LUIS ALEJANDRO MORA SANDOVAL
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ANÁLISIS DE LAS HERRAMIENTAS TECNOLÓGICAS DISPONIBLES PARA EL APOYO
DE LA LABOR ADMINISTRATIVA DE PROPIEDAD HORIZONTAL EN COLOMBIA
LUIS ALEJANDRO MORA SANDOVAL
CORPORACION UNIVERSITARIA PILOTO DE COLOMBIA
SECCIONAL DEL ALTO MAGDALENA
FACULTAD DE INGENIERÍA
PROGRAMA DE INGENIERIA DE SISTEMAS
GIRARDOT
2021
ANÁLISIS DE LAS HERRAMIENTAS TECNOLÓGICAS DISPONIBLES PARA EL APOYO
DE LA LABOR ADMINISTRATIVA DE PROPIEDAD HORIZONTAL EN COLOMBIA
LUIS ALEJANDRO MORA SANDOVAL
Trabajo para optar por el título de
INGENIERO DE SISTEMAS
Asesor: EMMANUEL RIVERA GUZMAN
Docente
CORPORACION UNIVERSITARIA PILOTO DE COLOMBIA
SECCIONAL DEL ALTO MAGDALENA
FACULTAD DE INGENIERIA
PROGRAMA DE INGENIERIA DE SISTEMAS
GIRARDOT
2021
Nota de aceptación.
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Firma del presidente del jurado
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Firma del jurado
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Firma del jurado
Girardot. Marzo 25 de 2021
AGRADECIMIENTOS
Como primera medida quiero expresar mi más sincero y profundo agradecimiento a mis padres
quienes con gran cariño y esfuerzo me educaron con principios y valores, e hicieron lo posible por
cumplir mi meta de ser profesional.
También agradezco a la universidad piloto de Colombia seccional alto magdalena, y a su planta
docente y administrativa del programa de ingeniería de sistemas quienes pusieron a mi disposición
sus conocimientos y servicios para el desarrollo de mi carrera y la actual monografía.
EPÍGRAFE
Uno de los secretos del éxito empresario consiste no en hacer uno mismo el trabajo, sino en
reconocer al hombre apropiado para hacerlo.
Andrew Carnegie (s.)
PRÓLOGO
Para las copropiedades la decisión más importante, lejos de ser la definición de un presupuesto,
la adquisición de nuevos elementos, incluso la adecuación de las zonas comunes es la elección de
un administrador; alguien que se encargue de velar por los intereses de la copropiedad en general,
garantizando así el patrimonio de cada uno de los copropietarios. Si bien la tecnología no puede
ser de mucha utilidad a la hora de elegir la persona que administrara los recursos de la copropiedad,
si puede permitir darle herramientas de apoyo para el control y gestión de las labores
administrativas, permitiendo enfocar esfuerzos en las tareas más importantes de la copropiedad.
Ante el mercado cada vez más creciente en oferta de recursos tecnológicos que faciliten la
administración de las copropiedades, se realiza un análisis de las herramientas que mayor auge
tienen en la actualidad, comparando el cumplimiento de las características que son transversales a
todas las organizaciones de propiedad horizontal, y resaltando los beneficios que podrían inclinar
la balanza a su favor ante una elección.
TABLA DE CONTENIDO
INTRODUCCIÓN ......................................................................................................................... 10
1. OBJETIVOS .......................................................................................................................... 12
1.1. OBJETIVO GENERAL ........................................................................................................... 12 1.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS .................................................................................................. 12
2. CONTEXTO GENERAL ...................................................................................................... 13
2.1. ANTECEDENTES .................................................................................................................... 14 2.1.1. Historia de la propiedad horizontal en Colombia. ................................................................................ 15
2.2. Metodología ............................................................................................................................... 20
3. ANALISIS DE LAS HERRAMIENTAS TECNOLOGICAS PARA ADMINISTRACION DE PROPIEDAD HORIZONTAL ............................................................................................... 22
3.1. SIIGO ......................................................................................................................................... 22 3.2. IGLUW ...................................................................................................................................... 24 3.3. DAYTONA INTERCLOUD .................................................................................................... 27 3.4. EDIFITO ................................................................................................................................... 29 3.5. KIPO .......................................................................................................................................... 31 3.6. ANTORAMI .............................................................................................................................. 33 3.7. SISTEVOT ................................................................................................................................ 34
4. ASAMBLEA GENERAL DE COPROPIETARIOS EN TIEMPO DE COVID-19 ........... 38
5. CONCLUSIONES ................................................................................................................. 40
Bibliografía .................................................................................................................................... 42
LISTA DE TABLAS Tabla 1. Resumen de características de las herramientas analizadas. ........................................... 37
TABLA DE ILUSTRACIONES Ilustración 1. Características de SIIGO propiedad horizontal ...................................................... 24 Ilustración 2. Características IGLUW. ......................................................................................... 27 Ilustración 3. Características Daytona Intercloud. ....................................................................... 29 Ilustración 4. Características Edifito. ........................................................................................... 31 Ilustración 5. Características KIPO. ............................................................................................. 33 Ilustración 6. Características Antorami. ....................................................................................... 34 Ilustración 7. Características SisteVOT. ...................................................................................... 35
INTRODUCCIÓN
Esta monografía plantea un análisis sobre la oferta de herramientas tecnológicas para la
administración de propiedad horizontal disponibles en el mercado, dedicando un apartado especial
a la realización de asambleas virtuales en tiempos de pandemia - covid-19 -. Dentro de este análisis
se observa la evolución y aumento de este tipo de organizaciones, exponiendo cifras de crecimiento
de la población que las habita, las herramientas empleadas para el manejo de información
administrativa antes de la llegada de las TICs y como han ido evolucionando posterior a estas, y
como las TICs han impactado en el proceso de superación de la barrera del distanciamiento social
para el cumplimiento de las obligaciones propias de las copropiedades.
Como primer paso se brinda un acercamiento al régimen de propiedad horizontal, identificando
cuales son las organizaciones que se denominan propiedad horizontal en Colombia, y su relación
respecto a la evolución de sus similares a nivel internacional en materia legislativa y administrativa.
Se aborda el tema normativo en el territorio nacional haciendo énfasis en las responsabilidades
administrativas que conlleva para las propiedades horizontales.
Posteriormente se realiza análisis de las necesidades generales de las organizaciones acogidas
al régimen de propiedad horizontal, y se detectan las necesidades específicas que pueden surgir por
el tamaño o destinación de la copropiedad; brindando así un panorama amplio de los
requerimientos que se espera cubra una herramienta tecnológica en cada copropiedad según su
perfil.
Una vez conocidas las necesidades administrativas que deben ser cubiertas por la herramienta
tecnológica a elegir por una propiedad horizontal se realizará una exploración de las soluciones
tecnológicas más conocidas y utilizadas en el sector de la propiedad horizontal, destacando los
principales beneficios que ofrecen y el factor diferencial respecto a sus similares.
Dentro de las labores propias de la administración de una propiedad horizontal el aspecto que
más se ha visto afectado por la situación de pandemia vivida durante el 2020 y 2021 ha sido la
realización de asambleas ordinarias y extraordinarias de copropietarios, por esta razón se dedica
un apartado especial para determinar como el uso de diferentes plataformas tecnológicas ha
impactado en la participación democrática de los copropietarios en la realización de estas
asambleas, analizando los medios empleados para deliberación y votación en la toma de decisiones
que en estas asamblea se requieren.
1. OBJETIVOS
1.1. OBJETIVO GENERAL
Analizar las herramientas tecnológicas disponibles para el apoyo de la labor administrativa de
propiedad horizontal en Colombia.
1.2.OBJETIVOS ESPECÍFICOS
• Caracterizar las organizaciones de propiedad horizontal y su regulación en el territorio
colombiano.
• Analizar las necesidades administrativas de las propiedades horizontales.
• Identificar las diferentes herramientas tecnológicas que se enfocan en los procesos de
administración de administración de una propiedad horizontal.
• Evaluar la idoneidad de las opciones tecnológicas que tienen las propiedades
horizontales para sus procesos administrativos en función de sus necesidades
específicas.
2. CONTEXTO GENERAL
Se toma como punto de partida la necesidad de las organizaciones de propiedad horizontal de
contar con una herramienta tecnológica que le ayude a gestionar de forma eficiente la
administración de sus recursos, y las ofertas del mercado lo cual hace difícil la tarea de elegir una,
ya que no es conveniente que los administradores deban llevar controles manuales o en
herramientas como Excel debido al aumento de tiempo que se genera la gestión de la
administración de la propiedad y la dificultad que representa en la generación de informes que
reflejen la situación actual de la copropiedad de cara a asambleas o auditorias, pero por otro lado
no se puede descuidar la relación costo beneficio, principalmente para las organizaciones de
pequeña y mediana escala que cuentan con presupuestos más reducidos que las organizaciones de
propiedad horizontal de gran tamaño.
Entendiendo que tanto los recursos como las necesidades con que cuentan las organizaciones
de propiedad horizontal varían no solo en función de su tamaño sino también de la destinación de
las unidades que componen la copropiedad, lo cual se especifica en la suscripción de la escritura
pública (Sistema unico de informacion normativa, 1970), se realiza la presente monografía, la cual
no pretende ser una guía para la elección de una herramienta tecnológica para determinada
organización de propiedad horizontal, sino presentar la información y conceptos necesarios que
permitan al lector tener el criterio suficiente para responder de la mejor manera la pregunta ¿Qué
herramienta tecnológica le conviene más a mi copropiedad?
2.1. ANTECEDENTES
El rápido crecimiento de la población ha generado la necesidad de viviendas y/o espacios de
trabajo con la capacidad necesaria para atender el creciente número de ciudadanos, a la vez que se
hace necesario poder cubrir sus necesidades recreativas, sociales y de seguridad. Por esta razón
empiezan a surgir pequeños grupos de familias que construyen sus viviendas dentro de un entorno
común, el cual entre todos se aseguran de mantener y brindar la seguridad necesaria, pero cada uno
siendo responsable por su inmueble en particular. Según Camilo Herrera de la firma Raddar, en
entrevista al diario El Tiempo, “hace solo treinta años más del 80 por ciento de los colombianos
habitaba en casas, situación que ha cambiado con el auge de conjuntos residenciales que –asegura
el directivo– prácticamente, son ‘minimunicipios’” (Herrera, 2018).
Este fenómeno se viene dando a nivel mundial desde hace muchos años, y aunque algunos
juristas ubican sus orígenes en el derecho romano la referencia legal más antigua se encuentra en
uno de los códigos civiles más conocidos del mundo, el código francés.
…la primera referencia legal a la propiedad horizontal aparece en el Código Civil
francés de 1804, conocido como “Código Napoleón”. En su artículo 664, este código
legislaba sobre el caso en el cual “... distintos pisos de un edificio pertenecen a
diferentes propietarios” y establecía una serie de reglas rudimentarias referidas a las
obligaciones de dichos propietarios respecto de las mejoras y el mantenimiento del
edificio… (Coloma, 2001).
Dada la influencia que tuvo el código civil francés de 1804 (República de Francia, s.f.) en el
resto de códigos civiles del mundo occidental, son muchas las similitudes que se evidencian en la
legislación del régimen de propiedad horizontal en los países de Latinoamérica, encontrando
referencias a regulación de este tipo de régimen en diferentes países como Ecuador con el artículo
895 del Código civil de 1861 (Wipo, s.f.), Perú en su código civil de 1936 (Ministerio de justicia y
derechos humanos, 2014), Argentina por medio de la ley 13512 de 1948 (Ministerio de justicia y
derechos humanos, Argentina, s.f.), entre otros. Aunque varios de los países de la región, guiados
por el código civil francés, incorporan en sus cartas magnas referencias hacia lo que hoy conocemos
como régimen de propiedad horizontal, no es sino hasta mediados del siglo XX que se experimenta
el desarrollo de esta clase de construcciones y es allí donde según sus necesidades, cada país expide
su propia reglamentación.
2.1.1. Historia de la propiedad horizontal en Colombia.
Aunque los orígenes de las agrupaciones de viviendas que hoy en día pueden catalogarse como
propiedad horizontal en Colombia son inciertos, si se tiene registro de las primeras leyes que en
esta materia se expidieron dentro del marco de la violencia política vivida en el país a mediados
del siglo XX y como consecuencia de los hechos desencadenados tras el asesinato del entonces
candidato presidencial Jorge Eliecer Gaitán, ante la necesidad de reconstruir las ciudades afectadas
se expide la ley 182 de 1948 sobre la cual la corte constitucional en sentencia C-782-04 indica:
“El régimen de propiedad horizontal surgió como una necesidad social producto de los sucesos
del 9 de abril de 1948, que llevaron a la expedición de la Ley 182 de 1948, para asegurar el
acceso a la propiedad inmueble a un mayor número de personas. El artículo 2° de ese cuerpo
normativo estableció que un inmueble podía ser separado en unidades independientes, de
manera tal que un propietario podía ser considerado dueño exclusivo de su piso o departamento
y comunero en los bienes afectados al uso colectivo.” (Corte constitucional, 2004)
Fue esta ley el primer paso para lograr el reconocimiento y normatividad con el que hoy gozan
las organizaciones de propiedad horizontal, la cual se pudo dar por la coyuntura que vivió el país a
causa de la violencia partidista y la migración de la población de las zonas rurales a las urbanas
que a partir de esta década tuvo que enfrentar el país, generando opciones de vivienda más
económicas y con un mejor aprovechamiento del suelo para dar cabida a la mayor cantidad de
personas en una menor porción del terreno.
Durante casi 4 décadas la ley 182 de 1948 fue la única regulación sobre propiedad horizontal
en Colombia, hasta que en 1985 se expide la ley 16 del mismo año, por medio de la cual se establece
la necesidad de constituir una persona jurídica para la administración y representación de la
organización acogida al régimen de propiedad horizontal, como lo expuso el entonces senador
Hernán Echeverry Coronado en la ponencia del proyecto que se convertiría en ley, siendo citado
por la corte constitucional en su sentencia T-345-96 “Uno de los principales vacíos observados
por la doctrina en la Ley 182 de 1948 es la falta de personería jurídica para la propiedad horizontal,
con el objeto de facilitar la mejor administración de los bienes de uso o servicio común” (Corte
constitucional, 1996). Una vez cursado el trámite y promulgada la ley se establece la constitución
de una persona jurídica la cual deberá velar por los intereses de los copropietarios, como lo indico
el artículo 3 de misma ley.
“Artículo 3°. Persona jurídica. La propiedad horizontal una vez constituida legalmente, forma
una persona jurídica distinta de los propietarios de los bienes de dominio particular o exclusivo
individualmente considerados. Esta persona, que no tendrá ánimo de lucro, deberá cumplir y
hacer cumplir la ley y el reglamento de propiedad horizontal, administrar correcta y
eficazmente los bienes de uso o servicio común y en general ejercer la dirección,
administración y manejo de los intereses comunes de los propietarios de inmuebles en relación
con el mismo.” (Sistema unico de informacion normativa, 1985)
Ante la proliferación de este tipo de agrupamiento de viviendas y la vigencia de las dos leyes
anteriormente nombradas el gobierno colombiano en el año 2001 expide la ley 675, por medio de
la cual unifica la regulación correspondiente al régimen de propiedad horizontal, reglamentando
de esta forma la agrupación de inmuebles donde confluyen la propiedad particular de cada
inmueble con la propiedad común, determinado la titularidad independiente de cada uno de estos,
estando la copropiedad representada por una personería jurídica con la responsabilidad de
administrar y gestionar los recursos y bienes comunes, pero a su vez con la capacidad de exigir a
cada copropietario el cumplimiento de sus obligaciones en proporción a su porcentaje de
participación en la copropiedad. El gobierno colombiano también determino que el control sobre
estas organizaciones seria ejercido por cada ente territorial y debían seguir los lineamientos que la
superintendencia de sociedades determine, así como respetar el código de comercio en todo lo que
a sociedades se refiere.
La ley 675 establece la figura de administrador, quien será el encargado de velar por los intereses
comunes de los copropietarios y garantizar el correcto funcionamiento de la copropiedad, y cuyas
funciones podrán ser desempeñadas por uno de los copropietarios en las copropiedades de menor
tamaño. En el artículo 51 de la misma ley se especifican las siguientes funciones, las cuales debe
cumplir quien haga las veces de administrador de la copropiedad:
Por lo anterior el volumen de información que se debe manejar es alto, y a mayor número de
inmuebles dentro de la copropiedad mayor volumen de información, por lo cual se hace necesario
contar con herramientas que sirvan de apoyo para el control de cada una de las gestiones que el
administrador realizara dentro de la copropiedad:
1) Convocar a la asamblea a reuniones ordinarias o extraordinarias y someter a su aprobación el
inventario y balance general de las cuentas del ejercicio anterior, y un presupuesto detallado de
gastos e ingresos correspondientes al nuevo ejercicio anual, incluyendo las primas de seguros.
2) Llevar directamente o bajo su dependencia y responsabilidad, los libros de actas de la asamblea y
de registro de propietarios y residentes, y atender la correspondencia relativa al edificio o conjunto.
3) Poner en conocimiento de los propietarios y residentes del edificio o conjunto, las actas de la
asamblea general y del consejo de administración, si lo hubiere.
4) Preparar y someter a consideración del Consejo de Administración las cuentas anuales, el informe
para la Asamblea General anual de propietarios, el presupuesto de ingresos y egresos para cada
vigencia, el balance general de las cuentas del ejercicio anterior, los balances de prueba y su
respectiva ejecución presupuestal.
5) Llevar bajo su dependencia y responsabilidad, la contabilidad del edificio o conjunto.
6) Administrar con diligencia y cuidado los bienes de dominio de la persona jurídica que surgen como
consecuencia de la desafectación de bienes comunes no esenciales y destinarlos a los fines
autorizados por la asamblea general en el acto de desafectación, de conformidad con el reglamento
de propiedad horizontal.
7) Cuidar y vigilar los bienes comunes, y ejecutar los actos de administración, conservación y
disposición de estos de conformidad con las facultades y restricciones fijadas en el reglamento de
propiedad horizontal.
8) Cobrar y recaudar, directamente o a través de apoderados cuotas ordinarias y extraordinarias,
multas, y en general, cualquier obligación de carácter pecuniario a cargo de los propietarios u
ocupantes de bienes de dominio particular del edificio o conjunto, iniciando oportunamente el cobro
judicial de las mismas, sin necesidad de autorización alguna.
9) Elevar a escritura pública y registrar las reformas al reglamento de propiedad horizontal aprobadas
por la asamblea general de propietarios, e inscribir ante la entidad competente todos los actos
relacionados con la existencia y representación legal de la persona jurídica.
10) Representar judicial y extrajudicialmente a la persona jurídica y conceder poderes especiales para
tales fines, cuando la necesidad lo exija.
11) Notificar a los propietarios de bienes privados, por los medios que señale el respectivo reglamento
de propiedad horizontal, las sanciones impuestas en su contra por la asamblea general o el consejo
de administración, según el caso, por incumplimiento de obligaciones.
12) Hacer efectivas las sanciones por incumplimiento de las obligaciones previstas en esta ley, en el
reglamento de propiedad horizontal y en cualquier reglamento interno, que hayan sido impuestas
por la asamblea general o el Consejo de Administración, según el caso, una vez se encuentren
ejecutoriadas.
13) Expedir el paz y salvo de cuentas con la administración del edificio o conjunto cada vez que se
produzca el cambio de tenedor o propietario de un bien de dominio particular.
14) Las demás funciones previstas en la presente ley en el reglamento de propiedad horizontal, así como
las que defina la asamblea general de propietarios.
(Congreso de Colombia, 2001)
Para el actual análisis se examinan alternativas de herramientas tecnológicas de apoyo para las
labores administrativas de la propiedad horizontal como SIIGO, Igluw, Daytona intercloud,
Edifito, kipo, Antorami, Sistevot; las cuales brindan opciones para llevar el control de la gestión
de una copropiedad y realización de asambleas; encontrando en la mayoría de ellas que su costo se
encuentra fuera del presupuesto de las copropiedades de pequeño y mediano tamaño, y salvo
contadas excepciones no cubren la totalidad de las necesidades de la copropiedad, siendo la
principal dolencia la falta de un módulo para la realización de asambleas, normalmente debiendo
adquirir otro producto o servicio que permita realizar estas jornadas de participación ciudadana.
2.2. Metodología
Para el cumplimiento del objetivo general se realiza una revisión documental teniendo en cuenta
la historia y actualidad de la propiedad horizontal en Colombia complementado con una
investigación de la oferta de soluciones tecnológicas enfocadas a la administración de propiedad
horizontal y la realización de asambleas soportada en fuentes primarias, con técnicas cualitativas.
Para un mejor entendimiento de las necesidades que buscan ser atendidas por las herramientas
tecnológicas en análisis, se ha brindado el contexto de historia del régimen de propiedad horizontal
en Colombia, así como las labores propias de la administración que son consagradas en la ley 675
del 2001 (Congreso de Colombia, 2001), ya que son estas funciones por las cuales debe responder
la persona jurídica que sostiene la titularidad de la copropiedad, representada legal y
administrativamente por la figura del administrador.
Con el fin de realizar el análisis con la información más confiable posible se acude directamente
a la documentación que el proveedor de cada herramienta tecnológica pone a disposición de los
potenciales usuarios, para de esta forma poder conocer las características y beneficios que cada una
de ellas ofrecen a las organizaciones de propiedad horizontal. Dedicando un apartado especial a las
herramientas que serán de utilidad para la realización de asambleas.
3. ANALISIS DE LAS HERRAMIENTAS TECNOLOGICAS PARA ADMINISTRACION DE PROPIEDAD HORIZONTAL
Para la elección de las herramientas tecnológicas a tener en cuenta en el presente análisis se
recurre a la opinión de administradores y expertos en propiedad horizontal recogido por diferentes
foros y sitios en línea especializados en propiedad horizontal, como
www.revistapropiedadhorizontal.com, www.metrocuadrado.com, www.esdetodos.com, entre
otros; donde se destacan soluciones tecnológicas como SIIGO, Igluw, Daytona intercloud, Edifito,
kipo, Antorami, Sistevot; de las cuales se realiza la respectiva investigación para determinar los
beneficios y características que ofrecen a la propiedad horizontal y que posiblemente les hagan
destacar de las demás.
3.1. SIIGO
SIIGO es una empresa dedicada principalmente a suplir las necesidades tecnológicas del sector contable
y financiero, según datos tomados de su web (www.siigo.com) a 2021 cuenta con 32 años de experiencia
atendiendo a más de 200.000 empresas en cinco países de Latinoamérica, facilitando la labor de más 80.000
contadores con un alto porcentaje de satisfacción como se puede leer en su web, “Entendemos la importancia
de Siigo en los negocios de nuestros clientes, por eso cuando nos contactan son atendidos en menos de 2
minutos, comprometiéndonos a encontrar la solución sin importar lo que demoremos; por eso estamos
orgullosos de nuestro 93% de satisfacción” (Siigo, s.f.).
Dada su amplia experiencia en el sector contable SIIGO ofrece una alternativa muy completa en cuanto
a manejo de temas contables de la copropiedad, siendo este su punto más fuerte, pero sin dejar de lado otros
aspectos generales de la mayoría de las copropiedades. Dentro de los beneficios generales podemos
encontrar aspectos como el control de los inmuebles que forman parte de la copropiedad con sus respectivos
coeficientes de propiedad, información de propietarios y residentes con su núcleo familiar y vehículos
autorizados para el acceso a la copropiedad.
En la parte contable ofrece la posibilidad de registrar el presupuesto determinado para la copropiedad
por la asamblea, así como su distribución en cuotas de administración para cada inmueble de acuerdo con
los coeficientes de propiedad; permitiendo comparaciones entre lo presupuestado y ejecutado para detectar
posibles desviaciones y realizar el control pertinente. En cuanto a la facturación SIIGO ofrece la opción de
facturación en bloque, permitiendo reducir los tiempos dedicados a esta tarea y minimizando errores,
permitiendo también la parametrización de los diferentes conceptos de facturación que requiera manejar la
copropiedad. Contablemente SIIGO pretende ser un gran apoyo para el profesional del área, automatizando
la generación de los libros contables, estados financieros, certificados de retenciones, entre otros; así como
la administración de los diferentes centros de costos que maneje la copropiedad. También es posible llevar
el control de los activos fijos pertenecientes a la copropiedad, su estado y administración de las pólizas de
seguros con que cuente la copropiedad. Por la parte de la cartera permite llevar el control de los pagos
pendientes por realizar, así como el envió de comunicaciones de cobro persuasivo además de llevar control
de intereses por mora en los pagos. Por último, cada uno de los anteriores módulos cuentan con los
respectivos reportes que permiten evidenciar la situación administrativa de la copropiedad, permitiendo
tomar correctivos en los aspectos que se requieran.
Dentro de las oportunidades de mejora que se pueden evidenciar en SIIGO se encuentra la ausencia de
una opción para la realización de asambleas, así como opciones que permitan poner a disposición de los
copropietarios documentos que se requieran para la convocatoria de estas o información en general.
Tampoco se cuenta con ningún acceso para copropietarios que permita consultas y autogestión de su
propiedad particular dentro de la copropiedad, o la reserva de zonas comunes que quieran ser utilizadas en
un momento determinado.
Ilustración 1. Características de SIIGO propiedad horizontal
Fuente: Elaboración propia
3.2. IGLUW
Esta herramienta tecnológica tuvo sus orígenes por el año 2014, pero el lanzamiento se realizó
a mediados de 2016 con el apoyo de instituciones como Inversiones vanguardia y el programa de
emprendimiento de la universidad de los Andes (Saldaña, s.f), bajo el nombre de Webdificio,
Como principal factor diferenciador frente a otras herramientas sus creadores quisieron darle al
copropietario la experiancia de pertenecer a un club, propendiendo por establecer alianzas que
permitieran a la copropiedad brindar a sus integrantes beneficios como descuentos en ciertos
servicios de entretenimiento y recreación. Adicional brinda a las administraciones de las
organizaciones de propiedad horizontal la posibilidad de publicar avisos de contratación, así como
la verificación de la reputación de los proveedores que por medio de esta se pueden contactar,
también cuenta con información sobre ferias de propiedad horizontal donde los interesados pueden
ver opciones para actualización de conocimientos sobre lo concerniente a propiedad horizontal, así
como nuevas tendencias en el campo.
Esta herramienta está desarrollada en entorno web, lo cual permite que cualquier propietario
pueda registrarse en ella relacionando la copropiedad a la que pertenece y el inmueble del que es
titular, y será la administración la encargada de autorizar o rechazar el registro de este. Una vez
autorizado el registro los propietarios podrán desde allí contactar algunos servicios que requieran
en su inmueble como lavandería, cerrajería, plomería, peluquería, veterinario, entre otras. Como
propuesta de valor, esta plataforma cobra un pequeño porcentaje en los servicios contratados por
medio de ella, de los cuales el 50% de lo recaudado está destinado para la administración de la
organización de propiedad horizontal permitiéndole tener un ingrese adicional que ayude a mitigar
de cierta forma la carga sobre los copropietarios.
Dentro de las características generales que requiere una copropiedad, Igluw ofrece el control de
inmuebles, así como de sus propietarios, residentes y personal autorizado al acceso a la
copropiedad. Adicional permite realizar la facturación por los diferentes conceptos que maneje la
copropiedad pudiendo ser estos parametrizables, y generándose el respectivo botón de pago para
cada uno de los copropietarios registrados en la plataforma o la comunicación al correo registrado
de quien no lo esté. También se lleva el control de la cartera de cada uno de los inmuebles de la
copropiedad identificando las expensas dejadas de cancelar, así como la edad de la cartera
adeudada. Esta herramienta presenta un componente de autogestión para cada uno de los
propietarios de los inmuebles registrados en la plataforma, por medio del cual pueden actualizar
sus información básica de contacto y residencia, personas autorizadas para ingreso a la propiedad,
reserva en línea de zonas comunes, radicación de solicitudes, quejas y reclamos a la administración,
cartelera digital para estar enterado de las novedades del copropiedad y por supuesto realizar el
pago de sus responsabilidades pecuniarias. En cuanto a la realización de asambleas dispone del
servicio denominado WEBasamblea, el cual sirve de soporte paran la realización de asambleas
presenciales, virtuales o mixtas, permitiendo la personalización entre los diferentes servicios que
ofrece donde la administración de la copropiedad podrá seleccionar si requiere o no la contratación
de sitio web, horas de capacitación, envió de SMS, transmisión en vivo, grabación de voz y/o video.
Este servicio permitirá realizar y registrar la votación en sitio para las asambleas presenciales y
mixtas, o a través de un portal dedicado para el desarrollo de la asamblea en el caso que sea virtual
o mixta.
Por otro lado, esta plataforma adolece de una gestión contable más completa, ya que si bien
permite generar reportes de todos los procesos que se llevan a cabo en ella, no tiene una opción
para la gestión del presupuesto que es algo fundamental en el funcionamiento de una propiedad
horizontal ya que su contabilidad es presupuestal, es decir que se estructura a partir del presupuesto
aprobado por la asamblea general de copropietarios; tampoco cuenta con una opción de registros
contables o generación de interfaces hacia algún software contable, lo que genera que la
administración deba adquirir otro software con fines contables y encargarse de los registros en este.
Por último, no se encuentra ninguna referencia frente a la gestión de los activos fijos de la
copropiedad o información referente al manejo de pólizas y seguros, también quedando como
responsabilidad de la administración el manejo de esta información.
Ilustración 2. Características IGLUW.
Fuente: Elaboración propia
3.3. DAYTONA INTERCLOUD
Daytona Intercloud es un software para administración de propiedad horizontal basado en la
nube, es desarrollado por la empresa Desystec, la cual cuenta con más de 27 años de experiencia y
más de 5.000 clientes principalmente de propiedad horizontal y el sector inmobiliario (Desystec,
s.f.), como se puede leer en su página web. Esta herramienta pretende garantizar a sus usuarios la
continua disponibilidad del servicio 24-7 a la vez que garantiza la seguridad de la información que
se maneja en la plataforma.
Al igual que la mayoría de las herramientas permite la gestión de los inmuebles de la
copropiedad, así como de sus propietarios, residentes y personas autorizadas a ingresar a los
mismos, y los datos básicos de contacto. Cuenta con un módulo para el registro del presupuesto
aprobado por la asamblea, así como su seguimiento y diferentes reportes para evidenciar el
cumplimiento o desvió en la ejecución. Por medio de su módulo de facturación es posible generar
el cobro de las cuotas correspondientes las cuales pueden ser enviadas por correo electrónico,
impresas para entrega en físico o consultadas por medio de acceso web por los propietarios. Los
registros contables se pueden llevar en la misma herramienta, brindando la facilidad de realizar
conciliaciones bancarias e identificación de pagos por medio de extractos bancarios en archivo
plano, además de la generación de la nómina de los empleados de la copropiedad. Esta herramienta
también permite llevar el control de los activos fijos de la copropiedad, así como la generación de
informes sobre los mismos. Cada inmueble cuenta con su estado de cartera y control de proceso de
cobros ante incumplimientos, complementado con los diferentes reportes que reflejan el recaudo y
mora en la copropiedad. Esta herramienta también cuenta con una opción de autogestión por la
cual los propietarios de las unidades de la copropiedad pueden actualizar su información de
contacto, reservar el uso de zonas comunes, radicar solicitudes a la administración y realizar el
pago de sus obligaciones entre otros. En cuanto a la realización de las asambleas, la herramienta
ofrece un apoyo para la realización de asambleas presenciales, para lo cual cuenta con la generación
de fichas con códigos de barras con las cuales se realizara el registro de asistencia y control de
quorum, también puede ser usada para el registro de la votación pudiendo elegir entre esta opción
o realizarla desde el dispositivo móvil de cada asistente; con la herramienta también es posible
programar el cobro de sanción a los copropietarios no representados en la asamblea cuando así lo
requiera la copropiedad.
Esta puede ser catalogada como una de las herramientas de administración de propiedad
horizontal más completa, dado que cumple con la mayoría de las necesidades que requiere una
copropiedad, con la única limitación de cantidad de inmuebles según el plan que se contrate.
Ilustración 3. Características Daytona Intercloud.
Fuente: Elaboración propia
3.4. EDIFITO
Edifito es una herramienta tecnológica para el apoyo de la labor administrativa de una propiedad
horizontal, de origen chileno con más de 16 años de experiencia y usada en más de 3.600
copropiedades según datos oficiales de su página web (Edifito, s.f.). Su llegada a Colombia se da
entre 2018 y 2019, prometiendo automatizar los procesos de una propiedad horizontal. Es una
solución tecnológica 100% online, la cual cuenta con aplicación para móviles brindando a los
usuarios muchas posibilidades en la autogestión de su propiedad, así como el pago de sus
obligaciones.
La herramienta permite el registro de los inmuebles de la copropiedad, así como la gestión de
los terceros asociados a cada uno de ellos, también cuenta con herramientas para comunicaciones
masivas y mensajería. Dentro del apartado contable permite el registro de los movimientos
contables de la copropiedad y automatiza el proceso de facturación de las obligaciones de los
inmuebles, así como el envío de a los propietarios, también permite conocer el estado de la cartera
de cada inmueble, así como el historial de pagos realizados. Para la realización de asambleas la
herramienta sirve de apoyo para las tareas logísticas de convocatoria y envío de documentos,
permitiendo también la realización de asambleas virtuales, con las respectivas intervenciones de
los propietarios y votaciones necesarias.
Esta herramienta además ofrece como valor agregado un módulo de control de acceso a las
instalaciones de la copropiedad, identificando que personas ingresan por cada inmueble, así como
el tiempo que están dentro de la copropiedad. También cuenta con un módulo de gestión de
paquetería que es entregada en la portería de la copropiedad, lo que garantiza el control de los
paquetes recibidos y la entrega al responsable del inmueble que figure como destinatario.
En la parte presupuestal y el manejo de activos fijos, esta herramienta tiene oportunidades de
mejora, ya que al contar con tan poco tiempo en el mercado colombiano aún no se ajusta del todo
a las necesidades locales, presentando un manejo del presupuesto muy básico, y una inexistente
mención a la gestión de activos fijos y pólizas de seguro de estos.
Ilustración 4. Características Edifito.
Fuente: Elaboración propia
3.5.KIPO
Kipo es un producto de la empresa con el mismo nombre, fundada en Medellín en el año 2019,
es una opción relativamente nueva, enfocada en la propiedad horizontal con destinación
residencial, centrada principalmente en la interacción de los residentes con la copropiedad
pretendiendo hacer más fácil la interacción cotidiana que se da en una organización de este tipo.
En su perfil de la red social laboral LinkedIn, se definen como “una empresa liderando la
transformación de unidades residenciales, con soluciones innovadoras y tecnológicas” (Kipo, s.f.),
por lo que no es raro encontrar servicios como detección de placas de los vehículos para acceso a
la copropiedad. Como se mencionaba anteriormente su objetivo se centra en mejorar la
comunicación entre administración y residentes/propietarios, notificaciones sobre novedades
publicadas por el administrador de la copropiedad, radicación de solicitudes, encuestas y manejo
de citofonía.
Dentro de la gestión de los inmuebles, permite registrar los residentes y datos de contacto,
siendo estos muy importantes para el propósito principal que tiene la herramienta que es la
comunicación fluida entra las partes de la copropiedad. La facturación se realiza y se envía de
forma masiva a los responsables de cada inmueble, permitiendo ser pagada desde la aplicación
móvil, tanto por PSE como con tarjeta de crédito y realizando conciliación automática, lo que
permite tener una cartera actualizada pudiendo comprobar su estado por medio de los reportes con
que cuenta la herramienta. Los propietarios y residentes cuentan con la app móvil, por medio de la
cual aparte de realizar el pago de sus obligaciones pueden realizar otras gestiones del inmueble,
como actualizar su información de contacto, diligenciar encuetas de la administración, radicar
solicitudes, gestionar la paquetería pendiente de recoger, autorizar el ingreso de visitas y
domiciliarios; convirtiéndose estos dos últimos, junto a la detección de placas de los vehículos, en
un factor diferenciador sobre las demás herramientas tecnológicas para la administración de
propiedad horizontal.
Aunque Kipo es una propuesta muy interesante de cara al futuro, en el momento encuentra
múltiples opciones de mejora en el manejo de los aspectos contables de la copropiedad, donde no
se evidencia un manejo del presupuesto aprobado por la asamblea general de propietarios, ni
registros contables de los movimientos de la copropiedad. También se hace necesario un esfuerzo
adicional en la gestión de los activos fijos de la copropiedad y la información respecto a pólizas y
seguros. Respecto a las asambleas, realiza una importante labor en mantener informada a la
comunidad lo que se traducirá en asambleas más rápidas y concisas, pero la herramienta no brinda
ninguna asistencia para la realización de estas. A pesar de los aspectos que aún no han sido
cubiertos, es una alternativa que merece la pena tener a la vista de cara al futuro.
Ilustración 5. Características KIPO.
Fuente: Elaboración propia
3.6. ANTORAMI
Dentro de las herramientas tecnológicas usadas en la gestión de la copropiedad encontramos
algunas especializadas en la realización de asambleas, como es el caso de Antorami. Esta
herramienta esta desligada del proceso administrativo y se centra únicamente en la ejecución de
asambleas virtuales, con la cual la copropiedad “puede concentrar en un único sistema todos los
procesos de su evento, ganando simplicidad en la operación y maximizando su potencial”
(Antorami, s.f.), permitiendo el registro de inmuebles participantes con su respectivo coeficiente
el cual será tenido en cuenta para el conteo de votos, también es posible el registro de poderes de
representación los cuales son validados durante la inscripción a la asamblea donde se llevara
control del quorum, el cual será visible para cada uno de los asistentes desde su pantalla en todo
momento. Esta herramienta cuenta con la facilidad de parametrización previa de los temas a tratar,
así como de los puntos sujetos de votación con las diferentes opciones por las cuales podrán votar
los asistentes. Cuando se adquieren los servicios de asamblea con Antorami, se recibe
acompañamiento durante todo el desarrollado de la asamblea de uno de sus asesores, quien estará
a cargo del manejo de la plataforma, y proveerá el acceso a video conferencia por medio de la
herramienta ZOOM, se genera un usuario y contraseña para cada uno de los asistentes para el
acceso a la plataforma, registrando la fecha y hora de ingreso, así como cada uno de sus votos. La
plataforma permite la generación de los diferentes informes, al igual que la descarga de los
documentos adjuntos de la convocatoria.
Ilustración 6. Características Antorami.
Fuente: Elaboración propia
3.7. SISTEVOT
De la misma forma que la herramienta anterior Sistevot es, según su página web, “una
plataforma web que permite gestionar el desarrollo de reuniones virtuales o mixtas en calidad de
alquiler” (SisteVot, s.f.), la cual permite la realización de asambleas sin ser necesaria la
aglomeración de los copropietarios y/o sus apoderados. Esta plataforma brinda las opciones de
recepción de poderes, registros de asistencia, verificación del quorum, votaciones en tiempo real,
visualización de resultados de las deliberaciones, usuario y clave exclusivos para cada asistente,
generación de informes sobre la reunión y las votaciones realizadas, y adicional generación de
certificado de asistencia por parte de los participantes. La vídeo conferencia también es realizada
por la herramienta ZOOM, pero ofrece la opción de esta integrado dentro de la plataforma web, lo
que da una sensación de unificación de la reunión y los procesos de votación. Al igual que la
anterior herramienta, una vez contratada la asamblea, Sistevot asigna un asesor quien será el
encargado de la configuración y manejo de la plataforma durante la realización de la asamblea.
Como aspecto a mejorar encontramos que esta herramienta solo permite la parametrización de una
pregunta a la vez, siendo necesaria la parametrización de cada pregunta y sus opciones de votación
en tiempo real, lo que retrasa un poco el desarrollo de la asamblea.
Ilustración 7. Características SisteVOT.
Fuente: Elaboración propia
Considerando todo lo anteriormente expuesto es innegable el auge actual de la propiedad
horizontal en la actual sociedad en los diferentes países, donde a pesar de sus diferentes necesidades
se presentan similitudes en la forma de reglamentar y gestionar estas organizaciones. Y
puntualmente en Colombia la propiedad horizontal cobro mayor relevancia, debido a la migración
que ha venido viviendo en los últimos 70 años del campo a la ciudad a causa de la violencia y el
conflicto armado que atravesó el país a finales del siglo XX, y ahora por la centralización del
desarrollo en las ciudades principales. Ante esta creciente demanda de residencias y locales
comerciales u oficinas, el paradigma de la construcción en propiedad horizontal ha tomado mayor
relevancia, hasta el punto de ser expedida una ley de forma específica para este tipo de
construcciones.
Aunque las necesidades específicas de las copropiedades pueden variar en función de su
destinación y tamaño en cantidad de copropietarios, las labores administrativas son transversales a
todas estas copropiedades y depende únicamente de la persona a cargo de la administración de la
copropiedad que nivel de excelencia quiere brindarle a cada una de sus labores. Con base en estas
prioridades ya definidas es que la copropiedad debe decidirse por la elección de una herramienta
con la cual suplan sus necesidades y faciliten y garanticen el cumplimiento de las responsabilidades
para con los entes de control, pero sobre todo para con sus integrantes ya que son estos la razón de
ser de la copropiedad. A continuación, se presenta a modo de resumen las características ofrecidas
por cada una de las herramientas analizadas.
Tabla 1. Resumen de características de las herramientas analizadas.
SIIGO IGLUW DAYTONA EDIFITO KIPO ANTORAMI SISTEVOT Información de inmuebles X X X X X
Control de presupuesto X X
Facturación X X X X X Registros Contables X X X
Control de Activos Fijos X X
Gestión de Cartera X X X X X
Autogestión para propietarios
X X X X
Asambleas X X X X X Valor agregado X X X
Fuente: Elaboración propia
A pesar de que el anterior análisis recoge las herramientas más populares en el sector de la
propiedad horizontal a día de hoy, no se debe descartar tomar en consideración otras herramientas
en el futuro, ya que el sector de las tecnologías de la información está en constante evolución,
dando a luz nuevas herramientas con diferentes enfoques brindando de esta forma más opciones a
las organizaciones para encontrar la herramienta que se adapte a sus necesidades específicas y
permita cumplir con sus responsabilidades administrativas.
4. ASAMBLEA GENERAL DE COPROPIETARIOS EN TIEMPO DE COVID-19
A finales del año 2019 fue notificado por primera vez en Wuhan, China (Organizacion mundial
de la salud, s.f.), un brote por una enfermedad respiratoria, la cual sería denominada como Covid-
19. Según la OMS (organización mundial de la salud) esta es una enfermedad respiratoria
emergente, de rápida propagación, lo cual llevo a los gobiernos de los diferentes países del mundo
a tomar las medidas necesarias para frenar el contagio en su población, la mayoría de ellos
acudiendo a cuarentenas prolongadas y restricciones de la movilidad a nivel interno y externo.
En Colombia, el gobierno nacional por medio del decreto 457 del 22 de marzo de 2020
(Gobierno de Colombia, 2020), ordeno la cuarentena general para toda su población, por lo cual la
realización de asambleas presenciales como se ejecutaban normalmente quedo prohibida, dejando
en incertidumbre a las organizaciones de propiedad horizontal sobre cómo se realizarían estas
jornadas de participación democrática. Con la emisión de los siguientes decretos el gobierno fue
resolviendo ambigüedades y autorizando la realización de asambleas no presenciales, de acuerdo
con lo dispuesto en la ley 675 (Congreso de Colombia, 2001), por esta razón las copropiedades
debieron empezar a implementar las soluciones tecnológicas que le permitiesen llevar a cabo dichas
asambleas.
Algunas copropiedades, las de menor tamaño, optaron por la realización de las asambleas por
medio de plataformas de meeting, tales como ZOOM, TEAMS, GOOGLE MEET, entre otras;
llevando un control de forma manual de la convocatoria, registro de poderes y asistencia; así como
del quorum y las votaciones. Otras copropiedades optaron por el uso de las herramientas
anteriormente descritas que permiten la gestión de la asamblea de forma más ágil y eficiente, sin
embargo, todas se enfrentaron al mismo inconveniente, garantizar la participación democrática de
sus copropietarios. Dado que en todos los casos quien preside la asamblea es quien tiene la facultad
de abrir o cerrar micrófonos a voluntad, de esta forma se evidencian asambleas con el uso de la
palabra monopolizado por el presidente de la asamblea y los órganos administrativos, y otras donde
en pro de la participación se permitían los micrófonos abiertos, pero el abuso de la palabra así como
la falta de cultura de parte de los participantes hacían que el desarrollo de las asambleas fuera más
lento, de lo que normalmente ya es. En estos casos es prácticamente imposible conseguir idear una
herramienta tecnológica para la realización de asambleas que garantice la participación
democrática sin entorpecer el desarrollo de esta, ya que siempre se dependerá del factor humano y
las decisiones que cada uno de los asistentes tome respecto a su participación y uso de la palabra.
5. CONCLUSIONES
Aunque este análisis no pretende ser una guía definitiva para la toma de decisiones en cuanto a
la adquisición de una herramienta tecnológica para la administración de una propiedad horizontal,
el autor se permite, con base en la investigación realizada, sugerir la herramienta que mas le
convendría a la copropiedad según las necesidades sobre las que quieran optimizar esfuerzos de
parte del personal encargado de la administración de sus bienes y servicios de uso común.
Para aquellas copropiedades que requieran liberar a sus administradores de la carga
correspondiente a la generación de informes, para entes de control y propietarios, que reflejen la
realidad financiera de la copropiedad; permitiendo de esta forma dedicar mayor tiempo a atender
las necesidades cotidianas de la copropiedad y sus residentes, se recomienda el uso de la
herramienta de Siigo o la de Daytona Intercloud, ya que son estas dos las mas completas en este
aspecto y que cuentan con mayor experiencia en el ámbito nacional, lo cual es garantía de
cumplimiento con la reglamentación actual, dando un pequeño paso adelante Daytona intercloud
ya que cuenta con modulo de autogestión para propietarios y apoyo en la realización de asambleas;
no obstante se debe balancear esta elección en función del costo beneficio que traiga a la
copropiedad teniendo en cuanta la cantidad de unidades con las que cuente.
Por otro lado, si la copropiedad se puede permitir delegar sobre la administración una mayor
responsabilidad en la gestión de la información contable, o cuenta con alguna herramienta para la
preparación de este tipo de informes, herramientas como Edifito, Igluw y Kipo, son opciones
bastante interesantes que presentan enfoques diferentes de la labor administrativa de la propiedad
horizontal pensando mas en brindar una mejor experiencia a los propietarios, residentes y visitantes
de la copropiedad. Dentro de estas se hace mención especial a Kipo, dado el desarrollo actual en
un corto periodo de evolución y el potencial que muestra sobre su enfoque en la comunicación
entre las diferentes partes de la comunidad, con lo cual se busca la democratización de la
información referente a la copropiedad.
En cuanto a la realización de asambleas, de las herramientas analizadas, y pese a su gran
similitud, el autor se inclina mas por Antorami, ya que el factor diferenciador sobre su
“competidor” es la posibilidad de parametrizar la plataforma con anticipación, lo cual permite una
mejor planeación y ejecución de la asamblea.
Es importante destacar que las anteriores sugerencias son simplemente eso, sugerencias, y
dependerá de la copropiedad y de su realidad financiera y presupuestal el inclinarse por una u otra,
ya que el presente análisis obvio el factor económico; ya que este, sin importar el tamaño o
destinación de copropiedad, dependerá del comportamiento de pago de las expensas comunes por
parte de los copropietarios. Adicional se recomienda, en la medida de lo posible, el tener en cuenta
nuevas herramientas que surjan y cumplan con las necesidades generales de una copropiedad, ya
que de esta forma se favorece la aparición de mas opciones que al final se traduce en mas
posibilidades de optimización administrativa para las organizaciones de propiedad horizontal.
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