Livro8-1_Administracao_Final_Capitulos.pdf

7/26/2019 Livro8-1_Administracao_Final_Capitulos.pdf

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Administrao de Escritrios de Arquitetura e Engenharia 1


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NIO PADILHA2

NIO PADILHA

ADMINISTRAO

DE ESCRITRIOSDE ARQUITETURA E ENGENHARIAOs bastidores dos negcios bem sucedidos:

do processo de escolha dos scios determinaodos preos (passando pelo treinamentodos empregados, sistematizao de processos,

controle financeiro e Marketing)

1aedio janeiro de 2013


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NIO PADILHA4

ttulo: ADMINISTRAO DE ESCRITRIOS DE ARQUITETURA E ENGENHARIA

Os bastidores dos negcios bem sucedidos:do processo de escolha dos scios determinao

dos preos (passando pelo treinamento dos empregados, sistematizao de processos, controle financeiro e Marketing) 1 edio, 2013

texto: nio Padilha ilustraes: nio Padilha apresentao: Ricardo Meira prefcio: Rodrigo Bandeira de Melo capa: Mrcio Shalinski nio Padilha foto na 4 capa: Helena Loch produo executiva: urea Loch projeto grfico: Mrcio Shalinski nio Padilha reviso gramatical e ortogrfica: Vera Margarida Hime editorao eletrnica: Mrcio Shalinski

reviso editorial: Clara Padilha fotolitos impresso e acabamentos: Grfica e Editora Pallotti Copyright e direitos autorais reservados na forma da lei para: 893 Produes e Eventos Ltda

Catalogao na fonte

Padilha, nio, 1958 Administrao de Escritrios de Arquitetura e Engenharia / nio Padilha,Balnerio Cambori-SC,:,2013. 195p.:il.Inclui Bibliografia1. Engenharia. 2. Arquitetura. 3. Administrao 4. EstratgiaI. Ttulo

CDU: 658-8

Direitos Reservados - Impresso no Brasil - Printed in Brazil


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Este livro dedicado a

Ana Clara Loch Padilhafonte interminvel de alegria

e orgulho para toda a sua famlia


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NIO PADILHA6

SUMRIOPrefcio (A dimenso empresarial do arquiteto/engenheiro) ............ 10

n1 O DIA EM QUE EU ABRI O MEU

ESCRITRIO DE ENGENHARIA ............................................ 13Meu primeiro Escritrio ................................................................. 13O Empreendedor, o Tcnico e o Gerente(a metfora, de Michael Gerber) ...................................................... 15

n2 EMPREENDEDORISMO ................................................... 19Caractersticas de um empreendedor .............................................. 19Pode uma pessoa sem as caractersticas de um empreendedor tornar-seum bom empresrio? ...................................................................... 23

n3 AS TEORIAS DA ADMINISTRAO ............................... 24Tudo comeou com Taylor ............................................................. 24Teoria da Administrao Cientfica ................................................. 25Teoria Clssica da Administrao .................................................... 26Teoria das Relaes Humanas ......................................................... 28

Teoria da Burocracia Estruturalista ................................................. 30Teoria Neoclssica .......................................................................... 32Teoria Comportamental ................................................................. 33Teoria dos Sistemas na Administrao ............................................ 34Teoria da Contingncia .................................................................. 35Alm das Teorias ............................................................................. 37Concluses deste captulo ............................................................... 37

n4 A CRIAO DO ESCRITRIODE ENGENHARIA/ARQUITETURA ....................................... 39Modelo de Negcio ........................................................................ 39O Administrador Profissional ......................................................... 41Crenas, Valores e Princpios .......................................................... 42O passo-a-passo para abrir um escritrio ......................................... 45O Plano de Negcio ....................................................................... 46A Contabilidade da empresa ........................................................... 47O papel dos contadores na sobrevivncia das micro e pequenas


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empresas (Cludio Raza) ................................................................ 49O Contrato Social .......................................................................... 53

n5 AS REAS DA ADMINISTRAO ................................... 60

Uma introduo ao estudo das grandes reas da Administrao ...... 60n6 ADMINISTRAO DA PRODUO .............................. 62O conceito de Administrao da Produo ..................................... 62Tarefas do Administrador da Produo ........................................... 62Produtos de um Escritrio de Arquitetura/Engenharia ................... 63Projeto ........................................................................................... 63Consultoria e Assessoria ................................................................. 64

Insumos necessrios para a produo em Escritrios de Arquitetura/Engenharia ..................................................................................... 65O processo de transformao de insumos em produtos ................... 67Sistematizao de Processos (o desenvolvimento dos Algoritmos) ... 68Algoritmo de Tarefa ........................................................................ 70Algoritmo de Servio ...................................................................... 71Ferramenta de Gesto (Ordem do Dia) .......................................... 74

Arranjos de Espao Fsico ............................................................... 78Manual Interno de Procedimentos Operacionais ............................ 79Definio do escopo dos produtos do escritrio (o que deve estarincludo no servio oferecido ao mercado) ...................................... 91Determinao do tempo necessrio para a realizao de cada serviooferecido ao mercado ...................................................................... 86

n

7 ADMINISTRAO DE PESSOAS ..................................... 91Os conceitos de Administrao de Recursos Humanos ................... 91As Tarefas do Administrador de RH ............................................... 91Quem precisa de empregados ......................................................... 91Tarefas e rotinas operacionais de um escritrio ............................... 93Por que arquitetos e engenheiros relutam tantoem contratar uma secretria ............................................................ 95

Qual o jeito certo de contratar uma secretria .............................. 96O que o empregado quer (ou espera) do seu escritrio .................... 97O que o seu escritrio deve querer (ou esperar) dos seus empregados ... 97


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NIO PADILHA8

O treinamento dos empregados e o sucesso do escritrio ................ 98Por onde comear ........................................................................... 99A poltica Geral de RH ................................................................. 101

n

8 ADMINISTRAO FINANCEIRA 1 ............................... 102Os Conceitos Gerais de Administrao Financeira ........................ 102As Tarefas do Administrador Financeiro ....................................... 103

n9 ADMINISTRAO FINANCEIRA 2 ............................... 105Quanto custa ter um Escritrio de Arquitetura/Engenharia .......... 105Custos de Instalao de um Escritrio de Arquitetura / Engenharia .... 105Custo Fixo Operacional (quanto custa manter aberto um escritrio deEngenharia / Arquitetura, mesmo que no haja servio contratado ..... 109Custo Direto de Produo (quanto custa produzir um projeto -ou uma assessoria ou consultoria) ................................................. 118Carga Tributria, Informalidade e Mortalidade Empresarial .......... 121Concluso deste Captulo ............................................................. 123

n10 ADMINISTRAO FINANCEIRA 3 ............................. 125

Remunerao do Profissional em um Escritrio de Arquitetura/Engenharia ................................................................................... 125Pro labore ..................................................................................... 126Remunerao sobre servios realizados .......................................... 127Distribuio de Lucros ................................................................. 130

n11 ADMINISTRAO FINANCEIRA 4 ............................. 131Uma reflexo sobre o valor comercial do seu tempo

(ou de quanto podemos cobrar pelo uso do nosso tempo) ............ 132Apresentao sumaria do novo modelo deprecificao de servios de Arquitetura e de Engenharia ................ 134Uma palavrinha sobre precificao de servios deacordo com o senso comum ......................................................... 135Uma discusso (necessria) sobre os modelos de precificao existentes(por que os modelos de precificao atualmente adotados estoequivocados - e porque eles continuam sendo utilizados) .............. 136Por que sou contra a existncia de Tabelas de Honorrios paraEntidades de Classe ...................................................................... 141


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Em cada Escritrio uma tabela prpria de honorrios ................... 145Um novo Modelo de Precificao para Servios de Engenharia e deArquitetura .................................................................................... 147

n

12 ADMINISTRAO DO MERCADO ............................. 150Tarefas do Administrador de Mercado(Gerente ou Diretor de Marketing) .............................................. 150Breve histria do marketing no mundo ........................................ 151A definio de Marketing ............................................................. 154As caractersticas da prestao do servio e o marketing ................ 156Diferencial Competitivo e Vantagem Competitiva ........................ 157

Breve apresentao da SCP e da RBV ........................................... 158Heterogeneidade de Recursos e Diferencial Competitivo ............... 159Os Recursos de um Escritrio como fonte de Diferencial Competitivo ..... 161Estrutura da empresa ..................................................................... 162Imagem da empresa e dos seus proprietrios ................................. 163Capacidade de Produo .............................................................. 163Preparo Tcnico e empresarial ...................................................... 164

Redes de Relacionamento ............................................................. 166Concluses do Captulo ............................................................... 166

nPALAVRAS FINAIS ............................................................... 167


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NIO PADILHA10

PREFCIO

A dimenso empresarial do arquiteto/engenheiro

Conheci o engenheiro nio Padilha na situao de orientador de sua dissertaode Mestrado em Administrao ainda quando estava na Universidade do Valedo Itaja, em Santa Catarina. nio se apresentou como escritor e pensadorsobre a atuao gerencial e empresarial do profissional de Engenharia eArquitetura. De pronto identifiquei-me com suas propostas. Durante minhaformao de engenheiro civil, mestre e doutor em Engenharia de Produo,o lado gestor desses profissionais sempre me interessou. Ainda na faculdade,

iniciei uma empresa de garagem com um amigo estudante de Engenhariapara o desenvolvimento de softwares comerciais, entrando no ento mundodos computadores pessoais que no era acessvel para vrias empresas. Emseguida, empreendi dois prdios residenciais, projetos executados pelaempresa de engenharia da minha famlia. Durante minha formao na ps-graduao, especializei-me na gesto estratgica de empresas de construoe Engenharia. Passados 10 anos aps o trmino do meu doutorado, em

atividades continuas como professor e pesquisador em Administrao noBrasil e no exterior, constato como as ideias que o nio Padilha colocara jem 1998 permanecem atuais. Este livro uma prova disto. Como tambmda sua qualidade como escritor e pensador.

As dcadas de 1980 e 1990 e o incio da primeira dcada de 2000 no foramboas para a atividade da Arquitetura e Engenharia. O ciclo das grandesobras de infraestrutura da dcada de 1960 e 1970 terminara. O mercado

imobilirio no decolava por falta de financiamento. Iniciativas engenhosaspara viabilizar o autofinanciamento mostraram-se ineficazes. Comoconsequncia, vrios profissionais da rea migraram para outras reas, comoo setor financeiro. Hoje o cenrio outro. Crdito mais acessvel e a srie deprojetos de infraestrutura requerem profissionais capacitados e cada vez maisespecialistas. O paradoxo desse movimento que enquanto a formao doengenheiro e do arquiteto se especializa crescentemente para lidar com essasdemandas, a necessidade de desenvolver nesses profissionais competnciasem gesto tambm aumenta exponencialmente.

Tratar o engenheiro e o arquiteto como um profissional liberal simplesmente


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1Engenheiro civil, mestre e doutor em Estratgia, Professor Ajuntona Escola de Administrao de Empresas do Estado de So Pauloda Fundao Getulio Vargas (FGV-EAESP) e professor convidadona Universit Paris Dauphine e Universit Lyon III

retira-o do contexto organizacional. Esses profissionais no operam em umvcuo: eles devem gerenciar projetos, equipes, unidades organizacionais,interagir com clientes, dentro de uma cultura organizacional e seguindo

uma estratgia competitiva. Nos captulos desta obra, nio Padilhaapresenta de maneira detalhada e didtica os principais aspectos dadimenso organizacional dos escritrios de arquitetura e engenharia. niosistematiza operaes e rotinas necessrias para a gesto dos escritrios aomesmo tempo em que motiva e urge a reflexo do leitor sobre os pontostcitos dessa atividade que devero ser apreendidos pela experincia.

Um escritrio de Arquitetura ou Engenharia, por menor que seja, uma

organizao. Por mais que o arquiteto ou engenheiro seja a pea centraldessa organizao, ele necessrio, mas no suficiente. Haver necessidadede contratar pessoas, gerenciar a equipe e terceirizados para que aorganizao oferte seus servios aos clientes. Talvez o grande desafio paraesses profissionais seja aceitar e compreender a existncia dessa dimensoorganizacional que os transcende. Diferentemente de normas tcnicas,ferramentas gerenciais no tem valor em si prprio. Elas so interpretadas,

legitimadas e aceitas pelas pessoas da organizao. A utilizao dedeterminada ferramenta gerencial, como uma pesquisa de mercado, ou atmesmo uma planilha, pode ter vrios significados para pessoas diferentes.Enquanto para o arquiteto ou engenheiro a nica forma de se resolver umproblema, para outros profissionais de seu escritrio pode significar umaperda de tempo, ou algo que impede novos insights e engessa a empresa.

O leitor ter, portanto, neste livro um ponto de alavanca para enfrentar

esses desafios da gesto dos escritrios de Engenharia e Arquitetura. Issosem perder de vista a fina linha que separa a tecnologia da arte da gesto.

Boa Leitura!

Paris, novembro de 2012.

Rodrigo Bandeira de Melo1


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O DIA EM QUE EU ABRI O MEU

ESCRITRIO DE ENGENHARIA

Me formei engenheiro eletricista pela Universidade Federal de SantaCatarina, em 1986. A primeira coisa que eu fiz assim que me formei foi irpara So Paulo. Era um sonho antigo. Uma paixo arrebatadora. Semprequis morar em So Paulo e aquela era a hora! So Paulo me fascinava pelagrandiosidade, pela diversidade de recursos, pelo acesso cultura e aoconhecimento (na poca no havia internet nem nada parecido). Estavadecidido: eu seria mais um paulistano!

Cheguei em So Paulo no dia 9 de julho de 1986. Dia de festa na cidade:a comemorao do aniversrio da Revoluo Constitucionalista de 1932.

Logo consegui emprego e comecei a trabalhar (com Engenharia deProgramao pela manh e Treinamento empresarial tarde). Morava ali

no bairro Paraso e era rato da biblioteca do Centro Cultural So Paulo,na rua Vergueiro. Ganhava meu dinheirinho e colocava as contas emordem... mas...

Mas havia uma coisa com a qual eu no contava. Eu nasci numa cidade dointerior de Santa Catarina (Rio do Sul) e morei dez anos em Florianpolis.Era um cara que gostava de andar na rua. Em Florianpolis fazia todosos meus caminhos a p. Caminhava de madrugada por qualquer rua, de

qualquer bairro. As ruas de Florianpolis eram o meu quintal.Em So Paulo eu no estava em casa. E comecei a sentir os efeitos disso logono segundo ms, quando minhas coisas foram roubadas do lugar onde eumorava. Algumas semanas depois, num supermercado, num momento dedistrao (coisa de caipira), algum levou minha pasta, com documentos,dinheiro, trabalhos em andamento... Foi um episdio muito desagradvel,pois alm das perdas materiais, comeou a pesar a sensao de impotncia.

Aquela desagradvel sensao de que o controle sobre a situao estava acimada minha capacidade. Nos meses seguintes, por mais que eu ficasse atento(paranico) ainda fui roubado outras duas vezes.

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Este livro no sobre empreendedores ou sobre empreendedorismo. Umprofissional que possui um escritrio de Arquitetura ou de Engenharianem sempre um empreendedor. Muitas vezes apenas algum que, numdeterminado momento da carreira, teve um ataque de empreendedorismo,como descrito no livro de Michael Gerber (citado no captulo 1).

Portanto, o objetivo deste captulo permitir que voc, leitor, avalie a suamaior ou menor tendncia em ser (de fato) um empreendedor. Caso noseja, no desespere. Saiba que possvel ser um excelente empresrio semser empreendedor, pois uma coisa no depende da outra.

Num estudo que fiz, durante o Mestrado em Administrao, foramrelacionadas diversas caractersticas de empreendedores, mencionadas em

artigos e livros escritos por mais de 40 autores do mundo todo abordandoo tema empreendedorismo .

3Aqui elas aparecem em ordem alfabtica. (Voc pode, se quiser, fazer um x diante das cincocaractersticas que voc considera ter com mais intensidade)

Ambio Autoconana Autonomia Autoridade Formal Bom Senso Busca de responsabilidades

Busca pelo Poder Capacidade para analisar Riscos Capacidade para utilizar e

controlar recursos Competitividade Comprometimento Comprometimento com Oportunidade Comprometimento com recursos Comunicao

Conhecimento Conhecimento Tcnico Contatos Pessoais Controle Interno Criatividade Determinao

Dinamismo Disposio para assumir Riscos Dissociabilidade Estratgia Estrutura Administrativa Filosoa de Recompensas Flexibilidade Fora Idealizao

EMPREENDEDORISMO

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NIO PADILHA24

Eu no tenho iluses. Talvez voc, leitor, no termine de ler estecaptulo. Porque Engenheiros e Arquitetos (geralmente) no gostamde ler nada que no seja diretamente ligado aos conhecimentostcnicos das suas profisses. Alm disso, muitos deles consideramque Administrao uma coisa muito simples e que no necessrio

estudar para se entender do assunto. Acreditam que Administrao seaprende na escola da vida.

Como diz o meu amigo Roberto Caproni5, A universidade da vida umaexcelente escola. O problema que as mensalidades so muito altas, paga-se primeiro para se aprender depois e, na imensa maioria das vezes, leva-semuito tempo para aprender as coisas importantes. Alm do mais, o grandeproblema da escola da vida que ela mata todos os seus alunos no dia da

formatura.Assim como meu amigo Caproni, eu tambm no recomendo a Escolada Vida para quem quiser se tornar um Administrador. No se deveesperar que os conhecimentos de Administrao necessrios para fazeruma empresa progredir sejam frutos do acaso ou do talento natural doprofissional. Para administrar corretamente necessrio ter conhecimentoe domnio das tcnicas. No coisa para principiante. E o seu escritrio

de Arquitetura ou de Engenharia no deve ser exposto a esse risco.Portanto, prepare-se. Ajeite-se na cadeira. Voc ser apresentado sprincipais Teorias da Administrao bem como aos seus principais autorese divulgadores. Tentarei ser breve. Prometo.

nTUDO COMEOU COM TAYLOR

Nos ltimos cento e vinte anos a Administrao tem sido desenvolvida a

5 Roberto Caproni. Dentista mineiro, que escreve excelentes livros sobre marketingpara a rea da sade. http://www.caproni.com.br

AS TEORIAS DA ADMINISTRAO

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luz. E, por conta disso, a maioria dos escritrios de Engenharia e deArquitetura passa por momentos muito duros nos primeiros anos de vida.

Muitos desses momentos difceis podem ser evitados com algumconhecimento tcnico e planejamento racional.

A primeira coisa a fazer quando se pensa em abrir um escritrio deEngenharia decidir qual a forma legal da constituio da empresa.

nO MODELO DE NEGCIO

Um profissional de Engenharia ou Arquitetura pode se estabelecer nomercado com um Escritrio Profissional sob a forma de ProfissionalLiberal Autnomo, ou em sociedade com outras pessoas.

A Firma Individual constituda apenas por uma pessoa, sendo que aRazo social dessa o Nome do proprietrio. Essa forma de constituio usada quando a pessoa abre uma loja, por exemplo, e no tem scio.Porm, em algumas atividades de profisso regulamentada ( o caso daEngenharia e da Arquitetura) no aceito esse tipo de empresa.

No caso de se estabelecer como autnomo, o profissional deve se registrar

na Prefeitura e no Crea.No existe limite quanto ao rendimento mensal ou anual e nem quantoao nmero de empregados, ou seja: no existem impedimentos para que oprofissional contrate trabalhadores como empregados, desde que respeiteas determinaes legais.

24 Para a construo da primeira parte deste captulo, sobre estruturao da empresa, o autorcontou com a valiosssima contribuio de Edenir Niehues, contadora, no Escritrio SkalaContabilidade Ltda, em Balnerio Cambori-SC - http://www.skalcontabilidade.com.br

A CRIAO DO ESCRITRIO

DE ENGENHARIA/ARQUITETURA24

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Como foi visto no captulo 3, sobre as Teorias da Administrao, a Teoriada Administrao Cientfica, de Taylor, dedica-se s questes relativass Tarefas. Ao fazer, no cho de fbrica, o trabalho seguinte, a TeoriaClssica, de Fayol, tem como preocupao bsica a nfase na estrutura. ATeoria da Burocracia Estruturalista e, mais tarde, a Teoria Estruturalista

seguem essa mesma preocupao prioritria com a estrutura. Mais tarde,a Teoria Neoclssica que combina conceitos da Administrao Cientfica,da Teoria Clssica e da Burocracia Estruturalista, segue com a nfase,tanto nas tarefas, quanto na Estrutura

A Teoria das Relaes Humanas coloca em cena a preocupao com aspessoas. A Teoria Comportamental, que, como vimos, uma revisoampliada e melhorada da Teoria das Relaes Humanas, segue dando

nfase s Pessoas.O ambiente aparece como preocupao e objeto de anlise com o adventoda Teoria da Contingncia. Posteriormente desenvolveu-se, no mbitodessa mesma Teoria, a nfase na tecnologia, particularmente para asTecnologias da Informao.

Como se v, cada uma dessas cinco variveis - tarefas, estrutura, pessoas,ambiente e tecnologia - foi em algum momento, objeto importante dealguma teoria administrativa, marcando o desenvolvimento da Teoria Geralda Administrao (TGA). E cada uma dessas teorias da Administraoprocurou privilegiar ou enfatizar uma dessas cinco variveis, omitindo ourelegando a um plano secundrio todas as demais.

Assim, a prpria administrao acabou por se dividir em reas,as grandesreas da Administrao, que so as seguintes:

Administrao da Produo (ocupa-se da sistematizao de tarefas eoperaes. A definio de como, onde e quando as coisas so feitas paraque a empresa se torne produtiva);

REAS DA ADMINISTRAO

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nSISTEMATIZAO DE PROCESSOS

Niguel Slack31afirma que a produo a funo central das organizaesj que aquela que vai se incumbir de alcanar o objetivo principal daempresa, ou seja, sua razo de existir

Podemos dizer que a Administrao da Produo consiste em organizare controlar o processo produtivo, desde o acesso s matrias primasat a entrega ao cliente. o conjunto de atividades (processos) quetransformam insumos (recursos) em bens e servios (produtos) que serodisponibilizados pela empresa para comercializao.

Mas, o que significa ADMINISTRAO DA PRODUO paraum escritrio de Engenharia ou Arquitetura? Quais so os processos?

Quais so os insumos utilizados? Qual o produto de um escritriode Engenharia ou Arquitetura? E como o processo produtivo pode serdefinido, sistematizado e controlado?

Vamos por partes. Primeiro vamos apresentar as tarefas e responsabilidadesdo Administrador da Produo, num Escritrio de Arquitetura ou deEngenharia:

Desenvolver os Algoritmos (sistematizar os procedimentos)

Emitir as Ordens do Dia (distribuir as tarefas de rotina);

Responsabilizar-se pela execuo (sua prpria, de empregados oude terceiros) das tarefas que resultem nos produtos que a empresadisponibiliza ao mercado;

Denir os arranjos de espao fsico e equipamentos para que os serviossejam adequadamente produzidos;

31SLACK, Nigel et al. Administrao da Produo. So Paulo. Atlas. 1999

ADMINISTRAO DA PRODUO

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A Administrao de Pessoas uma atividade essencial da empresa, cujoobjetivo gerir, de forma estratgica, os seus recursos humanos.

O Administrador de Pessoas, num escritrio de Arquitetura ou deEngenharia, a pessoa responsvel por:

Planejar e implementar a poltica de recursos humanos do escritrio (oque inclui o plano de cargos, funes e remuneraes); Planejar e executar os processos seletivos; Planejar e organizar os treinamentos do pessoal; Controlar a folha de pagamentos (e encargos sociais correspondentes); Negociar frias, feriados e folgas com os empregados;

nQUEM PRECISA DE EMPREGADOS?34

Muitos escritrios de Arquitetura e de Engenharia, no Brasil, funcionamsem um nico empregado. Nem uma secretria. apenas o profissional que,sozinho, cuida de todas as tarefas. Infelizmente isso uma realidade em umnmero muito maior de escritrios do que a maioria de ns imagina.

So o que eu chamo de euscritrios de Engenharia ou de Arquitetura

Uma empresa (qualquer empresa, e isso inclui um escritrio de Arquiteturaou de Engenharia) deve utilizar os seus recursos para produzir aquiloque ir disponibilizar ao mercado (os produtos) proporcionando, assim,

34Existe muita discusso (na minha opinio, sem necessidade) sobre como devemosnos referir s pessoas que trabalham nos nossos escritrios: empregados, funcionrios,servidores, colaboradores, clientes internos, parceiros, etc. Neste livro optamos pela

palavra EMPREGADO pois entendemos que se a pessoa tem um emprego, trabalha emum emprego... ela , naturalmente, um empregado. No dicionrio o termo empregado denido como pessoa fsica que presta servios de carter contnuo a um empregador, soba subordinao dele e mediante salrio.

ADMINISTRAO DE PESSOAS

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Se voc o responsvel pela administrao financeira do seu escritrio,existem algumas coisas que voc precisa saber.

A primeira delas ... o que vem a ser, afinal, ADMINISTRAO FINANCEIRA?

Comecemos pelo princpio: FINANAS so os recursos disponveis

circulantes em espcie (ou seja: em dinheiro mesmo), que sero (oupodero ser) utilizados pela empresa em transaes e negcios comtransferncia e circulao de dinheiro. Simples!

O resultado financeiro , provavelmente, o indicador mais utilizado paradeterminar o sucesso ou o fracasso das estratgias de uma empresa. AAdministrao Financeira considerada to importante porque a boaadministrao das finanas de uma empresa pode garantir que as intenes

de uma estratgia transformem-se em realidade.Em um escritrio de Arquitetura/Engenharia no poderia ser diferente. Eexistem vrios conceitos e instrumentos de Administrao Financeira queo profissional deve conhecer e dominar para enfrentar esse desafio.

Basicamente, aAdministrao Financeira(Administrao das Finanas)ocupa-se de analisar os recursos financeiros tanto no que diz respeito suaorigem quanto ao seu destino. Ou seja: a administrao financeira precisasaber de ondevem, quandoe comoo dinheiro entra na sua empresa etambm como, quandoe pra ondevai o dinheiro.

Administrar as finanas exige organizao e disciplina. Exige conhecimentosbsicos de Contabilidade e de Economia, alm de mtodos de controlecuja sofisticao deve ser adequada ao volume de recursos e quantidade demovimentaes da sua empresa. Para uma empresa muito pequena, porexemplo, uma caderneta de anotaes pode ser suficiente. Para uma grandeempresa, um servidor de muitos Terabytes e centenas de terminais... E para oseu escritrio, o que voc achar que suficiente.

ADMINISTRAO FINANCEIRA

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nQUANTO CUSTA TER UM ESCRITRIODE ENGENHARIA/ARQUITETURA?Essa uma pergunta interessante e que tem uma resposta complexa,porm muito relevante.

Saber quanto custa abrir um escritrio, quanto custa mant-lo aberto/funcionando e quanto custa produzir servios nele, o primeiro passopara dimensionar corretamente os resultados obtidos.

Quem no tem conhecimento e controle dos custos no tem como saberse est ganhando dinheiro ou tendo prejuzo.

Por isso as prximas trs sees vo nos mostrar quais so os custos queprecisam ser considerados em cada uma dessas trs situaes:

nOS CUSTOS DE INSTALAOQuanto custa abrir um escritrio de Arquitetura/Engenharia?

Abaixo apresentaremos os custos de abertura de um escritrio deArquitetura/Engenharia simples, para um profissional ou para umasociedade entre dois, trs ou quatro profissionais. Observe que, na lista

que apresentamos a seguir, no esto alocados os valores, pois eles mudamem razo do tipo e tamanho do escritrio e tambm em funo da cidadeou unidade da federao onde a empresa ser instalada.

Voc dever copiar esta lista para uma planilha (Excel, por exemplo) eacrescentar a coluna de valores, para iniciar o seu planejamento42.

42Um modelo de planilha Excel atualizada com os custos de abertura, manuteno e produode um escritrio de Arquitetura/Engenharia est disponvel no endereo http://www.eniopadilha.com.br/administracao (utilize a senha disponvel na ltima pgina deste livro)

ADMINISTRAO FINANCEIRA 2

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nREMUNERAO DO PROFISSIONAL

Geralmente, se o escritrio de Engenharia ou de Arquitetura tem umnico profissional como proprietrio, o que acontece mais ou menoso seguinte: as contas vo sendo pagas com dinheiro, cheque ou carto,

que tanto podem vir da conta do escritrio como da conta pessoal doprofissional. Depende de qual carto ou talo de cheques est mais moou, de qual saldo ou limite est mais adequado quela despesa.

No comeo, o profissional tem a iluso de que est fazendo o controle decabea... depois de alguns meses, ele se d conta de que o mximo queele consegue controlar o saldo das contas. No existe controle algumsobre a origem e o destino dos recursos financeiros. Pior: no h controle

algum sobre o que so despesas pessoais e o que so despesas do escritrio.Se o escritrio tem scios, o controle geralmente um pouco maisrigoroso. Ainda assim, comum que os scios paguem as contas doescritrio com dinheiro prprio, que depois dever ser devidamenteressarcido, claro. Esse controle de ressarcimentos nem sempre rigoroso,mas... j bem melhor.

Nos dois casos, no entanto, uma coisa comum: no existe uma clareza

quanto ao valor do rendimento do profissional no escritrio. Pior:em alguns casos, tem-se a iluso de que os profissionais sabem quantoganham, o que quase nunca verdade! (mais adiante saberemos porque).

No captulo anterior, quando falamos dos custos de manuteno doescritrio, dissemos que estvamos em busca da resposta pergunta qual o salrio efetivamente recebido pelo profissional proprietrio ou sciodo escritrio?.

Pois bem. Pode-se dizer que a remunerao do profissional scio ouproprietrio de um Escritrio de Arquitetura ou de Engenharia se d em


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nA PRECIFICAO DOS SERVIOS

Duas coisas importantes:

1) se voc, por acaso, pulou os captulos anteriores e veio direto paraeste... sinto muito. Voc ter de voltar. Porque a compreenso deste

captulo depende totalmente do perfeito entendimento dos conceitosapresentados nos captulos anteriores. Todos os captulos.

Portanto, volte l, por favor. Conversaremos mais tarde.

2) Este captulo pretende apresentar um NOVO MODELO DEPRECIFICAO PARA SERVIOS DE ARQUITETURA E DEENGENHARIA. Para que o modelo de precificao seja implementado necessrio que haja um controle financeiro eficiente e que algumas informaes

sejam conhecidas pelo Administrador. Essas informaes so as seguintes:a) Valor fixo mensal (pr-labore) que remunera as atividades dosprofissionais responsveis pela Administrao do Escritrio45;

b) Valor pago aos profissionais pela participao na produo dos serviosrealizados pelo escritrio46;

c) O lucro que o escritrio pretende obter em cada tipo de servio

oferecido ao mercado;d) Qual o custo da estrutura existente no escritrio (os custos deinstalao);

e) O custo fixo operacional do escritrio (quanto custa manter o escritrioaberto, mesmo quando no h trabalhos contratados);

f) O custo direto de produo de cada tipo de trabalho;

45Veja a Tabela 1: Atividades do Administrador Financeiro, na pgina 10346Veja o item b) REMUNERAO SOBRE SERVIOS FATURADOS, na pgina 127


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NIO PADILHA150

O sonho de consumo de 9 em cada 10 arquitetos ou engenheiros ter autoridadeno seu local de trabalho, liberdade de escolhas sobre horrios e autonomia sobre aorganizao do ambiente. E, claro, ter trabalho sobre sua mesa para ser realizado,todos os dias. E que esse servio seja muito bem remunerado.

Isso no chega a ser uma utopia, evidentemente. Muita gente at consegueisso. Mas, infelizmente, para a maioria dos profissionais, isso no passa de umsonho. Porque, alm de todas as questes administrativas que precisam serenfrentadas (j vistas nos captulos anteriores deste livro) ainda tem a questodo mercado: os servios precisam ser contratados. Algum precisa lidar comos clientes antes de eles virarem clientes. Algum precisa colocar o trabalhosobre a mesa do profissional.

a que entra o Administrador de Mercado (o diretor ou gerente demarketing). Ele ser responsvel pelas seguintes tarefas:

Determinar os servios que sero disponibilizados pelo Escritrio aomercado; Conceber as estratgias de obteno de Diferenciais Competitivos (quetero como decorrncia a vantagem competitiva); Determinar os clientes de interesse do Escritrio

Determinar, em sintonia com o Administrador Financeiro, os preos dosservios oferecidos ao mercado pelo Escritrio; Planejar e Executar os ambientes de trabalho no que diz respeito ao impactoque eles tero na percepo que os clientes podem vir a ter sobre o Escritrioe seus produtos; Conceber e executar a identidade visual do Escritrio bem como todos osinstrumentos de comunicao direta.

Planejar e executar os impressos de comunicao institucional do Escritrio(Carto de Visitas, Folder, Portiflio, etc) Planejar e executar os contatos de prospeco de novos Clientes

ADMINISTRAO DO MERCADO

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Este livro tem Doze Captulos. E podemos tirar dele uma dzia de Concluses(no necessariamente uma por captulo).

1) Abrir um escritrio de Arquitetura/Engenharia requer algumascaractersticas ou habilidades de empreendedor. Mas exige, sobretudo, apercepo de que um negcio prprio uma responsabilidade que vai alm

das questes meramente tcnicas ou financeiras.Um Escritrio de Arquitetura/Engenharia deve servir aos clientes (produzindoservios de qualidade), aos empregados e fornecedores (inspirando confianae tranquilidade), aos colegas profissionais (valorizando a profisso) e,principalmente, ao prprio arquiteto/engenheiro (garantindo as melhorescondies de exerccio profissional digno, produtivo e lucrativo);

2) O primeiro passo para a abertura de um escritrio deve ser a anlisecuidadosa das alternativas de Modelo de Negcio. Escritrio Individual,Sociedade Simples, Associao entre profissionais ou sociedade entremultiplos profissionais so Modelos de Negcios que tm prs e contras quemerecem uma ateno detida dos empreendedores iniciantes.

3) possvel abrir uma empresa sem um Plano de Negcio. Muita gente faz isso.

Mas tambm possvel construir uma casa sem projetos de Arquitetura ede Engenharia. E os arquitetos e engenheiros sabem muito bem o que issosignifica.

4) A ESTRATGIA aquilo que a empresa faz, sistematica e deliberadamente,para atingir os seus objetivos e cumprir a sua misso. E a maneira como umaempresa administrada deve refletir a sua estratgia. Portanto, a estratgia anterior Administrao e a Administrao deve ser entendida como a arte

de transformar a ESTRATGIA em ROTINA.5) As teorias da Administrao (desde Taylor e Fayol at os dias de hoje) so

PALAVRAS FINAIS

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