Manual de Documentos Oficiais

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APRESENTAÇÃO O propósito de se criar um Manual de Redação de Documentos Oficiais foi para tentar uniformizar as comunicações oficiais, em razão da grande diversificação nas comunicações no âmbito interno e externo da Instituição, quanto ao seu formato e suas modalidades. Saber escrever é difícil, segundo Clarisce Lispecto: “Não, não é fácil escrever. É duro como quebrar rochas.” Assim este manual visa uma maneira mais fácil e ágil de escrever com precisão, clareza, concisão, impessoalidade e uniformidade, além de facilitar a interpretação da mensagem nas comunicações, buscando tornar mais acessível e apresentável às comunicações oficiais, atendendo, pois, os padrões de textualidade. Baseado no Manual de Redação da Presidência da República de 2002 e no Manual de Redação Oficial de A. Oliveira Lima, como também, outras fontes, este manual contempla as modalidades de comunicações oficiais mais utilizados dentro da Instituição como: Ata, Atestado, Aviso, Certificado, Comunicação Interna, (CI Eletrônica), Comunicado, Contrato, Convênio, Despacho, Edital, Declaração, FAX, Mensagem Eletrônica, Ofício, Ofício Circular, Ordem de Serviço, Parecer, Portaria, Relatório, Regimento, Regulamento e Requerimento. Será apresentado, portanto, os conceitos de Comunicação Oficial ou Redação e suas modalidades; o que difere em seu formato e conteúdo e quem deve expedir. Com o intuito de buscar uma forma de orientar os usuários do Serviço Público a elaborar de uma

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Page 1: Manual de Documentos Oficiais

APRESENTAÇÃO

O propósito de se criar um Manual de Redação de Documentos Oficiais foi

para tentar uniformizar as comunicações oficiais, em razão da grande

diversificação nas comunicações no âmbito interno e externo da Instituição,

quanto ao seu formato e suas modalidades.

Saber escrever é difícil, segundo Clarisce Lispecto: “Não, não é fácil

escrever. É duro como quebrar rochas.” Assim este manual visa uma

maneira mais fácil e ágil de escrever com precisão, clareza, concisão,

impessoalidade e uniformidade, além de facilitar a interpretação da

mensagem nas comunicações, buscando tornar mais acessível e

apresentável às comunicações oficiais, atendendo, pois, os padrões de

textualidade.

Baseado no Manual de Redação da Presidência da República de 2002 e no

Manual de Redação Oficial de A. Oliveira Lima, como também, outras fontes,

este manual contempla as modalidades de comunicações oficiais mais

utilizados dentro da Instituição como: Ata, Atestado, Aviso, Certificado,

Comunicação Interna, (CI Eletrônica), Comunicado, Contrato, Convênio,

Despacho, Edital, Declaração, FAX, Mensagem Eletrônica, Ofício, Ofício

Circular, Ordem de Serviço, Parecer, Portaria, Relatório, Regimento,

Regulamento e Requerimento.

Será apresentado, portanto, os conceitos de Comunicação Oficial ou

Redação e suas modalidades; o que difere em seu formato e conteúdo e

quem deve expedir. Com o intuito de buscar uma forma de orientar os

usuários do Serviço Público a elaborar de uma forma mais prática e com uma

linguagem voltada para a Comunicação Oficial.

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PADRONIZAÇÃO DAS COMUNICAÇÕES OU DOCUMENTOS OFICIAIS

“Não há assuntos urgentes, há assuntos atrasados.”

De acordo com o Manual de Redação da Presidência da República (MENDES,

FORSTER JÚNIOR – 2002) A Redação Oficial é “a maneira pela qual o Poder

Público redige atos normativos e comunicações”. Sua finalidade “precípua é

inovar com clareza e objetividade.”

“A finalidade básica da Redação Oficial é transmitir uma informação do órgão público a outros setores públicos ou à comunidade, dessa forma é imprescindível que os textos estejam escritos de forma impessoal e com máxima clareza.” (DANIEL LIMA)

A Redação Oficial tem algumas características com base no Artigo 37 da

Constituição, que diz: “A administração pública direta, indireta ou

fundacional, de qualquer dos Poderes da União, dos Estados, do Distrito

Federal e dos Municípios obedecerá aos princípios da legalidade,

impessoalidade, moralidade, publicidade e eficiência (...)”.

As Comunicações ou documentos oficiais devem conter a logomarca

da Instituição, conforme deliberado pela Instituição ou Órgão

responsável e disponível na página, no seu formato e cores

originais.

Uma observação importante:

Art. 27. “O selo Nacional será usado para autenticar os atos do governo e

bem assim os diplomas e certificados expedidos pelos estabelecimentos de

ensino oficiais ou reconhecidos.” (Lei nº 5.700, e 1º de setembro de 1971)

Não deve ser usado em documentos rotineiros.

É importante observar quanto da elaboração das comunicações

oficiais, as 74 regras do Acordo Ortográfico da Língua Portuguesa,

de 29 de setembro de 2008, em vigor desde 1o de janeiro de 2009. 

CARACTERÍSTICAS:

- Objetividade (Impessoalidade)- Padrão Culto- Clareza

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- Concisão- Polidez (Formalidade)- Precisão

Seguindo as inovações da língua, a Redação Oficial, vem evoluindo no

decorrer do tempo, mas seus parâmetros diferem dos textos jornalísticos e

correspondências particulares.

É necessário que aja clareza e uniformidade, visto que “há sempre um único

comunicador (o Serviço Público) e um receptor (o próprio serviço público –

ou o público)”. O leitor precisa entender sem esforço a mensagem de quem

escreve para evitar ambigüidades.

A clareza permite a compreensão do texto para o leitor. No caso da

Administração Pública o processo de comunicação terá maior rapidez e

compreensão, quando as comunicações oficiais obtiverem a formalidade de

tratamento e requererem certa padronização. A clareza, a concisão, a

objetividade e a formalidade, impedem o supérfluo, contribuindo para a

impessoalidade.

A linguagem deve ser compreendida por todos servidores/cidadãos. Por isso,

não deve ser rebuscada ou restrita nem deve usar vocábulos regionais ou

técnico, além de neologismo ou estrangeirismo, o que impossibilitará a

abrangência da mensagem e do entendimento. A concisão, segundo Kaspary

(2010) é prejudicada, principalmente, pelos circunlóquios ou perífrases

(emprego de muitas palavras para aquilo que se expressaria melhor em

poucas) e as redundâncias (repetição das mesmas idéias, com as mesmas

palavras ou palavras diferentes).

Para Mendes (2002), concisão é o texto que consegue transmitir um máximo

de informações com o mínimo de palavras.

Após redigir as comunicações oficiais/documentos é necessário que se faça

uma releitura para verificar se o leitor assimilará bem sua mensagem.

A Redação Oficial segundo (MENDES e FORSTER JÚNIOR – 2002) concorre:

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a impessoalidade que evita a duplicidade de interpretações que

poderia decorrer de tratamento personalista dado ao texto;

o uso do padrão culto de linguagem, em princípio, de entendimento

geral e por definição avesso a vocábulos de circulação restrita, como a

gíria e o jargão;

a formalidade e a padronização, que possibilitam a imprescindível

uniformidade dos textos;

a concisão, que faz desaparecer do texto os excessos lingüísticos que

nada lhe acrescentam.

Para se atingir os princípios da impessoalidade, clareza e nível da linguagem

dentro dos parâmetros da Redação Oficial, a comunicação deve ter uma

única interpretação e ser impessoal, porém, agradável, em que se transmita

a mensagem sem distanciamento.

CONCORDÂNCIA DO PRONOME DE TRATAMENTO

o verbo concorda com o substantivo que integra a locução como seu

núcleo sintático;

Ex.: Vossa Senhoria nomeará seu substituto.

pronomes possessivos referidos a pronomes de tratamento ficam

sempre na 3ª pessoa.

Ex.: Vossa Senhoria nomeará seu substituto; (não se usa vosso substituto)

o adjetivo concorda com o sexo da pessoa a que se refere

Ex.: Vossa Senhoria deve estar satisfeito. (homem)

Vossa Senhoria deve estar satisfeita. (mulher)

Vossa (Excelência ou Senhoria) é empregado em relação á pessoa com

quem se fala, a quem se dirige a correspondência.

Ex.: Comunicamos a Vossa Senhoria.

Sua (Excelência ou Senhoria) é empregado em relação à pessoa em

quem se fala.

Ex.: A placa comemorativa foi oferecida por Sua Excelência o Senhor

Diretor.

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quando quem subscreve representa o órgão em que exerce suas

funções o pronome de tratamento e os pronomes a que se referem

exigem o verbo na terceira pessoa.

USO DE ALGUNS PRONOMES DE TRATAMENTO

Vossa Excelência (V. Exª.)

Usado para as autoridades do: Poder Executivo, Poder Legislativo e Poder

Judiciário.

Ex.: Presidente da Republica (a forma de tratamento não pode ser

abreviada), Ministros de Estado, Governadores e Vice, Prefeitos Municipais,

Embaixadores, etc..

Vocativo empregado – Excelentíssimo Senhor Fulano de tal... (para

presidente), as demais autoridades serão tratadas por Senhor Fulano de

tal ...

Endereçamento:

À Sua Excelência o SenhorFulano de TalMinistro do ...40000.000 – Salvador – BA

Excelentíssimo Senhor Presidente do Congresso Nacional

Fulano de TalSenado FederalPraça dos Três Poderes70100.000 – Brasília - DF

Vossa Senhoria – V. Sa.

Usado para demais autoridades e particulares que não contemplam

tratamento específico.

Vocativo empregado – Senhor Fulano de tal...

Endereçamento:

Ao Senhor

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Fulano de TalRua da Ajuda, nº 1040000.000 – Salvador – BA

Vossa Magnificência – V. Magª.

Usado para reitores de universidades.

Vocativo empregado – Magnífico Reitor.

Endereçamento:

À Sua Magnificência o SenhorFulano de TalReitor da Universidade Federal do Recôncavo da Bahia.Campus Universitário – Centro443800.000 – Cruz das Almas – BA

Obs.: Alguns escritores usam o tratamento de Vossa Excelência para

Reitores.

FINALIZAÇÃO DE DOCUMENTOS OFICIAIS:

Pode ficar a critério de quem expede, no entanto, de acordo com a Instrução

Normativa nº 4, de 6 de março de 1992, da Secretaria de Administração

Federal, preferencialmente, deve-se usar apenas dois fechos:

Respeitosamente - para autoridades superiores

Atenciosamente – para autoridades de mesma hierarquia ou hierarquia

inferior.

Todas as comunicações oficiais devem conter o nome e o cargo da

autoridade que as expedem (signatário). Se possuir carimbo pode utilizar

neste espaço, sem necessidade de digitação. Não se deve deixar a

assinatura isolada em outra página.

NÃO SE USA MAIS:

o tratamento Digníssimo (DD) e Mui Digno (MD);

o superlativo ilustríssimo (Ilmº)

doutor não é forma de tratamento, mas título acadêmico, somente

empregado em comunicações dirigidas a pessoas que tenham

concluído o curso de doutorado. A expressão doutor é muito usada

para bacharéis em Direito e Medicina.

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MODALIDADES

Existem várias modalidades de comunicações oficiais. Neste manual serão

tratadas as mais usadas pela Instituição, com exceção de algumas

abordadas para conhecimento.

ATA

“È um documento, de valor jurídico, onde se relata de forma exata o que se

passou numa assembléia, convenção, reunião de congregação, comissão,

conselhos ou outras modalidades semelhantes”. (KASPARY – 2007)

- será redigida sem parágrafos ou tópicos, exceto o primeiro parágrafo,

- pode ser digitada ou manuscrita;

- deve ser lavrada sem que ajam possibilidades de alterações;

- não se admite rasuras. Caso aconteça, no momento de redigi-la, usa-se a

palavra “digo”. Se observar após redação, usa-se a expressão “em tempo”.

Ex.: Em tempo: onde se lê “deresa”, leia-se defesa;

- a numeração deve ser toda por extenso;

- deve ser redigida por um Secretário. Na ausência, nomeia-se um secretário

“ad doc”

- todas as páginas devem ser numeradas e rubricadas (pelo redator);

- deve ser assinada por todos os presentes;

- se houver contestação ou alterações no texto, é preciso a aprovação das

alterações para posterior assinatura.

O QUE DEVE CONSTAR NUMA ATA

- Dia, mês, ano e hora da reunião (por extenso).

- Local da reunião.

- Pessoas presentes com suas qualificações respectivas.

- Presidente e Secretário.

- Ordem do Dia. Tudo que vai ser discutido na reunião

- Fecho.

- Assinaturas – presidente, secretário e participantes.

Obs.: Com o suo freqüente do computador, os livros foram substituídos por

folhas digitadas, dando praticidade, porém, uma desvantagem, se

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extraviadas. Para evitar tais problemas, é necessário que as folhas de Ata

sejam rubricadas e numeradas pelo redator.

ATESTADO

“É um documento pelo qual uma autoridade comprova um fato ou situação

de que tenha conhecimento em razão do cargo ou função que exerce,

firmado por uma ou mais pessoas”.

No serviço público um servidor pode fornecer atestado a outro,

comprovando um fato, ainda que sem registro em função do seu cargo ou

função. Isso não acontece com a modalidade da Certidão.

O QUE DEVE CONSTAR NUM ATESTADO

- Título – A T E S T A D O - em letras maiúsculas, separadas e centralizado.

- Texto – mensagem sobre o que atesta.

- Local e data – por extenso.

- Assinatura (nome e cargo ou função da autoridade).

AVISO

“São atos emanados dos Ministros de Estado e/ou dirigentes de Órgãos

integrantes da Presidência da República a respeito de assuntos afetos aos

seus ministérios.”

Aviso e Ofício são modalidades de comunicação oficial muito semelhante,

principalmente, em sua estrutura, cuja diferença encontra-se na expedição.

O Aviso deve ser expedido somente no âmbito dos ministérios e órgão de

representação da República, enquanto que o Ofício é expedido por

autoridades de mesma hierarquia, órgãos públicos ou particulares.

CONTRATO

“E instrumento jurídico em que se firmam direitos e obrigações para a

realização material de atividades executivas, isto é, para a obtenção de bens

e serviços pelo Estado, sempre que uma das partes seja entidade de direito

privado, inclusive as criadas pelo Poder Público ou sujeitas ao seu controle

majoritário.” (LIMA, 2010)

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Todo contrato poderá ser alterado ou prorrogado, exceto seu objeto,

mediante Termo Aditivo ou Termo de Contrato, mantendo sua estrutura igual

ao contrato.

Para que os contratos tenham validade, sua formalização deverá ser

amparada pela Lei nº 8.666, de 21 de junho de 1993, alterada pela Lei

8.883/1994.

O Contrato é firmado ente as partes e assinado pelo Reitor da UFRB ou

representante legal.

O QUE DEVE CONSTAR NUM CONTRATO

Ementa – numeração seqüencial e objetivo do contrato.

Texto – todos os dados dos contratantes, cláusulas, legislação pertinente e

condições estabelecidas.

Fecho – disposições finais.

Assinatura – dos contratantes.

CONVÊNIO

“É o acordo bilateral e multilateral celebrado entre entidades públicas

mediante o qual assumem compromissos de comprimento de cláusulas

regulamentares.” (LIMA, 2010)

O Convênio não é Contrato, apesar de possuir estrutura semelhante. Pode

também ser alterado e prorrogado, desde que dentro de sua vigência,

através de Termo Aditivo.

O Convênio é firmado entre as partes interessadas (proponentes e

concernentes) e assinado pelo Reitor ou representante legal.

CERTIFICADO

“É documento expedido por servidor público atestando fato de que ele tem

conhecimento em razão do cargo que ocupa ou da atribuição a ele

delegada.” (LIMA, 2010)

Quem faz a emissão de certificados são as Pró-Reitorias: de Pessoal,

Extensão e Pós-Graduação, desde que seus projetos sejam registrados nos

Centros, conforme Regulamento interno, em se tratando de projeto de

pesquisa ou extensão, com exceção, da Pró-Reitoria de Pessoal. Constará de

controle de registro em livro ou documentos do órgão competente.

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O texto do certificado é semelhante ao do Atestado, o que difere é a carga

horária, a qual fica a critério dos órgãos competentes.

Atestado- carga horária menor que 15 horas.

Certificado – carga horária maior que 15 horas.

O QUE DEVE CONSTAR NUM CERTIFICADO

Cabeçalho – padrão da Instituição/Órgão.

Título – C E R T I F IC A D O - centralizado e em letras maiúsculas.

Texto – deverá ter a melhor localização possível para apresentação do

documento. O nome do interessado deve constar em destaque.

Fecho – local e data, por extenso.

Assinatura(s) – nome e cargo do emitente.

COMUNICADO

É um documento usado para tornar público determinado fato ou informações

gerais. No comunicado não se usa vocativo e sua mensagem deve ser

sucinta e clara. Na assinatura, deverá constar apenas o nome do Órgão

expedidor.

É expedido por órgãos competentes. Na UFRB é expedida pelo Reitor,

Diretores de Centros, Coordenadorias Administrativas, Gerências

Administrativas e Coordenador de Colegiado de Curso. (De acordo com a

Portaria nº 498/2009)

COMUNICAÇÃO INTERNA (CI) e CI ELETRÔNICA

Emitida entre os setores/núcleos, órgãos internos e Centros, no caso da

UFRB. Cada setor deve ter o controle (numeração) da comunicação ou

utilizar a CI eletrônica.

A Comunicação Interna (CI) é utilizada para viabilizar a agilidade da

tramitação e a simplicidade de procedimentos burocráticos, evitando

acúmulo de documentos e gasto de papel.

Obs.: Nas comunicações internas (CI e memorando), o emitente e o destinatário deverão ser

mencionados pelo cargo ou função e não pelo nome.

Ex.: De: Diretor do CETEC

Para: Pró-Reitora de Administração

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Utilize sempre a folha de processo para emitir a resposta, caso não seja

possível transcrevê-la no próprio documento.

A CI eletrônica tem a mesma finalidade da comunicação interna, só que

mais rápida e econômica por ser através da internet. Seu formulário também

é padronizado e possui uma numeração de controle geral para toda a

Universidade.

DECLARAÇÃO

“É o ato verbal ou escrito, afirmativo da existência ou não de um direito ou

de um fato. A Declaração é semelhante ao Atestado, difere apenas, quanto

ao objeto. Ela é sempre expedida em relação a alguém, enquanto o

Atestado é sempre em favor de alguém.” (LIMA, 2010)

O QUE DEVE CONSTAR NUMA DECLARAÇÃO

Título – D E C L A Ç Ã O - em letras maiúsculas, separadas e centralizado.

Texto – inicia-se com Declaro ou Declaramos em seguida os motivos.

Local e data – deve ser escrito por extenso.

Assinatura(s) – nome e cargo do emitente.

DESPACHO

“É a decisão proferida por autoridade administrativa, no caso submetido à

sua apreciação, podendo ser favorável ou desfavorável à pretensão

solicitada pelo administrado, funcionário ou não.” (CRETELLA JÚNIOR)

O despacho é dado em folha de processo, no âmbito da administração

pública para dar encaminhamento aos processos, pareceres e respostas

mais rápidas sem necessidades de CI.

EDITAL

“É um instrumento de comunicação utilizado pela administração para dar

conhecimento a interessados sobre diversos assuntos, tais como abertura de

licitações, provimentos de cargos públicos, convocações de funcionários,

concursos, etc. Deve ser publicado no Diário Oficial da União – DOU e,

quando necessário, na imprensa privada.” (LIMA, 2010)

Page 12: Manual de Documentos Oficiais

A vantagem do edital sobre outros atos administrativos, é que depois de

publicado, ninguém pode alegar desconhecimento do que fora mencionado.

Outra vantagem é sua abrangência, alcançando maior número de

interessados.

Expedido por Presidentes de Comissões.

O QUE DEVE CONSTAR NUM EDITAL

Título – EDITAL em maiúsculas, seguido da numeração de controle e data de

expedição.

Texto – desenvolvimento do assunto com divisão de parágrafos.

Assinatura – nome e cargo da autoridade competente.

FAX (Fac símile)

É uma modalidade de comunicação para transmissão de mensagens

urgentes e envio antecipado de documentos, sendo obrigatório,

posteriormente o envio dos originais. É aconselhável enviar juntamente com

FAX a folha de rosto, com informações sobre a mensagem e remetente.

Tanto o FAX quanto a CI, deve possuir formulários padronizados pela

Instituição.

MEMORANDO

“É a modalidade de comunicação entre unidades administrativas de um

mesmo órgão, que podem estar hierarquicamente em mesmo nível ou nível

diferentes”. Tem a mesma finalidade da CI, porém, formato diferenciado. É

também de uso eminentemente interno. A UFRB não faz muito uso dessa

modalidade de comunicação.

MENSAGEM ELETRÔNICA

Troca de mensagens e arquivos mediante envio através de redes de

computadores.

Uma das vantagens da mensagem eletrônica, inclusive a CI eletrônica em

relação a qualquer outra modalidade de comunicação oficial é que o

receptor recebe logo de imediato a mensagem enviada, isso dependendo do

sistema de rede que a Instituição dispor.

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Para a mensagem eletrônica não há padronização, no entanto, é bom evitar

o uso de uma linguagem deselegante e sem objetividade.

A notificação do recebimento da mensagem é uma ferramenta que se deve

fazer uso, para facilitar a eficácia do sistema.

Obs.: Segundo o Manual da Presidência (2002), “(...) a mensagem do correio

eletrônico só tem valor de documento oficial, se existir certificação digital

que ateste a identidade do remetente.”

OFÍCIO e OFÍCIO CIRCULAR

“É correspondência oficial usada pelas autoridades públicas para tratar de

assuntos de serviço ou de interesse da administração. É também utilizado

por particulares. Tem formato uniforme, de acordo com a Instrução

Normativa nº 4, de 6 de março de 1992, da Secretaria de Administração

Federal.” (LIMA, 2010)

É uma das modalidades mais comum da correspondência oficial. Muito

utilizado no uso externo (de uma instituição para outra ou órgãos). É

utilizado internamente, quando se tratar de algo muito específico ou quando

o assunto exigir. Os assuntos rotineiros deverão ser tratados através de

Comunicação Interna (CI).

Ofício Circular - o mesmo documento é enviado para diversos órgãos ao

mesmo tempo e abordando sobre o mesmo assunto. Tem as mesmas

características do ofício.

O QUE DEVE CONSTAR NUM OFÍCIO

Timbre – cabeçalho padrão da Instituição de onde provém o documento.

Índice – iniciais do órgão que expede o documento, seguida da numeração

de controle e ano.

Ex.: Ofício. nº 025/2011/GTA-UFRB

Local e data – à direita do documento e na mesma altura do índice.

OBSERVAÇÕES IMPORTANTES:

- as datas devem ser escritas por extenso;

- as iniciais do mês deverão ser escritas em minúsculas;

Page 14: Manual de Documentos Oficiais

- a numeração de 1 a 9, não deve ser antecedida por zero;

- o primeiro dia do mês deverá ser precedido pelo símbolo ordinal;

Ex.: Cruz das Almas, 4 de março de 2011.

Cruz das Almas, 1º de janeiro de 2011.

- Assunto – resumo do que se trata o documento.

- Endereço – à esquerda da folha.

- Se o Ofício tiver mais de uma folha o endereçamento deve constar na

primeira folha. Da segunda folha em diante deve constar: (Fl 2 do Ofício. nº

025/2011/GTA-UFRB, de 4 de março de 2011)

- Vocativo – tratamento e cargo ou função do destinatário. Não é

recomendado o uso do vocativo “Prezado Senhor”, preferencialmente, deve

ser usado:

Ex.: Senhor Diretor:

Senhor Superintendente:

Excelentíssimo Senhor Governador:

Magnífico Reitor:

- Texto – introdução e desenvolvimento do assunto. É facultativo a

numeração dos parágrafos.

“Por que escrever “Vimos, por intermédio do presente, levar ao conhecimento de Vossa Senhoria que...” ou “Este tem por finalidade levar ao conhecimento de Vossa Senhoria que...” “Vimos”, “Por intermédio do presente” e “Este tem por finalidade” são expressões inteiramente desnecessárias, pois que nada acrescentam à mensagem; “levar ao conhecimento” é a mesma coisa que “comunicar”. Assim, esses dois tipos de introdução seriam perfeitamente substituíveis por “Comunicamos a Vossa Senhoria que...”, com uma economia de palavras superior a cinqüenta por cento. Afinal, concisão não é sinônimo de rispidez, assim como prolixidade não é prova de cortesia.” (KASPARY, 2007, p. 150)

- Fecho – expressão de cortesia.

Atenciosamente ou Atenciosas Saudações (para autoridades de mesma

hierarquia) e

Respeitosamente ou Respeitosas Saudações (para altas autoridades).

“Também os fechos, talvez até mais que nas introduções, revela-se nitidamente a tradição e o arcaísmo que marcam a redação de grande parte dos ofícios que se expedem nos diversos órgãos públicos. É raro ver um ofício sem os costumeiros “protestos de estima e apreço” ou, dependendo da categoria do destinatário, protestos de elevada estima e distinta consideração”. (KASPARY, 2007, p. 151)

Estima e apreço são palavras sinônimas. Não se justifica o usa das duas

palavras.

Page 15: Manual de Documentos Oficiais

- Assinatura – nome e cargo do emitente ou signatário.

- Iniciais – siglas do redator e digitador em maiúsculas.

- Pode ser impresso em frente e verso, primando pela economicidade do

serviço público, porém o papel deve ter o formato A4.

- Devem constar no rodapé as informações do órgão emitente.

ORDEM DE SERVIÇO

“É expediente interno de um órgão mediante o qual o seu titular regula

procedimentos para a execução de serviços, fixa comando de ação ou

estabelece normas para o cumprimento de determinado serviço. (LIMA,

2010)

Instruções Reguladoras e Normas de Execução são tipos de documentos com

a mesma finalidade da Ordem de Serviço. (KASPARY, 2007)

Deve ser expedida pelo Reitor, Diretores de Centros, Coordenadorias

Administrativas, Gerências Administrativas e Coordenadores de Colegiados

de Cursos. (De acordo com a Portaria nº 498/2009)

PARECER

“É um exame apurado que se faz sobre determinado assunto, com

apresentação fundamentada de solução e, de acordo com as circunstâncias,

pode ser favorável ou contrário a ele. Geralmente é vazado no corpo de um

processo e serve de base para despachos e decisões”. (LIMA, 2010)

Quando o parecer não é aprovado por autoridade competente, tem caráter

meramente opinativo.

PORTARIA

“São atos pelos quais as autoridades competentes determinam providências

de caráter administrativo, dão instruções sobre a execução leis e de

serviços, definem situações funcionais e aplicam medidas de ordem

disciplinar”. (KASPARY, 2007)

As portarias só produzem efeito dentro da repartição. Portarias gerais

utilizadas para designar comissões, definir atribuições, homologação de

concurso, inscrições e resultados e Portarias especiais para designar

remoção, licença, lotação se for para um funcionário.

Expedida pelas autoridades competentes, no caso da UFRB, pelo Reitor.

Page 16: Manual de Documentos Oficiais

REGIMENTO

“É ato normativo de situação interna de um órgão, designando a categoria e

a finalidade de instituição integrante de sistema básico, detalhando sua

estrutura em unidades organizacionais, especificando as respectivas

competências, definindo as atribuições de seus dirigentes e indicando seu

relacionamento interno e externo”. (LIMA, 2010)

De acordo com Lima os regimentos são aprovados por decreto do Presidente

da República ou portaria de Ministro de Estado ou Titular de órgão integrante

da Presidência.

Expedido pelo Reitor, Diretores de Centros e Coordenadores de Colegiados

de Cursos, após aprovação do Conselho. (De acordo com a Portaria nº

498/2009)

REGULAMENTO

“É um conjunto de regras de caráter geral, da competência do Poder

Executivo, com a finalidade de esclarecer ou complementar um texto legal,

garantindo, assim, execução de determinada lei ou decreto”. (LIMA, 2010)

Expedido pelo Reitor e Diretores de Centros após aprovação dos Conselhos

competentes.

RELATÓRIO

“ (...) È um documento oficial no qual uma autoridade expõe a atividade de

uma repartição ou presta conta de seus atos a outra autoridade, de nível

superior.” (Revista do Serviço Público, abril de 1994)

O Relatório é uma narração de atividades ou fatos, com a discriminação de

todos os elementos. Pode conter gráficos, ilustrações, mapas, tabelas, etc.,

que são considerados anexos.

O QUE DEVE CONSTAR NUM RELATÓRIO

Título – denominação do documento - RELATÓRIO em letras maiúsculas e

centralizado.

Introdução – breve histórico sobre o assunto e fundamentação legal.

Texto – (análise, conclusão e sugestão), dividido em partes, capítulos, títulos

e subtítulos, etc.. Deve possuir uma linguagem simples, objetiva e concisa.

Local e data – por extenso.

Page 17: Manual de Documentos Oficiais

Assinatura - nome e cargo da autoridade ou servidor que apresenta o

Relatório.

REQUERIMENTO

“É um instrumento pelo qual o requerente se dirige a uma autoridade

pública para solicitar o reconhecimento de um direito o concessão de algo

sob o amparo da lei. (LIMA, 2010)

O requerimento deve ser emitido, preferencialmente, na terceira pessoa,

contendo dois parágrafos.

O QUE DEVE CONSTAR NUM REQUERIMENTO

Vocativo – tratamento e nome do cargo do destinatário (não é identificada

pelo nome).

Ex.: Senhor Diretor do COVASP

Cruz das Almas-BA

Texto – nome do requerente em maiúsculas, qualificação nacionalidade,

estado civil, idade, filiação, etc. e a exposição de motivos já que pleiteia o

requerimento. Os dados dependem da finalidade e destinação do

documento.

Ex.: FULANO DE TAL, Administrador, brasileiro, ... requer a V. Sa. ...

Fecho – finalização do documento.

Ex.: Nestes termos

pede deferimento.ou

Aguarda deferimento

Local e data – por extenso

Assinatura – do emitente.

ATENÇÃO!!!

CORRESPONDÊNCIA – EXCLUSIVA PARA OS SERVIDORES (PROFESSORES E

TÉCNICOS ADMINISTRATIVOS), ENQUANTO PESSOAS FÍSICA.

OS SERVIDORES QUE ESTÃO RESPONDENDO POR ALGUM CARGO, QUANDO

FOREM EXPEDIR DOCUMENTOS QUE DIZEM RESPEITO AOS

SETORES/NÚCLEOS, DEVERÃO EMITIR A CI ELETRÔNICA OU IMPRESSA

Page 18: Manual de Documentos Oficiais

(Comunicação Interna). QUANDO O ASSUNTO SÓ INTERESSAR AO

PROFESSOR OU TÉCNICO, AINDA QUE SEJA EM RELAÇÃO À UFRB, DEVERÃO

EXPEDIR UMA CARTA (Correspondência)

Como sugestão deve-se padronizar a correspondência para professores e

técnicos administrativos elaborarem, junto aos setores, no que diz respeito

às solicitações individuais. Ex.: solicitação de reprogramação de férias

(quando não forem feitas através de sistema próprio), informações sobre a

disciplina que ministram, solicitações que envolvam interesses da

Instituição, mas que são individuais e não setoriais, já que as Comunicações

Oficiais são criadas de Órgãos Públicos para outros órgãos públicos ou

setores, com raras exceções.

Nesse sentido, para que se tenha uma única comunicação e não esteja

ferindo os conceitos da Administração Pública, pode-se estabelecer que as

correspondências dos servidores tenham a padronização bem semelhante ao

Ofício, porém, sem as partes inerentes à documentação oficial.

Terá o formato seguinte:

PARTES:

Timbre – O nome da Instituição centralizado na parte superior e com letras

maiúsculas em negrito.

Vocativo – Cargo do destinatário. Ex. Senhor Professor; Senhor Diretor.

Texto – O conteúdo de acordo com o assunto ou solicitação.

Fecho – Atenciosamente. (lembre-se que não se trata de um Ofício)

Assinatura – Nome do interessado que expede a correspondência.

Inicias da Instituição, do expedidor e número de controle no final da folha –

para controles individuais e referências das correspondências, quando

necessário.

Anexos os modelos de:

ATESTADO/DECLARAÇÃO

C I – Comunicação Interna ou Eletrônica

CARTA – Correspondência

OFÍCIO

Page 19: Manual de Documentos Oficiais

REQUERIMENTO

FAX

FOLHA DE PROCESSO

DE ACORDO COM A INSTRUÇÃO NORMATIVA Nº 4, DE 6/03/1992

Deve ser evitado na redação de atos e comunicações oficiais:

a) repetição de palavras e utilização de palavras cognatas;

b) uso de palavra ou expressão de sentido duplo;

c) utilização de expressões locais ou regionais;

d) uso de palavras ou expressões estrangeiras, exceto se indispensáveis (em

razão do uso consagrado, ou que não tenham exata tradução). Nesses casos,

as palavras ou expressões devem ser sublinhadas, grafadas em itálico ou

negrito, ou entre aspas;

e) se for necessário fazer remissão a texto legal, deve-se observar que a

referência seja completa, com número da lei e data.

Exemplo: Lei nº 8.273, de 1978; ou Lei nº 8.273/78.

Na redação dos atos normativos:

Representação dos Artigos: a abreviação de Artigo = Art. seguida de

numeral ordinal até o 9º.

Exemplo: (Art. 1º, Art. 2º,... Art. 10., Art. 11., etc

O texto de um artigo inicia-se sempre por maiúscula e termina por ponto,

salvo nos casos em que contiver incisos, quando deverá terminar por dois-

pontos;

Exemplo: Art. 52. Compete privativamente ao Senado Federal:

I- processar e julgar...

b) os incisos dos artigos devem ser designados por algarismos romanos

seguidos de hífen, e iniciados por letra minúscula, a menos que a primeira

palavra seja nome próprio; ao final, são pontuados com ponto-e-vírgula,

exceto o último, que se encerra em ponto, e aquele que contiver

desdobramento em alíneas encerra-se por dois-pontos;

Exemplo: III- aprovar previamente, por voto secreto, após argüição pública,

a escolha de:

Magistrados,...;

Page 20: Manual de Documentos Oficiais

Ministros do TCU...

c) quando um artigo contiver mais de um parágrafo, usa-se o símbolo ‘§’,

seguido de número ordinal ‘º’ até o nono parágrafo, inclusive (§  1º, § 2º,

etc.).

A partir do de número 10,: (§ 10., § 11., etc.).

Nas referências a parágrafo único a grafia é por extenso.

d) as alíneas ou letras de um inciso ou parágrafo deverão ser grafadas com a

letra minúscula correspondente, seguida de parêntese: a), b), etc.

e) os números que correspondem ao desdobramento de alínea deverão ser

grafados em algarismos arábicos seguidos de ponto (‘1.’, ‘2.’, etc.).

O texto dos números inicia-se por minúscula e termina em ponto-e-vírgula,

salvo o último, que se deve encerrar por ponto;

f) os numerais, quando uma palavra: escreve-se por extenso (‘quinze’).

Quando mais de uma: serão grafados em algarismos (‘25’).

Os numerais que indiquem porcentagem, idem (‘quinze por cento’). E

(‘142%’), caso mais de uma palavra.

Não se usará indicação em algarismos, acompanhada da sua grafia por

extenso, por exemplo, 25% (vinte e cinco por cento.);

g) os valores monetários devem ser expressos em algarismos, seguidos da

indicação, por extenso, entre parênteses: R$ 1.000.000,00 (um milhão de

reais).

Se o valor a ser mencionado estiver localizado no final de uma linha, não

deve ser separado: o cifrão deve ser colocado em uma linha e o numeral na

seguinte;

h) as datas devem ser escritas por extenso, sem que o algarismo indicativo

do dia do mês seja precedido de zero (exemplo: 2 de maio de 1991 e não 02

de maio de 1991).

O primeiro dia do mês será indicado pelo algarismo 1 seguido do símbolo de

número ordinal, por exemplo, 1º de junho de 1991;

i) a indicação do ano, ao contrário da do número das leis (Lei 8.112/90), não

deve conter ponto entre a casa do milhar e a da centena: 1991, 1992, e não

1.991;

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REFERÊNCIAS

Kaspary, Adalberto José, 1938 – Redação Oficial: normas e modelos. 18. Ed.

Porto Alegre: Edita, 2007. 201 p.

Lima, A. Oliveira (Antonio Oliveira). Manual de Redação Oficial: teoria,

modelos e exercícios./A. Oliveira. Lima. 3. Ed. Rio de Janeiro: Elsevier, 2010.

376 p.

Mendes. F. Gilmar, Junior Forester. N. José. Manual de Redação da

Presidência da República. 2. Ed. – rev. e atual. Brasília. Presidência da

República, 2002. 140 p.

Instrução Normativa Nº 4, de 6/03/1992