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Manuais de Utilização

Nuvem

Página 1Elaboração CTI IFSP câmpus São Carlos – Última Atualização 11/11/2015


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Apresentação

A CTI apresenta a todos o manual de utilização da soluçãode acesso ao repositório de arquivos institucionais através dainternet. O serviço está disponível a todos os servidores ativos comcadastro no IFSP câmpus São Carlos.

O sistema é implantado através do sistema Open SourceOwnCloud e foi adaptado pela CTI para atender váriasfuncionalidades de acesso e compartilhamento de arquivos.

Elaboração CTI IFSP câmpus São Carlos – Última Atualização 11/11/2015


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Motivo da Implementação

Primeiramente temos que deixar claro que a reitoria doIFSP já oferece um serviço de Nuvem utilizando o mesmo software edá toda garantia de funcionamento. Todos os servidores tem acessoatravés do endereço https://nuvem.ifsp.edu.br .

O motivo desta implementação local no câmpus São Carlosfoi focado em uma melhoria no acesso e facilidade decompartilhamento aos arquivos institucionais do câmpus.

O acesso ao servidor de arquivos interno do câmpus SãoCarlos, por razões de segurança, não pode ser realizadoexternamente, o que impossibilita de que a Nuvem da reitoria possarealizar um acesso como o implementado na Nuvem do câmpus SãoCarlos.


https://nuvem.ifsp.edu.br/


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Acesso ao Sistema

O acesso ao sistema é realizado através do endereçohttp://nuvem.ifspsaocarlos.edu.br e é acessível de qualquer localatravés de internet.

Para realizar o acesso deve ser inserido o nome de usuárioe senha institucionais do câmpus São Carlos do IFSP (o mesmo donosso Moodle e do Servidor de Arquivos e Impressão).


http://nuvem.ifspsaocarlos.edu.br/


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Tela InicialA tela inicial oferece as opções

detalhadas na imagem, sendo elas:1 – Navegação principal e escolha defuncionalidades (arquivos, documentos,marcadores, calendário, etc.);2 – Navegador de fontes de dados (parafiltrar os arquivos pelas opçõesdisponíveis);3 – Opções Raiz do seu disco, criação denovos arquivos e pastas e envio dearquivos (limite máximo atual 200Mb);4 – Tela de navegação dos arquivos, atela inicial exibe todos os arquivos econexões com pastas configuradas.



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Tela Inicial

Detalhando o item 1: o menu dá acesso aosserviços atualmente instalados na nuvem.

O de interesse no momento é o Arquivos queprovê o acesso remoto a arquivos e a possibilidade decompartilhamento dos mesmos.

Os outros itens como Documentos, Marcadores,Calendário e outros estão em teste de funcionalidade eainda não recomendamos sua utilização mas podem seracessados normalmente.



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Tela Inicial

Detalhando o item 2: opções de filtragem.- Todos os arquivos: apresenta todos os arquivos armazenados

na nuvem e em todos os armazenamentos externosconectados.

- Favoritos: mostra os itens marcados como favorito pelousuário.

- Compartilhado com você: mostra todos os itens que foramcompartilhados com você.

- Compartilhado com outros: mostra todos os itens que vocêcompartilhou com outros usuários.

- Compartilhado por link: mostra todos os links decompartilhamento externo criados por você.

- Armazenamento Externo: mostra todas as unidades decompartilhamento externo conectadas na sua nuvem.



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Tela Inicial

Detalhando o item 3: Criação de arquivos e pastas eenvio de arquivos.

- Criação de arquivos e pastas: esta opção possibilita a criação depastas na nuvem ou em qualquer unidade de rede(Armazenamento Externo) conectada e também de arquivos detexto.

- Envio de Arquivos: esta opção permite o envio de arquivos paraa nuvem ou para as unidades de rede conectadas. Pedimosatenção para o tamanho máximo de envio de 200 Megabytes.



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Tela InicialDetalhando o item 4: Tela de

exibição dos arquivos e unidadesconectadas.

Esta tela serve para navegaçãonos arquivos e unidades de redeconectadas na nuvem. Na parte daesquerda estará o nome da pasta oucompartilhamento e na direita asinformações de espaço utilizado e últimamodificação realizada.



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Tela InicialDetalhando o item 4 (continuação): Unidades de

Rede conectadas (Armazenamento Externo).

São unidades de rede externas ao servidor danuvem que podem ser conectadas para serem acessadasfora da rede interna do IFSP.

Por padrão as duas unidades de rede disponíveisautomaticamente para todos os usuários são a pasta pessoalde cada usuário no servidor de arquivos e a pastadigitalizações que recebe automaticamente os documentosdigitalizados na impressora Lexmark X950 na sala daDireção.



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Área do UsuárioNo canto superior direito fica localizado o menu do

usuário. As opções disponíveis são Pessoal, Ajuda e Sair.

Utilize a opção pessoal para ver suas preferências deutilização do sistema e para realizar conexões de Unidades deArmazenamento Externo. Na próxima página detalhamento destaopção.

A opção Ajuda mostra alguns tópicos de funcionamento doOwncloud (ainda em inglês).

A opção Sair serve para encerrar a sessão do usuário nonavegador e garantir uma saída segura do sistema.



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Área do UsuárioApós acessar a opção Pessoal no menu usuário a tela de

configuração de preferências do usuário se abrirá e um novo menu naparte esquerda estará disponível para ajudar a navegação desta área.

- A opção Clientes de Sincronização exibe opções paradownload de clientes que executam a sincronização dos arquivos danuvem com seu computador. Por este não ser o propósito do sistema aCTI não recomenda e nem dará suporte na utilização dos mesmos. Sóalertamos que utilizar este tipo de conexão com unidades deArmazenamento Externo podem causar problemas e serão verificadospara garantir a estabilidade do servidor de arquivos da instituição.

As outras opções são informações pessoais do usuário como e-mail e grupos no qual está inserido, opção de alteração de imagem,configuração de notificações (como e quando o sistema envia e-mailspara você).



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Armazenamento ExternoArmazenamento Externo: esta opção serve para realizar conexão com unidades de rede internas e este é o

propósito da implantação desta nuvem, fornecer acesso externo a arquivos do servidor de dados da instituição.

Você somente poderá conectar em compartilhamentos de arquivos no qual você tenha permissão deacesso (lembrando que o usuário e senha da nuvem é o mesmo do servidor de arquivos).



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Para iniciar a configuração de uma unidade armazenamento externo coloque primeiro o nome que vocêquer que o compartilhamento apareça para você na nuvem.

Escolha também o tipo de conexão SMB/CIFS para realizar a conexão.


Armazenamento Externo


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Após selecionar a opção SMB/CIFS preencha os seguintes campos com as seguintes configurações:

- Host: gateway.ifspsaocarlos.edu.br- Usuário: seu nome de usuário- Senha: sua senha- Pasta Remota: nome do compartilhamento que quer se conectar (no caso foi escolhido a pasta PUBLICO do

servidor de arquivos)- Não é necessário salvar, caso o indicador verde seja exibido na configuração a conexão está correta




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Finalizando a configuração pode retornar para a página inicial que a unidade de rede estará disponível paraser utilizada e terá o nome que foi informado no primeiro campo da configuração.




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A outra finalidade da implantação do sistema é o compartilhamento de arquivos de maneira mais fácil,tanto dentro da instituição quanto para fora quando necessário.

Existem dois tipos de compartilhamento que são com usuários ou grupos internos do câmpus e através delink que pode ser distribuído externamente.


Compartilhando Arquivos


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A outra finalidade da implantação do sistema é o compartilhamento de arquivos de maneira mais fácil,tanto dentro da instituição quanto para fora quando necessário. Existem dois tipos de compartilhamento que sãocom usuários ou grupos internos do câmpus e através de link que pode ser distribuído externamente.

Para compartilhar com uma pessoa ou grupo de dentro da instituição basta digitar o nome (que será auto-completado baseado nos nossos usuários e grupos cadastrados e definir as permissões).




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Para o compartilhamento interno podem ser inseridos múltiplos servidores ou grupos para acessar oarquivo. Também devem ser definidas permissões de acesso aos arquivos (por padrão o compartilhamento permiteeditar e realizar mudanças nos arquivos, sugerimos desabilitar esta configuração sempre que necessário). Também épossível notificar por e-mail para o usuário para informar que o item foi compartilhado.




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Para o compartilhamento por link afuncionalidade é prover acesso (somente leitura)externamente a nossa rede e pode ser realizado:- De forma simples (somente marcar o item Compartilhar

link).- Protegido com Senha (inserir a senha que será

solicitada quando alguém tentar acessar o linkcompartilhado).

- Com definição de expiração (definir a data de validadedo compartilhamento, sendo que após esta data omesmo deixará de existir).

- Também é possível uma combinação destes três itenspara dar mais segurança ao compartilhamento.




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Para finalizar gostaríamos de solicitar que todos utilizassem com cuidado, estando cientes que estamostratando de arquivos institucionais e do acesso aos mesmos. Seguem algumas orientações:

- Não compartilhe itens da pasta do setor sem anuência da chefia do mesmo.- Sempre que possível utilize datas de expiração nos compartilhamentos criados.- Utilizem as pastas pessoais para armazenar seus arquivos de trabalho que são separados do setor (estas sãode uso e acesso exclusivo da pessoa).- A não ser que seja absolutamente necessário não compartilhe pastas.- Sempre lembre de cancelar o compartilhamento que realizou após o mesmo não ter mais utilidade.- A utilização do sistema está condicionada a monitoramento da utilização, principalmente no que se aplica àspastas de setores da instituição.- O usuário se responsabiliza totalmente por suas ações no sistema.

Dúvidas adicionais devem ser comunicadas para a CTI através do e-mail [email protected]


Orientações Finais

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