MANUAL CONTROLE DE PROTOCOLO -...

MANUALCONTROLE DE PROTOCOLO

APLICATIVO DA INTRANET

Divisão de Gestão de Tecnologia da Informação

TECPAR___________________________________________ INSTITUTO DE TECNOLOGIA DO PARANÁ

ÍNDICE

Apresentação..................................................................................................1

Como acessar..................................................................................................2

Ferramentas e suas Funcionalidades................................................................3

Processo Passo a Passo...................................................................................4-5

Incluir um Novo Protocolo................................................................................6

Gerando Novos Documentos............................................................................7

Preenchendo os campos dos documentos gerados............................................7

Finalizando Inclusão.......................................................................................8

Tramitação.....................................................................................................9

Recebendo Protocolos....................................................................................10

Recusando um Protocolo................................................................................10

Filtro de Consulta para Documentos................................................................11

Apagando um Documento...............................................................................11

Anexo I(Padronização de Nomenclatura de Documentos)....................................12


APRESENTAÇÃO

O aplicativo de controle de protocolo foi criado para controlar o fluxo dos documentos que

transitam entre os setores do Tecpar (matriz e filiais), tanto internamente quanto os que

enviados a órgãos externos.

Este por sua vez de fácil manuseio pelos clientes onde proporcionará agilidade e

rastreamento dos documentos. Incluso no sistema da intranet esta disponível em forma de

botão indicador que direcionará o cliente ao aplicativo de controle de protocolo.

Este documento é um manual de uso do Sistema de Controle de Protocolo.

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COMO ACESSAR

Após logar na Intranet na primeira página o cliente encontrará no lado esquerdo da

tela inferior, antes dos DADOS PESSOAIS, o botão chamado: CONTROLE DE PROTOCOLO. Com

um click neste o cliente será direcionado ao aplicativo de controle de protocolos

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FERRAMENTAS E SUAS FUNCIONABILIDADES

INCLUIR NOVO PROTOCOLO

FILTRO DE PESQUISA POR DOCUMENTO RELACIONADO AO PROTOCOLO

RECEBER VÁRIOS PROTOCOLOS DE UMA ÚNICA VEZ

IR PARA A PRÓXIMA PÁGINA

IR PARA A ÚLTIMA PÁGINA

ABRIR NOVO DOCUMENTO

ESCREVER NOVO DOCUMENTO

SALVAR NOVO DOCUMENTO

EXCLUIR DOCUMENTO (documentos já inclusos)

EXCLUIR DOCUMENTO EM ELABORAÇÃO

PROCESSAR OU SALVAR

ADICIONAR NOVO PROTOCOLO

SAIR DO APLICATIVO

APAGAR PROTOCOLO

PESQUISA POR NÚMERO DE PROTOCOLO

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1- APLICATIVO CONTROLE DE PROTOCOLO

1.1- Entrar na intranet: usuário e senha

1.1.2- Na página da intranet do lado esquerdo inferior da tela há um botão chamado:

Controle de Protocolo (como mostra na figura abaixo)...

1.1.3- Clique neste botão o cliente será direcionado para a pagina do aplicativo principal do

controle de protocolo.

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1.1.4- Página principal do controle de protocolo.

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2- INCLUIR UM NOVO PROTOCOLO

2.1- Para incluir um novo protocolo basta clicar no ícone demonstrado acima; sendo

direcionado a uma nova tela conforme a figura abaixo:

2.1.1- Campo número: é gerado automaticamente quando o protocolo for salvo.

2.1.2- Campo observações: Livre para digitação inclusive em status posteriores.

2.1.3- Botão Incluir Protocolo.

2.1.4- Campo Data Limite: Determina um prazo máximo para o protocolo ser

finalizado. Este campo deve ser preenchido apenas para documentos com prazo de

vencimento como boletos bancários, guias de recolhimento, etc...

2.1.5- Botão Incluir Documento: é um atalho para fazer a inclusão de um

documento, porém só se pode fazer a inclusão depois do protocolo criado. Tem a

mesma função do ITEM 3 (ABA DOCUMENTOS ). Ele foi criado como uma alternativa

a um bug identificado em computadores que utilizam o Internet Explorer, que não

conseguem incluir os documentos no ITEM 3.

Após clicar em um protocolo ou para inserir um novo protocolo, as funções irão se separar,

(na direção esq. para dir.) em: 1º Aba para visualizar o protocolo;2º Aba para visualizar os

Documentos;3º Aba para visualizar as tramitações. A inserção dos documentos continua da

mesma forma porém na aba documentos. O direcionamento ou tramitação será realizado da

mesma forma na aba Tramitação.

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3- GERANDO NOVOS DOCUMENTOS

3.1- Para incluir um documento clique em (abrir novo registro).

3.2- Após, clicar em abrir novo registro, clique em (escrever).

3.3- PREENCHENDO OS CAMPOS DOS DOCUMENTOS GERADOS

Preencha os seguintes campos:

3.3.1- Número do documento.*3.3.2- Tipo de documento.

Clique no sinal de , para salvar o documento.

**DOCUMENTO INCLUIDO CLIQUE EM SAIR , VOLTANTO A TELA ANTERIOR.

*O número do documento deve seguir a padronização descrita no Anexo I deste manual.

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3.4- FINALIZANDO INCLUSÃO

Nesta página o cliente irá selecionar o documento que acabara de criar, conforme a figura

abaixo.

Observação: O documento criado sempre será o último da lista.

Depois clique no botão INCLUIR DOCUMENTO para terminar a inclusão do documento

criado. Caso queira cancelar, basta clicar no botão , e caso queira anexar outros

documentos, clique no botão .

3.4.1- Os documentos incluídos aparecerão em “Documentos Relacionados”(1) após

atualizar a página. Para atualizar clique em “Tramitações” ou em “Protocolo” e depois em

clique em “Documentos” para retornar para a tela, já atualizada.

Para finalizar feche a tela clicando no botão no final da página .

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4- TRAMITAÇÃO

4.1- Em seguida clique em encaminhar protocolo, escolha o setor e a pessoa para onde irá

ser direcionado o protocolo com seus documentos relacionados.

4.2- Caso queira finalizar um protocolo clique no botão Finalizar.

**PREENCHER OS SEGUINTES CAMPOS: DESTINO, SETOR E PESSOA

EM SEGUIDA PROCESSAR

O protocolo foi encaminhado ao destinatário.

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5.1- RECEBENDO PROTOCOLOS:

5.1.1- Para receber vários protocolos basta clicar no ícone (RECEBER), na página

inicial.

5.1.2- Escolher no quadrado em branco (2) a esquerda da tela qual protocolo vai ser baixado

e em seguida clicar em processar .

5.1.3- Caso queira visualizar um protocolo antes de receber, clique no botão (3).

5.2- RECUSANDO UM PROTOCOLO

5.2.1- Caso o protocolo tenha sido enviado errado por engano, existe a opção de recusa-lo,

porém, é obrigatório justificar o porque ele está sendo recusado. Para justificar basta clicar no

botão (3), escrever a justificativa, clicar no botão atualizar e em seguida no botão voltar.

Depois de voltar clique no botão (2) para recusar.

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6.1- FILTRO PARA CONSULTA DE DOCUMENTOS

6.1.1- Para fazer um filtro de pesquisa basta clicar na primeira página de controle de

protocolos em e preencher os seguintes campos:

1- Tipo de documento;

2- numero do documento;

3- Clicar em Pesquisar;

4- Para limpar os campos;

5- Caso queira cancelar e voltar para a tela anterior.

7- APAGANDO UM DOCUMENTO

7.1- Para apagar um documento entre em (1) “Documentos” e em seguida clique no

botão(2) (APAGAR).

** OBSERVAÇÃO: UM DOCUMENTO SÓ PODERÁ SER APAGADO PELA PESSOA QUE

INSERIU O MESMO.

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TECPAR___________________________________________

INSTITUTO DE TECNOLOGIA DO PARANÁ

ANEXO I

Padronização de Nomenclatura de Documentos

Para a melhor busca e pesquisa sobre a tramitação de documentos internos, foi

necessária a realização de um padrão para protocolar os diversos documentos existentes no

Tecpar.

Serão protocolados apenas os documentos que possuem grande fluxo e que

percorrem por uma tramitação mais extensa e outros que exigem maior atenção. Os demais

documentos não constarão no protocolo integrado. Para inserir um novo documento no

protocolo integrado se fará necessário consultar a DGTI ou a Diretoria Administrativa.

A seguir, encontra-se a listagem dos documentos selecionados e os padrões para

serem seguidos ao cadastrar um novo documento.

COMO PROTOCOLAR:

Amostra do Cliente: ano (2 dígitos) + n° da requisição (6 dígitos). Ex: 09005000

ART CREA: ano (4 dígitos) + n° da ART CREA (7 dígitos).

Ex: 20090656883

Comunicação Interna – CI: n° da CI (3 dígitos) + barra (/) + ano (2 dígitos) + (1 espaçamento) + sigla do setor.

Ex: 001/09 DAD

Correspondência: sigla do setor + (1 espaçamento) + n° da correspondência (2 dígitos).

Ex: COM 01

Concorrência - CO: n° (3 dígitos) + barra (/) + ano (2 dígitos).

Ex: 010/09

Contrato: n° (4 dígitos) + barra (/) + ano (2 dígitos) + (1 espaçamento) + sigla do setor do gestor solicitante.

Ex: 0003/09 SABE

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TECPAR___________________________________________


Declaração de Disponibilidade Financeira – DDF: n° da DDF (3 dígitos) + barra (/) + ano (2 dígitos).

Ex: 120/09

Dispensa de Licitação - DL: n° (2 dígitos) + barra (/) + ano (2 dígitos).

Ex: 03/09

Empenho: ano (2 dígitos) + barra (/) + n° do empenho (5 dígitos) + hífen + dígito verificador (1 dígito).

Ex: 09/1785-1

Inexigibilidade - Inex: n° do documento (2 dígitos) + barra (/) + ano (2 dígitos).

Ex: 10/09

Justificativa da Não Realização dos Treinamentos Solicitados no PAT: centro de custo (3 dígitos) + (1 espaçamento) + sigla do setor

Ex: 521 TES

Observação: o referido documento é emitido apenas um anualmente.

Levantamento das Necessidades de Treinamento - LNT: n° do centro de custo (3 dígitos) + (1 espaçamento) + sigla do setor.

Ex: 544 SEAP

Observação: o referido documento é emitido apenas um anualmente.

Movimento de Crédito Orçamentário – MCO: ano (2 dígitos) + barra (/) + n° do empenho (5 dígitos) + hífen + dígito verificador (1 dígito).

Ex: 09/1786-1

Nota Fiscal - NF: n° da nota/boleto (quantidade de dígitos variáveis) + barra (/) + ano (2 dígitos).

Ex: 645/09

Ordem de Compras – O.C.: n° do documento.

Ex: 23168

Observação: o n° da O.C. é sempre crescente.

Parecer Jurídico.

Pregão Eletrônico – PE: n° do pregão (2 dígitos) + barra (/) + ano (2 dígitos).

Ex: 05/09

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TECPAR___________________________________________


Proposta: n° da proposta/orçamento (6 dígitos) + barra (/) + ano (2 dígitos).

Ex: 006854/09

Relatório de Impacto Orçamentário – RIO: n° (3 dígitos) + barra (/) + ano (2 dígitos).

Ex: 150/09

Requisição de Serviços - RS: n° da requisição + barra (/) + ano (2 dígitos) + (1 espaçamento) + sigla do setor.

Ex: 30/09 CONT

Solicitação de Empenho – SE: n° da solicitação (4 dígitos) + (1 espaçamento) + letra de referência ao tipo de aquisição (“C” / “L” / “S”) + barra (/) + ano (2 dígitos).

Ex: 0126 S/09

Solicitação de Empenho de Contrato – SEC: n° do SEC (3 dígitos) + barra (/) + ano (2 dígitos) + (1 espaçamento) + sigla do setor.

Ex: 025/09 SEGE

* Os documentos acima relacionados podem estar sujeito a alterações.

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