MANUAL BÁSICO DE CADASTRAMENTO SISTEMA DE PROTOCOLO DE... · Capacitar o servidor/usuário para...
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ESTADO DE MATO GROSSO SECRETARIA DE JUSTIÇA E SEGURANÇA PÚBLICA
POLÍCIA JUDICIÁRIA CIVIL DIRETORIA DE EXECUÇÃO ESTRATÉGICA
COORDENADORIA DE DESENVOLVIMENTO INSTITUCIONAL
MANUAL BÁSICO DE CADASTRAMENTO
SISTEMA DE PROTOCOLO
Cuiabá/MT - Janeiro-2015
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OBJETIVO
Capacitar o servidor/usuário para cadastrar documentos e processos no Sistema de Protocolo,
conforme as normativas constantes no Manual de Gestão de Documentos, de maneira prática,
facilitada e versátil e assim registrar toda produção documental produzida pela Instituição, de
forma que haja mais controle e transparência das atividades realizadas pelo órgão.
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ACESSANDO O SISTEMA DE PROTOCOLO:
1 – SITE DA PJC: http://www.policiacivil.mt.gov.br/, na parte inferior da página inicial, terceira coluna - Servidor
Sistema de Protocolo Identificação do Usuário (Matrícula e Senha Padrão): 123456 Entrar
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NO MENU PROTOCOLO, ESCOLHA A OPÇÃO “CADASTRAMENTO”:
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LEIA ATENTAMENTE O DOCUMENTO QUE ESTÁ SENDO PROTOCOLADO, IDENTIFICANDO O ASSUNTO PRINCIPAL E
ESCOLHA A OPÇÃO, CONFORME RELAÇÃO:
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MARQUE A OPÇÃO, INFORMANDO SE É UM DOCUMENTO (QUANDO FOR DOCUMENTO - NÃO SERÁ NECESSÁRIO
INSTRUIR COM OUTROS DOCUMENTOS PARA CONCLUSÃO OU ATENDIMENTO DA SOLICITAÇÃO, TAIS COMO:
DESPACHOS, ANEXOS, ENCAMINHAMENTOS, ETC., UMA VEZ QUE SERÁ ARQUIVADO O QUANTO ANTES, MUITAS
VEZES LOGO APÓS SER RECEBIDO, QUANDO SE TOMA CONHECIMENTO) OU PROCESSO (NECESSITARÁ DE VÁRIOS
DESPACHOS E OUTROS DOCUMENTOS NECESSÁRIOS PARA RESOLUÇÃO DO PLEITO (DEVENDO O MESMO SER
DEVIDAMENTE AUTUADO (PAGINADO E COLOCADO EM CAPA – INICIANDO PELO NÚMERO 2 – CONFORME
ORIENTAÇÃO DO MANUAL DE GESTÃO DE DOCUMENTOS), CONFORME SE VÊ ABAIXO:
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SE O PROCESSO/DOCUMENTO FOR DE INTERESSE PARTICULAR DO SERVIDOR (FÉRIAS, LICENÇA-PRÊMIO, ETC...) OU
DE EMPRESA PRIVADA, ESCOLHER A OPÇÃO, PESSOA FÍSICA OU PESSOA JURÍDICA:
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SE FOR O CASO, DIGITE O CPF OU CNPJ:
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CLIQUE NO BOTÃO: CADASTRAR
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MARQUE O ESTADO, NA SETA AO LADO E A CIDADE DE ORIGEM DO DOCUMENTO:
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AO CADASTRAR O PROCESSO, DIGITE QUAL VOLUME ESTÁ SENDO PROTOCOLADO E A QUANTIDADE TOTAL DE
VOLUMES:
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DIGITE O TIPO DE DOCUMENTO (FORMA ABREVIADA – PADRONIZAÇÃO), CONTENDO TODAS AS INFORMAÇÕES QUE
CONSTAM NO COMPLEMENTO DO OFÍCIO (N. / UNIDADE / USUÁRIO, ETC.):
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ESCOLHA A ORIGEM (ÓRGÃO, EMPRESA, SINDICATO, ETC) DO DOCUMENTO/PROCESSO:
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DIGITE O NOME DA PARTE INTERESSADA, POR EXTENSO, NÃO DEVENDO SER ABREVIADA:
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DIGITE O RESUMO DO ASSUNTO A QUE SE REFERE O DOCUMENTO/PROCESSO, DEVENDO SER DE MANEIRA CLARA,
OBJETIVA E REDUZIDA, PARA FINS DE IDENTIFICAÇÃO PRÉVIA:
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CLIQUE NOVAMENTE EM “CADASTRAR”:
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CONFIRMAÇÃO DE CADASTRO DO DOCUMENTO/PROCESSO:
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PRÓXIMO PASSO: ENVIO DO PROCESSO
O DOCUMENTO/PROCESSO JÁ ESTÁ DEVIDAMENTE CADASTRADO, NO ENTANTO DEVERÁ SER ENVIADO PARA A
UNIDADE DE DESTINO, CONFORME SE MOSTRA:
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ESCOLHA O ÓRGÃO DE DESTINO, NO CASO DA PJC N (NOSSO ÓRGÃO), SELECIONE O “PROTOCOLO” E APÓS A SUB-
UNIDADE:
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DIGITE AS INFORMAÇÕES PERTINENTES SOBRE AS PROVIDÊNCIAS A SEREM TOMADAS QUANTO O DOCUMENTO/
PROCESSO:
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SELECIONE A OPÇÃO “ENVIAR”:
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DOCUMENTO/PROCESSO ENVIADO COM SUCESSO, CLIQUE NO BOTÃO: CONTINUAR:
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AO CONTINUAR, SERÁ DISPONBILIZADA A TELA PARA IMPRESSÃO DAS ETIQUETAS, NO CASO DO CADASTRAMENTO,
AO CLICAR “IMPRIMIR” SERÁ IMPRESSO DUAS ETIQUETAS, CONCOMITANTE, CASO QUEIRA SOMENTE UMA,
DESCARTE ESTA TELA, NÃO ESQUECENDO DE ANOTAR O N. DO PROCESSO, E VÁ PARA OUTRO MENU:
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ESCOLHA “FECHAR”:
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VÁ ATÉ O MENU – PROTOCOLO – ESCOLHA A OPÇÃO: CONSULTA:
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DIGITE O N. DO PROTOCOLO E ESCOLHA O ANO:
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CLIQUE NO BOTÃO – IMPRIMIR (IMPRESSORA EM MINIATURA):
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CLIQUE NO BOTÃO IMPRIMIR – NESTE CASO SERÁ IMPRESSO SOMENTE UMA VIA DA ETIQUETA:
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PRONTO! SEU DOCUMENTO/PROCESSO ESTÁ DEVIDAMENTE CADASTRADO E NA BASE DE DADOS DO
SISTEMA DE PROTOCOLO!
ALGUMAS ORIENTAÇÕES COMPLEMENTARES:
* Lembre-se: Se o documento/processo for cadastrado e não for enviado, ficará constando na
responsabilidade do servidor protocolizador, impossibilitando a Unidade Destinatária de realizar o
recebimento e os devidos trâmites posteriores.
* Procure sempre confirmar se o documento/processo enviado foi devidamente recebido no Sistema de
Protocolo pela Unidade de Destino, de preferência IMEDIATAMENTE, ou seja, no mesmo momento da
entrega do documento/processo físico, pois do contrário a responsabilidade pelo mesmo será da Unidade
que enviou o referido, permitindo assim que a localização e outras informações sobre o andamento do
documento/processo esteja devidamente atualizada no Sistema de Protocolo e demonstrando desta
maneira uma informação mais precisa e transparente para a parte interessada.
* Na autuação do processo, ou seja, na montagem com aposição de capa e numeração das páginas, a capa é
contada mas não numerada, sendo assim, o primeiro documento do processo inicia-se com a numeração 2
(dois), com carimbo padrão de paginação.
* Caso haja erro de digitação no resumo do assunto, para que seja editado, deverá ser realizado o
CANCELAMENTO DO TRÂMITE (Ferramentas Cancelar Trâmite) para que o documento/processo retorne
ao usuário que realizou o cadastramento e somente assim será possível a alteração do texto, evitando
realizar novo cadastro, pois desta maneira haverá “duplicidade de documento/processo”.
QUAISQUER DÚVIDAS, ESTAMOS A DISPOSIÇÃO NOS TELEFONES:
(65) 3613-5650 / (65) 9972-8560
ROSANA AMARAL DE SOUZA
ESCRIVÃ DE POLÍCIA
COORDENADORIA DE DESENVOLVIMENTO INSTITUCIONAL
DIRETORIA DE EXECUÇÃO ESTRATÉGICA
“Faça o que pode, com o que tem, onde estiver”.
Versão 1.0