MANUAL DE USO DO OFFICE CONT CONTANDO · OFFICE CONT CONTANDO . 2 ... Rua Sete de Setembro, 346,...

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CONTANDO - SOFTWARES EMPRESARIAIS LTDA

Rua Sete de Setembro, 346, Centro, Teresina-PI. Cep: 64.001-210

86 2106-4546 | 86 2106-4547 - CNPJ: 10.956.042/0001-54

2009 2011 | Todos os direitos reservados.

MANUAL DE USO DO

OFFICE CONT

CONTANDO

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CONTANDO - SOFTWARES EMPRESARIAIS LTDA

Rua Sete de Setembro, 346, Centro, Teresina-PI. Cep: 64.001-210

86 2106-4546 | 86 2106-4547 - CNPJ: 10.956.042/0001-54

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SUMRIO

1. INTRODUO ............................................................................................................................................ 3

2. CADASTRANDO OU IMPORTANDO OBRIGAES .................................................................................... 4

3. CADASTRANDO RGOS .......................................................................................................................... 7

4. INFORMANDO A SITUAO FISCAL DOS ESTABELECIMENTOS ............................................................... 7

5. DELEGANDO TAREFAS PARA OS COLABORADORES DO ESCRITRIO ..................................................... 8

6. VERIFICANDO AS OBRIGAES DAS EMPRESAS .................................................................................... 10

6.1. Visualizao no formato vertical. ......................................................................................................... 10

6.1. Visualizao no formato horizontal. ..................................................................................................... 11

7. CONCLUSO ............................................................................................................................................ 12

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CONTANDO - SOFTWARES EMPRESARIAIS LTDA

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1. INTRODUO

Este manual visa orientar os usurios do sistema Contando Office Cont a utiliz-lo de

forma prtica, eficaz e extraindo do sistema todas as funcionalidades que tornam a vida profissional do

cliente mais fcil, rpida e segura.

O Office Cont auxilia no controle das inmeras e crescentes obrigaes mensais,

bimestrais, trimestrais, anuais, etc. que so impostas aos Contadores. Mas no s isso, com o Office Cont

o Contador poder monitorar as atividades de seus colaboradores, fazer solicitaes e acompanh-las,

controlar vencimento de certides negativas, alvars, certificados, procuraes e muito mais

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2. CADASTRANDO OU IMPORTANDO OBRIGAES

O usurio poder optar entre importar um conjunto de obrigaes comuns nas

empresas, que podero ser facilmente configuradas para a necessidade de cada escritrio/empresa, ou

ainda poder cadastrar de forma rpida e simples todas as obrigaes inerentes a sua atividade.

Para o cadastro de obrigaes o usurio dever clicar no mdulo Office Cont, depois

clicar em Cadastros e por fim em Obrigaes e lhe ser mostrado a tela abaixo:

1. Clique em ADICIONAR para criar uma nova obrigao, em seguida lhe ser solicitado qual categoria

pertencer esta obrigao e qual a Descrio da obrigao. Para seguirmos nas explicaes escolha

a categoria Federal e digite em Descrio a obrigao DCTF Mensal.

2. O usurio poder selecionar um das cinco categorias: MUNICIPAIS, ESTADUAL, FEDERAL,

PREVIDENCIRIOS E OUTROS.

Depois de cadastrada a obrigaes precisamos determinar a periodicidades, datas de

execuo (vencimento) e critrios de aplicaes nas empresas. Para isto clica no nome LISTAR que fica na

frente da obrigao recm criada. No nosso exemplo a DCTF Mensal. Aparecer a tela seguinte:

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1. Nome da obrigao a qual estamos trabalhando no momento.

2. Clicando em adicionar o usurio poder cadastrar a situao histrica da empresa cliente, podendo

cadastrar uma nova situao sempre que houver alterao nesta obrigao. Um exemplo

hipottico: O vencimento da DCTF Mensal at o ano de 2010 era todos os dias 20 do ms seguinte,

a partir do ano de 2011 passou a ser dia 10 do ms seguinte. Neste caso, o usurio poder

cadastrar as alteraes na obrigao sempre que houver sem perder as informaes anteriores.

Clique em Adicionar para incluir uma situao para a obrigao selecionada e veja a tela

seguinte:

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1. Nesta regio o usurio deve alimentar com informaes de validade da obrigao como segue:

a. No campo A partir de informe a data em que estas configuraes entraro em vigor.

b. Na caixa Informar obrigao manual o usurio marca caso deseje informar manualmente

quais empresas possuem a obrigao selecionada. Recomendado apenas quando no

possuir critrios de aplicabilidade de obrigao disponveis.

c. Periodicidade: informar qual a periodicidade da obrigao. Informe Validade quando a

obrigao tiver vencimento certo e especfico, como o caso das CNDs.

d. Dia: Informar o dia do ms em que a obrigao selecionada deve ser cumprida,

recomendamos que informe alguns dias antes do vencimento da obrigao. Lembre que

esta data informada pelo usurio, no se trata do vencimento real da obrigao junto aos

rgos pblicos, ou seja, esta uma data que deve anteceder a data oficial do vencimento.

e. Ms: O mesmo que o item anterior. o ms limite, podendo ser o ms seguinte ou o

segundo ms seguinte, ou um ms especfico, etc.

f. Critrios de Aplicabilidade da Obrigao: este a lgica da obrigao, a partir destas

informaes que o sistema ir pesquisar entre os clientes do contador que esto aptos

(obrigados) a apresentar/cumprir determinada obrigao. Vejamos que no exemplo em

destaque, DCTF Mensal, marcamos os seguintes critrios:

Aplica-se para todas as empresas: o sistema vai aplicar esta obrigao para todas

as empresas indiscriminadamente.

Aplica-se para estabelecimento matriz: neste momento o sistema ir aplicar a

obrigao somente para estabelecimentos matriz, excluindo, assim, filiais.

No se aplica para empresas inativas: as empresas inativas cadastradas pelo

usurio no recebero a obrigao selecionada, no caso em tela, a DCTF Mensal.

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No se aplica para empresas optantes pelo SIMPLES: as empresas optantes pelo

SIMPLES cadastradas pelo usurio no recebero a obrigao selecionada, no caso

em tela, a DCTF Mensal.

2. Por fim clique em salvar para gravar as informaes.

3. CADASTRANDO RGOS

Para cadastrar rgos onde os colaboradores do Contador tero contato para renovar

CNDs, emitir alvars, registrar contratos, etc. o Usurio dever acessar o menu Cadastro > rgos e em

seguida clicar em Adicionar.

4. INFORMANDO A SITUAO FISCAL DOS ESTABELECIMENTOS

bem verdade que sistema algum possui as informaes necessrias para se obter a

relao de empresas obrigadas a apresentar determinada obrigao. Portanto, sistema eficiente sistema

bem alimentado.

Neste momento o usurio dever informar se determinada empresa ou no optante

pelo simples, tributada pelo lucro real ou presumido, possui ou no empregados, est ou no ativa. Para

isto o usurio dever clicar em Cadastros > Situao Fiscal dos Estabelecimentos; neste momento

aparecero todos os estabelecimentos cadastrados no sistema, clique em SITUAES para adicionar,

alterar ou excluir uma situao. Clicando em ADICIONAR teremos a tela seguinte.

1. Nesta regio o usurio deve alimentar com informaes fiscais do estabelecimento como segue:

a. Data: informe a data a partir de quando estas informaes entraro em vigor.

b. Forma de Tributao: selecione a tributao aplicada ao estabelecimento.

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c. Empresa Ativa: informar se o estabelecimento est ou no em atividade.

d. PIS/COFINS: selecionar a forma de apurao do PIS/COFINS.

e. Possui Empregados: informar se o estabelecimento possui empregados.

f. Qualificao da Pessoa Jurdica: informar o tipo conforme os itens existentes.

2. Por fim clicar em CADASTRAR para salvar as informaes ou CANCELAR para ignor-las.

5. DELEGANDO TAREFAS PARA OS COLABORADORES DO ESCRITRIO

O Contando Office Cont permite a mtua delegao de atividades para os

colabaradores/usurios do sistema. Bastando para isto os colaboradores estarem cadastrados como

usurios (Administrativo > Cadastro > Usurios).

Para delegar uma tarefa para um colaborador basta o usurio clicar em Movimentos e

depois em Tarefas e por fim em Adicionar, aparecer a seguinte tela:

1. Usurios Disponveis: estes so os usurios cadastrados no Contando que pode receber tarefas.

2. Usurio na Tarefa: estes so os usurios ativos na tarefa que hora se cadastra, podendo ser apenas

um, dois ou mais. Para adicionar basta clicar no nome do usurio do lado direito e clicar na seta

voltada para a esquerda.

3. Caractersticas da Tarefa: esta a tarefa propriamente dita, com as seguintes caractersticas.

a. Empresa: empresa a qual receber a Tarefa delegada.

b. rgo: rgo o qual ser encaminhado o colaborador para realizar a tarefa.

c. Protocolo: nmero do protocolo caso ele j exista.

d. Assunto: descrio do assunto inerente a realizao da tarefa

4. Por fim basta clicar em salvar e teremos a tela seguinte:

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1. Controle de tarefas: depois de criada a tarefa ela ficar mostrada da forma seguinte, onde poder

ser alterada, excluda, finalizada ou movimentada.

a. Alterar: altera qualquer campo da tarefa, inclusive pode delegar outras pessoas ainda no

delegadas.

b. Excluir: extingue o registro da tarefa.

c. Finalizar: a tarefa ser finalizada, dando por concluda.

d. Movimentos: informar novos acontecimentos na continuidade da execuo da tarefa.

2. Quando fecha esta janela e atualiza o sistema clicando na imagem do Office Cont , vers a tela

seguinte:

1. Lista de tarefas: sempre que voc delegar uma tarefa para um usurio, este poder visualizar esta

tarefa quando fizer o login no sistema e abrir o Office Cont. Tanto o usurio que delegou a tarefa

quanto o usurio que recebem a tarefa podem moviment-la, bastando, para isto, clicar em

MOVIMENTOS. Quando a tarefa for finalizar basta clicar em Movimentos > Tarefas e clicar no link

finalizar

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6. VERIFICANDO AS OBRIGAES DAS EMPRESAS

Esta ferramenta de grande utilidade para o Contador, pois a partir desta visualizao

poder verificar quais empresas esto inclinadas a apresentar determinada obrigao, podendo filtrar por

cliente, por obrigao, por prazo de validade, por referncia, etc. Para ter acesso o Contador dever clicar

em Movimentos e depois em Obrigaes das Empresas para obter as telas abaixo:

6.1. Visualizao no formato vertical.

1. Formato de Busca: o usurio poder optar em visualizar as obrigaes em dois formatos: vertical,

onde apresenta todas as obrigaes de um determinado estabelecimento, ou horizontal, onde o

usurio ter visvel todas s empresas obrigadas a apresentar determinada obrigao.

2. Filtros: muito til, porque com esta ferramenta o usurio poder filtrar sua busca, tornando o

sistema mais agradvel para consulta, vejamos os tipos de busca:

a. Empresa: digite parte do nome de uma empresa e clique em OK para o sistema retornar

as empresas que possuem este texto.

b. Ms/Ref: selecione o ms de referncia da obrigao que o sistema retornar todas as

obrigaes com a referncia selecionada.

c. Ano/Ref: selecione o ano de referncia da obrigao que o sistema retornar todas as

obrigaes com a referncia selecionada. Faa a seleo cumulada com o ms referncia

para o sistema retornar obrigaes no formato MM/AAAA.

d. Ms/Prazo: o mesmo que ms referncia, acontece que este retorna as obrigaes que

vencem no ms selecionado.

e. Ano/Prazo: o mesmo que ano referncia, acontece que este retorna as obrigaes que

vencem no ano selecionado.

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f. Status: o sistema poder retornar todas as obrigaes, as que esto em aberto ou as que

foram finalizadas.

g. Dia Prazo: retorna as obrigaes com vencimento no dia selecionado.

3. Empresa: mostra o estabelecimento atualmente selecionado, CNPJ, quantidade de obrigaes e se

existem obrigaes atrasadas. Para visualizar as obrigaes atrasadas basta clicar no link Existem

OBRIGAES ATRASADAS.

4. Quadro visualizaes das obrigaes: neste quadro o sistema mostra todas as obrigaes

encontradas no filtro, sua referncia, prazo e data em que foi finalizada/concluda.

Ateno 1: sempre que concluir uma determinada obrigao o usurio dever clicar em CONCLUIR

para que o sistema se mantenha atualizado e para o Contador acompanhar as atividades em seu

escritrio.

Ateno 2: sempre que o prazo da obrigao for inferior a data do dia o sistema entender que esta

obrigao est atrasada.

Ateno 3: o boto VERIFICAR OBRIGAES til para o sistema refazer as verificaes necessrias

para indicar quais obrigaes devem ser mostradas. SEMPRE QUE APLICAR UM FILTRO NOVO

ACONSELHAMOS CLICAR NESTE BOTO.

6.1. Visualizao no formato horizontal.

Nesse formato de visualizao o usurio ter acesso a todas as

empresas/estabelecimentos obrigadas a apresentar determinada obrigao (no caso do exemplo abaixo

selecionamos a DCTF Mensal com prazo de entrega em 10/2011). Observe que o boto VERIFICAR

OBRIGAES encontra-se no cato superior esquerdo da tela, e ainda continua sendo til para o sistema

verificar as obrigaes sempre que o usurio aplicar um novo filtro.

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7. CONCLUSO

Este manual apenas uma referncia que poder ajudar o usurio em um manuseio do

Office Cont de forma mais eficiente. Quais dvidas na navegao, funcionalidades, etc. o usurio poder

acessar o suporte para ser auxiliado. Porm, aconselhamos que fizessem uso do manual juntamente com a

prtica no sistema.