Departamento de Cultura e Turismo

DIVISÃO DE BIBLIOTECAS MUNICIPAIS DE

SINTRA

SABE’S de Sintra

Serviço de Apoio a Bibliotecas

Escolares

Critérios e linhas de orientação do

tratamento documental das

Bibliotecas Escolares de Sintra

SABE’S

Índice

1. Espaços e áreas funcionais 3

1.1. Organização do espaço· 3

2. Tipos de documentos 4

3. Circuito documental 5

4. Critérios de selecção e aquisição

6

4.1 Formas de aquisição 7

5. Registo do material livro e não livro

8

6. Tratamento de material livro 10

6.1. Carimbagem 10

6.2. Catalogação 12

6.3. Classificação 14

6.4.Indexação· 16

6.5. Cotação 17

6.6. Arrumação 19

7. Tratamento do material multimédia

20

7.1. Carimbagem e etiquetagem 21

7.2. Catalogação 22

7.3. Classificação indexação e cotação 23

7.4. Arrumação 24

8.Anexos 25

2

1. Espaços e áreas funcionais

Todas as bibliotecas escolares necessitam de espaço adequado

onde se possa explorar as tecnologias disponíveis para a preparação,

processamento e armazenamento de todos os materiais da biblioteca,

assim como, de espaço que permita aos estudantes e professores

utilizar plenamente estes materiais, através da leitura, visionamento,

audição e capacidade de processamento e recuperação da

informação.

A biblioteca deve enquadrar-se no design da arquitectura da

escola, localizar-se perto dos centros de maior circulação e ser de

fácil acesso a todos os utilizadores, incluindo deficientes.

Deve ser dotada de boas condições de iluminação, acústica,

temperatura e humidade e o mobíliário deve ser adequado à idade

dos utilizadores.

1.1. Organização do espaço:

A biblioteca escolar deverá ser organizada por diferentes

espaços/zonas interligados que permitam a consulta dos diversos

documentos aí existentes (armazenados em mobiliário adequado

para o efeito).

Esses espacos são:

Área de acolhimento (recepção)

Área de leitura informal (onde estão as revistas, os jornais e

sofás)

Área de leitura (monografias)

Área audiovisual

3

2. Tipos de documentos

Um documento é qualquer objecto, elemento ou fonte contendo

informação materializada nos mais diversos tipos de suportes e que

pode ser usado para consulta, estudo ou prova, compreendendo um

conteúdo intelectual ou artístico que constitui uma unidade. Podemos

encontrar diversos tipos de documentos numa biblioteca escolar:

Monografias – publicações contendo texto e/ou

ilustrações que apresentam unidade de conteúdo, constituídas por um

ou mais volumes publicados numa mesma data ou em datas

diferentes. São exemplo, os livros, relatórios, actas…

Obras de referência – obras que permitem uma primeira

abordagem sobre qualquer assunto e orientam o leitor para leituras

subsequentes. Estão neste caso, as enciclopédias, dicionários, atlas,

bibliografias…

Publicações periódicas – publicações impressas em

partes sucessivas, com periodicidade variável, designação numérica e

continuidade. Consideram-se assim: jornais, revistas, boletins

bibliográficos, boletins informativos…

Material não-livro – todos os materiais informativos, de

apoio pedagógico e de carácter lúdico que não se incluem nos

anteriores e de que existe uma grande diversidade: mapas,

fotografias, diapositivos, transparências, cartazes, cassetes áudio e

vídeo… Incluímos também nesta categoria os novos média

electrónicos, quer autónomos, como os vários tipos de cd’s e dvd’s

existentes, quer os documentos electrónicos “on-line”.

O equilíbrio entre diferentes suportes, segundo padrões

internacionalmente aceites, implica uma proporcionalidade entre

material livro e não-livro de 3 para 1, ou seja, de 75% para impressos

e 25% para materiais não impressos.

4

3. Circuito documental

Cada documento que entra na biblioteca deve ser objecto de

um conjunto de procedimentos técnicos específicos. A finalidade

desse tratamento é colocar os documentos à disposição dos

leitores/utilizadores, devendo assim permitir a identificação de cada

um deles, a sua posterior recuperação e o controle do mesmo quando

está em circulação. É importante que cada biblioteca escolar organize

um “Manual de Procedimentos”, em que todas as questões

relativas ao circuito do documento sejam definidas e transmitidas às

sucessivas equipas.

Consideram-se as seguintes fases do circuito do documento:

Selecção

Aquisição

Registo

Carimbagem

Catalogação

Classificação

Indexação

Cotação

Arrumação

5

4. Critérios de selecção e aquisição

A aquisição e selecção de documentos para as Bibliotecas

Escolares de Sintra deverá ter em conta a comunidade onde a

Biblioteca está inserida, com as suas especificidades e tipologia de

alunos que serve, a sua diversidade cultural e linguística, sem nunca

esquecer que deverá ter um fundo documental abarcando todas as

temáticas e áreas do saber.

A selecção dos documentos deverá ser feita de forma imparcial

e tendo em conta os seguintes factores:

Projectos curriculares e projecto educativo da

escola/agrupamento

Actualização do fundo existente, por exemplo,

actualização de enciclopédias, dicionários, “up-grades”

para PC etc;

Novidades;

Verba e orçamento disponível;

A diversidade do fundo documental ao nível de temas e

de suportes - (livros, revistas, jornais, cd’s áudio, vídeos,

dvd’s, cd-roms, etc);

Propostas dos docentes;

Sugestões de leitores;

Necessidades educativas especiais;

Sugestões do SABE de Sintra;

Sugestões do PNL;

Diversidade de documentos entre escolas do mesmo

Agrupamento;

O equilíbrio entre as aquisições informativas e didácticas

e as aquisições de carácter lúdico;

O espaço disponível na biblioteca;

Compatibilidade dos documentos com o material

informático da biblioteca.

6

O responsável da biblioteca poderá ainda ter em conta outras

questões como evitar adquirir documentos repetidos, a não ser que

sejam muito requisitados. Atendendo a esse e outros princípios

descritos, as propostas de aquisição documental apresentadas

pelos docentes, conselho de docentes e conselho pedagógico,

devem ser apreciadas e aferidas com o coordenador da

biblioteca da escola e do agrupamento.

4.1. Formas de aquisição

- Permuta – com outras instituições particulares ou públicas;

- Oferta – feita por particulares ou instituições

- Compra – por requisição ou fornecimento continuo a editoras

ou lojas da especialidade.

Para a compra deverão ser elaboradas listagens com base nos

catálogos, sugestões, levantamentos de novidades recolhidas em

jornais ou revistas, programas curriculares e necessidades da

biblioteca. Para elaboração desta lista e posterior aquisição é

necessário pesquisar-se na base de dados bibliográficos todos os

títulos indicados de forma a verificar-se se os documentos já fazem

parte do acervo da biblioteca da escola ou do agrupamento.

Ao receber-se o material adquirido, este deverá ser sempre

conferido, para se verificar se está de acordo com a nossa

encomenda, se os documentos não apresentam defeitos,

nomeadamente quanto à qualidade de impressão. No caso de haver

folhas em branco, falta de cadernos, folhas mal paginadas ou mancha

gráfica deficiente, terá de ser substituído pelo fornecedor. No caso

particular de materiais multimédia, estes deverão ser previamente

7

visionados, ouvidos e experimentados, se os preços estão correctos e

se tudo consta das notas de encomenda e facturas.

Em caso de problema devemos entrar em contacto com a

empresa que fornece o material e solicitar a sua troca ou substituição.

Estando tudo em ordem os documentos deverão ser encaminhados

para a fase de tratamento documental e as facturas visadas para

pagamento.

5. Registo de material livro e não livro

O registo é uma operação administrativa que consiste em

inscrever o documento no livro de inventário. Independentemente do

tipo de biblioteca - escolar ou pública - e das suas dimensões, esse

registo deve ser sempre realizado. Um registo completo consta dos

seguintes elementos:

nº sequencial de entrada

data de entrada

autor(es)

título do documento

local de edição

editor

ano de edição

volume

ISBN

cota

forma de entrada (compra, permuta ou oferta)

preço

observações (outros aspectos considerados

relevantes)

8

Com a introdução de sistemas informáticos no tratamento

documental, deixou de ser indispensável o recurso a um livro de

registo e admite-se a criação de formas mais abreviadas de registo

impresso, como a que exemplificamos.

Folha de registo

ESCOLA_____________________________________________ Pág. Nº

_____

N.º

REG

DA

TA

EN

TR

AD

A

AU

TO

R

TÍT

ULO

ED

ITO

R

DA

TA

ED

IÇÃ

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O C P

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SER

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ÇÔ

ES

                     

 

                   

                     

                     

                     

                     

                     

                     

                     

                     

                     

                     

                     

                     

Neste caso, todas as folhas, para além de numeradas e

rubricadas no canto superior direito, tal como no livro de registo,

devem ser encadernadas no final do ano. Os livros de registo não

devem ser rasurados, nem emendados, nem ter folhas arrancadas.

Aconselha-se a utilização de um número de registo

sequencial e de um único livro de registo para material livro e não

livro. Quando há vários exemplares ou volumes de uma mesma obra

deve ser atribuído um número de registo diferente a cada um, pois

9

em caso de empréstimo, desaparecimento, etc., facilita localizar o

documento. No caso de obras com material acompanhante, usa-se o

mesmo nº de registo para o conjunto dos documentos. A coluna de

Observações destina-se a registar aspectos relevantes da situação do

documento, nomeadamente as situações de:

Abatido, no caso de documentos que se excluíram do fundo

documental por falta de actualidade ou inadequação ao fundo.

Extraviado, no caso de documentos desaparecidos.

Na reserva, para o caso de documentos de valor de que a

biblioteca não deve desfazer-se, mas que não têm interesse em livre

acesso e podem ser arrumados em espaço reservado.

Quando se procede à avaliação e desbaste do fundo

documental, para além de se assinalarem as situações acima

descritas no livro de registo, é conveniente fazer uma listagem

sumária dos documentos com indicação do seu respectivo destino -

doação, permuta, venda, reciclagem, etc. - que se faz constar da

acta da próxima reunião da biblioteca..

Nos documentos requisitados permanentemente para as

salas de aulas indica-se também nas Observações o docente

responsável.

6. Tratamento de material livro

6.1. Carimbagem

Cada biblioteca tem o seu próprio carimbo, com a sigla da

BE/CRE e espaço para o nº de registo.

10

O carimbo não deve ser colocado sobre informação nem sobre

ilustrações, passando, no caso de uma página ilustrada, a carimbar-se

a página imediatamente anterior ou a seguinte.

Os documentos levam dois tipos de carimbos:

.Çarimbo obrigatório é colocado:

- No canto superior esquerdo da contra-capa do livro -

onde se escreve o n° de registo e a data de entrada

Carimbo intermédio com a sigla da escola: deverá ser colocado,

na parte inferior da página de rosto (página que a seguir a capa

contem mais informação acerca da obra).

Depois coloca-se no fim da última página impressa.

No caso de material não livro, temos de adaptar os procedimentos

descritos ao tipo de documento.

Exemplo de folha de rosto carimbada:

11

6.2. Catalogação

É a tarefa que permite criar os três tipos de catálogos: autores

e/ou obras anónimas (onomástico); títulos (didascálico) e assuntos

(ideográfico).

A metodologia a seguir, com base nas Regras Portuguesas

de Catalogação, pressupõe o seguimento rigoroso dos princípios e

critérios por estas estabelecidas e o conhecimento das Fontes de

informação donde se retiram os elementos de descrição

12

bibliográfica. A catalogação de um documento é feita uma única vez,

dando origem à chamada ficha de base ou ficha mãe.

Exemplo:

12,5 cm

Os elementos são enquadrados numa sequência lógica que se

divide em:

O Cabeçalho – nome (es) dos autores mencionados na página

de rosto da obra; Título da obra e palavra ou expressão (assunto) que

introduz uma entrada bibliográfica para arrumação no catálogo.

O Corpo da Entrada – conjunto de elementos descritivos e

informativos da obra, distribuídos por zonas.

As Pistas - referenciam as entradas secundárias do documento.

Para além dos elementos acima mencionados existem outros

que se inscrevem fora da área demarcada:

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- A Cota: Indicação para localização do documento na estante.

- A Classificação: classificação do assunto de que trata o

documento de acordo com um sistema predefinido. (Ex. C.D.U)

- Número de Registo: de entrada da obra na B.E.

- A Sigla: da Instituição.

Actualmente, esta tarefa já não se faz manualmente; mas sim

com o apoio de um programa de gestão integrada de B.E., no módulo

catalogação.

6.3. Classificação

Por classificação entende-se uma das técnicas de análise ou

descrição do conteúdo do documento - outras técnicas são a

indexação e o resumo - pelo qual se determina o seu assunto

principal e, eventualmente, um ou dois assuntos secundários, que se

traduzem numa notação (código numérico) extraída da tabela

classificativa utilizada. Uma das tabelas mais utilizadas é a CDU –

Classificação Decimal Universal, que é uma linguagem

documental pré-coordenada, controlada e normalizada, que facilita a

arrumação e localização dos documentos e a recuperação da

informação.

Resumidamente, podemos dizer que a classificação implica:

análise do documento; selecção do assunto mais importante; escolha

da classe mais adequada dentro do sistema adoptado; e

representação do assunto, através do código correspondente à classe

adoptada. Na CDU o universo do conhecimento está dividido em 10

classes (de 0 a 9), encontrando-se a classe 4 cancelada desde 1963.

Cada grande classe está subdividida em classes mais específicas ou

subclasses que compreendem conceitos mais restritos, os quais são

representados por números mais extensos.

14

As divisões da CDU são:

0 Generalidades

1 Filosofia. Psicologia

2 Religião. Teologia

3 Ciências Sociais

4 Classe actualmente não usada

5 Ciências Exactas. Ciências naturais

6 Ciências Aplicadas. Medicina. Tecnologia

7 Arte. Arquitectura. Recreação e Desporto

8 Linguística. Língua. Literatura

9 Geografia. Biografia. História

As divisões da CDU com as respectivas cores que a Biblioteca

Municipal de Sintra utiliza e o SABE aconselha:

0 Generalidades: Enciclopédias, Dicionários, Informática

(ROXO)

1 Filosofia; Psicologia

(AMARELO)

2 Religião; Teologia

(BRANCO)

3 Ciências Sociais; Educação; Etnografia

(AZUL)

5 Ciências Exactas; Ciências Naturais (Matemática, Ambiente)

(CINZENTO)

6 Ciências Aplicadas; Medicina; Tecnologia; Fisica; Quimica

(VERMELHO)

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7 Arte; Arquitectura; Recreação e Desporto

(ROSA)

8 Linguística; Língua; Literatura

(VERDE)

9 Geografia; Biografia; História

(LARANJA)

A aplicação minuciosa da CDU, ou de qualquer outro sistema de

classificação é uma actividade complexa, exigindo uma preparação

prévia relativamente especializada. No entanto, nas bibliotecas

escolares, pode fazer-se uma aplicação mais simples que, sem perder

rigor, resulte mais acessível tanto para os alunos como para os

professores.

A notação a atribuir ao documento deverá ser a mais geral

possível, evitando-se a especificidade e por consequência uma

grande extensão da notação. O mesmo deverá acontecer em relação

à cota que deverá ser o mais reduzida possível, sem esquecer

contudo as necessidades da recuperação de informação e de

arrumação.

6.4. Indexação

A indexação é outra operação de descrição interna cujo

objectivo é o conteúdo intelectual dos documentos; através dela as

informações seleccionadas nos documentos são expressas por meio

de termos próprios de uma dada linguagem documental. A

indexação, permite formar uma lista de cabeçalhos e de entradas

que constituem pontos de acesso ao catálogo, é o que vai facilitar o

utilizador na pesquisa por assuntos, praticada na generalidade das

bibliotecas. A 1ª fase do processo de indexação compreende a análise

do conteúdo dos documentos, identificando e seleccionando os

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conceitos tratados. Devem ser tidos em conta nessa análise os temas

que sejam pertinentes para o utilizador comum da biblioteca. Os

conceitos representam-se depois por termos de indexação adequados

e controlados de forma a não criarem equívocos e dúvidas.

Normalmente à medida que se vai fazendo a indexação, vão-se

fazendo listas de termos que, devidamente organizadas, dão origem a

tesauros – «índice alfabético de termos normalizados organizado em

função de análises de conteúdo e de classificações de documentos de

informação».1

6.5. Cotação

A cotação é a fase do tratamento documental em que a cada

documento é atribuído um código que permite a sua arrumação nas

estantes e a posterior recuperação por parte do utilizador. A cota é

constituída por letras e números e faz a ligação entre o catálogo e a

estante. Uma das formas mais usuais de elaboração da cota é a

seguinte:

1 Faria, Maria Isabel e Pericão, Maria da Graça, Novo dicionário do livro, da escrita e

do multimédia, Lisboa, Círculo de Leitores, 1999, 582 p.

Notação numérica da CDU

Três primeiras letras do apelido do autor

ou

Três primeiras letras do título da obra

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Exemplos de cotas:

De notar que, quando existe mais de um autor, usa-se apenas o

apelido do primeiro indicado. No caso de livros sem autoria expressa,

como é o caso da maioria dos dicionários, omitem-se as letras

correspondentes ao apelido do autor.

- Dicionário de português

BE Cacém nº 3

82-1

MAG

BE Casal de Cambra EB1/JI

811.134.3(038)

DIC

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Depois de atribuída uma cota a cada documento, aquela

inscreve-se numa pequena etiqueta que se cola no documento (nos

livros é costume colocá-la a cerca de 2 cm da parte inferior da

lombada).

6.6. Arrumação

Os documentos são arrumados nas estantes pela cota, que

pressupõe as etapas de tratamento técnico descritas e nos dá o tema

do documento, e., a classe decimal em que este se insere. Desse

modo os documentos ficam arrumados por assuntos. As estantes

devem ter a indicação das grandes classes da CDU mas, dentro delas,

podem ser feitas as subdivisões que se considerem necessárias.

19

7. Tratamento do material multimédia

(não livro)

7.1 Carimbagem e etiquetagem

O carimbo não deve ser colocado sobre informação nem

sobre ilustrações:

1- CD’S:

- Carimbo da biblioteca escolar na capa e contracapa do

CD;

- Etiqueta de registo na caixa por baixo do CD.

2- CD-ROM:

- No caso da existência de caixa exterior coloca-se o

carimbo da instituição na capa e contracapa;

- Na caixa exterior do CD-ROM coloca-se o carimbo na

capa e contracapa, a etiqueta ficará na base da caixa de

suporte do CD-ROM.

3- DVD:

- Carimbo da biblioteca escolar na capa e contracapa;

- Etiqueta de registo no canto inferior direito ou esquerdo

da base da caixa de suportedo DVD.

4- Cassete de video:

- Carimbo da biblioteca escolar na capa e contrcapa do

vídeo;

- Etiqueta de registo no interior da caixa, no canto

superior esquerdo;

- Na cassete coloca-se um carimbo na sua parte da frente.

20

7.2. Catalogação

Catalogação abreviada, mas contendo os elementos da

discrição física e intelectual, obrigatórios e necessários à

indentificação do documento, quer pelo leitor, quer pelos funcionários

da biblioteca escolar.

1- VIDEO/DVD

* só se coloca se existir mais do que um realizador.

(1) No caso do filme ser mudo fazer menção na descrição.

2- CD’S

(*) No caso de existirem mais do que três intrepretes/Compositores/Orquestas, a entrada faz-se pelo Titulo do CD;* Só se coloca se existir mais do que um.

ENTRADA PRINCIPAL (pelo TÍTULO)

Título próprio[DVD ou Vídeo]/ Menção de responsbilidade .- Local de edição: editor, data de edição.- * (tempo de duração) (1)+ material acompanhanteNotas;Faixa etária

Realizador – Actores principais

21

ENTRADA PRINCIPAL (Intérprete, Compositor ou Orquesta) (*)

Título próprio[CD ou Cassete audio]/ Menção de responsbilidade .- Local de edição: editor, data de edição.- * (tempo de duração) + material acompanhante

3- Cd-rom

7.3.Classificação, indexação, cotação

Os instrumentos de trabalho base utilizados para a

classificação serão, no caso dos registos sonoros e dos registos em

vídeo e DVD de ficção, tabelas de classificação próprias da DBIB,

derivadas respectivamente da “Tabela de Classificação de

documentos Sonoros BDVP” e da “Tabela de Classificação de Registos

Vídeos - FIAF”. No caso do CD-ROM e dos registos vídeo e DVD de não

ficção utiliza-se a tabela CDU.

Todos os documentos audiovisuais, com temática, como

por ex., vídeos ou DVD’S de não ficção e CD-ROM’S temáticos, serão

arrumados de acordo com o tema e levarão uma etiqueta de cota da

cor correspondente às classes temáticas dos documentos livro do

acervo geral da biblioteca. Os restantes documentos audiovisuais

levarão uma etiqueta de cota branca.

De forma a distinguir os documentos audiovisuais dos

documentos livro, a cota deverá ser sempre antecedida de uma letra

correspondente à tipologia de documento em suporte livro:

V- que significa o documento é suporte não livro / VÍDEO

D - que significa o documento é suporte não livro / DVD

A - que significa o documento é suporte não livro / CD-AUDIO

C - que significa o documento é suporte não livro / CASSETE AUDIO

M - que significa o documento é suporte não livro / CD-ROM

ENTRADA PRINCIPAL (Título)

Título próprio [CD -ROM].- Local de edição: editor, data de edição. - material acompanhante

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No caso do vídeo/DVD “O Gladiador”

Classificação COTA

9V ou D – 9 (Histórico)GLA (Três

primeiras letras da entrda principal)

Filme “Space Jam”

Classificação COTA

14D – 14SPA

No caso do vídeo / DVD* não ficção “A fauna”

Classificação COTA

59(Não ficção:

fauna)

V ou D – 59FAU

*arrumação junto do material livro correspondente á classe

No caso de um CD-ROM“Diciopédia”

Classificação COTA

030M – 030

DIC

No caso de um CD Áudio “Amália”

Classificação COTA

8.2A – 8.2AMA

“Cantigas de embalar”

Classificação COTA

7A – 7CAN

No caso de uma Cassete Áudio “Curso de Inglês” (Fonogramas não musicais)

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Classificação COTA

6C – 6CUR

Os vídeos e DVD’S de música não ficção (concertos, óperas),

entram pelo compositor ou intérprete e levam a classificação dos

CD’S Áudio. Os bailados classificam-se na dança na CDU.

Os CD’S de Natal entram pelo título, os musicais pelo nome do

musical e os de bandas sonoras pelo nome do filme.

Os jogos:

M-J-AUT

D-J-AUT

7.4. Arrumação

O material não livro, nomeadamente documentos audiovisuais e

multimédia (cassete vídeo e áudio, cd’s, dvd’s…) devem ser

guardados em armários próprios, fechados, para não serem

manuseados directamente pelo utilizador. Apenas as caixas são

expostas, em expositores identificados por temas, para que o

utilizador possa escolher o que pretende.

24

8 Anexos

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