Manual de Relacionamento do Fornecedor...

As informações contidas neste documento são proprietárias e para uso confidencial dos destinatários explicitados. Propriedade da Vivo.

MANUAL DERELACIONAMENTO DO FORNECEDORDiretoria de Compras“Construindo Resultados”

Este manual tem o objetivo de apresentar aos Fornecedores a

Diretoria de Compras, suas normas

confidencial copyright©vivo20062 Diretoria de Compras

Diretoria de Compras, suas normas gerais, bem como orientar sua conduta

no relacionamento com a VIVO.

Definições

Área Requisitante: Área da VIVO que detecta ou que origina anecessidade de aquisição de qualquer bem ou serviço. De modo geral,essa área faz com que sua necessidade chegue à Área Gestora. Emcertos casos, essas áreas coincidem.

Área Gestora: Área que tem a responsabilidade de identificar,associar e agregar as necessidades de produtos e serviços


associar e agregar as necessidades de produtos e serviçosdemandadas por sua área ou pelas Áreas Requisitantes (quando sãomuitas ou todas as áreas que demandam um determinado material ouserviço), e/ou definir necessidades que, de acordo com os processosexistentes, competem a ela executar e gerenciar.

Janela Única: Área localizada em cada uma das Filiais que constituema VIVO, responsável pelo recebimento das Notas Fiscais, desde queregularmente emitidas pelos Fornecedores da VIVO.

A VIVO

As Filiais que utilizam a marca VIVO são indiretamente controladas pela BrasilcelN.V., holding constituída pelas sociedades Telefónica S.A. e Portugal Telecom,SGPS, S.A.

Ao final do mês de Dezembro/2009, as Filiais que utilizavam a marca Vivo noDistrito Federal e em 26 Estados contavam com a cobertura em 62% dosmunicípios do País, atendendo ao equivalente a 88,6% da população, utilizando asmais modernas tecnologias de comunicação móvel.


A Diretoria de Compras

A VIVO, devido ao volume de contratações e abrangência territorial, possui emsua estrutura uma única Diretoria de Compras, a qual tem a responsabilidadeexclusiva de realizar a gestão e a negociação das compras, bem como a gestão deFornecedores.

Cabe à Diretoria de Compras atender, no seu âmbito de competência, àsnecessidades de aquisição de produtos e serviços de todas as áreas da Empresa.


�� MISSÃOMISSÃO

“Comprar bem”,

adquirindo produtos e serviços por meio dasmelhores práticas, sempre de forma transparente, acustos competitivos, na qualidade adequada, dentrodos prazos necessários e com fornecedoresqualificados, de forma a agregar valor aos nossosclientes e a melhorar a competitividade da VIVO.


�� ORGANIZAÇÃOORGANIZAÇÃO

A Diretoria de Compras está organizada em seis Gerências de Linhas de Produto, responsáveis pela contratação de bens e serviços nos âmbitos abaixo exemplificados:

Infra-estrutura de Redes ERBs, Antenas, Plataformas de Serviços, Manutenção da Rede,Prestação de Serviços em geral, Reformas

Serviços e Obras Obras de Edificação, Manutenção de Infra-estruturas, Consultorias


Produtos de Mercado Aparelhos Celulares, Acessórios Celulares, Material de Escritório,Centrais, PABX

Sistemas de Informação Computadores, Servidores, Desenvolvimento de Sistemas, Manutenção Hardware e Software

Publicidade e Marketing Agências de Publicidade e Marketing, Mídia, Produção Gráfica e

Eletrônica, Eventos, Ações Promocionais, Pesquisas de Mercado

Conteúdos Música, Esportes, Jogos, Televisão, Vídeo, Produção de Conteúdos

Diversos

Por sua vez, compete à Gerência de Processos a definição de políticas eprocedimentos, a gestão de Fornecedores e da Mesa de Compras, bem como amanutenção da integridade e transparência dos processos de compras.



TIPOS DE COMPRASAs compras de produtos e serviços, são classificadas de acordo com o seu âmbito,da seguinte forma:

� Compras de Âmbito RegionalCompras que visam atender geralmente a uma única Filial da VIVO, abaixo de determinadovalor. Participam desta modalidade os Fornecedores com cadastro de âmbitos Eventual, Local


valor. Participam desta modalidade os Fornecedores com cadastro de âmbitos Eventual, Localou Nacional.

� Compras de Âmbito País (VIVO)Compras que visam atender toda a VIVO, podendo ser negociadas com Fornecedores queatendam todo o Brasil, cujo objeto está acima de determinado valor. Participam destamodalidade os Fornecedores com cadastro de âmbito Nacional.

� Compras de Âmbito CorporativoCompras que, por seu objeto visam atender geralmente todas as Filiais da VIVO, bem como quepossuem sinergia com os negócios da Portugal Telecom e/ou Telefónica Mobiles e ultrapassamdeterminado valor. Participam desta modalidade os Fornecedores com cadastro de âmbitoNacional.



MESA DE COMPRAS

Fórum interno no qual se apresenta, discute e se aprovam, por unanimidade,todas as compras de âmbito VIVO ou Corporativo.

A Mesa de Compras se reúne 2 (duas) vezes por semana, às terças e quintasfeiras (salvo exceções).


feiras (salvo exceções).

Participam da Mesa de Compras:

� Diretor de Compras� Gerente de Processo� Representante da Gerência de Gestão de Fornecedores� Representantes da Área Requisitante e/ou Gestora� Comprador� Gerente de Compras da Filial Local� Gerente de Compras da Linha de Produto� Outros colaboradores da VIVO interessados no processo de compra, desde que envolvidos

no mesmo



GESTÃO DE FORNECEDORES

Equipe especializada em avaliar as solicitações e gerenciar o cadastramento doFornecedor na VIVO.

Cabe à Gestão de Fornecedores assegurar o cumprimento dos procedimentosaplicáveis ao cadastro de Fornecedores, bem como orientar, solicitar e analisar as


aplicáveis ao cadastro de Fornecedores, bem como orientar, solicitar e analisar asdocumentações pertinentes, a fim de garantir a idoneidade e capacidade dosFornecedores da VIVO.

A Gestão de Fornecedores possui representantes em algumas Filiais queconstituem a VIVO, atuando no cadastramento de Fornecedores para compras deâmbito Regional, País (VIVO) e Corporativo.

É responsável também pela manutenção das avaliações feitas pelas ÁreasRequisitantes, procurando com isso garantir que as contratações sejam semprefeitas com Fornecedores que tenham prestado serviço com qualidade.

O Processo de Compras

�� PROCEDIMENTOS QUE ANTECEDEM UMA PROCEDIMENTOS QUE ANTECEDEM UMA CONTRATAÇÃOCONTRATAÇÃO

Planejamento:

O Processo de Compra só é iniciado mediante uma solicitação formal da ÁreaRequisitante da VIVO, previamente aprovada de acordo com a tabela dedelegação de competências vigente na VIVO.


Planejamento:Todas as áreas da VIVO devem planejar com antecedência e maior exatidãopossível, as compras que pretendem realizar no ano seguinte.

Requisição de Compras:Solicitação de compra emitida pela Área Requisitante ou Gestora da VIVO, pormeio da qual o início do processo de compras é formalizado.

Cadastro de Fornecedores:Toda empresa que queira ser um “Potencial Fornecedor” da VIVO deve estarcadastrada e com a sua documentação atualizada e regularizada. Veja adianteo procedimento sobre o cadastro.

O Processo de Compras

Solicitação de Propostas:A solicitação de proposta técnica e comercial é encaminhada pela Diretoriade Compras aos potenciais fornecedores, referente ao objeto decontratação solicitado pela Área Requisitante ou Gestora.

Negociação:Análise e validação das propostas comerciais pela Diretoria de Comprasvisando a equalização de preços e condições, bem como análise e


visando a equalização de preços e condições, bem como análise evalidação das propostas técnicas pela Área Requisitante, visando oatendimento ao objeto solicitado.

Mesa de ComprasFórum interno da VIVO perante o qual o Processo de Compra éapresentado, o valor objetivo a ser alcançado é definido, a evolução danegociação é analisada e a contratação é aprovada por unanimidade.

O Processo de Cadastramento

Uma contratação de produto ou serviço somente é permitida comFornecedores que estejam devidamente cadastrados e com suadocumentação atualizada na base de Fornecedores da VIVO. Obtenhamaiores informações acessando o Portal de Fornecedores da VIVO(http://www.vivo.com.br/portal/institucional_fornecedor.php?WT.ac=avivo.institucional.menu.fornecedores).

� CLASSIFICAÇÃO DOS POTENCIAIS FORNECEDORES


� CLASSIFICAÇÃO DOS POTENCIAIS FORNECEDORESNA VIVO

Considera-se “Potencial Fornecedor” toda a pessoa física ou jurídicaque forneça produto ou serviço de interesse da VIVO, e que estejacadastrada e com a sua documentação regularizada.

O potencial fornecedor é cadastrado por meio dos e-mails adiante informadose classificado na VIVO de acordo com o seu âmbito de atuação (tipo defornecimento e valor vigente à época), de acordo com o seguinte:


� Eventual:Compras pontuais, como nos casos de Patrocínios ou contratações atualmentede até R$ 10.000,00.

� Local:Compras de produtos e/ou serviços somente para determinadas Filiais daVIVO, cujo objeto de contratação atualmente não ultrapasse o valor de R$100.000,00. Neste caso, o cadastro será realizado pela equipe de Gestão de


100.000,00. Neste caso, o cadastro será realizado pela equipe de Gestão deFornecedores da respectiva Regional da VIVO.

� Nacional:Compras de produtos e serviços para várias Filiais da VIVO, ou ainda quandoo objeto de contratação atualmente for acima de R$ 100.000,00. Neste caso,o cadastro será realizado pela equipe da Gestão de Fornecedores da RegionalVIVO RJ/ES. ATENÇÃO: As Empresas que não possuem faturamento ou quese encontram inativas não poderão realizar o cadastro de âmbito Nacional.


� PROCEDIMENTOS DE CADASTRAMENTO NA VIVO

1. Solicitação de Cadastro:A Gestão de Fornecedores possui representantes em algumas Filiais daVIVO. Portanto, o interessado em tornar-se Potencial Fornecedor da VIVOpoderá solicitar o seu cadastramento por meio dos e-mails abaixo ou atravésdo Portal de Fornecedores da VIVO.

Para tornar-se um Potencial Fornecedor, a empresa interessada deverá seguir o procedimento de Cadastro vigente na VIVO.


› Regional VIVO RJ/ES (Cadastro Nacional, Local e Eventual - RJ/ES/MG e Nordeste): [email protected]

› Regional VIVO SP (Cadastro Local e Eventual - SP):[email protected]

› Regional VIVO PR (Cadastro Local e Eventual - RS/PR):[email protected]

› Regional VIVO CO/N (Cadastro Local e Eventual – Centro-Oeste e Norte): [email protected]


Na solicitação de cadastro deverão, obrigatoriamente, constar as seguintesinformações:

- Razão Social da Empresa interessada- CNPJ- Pessoa, Telefone e e-mail de Contato- Ramo de Atividade da Empresa

2. Envio da Documentação Necessária:Após a solicitação do Fornecedor, a Gestão de Fornecedores indicará a relaçãodos documentos necessários que devem ser enviados para análise, de acordo


Após a solicitação do Fornecedor, a Gestão de Fornecedores indicará a relaçãodos documentos necessários que devem ser enviados para análise, de acordocom a sua abrangência e tipo de fornecimento.

O não envio dos documentos exigidos implica no encerramento sumário doprocesso de cadastramento perante a VIVO.

3. Análise dos Documentos enviados:Caberá à Gestão de Fornecedores analisar os documentos enviados,considerando os seguintes aspectos:

- Tipo de fornecimento, abrangência- Situação econômico-financeira- Ações passivas com o Mercado- Outros


A VIVO reserva-se no direito de recusar o cadastramento de qualquerFornecedor que, a seu exclusivo critério, não apresente a capacidadetécnica ou comercial necessária ao fornecimento em questão.

O Fornecedor será comunicado, por escrito, acerca da aprovação ou não doprocesso de cadastramento na VIVO.

Na hipótese da solicitação de cadastro ser indeferida pela VIVO, oFornecedor receberá a devolução de toda a documentação quedisponibilizou para análise.


disponibilizou para análise.

4. Atualização de Documentações:Os documentos exigidos para o cadastro devem ser periodicamenteatualizados (Eventual/Local (a cada 24 meses) e Nacional (a cada 12meses)), sem prejuízo de serem exigidos, a qualquer tempo, osdocumentos que a VIVO, a seu exclusivo critério, entender necessários.Portanto, cabe ao Fornecedor encaminhar as documentações, sempre quesolicitado.

O não envio dos documentos solicitados, bem como sua não atualizaçãoimplica no bloqueio do Fornecedor, impedindo novas contratações.

Formalização do Processo de Compras

� Compras que não necessitam de Contrato Jurídico

A contratação será formalizada por meio da “Ordem de Fornecimento”,

As contratações do âmbito da Diretoria de Compras são formalizadas pormeio de um processo de compra, ocasião em que o “Potencial Fornecedor”,caso adjudicado, torna-se Fornecedor da VIVO.

No entanto, dependendo do objeto e do valor a ser contratado, haveránecessidade de formalizar a contratação por meio de Contrato Jurídico daVIVO.


A contratação será formalizada por meio da “Ordem de Fornecimento”,elaborada com base na minuta encaminhada com a solicitação depropostas, prévia e formalmente aceita pelos concorrentes, inclusivepelo Fornecedor que teve sua proposta adjudicada.Nos casos das contratações de até 500k estas poderão ser amparadaspelo documento “Condições Gerais de Contratação”, caso este tenhasido assinado e enviado pelo fornecedor no momento de cadastramentojunto à VIVO.

� Compras que necessitam de Contrato Jurídico

Os concorrentes receberão, juntamente com a solicitação de propostas,a minuta contratual VIVO. Somente após concordância escrita dosconcorrentes com a minuta contratual, é que o processo de Compraserá encaminhado para aprovação.

Formalização do Processo de Compras

� Nessa modalidade de contratação o Fornecedor receberá umdocumento da Diretoria de Compras, denominado “Carta deAdjudicação”, por meio do qual será informado de que sua proposta foiadjudicada, bem como da necessidade de firmar contrato jurídico.

� Uma vez formalizada a adjudicação do Fornecedor, o Contrato Jurídicodeverá ser elaborado com base na minuta contratual VIVO,anteriormente aceita pelo Fornecedor, cujas condições não poderão


anteriormente aceita pelo Fornecedor, cujas condições não poderãosofrer quaisquer alterações, exceto a exclusivo critério da VIVO.

� A responsabilidade pela elaboração e envio do Contrato Jurídico aoFornecedor, é da Área Requisitante ou Gestora.

Nota: Os demais concorrentes não adjudicados no processo de comprareceberão da VIVO o documento denominado “Carta de Deferência”.

Princípio Geral de Conduta da Diretoria de Compras

Será assegurado a todos os Fornecedores a disponibilização das informações

necessárias, de forma clara e homogênea,


necessárias, de forma clara e homogênea, e no mesmo período de tempo, de modo

que todos possam competir em igualdadede condições.

O que esperamos dos nossos Fornecedores

�� PRINCÍPIOS PRINCÍPIOS DE RELACIONAMENTODE RELACIONAMENTO

� Criar condições para se ter uma rede de relacionamentos duradouros,pautados no respeito mútuo, na transparência e na ética, e queestimulem a inovação com qualidade e o crescimento sustentável, combenefícios para todos.

�� PRINCÍPIOS COMERCIAISPRINCÍPIOS COMERCIAIS


� Apresentar propostas que contenham preços e condições comerciaisfactíveis de serem cumpridos.

� Apresentar proposta técnica e comercial sempre à Diretoria de Compras.

� Apresentar proposta técnica sem valores.

� Assumir compromissos que estejam dentro de sua capacidade real, noque diz respeito a qualidade, preço, prazo de entrega e garantias.

� Não solicitar informações sobre os seus concorrentes, mesmo após afinalização do processo de contratação.

� Fornecer, sempre que necessário, informações técnicas à ÁreaRequisitante, não utilizando dessas informações para induzí-la a erro.


� Não ofertar ao comprador responsável pelo processo ou a seu superiorhierárquico, presentes ou convites que não possam ser de domíniopúblico, ou que possam ser considerados como contrapartida dequalquer vantagem.

� Eventuais convites para almoços ou atividades lúdicas deverão serfeitos conjuntamente ao comprador e a seu superior hierárquico, não

�� PRINCÍPIOS ÉTICOSPRINCÍPIOS ÉTICOS


feitos conjuntamente ao comprador e a seu superior hierárquico, nãodevendo o fornecedor se valer destes momentos para obterinformações privilegiadas, nem tão pouco para iniciar ou conduzir umprocesso negocial.

� Não deverão ser concedidos a nenhum colaborador benefícios pessoaisde descontos ou outras vantagens além das condições gerais aplicadasa qualquer outro empregado da VIVO.

� Não faltar com a verdade ou induzir propositadamente a erro ou àaceitação do serviço, durante as negociações ou no cumprimento docontrato.


�� DISPOSIÇÕES GERAISDISPOSIÇÕES GERAIS

� Somente serão recebidos pela “Janela Única” da VIVO os documentos decobrança emitidos no mês de competência e que forem entregues até o diaanterior a 5 (cinco) dias úteis do término do mesmo mês, bem como quecontiverem o número da respectiva “Ordem de Fornecimento” (pedido decompra). Cabe ao Fornecedor consultar os endereços, período e horário defuncionamento da “Janela Única” das respectivas Áreas Requisitantes ouGestoras da VIVO.


� Os pagamentos serão realizados conforme o prazo adjudicado, sendo quea contagem deste terá início a partir da data de recebimento da regulardocumentação de cobrança pela “Janela Única”, em conformidade com osrequisitos estabelecidos pela VIVO, e somente serão efetivados após oaceite e aprovação da Área Requisitante ou Gestora da VIVO.

� Os Fornecedores da VIVO devem respeitar os preceitos constitucionais elegais vigentes, principalmente quanto à proibição do trabalho do menor,do trabalho forçado e da proteção ao meio ambiente, exigindo ocumprimento dessas mesmas condições em suas contratações comterceiros.


Manual de Relacionamento do Fornecedor

Documento elaborado pela Diretoria de Compras da VIVO

Janeiro/2010

confidencial copyright©vivo2006As informações contidas neste documento são proprietárias e para uso confidencial dos destinatários explicitados. Propriedade da Vivo.

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