Manual de gestão de

projetos do PTSAssessoria de Projetos

Comissão GestoraProjeto Tempo de Ser

Revisão 0 (inicial), em 17 de junho de 2012

Introdução - reflexão

“ A natureza [...] impulsiona os seres humanos, com toda a sua

energia, tal qual o faz com todos os outros animais, para

cumprirem seu dever procriador. A partir do momento em que

conseguiu esse objetivo por meio de um indivíduo, a destruição

deste se lhe torna completamente indiferente, porque a ela,

enquanto vontade de viver, o que importa é a conservação da

espécie; a sobrevivência individual de um indivíduo em particular

não representa nada para ela.”

Arthur Schopenhauer, in “O Mundo como Vontade e Representação”, citado por Rüdiger Safranski,

no livro “Schopenhauer e os anos mais selvagens da Filosofia”, Geração Editorial, SP, pg. 408.

Introdução – a que viemos

“ A virtude, no humano, depende das circunstâncias.”Citação da Equipe de Amor à Luz.

Janeiro de 2012, em SP.

O processo de gestão de projetos definido pelo Projeto

Tempo de Ser (PTS) é centrado no indivíduo, que

utilizará um projeto como laboratório para auto-

observação, visando à transcendência do ciclo humano.

Este é o cerne da proposta que será desenvolvida neste

documento.

Introdução - Linha do Tempo

“Desenho” dos produtos e/ou serviços; plano

ou projeto de um novo negócio

Desenvolvimento (execução do

projeto) e entrega do produto ou

serviço

OperaçãoPhase out ou

desprendimento

Projetos de melhorias,

correções ou adaptações

Técnicas de gestão para dias, meses, anos, décadas...

Observe que o ambiente muda...

Projeto de implantação

Exemplos: Carro Fusca, Reencarnação.

Introdução – Nosso foco

“Desenho” dos produtos e/ou serviços; plano

ou projeto de um novo negócio

Desenvolvimento (execução do

projeto) e entrega do produto ou

serviço

Projeto de implantação

Depois, faremos a descrição do que pretende como execução do projeto, que será o laboratório de observação mais intenso.

Começaremos detalhando a primeira caixinha, que é o plano, a escrita do projeto, a elaboração da ideia.

Objetivos:• de evolução• de progresso

Indicadores

Descrição do negócio

funcionando

Análise econômico-financeira detalhada.

AtividadesTempo

DinheiroPessoas

Análise final pela equipe:

progresso, evolução e

possibilidades.

Execução:Implantação e entrega do

produto ou serviço. Acompanhamento coletivo de

indicadores.

Reestudo

Desistência

Início

Processo proprietário – Projeto Tempo de Ser

Arquivo no

Portal

Reunião inicial (aberta à Comunidade):

JustificativaNegócios propostos. Análise

IndividualAnálise do meio

ambiente Estudo de

possibilidades

Formação da Equipe

Processo para elaborar a ideia

Reconhecimento pela Equipe

1. Será feito um convite geral à Comunidade, a partir da necessidade aparente, para a primeira reunião do projeto, que terá a duração de 3 a 4 horas e será conduzida pela assessoria de projetos. Quem faz o convite é o CDel do NA interessado, que já terá combinado o trabalho com a assessoria de projetos da ComGe do PTS, tendo construído em conjunto o texto da necessidade aparente.

2. Na primeira reunião, será aplicada uma técnica para obter, de todos os presentes, as justificativas (porquês) e o(s) negócios (o quê e como). A técnica evitará a supremacia de opiniões que é usual em discussão verbal aberta entre humanos.

3. A seguir, os presentes à reunião se reconhecem como equipe inicial. Mais adiante, será possível reti-ratificar essa equipe, em uma atividade específica de reconhecimento.

4. A equipe de projeto, agora imbuída de sua atribuição, vai fazer três processos: (i) análise individual, (ii) análise do meio e (iii) estudo das possibilidades. Tudo na primeira reunião.

5. A análise individual será feita em duas etapas: preenchimento de formulário pelo membro da equipe e reconhecimento pela equipe de projeto. Esta é a chave do projeto: o que cada ser está buscando, em termos de progresso da inteligência.

6. A análise do ambiente será feita em grupo, orientada por técnica específica.

7. O estudo de possibilidades será feito em grupo, a partir do material construído até aqui.

8. Feito isso, cada membro da equipe terá condições de fazer um reconhecimento formal de sua participação – ou retirar-se da equipe.

9. Passa-se, então, aos objetivos do projeto, também com técnica a ser conduzida pela assessoria. Aqui termina a primeira reunião.

Resumo das etapas do processo

10. Na segunda reunião, (com duração estimada de 3 a 4 horas) será feita uma estória, descrevendo em detalhes um dia típico desse negócio, como se ele estivesse já funcionando. Deve-se entrar em detalhes. A assessoria usará aqui as técnicas de “storytelling”, apontando tudo que for relevante para a etapa seguinte. A segunda reunião pode ser marcada no mesmo dia ou no dia seguinte à primeira.

11. A equipe de projeto confeccionará o formulário Físico-Financeiro-Pessoas (FFP), que terá os detalhes de implantação do projeto: o que, quem , quando, quanto, por quanto, como, onde. A assessoria poderá usar as técnicas consagradas de gráfico de Gantt, 5W2H, ou outro que julgar adequado. Ainda estamos na segunda reunião.

12. Finda a segunda reunião, será agora feita uma análise econômico-financeira, que deverá ser amplamente apoiada pela assessoria de projetos. Dessa análise, saem as possibilidades materiais. O tempo para fazer essa análise é de 5 dias depois de concluída a etapa anterior.

13. Finalmente, a equipe fará a terceira reunião, para decidir do projeto, com o apoio da assessoria de gestão de projetos (prever duas horas para essa reunião). Devem ser sintetizados: (i) os objetivos de progresso, (ii) os resultados evolutivos e (iii) as possibilidades mais desfavoráveis. E, enfim, a equipe decide pela execução do projeto, ou pede para estudar mais, ou formalmente desiste de continuar.

14. Uma vez decidida a execução, entra-se em outro processo, a ser detalhado mais adiante.

15. Como preparação, o NA deverá: (i) enviar à Assessoria de Projetos o seu Estatuto, (ii) nominar sua ComGe; (iii) marcar as três reuniões de projeto; (iv) avisar para todos trazerem seus currículos morais para a primeira reunião.

16. Então, teremos duas reuniões de projeto, um trabalho de finanças e uma reunião de decisão.

Resumo das etapas (cont.)

Formulário de Justificativa

Data: Nome da ideia ou projeto: Justificativas (por que estamos querendo fazer isso?)Dê uma introdução, indicando a origem deste projeto: plano estratégico, iniciativa local (NA, equipe, outros). Descrever sucintamente, mas com dados suficientes para histórico.

Texto das justificativas; fazer simples e resumido, em TEXTO CORRIDO, não em itens:Justificativa 1:

Justificativa 2:

Formulário do Negócio

Data: Nome da ideia ou projeto: Negócio a ser implantado (produtos e/ou serviços).Descrição do Negócio a ser implantado; listar os produtos e/ou serviços gerados:

Se conseguir, neste momento, descreva alternativas ao Negócio acima descrito:

Liste negócios semelhantes no mundo físico (se conhecer ou se existirem):

No quê esse Negócio é inovador para a sociedade? Qual é o seu diferencial?

Qual será a equipe do projeto?

Será composta por pessoas que reconheçam sua necessidade individual, e que

reconheçam que há influência do interesse pessoal em qualquer iniciativa.

O projeto preencherá lacunas pedagógicas (progresso). Por outro lado, o fisiológico

exigirá a execução material adequada (evolução).

Perfis desejados (ver formulário a seguir):

1. Um(a) responsável pelo projeto.

2. Nomes de participantes a definir.

3. Um Educador de SIM, para avaliação de progresso.

4. Assessoria de projetos.

5. Consultoria de contabilidade empresarial.

6. Consultoria jurídica

7. Consultoria de marketing e publicidade. Leonardo da Vinci, “A batalha de Anghiari”, ~1503

Formulário da equipe (o corpo de manifestação da ideia)

Data: Nome da ideia ou projeto: Formulário da equipe de projetoNome do participante : Papel: Assinatura (imprimir este

formulário, no reconhecimento):

Nome Responsável pelo projeto.

Nome Participante, interessa-se pela futura gestão .

Nome Participante (detalhar alguma coisa).

Nome Participante, interessa-se pelo movimento das pessoas e avaliação de progressividade.

Consultor Consultor jurídico e contábil/tributário.

Consultor Consultor de marketing.

Assessor Assessoria de projetos do PTS.

Interesses pessoais? Individuais? Coletivos?

1. Sabemos que os interesses pessoais são movidos pela Lei do Desejo, aqui associada à Lei de Sobrevivência.

2. Embora pareça que os interesses sejam pessoais, trata-se da Espécie ditando a necessidade de multiplicação, e por isso ela impulsiona o seu membro a nutrir-se e reproduzir-se.

3. Por interesses individuais entendemos os lampejos do Indivíduo, buscando decidir o que fazer, apartando-se da cogência da Lei do Desejo.

4. No processo de projeto aqui proposto, buscaremos alinhar interesses individuais aos interesses coletivos, expressos na necessidade aparente do projeto. No conflito entre o pessoal e o coletivo, o ser poderá ver o mecanismo em operação em si mesmo, e tentará tomar posse de si.

5. O próximo formulário dará a cada pessoa participante a oportunidade de se ver um pouco mais como: (i) membro da espécie, (ii) tentativa de indivíduo e (iii) membro de uma equipe que quer transcender.

6. O processo é: preenchimento individual e reconhecimento em equipe.

Formulário de Análise Individual

Data: Nome da ideia ou projeto: Análise de Currículos da Equipe de Projeto. Vai embasar a autoavaliação do participante.

Onde a evolução (projeto) e o progresso (PPI ou Currículo Moral) se encontram:(fazer, nominando os membros da equipe, máximo de 2 itens por participante).

Onde a evolução (projeto) e o progresso (PPI ou Currículo Moral) se chocam:(fazer, nominando os membros da equipe, máximo de 2 itens por participante).

Os formulários de análise individual devem ser discutidos e depois

reconhecidos em equipe, sintetizados em um formulário único, para que todos possam ver as influências

mútuas.A seguir, partimos para a análise do

meio ambiente dessas individualidades.

Formulário de Análise do Meio Ambiente das Individualidades:

Data: Nome da ideia ou projeto: Análise ambiental tipo SWOT – podem (e devem) ser usadas outras técnicas.

Ambiente externo ao PTS (escrever apenas coisas que sejam importantes):Oportunidades externas:

Riscos externos:

Ambiente interno ao PTS (pode escrever tudo que vier a observar – em algum momento, haverá aproveitamento, porque são dados de laboratório):Vantagens que temos:

O que é nosso e pode atrapalhar:

Vamos agora estudar as possibilidades deste projeto.

Seria uma “análise de risco”, no jargão de projetos.

É muito mais ampla, e lida com nossas ações diante das

possibilidades de expansão e retração de uma ideia.

Formulário de possibilidades favoráveis

Data: Nome da ideia ou projeto: Lista de possibilidades, ou seja, aquilo que tem grande chance de acontecer; utilize a análise da individualidade e do seu meio ambiente.

Possibilidades favoráveis à implantação da ideia proposta (entre 3 e 4):1. Xxx. Ações para aproveitar:

2. Xxx. Ações para aproveitar:

Formulário de possibilidades desfavoráveis

Data: Nome da ideia ou projeto: Nova SedeLista de possibilidades, ou seja, aquilo que tem grande chance de acontecer; utilize a análise da individualidade e do seu meio ambiente.Possibilidades desfavoráveis à implantação da ideia proposta (quantas houver):1.xxx. Ações para atenuar:

a) xxx2.xxx. Ações para atenuar:

a) xxxb) xxx

E quais são os objetivos do projeto?Temos um objetivo geral, que é a progressividade da inteligência.

Neste caso, atrelada à evolução de uma ideia, através de um projeto.

Por isso, propomos 2 objetivos: de evolução e de progresso.

Os objetivos levarão às atividades, desdobradas mais adiante.

Formulário de objetivos (dizendo o quê, quanto, quando)

Data: Nome da ideia ou projeto: Objetivos – devem atender ao que foi construído até aqui.

Objetivo 1 (evolução): O que, quanto, quando, com desdobramentos ou itens, sendo obrigatório descrever quanto vai ganhar e quantas pessoas vai atrair.1a : 1b:

Objetivo 2 (progresso): Metas obtidas a partir da análise individual de cada membro da equipe.2a:2b:2c:

Formulário de Indicadores

Data: Nome da ideia ou projeto: Indicadores de atingimento dos objetivos do projeto

Objetivo 1(evolução)

Indicadores que demonstrarão o atingimento desse objetivo:1a: Avançamento do plano no tempo.1b: Indicadores específicos, conforme a necessidade.

Objetivo 2(progresso)

Indicadores que demonstrarão o atingimento desse objetivo.2a: Acompanhamento semanal do Índice de Movimentação (para iniciar, usaremos o IDA, que é frequência).2b: Acompanhamento semanal da autoavaliação de progressividade (para iniciar, usaremos um questionário simples).2c: Acompanhamento mensal ou semanal das metas individuais, com o Educador de SIM, registrando as observações dos indivíduos – essa é a parte mais importante do projeto.

Vamos para a segunda etapa, ou segunda reunião.

Será escrita agora uma estória, imaginando, com os detalhes possíveis, o negócio, produto

ou serviço COMO SE ESTIVESSE OPERANDO.

Formulário de Descrição do Negócio Funcionando (usando Storytelling)

Data: Nome da ideia ou projeto: Descrição do Negócio funcionando

Descreva (conte) um dia típico ou um serviço típico:

Descreva (conte) situações atípicas:

Deve agora ser feito o detalhamento de atividades

para implantação / execução do projeto.

Formulário Físico-Financeiro-Pessoas (FFP)

Data: Nome da ideia ou projeto: As atividades realizam o projeto. Detalhar o máximo possível.

Atividade: Prazo: Custo (R$) Responsável (1º nome) e auxiliares

Total: X meses Y R$ Z pessoas

Encerrada a segunda reunião, vamos à análise econômico-financeira. Terá o prazo de 5

dias para trazer os resultados para a reunião de decisão. Será feita pela assessoria,

com base nos dados obtidos até agora.

Formulário do fluxo financeiro do projeto(exemplo numérico meramente ilustrativo)

Data:Nome da ideia ou projeto: Fluxo financeiro do projeto (com ou sem análise de cenários); pode ser desdobrado em mais planilhas e enriquecido por outras análises, de acordo com a necessidade.Entrada: Mês 1: Mês 2: Mês 3: Mês 4: Categoria do item:

Nome 0 0 0 0 (economias)

Nome 800.000 900.000 900.000 0 (vendas)

Sub-total (1) 800.000 900.000 900.000 0

Saída: Mês 1: Mês 2: Mês 3: Mês 4: Categoria do item:

Nome 200.000 200.000 100.000 0 (investimentos/dívidas)

Nome 800.000 700.000 600.000 0 (operação e gestão)

Sub-total (2) 1.000.000 900.000 700.000 0

Fluxo de caixa -200.000 0 200.000 0 = (1) – (2)

VPL (se quiser) -23.000 Taxa de 7% a.m.

• Pode-se considerar mais períodos, ou usar outra unidade de tempo.

Hora da verdade.

A reunião da equipe para... decidir!

Formulário de Decisão do Projeto pela Equipe

Data: Nome da ideia ou projeto: Registro da decisão quanto ao projeto: QUEM FAZ É A EQUIPE !!!

Análise da oportunidade pedagógica: fazer um resumo, considerando a “análise do indivíduo” e tudo que foi aprendido até aqui. Existe, de fato, oportunidade de progresso, ou apenas o interesse pessoal prevalecerá?

Análise econômico-financeira: fazer um resumo do retorno do investimento; usar a sensibilidade para avaliar se dá para arriscar da forma que está sendo proposto. Lembre que sempre será possível fazer reestudo do projeto.

Análise das possibilidades: fazer um resumo do que incomoda, diante do formulário de “análise de possibilidades desfavoráveis” e do que foi aprendido até aqui. Tem algo que você sente que está incomodando muito?

Escrever a decisão (uma dentre as três):1) FAREMOS ESTE PROJETO (nesse caso, vamos para a parte de Execução).2) PRECISAMOS ESTUDAR MAIS (nesse caso indicar o que deve ser estudado).3) NÃO FAREMOS O PROJETO (nesse caso, substanciando e mandando para arquivo).

Assinaturas, com data:

Pois é... Agora que você decidiu fazer...

Vamos lá!

A pessoa responsável pelo projeto deverá tocar todos os instrumentos.

Comunicação

Prazo Outros

R$

Gestão semanal

Avaliações

Padrão de execução do projeto

Cronograma Gantt

Formulário Físico-Financeiro-Pessoas (FFP)Acompanhamento deatividades específicas

A base da execução é o formulário FFP, que pode ser apoiado pelo

Gantt, pelo 5W2H, pelo

acompanhamento de atividades e/ou outras

ferramentas.

Formulário de Acompanhamento de Atividades:(opcional, mas fortemente recomendada)

Nome do projeto:Nome da atividade de projeto:

Data: Sub-atividade realizada: Quem realizou: Observações:

Semana típica de execução do projeto:Dia Segunda-

feiraTerça-feira Quarta-

feiraQuinta-feira

Sexta-feira Sábado Domingo

Manhã Pendências e novas atividades (2).

Pendências e novas atividades.

Pendências e novas atividades.

Pendências e novas atividades.

Pendências e novas atividades.

Pendências e novas atividades.

Pendências e novas atividades.

Tarde Pendências e novas atividades.

Pendências e novas atividades.

Pendências e novas atividades.

Pendências e novas atividades.

Reunião semanal

(1)

Pendências e novas atividades.

Pendências e novas atividades.

Noite Comunicar;Revisar FFP

Comunicar;Revisar FFP

Comunicar;Revisar FFP

Comunicar;Revisar FFP

Comunicar;Revisar FFP

Comunicar;Revisar FFP

Comunicar;Revisar FFP

(1) Da reunião semanal saem os indicadores de evolução e de progresso (para o qual temos um formulário, a seguir).

(2) Deixar o FFP do projeto exposto no NA, com atualização semanal.

Formulário de Acompanhamento de Progressividade das Inteligências

Nome do projeto: Data de acompanhamento da progressividade: É preenchido na reunião semanal, em equipe.

EE: Frequência às atividades do projeto:

Autoavaliação das 5 questões:

Avaliação feita com o Educador de SIM sobre as suas metas no projeto:

Conclusão:

Avaliação o conclusão para a equipe de projeto como um todo:

Exemplos de gráficos de acompanhamento

Cronograma FFP com gráfico de barras – Gantt (na prática, é o indicador de avançamento):

Média da progressividade das inteligências no tempo de projeto:

O que tem que serpublicado no Portal

1)Todos os formulários feitos para o projeto.

2)Todos os acompanhamentos de execução do projeto.

3)Em particular, devem ser arquivados os formulários de acompanhamento de progressividade das inteligências que estão na equipe de projeto.

4)Depois, durante a operação do negócio, seria interessante publicar uma avaliação semestral de “crítica” quanto atendimento do que fora planejado inicialmente. Seria muito instrutivo.

E, um dia, o projeto é dado por concluído!

E agora???????

Sobre a gestão ou operação

1) Será iniciada com o processo visualizado por “storytelling” em tempo de projeto.

2) Esse processo faz parte de um sistema da qualidade (sugerimos Deming).

3) Tal sistema da qualidade ficará atrelado à administração estratégica do PTS, que vê o todo – isso é muito, muito importante.

4) Portanto, o novo negócio, produto ou serviço funcionará organicamente no PTS.

5) Será indicado um GESTOR operacional, se possível dentre as pessoas que participaram do projeto.

6) O Gestor operacional executará o processo e deverá aprimorá-lo continuamente, usando o sistema da qualidade que for escolhido.

7) Ele herdará os indicadores definidos pelo projeto para a operação (se existirem).

8) Terá novos indicadores e novos projetos, sempre que precisar.

9) E, um dia, esse negócio terá um fim. Estaremos desprendidos dele.

Um sistema da qualidade baseado em Deming1. Um processo conhecido (desenhado pela gestão).

2. Indicadores de desempenho do processo.

3. Um procedimento padronizado de execução do processo.

4. Treinamento nesse procedimento.

5. Análise permanente do desempenho, através dos indicadores.

6. Identificação da causa dos erros de processo:

• Por causa comum

• Por causa especial

7. Projetos de melhoria ou correção, quando necessários.

8. Num projeto de melhoria, usar PDCA (Shewhart).

O trabalho de William Edwards Deming (1900-1993) no Japão foi iniciado em 1950; lá existe um prêmio máximo da qualidade, o Deming Prize.