Manual do Admin - Central de Abertura de Chamados · Nas cias cuja RAV é isenta, no box de...

Manual do Admin

2 Todos os direitos reservados Versão 3.6

Índice

1 Seja bem-vindo ao Sistema Reserve Travel Manager! ................................................................ 4

2 Termos e Nomenclaturas ....................................................................................................... 5

3 Acessar ................................................................................................................................ 5

3.1 Quem e o que devo cadastrar? ............................................................................................. 7

4 Departamentos da Agência ..................................................................................................... 8

5 Filiais e Postos ...................................................................................................................... 9

5.1 Restrição de Acesso .......................................................................................................... 10

6 Usuários da Agência ............................................................................................................ 11

6.1 Gestão de Permissões e Restrições para os Usuários da Agência ............................................ 12

7 Logins ............................................................................................................................... 14

7.1 Gerenciador de Credenciais ............................................................................................... 15

8 Agência & Clientes News ...................................................................................................... 18

9 Produtos ............................................................................................................................ 18

9.1 Tipos de Produto .............................................................................................................. 18

10 Contratos ......................................................................................................................... 19

11 Perfis Reserva Indireta ....................................................................................................... 20

12 Fornecedores .................................................................................................................... 21

13 Perfil de Hotéis ................................................................................................................. 22

14 Perfil de Mensagens ao Pax ................................................................................................ 25

15 Acordos Agência (Tour Code) .............................................................................................. 27

16 Clientes............................................................................................................................ 29

16.1 Empresas Clientes ........................................................................................................... 29

16.1.1 Dados Gerais da Empresa ............................................................................................. 30

16.1.2 Parâmetros e Políticas .................................................................................................. 34

17 Clonar Empresas do Grupo ................................................................................................. 59

18 Grupo de Empresas ........................................................................................................... 59

18.1 Usar como Modelo para o Grupo ....................................................................................... 60

19 Departamentos (Clientes)................................................................................................... 60

20 Usuários(Clientes) ............................................................................................................. 61

20.1 Ativo/Suspenso .............................................................................................................. 61

20.2 Presente/ Ausente .......................................................................................................... 61

20.3 Criar Senha ................................................................................................................... 62

20.4 Personificar .................................................................................................................... 62

Manual do Admin


20.5 Editar ............................................................................................................................ 62

20.6 Excluir (Empresa) ........................................................................................................... 62

20.1.1 DADOS GERAIS ........................................................................................................... 62

20.1.2 PERFIL DO PASSAGEIRO ............................................................................................... 64

20.1.3 DADOS DE AUTORIZAÇÃO ............................................................................................ 64

20.1.4 PERMISSÕES............................................................................................................... 65

21 Pedidos ............................................................................................................................ 66

21.1 Filtros ........................................................................................................................... 67

21.2 Integração ..................................................................................................................... 68

22 Restrições por Grupo ......................................................................................................... 69

23 Perfis de Autorização ......................................................................................................... 71

24 Cadastros ......................................................................................................................... 72

24.1 Cadastros > Dados de Viagem > Motivos .......................................................................... 72

24.2 Cadastros > Passageiros ................................................................................................. 73

24.3 Cadastros > Justificativas > Desvios de Políticas ................................................................ 74

24.4 Cadastros > Justificativas > Autorização Negada ................................................................ 74

24.5 Cadastros > Financeiro > Centros de Custo ....................................................................... 74

24.6 Cadastros > Financeiro > Projetos .................................................................................... 75

24.7 Cadastros > Financeiro > Atividades ................................................................................. 75

24.8 Cadastros > Financeiro > Cartões de Crédito ..................................................................... 76

25 Abrindo um Chamado de Suporte ou Consultoria ................................................................... 77

APÊNDICE – I ........................................................................................................................ 80

APÊNDICE – II ....................................................................................................................... 81

Manual do Admin


1 Seja bem-vindo ao Sistema Reserve Travel Manager!

Introdução ao Sistema

O Reserve Travel Manager é um sistema integrado de atendimento, reservas e gestão de viagens

corporativas que reduz custos, otimiza os processos de reserva e emissão com maior segurança e

confiabilidade.

Parametrizado de acordo com a Política de viagens de cada Empresa, o sistema oferece controle absoluto de

todo o processo através de Relatórios online, o que resulta na redução de despesas em até 28%, com ROI

(Return of Investment) em 3 meses.

Utilizando uma navegação didática e objetiva, o sistema Reserve Travel Manager gerencia o atendimento,

reservas e emissões de vários tipos de serviços de viagens. O Usuário do sistema pode realizar em uma

única solicitação de viagem:

Reservas de voos Nacionais e/ou Internacionais;

Reservas de hospedagens Nacionais e/ou Internacionais;

Locação de Veículos Nacionais e/ou Internacionais;

Reservas de serviços rodoviários Nacionais e/ou Internacionais;

Reservas de Seguro de Viagens Nacionais e/ou Internacionais;

O Usuário Admin tem a responsabilidade de criar, inserir, editar, suspender e excluir todo e qualquer

parâmetro e cadastro no sistema Reserve.

O Reserve funciona sobre um flexível sistema de permissões onde os Usuários são divididos em:

Tipos de Usuários

Grupos de Acesso

Níveis de Acesso

Cada Usuário recebe as permissões específicas para o objetivo de seu trabalho. As permissões dizem

respeito às funcionalidades que um determinado grupo pode acessar.

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2 Termos e Nomenclaturas

Solicitação: Trata-se das solicitações de viagens criadas pelos Usuários. As solicitações são

identificadas por uma sequência numérica que chamamos de Pedido Reserve;

Usuários: Todos os Usuários inseridos no sistema bem como Solicitantes, Passageiros e

Autorizadores;

Passageiro: Trata-se do Usuário para qual foi criado o Pedido;

Solicitante: São os Usuários que tem como perfil a possibilidade de criar solicitações para

outros Usuários ou para si próprios;

Autorizador: São os Usuários do sistema cujo perfil permite autorizar ou negar as solicitações

de viagens criadas pelos Solicitantes;

Admin: Com livre acesso ao sistema, o Usuário administrador é responsável pela configuração e

manutenção do sistema;

Gestor: Usuário cujo perfil pode efetuar cadastros e visualizar Relatórios;

Consultor: Usuário da agência de viagens responsável pelas reservas ou cotações;

Centro de Custo: Centro de custo no qual pertence o Passageiro;

Motivo de Viagem: Motivo pelo qual a viagem foi solicitada;

SelfBooking: são as reservas totalmente online realizadas no Reserve Travel Manager, porém

com totalmente integradas com os sistemas de reservas;

Pedido Agência ou Pedir: São solicitações de viagem que geram apenas o número do Pedido

Reserve. A reserva é finalizada na Agência pelo Consultor responsável escolhido na Solicitação;

Políticas: São informações parametrizáveis conforme a necessidade do Cliente. Caso uma das

Políticas seja violada, será necessário informar o motivo desta violação.

3 Acessar

Para acessar o Travel Manager, vá ao portal de sua Agência ou ao portal Reserve em

http://www.reserve.com.br, escolha o seu Licenciado, Login e Senha e clique em entrar.

http://www.reserve.com.br/

Manual do Admin


Caso tenha esquecido sua senha, clique em Recuperar senha e preencha na janela aberta, seu e-

mail.

Um e-mail será enviado com o link “Criação de Senha”. Acesse o link para cadastrar sua senha de

acesso ao Reserve.

Cadastre sua nova senha e clique em Criar Senha.

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Para alterar os seus dados de acesso, acesse o Meu Reserve

e edite os dados na aba Dados de Acesso.

3.1 Quem e o que devo cadastrar?

Dados da Agência:

Departamentos

Filiais e Postos

Usuários da Agência (tipo de Usuário, nível de acesso e grupo de acesso)

Logins dos Sistemas Integrados

Agência & Cliente News (cadastro de notícias)

Dados de produtos:

Tipos de Produto

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Contratos

Perfis Reserva Indireta

Fornecedores

Perfil de Hotéis

Perfil de Mensagens ao Pax

Acordos Agência

Dados de Clientes:

Empresas

Grupos de Empresas

Departamentos

Usuários das Empresas Clientes

Restrições por Grupo (parametrizável ou não)

Perfis de Autorizações (parametrizável ou não)

Outros Cadastros necessários:

Dados de Viagem: Motivo e Passageiros

Financeiro: Centro de custo, projetos, atividades e cartões de crédito

Justificativas: Desvio de Política e Autorização Negada

4 Departamentos da Agência

Menu: Gerência> Agência> Departamentos

Para cadastrar os departamentos:

Clique em Cadastrar Novo.

Digite o nome do departamento.

Clique em Gravar.

Manual do Admin


5 Filiais e Postos

Menu: Gerência> Agência> Filiais e Postos

Essas filiais e Postos serão exibidos para o setor de cobrança dos fornecedores de hotéis:

Clique em Cadastrar Novo.

Digite o nome da Filial.

Clique em Gravar.

Horário de Atendimento das Filiais:

Tipos de Configuração:

Padrão: O Relatório irá considerar para métrica, atendimento de domingo a domingo (24 x 7). Ideal

para quem possui plataforma de plantão 24 horas.

Personalizado: Permite estabelecer horários diferenciados por dia da semana. Neste caso, o Relatório

Performance de Atendimento irá considerar para métrica, somente os dias e horários configurados.

Manual do Admin


O Relatório considera a filial cadastrada na Empresa do Pedido.

Para as exceções em que haja um expediente diferenciado, como feriados por exemplo, haverá um

campo próprio para o cadastro. Essas exceções também serão consideradas no momento de gerar o

Relatório.

5.1 Restrição de Acesso

Insira a sequência numérica do IP com os "pontos" nos intervalos que terão acesso exclusivo a esta

Agência.

Clique no botão "+" para adicioná-lo no quadro de IPs.

Manual do Admin


6 Usuários da Agência

(tipo de Usuário, nível de acesso e grupo de acesso)

Classificamos os Usuários da Agência em:

Tipo de Usuário:

Geral

Emissor

Nível de Acesso:

Comum

Gestor

Admin

Grupo de Acesso:

Classificados por faixas: A61 a A102

Manual do Admin


Determine qual o Grupo de Acesso que cada Usuário será cadastrado para acessar as

funcionalidades no Menu:

Cadastre necessariamente todos os consultores e demais funcionários de sua Agência que utilizarão o

sistema Reserve.

Para cadastrar um novo Usuário acesse o Menu: Gerência > Agência > Usuários e clique em

Cadastrar Novo.

Após preenchimento clique em Salvar.

Ao retornar à tela de Usuário da Agência você poderá também filtrar, transferir Pedidos, editar dados

do funcionário, torná-lo ativo/suspenso, deixá-lo presente/ausente e criar senha.

6.1 Gestão de Permissões e Restrições para os Usuários da Agência

Esse Menu possibilita habilitar o acesso do Consultor de forma personalizada.

Manual do Admin


Menu Gerência > Agência > Usuários.

A aba "PERMISSÕES E RESTRIÇÕES" será disponibilizada ao cadastrar ou editar um Usuário para a

gestão dos Pedidos e das Empresas.

O Usuário da agência ao acessar Gerencia > Clientes > Pedidos, terá seu acesso limitado conforme

as marcações feitas pelo Admin em Gestão de Pedidos.

Lembramos que as permissões e restrições serão aplicadas de acordo com o nível de acesso do

Usuário.

Manual do Admin


7 Logins

Dados de Acesso dos Sistemas Integrados

Menu Gerência> Agência> Logins

Para puxar uma disponibilidade online com os sistemas de reservas, cias e operadoras, cadastre as

credenciais fornecidas por eles na aba referente a cada serviço.

Para melhor utilização do Gerenciador de Logins, observe as instruções:

Agência: Todos os Logins e Senhas deverão ser cadastrados na Agência, e serão usados como

opção padrão para os acessos.

Consultores: Se o consultor possuir um login próprio e diferente da Agência, inclua-o no

gerenciador. Entretanto, se a Empresa também possuir um login próprio, o sistema utilizará o da

Empresa nas transações relativas a ela.

Empresas: Se a Empresa possuir um login do sistema de reservas com acordo que seja

exclusivo e diferente daquele usado pela Agência, cadastre-o na Empresa, clicando na célula

correspondente.

Grupo de Empresas: Se todas as Empresas de um Grupo possuir um login do sistema de

reservas que seja exclusivo e diferente daquele usado pela Agência, cadastre-o direto no

Grupo, clicando na célula correspondente.

Manual do Admin


Nas cias cuja RAV é isenta, no box de cadastro de login e senha, marque a flag “Isentar RAV” para que

a mesma não seja exibida no sistema.

Lembramos que a isenção é acordada diretamente com a cia. Aérea e a marcação da flag é apenas

para não ser exibida no sistema.

7.1 Gerenciador de Credenciais

Na aba GERENCIADOR você pode efetuar atualizações das credenciais em massa como também

receber alertas de senhas a expirar.

Efetue o filtro por “Tipo de Serviço”, “Sistema de Reserva”, “Status” ou refine sua busca digitando o

nome do fornecedor no campo ao lado. O gerenciador de logins exibirá as informações:

Manual do Admin


Sistema: Sistema de reservas integrado

Login: Login cadastrado no fornecedor

Código: Trata-se do código fornecido pelo fornecedor

Troca de Senha: De quanto em quanto tempo deve ser realizada a troca de senha daquele login

Última Troca: Data da última troca realizada no Reserve

Expira em: Data em que a senha irá expirar no Reserve

Bloqueia: Logins que foram parametrizados para que ao expirar a senha no Reserve, sejam

bloqueados ou não no sistema

Manual do Admin


Para editar as credenciais, clique em qualquer uma das colunas. O sistema fará um alerta sobre a

edição dos dados.

Período de Troca de Senha: determine se a senha relacionada a esta credencial deverá ser trocada e

qual a sua periodicidade.

Bloqueia quando expirado: Ao determinar que deverá ser bloqueado, enquanto a senha não for

atualizada, o Reserve automaticamente irá desconsiderar aquele fornecedor para as disponibilidades.

A atualização em massa das credenciais é feita se o fornecedor estiver cadastrado mais de uma vez

com o mesmo login. Ao atualizar um desses logins e suas respectivas senhas, os demais também serão

alterados pelo sistema.

Quando a senha estiver a 4 dias de expirar ou já expirada, na página inicial do Admin e do Gestor

aparecerá um alerta informando a quantidade de credenciais com esses status.

Em "clique aqui” o sistema direcionará para o novo gerenciador já com as credenciais a serem

atualizadas.

Manual do Admin


8 Agência & Clientes News

Para manter os Consultores de sua agência e seus Clientes sempre informados, você pode inserir

notícias. Podendo filtrar apenas para que as pessoas da agência, ou determinados Clientes possam ver.

9 Produtos

9.1 Tipos de Produto

Menu Gerência> Produtos> Tipos de Produtos

Nesse menu cadastram-se os tipos de produtos de acordo com as siglas do seu BKO para integração.

Manual do Admin


10 Contratos

Menu Gerência> Produtos> Contratos

Cadastre cada acordo que a Empresa Cliente ou Grupo de Empresas, tiver com os fornecedores de

sistemas integrados, para que sejam automaticamente aplicados e visualizados na tela de

disponibilidade.

No campo Código do Contrato, insira o código do contrato definido pelo fornecedor. No campo Rótulo,

insira um nome de fácil identificação deste acordo e nos campos seguintes a vigência deste contrato. O

campo Descrição permite especificar os detalhes desse contrato.

Todos os itens relacionados à validade, trechos e classes serão operados automaticamente pelo

Reserve na busca das melhores tarifas de um determinado trecho.

No caso da Localiza, o código do acordo é composto pelo código da Agência (AGVIG) e o código da

Empresa Cliente (PJ). Cada um possui 8 dígitos e devem ser separados por um hífen (sem espaços).

Caso os códigos não contenham 8 dígitos, adicione "zeros" à esquerda do número até que ele complete

os 8 dígitos.

Para as Empresas que não possuem um acordo próprio com a Localiza, cadastre somente o código da

agência (AGEVIG) sem a necessidade de inserir também o código da Empresa (PJ). Neste caso deve

ser marcada a opção “Empresas sem Contrato” na imagem acima.

Manual do Admin


11 Perfis Reserva Indireta

Menu Gerência> Produtos> Perfis Reserva Indireta

Cadastre o perfil de atendimento da Reserva Indireta de hotéis de acordo com os critérios da Agência,

selecionando a forma de pagamento aplicada (ou todas), colocando as informações de cobrança e as

condições da reserva. Basta o preenchimento de um dos campos para que o perfil seja salvo.

Essas informações serão lidas pelo setor de reservas dos hotéis.

Manual do Admin


Para cadastrar um e-mail fixo para o recebimento de todas as confirmações de Reservas Indiretas, abra

um chamado de Suporte com a solicitação.

12 Fornecedores

Cadastre fornecedores dos serviços de viagens que não estiverem integrados com o Reserve para as

reservas offline, Menu Gerência> Produtos> Fornecedores. Clique no botão Cadastrar Novo.

Preencha os dados do Fornecedor e clique em Salvar.

Após cadastrar o hotel, clique em cima do nome para editá-lo. Selecione a aba Tarifas ou Tarifa

Acordo Empresa, para as tarifas acordadas por Empresa Cliente e clique em Adicionar Nova Tarifa.

Digite a tarifa informada pelo hotel, sua validade e clique em Salvar.

Tais informações serão visualizadas ao efetuar Reservas Indiretas ou Manuais, selecionando o hotel e

clicando em Ver Tarifas.

Manual do Admin


13 Perfil de Hotéis

Menu Gerência> Produtos> Pefil de Hotéis.

Utilize o Perfil de Hotéis para cadastrar os hotéis preferenciais e/ou para ter um maior controle dos

hotéis que serão ou não disponibilizados para o Cliente.

Para cadastrar, clique em Novo.

Nome do Perfil: insira um nome que defina facilmente o perfil criado.

Cidade: Escolha a cidade

Tipo: Existem três tipos de perfis que podem ser cadastrados

Preferencial: serão definidos os hotéis preferenciais na cidade escolhida, podendo

inserir outras cidades posteriormente.

White List: você criará a lista dos hotéis que serão disponibilizados para seus clientes.

Black List: você criará a lista dos hotéis que serão bloqueados para seus clientes.

Marque o checkbox correspondente a cada empresa que fará parte deste Perfil e clique em Salvar.

Manual do Admin


Após criar o perfil, clique na linha da coluna Hotel para adicionar os hotéis pertencentes à lista.

Antes de clicar em Filtrar, preencha os campos:

Sistema: em manual para selecionar hotéis registrados no Cadastro de Fornecedores ou

selecione um dos Sistemas de reservas on line (CMNet, HotelDo, Sabre, TravelPool e Trend).

Nome: preencha com o nome do hotel que deseja filtrar (não é um campo obrigatório).

Manual do Admin


Cidade: Insira o nome da cidade para retornarem todos os hotéis. Clique em Filtrar.

No campo Busca de Hotéis, selecione os hotéis que deseja incluir e clique em Adicionar ao Perfil.

No campo Hotéis no Perfil, selecione os hotéis que deseja retirar e clique em Remover do Perfil.

Feita as alterações, clique em Fechar.

Criando um Pedido:

Ao criar uma reserva com um hotel que não seja preferencial, a política estará sendo violada.

Para o Solicitante: no momento de criar um Pedido, os hotéis em Black List não serão

disponibilizados, ou serão disponibilizados somente os do perfil White List

Para o Consultor: os hotéis em Black List serão disponibilizados, porém, destacados:

Exemplo: Criação do Pedido Agência feito pelo Solicitante com o perfil de White List.

Manual do Admin


Na tela de disponibilidade online, os hotéis em Black List serão exibidos com um ícone diferenciado

(Perfil: Black List com fundo amarelo).

14 Perfil de Mensagens ao Pax

Menu Gerência> Produtos> Perfil de Mensagens ao Pax

Cadastre mensagens para Empresas e Grupo de Empresas para serem visualizadas no voucher do

Passageiro.

Manual do Admin


Para cadastrar escolha a Empresa, Tipo de Serviço e Idioma e abaixo, escreva a mensagem a ser

enviada. Após preenchida, clique em Salvar.

Manual do Admin


15 Acordos Agência (Tour Code)

Menu Gerência> Produtos> Acordos Agência

Cadastre os acordos que a Cia. Aérea tem com a Agência neste campo.

Cadastre um novo acordo clicando em Cadastrar Novo.

Este acordo é aplicado somente para os sistemas de reservas TAM, Sabre e Amadeus.

Insira as informações da cia. aérea como o Código do Acordo e OFFICE ID, IPCC ou Corporate ID

(eles serão disponibilizados de acordo com o Sistema de Reserva escolhido) para que o desconto na

fatura seja efetuado.

O desconto considera a quantidade de Passageiros cadastrados no campo correspondente.

Manual do Admin


No momento da emissão, aparecerá o campo "Tour Code" para que seja conferido o código do acordo.

Caso esteja inválido ou vazio, poderá ser corrigido e preenchido também nesse momento.

Manual do Admin


Para não visualizar o campo na tela de emissão, solicite ao Gerente de Clientes Reserve que faça a

desabilitação do campo através do Chamado de Consultoria.

16 Clientes

16.1 Empresas Clientes

Menu Gerência> Clientes> Empresas

Cadastre todas as Empresas Clientes de sua Agência.

Para cadastrar uma nova Empresa, primeiro certifique-se de que ela já não esteja cadastrada no

sistema através do Filtro. Não havendo, em seguida clique em Cadastrar Nova.

Manual do Admin


16.1.1 Dados Gerais da Empresa

Cadastre as informações da Empresa como: Razão Social, Status, Nome, Tipo, Filial, CNPJ / CPF,

Cidade, Apelido.

Empresa de Teste: Marque o checkbox para que o botão emitir NÃO apareça para essas

Empresas por questão de segurança e por se tratarem de Empresas de testes.

Logo da Empresa: Insira o logo da Empresa Cliente nos formatos GIF, JPEG ou PNG;

dimensões Máx. 200 x 65 pixels e tamanho Max. 20kb

Vínculo das Empresas do Grupo: vincule as Empresas do Grupo para que as informações de

Empresa a ser cobrada e os Passageiros possam aparecer no momento da criação de um Pedido.

Desta forma um Usuário que está criando Pedido em uma determinada Empresa poderá cobrar

para a outra Empresa do mesmo grupo.

Manual do Admin


Este vínculo deve ser feito individualmente em todas as Empresas do Grupo.

Gestor da Conta na Agência: Adicione neste campo o Gestor que atende a esta Empresa

(gestor da Agência que fechou a conta com a Empresa)

Gestor da Conta na Empresa: Adicione neste campo o Gestor da Empresa responsável que a

Agência deve entrar em contato quando necessitar.

Código BKO: Insira o código de cadastro da Empresa em seu Backoffice. O código deve ser o

mesmo para que o processo de migração ocorra com sucesso.

Deptos da Agência / Deptos cujos Gestores acessam esta Empresa: Adicione os

departamentos que podem ter acesso a esta Empresa. Deixando de adicionar um determinado

departamento, o Usuário que estiver com seu perfil configurado neste departamento não

conseguirá visualizar a Empresa em questão.

Manual do Admin


Selecione os Consultores que atendem esta Empresa: Com esta opção, somente terão

acesso a esta Empresa para sua edição e para criação de Pedidos os consultores que forem

selecionados.

Tem como opção escolher Todos da Agência, todos da Filial ou selecione os que desejar habilitar o

acesso.

Selecione os serviços a serem disponibilizados a esta Empresa: marque os serviços que

serão habilitados para a Empresa no momento da criação do Pedido.

Campos Extras: São campos adicionais que podem ser habilitados para preenchimento dentro

do Pedido. Caso a Empresa tenha alguma outra informação a ser preenchida, habilite o campo

adicionando um nome para ele e informando o modo de preenchimento: texto, número, data ou

lista (esta última deve adicionar os itens a serem exibidos na lista) e se é obrigatório ou não.

Manual do Admin


Campo a ser exibido na lista além do nome do Pax [Coluna 1 e 2]: Além do nome,

escolha mais dois campos a serem exibidos sobre o Passageiro no momento da criação do

Pedido.

Permite cadastrar novo Pax no Pedido (QuickPax): Para os Passageiros que ainda não

estão cadastrados no sistema, com o QuickPax, o cadastro pode ser feito no momento da

criação do Pedido de uma forma rápida. Depois de finalizado o Pedido, não esqueça de finalizar

o cadastro do Passageiro.

Legenda de Autorização / Quem informa Cod. Aut? Utilize este campo caso necessite

inserir uma informação adicional dentro do sistema. Esta informação pode ser inserida pelo

Solicitante, Autorizador, Consultor ou Todos eles.

Manual do Admin


Perfil do Pax editável somente pela Agência: por segurança, parametrize quem pode editar

o perfil do Passageiro. Colocando SIM, o Usuário da Empresa que tiver acesso a aba cadastros

poderá incluir / editar os Passageiros.

16.1.2 Parâmetros e Políticas

Aéreo > Políticas de Viagens

Menor Preço ou Tarifa Aérea obrigatória por trecho: Utilize esta opção caso a Empresa

tenha como Política sempre escolher a menor tarifa. Desta forma, quando a política for violada,

no momento de notificar ao Autorizador, deverá ser informado o motivo do não cumprimento da

Política, além de ficar registrado no Pedido e em Relatórios.

Permite selecionar Cia. Aérea na disponibilidade Online: Caso a Empresa tenha este tipo

de política, utilize as opções Alertar ou Bloquear.

Manual do Admin


Sim: Na grade da solicitação poderá ser informada qual cia. aérea deseja que retorne na

disponibilidade, sem acusar desvio de Política

Alertar: Ao escolher uma cia. aérea, o sistema exibirá um alerta informando que a Política de viagens

está sendo violada e se deseja continuar assim mesmo. O sistema apenas alertará e caso prossiga com

a reserva, será acusado desvio de política

Bloquear: O sistema exibirá um popup impedindo concluir a reserva.

Desvia política de seleção de Cia. Aérea ao efetuar Reservas Manuais ou Tripuladas:

Nas reservas manuais e tripuladas também é possível informar os desvios de políticas. Para isso

habilite a opção no dropdown

Antecedência mínima para reserva aérea nacional / internacional: Escolha o período de

antecedência mínima para reservas nacionais e/ou internacionais sem acusar o desvio de

política.

Manual do Admin


Justifica remarcação de Pedidos: Ao habilitar esta opção, sempre que houver remarcação de

Pedidos será necessário justificar com o motivo da remarcação.

Bloqueio de Passageiros no mesmo voo: Para limitar a quantidade de Passageiros da

Empresa Cliente ou do Grupo de Empresas em um mesmo voo. Estabeleça a quantidade de

Passageiros que podem conter num mesmo voo.

Considerando Passageiros das Empresas do Grupo, o sistema vai considerar a quantidade determinada

de Passageiros para todas as Empresas do Grupo.

Manual do Admin


Aéreo > Parâmetros

Default da faixa de horário para busca aérea: Insira a quantidade de horas que deve

aparecer na grade para a busca dos vôos. Esta faixa só funcionará se o campo hora, na grade

estiver preenchido. Caso deseje restringir a faixa de horário ao default escolha a opção sim.

Opção de Pedido aéreo nacional / internacional: Parametrize quais solicitações a Empresa

pode efetuar.

Selfbooking: Reserva totalmente online pelo cliente

Pedir Agência: Solicitação de reserva para a Agência. Com esta opção apenas o Pedido é criado

e encaminhado para o Consultor escolhido no Pedido para efetuar a reserva.

Manual do Admin


Quantidade máxima de Pax para Pedido aéreo: Escolha até quantos Passageiros pode ter

dentro de um Pedido.

Aéreo > Disponibilidade

Visualização da disponibilidade aérea nacional: Escolha como devem ser exibidos os voos

na disponibilidade:

Por Trecho: Serão retornadas as abas de Ida ou Ida e Volta

Somente Voo Combinado: Retornará apenas uma aba com ambos os trechos e as devidas

combinações de tarifas. As cias aéreas que retornam na aba voos combinados são: AZUL, GOL, TAM e

AVIANCA.

Por Trecho e Voo Combinado: As três abas serão retornadas na disponibilidade.

Manual do Admin


Apresentação da disponibilidade aérea (ordenação): Escolha como deve ser ordenada a

disponibilidade. Esta ordenação pode ser alterada na busca dos vôos.

Bloqueia a reserva com margem acima da Menor Tarifa ou Preço até: Escolha a

porcentagem máxima que o Cliente poderá reservar acima da menor tarifa. Ao escolher uma

tarifa acima da porcentagem estipulada, o sistema bloqueará impedindo que a reserva seja

concluída.

Usa sistema de Profile do GDS: Trata-se de um validador de Usuários, ou seja, quando o

Usuário é cadastrado no GDS, o mesmo fornece um código para ser abastecido no Reserve. É

através deste código que os sistemas se comunicam no momento da Reserva e verificam esta

validação.

Não: Não será obrigatório o cadastro do código no perfil do Passageiro

Opcional: Será opcional o preenchimento do código no perfil do Passageiro

Obrigatório: Será obrigatório o preenchimento correto do código enviado pelo Sabre no perfil do

Passageiro

Manual do Admin


Reservas aéreas nacionais / internacionais adicionais feitas pela agência: parametrize

se a agência pode efetuar reservas para dar mais opções ao cliente e quantas reservas são

obrigatórias.

Permite Emissão BuyNow: Habilite a emissão buynow para que os clientes possam cotar e

emitir com as cias AZUL (antecedência de 24h) e GOL para o mesmo dia da viagem.

SIM: na disponibilidade, ao selecionar o voo desejado, serão disponibilizados os botões COTAR e

EMITIR. Essa configuração afeta aos Autorizadores. Aos Solicitantes sem poder de Autorização, só irá

aparecer o botão COTAR.

NÃO: na disponibilidade, ao selecionar o voo desejado, será disponibilizado apenas o botão COTAR,

sendo necessário todo o processo de autorização e emissão pela Consultor da Agência para concluir o

Pedido.

Permite enviar somente as opções destacadas pelo usuário nas cotações: com este item

habilitado, o Usuário pode selecionar as melhores opções de vôos e enviar para o Passageiro por

e-mail.

Alerta usuário para efetuar marcação dos assentos: Ao marcar a opção como SIM, caso o

assento ainda não tenha sido marcado, o sistema irá disparar um alerta no momento de

notificar, de autorizar e de emitir

Manual do Admin


Serviços Opcionais: Escolha quem poderá pedir os serviços opcionais no momento da reserva.

Marcando o Checkbox, o sistema vai considerar todos os Passageiros que tem a flag Serviços Opcionais

marcada no seu perfil independente de ser Corp, Guest ou Vip.

Escolhendo na opção do dropdown, o sistema vai considerar todos os Passageiros Vip e/ou Corporativo

e/ou Guest.

Fornecedores Preferenciais: Adicione as Cias Aéreas preferenciais da Empresa. Tendo cias.

Aéreas preferenciais, ao efetuar uma disponibilidade, essas cias aparecerão destacadas por um

símbolo e caso o cliente não escolha esta cia. será necessário justificar.

Manual do Admin


Hotel > Políticas de Viagens

Menor diária média obrigatória:

Não Controla: O Usuário poderá selecionar qualquer opção exibida;

Alerta: Será acusado o Desvio de Política, porém sem a necessidade de justificar;

Justifica: será acusado o desvio de política e pedirá a justificativa;

Bloqueia: o sistema não permitirá concluir a solicitação.

Antecedência da reserva nacional/internacional: Escolha o período de antecedência

mínima para reservas nacionais e/ou internacionais sem acusar o desvio de política.

Escolhendo as opções Alerta, Justifica ou Bloqueia, os campos para inserção dos dias serão

habilitados.

Fornecedores Preferenciais: Ao clicar para configurar os hotéis preferenciais, o sistema

direcionará para os Perfis de Hotéis. Crie um perfil e adicione os hotéis preferenciais. Será

detalhado mais a frente.

Margem acima da menor diária média obrigatória: Escolha a porcentagem máxima que o

cliente poderá reservar acima da menor tarifa.

Manual do Admin


Permite escolher faixa de preço, categoria, buscar por nome do hotel: Parametrize se os

campos devem aparecer na grade de hotel para preenchimento.

Opção de Pedido nacional e internacional pelo Cliente: Escolha quais tipos de Pedidos o

Cliente pode efetuar, Selfbooking e/ou Pedido Agência

Obriga informar os acompanhantes no pedido: Parametrizando esta opção, ao escolher o

quarto, os campos dos acompanhantes serão exibidos para preenchimento.

Manual do Admin


Quantidade máxima de quartos para reservas manuais: Escolha até 9 quartos para

reservar dentro do mesmo Pedido.

Quantidade máxima de Quartos para Reservas Online: Só pode ser reservado um quarto

por Pedido.

Permite selecionar hotéis para envio de cotação: Habilite esta função para os Usuários

enviarem por e-mail somente as opções marcadas na disponibilidade.

Exibir Tarifário de Hotel junto com a disponibilidade online: Para facilitar a escolha do

hotel pelo Usuário, são exibidos os hotéis cadastrados no tarifário (offline) e os hotéis dos

Fornecedores on line, na mesma disponibilidade.

Manual do Admin


Carro > Parâmetros

Opção Pedido nacional / internacional pelo cliente: Escolha quais tipos de Pedidos o

cliente pode efetuar, Selfbooking e/ou Pedido Agência

Quantidade máxima de Pax por Pedido: Quantidade de Passageiros liberados para serem

escolhidos no mesmo Pedido.

Rodoviário > Políticas de Viagens

Menor tarifa Rodoviária obrigatória: Utilize esta opção caso a Empresa tenha como Política

sempre escolher a menor tarifa.

Manual do Admin


Opção Pedido nacional/internacional pelo Cliente: Parametrize os tipos de Pedidos que o

Cliente poderá efetuar para rodoviário.

Quantidade máxima de Pax por Pedido: Parametrize até quantos Passageiros podem ser

escolhidos no momento da criação do Pedido sendo o máximo de 9 Passageiros.

Default da faixa de horário para busca Rodoviária: Insira a quantidade de horas que deve

aparecer na grade para a busca das cias rodoviárias. Esta faixa só funcionará se o campo hora,

na grade estiver preenchido. Caso deseje restringir a faixa de horário ao default escolha a opção

sim.

Manual do Admin


Seguro de Viagem > Parâmetros

Opção de Pedido nacional / internacional pelo Cliente: Parametrize os tipos de Pedidos

que o Cliente poderá efetuar para seguro.

Quantidade máxima de Pax por Pedido: Na criação de Pedido para o Seguro de Viagem, só

pode ser inserido um único Passageiro.

Manual do Admin


AUTORIZAÇÕES

Processo de Autorização Múltipla: Habilite este processo para que seja possível parametrizar

mais de um Autorizador por Tipo de serviço e Desvio de Política de forma personalizada e por

Empresa Cliente.

Uma vez habilitada a Autorização Múltipla, o processo não poderá ser revertido manualmente, será

necessário abrir um chamado de Suporte.

Sem Desvio e Por Cumprimento de Política: Marcando o checkbox "Por Cumprimento de Política",

os Solicitantes poderão autorizar quando as Políticas de Viagens forem cumpridas. A quantidade de

Autorizadores será zerada automaticamente.

Ao deixar desmarcado, mesmo cumprindo todas as políticas, o Solicitante necessitará da Autorização de

“X” Autorizadores conforme inserido no campo em branco.

Manual do Admin


Com Desvio: Parametrize por tipo de serviço e área a quantidade de autorizações necessárias que

cada Pedido deve ter.

Acessar Mapa de Autorizações

Filtro de Consulta de Autorizadores: Verifique a quantidade de Autorizadores para cada nível de

Autorização, tipo de serviço e o valor da alçada

Configuração de Regras de Autorização: Efetue a configuração em massa selecionando os níveis de

Autorização e Grupo de Acesso e clique em Processar.

Este processo é válido para todos os serviços e áreas. Caso algum Usuário deva ter um perfil

diferenciado, a parametrização deverá ser feita manualmente em seu cadastro.

Manual do Admin


Os níveis de Autorização também devem ser parametrizados no perfil do Autorizador (Gerência >

Clientes > Usuários)

Autorizador altera reserva selecionada pelo Solicitante: Parametrize este item para o

Autorizador ter o poder de alterar a reserva dos Pedidos que possuam mais de uma reserva.

Autorizador autoriza seu próprio Pedido como Pax:

Não: mesmo a Política cumprida, o Autorizador terá que notificar outro Autorizador.

Sim: o Autorizador poderá Autorizar como Passageiro.

Por Cumprimento de Política: O Autorizador só poderá Autorizar se a Política for cumprida, caso

contrário ele terá que notificar outro Autorizador.

Autorização permite diferença de tarifa na emissão de até: Parametrize até quanto a

tarifa pode aumentar sem a necessidade de anular a Autorização e pedir novamente a

notificação com o novo valor.

Manual do Admin


Autorização pelo Consultor para seus Pedidos: Com esta parametrização, os Consultores

terão acesso ao botão “Autorizar” dentro de seus Pedidos.

Preenchimento da Observação na Notificação: Parametrize de acordo com a necessidade da

Empresa. Parametrizando como ‘Obrigatório em caso de Violação de Política’, o campo

observação será obrigatório somente se houver o desvio de Política. Será campo obrigatório

somente se houver o desvio de política.

Autorizador Justifica Autorização Negada: Habilitando esta função, quando a Autorização

for negada, automaticamente será exibido um dropdown para justificar.

Autorização por Delegação: Com esta habilitação é possível que os Pedidos a serem

Autorizados, sejam delegados a outro Usuário habilitado pelo Autorizador original.

Pode ser definido também o modo de Exibição de Autorizador Delegado:

Autorizador: Será exibido no dropdown para escolher o nome do Autorizador principal, mesmo ele

tendo delegado as autorizações para outro Autorizador.

Autorizador Delegado: Será exibido somente o nome do Autorizador Delegado.

Manual do Admin


Autorizador (Autorizador Delegado): Será exibido o nome do Autorizador principal e caso ele tenha

delegado para outro Autorizador, este aparecerá entre parênteses.

Autorizador Delegado (Autorizador): Será exibido o nome do Autorizador Delegado e entre

parênteses o nome do Autorizador principal.

DIVERSOS

Empresa utiliza atendimento Aeroportuário: Marque esta opção para que o Solicitante

possa solicitar o atendimento aeroportuário direto pelo Reserve. Ao habilitar na Empresa, o

serviço deve também ser habilitado no Perfil de cada Usuário da Empresa.

Após parametrizações, ficará visível para o Cliente dentro da reserva o link para solicitação do

serviço.

SEGURANÇA

Periodicidade de troca de senha obrigatória: Por questões de segurança, parametrize de

quantos em quantos dias deverá ocorrer a troca de senha do sistema.

Manual do Admin


Restrição de Acesso: Caso a Empresa tenha restrições para utilizar o sistema, cadastre os IP’S

que terão acesso exclusivo a esta Empresa. Para que o acesso seja ilimitado, deixe o campo

vazio.

Empresa utiliza restrição por Cargo: Se a Empresa tiver alguma restrição de valor para Hotel

ou Aéreo, habilite a opção. Esta parametrização deve ser feita também em Restrições por Grupo

que será explicada mais adiante.

Envio de emails com arquivo em anexo: habilite esta função para que os envios dos e-mails

de cotação, reservas e confirmação sejam enviados em pdf. Parametrizando como Opcional, nas

telas de envio de e-mail, será exibido o checkbox “Enviar em formato PDF” para que o Usuário

Manual do Admin


possa optar ou não pelo PDF. Parametrizando como Obrigatório, o envio dos e-mails em PDF será

obrigatório, impedindo que o checkbox seja desmarcado.

Serviços Sequenciados: Habilite o serviço para que as reservas de aéreo e hotel funcionem de

maneira integrada. Ao término de um serviço de aéreo ou hotel, será oferecido o outro serviço

direcionando o Usuário automaticamente para a tela de disponibilidade.

PERFIL

Opção para validar os campos: RG, CPF, Matrícula, Telefone e Departamento como obrigatórios no ato

do cadastro do Passageiro. Exibir: Sim ou Não. Marcando a opção ‘Sim’ para exibir, a informação ficará

disponível podendo ser preenchida ou não.

Obrigatório: Sim ou Não, Marcando a opção ‘Sim’ para Obrigatório, a coluna Exclusivo ficará habilitada

para a escolha das seguintes opções:

Não Possui> O sistema não validará se o campo é ou não repetido.

Por Empresa> Validará a repetição do campo dentre os itens já cadastrados nessa Empresa.

Por Grupo > Validará a repetição do campo dentre os itens já cadastrados em todas as Empresas

pertencentes a este Grupo.

Manual do Admin


Por Licenciado> Validará a repetição do campo dentre os itens já existentes em todas as Empresas

cadastradas.

AUTOMAÇÃO

Cancelamento Automático de Reservas: Habilitando a flag, o Consultor contará com o apoio

deste robô para o cancelamento automático das reservas que estiverem sem autorização

e com o prazo a expirar.

Notificação de Reservas com prazo expirando: Com a flag habilitada, o Consultor terá mais

um apoio na priorização de suas reservas, sabendo qual delas está prestes a vencer e assim

tomar as ações necessárias para as emissões.

Atualização de Reservas TAM com Prazo Provisório: Ao realizar uma reserva TAM com

prazo provisório, este será identificado com um "P" ao lado da hora. O robô então será

acionado para consultar o sistema da TAM e obter um prazo real.

Manual do Admin


Alerta de Validade de Documentação: Esta funcionalidade ajudará a administrar as validades

dos documentos dos Clientes. Ao ativar, será enviado para o email do Usuário a data de

vencimento do Passaporte, Visto e/ou Habilitação, conforme cadastrados no sistema. Serão

enviados até 2 alertas com antecedências distintas.

FINANCEIRO

PARÂMETROS > DADOS DE COBRANÇA

Parametrize os campos Centro de Custo, Projeto, Atividade e Motivo da seguinte forma:

Novo: Ao habilitar a flag, o cadastro dos campos poderá ocorrer no momento da criação do

próprio Pedido.

Usa: Esta flag serve para disponibilizar ou não os campos no momento da criação do Pedido

para inserção.

Obrigatório: Marque a flag para tornar os campos obrigatórios.

Próprio: Marque a opção para que sejam carregados somente os Dados cadastrados na

Empresa em que está sendo criado o Pedido.

Grupo: Marque a opção para que sejam carregados somente os Dados cadastrados no Grupo da

Empresa que está sendo criado o Pedido.

Ambos: Marque a opção para que sejam carregados os Dados cadastrados na Empresa em que

está sendo criado o Pedido e no Grupo da Empresa.

Manual do Admin


Observe que os campos Projeto, Atividade e Motivo podem ser renomeados de acordo com a

necessidade do Cliente.

PARÂMETROS > DIVERSOS

O Consultor poderá alterar Forma de Pagamento ao Fornecedor: Com a flag habilitada, o

Consultor do Pedido terá disponível a alteração da forma de pagamento ao Fornecedor dentro de

“Alterar Dados do Pedido”.

Empresa só pode faturar a si mesma: Habilite a flag para que seja limitada a opção de

faturamento para uma Empresa com outras vinculadas a ela.

Usa Dados de Cobrança da Empresa a ser cobrada (Centro de Custo, Projeto,

Atividade, Motivo): Com esta flag marcada, os dados de cobrança serão carregados de acordo

com a Empresa escolhida no campo “Empresa a ser Cobrada”.

Centro de Custo determina Empresa a ser cobrada: Na criação de um Pedido, a Empresa a

ser cobrada será carregada de forma automática, de acordo onde o Centro de Custo escolhido

foi carregado.

Manual do Admin


FORMAS DE PAGAMENTO

Habilite individualmente as formas de pagamento para cada tipo de serviço. Elas aparecerão para

escolha no momento da criação do Pedido / Reserva.

Apesar de aparecer nas parametrizações várias opções para pagamento, lembramos que elas podem

variar de acordo com o fornecedor ou sistema integrador.

Manual do Admin


17 Clonar Empresas do Grupo

Menu Gerência> Clientes> Empresas

Para a criação de Empresas que fazem parte do mesmo Grupo, selecione a Empresa que deseja clonar,

em seguida clique no botão Clonar Empresa.

Um box será aberto solicitando informações pertinentes à nova Empresa.

Uma vez cadastrados os itens acima, pressione o botão ‘Salvar’. O sistema direcionará para a tela de

edição da empresa caso necessite efetuar alguma alteração. Uma nova Empresa será criada com os

dados fornecidos e com os dados da Empresa selecionada na lista de empresas.

18 Grupo de Empresas

Crie um Grupo de Empresas e adicione as Empresas que farão parte deste grupo para padronizar as

Políticas de viagens, aplicar mesmo acordo para todas as Empresas vinculadas ao grupo, efetuar

reservas em uma Empresa para Passageiros de outra, permitir faturar para outras Empresas do Grupo

e extrair um único Relatório com informações de todas essas Empresas vinculadas.

Manual do Admin


18.1 Usar como Modelo para o Grupo

Dentro do grupo da Empresa desejada, escolha aquela que utilizará as suas Políticas & Parâmetros para

as demais. Marque o chekbox e clique em "Usar como Modelo para o Grupo".

A Empresa modelo aparecerá sempre na primeira linha com cor de fundo destacada. Para retirá-la,

basta clicar novamente em "Usar como Modelo para o Grupo".

19 Departamentos (Clientes)

Para cadastrar os departamentos das Empresas Clientes, selecione à qual Empresa eles estarão

subordinados e clique em Cadastrar Novo. Após cadastrá-los ou sempre que necessitar, utilize o filtro

para visualizá-los. Para editá-los, basta clicar em cima do nome do departamento criado.

Manual do Admin


20 Usuários(Clientes)

Para localizar de forma facilitada os Usuários da Agência ou da Empresa ou ainda as Empresas Clientes,

faça respectivamente:

Digite o nome ou sobrenome (ou parte), e as opções Tipo de Usuário, Nível ou Grupo de Acesso

e/ou Status e clique em Filtrar.

Escolha o nome da Empresa ou o Grupo, marque as opções desejadas (Ativa, Inativa, Captação

e Iniciando) e clique em Filtrar.

20.1 Ativo/Suspenso

Essa função impossibilita o acesso ao sistema devido a erro de digitação de dados de acesso por mais

de 03 vezes ou por vontade do gestor da Agência e/ou Empresa.

Os Pedidos não são transferidos para outro Consultor, mas poderão ser visualizados pelo Gestor e pelo

Admin.

Se desejar suspender um Usuário, escolha o funcionário e clique no botão Ativo/ Suspenso, neste

caso, se o Consultor possuir Pedidos, só será possível suspendê-lo após transferir para outro Consultor.

20.2 Presente/ Ausente

Essa função faz com que o funcionário e/ou Usuário não seja visualizado no sistema enquanto estiver

como Ausente.

O Admin da Agência poderá colocar um Consultor como Ausente/Presente sem precisar suspendê-lo.

Podendo habilitá-lo como Presente novamente no Painel a qualquer momento, sem interferir nos

processos atribuídos a ele.

Ao colocá-lo como Ausente, os Pedidos poderão ser transferidos para outro Consultor, caso seja

necessário.

Escolha o funcionário e clique no botão Presente/ Ausente.

Manual do Admin


20.3 Criar Senha

Em caso de esquecimento ou de erro de digitação da senha ou do login por 3 vezes consecutivas, o sistema

automaticamente impossibilita este Usuário de acessá-lo. Para essas situações, torne esse Usuário Ativo no

sistema novamente e utilize o botão Criar Senha para redefinir dos dados de acesso ao e-mail do Usuário

desejado.

20.4 Personificar

É usado para que o Admin ou Gestor da Agência possam visualizar ou realizar ações no sistema como um

outro Usuário.

Caso o Admin ou Gestor concretizem alguma ação, o Reserve registra no histórico do Pedido informando

quem acessou o sistema e qual Usuário foi personificado.

20.5 Editar

Para editar os dados de um Usuário ou de uma Empresa, basta clicar no nome correspondente.

20.6 Excluir (Empresa)

Para efetuar a exclusão de uma Empresa cadastrada, marque o checkbox ao lado esquerdo do nome da

empresa e clique em Excluir.

Com essa ação, os Pedidos atrelados a essa Empresa também serão removidos.

20.1.1 DADOS GERAIS

Cadastre todos os dados dos Usuários.

Classificamos os Usuários da Empresa em:

Tipo de Usuário:

Passageiro

Solicitante

Autorizador

Nível de Acesso:

Comum

Gestor

Manual do Admin


Grupo de Acesso:

Classificados por faixas: A01 a A42

Para configurar os tipos de serviços que o Usuário poderá utilizar basta marcar os checkboxes

correspondentes.

Atenção: Não se esqueça de estabelecer quais tipos de serviços serão disponibilizados a ele.

Obs.: Caso nenhum serviço seja habilitado para o Usuário, não será permitido nem mesmo o

Pedido Agência e a seguinte mensagem será exibida:

Manual do Admin


Com a tabela disponibilizada no final do manual, determine qual o Grupo de Acesso que cada Usuário

da Empresa Cliente será cadastrado para acessar as funcionalidades no menu:

20.1.2 PERFIL DO PASSAGEIRO

Cadastre as informações referente à viagem.

20.1.3 DADOS DE AUTORIZAÇÃO

Se o Usuário tiver perfil de Autorizador, a aba DADOS DE AUTORIZAÇÃO será habilitada. Cadastre os

dados referentes às Políticas de Autorização deste Usuário.

Manual do Admin


20.1.4 PERMISSÕES

Esta aba vai refletir diretamente no Relatório Gerador Reserve. Defina quais dados poderão ser

extraídos por cada Gestor conforme: Centro de Custos, Projeto, Atividade e Motivo.

Estarão disponíveis no Relatório as informações de acordo com o que for escolhido nesta aba.

Manual do Admin


21 Pedidos

(Gerência > Clientes > Pedidos)

Gerencie os seus Pedidos caso necessite:

Manual do Admin


Voltar o Status do Pedido para pendente: caso não vá utilizar mais esta reserva e

deseja aproveitar este Pedido, voltando o status para Pendente, o sistema “limpa todas as

informações da reserva sendo possível criar uma nova”.

Ignorar Prazo Emissão: ignore prazo de reservas com os prazos atrasados em que o

Cliente não consegue Autorizar o Pedido. O Gestor poderá inibir este prazo vencido,

facilitando a Autorização do Pedido pelo Cliente ou pelo Consultor.

Personificar o Solicitante / o Consultor: Caso necessite visualizar alguma informação

como o Solicitante ou Consultor deste Pedido, o mesmo pode ser feito através da

personificação.

Alterar Solicitante / Consultor: Caso o Solicitante / Consultor tenha se ausentado por um

período, você pode alterar o responsável para que esta reserva não fique parada. Desta

forma não perderá o prazo de Emissão.

21.1 Filtros

É através deste menu que o Admin visualizará a quantidade de Pedidos da Empresa divididos por Tipo

de serviço e Status.

Acessando os Pedidos por esse menu, o Admin poderá fazer uma série de alterações dentro dos

Pedidos Reserve como: Personificar Solicitante / Consultor, Alterar Consultor, Ignorar Prazo, Anular

Autorização, Cancelar bilhete de Pedido emitido, entre outros.

Na aba Meu Resumo é possível acessar por tipo de serviço e status, clicando sobre o número de cada item.

É possível também ordenar por Pedido, por Consultor, por Status e por Empresa clicando sobre estes na

barra principal.

Manual do Admin


21.2 Integração

Nesta aba, será feito o acompanhamento da integração entre o sistema Reserve e o Sistema Financeiro

(BKO) de sua Agência.

Como usar:

Escolha o Período

Marque qual status deseja visualizar

Escolha os filtros conforme refinamento desejado

Clique em Filtrar.

Manual do Admin


A impressão dos dados gerais dos Pedidos poderá ser efetuada clicando no botão Imprimir Fichas.

Antes, selecione os Pedidos desejados na lista, marcando o checkbox ao lado do número do Pedido.

A lista será sempre dividida por abas de serviços.

Para verificar informações dos Pedidos, basta acessá-lo clicando no número correspondente.

Legenda de identificação de Status:

Não lido: São os que não foram integrados com o Backoffice, Pendente de migração.

Lido: São todos os PR's emitidos importados para o Backoffice (lidos na tela de integração

Backoffice x Reserve).

Integrado: Integrados e identificados com o seu correspondente número da reserva do backoffice.

Para o Pedido constar como integrado, a nota de débito deve estar inserida no Pedido Reserve. Clique

no número do Pedido, se necessário, inclua a nota de débito no campo correspondente, marque a caixa

de Pedido Integrado e em seguida clique em Salvar.

Em Pedidos cujas informações estejam erradas, clique no OK disponível na tela do Pedido para Resetar

a Integração e efetuar novamente.

22 Restrições por Grupo

As restrições podem ser efetuados para Hotel e/ou Aéreo:

Manual do Admin


Hotel: limite o valor máximo a ser pago de uma diária de hotel que seus Clientes podem

reservar de acordo com o cargo e nível de cargo a que ele pertença.

Nome: escolha um nome para o seu Grupo de Restrição.

Grupo de Restrição: insira o mesmo nível cadastrado no perfil dos Usuários com os cargos para este

grupo.

Cargos: adicione um ou mais cargos ao Grupo para ocorrer o vínculo.

Restrições > Escolha o(s) continente(s), País(es), Cidade(s) e o valor que este Grupo poderá

visualizar na Disponibilidade.

Aéreo: Defina Grupos de Usuários que poderão exercer o valor de menor tarifa em “X” Reais ou

“X”%. Dessa forma a Empresa mantém sua gestão da política de menor tarifa obrigatória,

aceitando, no entanto, um excedente em casos que haja necessidade.

Manual do Admin


23 Perfis de Autorização

Este processo funciona apenas para as Empresas que possuem as Autorizações Múltiplas habilitadas e

serve para o cadastro de exceções.

Escolha a Empresa para qual deseja criar um novo perfil. Ao inserir os primeiros caracteres do nome da

Empresa no campo apropriado, a lista de opções será carregada para sua escolha. Em seguida clique

em Novo.

Etapa: a notificação segue o processo já conhecido no sistema, notificando cada Autorizador por

etapa, conforme seu nível e aprovação.

Sequencial: o Solicitante verá, na mesma tela, todos os Autorizadores a quem deverá notificar

em cada nível. Ele determinará quais os Autorizadores receberão a notificação daquele Pedido.

Paralela: Em caso de mais de um Autorizador por nível, ao notificar, o sistema irá disparar para

todos eles ao mesmo tempo e o primeiro a autorizar torna desnecessária a autorização dos

demais. Nessa notificação, não haverá nenhum dropdown na tela para o Solicitante escolher o

Autorizador, apenas o botão de Notificar o Autorizador.

Crie as regras clicando sobre o ícone "+" e escolha em quais ocorrências aquele perfil irá atuar: por

Tipo de Serviço, por Área, por Desvio de Política, por Níveis associados e quem será o Autorizador.

Estabeleça critérios de Autorização por Passageiro, Centro de Custo ou ainda Departamento.

Manual do Admin


24 Cadastros

24.1 Cadastros > Dados de Viagem > Motivos

Cadastre e pesquise os Motivos vinculados a uma Empresa Cliente.

Insira o texto no campo correspondente e selecione à qual Empresa Cliente ou Grupo de Empresa ao

qual ele estará atrelado e então clique em Salvar.

Manual do Admin


24.2 Cadastros > Passageiros

Cadastro para aqueles que não serão Solicitantes no sistema. Para poder cadastrar ou visualizar o perfil

do Passageiro, vá Menu: Gerência > Cadastros > Dados de Viagem > Passageiros e escolha uma

Empresa. Clique em Cadastrar Novo ou em cima do nome do Passageiro se esse já estiver

cadastrado, para editá-lo.

Não deixe espaço antes nem ao final dos campos.

O e-mail cadastrado será usado pelo sistema para comunicar a este Passageiro dos Pedidos

reservados/emitidos em seu nome.

O Autorizador preferencial virá por default sempre que for feita uma reserva para este

Passageiro.

No campo dos telefones, apesar de não ser obrigatório é importante que seja cadastrado

para que haja contato mediante uma alteração, por exemplo.

Os campos marcados com exclamação na cor amarela são de preenchimento obrigatório.

Para o Passageiro ter acesso aos Serviços Opcionais, a flag “Permite adquirir Serviço

Opcional pago” deve ser marcada.

Manual do Admin


24.3 Cadastros > Justificativas > Desvios de Políticas

Neste menu, cadastre todas as Justificativas sobre os Desvios de Políticas. Este cadastro é importante

para serem escolhidos dentro dos Pedidos com alguma Política violada.

Especifique uma determinada Empresa e Tipo de serviço para aplicar a Justificativa ou deixe todas as

Empresas e Todos os tipos de serviço.

24.4 Cadastros > Justificativas > Autorização Negada

Neste menu, cadastre todas as Justificativas de Autorização Negada. Este cadastro é importante para

serem escolhidos dentro dos Pedidos quando as Autorizações forem negadas pelos Autorizadores.

24.5 Cadastros > Financeiro > Centros de Custo

Cadastre os Centros de Custo vinculados a uma Empresa Cliente ou a um Grupo de Empresas (este

cadastro não é obrigatório, dependendo da parametrização desta Empresa).

Caso já tenha cadastrado e deseja editá-lo, basta utilizar o filtro e clicar em cima do nome do Centro de

custo para proceder com a alteração.

Manual do Admin


24.6 Cadastros > Financeiro > Projetos

Cadastre e pesquise os Projetos vinculados a uma Empresa Cliente (este cadastro não é obrigatório,

dependendo da parametrização desta Empresa).

Depois de criar o Projeto selecione à qual Empresa Cliente ou Grupo de Empresa ao qual ele estará

atrelado e então clique em Salvar.

24.7 Cadastros > Financeiro > Atividades

Cadastre e pesquise as Atividades vinculadas a uma Empresa Cliente (este cadastro não é obrigatório,

dependendo da parametrização desta Empresa).

Depois de criar o Projeto selecione à qual Empresa Cliente ou Grupo de Empresa ao qual ele estará

atrelado. Você ainda pode vincular um Projeto à esta Atividade para que ele seja carregado de forma

automática dentro do Pedido Reserve.

Dentro do cadastro da Empresa, Projetos e Atividades são editáveis. Se forem modificados, ao acessá-

los no Menu: Cadastros > Financeiro, o nome deverá ser o novo nome atribuído.

Manual do Admin


Ex: Projeto – modificado para Eventos: Menu: Cadastros> Financeiro> Eventos

24.8 Cadastros > Financeiro > Cartões de Crédito

Cadastre e pesquise os cartões corporativos, pessoais e virtuais que serão utilizados pelos Usuários das

Empresas Clientes.

Para cadastrar um novo cartão, clique em Cadastrar Novo.

No campo livre Rótulo, dê um nome de fácil identificação para esse cartão (pode ser usado número

e/ou letras). Selecione a Empresa Cliente ao qual esse cartão pertence.

A seguir, o tipo de cartão (Pessoal, Corporativo ou Virtual). Depois selecione a bandeira, a data de

vencimento do cartão, e preencha os números iniciais e finais do cartão. Por último, escolha os

Solicitantes/Passageiros que realizarão as compras dentro do sistema utilizando este cartão.

No caso de cartões virtuais não haverá dropdown para a escolha do Solicitante/Passageiro atrelado à

ele. O titular, neste caso, é a própria Empresa Cliente e será aplicado a todos os seus

Solicitantes/Passageiros.

Outra forma de cadastrar cartões de forma personalizada, é o Usuário utilizar o Menu: Meu Reserve

preenchendo os dados como no Cadastro Parcial.

Manual do Admin


25 Abrindo um Chamado de Suporte ou Consultoria

Em caso de quaisquer eventualidades entre em contato com nossa equipe de Suporte ou com nosso

PUC, através dos Atendimentos e Consultorias, localizado no seu menu superior.

Ao clicar em Suporte, você será direcionado para uma nova tela com duas opções: Consultoria e

Suporte.

Manual do Admin


Consultoria > Caso precise esclarecer dúvidas ou obter uma consultoria sobre algum produto

ou serviço do Reserve, clique em Acessar Consultorias e tenha acesso direto ao seu Ponto

Único de Contato (PUC).

A criação de uma nova consultoria segue o mesmo conceito já conhecido para as aberturas dos

Chamados de Suporte. Acesse suas Consultorias Criadas ou crie uma nova, através de Nova

Consultoria.

Ao inserir uma Nova Consultoria, selecione a Categoria desejada, e caso o esclarecimento seja

relacionado a algum Pedido existente, insira o número do Pedido Reserve. Descreva no campo

Conteúdo o texto pertinente a sua dúvida. Você pode anexar até três imagens que ajudem na

descrição.

Clique em Processar.

Manual do Admin


Suporte > Para reportar alguma inconformidade do sistema ou procurar algum Chamado

realizado, basta clicar no botão ‘Suporte’. Você será direcionado para a tela de Suporte.

Para solicitar um Suporte clique no botão ‘Novo Chamado’.

As abas Suporte e Consultoria podem ser alteradas de acordo com a sua necessidade.

Manual do Admin


APÊNDICE – I

Manual do Admin


APÊNDICE – II

Manual do Admin - Central de Abertura de Chamados · Nas cias cuja RAV é isenta, no box de...

Documents

Transcript of Manual do Admin - Central de Abertura de Chamados · Nas cias cuja RAV é isenta, no box de...