Manual de Procedimentos da Actividade de Fiscalização e...
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REPÚBLICA DE MOÇAMBIQUE MINISTÉRIO DA ADMINISTRAÇÃO ESTATAL E FUNÇÃO PÚBLICA Manual de Procedimentos da Actividade de Fiscalização e Inspecção da Administração Pública e Guião do Inspector MAEFP 2017
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REPÚBLICA DE MOÇAMBIQUE
MINISTÉRIO DA ADMINISTRAÇÃO ESTATAL E FUNÇÃO PÚBLICA
Manual de Procedimentos da Actividade de
Fiscalização e Inspecção da Administração Pública
e
Guião do Inspector
MAEFP 2017
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Manual de Procedimentos da Actividade de Fiscalização e
Inspecção da Administração Pública
e
Guião do Inspector
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MAEFP - IGAP, 2017 3ª Edição Impresso em Maputo, Moçambique
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Prefácio
O exercício da actividade de fiscalização e inspecção administrativa pressupõe a padronização de procedimentos e métodos de modo a aprimorar cada vez mais o trabalho de promoção da legalidade na actuação dos órgãos e serviços da Administração Pública.
O Manual de Procedimentos da Actividade de Fiscalização e Inspecção da Administração Pública e o Guião do Inspector servem como elementos chave que traduzem a harmonização no modo de actuar das inspecções administrativas em todos os órgãos e serviços, a todos os níveis, associando-se à profissionalização permanente do inspector no âmbito do fortalecimento da cultura de integridade, rigor e bem servir.
Com efeito, os inspectores são convidados a aplicar estes instrumentos, ora revistos, na sua actuação, tendo como meta final contribuir para a melhoria da qualidade dos serviços prestados ao cidadão, no contexto da Estratégia da Reforma e Desenvolvimento da Administração Pública.
Maputo de Fevereiro de 2017
A Ministra da Administração Estatal e Função Publica
Carmelita Rita Namashulua
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Índice
1. INTRODUÇÃO ........................................................................................................................ 7
2. Manual de procedimentos da actividade de fiscalização e inspecção da administração pública .... 8 2.1. Conceitos básicos................................................................................................................... 8
2.2. Áreas de actuação da actividade de fiscalização e inspecção da administração pública............11 2.3. Exercício da actividade inspectiva .........................................................................................11 2.3.1. Tipos de inspecção .............................................................................................................11 2.3.2. Fontes das acções de fiscalização e inspecção da Administração Pública .............................12 2.3.3. Fases da missão inspectiva .................................................................................................12 2.3.3.1. Preparação da missão inspectiva ......................................................................................13 2.3.3.2. Realização da missão inspectiva ......................................................................................14 2.3.3.3. Apresentação da equipa inspectiva ...................................................................................15 2.3.3.4. Visita à instituição ...........................................................................................................16 2.3.3.5. Logística .........................................................................................................................16 2.3.3.6. Colecta de dados .............................................................................................................17 Etapas básicas da colecta de dados ...............................................................................................18 Preparação ...................................................................................................................................18 Início da colecta de dados ............................................................................................................19 Desenvolvimento da colecta de dados ..........................................................................................20 Registo de dados..........................................................................................................................20 Conclusão da colecta de dados .....................................................................................................20 Reunião de balanço......................................................................................................................21 2.3.3.7. Elaboração do relatório ....................................................................................................21 2.3.3.8. Monitoria e avaliação do cumprimento das recomendações ..............................................23 Técnicas usadas na monitoria .......................................................................................................23
2.4. ESTRUTURA DO RELATÓRIO DA INSPECÇÃO .............................................................24 2.4.1. Linguagem do Relatório – Regras Básicas ..........................................................................27
3. O GUIÃO do INSPECTOR .....................................................................................................29 3.1. Áreas de fiscalização e inspecção da administração pública e autarquias locais ......................29 3.1.1. Governação ........................................................................................................................29 3.1.2. Gestão de Recursos Humanos e Remuneração ....................................................................30 3.1.3. Secretaria e petições ...........................................................................................................32 3.1.4. Organização e Desenvolvimento da Administração Pública ................................................32 3.1.5. Contratações Públicas ........................................................................................................33 3.1.6. Gestão Financeira...............................................................................................................34 3.1.7. Gestão do Património .........................................................................................................34
3.2. Legislação aplicável ..............................................................................................................35 3.2.1. Governação ........................................................................................................................35 3.2.1.1. Especificas para autarquias locais ....................................................................................37 3.2.1.2. Área dos recursos humanos e remuneração ......................................................................39 3.2.1.2.1. Especificamente para as autarquias locais (Recursos humanos) .....................................42
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3.2.1.4. Organização e desenvolvimento da Administração Pública .............................................. 43 3.2.1.5. Organização e funcionamento das Autarquias Locais ...................................................... 43 3.2.1.6. Secretaria ....................................................................................................................... 44 3.2.1.7. Petições .......................................................................................................................... 44 3.2.1.8. Contratações públicas ..................................................................................................... 45 3.2.1.9 Gestão Financeira ............................................................................................................ 45 3.2.1.9.1 Especificamente nas Autarquias Locais ......................................................................... 46 3.2.1.10. Gestão do património .................................................................................................... 46 3.2.1.11. Especificamente para as autarquias locais ...................................................................... 48 ANEXO 1 ................................................................................................................................... 50 Governação ................................................................................................................................ 50 ANEXO 2 .................................................................................................................................... 53 Recursos Humanos e Remuneração ............................................................................................. 53 ANEXO 3 ................................................................................................................................... 62 Secretaria e Petições ................................................................................................................... 62 ANEXO 4 ................................................................................................................................... 67 Organização e Desenvolvimento da Administração Pública ....................................................... 67 ANEXO 5 ................................................................................................................................... 69 Contratações Públicas ................................................................................................................. 69 ANEXO 6 ................................................................................................................................... 72 Gestão Financeira ....................................................................................................................... 72 ANEXO 7 ................................................................................................................................... 82 Gestão do Património .................................................................................................................. 82
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1. INTRODUÇÃO
O Manual de Procedimentos da Actividade de Fiscalização e Inspecção da
Administração Pública tem como objectivo dotar o inspector de conhecimentos
básicos sobre procedimentos relativos à actividade inspectiva e facilitar a sua acção
nas missões de fiscalização e inspecção aos órgãos e serviços da Administração
Pública e autarquias locais.
A sua elaboração teve como base vários instrumentos normativos inerentes a
Administração Pública, devendo ser actualizado sempre que necessário, de modo a
reflectir a realidade jurídica específica e concreta.
O Guião do Inspector surge como um instrumento orientador para o exercício da
actividade de fiscalização e inspecção administrativa trazendo, nos seus anexos,
questionários de verificação por áreas de intervenção
Assim, com base no Guião, os inspectores devem elaborar o plano específico e
programas de inspecção tendo em conta a realidade concreta de cada entidade a ser
inspeccionada.
Os utentes do Manual e do Guião serão devidamente capacitados de modo a permitir
que a sua aplicação seja feita de forma harmonizada e adequada à realidade concreta.
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2. MANUAL DE PROCEDIMENTOS DA ACTIVIDADE DE FISCALIZAÇÃO E INSPECÇÃO DA ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA
2.1. Conceitos básicos
Auditoria Exame das operações, actividades e sistemas de
determinada entidade, com vista a verificar se são executados ou funcionam em conformidade com determinados objectivos, orçamentos, regras e normas
Acto administrativo definitivo e executório
Decisão com força obrigatória e dotada de exequibilidade sobre um determinado assunto, tomada por um órgão de uma pessoa colectiva de direito público
Autarquias Locais
Pessoas colectivas públicas dotadas de órgãos representativos próprios, que visam a prossecução dos interesses das populações respectivas, sem prejuízo dos interesses nacionais e da participação do Estado
Código de Conduta do Inspector
Normas de Conduta que descrevem o comportamento esperado dos inspectores com a finalidade de promover uma cultura ética e deontológica na actividade inspectiva
Conflito de interesses
Ocorrem quando os interesses do servidor público interferem ou podem interferir, no cumprimento dos seus deveres de isenção e imparcialidade
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Conformidade Respeito e adesão a políticas, planos, procedimentos, legislação, contratos e outros requisitos
Contraditório Direito que assiste a entidade inspeccionada de se pronunciar relativamente às questões que lhe são imputadas
Controlo Interno Controlo que a Administração Pública exerce sobre sua própria actuação, sob os aspectos de legalidade e mérito, por iniciativa própria ou mediante provocação
Governação Conjunto de políticas, regras e estruturas que são utilizadas para dirigir, controlar as actividades de uma organização, alcançar os seus objectivos e monitorar as suas actividades, de modo a proteger os interesses colectivos de forma consistente, ética e legal
Inspecção Verificação cuidadosa sobre os procedimentos legais seguidos na prática de actos administrativos
Monitoria e avaliação
Verificação e acompanhamento do grau de cumprimento das recomendações deixadas em missões inspectivas anteriores e por outras entidades
Órgãos Locais do Estado
Instituições da Administração Pública que têm a função de representar o Estado ao nível local, para a administração do desenvolvimento do respectivo território, contribuindo para a unidade e integração nacionais
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Petição Apresentação de um pedido ou de uma proposta a um órgão de soberania ou a qualquer autoridade pública para que tome, adopte ou proponha determinadas medidas
Prestação de contas
Apresentação de dados e relatórios sobre o ponto de situação do cumprimento dos planos de actividades previamente aprovados
Probidade pública
Observância dos valores de boa administração e honestidade, não podendo solicitar ou aceitar, para si ou para terceiro, directa ou indirectamente, quaisquer benefícios que possam pôr em causa a liberdade da acção, independência do juízo e a credibilidade e autoridade da Administração Pública, dos seus órgãos e serviços
Ratificação Acto administrativo mediante o qual o órgão competente valida um acto anterior mediante a sua confirmação
Sindicância Procedimento apuratório sumário que se destina à averiguação geral sobre o funcionamento dos serviços
Corrupção Uso da função pública para proveito próprio ou para benefício de um grupo com quem determinado indivíduo está associado
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2.2. Áreas de actuação da actividade de fiscalização e inspecção da administração pública
São áreas de actuação da actividade de fiscalização e inspecção da Administração
Pública as seguintes:
Governação;
Gestão de recursos humanos e remuneração;
Organização da secretaria;
Tratamento de petições;
Organização e desenvolvimento da Administração Pública;
Organização e funcionamento das autarquias locais;
Contratações públicas;
Gestão financeira;
Gestão do património.
2.3. Exercício da actividade inspectiva
2.3.1. Tipos de inspecção
O exercício da actividade de fiscalização e inspecção da Administração Pública realiza-
se através de:
Inspecção ordinária;
Inspecção extraordinária.
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A inspecção ordinária é aquela que se realiza no quadro dos planos de actividades de
fiscalização e inspecção da Administração Pública.
A inspecção extraordinária é aquela que se realiza por determinação específica do
respectivo dirigente ou de iniciativa do Inspector-Geral, Inspector Chefe Provincial
em cumprimento de comandos específicos contidos em (i) decisão do Governo, (ii)
resultado de queixas, denúncias e reclamações.
2.3.2. Fontes das acções de fiscalização e inspecção da Administração Pública
A fiscalização e inspecção administrativa têm como base as seguintes fontes:
Plano de actividades do sector;
Ordem de inspecção emanada de dirigente competente;
Petições;
Solicitação do dirigente da instituição objecto de inspecção.
2.3.3. Fases da missão inspectiva
A realização da inspecção abarca quatro fases distintas, a saber:
a. Preparação da missão inspectiva;
b. Realização da inspecção;
c. Elaboração do relatório;
d. Monitoria e avaliação do cumprimento das recomendações.
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2.3.3.1. Preparação da missão inspectiva
Na fase da preparação da missão inspectiva devem ser levadas a cabo as seguintes
actividades:
Procedimentos
(Inspecção Ordinária)
Procedimentos
(Inspecção Extraordinária)
Elaboração de uma informação proposta dirigida ao
dirigente competente. Esta informação proposta deve
conter: enquadramento da missão no plano de actividades
do sector, objectivos da missão, duração da missão,
composição da equipa.
Despacho de aprovação pelo dirigente competente.
Elaboração dos termos de referência da missão.
Notificação da acção à entidade visada com os termos de
referência.
Revisão do Checklist e consulta aos relatórios de
inspecções anteriores.
Elaboração de uma credencial e guia de marcha a ser
apresentada à entidade objecto de inspecção, assinada
pelo respectivo dirigente.
Recepção, por escrito da
ordem de inspecção da
entidade competente.
Elaboração dos termos de
referência.
Elaboração de uma credencial
e guia de marcha a ser
apresentada à entidade
objecto de inspecção, assinada
pelo respectivo dirigente.
A decisão de proceder a uma acção de inspecção deve ser comunicada à
entidade visada com antecedência mínima de 15 (quinze) dias, devendo-se dar
a conhecer o teor do respectivo despacho ou ordem de inspecção. Considera-
se não abrangida por este procedimento a inspecção extraordinária.
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As ordens de inspecção devem conter a indicação do tipo, âmbito e objecto da
acção a efectuar, o seu início e termo prováveis, a constituição da equipa, bem
como outros elementos que forem julgados pertinentes.
As ordens de inspecção são emitidas pelo respectivo dirigente competente,
devendo ser numeradas sequencialmente, datadas e assinadas.
O original da ordem de inspecção é entregue ao inspector que chefia a equipa,
ficando uma cópia da mesma no arquivo da instituição.
A ordem de inspecção deve ter a seguinte estrutura:
a. Número de ordem;
b. Nome dos Inspectores;
c. Objecto do trabalho inspectivo;
d. Instituição a ser inspeccionada;
e. Finalidade da inspecção;
f. Período da execução; e
g. Assinatura ou despacho do dirigente que ordenou a realização da inspecção.
2.3.3.2. Realização da missão inspectiva
A fase da realização da inspecção administrativa tem as seguintes etapas:
Apresentação da equipa inspectiva;
Reunião inicial;
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Visita à instituição;
Logística;
Recolha de dados;
Reunião de balanço.
2.3.3.3. Apresentação da equipa inspectiva
Os inspectores devem identificar-se exibindo a credencial, guia de marcha ou a
respectiva ordem de inspecção ao dirigente da instituição objecto de inspecção.
A reunião inicial é desencadeada pela equipa inspectiva com a entidade
inspeccionada e tem como objectivo estabelecer um ambiente de confiança e
cooperação, de modo a permitir que os propósitos da inspecção surtam os efeitos
desejados.
O estabelecimento desse ambiente é ainda mais importante quando a inspecção é
complexa e envolve denúncias contra o inspeccionado ou está relacionada a um
assunto amplamente divulgado nos meios de comunicação social e redes sociais.
Os inspectores devem estar claros de que, a reunião inicial é muito importante para o
êxito do trabalho, pois, previne que o inspeccionado/fiscalizado construa uma visão
distorcida do propósito do trabalho, evitando, assim, que ele assuma uma postura
hostil em relação à equipa inspectiva.
É importante que o inspeccionado perceba que será tratado com isenção e respeito e
que os assuntos examinados serão abordados com objectividade e imparcialidade.
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Dessa forma, é importante que, durante a reunião inicial, a equipa de inspectores
procure atenuar a ansiedade natural do inspeccionado, mantendo-se atenta a
quaisquer manifestações de hostilidade.
No encontro, devem ser discutidos com o inspeccionado, o tempo de duração dos
trabalhos, a possibilidade de utilização de recursos do inspeccionado, nomeadamente;
documentos, outras fontes de informação e outros aspectos relevantes, devendo a
equipa ponderar sobre a efectiva necessidade de determinadas solicitações, perante
eventuais argumentos contrários apresentados pelo inspeccionado. Em suma, a
entidade inspeccionada deve providenciar todo o apoio necessário à equipa de
inspecção para o desempenho das suas funções.
2.3.3.4. Visita à instituição
A equipa inspectiva acompanhada de um funcionário da instituição efectua uma visita
aos vários sectores, com objectivo de conhecer melhor os serviços e estabelecer o
primeiro contacto com os funcionários e agentes do Estado da instituição objecto de
inspecção.
2.3.3.5. Logística
Para evitar a paralisação das actividades normais da entidade inspeccionada, é
recomendável que a equipa de inspectores tenha o seu espaço físico, onde irá
funcionar e um interlocutor que facilitará a interacção com a mesma.
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Este interlocutor será o responsável pelo apoio da equipa de inspectores em todos
aspectos, incluindo a recolha de documentos, tiragem de fotocópias, solicitação das
entidades com vista a prestarem esclarecimentos.
2.3.3.6. Colecta de dados
A equipa de inspectores deve dar prosseguimento ao seu trabalho, o qual inclui
entrevistas para a colecta de dados.
Chama-se atenção para o facto de ser comum que os entrevistados omitam
informações importantes para o êxito da inspecção. Igualmente, os inspeccionados
podem optar por atitudes que tendem a dificultar a recolha de informações relevantes.
Assim, as equipas de inspecção devem procurar criar um ambiente favorável, que lhes
possibilite conduzir eficientemente as entrevistas e maximizar a quantidade e
qualidade de informações relevantes. Recomenda-se, também, que os inspectores
procurem criar um clima de confiança e de cooperação com os entrevistados, de
modo a evitar a omissão de dados ou informações importantes para o sucesso do
trabalho. Este ambiente, todavia, não deve comprometer a independência,
objectividade e imparcialidade dos membros da equipa ou os objectivos da inspecção.
Durante a recolha de dados, é importante assegurar que toda informação recolhida
dos inspeccionados seja reduzida a escrito para assegurar a formalidade e evitar
situações em que os inspeccionados aleguem o não recebimento do pedido. Estas
solicitações devem ser assinadas pelo chefe da equipa e pelo declarante e/ou
informante.
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Etapas básicas da colecta de dados
Em geral, as entrevistas de colecta de dados dividem-se em cinco etapas, a saber:
Preparação;
Início;
Desenvolvimento;
Registo;
Conclusão.
Preparação
A etapa de preparação da entrevista de colecta de dados tem impacto directo na
qualidade e na quantidade de informações obtidas. Ela consiste no estabelecimento de
pressupostos a serem seguidos pela equipa de inspecção mormente no que tange aos
seguintes aspectos:
Objectivos da entrevista;
Informações a serem obtidas;
Documentos a serem solicitados; e
Funções de cada membro da equipa no decorrer das entrevistas.
A equipa de inspecção deve preparar previamente um plano de entrevista,
discriminando os seus objectivos e duração, bem como delinear as principais
perguntas a serem feitas ao entrevistado.
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Preferencialmente, o entrevistado deve ser informado previamente sobre os
objectivos da entrevista e sobre o tipo de informação que será solicitada. Para o efeito,
é necessário programar o horário e o local da entrevista com antecedência, de forma a
permitir às duas partes, tempo suficiente para a elaboração do material a ser utilizado
no encontro.
Tratando-se de inspecção extraordinária, não é pertinente a comunicação da missão
nos moldes de uma inspecção ordinária.
Início da colecta de dados
No início de uma entrevista de colecta de dados, a equipa de inspectores deve
procurar estabelecer uma relação de cooperação e confiança com o entrevistado, de
modo a evitar manifestações de ansiedade, hostilidade ou outros comportamentos
adversos. Para isso, é recomendável que a equipa reitere os objectivos da entrevista e
saliente a necessidade de colaboração por parte do entrevistado.
Para o sucesso da missão é importante que sejam observadas algumas formalidades,
tais como:
A apresentação da equipa de inspecção pelo respectivo chefe;
A exibição do respectivo documento de identificação;
Postura e civismo;
Respeito pelo entrevistado.
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Desenvolvimento da colecta de dados
A equipa de inspecção deve manter-se fiel aos objectivos da entrevista, evitando
distrair-se ou concentrar-se em outras perguntas, bem como coibindo qualquer desvio
do assunto em discussão por parte do entrevistado. Contudo, caso esse desvio ocorra,
a equipa deverá avaliar sua relevância decidindo se convém prosseguir ou retornar ao
assunto principal. Seja como for, deve-se evitar conversas sobre assuntos irrelevantes.
Os membros da equipa não devem tecer comentários ao longo da entrevista, pois tal
atitude pode remeter o entrevistado ao silêncio.
Todavia, o período de silêncio pode ser usado para encorajar o inspeccionado a
complementar a sua ideia. A equipa deve procurar controlar esses períodos,
preservando a eficiência e eficácia da entrevista.
Registo de dados
O inspector deve fazer o registo (escrito ou gravado em áudio) de informações
relevantes prestadas pelo entrevistado, as quais devem ir ao encontro do objectivo da
entrevista.
Conclusão da colecta de dados
A entrevista termina com a devolução formal de todos os documentos fornecidos
pelo inspeccionado e que serviram de sustentação podendo a equipa inspectiva extrair
fotocopias dos mesmos, caso julgar pertinente.
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Reunião de balanço
Após a colecta de dados e finda a missão inspectiva, a equipa deve realizar uma
reunião de balanço com a direcção da instituição inspeccionada, na qual são afloradas
todas irregularidades identificadas durante o trabalho, os aspectos positivos, bem
como as principais recomendações.
Esta reunião de balanço constitui uma oportunidade impar de acção pedagógica que
deve estar subjacente na acção inspectiva, uma vez que o inspeccionado será alertado
para situações menos correctas e terá a oportunidade de, a partir daquele momento,
deixar de cometer os mesmos erros e/ou melhorar os seus procedimentos.
Nesta reunião o chefe da equipa dá um informe geral das constatações registadas
durante o processo de inspecção, devendo proceder da seguinte forma:
Realçar os aspectos positivos e/ou negativos detectados;
Apresentar propostas de medidas correctivas (caso necessário) nos termos da
Lei;
Avaliar e deixar registados os aspectos que contrariam as normas vigentes que
concorrem para a fraca qualidade da prestação de serviços;
Encorajar a direcção da instituição (quando o trabalho for positivo) a elevar
continuamente os seus níveis de prestação de serviços.
2.3.3.7. Elaboração do relatório
A fase de elaboração do relatório comporta as seguintes etapas:
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Elaboração do relatório preliminar;
Envio à entidade inspeccionada para contraditório;
Elaboração do relatório final.
Finda a missão inspectiva, a equipa elabora o relatório preliminar no prazo máximo de
10 (dez) dias úteis.
Em condições excepcionais o prazo acima referido pode ser alargado, desde que
devidamente fundamentada a razão do alargamento e autorizado pelo dirigente
competente.
Sempre que se revele a pertinência da elaboração do esboço do relatório da acção
inspectiva e a sua discussão com a entidade inspeccionada, no caso de identificação de
situações que requerem acções correctivas imediatas, o chefe de equipa de inspectores
deverá criar as condições necessárias para que tal possa vir a ocorrer durante o
período da missão inspectiva.
O relatório deve conter os aspectos positivos, irregularidades identificadas, bem como
as recomendações precisas e específicas para cada anomalia identificada durante a
inspecção.
O relatório preliminar da acção de fiscalização e inspecção é remetido ao dirigente
máximo do serviço inspeccionado para que no prazo de 15 (quinze) dias úteis se
pronuncie, em obediência ao princípio do contraditório.
A equipa inspectiva deve elaborar o relatório final e enviar à entidade inspeccionada
no prazo de 15 (quinze) dias úteis após a recepção do contraditório.
A entidade inspeccionada deve no prazo de 45 (quarenta e cinco) dias úteis após a
recepção do relatório final informar sobre as medidas e decisões adoptadas como
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consequência da acção inspectiva. Esta informação deve ser apresentada em forma de
uma matriz.
2.3.3.8. Monitoria e avaliação do cumprimento das recomendações
A missão de inspecção não termina com a elaboração do relatório final.
A equipa de inspecção deve monitorar e avaliar o cumprimento das recomendações
deixadas pelas missões inspectivas.
No processo de acompanhamento e monitoria devem ser levados em consideração os
seguintes factores:
O grau de esforço e custo necessários para efectuar a correcção e/ou a
implementação das recomendações;
Os riscos que podem ocorrer caso as acções correctivas venham a falhar;
A complexidade da acção correctiva;
As informações actualizadas e periódicas da direcção sobre a implementação
de medidas, de forma a avaliar o esforço que está sendo feito para corrigir as
anomalias verificadas pela missão inspectiva;
O período de tempo requerido.
Técnicas usadas na monitoria
As técnicas utilizadas para realização de uma monitoria incluem:
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Comunicação das revelações e recomendações feitas ao nível do órgão
responsável por tomar a acção correctiva;
Recepção de informações e actualizações periódicas da direcção sobre a
implementação de medidas, de forma a avaliar o esforço que está sendo feito
para corrigir as anomalias verificadas pela missão inspectiva;
Recepção e avaliação de relatórios de outras entidades a quem tenha sido
atribuída responsabilidade no acompanhamento do cumprimento das
recomendações deixadas pela equipa inspectiva.
Visitas ao inspeccionado para aferir se está cumprindo com as recomendações
deixadas.
2.4. ESTRUTURA DO RELATÓRIO DA INSPECÇÃO
Regra geral, a estrutura de um relatório de inspecção deverá conter:
a. Índice
b. Acrónimos
c. Introdução
d. Sumário executivo
e. Desenvolvimento (Principais constatações da inspecção e recomendações)
f. Conclusão
g. Anexos
Tratando-se de relatório de monitoria, a estrutura do desenvolvimento acima referido apresentar-se-á, sob a forma de matriz, como se ilustra na tabela a seguir.
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Recomendações deixadas
Prazo
Ponto de situação
Responsável Observação
A tabela acima referida pode ser ajustada a realidade e ao objectivo que se pretende
atingir
Índice
Deve indicar os temas e as páginas onde os mesmos se encontram tratados.
Acrónimos
Deve indicar a designação das abreviaturas contempladas no corpo do relatório.
Introdução
Deve abordar, de um modo bastante resumido, as seguintes matérias:
Referência expressa ao despacho da entidade competente ou a ordem de
inspecção;
Actividade a realizar;
Nome dos integrantes da equipa de inspecção;
Nome e caracterização da instituição objecto da acção inspectiva;
Objectivos da inspecção;
O período da realização da inspecção;
Aspectos positivos relacionados com a inspecção;
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Principais dificuldades encontradas na realização do trabalho.
Sumário executivo
No caso de o relatório ser extenso, recomenda-se a inclusão de um sumário executivo
contendo as principais constatações como forma de facilitar a leitura e fazer
compreender, rapidamente, a mensagem e os conteúdos do relatório.
O sumário executivo não deve exceder 2 páginas.
Desenvolvimento
Principais constatações da inspecção:
a. Narração, de forma sintética, dos factos apurados;
b. Indicação das disposições legais aplicáveis;
c. Identificação dos responsáveis pelas irregularidades detectadas.
Recomendações
Enumeração das medidas necessárias para a reposição da legalidade e melhoria na
organização, funcionamento e prestação de serviços.
Emissão de propostas, procedimentos e medidas legislativas a adoptar, se for julgado
necessário.
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As recomendações, por outro lado, devem basear-se nas constatações da equipa de
inspectores. As recomendações devem ter como objectivo, corrigir as anomalias
detectadas.
Conclusão
Esta secção deverá conter o juízo opinativo dos inspectores sobre a entidade
inspeccionada relativo à organização, funcionamento, gestão e cumprimento das
normas legais.
Anexos
Constituem documentos anexos ao relatório da inspecção os seguintes:
Cópia da ordem de inspecção ou guia de marcha e/ou credencial;
Documentação fornecida pelo inspeccionado;
Provas substanciais sobre as constatações; e
Outros elementos relevantes.
2.4.1. Linguagem do Relatório – Regras Básicas
Linguagem simples:
Utilizar frases curtas;
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Omitir ideias ou frases desnecessárias;
As ideias devem fluir com conteúdo lógico;
Evitar ideias contraditórias.
Linguagem clara:
Utilizar palavras simples;
Explicar convenientemente um termo técnico ou pouco utilizado;
Clarificar onde e quando um determinado facto teve lugar;
Ser específico quanto às quantidades – Exemplo: 20% dos 200 funcionários
existentes na instituição não foi cadastrado no e-CAF, ao invés de: “Um
número substancial de funcionários não foi cadastrado no e-CAF”.
Linguagem viva:
Utilizar voz activa ao invés da voz passiva;
Evitar frases que venham alongar a explicação e as tornem monótonas.
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3. O GUIÃO DO INSPECTOR
3.1. Áreas de fiscalização e inspecção da administração pública e autarquias
locais
3.1.1. Governação Na área de governação, cabe ao inspector averiguar matérias relacionadas com:
a. Funcionamento dos órgãos e serviços da Administração Pública, conforme o
caso;
1. Grau do cumprimento das sessões de trabalho dos órgãos.
2. Adequação da estrutura ao número do pessoal.
3. Existência de planos de actividades inerentes às diversas áreas.
4. Nível de transparência nas actividades da instituição.
5. Nível de participação pública no desenvolvimento das actividades da
instituição.
6. Plano de desenvolvimento do distrito.
b. Estrutura e funcionamento dos órgãos autárquicos;
1. Plano de desenvolvimento da autarquia.
2. Actos e procedimentos administrativos.
3. Legalidade das deliberações dos órgãos colegiais autárquicos.
c. Organização e funcionamento dos órgãos consultivos locais;
d. Participação comunitária;
e. Articulação entre os órgãos de nível local e entre estes e os do governo
central;
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f. Cumprimento de orientações deixadas nas visitas presidenciais e de outros
dirigentes superiores do Estado.
Nota: O Inspector deve preencher o anexo 1 deste guião.
3.1.2. Gestão de Recursos Humanos e Remuneração Sem prejuízo de outras matérias, na área de gestão de Recursos Humanos e
Remuneração o inspector deve fiscalizar e inspeccionar o seguinte:
a. O cumprimento integral das normas constantes no Estatuto Geral dos
Funcionários e Agentes do Estado e da legislação complementar aplicável;
b. Situação do quadro de pessoal;
c. Realização dos concursos de ingresso, promoção e progressões;
d. Desligamento de Funcionário;
e. Nomeação provisória e definitiva;
f. Celebração de contratos fora do quadro e a respectiva remuneração;
g. Instauração de processos disciplinares aos funcionários e agentes do
Estado prevaricadores;
h. A atribuição de prémios aos melhores funcionários e agentes do Estado;
i. Avaliação de desempenho dos funcionários e agentes do Estado;
j. Avaliação da situação actual dos recursos humanos, em termos do número
de funcionários e respectivas qualificações profissionais e académicas;
31
k. Avaliação do cumprimento do princípio de desconcentração e
descentralização de competências no âmbito da gestão de recursos
humanos;
l. Avaliação da situação dos funcionários em comparação com o quadro de
pessoal aprovado e as necessidades presentes e futuras identificadas pelo
órgão;
m. Documentos referentes aos processos de fixação do vencimento
excepcional;
n. Organização, arquivo e os documentos constantes nos processos
individuais dos funcionários;
o. Legalidade dos processos de pagamento de salários e outras
remunerações;
p. Existência de planos de desenvolvimento de recursos humanos;
q. Realização de estudos colectivos da legislação pertinente;
r. O cumprimento da legislação que estabelece os princípios, regras de
organização e estruturação do Sistema de Carreiras e Remuneração;
s. O uso de documentos de identificação;
t. Cadastro de funcionários;
u. Organização do sector de recursos humanos;
v. Organização dos processos individuais;
w. Funcionamento do e-SIP;
x. Verificar se o sector elabora relatórios ou informações sobre a gestão de
recursos humanos;
y. Processamento e pagamento de salários, bónus e outros subsídios;
z. Assiduidade e efectividade;
aa. Evolução numérica dos funcionários e concursos de ingressos;
32
bb. Plano de desenvolvimento de recursos humanos e bolsas de estudo.
Nota: O Inspector deve preencher o anexo 2 apenso a este documento.
3.1.3. Secretaria e petições
O inspector deve buscar informações sobre a forma como a secretaria está organizada
de modo a cumprir com os seus objectivos e como são tratadas as petições. Assim o
inspector avalia aspectos como:
a. Sistema Nacional de Arquivo do Estado (SNAE);
b. Horário de atendimento;
c. Vitrina;
d. Carta de serviço;
e. Livros obrigatórios da secretaria e caixa de sugestões e reclamações;
f. Secretaria de Informação Classificada (SIC);
g. Linha verde, pagina web e email;
h. Identificação dos funcionários;
i. Rotinas de compilação de petições.
Nota: O Inspector deve preencher o anexo 3
3.1.4. Organização e Desenvolvimento da Administração Pública O inspector deve buscar informações relevantes que permitam concluir sobre:
33
a. Estatuto orgânico;
b. Regulamento interno;
c. Implementação da Estratégia da Reforma e Desenvolvimento da
Administração Pública;
d. Lei de bases da organização e funcionamento da Administração Pública;
e. Lei de Probidade Pública;
f. Descentralização e desconcentração de competências;
g. Capacitação institucional.
Nota: O Inspector deve preencher o anexo 4 apenso a este documento.
3.1.5. Contratações Públicas
Nesta área são verificados os seguintes aspectos:
a. Criação e funcionamento da Unidade Gestora e Executora de Aquisições
(UGEA);
b. Cumprimento das formalidades para aquisição, recepção de bens e prestação
de serviços;
c. Contratos administrativos e fiscalização do órgão de controlo externo;
d. Probidade pública e impedimentos.
Nota: O inspector deve preencher o anexo 5.
34
3.1.6. Gestão Financeira Nesta área a incidência do trabalho inspectivo vai para os aspectos gerais em pontos:
a. Sistema de controlo interno;
b. Manual de procedimentos e medidas de controlo;
c. Administração do orçamento;
d. Execução de despesas;
e. Arrecadação e registo de receitas;
f. Administração do Fundo de Desenvolvimento Distrital;
g. Organização dos processos de prestação de contas;
h. Escrituração de livros obrigatórios de contabilidade;
i. Administração das contas bancárias;
j. Posturas municipais, seu fundo legal e implementação.
Nota: O Inspector deve preencher o anexo 6 apenso a este documento.
3.1.7. Gestão do Património
Nesta área o inspector deve incidir a sua acção nos seguintes aspectos:
a. Grau de cumprimento das normas que regem a gestão do património;
Manual de procedimentos e medidas de controlo;
Arquivo de documentos inerentes ao património;
Inventariação dos bens móveis e imóveis do Estado;
Registo a favor do Estado dos bens patrimoniais;
Protecção contra riscos (Salvaguarda, seguro, etc.);
35
Inspecção física.
Nota: O Inspector deve preencher o anexo 7 apenso a este documento.
3.2. Legislação aplicável
Sem prejuízo da consulta de outras normas complementares, é apresentado neste
ponto um rol de legislação geral e específica para cada área da actividade de
fiscalização e inspecção administrativa do Estado.
3.2.1. Governação
a. Constituição da República de Moçambique;
b. Lei nº 8/2003, de 19 de Maio, que aprova a Lei dos Órgãos Locais do Estado
(LOLE);
c. Lei n°. 11/2012, de 08 de Fevereiro que procede a revisão pontual da LOLE;
d. Lei n°. 5/2007, de 9 de Fevereiro, que aprova o quadro jurídico-legal das
Assembleias Provinciais;
e. Lei n°. 19/97, de 1 de Outubro, que aprova a Lei de Terras;
f. Decreto n° 5/2006, de 12 de Abril, atribui competências aos Governadores
Provinciais e Administradores Distritais na gestão de recursos humanos;
g. Decreto n° 6/2006, de 12 de Abril, define a estrutura tipo da orgânica dos
governos Distritais;
h. Decreto n° 11/2005, de 10 de Junho, aprova o Regulamento da LOLE;
36
i. Decreto n° 81/2010, de 31 de Dezembro, define o estatuto orgânico da
secretaria administrativa do Posto Administrativo;
j. Decreto n° 82/2012, de 31 de Dezembro, aprova o Estatuto Orgânico da
Secretaria Administrativa de Localidade;
k. Decreto nᵒ 56/2008, de 30 de Dezembro, que aprova a modalidade de tutela
administrativa dos governos provinciais sobre as autarquias locais;
l. Despacho n° 198/2007, de 6 de Novembro, que atribui tarefas ao
representante do Estado nas circunscrições das autarquias locais;
m. Decreto n° 15/2000, de 20 de Junho, que estabelece as formas de articulação
entre os órgãos locais do Estado com as autoridades comunitárias;
n. Decreto n° 66/98, de 8 de Dezembro, que aprova o regulamento da Lei de
Terras;
o. Diploma Ministerial n° 145/2009, de 24 de Junho, que aprova o regulamento
tipo da orgânica do Serviço Distrital de Actividades Económicas;
p. Diploma Ministerial nº 146/2009, de 24 de Junho, que aprova o regulamento
tipo da orgânica do Serviço Distrital de Planeamento e infra-estruturas;
q. Diploma Ministerial nº 147/2009, de 24 de Junho, que aprova o regulamento
tipo da orgânica do Serviço Distrital de Saúde, Mulher e Acção Social;
r. Diploma Ministerial n° 148/2009, de 24 de Junho, que aprova o regulamento
tipo da orgânica do Serviço Distrital de Educação, juventude e Tecnologia
s. Diploma Ministerial n° 67/2009, aprova a organização e funcionamento dos
Conselhos Locais;
t. Manual de Procedimento de Fundo de Desenvolvimento Distrital;
u. Diploma Ministerial n° 158/2011, de 15 de Junho, que adopta regras para as
consultas às comunidades no âmbito da titulação do DUAT;
37
v. Resolução n° 3/2006, de 20 de Dezembro, que aprova a estrutura e
funcionamento da Secretaria Provincial;
w. Resolução n° 4/2006, de 20 de Dezembro, que aprova o estatuto orgânico da
Secretaria Distrital;
x. Resolução n° 6/2006, de 29 de Dezembro, que aprova o estatuto orgânico do
Gabinete do Administrador.
3.2.1.1. Especificas para autarquias locais
a. Lei n°. 2/97, de 18 de Fevereiro, que cria o quadro jurídico-legal para
implantação das autarquias locais;
b. Lei n°. 7/97, de 31 de Maio, que define a tutela administrativa do Estado
sobre as autarquias locais;
c. Lei n°. 6/2007, de 9 de Fevereiro, que procede a alteração da Lei 7/97;
d. Lei 8/97, de 31 de Maio, que estabelece o estatuto especial do Município de
Maputo;
e. Lei nº 9/97, de 31 de Maio, que define o estatuto dos titulares e dos membros
dos órgãos das Autarquias Locais;
f. Lei n°. 10/97, de 31 de Maio, que cria municípios de cidade e de vila em
algumas circunscrições territoriais;
g. Lei n°. 19/2007, de 18 de Julho, que aprova a Lei do ordenamento do
território;
h. Lei n°. 20/97, de 1 de Outubro, que aprova a Lei do ambiente;
i. Lei n°. 3/2008, de 2 de Maio, que cria municípios;
j. Lei n°. 11/2013 de 3 de Junho, que cria municípios e vilas em algumas
circunscrições territoriais;
38
k. Decreto n°. 35/98, de 7 de Julho, que aprova os princípios fundamentais dos
regimentos das assembleias municipais;
l. Decreto n°. 65/2003, de 31 de Dezembro, que aprova o representante da
administração do Estado;
m. Decreto nº 31/2008, de 24 de Julho, que estabelece os parâmetros e limites
máximos da remuneração dos titulares e membros dos órgãos das autarquias
locais;
n. Decreto nº 32/2008, de 24 de Julho, que estabelece os parâmetros e limites
máximos da remuneração dos titulares e membros dos órgãos da autarquia
local de Maputo;
o. Decreto nº 56/2008, de 30 de Dezembro, que define as modalidades de
exercício da tutela administrativa dos Governadores Provinciais e dos
Governos Provinciais nas Autarquias Locais;
p. Decreto n°. 23/2008, de 1 de Julho, que aprova o regulamento da Lei de
Ordenamento do território;
q. Decreto nº 45/2004, de 29 de Setembro, que aprova o regulamento sobre o
processo de avaliação do impacto ambiental;
r. Decreto nº 13/2006, de 15 de Junho, que aprova o regulamento sobre a
gestão de resíduos sólidos;
s. Decreto nº 60/2006, de 26 de Dezembro, que aprova o regulamento do solo
urbano;
t. Diploma ministerial n°. 80/2004, de 14 de Maio, que regula a articulação dos
órgãos das Autarquias Locais com as autoridades comunitárias;
u. Resolução n°. 7/87, de 25 de Abril, que cria as cidades em quatro níveis;
v. Resolução nº 32/2008, de 20 de Agosto, que aprova a organização territorial
de algumas vilas.
39
3.2.1.2. Área dos recursos humanos e remuneração
a. Constituição da República de Moçambique;
b. Lei 14/2009, de 17 de Março, que aprova o Estatuto Geral dos Funcionários e
Agentes do Estado (EGFAE);
c. Decreto nº 62/2009, de 8 de Setembro que regula o EGFAE;
d. Decreto nº 54/2009, de 8 de Setembro – estabelece os princípios de
organização e estruturação do Sistema de Carreiras e Remunerações aplicáveis
aos funcionários do Estado;
e. Decreto nº 5/2006, de 12 de Abril – Atribui aos Governos Provinciais e aos
Administradores Distritais competências no âmbito da gestão dos Recursos
Humanos;
f. Decreto n°. 53/2008, 30 de Dezembro, estabelece dispositivos técnicos que
permitam a acessibilidade, circulação e utilização dos sistemas de serviços e
lugares públicos das pessoas em geral e em particular das portadoras com
deficiência ou de mobilidade condicionada;
g. Resolução 12/2012, de 5 de Dezembro, aprova a metodologia de elaboração
de quadros de pessoal;
h. Resolução nº 11/2001, de 26 de Dezembro – Sessão mensal de estudo
colectivo da legislação em vigor com a duração de 120 minutos;
i. Resolução nº 12/2001, de 26 de Dezembro – aprova as normas de
procedimentos e critérios de avaliação de potencial para a progressão nas
carreiras profissionais do aparelho do Estado;
j. Resolução nº 12/99, de 9 de Dezembro – Aprova os qualificadores
profissionais das carreiras e funções comuns do Aparelho de Estado;
40
k. Resolução nº 1/2014, de 9 de Maio - aprova as características do crachá
referido no nº 1 do artigo 41 das Normas de Funcionamento dos Serviços da
Administração Pública, aprovadas pelo Decreto nº 30/2001, de 15 de
Outubro e revoga a Resolução nᵒ 9/2009, de 22 de Maio;
l. Resolução nº 1/90, define critérios para atribuição de bónus de antiguidade;
m. Diploma Ministerial nº 22/99, de 24 de Março – Actualiza o bónus especial a
atribuir aos técnicos médios e superiores;
n. Diploma Ministerial nº 23/99, de 24 de Março – Classifica as áreas territoriais
para efeitos de atribuição de bónus especial e Decreto nº 9/2009, de
Dezembro que aprova o subsídio de localização;
o. Diploma Ministerial nº 79/88, de 15 de Junho – regulamenta os critérios de
distribuição dos 5% da receita proveniente do Imposto de Reconstrução
Nacional pelos funcionários e agentes que participaram nas actividades de
recenseamento de contribuintes e lançamento do imposto;
p. Resolução nº 12/2000, de 26 de Dezembro – esclarece dúvidas quanto ao
direito à gratificação de chefia devida aos funcionários a quem foi atribuído o
vencimento da função que exerce;
q. Diploma Ministerial nº 61/2001, de 5 de Julho - aprova o regulamento de
concursos nas carreiras de regime geral e especial da área comum do aparelho
de Estado;
r. Lei nº 7/98, de 15 de Junho – estabelece as normas de conduta aplicáveis aos
titulares de cargos governativos e explica os seus deveres e direitos,
reconhecendo as exigências do seu exercício;
s. Decreto nº 48/2000, de 12 de Dezembro – regulamenta a Lei nº 7/98, de 15
de Junho referente aos Direitos e Deveres dos Titulares de Cargos
Governativos;
41
t. Decreto n°. 5/2011, de 18 de Abril, que estabelece normas com vista a fixação
do vencimento excepcional dos funcionários;
u. Decreto nº 21/96, de 11 de Junho – aprova o Regulamento de Assistência
Médica e Medicamentosa aos Funcionários do Estado (Em actualização);
v. Decreto nº. 55/2007, de 8 de Novembro que adequa e ajusta o Sistema de
Gestão dos Recursos Humanos do Estado aos novos desafios da Função
Pública;
w. Decreto nº 55/2009, de 12 de Outubro que aprova o Sistema de Gestão de
Desempenho da Administração Publica (SIGEDAP);
x. Decreto n°. 54/2007, de 29 de Novembro, que aprova o Sistema Electrónico
de Informação do Pessoal (e-SIP);
y. Resolução nº 12/2012, de 5 de Dezembro – Aprova a metodologia para a
elaboração dos quadros de pessoal dos órgãos e instituições do aparelho de
Estado e revoga a Resolução nᵒ1/2006, de 25 de Outubro;
z. Manual de Procedimentos do Estatuto Geral dos Funcionários do Estado.
aa. Decreto-Lei sobre a contratação da mão-de-obra estrangeira;
42
3.2.1.2.1. Especificamente para as autarquias locais (Recursos humanos)
a. Decreto nº 45/2003, de 17 de Dezembro, que aprova a mobilidade dos
Funcionários entre a administração do Estado e as Autarquias Locais;
b. Decreto nº 35/2006, de 6 de Setembro, que aprova o regulamento de criação
do funcionamento da Policia Municipal;
c. Decreto nº 31/2008, de 24 de Julho, que estabelece os parâmetros e limites
máximos da remuneração dos titulares e membros das Autarquias Locais;
d. Decreto nº 32/2008, de 24 de Julho, que estabelece os parâmetros e limites
máximos da remuneração dos titulares e membros dos órgãos das Autarquias
Locais do Município de Maputo;
e. Diploma Ministerial nº 104/2008, de 14 de Novembro, que aprova o
regulamento de uniformes da Policia Municipal;
f. Diploma Ministerial nº 105/2008, de 14 de Novembro, que aprova o
regulamento de organização e funcionamento do curso de formação e do
estágio dos candidatos as carreiras da Policia Municipal;
g. Diploma Ministerial nº 100/2008, de 24 de Outubro, que aprova o
regulamento do fardamento e distintivos das autoridades comunitárias;
h. Diploma Ministerial nº 250/2011, de 4 de Novembro, que aprova a
metodologia para a elaboração dos quadros de pessoal das Autarquias Locais;
i. Resolução nº 6/2004, de 10 de Dezembro, que aprova o funcionamento e
ocupações especiais a vigorar nas Autarquias Locais.
43
3.2.1.4. Organização e desenvolvimento da Administração Pública
a. LEBOFA - Lei de bases da organização e funcionamento da administração
pública (Lei n°. 7/2013);
b. Decreto n°. 12/2015, de 10 de Junho, que estabelece as normas e critérios
gerais de organização dos Ministérios;
c. Decreto n°. 30/2001, de 15 de Outubro, que aprova as normas de
funcionamento dos serviços da Administração Pública;
d. Lei n°. 14/2011, de 10 de Agosto, que aprova a vontade da administração
pública e estabelece as normas de defesa dos direitos e interesses dos
particulares (Lei do Procedimento Administrativo);
e. Lei nº 6/2004, de 17 de Junho – introduz mecanismos complementares de
combate à corrupção;
f. Lei nº. 22/2005, de 22 de Junho – aprova o regulamento da Lei nº 6/2004 de
17 de Junho;
g. Estratégia Anti-corrupção (2006-2010);
h. PEDAP e ERDAP
3.2.1.5. Organização e funcionamento das Autarquias Locais
a. Decreto nº 51/2004, de 1 de Dezembro, que aprova o regulamento da
organização e funcionamento dos serviços técnicos e administrativos dos
Municípios.
44
3.2.1.6. Secretaria
a. Decreto nº 36/2007, de 27 de Agosto, aprova o Sistema Nacional de Arquivo
do Estado (SNAE);
b. Resolução n°. 46/2006, de 26 de Dezembro, que aprova a Estratégia para
gestão de documentos e arquivos do Estado;
c. Decreto nº 30/2001, de 15 de Outubro – aprova as Normas de
Funcionamento dos Serviços da Administração Pública.
d. Lei nº 14/2011, de 10 de Agosto, que aprova o Procedimento Administrativo.
3.2.1.7. Petições
a. Lei nº 26/2014, de 23 de Setembro – regulamenta e disciplina o direito de
petições.
b. Lei nº 7/2006, de 16 de Agosto, relativa ao Estatuto e Competências do
Provedor da Justiça;
c. Lei nº.6/2001, de 30 de Abril, que estabelece o Regimento da Assembleia da
República (parte relativa à Comissão de Petições).
d. Matriz de compilação de petições
45
3.2.1.8. Contratações públicas
a. Decreto nº 5/2016, de 8 de Março - Aprova o Regulamento de Contratação
de Empreitada de Obras Públicas, Fornecimento de Bens e Prestação de
Serviços ao Estado e revoga o Decreto nº 15/2010, de 24 de Maio;
b. Decreto de criação do Sector;
c. Diploma Ministerial n°. 141/2006, de 5 de Setembro, que estabelece a
direcção do património do Estado a unidade Funcional de Supervisão das
Aquisições - UFSA;
d. Diploma Ministerial n°. 142/2006, de 5 de Setembro, que aprova o modelo de
estruturação das UGEA’s;
e. Lista anual do cadastro de fornecedores do Estado.
3.2.1.9 Gestão Financeira
a) Lei nº 9/2002, de 12 de Fevereiro – cria o Sistema de Administração
Financeira do Estado – SISTAFE;
b) Lei nᵒ8/2015, de 06 de Outubro, concerne à organização, funcionamento e ao
processo da secção de fiscalização das receitas e das despesas públicas, bem
como do visto do T.A., revendo a Lei n°. 14/2014, de 14 de Agosto;
c) Decreto nº 23/2004, de 20 de Agosto – aprova o regulamento do SISTAFE;
d) Decreto n°. 181/2013, de 14 de Agosto, que aprova o Manual de
Administração e Procedimentos Contabilísticos – MAF;
46
e) Despacho n°. 6/GP/TA/2014, de 29 de Setembro, sobre a padronização e
harmonização dos conceitos e modelos ou mapas gerados pelo e-SISTAFE e
flexibilização do processo de instrução da Conta de Gerência; f) Despacho n°. 6/GP/TA/2008, de 29 de Setembro, que aprova as instruções
para elaboração da conta de gerência;
g) Diploma Ministerial n°. 79/88, de 15 de Junho, que define a distribuição de
5% da Receita do IRN;
h) Diploma Ministerial nº 103/2001, de 20 de Junho – aprova a desagregação
dos classificadores orgânico, económico e funcional, da despesa e de
operações financeiras do Estado (Este diploma foi actualizado);
i) Diploma Ministerial nº 1/2004, de 7 de Janeiro – Aprova o Regulamento da
Conta Única do Tesouro.
3.2.1.9.1 Especificamente nas Autarquias Locais
a. Lei nº 1/2008, de 16 de Janeiro, que define o regime financeiro, orçamental e
patrimonial das Autarquias Locais e sistema tributário;
b. Lei nº 27/2007, de 1 de Agosto, que aprova a remuneração dos PCM de
povoação e vereadores e membros das assembleias municipais;
c. Decreto nº 63/2008, de 30 de Dezembro, que aprova o código tributário
autárquico.
3.2.1.10. Gestão do património
47
a. Lei nº 9/2002, de 12 de Fevereiro – cria o Sistema de Administração Financeira
do Estado – SISTAFE;
b. Decreto nº 23/2004, de 20 de Agosto – aprova o regulamento do SISTAFE;
c. Decreto nº 23/2007, de 9 de Agosto, que aprova o regulamento do património do
Estado;
d. Decreto n°. 4/88, de 8 de Abril, que aprova o regime de alienação de viaturas;
e. Decreto 17/2014 de 6 de Maio, aprova a base legal de alienação de viaturas;
f. Decreto nº 1/79, de 1 de Fevereiro, que aprova o regulamento geral de utilização
de viaturas do Estado;
g. Decreto nº 2/83, de 29 de Junho, Regulamento Geral de Utilização das Viaturas
do Estado;
h. Decreto nᵒ 17/2014, de 9 de Maio - institui que os funcionários titulares de cargos
e funções com direito à afectação, pelo Estado, de viatura individual permanente
de serviço, possam adquirir essa viatura beneficiando do pagamento dos encargos
aduaneiros pelo Estado e revoga o Decreto nº 40/98, de 26 de Agosto;
i. Diploma Ministerial n°. 79/88, de 15 de Junho - regulamenta os critérios de
distribuição dos 5% da receita do Imposto de Reconstrução Nacional pelos
funcionários e agentes do Estado que participam nas actividades de
recenseamento de contribuintes e lançamento do imposto;
j. Diploma Ministerial n°. 1/88, que regulamenta o processo de alienação de
viaturas do Estado no regime de afetação com opção de compra;
k. Diploma Ministerial n°. 78/2008, que aprova o classificador geral de bens
patrimoniais.
48
3.2.1.11. Especificamente para as autarquias locais
a. Lei nº 1/2008, de 16 de Janeiro, define o regime financeiro, orçamental e
patrimonial das autarquias locais;
b. Decreto nº 61/2010, de 27 de Dezembro, que aprova os mecanismos de
determinação e correcção do valor patrimonial dos prédios urbanos situados
no território das autarquias e sujeitos ao imposto predial autárquico – IPRA.
49
ANEXOS
50
República de Moçambique Ministério da Administração Estatal e Função Pública
Inspecção Geral da Administração Pública
GUIÃO DO INSPECTOR
Governação
1. GOVERNAÇÃO Sim Não Não aplicável
A estrutura da instituição está de acordo com o Estatuto Orgânico aprovado? Existe o Plano Económico, Social e Orçamento do Distrito (PESOD)?
Verificar se o Plano Anual de actividades reflecte as principais linhas do PESOD
O Plano anual de actividades está de acordo com o PQG e PES? Grau de implantação da estrutura integrada prevista na LOLE, seu regulamento e Decreto nº 6/2006, de 12 de Abril (Estrutura tipo da orgânica dos Governos Distritais)?
Solicitar o plano e as actas das reuniões ordinárias e extraordinárias do Governo Distrital (estrutura integrada), alargadas aos membros dos conselhos consultivos distritais, aferir a sua regularidade, apreciar as principais deliberações e o seu cumprimento?
ANEXO 1
51
Solicitar o plano de actividade do Gabinete do Administrador Distrital (visitas aos Postos Administrativos, Localidades e Povoações)?
Avaliar a articulação entre a Secretaria Distrital e os Postos Administrativos.
Articulação entre o Administrador e o Secretário Permanente Distrital.
Solicitar livro de audiências do Administrador e do Secretario Permanente para verificar o tratamento dado às petições, queixas, reclamações e denúncias dos cidadãos e as acções de seguimento.
Cumprimento do Estatuto Orgânico do Posto Administrativo?
Foram realizadas sessões extraordinárias? Verificar se foram cumpridos os procedimentos na
sua convocação e solicitar as respectivas actas. Verificar se as sessões extraordinárias das
Secretarias Administrativas dos Postos Administrativos são alargadas aos Conselhos Consultivos de Posto Administrativo?
Composição, representatividade e funcionamento dos Conselhos Consultivos Locais?
Actividades de Impacto da Governação (pontos fortes, empreendimentos e constrangimentos)?
Implementação das iniciativas Presidenciais. Exemplo: “um aluno uma planta, por ano”.
Colocação das caleiras e cisternas nos edifícios construídos, pavimentação dos espaços defronte das instituições públicas e das residências dos dirigentes e as vias de acesso próximos.
52
Construção de infra-estruturas públicas como valas de drenagem e diques através da cooperação inter-distrital.
Construção de casas para funcionários.
Revolução Verde.
Utilização mais eficiente dos regadios para a produção agrária no quadro do Plano da Produção de Alimentos (PAPA).
Ordenamento Territorial.
Saneamento do meio.
Fundos descentralizados:
Fundos de Estradas; Água; Agricultura; Infraestruturas de Educação; e Infra-estruturas de saúde.
53
República de Moçambique Ministério da Administração Estatal e Função Pública
Inspecção Geral da Administração Pública
GUIÃO DO INSPECTOR
Recursos Humanos e Remuneração
2. GESTÃO DE RECURSOS HUMANOS E REMUNERAÇÃO
Sim Não Não aplicável
Há extracção de mapas de efectividade a partir do livro de ponto?
Em caso afirmativo, solicitar aleatoriamente alguns mapas de efectividade e comparar com os registos no Livro de Ponto, descontos nas férias e nas remunerações.
Há processos disciplinares levantados por falta de assiduidade?
Existe separação de funções na elaboração de mapas de efectividade e controlo de presenças?
Existem funcionários ao nível da instituição isentos da assinatura do livro de ponto?
Em caso afirmativo, obter a relação nominal dos mesmos e respectivas ordens de serviços que lhes isenta.
ANEXO 2
54
O processo de recrutamento e selecção dos funcionários e agentes do Estado obedece aos princípios definidos pelo Estatuto Geral dos Funcionários e Agentes do Estado?
Solicitar documentos referentes aos concursos de ingresso realizados recentemente.
Expirado o prazo da nomeação provisória, foram exarados despachos de nomeação definitiva e posterior publicação no BR conforme o previsto no REGFAE?
Solicitar a lista dos funcionários com direito a nomeação definitiva e os respectivos despachos.
55
Na instituição existem: Processos individuais:
Qual o nível de organização (capa, registo biográfico, numeração, índice, ordem cronológica, a separação de documentos funcionais e pessoais, fotografia actualizada, etc.)?
Contêm todos os documentos principais (cópias de documentos de identificação, registo criminal, requerimentos e despachos das nomeações, termo de posse, certificado de habilitações literárias, CV, certificados de outras formações, agregado familiar, declaração confidencial, etc.)?
Existem Processos disciplinares? Foram cumpridos os procedimentos na
instauração e finalização dos mesmos? Todos tiveram despacho?
Existe quadro de pessoal formalmente aprovado? O quadro de pessoal reflecte a realidade actual?
Solicitar o quadro do pessoal e, com base na lista total de funcionários, avaliar o preenchimento dos lugares.
Existe pessoal fora do quadro? Solicitar a lista, habilitações literárias e
funções que desempenham.
56
Existem funcionários com idade e/ou tempo de serviço para efeitos de aposentação?
Solicitar a lista e verificar se existem processos em curso ou que já obtiveram despacho;
Analisar os que aguardam despacho e solicitar esclarecimento em casos de pendência e possíveis demoras.
Existe Plano de Desenvolvimento de Recursos Humanos oficialmente aprovado pelo dirigente máximo?
Verificar se o PDRH inclui cursos de longa e curta durações e avaliar o grau de cumprimento.
Verificar se os cursos previstos são adequados para as diversas áreas.
Houve atribuição de Bolsas de estudo? Verificar os critérios utilizados para
selecção de beneficiários, aferir se os mesmos possuem contratos com a instituição e se apresentam regularmente informações sobre o aproveitamento pedagógico.
57
São realizados concursos de promoção e mudança de carreira dos funcionários regularmente, em conformidade com o Sistema de Carreiras e Remuneração (SCR)?
Em caso afirmativo, solicitar o plano anual de promoções e de mudança de carreira e avaliar o grau de execução.
Solicitar os documentos referentes ao concurso e aferir o cumprimento dos procedimentos.
Em caso negativo, aferir as causas e perspectivas de solução.
São realizadas avaliações de potencial com vista a progressão dos funcionários e Agentes do Estado?
Em caso afirmativo, solicitar o plano anual de progressões e avaliar o grau de execução.
Solicitar os documentos referentes ao processo e aferir o cumprimento dos procedimentos.
Em caso negativo, aferir as causas e perspectivas de solução.
Os funcionários que exercem funções de chefia estão devidamente nomeados?
Solicitar a lista dos funcionários que exercem as funções de direcção de chefia e confiança e os respectivos processos individuais juntamente com os despachos para análise.
58
Existem funcionários que saíram da instituição? (procurar ter um entendimento dos motivos de saída, e verificar se os seus nomes foram retirados das folhas de vencimentos e da base de dados para o processamento de vencimentos).
Os vencimentos são pagos com base nos mapas de efectividade?
Em caso afirmativo, escolher uma amostra representativa e proceder a análise.
Existem funcionários cujos salários são levantados por terceiros?
No caso afirmativo solicitar esclarecimento e verificar se existem procurações para o efeito.
Os pagamentos de vencimentos são correctamente registados nos livros e nas respectivas rubricas orçamentais?
São periodicamente elaboradas reconciliações entre os dados das fichas individuais, mapas de controlo de efectividade e folhas de pagamento de vencimentos?
Tem havido casos de alterações dos vencimentos de funcionários ao longo do ano?
Caso haja alterações no ponto anterior, verificar se estão adequadamente suportadas e aprovadas?
59
Têm sido pagas ajudas de custo aos funcionários que se deslocam em missão de serviço?
Em caso afirmativo, verificar se são apresentados relatórios de viagem e se as respectivas guias contêm anotações que confirmam a realização da actividade objecto da deslocação.
Em casos negativos, aferir os motivos que impedem tal procedimento.
É feita a avaliação do desempenho dos funcionários em conformidade com o Sistema de Avaliação de Desempenho na Administração pública (SIGEDAP)? As avaliações são realizadas com base nos planos individuais? São obedecidos rigorosamente os períodos e prazos de avaliação (trimestral, semestral e anual)? Fica arquivado um exemplar no processo individual do funcionário? O funcionário toma conhecimento?
Definir uma amostra representativa e solicitar os documentos de avaliação dos visados para aferir o cumprimento dos procedimentos, prazos e períodos de avaliação.
60
Os titulares de cargo de direcção, chefia e confiança são avaliados anualmente? Assinam acordos de desempenho nos termos previstos no SIGEDAP?
Definir uma amostra representativa e solicitar os documentos de avaliação para aferir o cumprimento dos procedimentos, prazos e períodos de avaliação.
Existe cópia do acordo de desempenho e folha de classificação no seu processo individual?
A instituição atribui prémios ou distinções aos funcionários que tenham obtido avaliação de desempenho “muito bom”.
É pago o bónus de rendibilidade aos funcionários com classificação anual de “Excelente”?
Verificar se são ou não seguidos os critérios constantes do Estatuto Geral dos Funcionários e Agentes do Estado para o efeito.
Os funcionários usam documento de identificação durante as horas normais de expediente?
Esta pergunta pode ser dispensada se os inspectores aferirem o uso do documento de identificação ao longo do seu trabalho.
61
Verificar se os seguintes instrumentos reguladores e de gestão encontram-se aprovados:
Regulamento de carreiras Profissionais e respectivos qualificadores;
Regulamentos internos das diferentes estruturas e instituições subordinadas.
Solicitar tais instrumentos e averiguar a sua actualização e adequação.
Os salários são pagos de acordo com os dados do e-CAF?
Confrontar dados do e-CAF com os do processo individual.
Todos os Funcionários e agentes do Estado estão cadastrados no e-CAF?
Verificar se o número dos funcionários do e-CAF é o mesmo do constante da lista completa dos funcionários da Instituição.
Todos os funcionários cadastrados no e-CAF têm a conformidade sectorial?
Em caso negativo obter as causas da falta de conformidade no sistema.
Existem funcionários a padecerem de doenças crónicas?
Verificar se os critérios previstos na lei são observados;
Verificar se é pago ou não o subsídio correspondente.
62
República de Moçambique Ministério da Administração Estatal e Função Pública
Inspecção Geral da Administração Pública
GUIÃO DO INSPECTOR
Secretaria e Petições
3.1. SECRETARIA Sim Não Não
aplicável
Livro de ponto está escriturado com observância dos
seguintes aspectos:
Termos de abertura e encerramento;
Encerramento diário;
Rubrica, numeração e carimbo em cada
uma das folhas;
Espaço para assinatura dos funcionários
no início e no fim de cada período de
trabalho.
O Livro de Ponto é encerrado 15 minutos depois do
início e fim do período laboral?
As siglas estão devidamente legendadas?
ANEXO 3
63
Os livros obrigatórios de secretaria encontram-se
devidamente escriturados?
Livro de registo de correspondência entrada;
Livro de registo de correspondência
classificada;
Livro de registo de reclamações e sugestões;
Livro de registo de requerimentos entrados;
Livro de registo de guias recebidas e em
trânsito;
O livro de protocolo.
Solicitar os livros e aferir o seu uso correcto.
Que tratamento é dado as reclamações e petições que
dão entrada na instituição?
Analisar o fluxo do tratamento de petição e
obter informação sobre tratamento feito às
reclamações e petições do ano anterior.
O SNAE está sendo implementado a nível da
instituição?
Verificar se os documentos são classificados e
arquivados de acordo com o SNAE;
Verificar se existe classificador de actividades
fins.
64
Há classificação da correspondência quanto à
natureza da informação contida e quanto à brevidade
no seu tratamento?
Os interessados são notificados sobre os actos
administrativos recaídos nos seus requerimentos?
Existe expediente pendente?
Em caso afirmativo, obter um entendimento
sobre o período em que deu entrada e causas
da ausência de despacho.
Verificar o cumprimento dos prazos para o
despacho de um expediente.
O expediente submetido ao despacho é acompanhado
de informação ou parecer necessários à decisão final?
A secretaria tem prestado a assistência administrativa
necessária ao funcionamento do sector?
Em caso afirmativo, obter um entendimento
sobre a forma como tal assistência é prestada.
65
Verificar se a correspondência oficial entre a
Administração/Ministério/Governo Provincial,
Autarquias, Institutos e as diversas repartições e entre
esta e os particulares é feita nos termos legalmente
previstos (ofícios, notas, despachos e memorandos).
Existem arquivos das cópias dos referidos ofícios e
notas em separado e devidamente arquivadas por
assunto?
A transmissão de orientações e directrizes para a
realização de trabalhos é feita através de:
- Circulares?
- Editais?
- Ordens de serviço? Ou,
- Outro tipo de comunicação?
- Os destinatários confirmam a recepção da
correspondência através da assinatura ou
outro método?
A secretaria exerce as funções de gestão de: - Recursos humanos?
- Materiais?
- Financeiros? e
- Áreas da função pública?
66
Existe uma Secretaria de Informação Classificada (SIC)?
Procurar se inteirar do seu funcionamento e arquivos usados.
3.2. PETIÇÕES
Como é feita a recolha de petições dos
cidadãos?
Verificar se existem caixas e livros de
reclamações e sugestões e se os mesmos estão
colocados em lugares visíveis e fora da
interferência do pessoal do sector que possa
inibir o uso das mesmas.
Analisar se são cumpridos prazos de resposta
das petições submetidas pelo cidadão.
Verificar se este sector envia regularmente o relatório
de petições a entidade encarregue de compilar os
dados a serem apresentados ao Governo:
Se os prazos de envio são cumpridos?
Se a matriz é devidamente preenchida?
Existe uma linha verde instalada?
Procurar obter informação sobre o seu
funcionamento.
67
República de Moçambique
Ministério da Administração Estatal e Função Pública Inspecção Geral da Administração Pública
GUIÃO DO INSPECTOR
Organização e Desenvolvimento da
Administração Pública
4. ORGANIZAÇÃO E DESENVOLVIMENTO
DA ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA Sim
Nã
o
Não
aplicável
Verificar se existe na instituição o Estatuto Orgânico.
Verificar se existe um Regulamento Interno; Verificar se estes instrumentos estão de acordo
com implementação da ERDAP.
Verificar se a instituição põe em prática o preceituado na Lei de Bases da Organização e Funcionamento da Administração Pública;
Verificar se existe o cumprimento do previsto pela Lei de Probidade Pública (comissão de ética pública);
NAS AUTARQUIAS LOCAIS
Existe documento de caracterização biofísica, geográfica e estrutura ecológica do território autárquico?
ANEXO 4
68
Foi definida a estrutura primária das redes de acessibilidade dentro do território autárquico?
Princípios definidos para a construção e localização dos cemitérios na área urbana.
Princípios gerais a que deve obedecer a circulação dos transportes públicos e privados de passageiros.
Descrição das actividades económicas, sociais e culturais na autarquia.
Foram definidas as formas, regras e normas de ocupação do solo?
Gestão do Direito de Uso e Aproveitamento de Terra (DUAT).
69
República de Moçambique
Ministério da Administração Estatal e Função Pública Inspecção Geral da Administração Pública
GUIÃO DO INSPECTOR
Contratações Públicas
5. CONTRATAÇÕES PÚBLICAS Sim Não Não aplicável
A instituição tem uma Unidade Gestora Executora das Aquisições (UGEA)?
Em caso afirmativo, saber se a UGEA está
estruturada de acordo com a norma.
Obter o despacho formal da constituição da
UGEA.
A UGEA tem arquivado todos os processos de
concurso lançados durante o exercício?
Existindo, estão devidamente numerados?
Aferir o cumprimento das formalidades para aquisição de bens e contratação de serviços.
Solicitar o plano anual de aquisições de contratação;
Aferir se a instituição tem criado comissões de recepção de bens.
Definir uma amostra e efectuar a verificação física dos bens adquiridos.
ANEXO 5
70
As contratações de empreitada de obras públicas, fornecimento de bens e prestação de serviços são precedidos de um concurso público? Os documentos inerentes a contratação são redigidos na língua portuguesa? Como são compostos os júris do concurso de contratação (verificar se dos 3 membros 1 dos funcionários é ligado a UGEA e se não tem impedimentos/conflito de interesses)?
Aferir sobre a transparência do processo de
concursos;
Os contratos celebrados foram enviados à
fiscalização prévia da jurisdição
administrativa?
Existem contratos celebrados isentos de fiscalização prévia nos termos legalmente previstos?
Quem instaura o procedimento de contratação (Abertura do processo administrativo)?
Os procedimentos administrativos estão devidamente cumpridos, numerados e contem a autorização escrita de autoridade competente para a sua realização?
Os contratos celebrados foram submetidos ao Tribunal
Administrativo para efeitos de vistos?
Definir uma amostra e solicitar os contratos para
aferir sobre sua legalidade.
Aferir a validade dos contratos.
71
A UGEA tem um cadastro actualizado de
empreiteiros de obras públicas, fornecimento de
bens e prestadores de serviços?
Verificar se houve comunicação a UFSA sobre os
lançamentos de concursos e as empresas adjudicadas.
Os contratos executados sem visto prévio apresentam
declaração de urgente conveniência de serviço?
O sistema de arquivo dos processos de despesas é
fiável?
São respeitados os prazos contratuais para a
efectivação desses serviços?
A UGEA trabalha em coordenação com o sector de
património? (Caso não recomendar que o façam para
uma maior facilidade dos procedimentos laborais do
sector do património, visto que este precisa ter todos
os documentos que digam respeito a compra,
identificação do bem que é para se fazer um justo e
correcto inventário bruto).
72
República de Moçambique
Ministério da Administração Estatal e Função Pública Inspecção Geral da Administração Pública
GUIÃO DO INSPECTOR
Gestão Financeira
6. GESTÃO FINANCEIRA Sim Não Não aplicável
O orçamento sofreu alguma alteração? No caso afirmativo, foram autorizadas nos
termos legais? (Dec. n° 2/2006, de 21 de Fevereiro delegação de competências; Manual de Administração Financeira (MAF) no seu n° 1, art. 51 do Cap. V, Título I - referente a dotação orçamental e Dec. n° 1/exercício em análise, de .5 de Fevereiro).
A execução do referido orçamento observa os limites gerais aprovados?
Os livros obrigatórios são correctamente escriturados?
São reconciliados uns com os outros?
As transacções sobre aquisições de bens e serviços e sobre receitas são controladas pela Contabilidade?
O cabimento, pagamento, adiantamento ou saída de recursos do Estado são autorizados pelo ordenador da despesa (OD)? (vide nº 1 art. 24 Manual de Administração Financeira - MAF) .
ANEXO 6
73
Existem actos de delegação das competências do OD aos directores dos serviços distritais ou chefe de posto administrativo ou de localidade conforme n.º 2 do art. 36 e art. 38 do MAF, n.º 3 do art. 41- Regulamento da Lei dos Órgãos Locais do Estado (LOLE) e art 23 Decreto n.º 30/2001, de 15 de Outubro e Lei de Procedimentos Administrativos?
Existe fundo de maneio? No caso afirmativo existem documentos
comprovativos da sua constituição? Funciona o sistema de controlo mensal de
prestação de contas dos fundos disponibilizados e utilizados?
A prestação de contas referida no ponto anterior é feita nos prazos legais? (nºs 2 e 4 do art.70 Titulo III do MAF)
O processo de prestação de contas apresenta os elementos exigidos no art.70 já referidos no ponto anterior?
Existe alguma ligação entre as facturas, guias de recepção, requisições e os dados contidos no e-SISTAFE (notas de cabimentação, liquidação, ordem de pagamento?
Os agentes do SISTAFE estão formalmente nomeados?
Em caso afirmativo obter o despacho nos termos do artigo 36, Titulo I, do MAF
Os funcionários (agentes do SISTAFE) estão dotados de conhecimento para exercício das suas funções?
74
Os usuários do e-SISTAFE operam em obediência ao princípio de segregação de funções (não ocorrem situações de uso indevido por terceiros de perfis atribuídos aos usuários?)
É dada a conformidade processual pelo agente de controlo interno depois da liquidação e conformidade documental após o pagamento?
As notas de cabimentação, notas de liquidação, conformidade (processual e documental), ordens de pagamento e respectivos relatórios dos processos administrativos são impressos e aos mesmos são apensados aos documentos externos correspondentes (facturas/guias de marcha ou outros)?
O agente de controlo interno cumpre integralmente com as suas funções (conformidade processual e documental)?
São dadas conformidade processual pelo agente de controlo interno depois da liquidação e conformidade documental após o pagamento?
As notas de cabimentação, notas de liquidação, conformidade (processual e documental), ordens de pagamento e respectivos relatórios dos processos administrativos são impressos e aos mesmos são apensados aos documentos externos correspondentes (facturas/guias de marcha ou outros)?
O agente de controlo interno cumpre integralmente com as suas funções (conformidade processual e documental)?
75
Verificar a base usada pelo ACI na atribuição das conformidades processual e documental.
O agente de execução orçamental e o agente orçamental cumprem com a responsabilidade de arquivamento dos processos administrativos?
Verificar se as facturas estão acompanhadas de notas de envio dos fornecedores com o NUIT e o certificado de domicilio bancário em cumprimento do artigo 6 do DM nº 91/2015, de 18 de Setembro,
Os processos administrativos referentes a pagamentos via directa e via indirecta, obedecem a cronologia definida no SISTAFE? Vide art.86 do Diploma Ministerial n.º181/2013,de 14 de Outubro.
Após o registo de conformidade documental os processos administrativos são encerrados no prazo de 48 horas? Vide artigo 61 do Diploma Ministerial n.º181/2013,de 14 de Outubro.
O agente de execução orçamental e o agente orçamental cumprem com a responsabilidade de arquivamento dos processos administrativos?
Verificar se as facturas estão acompanhadas de notas de envio dos fornecedores com o NUIT e o certificado de domicílio bancário em cumprimento do artigo 6 do DM nº 91/2015, de 18 de Setembro
Os processos administrativos referentes a pagamentos via directa e via indirecta, obedecem a cronologia definida no SISTAFE? Vide art. 86 do Diploma Ministerial n.º 181/2013, de 14 de Outubro.
76
Após o registo de conformidade documental os processos administrativos são encerrados no prazo de 48 horas? Vide artigo 61 do Diploma Ministerial n.º 181/2013, de 14 de Outubro.
77
É possível determinar as diferentes fontes de receitas de que dispõe o Distrito?
Processo de cobranças das receitas próprias, de acordo com o código de postura (taxa de lixo, taxa de mercado, aluguer de matadouro, aluguer de infra-estruturas localizadas em parques e jardins municipais, aluguer de residências e outros); artigos 134 a 136 do ROLE, aprovado pelo Decreto n° 11/2005, de 10 de Junho?
Realização de supervisão periódica sobre os cobradores de impostos e taxas para verificar se as cobranças declaradas correspondem às senhas entregues?
Existência por escrito de regras e procedimentos para a cobrança e utilização das receitas?
Os dados constantes do livro de recibos M/54, conferem com os do M/37 e M/38?
Os dados constantes do M/B para o envio da receita mensal cobrada a DPEF, conferem com os do M/37?
O livro M/54 está por espécie (bicicletas, mercados, IRN, etc.)?
Existe um controlo das senhas por cobrador? Os livros de recibos são pré-numerados? A utilização dos livros é sequencial? As receitas cobradas foram depositadas no dia
seguinte útil ao da cobrança? Os valores constantes dos talões de depósito da
receita conferem com os registados no Livro de Controlo Bancário da Receita, M/45?
São preenchidos os mapas de controlo das senhas? de mercados Verificar o pagamento de 8% aos intervenientes da cobrança do IRN, previstos no DM n°79/88, de 15 de Julho.
78
No âmbito do FDD - Orientações metodológicas para execução do FILL (resultados concretos quanto às acções de redução da pobreza, produção de comida e visita a empreendimentos);
Gestão do FILL (valor recebido e gasto no financiamento e monitoria dos projectos) e o mecanismo instituído para o retorno/amortização dos valores concedidos;
Projectos aprovados pelo Conselho Consultivo Local, sua localização e seu impacto na vida da população;
Actas dos projectos aprovados e financiados pelo Conselho Consultivo Local seu impacto na vida da população;
Contratos celebrados com os beneficiários do FILL; Processos de Prestação de Contas devidamente
rubricados e numerados com respectivos justificativos, relação de cheques emitidos, extractos bancários e saldos da conta bancária de reembolso mensais, convenientemente conservados;
Sistema de acompanhamento/supervisão para garantir a correcta gestão dos fundos, para tal verificar:
Contractos de empréstimos; Ficha de identificação do projecto; Ficha de análise do projecto; Ficha de acompanhamento do projecto; Ficha resumo do progresso dos projectos
Preenchimento de livros obrigatórios; Elaboração de balancetes mensais e reconciliações
bancárias; Estágio de construção das residências para os técnicos
superiores a nível do Distrito; Envolvimento de empreiteiros e artesãos locais nas empreitadas de obras públicas
79
NAS AUTARQUIAS LOCAIS -
O Conselho Municipal elaborou e remeteu ao Ministro que superintende a área das Finanças, trimestralmente, até ao último dia útil dos meses de Abril, Julho, Outubro e Janeiro, de cada ano, o balancete de execução do orçamento correspondente às receitas, despesas e saldo da execução orçamental (n°1 do artigo 81 da Lei 1/2008, de 16 de Janeiro).
O orçamento sofreu alguma alteração? No caso afirmativo, foram autorizadas nos termos legais? (Dec. n° 2/2006, de 21 de Fevereiro delegação de competências; Manual de Administração Financeira (MAF) no seu n°1, art. 51 do Cap. V, Título I- referente a dotação orçamental e Dec. n° 1/exercício em análise, de 5 de Fevereiro).
A execução do orçamento observa os limites gerais? Existem actos de delegação de competências do OD aos vereadores dos pelouros conforme n.º 2 do art. 36 e art. 38 do MAF?
Funciona o sistema de controlo mensal de prestação de contas dos fundos disponibilizados e utilizados?
A prestação de contas referida no ponto anterior é feita nos prazos legais? (nºs 2 e 4 do art.70 Titulo III do MAF)
O processo de prestação de contas apresenta os elementos exigidos no art. 70 já referido no ponto anterior?
80
Cumprimento das normas estabelecidas na Lei 14/2014, de 14 de Agosto e dos despachos nº 6/GP/TA/2008, de 29 de Setembro e nº 7/GP/TA/2008, de 29 de Setembro, sobre o preenchimento dos novos modelos de prestação de contas?
Situação das dívidas com terceiros? Processos de Fundo de estradas? Utilização dos fundos dos parceiros de
cooperação? Conta de Gerência aprovada?
Existência na vitrina do Conselho Municipal da tabela contendo valores de taxas por licença concedida e por actividade económica? (n°3 do artigo 73 da Lei n°1/2008, de 16 de Janeiro?
Realização de supervisão periódica sobre os cobradores de impostos e taxas para verificar se as cobranças declaradas correspondem às senhas entregues?
81
É possível determinar as diferentes fontes de receitas de que dispõe o Município?
Existência por escrito de regras e procedimentos para a cobrança e utilização das receitas?
Os dados constantes do livro de recibos M/54, conferem com os do M/37 e M/38?
O livro M/54 está por espécie (bicicletas, mercados)?
Existe um controlo das senhas por cobrador? Os livros de recibos são pré-numerados? A utilização dos livros é sequencial? As receitas cobradas foram depositadas no dia
seguinte útil ao da cobrança?
O boletim da receita diária cobrada é afixado em local próprio? n° 2 do artigo 79, da Lei 1/2008, de 16 de Janeiro?
Os valores constantes dos talões de depósito da receita conferem com aqueles registados no Livro de controlo bancário da receita, M/45?
São preenchidos os mapas de controlo das senhas de mercados?
82
República de Moçambique
Ministério da Administração Estatal e Função Pública Inspecção Geral da Administração Pública
Guião do Inspector
Gestão do Património
GESTÃO DO PATRIMÓNIO Sim Nã
o Não aplicável
São cumpridos os instrumentos legais de gestão do património?
Regulamento do património do Estado aprovado pelo Decreto n° 23/2007, de 9 de Agosto?
Classificador Geral de bens patrimoniais do Diploma Ministerial n° 78/2008?
O sector do património realiza verificações físicas periódicas dos bens da instituição?
Sendo o caso, são produzidos relatórios dessas verificações?
É efectuado o registo do movimento dos bens duradouros? Selecção e verificação física de bens adquiridos ou obras realizadas.
Existem relatos de roubos dos bens? Existindo, são acompanhados por autos de polícia?
ANEXO 7
83
Os bens imóveis e móveis sujeitos a registo apresentam o respectivo título de propriedade a favor do Estado ou Instituição autónoma? Existe, para o caso de viaturas, documentação em nome da instituição: livretes, título de propriedade, afectação, termos de entrega e recepção, processo de alienação e seguro?
Os contratos de aquisição de imóveis apresentam escrituras públicas? Existe um mapa demonstrativo da afectação dos bens mobiliários na instituição? Existe um plano de abate de bens no exercício económico em análise?
Não existindo plano, existem bens que reúnem condições para serem abatidos?
Foi feito o abate de bens no exercício em análise? Em caso afirmativo, aferir sobre a legalidade do
processo; O respectivo processo foi devidamente arquivado?
Sobre os casos de abate por transferência, estão indicadas no respectivo processo, as razões desse procedimento?
A mesma transferência se encontra autorizada pelo Governador, mediante parecer favorável da DPEF?
Os bens à guarda de terceiros estão devidamente registados na instituição?
É feita construção e manutenção de residências para técnicos superiores?
Verificar quantas existem e o estado de conservação. Aferir sobre o registo das mesmas
Existem processos de construção de infra-estruturas públicas (escolas, hospitais, comércio geral)?
Aferir sobre o registo das mesmas.
84
Existe acompanhamento formal das medidas de consumo de combustível (km/l) por viatura?
Obter e analisar comparativamente os mapas de consumo ou distribuição de combustíveis por viatura, com a lista das viaturas pertencentes à instituição.
