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MANUAL DE USO DO

OFFICE CONT

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SUMÁRIO

1. INTRODUÇÃO ............................................................................................................................................ 3

2. CADASTRANDO OU IMPORTANDO OBRIGAÇÕES .................................................................................... 4

3. CADASTRANDO ÓRGÃOS .......................................................................................................................... 7

4. INFORMANDO A SITUAÇÃO FISCAL DOS ESTABELECIMENTOS ............................................................... 7

5. DELEGANDO TAREFAS PARA OS COLABORADORES DO ESCRITÓRIO ..................................................... 8

6. VERIFICANDO AS OBRIGAÇÕES DAS EMPRESAS .................................................................................... 10

6.1. Visualização no formato vertical. ......................................................................................................... 10

6.1. Visualização no formato horizontal. ..................................................................................................... 11

7. CONCLUSÃO ............................................................................................................................................ 12

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1. INTRODUÇÃO

Este manual visa orientar os usuários do sistema Contando Office Cont a utilizá-lo de

forma prática, eficaz e extraindo do sistema todas as funcionalidades que tornam a vida profissional do

cliente mais fácil, rápida e segura.

O Office Cont auxilia no controle das inúmeras e crescentes obrigações mensais,

bimestrais, trimestrais, anuais, etc. que são impostas aos Contadores. Mas não é só isso, com o Office Cont

o Contador poderá monitorar as atividades de seus colaboradores, fazer solicitações e acompanhá-las,

controlar vencimento de certidões negativas, alvarás, certificados, procurações e muito mais

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2. CADASTRANDO OU IMPORTANDO OBRIGAÇÕES

O usuário poderá optar entre importar um conjunto de obrigações comuns nas

empresas, que poderão ser facilmente configuradas para a necessidade de cada escritório/empresa, ou

ainda poderá cadastrar de forma rápida e simples todas as obrigações inerentes a sua atividade.

Para o cadastro de obrigações o usuário deverá clicar no módulo Office Cont, depois

clicar em Cadastros e por fim em Obrigações e lhe será mostrado a tela abaixo:

1. Clique em ADICIONAR para criar uma nova obrigação, em seguida lhe será solicitado qual categoria

pertencerá esta obrigação e qual a Descrição da obrigação. Para seguirmos nas explicações escolha

a categoria Federal e digite em Descrição a obrigação DCTF Mensal.

2. O usuário poderá selecionar um das cinco categorias: MUNICIPAIS, ESTADUAL, FEDERAL,

PREVIDENCIÁRIOS E OUTROS.

Depois de cadastrada a obrigações precisamos determinar a periodicidades, datas de

execução (vencimento) e critérios de aplicações nas empresas. Para isto clica no nome LISTAR que fica na

frente da obrigação recém criada. No nosso exemplo é a DCTF Mensal. Aparecerá a tela seguinte:

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1. Nome da obrigação a qual estamos trabalhando no momento.

2. Clicando em adicionar o usuário poderá cadastrar a situação histórica da empresa cliente, podendo

cadastrar uma nova situação sempre que houver alteração nesta obrigação. Um exemplo

hipotético: O vencimento da DCTF Mensal até o ano de 2010 era todos os dias 20 do mês seguinte,

a partir do ano de 2011 passou a ser dia 10 do mês seguinte. Neste caso, o usuário poderá

cadastrar as alterações na obrigação sempre que houver sem perder as informações anteriores.

Clique em Adicionar para incluir uma situação para a obrigação selecionada e veja a tela

seguinte:

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1. Nesta região o usuário deve alimentar com informações de validade da obrigação como segue:

a. No campo “A partir de” informe a data em que estas configurações entrarão em vigor.

b. Na caixa “Informar obrigação manual” o usuário marca caso deseje informar manualmente

quais empresas possuem a obrigação selecionada. Recomendado apenas quando não

possuir “critérios de aplicabilidade de obrigação” disponíveis.

c. Periodicidade: informar qual a periodicidade da obrigação. Informe Validade quando a

obrigação tiver vencimento certo e específico, como é o caso das CNDs.

d. Dia: Informar o dia do mês em que a obrigação selecionada deve ser cumprida,

recomendamos que informe alguns dias antes do vencimento da obrigação. Lembre que

esta data é informada pelo usuário, não se trata do vencimento real da obrigação junto aos

órgãos públicos, ou seja, esta é uma data que deve anteceder a data oficial do vencimento.

e. Mês: O mesmo que o item anterior. É o mês limite, podendo ser o mês seguinte ou o

segundo mês seguinte, ou um mês específico, etc.

f. Critérios de Aplicabilidade da Obrigação: este é a lógica da obrigação, é a partir destas

informações que o sistema irá pesquisar entre os clientes do contador que estão aptos

(obrigados) a apresentar/cumprir determinada obrigação. Vejamos que no exemplo em

destaque, DCTF Mensal, marcamos os seguintes critérios:

Aplica-se para todas as empresas: o sistema vai aplicar esta obrigação para todas

as empresas indiscriminadamente.

Aplica-se para estabelecimento matriz: neste momento o sistema irá aplicar a

obrigação somente para estabelecimentos matriz, excluindo, assim, filiais.

Não se aplica para empresas inativas: as empresas inativas cadastradas pelo

usuário não receberão a obrigação selecionada, no caso em tela, a DCTF Mensal.

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Não se aplica para empresas optantes pelo SIMPLES: as empresas optantes pelo

SIMPLES cadastradas pelo usuário não receberão a obrigação selecionada, no caso

em tela, a DCTF Mensal.

2. Por fim clique em salvar para gravar as informações.

3. CADASTRANDO ÓRGÃOS

Para cadastrar órgãos onde os colaboradores do Contador terão contato para renovar

CND’s, emitir alvarás, registrar contratos, etc. o Usuário deverá acessar o menu Cadastro > Órgãos e em

seguida clicar em Adicionar.

4. INFORMANDO A SITUAÇÃO FISCAL DOS ESTABELECIMENTOS

É bem verdade que sistema algum possui as informações necessárias para se obter a

relação de empresas obrigadas a apresentar determinada obrigação. Portanto, sistema eficiente é sistema

bem alimentado.

Neste momento o usuário deverá informar se determinada empresa é ou não optante

pelo simples, tributada pelo lucro real ou presumido, possui ou não empregados, está ou não ativa. Para

isto o usuário deverá clicar em Cadastros > Situação Fiscal dos Estabelecimentos; neste momento

aparecerão todos os estabelecimentos cadastrados no sistema, clique em SITUAÇÕES para adicionar,

alterar ou excluir uma situação. Clicando em ADICIONAR teremos a tela seguinte.

1. Nesta região o usuário deve alimentar com informações fiscais do estabelecimento como segue:

a. Data: informe a data a partir de quando estas informações entrarão em vigor.

b. Forma de Tributação: selecione a tributação aplicada ao estabelecimento.

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c. Empresa Ativa: informar se o estabelecimento está ou não em atividade.

d. PIS/COFINS: selecionar a forma de apuração do PIS/COFINS.

e. Possui Empregados: informar se o estabelecimento possui empregados.

f. Qualificação da Pessoa Jurídica: informar o tipo conforme os itens existentes.

2. Por fim clicar em CADASTRAR para salvar as informações ou CANCELAR para ignorá-las.

5. DELEGANDO TAREFAS PARA OS COLABORADORES DO ESCRITÓRIO

O Contando Office Cont permite a mútua delegação de atividades para os

colabaradores/usuários do sistema. Bastando para isto os colaboradores estarem cadastrados como

usuários (Administrativo > Cadastro > Usuários).

Para delegar uma tarefa para um colaborador basta o usuário clicar em Movimentos e

depois em Tarefas e por fim em Adicionar, aparecerá a seguinte tela:

1. Usuários Disponíveis: estes são os usuários cadastrados no Contando que pode receber tarefas.

2. Usuário na Tarefa: estes são os usuários ativos na tarefa que hora se cadastra, podendo ser apenas

um, dois ou mais. Para adicionar basta clicar no nome do usuário do lado direito e clicar na seta

voltada para a esquerda.

3. Características da Tarefa: esta é a tarefa propriamente dita, com as seguintes características.

a. Empresa: empresa a qual receberá a Tarefa delegada.

b. Órgão: órgão o qual será encaminhado o colaborador para realizar a tarefa.

c. Protocolo: número do protocolo caso ele já exista.

d. Assunto: descrição do assunto inerente a realização da tarefa

4. Por fim basta clicar em salvar e teremos a tela seguinte:

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1. Controle de tarefas: depois de criada a tarefa ela ficará mostrada da forma seguinte, onde poderá

ser alterada, excluída, finalizada ou movimentada.

a. Alterar: altera qualquer campo da tarefa, inclusive pode delegar outras pessoas ainda não

delegadas.

b. Excluir: extingue o registro da tarefa.

c. Finalizar: a tarefa será finalizada, dando por concluída.

d. Movimentos: informar novos acontecimentos na continuidade da execução da tarefa.

2. Quando fecha esta janela e atualiza o sistema clicando na imagem do Office Cont , verás a tela

seguinte:

1. Lista de tarefas: sempre que você delegar uma tarefa para um usuário, este poderá visualizar esta

tarefa quando fizer o login no sistema e abrir o Office Cont. Tanto o usuário que delegou a tarefa

quanto o usuário que recebem a tarefa podem movimentá-la, bastando, para isto, clicar em

MOVIMENTOS. Quando a tarefa for finalizar basta clicar em Movimentos > Tarefas e clicar no link

finalizar

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6. VERIFICANDO AS OBRIGAÇÕES DAS EMPRESAS

Esta ferramenta é de grande utilidade para o Contador, pois a partir desta visualização

poderá verificar quais empresas estão inclinadas a apresentar determinada obrigação, podendo filtrar por

cliente, por obrigação, por prazo de validade, por referência, etc. Para ter acesso o Contador deverá clicar

em Movimentos e depois em Obrigações das Empresas para obter as telas abaixo:

6.1. Visualização no formato vertical.

1. Formato de Busca: o usuário poderá optar em visualizar as obrigações em dois formatos: vertical,

onde apresenta todas as obrigações de um determinado estabelecimento, ou horizontal, onde o

usuário terá visível todas às empresas obrigadas a apresentar determinada obrigação.

2. Filtros: muito útil, porque com esta ferramenta o usuário poderá filtrar sua busca, tornando o

sistema mais agradável para consulta, vejamos os tipos de busca:

a. Empresa: digite parte do nome de uma empresa e clique em “OK” para o sistema retornar

as empresas que possuem este texto.

b. Mês/Ref: selecione o mês de referência da obrigação que o sistema retornará todas as

obrigações com a referência selecionada.

c. Ano/Ref: selecione o ano de referência da obrigação que o sistema retornará todas as

obrigações com a referência selecionada. Faça a seleção cumulada com o mês referência

para o sistema retornar obrigações no formato MM/AAAA.

d. Mês/Prazo: o mesmo que mês referência, acontece que este retorna as obrigações que

vencem no mês selecionado.

e. Ano/Prazo: o mesmo que ano referência, acontece que este retorna as obrigações que

vencem no ano selecionado.

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f. Status: o sistema poderá retornar todas as obrigações, as que estão em aberto ou as que

foram finalizadas.

g. Dia Prazo: retorna as obrigações com vencimento no dia selecionado.

3. Empresa: mostra o estabelecimento atualmente selecionado, CNPJ, quantidade de obrigações e se

existem obrigações atrasadas. Para visualizar as obrigações atrasadas basta clicar no link “Existem

OBRIGAÇÕES ATRASADAS”.

4. Quadro visualizações das obrigações: neste quadro o sistema mostra todas as obrigações

encontradas no filtro, sua referência, prazo e data em que foi finalizada/concluída.

Atenção 1: sempre que concluir uma determinada obrigação o usuário deverá clicar em CONCLUIR

para que o sistema se mantenha atualizado e para o Contador acompanhar as atividades em seu

escritório.

Atenção 2: sempre que o prazo da obrigação for inferior a data do dia o sistema entenderá que esta

obrigação está atrasada.

Atenção 3: o botão “VERIFICAR OBRIGAÇÕES” é útil para o sistema refazer as verificações necessárias

para indicar quais obrigações devem ser mostradas. SEMPRE QUE APLICAR UM FILTRO NOVO

ACONSELHAMOS CLICAR NESTE BOTÃO.

6.1. Visualização no formato horizontal.

Nesse formato de visualização o usuário terá acesso a todas as

empresas/estabelecimentos obrigadas a apresentar determinada obrigação (no caso do exemplo abaixo

selecionamos a DCTF Mensal com prazo de entrega em 10/2011). Observe que o botão “VERIFICAR

OBRIGAÇÕES” encontra-se no cato superior esquerdo da tela, e ainda continua sendo útil para o sistema

verificar as obrigações sempre que o usuário aplicar um novo filtro.

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7. CONCLUSÃO

Este manual é apenas uma referência que poderá ajudar o usuário em um manuseio do

Office Cont de forma mais eficiente. Quais dúvidas na navegação, funcionalidades, etc. o usuário poderá

acessar o suporte para ser auxiliado. Porém, aconselhamos que fizessem uso do manual juntamente com a

prática no sistema.