Manual de Orientação

Programa 10 S

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Sumário

Apresentação................................................................................................................................3 Objetivo.........................................................................................................................................3 Datas.............................................................................................................................................4 A lógica do trabalho ......................................................................................................................4 Senso de Utilização - Seiri............................................................................................................5

Como proceder .....................................................................................................................5 Vale a reflexão! .....................................................................................................................6 Benefícios .............................................................................................................................6

Senso de Organização - Seiton....................................................................................................7 Como proceder .....................................................................................................................7 Vale a reflexão! .....................................................................................................................8 Benefícios .............................................................................................................................8

Senso de Limpeza - Seiso............................................................................................................9 Como proceder .....................................................................................................................9 Vale a reflexão! .....................................................................................................................9 Benefícios ...........................................................................................................................10

Senso de Padronização - Seiketsu ............................................................................................11 Como proceder ...................................................................................................................11 Vale a reflexão! ...................................................................................................................12 Benefícios ...........................................................................................................................12

Senso de Disciplina - Shitsuke ...................................................................................................13 Como proceder ...................................................................................................................13 Vale a reflexão! ...................................................................................................................14 Benefícios ...........................................................................................................................14

Senso de Determinação e União - Shikari Yaro.........................................................................15 Como proceder ...................................................................................................................15 Vale a reflexão! ...................................................................................................................15 Benefícios ...........................................................................................................................16

Senso de Treinamento - Shido...................................................................................................17 Como proceder ...................................................................................................................17 Vale a reflexão! ...................................................................................................................17 Benefícios ...........................................................................................................................18

Senso de Economia e Combate aos Desperdícios - Setsuyaku................................................19 Como proceder ...................................................................................................................19 Vale a reflexão! ...................................................................................................................19 Benefícios ...........................................................................................................................20

Senso dos Princípios Morais e Éticos - Shisei Rinri...................................................................21 Como proceder ...................................................................................................................21 Vale a reflexão! ...................................................................................................................21 Benefícios ...........................................................................................................................22

Senso de Responsabilidade Social - Sekinin Shakai.................................................................23 Como proceder ...................................................................................................................23 Vale a reflexão! ...................................................................................................................23 Benefícios ...........................................................................................................................24

Resumo dos Fundamentos ........................................................................................................25 Foco nos seus objetivos e expectativas .....................................................................................26

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Apresentação

O Programa 10 S faz parte de uma proposta da nova gestão administrativa

municipal. Este conceito resulta de uma evolução de seu par 5 S, que foi concebido

no Japão, na década de 50, com o intuito de servir de aparato para a reconstrução

industrial japonesa, então assolada pela Segunda Guerra Mundial. O programa 5 S

foi uma das primeiras ferramentas utilizadas para a melhoria de gestão em

indústrias, sendo rapidamente adotado pela iniciativa pública. Este é um conjunto

de técnicas que resulta em um bem organizado e completo local de trabalho, com

controle visual e organizado. Ou seja, um ambiente que contenha um lugar para

cada coisa e cada coisa em seu devido lugar, quando dela se necessitar.

Objetivo

O objetivo do programa 10 S é tornar o nosso local de trabalho mais limpo,

organizado e seguro, em que o servidor sinta-se confortável consigo e com os

demais, respeitando-se a lógica de trabalho de cada um. Tudo isso, além de prover

um atendimento diferenciado ao contribuinte. Contudo, para que tal ocorra é

necessária uma mudança comportamental, envolvendo nossos hábitos e atitudes.

A execução do programa é simples, mas exige o envolvimento de todos, em um

aperfeiçoamento contínuo das rotinas de trabalho e da manutenção dos novos

hábitos.

Para que consigamos atingir estes objetivos, precisamos que você observe como

vem executando suas atribuições. Existe desperdício de material em seu setor?

Desorganização? Sujeira? Ou mesmo outros fatores que possam acarretar ou

acarretam conflitos ou risco a sua saúde?

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Datas

As datas para a realização das atividades serão informadas pela Secretaria de

Comunicação Social, que anunciará o dia “D” para o inicio do processo de

realização das etapas do Programa 10 S em sua secretaria.

A lógica do trabalho

Para o significado ser bem entendido e não se perder o conceito dos “S” criado no

Japão, emprega-se a palavra Senso no início de cada tradução para o português.

Nossas atividades dentro dos sensos S serão estabelecidas, avaliando cada uma

de nossas rotinas pela ótica do senso em questão.

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Senso de Utilização - Seiri

No que se refere ao primeiro senso, é importante saber o que é essencial estar

presente no ambiente de trabalho e o engajamento de toda a equipe, independente

da posição hierárquica.

Como proceder

• Promover uma faxina geral inicial,

aproveitando para listar os equipamentos

e materiais que precisarão ser removidos

ou consertados;

• Solicitar junto ao secretário a

necessidade de materiais de segurança como: luvas, máscaras e óculos de

proteção (quando aplicáveis);

• Eliminar tudo que não agrega valor, identificar materiais, equipamentos,

ferramentas, utensílios, informações e dados desnecessários, descartando

ou dando a devida destinação àquilo que não seja essencial à execução

das atividades;

• Quanto aos objetos desnecessários no trabalho, verificar: sem uso potencial

(dispor definitivamente), potencialmente úteis ou valiosos (transferir para

onde forem úteis);

• Analisar a documentação que deve ser guardada e eliminada;

• Documentar e divulgar os resultados obtidos com a mobilização.

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Guardar faz parte do instinto natural de

todos nós. Também temos o hábito de

atribuir valor sentimental aos objetos. Daí

a nossa dificuldade em dispensar alguns

materiais, mas é preciso termos bom

senso e identificar a causa e o porquê do

acúmulo de objetos, papéis e outros

itens.

Vale a reflexão!

1. Olhe ao seu redor, você realmente precisa de todas as coisas que estão em

sua mesa? Existem coisas que poderiam ser descartadas (ex: calendários,

etc.)?

2. Você está guardando objetos ou papéis desnecessários?

3. Alguns desses objetos podem voltar para sua gaveta/armário ou todos

precisam continuar aí onde estão?

4. Olhe em sua mesa, esse objeto

que você não usa mais? Há

alguém precisando dele!

5. Em seu computador, todos seus

arquivos nas pastas são

extremamente necessários?

Percebeu que a sua área de trabalho está precisando da aplicação desse senso?

Benefícios

• Definir melhor os espaços;

• Melhor visualização do local de trabalho;

• Eliminar móveis, materiais em excesso;

• Diminuir o risco de acidentes;

• Redução do tempo de procura;

• Eliminar itens que não serão mais utilizados e os que estão sucateados.

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Senso de Organização - Seiton

Uma vez realizado o senso de utilização, partimos para o segundo senso que é de

organizar as coisas. Este nada mais é que estabelecer os locais apropriados e

critérios para estocar, guardar ou dispor materiais, equipamentos, ferramentas,

utensílios, informações e dados, com o objetivo de facilitar o uso dos mesmos.

É importante, por sua vez, identificar armários,

setores, compartimentos, equipamento e outros.

Essa identificação deve ser trabalhada neste

senso, devendo atentar-se para evitar a poluição

visual do ambiente.

O Seiton favorece a eficiência, pois coloca tudo

o que você precisa ao alcance de suas mãos.

Como proceder

• Dispor os itens de acordo com a freqüência de uso, (a mão, na gaveta,

armário ou almoxarifado);

• Melhorar o layout de forma a facilitar o fluxo das atividades e pessoas;

• Identificar todos os recursos de forma bem visível;

• Usar rótulos e cores vivas para identificar os itens;

• Cuidar para que a comunicação seja fácil e rápida;

• Guardar objetos semelhantes no mesmo lugar.

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O primeiro senso caminha em paralelo ao

segundo e a um certo ponto do

desenvolvimento do trabalho estes se

sobrepõem. Dado que o descarte gera o

aumento da área física disponível

propícia a uma melhor alocação dos

objetos.

Vale a reflexão!

1. Como podemos identificar nossos objetos? Existe algum padrão de

etiquetas e placas como forma de identificação favorecendo a agilidade

(economia de tempo) na busca de materiais por pessoas internas e externas

aos setores?

R: A prefeitura estará disponibilizando através da Secretaria de Comunicação

Social o padrão de etiquetas e placas, para a conformidade dos padrões.

2. Os objetos e/ou dados estão

armazenados em locais

apropriados?

3. Quantas vezes ao dia eu uso as

coisas que estão sobre minha

mesa?

Benefícios

• Rapidez e facilidade para encontrar documentos, materiais, ferramentas

e outros objetos;

• Economia de tempo;

• Controle de uso de equipamentos e documentos necessários;

• Estímulo à atividade;

• Diminuição de acidentes.

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"Limpeza não pressagia civilização.

Decorre dela." Alexandre Dumas

"Cada um que varra a sua porta e, se o

mundo não ficar limpo, ficará menos

sujo." Otto Lara Resende

Senso de Limpeza - Seiso

Este senso representa zelar pela sua área de trabalho, tirar o pó e manter o

ambiente sempre limpo. Cada um é responsável por manter sua área de trabalho

organizada e limpa e conscientizar o grupo a não sujar. Este objetivo só será

alcançado com o envolvimento de todos. A meta aqui é manter o ambiente físico

agradável.

Como proceder

• Fazer uma faxina geral, limpando pisos,

paredes, armários, mesas, arquivos, máquinas

e equipamentos;

• Acionar regularmente, ou sempre que

necessário, o pessoal encarregado da limpeza

e de manutenção;

• Estabelecer horários para que todos façam

sua limpeza;

• Estabelecer procedimentos para não sujar;

• Treinar o servidor para não sujar.

Vale a reflexão!

1. Estamos limpando nossas mesas ao

final do expediente?

2. Nossas coisas estão colocadas nos

devidos lugares?

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Benefícios

• Equilíbrio mental e físico;

• Melhoria do ambiente de trabalho;

• Melhoria das áreas comuns;

• Maior facilidade para encontrar equipamentos;

• Melhoria nas condições de segurança.

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Nossa condição humana, nos leva a uma tendência

a personalizar as coisas que usamos. Quando nós

mudamos estas para um enquadramento baseado

em uma necessidade, solicitação ou determinação,

a principio sofremos uma resistência interna a esta

mudança. Superada esta fase, adquirimos o hábito

resultante desta adequação e o tomamos como

nosso no dia-a-dia.

Senso de Padronização - Seiketsu

Uma vez trabalhada a parte estrutural das instalações da prefeitura, vamos às

pessoas. O Senso de Padronização busca a normatização do ambiente

trabalhando muito mais o lado psicológico dos servidores para manter o ambiente

de trabalho funcional, o que, por sua vez, resultará em melhoria na qualidade de

vida de todos.

Este senso busca garantir um ambiente de trabalho não agressivo, livre de agentes

poluentes e que obstruam seu

trabalho, com boas condições

sanitárias nas áreas comuns e

cuidando para que as informações

e comunicados sejam claros, de

fácil leitura e compreensão. Por

isso, a procura pela padronização.

Como proceder

• Definir padrões de processos quanto ao

fluxo de trabalho diário;

• Levar ao conhecimento de todos, as

rotinas coletivas da divisão;

• Eliminar as condições inseguras de

trabalho, evitando acidentes ou

manuseios de produtos perigosos;

• Harmonizar o local de trabalho numa convivência harmônica;

• Respeitar o cumprimento de horários,

• Entregar documentos ou materiais requisitados no tempo hábil;

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• Colocar avisos e/ou instruções para evitar erros nas operações de trabalho,

bem como designações, avisos e identificação dos equipamentos (recursos

visuais);

• Não fumar em locais impróprios.

Vale a reflexão!

1. Como estamos levando a realização dos outros S’s?

2. Estamos padronizando nossos documentos?

3. O quadro de avisos de área está em destaque e ao acesso de todos?

4. Estamos seguindo um padrão sem ser extremamente burocrático?

Benefícios

• Melhor imagem da prefeitura interna e externamente;

• Melhoria no desempenho do pessoal;

• Melhoria do ambiente de trabalho;

• Mais equilíbrio e entendimento entre as divisões da secretaria;

• Elevação do nível de satisfação e motivação do pessoal para com o

trabalho;

• Prevenção de danos à saúde dos que convivem no ambiente;

• Melhoria das áreas comuns nas condições de segurança.

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É fácil pensar que disciplina significa seguir

regras apenas e que uso do seu intelecto é

dispensável. Em fato, disciplina é pensar sobre

todas suas ações a medida que as executa. O

pensamento disciplinado inclui acompanhar um

problema e elaborar uma analise de causas,

identificar as raízes do problema e elencar

potenciais soluções.

Senso de Disciplina - Shitsuke

O Senso de Auto-Disciplina, torna-se necessário não só como senso de

manutenção dos outros sensos, mas também como hábito de observar e seguir

normas, regras, procedimentos e atender às especificações. Vale destacar que o

cumprimento deste Senso não é uma imposição, mas sim, um reconhecimento

individual da necessidade de seu engajamento no processo.

A idéia aqui discutida é promover a substituição gradual de hábitos inadequados,

por outros que se enquadrem na nova gestão e para que ocorra a manutenção de

uma filosofia de trabalho, que busque a melhoria contínua.

Como proceder

• Entendimento por todos servidores

do plano de metas de sua

secretaria e o seu papel para que

estas sejam alcançadas;

• Fomentar a criatividade do servidor

para a solução de problemas

típicos e atípicos;

• Melhorar as comunicações em

geral;

• Atribuir responsabilidades e delegar autoridade;

• Criar um clima de confiança e incentivar a solidariedade entre os servidores.

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Vale a reflexão!

1. Como está a comunicação com nossos pares?

2. Estamos levando a cultura dos 10 S para o nosso dia-a-

dia?

3. Alguma de nossas rotinas de trabalho esta (ão)

interferindo na execução da rotina de nossos colegas?

Estas poderiam ser melhoradas?

4. Você tem dedicado tempo suficiente para a manutenção dos S?

5. Segundo Richard S. Taylor a pessoa disciplinada é aquela que tem:

“Perseverança, Diligência e Temperança, ou seja, a habilidade de continuar

fazendo algo, mesmo com oposição a esta realização persistência e cuidado

no trabalho e autocontrole e moderação na conduta”.

Benefícios

• Cultivo de bons hábitos;

• Valorização do servidor;

• Cumprimento natural dos procedimentos operacionais e administrativos;

• Melhoria na qualidade de vida.

• Maior segurança e desempenho do pessoal, bem como redução de

acidentes;

• Elevação do nível de satisfação e motivação do pessoal para com o

trabalho.

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"A determinação é o caminho do êxito."

Charlie Chaplin

“Solidários, seremos união. Separados uns

dos outros seremos pontos de vista. Juntos,

alcançaremos a realização de nossos

propósitos.” Bezerra de Menezes

Senso de Determinação e União - Shikari Yaro

Este senso envolve o prefeito e secretariado em um trabalho de integração com as

áreas de atuação da prefeitura, em uma coordenação participativa. O objetivo é

propor uma maior interação entre as áreas e quebrar barreiras da estrutura da

prefeitura. São elementos fundamentais neste senso a: liderança, a motivação, a

comunicação e a interação.

Como proceder

• Observar as sugestões dos colegas

de trabalho e expectativas destes com

o seu trabalho;

• Implantar caixa de sugestões e banco

de idéias;

• Ter uma atitude pró-ativa e criativa

para as atividades do setor ou mesmo da prefeitura como um todo;

• Promover ações de sensibilização.

Vale a reflexão!

1. Estou buscando uma melhor

interação com os outros membros

de minha equipe? Como poderia

melhorar isto?

2. Estou zelando para um

ambiente livre de intrigas e boatos?

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3. Nosso grupo tem agido de forma coesa? Se não como poderia contribuir

para uma melhoria?

Benefícios

• Melhoria nas relações interpessoais;

• Maior proximidade do prefeito e secretários com os servidores;

• Maior compromisso dos servidores visando os resultados desejados;

• Aumento da confiança dos servidores.

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Vale o velho ditado: “Dê um peixe

a alguém e este terá alimento por

um dia. Ensine-o a pescar e este

terá alimento por toda a vida”.

Senso de Treinamento - Shido

Aperfeiçoamento dos servidores públicos municipais, esta é uma das metas do

prefeito. Isso será possível por meio de capacitações (treinamento e formação)

buscando cada vez mais servidores melhor qualificados para a execução de suas

funções, contribuindo não só para seu engrandecendo profissional, mas também

humano.

Como proceder

• Identificação das necessidades de capacitações;

• Treinar os servidores em cursos específicos;

• Buscar informações junto a seu secretário sobre

a disponibilidade de cursos que atendam a sua

demanda.

Vale a reflexão!

1. Existe algum curso que você vê como

fundamental para a execução de suas

tarefas de forma otimizada?

2. Você tem buscado novas práticas que

poderiam se adequar a sua rotina?

3. Você sabia que existe uma divisão dentro da Secretaria de Gestão

Administrativa que trabalha executando o levantamento das necessidades

de treinamentos dos servidores?

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Benefícios

• Maior campo de atuação futuro;

• Maior facilidade para a adoção de novas tecnologias e métodos;

• Aumento da satisfação e motivação do servidor com o trabalho;

• Desenvolvimento de talentos não identificados;

• Mitigação de insatisfações funcionais e rotatividade de servidores de carreira

dentro da prefeitura;

• Aumento da produtividade com resultados financeiros reais.

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A reciclagem de papel proporciona a redução do consumo de energia de 71%, da poluição do ar em 74%, e da poluição da água em 35%. Para a produção de uma tonelada de papel alvejado são necessários 100 mil litros de água, enquanto que para reciclar esta mesma quantidade de papel são necessários 2 mil litros. Para cada tonelada de papel reciclado de 10 a 20 árvores deixam de ser cortadas.

Senso de Economia e Combate aos Desperdícios - Sets uyaku

Este senso contribuirá para a mitigação do desperdício, reduzindo custos e

aumentando a produtividade. Cabe aqui a consciência de todos em criar novas

alternativas de redução de perdas de materiais e serviços, dando-lhes noções da

realização de seu trabalho com qualidade, contribuindo com a prática da

reciclagem e de preservação ambiental.

Como proceder

• Estabelecer metas de redução de material de

escritório;

• Definir 1 ou 2 responsáveis por área (de acordo com o

tamanho e abrangência da área);

• Identificar os pontos de desperdício;

• Instruir os servidores a boas práticas;

• Monitorar ou avaliar os resultados.

Vale a reflexão!

1. Estamos economizando a devida

quantidade de recurso

estabelecida em nossa meta?

2. Os outros servidores estão

realizando a manutenção deste S?

Estou fazendo algo para alertá-

los?

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Benefícios

• Redução do impacto ambiental, diminuindo a quantidade de detritos e do

uso de recursos não renováveis.

• Economia de materiais.

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“A moral, propriamente dita, não é a

doutrina que nos ensina como sermos

felizes, mas como devemos tornar-nos

dignos da felicidade.” Immanuel Kant

“O mundo não poderá tomar um novo

caminho se não conseguir uma união

íntima da técnica e da moral.” Theodor

Plievier

Senso dos Princípios Morais e Éticos - Shisei Rinri

Agir de forma ética é ser capaz de direcionar esforços para os nobres princípios do

serviço público. Sabemos o que é certo e errado à esta altura de nossas vidas,

contudo vale o questionamento: Estamos tendo uma postura pró-ativa, não restrita

só às nossas tarefas?

Como proceder

• Internalizar a todos os servidores sobre o plano de

governo proposto pelo prefeito Junior Marão.

• Agindo de igual forma em relação ao plano de

metas proposto pelas secretarias para os 4 (quatro)

anos;

Vale a reflexão!

1. Estamos tendo uma atitude pró-

ativa, junto a outras divisões?

2. Estamos cientes das metas e do

plano de governo da

administração municipal?

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Benefícios

• Servidores mais comprometidos com os resultados da prefeitura,

procurando atender a integralidade do plano de governo proposto pela nova

gestão administrativa, junto a fornecedores e contribuintes.

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Ciro Torres vê a responsabilidade social como a

preocupação e a responsabilidade de instituições co m

seus empregados, com o meio ambiente, com a

comunidade a sua volta, com a sociedade em geral e

em relação aos seus consumidores. "Mas quando

olhamos para alguns casos, não encontramos

responsabilidade social, mas, sim, ação social priv ada,

filantropia, caridade doações, coisa que já fazem h á

muito tempo".

Senso de Responsabilidade Social - Sekinin Shakai

Este senso, por mais nebuloso que pareça, pode ser quantificado através do

envolvimento do servidor com a realização de atividades sociais do município,

sejam elas de conscientização ou de apoio voluntário, por meio das instituições de

apoio do município.

Como proceder

• Definir uma política de

responsabilidade social e

estabelecer objetivo e metas da

secretaria;

• Implantar, a partir das ações

passíveis de serem realizadas, um

plano de ação, estimulando a

participação das pessoas.

Vale a reflexão!

1. Estou engajado em algum

serviço voluntário em

Votuporanga?

2. O que eu poderia fazer para

melhorar a situação do meu

bairro?

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Benefícios

• Participação no crescimento sócio-econômico da população;

• Melhoria da imagem institucional da prefeitura;

• Maior produtividade dos servidores.

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Resumo dos Fundamentos

1. Buscar manter o estritamente necessário;

2. Estabelecer um local para cada objeto;

3. Manutenção da organização;

4. Manutenção da limpeza e em condições de uso;

5. Combate às causas de sujeiras e de não-conformidades;

6. Identificar situações de risco;

7. Trabalhar com segurança;

8. Buscar compreender todos os “S’s”;

9. Procurar formas de melhorar o trabalho;

10. Cumprir os compromissos firmados.

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Foco nos seus objetivos e expectativas

Firme aqui os seus compromissos pessoais com o programa 10 S: O que você espera de resultado com o programa 10 S? R: Eu almejo:

Qual é a sua contribuição pessoal para o programa 10 S? R: Eu vou: Qual é o seu plano de metas? R: Meu plano de metas: