MANUAL DE PLANO DE AÇÃO - V1.0 - unila.edu.br · O Manual do Plano de Ação 2018 da Universidade...

MANUAL DE PROCEDIMENTOS

PLANO DE AÇÃO 2018

Foz do Iguaçu – PR

2017

Manual de Procedimentos – Plano de Ação 2018 2

MANUAL DE PROCEDIMENTOS

PLANO DE AÇÃO 2018VERSÃO 1.0

Pró-Reitoria de Planejamento, Orçamento e Finanças – PROPLANCaetano Carlos Bonchristiani

Elaboração:Departamento de Planejamento Estratégico - DPE

Diego Soares AlvesEliane Raquel Peres Lala

Felipe RotGuilherme Eduardo de Souza

Luana Vanessa Medeiros

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SUMÁRIOAPRESENTAÇÃO...............................................................................................................................4 1 OBJETIVO.....................................................................................................................................5 2 CAMPO DE APLICAÇÃO E VIGÊNCIA.....................................................................................5 3 PROCESSO.....................................................................................................................................5 4 ELABORAÇÃO DO PLANO DE AÇÃO 2018.............................................................................5

4.1 Abertura do Arquivo para Preenchimento do Plano de Ação 2018.........................................5 4.2 Instruções Gerais para Preenchimento do Plano de Ação 2018..............................................6 4.3 Preenchimento Plano de Ação – Ações de Custeio.................................................................8 4.4 Preenchimento Plano de Ação – Ações de Investimento.......................................................12 4.5 Preenchimento Plano de Ação – Ações Não Orçamentárias.................................................17 4.6 Preenchimento da Avaliação de Impacto das Ações de Custeio – C.0..................................21 4.7 Preenchimento da Avaliação de Impacto das Ações de Investimento – I.0..........................23 4.8 Análise das Ações Propostas – Programação Linear.............................................................24 4.9 Avaliação da Gestão..............................................................................................................25

5 MONITORAMENTO...................................................................................................................25 6 PRESTAÇÃO DE CONTAS.........................................................................................................27ANEXOS............................................................................................................................................28REFERÊNCIAS.................................................................................................................................34

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APRESENTAÇÃO

O Manual do Plano de Ação 2018 da Universidade Federal da Integração Latino-americana(UNILA) foi elaborado pela Pró-Reitoria de Planejamento e Desenvolvimento Institucional(PROPLAN) por meio do Departamento de Planejamento Estratégico (DPE) após a instituiçãomeios de planejamento da universidade através das portarias 646 e 647/2015 no Boletim deServiços n. 161. Essas portarias deixaram mais transparente a elaboração, execução e prestação decontas das ações planejadas.

A portaria 646/15 instituiu a governança do planejamento por meio da elaboração, execuçãoe monitoramento referentes aos seguintes instrumentos: o Plano de Desenvolvimento Institucional(PDI), o Planejamento Estratégico Institucional (PEI) e o Plano de Ação (PA). O PA é oinstrumento que orienta o planejamento de curto prazo (1 ano).

Já a portaria 647/15 detalha a finalidade, o conteúdo e a vigência dos instrumentos,destacando a sua complementariedade. Essa informação é fundamental para melhorar a dinâmica doplanejamento institucional, tal como ocorre com o planejamento do governo (PPA/LDO/LOA).

Juntamente, com essa estruturação foi criada a figura do Agente de Planejamento (AP) eapoio, cuja função é realizar o acompanhamento, facilitação e suporte para a efetivação dosprojetos/ações planejadas, além de subsidiar com informações e indicadores o Departamento dePlanejamento Estratégico (DPE) da PROPLAN.

O principal objetivo deste manual é fornecer subsídios para que as macrounidades consigamelaborar e fornecer o planejamento de suas áreas, para que, compilados, sejam apresentados oplanejamento das ações previstas para o ano de 2018 da Universidade e auxiliar na distribuiçãoorçamentária.

Foz do Iguaçu, 04 de agosto de 2017.

Departamento de Planejamento Estratégico

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1 OBJETIVO

Estabelecer e padronizar os procedimentos para preenchimento do plano de ação 2018.

2 CAMPO DE APLICAÇÃO E VIGÊNCIA

Aplica-se a todas as unidades organizacionais da UNILA e entra em vigor a partir da data depublicação da Instrução Normativa PROPLAN N°3, de 14 de junho de 2017.

3 PROCESSO

O macroprocesso descrito neste manual refere-se ao plano de ação 2018 e envolve osseguintes processos:

I. elaboração do plano de ação 2018;II. monitoramento do plano de ação 2018;III. prestação de contas.

4 ELABORAÇÃO DO PLANO DE AÇÃO 2018

A elaboração do plano de ação 2018 por cada macrounidade da universidade deverá estarfinalizado até a data 21 de agosto de 2017, conforme portaria PROPLAN nº 06/2017.

O PA deverá conter: objetivo vinculado, nome da ação, cronograma, orçamento eresponsável pela ação.

4.1 Abertura do Arquivo para Preenchimento do Plano de Ação 2018

O plano de ação para o ano de 2018 utilizará planilha dentro do Google Drive. Para acesso aplanilha, deverá ser informado ao Departamento de Planejamento Estratégico – DPE, e-mail dogmail para que seja compartilhado a pasta de trabalho. O acesso poderá ser feito pelo agente deplanejamento e/ou apoio de agente de planejamento. Poderão ser solicitados para o DPE através doGestor de cada macrounidade o acesso para visualização do preenchimento. A edição da planilhaestá limita ao Agente de planejamento e/ou apoio.

O acesso a planilha poderá ser realizado de duas formas:a) Acesso através do e-mail enviado da vinculação para colaboração:

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b) Acesso através do site: https://www.google.com/drive/ , onde após login na contacadastrada, deverá ser aberto a aba Shared with me ou Compartilhados comigo.

IMPORTANTE: Todas as alterações são salvas automaticamente à medida que são digitadas.

4.2 Instruções Gerais para Preenchimento do Plano de Ação 2018Cada Agente de planejamento deverá preencher as ações previstas para serem realizadas no

plano de ação do ano de 2018 dentro da planilha de sua Macrounidade. Abaixo as instruções para ocorreto preenchimento das informações.

A planilha da Macrounidade aberta deverá apresentar a seguinte aparência.

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A mesma está subdivida em abas, chamadas Custos-UNIDADES. C.0 – PA R$, I.0 – PAR$, NO.0 – PA, Avaliação de Impacto – C.0, Avaliação de Impacto – I.0

Todos os campos editáveis da planilha estão preenchidos de cor amarela. Os demais dadospossuem preenchimento automático, impossibilitando sua edição. Todas as abas possuem camposeditáveis, exceto a planilha Custos-UNIDADES que possui o seu preenchimento de formaautomática.

Importante: Devido a todas as informações serem salvas automaticamente, ou seja, não hánecessidade de clicar em salvar, é importante que todas as informações estejam corretas ao términodo uso, para que os demais usuários pertinentes não utilizem informações errôneas ou

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desatualizadas. É importante o acompanhar os prazos, para que, na data solicitada, as informaçõespreenchidas estejam corretas.

4.3 Preenchimento Plano de Ação – Ações de Custeio

A planilha C.0 – R$ deverá ser preenchida com as ações previstas para o ano de 2018 queenvolvam despesas de custeio.

Cada ação, será identificada com uma nomenclatura, seguindo ordem crescente: C.1 para aação número um, C.2 para ação número dois, e assim sucessivamente.

Importante: As ações não precisam estar numeradas de acordo com a sua relevância, podendo sercadastradas de maneira aleatória.

Para preenchimento de uma ação de custeio, deverão ser observados os seguintes passos:

a) Identificar dentre os objetivos do PDI aquele em que a ação estará em conformidade. Paraisto, basta clicar duas vezes no quadrado amarelo abaixo do Objetivo Geral do PDI.

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Serão abertos os objetivos para a seleção conforme abaixo:

b) Após identificação do objetivo geral do PDI, deverá ser identificada a ação através de umnome.

c) Deverá ser identificado o servidor responsável pela ação através do campo “RESP.”:

d) Identificada a ação, selecionar através de duplo clique no item (insira a quantidade deetapas) a quantidade de etapas que serão realizadas para cumprimento da ação.

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Abrirá um campo para ser selecionado a quantidade de etapas, no máximo cinco, conforme aseguir:

Selecionada a quantidade, deverão ser cadastradas as descrições das etapas para cumprimento daação proposta.

Importante: cada etapa terá seu peso pré-definido conforme quantidade de etapas. Exemplo, paraação com cinco etapas, cada etapa equivalerá 20%. Para ação com três etapas, cada etapa equivalerá33,33%.

e) O cronograma de cada etapa da ação deverá ser identificado, conforme distribuição emmeses. Para identificar os meses pertinentes a cada etapa, utilizar ferramenta fill color ou corde preenchimento conforme a seguir:

Selecionar a(s) célula(s) correspondente(s):

No menu, selecionar a ferramenta fill color ou cor de preenchimento e clicar na cor preta:

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O cronograma deverá ficar da seguinte forma após alterações feitas nos meses em que ocorrerão asetapas da ação:

f) Tratando-se de ação de custeio, que envolve valores monetários, deverá ser feito adistribuição dos valores previstos para realização da ação, conforme passos a seguir:

Selecionar através de duplo clique uma das contas pré-cadastradas para vinculação da despesa:

Importante: Cada Macrounidade poderá selecionar apenas as contas pertinentes a sua Macrounidade.Exemplo: A Macrounidade PROGEPE poderá vincular a sua ação entre as oito classificaçõesestipuladas.

Caso não haja conta pré cadastrada que atenda a classificação da ação respectiva, poderá ser utilizadoa conta Outros. Deverá ser utilizado o campo Observação para classificar a ação.

Importante: Poderão ser utilizadas até seis contas diferentes para rateio de uma ação, desde quepertençam a mesma Macrounidade.

g) As ações de custeio deverão ter seu cronograma orçamentário descritos mensalmente e

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rateados por conta, devendo obrigatoriamente possuir pelo menos uma conta de vinculaçãopertencente a Macrounidade.

Automaticamente, os valores serão somados por conta, e ao final da descrição dos valores, ovalor total da ação aparecerá no campo verde, como a seguir:

Revise as informações incluídas, caso estejam corretas, está finalizado o preenchimento daproposta de ação. Prossiga para o preenchimento das demais ações propostas, ou, caso concluído,prossiga para a Avaliação de Impacto.

4.4 Preenchimento Plano de Ação – Ações de Investimento

A planilha I.0 – R$ deverá ser preenchida com as ações previstas para o ano de 2018 queenvolvam despesas de investimento.

Cada ação será identificada com uma nomenclatura, seguindo ordem crescente: I.1 para aação número um, I.2 para ação número dois, e assim sucessivamente.

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a) Identificar dentre os objetivos do PDI aquele em que a ação estará em conformidade. Paraisto, basta clicar duas vezes no quadrado amarelo abaixo do Objetivo Geral do PDI.

Serão abertos os objetivos para a seleção conforme abaixo:

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c) Deverá ser identificado o servidor responsável pela ação através do campo “RESP.”:


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Nome da Ação


Abrirá um campo para ser selecionado a quantidade de etapas, no máximo cinco, conforme a seguir:



e) O cronograma de cada etapa da ação deverá ser identificado, conforme distribuição emmeses.



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O cronograma deverá ficar da seguinte forma após alterações feitas dos meses em que ocorrerão asetapas da ação:

f) Tratando-se de ação de investimento, que envolve valores monetários, deverá ser feito adistribuição dos valores previstos para realização da ação, conforme passos a seguir:

Selecionar através de duplo clique uma das contas pré-cadastradas para vinculação da despesa:Importante: Cada Macrounidade poderá selecionar apenas as contas pertinentes a suaMacrounidade. Exemplo: A Macrounidade PROGEPE poderá vincular a sua ação entre as oitoclassificações estipuladas.

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Caso não haja conta pré cadastrada que atenda a classificação da ação respectiva, poderá serutilizada a conta Outros. Deverá ser utilizado o campo Observação para classificar a ação. As açõesde investimento possuem apenas uma opção para vinculação das despesas.

g) As ações de investimento deverão ter seu cronograma orçamentário descritostrimestralmente, devendo obrigatoriamente possuir vinculação com uma conta pertencente aMacrounidade.

Automaticamente, os valores serão somados por conta, e ao final da descrição dos valores, ovalor total da ação aparecerá no campo verde, como a seguir:

Revise as informações incluídas, caso estejam corretas, está finalizado o preenchimento daproposta de ação. Prossiga para o preenchimento das demais ações propostas, ou, caso concluído,prossiga para a Avaliação de Impacto.

4.5 Preenchimento Plano de Ação – Ações Não Orçamentárias

A planilha N.0 – R$ deverá ser preenchida com as ações previstas para o ano de 2018 que nãoenvolvam valores monetários, ou sejam, que independem de recursos para sua execução.

É de extrema importância o preenchimento destas ações, visto a necessidade de prestação decontas com órgãos de controles federais pertinentes, análise e acompanhamento da Reitoria,controle do desenvolvimento institucional, planejamento interno de cada Macrounidade entreoutros.

Cada ação, será identificada com uma nomenclatura, seguindo ordem crescente: N.1 para a ação número um, N.2 para ação número dois, e assim sucessivamente.

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a) Identificar dentre os objetivos do PDI a aquele em que a ação estará em conformidade. Paraisto, basta clicar duas vezes no quadrado amarelo abaixo do Objetivo Geral do PDI.

Será aberto os objetivos para a seleção conforme abaixo:


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c) Deverá ser identificado o servidor responsável pela ação através do campo:


Abrirá um campo para ser selecionada a quantidade de etapas, no máximo cinco, conforme a seguir:


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Nome da Ação



e) O cronograma de cada etapa da ação deverá ser identificado, conforme distribuição emmeses. Para identificar os meses pertinentes a cada etapa, utilizar ferramenta fill color ou corde preenchimento conforme a seguir:



O cronograma deverá ficar da seguinte forma após alterações feitas dos meses em que ocorrerão asetapas da ação:

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Revise as informações incluídas, caso estejam corretas, está finalizado o preenchimento daproposta de ação. Por ser uma ação não-orcamentária, não há avaliação de impacto. Aguarde a etapade monitoramento da ação.

4.6 Preenchimento da Avaliação de Impacto das Ações de Custeio – C.0

Preenchidas todas as ações planejadas para o ano de 2018, o Agente de Planejamento ouApoio deverá preencher a aba de avaliação de impacto C.0, caso tenham ações envolvendo despesasde custeio cadastradas. É essencial a participação da gestão para preenchimento desta etapa, pois é agestão que homologará os respectivos impactos em cada ação.

Ao clicar na aba, aparecerá a tela a seguir, onde na primeira coluna aparecerão o nome dasações preenchidas na aba C.0 R$:

A avaliação de cada ação ocorrerá em 19 fatores pré-estabelecidos. Os fatores serão:

1. Reduz Custo: a ação proposta diminui ou etiva um custo para a universidade?2. Gera Receitas: a ação proposta agrega recursos financeiros para a instituição?3. Transparência: a ação proposta aumenta em algum aspecto a transparência da organização?4. Convênios e Parcerias: a ação proposta inclui/ e ou instituicionaliza algum convenio ou parceriacom outra(as) instituição(ões)5. Qualidade de Vida/Clima Organizacional: a ação proposta aumenta a qualidade de vida ou oclima organizacional?6. Controle Interno e/ou Eficiência: a ação proposta contribui para melhora do controle interno ouaumenta a eficiência em algum âmbito?7. Eliminação de Fraude: a ação proposta contribui para a diminuição do risco de fraude?8. Simplificação das Rotinas: a ação proposta desburocratiza alguma rotina?9. Pessoas Atendidas: a ação proposta impacta em um grande número de beneficiários?10. Qualidade de vida da sociedade: a ação proposta aumenta o a qualidade de vida da sociedade?11. Demanda Local: a ação proposta impacta nas demandas locais?12. Projeção Internacional: a ação proposta impacta positivamente na imagem da instituiçãointernacionalmente?

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13. Projeção Nacional: a ação proposta impacta positivamente na imagem da instituiçãonacionalmente?14. Projeção Regional: a ação proposta impacta positivamente na imagem da instituiçãoregionalmente?15. Atratividade: a ação proposta aumenta o interesse da comunidade em relação a universidade?16. Ranking: a ação proposta contribui positivamente no aumento da posição da instituição norankings oficiais?17. Formação: a ação proposta contribui para a melhoria da formação da sociedade e servidores?18. Diminui Evasão: a ação proposta reduz em alguma medida os índices de evasão dauniversidade?19. Inserção no Mercado de Trabalho: a ação proposta facilita a inserção dos discentes e egressos nomercado de trabalho?

Dentro de cada fator, deverá ser selecionado um dos pontos da escala de avaliação, dos 5disponíveis, ou, caso a ação não cause nenhum impacto no respectivo fator, deverá ser deixado embranco. A escala de avaliação de cada fator está divido da seguinte forma:

1. Muito Alta 2. Alta 3. Média 4. Baixa 5. Muito Baixa

Abaixo modelo de preenchimento da avaliação da ação:

Importante: As macrounidades não terão suas ações comparadas com as demais. A simulação dasações a serem executadas e as que irão aguardar outro momento para excecução ocorrerá somenteem comparação com as ações da mesma macrounidade.

Após avaliar todas as ações, o Departamento de Planejamento Estratégico, por meio daferramenta Solver, irá propor qual o melhor conjunto de ações, baseadas nos fatores e na restriçãoorçamentária, que trará o melhor benefício para a instituição.

Importante: A proposta enviada terá carater orientativo, e desde que fornecidas justificativas paranão seguir o melhor conjunto apontado pela feramenta solver, o gestor poderá realizar ajustes parachegar ao formato final. Cada gestor deverá avaliar a melhor forma de cumprimento das açõespropostas.

O preenchimento da avaliação de impacto deverá ocorrer até 21 de agosto de 2017,

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conforme portaria PROPLAN nº 06/2017.

4.7 Preenchimento da Avaliação de Impacto das Ações de Investimento – I.0

Preenchidas todas as ações planejadas para o ano de 2018, o Agente de Planejamento ouApoio deverá preencher a aba de avaliação de impacto I.0, caso tenham ações envolvendoinvestimento cadastradas. É essencial a participação da gestão para preenchimento desta etapa, poisé a gestão que homologará os respectivos impactos em cada ação.

Ao clicar na aba, aparecerá a tela a seguir, onde na primeira coluna aparecerá o nome das ações preenchidas na aba I.0 R$:

A avaliação de cada ação ocorrerá em 19 fatores pré-estabelecidos. Os fatores serão:

1. Reduz Custo: a ação proposta diminui ou etiva um custo para a universidade?2. Gera Receitas: a ação proposta agrega recursos financeiros para a instituição?3. Transparência: a ação proposta aumenta em algum aspecto a transparência da organização?4. Convênios e Parcerias: a ação proposta inclui/ e ou instituicionaliza algum convenio ou parceriacom outra(as) instituição(ões)5. Qualidade de Vida/Clima Organizacional: a ação proposta aumenta a qualidade de vida ou oclima organizacional?6. Controle Interno e/ou Eficiência: a ação proposta contribui para melhora do controle interno ouaumenta a eficiência em algum âmbito?7. Eliminação de Fraude: a ação proposta contribui para a diminuição do risco de fraude?8. Simplificação das Rotinas: a ação proposta desburocratiza alguma rotina?9. Pessoas Atendidas: a ação proposta impacta em um grande número de beneficiários?10. Qualidade de vida da sociedade: a ação proposta aumenta o a qualidade de vida da sociedade?11. Demanda Local: a ação proposta impacta nas demandas locais?12. Projeção Internacional: a ação proposta impacta positivamente na imagem da instituiçãointernacionalmente?13. Projeção Nacional: a ação proposta impacta positivamente na imagem da instituiçãonacionalmente?

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14. Projeção Regional: a ação proposta impacta positivamente na imagem da instituiçãoregionalmente?15. Atratividade: a ação proposta aumenta o interesse da comunidade em relação a universidade?16. Ranking: a ação proposta contribui positivamente no aumento da posição da instituição norankings oficiais?17. Formação: a ação proposta contribui para a melhoria da formação da sociedade e servidores?18. Diminui Evasão: a ação proposta reduz em alguma medida os índices de evasão dauniversidade?19. Inserção no Mercado de Trabalho: a ação proposta facilita a inserção dos discentes e egressos nomercado de trabalho?

Dentro de cada fator, deverá ser selecionado um dos pontos da escala de avaliação, dos 5disponíveis, ou, caso a ação não cause nenhum impacto no respectivo fator, deverá ser deixado embranco. A escala de avaliação de cada fator está divido da seguinte forma:

1. Muito Alta 2. Alta 3. Média 4. Baixa 5. Muito Baixa

Abaixo modelo de preenchimento da avaliação da ação:

Importante: As macrounidades não terão suas ações comparadas com as demais. A simulação dasações a serem executadas e as que irão aguardar outro momento para excecução ocorrerá somenteem comparação com as ações da mesma macrounidade.

Após avaliar todas as ações, o Departamento de Planejamento Estratégico, através daferramenta Solver, irá propor qual o melhor conjunto de ações, baseadas nos fatores e na restriçãoorçamentária, que trará o melhor benefício para a instituição.

Importante: A proposta enviada terá carater orientativo, e desde que fornecidas justificativas para não seguir o melhor conjunto apontado pela feramenta solver, o gestor poderá realizar ajustes para chegar ao formato final. Cada gestor deverá avaliar a melhor forma de cumprimento das ações propostas.

4.8 Análise das Ações Propostas – Programação Linear

O método de análise utilizado para propor melhor forma da alocação dos recursos para o plano de ação 2018 é a programação linear.

Programação Linear consiste em métodos para resolver problemas de Otimização comrestrições (injunções) em que a Função Objetivo é LINEAR em relação as variáveis de controle x1,

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x2,...,xn, e o domínio destas variáveis é injuncionado por um sistema de inequações lineares(Advanced Engineering Mathematics)

Acerca desse assunto, PASSOS (2008) afirma:

[...] A programação linear é um instrumento de alta relevância, visto que proporciona ummétodo eficiente para se chegar a uma decisão ótima, levando-se em consideração que éatravés dela que escolhemos a melhor solução, dentre todas aquelas consideradas factíveis[...]

No dia posterior ao prazo de preenchimento das planilhas conforme portaria PROPLAN nº06/2017, o DPE – Departamento de Planejamento Estratégico, utilizará a ferramenta SOLVER parapropor quais ações devem ser priorizadas e quais devem aguardar sua execução face a restriçãoorçamentária.

A finalização das análises ocorrerão até 06 de setembro de 2017, conforme portariaPROPLAN nº 06/2017.

4.9 Avaliação da Gestão

Com as informações orçamentárias previstas no Projeto de Lei Orçamentária Anual - PLOA,as macrounidades deverão reunir-se até a data de 22 de setembro de 2017 para análise, ajustes oucortes orçamentários, buscando atingir um equilíbrio entre as despesas planejadas para o próximoexercício e o PLOA. Os gestores, com o auxílio da PROPLAN, elaborarão a proposta final deorçamento para o exercício 2018 para submissão ao CONSUN até a data de 29 de setembro de2017, que, como órgão deliberativo, apreciará a matéria.

5 MONITORAMENTO

Conforme estabelecido nas portarias, o monitoramento dos instrumentos de planejamentoserá realizado nos meses de março, julho e novembro em relação ao PA com a elaboração derelatório de desempenho no final destes meses. As informações necessárias para a elaboração dosrelatórios serão enviadas pelos AP's.

O AP deverá entrar em contato constantemente com os responsáveis pelas ações planejadas.Essa talvez seja a maior contribuição do AP para o processo de planejamento. Com isso, serápossível informar a evolução das ações em cada mês estipulado em portaria No mês de março, o monitoramento deverá prever apenas as ações que iniciam em janeiro efevereiro. As demais serão excluídas da base de cálculo do indicador. Por exemplo, uma Pró-reitoriaque tem dez ações no total, mas apenas duas iniciam em janeiro ou fevereiro terá a seguinteinformação: planejadas → 10, em execução → 2, percentual de execução Ação 01 → x%,percentual de execução Ação 02 → y%. As ações em monitoramento que não iniciarem conformeplanejado sairão do status planejadas para pendente.

O preenchimento do monitoramento também acontecerá através da planilha no GoogleDrive. As informações de monitoramento acontecerão conforme a seguir:

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Através de duplo clique, aparecerá menu para informar o status de cada etapa da ação:

1. Não iniciada: etapa da ação planejada que acontecerá no tempo previsto, ou, que por algummotivo não tenha iniciado. Exemplo: uma ação que começa em abril e termina em dezembro, seránão iniciada no primeiro monitoramento (em março).2. Cancelada: a ação planejada não será mais realizada (entende-se a ação com um todo). Solicita-sejustificativa da razão para o cancelamento no campo “obs.:” da ação.3. Iniciada: entende-se por iniciada a etapa que já tenha começado e tem até 25% de conclusão.4. Em andamento: entende-se por em andamento a etapa que já tenha começado e tem até 50% deconclusão.5. Parcialmente Conc.: entende-se por parcialmente concluída a etapa que já tenha começado e tematé 75% de conclusão.6. Concluída: etapa da ação 100% concluída.

O Departamento de Planejamento Estratégico - DPE, irá considerar o percentual deconclusão de cada etapa para materializar o percentual geral de andamento da ação.

No mês de julho o monitoramento acontece de forma semelhante, ou seja, as ações previstas para iniciar até o final deste mês. Contudo, presume-se que grande parte das ações já devam ter iniciado. Aquelas que estão atrasadas podem ter o seu curso corrigido ou até mesmo chegar à conclusão da inviabilidade de alguma delas. No final de novembro acontece o último evento de monitoramento, onde o foco é realizarum último esforço para concluir as ações pendentes. É também a oportunidade para elaborar asjustificativas e análise crítica sobre a execução do plano durante todo o ano.

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6 PRESTAÇÃO DE CONTAS

O AP deverá informar ao DPE a conclusão do trabalho após a análise crítica realizada nomês de novembro do ano anterior. Outras informações relevantes também poderão ser solicitadasatendendo a exigências do TCU que emite portaria sobre o Relatório de Gestão. Porém, uma grandeparte do trabalho documental já terá sido executada, o que facilita a obtenção dessas informações.

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ANEXOS

BOLETIM DE SERVIÇO UNILA ANO VI Nº 161 17 DE JULHO DE 2015

PORTARIA UNILA Nº 646, DE 14 DE JULHO DE 2015

O Reitor pro tempore da Universidade Federal da Integração Latino-Americana, designado pela Portaria nº

652/2013 do Excelentíssimo Senhor Ministro de Estado da Educação, no uso de suas atribuições legais,

RESOLVE:

Art. 1º Instituir o Planejamento Institucional, que será composto pelos instrumentos, assim definidos:

I. PDI – Plano de Desenvolvimento Institucional;

II. PEI – Planejamento Estratégico Institucional;

III. PA – Plano de Ação.

DA GOVERNANÇA DO PLANEJAMENTO INSTITUCIONAL:

Art. 2º Para formulação, execução e avaliação do planejamento institucional, ficam responsáveis:

I. A PROPLAN;

II. A REITORIA E ÓRGÃOS SUPLEMENTARES; III. PRÓ-REITORIAS E SECRETARIAS;

IV. INSTITUTOS.

Art. 3º São atribuições da PROPLAN:

I. Prestar assessoramento técnico referente ao planejamento institucional;

II. Criar comissões para elaboração do PDI, PEI e PA, conforme cronograma específico para cada

instrumento;

III. Designar servidores, por meio de Portaria específica, para exercerem a Função de Agente de

Planejamento (AP) e Apoio de Agente de Planejamento (Apoio);

IV. Apresentar métodos e critérios de rateio orçamentário; V. Disponibilizar manuais, tutoriais, planilhas e

documentos auxiliares, de modo a orientar a elaboração dos referidos instrumentos;

VI. Divulgar o calendário de orientações sobre a metodologia de planejamento através de workshops;

VII. Controlar o recebimento dos instrumentos de planejamento preenchidos;

VIII. Encaminhar a versão final do(s) documento(s) para apreciação do CONSUN.

IX. Promover, nos meses de março, julho e novembro, reuniões para acompanhamento e coleta de dados

sobre a execução e/ou desempenho do planejamento;

X. Elaborar, ao final dos meses de março, julho e novembro os relatórios com indicadores de execução e/ou

desempenho referentes aos instrumentos oficiais de planejamento;

XI. Divulgar anualmente os resultados dos indicadores de execução e/ou desempenho na página do

Departamento de Planejamento Estratégico – DPE.

Art. 4º São atribuições da REITORIA, ÓRGÃOS SUPLEMENTARES, PRÓ-REITORIAS, SECRETARIAS e

INSTITUTOS:

I. Priorizar demandas seguindo os critérios de rateio definidos em cada comissão;

II. Solicitar e compilar as informações de planejamento das menores instâncias de sua competência;

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III. Fornecer os instrumentos de planejamento de sua competência preenchidos conforme orientações da

PROPLAN;

IV. Supervisionar a execução do PDI, PEI e do PA; V. Respeitar os prazos estabelecidos;

VI. Indicar à PROPLAN dois representantes (um titular e um suplente) para assuntos relacionados ao

planejamento institucional e da sua unidade, que serão designados por meio de portaria específica.

DAS DISPOSIÇÕES FINAIS:

Art. 5º Os casos omissos serão tratados pela PROPLAN.

JOSUÉ MODESTO DOS PASSOS SUBRINHO

PORTARIA UNILA Nº 647, DE 14 DE JULHO DE 2015

O Reitor pro tempore da Universidade Federal da Integração Latino-Americana, designado pela Portaria nº

652/2013 do Excelentíssimo Senhor Ministro de Estado da Educação, no uso de suas atribuições legais,

CONSIDERANDO o disposto pela Portaria UNILA nº 646/2015, que instituiu o Planejamento Institucional,

RESOLVE:

Art. 1º Integrar ao conjunto de instrumentos oficiais de planejamento institucional: O Plano Estratégico

Institucional (PEI) e o Plano de Ação (PA).

Art. 2º O PEI é o documento que orienta o planejamento de longo prazo e tem por finalidade detalhar e

apoiar a execução do PDI.

§ 1º O documento deverá conter os seguintes elementos:

I. MISSÃO – é a razão de ser de uma organização, estando, por isso, ligada diretamente aos seus objetivos

institucionais e aos motivos pelos quais foi criada. É a finalidade mais ampla ou objetivo maior que engloba

a contribuição da organização para a sociedade.

II. VISÃO DE FUTURO – representa o sonho de realidade futura de uma organização, o qual lhe serve de

guia. É estabelecida sobre os fins da instituição e corresponde à direção suprema em que a organização

busca alcançar.

III. VALORES INSTITUCIONAIS – conjunto de crenças e princípios que orientam as atividades da

organização.

IV. OBJETIVOS ESTRATÉGICOS – são a explicitação de temas prioritários estabelecidos no PDI.

V. INDICADORES – são parâmetros representativos que mensuram os resultados e permitem gerir

desempenhos.

VI. METAS – são resultados mensuráveis que representam a quantificação dos seus objetivos.

VII. INICIATIVAS – são projetos e programas planejados, executados e controlados, que contribuem para o

alcance do desafio proposto pelas metas e objetivos estratégicos.

§ 2º A sua vigência será de 5 (cinco) anos, com 01 (um) ano de atraso em relação ao PDI.

§ 3º Será encaminhado para apreciação do CONSUN até novembro do ano anterior à sua vigência.

§ 4º O primeiro documento a ser elaborado estará, excepcionalmente, fora da regra em que trata o §2º.

Art. 3º O PA é o documento que estabelece o planejamento de curto prazo e tem por finalidade executar as

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ações orçamentárias e não orçamentárias. Ele deverá estar alinhado com o PEI e em conformidade com o

PDI.

§ 1º O documento deverá conter os seguintes elementos: I. OBJETIVO VINCULADO – informa o objetivo

contido no PDI ou no PEI que possui relação direta com a ação proposta.

II. NOME DA AÇÃO – informa o nome de forma sucinta e que caracterize essa ação.

III. CRONOGRAMA DE MARCOS – demonstra as principais etapas que compõem a ação bem como a data

prevista de execução.

IV. ORÇAMENTO DA AÇÃO – informa o orçamento necessário para a execução da ação, separado por

custeio e/ou investimento.

V. RESPONSÁVEL PELA AÇÃO – informa a pessoa responsável pela execução da ação ou pessoa

autorizada a fornecer informações atualizadas sobre a sua execução.

§ 2º A sua vigência será de 1 (um) ano.

DAS DISPOSIÇÕES FINAIS:

Art. 4º Os casos omissos serão tratados pela PROPLAN.

JOSUÉ MODESTO DOS PASSOS SUBRINHO

INSTRUÇÃO NORMATIVA Nº 03, DE 14 DE JUNHO DE 2017.

O PRÓ-REITOR DE PLANEJAMENTO, ORÇAMENTO E FINANÇAS DA UNIVERSIDADE FEDERAL DA

INTEGRAÇÃO LATINO-AMERICANA, designado pela Portaria UNILA nº 350/2011, no uso de suas

atribuições,

CONSIDERANDO:

A Portaria UNILA N°1260/2016, Art. 2°, Inciso III e Art. 6°, Inciso XII;

A necessidade de se estabelecer normas para disciplinar o planejamento, rateio e priorização do orçamento

anual;

RESOLVE:

TÍTULO I

DISPOSIÇÕES PRELIMINARES

Art. 1 Esta Instrução Normativa tem o objetivo de estabelecer a proposta de orçamento anual.

Art. 2 A proposta deverá ser realizada com base no levantamento de estimativas de demandas em

conjunto com as áreas por meio do Plano de Ação – PA e no histórico de exercícios anteriores.

Art. 3 Para esta Instrução Normativa serão desconsideradas as despesas de pessoal e encargos

sociais e benefícios aos servidores.

TÍTULO II

DOS CONCEITOS

Art. 4 Despesa Pública é a aplicação de recursos financeiros do Estado para custear os serviços de

ordem pública ou para investir no próprio desenvolvimento econômico do Estado. É o compromisso de

gasto dos recursos públicos, autorizados pelo Poder competente, com o fim de atender a uma necessidade

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da coletividade prevista no orçamento.

Art. 5 O rateio orçamentário, para esta IN, é a divisão prévia ao início do exercício financeiro

subsequente e considera, em sua essência, duas classificações de despesas: custeio e investimento.

§ 1º. As despesas de custeio compreendem aquelas necessárias à prestação de serviços e à manutenção

da ação da administração como, por exemplo, o pagamento de auxílios, de material de consumo e a

contratação de serviços de terceiros.

§ 2º. As despesas de investimento são aquelas realizadas com o propósito de formar e/ou adquirir ativos

reais, abrangendo, entre outras ações, o planejamento e a execução de obras, a compra de instalações,

equipamentos, material permanente, entre outros.

Art. 6 Empenho de despesa é o ato emanado de autoridade competente que cria para o Estado

obrigação de pagamento pendente ou não de implemento de condição.

TÍTULO III

DA METODOLOGIA

Art. 7 O levantamento inicial das estimativas de gastos para cada exercício será realizado com base

nas informações prestadas pelas macrounidades, que realizarão seus cálculos em conjunto com as suas

respectivas subunidades.

Art. 8 A estimativa das despesas deverá ser vinculada a uma ação específica do Plano de Ação -

PA, sendo esta relacionada a um objetivo estratégico previsto no Plano de Desenvolvimento Institucional –

PDI da UNILA.

Art. 9 Segundo o § 2º do Art. 195 do Regimento Geral da UNILA, as Unidades e os órgãos

universitários fornecerão, até a data estipulada nesta Instrução Normativa, a estimativa de suas despesas

referentes ao exercício financeiro seguinte, para compor a organização da proposta orçamentária da UNILA.

Art. 10 Cada ação será enquadrada na categoria de custeio, investimento ou não-orçamentária.

Art. 11 Cada macrounidade deverá preencher uma planilha, elencando todas as suas ações que

demandam orçamento de custeio, investimento ou que não necessitam de recursos financeiros para sua

execução (não-orçamentária).

Art. 12 As ações orçamentárias de custeio deverão ter seu cronograma orçamentário-financeiro

mensal detalhado.

Art. 13 As ações orçamentárias de investimento deverão ter seu cronograma orçamentário-financeiro

trimestral detalhado.

Art. 14 Nas ações não-orçamentárias não devem constar valores monetários, visto que entende-se

que são executáveis sem recursos financeiros.

Art. 15 A partir do exercício 2018, todas as solicitações de dotação e empenho deverão mencionar o

código e nome da ação que está relacionada.

Art. 16 Caso a ação não estiver relacionada, a Unidade Gestora de Recursos – UGR

(macrounidade) solicitante deverá informar a realocação proposta dentro da mesma classificação

orçamentária (custeio ou investimento) da unidade e solicitar aprovação do Reitor, em consonância com o

Art. 40 do Regimento Geral da UNILA.

Art. 17 O preenchimento das informações nas planilhas de levantamento de custos não gera direito

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à execução orçamentária.

Art. 18 A PROPLAN destinará uma parcela do orçamento para compor a reserva técnica.

TÍTULO IV

DA PRIORIZAÇÃO DE AÇÕES

Art. 19 As ações previstas deverão ser priorizadas com base na percepção do impacto gerado aos

beneficiados pelas ações.

Art. 20 O impacto das ações será avaliado por meio de questionário específico, disponibilizado pela

PROPLAN, que avalia fatores diretamente relacionados às ações da Universidade.

Art. 21 Após a classificação das ações com relação aos fatores de impacto, a ferramenta

denominada “Solver”, presente em planilhas, analisará o custo estimado e a taxa de contribuição de cada

ação e apresentará o melhor resultado possível, ou seja, o conjunto de ações que deverá ser priorizado

para o atingimento do melhor resultado de valor ao beneficiário/usuário.

Art. 22 Após a apresentação do resultado (conjunto das ações priorizadas), o gestor deverá avaliar o

resultado e apresentar suas considerações.

Art. 23 Havendo discordâncias ou ações essenciais não englobadas no resultado final, o gestor

deverá se manifestar informando quais ajustes deverão ser realizados. A proposta poderá resultar em

ajustes ou trocas de ações.

TÍTULO V

DOS RECURSOS PROVENIENTES DE CONVÊNIOS E INSTRUMENTOS CONGÊNERES

Art. 24 Os recursos oriundos de convênios e instrumentos congêneres celebrados com outros

órgãos do governos e ou entidades privadas, seguirão os prazos e limites por eles estabelecidos, cabendo à

unidade responsável o devido cumprimento.

Art. 25 Todo convênio ou instrumento congênere assinado pela Universidade, que compreenda a

disponibilização de recursos, deverá ter as respectivas estimativas orçamentárias e financeiras

encaminhadas ao Departamento de Programação e Controle Orçamentário - DPCO para a realização de

estimativa de captação de receita junto ao órgão competente.

§ 1º Cabe ao DPCO informar às unidades os prazos estipulados pelo MEC para a solicitação de

recursos.

§ 2º Cabe ao DPCO solicitar ao MEC o limite orçamentário a fim de viabilizar o uso do recurso

financeiro disponibilizado por meio de convênio ou instrumento congênere.

TÍTULO VI

DAS DISPOSIÇÕES FINAIS

Art. 26 Os prazos relacionados ao planejamento orçamentário do exercício subsequente serão

definidos em Portaria específica da PROPLAN, publicada anualmente.

Art. 27 Durante a execução orçamentária, o Pró-Reitor de Planejamento, Orçamento e Finanças –

PROPLAN poderá sugerir alterações no rateio orçamentário visando adequação com as variáveis e

alterações do cenário econômico no momento da execução. As alterações devem ser aprovadas pelo

Reitor.

Art. 28 Caso a proposta não seja apreciada pelo CONSUN até o início do exercício financeiro

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subsequente, a PROPLAN autorizará a execução das despesas com base na proposta inicial apresentada

pelos gestores ao CONSUN.

Parágrafo Único. Os valores executados durante o exercício vigente até a aprovação pelo

CONSUN serão avaliados e comparados com a proposta final aprovada e, havendo divergências de limites,

a PROPLAN atualizará os valores e apresentará proposta de ajuste para os demais gestores para análise e

posterior aprovação pelo Reitor.

Art. 29 Após a aprovação, a execução orçamentária será condicionada aos limites de empenho

liberados por Decreto Federal.

Art. 30 Os casos omissos serão tratados pela PROPLAN.

Caetano Carlos Bonchristiani

Pró-Reitor de Planejamento, Orçamento e Finanças

PORTARIA PROPLAN Nº 06, DE 14 DE JUNHO DE 2017

O PRÓ-REITOR DE PLANEJAMENTO, ORÇAMENTO E FINANÇAS DA UNIVERSIDADE FEDERAL DA

INTEGRAÇÃO LATINO-AMERICANA, designado pela Portaria UNILA nº 350/2011, no uso de suas

atribuições, CONSIDERANDO: A Portaria UNILA N°1260/2016, Art. 2°, Inciso III e Art. 6°, Inciso XII; A

Instrução Normativa N° 03, de 14 de junho de 2017, Art. 26; A necessidade de se estabelecer os prazos

relacionados ao planejamento orçamentário do exercício de 2018; RESOLVE:

Art. 1 O prazo para envio das planilhas pela PROPLAN para as macrounidades é a data limite de

23/06/2017, improrrogável.

Art. 2 O prazo para retorno da planilha preenchida pelas áreas, com as respectivas ações orçamentárias e

nãoorçamentárias, é a data limite de 21/08/2017, improrrogável.

Art. 3 A compilação dos dados pela PROPLAN deverá ocorrer até a data de 06/09/2017.

Art. 4 Com as informações orçamentárias previstas no Projeto de Lei Orçamentária Anual - PLOA, os

gestores deverão reunir-se até a data de 22/09/2017 para análise, ajustes ou cortes orçamentários,

buscando atingir um equilíbrio entre as despesas planejadas para o próximo exercício e o PLOA.

Parágrafo Único. Serão subtraídas das despesas disponíveis para empenho as reservas ou margens de

segurança definidas através de base histórica das contas estipuladas pela PROPLAN.

Art. 5 Os gestores, com o auxílio da PROPLAN, elaborarão a proposta final de orçamento para o exercício

2018 para submissão ao CONSUN até a data de 29/09/2017, que, como órgão deliberativo, apreciará a

matéria.

Caetano Carlos Bonchristiani

PRÓ-REITOR DE PLANEJAMENTO, ORÇAMENTO E FINANÇAS

Versão 1.0 – 08/2017


REFERÊNCIAS

PASSOS, E. J. P. F. Programação Linear como instrumento da pesquisa operacional. SãoPaulo: Editora Atlas, 2008.

Versão 1.0 – 08/2017

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