Manual da Qualidade - Gabinete do Ministro Ricardo Lewandowski

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MANUAL DA QUALIDADE MQ

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Dennys Albuquerque Rodrigues Mônica Maria Xavier de Araujo 22.11.2012 13

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Índice Analítico

1. INTRODUÇÃO ____________________________________________________ 6

1.1. Apresentação __________________________________________________________ 6

1.2. Escopo ________________________________________________________________ 7

1.3. Aplicação _____________________________________________________________ 8

1.3.1 Justificativas das Exclusões ______________________________________ 8

2. REFERÊNCIA NORMATIVA ________________________________________ 10

3. TERMOS E DEFINIÇÕES __________________________________________ 13

3.1. Termos Relacionados com a Qualidade ___________________________________ 13

3.2. Termos Relacionados com a Gestão ______________________________________ 13

3.3. Termos Relacionados à Organização ______________________________________ 15

3.4. Termos Relacionados com o Processo e o Produto ___________________________ 16

3.5. Termos Relacionados com a Conformidade ________________________________ 17

3.6. Termos Relacionados com a Documentação ________________________________ 18

3.7. Termos Relacionados com o Exame ______________________________________ 19

3.8. Termos Relacionados com a Auditoria ____________________________________ 19

3.9. Definições Específicas para o Gabinete ____________________________________ 20

4. SISTEMA DE GESTÃO DA QUALIDADE - SGQ _________________________ 23

4.1. Requisitos Gerais ______________________________________________________ 23

4.2. Requisitos de Documentação ____________________________________________ 26

4.2.1 Generalidades ________________________________________________ 26

4.2.2 Manual da Qualidade - MQ _____________________________________ 26

4.2.3 Controle de Documentos ________________________________________ 27

4.2.4 Controle de Registros __________________________________________ 27

4.3. Procedimento de Sistema para Controle de Documentos _____________________ 28

4.3.1 Elaboração, Alteração ou Reaprovação de Documentos ______________ 28

4.3.2 Apresentação de Proposta de Documentos _________________________ 29

4.3.3 Proposta para elaboração ou alteração dos Documentos _____________ 29

4.3.4 Análise Crítica dos Documentos _________________________________ 30

4.3.5 Identificação dos documentos ___________________________________ 30

4.3.6 Codificação dos documentos ____________________________________ 30

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4.3.7 Revisão e Aprovação da Documentação ___________________________ 31

4.3.8 Controle de Versão e Distribuição da Documentação ________________ 31

4.3.9 Controle de Obsolescência da Documentação ______________________ 32

4.3.10 Manutenção/Guarda da Documentação ___________________________ 32

4.3.11 Utilização da Documentação ____________________________________ 33

4.3.12 Implantação da Documentação __________________________________ 33

4.3.13 Controle de Documentos Externos _______________________________ 33

4.3.14 Responsabilidades Acerca da Documentação _______________________ 33

4.3.15 Fluxo de elaboração/alteração de documentos da qualidade __________ 35

4.4. Procedimento de Sistema para Controle de Registros ________________________ 36

4.4.1 Identificação dos Registros ______________________________________ 36

4.4.2 Armazenamento dos Registros ___________________________________ 36

4.4.3 Proteção dos Registros _________________________________________ 36

4.4.4 Recuperação dos Registros ______________________________________ 37

4.4.5 Retenção dos Registros _________________________________________ 37

4.4.6 Disposição dos Registros ________________________________________ 37

4.4.7 Informações Relevantes Sobre os Registros ________________________ 37

4.4.8 Responsabilidades Acerca dos Registros___________________________ 38

5. RESPONSABILIDADE DA DIREÇÃO _________________________________ 39

5.1. Comprometimento da Direção ___________________________________________ 39

5.2. Foco no Cliente _______________________________________________________ 39

5.3. Política da Qualidade __________________________________________________ 39

5.4. Planejamento _________________________________________________________ 40

5.4.1 Objetivos da Qualidade ________________________________________ 40

5.4.2 Planejamento do Sistema de Gestão da Qualidade __________________ 41

5.5. Responsabilidade, Autoridade e Comunicação______________________________ 43

5.5.1 Responsabilidade e Autoridade __________________________________ 43

5.5.2 Representante da Direção _______________________________________ 45

5.5.3 Comunicação interna __________________________________________ 46

5.6. Análise Crítica pela Direção _____________________________________________ 46

5.6.1 Generalidades ________________________________________________ 46

5.6.2 Entradas para a Análise Crítica _________________________________ 47

5.6.3 Saídas da Análise Crítica _______________________________________ 47

6. GESTÃO DE RECURSOS __________________________________________ 48

6.1. Provisão de Recursos ___________________________________________________ 48

6.2. Recursos Humanos (Gestão de Pessoas) ___________________________________ 48

6.2.1 Generalidades ________________________________________________ 48

6.2.2 Competência, Treinamento e Conscientização ______________________ 48

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6.3. Infraestrutura ________________________________________________________ 49

6.4. Ambiente de trabalho __________________________________________________ 49

6.5. Procedimento de Sistema de Recursos Humanos (Gestão de Pessoas) ___________ 49

6.5.1 Elaboração de Requisitos para conscientização e Treinamento ________ 51 6.5.2 Capacitação para Qualidade ____________________________________ 51

6.5.3 Execução ou Implementação de Capacitação _______________________ 52

6.5.4 Avaliação e Acompanhamento de Capacitação _____________________ 52

6.5.5 Responsabilidades Acerca de Competência, Conscientização e Treinamento __________________________________________________ 53

6.5.6 Matriz de Qualificação Funcional - MQF __________________________ 55

7. REALIZAÇÃO DO PRODUTO _______________________________________ 59

7.1. Planejamento da realização do produto ___________________________________ 59

7.1.1 Macrofluxos de Trabalho. ______________________________________ 59

7.2. Processos Relacionados a Clientes ________________________________________ 62

7.2.1 Determinação de Requisitos Relacionados ao Produto _______________ 62

7.2.2 Análise crítica dos Requisitos Relacionados ao Produto ______________ 63

7.2.3 Comunicação com o cliente _____________________________________ 63

7.3. Projeto e desenvolvimento ______________________________________________ 64

7.4. Aquisição ____________________________________________________________ 64

7.4.1 Processo de Aquisição __________________________________________ 64

7.4.2 Informações de Aquisição _______________________________________ 65

7.4.3 Verificação do Produto Adquirido _______________________________ 65

7.5. Produção e Prestação de Serviço _________________________________________ 65

7.5.1 Controle de Produção e Prestação de Serviço ______________________ 65

7.5.2 Validação dos Processos de Produção e Prestação de Serviço _________ 66 7.5.3 Identificação e Rastreabilidade __________________________________ 66

7.5.4 Propriedade do Cliente _________________________________________ 66

7.5.5 Preservação do Produto ________________________________________ 66

7.6. Controle de equipamento de Monitoramento e Medição______________________ 67

7.7. Procedimento de Sistema para Realização do Produto _______________________ 67

7.7.1 Definição dos requisitos relacionados ao produto ___________________ 67

7.7.2 Análise crítica dos requisitos relacionados ao produto _______________ 69

7.7.3 Distribuição Interna ___________________________________________ 69

7.7.4 Preparo de Minutas de Despacho, de Decisão ou de Voto _____________ 69

7.7.5 Preparação de Decisão Monocrática ______________________________ 70

7.7.6 Preparação de Decisão Colegiada ________________________________ 70

7.7.7 Propriedade do Cliente _________________________________________ 70

7.7.8 Preservação do Produto ________________________________________ 70

7.7.9 Situações Especiais ____________________________________________ 71

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7.7.10 Avaliação de Fornecedores ______________________________________ 72

7.7.11 Responsabilidades Acerca da Realização do Produto ________________ 72

7.7.12 Registros associados à Realização do Produto ______________________ 72

7.8. Procedimento de Sistema para Aquisição __________________________________ 73

7.8.1 Qualificação de Fornecedores ___________________________________ 73

7.8.2 Aquisição de Materiais, Equipamentos e Serviços ___________________ 73

7.8.3 Avaliação de Fornecedor _______________________________________ 74

7.8.4 Verificação do Produto adquirido ________________________________ 75

7.8.5 Responsabilidades Acerca da Aquisição ___________________________ 75

7.8.6 Registros associados à Aquisição _________________________________ 75

7.9. Procedimento de Sistema para Identificação e Rastreabilidade ________________ 76

7.9.1 Distribuição Interna ___________________________________________ 76

7.9.2 Rastreabilidade dos Processos Judiciais ___________________________ 77

7.9.3 Preparo de Minutas de Despacho, de Decisão, de Minutas de Voto _____ 77 7.9.4 Salvamento, Guarda e Restauração de Dados ______________________ 78

7.9.5 Responsabilidades Acerca da Identificação e Rastreabilidade _________ 78

8. MEDIÇÃO, ANÁLISE E MELHORIA ___________________________________ 79

8.1. Generalidades ________________________________________________________ 79

8.2. Monitoramento e Medição ______________________________________________ 79

8.2.1 Satisfação do Cliente ___________________________________________ 79

8.2.2 Auditoria Interna _____________________________________________ 80

8.2.3 Monitoramento e medição de Processos ___________________________ 81

8.2.4 Monitoramento e Medição de Produto ____________________________ 81

8.3. Controle de Produto Não Conforme ______________________________________ 82

8.4. Análise de Dados ______________________________________________________ 82

8.5. Melhoria _____________________________________________________________ 83

8.5.1 Melhoria Contínua ____________________________________________ 83

8.5.2 Ação Corretiva ________________________________________________ 83

8.5.3 Ação Preventiva _______________________________________________ 84

8.6. Procedimento de Sistema para Monitoramento e Medição ____________________ 85

8.6.1 Monitoramento e Medição dos Processos __________________________ 85

8.6.2 Monitoramento do Produto _____________________________________ 85

8.6.3 Medição do Produto ___________________________________________ 86

8.6.4 Análise de Dados ______________________________________________ 87

8.6.5 Responsabilidades Acerca do Monitoramento e Medição _____________ 87

8.6.6 Registros relativos à Identificação e à Rastreabilidade _______________ 87

8.6.7 Tabela de Inspeção na Distribuição, Acervo, Classificação Gravidade, Urgência e Tendência (GUT), nas Minutas de Voto, Despacho e Decisão 88

8.7. Procedimento de Sistema para Auditoria Interna ___________________________ 88

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8.7.1 Programação de Auditorias _____________________________________ 89

8.7.2 Seleção e Qualificação de Auditores ______________________________ 89

8.7.3 Preparação de Auditoria _______________________________________ 89

8.7.4 Execução de Auditoria _________________________________________ 90

8.7.5 Relatório de Auditoria _________________________________________ 90

8.7.6 Acompanhamento _____________________________________________ 90

8.7.7 Responsabilidades Acerca do Procedimento de Auditoria Interna _____ 90 8.7.8 Registros relativos à Identificação e Rastreabilidade ________________ 91

8.8. Procedimento de Sistema para Controle de Produto não conforme ____________ 92

8.8.1 A identificação, disposição e reinspeção de Não Conformidade ________ 92 8.8.2 Registro de Não Conformidade __________________________________ 92

8.8.3 Controle do produto não conforme /análise crítica __________________ 93

8.8.4 Responsabilidades Acerca do Controle de Produto Não Conforme _____ 93 8.8.5 Registros Relativos ao Controle de Não conformidades ______________ 94

8.9. Procedimento de Sistema para Melhorias __________________________________ 94

8.9.1 Solicitação de Ação Corretiva e Ação Preventiva ___________________ 94

8.9.2 Investigação das Causas e Elaboração do Plano de Ação _____________ 95

8.9.3 Implementação das Ações _______________________________________ 95

8.9.4 Verificação da Implementação e Verificação da Eficácia _____________ 96

8.9.5 Responsabilidades Acerca do Controle de Produto Não conforme _____ 96 8.9.6 Registros Relativos às Melhorias _________________________________ 97

9. ALTERAÇÕES ___________________________________________________ 97

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1. INTRODUÇÃO

A Direção do Gabinete do Ministro Ricardo Lewandowski no Supremo

Tribunal Federal busca adotar técnicas modernas de gerenciamento para conduzir

e operar com sucesso as atividades desenvolvidas nessa organização de modo a

dirigi-las e controlá-las sistematicamente e com transparência.

Nesse contexto, o Gabinete do Ministro Ricardo Lewandowski, com a

cooperação técnica da Fundação Arcadas, instituição vinculada à Universidade de

São Paulo (USP), resolveu estrategicamente implantar Sistema de Gestão da

Qualidade (SGQ) baseado nas normas da família NBR ISO 9000.

Foi definida como linha-mestra da política do Gabinete a busca pela

excelência da prestação jurisdicional, vista pela sociedade como justiça mais ágil e

eficaz. Os seus direcionamentos primordiais são o aperfeiçoamento contínuo e a

satisfação da sociedade.

Em 2007, o Gabinete obteve o certificado NBR ISO 9001:2008, certificação

mantida em auditoria externa realizada em 2010. Um dos mais significativos

resultados alcançados com a implantação do SGQ foi a redução do número de

processos em trâmite no Gabinete.

1.1. Apresentação

O presente Manual da Qualidade (MQ) objetiva descrever as linhas gerais

do Sistema de Gestão da Qualidade do Gabinete do Ministro Ricardo

Lewandowski, com base na Norma NBR ISO 9001:2008. O que se busca é

demonstrar a capacidade de atendimento aos requisitos dos clientes.

O Gabinete mantém este Manual da Qualidade no qual estão descritos: a

política e os objetivos da qualidade, as atribuições e as responsabilidades dos

funcionários envolvidos, as referências aos procedimentos documentados

estabelecidos e a interação entre os processos do SGQ.

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Nele também estão estabelecidos o escopo do SGQ, bem como os detalhes

e as justificativas para as exclusões de subitens do item 7 da norma de referência.

Este Manual é elaborado pelo Substituto da Chefe de Gabinete e pela

Presidente do Conselho da Qualidade do Gabinete do Ministro Ricardo

Lewandowski, aos quais cabe a posse e guarda do original, o controle, a

disponibilização e a garantia de sua utilização.

1.2. Escopo

O escopo do Sistema de Gestão da Qualidade no Gabinete abrange a

administração do processamento dos feitos sob a rel atoria, revisão ou com

pedido de vista do Ministro Ricardo Lewandowski .

Os clientes externos deste escopo são os advogados, as partes e os demais

interessados, enquanto os clientes internos são os órgãos colegiados do STF

(Turmas e Plenário), bem como os funcionários que atuam no Gabinete do Ministro

Ricardo Lewandowski.

A legislação e as normas que determinam os requisitos estatutários e

regulamentares do Sistema de Gestão da Qualidade são:

- Constituição Federal;

- Código de Processo Civil;

- Código de Processo Penal;

- Manual de Descrição e Especificação de Cargos;

- Regimento Interno do Supremo Tribunal Federal;

- Regulamento da Secretaria do STF;

- Tabela de Temporalidade de Documentos.

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1.3. Aplicação

Todos os requisitos da norma de referência são aplicáveis ao SGQ do

Gabinete do Ministro Ricardo Lewandowski, à exceção dos itens 7.3, 7.5.2 e 7.6.

1.3.1 Justificativas das exclusões

O Item 7.3 da NBR ISO 9001:2008 diz respeito a “projeto e

desenvolvimento”. De acordo com a Norma NBR ISO 9000:2005, é “o conjunto

de processos que transformam requisitos em características especificadas ou na

especificação de um produto, processo ou sistema”.

O escopo, objeto de certificação do Gabinete do Ministro Ricardo

Lewandowski, não abrange qualquer atividade de projeto e desenvolvimento, uma

vez que os produtos possuem procedimentos padronizados para sua execução que

devem seguir normas legais referentes a processo civil, processo penal, entre

outros, bem como o Regimento Interno da Casa.

O item 7.5.2 da NBR ISO 9001:2008 trata da “validação dos processos de

produção e prestação de serviço” , cuja organização deve validar quaisquer

processos de produção e prestação de serviço onde a saída resultante não possa

ser verificada por monitoramento ou medição subsequente. Essa validação deve

incluir também quaisquer processos onde as deficiências só fiquem aparentes

depois que o produto esteja em uso ou o serviço tenha sido entregue.

Todavia, esse item não é aplicável ao SGQ do Gabinete do Ministro Ricardo

Lewandowski, uma vez que o Gabinete realiza o monitoramento do produto e a

inspeção de liberação dos processos judiciais conforme regras de procedimento

específico documentado (PS - item 8.6 do MQ).

A Norma ISO 9001:2008 prevê no item 7.6 o “controle de equipamento de

monitoramento e medição” . Propõe a Norma que: “a organização deve

determinar o monitoramento e a medição a serem realizados e o equipamento de

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monitoramento e medição necessário para fornecer evidências da conformidade do

produto com os requisitos determinados”.

Contudo, o Gabinete do Ministro Ricardo Lewandowski não dispõe de

equipamento para monitorar e medir evidências da conformidade do produto.

Portanto, o requisito 7.6 não é aplicável ao SGQ.

Cabe salientar que as exclusões não afetam a capacidade de o Gabinete

fornecer o produto de acordo com os requisitos do cliente, estatutários e

regulamentares aplicáveis.

Ademais, essas exclusões são analisadas anualmente, na última reunião de

Análise Crítica agendada pelo Conselho da Qualidade, visando, em síntese, o

monitoramento constante e a aplicabilidade ou não dos itens da Norma excluídos

quando da criação do Sistema.

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2. REFERÊNCIA NORMATIVA

O Sistema de Gestão da Qualidade, como definido neste Manual, é baseado

na NBR ISO 9001:2008, vigente desde 28.12.2008. Tal norma especifica os

requisitos para um sistema de gestão da qualidade, no qual a organização precisa

demonstrar sua capacidade para fornecer produtos que atendam os requisitos do

cliente e os requisitos regulamentares aplicáveis, com o objetivo de aumentar a

satisfação do cliente.

Aplicam-se a este Manual os termos e definições da NBR ISO 9000:2005,

Sistema de Gestão da Qualidade – fundamentos e vocabulário. Nessa parte estão

descritos os fundamentos de sistemas de gestão da qualidade e estabelecida a

terminologia para esses sistemas.

Também a NBR ISO 9004:2000 (SGQ – Diretrizes para Melhorias de

Desempenho) fornece ao Gabinete as diretrizes que consideram tanto a eficácia

como a eficiência do sistema de gestão da qualidade. O objetivo dessa norma é

melhorar o desempenho da organização e a satisfação dos clientes e das outras

partes interessadas.

A correspondência entre os itens da Norma NBR 9001:2008 e a

documentação do SGQ está descrita na Tabela de Referência Normativa, como

segue:

Tabela de Referência Normativa

Requisito da Norma Documento Observações

1. Objetivo

2. Referência normativa

3. Termos e definições

MQ Descrição de generalidades e abrangência de

aplicação da Norma, identificação de sua vigência e termos aplicáveis em sua última versão.

4. Sistema de gestão da qualidade

4.1. Requisitos gerais MQ Apresentação da estrutura do SGQ

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4.2. Requisitos de documentação

MQ

(PS - item 4.3 do MQ)– Controle de Documentos

PS – item 4.4 do MQ)– Controle de Registros

Identificação dos documentos exigidos no SGQ, sua forma de elaboração e aprovação, além do

controle de sua manutenção e descarte.

5. Responsabilidade da Direção MQ

Nomeação dos RD’s, compromisso da Direção , foco no cliente, definição e medição dos

processos e suas inter-relações, comunicação, análise crítica

5.5.3. Comunicação interna MQ Meios de comunicação internos

6. Gestão de recursos MQ Ambiente de trabalho, provisão de recursos, treinamento de RH, infraestrutura geral

6.2. Recursos humanos MQ

PS item 6.5 do MQ – Recursos Humanos

Competência, treinamento e conscientização

7. Realização do produto

7.1. Planejamento da realização do produto

MQ

PS item 7.7 do MQ – Realização do Produto

Macrofluxos de processos de trabalho

7.2. Processos relacionados a clientes

MQ

PS item 7.7 do MQ – Realização do Produto

Determinação e análise crítica de requisitos e comunicação com o cliente

7.3. Projeto e desenvolvimento Não se aplica

7.4. Aquisição MQ

PS item 7.8 do MQ – Aquisição

Descrição de procedimentos para suprimento de insumos e treinamento que reflitam no desenvolvimento do produto/serviço

7.5. Produção e prestação de serviço

MQ

PS item 7.7 do MQ– Realização do produto

PS item 7.9 do MQ – Identificação e Rastreabilidade

Controle da produção, rastreabilidade, propriedade do cliente e preservação do produto

7.5.2. Validação dos processos de produção e prestação de serviço

Não se aplica

7.6. Controle de equipamento de monitoramento e medição

Não se aplica

8. Medição, análise e melhoria

8.1. Generalidades

MQ

PS item 8.6 do MQ – Monitoramento e

Medição

Manutenção de procedimentos voltados à demonstração da conformidade do

produto/serviço e à garantia do SGQ e de sua eficácia

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8.2. Monitoramento e medição

MQ

PS item 8.6 do MQ – Monitoramento e

Medição

PS item 8.7 – Auditoria Interna

Satisfação do cliente, inspeção, reinspeção e análise de dados

8.3. Controle de produto não conforme

MQ

PS item 8.8 do MQ – Controle de Produto

Não Conforme

Identificação, registro e controle de não conformidades para previnir o uso ou entrega não

intencionais de produtos não conformes

8.4. Análise de dados MQ Reuniões do CQ

8.5. Melhoria MQ

PS item 8.9 do MQ – Melhorias

Melhoria contínua, ações corretivas e preventivas

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3. TERMOS E DEFINIÇÕES

Os termos e definições aqui apresentados são baseados na Norma ISO

9000:2005 (Sistema de Gestão da Qualidade – fundamentos e vocabulário).

3.1. Termos relacionados com a qualidade

Qualidade

Grau no qual um conjunto de características inerentes satisfaz os requisitos.

Requisito

Expressão no contexto de um documento definindo critérios a serem

atendidos, se a conformidade com o documento for exigida e para a qual nenhum

desvio for permitido.

Satisfação do cliente

Percepção do cliente do grau no qual os seus requisitos foram atendidos.

Capacidade

Aptidão de uma organização, sistema ou processo de realizar um produto

que irá atender aos requisitos para este produto.

Competência

Capacidade demonstrada para aplicar conhecimento e habilidades.

3.2. Termos relacionados com a gestão

Sistema

Conjunto de elementos inter-relacionados ou interativos.

Sistema de gestão

Sistema para estabelecer política e objetivos a serem atingidos.

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Sistema de gestão da qualidade

Sistema de gestão para dirigir e controlar uma organização, no que diz

respeito à qualidade.

Política da qualidade

Intenções e diretrizes globais de uma organização, relativas à qualidade,

formalmente expressas pela Alta Direção.

Objetivo da qualidade

Aquilo que é buscado ou almejado no que diz respeito à qualidade.

Gestão (management)

Atividades coordenadas para dirigir e controlar uma organização.

Alta direção(top management)

Pessoa ou grupo de pessoas que dirige e controla uma organização no mais

alto nível.

Gestão da qualidade

Atividades coordenadas para dirigir e controlar uma organização, no que diz

respeito à qualidade.

Planejamento da qualidade

Parte da gestão da qualidade focada no estabelecimento dos objetivos da

qualidade e que especifica os recursos e processos operacionais necessários para

atender a estes objetivos.

Controle da qualidade

Visa o atendimento dos requisitos da qualidade.

Garantia da qualidade

Focada em prover a confiança de que os requisitos da qualidade serão

atendidos.

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Melhoria da qualidade

Objetiva aumentar a capacidade de atender os requisitos da qualidade.

Melhoria contínua

Atividade recorrente para aumentar a capacidade de atender requisitos.

Eficácia

Extensão na qual as atividades planejadas são realizadas e os resultados

planejados são alcançados.

Eficiência

Relação entre o resultado alcançado e os recursos usados.

3.3. Termos relacionados à organização

Organização

Grupo de instalações e pessoas, com um conjunto de responsabilidades,

autoridades e relações.

Estrutura organizacional

Conjunto de responsabilidades, autoridades e relações interpessoais.

Infraestrutura

Sistema de instalações, equipamentos e serviços necessários para a

operação de uma organização.

Ambiente de trabalho

Conjunto de condições sob as quais um trabalho é realizado, incluindo

fatores físicos, ambientais, entre outros.

Cliente

Organização ou pessoa que recebe um produto.

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Fornecedor

Organização ou pessoa que fornece insumos para a realização / confecção

de um produto.

Parte interessada

Pessoa ou grupo que tem um interesse no desempenho ou no sucesso de

uma organização.

Contrato

Acordo de vontades, bilateral ou multilateral, ao qual a lei estabelece uma

repercussão jurídica obrigando às partes envolvidas.

3.4. Termos relacionados com o processo e o produto

Funcionário

Considera-se como funcionário toda a pessoa que trabalha no Gabinete do

Ministro Ricardo Lewandowski (servidores, estagiários e colaboradores).

Analista

Aquele que analisa os processos judiciais no âmbito do Gabinete do Ministro

Ricardo Lewandowski.

Processo

Conjunto de atividades inter-relacionadas ou interativas que transformam

insumos (entradas) em produtos (saídas).

Processo Judicial

É o instrumento que, por meio da aplicação do Direito, soluciona conflitos de

interesses, visando, em síntese, o exercício pleno da função jurisdicional, mediante

a resolução técnica da situação estabelecida no pleito judicial.

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Produto

Produto é aquilo desejado ou requerido pelo cliente, bem como qualquer

resultado pretendido derivado dos processos de realização do produto.

Procedimento

Forma especificada de executar uma atividade ou um processo.

Rastreabilidade

Capacidade de recuperar o histórico, a aplicação ou a localização daquilo

que está sendo considerado.

Servidor

É o ocupante de cargo público a quem são estabelecidas atribuições e

responsabilidades previstas na estrutura organizacional de órgão público.

3.5. Termos relacionados com a conformidade

Conformidade

Atendimento a um requisito.

Não conformidade:

Não atendimento a um requisito.

Ação preventiva

Ação para eliminar a causa de uma potencial não conformidade ou outra

situação potencialmente indesejável.

Ação corretiva

Ação para eliminar a causa de uma não conformidade identificada ou outra

situação indesejável.

Correção

Ação para eliminar as não conformidades identificadas.

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Retrabalho

Ação sobre um produto não conforme a fim de torná-lo conforme aos

requisitos.

Concessão

Permissão para usar ou liberar um produto que não atende a requisitos

especificados.

Permissão de desvio

Permissão para desviar-se dos requisitos originalmente especificados de um

produto antes da sua realização.

Liberação

Permissão para prosseguir para o próximo estágio de um processo.

3.6. Termos relacionados com a documentação

Informação

Dados significativos.

Especificação

Descrição dos requisitos estabelecidos no documento.

Manual da qualidade

Documento que especifica o sistema de gestão da qualidade de uma

organização.

Registro

Documento que apresenta resultados obtidos ou fornece evidências de

atividades realizadas.

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3.7. Termos relacionados com o exame

Evidência objetiva

Dados que apoiam a existência ou a veracidade de alguma coisa.

Inspeção

Avaliação da conformidade pela observação e julgamento, acompanhada, se

necessário, de medições, ensaios ou comparação com padrões.

Verificação

Comprovação, por meio de fornecimento de evidência objetiva, de que

requisitos especificados foram atendidos.

Validação

Atestar, por meio do fornecimento de evidência objetiva, de que os requisitos

para uma aplicação ou uso específicos pretendidos foram atendidos.

Análise crítica

Atividade realizada para determinar a pertinência, adequação e eficácia do

que está sendo examinado para alcançar os objetivos estabelecidos.

3.8. Termos relacionados com a auditoria

Auditoria

Processo sistemático, documentado e independente para obter evidência de

que os critérios foram atendidos e avaliar objetivamente a extensão do

atendimento.

Programa de auditoria

Conjunto de uma ou mais auditorias planejadas para um período de tempo

determinado e direcionadas a um propósito específico.

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Código



REVISADO POR:



Evidência da auditoria

Registros, apresentação de fatos ou outras informações, pertinentes aos

critérios de auditoria que possam ser facilmente verificáveis pelos interessados.

Constatações da auditoria

Comparação do resultado da avaliação de evidência da auditoria coletada

com os critérios estabelecidos pelo SGQ.

Conclusão da auditoria

Resultado apresentado pela equipe da auditoria, após levar em

consideração os objetivos da auditoria e todas as constatações do trabalho.

Escopo da auditoria

Extensão e limites de uma auditoria.

3.9. Definições específicas para o gabinete

Manual da Qualidade – MQ

Documento que descreve as linhas gerais da política e dos objetivos do

Sistema de Gestão da Qualidade, as funções envolvidas direta ou indiretamente no

escopo, assim como aqueles que as desempenham e o compromisso em atender a

cada um dos requisitos apresentados.

Procedimentos de Sistema – PS

Visam estabelecer os métodos aplicáveis para que as atividades se realizem

dentro de padrões gerais e uniformes de qualidade. No Gabinete do Ministro

Ricardo Lewandowski, os procedimentos de sistema compõem o corpo do Manual

da Qualidade.

Instruções de Trabalho – IT

Documentos que detalham as atividades, referenciando materiais

necessários e resultados esperados com a realização da tarefa.

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Código



REVISADO POR:



Registros da Qualidade – RQ

Documentos que fornecem evidências objetivas de atividades realizadas ou

resultados obtidos e que comprovam a implementação do Sistema de Gestão da

Qualidade.

Documentos Externos – DE

São documentos emitidos fora do STF. Ex.: NBR ISO 9001:2008,

Constituição Federal, Código de Processo Civil, Código de Processo Penal, demais

leis, livros e referências bibliográficas.

Documentos Complementares – DC

São documentos auxiliares, que servem como orientadores para a

operacionalização do SGQ. Ex.: Regimento Interno do STF, atos, resoluções,

manuais do gabinete.

Lista Mestra de Documentos e Dados – LM

Lista completa e atualizada de todos os documentos e dados em uso no

Gabinete do Ministro Ricardo Lewandowski. Identifica o nome do documento, o

código, a data de emissão e a versão atual.

Análise crítica do sistema de gestão da qualidade

Avaliação formal do estado e da adequação do Sistema de Gestão da

Qualidade em relação à Política e aos Objetivos da Qualidade.

Indicadores da qualidade

Características mensuráveis por meio das quais é possível verificar a

eficácia do Sistema.

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Fase de distribuição interna

Consiste no recebimento dos autos pela Secretaria do Gabinete, triagem por

assunto, classificação segundo o critério de Gravidade, Urgência e Tendência

(GUT), distribuição para a estante, a prateleira e separação em coluna para os

analistas envolvidos no processo.

Fase de preparo de minutas de despacho, de decisão ou de voto

Consiste no exame dos feitos distribuídos para a relatoria do Ministro,

considerando as classes processuais, os fluxos internos dos processos de

trabalho, as instruções de trabalho, verificando as matérias discutidas nos autos, a

jurisprudência dominante no STF, a legislação competente e o posicionamento já

adotado pelo Ministro Lewandowski em casos similares.

Fase de elaboração de decisão monocrática

Refere-se à fase de discussão das minutas elaboradas com o Ministro

Ricardo Lewandowski, que poderá ratificar as questões discutidas, ou determinar

que a equipe modifique a minuta apresentada. Aquelas que forem aceitas serão

assinadas de imediato, as demais retornam para a fase anterior.

Fase de elaboração de decisão colegiada

Trata-se da fase de análise junto ao Ministro Ricardo Lewandowski, que

corrigirá os relatórios, votos e ementas propostos nas minutas. Aqueles que forem

liberados pelo Ministro serão inseridos nas pautas dos órgãos colegiados (Turmas

e Plenário).

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Código



REVISADO POR:



4. SISTEMA DE GESTÃO DA QUALIDADE - SGQ

4.1. Requisitos gerais

O Gabinete do Ministro Ricardo Lewandowski estabelece, documenta,

implementa e mantém um Sistema de Gestão da Qualidade, buscando sua eficácia

e melhoria contínua por meio de uma Política e de Objetivos da Qualidade.

Com base nas normas de gestão da qualidade que constituem o objeto da

família NBR ISO 9000, na condução das atividades, a Direção do Gabinete do

Ministro Ricardo Lewandowski utiliza-se dos oito princípios elencados a seguir.

Foco no cliente: o Gabinete visa atender aos clientes em suas necessidades

atuais e futuras, seus requisitos e procura exceder suas expectativas;

Liderança: o Gabinete valoriza esse princípio para criar e manter um

ambiente interno no qual as pessoas possam estar totalmente envolvidas no

propósito de atingir os objetivos traçados.

Envolvimento de pessoas: funcionários de todos os níveis são envolvidos

no escopo para possibilitar que suas habilidades sejam usadas para o benefício

comum.

Abordagem de processo: as atividades desenvolvidas e seus recursos

relacionados são gerenciados como um processo para que os resultados

desejados sejam alcançados com mais eficiência.

Abordagem sistêmica para a gestão: no sentido de atingir seus objetivos, a

Direção do Gabinete identifica, entende e gerencia os processos inter-relacionados

como um sistema.

Melhoria contínua: a busca pelo aperfeiçoamento do desempenho do

Gabinete é um objetivo permanente.

Abordagem factual para tomada de decisão: as decisões da chefia são

baseadas na análise de dados e informações.

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Código



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Benefícios mútuos nas relações com os fornecedores: O Gabinete visa a

estabelecer uma relação de benefícios mútuos com seus fornecedores

institucionais com o intuito de aumentar a capacidade de ambos em agregar valor.

O SGQ é estruturado nos macroprocessos: Responsabilidade da Direção,

Gestão de Recursos, Realização do Produto e Medição, Análise e Melhoria.

São determinados os métodos e os critérios necessários para garantir a

operacionalização e o controle efetivos do SGQ. A descrição da sequência e das

interações desses processos pode ser melhor compreendida na figura a seguir:

Figura 1: Interação dos processos de trabalho com o SGQ

8.5.1 MELHORIA CONTÍNUA DO SGQ

REQUISITOS DOS CLIENTES

SATISFAÇÃO DOS CLIENTES

ENTRADA SAÍDA

PEDIDO, INFORMAÇÃO

DECISÃO JUDICIAL

ESCOPO

1

2

3

4

8

7

6 5

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A interação entre os macroprocessos de trabalho se dá da seguinte forma:

1. Os requisitos para a realização do produto serão os especificados pelo

cliente; os não declarados, mas determinados pelo próprio gabinete; e os

estatutários e regulamentares relacionados ao produto. Esses requisitos estão

determinados em procedimento específico (PS item 7.7 do MQ).

2. A alta direção deverá ter foco na satisfação dos requisitos dos clientes,

garantindo que sejam determinados e cumpridos.

3. A realização dos produtos deverá ser monitorada, medida e analisada

com vista a assegurar a conformidade e a melhoria contínua do Sistema de Gestão

da Qualidade. Para isso poderão ser utilizados os resultados de auditorias, a

análise de dados, as ações corretivas e preventivas e a análise crítica da Direção.

4. A satisfação do cliente com os serviços prestados deverá ser monitorada,

com o objetivo de coletar informações necessárias para a implementação de

melhorias.

5. As melhorias identificadas para o SGQ deverão fomentar o

comprometimento da alta direção com o desenvolvimento e implementação do

Sistema.

6. Os recursos necessários à implantação, manutenção e melhoria contínua

da eficácia do SGQ, bem como ao aumento da satisfação do cliente mediante o

atendimento aos seus requisitos serão garantidos pela alta direção.

7. Recursos de tecnologia da informação, humanos, de infraestrutura, dentre

outros, devem ser fornecidos de acordo com os requisitos definidos para a

realização do produto. Esses recursos serão identificados e disponibilizados para

sua aplicação, conforme descrito em procedimento específico (PS item 7.8 do MQ).

8. Os produtos deverão ser fornecidos conforme os requisitos especificados

pelo cliente, aumentando sua satisfação.

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Código



REVISADO POR:



Foram definidos os parâmetros de monitoramento e os indicadores de

desempenho dos macroprocessos com a finalidade de medir se os objetivos estão

sendo atingidos e de implementar as ações necessárias para atingir os resultados

planejados.

O controle dos processos terceirizados, realizados pelos fornecedores

institucionais, é feito por meio de reuniões periódicas com as áreas responsáveis

por estes processos, pela avaliação em formulário próprio dos serviços e produtos

fornecidos e na análise de dados, bem como pelos registros em Relatório de Não

Conformidade.

4.2. Requisitos de documentação

4.2.1 Generalidades

Os documentos do Sistema de Gestão da Qualidade são declarações da

política, dos objetivos e do manual da qualidade. Todos são procedimentos

necessários ao Gabinete do Ministro Ricardo Lewandowski para assegurar o

planejamento, a operação e o controle eficazes de seus processos e registros

requeridos pela Norma NBR ISO 9001:2008.

4.2.2 Manual da Qualidade - MQ

O Manual da Qualidade objetiva descrever as linhas gerais do Sistema de

Gestão da Qualidade do Gabinete do Ministro Ricardo Lewandowski, com base nos

requisitos da Norma NBR ISO 9001:2008 e busca demonstrar a capacidade de

atendimento aos requisitos dos clientes.

Este Manual é elaborado pelo Substituto de Chefe de Gabinete e pela

Presidente do Conselho da Qualidade, aos quais cabe a posse e guarda do

original, o controle, a disponibilização e a garantia de sua utilização. Nele

descrevem-se a Política e os Objetivos da Qualidade e definem-se o escopo, as

atribuições e as responsabilidades das pessoas envolvidas, bem como os

requisitos do SGQ.

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REVISADO POR:



4.2.3 Controle de documentos

O controle de documentos está estabelecido e mantido em procedimento

(PS item 4.3 do MQ) quanto à elaboração, identificação, análise crítica, revisão,

aprovação, reprodução, distribuição, controle de obsolescência, manutenção,

guarda, utilização e implantação de documentos e de dados do SGQ, sendo

garantido o acesso à versão atualizada dos documentos e dados nos locais de

trabalho. A documentação do SGQ obedece à seguinte hierarquia:

DE MQ

PS

IT DC

RQ Figura 2: Hierarquia dos documentos

DE DOCUMENTO EXTERNO MQ MANUAL DA QUALIDADE

PS PROCEDIMENTO DE SISTEMA IT INSTRUÇÃO DE TRABALHO

DC DOCUMENTO COMPLEMENTAR RQ REGISTRO DA QUALIDADE

4.2.4 Controle de registros

Os registros da qualidade são estabelecidos em procedimento documentado

(PS item 4.4 do MQ) e mantidos para prover evidências da conformidade com os

requisitos da norma de referência e da operação eficaz do SGQ.

O procedimento documentado (PS item 4.4 do MQ) define os controles

necessários para a identificação, o armazenamento, a proteção, a recuperação, o

tempo de retenção e o descarte dos registros da qualidade.

O Gabinete mantém os registros legíveis, prontamente identificáveis e

recuperáveis.

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REVISADO POR:



4.3. Procedimento de sistema para controle de docum entos

A Norma ISO 9001:2008, no item 4.2.3 aborda o controle de documentos do

Sistema de Gestão da Qualidade (SGQ). Segundo ela, os documentos requeridos

pelo SGQ devem ser controlados.

Em atendimento à norma de referência, este procedimento é estabelecido

para definir os controles necessários para:

a) aprovar documentos quanto à sua adequação, antes da sua emissão;

b) analisar criticamente, atualizar (quando necessário), e reaprovar documentos;

c) assegurar que alterações e a situação de revisão atual dos documentos sejam

identificadas,

d) garantir que as versões pertinentes de documentos aplicáveis estejam

disponíveis nos locais de uso;

e) assegurar que os documentos permaneçam legíveis e prontamente

identificáveis;

f) garantir que documentos de origem externa sejam identificados e que sua

distribuição seja controlada; e

g) evitar o uso não intencional de documentos obsoletos e aplicar identificação

adequada nos casos em que forem retidos por qualquer propósito.

Ressalte-se que no ambiente jurídico nem sempre a versão atual de normas

legais é a adequada ao caso concreto por conta do Princípio do “Tempus Regit

Actum”. Portanto, cabe ao funcionário verificar a pertinência da legislação

adequada ao caso.

4.3.1 Elaboração ou alteração de documentos

As proposições (elaboração e alteração) de formulários devem ser sugeridas

por meio de PEADs - Propostas de Elaboração e Alteração de Documentos.

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REVISADO POR:



Os documentos do Sistema de Gestão da Qualidade serão monitorados e

revisados constantemente, nas reuniões de análise crítica do sistema.

Qualquer elaboração ou alteração nos documentos do SGQ é realizada

conforme o fluxo descrito no item 4.3.15 deste Procedimento de Sistema, com a

consequente publicação eletrônica pela Presidente do Conselho da Qualidade

(CQ).

Cabe ao proponente de alteração de documento a elaboração de minuta da

alteração, para que o Conselho proceda à análise crítica e aprovação da proposta.

Cada uma das folhas dos documentos do SGQ receberá uma numeração

sequencial, a data de emissão e a sua versão.

Os Documentos Externos ou Complementares possuem formatos próprios.

4.3.2 Apresentação de proposta de documentos

Qualquer funcionário com acesso ao drive P:\Projeto Qualidade pode

apresentar proposta para elaboração ou para alteração de documentos do SGQ.

O formulário adequado para tais fins é a Proposta de Elaboração e Alteração

de Documentos (PEAD). O proponente deve seguir os passos abaixo:

4.3.3 Proposta para elaboração ou alteração dos doc umentos

a) elaborar minuta do documento e salvá-lo na pasta P:\Projeto

Qualidade\Normas em Elaboração;

b) preencher o formulário da PEAD disponível na pasta P:\Projeto

Qualidade\Formulários\Modelos com a descrição da proposta e sua

justificativa;

c) salvar a PEAD na pasta P:\Projeto Qualidade\RQ - Registros da

Qualidade\PEAD - Propostas de Elaboração e Alteração de

Documentos\PEADs em Elaboração e numerá-la em ordem crescente de

cronologia.

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Código



REVISADO POR:



d) comunicar a PEAD à Presidente do Conselho da Qualidade por e-mail

([email protected]).

4.3.4 Análise crítica dos documentos

Após proposição, os documentos e dados que influem no Sistema de

Gestão da Qualidade são analisados criticamente e aprovados quanto a sua

adequação.

As PEAD’s são analisadas criticamente pelo Conselho da Qualidade no que

diz respeito à sua adequação ao Sistema de Gestão da Qualidade e aos requisitos

da norma de referência.

Qualquer membro do CQ pode propor as alterações necessárias à

adequação da minuta do documento objeto da PEAD.

Após análise, as PEAD’s são publicadas na pasta P:\Projeto Qualidade\RQ -

Registros da Qualidade\PEAD - Propostas de Elaboração e Alteração de

Documentos.

4.3.5 Identificação dos documentos

Os documentos do SGQ são identificados por meio de códigos, conforme

demonstrado a seguir:

a) Para o Manual da Qualidade:

MQ Tipo de Documento

b) Para as Instruções de Trabalho:

IT - 00

Sequencial Tipo de Documento

4.3.6 Codificação dos documentos

Os documentos deverão ser codificados obedecendo às tabelas abaixo:

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REVISADO POR:



Tipo de Documento

Manual da Qualidade MQ

Instrução de Trabalho IT

Para os Documentos Externos (DE) e os Documentos Complementares

(DC) utilizada a identificação própria de cada documento.

4.3.7 Revisão e aprovação da documentação

Após elaboração e identificação, os documentos do SGQ são revisados e

submetidos à aprovação.

As alterações, quando aprovadas, são registradas em campo específico no

documento original, mantendo-se apenas o último registro de alteração.

O original aprovado terá no rodapé das páginas a identificação dos

responsáveis pela revisão e pela aprovação do documento.

Depois da aprovação do original, a versão eletrônica é publicada na pasta

correspondente, drive P:\Projeto Qualidade\.

Pelo menos uma vez ao ano os documentos são analisados criticamente,

com vista a revalidá-los. As atualizações dos documentos externos (DE) e dos

documentos complementares (DC) são disponibilizadas na pasta P:\Projeto

Qualidade\.

Os formulários não precisam ser reaprovados, sendo válidos até aprovação

de nova versão.

No caso de normas jurídicas, cabe ao usuário verificar a adequação do texto

legal ao caso concreto.

4.3.8 Controle de versão e distribuição da document ação

A versão anterior de documento permanece válida até a publicação da nova

versão.

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Código



REVISADO POR:



As versões atualizadas dos documentos estão acessíveis em meio

eletrônico, na rede interna de computadores do Gabinete do Ministro Ricardo

Lewandowski, P:\Projeto Qualidade\.

Quando necessário, serão reproduzidas e distribuídas cópias controladas

com a seguinte identificação: CÓPIA CONTROLADA .

Para o controle de versão dos documentos e formulários é mantida a Lista

Mestra de Documentos (LM) e Ficha de Controle de Formulários (FCFO),

contendo, respectivamente, a relação dos documentos e formulários aplicáveis ao

SGQ e as suas versões.

A LM e a FCFO são atualizadas sempre que ocorrem alterações em algum

dos documentos e formulários ou, ainda, por ocasião do cancelamento ou da

elaboração de novo documento ou formulário.

Cópias porventura distribuídas para treinamento, informações a usuários e

interessados não estão sujeitas a controle de alterações, sendo identificadas como

CÓPIA NÃO CONTROLADA.

4.3.9 Controle de obsolescência da documentação

Quando aprovada nova versão de documento, a versão em meio eletrônico

é transferida para pasta pública P:\Projeto Qualidade\Documentos Obsoletos. As

cópias controladas são entregues mediante o recolhimento da última versão, para

eliminação no prazo máximo de cinco dias, se houver.

Quando algum documento é cancelado, a versão em meio eletrônico será

transferida para pasta pública P:\Projeto Qualidade\Documentos Cancelados. As

cópias controladas serão recolhidas e eliminadas no prazo de cinco dias, se

houver.

4.3.10 Manutenção/guarda da documentação

As versões atualizadas dos documentos do Sistema de Gestão da

Qualidade são mantidas em meio eletrônico no drive P:\Projeto Qualidade pelo

Substituto da Chefe de Gabinete e pela Presidente do Conselho da Qualidade,

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REVISADO POR:



únicos responsáveis também pela alteração dos documentos no sistema

informatizado.

4.3.11 Utilização da documentação

Todos os funcionários do Gabinete do Ministro Ricardo Lewandowski têm

acesso aos documentos do Sistema da Qualidade, embora restrita a edição ou

impressão desses documentos.

4.3.12 Implantação da documentação

Os documentos são considerados válidos, para fins de geração de registros

da qualidade, a partir de sua publicação.

4.3.13 Controle de documentos externos

O controle de versão, da validade e da obsolescência de documentos

externos é realizado pelo Conselho da Qualidade, mantendo uma referência e uma

identificação da localização desses documentos em meio eletrônico.

O sítio da Presidência da República – www.planalto.gov.br - é referência

para o controle da atualização da legislação federal, bem como o sítio do Senado

Federal (www.senado.gov.br).

4.3.14 Responsabilidades acerca da documentação

As PEAD´s podem ser analisadas criticamente, revisadas e aprovadas

diretamente pela Presidente do CQ.

As propostas aprovadas são apresentadas na reunião seguinte, para ciência

dos demais membros do CQ. Caso algum membro discorde das alterações, pode

propor nova análise da PEAD, a ser realizada nesta mesma reunião.

As demais responsabilidades estão definidas no quadro seguinte, exceto as

relativas aos formulários. Essas são idênticas às atribuídas ao documento IT -

Instrução de Trabalho.

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Código



REVISADO POR:



DOCUMENTO ETAPA MQ PS IT DE DC

Apresentação de Propostas Qualquer Funcionário

Qualquer Funcionário


Não se aplica

Qualquer Funcionáro, se o documento for

criação do Gabinete

Análise Crítica CQ CQ CQ Não se aplica

CQ, se o documento for


Elaboração

Presidente do CQ e

Substituto da Chefe de Gabinete

Presidente do CQ e Substituto

da Chefe de Gabinete


Não se aplica

Qualquer Funcionário, se o

documento for criação do Gabinete

Identificação CQ CQ RD CQ CQ

Revisão Substituto da

Chefe de Gabinete

Substituto da Chefe de Gabinete

RD Não se aplica

Qualquer Funcionário, se o

documento for criação do Gabinete

Aprovação Presidente do CQ

Presidente do CQ

Presidente do CQ

Não se aplica

Presidente da Qualidade, se o documento for


Controle de Versão/Distribuição CQ CQ CQ CQ CQ

Controle de Obsolescência CQ CQ CQ Qualquer

Funcionário CQ

Publicação Eletrônica Presidente do CQ

Presidente do CQ

Presidente do CQ

Não se aplica

Presidente da Qualidade, se o documento for


Manutenção/Guarda

Presidente do CQ e Substi-tuto da Chefe de Gabinete

Presidente do CQ e Substi-tuto da Chefe de Gabinete

CQ CQ CQ

Utilização Qualquer Funcionário





LEGENDA

CQ - Conselho da Qualidade SGQ – Sistema de Gestão da Qualidade MQ – Manual da Qualidade PS – Procedimento de Sistema RD – Representante da Direção IT – Instrução de Trabalho DE – Documento Externo DC – Documento Complementar

O RD da área é responsável pelos documentos específicos e a Presidente

do Conselho da Qualidade pelos corporativos.

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REVISADO POR:



4.3.15 Fluxo de elaboração/alteração de documentos da qualidade

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REVISADO POR:



4.4. Procedimento de sistema para controle de regis tros

A Norma ISO 9000:2005 (Sistemas de Gestão da Qualidade – Fundamentos e

vocabulário), no item 2.7.2, “f”, conceitua registros como “documentos que

fornecem evidência objetiva de atividades realizadas ou de resultados alcançados”.

Por sua vez, a Norma ISO 9001:2008 considera registro como uma forma

especial de documento. No item 4.2.4, a Norma determina que registros devem ser

estabelecidos e mantidos para prover evidências de conformidade com requisitos e

da operação eficaz do sistema da qualidade.

Tais registros devem ser mantidos legíveis, prontamente identificáveis e

recuperáveis.

Nesse contexto, o presente procedimento visa a estabelecer padrões para

identificação, armazenamento, proteção, recuperação, retenção e descarte dos

registros do Sistema de Gestão da Qualidade (SGQ).

O disposto neste procedimento aplica-se a todos os funcionários do Gabinete

do Ministro Ricardo Lewandowski.

4.4.1 Identificação dos registros

Os registros da qualidade são identificados por meio de nome e/ou de sigla

contidos na Lista de Registros da Qualidade (LRQ).

4.4.2 Armazenamento dos registros

Os registros da qualidade são armazenados, primeiramente, de acordo com os

requisitos da norma e, em seguida, com relação à forma de arquivamento (ex:

ordem cronológica, alfabética) e aos locais definidos na LRQ.

4.4.3 Proteção dos registros

Os registros da qualidade são armazenados em meio físico ou eletrônico, de

modo a protegê-los contra danos, perdas ou deterioração devido a condições

ambientais.

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REVISADO POR:



São definidos os locais de armazenamento, bem como o responsável,

conforme descrito na Lista de Registros da Qualidade.

4.4.4 Recuperação dos registros

É garantida a recuperação das informações por meio de acesso físico ou

eletrônico aos registros da qualidade.

É definido na LRQ o tipo de acesso aos registros.

4.4.5 Retenção dos registros

Os registros da qualidade são mantidos para demonstrar conformidade com os

requisitos especificados e para comprovar a efetiva implantação do SGQ.

São definidos períodos mínimos de retenção dos registros da qualidade, em

arquivo físico ou eletrônico, levando em consideração a integridade destes e o seu

tempo de utilização, conforme descrito na LRQ.

4.4.6 Disposição dos registros

A disposição dos registros está definida na Lista de Registros da Qualidade.

4.4.7 Informações relevantes sobre os registros

No Gabinete do Ministro Ricardo Lewandowski o registro “Cadastro Funcional”

é a composição de comprovantes suficientes para evidenciar a capacitação de

pessoal exigida pela Matriz de Qualificação Funcional (item 6.5.6 – MQ).

Para esse registro pode ser utilizado o sistema disponibilizado pela Secretaria

de Gestão de Pessoas - SGP chamado “Banco de Talentos” para os servidores

concursados, bem como pastas funcionais para todos os funcionários, constando

os seguintes comprovantes: curriculum vitae; declaração do Substituto da Chefia

de Gabinete quanto às habilidades específicas; cópia do diploma de conclusão do

curso específico para a função desempenhada; comprovante de treinamento em

serviço e lista de atualização de treinamentos fornecida pelo Gabinete. Estes

documentos estão digitalizados e encontram-se na pasta P:\Projeto

Qualidade\Recursos Humanos\Funcionários.

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REVISADO POR:



4.4.8 Responsabilidades acerca dos registros

Os registros da qualidade do Gabinete do Ministro Ricardo Lewandowski

estão previstos na Lista de Registros da Qualidade.

Cabe aos funcionários envolvidos com o SGQ o cumprimento do disposto na

Lista de Registros da Qualidade (LRQ).

Cabe ao Conselho da Qualidade manter atualizada a LRQ, em função de

registro criado, suprimido ou modificado, para que se garanta a efetiva

operacionalização do SGQ.

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REVISADO POR:



5. RESPONSABILIDADE DA DIREÇÃO

5.1. Comprometimento da direção

A alta direção está comprometida com o desenvolvimento, a implementação

e a melhoria contínua do SGQ, demonstrados por meio do atendimento aos

requisitos do cliente e aos regulamentares, do estabelecimento da Política e dos

Objetivos da Qualidade, da realização de reuniões de análise crítica, da

disponibilidade de recursos e da comunicação aos funcionários do Gabinete quanto

à importância da satisfação do cliente.

5.2. Foco no cliente

A prestação jurisdicional desenvolvida no Gabinete do Ministro Ricardo

Lewandowski tem como partes interessadas os clientes internos e externos, outras

áreas do Supremo Tribunal Federal e a sociedade em geral, público atingido pelas

decisões proferidas.

A alta direção está ciente de que o sucesso do Gabinete depende do

entendimento e da satisfação das necessidades e expectativas, presentes e

futuras, dos clientes, dos usuários finais (atuais e potenciais), bem como de outras

partes interessadas.

O Gabinete do Ministro Ricardo Lewandowski aplica o Princípio do Foco no

Cliente. A preocupação em atender tal princípio está traduzida nos requisitos do

cliente que estão determinados e cumpridos como especificado em procedimento

documentado (PS item 7.7 do MQ).

5.3. Política da qualidade

A Política da Qualidade do Gabinete do Ministro Ricardo Lewandowski fica

instituída por meio do Manual da Qualidade, conforme segue:

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Código



REVISADO POR:



“Promover, com a utilização de modernas concepções

gerenciais, o aprimoramento contínuo dos serviços d o Gabinete do

Ministro Ricardo Lewandowski, com vistas a uma pres tação

jurisdicional mais célere, mantendo um elevado padr ão de

qualidade” .

Essa política será analisada criticamente a cada dois anos pelo Exmo. Sr.

Ministro Ricardo Lewandowski, com vistas a ratificação ou retificação. Sua

aprovação se deu em 15 de setembro de 2011.

Também é possível encontrá-la no Sistema de Gestão à vista, ou seja, em

quadros afixados na recepção do Gabinete, na entrada de circulação (próxima à

copa) e na sala dos analistas (coluna de sustentação), devidamente datados e

aprovados pela alta direção.

5.4. Planejamento

5.4.1 Objetivos da qualidade

A alta direção estabelece os objetivos da qualidade nas funções e nos níveis

pertinentes do Gabinete. Os objetivos são mensuráveis, coerentes com a Política

da Qualidade e são os seguintes:

a) garantir o comprometimento da Direção;

b) garantir um processo de comunicação interna adequado;

c) satisfazer as necessidades e expectativas dos clientes;

d) investir na qualificação profissional dos servidores;

e) manter infraestrutura adequada às atividades do escopo;

f) manter ambiente de trabalho adequado à realização das atividades;

g) buscar a celeridade dos serviços e a eficácia da realização do produto;

h) manter fornecedores institucionais adequados às necessidades do SGQ;

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Código



REVISADO POR:



i) realizar adequadamente a prestação de serviços;

j) assegurar a melhoria contínua do SGQ.

Os objetivos da qualidade são coerentes com a Política da Qualidade

estabelecida pelo Exmo. Sr. Ministro Ricardo Lewandowski e mensuráveis por

meio de indicadores disponíveis na pasta P:\Projeto Qualidade\RQ - Registros da

Qualidade\Indicadores.

Como medida de melhoria contínua, cada equipe do Gabinete estipula

anualmente metas para cumprimento no ano subsequente, tendo por base

relatórios elaborados pela Assessoria de Gestão Estratégica – AGE. A participação

dos funcionários na elaboração das metas tem o condão de envolvê-los e permite o

compartilhamento do processo decisório.

5.4.2 Planejamento do sistema de gestão da qualidad e

O planejamento do SGQ e os objetivos da qualidade são estabelecidos em

conformidade com a Política da Qualidade de maneira a assegurar o atendimento

dos requisitos do produto e a integridade do Sistema, inclusive no caso de

alterações planejadas e implementadas.

O planejamento do SGQ abrange seu estabelecimento, documentação,

implementação e manutenção com vistas a melhorar continuamente a sua eficácia

de acordo com os requisitos da norma de referência. Nesse contexto, o Conselho

da Qualidade:

a) identifica os processos necessários para o SGQ e sua aplicação;

b) determina a sequência e a interação desses processos;

c) determina os critérios e métodos necessários para assegurar que a

operação e o controle desses processos sejam eficazes;

d) assegura a disponibilidade de recursos e informações necessárias para

apoiar a operação e o monitoramento desses processos;

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Código



REVISADO POR:



e) monitora, mede e analisa esses processos; e

f) implementa ações necessárias para atingir os resultados planejados e a

melhoria contínua desses processos.

O planejamento segue as linhas do quadro a seguir:

Processos Objetivo da Qualidade Indicador Doc.

5. Responsabi-lidade da Direção

Garantir o comprometimento da direção

Nº de ações pendentes de implementação (PDCA, ações corretivas e preventivas e reuniões de análise crítica) MQ

Garantir processos de comunicação interna adequados

Resultado da Pesquisa de Clima

Satisfazer o cliente Índice de satisfação do cliente (ISC – Meta 4)

PS 7.7 do MQ

6. Gestão de Recursos

Investir na qualificação profissional adequada

Requisitos da Pesquisa de Clima, resultado de auditorias

PS 6.5 do MQ

Manter infraestrutura adequada

Requisitos da Pesquisa de Clima MQ

Manter ambiente de trabalho adequado

Requisitos da Pesquisa de Clima

PS 6.5 do MQ

7. Realização do Produto

Buscar celeridade dos serviços

Tempo de tramitação e nº de processos judiciais julgados e distribuídos liminar e prazos

PS 7.7 do MQ

Promover a qualidade dos fornecedores Institucionais

Nº de ações de melhoria realizadas pelos fornecedores (FAFI e Atas das Reuniões de Fornecedores)

PS 7.8 do MQ

Eficácia na realização do produto

Nº de não conformidades detectadas em auditoria MQ

Reclamação de clientes

8. Medição, Análise e Melhoria

Busca da melhoria contínua

Nº de melhorias implantadas em determinado período (Plano de Melhorias)

PS 8.9 do MQ

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REVISADO POR:



5.5. Responsabilidade, autoridade e comunicação

O Conselho da Qualidade – CQ é o órgão deliberativo da alta administração

responsável pelo Sistema de Gestão da Qualidade. Ele está submetido

diretamente ao Ministro Ricardo Lewandowski e é composto por um Presidente e

pelos representantes da direção.

Fica designada a senhora MÔNICA MARIA XAVIER DE ARAUJO ,

Assistente Judiciário, como Presidente do Conselho da Qualidade.

O organograma abaixo demonstra a organização funcional do Sistema de

Gestão da Qualidade:

Figura 3 - Organograma do Sistema de Gestão da Qualidade do Gabinete

5.5.1 Responsabilidade e autoridade

O quadro a seguir apresenta as responsabilidades dos componentes que

integram o Sistema de Gestão da Qualidade em relação aos requisitos da Norma

NBR ISO 9001:2008.

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Matriz de Responsabilidades do Sistema de Gestão da Qualidade Legenda: ● Responsável ○ Colaborador

Requisitos da Norma Conselho da Qualidade Funcionários

4.1 a 4.2.1 (Requisitos gerais do Sistema da Qualidade) -

4.2.2 (Manual da Qualidade)

4.2.3 (Controle de Documentos)

4.2.4 (Controle de Registros)

5.1 (Comprometimento da Direção) -

5.2 (Foco no Cliente)

5.3 (Política da Qualidade) -

5.4 (Planejamento) -

5.5.1 (Responsabilidade e Autoridade) -

5.5.2 (Representante da Direção) -

5.5.3 (Comunicação Interna) -

5.6 (Análise Crítica pela Direção) -

6 (Gestão de Recursos) -

7.1 (Planejamento da Realização do Produto) -

7.2 (Processos Relacionados a Clientes) 7.3 (Projeto e Desenvolvimento) Não se aplica

7.4 (Aquisição) -

7.5.1 (Controle de Produção e Prestação de Serviço) -

7.5.2 (Validação dos Processos de Produção e Prestação de Serviço) Não se aplica

7.5.3 a 7.5.5 (Identificação e Rastreabilidade; Propriedade do Cliente; Preservação do Produto) -

7.6 (Controle de Equipamento de Monitoramento e Medição) Não se aplica

8.1 (Medição, Análise e Melhoria – Generalidades) -

8.2.1 (Satisfação do Cliente)

8.2.2 (Auditoria Interna) -

8.2.3 a 8.2.4 (Medição e Monitoramento de Processos e de Produto) -

8.3 (Controle de Produto Não Conforme) -

8.4 (Análise de Dados) -

8.5.1 (Melhoria Contínua)

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REVISADO POR:



5.5.2 Representante da direção

Nos termos da norma de referência, os representantes da direção, membros

da administração da organização independentemente de outras atribuições, são os

responsáveis por:

a) assegurar que os processos necessários ao SGQ sejam estabelecidos,

implementados e mantidos;

b) relatar à alta direção o desempenho do SGQ e qualquer necessidade de

melhoria, e

c) assegurar a promoção da conscientização sobre os requisitos do cliente junto

aos funcionários envolvidos no escopo.

Ficam designados como Representantes da Direção:

ANA MARIA ALVARENGA MAMEDE NEVES , pela Chefia de Gabinete;

DENNYS ALBUQUERQUE RODRIGUES , Assessor, atuando pela

coordenação processual do Gabinete e como substituto da Chefia de Gabinete;

DANIEL SOEIRO DE FREITAS, Assessor, pela área de Originários;

LUIZ EDUARDO SEIXAS MARTINS , Assistente Judiciário, pela área de

Criminal;

MARIA DAS GRAÇAS PEREIRA , Oficial de Gabinete atuando pela

Secretaria do Gabinete;

MARIA SÍLVIA MARQUES DOS SANTOS , Assistente IV, pela área de

Agravos Regimentais e Embargos de Declaração em recursos;

PAULO ALENCAR COSTA , Assistente IV, pela área de Recursos

Extraordinários;

VANESSA BICALHO BORGES , Assistente IV, pela área de Agravos de

Instrumento e Agravos em Recursos Extraordinários;

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REVISADO POR:



DIMITRI DE ALMEIDA PRADO , Assistente II, pela área de Repercussão

Geral; e

MÔNICA MARIA XAVIER DE ARAUJO, responsável também pelos

Recursos Humanos no Gabinete.

5.5.3 Comunicação interna

O gabinete define que os principais canais de comunicação são: mural de

avisos, telefone, correio eletrônico e rede interna (intranet do STF) de

computadores do gabinete. A divulgação relativa à eficácia do SGQ é feita pela

disponibilização dos indicadores de desempenho.

No Gabinete do Ministro Ricardo Lewandowski a comunicação interna sobre

o produto é realizada, principalmente, por meio do eJud - Consulta Processual, que

disponibiliza as informações sobre os processos judiciais, eSTF - Decisão, no qual

são digitadas as minutas, e eSTF - Gabinete (eGAB), utilizado para deslocamento

interno dos processos.

5.6. Análise crítica pela direção

5.6.1 Generalidades

A análise crítica abrange a avaliação da eficácia do Sistema de Gestão da

Qualidade em atender os requisitos da ISO 9001:2008, da Política e dos Objetivos

da Qualidade estabelecidos neste Manual.

As reuniões de análise crítica ocorrem bimestralmente ou

extraordinariamente com pauta específica, conduzidas pela Presidente do

Conselho da Qualidade, com a participação dos Representantes da Direção,

convidados e outros participantes, quando necessário, e são devidamente

registradas por meio de atas que são, posteriormente, publicadas pela Presidente

do Conselho da Qualidade na pasta P:\Projeto Qualidade\Atas de Reuniões.

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REVISADO POR:



A realização dessa reunião nos meses de janeiro e julho, período de recesso

forense do STF, nos termos do Regimento Interno do Supremo Tribunal Federal

(art. 78), ficará a critério do Conselho.

5.6.2 Entradas para a análise crítica

As entradas para análise crítica pela direção incluem informações sobre:

a) resultados de auditorias;

b) realimentação de cliente;

c) desempenho de processo e conformidade do produto;

d) situação das ações preventivas e corretivas;

e) ações de acompanhamento sobre as análises críticas anteriores pela

direção;

f) mudanças que possam afetar o SGQ;

g) recomendações para melhoria.

5.6.3 Saídas da análise crítica

As saídas da análise crítica pela direção incluem quaisquer decisões e

ações relacionadas a:

a) melhoria da eficácia do SGQ e de seus processos;

b) melhoria do produto em relação aos requisitos do cliente;

c) necessidade de recursos.

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REVISADO POR:



6. GESTÃO DE RECURSOS

6.1. Provisão de recursos

Os recursos necessários à implantação, manutenção e melhoria contínua da

eficácia do SGQ, bem como ao aumento da satisfação do cliente mediante o

atendimento aos seus requisitos são garantidos pela alta direção. Tais recursos

são tratados na reunião de análise crítica e na de dados.

6.2. Recursos humanos (gestão de pessoas)

6.2.1 Generalidades

A Direção garante que os funcionários que executam atividades que afetem

o SGQ são competentes, com base na educação, treinamento, habilidades e

experiência apropriados, conforme disposto em procedimento documentado (PS

item 6.5 do MQ).

6.2.2 Competência, treinamento e conscientização

Em observância à norma de referência, o Gabinete do Ministro Ricardo

Lewandowski, quanto à competência, treinamento e conscientização, realiza ações

para:

a) determinar as competências necessárias para o pessoal que executa

trabalhos que afetam a conformidade com os requisitos do produto;

b) fornecer treinamento ou implementar outras ações para satisfazer as

necessidades de competência;

c) avaliar a eficácia das ações executadas;

d) assegurar que os funcionários estão conscientes quanto à pertinência e a

importância de suas atividades e de como elas contribuem para atingir os

objetivos da qualidade;

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REVISADO POR:



e) manter registros apropriados de educação, treinamento, habilidade e

experiência.

6.3. Infraestrutura

As instalações prediais são monitoradas pela Secretaria de Administração e

Finanças (SAF), de maneira a garantir uma infraestrutura adequada ao trabalho,

cabendo ao Gabinete fazer as solicitações para consertos, aquisição de mobiliário

e ajustes na infraestrutura.

O Gabinete possui estações de trabalho compostas de microcomputadores,

mesas, cadeiras, estantes, aparelhos de ar condicionado, telefones, fac-símile,

impressoras e softwares adequados as suas necessidades.

Cabe ao Substituto da Chefia de Gabinete, auxiliado pelos demais

funcionários, verificar se a Secretaria de Tecnologia da Informação (STI) está

realizando o gerenciamento constante dos sistemas, da rede, dos bancos de dados

e a manutenção dos equipamentos de informática.

6.4. Ambiente de trabalho

Para o alcance da conformidade com os requisitos determinados, a SAF

busca manter ambiente de trabalho adequado, com boa iluminação, climatização

adequada, limpeza e níveis de ruídos aceitáveis.

Práticas relativas ao bem-estar, satisfação e motivação dos funcionários são

avaliadas por meio da Pesquisa de Clima Organizacional, realizada anualmente

pela Secretaria de Gestão de Pessoas (SGP), de maneira a subsidiar as ações

necessárias para garantir ambiente de trabalho adequado.

6.5. Procedimento de sistema de recursos humanos (g estão de pessoas)

A Norma ISO 9001:2008 trata sobre recursos humanos no item 6.2.

Segundo esse item, o pessoal que executa atividades que afetam a qualidade do

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REVISADO POR:



produto, ou seja, os envolvidos no escopo do Sistema de Gestão da Qualidade

(SGQ) devem ser competentes, com base em educação, treinamento, habilidade e

experiência apropriados.

Em observância à Norma de Referência, o Gabinete do Ministro Ricardo

Lewandowski busca ter pessoal competente, consciente e treinado. As atividades

que dizem respeito a recursos humanos são realizadas em conjunto com a

Secretaria de Gestão de Pessoas (SGP). Entre essas ações, ressalte-se que o

Gabinete:

a) determina as competências necessárias para o pessoal que executa trabalhos

que afetam a qualidade do produto;

b) fornece treinamento e toma ações para satisfazer as necessidades de

competência;

c) avalia a eficácia das ações executadas;

d) assegura que os funcionários estejam conscientes quanto à pertinência e

importância de suas atividades e de como elas contribuem para atingir os

objetivos da qualidade;

e) mantém registros apropriados de educação, treinamento, habilidade e

experiência.

Nesse sentido, esse procedimento visa a estabelecer diretrizes para a

gestão de recursos humanos de maneira a assegurar que as atividades que afetam

a qualidade dos produtos do SGQ são executadas por pessoal competente.

O disposto nesse procedimento se aplica ao Sistema de Gestão da

Qualidade do Gabinete do Ministro Ricardo Lewandowski.

O treinamento no Gabinete do Ministro Ricardo Lewandowski obedece

regras pertinentes à Secretaria de Gestão de Pessoas (SGP). É, pois, um

processo sistemático, composto de quatro fases interdependentes, a saber:

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REVISADO POR:



6.5.1 Elaboração de requisitos para conscientização e treinamento

a) Levantamento das Necessidades de Capacitação

O Levantamento das Necessidades de Capacitação (LNC) é efetivado com

base em dados colhidos no decorrer do exercício, em que cada Unidade descreve

suas necessidades de treinamento e capacitação, faz avaliações de treinamentos

ocorridos, sugestões remetidas ou observações constantes das avaliações de

desempenho. Após a compilação e avaliação dos dados, a SGP elabora a

Programação de Capacitação do Tribunal para o ano subsequente.

b) Definição da Matriz de Requisitos de Qualificação Funcional

Com base nas atividades e rotinas de trabalho do Gabinete do Ministro

Ricardo Lewandowski, é elaborada Matriz de Requisitos de Qualificação Funcional

(MQF), na qual são estabelecidos os requisitos de qualificação e competência dos

funcionários (escolaridade, treinamentos obrigatórios e desejáveis), exigidos para o

desempenho das atividades.

6.5.2 Capacitação para qualidade

Os Representantes da Direção receberão treinamento externo de

capacitação referente à ISO 9001:2008 sempre que o Substituto da Chefe de

Gabinete ou a Presidente do Conselho da Qualidade julgarem necessário. Essa

demanda é reencaminhada à SGP, que toma as providências necessárias para a

realização desses cursos.

Em todos os casos, a SGP é responsável por atender às demandas de

capacitação inerentes ao Sistema da Qualidade, utilizando como base o LNC e a

MQF.

A SGP faz um levantamento de demanda e toma as providências para

atendê-la ou, ainda, o Representante da Direção constata a demanda e a informa à

Presidente do Conselho da Qualidade ou ao Substituto da Chefe de Gabinete, para

que sejam adotadas as medidas necessárias para realizar a capacitação.

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REVISADO POR:



A demanda é atendida no ano subsequente, ou, se o Conselho da

Qualidade considerar sua urgência, negocia com a SGP o prazo para atendimento

da necessidade.

A seu turno, os treinamentos em serviço são oferecidos pelos

Representantes da Direção, ou por servidor previamente capacitado, sempre que

novos funcionários são lotados no Gabinete do Ministro Ricardo Lewandowski ou

são efetuados ajustes na documentação com impacto significativo na execução

das atividades.

O treinamento em serviço dos novos funcionários deve ser efetivado na

ambientação, assim que o funcionário iniciar suas atividades no gabinete, ou no

prazo máximo 90 dias.

6.5.3 Execução ou implementação de capacitação

Os eventos de capacitação são internos, externos e treinamentos em serviço

para o Sistema da Qualidade.

Para se inscreverem em eventos de capacitação internos e externos, os

servidores devem observar o disposto na Instrução Normativa nº 130, de 17 de

novembro de 2011, disponível na pasta P:\Projeto Qualidade\DC - Documentos

Complementares.

No caso dos colaboradores, há previsão contratual de que os cursos sejam

oferecidos pela empresa patronal, embora o Supremo Tribunal Federal também

disponha de ações de treinamento por meio de Instrutoria Solidária.

6.5.4 Avaliação e acompanhamento de capacitação

A necessidade de capacitação é avaliada nas Reuniões de Análise Crítica

do Sistema da Qualidade

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REVISADO POR:



A avaliação dos eventos de capacitação, exceto para os treinamentos em

serviço, em que não há necessidade de avaliação formal, é feita após a realização

do curso e a SGP compila os dados em formulário próprio.

No final do curso, é disponibilizado na intranet formulário ao participante, no

qual são abordadas questões relativas à incorporação dos conhecimentos às

rotinas de trabalho, ao progresso observado na execução das tarefas e ao

compartilhamento do conhecimento adquirido.

A eficácia dos treinamentos realizados é averiguada por meio da Avaliação

de Impacto, cujo objetivo é verificar a aplicabilidade dos conhecimentos nas

atividades profissionais desempenhadas pelo funcionário. Pesquisa de Clima

Organizacional também avalia se os treinamentos oferecidos pelo STF alcançaram

os objetivos propostos.

6.5.5 Responsabilidades acerca de competência, cons cientização e treinamento

Cabe ao Chefe de Gabinete, com apoio de seu substituto e da Presidente do

Conselho da Qualidade:

a) encaminhar demanda de capacitação referente à SO 9001:2008 à SGP;

b) solicitar à SGP providências no sentido de suprir as necessidades de

treinamento;

c) autorizar a participação de servidores em eventos internos;

d) propor a participação de servidores em eventos externos;

e) ministrar, eventualmente, e acompanhar os treinamentos em serviço;

f) sensibilizar os funcionários quanto à importância dos treinamentos para as

atividades realizadas;

g) analisar criticamente os pedidos de inscrição em curso quanto aos critérios de

adequação, oportunidade e necessidade para, conforme o caso, dispensar os

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REVISADO POR:



servidores dos treinamentos quando considerar que sua experiência no

cargo/função é suficiente para o desempenho das atividades;

h) avaliar a eficácia das ações de treinamento, com base no número de não

conformidades

Cabe à Representante da Direção para a área de recursos humanos e à

Chefia de Gabinete verificar na Secretaria de Gestão de Pessoas:

a) o levantamento das necessidades de treinamento para o SGQ;

b) o planejamento dos treinamentos para o SGQ;

c) a operacionalização dos treinamentos referentes ao SGQ;

d) efetuar e manter registros dos Treinamentos para o Sistema da Qualidade;

e) avaliação da eficácia dos Cursos.

Cabe aos Representantes da Direção:

a) identificar necessidades de treinamento para o SGQ;

b) ministrar, eventualmente, treinamentos em serviço.

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REVISADO POR:



6.5.6 Matriz de Qualificação Funcional – MQF

FUNÇÃO NÍVEL REQUISITOS DE QUALIFICAÇÃO FUNCIONAL

Chefe de Gabinete

CJ3

Requisito de Escolaridade: • Bacharel sem habilitação específica

Tempo de Experiência: • 3 anos de atividade profissional

Treinamentos Obrigatórios: • Sistema de Gestão da Qualidade do Gabinete • Regimento Interno (pode ser adquirido no desempenho das funções)

Treinamento Desejável: • Gestão Empresarial

Habilidades Específicas: • Liderança • Capacidade de gestão

Assessor CJ3

Requisito de Escolaridade: • Bacharel em Direito

Tempo de Experiência: • 3 anos de atividade profissional

Treinamentos Obrigatórios: • Sistema de Gestão da Qualidade do Gabinete • Regimento Interno (pode ser adquirido no

desempenho das funções)

Treinamentos Desejáveis:

• Direito Constitucional • Processo Civil • Processo Penal • Direito Tributário • Direito Administrativo • Direito Penal

Habilidades Específicas: • Compenetração • Comprometimento

Assistente

Judiciário CJ1

Requisito de Escolaridade: • Bacharel sem habilitação específica

Tempo de Experiência: • 1 ano de atividade profissional






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REVISADO POR:




Oficial de

Gabinete FC-06


Tempo de Experiência: • 1 ano em cargo administrativo na Secretaria Judiciária ou no Gabinete

Treinamentos Obrigatórios:

• Sistema de Gestão da Qualidade do Gabinete

• Regimento Interno (pode ser adquirido no desempenho das funções)

Treinamentos Desejáveis: • Processo Civil • Logística • Estatuto da OAB


Assistente IV FC-04









Assistente III FC-03

Requisito de Escolaridade: • Bacharel sem habilitação específica Tempo de Experiência: • 1 (um) ano de atividade profissional




Treinamentos Desejáveis: • Gestão empresarial


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REVISADO POR:




Assistente II FC-02







• Direito Constitucional • Processo Civil • Direito Tributário • Direito Administrativo


Assistente I FC-01









Analista

Judiciário -

Requisito de Escolaridade: • Bacharel em Direito Tempo de Experiência: • Não há necessidade







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REVISADO POR:




Técnico

Judiciário -

Requisito de Escolaridade: • Ensino Médio completo

Tempo de Experiência: • Não há necessidade






Técnico em

Secretariado -

Requisito de Escolaridade: • No mínimo Ensino Médio completo

Tempo de Experiência: • 6 meses de atividade profissional (art. 442-A, CLT, redação dada pela Lei 11.644/2008)

Treinamentos Obrigatórios: • Sistema de Gestão da Qualidade do Gabinete • Noções de informática (nível usuário)

Treinamento Desejável: • Informática Habilidade Específica: • Comprometimento

Recepcionista -

Requisito de Escolaridade: • No mínimo cursando Ensino Médio

Tempo de Experiência: • 6 meses de atividade profissional (art. 442-A, CLT, redação dada pela Lei 11.644/2008)

Treinamentos Obrigatórios: • Sistema de Gestão da Qualidade do Gabinete • Noções de informática (nível usuário)

Treinamento Desejável: • Informática

Habilidade Específica: • Comprometimento

Estagiário de

Ensino

Superior

-

Requisito de Escolaridade: • Cursando Ensino Superior


Treinamento Obrigatório: • Sistema de Gestão da Qualidade do Gabinete Treinamento Desejável: • Não há necessidade

Habilidades Específicas: • Empenho • Interesse

Estagiário de

Ensino Médio -

Requisito de Escolaridade: • Cursando Ensino Médio


Treinamento Obrigatório: • Sistema de Gestão da Qualidade do Gabinete Treinamento Desejável: • Não há necessidade

Habilidades Específicas: • Empenho • Interesse

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REVISADO POR:



7. REALIZAÇÃO DO PRODUTO

7.1. Planejamento da realização do produto

Os processos necessários à realização dos produtos no SGQ são os

definidos no item 5.4 deste Manual. Esses processos mantêm coerência com os

requisitos dos demais processos do SGQ estabelecidos e implementados.

O Planejamento para realização do produto baseia-se na NBR ISO

9001:2008, compreendendo as atividades descritas nos macrofluxogramas (MQ -

item 7.1.1).

Ao planejar a realização do produto, o Gabinete do Ministro Ricardo

Lewandowski determinou:

a) os objetivos da qualidade;

b) os requisitos para o produto;

c) os processos e documentos necessários;

d) a provisão dos recursos específicos para a realização do produto;

e) as formas de verificação, validação, monitoramento, medição e inspeção

específicos para o produto.

f) os registros necessários para fornecer evidência de que os processos de

realização e o produto resultante atendem aos requisitos.

A saída do planejamento da realização do produto é adequada ao método

de operação do Gabinete. A realização desses processos é documentada em

procedimento específico (PS item 7.7 do MQ).

7.1.1 Macrofluxos de trabalho.

Os macrofluxos de processos de trabalho estão demonstrados em seguida.

Para ter acesso aos fluxos descritos em pormenores, deverá ser consultada a

pasta P:\Projeto Qualidade\Fluxos de Trabalho do Gabinete.

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REVISADO POR:



Figura 4 – Macrofluxo de julgamento dos processos sob a relatoria do Ministro Ricardo Lewandowski.

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REVISADO POR:



Figura 5 – Macrofluxos de julgamento dos processos com pedido de vista do Ministro Ricardo

Lewandowski, conclusos ao revisor, de atendimento e de apoio da Secretaria.

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REVISADO POR:



QUADRO DE SIGLAS DAS CLASSES PROCESSUAIS 1

CLASSES DE PROCESSOS CRIMINAIS

SIGLA DESCRIÇÃO SIGLA DESCRIÇÃO AP AÇÃO PENAL Ext EXTRADIÇÃO HC HABEAS CORPUS HD HABEAS DATA Inq INQUÉRITO PPE PRISÃO PREVENTIVA PARA EXTRADIÇÃO

RHC RECURSO ORDINÁRIO EM HABEAS CORPUS RHD RECURSO ORDINÁRIO EM HABEAS DATA

RvC REVISÃO CRIMINAL

CLASSES DE PROCESSOS ORIGINÁRIOS

SIGLA DESCRIÇÃO SIGLA DESCRIÇÃO

AC AÇÃO CAUTELAR ACO AÇÃO CÍVEL ORIGINÁRIA

ADC AÇÃO DECLARATÓRIA DE CONSTITUCIONALIDADE

ADI AÇÃO DIRETA DE INCONSTITUCIONALIDADE

ADO AÇÃO DIRETA DE INCONSTITUCIONALIDADE POR OMISSÃO

ADPF ARGUIÇÃO DE DESCUMPRIMENTO DE PRECEITO FUNDAMENTAL

AO AÇÃO ORIGINÁRIA AOE AÇÃO ORIGINÁRIA ESPECIAL AR AÇÃO RESCISÓRIA CC CONFLITO DE COMPETÊNCIA MI MANDADO DE INJUNÇÃO MS MANDADO DE SEGURANÇA Pet PETIÇÃO Rcl RECLAMAÇÃO

RMI RECURSO ORDINÁRIO EM MANDADO DE INJUNÇÃO RMS

RECURSO ORDINÁRIO EM MANDADO DE SEGURANÇA

CLASSES DE PROCESSOS RECURSAIS


AI AGRAVO DE INSTRUMENTO ARE RECURSO EXTRAORDINÁRIO COM AGRAVO RE RECURSO EXTRAORDINÁRIO

CLASSES DE INCIDENTES PROCESSUAIS


AgR AGRAVO REGIMENTAL EDcl EMBARGOS DE DECLARAÇÃO EDv EMBARGOS DE DIVERGÊNCIA EI EMBARGOS INFRINGENTES

7.2. Processos relacionados a clientes

7.2.1 Determinação de requisitos relacionados ao pr oduto

O Gabinete do Ministro Ricardo Lewandowski determina os requisitos:

a) especificados pelo cliente;

b) não declarados pelo cliente;

1 Classes processuais de acordo com o sítio do Supremo Tribunal Federal, no link http://www.stf.jus.br/portal/processo/pesquisarProcesso.asp (acesso em 9/11/2012).

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REVISADO POR:



c) estatutários e regulamentares relacionados ao produto;

d) adicionais determinados pelo próprio Gabinete.

Esses requisitos relacionados ao produto estão determinados em


7.2.2 Análise crítica dos requisitos relacionados a o produto

O Gabinete do Ministro Ricardo Lewandowski analisa criticamente os

requisitos relacionados ao produto. Essa análise crítica assegura que os requisitos

estão definidos segundo a ordem processual vigente no país e que o Gabinete tem

capacidade para atendê-los.

A análise crítica dos requisitos relacionados ao produto está definida em


São mantidos registros dos resultados da análise crítica e das ações

resultantes dessa análise nas Atas de Reunião de Análise Crítica.

Quando os requisitos do produto são alterados, o Gabinete assegura que os

documentos a eles inerentes são complementados e que o pessoal pertinente é

alertado sobre os requisitos alterados.

Nas Reuniões de Análise de Dados é verificada a capacidade de execução

do programado para realização do produto.

7.2.3 Comunicação com o cliente

O Gabinete do Ministro Ricardo Lewandowski determina e toma

providências eficazes para se comunicar com os clientes em relação a informações

sobre o produto, tratamento de consultas ou pedidos e em relação à realimentação

do cliente, incluindo suas reclamações.

Os principais canais de comunicação com o cliente são telefone, fax, correio

convencional, correio eletrônico e o balcão de atendimento.

A comunicação relativa ao andamento processual é feita conforme os

dispositivos legais e a publicidade por meio do DJe - Diário da Justiça eletrônico,

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REVISADO POR:



da página do STF na rede mundial de computadores (www.stf.jus.br), dos terminais

de auto atendimento e do atendimento no balcão.

Nas reuniões do Conselho da Qualidade são analisadas e tratadas as

reclamações dos interessados. Com isso, é realizada a realimentação do cliente.

7.3. Projeto e desenvolvimento

Este requisito não é aplicável ao SGQ do Gabinete do Ministro Ricardo

Lewandowski, conforme descrito no item 1.3 – Aplicação deste Manual.

7.4. Aquisição

7.4.1 Processo de aquisição

O Gabinete do Ministro Ricardo Lewandowski assegura que o produto

adquirido está conforme os requisitos especificados de aquisição. O tipo e

extensão do controle aplicados ao fornecedor e ao produto adquirido levam em

consideração o produto final (processo judicial julgado).

São estabelecidos e mantidos procedimentos documentados para assegurar

que o suprimento de serviços, materiais e equipamentos (PS item 7.8 do MQ), bem

como solicitações de treinamentos (PS item 6.5 do MQ) que influenciam na

qualidade dos produtos/serviços estejam em conformidade aos requisitos

especificados.

São definidos critérios para avaliação de fornecedores Institucionais, com

base na capacidade de atendimento aos requisitos especificados, mantendo-se

registros (FAFI – Ficha de Avaliação de Fornecedores Institucionais).

O Supremo Tribunal Federal, órgão do Poder Judiciário, possui em sua

estrutura organizacional secretarias e assessorias responsáveis pelo fornecimento

dos recursos necessários ao funcionamento da Corte. Essas unidades são as

fornecedoras institucionais do Gabinete.

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REVISADO POR:



O desempenho dos fornecedores institucionais é verificado na Reunião de

Análise de Dados, e outras informações relevantes, oriundas desses fornecedores,

são levadas à apreciação do Conselho da Qualidade, em Reunião de Análise

Crítica.

7.4.2 Informações de aquisição

As informações de aquisição do Gabinete descrevem o produto a ser

adquirido e incluem, quando apropriado, requisitos para: aprovação de produto,

procedimentos, processos e equipamento; qualificação de pessoal; e sistema de

gestão da qualidade.

7.4.3 Verificação do produto adquirido

O Gabinete do Ministro Ricardo Lewandowski estabelece e implementa as

atividades necessárias para assegurar que o produto adquirido atenda aos

requisitos de aquisição especificados.

7.5. Produção e prestação de serviço

7.5.1 Controle de produção e prestação de serviço

O Gabinete do Ministro Ricardo Lewandowski planeja e realiza a produção e

a prestação de serviço sob condições controladas. Estas incluem:

a) a disponibilidade de informações que descrevem as características do produto;

b) a disponibilidade de instruções de trabalho, quando necessárias;

c) o uso de equipamentos adequados;

d) a implementação de medição e monitoramento;

e) a implementação da liberação e entrega do produto.

É estabelecido e mantido procedimento documentado (PS item 7.7 do MQ) a

fim de assegurar que as atividades sejam executadas sob condições controladas.

São mantidas Instruções de Trabalho, disponíveis na pasta P:\Projeto

Qualidade\ITs - Instruções de Trabalho, que descrevem a característica do produto

e que estão disponíveis para utilização dos funcionários envolvidos no escopo.

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REVISADO POR:



7.5.2 Validação dos processos de produção e prestaç ão de serviço



7.5.3 Identificação e rastreabilidade

É estabelecido e mantido procedimento documentado (PS item 7.9 do MQ)

para identificação e rastreabilidade dos processos judiciais de relatoria, com pedido

de vista ou conclusos à revisão do Ministro Ricardo Lewandowski.

7.5.4 Propriedade do cliente

No escopo do Gabinete do Ministro Ricardo Lewandowski, a petição inicial e

demais peças que constituem os autos processuais são propriedades do cliente, as

quais são identificadas. Esses procedimentos objetivam a guarda e localização dos

feitos.

O pessoal do Gabinete tem cuidado com a propriedade do cliente enquanto

estiver sob o seu controle ou sendo usada por ele. A propriedade do cliente

fornecida para uso ou incorporação no produto (petição inicial ou avulsa,

memoriais, etc.) é identificada, verificada, protegida e salvaguardada.

Qualquer extravio ou dano da propriedade do cliente é registrado em

Relatório de Não Conformidade, tratado em Reunião de Análise de Dados e

informado ao cliente, utilizando-se dos serviços da Secretaria Judiciária

(fornecedora institucional).

Dentro do Gabinete a guarda dos autos é monitorada por meio do sistema

eSTF – Gabinete (eGAB).

7.5.5 Preservação do produto

A conformidade do produto é preservada durante o processo interno até sua

entrega. Esta preservação inclui a identificação, o manuseio, a embalagem, o

armazenamento e a proteção.

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Código



REVISADO POR:




para manusear e conservar os autos processuais sob a relatoria, com pedido de

vista ou submetidos à revisão do Ministro Ricardo Lewandowski.

7.6. Controle de equipamento de monitoramento e med ição



7.7. Procedimento de sistema para realização do pro duto

O disposto neste item se aplica aos processos do Gabinete do Ministro

Ricardo Lewandowski envolvidos no Sistema de Gestão da Qualidade.

Seu objetivo é estabelecer os procedimentos relacionados à realização do

produto para a administração do processamento dos feitos sob a relatoria do

Ministro Ricardo Lewandowski, com seu pedido de vista ou conclusos para sua

revisão (distribuição interna; preparo de minutas de despacho, de decisão e de

voto; decisão monocrática e colegiada).

7.7.1 Definição dos requisitos relacionados ao prod uto

Os requisitos necessários à realização do produto estão definidos em lei e

nos autos, bem como nas Instruções de Trabalho.

Clientes externos

Os clientes externos do Gabinete do Ministro Ricardo Lewandowski são os

advogados, as partes e os demais interessados .

São considerados, especificamente, como requisitos do cliente externo:

a) a celeridade na prestação dos serviços prestados pelo gabinete.

b) o bom atendimento dispensado aos advogados; partes e demais interessados,

em especial sobre as informações processuais.

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Código



REVISADO POR:



Clientes internos

Os clientes internos são os funcionários do Gabinete do Ministro Ricardo

Lewandowski e os órgãos colegiados (Turma e Plenári o).

Os requisitos relacionados aos órgãos colegiados são:

a) pedido de dia para julgamento dos feitos nos quais o Ministro estiver habilitado

a proferir voto (RISTF, art. 21, X);

b) apresentação em mesa para julgamento dos feitos que independam de pauta

(RISTF, art. 21, XIV);

c) encaminhamento de lista de processos, agrupados por incidentes e decisões

idênticas, para agilizar o julgamento dos feitos pelos órgãos colegiados.

Cabe esclarecer que não havendo processos repetitivos a serem julgados

conjuntamente na mesma sessão, fica prejudicada a análise do item “c” acima

relacionado.

Os requisitos relacionados aos funcionários do Gabinete do Ministro Ricardo

Lewandowski são:

a) instalações, mobiliário e maquinário adequados à realização das funções;

b) realização constante de cursos de treinamento e aperfeiçoamento;

c) respeito às capacidades individuais, competências e suas eventuais limitações;

d) retorno constante da chefia imediata e da Alta direção sobre a qualidade do

trabalho realizado, deficiências, pontos a melhorar e corrigir e propostas de

melhoria encaminhadas pelos funcionários;

e) política de meritocracia;

f) cordialidade nas relações interpessoais;

g) diretrizes claras na condução dos trabalhos;

h) estímulo ao trabalho em equipe;

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Código



REVISADO POR:



i) transparência nas decisões que podem, direta ou indiretamente, impactar o

trabalho da equipe;

j) respeito às opiniões individuais e da equipe na construção da política

organizacional do Gabinete.

7.7.2 Análise crítica dos requisitos relacionados a o produto

Para os requisitos legais e regulamentares, a análise crítica é feita conforme

a Instrução de Trabalho de Elaboração de Minutas, Despachos e Decisões das

áreas de Criminal, Originários, Agravos de Instrumento, Recursos Extraordinários e

Recursos Extraordinários com Agravo.

A ata de julgamento dos órgãos colegiados apresenta o cumprimento dos

requisitos legais e regulamentares e é divulgada pela Assessoria do Plenário (AP)

e pela Secretaria da Segunda Turma.

No tocante aos clientes externos, há pesquisa de satisfação do atendimento,

disponível no balcão da Secretaria do Gabinete.

Quanto aos clientes internos, os funcionários do gabinete manifestam-se

anualmente em Pesquisa de Clima Organizacional e os órgãos colegiados

semestralmente em Pesquisa de Satisfação dos Órgãos Colegiados.

7.7.3 Distribuição interna

Consiste no recebimento dos autos pela Secretaria do Gabinete, triagem por

assunto, classificação segundo o critério de Gravidade, Urgência e Tendência

(GUT), distribuição para a sala, a estante, a prateleira e separação em colunas

para os analistas envolvidos no processo.

Quando os processos são eletrônicos a classificação do GUT e a

distribuição para os analistas são feitas no sistema eSTF-Gabinete, pelo

coordenador da área.

7.7.4 Preparo de minutas de despacho, de decisão ou de voto

Consiste no exame dos feitos distribuídos para o Ministro, considerando as

classes processuais, os fluxos internos dos processos de trabalho, verificando as

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Código



REVISADO POR:



matérias discutidas nos autos, a jurisprudência dominante no STF, a legislação

competente e o posicionamento já adotado pelo Ministro Lewandowski em casos

similares.

7.7.5 Preparação de decisão monocrática

Refere-se à fase de discussão das minutas elaboradas com o Ministro

Ricardo Lewandowski, que poderá ratificar as questões discutidas, bem como

determinar que a equipe modifique a minuta apresentada. Aquelas que forem

aceitas serão assinadas de imediato, as demais retornam para a fase anterior.

7.7.6 Preparação de decisão colegiada

Trata-se da fase de análise junto ao Ministro Ricardo Lewandowski, que

corrigirá os relatórios, votos e ementas propostos nas minutas. Aqueles que forem

liberados pelo Ministro serão inseridos nas pautas dos órgãos colegiados (Turmas

e Plenário) e deslocados para a estante localizada na Secretaria do Gabinete ou no

hall do Plenário, locais destinados aos feitos que aguardam julgamento.

7.7.7 Propriedade do cliente

No escopo do Gabinete do Ministro Ricardo Lewandowski, a petição inicial e

demais peças que constituem os autos processuais são propriedades do cliente, as

quais são identificadas. Esses procedimentos objetivam a guarda e localização dos

feitos.

Qualquer extravio ou dano dessas peças processuais será informado às

partes, clientes externas do SGQ, com as devidas solicitações para que o feito seja

regularizado e retome seu trâmite (se for o caso, procedimento de restauração de

autos, previsto nos arts. 1063 a 1.069 do CPC e 298 a 303 do RISTF).

7.7.8 Preservação do produto

Manuseio

Os processos judiciais são adequadamente manuseados para evitar danos

ou deterioração durante a realização das atividades realizadas no Gabinete.

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Código



REVISADO POR:



Embalagem

Os processos judiciais, à exceção dos eletrônicos, são separados de acordo

com a classe, sendo colocadas capas de cores específicas e fixadas as peças que

o compõem, por meio da costura na Secretaria Judiciária (SEJ).

Os processos e documentos sigilosos são transportados em envelope

lacrado e identificado pelo número (art. 6º da Resolução 338/2007).

Armazenamento e proteção

Os dados dos processos judiciais são armazenados por meio da inserção

nos sistemas informatizados eJud - Consulta Processual, eSTF - Decisão e eSTF -

Gabinete (eGAB). No MAP são efetuados todos os lançamentos que serão

disponibilizados para consultas os demais sistemas, bem como o deslocamento e

recebimento dos autos.

O armazenamento e a proteção dos processos judiciais físicos são feitos em

local apropriado (mesas, salas, estantes, prateleiras e colunas), até o momento da

sua remessa à fase seguinte.

7.7.9 Situações especiais

Na secretaria do gabinete

Em caso de pane de qualquer natureza que impossibilite a regular

distribuição interna e/ou consulta eletrônica do processo judicial, se aguardará o

momento em que o sistema se normalize e, por consequência, que o feito retome o

trâmite normal.

Porém, quando se verificar que o feito aborda matéria de alta relevância ou

que tenha caráter urgentíssimo, será deslocado para o Substituto da Chefe de

Gabinete tomar as providências que julgar necessárias. O processo retomará o

procedimento eletrônico na Secretaria do ponto em que foi interrompido tão logo se

determine possível.

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Código



REVISADO POR:



Na áreas de elaboração de minutas

Em caso de pane de qualquer natureza que impossibilite a regular

elaboração de minutas eletronicamente, se aguardará o momento em que o

sistema se normalize e, que por consequência, o feito retome a rotina normal.

7.7.10 Avaliação de fornecedores

A Ficha de Avaliação de Fornecedores Institucionais (FAFI) é o documento

hábil para estabelecer critérios para avaliação e qualificação de fornecedores

institucionais, com base na capacidade de atendimento aos requisitos

especificados, mantendo-se como registro da qualidade. Sua periodicidade é, no

mínimo, bimestral e seus resultados serão objeto de avaliação pelo CQ em

Reunião.

Visando ainda a relevância do processo de integração proposto pelo SGQ, o

Gabinete também convida anualmente seus fornecedores para, no mínimo, uma

reunião participativa, apontando pontos positivos e oportunidades de melhoria, bem

como dando a oportunidade para que exponham suas dificuldades e deem o

feedback ao Gabinete.

Se julgar conveniente, o Conselho da Qualidade pode convidar para a

reunião apenas os fornecedores com maior impacto na realização do produto do

Gabinete.

7.7.11 Responsabilidades acerca da realização do pr oduto

Cabe aos funcionários do Gabinete do Ministro Ricardo Lewandowski

envolvidos no escopo a realização das atividades descritas neste procedimento.

7.7.12 Registros associados à realização do produto

a) Guia de Deslocamento Físico

b) Livro de Protocolo

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Código



REVISADO POR:



7.8. Procedimento de sistema para aquisição

Esse procedimento objetiva estabelecer diretrizes para contratação de

serviços, aquisição de material e equipamentos, solicitação de treinamento, de

maneira a assegurar que as aquisições estejam em conformidade com os

requisitos especificados.

7.8.1 Qualificação de fornecedores

Todas as unidades do Supremo Tribunal Federal não envolvidas no escopo

e que fornecem insumos para realização do trabalho são consideradas

fornecedoras institucionais.

Não cabe ao Gabinete a desqualificação de fornecedores institucionais.

A qualificação/desqualificação dos fornecedores externos fica a cargo da

Secretaria de Administração e Finanças (SAF).

7.8.2 Aquisição de materiais, equipamentos e serviç os

As aquisições de materiais, equipamentos e serviços são realizadas

exclusivamente pela SAF. Para as aquisições de equipamentos de informática e

contratação de serviços são elaborados projetos básicos.

A solicitação de material de consumo é feita em meio eletrônico, via Sistema

ASI, à Seção de Almoxarifado, que disponibiliza a relação dos materiais de

consumo bem como o calendário mensal de requisição desses materiais.

A solicitação de material permanente, de material de consumo não

disponível em estoque e de contratação de serviços é feita à SAF por meio de

memorando, preenchimento de formulário disponível na pasta “N” (PAM – Pedido

de Aquisição de Material) ou e-mail, contendo especificação sucinta do bem a ser

adquirido.

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Código



REVISADO POR:



A requisição de equipamentos de informática é feita via memorando e/ou e-

mail à Secretaria de Tecnologia da Informação (STI), e a solicitação de serviços

internos de informática é feita por telefone (ramal 3416) ou por e-mail (Helpdesk) à

Coordenadoria de Atendimento (CATE), da STI.

A solicitação para chamados técnicos que não podem ser solucionados

diretamente pela CATE é repassada à Seção de Atendimento à Presidência e aos

Gabinetes de Ministros, à Coordenadoria de Tecnologia ou à Coordenadoria de

Sistemas, conforme o caso.

As solicitações de treinamento são dirigidas à Secretaria de Gestão de

Pessoas (SGP), conforme descrito no PS 6.5 – Recursos Humanos.

A Secretaria Judiciária (SEJ) fornece produtos e serviços (insumos) para o

desempenho das atividades jurisdicionais do Gabinete, contudo essas atividades

não precisam ser formalmente requisitadas, estando descritas no Regimento

Interno do Tribunal.

Outros serviços internos podem ser solicitados via Sistema Máximo-STF,

disponível na intranet.

7.8.3 Avaliação de fornecedor

Os fornecedores institucionais são avaliados e reavaliados nas Reuniões de

Análise de Dados. As situações relevantes e urgentes identificadas são levadas

pelo Substituto da Chefe de Gabinete e pela Presidente do Conselho da Qualidade

ao conhecimento imediato desses fornecedores, visando à pronta regularização do

fornecimento.

Os serviços prestados pelos fornecedores institucionais são avaliados

quanto a sua eficácia e celeridade, com base em relatos feitos pelos

Representantes da Direção envolvidos no Sistema da Qualidade e pelos demais

funcionários.

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REVISADO POR:



7.8.4 Verificação do produto adquirido

Quando se trata de contratação de serviços por terceiros ou aquisição de

material permanente, o solicitante verifica se o produto ou serviço adquirido atende

às especificações definidas. No caso de material de consumo, a garantia é

atestada pela SAF.

7.8.5 Responsabilidades acerca da aquisição

Cabe ao Conselho da Qualidade avaliar os fornecedores institucionais, em

Reunião de Análise de Dados, conforme descrito no (PS item 8.6 do MQ), bem

como dar conhecimento a esses, das situações relevantes identificadas.

Cabe à Chefia de Gabinete solicitar: à STI, equipamentos de informática; à

SAF, a aquisição de material permanente, material de consumo não disponível em

estoque e contratação de serviço, por meio de memorando, com o respectivo

projeto básico; e treinamentos à SGP.

Cabe aos servidores cadastrados no sistema ASI Almoxarifado solicitar

materiais de consumo disponíveis em estoque.

Cabe aos demais funcionários solicitar os serviços internos de informática e,

aos cadastrados no Sistema Máximo, os serviços de manutenção predial.

7.8.6 Registros associados à aquisição

a) Requisição de Material (via sistema ASI);

b) Memorando de Solicitação de Material Permanente;

c) Formulário para solicitação de equipamentos e instalação de softwares

d) FAFI – Formulário de Avaliação de Fornecedores Institucionais.

e) PAM – Pedido de Aquisição de Material.

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Código



REVISADO POR:



7.9. Procedimento de sistema para identificação e r astreabilidade

Este procedimento objetiva estabelecer diretrizes para identificação e

rastreabilidade dos processos e produtos do Sistema da Qualidade do Gabinete do

Ministro Ricardo Lewandowski.

7.9.1 Distribuição interna

A distribuição dos processos judiciais físicos é realizada conforme os

seguintes passos:

a) recebimento dos processos judiciais de relatoria, com pedido de vista e

conclusos à revisão do Ministro Ricardo Lewandowski no MAP (Módulo de

Acompanhamento Processual) pela Secretaria do Gabinete;

b) separação processual por classe na Secretaria do Gabinete;

c) inserção da classificação pelo critério Gravidade, Urgência e Tendência (GUT),

nos processos recursais e Habeas Corpus, por meio de etiquetamento realizado

pela Secretaria do Gabinete. Os demais processos recebem o GUT do

Substituto da Chefia de Gabinete;

d) A Secretaria, após a triagem realizada nos processos recursais, distribui para a

sala, a estante, a prateleira e em colunas conforme mapeamento de processos,

utilizando-se o sistema e-GAB. Nas demais classes processuais os autos são

encaminhados, também, pelo sistema e-GAB ao Substituto da Chefe de

Gabinete.

Já a distribuição dos processos judiciais eletrônicos obedece aos seguintes

passos:

a) relação dos processos eletrônicos disponível em Painel no eSTF - Gabinete;

b) de acordo com a classe e matéria do processo judicial, é realizada a

distribuição para os funcionários, no eSTF – Gabinete, quando também é

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Código



REVISADO POR:



inserida a classificação do processo pelo critério Gravidade, Urgência e

Tendência (GUT), no próprio sistema eletrônico;

c) ao se conectar ao sistema (eSTF – Gabinete) o funcionário recebe uma

mensagem destacando a quantidade de processos distribuídos para ele. Ao

clicar na mensagem, aparece a relação de processos judiciais sob a

responsabilidade daquele analista.

7.9.2 Rastreabilidade dos processos judiciais

O acesso ao e-Jud (Consulta Processual) e ao eSTF – Gabinete (eGAB)

permitem a rastreabilidade do processo judicial, que pode ser feito pelo seu

número e classe.

O eGAB permite a rastreabilidade interna do processo judicial indicando a

localização física (a sala, a estante, a prateleira, a coluna, a mesa ou outras

observações pertinentes). Quanto aos processos eletrônicos, o acesso às peças

processuais é realizado pelo eGAB, pelo eSTF-Decisão e pelo eJUD-Consulta

Processual.

No caso de sistemas inoperantes há guias de deslocamento do e-Jud

(Consulta Processual) e livros de protocolo indicando o recebimento e envio dos

processos judiciais para outros setores do Supremo Tribunal Federal (STF),

enquanto a rastreabilidade interna fica garantida pela auditoria interna quinzenal,

realizada por amostragem.]

7.9.3 Preparo de minutas de despacho, de decisão e de voto

A elaboração de minutas de despacho, decisão e de voto é realizada no

eSTF-Decisão, mantido pela Secretaria de Tecnologia da Informação (STI). A

busca e a recuperação dos referidos textos podem ser realizadas pelo número do

processo judicial ou por palavras chaves no sistema interno de pesquisas do eSTF

- Decisão.

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Código



REVISADO POR:



Decisão monocrática e decisão colegiada

A rastreabilidade é efetivada por meio de lançamento da decisão terminativa

no MAP – Módulo de Acompanhamento Processual, disponibilizando-a para

publicação pelo eSTF - Decisão.

7.9.4 Salvamento, guarda e restauração de dados

O salvamento, a guarda e a restauração de dados (backup) é de

competência da Secretaria de Tecnologia da Informação (STI).

7.9.5 Responsabilidades acerca da identificação e r astreabilidade

O recebimento, a classificação e a distribuição dos processos judiciais

físicos é feito pelos funcionários da Secretaria do Gabinete, e dos processos

eletrônicos é feito pelos RDs ou pelo Substituto da Chefe de Gabinete.

Cabe aos demais funcionários do gabinete envolvidos diretamente no

escopo a rastreabilidade e conferência dos processos judiciais sob sua

responsabilidade, bem como o registro do deslocamento desses processos no

eGAB.

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REVISADO POR:



8. MEDIÇÃO, ANÁLISE E MELHORIA

8.1. Generalidades

O Gabinete do Ministro Ricardo Lewandowski planeja e implementa os

processos necessários de monitoramento, medição, análise e melhoria para:

a) demonstrar a conformidade aos requisitos do produto;

b) assegurar a conformidade do SGQ;

c) melhorar continuamente a eficácia do SGQ.

Isso inclui a determinação dos métodos aplicáveis e as técnicas estatísticas.

Existe procedimento documentado (PS item 8.6 MQ) para monitoramento,

medição, análise e melhoria do Sistema de Gestão da Qualidade, com vista a

demonstrar a conformidade do produto, assegurar a conformidade do SGQ e

melhorar continuamente sua eficácia.

O pessoal do Gabinete enxerga a detecção de não conformidades como

oportunidades de melhoria do próprio SGQ no contexto do ciclo PDCA – “plan, do,

check and act” (planejar, fazer, checar e agir).

8.2. Monitoramento e medição

8.2.1 Satisfação do Cliente

Uma das medições do desempenho do SGQ diz respeito à satisfação dos

clientes. O Gabinete do Ministro Ricardo Lewandowski implementou e mantém

pesquisa de satisfação com o objetivo de monitorar informações sobre a percepção

dos clientes quanto ao cumprimento de seus requisitos por parte do Gabinete.

O cliente externo é monitorado pela Pesquisa de Qualidade no atendimento,

disponível no balcão do Gabinete, e os clientes internos são monitorados de duas

formas:

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Código



REVISADO POR:



a) FUNCIONÁRIOS – Pesquisa de Clima Organizacional realizada

anualmente pela Secretaria de Gestão de Pessoas;

b) TURMA E PLENÁRIO – Pesquisa.de Satisfação dos Órgãos Colegiados,

preenchida semestralmente.

8.2.2 Auditoria interna


para a preparação e realização das auditorias internas da qualidade, elaboração de

relatório e acompanhamento da implementação das ações.

As auditorias internas têm por objetivo verificar se o Sistema de Gestão da

Qualidade está em conformidade com as disposições planejadas, com os

requisitos da ISO 9001:2008 e com os requisitos do próprio SGQ estabelecidos

pelo Gabinete. Além disso, é verificado se o SGQ está mantido e implementado

eficazmente.

É planejado anualmente um programa de auditoria. Leva-se em

consideração a situação e a importância dos processos e áreas a serem auditadas,

bem como os resultados de auditorias anteriores.

Os critérios da auditoria, escopo, frequência e métodos são definidos nesse

planejamento.

A seleção dos auditores e a execução das auditorias asseguram

objetividade e imparcialidade do processo de auditoria, pois as atividades são

executadas por pessoal qualificado e independente daqueles que têm

responsabilidade direta pela área auditada.

A critério do Conselho da Qualidade pode-se solicitar à Assessoria de

Gestão Estratégica (AGE) ou a Escritório de Qualidade de outro Tribunal a

execução de auditoria no gabinete.

As responsabilidades e os requisitos para planejamento, para execução de

auditorias e para relatar os resultados e manutenção dos registros são definidos

em procedimento documentado (PS item 8.7 do MQ).

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Código



REVISADO POR:



Os resultados das auditorias internas são registrados em relatórios

específicos e levados ao conhecimento dos responsáveis pelas áreas auditadas,

visando gerar ações corretivas e/ou preventivas.

O responsável pela área auditada assegura que as ações corretivas sejam

executadas, sem demora indevida, para eliminar não conformidades detectadas e

suas causas. As atividades de acompanhamento incluem a verificação das ações

executadas e o relato dos resultados de verificação. As evidências objetivas das

ações corretivas e seu acompanhamento estão registradas nas Solicitações de

Ações Corretivas ou Preventivas (SACP).

Os relatórios de auditoria servirão, ainda, como fonte de informação para as

Reuniões de Análise Crítica.

8.2.3 Monitoramento e medição de processos

O Gabinete do Ministro Ricardo Lewandowski aplica métodos adequados

para monitoramento e medição dos processos do SGQ. Esses métodos

demonstram a capacidade dos processos em alcançar os resultados planejados.

Quando os resultados planejados não são alcançados, são efetuadas as

correções para assegurar a conformidade do produto.

Existe procedimento documentado (PS item 8.6 MQ) para o monitoramento

e medição dos processos, o que demonstra a capacidade de alcançar os

resultados planejados.

8.2.4 Monitoramento e medição de produto

O Gabinete do Ministro Ricardo Lewandowski mede e monitora as

características do produto para verificar se os requisitos deste têm sido atendidos.

Isso é realizado em estágios apropriados no processo de realização do produto, de

acordo com as providências planejadas e as disposições das Instruções de

Trabalho.

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REVISADO POR:



A evidência de conformidade com os critérios de aceitação é mantida. Os

registros indicam as pessoas autorizadas a liberar o produto para assinatura do

Ministro.

A liberação do produto e a entrega dos serviços não prosseguem até que

todas as providências planejadas tenham sido satisfatoriamente concluídas.

Qualquer exceção a essa regra submete-se à aprovação do Exmo. Sr. Ministro.

8.3. Controle de produto não conforme

O Gabinete do Ministro Ricardo Lewandowski assegura que produtos que

não estejam conformes com os requisitos do produto sejam identificados e

controlados para evitar seu uso ou entrega não intencional.


que define os controles, as responsabilidades e autoridades relacionadas para lidar

com produtos não conformes.

São mantidos registros sobre a natureza das não conformidades e quaisquer

ações subsequentes executadas, bem como a identificação dos produtos não

conformes.

Ademais, estão estabelecidas as formas de identificação, análise crítica,

disposição das não conformidades e nova verificação, a fim demonstrar a

conformidade com os requisitos e prevenir o uso ou a entrega não intencional de

um produto não conforme.

8.4. Análise de dados

O Gabinete do Ministro Ricardo Lewandowski determina, coleta e analisa os

dados apropriados para demonstrar a adequação e a eficácia do Sistema de

Gestão da Qualidade e para avaliar onde melhorias contínuas da eficácia do SGQ

podem ser realizadas. Isso inclui dados gerados como resultado do monitoramento

e das medições e de outras fontes pertinentes.

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Código



REVISADO POR:



Nas reuniões periódicas bimestrais do Conselho da Qualidade, conduzida

pela Presidente do Conselho da Qualidade e com a participação dos

Representantes da Direção, convidados e, quando necessário, outros membros,

são analisadas, ainda, informações sobre:

a) os resultados das pesquisas de satisfação de clientes;

b) os índices de não conformidade;

c) as características e tendências dos processos e produtos.

d) os fornecedores institucionais;

8.5. Melhoria

8.5.1 Melhoria contínua

O Gabinete do Ministro Ricardo Lewandowski busca melhorar

continuamente a eficácia do SGQ, utilizando a política e os objetivos da qualidade,

os resultados de auditorias, a análise de dados, as ações corretivas e preventivas e

a análise crítica da Direção.

8.5.2 Ação corretiva

Ações corretivas são executadas para eliminar as causas de não

conformidades, de forma a evitar sua repetição. As ações corretivas são

apropriadas aos efeitos das não conformidades encontradas.

Está estabelecido e mantido um procedimento documentado (PS item 8.9 do

MQ) que define os requisitos para:

a) análise crítica de não conformidades (incluindo reclamações de clientes);

b) determinação das causas das não conformidades;

c) avaliação da necessidade de ações para assegurar que aquelas não

conformidades não ocorrerão novamente;

d) determinação e implementação das ações necessárias.

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Código



REVISADO POR:



As soluções adotadas devem agir, obrigatoriamente, sobre as causas dos

problemas.

8.5.3 Ação preventiva

Como ação preventiva, o Conselho da Qualidade reúne-se mensalmente

para planejar as prioridades e necessidades do mês, em reunião de produção,

ficando a critério do Conselho a realização dessa reunião em janeiro e julho,

período de recesso forense do STF, nos termos do Regimento Interno do Supremo

Tribunal Federal (art. 78), ficará a critério do Conselho.

O Gabinete do Ministro Ricardo Lewandowski define as ações para eliminar

as causas de não conformidades potenciais, de forma a evitar sua ocorrência. As

ações preventivas são apropriadas aos efeitos dos problemas potenciais.

Está estabelecido e mantido procedimento documentado (PS item 8.9 do

MQ) que trata dos seguintes pontos:

a) definição de não conformidades potenciais e de suas causas;

b) avaliação da necessidade de ações para evitar a ocorrência de não

conformidades;

c) determinação e implementação das ações necessárias;

d) registros de resultados de ações executadas; e

e) análise crítica de ações preventivas executadas.

As causas das não conformidades reais e potenciais, relacionadas aos

serviços, processos e Sistema de Gestão da Qualidade são investigadas e as

ações a serem adotadas são estabelecidas em função da magnitude do problema.

Mantêm-se controles para verificar a implementação e a eficácia das ações

corretivas e preventivas (CSACP).

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Código



REVISADO POR:



8.6. Procedimento de sistema para monitoramento e m edição

O disposto neste procedimento se aplica ao Sistema de Gestão da

Qualidade do Gabinete do Ministro Ricardo Lewandowski. O que se busca é

estabelecer métodos para monitoramento, medição e análise com vista a

assegurar a conformidade e a melhoria contínua do Sistema de Gestão da

Qualidade.

8.6.1 Monitoramento e medição dos processos

Os processos críticos do Sistema de Gestão da Qualidade são

Responsabilidade da Direção, Gestão de Recursos, Realização do Produto e

Medição Análise e Melhoria.

No Planejamento da Qualidade estão relacionados os processos, indicados

os objetivos da qualidade e os documentos de referência. Nas reuniões de análise

crítica são definidas e avaliadas as metas. Quando os resultados planejados não

são alcançados, são tomadas ações corretivas conforme apropriado, a fim de

assegurar a conformidade do produto.

O monitoramento do processo de realização do produto é feito pelo

acompanhamento deste e a medição dos processos em reunião de análise crítica.

8.6.2 Monitoramento do produto

Inspeção na distribuição, no acervo, na classificação de Gravidade, Urgência e Tendência

(GUT) e nas minutas de votos

Ao final das etapas de Inspeção na Distribuição, no Acervo, na Classificação

Gravidade, Urgência e Tendência (GUT) e nas Minutas de Votos, os requisitos

definidos são inspecionados conforme as Tabelas de Inspeção a fim de verificar se

os requisitos do produto são atendidos e, constatadas não conformidades, estas

são corrigidas por meio de disposição imediata, conquanto não sejam de

fornecedores institucionais que dependam do encaminhamento para a análise do

responsável pelo setor.

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Código



REVISADO POR:



Havendo um produto não conforme faz-se o registro no formulário Registro

de Produto Não Conforme - RNC, disponível no drive P:\Projeto Qualidade\RNC,

identificando a classe processual, o número do processo, qual o item que deixou

de ser cumprido e como foi efetuada a correção, se de imediato ou se necessária a

remessa para algum fornecedor institucional.

Inspeção de liberação do processo judicial

Antes da liberação do processo judicial, os requisitos definidos são

inspecionados conforme Tabela de Inspeção a fim de verificar se os requisitos do

produto são atendidos e, constatadas não conformidades, estas são corrigidas por

meio de disposição imediata, se forem internas, ou encaminhadas para correção

do fornecedor institucional competente.

Suspensão das inspeções

Verificando-se a não ocorrência de não conformidades durante um período

ininterrupto superior a 12 meses em quaisquer das áreas envolvidas no escopo, o

Conselho da Qualidade pode, a seu critério, determinar que sejam suspensas as

inspeções do produto em tais casos. Essa determinação deverá ser registrada na

Ata de Reunião de Análise de Dados.

Retomada das inspeções

Nas áreas em que foram suspensas as inspeções do produto, havendo não

conformidade apurada por meio de retrabalho, ou seja, ocorrendo a devolução dos

autos do processo para correção do produto, o responsável pela correção deve

registrar a não conformidade e comunicar à Presidência do Conselho da

Qualidade. A Presidente, por sua vez, deverá determinar que os procedimentos de

inspeção da área sejam imediatamente retomados.

8.6.3 Medição do produto

A satisfação dos clientes é monitorada quanto ao cumprimento de seus

requisitos por meio de pesquisa.

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Código



REVISADO POR:



No Gabinete do Ministro Ricardo Lewandowski, os clientes externos podem

responder a pesquisa no balcão de atendimento. Os dados são apurados

mensalmente e os resultados divulgados no mês subsequente.

Os Representantes da Direção são responsáveis pelo acompanhamento da

pesquisa e pela implementação das sugestões para corrigir possíveis desvios.

No Gabinete do Ministro Ricardo Lewandowski são utilizados os seguintes

indicadores de Controle do Acervo e de Satisfação do Cliente:

a) Índice de Manutenção do Acervo (IMA)

b) Índice de Satisfação do Cliente (ISC)

8.6.4 Análise de dados

Ocorre bimestralmente ou extraordinariamente com pauta específica,

ficando a critério do Conselho a realização dessa reunião nos meses de janeiro e

julho, período de recesso forense do STF, nos termos do Regimento Interno do

Supremo Tribunal Federal (art. 78).

8.6.5 Responsabilidades acerca do monitoramento e m edição

Cabe ao Conselho da Qualidade a medição de processos.

Cabe aos Representantes da Direção envolvidos no Sistema de Gestão da

Qualidade o monitoramento do produto.

8.6.6 Registros relativos à identificação e à rastr eabilidade

a) Registro de Inspeção;

b) Formulário de pesquisas com não conformidades e de monitoramento.

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Código



REVISADO POR:



8.6.7 Tabela de inspeção na distribuição, acervo, c lassificação de Gravidade, Urgência e Tendência (GUT), nas minutas de voto, de spacho e decisão

Etapa Nome da Inspeção Executante Requisito

Distribuição Conferir a etiqueta

GUT

Oficial de Gabinete e funcionários da

Secretaria

Etiqueta com os três identificadores GUT e a multiplicação correta

Acervo Conferir localização física

Funcionários da Secretaria

A correta disposição do processo judicial fisicamente como disposto no eSTF - Gabinete (eGAB) por

Sala, Estante, Prateleira, Coluna, Mesa ou outro identificador que se fizer necessário para a eficácia no

atendimento do cliente

Gravidade, Urgência e Tendência

Conferir a utilização da etiqueta GUT para

preparo e conferência de Minutas

Analistas

Lançamento do código do Funcionário que minutou a decisão e da data da realização do produto,

bem como do Revisor Jurídico.

Minutas de voto, despacho e

decisão

Conferir a data, nome correto das partes,

adequação da matéria jurídica formulada no

pedido, modelo utilizado ou construção

de novo modelo de decisão

Assessores e Revisores Jurídicos

Correto preenchimento das datas, dos nomes das partes no Sistema.

Modelo condizente com a matéria jurídica formulada no pedido.

Modelo utilizado condizente com a jurisprudência dominante da Corte ou com a determinação do Ministro

Lewandowski.

8.7. Procedimento de sistema para auditoria interna

O objetivo deste procedimento é estabelecer diretrizes para a preparação e

a realização de auditoria interna, a fim de garantir que o Sistema de Gestão da

Qualidade esteja em conformidade com as disposições planejadas, com os

requisitos da norma de referência e se está efetivamente implementado e mantido.

Este procedimento aplica-se ao Gabinete do Ministro Ricardo Lewandowski

no escopo do Sistema da Qualidade.

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Código



REVISADO POR:



8.7.1 Programação de auditorias

As auditorias internas ocorrem ao menos uma vez por ano e são

programadas nas reuniões de Análise Crítica levando-se em conta a situação e a

importância dos processos e das áreas a serem auditadas, como também o

resultado de auditorias anteriores.

8.7.2 Seleção e qualificação de auditores

Com a antecedência necessária, é selecionada a equipe de auditores

internos, buscando garantir a objetividade e a imparcialidade no processo de

auditoria.

Os auditores não auditam suas próprias atividades. Apresentam qualificação

específica evidenciada por meio de certificado de participação no curso de

auditores internos.

O auditor-líder é escolhido entre os auditores internos que têm qualificação

específica evidenciada.

8.7.3 Preparação de auditoria

A preparação da auditoria interna obedece aos seguintes passos:

a) obtenção de detalhes sobre a auditoria (objetivo, tipo, escopo, tempo de

duração);

b) análise de informações sobre auditorias anteriores;

c) análise de informações sobre a situação dos processos a serem auditados;

d) obtenção de informações/documentos do Sistema da Qualidade.

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Código



REVISADO POR:



8.7.4 Execução de auditoria

Na primeira etapa da auditoria é realizada a coleta de dados, inclusive

verificando-se o cumprimento do requisito 8.2.2, registrando-se todas as evidências

objetivas.

Os dados coletados são, então, analisados pela equipe auditora, que

deverá, mediante consenso, consolidar um parecer com todas as observações

relevantes e as não conformidades detectadas, confirmando ou não a eficácia do

Sistema da Qualidade.

Concluída a auditoria, o auditor líder encaminha por e-mail à Presidente do

Conselho da Qualidade os resultados encontrados, destacando os aspectos

positivos, apresentando as não conformidades e observações eventualmente

encontradas, e solicitando a definição de planos de ação, se for o caso.

8.7.5 Relatório de auditoria

O relatório final de auditoria deve ser elaborado de forma precisa e objetiva,

devendo conter descrição dos aspectos positivos detectados, das não

conformidades eventualmente encontradas, de outras observações relevantes e do

parecer consolidado da equipe auditora. O relatório será entregue ao Conselho da

Qualidade, que deverá dar publicidade aos resultados encontrados.

8.7.6 Acompanhamento

Para as não conformidades registradas no Relatório de Auditoria, será

elaborado plano de ação, no formulário SACP – Solicitação de Ação Corretiva ou

Preventiva, visando à eliminação das causas e a busca da melhoria contínua.

São verificadas se as ações planejadas, por ocasião de auditorias anteriores

realizadas para solução de não conformidades ou observações, foram

efetivamente implementadas e eficazes.

8.7.7 Responsabilidades acerca do procedimento de a uditoria interna

Cabe ao Auditor-Líder:

a) coordenar a equipe auditora;

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Código



REVISADO POR:



b) elaborar e entregar o relatório final ao Conselho da Qualidade;

c) solicitar, ao Conselho da Qualidade, plano de ação para as não conformidades

descritas no Relatório de Auditoria.

Cabe à equipe de auditores:

a) preparar a auditoria interna, tomando por base a documentação aplicável ao

Sistema da Qualidade;

b) acompanhar as atividades executadas e verificar junto aos funcionários a

aplicação da documentação e a adequação do Sistema da Qualidade;

c) analisar e registrar todas as observações relevantes, e consolidar parecer

consensual sobre a auditoria.

Cabe à Presidente do Conselho da Qualidade:

a) indicar e selecionar os integrantes da equipe auditora;

b) repassar o relatório da auditoria ao Conselho da Qualidade, por ocasião das

reuniões de análise crítica do SGQ;

c) realizar análise crítica das não conformidades identificadas nas auditorias com

os Representantes da Direção, descrevendo as causas geradoras, o tipo de

ação a ser adotada e o plano a ser implementado;

d) sugerir Programação Anual de Auditorias Internas a ser aprovada pelo

Conselho da Qualidade;

e) garantir a implementação das ações sem atraso injustificado, a fim de eliminar

as não conformidades detectadas e suas causas.

8.7.8 Registros relativos à identificação e rastrea bilidade

a) Programa Anual de Auditorias;

b) Relatório de Auditoria Interna.

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Código



REVISADO POR:



8.8. Procedimento de sistema para controle de produ to não conforme

Estabelecer critérios para controle e tratamento de não conformidades

identificadas no Sistema de Qualidade, a fim de prevenir o uso ou entrega não

intencional de produtos não conformes.

O disposto neste procedimento se aplica a todos os documentos e aos

dados do Sistema da Qualidade do Gabinete do Ministro Ricardo Lewandowski.

8.8.1 A identificação, disposição e reinspeção de n ão conformidade

As não conformidades podem ser identificadas por meio da

operacionalização do Sistema da Qualidade, da inspeção e das reclamações de

clientes.

A disposição de não conformidade oriunda de inspeção, no escopo definido,

é sempre um retrabalho. O último registro feito no sistema é uma evidência

objetiva.

Indicada a disposição pertinente, comunica-se ao funcionário envolvido.

Após a disposição é feita a reinspeção.

Para a não conformidade oriunda de outra Unidade, detectada na

reinspeção ou advinda de reclamação de usuário, o funcionário que a identificou

preenche o formulário de Registro de Produto Não Conforme (RNC), relatando no

campo “especificidades da não conformidade” o problema identificado, que será

computado e repassado para o fornecedor institucional por e-mail ou, se

necessário, pelo encaminhamento dos autos.

8.8.2 Registro de não conformidade

Os registros de não conformidade serão compilados na pasta P:\Projeto

Qualidade\RNC para que os Representantes da Direção possam controlá-los e

analisá-los após a discussão na reunião de análise de dados do Conselho da

Qualidade.

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Código



REVISADO POR:



Não conformidade interna

Será apontada no formulário de não conformidade e de inspeção de não

conformidade, disponível no drive P:\Projeto Qualidade.

Não conformidade externa

Será apontada no formulário de não conformidade e de inspeção de não

conformidade, disponível no drive P:\Projeto Qualidade, e servirá para a análise

dos fornecedores institucionais, na FAFI. Os registros recorrentes serão

encaminhados à unidade que originou a não conformidade.

8.8.3 Controle do produto não conforme /análise crí tica

Quando a ação requerida abrange os fornecedores institucionais, as

disposições são desenvolvidas em conjunto.

Os Registros de Não Conformidade concluídos são submetidos ao Conselho

da Qualidade, por ocasião da Reunião de Análise de Dados, para análise quanto à

frequência e relevância das não conformidades identificadas, e para avaliação da

necessidade de adoção de ações corretivas.

8.8.4 Responsabilidades acerca do controle de produ to não conforme

Cabe a qualquer funcionário:

a) identificar eventuais não conformidades durante a execução das atividades

de sua competência e adotar a disposição imediata para correção;

b) preencher no drive P:\Projeto Qualidade o formulário de não conformidade.

Cabe aos Representantes da Direção:

a) identificar produto não conforme;

b) avaliar a eficácia do formulário de não conformidade;

c) compilar os registros de não conformidade concluídos e submetê-los ao

Conselho da Qualidade nas Reuniões de Análise de Dados.

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Código



REVISADO POR:



Cabe ao Conselho da Qualidade a análise crítica quanto à frequência e

relevância das não conformidades para tomada de ações corretivas.

8.8.5 Registros relativos ao controle de não confor midades

a) Registro de Produto Não Conforme – RNC

8.9. Procedimento de sistema para melhorias

Este procedimento aplica-se ao Gabinete do Ministro Ricardo Lewandowski

no escopo do SGQ e visa a estabelecer padrões para a implementação e a

verificação da eficácia de ações corretivas ou preventivas, necessárias à contínua

melhoria da eficácia do Sistema de Gestão, ao atendimento da política e aos

objetivos da qualidade.

No Plano de Melhorias do Gabinete, disponível na pasta P:\Projeto

Qualidade\RQ - Registros da Qualidade\Plano de Melhorias, é possível registrar as

ações a serem implementadas, acompanhar seu desenvolvimento, verificar o

responsável, bem como ter conhecimento da data de registro da ação e seu prazo

de implantação.

8.9.1 Solicitação de Ação Corretiva e Ação Preventi va

As não conformidades do SGQ são analisadas criticamente, com vistas à

verificação da necessidade de abertura de Solicitação de Ação Corretiva ou

Preventiva (SACP).

As ações corretivas e preventivas são registradas no formulário (SACP) e

podem ser solicitadas em decorrência de não conformidade, falha potencial,

reclamação, sugestão relevante de usuário, novas regras / diretrizes, bem como:

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Código



REVISADO POR:



Auditorias internas e externas

Com base nos relatórios das auditorias, é emitida SACP para não

conformidades ou grupos de não conformidades de mesma natureza ou, quando

cabível, para as observações.

Reuniões de análise de dados e reuniões de análise crítica do Sistema de Gestão

da Qualidade

Nas reuniões periódicas de análise crítica do Sistema de Qualidade, quando

se justificar, será emitida SACP, considerando-se a relevância do problema atual

ou potencial analisado.

8.9.2 Investigação das causas e elaboração do plano de ação

Caso a solução da não conformidade seja uma disposição imediata, não é

necessária a emissão de SACP.

Nas Reuniões de Análise Crítica são identificadas as causas da não

conformidade real ou potencial, elaborando-se Plano de Ação apropriado aos

efeitos dos problemas, indicando-se os responsáveis pela implementação das

ações, bem como estabelecendo os prazos para a conclusão.

A Presidente do CQ e os Representantes da Direção têm,

extraordinariamente, autonomia para abrir SACP em período anterior à Reunião,

devendo incluí-las na pauta da próxima reunião, para que seja validada em

conformidade ao exposto no parágrafo anterior.

8.9.3 Implementação das ações

O responsável indicado implementa as ações e, quando necessário, envolve

as demais Unidades reportadas no plano de ação, de maneira a garantir a

efetividade das ações.

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Código



REVISADO POR:



As ações implementadas buscam assegurar que as não conformidades não

voltarão a acontecer.

8.9.4 Verificação da implementação e verificação da eficácia

O controle de implementação e a verificação da eficácia das ações são

feitos por meio da ficha de Controle de SACP (CSACP).

Quando a implementação não for concluída na data prevista, mas o

responsável apresentar justificativas, o prazo poderá ser prorrogado em comum

acordo com o Conselho da Qualidade, registrando-se o novo prazo no campo

“verificação da implementação da ação” e atualizando-se na ficha de Controle de

SACP.

Estando a implementação concluída, deve ser definida a data em que será

avaliada sua eficácia, mediante registro na ficha de Controle de SACP.

Na data estabelecida, avalia-se a eficácia das ações corretivas e

preventivas, considerando a eliminação efetiva das causas da não conformidade,

concluindo a SACP.

Se as ações forem consideradas não eficazes, o Conselho da Qualidade

deverá emitir uma nova SACP.

É necessário coletar evidências objetivas dos resultados das ações

implantadas e registrá-las no respectivo campo da SACP.

8.9.5 Responsabilidades acerca do controle de produ to não conforme

Compete ao Conselho da Qualidade:

a) realizar a análise crítica da não conformidade, decidindo pela abertura ou não

da SACP;

b) elaborar o Plano de Ação, por meio da investigação das causas;

c) verificar a eficácia do Plano de Ação.

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Código



REVISADO POR:



No caso de não conformidade oriunda de auditorias o Conselho pode decidir

pela abertura ou não das SACP’s.

Compete ao responsável indicado na SACP:

a) implementar as ações definidas no Plano de Ação.

Compete à Presidente do Conselho da Qualidade:

a) verificar a Implementação do Plano de Ação;

b) realizar o controle das SACP’s emitidas pelo Conselho.

8.9.6 Registros relativos às melhorias

a) Solicitação de Ação Corretiva ou Preventiva – SACP;

b) Ficha de Controle de SACP – CSACP.

c) Plano de melhorias

9. ALTERAÇÕES

DATA

VERSÃO DESCRIÇÃO

27/9/07 01

Foram realizados ajustes em todos os itens MQ para tornar

sua apresentação mais clara e didática tendo em vista a

norma de referência.

31/10/07 02 Realizadas alterações sugeridas pelo Auditor Interno, bem

como revisão geral de siglas e nomenclaturas.

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REVISADO POR:



22/11/07 03

Realizadas alterações nos itens referentes aos recursos

humanos, a Produto não conforme e não conformidades,

inserida a localização física da Política da Qualidade, atas

de julgamentos, correções gramaticais e de estilo.

10/2/2008 04 Mudanças dos representantes de direção devidamente

aprovadas na reunião de análise crítica de 1/2/2008.

13/6/2008 05 Alteração do representante de direção da área criminal e

aperfeiçoamento do texto quanto a auditores e auditorias.

3/9/2008 06 Alteração do representante de direção da área criminal.

11/11/2008 07 Correção gramatical e inserção do representante de direção

para a área de repercussão geral.

26/11/2008 08 Correção gramatical.

25/3/2009 09 Correção de todos os itens da Norma, inclusão e

substituição de representantes da direção.

21/12/2009 10

Correção de todos os itens da Norma, inclusão e

substituição de representantes da direção e correção

gramatical.

Revisão das Classes Processuais de acordo com o

Regimento Interno atualizado: http://www.stf.jus.br/

arquivo/cms/legislacaoRegimentoInterno/anexo/RISTF_Ago

sto_2009.pdf, bem como inserção da classe ADO – Ação

Direita de Inconstitucionalidade por Omissão (Lei 12.063,

de 27 de outubro de 2009).

20/10/2010 11 Revisão de todos os itens da Norma, inclusão e substituição

de representantes da direção e correção gramatical.

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Código



REVISADO POR:



31/10/2011 12

Inclusão de Gráfico com Histórico de Acervo do Gabinete e

de legendas abaixo das figuras.

Atualização dos itens 4.3.14, 4.4.6, 4.4.7, 5.3, 5.5.1, 5.5.2,

5.6.1, 6.5.1 “a”, 6.5.3 e 6.5.6.

Exclusão do item 4.3.4.

Aglutinação dos itens 8.9.2 a 8.9.4.

22.11.2012 13

Revisão de todos os itens da Norma e correção gramatical.

Atualização dos itens 1.2, 3.4, 4.1, 4.4.15, 5.5.2, 6.3, 6.5.2,

6.5.6, 7.7.1, 8.2.1, 8.5.3, 8.9 e 8.9.6.

Manual da Qualidade - Gabinete do Ministro Ricardo Lewandowski

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