Manual de Documentos Fiscais

MANUAL

DE

DOCUMENTOS FISCAIS

PARA FINS DE

LIQUIDAÇÃO DA DESPESA PÚBLICA

GOVERNO DO ESTADO DE SANTA CATARINA Secretaria de Estado da Fazenda

Diretoria de Auditoria Geral

Manual de documentos fiscais para fins de liquidação da despesa pública.

Dezembro/2008

GOVERNO DO ESTADO DE SANTA CATARINA

Luiz Henrique da Silveira

Governador do Estado de Santa Catarina

SECRETARIA DE ESTADO DA FAZENDA

Sérgio Rodrigues Alves

Secretário de Estado

Nestor Raupp

Diretor Geral

DIRETORIA DE AUDITORIA GERAL

Francisco Vieira Pinheiro

Diretor de Auditoria Geral

GERÊNCIA DE AUDITORIA DE RECURSOS ANTECIPADOS

Sebastião Luiz Pereira

Gerente

Elaboração

Alcione Teresa Costa

Colaboradores

César Fernando Cavalli

Daniela Potrich Oliveira

Isadora Castelli

Jaime Luiz Klein

Larissa Heuko

Patrícia Motta Reigota

Vantuir Luiz Epping

1ª edição

SUMÁRIO 1 – DOCUMENTOS FISCAIS .....................................................................................1

1.1 - Aspectos legais a serem observados nos Documentos Fiscais, quando da Liquidação da Despesas Pública.............................................................................2

CAMPO 1 - Utilização do modelo legalmente exigido para a respectiva operação ou prestação. ........ 3 CAMPO 2 - Informação do número da Autorização para Impressão de Documentos Fiscais, AIDF. ... 6 CAMPO 3 - Observação quanto à via do documento recebido. ............................................................ 7 CAMPO 4 - Observação quanto aos corretos dados do emitente e destinatário. ................................. 7 CAMPO 5 - Verificação da situação regular do emitente junto a Secretaria de Estado da Fazenda e a Secretaria da Receita Federal do Brasil. ............................................................................................... 8 CAMPO 6 - Indicação da operação ou prestação, se de entrada ou saída......................................... 11 CAMPO 7 - Identificação da operação ou prestação, através da Natureza da Operação e o CFOP . 11 CAMPO 8 - Número do documento fiscal, série, data limite para emissão e número de controle do formulário. ............................................................................................................................................ 11 CAMPO 9 - Preenchimento da data de emissão, saída e hora de saída, se for o caso...................... 12 CAMPO 10 - Descrição das mercadorias, produtos e/ou serviços prestados. .................................... 12 CAMPO 11 - Código do produto, classificação fiscal, situação tributária, valor unitário e total, com destaque dos impostos, quando devidos............................................................................................. 13 CAMPO 12 - Menção no corpo do documento, indicando o dispositivo legal ou regulamentar quando a operação ou prestação for realizada com isenção, suspensão, diferimento, redução da base de cálculo ou qualquer outro benefício fiscal. ........................................................................................... 13 CAMPO 13 - Preenchimento de forma legível, sem emendas ou rasuras que lhe prejudiquem a clareza.................................................................................................................................................. 14 CAMPO 14 - Retenção dos impostos e contribuições, quando devidos.............................................. 14 CAMPO 15 - Dados do transportador e a forma do frete..................................................................... 14 CAMPO 16 - Demais dispositivos pertinentes à operação ou prestação específica, como: ............... 15

2 – COMUNICAÇÃO DE IRREGULARIDADES EM DOCUMENTOS FI SCAIS .......16

2.1 – Carta de Correção. ....................................................................................... 16 2.2 – Situações que não se admite carta de correção........................................... 16 2.3 – Modelo de Carta de Correção....................................................................... 18

ESTADO DE SANTA CATARINA SECRETARIA DE ESTADO DA FAZENDA DIRETORIA DE AUDITORIA GERAL GERÊNCIA DE AUDITORIA DE RECURSOS ANTECIPADOS

_________________________________________________________________________________________________________________ Rua Saldanha Marinho, nº 392 – Ed.Iracema - Centro 1 Florianópolis, SC - CEP 88.010-450 Fone: (048) 3952-6502 e-mail: [email protected]

Este Manual visa orientar os órgãos e entidades da Administração Pública Estadual sobre a importância na observação das exigências legais acerca dos documentos fiscais e suas eventuais correções, para fins de liquidação da despesa pública.

Na liquidação da despesa pública, em que são feitas diversas conferências e verificações, desde a entrega do material ou da prestação do serviço até o reconhecimento da despesa, o credor apresenta o documento fiscal relativo à operação ou prestação, devendo o funcionário competente do órgão ou entidade proceder às devidas conferências.

1 – DOCUMENTOS FISCAIS

Os documentos fiscais, de modelo oficial, emitidos na aquisição de bens ou mercadorias e na prestação de serviços, somente se constituirão em documentos idôneos, capazes de produzir efeitos jurídicos e fiscais se observadas as exigências legais e regulamentares.

Não devem ser confundidos com alguns documentos emitidos sem prévia autorização da Fazenda Pública, que podem servir apenas para fins de controle interno da empresa emitente, porém sem qualquer valor fiscal, jurídico e legal, tais como: Pedido, Nota de Controle, Orçamento, e outros.

Os documentos fiscais são de emissão obrigatória utilizados pelas empresas para demonstrar sua conformidade com as obrigações tributárias, sendo regulados pelos órgãos fazendários federal, estadual e municipal. Recusar-se a emiti-los é sonegação fiscal, estando sujeito às penalidades da lei.

Cabe observar que a empresa adquirente é co-responsável pela emissão dos documentos fiscais, conforme dispõem o Anexo 5, art. 2º, § 6º e art. 27 do RICMS/SC.

“Sempre que for obrigatória a emissão dos documentos fiscais, aqueles a quem se destinarem as mercadorias ou serviços são obrigados a exigir tais documentos dos que devam emiti-los.”– Anexo 5, art. 27 do RICMS/SC.

“ Nas operações e prestações realizadas entre contribuintes, ficam as partes obrigadas à comprovação de suas inscrições no cadastro de contribuintes.” – Anexo 5, art. 2º, § 6º do RICMS/SC.



1.1 - Aspectos legais a serem observados nos Docume ntos Fiscais, quando da Liquidação da Despesas Pública. 1

1 Para fins de demonstração deste trabalho, numerou-se o a Nota Fiscal Modelo 1 em Campos de 1 a 16.

1- observar o modelo do documento fiscal

2 – observa-ção quanto aos dados do impressor e AIDF

3 – observação quanto à via da NF

6 – indicação se a operação de ENTRADA OU SAÍDA

7– natureza da operação e CFOP

9- data de emissão,saída e hora de saída

4 e 5 - dados do emitente, destinatário.

8 – nº do documento fiscal

8- série e data limite para emissão

10 – descrição das mercado-rias ...

11 – Código Produto/CF/ST/Valor unitário e total/destaque dos impostos,alíquota e base de cálculo

12 e 16 – informações adicionais

15 – dados do transporta-dor e a forma do frete

8 – nº do formulário

14 – Retenção de Tributos,quando devidos

13 – Preenchimento do documento fiscal, de forma legível, sem emendas ou rasuras.



CAMPO 1 - Utilização do modelo legalmente exigido p ara a respectiva operação ou prestação.

A legislação prevê uma diversidade de modelos de documentos fiscais, utilizados conforme o tipo de operação, de entrada ou saída.

De acordo com a operação ou prestação, os contribuintes do imposto emitirão documentos fiscais, de modelo oficial, conforme Anexo 5, art. 15 à 136, do RICMS/SC ; e/ou legislação municipal, para as empresas prestadoras de serviços.

Seguem alguns modelos, entre outros:

a) Nota Fiscal, modelo 1 ou 1-A

b) Nota Fiscal de Produtor, modelo 4;

c) Nota Fiscal Avulsa;

d) Nota Fiscal/Conta de Energia Elétrica, modelo 6;

e) Nota Fiscal de Venda a Consumidor, modelo 2, que terá série “D”;

f) Cupom Fiscal emitido por ECF;

g) Nota Fiscal Eletrônica – NF-e; (em substituição a Nota Fiscal, modelo 1 ou 1-A)

h) Nota Fiscal de Serviço de Comunicação, modelo 21;

i) Nota Fiscal de Serviço de Telecomunicações, modelo 22;

j) Conhecimento de Transporte Rodoviário de Cargas, modelo 8;

l) Conhecimento Aéreo, modelo 10;

m) Bilhete de Passagem Rodoviário, modelo 13;

n) Bilhete de Passagem e Nota de Bagagem, modelo 15;

o) NOTA FISCAL DE PRESTAÇÃO DE SERVIÇO, conforme legislação municipal.

a) Nota Fiscal, modelo 1 ou 1-A

•••• emitida quando os estabelecimentos realizarem operações com mercadorias, de entrada ou saída.

b) Nota Fiscal de Produtor, modelo 4;

•••• emitida para acompanhar a produção agropecuária nas operações efetuadas por produtor rural.

c) Nota Fiscal Avulsa;

• emitida por pessoas físicas e jurídicas não obrigadas à emissão de documentos fiscais e que dela necessitarem;

• emitida nas devoluções efetuadas por comerciante varejista, que não possua Nota Fiscal modelo 1 ou 1-A .



d) Nota Fiscal/Conta de Energia Elétrica, modelo 6;

• emitida por quaisquer estabelecimentos que promoverem o fornecimento de energia elétrica;

e) Nota Fiscal de Venda a Consumidor, modelo 2, que terá série “D”;

• emitidas por contribuintes não obrigados ao uso do equipamento de uso fiscal, nas operações em que o adquirente seja pessoa natural ou jurídica não contribuinte do ICMS.

f) Cupom Fiscal emitido por ECF;

• emitidos nas operações em que o adquirente seja pessoa natural ou jurídica não contribuinte do ICMS.

g) Nota Fiscal Eletrônica – NF-e; (em substituição a Nota Fiscal, modelo 1 ou 1-A)

• A NF-e poderá ser utilizada em substituição a Nota Fiscal modelo 1 ou 1-A, pelos contribuintes do Imposto sobre Produtos Industrializados - IPI ou Imposto sobre Operações Relativas à Circulação de Mercadorias e sobre a Prestação de Serviços de Transporte Interestadual e Intermunicipal e de Comunicação – ICMS (Ajuste SINIEF 07/05)

• Considera-se Nota Fiscal Eletrônica – NFe, o documento emitido e armazenado eletronicamente, de existência apenas digital, com o intuito de documentar operações de circulação de mercadorias ou prestações de serviços, ocorridas entre as partes, cuja validade jurídica é garantida pela assinatura digital do emitente e autorização de uso pela administração tributária da unidade federada do contribuinte, antes da ocorrência do fato gerador (Ajuste SINIEF 07/05).

O Projeto NF-e tem como objetivo a implantação de um modelo nacional de documento fiscal eletrônico que venha substituir a sistemática atual de emissão do documento fiscal em papel, com validade jurídica garantida pela assinatura digital do remetente, simplificando as obrigações acessórias dos contribuintes e permitindo, ao mesmo tempo, o acompanhamento em tempo real das operações comerciais pelo Fisco (www.sef.sc.gov.br – “NFe” – “Projeto NFe” – “Objetivos”).

h) Nota Fiscal de Serviço de Comunicação, modelo 21 ;

• emitida por estabelecimento que prestar serviço de comunicação, no ato da prestação do serviço.

Na impossibilidade de emissão de uma nota fiscal para cada um dos serviços prestados, estes poderão ser englobados em um único documento, abrangendo um período nunca superior ao fixado para apuração do imposto (Anexo 5, art. 130, parágrafo único do RICMS-SC)

i) Nota Fiscal de Serviço de Telecomunicações, mode lo 22;

• emitida por estabelecimento que prestar serviço de telecomunicações.



j) Conhecimento de Transporte Rodoviário de Cargas, modelo 8;

• emitido antes do início da prestação do serviço por transportador, sempre que executar serviço de transporte rodoviário intermunicipal, interestadual e internacional de cargas em veículos próprios ou afretados.

l) Conhecimento Aéreo, modelo 10;

• emitido antes do início da prestação de serviço pelas empresas que executarem serviços de transporte aeroviário intermunicipal, interestadual e internacional de cargas.

m) Bilhete de Passagem Rodoviário, modelo 13;

• emitido antes do início da prestação do serviço por transportador, sempre que executar serviço de transporte rodoviário intermunicipal, interestadual e internacional de passageiros.

n) Bilhete de Passagem e Nota de Bagagem, modelo 15 ;

• emitido antes do início da prestação do serviço por transportador, sempre que executar serviço de transporte aeroviário intermunicipal, interestadual e internacional de passageiros.

o) NOTA FISCAL DE PRESTAÇÃO DE SERVIÇO, conforme le gislação municipal ;

• emitida sempre que houver a prestação de serviço sujeita à incidência do imposto municipal;

• emitida no momento da prestação do serviço ou, no caso de serviço prestado em etapas, no momento em que as etapas se efetivarem;

- A Nota Fiscal de Prestação de Serviço Avulsa, será utilizada por pessoas não obrigadas à emissão de documentos fiscais e que dela necessitarem.

- A Nota Fiscal Eletrônica de Serviço, será emitida conforme legislação do município respectivo.

- Na hipótese de prestação de serviços de diversões, lazer, entretenimento e congêneres, em substituição à Nota Fiscal de Prestação de Serviço, se emitirá o Bilhete de Ingresso (Anexo III, art. 11, § 1º do RISQN das Obrigações Acessórias de Florianópolis).



CAMPO 2 - Informação do número da Autorização para Impressão de Documentos Fiscais – AIDF.

A AIDF é uma Autorização para Impressão de Documentos Fiscais, fornecida pelo fisco estadual e/ou municipal ao estabelecimento gráfico credenciado, autorizando-o a confeccionar os documentos fiscais requeridos por seus clientes (contribuintes).

O número da Autorização para Impressão de Documentos Fiscais (AIDF) consta no rodapé ou na lateral direita do documento fiscal.

Neste campo, também constarão outras informações como: nome, endereço, números de inscrição no CCICMS e CNPJ do impressor da nota, data e a quantidade de impressão, número de ordem da primeira e da última nota impressa e respectiva série e subsérie, quando for o caso.

No estado, a AIDF pode ser consultada no sítio www.sef.sc.gov.br, através do Sistema de Administração Tributária S@T (acesso via senha).

- Se a emitente tiver apenas Inscrição Estadual, constará o número da AIDF do Estado.

- Se a emitente for apenas uma Prestadora de Serviço, constará o número da AIDF do Município.

- Se a emitente emitir Nota Fiscal Conjugada, constará os números da AIDF do Estado e do Município.

Ficam dispensadas da AIDF, os documentos fiscais emitidos em via única das empresas prestadoras de serviços de comunicação, telecomunicação e empresas fornecedoras de energia elétrica, desde que, o estabelecimento emitente, mantenha arquivo com a gravação das informações da Nota Fiscal em meio eletrônico não regravável, nos termos do disposto no Anexo 7 Capítulo IV, Seção IV-A (Convênio 115/03 - art.22-A § 4º); e Anexo 5, art.55º, 128º, 134º e 136º do RICMS-SC.

A data de emissão do document o fiscal não pode ser anterior à data de Autorização para Impressão – AID F.

O documento fiscal é emitido após ter sido autorizado(AIDF) e depois de impresso pela gráfica.

Se comparada a data de emissão com a data da AIDF, se aquela for anterior, isto é indício de fraude.

Nota Fiscal Conjugada é aquela que apresenta no mesmo documento, em campo próprio e específico, dados relativos a operações com mercadorias e a prestações de serviços, constando assim, a AIDF do Estado e do Município e a Inscrição Estadual e Municipal.



CAMPO 3 - Observação quanto à via do documento rece bido.

Os documentos fiscais deverão ser apresentados para liquidação em primeira via, salvo exceções, como: na compra de veículos, onde a primeira via do documento vai para o DETRAN; o Bilhete de Passagem Rodoviário e o Bilhete de Passagem e Nota de Bagagem, em que a primeira via ficará em poder do emitente para exibição ao fisco (Anexo 5, art. 37, inciso I, art. 99 e art. 108 do RICMS-SC).

Para a Nota Fiscal Eletrônica o documento a ser recebido é o DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica), que é uma representação gráfica simplificada da NF-e e tem como funções, dentre outras, conter a chave de acesso da NF-e (permitindo assim a consulta às suas informações na Internet) e acompanhar a mercadoria em trânsito. (Anexo 11, arts. 9º,10 e 11 do RICMS-SC)

O Órgão Público receberá o DANFE juntamente com a mercadoria e deverá verificar: a validade da assinatura digital, a autenticidade do arquivo digital da NF-e (o destinatário tem à disposição o aplicativo “visualizador”, desenvolvido pela Receita Federal do Brasil), e a concessão da Autorização de Uso da NF-e, mediante consulta eletrônica à Secretaria da Fazenda, ao Portal Nacional da NF-e (www.sef.sc.gov.br - “NF-e” – “FAQ”).

CAMPO 4 - Observação quanto aos corretos dados do e mitente e destinatário.

a) nome ou razão social;

b) número de inscrição no CNPJ ou no CPF;

- São exemplos de emitentes com CPF: Produtor Rural Pessoa Física e Nota Fiscal Avulsa

de Pessoa Física.

c) número da Inscrição Estadual e/ou Inscrição Municipal do emitente;

- Se a Nota Fiscal for de venda de mercadorias, constará o número da Inscrição Estadual.

- Se a Nota Fiscal for de prestação de serviço, constará o número da Inscrição Municipal.

- Se a Nota Fiscal for conjugada, constará o número da Inscrição Estadual e Municipal.

“I - a primeira via acompanhará as mercadorias e será entregue, pelo transportador, ao destinatário.” – Anexo 5, art. 37, inciso do RICMS-

� Deve-se verificar se o CNPJ/CPF do emissor do documento fiscal é o mesmo constante do contrato, orçamento e nota de empenho.



d) Endereço, Bairro ou Distrito, CEP, Município, Fone/Fax, Unidade da Federação;

- Estes dados são de bastante relevância, principalmente para que não configure que a

mercadoria está sendo entregue em local diverso do descrito na Nota Fiscal, situação esta permitida somente nas hipóteses previstas em lei.

CAMPO 5 - Verificação da situação regular do emiten te junto a Secretaria de Estado da Fazenda e a Secretaria da Receita Federal do Brasil.

É de suma importância esta verificação, pois o estado não pode celebrar transações com entidades que estiverem com sua situação cadastral: NÃO HABILITADA/CANCELADA/ INAPTA pois essas constituem situação de irregularidade do emitente do documento fiscal. (Anexo 5, art. 2º § 6º e art. 27 do RICMS-SC).

• Para as empresas sem Inscrição Estadual

Consulta-se o seu CNPJ, para verificar se a empresa encontra-se ATIVA perante a Secretaria da Receita Federal do Brasil, no endereço www.receita.fazenda.gov.br .

• Para as empresas com Inscrição Estadual

Deve-se verificar a “Situação Cadastral Atual”. A emitente deve estar HABILITADA/ ATIVA perante a Secretaria de Estado da Fazenda e a Secretaria da Receita Federal do Brasil.

Esta verificação pode ser feita através dos endereç os:

- Consulta-se a Secretaria da Receita Federal do Brasil pelo CNPJ. www.receita.fazenda.gov.br - Consulta-se a Secretaria de Estado da Fazenda, pelo CNPJ e/ou Inscrição Estadual:

� Secretaria Estadual da Fazenda de Santa Catarina/SEF

www.sef.sc.gov.br/convenios/frame_cancela_inscricao.htm

www.sef.sc.gov.br - através do S@T., podendo-se aqui verificar a “Ficha Cadastral” da entidade.

� ou pelo SINTEGRA – Sistema Integrado de Informações sobre Operações

Interestaduais com Mercadorias e Serviços.

www.sintegra.gov.br



Secretaria de Estado da Fazenda de Santa Catarina/SEF

www.sef.sc.gov.br/convenios/frame_cancela_inscricao.htm

www.sef.sc.gov.br/ - através do S@T., podendo aqui verificar e analisar a “Ficha Cadastral” da entidade (S@T acesso via senha).

• ou pelo SINTEGRA - www.sintegra.gov.br



O Sintegra apresenta informações de todos os órgãos estaduais de fazenda do país . Nele estão informações sobre empresas que comercializam mercadorias e/ou serviços.

Assim sendo, o sistema possibilita o cruzamento de informações de documentos fiscais emitidos em todo o país, uma vez que, o emitente informa a emissão do documento fiscal e o destinatário informa o recebimento do documento fiscal.

Para se fazer a consulta junto ao SINTEGRA, basta:

• acessar o endereço eletrônico www.sintegra.gov.br ;

• entrar no Estado do emitente/destinatário;

• digitar o número do CNPJ/CPF ou a Inscrição Estadual ou de Produtor.

Com o cruzamento das informações, a Administração Tributária pode encontrar divergências entre os dados transmitidos, tais como:

- o emitente informa a venda da mercadoria e o destinatário não informa a compra;

- o destinatário informa a compra da mercadoria e o emitente não informa a venda;

- os valores informados não coincidem, o que pode ser indício de prática ilícita tendente a fraudar o erário público como: Nota Fiscal Calçada, NF Furtada/Extraviada, NF Fria e outras operações irregulares ou ilegais.

• Nota Fiscal Calçada

Consiste na consignação de valores diferentes nas vias da Nota Fiscal. As vias fixas (à disposição do Fisco) são emitidas à parte e geralmente subfaturadas.

• Nota Fiscal Furtada/Extraviada

É aquela em que o talão autorizado e confeccionado, legalmente é registrado como furtado ou extraviado, tendo sido ou não verdadeiro o registro efetuado, nesse caso o que configura o ilícito, é a Nota Fiscal circular livremente para acompanhar mercadorias.

• Nota Fiscal Fria

É aquela impressa no padrão oficial determinado pela legislação, porém, constando número de autorização fiscal falso. É usada para o transporte de mercadorias, porém não registrada nos livros oficiais.2

Outros Tipos de Notas Fiscais Frias :

• Nota Fiscal Paralela: É aquela impressa com numeração em duplicidade, ou seja, o contribuinte solicita autorização ao fisco para impressão de determinado número de notas fiscais, porém, ilicitamente, manda imprimi-las duas ou mais vezes com a mesma numeração, procedendo ao registro oficial de apenas uma das numerações. Assim, as impressões adicionais representam Notas Frias.3

• Nota Fiscal Gelada: É aquela em que é confeccionado um talonário com dados falsos de empresas que não existem.

• Tipo Talonário Duplo: É aquela clonada de outra nota autorizada para uma empresa legalmente constituída.

2 GORGES, Almir José. O Seu Plantão Fiscal - Dicionário do ICMS-SC de A a Z. Ed.Cenofisco, 2006, 8º Ed., p.527. 3 GORGES, Almir José. O Seu Plantão Fiscal - Dicionário do ICMS-SC de A a Z. Ed.Cenofisco, 2006, 8º Ed., p.568.



CAMPO 6 - Indicação da operação ou prestação, se de entrada ou saída.

Deverá estar assinalado com um “X”, no campo próprio, se a operação é de entrada ou saída.

CAMPO 7 - Identificação da operação ou prestação, a través da Natureza da Operação e o CFOP (Código Fiscal de Operações e Pre stações).

A Natureza da Operação ou Prestação - representa os motivos pelos quais estão sendo realizadas as saídas ou entradas de mercadorias ou produtos e as prestações de serviços, tais como: venda, compra, transferência, devolução, importação, exportação, prestação de serviços, entre outras.

Os CFOP – Código Fiscal de Operações e Prestações – representam os códigos numéricos que identificam as respectivas naturezas das operações de circulação de mercadorias e das prestações de serviços. Estão dispostos no Anexo 10, Seção II do RICMS-SC.

Nesses campos poderão ser indicados mais de uma Natureza e CFOP, se a mesma nota fiscal amparar operações distintas (Anexo 5, art. 36,§ 18 do RCIMS-SC).

Exemplos de CFOP´s :

Entradas: 1.101/1.102/1.201/1.202/1.551 (Operações Internas, o CFOP inicia-se com o nº 1)

2.101/2.102/2.201/2.202/2.551 (Operações Interestaduais, o CFOP inicia-se com o nº 2)

3.101/3.102/3.201/3.202/3.551 (Operações do Exterior, o CFOP inicia-se com o nº 3)

Saídas: 5.101/5.102/5.201/5.202/5.551 (Operações Internas, o CFOP inicia-se com o nº 5)

6.101/6.102/6.201/6.202/6.551 (Operações Interestaduais, o CFOP inicia-se com o nº 6)

7.101/7.102/7.201/7.202/.7.551 (Operações para o Exterior, o CFOP inicia-se com o nº 7)

CAMPO 8 - Número do documento fiscal, série, data l imite para emissão e número de controle do formulário.

Verificar no canto superior direito:

• o número de ordem da Nota Fiscal;

No caso do órgão público receber mais de uma Nota Fiscal do mesmo emitente, observar a ordem cronológica dos documentos recebidos (Anexo 5, art. 23 e art. 156 § 2º – Anexo 7, art. 1º do RICMS-SC).

• a expressão “série” e o algarismo designado da série;



• a indicação da data limite para emissão da Nota Fiscal;

Alguns Estados apresentam data limite para emissão dos documentos fiscais, para as mercadorias adquiridas desses Estados, deve-se observar essa data, que consta no canto superior direito do documento fiscal, para confirmar se está dentro do prazo de validade.

Verificar na parte inferior da Nota Fiscal:

• O número de controle do formulário.

Para os documentos fiscais emitidos por processamento eletrônico de dados, deverá constar o número de controle do formulário (Anexo 5, art. 23, inciso II, e Anexo 7, art. 1º).

Quando a quantidade de itens de mercadorias não puder ser discriminada em um único formulário, o contribuinte poderá utilizar mais de um formulário para uma mesma nota fiscal, observado os itens I a V do § 1º do art. 8º do Anexo 7 do RICMS-SC.

CAMPO 9 - Preenchimento da data de emissão, saída e hora de saída, se for o caso.

• data de emissão da Nota Fiscal e data da efetiva sa ída da mercadoria do estabelecimento ;

Para fins de liquidação da despesa pública, a data de emissão do documento fiscal não pode ser anterior a data do empenho ordinário e global, salvo se tratar de sub-empenho (Art. 60 da Lei 4.320 de 17/03/1964).

Pode ocorrer diferença entre a data de emissão da Nota Fiscal e a data da efetiva saída da mercadoria do estabelecimento.

Dispõe sobre o prazo de validade dos documentos fiscais para fins de transporte, o Anexo 5, art. 137 do RICMS-SC.

• hora da efetiva saída da mercadoria do estabelecime nto ;

Obrigatória a indicação quando na operação consignarem animais vivos (Anexo 5, art. 137 § 1º do RICMS-SC).

CAMPO 10 - Descrição das mercadorias, produtos e/ou serviços prestados.

Compreendendo nome, marca, tipo, modelo, série, espécie, qualidade e demais elementos que permitam sua perfeita identificação.

Observar se o documento fiscal apresenta a “descrição precisa do objeto da despesa” - mercadoria/produto adquirido e/ou serviço prestado.

Quando o objeto da despesa, se referir à manutenção de bens, móveis, equipamentos e/ou veículos; esses devem estar claramente identificados.

A Nota Fiscal de Serviço deve ter o serviço realizado bem detalhado no seu corpo, devendo retratar o serviço contratado, bem como o número do contrato.



Fica dispensada a discriminação das mercadorias no quadro Dados do Produto se estas constarem de Romaneio, que passará a constituir parte inseparável da Nota Fiscal, devendo constar seu número de emissão (Anexo 5, art. 36, § 8º e art. 38 do RICMS-SC).

Romaneio: Documento Fiscal utilizado por comerciante, industrial ou importador. Substitui a discriminação das mercadorias na Nota Fiscal.4

CAMPO 11 - Código do produto, classificação fiscal, situação tributária, valor unitário e total, com destaque dos impostos, quando devidos.

• Código do produto: onde o emissor indica o código que adota para identificação do produto.

• Classificação Fiscal: quando exigida pela legislação do IPI, que determina essa classificação numérica para cada produto, de acordo com a Tabela de Incidência do Imposto sobre Produtos Industrializados – TIPI.

• Situação Tributária: o regulamento do ICMS prevê códigos específicos (Código de Situação Tributária – CST), que identificam a tributação de cada operação realizada, conforme disposto no Anexo 10, Seção I do RICMS-SC.

Observar estes dados, principalmente com relação ao :

• valor unitário e total das mercadorias e/ou da operação, verificando se as multiplicações e adições estão corretas; e se coincidem com o valor constante na nota de empenho, contrato ou termo aditivo;

• destaque dos impostos, quando devidos.

CAMPO 12 - Menção no corpo do documento, indicando o dispositivo legal ou regulamentar quando a operação ou prestação for rea lizada com isenção, suspensão, diferimento, redução da base de cálculo ou qualquer outro benefício fiscal.

Se a operação ou prestação tiver benefícios fiscais, isso deverá estar mencionado no corpo do documento fiscal, com indicação do dispositivo legal ou regulamentar respectivo, no campo Informações Complementares (Anexo 5, art. 25, § 2º e art. 36, inciso VII, alínea a).

Na situação do campo de Informações Complementares ser insuficiente para as indicações necessárias, poderá ser utilizado, excepcionalmente, o quadro Dados do Produto, desde que não prejudique a clareza das suas indicações (Anexo 5, art. 36, § 17).

4 GORGES, Almir José. O Seu Plantão Fiscal - Dicionário do ICMS-SC de A a Z. Ed.Cenofisco, 2006, 8º Ed., p.633.



• observar se está sendo concedido DESCONTO relativo ao valor da isenção do ICMS-SC nas aquisições de bens, mercadorias e serviços pela Administração Pública Estadual, nos casos previstos no Anexo 2, art.1º, XI do RICMS-SC.

Há uma síntese sobre o assunto no sítio da Diretoria de Auditoria Geral – DIAG, www.diag.sef.sc.gov.br, - “Orientações” – “Despesa Pública” – “Isenção do ICMS”.

CAMPO 13 - Preenchimento de forma legível, sem emen das ou rasuras que lhe prejudiquem a clareza.

Os documentos fiscais deverão ser emitidos por decalque a carbono ou em papel carbonado, devendo ser preenchidos por sistema eletrônico de processamento de dados, a máquina ou manuscritos a tinta ou a lápis-tinta, devendo ainda os seus dizeres e indicações estar legíveis em todas as vias. Anexo 5, art. 25 do RICMS/SC

É considerado inidôneo, fazendo prova apenas em favor do fisco, o documento que contenha declarações inexatas, esteja preenchido de forma ilegível ou apresente emendas ou rasuras que lhe prejudiquem a clareza. Anexo 5, art. 29 IV do RICMS/SC.

Os documentos fiscais preenchidos de forma manuscrita devem ser preenchidos com uma única tonalidade de cor de caneta e caligrafia, evitando-se, por exemplo, que:

• a Nota Fiscal seja preenchida sem data de emissão e, a posteriori, se coloque a data de emissão com outra tinta de caneta e outra caligrafia.

CAMPO 14 - Retenção dos impostos e contribuições, q uando devidos.

Quando a operação envolver retenção de tributos, observar a legislação específica para cada caso.

Relativamente aos documentos fiscais, é permitido o acréscimo de indicações necessárias ao controle de tributos federais ou municipais, desde que atendidas as normas da legislação de cada tributo (Anexo 5, art. 15, Parágrafo único, I).

CAMPO 15 - Dados do transportador e a forma do fret e.

Ao observar estes dados, constata-se quem foi o responsável pelo frete. Caso tenha sido contratada uma empresa de “Transporte de Mercadorias”, verificar para quem ficou a obrigação de pagar o transporte. Se essa obrigação ficou com o Órgão Público, deverá vir acompanhada da Nota Fiscal a 1º via do “Conhecimento de Frete”.



CAMPO 16 - Demais dispositivos pertinentes à operaç ão ou prestação específica, como:

• quanto às despesas com combustíveis, lubrificantes e consertos de veículos:

- os documentos fiscais deverão conter a identificação do número da placa e a quilometragem registrada no hodômetro, adotando-se procedimento análogo nas despesas em que seja aplicado controle semelhante;

• quanto às despesas com manutenção de veículos, móve is e equipamentos:

- os bens objeto da despesa de manutenção, deverão estar claramente identificados, inclusive com suas características, número do patrimônio e sua localização;

• quanto às despesas com obras públicas:

- Os dados do documento fiscal devem ser os mesmos especificados em cláusula contratual,

como:

- destinatário, endereço e CNPJ;

- especificação dos valores unitários e totais;

- formas de pagamento, com especificação das parcelas quando houver;

- tipo de serviço, local e número do Contrato, com a respectiva data de assinatura;

- O serviço realizado deve ficar bem detalhado no corpo da Nota Fiscal de Serviço/ Nota Fiscal Fatura de Serviço.

- A contratada deverá identificar na Nota Fiscal/Fatura de Serviço em que município o serviço está sendo prestado, para fins de ISS (Imposto Sobre Serviço).

- Retenção dos Tributos, quando houver, conforme legislação específica para cada caso:

- INSS

- IRRF

- ISS (a alíquota é definida por cada município)

- CRF (CSLL, COFINS, PIS/PASEP) – no caso de o Estado celebrar convênio com a União,

conforme art. 33 da Lei 10.833 de 29/12/2003.

Relativamente aos documentos fiscais, é permitido, o acréscimo de indicações de interesse do emitente que não lhes prejudiquem a clareza, observado o disposto no art. 36, § 24 (Anexo 5, art. 15, Parágrafo único, II).



2 – COMUNICAÇÃO DE IRREGULARIDADES EM DOCUMENTOS FI SCAIS

2.1 – Carta de Correção.

A carta de correção é um instrumento adotado pela Administração Fazendária, que permite ao contribuinte comunicar erros havidos na emissão de documentos fiscais ao seu fornecedor e/ou cliente.

No caso de incorreções de documentos fiscais, o procedimento mais adequado é o seu cancelamento e a emissão de novo documento. A carta de correção deverá ser adotada apenas em situações eventuais onde não haja mais a possibilidade do cancelamento do documento e não deve se tornar procedimento repetitivo.

A comunicação de irregularidade em documento fiscal será feita em duas vias, assinada e datada por ambas as partes: uma via ficará anexada ao documento fiscal do emitente e a outra via ficará anexada ao documento fiscal do adquirente.

Não existe modelo próprio para a carta de correção. O contribuinte pode adquirir tal documento em papelarias especializadas ou elaborar a sua própria carta de correção.

Esse tipo de documento só terá validade se utilizado para sanar pequenos erros, ficando vedado a sua emissão nos casos especificados no Anexo 5, art. 30 § 1º e § 2º e Anexo 11 art.16 § 7º e § 8º do RICMS-SC.

2.2 – Situações que não se admite carta de correção .

Quando o erro for relativo a:

a) base de cálculo, alíquotas e valor do Imposto Destacado;

b) identificação do destinatário;

c) regularização após o início de qualquer procedimento fiscal.

O Estado de Santa Catarina disciplina esse assunto no Anexo 5, art. 30, § 1º e § 2º e para Nota Fiscal Eletrônica NF- e no Anexo 11, art. 16 § 7º e § 8 do RICMS-SC.

Anexo 5, art. 30, § 1º e § 2º

Art. 30. Os estabelecimentos que adquirirem mercadorias ou serviços acompanhadas de documentos fiscais apresentando irregularidades poderão regularizá-las por carta dirigida ao emitente , com descrição minuciosa dos dados incorretos, da qual uma via, após visada pelo emitente do documento fiscal, será arquivada juntamente com o documento fiscal a que se referir.

§ 1° Não será admitida a regularização na forma des te artigo quando o erro for relativo à base de cálculo, à alíquota, ao valor do imposto destacado ou à identificação do destinatário.

§ 2º Não produzirá efeitos a regularização efetuada após o início de qualquer procedimento fiscal.



A CARTA DE CORREÇÃO ELETRÔNICA – CC-e

A Nota Fiscal Eletrônica NF- e pode ser corrigida.

Após a concessão da Autorização de Uso da NF-e, o emitente poderá sanar erros em campos específicos da NF-e, por meio de Carta de Correção Eletrônica – CC-e transmitida à Secretaria de Estado da Fazenda, conforme Anexo 11 , art 16 do RICMS-SC.

Não será admitida a regularização da Nota Fiscal Eletrônica NE-e nos mesmos casos estabelecidos para os demais documentos fiscais (Anexo 11, art. 16 § 7º e § 8º do RICMS-SC).

Anexo 11, art. 16 § 7º e 8º do RICMS-SC

DA CARTA DE CORREÇÃO ELETRÔNICA – CC-e

Art. 16. Após a concessão da Autorização de Uso da NF-e, de que trata o art. 7º, o emitente poderá sanar erros em campos específicos da NF-e, por meio de Carta de Correção Eletrônica – CC-e transmitida à Secretaria de Estado da Fazenda.

§ 7º Não será admitida a regularização na forma deste artigo quando o erro for relativo à base de cálculo, à alíquota, ao valor do imposto destacado ou à identificação do destinatário.

§ 8º Não produzirá efeitos a regularização efetuada após o início de qualquer procedimento fiscal.

• Regularizações com documento fiscal complementar:

� Documento fiscal emitido com diferença de preço ou quantidade da mercadoria:

� Documento fiscal emitido com valor do ICMS destacad o a menor:

Para regularização em virtude de diferença de preço ou quantidade de mercadoria, e também para correção do valor do ICMS que tiver sido destacado a menor, deve ser emitido documento fiscal complementar.

Quando a emissão do documento fiscal se der no período de apuração do imposto em que tenha sido emitido o documento original, a Nota Fiscal complementar deverá mencionar no campo “informações complementares”, o número do documento original.

Quando tal regularização ocorrer fora do período de apuração, o contribuinte deve recolher o valor do ICMS com os acréscimos legais cabíveis, devendo constar no documento complementar, no campo “informações complementares”, o número do documento original e o número do documento de arrecadação (Anexo 5, art. 26, II e III § 2° do RIC MS-SC).

� reajustamento de preço:

Nos casos de reajustamento de preço em virtude de contrato, quando ocorrer acréscimo do valor da mercadoria ou serviço, deverá ser emitido documento complementar dentro de 3 (três) dias contados da data em que se efetivou o reajustamento do preço (Anexo 5, art. 26, I, § 1° do RICMS-SC).



2.3 – Modelo de Carta de Correção.

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