Manual de Conciliação Eletrônica

Sistema ERP

Volpe

Volpe ERP – Conciliação Eletrônica Versão 3.6

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Volpe Enterprise Resource Planning

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Índice 1. Utilização do Processo de conciliação eletrônica (Completa) ________________ 4

1.1. Como Configurar as contas que utilizarão a conciliação eletrônica ____________ 4

1.2. Cadastrar os eventos de conciliação (por banco) __________________________ 5

1.2.1. Configurar os eventos para adicionar um registro automático ___________ 6

1.2.1. Configurar os eventos para conciliar um registro automático ____________ 6

2. Importação de extrato bancário (arquivo txt gerado pelo banco) _____________ 7

3. Consulta de Extrato bancário (eletrônico) _______________________________ 8

3.1. Configurações obrigatórias para lançamentos manuais ____________________ 9

4. Controle de bloqueios, desbloqueios e cancelamentos ____________________ 10

5. Conciliação eletrônica completa ______________________________________ 11

5.1. Alteração das informações dos títulos antes de adicionar e conciliar (Alteração/Conciliação) ________________________________________________ 12

5.2. Conciliação automática ____________________________________________ 12

5.3. Conciliação Manual ________________________________________________ 13

6. Resumo de Conciliação Eletrônica ____________________________________ 14

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1. Utilização do Processo de conciliação eletrônica (Completa)

O processo de conciliação eletrônica (completa) consiste em vincular o extrato bancário com as movimentações (já baixadas) do sistema Volpe.

1.1. Como Configurar as contas que utilizarão a conciliação eletrônica

É necessário especificar no cadastro de contas quais irão utilizar o processo de conciliação eletrônica (modo completo).

As contas com esta opção ativa não poderão trabalhar com outro tipo de conciliação, como por exemplo, a conciliação manual realizada diretamente na tela extrato financeiro. Guia Cadastros > Coluna Financeiro > tela Contas correntes > ative o menu de contexto sobre a conta desejada > opção Alterar > acesse a guia Configurações > selecione a opção Utiliza a conciliação eletrônica (completa).

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1.2. Cadastrar os eventos de conciliação (por banco)

Cada banco possui uma lista de códigos para identificação de um determinado evento no extrato bancário. Obs.: A listagem com os códigos dos eventos esta disponível no layout de conciliação bancária fornecido pelo banco.

É necessário especificar em cada um dos eventos do banco a ação que se espera do sistema no momento da conciliação automática. Por exemplo: A opção adição inclui um registro automático no sistema enquanto que a opção conciliação busca um registro com o mesmo número de pagamento para conciliação automática. Guia Cadastros > Coluna Conciliação > tela Eventos de Conciliação Eletrônica

Tela de consulta de Eventos da conciliação.

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1.2.1. Configurar os eventos para adicionar um registro automático

Guia Cadastros > Coluna Conciliação > tela Eventos de Conciliação Eletrônica > ative o menu de contexto sobre a conta desejada > opção Alterar > ação A=adicionar

Na conciliação automática, todo evento encontrado cuja ação for A=adicionar, irá adicionar um lançamento automático no extrato financeiro do Volpe. Preencha também as informações padrão para preenchimento deste lançamento automático, como por exemplo, o tipo de documento, tipo de pagamento, centro de custo, segmento e cliente.

1.2.1. Configurar os eventos para conciliar um registro automático

Guia Cadastros > Coluna Conciliação > tela Eventos de Conciliação Eletrônica > ative o menu de contexto sobre a conta desejada > opção Alterar > ação C=conciliar

Na conciliação automática, todo evento encontrado cuja ação for C=conciliar, irá relacionar todos os lançamentos com o mesmo número de pagamento e valor e concilia-los automaticamente.

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2. Importação de extrato bancário (arquivo txt gerado pelo banco)

Tela utilizada para realizar a importação do extrato bancário.

Guia Cadastros > Coluna Conciliação > tela Importação de extrato bancário

Atenção: O sistema emite um aviso informando quando os registros do arquivo carregado já existirem no sistema, caso desejado, é possível que o usuário faça a importação novamente.

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3. Consulta de Extrato bancário (eletrônico)

Guia Cadastros > Coluna Conciliação > tela Consulta de extrato bancário

A tela de consulta de extratos bancário permite a consulta de todos os lançamentos importados para o sistema.

Também é possível realizar a inclusão de um lançamento manual, desde que o usuário tenha permissão para fazer essa inclusão. Para saber como definir acesso para inclusão manual de registros leia o tópico a seguir.

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3.1. Configurações obrigatórias para lançamentos manuais

Guia Cadastros > Coluna Configurações > tela Parâmetros do Financeiro

Na guia Conciliação Eletrônica defina: Grupos de usuários com permissão para:

Incluir extrato manualmente: Define os grupos que terão permissão para fazer a inclusão manual de depósitos na tela consulta de extrato bancário.

Incluir lançamentos duplicado: Define os grupos que poderão criar um lançamento manual com as mesmas informações do extrato bancário na tela consulta de extrato bancário.

Tolerância máxima de dias para lançamentos retroativos: Define a tolerância para os lançamentos inclusos manualmente na tela consulta de extrato bancário.

Código de eventos padrão para lançamento manual: Recebe um evento padrão

utilizado na inclusão de depósito manual na tela consulta de extrato bancário. É preciso que este evento também esteja cadastrado para todos os bancos na tela de eventos de conciliação eletrônica.

Contas autorizadas a incluir depósitos manualmente: Define as contas autorizadas a

inclusão um lançamento manual na tela consulta de extrato bancário.

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4. Controle de bloqueios, desbloqueios e cancelamentos

Guia Cadastros > Coluna Conciliação > tela Controle de Bloqueios

É possível que alguns registros importados dos bancos sejam de eventos bloqueados. O período destes bloqueios pode variar entre 3, 5 ou 10 dias. Nestes casos, o evento entra como bloqueado para conciliação no sistema Volpe, e após os dias de bloqueio especificados o sistema libera o registro para conciliação.

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5. Conciliação eletrônica completa

Guia Cadastros > Coluna Conciliação > tela Conciliação Eletrônica (Completa)

Esta é a tela responsável pelo vínculo dos lançamentos importados do extrato bancário (registro txt do banco) com os lançamentos baixados do sistema Volpe.

Esta tela permite utilizar três tipos de conciliação: Alteração/Conciliação, Conciliação automática e conciliação manual (através de seleção e vínculo), descritas nos próximos tópicos.

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5.1. Alteração das informações dos títulos antes de adicionar e conciliar (Alteração/Conciliação)

Esta opção permitirá informar os dados de todos os registros cujos eventos estejam configurados para incluir um registro no Volpe automaticamente (Leia: 1.2.1 Configurar os eventos para adicionar um registro automático, página 6).

5.2. Conciliação automática

Esta opção realiza o processo de conciliação automática conforme a ação definida nos eventos do registro bancário, tanto para inclusão quanto para conciliação.

No caso da conciliação, o sistema busca lançamentos com informações idênticas de débito/crédito, valor e número de pagamento.

Antes de prosseguir o sistema exibe uma prévia das ações definidas automaticamente para conferência/informação do usuário.

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5.3. Conciliação Manual

Esta opção deve ser utilizada nos casos em que o número do pagamento não é identificado, permitindo que o usuário defina o relacionando entre as informações do Volpe e do extrato bancário (txt previamente importado).

Para definir a conciliação manual, relacione os lançamentos correlacionados em cada uma das grades e clique no botão conciliação manual.

Atenção: Os valores das duas grades tem que totalizar zero para conseguir realizar a conciliação manual.

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6. Resumo de Conciliação Eletrônica

Essa tela permite a visualização/gerenciamento de todos os registros conciliados no sistema. Ela exibe os lotes de conciliação, os registros do lançamento financeiro do Volpe e do extrato bancário.

Esta tela também permite fazer a desconciliação dos lançamentos.