Manual de Normas Processuais Da UNESP Web Otimizado Travado

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  • Manual de Protocolo e Normas Processuais da Unesp

  • ReitorJulio Cezar Durigan

    Vice-ReitoraMarilza Vieira Cunha Rudge

    Pr-Reitora de Extenso Universitria Maringela Spotti Lopes FujitaPr-Reitora de Pesquisa Maria Jos Soares Mendes Giannini

    Pr-Reitor de Graduao Laurence Duarte Colvara

    Pr-Reitor de Ps-GraduaoEduardo Kokubun

    Pr-Reitor de Administrao Carlos Antonio Gamero

    Secretria Geral Maria Dalva Silva Pagotto

    Chefe de Gabinete Roberval Daiton Vieira

  • Manual de Protocolo e Normas Processuais da Unesp

    So Paulo2015

    Telma Campanha de Carvalho MadioGeraldo Fili Junior

    Mrcia Regina dos Santos BorgattoSrgio Adriano Giroto Marques

    Vagner Roberto de MoraesValria Aparecida Furlan

  • Elaborado pela Subcomisso para Reviso do Manual de Normas Processuais da UNESP Instituda por PORTARIA INTERNA CADA/UNESP n 01, de 11 de maro de 2013.MeMbros:Telma Campanha de Carvalho Madio (FFC Marlia) (Coordenao)Geraldo Fili Junior (FCL Araraquara)Mrcia Regina dos Santos Borgatto (FCA Botucatu)Marisa Pecoraro (FCF Araraquara)Srgio Adriano Giroto Marques (FFC Marlia)Vagner Roberto de Moraes (IB Rio Claro)Valria Aparecida Furlan (IQ Araraquara)

    Colaborao:Isabella Gels Ciocca ArquivistaMaria Blassioli Moraes - ArquivistaJoo Luis Rigo Pereira (FCL Araraquara)Vanderlei do Carmo Dias Filho (FCL Araraquara)

    Conselho editorialProfa. Dra. Mrcia Pereira da Silva (FCHS Franca)Prof. Dr. Cludio Csar de Paiva (FCL Araraquara)Prof. Dr. Eduardo Galhardo (FCL Assis)Prof. Dr. Jos Arnaldo Frutuoso Roveda (CE Sorocaba)Profa. Dra. Rosane Michelli de Castro (FFC Marlia)Profa. Dra. Maria Cndida Soares Del Masso (FFC Marlia)Prof. Dr. Sebastio Souza Lemes (FCL Araraquara)

    CIP-Brasil. Catalogao na Publicao Sindicato Nacional dos Editores de Livros, RJ

    M247 Manual de Protocolo e Normas Processuais da Unesp / Telma Campanha de Carvalho Madio ... [et al.]. 1. ed. So Paulo: Cultura Acadmica, 2015. 70p. : il., 21cm. ISBN 978-85-7983-647-3 1. Documentos - Administrao. 2. Arquivos e arquivamento (Documentos).

    I. Madio, Telma Campanha de Carvalho.15-25938 CDD: 025.1714

    CDU: 930

  • Sumrio

    Apresentao ...................................................................... 7

    Introduo ......................................................................... 9

    Parte i - Fases doCuMentais na unesP ............................. 13

    Parte II - ProtoColo ....................................................... 15

    Parte iii - norMas ProCessuais ........................................ 191. Autuao de processos e expedientes ............................... 19 Responsabilidades dos rgos das Unidades .................. 19 Responsabilidade das Sees Tcnicas de Comunicaes das Unidades ................................................................. 19 Autuao do Processo .................................................... 20 Autuao de Expediente ................................................ 21

    2. Autuao de volumes de processos .................................. 22 Disposies Gerais ......................................................... 23

    3. Juntada ........................................................................... 23 Procedimentos ............................................................... 24 Regularizao de Juntada ............................................... 26 Disposies Gerais ......................................................... 28

    4. Incorporao de um processo ou expediente a outro processo ......................................................................... 29 Procedimentos ............................................................... 30

    5. Desentranhamento de documentos de um processo ou de um expediente .......................................................... 31 Procedimentos ............................................................... 33

  • 6. Regularizao de identificao de processo ou expediente ..................................................................... 34 Interessado .................................................................... 34 Assunto ......................................................................... 35 Procedimentos ............................................................... 357. Trmite de processos e expedientes ................................. 36 Disposies Gerais ......................................................... 378. Extravio de processo ou expediente ou de algum de seus volumes, bem como para abertura de via adicional ........ 37

    9. Encerramento de processo .............................................. 38

    10. Arquivamento do processo encerrado ........................... 39

    11. Reativao de processos ................................................ 39

    12. Reautuao de processos ............................................... 40

    13. Consultas de processos e documentos ........................... 40

    14. Conservao preventiva de processo e documentos ....... 41

    15. Procedimentos para eliminao de documentos ............ 43

    Parte iV- Glossrio .......................................................... 49

    Parte V- Modelos de terMos ........................................... 59

  • Comisso de Avaliao de Documentos e Acesso - CADA 7

    Apresentao

    A reviso e publicao do Manual de Protocolo e Normas Processuais da Unesp acontecem em um momento de intensa transformao e arregimentao da poltica de gesto documental na Universidade. Neste cenrio, as novas tecno-logias so protagonistas que nos obrigam a repensar e a reade-quar a forma de organizao e de busca da informao e dos documentos de arquivo. Outro aspecto absolutamente impor-tante e relacionado ao primeiro refere-se necessidade de res-ponder com qualidade e agilidade s demandas de acesso aos arquivos. A Lei Federal n. 12.527/2011, que regula o acesso informao, e o Decreto Estadual n. 58.052/2012, que a re-gulamentou, investem na ampliao do acesso aos documen-tos pblicos e consequentemente na sua preservao adequada e na sua organizao, aes imprescindveis para que o acesso realmente se concretize.

    H dois anos a Comisso de Avaliao de Documentos e Acesso (CADA) da Unesp percebeu a necessidade de atua-lizao das normas processuais, e para tanto constituiu uma subcomisso que reuniu tcnicos das sees de protocolo de diversas unidades da Universidade sob a coordenao da Profa. Dra. Telma Campanha de Carvalho Madio, do curso de Arquivologia, Cmpus de Marlia, So Paulo. O presente Manual define procedimentos para processos, expedientes e documentos avulsos, e para tanto observa a individualidade e

  • Manual de Protocolo eNormas Processuais da Unesp

    8 Comisso de Avaliao de Documentos e Acesso - CADA

    singularidade do documento, mas tambm apresenta o lugar deste no arquivo da Universidade.

    O Plano de Classificao e a Tabela de Temporalidade de Documentos da Unesp referentes s atividades-meio e s atividades-fim participam deste momento de desenvolvimen-to da poltica de gesto de documentos e se constituiro nas prximas publicaes.

    Esperamos que o Manual e as demais publicaes venham a contribuir decisivamente para o fortalecimento da percepo dos arquivos como organismos imprescindveis para a excelncia da administrao pblica, da transparncia e do pleno acesso.

    Maringela Spotti Lopes FujitaPresidente da Comisso de Avaliao de Documentos e Acesso CADA

  • Comisso de Avaliao de Documentos e Acesso - CADA 9

    Introduo

    A Unesp periodicamente revisa e atualiza seu ma-nual de normas processuais, pois entende que seu contedo deve ser elaborado de acordo com a compreenso e regula-mentao da produo documental institucional do perodo.

    Em 2006 foi constitudo o Grupo de Trabalho1 sobre Normas Processuais para fazer a reviso das normas at ento utilizadas nas Sees Tcnicas de Comunicaes. Formado por funcionrios de diversas reas, tinha como fundamento apre-sentar Universidade um rol de normas para a produo, o tr-mite e o arquivamento dos documentos de arquivo da Unesp, considerando que documentos de arquivo so todos os registros de informao, em qualquer suporte, inclusive o magntico ou ptico, produzidos, recebidos ou acumulados pelos rgos e en-tidades no exerccio de suas atividades-meio e de suas atividades finalsticas. Em fevereiro de 2008, o Grupo de Trabalho finali-zou a elaborao do Manual de Normas Processuais.

    Em 2013, houve a necessidade de uma nova atu-alizao, em decorrncia de mudanas ocorridas nas Sees

    1 Solange de Souza (CEDEM); Dra. Las Maria de Resende Ponchio (Assessoria Jurdica Reitoria); Jacy Machado Barletta (CEDEM); Lisandra Cossulin (Assessoria de Informtica Reitoria); Homero Garbin (Pr - Reitoria de Administrao Reitoria); Mrcio Adriano Consorte (Instituto de Biocincias Botucatu); Vagner Roberto de Moraes (Instituto de Bio-cincias Rio Claro); Cristiane T. F. Manfio (Faculdade de Cincias e Letras - Assis); Elaine Aparecida Rodrigues (Faculdade de Odontologia - Araatuba); e Dione Maria Ribeiro dos Santos (Instituto de Artes So Paulo). Portaria Unesp, de 18 de outubro de 2006.

  • Manual de Protocolo eNormas Processuais da Unesp

    10 Comisso de Avaliao de Documentos e Acesso - CADA

    Tcnicas de Comunicaes sugeridas pela CADA (Comisso de Avaliao de Documentos e Acesso), tais como a im-plantao do SIGAD (Sistema de Gesto Arquivstica de Documentos), aprovao da Gesto Documental da Unesp e as mudanas impostas pela Lei de Acesso Informao, que regula o SIC (Servio de Informaes ao Cidado).

    Para essa atualizao, outros funcionrios foram designados para revisar as normas2 e atualizar os procedi-mentos na efetivao dos documentos e processos da Unesp. Para tanto, iniciamos um levantamento de manuais de ou-tras Universidades e tambm de outras instituies ligadas ao Governo do Estado de So Paulo, a fim de verificarmos os procedimentos similares e rotineiros da Seo. A seguir, le-vantamos as Normas institucionais e Legislaes estaduais que definem e estabelecem a legalidade na produo documental das Sees Tcnicas de Comunicaes.

    Uma preocupao constante nessa reviso foi pen-sarmos as rotinas da Seo inseridas no SIGAD e os procedi-mentos vinculados a um sistema institucional geral e no mais local. A padronizao das aes e termos se tornou necessria e premente, pois a insero de dados deve ser idntica em todas as unidades. Portanto, foram necessrias mudanas dos proce-dimentos e uma ampliao no que diz respeito padronizao dos procedimentos cotidianos das Sees. Houve, tambm, a necessidade de alterao no ttulo do Manual por meio da incorporao do termo protocolo, uma vez que a nova verso destaca as atividades de protocolo.

    2 A subcomisso para reviso do Manual de Normas Processuais da Unesp (2008) foi designada pela CADA (Comisso de Avaliao de Documentos e Acesso) atravs da Portaria Interna CADA/ Unesp n 01, de 11 de maro de 2013.

  • Manual de Protocolo e Normas Processuais da Unesp

    Comisso de Avaliao de Documentos e Acesso - CADA 11

    As questes da Lei de Acesso Informao tambm balizaram essa atualizao, ao pensarmos o controle da produ-o e do trmite documental. Ao se estabelecer a padronizao da elaborao do documento, da implantao de um sistema informatizado unificado e de um controle no fluxo documen-tal, garantiu-se uma resposta mais gil e rpida informao solicitada pelo cidado.

  • Manual de Protocolo eNormas Processuais da Unesp

    12 Comisso de Avaliao de Documentos e Acesso - CADA

  • Comisso de Avaliao de Documentos e Acesso - CADA 13

    Parte I Fases Documentais na Unesp

    Todos os documentos produzidos e/ou recebidos pela Unesp passam por trs fases administrativas:

    Arquivo Corrente: Arquivo das sees e/ou rgos das Unidades onde devem ficar custodiados os documentos que ainda servem regularmente administrao.

    Arquivo Intermedirio: Arquivo das Sees Tcnicas de Comunicaes das Unidades onde devem ficar custodiados os documentos que so utilizados ocasionalmente pelas sees e/ou rgos das Unidades.

    Arquivo Permanente: Arquivo das Sees Tcnicas de Comunicaes das Unidades, onde devem ficar custodiados e preservados permanentemente os documentos de guarda per-manente das Unidades.

    A guarda de todos os processos e documentos de responsabi-lidade da Seo Tcnica de Comunicaes, sejam eles perten-centes ao Arquivo Intermedirio ou ao Arquivo Permanente. Assim que os processos e documentos cumprem a finalida-de para a qual foram produzidos, devem ser encaminhados Seo Tcnica de Comunicaes.

  • Manual de Protocolo eNormas Processuais da Unesp

    14 Comisso de Avaliao de Documentos e Acesso - CADA

    A CADA (Comisso de Avaliao de documentos e Acesso) o rgo normativo para as questes relativas gesto de docu-mentos da Universidade.

    O SIGAD ser responsvel pela padronizao do Sistema de Protocolo para o registro, controle e acesso aos documentos, mostrando-se adequado e compatvel s normas processuais vigentes na Universidade. O SIGAD foi institudo por meio da Portaria 162-2013-PRAD, publicada no Dirio Oficial do Estado de So Paulo no dia 13 de novembro de 2013, na p-gina 89 do Caderno Executivo I.

    As Sees Tcnicas de Comunicaes devero:

    Receber, registrar, classificar, autuar e controlar a distribui-o de documentos;

    Exercer a competncia de rgo responsvel pelas ativida-des de gesto dos documentos, processos e expedientes;

    Ter espao de arquivamento, equipamentos, materiais adequados e servidores capacitados para a guarda da docu-mentao intermediria e da documentao permanente das Unidades;

    Atuar em parceria com a CADA da Unesp na resoluo dos problemas referentes implantao de modelos de gesto de documentos e nas polticas de preservao da memria da Universidade;

    Garantir o registro de todas as aes contidas neste manu-al no SIGAD.

    Cabe Unesp, por meio de seus rgos competentes, estabe-lecer as providncias necessrias para o cumprimento dessas atribuies.

  • Comisso de Avaliao de Documentos e Acesso - CADA 15

    Parte II Protocolo

    Consiste em um sistema de controle de produo, recepo, registro, classificao e encaminhamento de documentos em todas as Unidades da Unesp. No Estado de So Paulo defi-nido pelo Decreto n 60.334, de 03 de abril de 2014.

    O protocolo demarca o incio da gesto documental, no m-bito administrativo, de forma a garantir o cumprimento le-gal das aes para as quais os documentos foram produzidos. Todo documento, externo e/ou interno Universidade, deve dar entrada pelo protocolo para anlise e definio do correto encaminhamento autoridade a qual endereado.

    atravs do protocolo que se realiza a centralizao, o contro-le, o recebimento e a expedio de documentos e processos.

    O protocolo controla o fluxo e o trmite de documentos desti-nados no a pessoas fsicas, mas funo e/ ou cargo exercidos na Unesp, portanto, so documentos de ordem institucional.

    O protocolo dar-se- no momento do recebimento do docu-mento, pela Seo Tcnica de Comunicaes, com a aposio de chancela no canto lateral inferior direito da primeira folha, observando que dever contemplar as seguintes informaes: nmero sequencial, data, horrio e nome da instituio (sigla, seo, etc.). Aps esse procedimento, registra-se no SIGAD.

  • Manual de Protocolo eNormas Processuais da Unesp

    16 Comisso de Avaliao de Documentos e Acesso - CADA

    A chancela supracitada dever ser efetuada atravs de relgio-da-tador, instrumento/equipamento indicado por atender s exign-cias estabelecidas no pargrafo anterior.

    Quando o usurio entregar um documento para ser protocola-do e solicitar um comprovante de entrega, esse dever ser provi-denciado pelas Sees Tcnicas de Comunicaes, atravs de c-pia do documento que est sendo entregue, com a chancela do relgio-datador, bem como colocando o carimbo de cpia, para evitar a utilizao do documento cpia, como sendo o original. Se no for possvel a cpia do documento, as Sees Tcnicas de Comunicaes devero providenciar um comprovante de protocolo, onde deve constar a chancela do relgio-datador e demais informaes identificadoras do documento.

    So requisitos para o documento ser protocolado: identificao do solicitante, assinatura original do

    requerente; endereamento ao rgo ou autoridade a que ele se

    destina; requerimentos funcionais emitidos em papel sem timbre; documentos oficiais emitidos em papel timbrado da

    Universidade; documentos annimos ou apcrifos no devem dar entra-

    da, pois no fazem f pblica.

    A Seo Tcnica de Comunicaes tem como atribuies:

    recebimento de documentos e processos, sem fazer qual-quer juzo de valor;

    anlise e classificao de documentos, determinando seu encaminhamento;

  • Manual de Protocolo e Normas Processuais da Unesp

    Comisso de Avaliao de Documentos e Acesso - CADA 17

    pesquisa sobre processos j existentes; autuao e/ou outros procedimentos protocolares nos do-

    cumentos e processos; distribuio interna dos documentos e processos/expe-

    dientes, conforme o assunto/finalidade a ser tratado.

  • Manual de Protocolo eNormas Processuais da Unesp

    18 Comisso de Avaliao de Documentos e Acesso - CADA

  • Comisso de Avaliao de Documentos e Acesso - CADA 19

    Parte IIINormas Processuais

    1. autuao de ProCessos e exPedientes

    resPonsabilidades dos rGos das unidades

    Solicitar a autuao de processo ou de expediente atravs da SAPE Solicitao de Autuao de Processo/Expediente, atra-vs do SIGAD.

    a. Se o Interessado do processo for pessoa fsica, informar o nome por extenso, documento de identificao e a ma-trcula, quando se tratar de servidor da Unesp, ou o CPF quando se tratar de aluno.

    b. Se o Interessado do processo for pessoa jurdica, infor-mar o CNPJ da empresa.

    Observao: O correto preenchimento da SAPE com as in-formaes do Interessado e Assunto de responsabilidade das reas solicitantes.

    resPonsabilidade das sees tCniCas de CoMuniCaes das unidades

    Consultar o SIGAD e verificar se j existe processo para as solicitaes de autuao sobre o mesmo tipo de assunto e in-teressado para anlise sobre a real necessidade de se autuar ou no, ou, se necessrio, para seguir modelos padronizados de assuntos j existentes.

  • Manual de Protocolo eNormas Processuais da Unesp

    20 Comisso de Avaliao de Documentos e Acesso - CADA

    a. Caso j exista um processo tratando do mesmo assun-to, ento o documento dever ser juntado a esse pro-cesso. Se ele no estiver de posse da Seo Tcnica de Comunicaes, esta dever solicit-lo, de modo a poder juntar o documento e dar continuidade s providncias necessrias. No sendo possvel enviar o processo Seo Tcnica de Comunicaes em tempo hbil, ser providen-ciada a autuao do expediente.

    b. Existindo processo autuado do mesmo assunto, mas tra-tando-se de novo evento, situao sujeita a decises e providncias que independem de consulta ao processo j autuado ou para o bom andamento das providncias, que se torne conveniente ter um trmite prprio, dever ser providenciada a autuao de expediente.

    Inserir todos os dados de identificao do processo no SIGAD, de modo que se permita a pesquisa do mesmo por meio de qualquer um dos dados que constituam essa identificao.

    autuao do ProCesso:

    a. verificar as informaes contidas na SAPE: origem, inte-ressado, documento segundo Plano de Classificao da Unesp e assunto;

    b. afixar a identificao, etiqueta padronizada emitida pelo SIGAD, na capa do processo;

    c. ordenar, pela data de apresentao, os documentos iniciais recebidos para a autuao;

    d. autenticar todas as folhas, colocando no canto superior di-reito do anverso o n sequencial da folha, o n do processo

  • Manual de Protocolo e Normas Processuais da Unesp

    Comisso de Avaliao de Documentos e Acesso - CADA 21

    e a rubrica de autenticao; a primeira folha deve ter o nmero 2, visto que a folha de nmero 1 a prpria capa;

    e. no permitido o uso de etiquetas para a numerao de folhas de processos;

    f. os anexos devem ser colocados em pastas ou caixa arqui-vo, identificadas com etiquetas, contendo o nmero do processo, interessado, assunto, data e referncia. Os do-cumentos que ficaro dentro da pasta ou caixa arquivo, se possvel, devem ser furados e colocados em ordem e numerados com carimbo, conforme indicado para os pro-cessos, com a diferena que a numerao se inicia com o nmero 01;

    g. encaminhar o processo ao solicitante ou ao rgo por ele indicado.

    autuao de exPediente:

    a. autuar expediente para a juntada dos documentos, com a identificao emitida pelo sistema, e indicar, na capa, o nmero do processo a que se refere;

    b. verificar as informaes contidas na SAPE: origem, inte-ressado, documento segundo Plano de Classificao da Unesp e assunto;

    c. afixar a identificao, etiqueta padronizada emitida pelo SIGAD, na capa do expediente;

    d. ordenar, pela data de apresentao, os documentos iniciais recebidos para a autuao;

    e. autenticar todas as folhas, colocando no canto superior di-reito do anverso o n sequencial da folha, o n do expedien-

  • Manual de Protocolo eNormas Processuais da Unesp

    22 Comisso de Avaliao de Documentos e Acesso - CADA

    te e a rubrica de autenticao; a primeira folha deve ter o nmero 2, visto que a folha de nmero 1 a prpria capa;

    f. no permitido o uso de etiquetas para a numerao de folhas de expedientes;

    g. encaminhar o expediente ao solicitante ou ao rgo por ele indicado;

    h. ordenar, pela data de apresentao, os documentos iniciais recebidos para a abertura;

    i. no caso de anexos, seguir as mesmas orientaes descritas nas autuaes de processos.

    2. autuao de VoluMes de ProCessos

    Havendo a necessidade de autuao de novo volume, a Seo Tcnica de Comunicaes dever:

    a. estar de posse do ltimo volume devidamente numerado;

    b. verificar quanto formalizao de juntadas (nmero do processo, folhas, rubrica) e solicitar correes caso existam erros;

    c. a data dever ser a mesma do processo do volume I.

    Volumes constituem-se em novas pastas abertas, em conti-nuidade a um determinado processo ou expediente, quando a pasta anterior tiver atingido at a mdia de 250 (duzentas e cinquenta) folhas, ou menos, se a gramatura ou o forma-to dos documentos estiverem dificultando o manuseio fsico. Esta quantidade mxima de pginas uma sugesto. Ela pode ser maior ou menor, se isso for necessrio para no quebrar um documento ou conjunto de documentos em dois volumes. Existe, neste caso, a necessidade de bom senso por parte da

  • Manual de Protocolo e Normas Processuais da Unesp

    Comisso de Avaliao de Documentos e Acesso - CADA 23

    Seo Tcnica de Comunicaes para decidir exatamente onde fazer o corte para um novo volume.

    A autuao de um novo volume de um processo s poder ser efetuada com o encerramento simultneo do volume anterior.

    O trmite do processo para decises e providncias dar-se- no ltimo volume.

    disPosies Gerais

    A insero de qualquer correo ou alterao nos dados de iden-tificao (procedncia, interessado, assunto), em carter excep-cional, implicar, obrigatoriamente, na troca da identificao de todos os volumes, para que os dados permaneam iguais.

    A partir do Termo de Encerramento do volume anterior, ne-nhuma outra juntada ou despacho poder ser nele efetuado, nem mesmo os referentes s sadas de arquivo para consulta. Todas as novas juntadas e despachos devero ser feitas no l-timo volume, ainda que seja preciso fazer referncia a volumes anteriores.

    3. Juntada

    Juntada de documentos constitui-se no ato de incluir formal-mente em um processo/expediente, documentos originais ou cpias, ou folhas contendo instrues, registro de decises e in-formaes, relevantes para o assunto de que trata o processo/expediente.

    A juntada dever ser efetuada pelos prprios rgos envolvi-dos nas decises e providncias relacionados ao assunto do processo/expediente.

  • Manual de Protocolo eNormas Processuais da Unesp

    24 Comisso de Avaliao de Documentos e Acesso - CADA

    Cada servidor, ao efetuar juntada de novos documentos, cui-dar em avaliar sua real relevncia para o assunto do processo, de forma a evitar a incluso de informaes desnecessrias e documentos repetidos, ou, ainda, esquecer-se de incluir docu-mentos ou informaes importantes.

    A juntada deve ocorrer atendendo-se a alguns procedimentos mnimos de segurana, de forma que se possa prevenir e de-tectar a retirada indevida de documentos, ou a alterao de sua sequncia.

    A juntada de documentos em um processo/expediente dever ser efetuada em ordem cronolgica de apresentao dos do-cumentos, ou seja, na sequncia em que os documentos, in-formaes e decises se apresentarem como relevantes para o assunto em questo.

    O termo de juntada dever ser feito, quando possvel, no verso anterior s folhas a serem inseridas. Se no houver espao dis-ponvel, dever ser utilizada uma folha de informao, cons-tando o respectivo termo.

    A juntada dever ser registrada no SIGAD em campo especfico.

    ProCediMentos

    A numerao deve ser por folha, e no por pgina, ou seja, embora ambas as pginas da folha, frente (ou anverso) e verso, devam ser utilizadas para registros e despachos, ter-se- apenas um nmero, o da folha.

    As folhas so juntadas em ordem crescente, sempre no fim do ltimo volume.

  • Manual de Protocolo e Normas Processuais da Unesp

    Comisso de Avaliao de Documentos e Acesso - CADA 25

    Cada folha juntada deve ser autenticada pelo servidor que rea-lizar a juntada, com o nmero da folha, o nmero do proces-so/expediente e o nome ou rubrica do responsvel pela efetiva-o da juntada, no canto superior direito. Esses dados devero ser registrados manualmente, ou em carimbo apropriado, ou ainda por impresso na folha utilizada, exceto a rubrica, que dever ser de prprio punho.

    Fica expressamente proibido o uso de etiquetas colantes para o registro da juntada, assim como em qualquer outro registro ou apontamento, como despachos, timbres, cabealhos nos referidos processos, expedientes e demais documentos oficiais da Universidade.

    Os documentos de tamanho mdio no precisam ser colados em outra folha para juntada ao processo, desde que conte-nham espao suficiente para perfurao e juntada ao conjunto (sem prejuzo da leitura do contedo do documento), bem como espao para a devida juntada de folhas, por meio do carimbo identificador.

    Para os documentos de tamanho pequeno, proceder da ma-neira abaixo, exceto para os documentos relativos aos adianta-mentos, os quais j esto relacionados, em ordem cronolgica, na prestao de contas:

    a. colar os documentos em folha de papel em branco, com espao suficiente para permitir a identificao da juntada efetuada e tambm espao para furar a folha;

    b. identificar os tipos e a quantidade de documentos colados;

    Exemplo:

    comprovante de pagamento de fevereiro a abril/2001

    comprovante de entrega de SEED nmeros de ___ a ___

  • Manual de Protocolo eNormas Processuais da Unesp

    26 Comisso de Avaliao de Documentos e Acesso - CADA

    c. identificar, por meio de assinatura e carimbo, o responsvel pela colagem efetuada.

    Obs.: O verso das folhas reservado para encaminhamentos e despachos. No se deve colar documentos no verso das folhas.

    O documento em papel trmico, em face da curta durao de seu contedo, dever ser reproduzido e sua cpia juntada ao processo.

    reGularizao de Juntada

    Qualquer rgo que, ao consultar um processo, perceber irregularidades na juntada de suas folhas dever:

    a. encaminhar o processo Seo Tcnica de Comunicaes, para providncias;

    b. de posse do processo, a Seo Tcnica de Comunicaes analisar o ocorrido.

    A prpria seo responsvel pelo erro do processo poder cor-rigir uma juntada irregular.

    So exemplos de juntada irregular:

    a. salto, troca, falta ou repetio de nmero;

    b. nmero ilegvel ou letra ilegvel no preenchimento;

    c. ausncia de rubrica;

    d. rasuras no nmero de folhas, nmero do processo ou ano do mesmo, que dificultam a identificao da informao.

    Erros do tipo salto ou repetio de nmero, indicao de c-digo indevido do processo ou nmero ilegvel devero ser no-

  • Manual de Protocolo e Normas Processuais da Unesp

    Comisso de Avaliao de Documentos e Acesso - CADA 27

    tificados pelo rgo responsvel no processo/expediente em forma de despacho.

    a. Constatada a violao da segurana, o processo/expedien-te dever ser remetido Seo Tcnica de Comunicaes, com despacho expondo o motivo e as circunstncias veri-ficadas, para que se efetuem anlises e encaminhamento para apurao dos fatos, instaurando, se necessrio, apura-o preliminar.

    b. Constatado erro sem violao de segurana, a Seo Tcnica de Comunicaes dever efetuar informao no verso da folha anterior quela em que ocorreu a irregularidade.

    Exemplo de texto:

    Conferindo a numerao de folhas deste processo averiguamos a repetio (ou salto) de numerao de folhas ______, por lapso. Em anlise dos documentos, esta Seo constatou o erro sem violao dos autos.

    CIDADE, XX de MS de XXXX.

    ______________________________

    Supervisor da Seo Tcnica de Comunicaes

    (ATENO: No dever ser utilizado corretivo lquido, por questes de segurana, e no podero ser efetuadas correes apagando-se erros e/ou alterando-se por cima da ocorrncia.)

    Para corrigir ausncia de rubrica em alguma folha juntada, a Seo Tcnica de Comunicaes dever:

  • Manual de Protocolo eNormas Processuais da Unesp

    28 Comisso de Avaliao de Documentos e Acesso - CADA

    a. examinar o erro ocorrido verificando se a juntada autntica;

    b. completar a autenticao da folha que est com a rubrica faltando.

    Caso a irregularidade refira-se ausncia da ltima folha jun-tada, o rgo responsvel dever verificar se o erro no Termo de Juntada (onde se mencionou um intervalo de folhas inde-vido), esquecimento de incluso da folha ou retirada indevida, violando a segurana, e proceder como segue:

    a. tratando-se de retirada indevida, remeter o processo Seo Tcnica de Comunicaes para as providncias administrativas;

    b. tratando-se de esquecimento de incluso da ltima folha, localiz-la e proceder a sua incluso no processo, cuidando em identificar (nmero do processo) e autenticar;

    c. caso tenha ocorrido erro no Termo de Juntada, refazer o mesmo com as informaes corrigidas.

    disPosies Gerais

    A seo, departamento ou rgo que tiver cometido o erro de numerao, dever comunicar o fato Seo Tcnica de Comunicaes, que dever proceder conforme o item anterior.

    No permitido acerto de nmero de folhas de um proces-so colocando-se a letra A aps um nmero repetido, exceto quando se tratar do apostilamento de um ato j integrado aos autos, que exige a anexao de uma ou mais folhas.

    No permitido constar folhas em branco dentro de um pro-cesso. Caso isso ocorra, e for constatado no encerramento do

  • Manual de Protocolo e Normas Processuais da Unesp

    Comisso de Avaliao de Documentos e Acesso - CADA 29

    mesmo, devero ser identificadas com a colocao de um ca-rimbo com os dizeres EM BRANCO, ficando inutilizada a folha. Porm, se existirem folhas com poucas linhas, a Seo Tcnica de Comunicaes dever inutilizar o espao em bran-co com um risco em diagonal.

    Caso o documento a ser juntado no processo/expediente exija protocolo, dever ser encaminhado para a Seo Tcnica de Comunicaes.

    A informao da juntada dever ser feita tambm no SIGAD, em rea especfica.

    4. inCorPorao de uM ProCesso ou exPediente a outro ProCesso

    A Incorporao de um processo ou expediente constitui-se na incorporao definitiva de um processo ou expediente a outro processo, extinguindo-se aquele que foi incorporado, com o intuito de agilizar e racionalizar a tomada de deciso e providncias em relao aos assuntos respectivos em anda-mento, permanecendo em trmite apenas aquele que recebeu a incorporao.

    A incorporao de um processo ou expediente a outro pro-cesso deve, obrigatoriamente, ser efetuada pela Seo Tcnica de Comunicaes da Unidade de procedncia do processo/expediente, por meio do Termo de Incorporao.

    Todo procedimento de incorporao deve ser registrado no SIGAD em rea especfica.

  • Manual de Protocolo eNormas Processuais da Unesp

    30 Comisso de Avaliao de Documentos e Acesso - CADA

    ProCediMentos

    Verificar se o rgo que solicitou a incorporao efetuou des-pacho na ltima folha do ltimo volume de um dos processos/expedientes envolvidos, mencionando quais devero ser junta-dos, e se justificou a razo da solicitao.

    Analisar o assunto e o interessado de cada processos/expedien-tes envolvidos, em confronto com o motivo apresentado pelo solicitante da incorporao, avaliando e informando a sua viabilidade.

    A incorporao de dois ou mais processos/expedientes re-comendada quando tratarem de assuntos iguais ou correlatos que, definitivamente, meream ser conduzidos em conjunto, transformando-os num nico processo.

    Conferir a numerao dos processos/expedientes a serem incorporados:

    a. constatada a ausncia de alguma folha, efetuar informa-o no verso da folha anterior quela em que ocorreu a irregularidade;

    b. verificar se o processo/expediente a ser juntado contm documentos em duplicidade, sem despachos adicionais esclarecedores. Constatada a duplicidade, a Seo Tcnica de Comunicaes ir providenciar o desentranhamento.

    Proceder juntada, inclusive a capa (somente no caso de pro-cessos), numerando as folhas do processo/expediente incor-porado em sequncia numerao do processo que sofreu a incorporao.

    O Termo de Incorporao dever ser juntado antes da primei-ra folha do processo/expediente a incorporar, mencionando o

  • Manual de Protocolo e Normas Processuais da Unesp

    Comisso de Avaliao de Documentos e Acesso - CADA 31

    nmero do processo/expediente e o intervalo das folhas que esto sendo incorporadas.

    Ao serem incorporados dois processos, aquele com data de autuao mais antiga dever receber a incorporao e perma-necer com o seu nmero em vigor. Aquele que tiver a data de autuao mais recente ser considerado Incorporado e no mais ter trmite independente.

    As Sees Tcnicas de Comunicaes devero efetuar a incor-porao de processo/expediente, independentemente de soli-citao formal, desde que obedecidas as normas que tratam do assunto.

    Registrar a incorporao no SIGAD, no registro do processo que foi incorporado ao processo mais antigo, no mesmo dia; caso contrrio, a sua data ficar divergente do constante nos autos do processo/expediente.

    Se constatada a incorporao indevida de um processo ou ex-pediente, dever ser efetuado seu desentranhamento do mes-mo e utilizadas as regras e Termo de Desentranhamento, con-forme descrito neste manual. Registrar o desentranhamento no SIGAD.

    5. desentranhaMento de doCuMentos de uM ProCesso ou de uM exPediente

    A retirada, ainda que transitria, de um determinado docu-mento ou de qualquer folha juntada a um processo ou ex-pediente constitui ato de desentranhamento, que ser feito mediante requerimento, devidamente despachado por auto-ridade competente.

  • Manual de Protocolo eNormas Processuais da Unesp

    32 Comisso de Avaliao de Documentos e Acesso - CADA

    O desentranhamento de documento de um processo ou expe-diente constitui ato excepcional executado pela Seo Tcnica de Comunicaes da Unidade de procedncia, efetivado em situaes como:

    a. necessidade de utilizar o original de um documento jun-to a terceiros (pessoas fsicas, jurdicas, rgos pblicos), como geralmente ocorre com a certido de contagem de tempo de contribuio;

    (ATENO: Nesses casos, enquanto o original estiver em posse do terceiro, o processo dever conter cpia das folhas desentranhadas.)

    b. convenincia em utilizar o original de um documento em outro processo/expediente j existente;

    c. eliminao de folhas ou cpias de documentos, juntadas em duplicidade;

    d. de folhas juntadas indevidamente.

    Documentos essenciais ao processo/expediente no podem ser desentranhados para nenhuma finalidade. Caso seja ne-cessrio, a Seo Tcnica de Comunicaes providenciar uma cpia da folha em questo para ser juntada a outro processo/expediente.

    O desentranhamento de documentos poder ser solicitado:

    a. formalmente, por pessoa fsica ou jurdica interessada, mediante requerimento ou ofcio;

    b. por meio de despacho no processo/expediente, pelos r-gos da Unesp.

    A solicitao dever conter, no mnimo:

    a. os nmeros das folhas a serem desentranhadas;

  • Manual de Protocolo e Normas Processuais da Unesp

    Comisso de Avaliao de Documentos e Acesso - CADA 33

    b. a razo do desentranhamento;

    c. data e identificao do solicitante, seguidas de assinatura.

    O atendimento da solicitao de desentranhamento somente dever ocorrer depois de submetido a apreciao e aprovao do rgo da Unesp responsvel pelo assunto do processo/ex-pediente em questo ou, especificamente, pelo assunto a que diz respeito o documento a ser desentranhado.

    Em casos de documentos juntados indevidamente ou desneces-sariamente em duplicidade, cuja constatao seja inequvoca, a Seo Tcnica de Comunicaes da Unidade de procedncia poder efetuar seu desentranhamento independentemente de requerimento, efetuando, no entanto, os registros devidos.

    ProCediMentos

    Retirar do processo/expediente as folhas a serem desentranha-das e, caso se trate de originais de documentos que sero en-tregues a terceiros, ou de documentos/folhas julgadas impor-tantes para o processo/expediente, obter cpia e providenciar a substituio.

    Verificar na solicitao aprovada que encaminhamento deve ser dado s folhas desentranhadas.

    Efetuar Termo de Desentranhamento, conforme modelo na Parte V deste Manual, na folha do processo/expediente ante-rior quela que foi desentranhada, onde conste:

    a. folhas desentranhadas;

    b. razo do desentranhamento (atendimento a requerimen-to, folha em duplicidade, etc.);

    c. encaminhamento dado s folhas desentranhadas;

  • Manual de Protocolo eNormas Processuais da Unesp

    34 Comisso de Avaliao de Documentos e Acesso - CADA

    d. data, rgo, assinatura e carimbo;

    e. caso a ltima folha do processo/expediente seja uma das desentranhadas, substitu-la por uma cpia, na qual ser efetuado o despacho acima mencionado.

    Providenciar o encaminhamento ou entrega das folhas desen-tranhadas ao destinatrio, atravs de recibo, contendo local, data e assinatura do mesmo.

    Encaminhar o processo ao rgo solicitante ou por ele indicado.

    Efetuar o registro do desentranhamento no SIGAD.

    6. reGularizao de identiFiCao de ProCesso ou exPediente

    A regularizao de identificao envolve alterao de dados na capa de um processo ou expediente.

    Essa regularizao ocorrer quando solicitada formalmente, por meio de ofcio ou despacho, ou, ainda, quando a juntada de um novo documento alterar os dados da capa.

    A regularizao dever ser efetuada pela Seo Tcnica de Comunicaes, mediante a correo das informaes nos ban-cos de dados das sees competentes.

    interessado

    A regularizao do interessado permitida quando, no de-correr do trmite do processo/expediente, ocorrerem situaes que tornem necessria sua atualizao, tais como:

    a. alterao do nome, em funo de casamento, divrcio etc., quando se tratar de pessoa fsica. Todos os processos

  • Manual de Protocolo e Normas Processuais da Unesp

    Comisso de Avaliao de Documentos e Acesso - CADA 35

    em nome do mesmo interessado devero ser igualmente regularizados;

    b. alterao da razo social, quando pessoa jurdica;

    c. alterao de nome de rgo interessado, quando ocorrer reestruturao interna;

    d. ocorrncia de erro quando da abertura do processo/expe-diente, que possa ser comprovado pelos documentos da juntada inicial; nesse caso dispensvel a formalizao do pedido.

    assunto

    A regularizao do assunto da capa permitida quando da ocorrncia de situaes formalmente registradas, em que a descrio existente no mais corresponde ao objetivo do pro-cesso/expediente, tais como:

    a. existncia de descrio mal elaborada por ocasio da au-tuao do processo/expediente, dificultando o imediato entendimento do contedo, ou dificultando a busca no SIGAD;

    b. quando o rgo, departamento ou seo ao qual o processo pertinente solicita a alterao por meio de ofcio, em de-corrncia de alguma alterao no assunto. Por exemplo, a mudana de denominao de um curso ou departamento.

    ProCediMentos

    As Sees Tcnicas de Comunicaes devero:

    a. assegurar-se de que a regularizao de identificao na capa de um processo/expediente foi formalmente solici-

  • Manual de Protocolo eNormas Processuais da Unesp

    36 Comisso de Avaliao de Documentos e Acesso - CADA

    tada por rgo da Unesp com competncia de anlise e deciso sobre o tipo de alterao envolvida;

    b. conferir ou juntar no processo/expediente os documentos comprobatrios referentes regularizao instruda;

    c. providenciar nova identificao na capa do processo/expediente.

    7. trMite de ProCessos e exPedientes

    O trmite de processo/expediente de um rgo para outro deve ser feito mediante despacho efetuado na ltima folha do ltimo volume, onde fique explcito o rgo a que se destina e a providncia por ele esperada. Pode ser efetuado por qualquer funcionrio ou rgo envolvido em decises sobre o assunto do processo/expediente.

    de responsabilidade dos rgos das Unidades

    Formalizar os processos/expedientes mediante despacho, assi-natura e data do rgo remetente, onde fique explcito o des-tinatrio e providncia solicitada.

    de responsabilidade dos Usurios do SIGAD

    Registrar, de imediato, no SIGAD o encaminhamento do pro-cesso/expediente ao solicitante.

  • Manual de Protocolo e Normas Processuais da Unesp

    Comisso de Avaliao de Documentos e Acesso - CADA 37

    disPosies Gerais

    Os processos/expedientes com capas em m conservao no devero circular, sendo indispensvel sua remessa Seo Tcnica de Comunicaes da unidade para sua substituio.

    8. extraVio de ProCesso ou exPediente ou de alGuM de seus VoluMes, beM CoMo Para abertura de Via adiCional

    Em caso de extravio de processo/expediente, poder ser feita uma cpia parcial ou total dos documentos que constavam no volume ou volumes extraviados. Esse procedimento conhe-cido como Restaurao de Processo. Entretanto, um Termo de Restaurao dever anteceder a primeira folha, redigido pela Seo Tcnica de Comunicaes, constando o nmero de folha que d incio restaurao do processo, quando foi feita e porqu.

    de responsabilidade dos rgos das Unidades

    Comunicar o extravio de processos ou expedientes por meio de correspondncia oficial ao rgo mximo da Unidade Universitria, que proceder apurao de responsabilidade sobre o extravio dos documentos, e determinar a restaurao do processo/expediente por meio de ofcio protocolado s Sees Tcnicas de Comunicaes.

    de responsabilidade das Sees Tcnicas de Comunicaes

    s Sees Tcnicas de Comunicaes tambm caber o dever de relatar, por meio de ofcio, o extravio do volume do pro-cesso/expediente direo da unidade, to logo tenham sido

  • Manual de Protocolo eNormas Processuais da Unesp

    38 Comisso de Avaliao de Documentos e Acesso - CADA

    informadas pela seo, rgo ou departamento que extraviou o volume. A Direo proceder apurao de responsabili-dade sobre o extravio dos documentos e, terminada a apura-o determinar a restaurao do processo ou expediente por meio de ofcio protocolado, caso os documentos extraviados no sejam recuperados. A restaurao pode acontecer antes da concluso da apurao, caso seja necessrio.

    Caso o processo/expediente, original, extraviado seja encon-trado, a Seo Tcnica de Comunicaes dever incorporar o processo restaurado a ele.

    Caso sejam encontradas partes do processo/expediente extra-viado, a Seo Tcnica de Comunicaes dever junt-las ao processo/expediente restaurado.

    9. enCerraMento de ProCesso

    O Encerramento constitui ato formal, expresso por meio de termo, que deve ocorrer quando tiverem sido tomadas e regis-tradas todas as decises e providncias pertinentes ao de um processo.

    O Termo de Encerramento dever ser efetuado pelo rgo que encaminhar o processo para arquivo.

    Em se tratando de expediente, dever sempre ser incorporado ao processo de origem.

    Cabe Seo Tcnica de Comunicaes efetuar as verificaes necessrias ao encerramento.

    No podero ser encerrados os processos que se encontrarem na condio de extravio.

  • Manual de Protocolo e Normas Processuais da Unesp

    Comisso de Avaliao de Documentos e Acesso - CADA 39

    Estando o processo com o Termo de Encerramento, no mais ser permitida a juntada de novos documentos e registros de decises ou providncias.

    Registrar o encerramento do processo no SIGAD.

    10. arquiVaMento do ProCesso enCerrado

    A Seo Tcnica de Comunicaes, ao receber o proces-so encerrado, dever certificar-se de que consta o Termo de Encerramento aps a ltima folha do ltimo volume.

    Dever rejeitar o arquivamento de processo que contenha pa-pis, disquetes, CDS, fitas cassetes e outros avulsos e soltos nas contracapas, que j tenham os dados impressos nos autos. Essas mdias devero ficar sob guarda da seo, departamento ou rgo de origem.

    A guarda do processo encerrado dever ser feita na sequncia existente na Seo Tcnica de Comunicaes.

    11. reatiVao de ProCesso

    A Reativao constitui-se em ato formal, expresso por meio de despacho, que pode ocorrer quando um processo anterior-mente encerrado tiver seu assunto retomado para novas deci-ses e providncias, em razo de fatos ou documentos novos, voltando, portanto, a tramitar entre os rgos envolvidos.

    A deciso do despacho de reativao atribuio da Seo Tcnica de Comunicaes.

    Quando houver necessidade de tramitar um processo fora da Unidade de procedncia, a Seo Tcnica de Comunicaes dever reativ-lo.

  • Manual de Protocolo eNormas Processuais da Unesp

    40 Comisso de Avaliao de Documentos e Acesso - CADA

    Ocorrendo a reativao do processo, a contagem do tempo de arquivamento ser anulada e reiniciada pelo SIGAD a partir do novo Termo de Encerramento.

    Registrar a Reativao no SIGAD.

    12. reautuao de ProCesso

    A Reautuao de Processos ocorre quando um processo de uma unidade transferido para outra unidade e dever passar a fazer parte dos processos da unidade de destino.

    Um exemplo dessa situao quando um servidor de uma unidade de origem transferido para outra unidade, seja por meio de concurso de mobilidade funcional, por transferncia ou qualquer outro motivo. Nesse caso, a unidade de origem remete os processos referentes vida funcional desse servidor para a unidade de destino. A unidade de destino, por sua vez, autua um novo processo e junta um Termo de Reautuao como primeira folha desse processo. Nesse novo processo jun-tam-se todas as folhas do processo de origem, inclusive a capa.

    Registrar a Reautuao no SIGAD.

    13. Consultas de ProCessos e doCuMentos

    A Lei de Acesso Informao, instituda pela Lei Federal n 12.527, de 18 de novembro de 2011, e o Decreto Estadual n 58.052, de 16 de maio de 2012, que a regulamenta, cria o Servio de Informaes ao Cidado SIC, no qual possvel solicitar documentos e dados relativos aos rgos e entidades da Administrao Pblica Paulista, por meio dos SICs institu-dos nas Unidades Universitrias da Unesp e Reitoria.

  • Manual de Protocolo e Normas Processuais da Unesp

    Comisso de Avaliao de Documentos e Acesso - CADA 41

    Os processos arquivados nas Sees Tcnicas de Comunicaes podero ser requisitados para consultas, requisio, vista de processo, expedio de cpias e certides administrativas.

    As consultas internas devero ser atendidas por requisies re-digidas em nome de um interessado.

    As consultas de interessados externos devero ser atendidas por requisio administrativa.

    Todos os cidados podero fazer a solicitao atravs do SIC.

    14. ConserVao PreVentiVa de ProCessos e doCuMentos

    A guarda dos processos e documentos pelas Sees Tcnicas de Comunicaes das Unidades dever estar cercada de cuidados na conservao e de medidas de segurana, de forma a preve-nir e evitar a degradao dos originais.

    Deve-se utilizar os seguintes materiais na confeco de processos e documentos:a. capa de cartolina gramatura 350 g/m2;

    b. papel alcalino;

    c. colchetes de plstico;

    d. cadaro de algodo para amarrar documentos.

    No se deve incorporar aos processos e documentos:a. grampos ou clipes metlicos;

    b. fitas adesivas de qualquer espcie;

    c. plsticos;

    d. barbantes ou elsticos.

  • Manual de Protocolo eNormas Processuais da Unesp

    42 Comisso de Avaliao de Documentos e Acesso - CADA

    O acondicionamento deve ser em caixas poliondas plsticas. Nunca utilizar caixa arquivo de papelo.

    O mobilirio ideal so os arquivos deslizantes. Na impossibi-lidade, utilizar estantes de metal. Nunca utilizar mobilirio de madeira.

    O controle ambiental deve ser feito respeitando-se a tempera-tura mdia de 20C graus e umidade relativa do ar de 50%. Escolher locais distantes de tubulao de gua e da incidncia da luz e calor solar direta.

    A incidncia de luz, solar e artificial, deve ser mnima. Se hou-ver janela no Arquivo, deve-se deixar aberta apenas uma fresta, com uma tela de proteo para a circulao de ar, e recobrir o vidro com pelcula de insulfilme.

    Se for instalado ar-condicionado, ele dever ficar ligado 24 horas, ininterruptamente, para no haver queda brusca na temperatura. Pelo alto custo, recomenda-se ventilao natural.

    A limpeza deve ser feita com aspirador de p, nunca com pa-nos midos e produtos de limpeza. Recomenda-se o treina-mento dos funcionrios responsveis pela limpeza do Arquivo.

    O acesso ao Arquivo deve ser feito SOMENTE por pessoas autorizadas. As retiradas e devolues de documentos devem ser controladas.

    A guarda dos documentos deve ser rigorosa para no haver perda ou extravio.

    Para permanncia prolongada dentro do Arquivo, recomen-da-se o uso de jaleco branco, luvas descartveis, mscara e culos de proteo.

    Recomenda-se a colocao de itens de segurana contra incn-dio para arquivos segundo as normas do corpo de bombeiros.

  • Manual de Protocolo e Normas Processuais da Unesp

    Comisso de Avaliao de Documentos e Acesso - CADA 43

    Sempre que houver dvidas em relao s condies de guarda fsica dos processos e documentos, a unidade dever contatar a CADA e discutir com esse rgo a melhor forma de proceder, com vistas a garantir a boa conservao dos documentos.

    15. ProCediMentos Para eliMinao de doCuMentos

    A eliminao de documentos dever ser feita segundo os prazos de guarda fixados pela Tabela de Temporalidade de Documentos da Unesp.

    a. Autuar processo especfico, por unidade, com o assunto AVALIAO E DESTINAO DE DOCUMENTOS.

    Se a Unidade j tiver processo autuado para eliminao de documentos, no ser necessria a autuao de novo processo.

    b. Elaborar a Relao de Eliminao de Documentos. Seguir modelo abaixo:UNIVERSIDADE ESTADUAL PAULISTA JLIO DE MESQUITA FILHO / Unesp

    UNIDADE (Completar com o nome da Unidade)

    RELAO DE ELIMINAO DE DOCUMENTOS:

    Processo n 00000 / Avaliao e Destinao de Documentos

    Funo: indicar a referncia da TTDSubfuno: indicar a referncia da TTDAtividade: indicar a referncia da TTDSrie documental: indicar a referncia da TTDDatas-limite: xxxx-xxxxQuantidade (n de caixas e metros lineares):Observaes complementares: xxxx Processos

  • Manual de Protocolo eNormas Processuais da Unesp

    44 Comisso de Avaliao de Documentos e Acesso - CADA

    Exemplo:Funo: Gesto de Bens Materiais e PatrimoniaisSubfuno: Controle de Compras, Servios e ObrasAtividade: Aquisio de Bens Materiais e PatrimoniaisSrie documental: 04.01.04.02 Processo de Aquisio de Material de

    ConsumoDatas-limite: 1976 - 1994Quantidade (n de caixas ou metros lineares): 6,41 mObservaes complementares: 987 Processos

    c. Juntar a Relao de Eliminao de Documentos ao processo.

    A Unidade dever elaborar a relao com os nmeros dos pro-cessos a serem eliminados e juntar ao processo.

    d. Juntar a Relao de Amostragem para guarda permanente.

    A Unidade dever elaborar relao com os nmeros dos pro-cessos a serem preservados para guarda permanente e juntar ao processo.

    Os critrios quantitativos e qualitativos de amostragem deve-ro ser aprovados pela CADA.

    e. Enviar o Processo para a Comisso de Avaliao de Documentos e Acesso CADA para conhecimento e aprovao.

    A aprovao da eliminao deve ser registrada em ata de reu-nio da CADA.

  • Manual de Protocolo e Normas Processuais da Unesp

    Comisso de Avaliao de Documentos e Acesso - CADA 45

    f. Aps o retorno do processo, a Unidade dever providen-ciar a publicao do Edital de Cincia de Eliminao de Documentos como abaixo:UNIVERSIDADE ESTADUAL PAULISTA JLIO DE MESQUITA FILHO / UnespUNIDADE (Completar com o nome da Unidade)EDITAL DE CINCIA DE ELIMINAO DE DOCUMENTOS n 00 / 20__. (Cada edital dever ter uma numerao)

    Processo n 00000 / Avaliao e Destinao de Documentos

    O Diretor da UNIDADE (Completar com o nome da Unidade), em conformidade com os prazos definidos na Tabela de Temporalidade de Documentos, aprovada pela Resoluo (indicar o ato normativo), e me-diante deliberao da Comisso de Avaliao de Documentos e Acesso da Unesp, instituda atravs da Portaria Unesp n 555, de 31 de agosto de 2012, faz saber a quem possa interessar que, a partir do 30 dia subse-quente data de publicao deste Edital, a UNIDADE (Completar com o nome da Unidade) da Universidade Estadual Paulista Jlio de Mesquita Filho eliminar os documentos abaixo relacionados. Os interessados po-dero requerer s suas expensas, no prazo citado, o desentranhamento de documentos ou cpias de peas do processo, mediante petio, desde que tenha respectiva qualificao e demonstrao de legitimidade do pedido, dirigida Direo da UNIDADE (Completar com o nome da Unidade).

    Funo: indicar a referncia da TTDSubfuno: indicar a referncia da TTDAtividade: indicar a referncia da TTDSrie documental: indicar a referncia da TTDDatas-limite: xxxx-xxxxQuantidade (n de caixas ou metros lineares):Observaes complementares: xxxx Processos

  • Manual de Protocolo eNormas Processuais da Unesp

    46 Comisso de Avaliao de Documentos e Acesso - CADA

    Exemplo:Funo: Gesto de Bens Materiais e PatrimoniaisSubfuno: Controle de Compras, Servios e ObrasAtividade: Aquisio de Bens Materiais e PatrimoniaisSrie documental: 04.01.04.02 Processo de Aquisio de Material de ConsumoDatas limite: 1976 - 1994Quantidade (n de caixas ou metros lineares): 6,41 mObservaes complementares: 987 Processos

    g. Decorrido o prazo indicado no Edital e no havendo nenhum impedimento, a unidade deve elaborar o Termo de Eliminao de Documentos como abaixo:UNIVERSIDADE ESTADUAL PAULISTA JLIO DE MESQUITA FILHO / UnespUNIDADE (Completar com o nome da Unidade)TERMO DE ELIMINAO DE DOCUMENTOS n 00 / 20__. (Cada termo dever ter uma numerao)

    Processo n 00000 / Avaliao e Destinao de Documentos

    Aos _ _ dias do ms de _ _ do ano de _ _ _ _ , a UNIDADE (Completar com o nome da Unidade) da UNIVERSIDADE ESTADUAL PAULISTA JLIO DE MESQUITA FILHO / Unesp, em conformidade com os prazos definidos na Tabela de Temporalidade de Documentos (indicar o ato normativo) e, de acordo com o Edital de Eliminao de Documentos n XX/XXXX, procedeu eliminao dos documentos abaixo relacionados:

    Funo: indicar a referncia da TTD Subfuno: indicar a referncia da TTDAtividade: indicar a referncia da TTDSrie documental: indicar a referncia da TTDDatas-limite: xxxx-xxxxQuantidade (n de caixas ou metros lineares)Observaes complementares: xxxx Processos

  • Manual de Protocolo e Normas Processuais da Unesp

    Comisso de Avaliao de Documentos e Acesso - CADA 47

    Exemplo:Funo: Gesto de Bens Materiais e PatrimoniaisSubfuno: Controle de Compras, Servios e ObrasAtividade: Aquisio de Bens Materiais e PatrimoniaisSrie documental: 04.01.04.02 Processo de Aquisio de Material de

    ConsumoDatas-limite: 1976 - 1994Quantidade (n de caixas ou metros lineares): 6,41 mObservaes complementares: 987 Processos

    O Termo de Eliminao de Documentos dever ser datado e assinado por servidor responsvel pela eliminao fsica ou pela fiscalizao da atividade.

    Uma cpia do Termo de Eliminao de Documentos dever ser encaminhada para a CADA para cincia de que a eliminao foi efetivada.

    h. Efetuar a eliminao

    A eliminao dever ser efetuada atravs de fragmentao manual ou mecnica, pulverizao, desmagnetizao ou reformatao, com garantia de que a descaracterizao dos documentos no possa ser revertida.

    As aparas resultantes da fragmentao da documentao em suporte papel devem ser doadas, conforme art. 30, do Decreto Estadual n 48.897, de 27 de agosto de 2004.

    A eliminao de documentos arquivsticos digitais deve ser orienta-da por um funcionrio da seo de informtica da unidade.

    A escolha do procedimento a ser adotado para a descaracterizao dos documentos dever observar as normas legais em vigor, em rela-o preservao do meio ambiente e da sustentabilidade.

  • Manual de Protocolo eNormas Processuais da Unesp

    48 Comisso de Avaliao de Documentos e Acesso - CADA

  • Comisso de Avaliao de Documentos e Acesso - CADA 49

    Parte IVGlossrio

    Arquivo: Conjunto de documentos produzidos, recebidos, portanto, acumulados em processo natural/rotineiro, por ins-tituio pblica ou privada, no exerccio de funes e ativida-des de pessoas fsicas ou jurdicas, conservados para servir de referncia, informao, testemunho ou prova, qualquer que seja o suporte da informao ou a natureza dos documentos.

    Assunto: Descrio sumria do assunto a ser objeto de de-cises e providncias, atravs da tramitao do processo ou expediente. Na criao de texto sugerido:

    a. usar palavras ou expresses particularmente associadas ao processo/expediente;

    b. abreviar uma palavra ou usar uma sigla que esteja associa-da ao processo/expediente;

    c. digitar o assunto, suprimindo as preposies de, para e outras, sempre que o texto permitir.

    Anexos de Processos/Expedientes: Constituem-se em docu-mentos que no so inseridos em Processos ou Expedientes, ou pelo seu volume quantitativo, ou formato diferenciado, ou, ainda, por constiturem comprovantes de documentos j inseridos nos processos ou expedientes. Ex. comprovantes de curriculum, projetos executivos (obras), etc.

    Atividade: Considera-se como atividade a ao, o encargo ou o servio decorrente do exerccio de uma funo, podendo ser identificada como atividade-meio e atividade-fim.

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    50 Comisso de Avaliao de Documentos e Acesso - CADA

    Atividade-fim: Quando se refere ao, encargo ou servio que um rgo leva a efeito para o efetivo desempenho de suas atribuies especficas e que resulta na produo e acumulao de documentos de carter substantivo e essencial para o seu funcionamento.

    Atividade-meio: Quando se refere ao, encargo ou servio que um rgo leva a efeito para auxiliar e viabilizar o desem-penho de suas atribuies especficas e que resulta na produ-o e acumulao de documentos de carter instrumental e acessrio.

    Autuao de Expediente: Ato de autuar, reunir e numerar em srie contnua numa s pasta, para trmite generalizado, a coleo inicial de documentos e registros de atos e fatos de natureza administrativa/jurdica relacionados a um processo j existente. O expediente necessariamente dever estar associa-do a um processo, cujo nmero deve ser citado na referncia do expediente. A numerao contnua dos expedientes segue a mesma lgica da numerao de processos.

    Autuao de Processo: Ato de autuar, reunir e numerar em srie contnua numa s pasta, para trmite generalizado, a coleo inicial de documentos e registros de atos e fatos de natureza administrativa/jurdica relacionados a um mesmo as-sunto. O nmero contnuo que o processo possui reiniciado a cada ano. Dessa maneira, o primeiro processo autuado no ano de 2013, por exemplo, seria o processo 001/2013.

    Avaliao de Documentos: Processo de anlise que permite a identificao dos valores dos documentos, para fins de defini-o de seus prazos de guarda e de sua destinao.

    Comisso de Avaliao de Documentos e Acesso CADA: Reorganizadas pelo Decreto Estadual n 58.052/2012, as

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    Comisso de Avaliao de Documentos e Acesso - CADA 51

    Comisses de Avaliao de Documentos e Acesso CADA so grupos permanentes e multidisciplinares institudos nos rgos e entidades integrantes do Sistema de Arquivos do Estado de So Paulo SAESP para atuarem como interlocu-tores do Arquivo Pblico do Estado na implementao da po-ltica estadual de gesto de documentos e acesso informao.

    O Decreto n 58.052/2012 previu a necessidade de estudos e pesquisas para a identificao e anlise de documentos, da-dos e informaes que devam sofrer algum tipo de restrio de acesso, a partir de critrios tcnicos e objetivos. Essa res-ponsabilidade ficou a cargo das Comisses de Avaliao de Documentos e Acesso CADA.

    Conservao: Conjunto de aes destinadas ao controle am-biental e s atividades de higienizao, acondicionamento e armazenamento, visando desacelerar o processo de deteriora-o dos documentos.

    Correspondncia: Toda espcie de comunicao escrita que circula nos rgos ou entidades, exceo dos processos. Exemplos: requerimentos, ofcios, comunicados, memoran-dos, cartas e outras formas de comunicao.

    Desentranhamento: Retirada, ainda que transitria, de um determinado documento ou de qualquer folha juntada a um processo ou expediente.

    Despacho: Registro por escrito de uma deciso, providn-cia ou encaminhamento relacionado ao assunto do processo, expediente ou documento avulso. Despachos de Diretor ou Reitor so feitos em folha parte. Outros tipos de despacho so escritos no verso da folha.

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    52 Comisso de Avaliao de Documentos e Acesso - CADA

    Destinao do Documento: Deciso decorrente da avaliao documental, que determina o seu encaminhamento para eli-minao ou guarda permanente.

    Destinao Final: Conjunto de aes, baseadas na tabela de temporalidade de documentos, que permite a identificao, seleo, eliminao e/ou reproduo e guarda permanente dos documentos.

    Distribuio: Ato de distribuir os processos/expedientes, de-pois de registrados no SIGAD, s Unidades que decidiro so-bre a matria neles tratada.

    Documento: Unidade de registro de informaes.

    Documento Avulso: Documento ou conjunto de documen-tos que no so autuados como processos nem como expe-dientes, tratando-se de ofcios, circulares, memorandos, con-vites, cartas, mensagens, exposio de motivos, formulrios, relatrios, comunicados e outros que devem ter trmite inter-no na Unidade.

    Documento de Arquivo: So documentos de arquivo todos os registros de informao, em qualquer suporte, inclusive o magntico ou ptico, produzidos, recebidos ou acumulados por uma instituio para cumprirem uma determinada fina-lidade, durante o curso de sua atuao e no cumprimento de seus objetivos e atividades.

    Eliminao: Ato de destruir ou descartar os documentos de um arquivo.

    Encerramento: Ato de autoridade responsvel que determina a finalizao da ao que desencadeou a produo do docu-mento, no sendo permitida juntadas e despachos comple-mentares. O registro, feito pelos responsveis do encerramento

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    Comisso de Avaliao de Documentos e Acesso - CADA 53

    no Sistema, aciona a contagem da temporalidade, permitindo a destinao final, isto , eliminao ou guarda permanente.

    Expediente: Documento ou conjunto de documentos proto-colados, cuja juntada a processo j existente no seja oportuna em determinado momento e cujo estudo e deciso indepen-dam de consulta ao processo em referncia. Deve tramitar com capas especficas onde, obrigatoriamente, deve constar o nmero do processo ao qual o mesmo, oportunamente, ser incorporado. Expedientes tratam de um assunto especfico ligado ao assunto principal do processo e so naturalmente temporrios.

    Extravio: Desaparecimento temporrio ou definitivo no explicado.

    Folha de Informao: Impresso padronizado onde so re-gistrados os despachos, pareceres e demais informaes nos processos.

    Gesto de Documentos: Considera-se gesto de documentos o conjunto de procedimentos e operaes tcnicas referentes sua produo, classificao, avaliao, tramitao, uso, ar-quivamento e reproduo, que assegura a racionalizao e a eficincia dos arquivos.

    Incorporar: Ao exclusiva da rea de Protocolo que rene um processo a outro, em carter definitivo, mediante determi-nao de uma autoridade competente.

    Interessado: Pessoa fsica, jurdica, unidade ou rgo da Unesp, rgos governamentais ou outra entidade que se ca-racterizem como diretamente interessados na conduo do assunto/objeto, conforme categorias abaixo:

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    54 Comisso de Avaliao de Documentos e Acesso - CADA

    a. categoria A (aluno), quando o interessado for uma pes-soa e o assunto do processo/expediente referir-se sua vida acadmica na Unesp;

    b. categoria F (funcional), quando o interessado for pes-soa fsica e o assunto do processo/expediente referir-se aos registros tpicos de controle de pessoal normatizados pela CRH;

    c. categoria O (rgo), quando o interessado for uma uni-dade ou rgo da Unesp;

    d. categoria Z (externos/outros), quando o interessado for uma empresa, rgos governamentais, pessoa sem vnculo empregatcio com a Unesp ou qualquer outro caso que no se identifique com as categorias anteriores.

    Se o Interessado for mais de uma pessoa ou rgo, dever ser enunciado um deles, seguido da expresso interessado e outros.

    No se utilizam abreviaturas para o registro do nome do Interessado.

    Todos os Sistemas de Protocolo em uso na Reitoria, nas Unidades e nos Cmpus Experimentais devero ter campo especfico e determinado para o registro da categoria do pro-cesso ou expediente.

    Juntada de Documento: Ato de anexar formalmente um do-cumento ou folha contendo informaes, despachos, etc. a um processo, expediente ou a um documento avulso, poden-do apenas ser providenciado pelo detentor dos documentos, efetuando o registro da juntada no SIGAD.

    Localizar: Ao de acessar no Sistema os documentos registra-dos que estejam em trmite ou em arquivo.

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    Comisso de Avaliao de Documentos e Acesso - CADA 55

    Plano de Classificao: Instrumento utilizado para classificar todo e qualquer documento de arquivo, entendendo-se por classificao de documentos a sequncia das operaes tcni-cas que visam agrupar os documentos de arquivo relacionan-do-os ao rgo produtor, funo e atividade responsvel por sua produo ou acumulao.

    Preservao: Conjunto de procedimentos, medidas e pol-ticas institucionais destinadas a assegurar a integridade dos documentos.

    Procedncia: Unidade ou rgo da Unesp responsvel pela autuao do processo ou expediente, tendo como base o tipo de assunto.

    Processo: Todos os processos so autuados e protocolados, contendo documento ou conjunto de documentos protoco-lados, nem sempre autuados, envolvendo o registro de atos e fatos de natureza administrativa/jurdica, cuja sequncia de decises e/ou providncias necessitam ser rigorosamente do-cumentadas e ter fcil acesso para comprovao futura. Inclui tipos diversos de documentos e, recebendo informaes, pa-receres e despachos, tramita at que se cumpra o ato adminis-trativo que gerou sua criao. O processo considerado uma unidade documental em que se renem, oficialmente, docu-mentos de natureza diversa no decurso de uma ao adminis-trativa ou judiciria, formando um conjunto materialmente indivisvel.

    Protocolar: Registrar a entrada de documentos no SIGAD, atribuindo-se um nmero de identificao e devendo constar: unidade administrativa, interessado, documento, identifica-dor, assinante, classificao, data de elaborao, confiabilida-de, assunto e palavras-chave.

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    56 Comisso de Avaliao de Documentos e Acesso - CADA

    Os documentos sero protocolados na unidade produtora.

    Reativao: Ato de autoridade responsvel que determina a continuidade da ao j dada como encerrada. Permite as jun-tadas e despachos.

    Reautuao de Processo: Ato de autuar um processo j exis-tente, recebido de outra Unidade Administrativa, recebendo novo nmero, bem como nova numerao de pginas, passan-do a tramitar com o novo nmero recebido.

    Registro de Documentos: Atividade das Sees Tcnicas de Comunicaes (STCom), Setor de Protocolo e Seo Administrativa de Comunicaes que consiste no cadastro dos documentos junto ao SIGAD para controle da entrada de documentos e de sua tramitao.

    Relao de Remessa: Instrumento de controle de tramitao de documentos.

    Relgio Datador: Usado para registrar a data e o horrio em que o documento foi recebido.

    Segunda via: Rplica parcial ou total de um expediente ou processo extraviado (ou de alguns de seus volumes), a qual montada a partir de uma folha de informao e de cpias dos documentos disponveis, que compunham o processo/expe-diente ou volume extraviado.

    Srie Documental: Conjunto de documentos do mesmo tipo documental, produzidos por um mesmo rgo, em decorrn-cia do exerccio da mesma funo, subfuno e atividade, e que resultam de idntica forma de produo e tramitao e obedecem a mesma temporalidade e destinao.

    Sistema de Gesto de Documentos Arquivsticos: Conjunto de procedimentos e operaes tcnicas cuja interao, permite

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    Comisso de Avaliao de Documentos e Acesso - CADA 57

    a eficincia e a eficcia na produo, tramitao, uso, avaliao e destinao (eliminao ou guarda permanente) de documen-tos arquivsticos, correntes e intermedirios, com o controle de todos os registros no SIGAD.

    Tabela de Temporalidade de Documentos: Instrumento resultante da avaliao documental, aprovado por autorida-de competente, que define prazos de guarda e a destinao dos documentos, determinando o tempo de permanncia dos documentos nos arquivos correntes e intermedirios, ou seu recolhimento aos arquivos permanentes.

    Termo de Autuao de Volume de Processo: Informao uti-lizada para informar a autuao de um volume de processo.

    Termo de Desentranhamento: Utilizado para informar so-bre a retirada de um ou mais documentos de um processo/expediente.

    Termo de Eliminao: Instrumento que rene informaes sucintas sobre os documentos que, aps terem cumprido o prazo de guarda estabelecido na tabela de temporalidade, fo-ram eliminados.

    Termo de Encerramento de Processo: Informao utilizada para registrar o encerramento do processo.

    Termo de Encerramento de Volume de Processo: Informao utilizada para registrar o encerramento de um volume de processo.

    Termo de Incorporao: Utilizado para informar sobre a in-corporao de um processo a outro ou de um expediente a um processo.

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    58 Comisso de Avaliao de Documentos e Acesso - CADA

    Trmite: Sequncia de diligncia e aes prescritas para o an-damento de documentos de natureza administrativa, at seu julgamento ou soluo, feita por meio do SIGAD.

    Volume: Abertura de nova pasta para processo/expediente quando a anterior atingir em mdia 250 folhas.

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    Parte VModelos de Termos

    terMo de abertura de VoluMe

    Nesta data providenciamos a abertura do Volume XX destes autos, com incio neste termo, que constitui documen-to de folha n XXX.

    CIDADE, XX de MS de XXXX.

    _____________________________________

    Supervisor da Seo Tcnica de Comunicaes

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    60 Comisso de Avaliao de Documentos e Acesso - CADA

    terMo de enCerraMento de VoluMe

    Nesta data, providenciamos o encerramento do Volume XX dos presentes autos, sendo que o Volume XX se inicia com a folha n XXX.

    CIDADE, XX de MS de XXXX.

    ______________________________Supervisor da Seo Tcnica de Comunicaes

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    Comisso de Avaliao de Documentos e Acesso - CADA 61

    terMo de desentranhaMento

    interessado: NOME DO INTERESSADOassunto: ASSUNTO DO PROCESSOProCesso: XX/XXXX/XX (Nmero do processo/Ano/Volume) (Identificao da unidade)

    terMo de desentranhaMento xxxx (ano) (identiFiCao da unidade)

    Nesta data, foram desentranhados do presente, os do-cumentos de folha XXX at folha XXX (no caso de um inter-valo sequencial) e folhas XXX, XXX, XXX e XXX (no caso de folhas que no formam uma sequncia), que foram (citar o destino das folhas. Pode ser algo como: juntados no Processo n XX/XXXX/XX - identificao da Unidade), que trata de/da/do Assunto do Processo de/da/do Interessado do Processo, ou entregues ao Senhor...). Esse Desentranhamento se deu pelo motivo de (citar o motivo).

    CIDADE, XX de MS de XXXX.

    ______________________________

    Supervisor da Seo Tcnica de Comunicaes

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    62 Comisso de Avaliao de Documentos e Acesso - CADA

    terMo de Juntada

    Segue juntada das folhas de n_____ a_____ (nume-rao em sequncia a do processo)

    CIDADE, XX de MS de XXXX.

    rgo Responsvel

    Assinatura e carimbo

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    Comisso de Avaliao de Documentos e Acesso - CADA 63

    terMo de inCorPorao

    interessado: NOME DO INTERESSADOassunto: ASSUNTO DO PROCESSOProCesso: XX/XXXX/XX (Nmero do processo/Ano/Volume) (Identificao da unidade)

    terMo de inCorPorao xxxx (ano)

    Nesta data o Processo/Expediente n XX/XXXX/XX (nmero do processo/ano/volume) (folha XXX a folha XXX) (Identificao da Unidade), foi INCORPORADO ao Processo XX/XXXX/XX (Identificao da Unidade), por (especificar o mo-tivo da incorporao: geralmente por tratarem, ambos, do mesmo assunto).

    CIDADE, XX de MS de XXXX.

    _____________________________Supervisor da Seo Tcnica de Comunicaes

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    64 Comisso de Avaliao de Documentos e Acesso - CADA

    terMo de reautuaointeressado: NOME DO INTERESSADOassunto: ASSUNTO DO PROCESSOProCesso: XX/XXXX/XX (Nmero do processo/Ano/Volume) (Identificao da unidade)

    terMo de reautuao (ano)

    Nesta data, o Processo n xx/xxxx/xx - sigla da unidade de origem, foi Reautuado em virtude de ______________________________. As folhas foram devi-damente renumeradas e rubricadas.

    CIDADE, XX de MS de XXXX.

    ______________________________

    Supervisor da Seo Tcnica de Comunicaes

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    Comisso de Avaliao de Documentos e Acesso - CADA 65

    terMo de renuMerao de Folhasinteressado: NOME DO INTERESSADOassunto: ASSUNTO DO PROCESSOProCesso: XX/XXXX/XX (Nmero do processo/Ano/Volume) (Identificao da unidade)

    terMo de renuMerao de Folhas xxxx (ano) (identiFiCao da unidade)

    Neste termo, foram renumeradas as folhas _____a _____ deste processo, que passam a ter os nmeros _____ a _____, em decorrncia de (especificar o motivo).

    CIDADE, XX de MS de XXXX.

    rgo Responsvel

    Assinatura e carimbo

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    66 Comisso de Avaliao de Documentos e Acesso - CADA

    terMo de restaurao

    interessado: NOME DO INTERESSADOassunto: ASSUNTO DO PROCESSOProCesso: XX/XXXX/XX (Nmero do processo/Ano/Volume) (Identificao da unidade)

    terMo de restaurao xxxx (ano) (identiFiCao da unidade)

    Neste termo, inicia-se o Volume XX (n do volume)do presente processo, sendo que o Volume (volume anterior) encerrou-se em folha xxx; tendo em vista que o presente volu-me foi restaurado nesta data, a partir de folha xxx, conforme Of. xx/xxxx-(seo/unidade), de xx, de xxx, xxxx.

    CIDADE, XX de MS de XXXX.

    ______________________________

    Supervisor da Seo Tcnica de Comunicaes

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    Comisso de Avaliao de Documentos e Acesso - CADA 67

    terMo de enCerraMento de ProCesso

    O presente processo foi declarado ENCERRADO nesta data.

    Ao Arquivo, para guarda final e controle do tempo de arquivamento.

    CIDADE, XX de MS de XXXX

    rgo Responsvel

    Assinatura e carimbo

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    68 Comisso de Avaliao de Documentos e Acesso - CADA

    terMo de reatiVao de ProCesso

    O presente processo foi considerado REATIVADO nesta data, tendo em vista _____ (expor a razo).

    CIDADE, XX de MS de XXXX

    ______________________________

    Supervisor da Seo Tcnica de Comunicaes

  • sobre o liVro

    Formato 14X21cm

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    Capa Patricia Tiemi Lopes Fujita

    Diagramao Edevaldo D. Santos

    2015

    Impresso e acabamentoCampus de Araraquara

    Faculdade de Cincias e LetrasRod. Araraquara-Ja, Km. 01 - CEP 14800-901- Araraquara - S.P. - Brasiltel 16 3334-6227 - fax 16 3332-0698 - http://www.fclar.unesp.br/

    Sra.Marina Kahvedjian AmadioSupervisora da Seo Tcnica de Compras e Contratos / COMPRAS UNESP/Reitoria

    Seguem custos e relaes de servios solicitados:Valor Descries dos ServiosItem

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    Supervisor Seo GrficaContato:Tel.: (16) 3334-6227 - emal: [email protected]

    Araraquara, 20 de agosto de 2015.

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