MANUAL DE COMPRAS - UFJF | Universidade Federal de Juiz de ... · PDF filematerial de consumo...

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  • MANUAL DE COMPRAS

    Universidade Federal de Juiz de Fora

    ANO 2017

  • UNIVERSIDADE FEDERAL DE JUIZ DE FORA

    PR-REITORIA DE PLANEJAMENTO ORAMENTO E GESTO

    COORDENAO DE SUPRIMENTOS

    2

    EQUIPE COORDENAO DE SUPRIMENTOS

    COORDENADORA: ANNA CECLIA ASSIS MENDONA

    GERENTE DE COMPRAS: SANDRA FARIA FABRES

    PREGOEIROS: ADRIANA IMACULADA FERNANDES

    GERALDO LOPES DE SOUZA JNIOR

    GRACIELLE LANDIM PEREIRA

    JOO DE OLIVEIRA TOLEDO

    MARCUS VINICIUS DE SOUZA ALMEIDA

    PRISCILLA REZENDE PINHEIRO

    RAFAEL ARCANJO DUARTE E SILVA

    SAULO HENRIQUE DE AZEVEDO FRANCO

    WANDERLEY RODRIGUES

    MINUTAS DE EDITAIS: VALRIA CANIATO CAMILLO

    EQUIPE DE APOIO: JONAS GOULART CUNHA

    MARTA REGINA GONALVES FIGUEIREDO

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    MANUAL DE COMPRAS

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    1. Introduo:

    O xito de um processo de licitao depende de um pedido de compra ou de contratao,

    feito com o mximo de detalhes acerca das especificaes do bem a ser adquirido ou do

    servio a ser contratado, alm dos valores atualizados, com preos praticados no mercado,

    conforme estabelece a Lei 8.666/93 e suas alteraes.

    O presente manual tem como objetivo reunir os principais aspectos do processo de compras

    e definir parmetros para solicitao de compras de materiais e contratao de servios na

    Universidade Federal de Juiz de Fora (UFJF), visando organizao do processo, a

    racionalizao dos trmites, a eficcia das aquisies e o cumprimento das determinaes legais.

    Visa tambm atender as orientaes da Controladoria Geral da Unio (CGU) e do Tribunal de

    Contas da Unio (TCU), e ainda, estabelece o fluxo dos procedimentos internos relativos

    tramitao de processos de compras na UFJF, definindo as responsabilidades e competncias de

    todos os setores envolvidos no processo de compras.

    Ressaltamos que este Manual no tem a pretenso de esgotar todas as dvidas acerca dos

    procedimentos de compras e contrataes de servios efetuados pela UFJF, mas esclarecer aos

    solicitantes as questes bsicas relacionadas ao assunto.

    2. Licitao

    Licitao o procedimento administrativo por meio do qual a Administrao seleciona a

    proposta mais vantajosa, tendo como critrio de anlise o melhor preo, propiciando igual

    oportunidade aos interessados, seguindo os princpios que norteiam a Administrao Pblica,

    obedecendo ao disposto nas Leis n 10520/2002 e 8666/93.

    Em algumas hipteses, previstas na Lei 8.666/93, mediante parecer jurdico, possvel a

    contratao atravs de dispensa de licitao (lei 8.666/93, art. 17, I e II; art. 24, I a XX) ou a

    inexigibilidade de licitao (Lei 8.666/93, art. 25).

    A modalidade de licitao , geralmente, determinada pelo valor estimado para a contratao,

    exceto quando se tratar de Prego, Concorrncia, Concurso e Leilo, que no esto limitados a

    valores dispostos em Lei.

    A modalidade Prego determinada pela Lei n 10.520/2002, que por sua vez foi

    regulamentada pelo Decreto 5.450/2005, essa modalidade de licitao pode ser usada independente

    do valor da contratao para a aquisio de bens e servios comuns.

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    3. Processo de aquisio de material ou de contratao de servio

    Inicialmente, a unidade requisitante deve se certificar da real necessidade da aquisio do

    material de consumo ou material permanente, verificando se mesmo no existe em estoque, no

    almoxarifado central ou no patrimnio.

    3.1. Verificar, em caso de Material Permanente, todas as especificaes tcnicas (como por

    exemplo, voltagem do local onde ser instalado, medidas e espao necessrio), se h local e

    condies para instalao do equipamento assim que o mesmo for entregue; condies de

    transporte e instalao. O requisitante dever solicitar tambm catlogos, folders, termos de

    garantia.

    3.2. Verificar, em caso de Material de Consumo, se h local e perfeitas condies para a guarda,

    segurana e acondicionamento do mesmo, dentro das indicaes por parte do fabricante;

    verificar, ainda a quantidade a ser solicitada, evitando a prescrio do prazo de validade do

    produto;

    3.3. Verificar junto COSUP se existe preges sistema Registro de Preo com prazo de validade

    vigente, para a aquisio do produto/equipamento/servio desejado, caso exista, fica a

    aquisio dispensada de novo processo licitatrio.

    3.4. Para aquisio devero ser seguidos os seguintes passos:

    3.5. A Pesquisa de Preos

    Pesquisa de Preos: Conforme instrues do TCU devero ser realizadas nesta etapa

    pesquisa de mercado, no mnimo 03 (trs) oramentos, obrigatoriamente com CNPJ, a partir

    desta pesquisa, podero ser verificados os preos vigentes no mercado. A descrio e o nome

    do item nos oramentos devem tambm estar em consonncia com os itens registrados na

    requisio, para que no haja transtornos e retrabalhos.

    Ainda de acordo com o TCU, a UFJF no pode fazer aquisies ou contratar servios por

    preo superior ao estimado, por isso a importncia da pesquisa de mercado para a elaborao do

    valor estimado no Termo de Referncia. O requisitante deve se certificar que o preo obtido atravs

    de oramentos compatvel com o que est sendo praticado no mercado e que o frete at o local de

    entrega est includo no oramento. necessria cautela com relao a preos de websites e

    preos promocionais, que muitas vezes no esto de acordo com o preo praticado por grande

    parte dos fornecedores.

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    Para mais informaes sobre a pesquisa de preos, o Comprasnet disponibiliza um manual

    atravs do link: http://www.comprasgovernamentais.gov.br/arquivos/caderno/pesquisa_precos-02-

    09.pdf

    Ateno: Uma pesquisa de mercado bem feita impede que a licitao seja fracassada e torna o

    processo de aquisio mais gil, dado que no ser preciso que a requisio seja devolvida

    para que o preo estimado seja revisto.

    3.6. Termo de referncia

    O termo de referncia o documento que precede a licitao e servir de base para

    elaborao do edital, sendo obrigatrio.

    O requisitante dever anexar ao Termo de Referncia pesquisa de preo de mercado

    contendo 03 (trs) oramentos atualizados contendo CNPJ e/ou Razo Social da empresa, podendo

    ser oramento obtido em site oficial de empresa legalmente registrada, desde que seja considerado o

    frete at o local de entrega, instalao em caso de equipamentos, voltagem, condies de garantia e

    demais especificaes inerentes aquisio do produto e/ou servio.

    O Termo de Referncia deve conter, minimamente, os seguintes elementos:

    Justificativa da aquisio ou contratao, constando a necessidade de adquirir o bem ou

    contratar o servio, demonstrando, inclusive, a demanda e o benefcio da contratao, bem

    como se h condies para o devido uso e armazenamento;

    Descrio do objeto de forma precisa, suficiente e clara. Em caso de equipamentos,

    necessrio verificar todas as especificaes tcnicas (como por exemplo, voltagem do local

    onde ser instalado, medidas e espao necessrio), se h local e condies para instalao

    do equipamento assim que o mesmo for entregue; condies de transporte e instalao. O

    requisitante dever solicitar tambm catlogos, folders, termos de garantia.

    Exigncia de apresentao de certificados e atestados, de acordo com a legislao vigente

    (exemplo: certificao ANVISA ou da Polcia Federal; apresentao de atestados de

    capacidade tcnica);

    Critrios de aceitao do objeto;

    Critrios de avaliao do custo do bem ou servio pela Administrao, em conformidade com

    os preos praticados no mercado;

    Valor estimado atualizado em planilhas de quantitativos e preos unitrios, contendo a fonte

    de consulta da pesquisa de mercado, razo social e CNPJ, principalmente quando se tratar

    de produto e/ou equipamento que acompanha preos em moeda estrangeira. Conforme

    http://www.comprasgovernamentais.gov.br/arquivos/caderno/pesquisa_precos-02-09.pdfhttp://www.comprasgovernamentais.gov.br/arquivos/caderno/pesquisa_precos-02-09.pdf
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    instrues do TCU, no podero ser aceitas propostas de preos com valores superiores aos

    estimados pela UFJF;

    Prazo de execuo do servio ou de entrega do objeto;

    Definio dos mtodos e estratgia de suprimento;

    Cronograma fsico-financeiro, se for o caso;

    Deveres do contratado e do contratante; prazo de garantia, quando for o caso.

    Segundo a legislao vigente, o termo de referncia um documento que deve ser elaborado

    pelo setor requisitante do objeto da licitao, que ser responsvel pelas especificaes e preo de

    mercado informados. O setor requisitante dever utilizar especificaes usuais e genricas, sendo

    vedada, em Lei, a preferncia por marca ou direcionamento a determinado fabricante, exceto quando

    se