Manual de Procedimentos - MSD PREV · Controlar a movimentação bancária e proceder à...

Manual de Procedimentos

MSD PREV – Sociedade de Previdência Privada

Manual de Procedimentos Maio/2016

Sumário 1 ÁREA DE SEGURIDADE ...................................................................................................................................... 9

1.1 CAPTAÇÃO E REGISTRO INDIVIDUAL DAS CONTRIBUIÇÕES DOS PARTICIPANTES E PATROCINADORAS ..... 9

1.1.1 INSCRIÇÃO DO PARTICIPANTE AO PLANO: ............................................................................................... 9

1.1.2 BREVE DESCRIÇÃO A CERCA DAS CONTRIBUIÇÕES: ............................................................................... 10

1.1.3 ATUALIZAÇÃO DA UNIDADE PREVIDENCIÁRIA (UP): .............................................................................. 10

1.1.4 APROPRIAÇÃO DAS CONTRIBUIÇÕES EM CONTAS INDIVIDUAIS: .......................................................... 11

1.1.5 SUSPENSÃO E RETORNO DE CONTRIBUIÇÃO AO PLANO ....................................................................... 12

1.1.6 ALTERAÇÃO DE CADASTRO DE PARTICIPANTES - DRD: .......................................................................... 12

1.2 INSTITUTOS LEGAIS OBRIGATÓRIOS: .......................................................................................................... 13

1.2.1.1 RESGATE DE SUAS CONTRIBUIÇÕES: ...................................................................................................... 13

1.2.1.2 AUTOPATROCÍNIO: ................................................................................................................................. 14

1.2.1.3 BENEFÍCIO PROPORCIONAL DIFERIDO (BPD):......................................................................................... 15

1.3 CONCESSÃO DE BENEFÍCIOS ....................................................................................................................... 17

1.4 FORMA DE PAGAMENTO: ........................................................................................................................... 18

1.5 D.A. E PARECER ATUARIAL: ......................................................................................................................... 19

2 ÁREA FINANCEIRA ........................................................................................................................................... 20

2.1 DEFINIÇÃO DE ALÇADA PARA APROVAÇÃO, CONTRATAÇÃO SERVIÇOS E PAGAMENTO DE BENEFÍCIOS 20

2.2 APLICAÇÃO DE RECURSOS ORIUNDOS DE CONTRIBUIÇÕES ...................................................................... 21

2.3 PROCESSOS DE PAGAMENTOS: .................................................................................................................. 23

2.4 TESOURARIA ............................................................................................................................................... 24

2.4.1 RECEBIMENTO, CONFERÊNCIA E PAGAMENTO DA NOTA FISCAL: ......................................................... 24

2.4.2 RECOLHIMENTO DE PIS E COFINS / DEPÓSITO JUDICIAL : ...................................................................... 31

2.5 FOLHA DE PAGAMENTO DOS FUNCIONÁRIOS DA ENTIDADE: ................................................................... 36

2.6 PAGAMENTO A PARTICIPANTE: .................................................................................................................. 36

2.7 ABONO ANUAL: .......................................................................................................................................... 37

2.8 OFÍCIOS DE ISENÇÃO DE IR – MOLÉSTIA GRAVE: ....................................................................................... 37

2.9 PAGAMENTO BENEFÍCIO DE APOSENTADO VIA FECHAMENTO DE CAMBIO: ............................................ 39

2.10 TRIBUTOS: ................................................................................................................................................... 40

2.11 DOCUMENTAÇÃO E INSTRUÇÕES FINAIS ................................................................................................... 41

2.12 POLÍTICA DE INVESTIMENTO E MONITORAMENTO DOS ATIVOS .............................................................. 42

2.13 MONITORAMENTO DOS INVESTIMENTOS: ................................................................................................ 42

3 ÁREA CONTÁBIL & FISCAL ............................................................................................................................... 44

3.1 RESPONSABILIDADES FISCAIS COM ÓRGÃOS GOVERNAMENTAIS ............................................................. 44

3.1.1 RECEITA FEDERAL - RELAÇÃO ANUAL DE INFORMAÇÕES SOCIAIS –RAIS............................................... 44

3.1.2 RECEITA FEDERAL - DIRF – DECLARAÇÃO DO IMPOSTO DE RENDA RETIDO NA FONTE ........................ 45

1


3.1.3 RECEITA FEDERAL - DCTF - DECLARAÇÃO DE DÉBITOS E CRÉDITOS TRIBUTÁRIOS FEDERAIS ................ 45

3.1.4 RECEITA FEDERAL – PARTICIPANTES OPTANTES PELO REGIME DE TRIBUTAÇÃO REGRESSIVA: ............ 46

3.1.5 MINISTÉRIO DO TRABALHO E EMPREGO – CAGED................................................................................. 46

4 ÁREA DE COMUNICAÇÃO ............................................................................................................................... 47

4.1 RELATÓRIO ANUAL DE INFORMAÇÕES – RAI: ............................................................................................ 47

4.1.1 SITE DA ENTIDADE – ÁREA RESTRITA:..................................................................................................... 47

4.2 EXTRATO DE CONTA INDIVIDUAL: .............................................................................................................. 47

5 ÁREA DA ADMINISTRAÇÃO ............................................................................................................................. 48

5.1 ELABORAÇÃO DO ORÇAMENTO GERAL ...................................................................................................... 48

5.2 RELATÓRIO SEMESTRAL DO CONSELHO FISCAL: ........................................................................................ 48

5.3 ATUALIZAÇÃO CADASTRAL JUNTO AOS ORGÃOS REGULADORES: ............................................................ 49

6 PRESTADORES DE SERVIÇOS ........................................................................................................................... 50

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Introdução

O presente manual visa orientar e discriminar as principais atividades e procedimentos executados

na administração do plano de benefícios administrado pela MSD PREV, para monitoramento,

controle e mitigação dos riscos envolvidos na gestão do plano. Pretende a administração oferecer

a todos os interessados instrumentos para auxiliar nos processos da MSD PREV, facilitando a

interpretação e a tramitação dos mesmos.

O manual de forma pormenorizada e sequencial desenvolvem métodos a serem observados na

execução das atividades da MSD PREV acarretando melhor controle das operações envolvidas na

gestão de plano de Previdência Complementar, trazendo maior eficácia, eficiência e efetividade

entre as áreas.

É responsabilidade da administração e da diretoria executiva da MSD PREV, manter este manual

revisado e atualizado sempre que se fizer necessário.

ESTRUTURA ORGANIZACIONAL & ADMINISTRATIVA

ORGANOGRAMA GERAL: Para o desempenho de suas atividades, a Entidade dispõe da estrutura

organizacional e administrativa descrita neste capítulo.

Conselho Fiscal

Conselho Deliberativo

Diretoria Executiva

Funcionário da MSD PRev

Auditorias

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DESCRIÇÕES DO ORGANOGRAMA GERAL

CONSELHO DELIBERATIVO: Órgão máximo da administração. O funcionamento e as suas principais

atribuições estão definidas no Estatuto, em Regimento Interno e na Legislação aplicável.

CONSELHO FISCAL: Órgão de controle interno da Entidade. O funcionamento e as suas principais

atribuições estão definidas no Estatuto, em Regimento Interno e na Legislação aplicável.

DIRETORIA-EXECUTIVA: Órgão de gestão das atividades da Entidade. O funcionamento e as suas

principais atribuições estão definidos no Estatuto da Entidade.

AUDITORIAS

BALANÇO - Principais funções:

Examinar as demonstrações contábeis da MSD PREV - Sociedade de Previdência Privada

(“Entidade”), que compreendem: (a) Balanço patrimonial e as respectivas demonstrações

contábeis; (b) Demonstrações individuais que compreendem a demonstração do ativo

líquido, da mutação do Patrimônio Social e do ativo líquido por plano de benefícios,

demonstração do ativo líquido por plano de benefícios, demonstração do plano de gestão

administrativa consolidada e por plano de benefício e demonstrações técnicas do plano de

benefícios e (c) Resumo das principais práticas contábeis e demais notas explicativas.

Responsabilidade dos auditores independentes: É de expressar uma opinião sobre essas

demonstrações contábeis conduzidas de acordo com as normas brasileiras e internacionais

de auditoria. Essas normas requerem o cumprimento de exigências éticas pelos auditores e

que a auditoria seja planejada e executada com o objetivo de obter segurança razoável de

que as demonstrações contábeis estão livres de distorção relevante.

Responsabilidade da administração sobre as demonstrações contábeis: A Administração da

Entidade é responsável pela elaboração e adequada apresentação dessas demonstrações

contábeis de acordo com as práticas contábeis adotadas no Brasil aplicáveis as Entidades

Fechadas de Previdência Complementar, reguladas pelo Conselho Nacional de Previdência

Complementar - CNPC, e pelos controles internos que ela determinou como necessários

para permitir a elaboração de demonstrações contábeis livres de distorções relevantes,

independentemente se causada por fraude ou erro.

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ATUARIAL - Principais funções:

Apurar o equilíbrio do passivo atuarial frente ao patrimônio, verificar as contribuições de

cada exercício, analisar a evolução do patrimônio, do passivo atuarial e da população;

As funções da Auditoria Atuarial serão desempenhadas por empresa contratada.

ADMINISTRAÇÃO DO PLANO:

ÁREA SEGURIDADE - Principais funções:

Assegurar aos participantes e seus respectivos beneficiários, informações sobre os produtos

e serviços, bem como, difusão e atualização dos planos de benefícios oferecidos pela

Entidade;

Gerir o cadastro, garantindo sistema cadastral confiável e seguro para cálculo e pagamento

de benefícios aos participantes e seus respectivos beneficiários;

Prestar aos participantes do plano atendimento com qualidade e prontidão;

Manter a guarda e proteção da documentação fornecida pelos participantes e seus

beneficiários;

Gerir a arrecadação mantendo contato com as patrocinadoras, objetivando receber e

verificar a adequação do pagamento das contribuições dos participantes e dos próprios

patrocinadores;

Gerir os pagamentos de benefícios, assegurando que os cálculos e pagamentos de benefícios

sejam proporcionados com exatidão, rapidez e pontualidade de acordo com as notas

técnicas atuariais e os princípios estabelecidos nos planos de benefícios;

Administração do Plano

Seguridade Financeira Contábil & Fiscal Comunicação Administrativa

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Assegurar a correta adequação dos estudos e cálculos atuariais, de forma a não

comprometer o patrimônio da Entidade.

ÁREA FINANCEIRA - Principais funções:

Controlar e executar as atividades de recebimento, pagamento e movimentação de recursos

financeiros da Entidade;

Organizar e manter o fluxo de informação quanto às disponibilidades financeiras;

Proceder ao recebimento de valores relativos às contribuições dos participantes e das

Patrocinadoras;

Controlar a movimentação bancária e proceder à elaboração da Conciliação Bancária;

Controlar as disponibilidades e efetuar as aplicações financeiras;

Fazer pagamentos de Impostos e fornecedores;

ÁREA CONTÁBIL & FISCAL - Principais funções:

Classificar, apropriar e registrar os fatos fiscais, financeiros e patrimoniais da Entidade,

reunindo as informações em Relatórios, Balanços, Balancetes e Demonstrações, obedecendo

aos aspectos legais, e o que determina o órgão Regulado;

Receber, conferir e organizar a documentação contábil;

Efetuar a conciliação das contas, com base no balancete mensal;

Receber, conferir e analisar os documentos comprobatórios de prestação de contas e dos

pagamentos a serem efetuados;

Elaborar a Declaração Anual de Imposto de Renda e demais declarações Exigidas pela

legislação, como DCTF, DIRF, RAIS, Informe de Rendimentos;

Apurar o recolhimento dos tributos e contribuições;

Os serviços de Contabilidade Geral são executados por empresa Contratada.

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ÁREA DE COMUNICAÇÃO - Principais funções:

Sugerir e executar as atividades de Marketing da Entidade;

Cuidar da comunicação da Entidade com seus Participantes, Ativos, Assistidos, Pensionistas,

Vinculados e Autopatrocinados em cumprimento à legislação;

Organizar os eventos da Entidade;

Atualizar o site da Entidade;

Apoiar a área administrativa na publicação do Relatório Anual de Informações.

ÁREA ADMINISTRATIVA - Principais funções:

Implementar e supervisionar a execução das políticas deliberadas pela Diretoria;

Implementar e supervisionar a execução do orçamento, acompanhando do seu

desenvolvimento;

Supervisionar a evolução econômica financeira, o desenvolvimento das operações

financeiras, e todas as demais atividades, elaborando relatórios legais e instrumentos

gerenciais de controle;

Supervisionar as áreas seguridade, financeira, contábil, comunicação, e administrativa;

Executar e controlar os processos da administração;

Acompanhar os resultados dos investimentos;

Prestar informações à auditoria, quando solicitadas;

Cuidar de todo o processo das Reuniões de Diretoria e Conselhos;

Assessorar a Diretoria no planejamento e organização das atividades da Entidade,

apresentando a esta sugestões que julgar conveniente ao aprimoramento administrativo e

sucesso das operações;

Informar e orientar os participantes e patrocinadoras quanto às operações e atividades da

Entidade;

Coordenar as atividades de serviços gerais;

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Realizar compras e contratação de serviços;

Organizar e cuidar dos arquivos físicos e eletrônicos;

Assessorar o Conselho Fiscal;

Elaborar relatório gerencial;

Outras atividades que a Diretoria haja por bem lhe conferir.

FUNÇÕES ADMINISTRATIVAS: serão exercidas pela Gerência da Entidade e seus prestadores de

serviços externos, contratados mediante aprovação dos membros da Diretoria Executiva e

Conselho Deliberativo, ficando diretamente subordinado a estes.

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1 ÁREA DE SEGURIDADE

1.1 CAPTAÇÃO E REGISTRO INDIVIDUAL DAS CONTRIBUIÇÕES DOS PARTICIPANTES E

PATROCINADORAS

1.1.1 INSCRIÇÃO DO PARTICIPANTE AO PLANO:

Para tornar-se Participante Ativo, o Empregado da patrocinadora deverá requerer sua inscrição e

preencher os seguintes formulários: (a) Termo de Adesão, onde nomeará os seus Beneficiários e

autorizará os descontos de contribuições que serão efetuados no seu Salário Aplicável e

creditados à Entidade; (b) Declaração de Pessoa Politicamente Exposta e (c) Opção ao Regime de

Tributação Regressiva/Progressiva.

Funcionário é admitido na patrocinadora;

Patrocinadora entrega os formulários de Adesão e informa que no site da Entidade está

disponível o Regulamento do Plano, Estatuto e Manual Explicativo;

Funcionário preenche os formulários e envia para a Entidade ou RH da Patrocinadora;

Entidade recebe os formulários originais do Participante ou do RH e confere se estão

preenchidos corretamente, elabora planilha em Excel com os dados dos novos participantes

e envia através do portal disponibilizado pelo prestador de serviços que administra a folha

de pagamento da Patrocinadora para efetuar o input na mesma;

Após o fechamento da folha o prestador de serviços da Patrocinadora envia para a Entidade

um arquivo contendo as contribuições dos participantes;

Entidade confere se os novos participantes constam no arquivo, e emite e envia via e-mail o

Certificado de Participante, onde estarão indicados os requisitos que regulam a admissão e a

manutenção da qualidade de Participante, bem como os requisitos de elegibilidade e a

forma de cálculo de benefícios.

Entidade envia o arquivo das contribuições para o prestador de serviço.

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1.1.2 BREVE DESCRIÇÃO A CERCA DAS CONTRIBUIÇÕES:

CONTRIBUIÇÃO BÁSICA DE PARTICIPANTE: O Participante Ativo, Autopatrocinado e Especial

efetuará Contribuições Básicas equivalentes a: 1% (um por cento) a 3% (três por cento),

determinados em múltiplos de 0,5% (cinco décimos por cento), da parcela do Salário Aplicável

inferior a 20 (vinte) UP e 1% (um por cento) a 6% (seis por cento), determinados em múltiplos de

0,5% (cinco décimos por cento), da parcela do Salário Aplicável a partir de 20 (vinte) UP. No mês

de dezembro o 13º Salário será adicionado ao Salário Aplicável. A suspensão ou retorno da

contribuição poderá ser efetuada a qualquer momento mediante solicitação a Entidade.

CONTRIBUIÇÃO VOLUNTÁRIA DE PARTICIPANTE: Todo participante ativo, autopatrocinado e

especial, caso haja interesse, poderá efetuar contribuição voluntária na sua conta de participante,

sendo um percentual de 1% até 6%, determinados em 0,5% (cinco décimos por cento), sobre o

Salário Aplicável. A alteração do percentual poderá ser efetuada no mês de janeiro e junho, para

vigorar a partir do mês subsequente. As Contribuições Básicas e Suplementares de Participante

Ativo, Autopatrocinado e Especial serão efetuadas mensalmente, 12 (doze) vezes ao ano. No mês

de dezembro o 13º Salário será adicionado ao Salário Aplicável. A suspensão ou retorno da

contribuição poderá ser efetuada a qualquer momento mediante solicitação a Entidade.

CONTRIBUIÇÃO NORMAL DE PATROCINADORA: Efetuará Contribuição Normal 12 (doze) vezes ao

ano, equivalente a 150% (cento e cinquenta por cento) da Contribuição Básica efetuada pelo

Participante Ativo.

1.1.3 ATUALIZAÇÃO DA UNIDADE PREVIDENCIÁRIA (UP):

Em janeiro de 2016, o valor da UP era R$ 403,41 utilizado para cálculo do depósito mensal, sendo

reajustado anualmente, de acordo com o Índice Nacional de Preços ao Consumidor – INPC ,

acumulado no período de janeiro a dezembro do ano anterior..

Entidade comunica via e-mail para o prestador de serviços responsável pela folha de

pagamento da patrocinadora o novo valor da UP;

Prestador de Serviços atualiza o valor da UP no sistema de folha de pagamento e efetua o

processamento;

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Prestador de Serviços da patrocinadora envia alguns cálculos para Entidade validar os

valores.

1.1.4 APROPRIAÇÃO DAS CONTRIBUIÇÕES EM CONTAS INDIVIDUAIS:

Compete à Entidade, efetuar a apropriação dos valores para a conta individual do participante e

da patrocinadora, seguindo os principais passos:

Entidade recebe via e-mail o arquivo da Patrocinadora, contendo as contribuições

individuais de cada participante, assim como o regime de tributação;

Entidade confere as adesões (valor da contribuição e regime tributário), as suspensões e

alterações de contribuições realizadas no mês;

Entidade confere os valores e apropria os mesmos na planilha de contribuições;

Entidade envia o arquivo para o Prestador de Serviços que o processa no sistema de

seguridade, caso haja críticas, as mesmas são enviadas para Entidade, que depois de

solucionadas comunica ao prestador de serviços que finaliza o processamento do arquivo de

contribuições;

Prestador de Serviços atualiza o sistema de quotas e por e-mail avisa a Entidade.

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1.1.5 SUSPENSÃO E RETORNO DE CONTRIBUIÇÃO AO PLANO

SUSPENSÃO DE CONTRIBUIÇÃO AO PLANO:

Participante envia o formulário de suspensão de contribuição para a sede da Entidade,

solicitando a suspensão temporária;

Entidade elabora planilha e envia para o Prestador de Serviços da patrocinadora efetuar a

suspensão na folha de pagamento;

Prestador de Serviços da Patrocinadora envia no final do mês arquivo contendo as

contribuições;

Entidade confere se a contribuição foi suspensa e arquiva o formulário.

SUSPENSÃO POR DOENÇA/ACIDENTE DO TRABALHO /INTERRUPÇÃO DO CONTRATO DE

TRABALHO: Caso o Participante se afaste por doença e ou acidente do trabalho ou suspensão

temporária de contrato, poderá optar por continuar contribuindo a Entidade. Neste caso o

Participante efetuará o depósito de suas contribuições na conta corrente da Entidade, cabendo

também a Patrocinadora efetuar o crédito da parte dela.

RETORNO DE CONTRIBUIÇÃO AO PLANO: O Participante, querendo retornar a contribuir, basta

preencher o formulário de “Retorno de Contribuições” e encaminhar para a Entidade, porém não

será possível pagar o tempo passado relativo ao período de suspensão das contribuições.

1.1.6 ALTERAÇÃO DE CADASTRO DE PARTICIPANTES - DRD:

Os participantes que tiveram o seu vínculo empregatício finalizado com a patrocinadora e que se

tornaram participantes aposentados, autopatrocinados ou optaram pelo BPD poderão alterar seu

cadastro pessoal (Endereço, Dependentes de IR, Beneficiários, Conta Corrente) a qualquer

momento no site da Entidade bastando para isso, preencher formulário específico e enviá-lo para

a Entidade.

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1.2 INSTITUTOS LEGAIS OBRIGATÓRIOS:

RESGATE, AUTOPATROCÍNIO, BPD E PORTABILIDADE POR MOTIVO DE TÉRMINO DO VÍNCULO

EMPREGATÍCIO:

Neste caso a área de RH da Patrocinadora Principal comunicará através de e-mail à Entidade

sobre o término de vínculo do participante e entregará ao funcionário o formulário de orientações

contendo o nome e telefone de contato do responsável pela Entidade. A Entidade dentro do prazo

de 30 (trinta) dias, a contar do recebimento do comunicado do RH da patrocinadora, entregará ao

participante em meio eletrônico ou impresso o Extrato de desligamento contendo as informações

e valores referentes ao (Resgate, BPD, Portabilidade e Autopatrocínio), conforme previsto na

legislação. O participante terá que formalizar sua opção em 30 (trinta) dias, a contar do

recebimento do extrato previdenciário, através do Termo de Opção aos Institutos Legais

Obrigatórios.

Entidade recebe o comunicado via e-mail e verifica se é participante do plano;

Entidade emite o Extrato de Desligamento e envia via e-mail ou correspondência o Extrato e

o Termo de Opção aos Institutos legais Obrigatórios ao Participante;

Participante recebe o extrato e o termo, devolve o termo preenchido para a Entidade

respeitando o prazo de 30 dias;

Entidade recebe o Termo de Opção e prossegue de acordo com uma das opções do

participante, conforme descritas abaixo:

PARTICIPANTE COM MENOS DE TRÊS ANOS DE CONTRIBUIÇÃO AO PLANO, TERÁ DUAS OPÇÕES:

1.2.1.0 RESGATE DE SUAS CONTRIBUIÇÕES:

Em 1 (uma) única parcela ou parcelado em até 12 vezes de acordo com a opção do participante,

abrindo mão das contribuições da Patrocinadora. Nesse caso o processo a ser seguido é:

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Entidade recebe a solicitação de Resgate e encaminha via e-mail para o Prestador de

Serviços processar o pagamento;

Prestador de Serviços processa o pagamento, confere caso a caso e solicita aprovação da

Entidade;

A Entidade valida a relação de pagamentos e o borderô de crédito. Se estiver correto, a

Entidade aprova;

Prestador de Serviços apropria os pagamentos no Banco indicado pela Entidade para

aprovação;

Entidade solicita aos procuradores/diretores a liberação do pagamento no Banco;

Após o pagamento a Entidade emite o comprovante de pagamento e arquiva junto com o

termo de opção do resgate e o formulário de adesão.

1.2.1.1 AUTOPATROCÍNIO:

O participante poderá optar por permanecer no Plano até completar até a data do preenchimento

das condições de elegibilidade ao beneficio de aposentadoria normal, efetuando, nesse caso, além

de suas contribuições, as contribuições da Patrocinadora, acrescidas de taxa de administração, se

houver, prevista no custeio anual, aprovada pelo Conselho Deliberativo.

Entidade recebe o Termo preenchido com a opção pelo Autopatrocínio;

Entidade inclui o autopatrocinado na Planilha de Controle de Autopatrocinados e efetua os

cálculos das contribuições;

Entidade informa ao participante o valor que deverá ser depositado mensalmente na conta

da Entidade;

Entidade informa o Prestador de Serviços para atualizar o status do participante;

Participante efetua por meio de depósito em conta corrente da Entidade com vencimento

até o último dia do mês e envia o comprovante.

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Entidade identifica o crédito na conta corrente e apropria na planilha que deverá ser enviada

para o Prestador de Serviços;

Caso o participante efetue o depósito em atraso a Entidade deverá cobrar multa e juros

conforme Regulamento do Plano.

As contribuições são reajustadas de acordo com a alteração do Salário Aplicável que é

reajustado pelo valor da UP.

PARTICIPANTE COM MAIS DE TRÊS ANOS DE CONTRIBUIÇÃO TERÁ 4 (QUATRO) OPÇÕES – O

RESGATE, O AUTOPATROCÍNIO, A PORTABILIDADE OU O BENEFÍCIO PROPORCIONAL DIFERIDO

(BPD)

RESGATE: Procedimento descrito acima

AUTOPATROCÍNIO: Procedimento descrito acima

1.2.1.2 BENEFÍCIO PROPORCIONAL DIFERIDO (BPD):

Ao optar pelo BPD o participante deixa todas as contribuições no Plano até completar 55 anos de

idade. Nesse caso os processos abaixo deverão ser seguidos:

Entidade recebe o Termo de Opção do participante optando pelo BPD, confere se é elegível

(possuir 3 anos ou mais de vinculação ao plano);

Entidade cadastra o participante na Planilha de Controle dos BPD’s para cálculo da taxa

administrativa mensal, se houver;

Entidade envia para o prestador de serviços atualizar o status do participante e iniciar o

desconto da contribuição administrativa sobre o saldo de contas do participante, se houver;

Entidade confere se o prestador de serviços efetuou a atualização do status do participante

e arquiva o termo de opção na pasta de BPD.

Entidade controla a elegibilidade dos participantes, e ao completar 55 anos de idade

comunica-o por e-mail ou correspondência que e mesmo poderá aposentar-se. Caso manifeste

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interesse a Entidade e envia os formulários para as informações necessárias para dar início ao

recebimento do benefício.

PORTABILIDADE:

O participante que se desligar da patrocinadora e tiver 3 anos ou mais de vinculação ao plano

poderá portar 100% (cem por cento) do saldo de conta do Participante. Se na data do termino do

Vínculo empregatício o participante tiver no mínimo, 10 (dez) anos de Serviço Contínuo com a

Patrocinadora e de Vinculação ao Plano, ele será elegível também a portar 100% do saldo de

contas da patrocinadora. Para descrever o processo abaixo a Entidade (MSD Prev) será chamada

de “Entidade Cedente” e a Entidade para qual o participante está portando sua reserva será

chamada de “Entidade Receptora”.

Entidade Cedente recebe o Termo de Opção de Portabilidade, verifica se o participante é

elegível e solicita para o participante as informações da Entidade Receptora para

preenchimento do Termo de Portabilidade;

Participante providencia as informações e devolve para a Entidade Cedente;

Entidade Cedente, de acordo com as informações recebidas, preenche o Termo de

Portabilidade em três vias e envia para o participante assinar, reconhecer firma e entregar

para a Entidade Receptora efetuar o mesmo procedimento e devolver as três vias para a

Entidade Cedente;

Entidade Cedente recebe as três vias assinadas pelo participante e Entidade Receptora,

recolhe assinatura de dois diretores;

Entidade Cedente informa ao Prestador de Serviços sobre a Portabilidade e solicita o cálculo

do valor a ser portado;

Prestador de Serviços efetua o cálculo e envia para a Entidade Cedente aprovar;

A Entidade valida a relação de portabilidades e o borderô de crédito. Se estiver correto, a

Entidade aprova;

Prestador de Serviços apropria no banco, solicita aprovação;

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Entidade recebe e-mail do Prestador de Serviços avisando da apropriação no banco, solicita

liberação dos pagamentos aos procuradores/diretores e provisiona na planilha de controle de

fluxo de caixa;

Após o pagamento a Entidade Cedente deverá devolver uma via do termo para o

participante junto com o comprovante de pagamento e outra via para a Entidade Receptora

junto com uma cópia do comprovante de pagamento e relação das contribuições, caso a

opção tributária do participante seja pelo regime regressivo. Além disso, a Entidade arquiva

junto com o termo de opção pela portabilidade e o formulário de adesão.

1.3 CONCESSÃO DE BENEFÍCIOS

REQUERIMENTO E PAGAMENTO DE BENEFÍCIOS: Desde que o Participante/Beneficiários sejam

elegíveis a algum benefício, este deverá requerer o benefício junto à Entidade, que após verificar a

elegibilidade, encaminhará o processo para o Prestador de Serviços dar início aos cálculos do

benefício requerido para inclusão na folha de benefícios mensais.

APOSENTADORIA: Após ter completado a idade 55 (cinquenta e cinco) anos de idade e houver se

desligado da empresa Patrocinadora, poderá requerer a aposentadoria, juntando o formulário de

solicitação de benefício e documentos pessoais como: (a) Certidão de casamento, (b) Declaração

de dependentes para IR; (c) CPF e RG; (d) Declaração de Pessoa Politicamente Exposto - PPE.

APOSENTADORIA POR INCAPACIDADE: Deverá ser entregue a Entidade o documento que

comprove a aposentadoria por invalidez emitido pelo INSS e juntá-lo com o requerimento e

documentos pessoais como: (a) Certidão de casamento, (b) Declaração de dependentes para IR;

(c) CPF e RG; (d) Declaração de Pessoa Politicamente Exposto - PPE.

BENEFÍCIO DE PECÚLIO POR MORTE: Deverá ser entregue a Entidade o documento que comprove

a morte do Participante e juntá-lo ao requerimento específico e documentos dos beneficiários

como: (a) CPF e RG; (b) Declaração de Pessoa Politicamente Exposta.

PECÚLIO POR MORTE PARTICIPANTE ATIVO/AUTOPATOCINADO e ESPECIAL: seus Beneficiários

receberão o benefício de Pecúlio por Morte, calculado sobre 100% (cem por cento) do saldo da

Conta do Participante, na Data do Cálculo, sob a forma de pagamento único. Não havendo

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Beneficiários, os Beneficiários Indicados terão direito a receber, sob a forma de pagamento único,

o saldo de Conta do Participante na Data da Avaliação.

PECÚLIO POR MORTE PARTICIPANTE ASSISTIDO: seus Beneficiários, (na sua falta, os Beneficiários

Indicados), receberão, sob a forma de pagamento único, o saldo remanescente da Conta do

Participante.

1.4 FORMA DE PAGAMENTO:

O Participante poderá optar por receber o benefício das seguintes maneiras:

a) Receber de 0% a 25% do saldo total (empresa + participante) a vista em qualquer época, uma

única vez, durante todo o período de concessão do Benefício e o restante do saldo em:

b) Percentual de 0,10% (dez décimos por cento) a 2,50% (dois inteiros e cinquenta décimos por

cento) do saldo. Esse percentual poderá ser alterado pelo Participante nos meses de janeiro e

junho de cada ano;

c) Em pagamentos mensais, em número constante de quotas, por um período mínimo de 5 (cinco)

anos até 20 (vinte) anos. O período de recebimento poderá ser redefinido pelo Participante nos

meses de janeiro e junho de cada ano, para vigorar a partir de fevereiro e julho do mesmo ano a

janeiro e junho do ano subsequente;

d) Um benefício de renda mensal em moeda corrente nacional não podendo seu valor ser inferior a

0,10% (dez décimos por cento) nem superior a 2,50% (dois inteiros e cinquenta décimos por

cento) sobre o saldo da Conta do Participante. O valor do benefício poderá ser alterado pelo

Participante no mês de janeiro de cada ano para vigorar a partir do mês subsequente.

Para a concessão dos benefícios citados acima, os seguintes passos deverão ser observados:

Entidade recebe e confere se o participante enviou a documentação corretamente de

acordo com algum dos tipos de benefícios citados acima;

Entidade envia para o Prestador de Serviços efetuarem os cálculos;

Prestador de Serviços processa o pagamento, confere caso a caso e solicita aprovação da

Entidade; 18


A Entidade valida algumas informações, tais como: Tipo de benefício, regime tributário, e

formas de recebimento, a relação de pagamentos e o borderô de crédito. Se estiver correto,

a Entidade aprova;

Prestador de Serviços apropria os pagamentos (Beneficios e Darf’s) no banco indicado pela

Entidade;

Entidade recebe e-mail do Prestador de Serviços avisando da apropriação no banco;

Entidade solicita a liberação do pagamento para os procuradores/diretores e provisiona na

planilha de controle de fluxo de caixa;

Após o pagamento a Entidade emite o comprovante de pagamento

Após início do 1° pagamento, para os casos de benefício mensal, a Entidade cria um

prontuário com a memória de cálculo, o requerimento de benefício e os documentos

comprobatórios;

Entidade envia documentos para digitalização.

1.5 D.A. E PARECER ATUARIAL:

É de responsabilidade do atuário a preparação o relatório e o parecer atuarial e encaminhá-lo à

Entidade para inclusão dos dados no sistema disponibilizado pela PREVIC. O protocolo de envio à

PREVIC é impresso e arquivado na Entidade.

Para processo de avaliação atuarial os passos seguintes são seguidos:

Atuários envia a requisição de dados para a Entidade/Prestador de Serviços providenciarem

os arquivos;

Entidade envia a solicitação ao prestador de serviços que providencia os arquivos e os envia

para Entidade;

Prestador de Serviços / Entidade confere os dados, caso estejam corretos, envia os arquivos

para o Atuário;

Atuário efetua os cálculos e emite o DA (se houver) e o Parecer;

O D.A (se houver) e o Parecer são conferidos pela Entidade e enviado para PREVIC.

19


2 ÁREA FINANCEIRA

2.1 DEFINIÇÃO DE ALÇADA PARA APROVAÇÃO, CONTRATAÇÃO SERVIÇOS E PAGAMENTO DE

BENEFÍCIOS

DESPESAS PREVISTAS E NÃO PREVISTAS: Para fins de pagamentos de despesas em nome da

Entidade se faz necessária a classificação em 02 categorias, a saber:

DESPESAS PREVISTAS: São aquelas geradas a partir de contratos previamente firmados entre

terceiros e Entidade, caracterizando-se pela regularidade dos serviços prestados, além de suas

respectivas obrigações fiscais. Exemplos: Serviços relativos à administração do passivo; Serviços

relativos à administração da carteira de investimentos.

DESPESAS NÃO PREVISTAS: São aquelas realizadas esporadicamente, mediante necessidade

administrativa da Entidade. Tratam-se de despesas não regulares e sua contratação depende de

aprovação prévia da Diretoria da Entidade, caso o valor seja inferior a R$ 10.000,00 a despesa

poderá ser aprovada pelo Gerente Administrativo da Entidade. Exemplos: Cursos / treinamento

para administradores e colaboradores da Entidade; Serviços administrativos para

regularização/obtenção de documentos junto às autoridades governamentais (registro de atas,

protocolos no MPAS / PREVIC); e Compra de material de escritórios.

PRESTADORES DE SERVIÇOS (CONTRATOS ACIMA DE R$ 10.000,00 (DEZ MIL REAIS) -

considerando o valor integral do respectivo contrato, a Entidade deverá observar:

Obter no mínimo duas propostas de empresas comerciais dotados de comprovada

experiência no serviço a ser contratado;

Escolher a melhor proposta com fundamento em qualidade, idoneidade e preço, a ser

definido em cada caso concreto;

Ter aprovação pela Diretoria.

COMPRA DE MATERIAIS E EQUIPAMENTOS PARA ADMINISTRAÇÃO DA ENTIDADE (VALORES

ACIMA DE R$5.000,00 (cinco mil reais)

Obter no mínimo duas propostas de fornecedores dotados de comprovada tradição no

respectivo ramo;

20


Escolher a melhor proposta com fundamento em qualidade e preço, a ser definido em cada

caso concreto;

Ter aprovação pela Diretoria;

Estabelecer rodízio de fornecedores, excluindo aqueles que tenham apresentado a pior

proposta e incluindo novos.

É responsabilidade da Diretoria da Entidade o cumprimento das regras gerais acima.

DIRETRIZ FINAL - PROCESSOS DE PAGAMENTOS NÃO CITADOS NESTE PROCEDIMENTO: Todo e

qualquer processo de pagamento não contemplado neste documento deverá ser analisado e

aprovado pela Diretoria Executiva.

OBS.: Com relação à contratação de Serviços de Terceiros e Despesas Previstas e Não Previstas foi

apresentado acima um resumo da Política de Compras e Contratação de Serviços de Terceiros, no

entanto a Política é o documento oficial a ser seguido em caso de maiores dúvidas ou

esclarecimentos.

DOS BENEFÍCIOS DO PLANO: A análise dos pagamentos dos benefícios, preparação dos

pagamentos e demais verificações, serão efetuadas pela Entidade e pelo Prestador de Serviços do

Plano e aprovadas pelos Diretores e /ou Procuradores. O processo de pagamento dos benefícios

está detalhado no item “SEGURIDADE” deste manual, sendo necessário a aprovação da Diretoria

e/ou procuradores sempre em conjunto de dois, aprovarão os créditos bancários nas respectivas

contas de Participantes assinando as cartas de créditos ou liberando os pagamentos no sistema

disponibilizado pelo Banco que a Entidade mantém conta.

2.2 APLICAÇÃO DE RECURSOS ORIUNDOS DE CONTRIBUIÇÕES

FLUXO DO DEPÓSITO DAS CONTRIBUIÇÕES E APLICAÇÃO DE RECURSOS

Entidade após conferir as contribuições envia e-mail para o RH da patrocinadora informando

os valores a serem pagos e a data do pagamento;

O valor será transferido diretamente pela Patrocinadora para Banco Citibank, agência 0001,

conta 01465732, sendo assim, no dia previsto do pagamento a Entidade deverá confirmar

21


junto ao gestor de investimentos se o depósito foi efetuado e valor. Os canais de contato

são: Telefone (11) 3478-5200, e-mail [email protected] até às 12 horas.

BANCO DE INVESTIMENTOS: A Entidade mantêm apenas 1(um) gestor de recursos financeiros da

Entidade.

REMUNERAÇÃO DO GESTOR DE INVESTIMENTOS: Por força de contrato, o custo deste serviço é

debitado diretamente na conta administrada que a Entidade mantém junto ao gestor, portanto,

não se faz necessário qualquer tipo de ação para pagamento. É responsabilidade da Entidade o

confronto do valor debitado em conta corrente e do valor previamente contratado.

TRANFERÊNCIA DE NUMERÁRIOS ENTRE CONTAS: Este procedimento deverá ser utilizado toda

vez que se fizer necessária uma transferência de numerário entre Conta Corrente e a Carteira

Administrada e vice versa que a Entidade (MSD PREV – Sociedade de Previdência Privada) mantém

junto às Instituições Bancárias.

TRANSFERÊNCIA DE NUMERÁRIO CONTA INVESTIMENTOS PARA CONTA CORRENTE: A

transferência de numerário deverá ocorrer sempre que houver necessidade de pagamentos, e não

houver disponibilidade de saldo na conta corrente da Entidade, observando os seguintes os

passos:

Verificar o valor a ser solicitado, somando os valores dos pagamentos menos o saldo

disponível. Preencher carta salva na rede da patrocinadora no diretório MSD PREV , recolher

a assinatura de dois procuradores ou dois Diretores ou um procurador e um Diretor e enviar

via e-mail para o gestor até , no máximo, às 12:00hs, a fim de confirmar a transação.

No e-mail deverá conter os seguintes dados: Data da transação; Assunto: Transferência de

valores; Valor a ser transferido; Conta administrada para Débito; Conta Corrente para

crédito.

Após o envio do e-mail para [email protected], entrar em contato com o

administrador dos recursos, para confirmar o envio/recebimento do mesmo, bem como,

para a confirmação do valor a ser transferido.

TRANSFERÊNCIA DE NUMERÁRIO CONTA CORRENTE PARA CONTA INVESTIMENTOS: A

transferência de numerário deverá ser feita sempre que houver desconto das contribuições dos

22

mailto:[email protected]


funcionários para Entidade. Este processo já está descrito neste manual no item “FLUXO DO

DEPÓSITO DAS CONTRIBUIÇÕES E APLICAÇÃO DE RECURSOS“.

DIRETRIZES GERAIS PARA APLICAÇÃO DE RECURSOS COLETADOS DO PLANO: Devem atender aos

critérios de liquidez e diversificação de riscos, conforme determinações legais, devendo ser

observado os limites da política de investimentos.

2.3 PROCESSOS DE PAGAMENTOS:

PAGAMENTO DE FORNECEDORES/PRESTADORES DE SERVIÇOS: O pagamento poderá ser

efetuado de duas formas:

Emissão de cheques:

Preencher formulário específico que esta no diretório MSD PREV na rede da patrocinadora

discriminando os valores

Anexar NF

Preencher o cheque

Recolher assinatura de dois procuradores ou dois Diretores ou um procurador e um Diretor

Relacionar cheque no controle de Cheque

Sistema Bancário disponibilizados via internet

Nesse caso deverá realizar o procedimento descrito no módulo de TESOURARIA deste

manual e sempre observando que a liberação do pagamento será efetuada por, no mínimo,

02 pessoas autorizadas.

23


2.4 TESOURARIA

Este módulo, de forma geral deve ser utilizado sempre que for efetuar o pagamento de

fornecedores, excetos os pagamentos efetuados através de cheque, cujo procedimento já está

descrito acima.

2.4.1 RECEBIMENTO, CONFERÊNCIA E PAGAMENTO DA NOTA FISCAL:

No geral as NFs são recebidas através de e-mail ou Correios. Abaixo temos um exemplo de NF que

recebemos mensalmente. Trata-se de uma nota que há incidência de impostos, portanto ao

receber uma NF sempre observar se há a retenção de impostos. O valor a ser pago para o

prestador de serviço deve ser o valor líquido, no caso da NF abaixo será o valor de R$ 1.652,12. E

deverá emitir um DARF no valor de R$ 25,16 referentes ao imposto.

Exemplo de NF:

24


Obs.: Atualmente o prestador de serviços é quem emite o DARF. Abaixo orientações caso o

processo seja alterado:

Para a emissão do DARF é necessário ter o programa “SICALC” instalado no computador, o

download do programa é feito através do site da Receita Federal.

http://www.receita.fazenda.gov.br/pagamentos/darf/sicalc.htm

OBS.: Para preencher o DARF via SICALC é necessário ter em mãos as seguintes informações:

O código do imposto (deve-se verificar atentamente essa informação)

O Tipo de Período (dependendo do código é um tipo de período)

O n° referência da NF de acordo com a data de pagamento da NF

Valor do DARF a ser emitido (esse valor é encontrado na NF)

Veja abaixo um exemplo da tela do SICALC preenchida com o IR a ser recolhido referente à nota da

JCMB utilizada como exemplo:

25

http://www.receita.fazenda.gov.br/pagamentos/darf/sicalc.htm


Abaixo temos um exemplo do DARF que foi emitido

Obs.: Atualmente o prestador de serviços é quem inclui no banco o pagamento de contas.

Abaixo orientações caso o processo seja alterado:

Acessar o site www.itau.com.br e fazer o acesso à conta da Entidade com sua senha pessoal

Acessar em “Contas a Pagar”

“Incluir pagamento de contas”

Para o caso da NF do exemplo, recebemos também o boleto bancário, então deve acessar em

“Boletos”, veja exemplo abaixo:

26

http://www.itau.com.br/


Digitar o número do boleto recebido

27


Irá para uma tela para preencher as demais informações, note que conforme figura abaixo deverá

preencher somente a data do boleto e o valor do boleto.

Para consultar se o pagamento foi incluído corretamente deverá acessar:

Contas a Pagar

Consultar pagamentos (contas, impostos e tributos)

A efetuar

Contas

28


Após a inclusão da NF no sistema bancário, deve-se fazer também a inclusão do DARF para

pagamento.

29


A inclusão da NF e do DARF no sistema bancário não significa que o pagamento será efetivado,

pois ainda está pendente de aprovação. Nesse caso para solicitar o acesso deve seguir os passos

seguintes:

Entidade recebe as NFs por e-mail ou Correios e as confere;

Entidade encaminha as NFs via e-mail para o Prestador de Serviços;

O Prestador de Serviços inclui no banco o pagamento de contas e informa a Entidade

através de e-mail;

Entidade confere se os valores incluídos no banco estão corretos (Valor, data de

vencimento, data de apuração, código de Darf) e preenche o formulário de autorização em

excel salvo na rede chamado “Liberação Itaú”; 30


Entidade deixa o formulário ”Liberação Itaú” junto com a documentação para as pessoas

com poderes para aprovarem os pagamentos no sistema disponibilizado pelo banco;

Entidade provisiona os valores na planilha ”Fluxo Mensal”

Após o pagamento a Entidade emite o comprovante no Sistema Bancário e arquiva junto

com o documento.

2.4.2 RECOLHIMENTO DE PIS E COFINS / DEPÓSITO JUDICIAL :

O recolhimento do Depósito Judicial é feito mensalmente e a Entidade deve ficar atenta à data do

pagamento para cobrar o prestador de serviço do envio dos valores a serem recolhidos

Prestador de serviço efetua a apuração do valor a recolher de acordo com o fechamento

dos balancetes mensais;

Entidade recebe os valores do prestador de serviço e confere

A Entidade deverá acessar o site da Caixa Econômica Federal através do endereço:

www.caixa.gov.br. Acessar em Judiciário e Depois em Depósito Judicial

Selecionar Justiça Federal e confirmar

Na tela seguinte selecionar a segunda opção que aparece e clicar em confirmar

Preencher os campos conforme descrito abaixo:

ATENÇÂO: Esse processo deverá ser feito com a máxima atenção.

São duas guias a serem preenchidas e as informações estão abaixo:

1° GUIA

Agencia: 0265

Operação 635

Conta: 00248655-8

CNPJ: 02.726.871/0001-12

N° Processo: 2007.61.00.000380-0

Período de apuração: Ver nas informações enviadas pelo prestador de serviço

Data de Vencimento:

Valor do principal: Ver nas informações enviadas pelo prestador de serviço

Alíquota: 0,65%

31

http://www.caixa.gov.br/


2° GUIA

Agencia: 0265

Operação 635

Conta: 000248654-0

CNPJ: 02.726.871/0001-12

N° Processo: 2007.61.00.000380-0

Período de apuração: Ver nas informações enviadas pelo prestador de serviço

Data de Vencimento:

Valor do principal: Ver nas informações enviadas pelo prestador de serviço

Alíquota: 4%

32


33


Abaixo temos um exemplo da Guia gerada no sistema da Caixa. Verificar o ID – Identificador do

Depósito, pois ao incluir no sistema bancário será necessário digitar esse número:

Após a emissão da GUIA referente o Depósito Judicial é necessário efetuar o módulo Tesouraria

através do sistema bancário e solicitação dos aprovadores, entretanto a inclusão do Depósito

Judicial é feito através do seguinte caminho:

Contas a Pagar

Incluir Pagamento de Contas

TED

TED – Outra Titularidade

De Conta corrente para conta corrente 34


35


Após efetuar a inclusão no Sistema bancário, os demais passos referentes ao módulo de tesouraria

descrito acima deverão ser seguidos:

Preencher o formulário de autorização em Excel salvo na rede chamado “Liberação

Itaú”;

Deixar com dois aprovadores/procuradores para eles aprovarem no sistema

bancário;

Provisionar os valores na planilha “Fluxo Mensal”;

Após o pagamento emitir o comprovante o Sistema Bancário e anexar ao

documento;

2.5 FOLHA DE PAGAMENTO DOS FUNCIONÁRIOS DA ENTIDADE:

A Entidade contratou um Prestador de Serviços, para processamento da folha de seus

funcionários. O fluxo a ser seguido é o descrito abaixo.

Prestador de Serviços informa a Entidade via e-mail que os relatórios estão disponíveis

em seu portal;

Entidade emite os relatórios da folha de pagamentos pelo sistema do Prestador de

Serviços, efetua a crítica dos valores;, Para a inclusão dos valores e pagamento via

sistema bancário, deverá se basear pelo procedimento descrito no item “TESOURARIA”

deste manual;

2.6 PAGAMENTO A PARTICIPANTE:

O processo para o pagamento ao participante, seja em forma de benefício (pecúlio por morte,

invalidez, aposentadoria), seja pela opção por um dos institutos legais obrigatórios (resgate,

portabilidade e benefício proporcional diferido), deverá obedecer rigorosamente ao Estatuto da

Entidade e à legislação vigente. No item “SEGURIDADE “deste manual você encontrará maiores

detalhes do pagamento por tipo de benefício”. Abaixo temos um resumo das diretrizes a serem

seguidas:

36


É responsabilidade da Entidade de enviar o formulário, de acordo com a opção do

participante e as informações necessárias para que o (Prestador de Serviços) possa

efetuar os cálculos e gerar os relatórios necessários para efetivação do pagamento ou da

portabilidade;

É responsabilidade da Entidade o processo de pagamento que deverá encaminhar às

pessoas autorizadas pela liberação dos pagamentos os relatórios gerados pelo (Prestador

de Serviços);

Os pagamentos poderão ser efetuados através da emissão de cheques, ou através de

sistemas bancários disponibilizados via internet, neste caso, o responsável pelo processo

de pagamento deverá realizar o processo descriminado no módulo tesouraria;

Em nenhuma hipótese serão emitidos cheques ou liberados os pagamentos sem os

documentos solicitados acima;

Não é enviado demonstrativo de pagamentos aos aposentados ou participantes que

resgataram, devido estar no portal da Entidade essa informação, acessando o extrato de

saldo individual.

2.7 ABONO ANUAL:

A tributação do abono anual para Participantes optantes pelo regime Progressivo ocorrer da seguinte forma:

Exclusiva: significa que o cálculo e retenção do imposto de renda do abono anual ocorre

separadamente do benefício mensal, sem possibilidade de ajuste na declaração anual

por se tratar de tributação definitiva. Neste caso, há retenção de imposto de renda

mesmo que o valor seja inferior a R$ 10,00.

O abono anual será pago no mês de Dezembro e corresponderá ao valor do benefício de

prestação continuada recebido no mesmo mês.

2.8 OFÍCIOS DE ISENÇÃO DE IR – MOLÉSTIA GRAVE:

Os aposentados portadores de moléstia grave têm direito à isenção de imposto de renda na fonte

sobre o valor do benefício mensal recebido pela entidade.

37


São definidas por lei como moléstia grave, mesmo que tenham sido contraídas depois da

aposentadoria, as seguintes patologias:

Moléstias profissionais e acidentárias;

Tuberculose ativa;

Alienação mental;

Esclerose múltipla;

Neoplasia maligna;

Cegueira;

Hanseníase;

Paralisia irreversível e incapacitante;

Cardiopatia grave;

Doença de Parkinson;

Espondiloatrose anquilosante;

Nefropatia grave;

Estados avançados da doença de Paget;

Contaminação por radiação;

Síndrome da Imunodeficiência Adquirida (AIDS);

Fibrose cística (mucoviscidose);

A solicitação da isenção de imposto sobre a renda deverá ser formalizada à Entidade através de

carta embasada em laudo médico pericial (não meros atestados médicos) em acordo com os itens

abaixo:

Requisitos do Laudo Médico:

Deve conter introdução,

Histórico,

Descrição,

Discussão,

38


Conclusão

Respostas aos quesitos, indicando o grau de gravidade da doença, possibilidade de

reversão ou melhora do quadro atual.

Deve conter a data de validade do laudo, para fins de controle de patologia.

Ser elaborado por médico especializado em área relacionada à moléstia;

Atestar a ocorrência da doença, indicando o código internacional da doença (CID) e o

nome genérico mencionado nas normas que concedem a isenção;

Emissor do Laudo:

Órgão oficial da União Federal, Estados, Distrito Federal ou Municípios, conforme a lei nº

9.250/95 artigo 30.

** Conforme parecer de tributarista os órgãos do SUS, INSS, hospitais públicos e postos

de saúde ligados aos entes da Federação também podem emitir laudo desta natureza.

2.9 PAGAMENTO BENEFÍCIO DE APOSENTADO VIA FECHAMENTO DE CAMBIO:

O procedimento descrito abaixo é necessário sempre que um aposentado residente no exterior

faz a opção de receber o benefício no país onde reside. Atualmente o procedimento é feito

mensalmente para a aposentada Maria Claudia Gomez:

Ligar para Itaú Departamento de Cambio, telefone 11 37082920 e informar que deseja

fechar uma operação de cambio tipo 4, e solicitar a taxa do dólar e o valor do benefício

em dólar. É necessário ter em mãos o valor do benefício em reais, e a data do

pagamento;

Preencher formulário “Mascara de Cambio”. Atualmente o formulário encontra de salvo

no diretório da Entidade no seguinte caminho: Formulários / Banco / “Mascara de

Cambio;

Enviar e-mail para: [email protected] / centralcambio@itau-

unibanco.com.br. As seguintes informações devem conter no e-mail

Título do e-mail: MSD Prev – Ag.: 8579 C/c.: 02356-8

39





Anexar:

Holerite de pagamento da aposentada

Comprovante do pagamento do IR (gerar no site do Itaú)

Comprovante de Endereço

Formulário “Máscara de Cambio” preenchida e convertida na extensão “pdf”.

Itaú retorna e-mail com o número da operação e após concluir o procedimento envia e-

mail com contrato para arquivo.

2.10 TRIBUTOS:

Os tributos deverão ser recolhidos ou depositados judicialmente em caso de litígio, de acordo com

o prazo estipulado pela legislação, inclusive no caso dos tributos dos prestadores de serviços. O

(Prestador de Serviços) será responsável pelo cálculo do PIS/COFINS, IRRF da folha de pagamento

dos assistidos e resgates, e de apropriar o pagamento em tempo hábil no sistema do banco..

Prestador de Serviços apropria os DARFS a ser recolhido no sistema o banco;

Realizar o procedimento “Tesouraria” e provisionar na planilha de “FluxoMensal;

Solicitar aprovação;

Após o pagamento emitir o comprovante no sistema bancário e arquivar junto com a NF

para arquivo da Entidade.

RECOLHIMENTO DE PIS E COFINS / DEPÓSITO JUDICIAL : O recolhimento do Depósito Judicial é

feito mensalmente, e a Entidade deve ficar atenta a data do pagamento para cobrar o prestador

de serviços do envio dos valores a serem recolhidos. O processo detalhado deve ser seguido de

acordo com o item “TESOURARIA” deste manual.

40


2.11 DOCUMENTAÇÃO E INSTRUÇÕES FINAIS

DOCUMENTAÇÃO: Os documentos comprobatórios de todos os pagamentos deverão ser enviados

ao (PRESTADOR DE SERVIÇOS), que é responsável pela escrituração contábil e fiscal de todas as

transações financeiras praticadas pela Entidade. É responsabilidade da Entidade a remessa dos

documentos ao (PRESTADOR DE SERVIÇOS) em tempo hábil para a escrituração contábil e fiscal no

mês de competência.

Segue abaixo a relação de documentos relativos aos processos de pagamentos, que devem ser

enviados ao (PRESTADOR DE SERVIÇOS):

NOTA FISCAL - ORIGINAL

D.A.R.F. – AUTENTICADO PELO BANCO RECEBEDOR OU GERADO POR SISTEMA

BANCÁRIO VIA INTERNET

RECIBO – QUANDO APLICÁVEL

COMPROVANTE DE CRÉDITO EM CONTA – QUANDO APLICÁVEL

COMPROVANTE DE PAGAMENTO EM CHEQUE (CPC)

COMPROVANTE DE PAGAMENTO DE TITULOS – VIA COMPENSAÇÃO

INSTRUÇÕES FINAIS: Ao término de cada exercício fiscal (31/dezembro) e após o encerramento da

auditoria nas demonstrações contábeis todos os documentos utilizados para escrituração contábil

e fiscal deverão ser enviados para o Prestador de Serviços encarregado pela guarda dos

documentos.

Estes documentos deverão permanecer sob responsabilidade da Entidade e disponíveis para

eventuais fiscalizações por órgãos governamentais, conselho fiscal ou qualquer auditoria que se

faça necessária.

41


2.12 POLÍTICA DE INVESTIMENTO E MONITORAMENTO DOS ATIVOS

FORMULAÇÃO/REVISÃO: A Diretoria executiva através de reuniões realizadas com o gestor

de recursos e com a consultoria de investimentos, recebem todas as informações e

pareceres acerca de parâmetros a serem considerados na elaboração da política de

investimentos, bem como a formulação de cenários econômicos para o período de validade

da política.

APROVAÇÃO PELO CONSELHO DELIBERATIVO: Após elaboração ou revisão da Política de

Investimentos a Diretoria Executiva submete para análise do Conselho Deliberativo que

discutem e aprovam as diretrizes da política de investimentos para o próximo período.

DIVULGAÇÃO: Após elaboração ou revisão A política é enviada eletronicamente à PREVIC e

colocada à disposição dos participantes, através do site da Entidade.

2.13 MONITORAMENTO DOS INVESTIMENTOS:

Mensalmente, os demonstrativos de investimentos são enviados para Entidade através de e-mail

para a Entidade pelo prestador de serviços, que elabora um relatório gerencial e o envia para a

Diretoria Executiva, Conselho Deliberativo e Conselho Fiscal.

DEMONSTRATIVO DE INVESTIMENTOS (DI) – PREVIC: Mensalmente o prestador de serviços de

investimentos elabora o demonstrativo (DI) para que seja enviado a PREVIC, este envio poderá

ser efetuado tanto pelo prestador serviços como pela Entidade junto ao site da PREVIC.

DIVERGÊNCIA NÃO PLANEJADA (DNP): Semestralmente, o prestador de serviços de

investimentos elabora a DNP para que seja enviada a PREVIC, este envio poderá ser efetuado,

tanto pelo prestador de serviços como pela Entidade junto ao site da PREVIC.

42


DIVERGÊNCIA NÃO PLANEJADA (DNP) – NEGATIVA: Em havendo esta situação a justificativa

técnica deve ser devidamente assinada pelo AETQ devendo permanecer na Entidade à

disposição do Conselho Fiscal e da PREVIC que poderá solicitar seu envio a qualquer tempo.

CADASTRO E MOVIMENTAÇÕES NOS FUNDOS DE INVESTIMENTOS: O gestor de recurso deve

encaminhar para Entidade com cópia para o prestador de serviços de investimentos todas as

alterações realizadas no mês na composição das carteiras dos fundos, para que a Entidade ou o

prestador de serviços, faça a alteração junto ao site da PREVIC.

43


3 ÁREA CONTÁBIL & FISCAL

LANÇAMENTOS CONTÁBEIS: diariamente são enviados todos os documentos a

pagar/receber, os quais são lançados no sistema “tesouraria”, que já efetua a

contabilização dos mesmos;

DARF da FOLHA DE PAGAMENTO DOS BENEFÍCIOS E REGATES: Mensalmente são

emitidos pelo Prestador de Serviços os DARF’s relativos à folha de pagamento dos

aposentados e resgates, que são apropriados pelo mesmo no sistema do banco, após o

pagamento o comprovante é emitido e arquivado junto com a documentação do mês.

BALANCETE MENSAL: Mensalmente é disponibilizado pelo Prestador de Serviços via e-

mail ou portal, o balancete do mês que deverá ser impresso para seja conferido. Não há

necessidade de imprimir ou salvar em arquivo, pois o mesmo fica disponibilizado no

portal do Prestador de Serviços.

3.1 RESPONSABILIDADES FISCAIS COM ÓRGÃOS GOVERNAMENTAIS

3.1.1 RECEITA FEDERAL - RELAÇÃO ANUAL DE INFORMAÇÕES SOCIAIS –RAIS

Enviar RAIS anualmente por meio de programa disponibilizado pelo Ministério do

Trabalho;

Prestador de Serviços disponibiliza no portal o relatório com os valores para Entidade

conferir;

Se estiver tudo ok, Prestador de Serviços disponibiliza no portal o arquivo para

transmissão;

Entidade transmite eletronicamente para o Ministério do Trabalho;

E emite o protocolo e arquiva.

44


3.1.2 RECEITA FEDERAL - DIRF – DECLARAÇÃO DO IMPOSTO DE RENDA RETIDO NA FONTE

O Prestador de Serviços é responsável pela elaboração e envio da DIRF à Secretaria da

Receita Federal;

O Prestador de Serviços solicita à Entidade as informações da folha de pagamento da

mesma (salários, IR retido, etc.);

Prestador de serviços com base nas informações recebidas e com as que o mesmo possui

referente aos pagamentos de benefícios e resgates, processa o arquivo da DIRF e envia

para a Entidade conferir;

Entidade confere e devolve para o prestador de serviços efetuar a transmissão;

Prestador de Serviços envia o protocolo à Entidade para arquivo.

Prestador de Serviços disponibiliza o informe de rendimentos dos participantes no portal

e também envia via correio, os Informes de Rendimentos dos prestadores de serviços

são enviados para Entidade para que a mesma os envie via e-mail;

3.1.3 RECEITA FEDERAL - DCTF - DECLARAÇÃO DE DÉBITOS E CRÉDITOS TRIBUTÁRIOS FEDERAIS

É responsabilidades do Prestador de Serviços a elaboração e envio à Secretaria da

Receita Federal;

Prestador de Serviços de posse da documentação processa a DCTF e envia para a

Entidade para conferência;

Entidade confere e retorna para o Prestador de Serviços;

Prestador de Serviços insere os dados solicitados no programa disponibilizado pela

Secretaria da Receita Federal e efetua a transmissão;

Prestador de Serviços encaminha o protocolo para Entidade para arquivo.

45


3.1.4 RECEITA FEDERAL – PARTICIPANTES OPTANTES PELO REGIME DE TRIBUTAÇÃO REGRESSIVA:

Prestador de Serviço de acordo com as informações constantes no sistema emite o

arquivo da DPREV para transmissão para a Receita Federal;

Entidade confere o arquivo gerado;

Prestador de Serviço efetua a transmissão eletronicamente para a Receita Federal e

envia o protocolo para a Entidade;

Entidade arquiva o protocolo;

3.1.5 MINISTÉRIO DO TRABALHO E EMPREGO – CAGED

A Entidade deve informar, em caso de admissão ou demissão de funcionário, por meio

de programa do Ministério do Trabalho, a respectiva movimentação.

Prestador de Serviços envia os insere os dados solicitados no cadastro, por meio de

relatório disponível na Internet;

Prestador de Serviços transmite eletronicamente para o Ministério do Trabalho;

Prestador de serviços emite o protocolo e envia para Entidade que arquiva o protocolo;

46


4 ÁREA DE COMUNICAÇÃO

4.1 RELATÓRIO ANUAL DE INFORMAÇÕES – RAI:

Anualmente a Entidade no mês de abril divulgará, através só site da Entidade o Relatório Anual de

Informações Completo, com as Demonstrações financeiras, a Avaliação Atuarial e o resultado da

auditoria do exercício anterior. Para produção do RAI deverá observar os requisitos mínimos de

informações constantes na legislação em vigor.

4.1.1 SITE DA ENTIDADE – ÁREA RESTRITA:

Manterá o site da Entidade atualizado com as informações legais pertinentes ao Plano de

Aposentadoria e outras informações que a Entidade entenda ser relevante como prestação de

contas a seu público interno e externo:

Posição dos investimentos;

Política de Investimentos;

Relatórios Gerenciais dos Investimentos;

Rentabilidade da Quota;

Divulgar as demonstrações contábeis consolidadas e respectivos pareceres até dia 30 de

- abril de cada ano;

Parecer do atuário, relativo ao Plano de Benefícios;

Parecer dos Auditores Independentes;

4.2 EXTRATO DE CONTA INDIVIDUAL:

A Entidade não distribuirá aos seus participantes extratos atualizados do saldo da conta

individualmente devido a informação estar disponível no portal do Prestador de Serviços, cujo

acesso é através do site da Entidade.

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5 ÁREA DA ADMINISTRAÇÃO

5.1 ELABORAÇÃO DO ORÇAMENTO GERAL

Anualmente até o final do exercício será elaborado pela Diretoria Executiva o orçamento geral

para o exercício seguinte que deverá ser aprovado pelo Conselho Deliberativo.

ACOMPANHAMENTO: Mensalmente a Administração do Plano acompanha o orçado x realizado,

através do sistema do Prestador de Serviços.

5.2 RELATÓRIO SEMESTRAL DO CONSELHO FISCAL:

O conselho se reunirá no mínimo semestralmente para apreciar os relatórios de monitoramento

que possam apoiar a sua manifestação em relatório próprio sobre os controles internos, a

execução do orçamento, as premissas atuariais e o comportamento dos Investimentos.

LAVAGEM DE DINHEIRO – COMUNICAÇÃO DE CONTRIBUIÇÕES ACIMA DO LIMITE DEFINIDO NA

LEGISLAÇÃO AO COAF

LIMITE DE VALORES DE CONTRIBUIÇÕES: Verificar se há contribuições, depósito em conta

corrente ou casos de resgate acima R$ 50 mil (cinquenta mil reais).

COMUNICAÇÃO AO ORGÃO FISCALIZADOR - COAF: O responsável deverá inserir os dados

pessoais do participante, incluindo CPF e a origem dos recursos que possibilitaram o efetivo

depósito na Entidade para valores iguais ou superiores a R$ 50 mil (cinquenta mil reais) limite

estabelecido em lei.

Entidade identifica o depósito de contribuição na conta corrente ou o pagamento de

resgates iguais ou superiores a 50 mil;

Entidade acessa o site do COAF com login e senha e efetua a notificação;

Entidade emite o comprovante e arquiva

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5.3 ATUALIZAÇÃO CADASTRAL JUNTO AOS ORGÃOS REGULADORES:

Sempre que houver alteração cadastral (Diretores, Conselheiros, Endereço, etc..) a Entidade é

responsável pela atualização perante os órgãos reguladores.

PREVIC:

Atualizar o cadastro junto à PREVIC, em no máximo cinco dias úteis após aprovação da

ata do Conselho Deliberativo, utilizando o sistema CADSPC, existente no portal da

PREVIC: www.mpas.gov.br/previc.

ATUALIZAÇÃO CADASTRAL NA RECEITA FEDERAL DO BRASIL (RFB): Neste caso observar as

orientações do próprio órgão para correta atualização, seguindo os passos descritos no site:

www.receita.fazenda.org.br

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http://www.receita.fazenda.org.br/


6 PRESTADORES DE SERVIÇOS

A seguir apresentamos os principais Prestadores de Serviços no qual a Entidade mantém contrato

mensal e que auxiliam a Entidade nos principais processos.

PRINCIPAIS RESPONSABILIDADES DOS PRESTADORES DE SERVIÇOS

Os procedimentos e regras apresentados neste Manual foram baseados e descritas de acordo

com o Regulamento do Plano. O Regulamento é o documento oficial aprovado pela PREVIC onde

estão definidos os direitos e as obrigações de todas as partes envolvidas: patrocinadoras,

participantes, beneficiários e a própria sociedade. Qualquer dúvida ou divergência entre o

presente Manual e o Regulamento, prevalecem as informações contidas no Regulamento.

JCMB

Seguridade

Contabilidade

DCTF, DIRF, DIPJ e DPREV

Consultoria Jurídica

Sistema de Monitoramento

dos Riscos

JSANTOS

Manutenção do Site

PPS

Consultoria de Investimentos

DI e DNP

TOWERS WATSON

Avaliação Atuarial

SPLS

Guarda de documentos e Digitalização

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Manual de Procedimentos - MSD PREV · Controlar a movimentação bancária e proceder à...

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