa; Já os

dados externos provém dos concorrentes, do ambiente econômico, da sociedade e do governo.

12Para Gray & Johnstom (1977 apud LEONE, 2000, p.23) as informações que são produzidas pela

contabilidade ou pelos sistemas de custos devem ser expostas em alguma unidade de medida, em termos monetários ou

com relação ao desempenho; pois se estiverem isoladas são relevantes e não serão tão úteis como quando relacionadas com

outros dados.

2.4.1- Custos Diretos e Indiretos

Custos diretos são facilmente identificados no objeto de custeio, não sendo necessário a aplicação de nenhum

recurso, sendo assim de modo mais econômico e lógico. custos indiretos necessitam de um critério para que possam ser

identificados e debitados do objeto de custeio, utilizam-se taxas de rateios. (LEONE 2000)

Martins (1987 apud LEONE, 2000, p.59) diz que só podemos diferenciar custos diretos e indiretos quando os

relacionamos com o objeto de custeio. Os custos são diretos quando não há necessidade do emprego de nenhuma medida

de consumo e de nenhum parâmetro para sua identificação.

Custos diretos são diretamente localizados ao bem, fáceis de identificar sem que haja a necessidade de fazer

rateios. Já os custos indiretos geralmente ocorrem durante a produção, para identificá-los é necessário o uso de rateios para

que os custos sejam distribuídos. (CONSELHO REGIONAL DE CONTABILIDADE DO ESTADO DE SÃO PAULO,

1995)

Para Copeland & Sullivam (1977 apud LEONE, 2000, p.59) custos indiretos dividem-se em dois tipos: os que

não podem ser identificados com a produção, sem taxas de rateios ou seja, quando a relação de causa e efeito não pode ser

estabelecida e os que podem ser identificados, mas não possuem valor significativo.

Segundo Ludícibus & Marion (1995) os custos diretos podem ser facilmente identificados tanto em compras

(preço de aquisição de matérias primas, IPI, fretes, armazenagem, etc.) como em vendas (comissões, descontos

concedidos, ICMS, entregas de mercadorias). Custos indiretos não são identificados facilmente sobre os produtos como: os

gastos administrativos, tributos, depreciações, publicidade, aluguéis, etc.

Normalmente custos indiretos necessitam de rateios para sua identificação no produto, sendo assim:

Uma das maneiras de se efetuar o rateio é: eleger a melhor base de rateio, entre as disponíveis para o custo; dividir o total a ser rateado pelo total da base escolhida, para obter o coeficiente de rateio; multiplicar o coeficiente de rateio por cada um dos valores componentes do total da base, obtendo-se a parcela de custo indireto atribuível a cada função. (DUTRA 1995, p.35)

2.4.2- Custos Fixos e Variáveis

Os custos fixos mantém seu valor fixo durante determinado período, e com relação a quantidade produzida,

pode-se ter como exemplo o aluguel. Os custos variáveis são diretamente ligados as variações de produção da empresa,

quanto mais produzir, maior será o consumo, pois custos variáveis são custos diretos.(CONSELHO REGIONAL DE

CONTABILIDADE DO ESTADO DE SÃO PAULO, 1995)

13Para Anjos (2009) custos fixos independem da quantidade produzida, pois estão ligados a estrutura

empresarial e não a sua produtividade; tendo-se assim dificuldade para sua alocação ao produto. Já os custos variáveis

oscilam conforme a produção e as vendas, sendo de fácil identificação nos produtos.

Para Koliver (2003 apud ANDRADE, BATISTA & SOUSA, 2009. p.4 ) os custos fixos permanecem em um

mesmo nível, em certos limites no uso da capacidade das instalações da empresa, mesmo que a produção tenha

quantidades instáveis os custos fixos continuam os mesmos.

2.4.3- Outros Custos

Os custos rateados geralmente são custos indiretos, e o rateio é feito por meio de taxas e critérios resultando na

parte proporcional do valor total. O custo primário é obtido através da soma da mão-de-obra direta e do material direto. O

custo fabril é a soma das despesas indiretas de produção, da mão-de-obra direta, e da matéria-prima direta.

O custo de transformação é gerado pela soma da mão-de-obra direta e das despesas de fabricação indiretas.

Custo total nada mais é que a soma de todos os custos alocados a determinado bem ou serviço. E também custos unitários

que podem ter vários tipos, sendo custos totais ou de determinado processo; mas sempre será uma fração, onde

denominador (quantidade fabricada) e numerador (custo). (LEONE 2000)

2.5- Margem de Contribuição

Leone (2000) define margem de contribuição como sendo a diferença entre receitas e todos os custos diretos e

variáveis que são alocados em um produto, serviço, linha de produtos, processos, segmentos ou até mesmo a qualquer

atividade da empresa que se deseje apurar.

Para Martins (1987) a diferença entre á receita e o custo variável de cada produto é denominado de margem de

contribuição por unidade, sendo o que resta a empresa entre a receita e o custo. Tem a finalidade de facilitar a visão da

potencialidade de cada produto, ou seja demonstra como cada item fabricado corresponde no pagamento de seus custos e

posteriormente possa gerar lucro.

Segundo Padoveze (2004) margem de contribuição é a diferença entre o preço de venda unitário e o custo total

unitário. É denominada margem de contribuição porque é o valor que contribui para a cobertura dos custos indiretos fixos

periódicos sendo o que sobra do preço de venda.

2.6- Custeio

Conforme Leone (2000) custear é todo levantamento feito sobre os custos desde planejamento da coleta até a

prestação da informação, assim entendemos porque custear não é somente apurar custos. Todo item a ser custeado tem a

finalidade de representar os objetos ou objetivos do custeio; pode-se definir o objetivo do custeio como o motivo para que

os custos estão sendo apurados; Objetos de custeio podem ser: Produtos, serviços, estoques, componentes organizacionais

etc.

14Segundo o Conselho Regional de Contabilidade do estado de São Paulo (1995) custeio por absorção inclui

todos os gastos do processo de produção, independentemente de fixos ou variáveis. O custeio direto ou variável inclui

somente os custos variáveis do processo de produção, sendo que os custos fixos são considerados custos do período

indispensáveis ao processo produtivo.

2.6.1- Custeio Baseado em Atividades (ABC)

Segundo Martins (1996) o custeio baseado em atividades, mais conhecido como ABC (Activit-Based Costing) é

um método de custeio que visa diminuir os inconvenientes provocados por rateios errôneos dos custos indiretos. Este

método também é aplicado á custos diretos porém nestes seus benefícios não serão facilmente percebidos como no

tratamento de custos indiretos.

Atividade é um conjunto de recursos humanos, matérias, finanças e técnicas que são utilizadas na produção de

algum bem ou serviço, sem as atividades não há a concretização do processo. Identificar as atividades de cada

departamento da organização é o primeiro passo para o custeio ABC, o custo de uma atividade é todos os valores que se

gasta para seu desempenho podendo ser salários, encargos, materiais, energia elétrica, depreciação.

De acordo com Nakagawa (1994) o surgimento de produtos é ocasionado pelas atividades que são

imprescindíveis para tais serem fabricados ou comercializados, assim o propósito do sistema ABC é de alocar custos as

atividades que foram desenvolvidas pela empresa. Este método de custeio preserva os propósitos dos demais sistemas no

que diz respeito á custos diretos, sendo que seu ponto forte é o rateio de custos indiretos.

Para Araújo(2009) o produto não é o principal do custeio, pois as atividades também são muito importantes,

sendo assim o custo de um produto é obtido através do somatório de todas as atividades que foram desenvolvidas desde o

inicio de sua fabricação até a entrega ao cliente.

Ávila & Marques (2008) defendem que o método de custeio por atividades tem uma grande aceitação

atualmente, mas observa-se que é mais aplicado por empresas grandes devido sua complexidade, o que pode atrapalhar as

empresas de pequeno porte a melhorar seus sistemas de custos.

2.7- Sistemas de Custos

Para Leone (2000) a contabilidade de custos pode ser vista como um centro processador de informações, pois

obtém dados, organiza-os, analisa-os e interpreta-os gerando informações úteis para a gerência. Tais informações auxiliam

em tomadas de decisões de todos os tipos desde operacionais até estratégicas. O sistema de custos deve ser projetado de

modo que os dados estejam prontos para auxiliar na solução de problemas em que a administração se depara.

Os seguintes tópicos devem ser vistos com relação ao sistema de custos: Os objetivos do sistema, qual será sua

abrangência, os principais problemas a serem resolvidos, os critérios de rateio e acumulação, os métodos utilizados na

contabilização, a classificação dos custos, os relatórios e sistemas de retroinformações.

Um sistema de custos deve ser composto por três fases de um processo:

151- Coleta de dados: Fase em que os dados são selecionados, deve-se contar com apoio da direção da

empresa;

2- Centro Processador de informações: Fase onde os dados são transformados em informações, onde o trabalho

técnico é realizado, organização, a análise e interpretação dos dados.

3- Informações: Fase de apresentação de resultados, relatórios gerenciais; possibilitando a administração a

planejar, controlar e decidir com maior eficiência e eficácia.

Muitas vezes os resultados dos sistemas de custos não são bem aceitos devido as diferenças que os administradores

encontram ao examiná-los, em relação ao lucro.

Para Hirschfeld (1979 apud LEONE, 2000, p.451) os benefícios do sistema de custo serão percebidos quando a

empresa toma conhecimento da medição de seus custos, quando as informações que dele provém possibilitam alguma

melhoria na administração da entidade.

Gherrige (1978 apud LEONE, 2000, p.452) afirma que maioria dos sistemas de custos, orçamentos e de

controle financeiro baseiam-se nas funções e operações básicas. Os dados que se encontram na empresa são utilizados ao

mesmo tempo por todos esses sistemas; tal integração facilitará a organização da empresa.

Veloso (2009) defende que os sistemas de custos permitem várias visões dependendo da necessidade de cada

empresa; as visões podem ser: competitiva, estratégica, operacional e financeira; auxiliando às futuras decisões, com base

nas informações passadas.

Druker (1997 apud AZEVEDO, 2007, p.2) complementa que um dos aspectos mais importantes dos sistemas de

custos é o de controlar as informações que sejam mais significativas no menor temo possível para que as decisões sejam

tomadas o quanto antes.

2.7.1- Projeto de Implantação de um Sistema de Custos

Segundo Leone (2000) existem passos indispensáveis para o projeto e a implantação de um sistema de custos,

sendo: Entendimento dos aspectos operacionais e administrativos da organização; Definição de quais as unidades de

mensuração poderão ser usadas na empresa para medir as suas atividades; É necessário analisar todos os custos e despesas;

Conhecer quais são os planos da empresa e de seus departamentos;

Também é importante analisar o sistema de materiais para que se integre com o de custo; Levantar os métodos

de trabalho e realizar estudos de tempos e movimentos; Levar em conta a contabilidade existente na empresa; O sistema de

orçamento deve ser incluído; De acordo com os usuários definir quais informações o sistema dará; Incluir a projeção de

relatórios; Por final, o sistema deverá colher, organizar, analisar e interpretar dados e transformá-los em informações.

Para se implantar um sistema de custos é necessário uma abordagem técnica e também de relações humanas,

pois para que o objetivo do sistema seja alcançado o pessoal que vai trabalhar com ele deve participar de seu projeto e

16implantação. O trabalho de coleta de dados é indispensável, pode ser desenvolvido por sistemas internos; se o sistema de

informação receber dados incorretos o resultado serão informações incorretas.

Martins (1987) diz que ao se implantar um sistema em uma empresa deve-se levar em consideração a qualidade

do pessoal que irá interagir com ele; O sistema colhe dados de vários pontos, processa-os e gera relatórios que possuem a

mesma qualidade dos dados que entraram, mas se o sistema não for manuseado corretamente as informações perderão

qualidade.

Todo sistema de início deve ter rotinas simples e dados de fácil acesso, até ocorrer o treinamento dos

envolvidos para o aumento da qualidade das informações, devido ao pessoal da produção em parte possuírem baixo nível

escolar.

Para escolher o sistema que mais se encaixe com a empresa é preciso saber: Para que se quer o sistema?

Controlar estoques, fornecimento de informações, para tomada de decisões para controle? A decisão de como ele será

depende do usuário final, de quem receberá as informações e de como as quer.

3-Metodologia

O estudo realizado em uma panificadora foi uma pesquisa exploratória que segundo Lakatos & Marconi (1991)

é a pesquisa que objetiva desenvolver hipóteses, familiarizar o pesquisador com o ambiente para uma pesquisa mais

precisa.

Para Oliveira (2004) pesquisa exploratória é a ênfase dada a descoberta de práticas ou diretrizes que precisam

modificar-se e na elaboração de alternativas que possam ser substituídas. Tem como objetivo a formulação de um problema

para efeito de uma pesquisa mais precisa ou, ainda, para a elaboração de hipóteses.

3.1-Procedimentos Metodológicos

17Para o desenvolvimento e implantação do sistema, foi necessário um estudo e uma análise de todo o processo

de produção, e de todos os gastos que incidem nos produtos direta ou indiretamente, assim foram feitas seis tabelas

utilizando planilhas Microsoft Excel.

Inicialmente foram vistos e listados todos os produtos fabricados pela panificadora em estudo, sendo dispostos

na tabela 1 denominada Produtos, onde eles foram cadastrados com um código, sua demanda mensal que foi obtida através

do acompanhamento das atividades da panificadora, seu preço de venda unitário, e também se tem a unidade de medida na

qual o produto é vendido, visto que os produtos são vendidos por unidade, pedaço, e no caso do pão francês que é

obrigatoriamente vendido por quilo segundo a portaria do InMetro nº146 de 20 de junho de 2006.

Código Produtos Demanda Mensal

Preço de venda Unit.

Un. medida

1 Beijinho 300 R$ 0,50 Unidade 2 Biscoito de polvilho 800 R$ 0,25 Unidade 3 Bolo de chocolate 150 R$ 3,50 Unidade 4 Bolo de fubá 80 R$ 3,00 Unidade 5 Bolo de laranja 120 R$ 3,30 Unidade 6 Bolo recheado 90 R$ 10,00 Kilo

Tabela 1:Cadastro de produtos Fonte: Dados da Pesquisa Elaborados Pela Autora

Depois de listados todos os produtos, levantou-se todas as matérias-primas que são necessárias para sua

fabricação, então foram revisados todos os fornecedores optando por produtos de boa qualidade com o menor preço que

pode ser negociado; assim foi criada a tabela 2 denominada de Custo direto, onde as matérias-primas são cadastradas pelos

seguintes itens: código de identificação, descrição da matéria-prima, unidade medida em que a matéria-prima é adquirida, e

o seu valor de custo.

Código Matérias primas Unidade Valor 1 Açúcar Kg R$ 0,70 2 Água Lt R$ 0,005 3 Chantili Lt R$ 10,68 4 Chocolate em barra Kg R$ 7,50 5 Chocolate em pó Kg R$ 4,30 6 Coco ralado Kg R$ 13,80

Tabela 2 : Custo direto Fonte: Dados da Pesquisa Elaborados Pela Autora.

Também foi criada uma planilha de gastos tabela 3, onde são dispostos todos os outros gastos que incidem na

fabricação dos produtos desde os mais significativos até os menos, sendo eles diretos ou indiretos, assim são dispostas

informações como, o custo com o valor pago mensalmente, e sua classificação em direto ou indireto.

Os valores são referentes a dados coletados em reuniões com os proprietários e ao acompanhamento das

atividades no período de 01/04/2009 á 30/04/2009.

Custos Valor Tipo Água R$ 95,00 indireto Aluguel R$ 300,00 indireto Depreciação R$ 80,00 indireto Embalagens R$ 80,00 indireto Encargos R$ 150,00 indireto

18Energia elétrica R$ 250,00 indireto Gás R$ 65,00 indireto Impostos R$ 120,00 indireto Lenha R$ 220,00 indireto Limpeza e Higiene R$ 70,00 indireto Manutenção R$ 50,00 indireto Mão de obra R$ 465,00 indireto Mão de obra R$ 800,00 Direto Telefone R$ 100,00 indireto Pró-labore indireto R$ 465,00 indireto Pró-labore direto R$ 465,00 Direto

Tabela 3 : Gastos Fonte: Dados da Pesquisa Elaborados Pela Autora.

Após uma pesquisa considerando produto por produto suas matérias-primas e as respectivas quantidades que

são necessárias para o processo produtivo, pode-se desenvolver a uma nova planilha (tabela 4) denominada Estrutura de

produtos, onde horizontalmente tem-se o código da matéria-prima, sua descrição, e seu custo unitário sendo que tais valores

foram obtidos diretamente da tabela 2; já verticalmente é mostrado o código do produto e sua descrição, informações que

são da tabela 1.

Na parte central da planilha são informadas a quantidade de cada matéria-prima que é utilizada na fabricação

dos produtos; tal quantidade é facilmente modificada a qualquer variação que houver nas receitas, pois é o usuário que as

insere. Com essas informações pode ser calculado o valor total de matéria-prima para a fabricação de cada lote de produtos,

sendo obtido através da multiplicação do custo unitário da matéria-prima com a quantidade necessária e após isso são

somadas. A tabela foi construída de forma que informações sobre matérias-primas e produtos se cruzem, possibilitando

uma praticidade para o usuário e fácil visualização.

Estrutura de produtos

Des

criç

ão Açú

car

Águ

a

Cha

ntili

Cho

cola

te e

m b

arra

Cho

cola

te e

m p

ó

R$ R$ 0,70

R$ 0,01

R$ 10,68

R$ 7,50

R$ 4,30

Código Descrição Valor 1 Beijinho R$ 12,85 2 Biscoito de polvilho R$ 7,81 0,2 3 Bolo de chocolate R$ 8,04 4 Bolo de fubá R$ 3,97 0,55 5 Bolo de laranja R$ 7,82 6 Bolo recheado R$ 19,16 0,5 0,3

Tabela 4: Estrutura de produtos Fonte: Dados da Pesquisa Elaborados Pela Autora.

Também foi desenvolvida a planilha de Folha de processos (tabela 5) onde se apresenta o código do produto e

sua descrição conforme tabela 1; tem-se a quantidade do lote produzido pelas respectivas quantidades informadas na tabela

4, a unidade de medida em que o produto é comercializado segundo a tabela1. O tempo em minutos gasto para a fabricação

do lote de produtos que foi obtido através do acompanhamento do processo produtivo, e é calculado o tempo individual,

com a divisão do tempo em minutos pela quantidade produzida no lote.

19

Código Descrição Lote Unid. Medida

Tempo/ minutos

tempo individual

1 Beijinho 50 Unidade 55 1,10 2 Biscoito de polvilho 100 Unidade 70 0,70 3 Bolo de chocolate 6 Unidade 50 8,33 4 Bolo de fubá 4 Unidade 35 8,75 5 Bolo de laranja 6 Unidade 35 5,83 6 Bolo recheado 6 Kilo 120 20,00

Tabela 5: Folha de processos Fonte: Dados da Pesquisa Elaborados Pela Autora.

Finalmente pode-se construir a planilha de Custeio (tabela 6), onde tem-se o código do produto, sua descrição

segundo tabela 1; o custo de Matéria-prima referente a tabela 4, o tempo total mensal em minutos gasto na fabricação de

cada produto, na sua parte superior da tabela é calculado o total mensal de minutos trabalhados na produção; também é

calculado a porcentagem de tempo mensal correspondente á produção de cada produto.

É informado o custo unitário de mão de obra direta, o custo unitário de matérias-primas; os custos indiretos

unitários; e com a soma destes obteve-se o custo total unitário de cada produto; o preço de venda unitário do produto

conforme tabela 1; a margem de contribuição, que é calculada através do custo total e do preço de venda. Também é

calculado o custo total mensal para cada produto; o faturamento bruto mensal; o saldo separadamente para cada produto,

pela subtração do custo total mensal do faturamento bruto; sendo que na parte superior da tabela são somados estes

respectivos valores informando os totais mensais.

Na parte superior da tabela também são mostradas informações como o total de horas trabalhadas durante o

mês, obtido através da conversão dos minutos; e o cálculo da eficiência, feito através do numero de funcionários, horário de

turno e total de horas.

Este sistema além de gerenciar custos também pode ser usado para fazer simulações hipotéticas, como exemplo

pode-se diminuir o preço de venda de determinado produto e assim propor um aumento da demanda, o sistema calculará os

resultados com esses valores, e o usuário poderá analisar o faturamento para ver se tal mudança será rentável ou não.

Possibilitando uma visão simplificada dos custos.

4- RESULTADOS E ANÁLISES

Neste capítulo serão mostrados e analisados todos os resultados que foram obtidos com a implantação do presente sistema.

204.1- Sistema de Informações

O sistema de informações para o gerenciamento de custos da panificadora em estudo tem como principal

finalidade oferecer uma visão ampla de todos os custos que incidem direta ou indiretamente em todos os produtos

fabricados.

A tabela de custeio é uma ferramenta que informa dados de extrema importância para a administração da

empresa, sendo os custos diretos, custos diretos de mão de obra, custos indiretos, custos totais, margem de contribuição.

Esta planilha colhe e organiza dados de todas as outras tabelas para que seus resultados sejam de qualidade e

verdadeiramente o retrato financeiro do processo produtivo da empresa.

Através da tabela de custeio a em presa pode ser observada financeiramente, pois todas as informações que

foram geradas nas planilhas anteriores nela aparecem para servir de base para a tomada de decisão. Os valores mostrados

na tabela são unitários pra permitir um complexo entendimento dos custos de cada produto; e também resultados mensais a

fim de mostrar o total de custos, faturamento e o saldo.

As demais planilhas do sistema também possuem sua importância, pois é nelas que os dados são dispostos de

uma forma organizada onde o usuário pode atualizá-los, a qualquer mudança que ocorrer durante a produção, gerando

assim informações rápidas e confiáveis.

A tabela de estrutura de produtos mostra o que se o que se gasta de matérias-primas em cada produto, tais

informações juntamente com os dados da tabela de matérias-primas possibilita a negociação com os fornecedores a fim de

conseguir menores preços sem deixar de lado a qualidade. Já a tabela de folha de processos mostra o tempo que é gasto

para se produzir cada lote de produtos e cada unidade, permitindo uma boa administração do tempo evitando que seja gasto

mais do o necessário em cada item, pois tempo perdido significa dinheiro perdido.

21

Tabela 6: Custeio Fonte: Dados da Pesquisa Elaborados Pela Autora.

4.2- Quadro Comparativo

Com a percepção dos benefícios trazidos pelo sistema de informações de custos pôde-se comparar algumas

situações mostrando como era antes e depois de sua implantação no quadro a seguir:

22

Antes

Depois

1. Não se conhecia a margem de contribuição de cada produto.

1. Com o sistema pode-se conhecer o valor da margem de contribuição de cada item, podendo assim analisar qual produto e mais lucrativo.

2. Não era possível diferenciar custos diretos de indiretos em cada produto.

2. Com o sistema é possível saber qual o custo direto e indireto em unidade produzida.

3. O tempo gasto no processo de produção passava despercebido.

3. Sabe-se o tempo total mensal gasto na produção de cada item, bem com seu custo em cada unidade.

4. Não era possível saber se o preço de venda atribuído a produto era suficiente para cobrir seus custos.

4. Pode-se analisar se o preço de venda está sendo suficiente para suprir os custos totais, ou se é necessário fazer ajustes.

5. Não era possível saber qual o resultado de variações de demanda.

5. Com o sistema pode-se realizar projeções hipotéticas de variações de preço e demanda; como ex: se a demanda aumentar e o preço diminuir, qual será a margem de contribuição?

6. A administração da empresa não tinha total controle sobre seus custos.

6. O sistema possibilitou uma ampla visão sobre todos os custos incidentes nos produtos, mesmo os de valores menos significativos.

Quadro 1: Quadro comparativo Fonte: Dados da Pesquisa Elaborados Pela Autora

4.3- Análise Geral

O sistema de informações promoveu inúmeros benefícios a empresa, pois foi focado onde mais havia

necessidade, já que os custos não eram controlados de forma satisfatória e em várias etapas da produção eles não eram

sequer conhecidos. O sistema abrange todas as etapas da produção desde matérias-primas até a comercialização dos

produtos, possibilitando clareza nos resultados para que a administração da empresa possa tomar as decisões necessárias

em tempo suficiente para evitar prejuízos.

Com o sistema são calculados todos os custos em valores unitários o que antes de sua implantação era

impossível de se obter, e também apresenta números mensais que englobam os diferentes tipos de custos, mas mostram os

23custos totais, faturamento e o saldo total e por produto permitindo assim que o empresário saiba onde ganha mais ou

onde não está ganhando nada.

5- CONSIDERAÇÕES FINAIS

Com o desenvolvimento do sistema de informações apresentado pode-se perceber o quanto os custos referentes

a produção são importantes para uma perfeita administração, assim a empresa vê os custos como eles verdadeiramente são

e não como antes em que eram apenas gastos sem definição, em muitos casos os resultados foram muito diferentes do que

os proprietários achavam.

O trabalho passou por algumas dificuldades de inicio, já que controlar todos os processos da produção era algo

totalmente novo para a empresa, não havia nenhum tipo de cadastro ou classificação de custos apenas algumas anotações

sem conteúdo administrativo. O sistema permitiu uma nova visão da empresa, onde aqueles centavos que passavam

despercebidos e não tinham importância, agora passam a ter valores significativos no final do mês.

Muito se melhorou com o sistema de informações, mas ainda há muito para se melhorar, o estudo dos custos

deve ser algo contínuo dentro da empresa, pois influem em todas suas atividades, sendo assim para continuar competitiva e

oferecendo produtos de qualidade com diferencial perante a concorrência, uma boa administração de custos nunca deve ser

deixada de lado.

24

REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS

ANDRADE, Nilton de Aquino; BATISTA, Daniel Gerhard; SOUSA, Cleber Batista. Vantagens e desvantagens da utilização do sistema de custeio ABC. [S.l]. [s.d]. p.2-4. Disponível em:< http://www.fae.edu/publicacoes/pdf/art_cie/art_37.pdf> Acesso em: 01 out. 2009.

ANJOS, Everaldo José Fonseca dos. A Contabilidade de custos: um enfoque para a moderna empresa, sistema de custos para otimização de recursos- SICOR. São Paulo: UNICAMP, [s.d.]. Disponível em: <www.unicamp.br/bc>. Acesso em: 20 set. 2009.

ARANTES, Nélio. Sistemas de gestão empresarial: Conceitos permanentes na administração de empresas válidas. 2.ed. São Paulo: Atlas, 1998. p.288-330.

ARAUJO, Aneide Oliveira. Custos: um instrumento de apoio à decisão. São Paulo: UNICAMP, [s.d.]. Disponível em: <www.unicamp.br/bc>. Acesso em: 20 set. 2009.

ÁVILA, Marcos Gonçalves; MARQUES, Flavia Almada Horta. ABC no ambiente acadêmico: Proposta de um modelo de custeio. Rio de Janeiro: ENAMPAD, 2008.

AZEVEDO, Odélia Geiza Nobre; et al. Contribuição ao estudo dos custos indiretos na indústria da construção civil. Rio de janeiro: ENAMPAD, 2007. p.2.

BIO, Sergio Rodrigues. Sistemas de informação: um enfoque gerencial. São Paulo: Atlas, 1996. p.34-35.

CONSELHO REGIONAL DE CONTABILIDADE DO ESTADO DE SÃO PAULO. Custo como uma ferramenta gerencial. Vol 8. São Paulo: Atlas,1995. p.12-156.

DUTRA, René Gomes. Custos: Uma abordagem prática. 4 ed. São Paulo: Atlas, 1995. p.35.

HORGREN, Charles T; FOSTER, George; DATAR, Srikant M. Contabilidade de custo. 9 ed. Rio de janeiro: JC, 2000. p.34.

LAKATOS, Eva Maria; MARCONI, Marina de Andrade. Fundamentos de Metodologia Científica. 3 ed. São Paulo: Atlas, 1991.

LEONE, George Sebastião Guerra. Custos: Planejamento, Implementação e Controle. 3 ed. São Paulo: Atlas, 2000. p. 23-452.

25LUDÍCIBUS, Sérgio; MARION, José Carlos. Contabilidade Comercial. 3 ed. São Paulo: Atlas, 1995. p.281-300.

MARTINS, Eliseu. Contabilidade de custos: Inclui o ABC. 5 ed. São Paulo: Atlas,1996. p.97- 317.

MARTINS, Eliseu. Contabilidade de custos. 3 ed. São Paulo: Atlas, 1987.

NAKAGA WA, M. Gestão estratégica de custos. São Paulo: Atlas, 1994.

O’BRIEN, A. James. Sistemas de Informação: E as decisões na era da Internet. 2 ed. São Paulo: Saraiva, 2004. p.7-16.

OLIVEIRA, Djalma Pinho Rebouças. Sistemas de Informações Gerenciais: Estratégicas, Táticas Operacionais. 6 ed. São Paulo: Atlas, 1999. p. 39-40.

OLIVEIRA, Silvio Luiz. Tratado de metodologia cientifica: Projetos de pesquisas, TGI, TCC, monografias, Dissertações e teses. São Paulo: Pioneira, 2004. p.128.

PADOVEZE, Clóvis Luiz. Contabilidade gerencial: um enfoque em sistema de informação contábil. 4 ed. São Paulo: Atlas, 2004. p.50-368.

VASCONCELOS, Luiz Antonio T. Aspectos da Gestão Estratégica de Custos: Principais questões conceituais práticas. São Paulo: UNICAMP, [s.d.]. Disponível em: <www.unicamp.br/bc>. Acesso em: 20 set. 2009.

VELOSO, Álvaro Luis. Sistemas de custos da produção: A gestão de custos fabril para a competitividade. São Paulo: UNICAMP, [s.d.]. Disponível em: <www.unicamp.br/bc>. Acesso em: 20 set. 2009.