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ExpositorManual do

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SUMÁRIO

Contatos úteis 3Apresentação 4I - Orientação ao expositor 51. Redistribuição de área 52. Intransferibilidade 53. Interdição à promoção de terceiros 54. Holding, grupos e empresas associadas, representantes

comerciais e tradings 55. Formulários operacionais 56. Envio do material de divulgação 57. Logotipo 68. Credenciais 69. Estacionamento 6II – Montagem 61. Período de montagem 62. Normas básicas de montagem 73. Montadoras e decoradoras de estandes não oficiais 83.1. Montagem oficial 93.2. Memorial descritivo dos estandes 103.3. Normas para área livre (patrocinador Máster e montadoras

não oficiais) 14 3.4. Normas para instalações elétricas dos estandes 154. Normas de segurança 154.1. Instalações especiais 154.2. Equipamentos proibidos 15

4.3. Extintores e hidrantes 154.4. Segurança do evento 165. Carga e descarga de materiais 166. Remessa de produtos para exposição e pasta de con-

gressista 17III - Procedimentos 181. Período e horário de realização 182. Acesso de pessoal 183. Acesso de veículos 184. Operação do estande 185. Limites de operação 186. Som 187. Distribuição de brindes e promoção 198. Entrada de produtos 199. Saída de produtos/desmontagem 1910. Responsabilidade 2011. Término da retirada 20IV - Providências preparatórias 201. Internet 202. Segurança e limpeza 213. Equipamentos audiovisuais 214. Hospedagem 215. Alimentos & bebidas 216. Programação social 22

SUMÁRIO

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CONTATOS ÚTEIS

DEPARTAMENTO DE EVENTOS DA FESP Patricia Costaeventos@unimedfesp.coop.br(11) 2146-2565 ou (11) 2146-2527

HOTEL SOFITEL JEQUITIMAR GUARUJÁ - DEPARTAMENTO DE EVENTOSContratação de empresa de limpeza, segurança, internet, alimentos e bebidasBarbara Vilelabarbara.vilela@sofitel.com(13) 2104 2023

MONTADORA OFICIAL - CRM OBJETIVAMarco Antonio ou Roseli Nardellicrmobjetiva@crmobjetiva.com.br(11) 2255-5759, (11) 2238-6769 e (11) 94778-9724

SITES ÚTEISwww.suesp.com.brwww.sofitel.com.brwww.guaruja.sp.gov.br

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APRESENTAÇÃO

SUESP 2018

Este Manual do Expositor é parte integrante do Contrato de Lo-cação, referente à sua participação no 35º Simpósio das Unimeds do Estado de São Paulo (Suesp), a ser realizado de 5 a 7 de julho de 2018, no Hotel Sofitel Jequitimar Guarujá.

O Manual estabelece os direitos e deveres da organizadora, dos expositores e das montadoras, contendo normas, orientações téc-nicas e operacionais relativas aos períodos de montagem, reali-zação e desmontagem, que devem ser respeitados pela empresa expositora, seus funcionários e/ou contratados.

Em caso de dúvidas, cuja orientação não tenha sido encontrada neste Manual, por favor, entre em contato com o departamento de Eventos da Federação das Unimeds do Estado de São Paulo (Fesp), pelos telefones (11) 2146-2527 / 2565 ou pelo e-mail eventos@unimedfesp.coop.br.

ATIVIDADE DATA HORÁRIOMontagem Montadora Oficial As montadoras “não oficiais” devem verificar instruções no item II.

26/6 a 3/7 8h às 22h

Limpeza, decoração e conclusão dos estandes 4/7 8h às 18h

Entrada de produtos promocionais 4/7 12h às 18h

Funcionamento da exposição5/7 6/7 7/7

9h às 17h 9h às 17h 9h às 13h

Retirada de produtos promocio-nais/decoração 7/7 14h às

15h30

Desmontagem dos estandes 7/7 15h30 às 23h

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ORIENTAÇÕES AO EXPOSITOR

I - NORMAS GERAIS

1. REDISTRIBUIÇÃO DE ÁREAEmbora só o faça em caso extremo, a qualquer tempo, a bem ge-

ral e sem aviso prévio, poderá a Federação das Unimeds do Estado de São Paulo (Fesp) redistribuir os estandes, desde que respeita-das as dimensões e características estabelecidas em contrato.

2. INTRANSFERIBILIDADEO expositor não poderá transferir, total ou parcialmente, quais-

quer direitos ou responsabilidades assumidas em relação à Fesp.

3. INTERDIÇÃO À PROMOÇÃO DE TERCEIROSÉ absolutamente vetada a exposição e a publicidade direta ou

indireta de qualquer produto de empresas não participantes no estande do expositor.

O expositor poderá, entretanto, solicitar à direção do evento que, ao seu critério, poderá ou não, autorizar a apresentação em estande de produtos por ele não fabricados ou representados com exclusividade, mas que sejam absolutamente necessários à com-plementação da linha de produtos.

O não cumprimento desses dispositivos dará à Fesp o direito de recolher ao seu depósito, para posterior devolução, os produtos e objetos da infração.

4. HOLDING, GRUPOS E EMPRESAS ASSOCIADAS, REPRESENTANTES COMERCIAIS E TRADINGS

Quando a empresa expositora se tratar de uma holding, membro de um grupo empresarial, quan-do possuir empresas associadas, for uma empresa de representação comercial ou trading company, pode-rá apresentar produtos das outras empresas, desde que forneça, antecipadamente à direção do evento, a relação dessas instituições representadas, juntamente aos com-provantes de vínculos de exclusividade existentes.

5. FORMULÁRIOS OPERACIONAISO expositor deve preencher todos os formulários operacio-

nais disponibilizados pela organização no hotsite do evento www.suesp.com.br, na aba patrocínio. Sendo eles:g Check-list do Expositorg Formulário Extra (Entrada e Saída de Materiais e Controle de Terceiros)

6. ENVIO DO MATERIAL DE DIVULGAÇÃO Seguem abaixo os prazos de envio de arte, para as cotas que

possuem esses benefícios:g Banner no hotsite do evento – até 27/04g Jornal Suesp News – até 15/06g Vídeo para exibição na plenária – até 22/06

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ORIENTAÇÕES AO EXPOSITOR

g E-mail marketing pré-evento – até 15/06 g E-mail marketing pós-evento – até 13/07g Encarte material do congressista – recebimento no hotel no pe-

ríodo das 10h do dia 02/07 às 10h do dia 03/07. Verificar especi-ficações no item II, parte 6 deste documento

g Revista Especial do Suesp (ou material similar) – até 13/07

* IMPORTANTE: consulte as medidas dos anúncios antecipada-mente com a organização do evento.

7. LOGOTIPOEnviar logotipo logo após a formalização da reserva do estande

no seguinte formato: arquivo vetorizado, transformado em curvas, na extensão Illustrator (ai) ou Vetor (eps) até a versão CC (2015), para os endereços eletrônicos eventos@unimedfesp.coop.br e cr-mobjetiva@crmobjetiva.com.br.

Obs.: logotipos em imagem digital incidirão em custo adicional ao expositor.

8. CREDENCIAISOs nomes para credenciais devem ser enviados por e-mail para

eventos@unimedfesp.coop.br até 22/06. Consulte os benefícios de sua cota para saber quantas credenciais sua empresa tem direito.

9. ESTACIONAMENTO O estacionamento é administrado pela Autovagas

e possui capacidade para até 508 vagas cobertas, com manobristas ou sistema self parking, e se responsabi-liza pela área que administra. Ônibus e caminhões não estão autorizados a entrar no estacionamento, pois a altura limite (1,70m) não permite, já que o local onde os carros ficam guardados é o subsolo do hotel. O pagamen-to do estacionamento é de responsabilidade do expositor. Os valores abaixo são exclusivos para expositores no siste-ma self parking, mediante a apresentação do crachá:

Até 2h R$ 18,00 | até 6h R$ 33,00 | até 12h R$ 38,00 | R$ 8,00 por hora adicional.

II – MONTAGEM

1. PERÍODO DE MONTAGEMO Centro de Exposições estará aberto somente para a montadora

oficial, para início dos trabalhos de montagem da estrutura dos es-tandes, de 26 de junho a 3 de julho, das 8h às 22h. O dia 4 de julho das 8h às 18h destina-se à limpeza do Centro de Exposições, deco-ração final dos estandes e instalação de produtos a serem expostos, sendo proibido o acesso de veículos e cargas em seu interior.

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MONTAGEM

A data de entrada das montadoras não oficiais deverá ser defi-nida pela montadora oficial (CRM Objetiva), após montagem com-pleta da estrutura do local.

Não será permitida a permanência de pessoal (expositor, mon-tadora, limpeza) após o horário mencionado, exceto equipe de se-gurança, devidamente identificada.

2. NORMAS BÁSICAS DE MONTAGEMTodas as montagens devem ocorrer dentro do período determi-

nado e contratado pela organização do evento, seguindo as nor-mas abaixo:a) Jardins e plantas: jardins, flores e plantas ornamentais serão

permitidas quando contidas em vasos, cestos ou outros reci-pientes apropriados, desde que não seja usada terra solta, areia ou pedras para execução de jardins no local, sendo necessária a proteção com material plástico, visando à proteção do piso;

b) As vias de circulação não poderão ser utilizadas para depósito de materiais, produtos e ferramentas a serem instalados no es-tande. Toda operação deverá ser realizada exclusivamente den-tro dos limites do estande do expositor;

c) É proibido amarrar, colar, pendurar ou pregar qualquer material do estande ou produtos expostos nas estruturas e/ou salões, foyers e circulações sem expressa autorização do departamento de Eventos do hotel e da direção do evento. É proibido serrar ma-deira ou qualquer outro material dentro do Centro de Exposições;

d) Trabalhos que envolvam graxas, tintas, materiais corrosivos, pó e líquidos não deverão ser realiza-dos no interior do hotel;

e) Hidráulica: no Centro de Exposições não há instala-ção de água e esgoto;

f) Tenda: é proibido encostar ou usar qualquer tipo de apoio na tenda, executar pintura nas lonas e furar/afi-xar objetos (cartazes, panos, tapeçarias, quadros etc.) nas estruturas do Centro de Exposições;

g) Pisos: não podem ser demarcados, colados, furados, pintados e não é permitido realizar qualquer prática que danifique seu estado original. Toda área montada deverá ter forração protetora. Para fixação de forração no piso do Centro de Exposições, deverá ser utilizada fita dupla face (fi-cando de responsabilidade da empresa que fará a aplicação deste material a retirada total na desmontagem). Para instala-ções de grandes volumes de carga nas áreas de eventos, como carros ou equipamentos de grande porte, é necessário consul-tar a Gerência de Manutenção e de Eventos do hotel, para estu-do da viabilidade dos limites de peso das áreas. O salão suporta 3kN/m² = 300kg/m². O Sofitel Jequitimar exige uma plataforma (de preferência de alumínio) embaixo da cenografia pesada ou treliças;

h) É permitida a utilização de carrinhos para transporte de ma-teriais e produtos, desde que suas rodas sejam revestidas com

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MONTAGEM

pneumáticos que não venham a danificar pisos nas dependên-cias do Sofitel Jequitimar. O hotel não possui carrinhos para transporte de materiais para alugar ou emprestar. É de inteira responsabilidade do expositor a contratação de carregadores para o transporte, assim como a providência de carrinhos para manuseio dos mesmos. O departamento de Eventos do Sofitel Jequitimar dispõe de indicações;

i) A tensão elétrica no Centro de Exposições é 220v;j) Caso o piso, parede ou qualquer outro item do patrimônio do

Hotel venha a ser danificado por qualquer montadora ou presta-dora de serviços contratada pelo expositor, o reparo será cobra-do da empresa responsável pela contratação;

k) Todo estande com utilização de piso elevado deverá projetar acesso para deficientes físicos com cadeiras de rodas;

l) Os vidros e materiais transparentes colocados no piso térreo do estande deverão possuir sinalizações adequadas de segurança, evitando riscos aos expositores e visitantes (tarja amarela);

m) Os toaletes das áreas de convenções estão à disposição dos participantes do evento, não sendo permitida sua utilização para a limpeza de panos de chão, ferramentas etc.;

n) A altura máxima do estande deve ser respeitada conforme abaixo:g Cota Super Máster 4,5mg Cota Máster 4,0mg Cota Diamante 3,5mg Cota Ouro 2,9m

g Cota Prata 2,7mg Cota Bronze Somente balcãoo) Os cartazes, produtos, banners, faixas e outros de-

verão possuir estruturas próprias, sendo vedadas as amarrações ou apoio nas estruturas, paredes, forros ou itens de decoração. Só será aberta exceção se a equipe de manutenção do hotel autorizar a colocação, analisando o peso e o local onde o item será instalado;

p) O Sofitel Jequitimar não faz locação e empréstimos de móveis e utensílios para os eventos: mesas, cadeiras, to-alhas, cinzeiros, transformadores de energia, extensões, cabo de rede, fitas adesivas, tesoura, cola, ferramentas em geral, pilhas, baterias etc. Materiais de escritório deverão ser levados pelo expositor;

q) O estande deverá permanecer iluminado durante a realiza-ção do evento.

3. MONTADORAS E DECORADORAS DE ESTANDES NÃO OFICIAISa) Para os patrocinadores Máster e Super Máster (que adquiriram

área livre), fica a critério da empresa patrocinadora a contratação de uma empresa especializada para montagem, decoração, ma-nutenção e desmontagem do seu estande. No entanto, deverão dar conhecimento à empresa contratada das normas deste Ma-nual e deverão ser credenciadas junto à organização do evento;

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MONTAGEM

b) Todos os expositores também têm livre escolha pela contrata-ção de empresa especializada para decoração e manutenção de seu estande, porém deverão ter a planta do estande aprovada pela montadora oficial e pela organização do evento até o dia 07/04;

c) Os estandes deverão ser instalados no local demarcado pela montadora oficial. É expressamente proibido que qualquer tipo de montagem cause a obstrução de saídas de emergência, ex-tintores e hidrantes, assim como a passagem dos fios em fren-te das saídas em geral. Todas as saídas devem estar livres para circulação;

d) Toda e qualquer empresa contratada para prestar serviços ao expositor deverá ser credenciada junto à organização do evento e seus representantes devem estar devidamente uniformizados ou usar o crachá de identificação do evento para circular nas de-pendências do hotel. Não será permitido durante a montagem do evento, aos funcionários/contratados de expositores, o tra-balho sem camisa (ou de regata), de bermuda e descalço.

3.1. MONTAGEM OFICIALA montadora oficial do evento é a CRM Objetiva Congressos e

Feiras, que será responsável por toda a montagem dos estandes das cotas Prata, Ouro e Diamante (padronizados) e do estande da Unimed Fesp. Se o expositor optar por outra montadora, deverá avisar a organização da Fesp e enviar o projeto para aprovação da

organização e da montadora oficial até o dia 07/04. Neste caso, as despesas de montagem e a manuten-ção do estande durante o evento são de responsabili-dade do expositor que optou por outra montadora.

Caso o expositor não avise a organização da Fesp até o dia estipulado acima, sobre o cancelamento da monta-gem oferecida pela Fesp, a montadora oficial do evento se responsabilizará pelo estande conforme a cota escolhida.g Material não utilizado - Caso os materiais descritos

como montagem básica não forem utilizados no total ou em parte, os mesmos não poderão ser transformados em créditos ou ressarcimentos financeiros de qualquer espé-cie, junto à organizadora ou à montadora.

g Modificações na montagem padrão - As solicitações de mo-dificações somente serão atendidas de acordo com a disponi-bilidade do material e mão-de-obra.

g Projetos especiais e locação de móveis - A montadora oficial do evento coloca à disposição dos expositores/patrocinadores o desenvolvimento e execução de projetos especiais e decoração, além da locação de móveis e serviços extras.

Para informações e pedidos, favor entrar em contato direto com a CRM Objetiva pelos telefones (11) 2255-5759, (11) 2238-6769 e (11) 94778-9724 ou pelo e-mail crmobjetiva@crmobjetiva.com.br, com Roseli Nardelli ou Marco Antonio.

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MONTAGEM

Imag

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COTA BRONZE BALCÃOg Carpete tipo forração na cor grafite;g Balcão montado em perfil de alumínio com fechamento em pla-

cas adesivadas (cor a combinar) e prateleiras internas com porta e chave;

g Testeira adesivada.

Mobiliáriog 2 banquetas brancas estofadas;g 1 lixeira.

Iluminaçãog 1 Tomada;g 1 Arandela com lâmpada de 100v para iluminação da testeira.

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MONTAGEM

Imagem meramente ilustrativa

COTA PRATA 9M²g Piso em decorflex branco, com detalhes em MDF marfim;g Painel de madeira revestido de napa MDF marfim;g Painel de madeira com recorte na diagonal revestido de napa branca;g 1 balcão em madeira com lateral em napa branca e frente adesivada

(cor a combinar);g Pé direito 2.70m.

Comunicação Visualg 1 logotipo em vinil recortado aplicado sobre parede;g 1 logotipo no balcão.

Mobiliário para os estandesg 1 mesa redonda com tampo de vidro; g 4 cadeiras brancas estofadas; g 1 armário baixo com chave;g 1 lixeira.g 1 porta-catálogo.

Iluminaçãog 2 pontos de tomada 110v, padrão universal;g Iluminação geral com 2 holofotes de led.

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MONTAGEM

Imagem meramente ilustrativa

COTA OURO 12M²g Piso em MDF marfim;g Paredes do estande em painéis de madeira revestido de napa branca;g 1 depósito com prateleiras, porta e chave;g Testeira em madeira, com formas arredondadas, revestida de napa

branca;g Teto com forma arredonda, revestida de napa marfim;g 1 balcão em madeira revestido de napa branca, com frente de vidro;g Pé direito 2.90m.

Mobiliário g 1 mesa redonda com tampo de vidro;g 4 cadeiras brancas estofadas;g 1 lixeira;g 1 armário baixo branco com chave;g 1 porta-catálogo.

Iluminaçãog 2 pontos de tomada 110v, padrão universal;g Spots embutidos tipo olho de boi abaixo das estruturas;g Holofotes de HQI para iluminação do logotipo.

Comunicação Visual g 1 logotipo na testeira;g 1 logotipo no balcão.

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MONTAGEM

Imagem meramente ilustrativa

COTA DIAMANTE 20M²g Piso em MDF marfim;g Parede do estande em pai-

nel de madeira revestido de napa branca;

g 1 depósito, com prateleiras, porta e chave;

g Teto de madeira, com recor-tes revestido de napa branca;

g Testeira de madeira em vol-ta do estande, revestida de napa branca;

g Estruturas de madeira com formas arredondas na es-quina do estande revestida de napa branca e marfim;

g Estrutura de madeira com forma reta no fundo do es-tande revestida de marfim;

g 1 balcão em MDF marfim;g Pé direito de 3.50m.

Mobiliário g 1 mesa redonda com tampo

de vidro;g 4 cadeiras pretas estofadas;g 2 poltronas brancas estofadas;g 1 mesinha de canto cromada

com tampo de vidro;g 1 porta-catálogo;g 1 lixeira.

Iluminaçãog 2 pontos de tomada 110v, pa-

drão universal;g Spots embutidos tipo olho de

boi nos tetos;g Holofotes de HQI para ilumi-

nação do logotipo e imagens;g Leds branco nas estruturas

laterais, esquina e balcão.

Comunicação Visual g 3 logotipos nas testeiras;g 1 logotipo no balcão.

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MONTAGEM

COTA MÁSTER 45M²g Demarcação da área no piso;g Pé direito de no máximo 4.00m.

COTA SUPER MÁSTER 90M²g Demarcação da área no piso;g Pé direito de no máximo 4.50m.

3.3. NORMAS PARA ÁREA LIVRE (PATROCINADOR MÁSTER E MONTADORAS NÃO OFICIAIS)

São de responsabilidade do expositor a montagem e a des-montagem do seu estande nos prazos e condições especificados a seguir:a) O projeto do estande deverá ser encaminhado a eventos@uni-

medfesp.coop.br c/c crmobjetiva@crmobjetiva.com.br até o dia 7/4, sendo duas vias da planta baixa e duas vias da planta lateral, contendo as respectivas medidas e elevações, planta elétrica e cálculos de sustentação de todas as especificações técnicas, as quais deverão estar devidamente assinadas por profissional registrado no Conselho Regional de Engenharia e Arquitetura (CREA), acompanhadas de ART (documento forne-cido pelo CREA);

b) O início da montagem do estande só poderá ser efetivado após

a planta ter sido aprovada anteriormente;c) No projeto deverá constar a parte elétrica dos es-

tandes e os painéis de distribuição e controle de energia elétrica, que deverão ser instalados em lo-cais de fácil acesso e manutenção. Informar sobre piso removível e telefonia, se houver.

d) A área será demarcada no solo do Centro de Exposi-ções, cabendo ao expositor instalar nesta área o seu estande.

Cabe à empresa patrocinadora e ao seu respectivo mon-tador observar a preservação das instalações do Centro de Exposições, durante toda a montagem, operação e desmonta-gem, sendo que as mesmas deverão manter-se nas condições em que foram encontradas. Caso contrário, os custos dos preju-ízos deverão ser pagos imediatamente pela empresa patrocina-dora, antes do término do evento.

Todos os patrocinadores que optaram por área livre ou monta-dora própria deverão dar conhecimento das normas específicas às montadoras contratadas.

A contratação da empresa para montagem, decoração, manu-tenção e desmontagem do seu estande não isenta o expositor da responsabilidade quanto ao cumprimento integral do presente manual de participação.

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3.4. NORMAS PARA INSTALAÇÕES ELÉTRICAS DOS ESTANDESg A distribuição da rede de energia elétrica no estande será de res-

ponsabilidade exclusiva da empresa expositora que deverá obe-decer às normas da Associação Brasileira de Normas Técnicas (ABNT) e Companhia Paulista de Força e Luz (CPFL), provendo a entrada da(s) rede(s) com disjuntores e fusíveis adequados.

g Serão proibidos todos e quaisquer tipos de instalações elétricas improvisadas.

g É proibido a terceiros executar trabalhos nas instalações do ho-tel, bem como operar quadros elétricos sem a autorização do gerente de manutenção do hotel. Em caso de necessidade do au-mento de força elétrica disponível, o expositor deverá contratar um gerador.

g Verificar com antecedência o consumo e necessidades de cada equipamento ou produto, pois solicitações de última hora não serão garantidas pela montadora oficial. Todos os trabalhos se-rão acompanhados e inspecionados pela Gerência de Manuten-ção e organizador do evento do hotel.

4. NORMAS DE SEGURANÇA4.1. INSTALAÇÕES ESPECIAIS

Qualquer equipamento cuja demonstração possa apresentar riscos para o público, para os estandes ou para o Centro de Expo-sições, deverá ser provido de instalações especiais que, a critério

da organização do evento, eliminem por completo qualquer periculosidade.

4.2. EQUIPAMENTOS PROIBIDOSa) É proibido o funcionamento de motores de combus-

tão interna no interior do Centro de Exposições;b) Fica proibida a utilização nos estandes de fogão, fo-

gareiros ou semelhantes, que utilizem botijões de gás, balões ou qualquer outro elemento que possa provocar incêndio e/ou explosão e oferecer qualquer tipo de risco de acidentes pessoais ou dano ao patrimônio. Somente será permitida a utilização de fogões, aquecedores ou for-nos que funcionem por alimentação elétrica;

c) É proibida a utilização de produtos derivados de petróleo ou derivados químicos sobre os pisos do Centro de Exposições.

4.3. EXTINTORES E HIDRANTESNenhum hidrante e/ou rota de fuga poderá ser obstruído pela

montagem do evento, seja por mercadoria ou equipamento de de-coração, devendo estar bem visível, sinalizado e acessível para a rápida ação da brigada de incêndio.

Todo expositor é obrigado a manter no estande, desde o início da montagem, durante o funcionamento da feira até a desmonta-gem, pelo menos 1 extintor de incêndio devidamente posicionado, identificado e carregado com carga compatível com os produtos

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MONTAGEM

expostos e com os materiais utilizados na montagem do estande.Fica a critério do expositor, alugar o extintor com o fornecedor

indicado ou não.

4.4. SEGURANÇA DO EVENTOÉ da responsabilidade do Sofitel Jequitimar somente a segu-

rança das áreas comuns e normais de funcionamento. Qualquer segurança particular para cobrir o funcionamento do estande será de inteira responsabilidade da empresa expositora e poderá ser contratado diretamente com o departamento de Eventos do hotel.

Ao final de cada dia de feira, o Centro de Exposições será tran-cado pela Segurança do hotel a fim de evitar qualquer eventuali-dade, sendo proibida a permanência de visitantes dentro do local, que será aberto no dia seguinte, pela manhã.

Todo expositor poderá providenciar seguro de seu estande, mó-veis, decoração e equipamentos, além dos produtos em exposição, contra riscos de qualquer espécie, durante os períodos de monta-gem, realização e desmontagem.

A organizadora e a montadora oficial do evento não serão res-ponsáveis pelo ressarcimento de valores para cobertura de custos com os itens acima citados, em quaisquer eventualidades.

5. CARGA E DESCARGA DE MATERIAISA entrada e saída de materiais para montagem dos estandes

deverão ocorrer entre 8h e 18h, sob supervisão da segurança do

evento/hotel. Os caminhões ou carros com materiais estão autorizados a entrar mediante apresentação do formulário descritivo de produtos a serem entregues, assim como nomes das pessoas responsáveis (Formu-lários Extras). Após o término, o veículo deverá ser re-tirado do local. Peso máximo do piso da arena: 300 kg/m². Pé direito da porta pantográfica para acesso à arena: 3,50m.a) É de inteira responsabilidade do expositor o recebimen-

to de materiais. O hotel e a direção do evento não se res-ponsabilizarão por guarda ou por qualquer dano, perda ou extravio de mercadorias, tanto nas áreas internas quantos nas externas, cabendo ao expositor ou seus prepostos man-terem guarda sobre as mesmas ou assegurarem-se de sua efetiva entrada na área locada. Resíduos ou materiais deixa-dos nas áreas comuns do Centro de Exposições estarão sujei-tos à apreensão;

b) Não serão admitidas mercadorias ou produtos nas dependên-cias do evento que sejam perigosas ou incômodas aos usuários, especialmente aquelas inflamáveis, explosivas, nocivas à saúde, produtos de emanações desagradáveis ou corrosivas, além de outras que, a juízo da Administração, devam ser impedidas.A direção do evento não se responsabiliza pela entrada e saída

das mercadorias e/ou produtos do expositor.

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MONTAGEM

6. REMESSA DE PRODUTOS PARA EXPOSIÇÃO E PASTA DE CONGRESSISTA

Toda remessa de produtos para exposição e materiais para pas-ta de congressista deverá ser emitida em nome da empresa expo-sitora/ nome do expositor responsável no evento/nome do evento (35º Suesp), para o seguinte endereço: Razão Social: Sofitel Jequitimar Ltda.Av. Marjory da Silva Prado – Praia de Pernambuco, nº 1100CEP: 11444-000 Guarujá – SPTelefone: (13) 2104-2019CNPJ: 02.414.419.0002-04Inscrição estadual: 335.216.883.117Inscrição municipal: 0.035.835A/C Departamento de Eventos do Sofitel.

a) No corpo da nota fiscal deverá constar a observação de que as mercadorias são para demonstração, constando também data de realização e localização do evento: no caso, Sofitel Jequiti-mar Guarujá. Nos espaços próprios, colocar o nome da empresa expositora, discriminar as quantidades de produtos e os respec-tivos valores, unitário e total.

b) O hotel não fará nota de devolução e não permitirá a entrada de equipamentos ou produtos sem as devidas notas fiscais, que ficam em poder do responsável pela entrada e saída de materiais do hotel.

c) A retirada de materiais e/ou equipamentos deverá ser feita ime-

diatamente após o término do evento, pois o hotel não possui local específico para a guarda dos mes-mos. O hotel e a organizadora do evento não se res-ponsabilizarão por quaisquer danos, furtos ou desa-parecimentos que porventura venham a ocorrer com os materiais e/ou equipamentos utilizados nas depen-dências do hotel, salvo que estejam em salas devida-mente trancadas e as chaves de posse somente do hotel.

Importante: as remessas de material para as pastas dos congressistas somente serão recebidas a partir das 10h do dia 2 de julho. Os encartes que não chegarem até às 10h do dia 3 de julho, não poderão ser colocados nas pastas. A emba-lagem deverá estar identificada como “material para as pastas dos congressistas 35° Suesp”. Obs.: As cotas que contemplam esse benefício são: Super Máster, Máster, Diamante e Ouro.

É recomendado o envio de 900 unidades, para inserção em to-das as pastas montadas.

Obs.: Caso seja necessário o envio de produto ou material para exposição, o hotel não receberá antes do dia 2 de julho. A emba-lagem deverá ser identificada adequadamente (Ex.: Material para exposição no estande X do 35° Suesp).

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PROCEDIMENTOS

III - REALIZAÇÃO

1. PERÍODO E HORÁRIO:A exposição estará aberta à visitação no período de 5 a 7 de ju-

lho de 2018, sendo:

Obs.: Horários podem sofrer alterações, sem aviso prévio.

2. ACESSO DE PESSOALTodas as pessoas que trabalharão no estande deverão estar de-

vidamente identificadas. Os dados dos representantes terceiriza-dos deverão ser informados pelo Formulário Extra (disponível para download no hotsite do evento) e o Expositor deverá tê-lo devida-mente preenchido e impresso na data do evento.

3. ACESSO DE VEÍCULOSÉ proibido o acesso de veículos ao interior do Centro de Exposi-

ções durante o período de realização do evento.

4. OPERAÇÃO DO ESTANDEO expositor deverá manter seu estande em funcionamento por

todo o período do evento, com pessoal habilitado para sua operação, evitando que visitantes se sintam prejudicados.

Deverá sempre estar presente um funcionário da empresa expositora, capacitado a prestar informações e acionar os responsáveis para a solução de eventuais problemas.

O estande deverá permanecer iluminado durante a re-alização do evento.

Durante o horário de funcionamento do evento não se-rão permitidas obras nos estandes. Caso as mesmas sejam absolutamente necessárias, serão realizadas mediante auto-rização da direção do evento.

5. LIMITES DE OPERAÇÃOOs corredores do evento são de uso comum, não sendo neles

permitido o aliciamento de visitantes, a distribuição de impressos ou quaisquer outros artigos, bem como não será permitida, neles ou sobre eles, a colocação ou aposição de faixas, painéis, motivos decorativos, tapetes ou qualquer ação de divulgação sem a autori-zação prévia da organização do evento.

6. SOMTodo som produzido por músicos, aparelhos audiovisuais, gra-

vadores, rádios ou qualquer outro tipo de equipamento não deve-

DIA HORÁRIO DE FUNCIONAMENTO5/7 9h às 17h6/7 9h às 17h7/7 9h às 13h

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PROCEDIMENTOS

rá exceder o volume normal da voz. É proibido também qualquer aparelho de ampliação para a emissão de mensagens de venda ou promoções, sem autorização do organizador.

7. DISTRIBUIÇÃO DE BRINDES E PROMOÇÃO

É permitida a distribuição de brindes, amostra, folheto e catálo-go, operações de venda etc. exclusivamente no interior do estande (dentro dos limites de espaço de cada expositor ou área locada), reservando à direção do evento o direito de fazer cessar a distri-buição sempre que estiver ocasionando distúrbios ou aglomera-ções, apreendendo o material até o final do evento, para posterior devolução.

A empresa expositora que quiser realizar qualquer tipo de pro-moção especial deverá consultar a organização do evento para ob-ter a devida aprovação.

Brindes de alto valor, acima de R$ 5 mil reais, devem ser comu-nicados a organização do evento com antecedência para aprovação.

Aos expositores que farão sorteio de brindes, informamos que somente a equipe da Fesp utilizará o palco do Centro de Exposi-ções a fim de expor de maneira mais abrangente o nome da em-presa que fará o sorteio. Os sorteios devem ser informados anteci-padamente à organização e não podem realizados no estande. As restrições para sorteio são:g Brindes devem ser acima de R$ 500,00;g Sorteios não podem ser realizados enquanto as palestras es-

tiverem acontecendo. Os horários para visita aos expositores, momento em que serão realizados os sorteios, serão de acordo com o horário de término da palestra que antecede essas visitas;

g O ganhador de cada sorteio terá até o final do dia para retirar o prêmio no estande do patrocinador, exceto no sábado, quando os sorteios poderão ser realizados ape-nas aos presentes.

g Os sorteios serão realizados apenas para os dirigentes, a fim de que as empresas tenham contato com seu públi-co de real interesse. Para tanto, é obrigatório identificar os cupons de sorteio da seguinte forma: Nome / Unimed / CRM (somente médicos do Sistema Unimed).

8. ENTRADA DE PRODUTOSA entrada de mercadorias (produtos promocionais, folders etc.)

para o estande será permitida no dia 4 de julho das 8h às 18h.Serão permitidas as reposições de produtos e serviços, somen-

te, em horários não coincidentes aos intervalos (coffee break) da programação de palestras.

9. SAÍDA DE PRODUTOS/DESMONTAGEMA organização do Evento autoriza a saída de mostruários, mó-

veis, equipamentos, decoração, produtos etc., a partir das 14h do dia 7 de julho, pelo portão a ser designado pela organizadora, res-

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PROCEDIMENTOS

peitando a ordem cronológica de conferência e materiais. Após o término do evento, os estandes de montadoras não oficiais deve-rão ser desmontados até às 23 hs do dia 7 de julho de 2018.

Não será permitido o encerramento das atividades nos estandes antes do término do horário de funcionamento do evento, mesmo no último dia da exposição.

10. RESPONSABILIDADEA organização do evento recomenda que, no último dia de rea-

lização do evento, após seu encerramento, sejam retirados todos os mostruários e objetos de valor (aparelhos de DVD, TV, compu-tador, entre outros), bem como objeto de pequeno porte, evitan-do roubos, furtos, avarias, extravios etc.

Mantenha os funcionários e/ou seguranças nos estandes en-quanto seus materiais não forem retirados em sua totalidade. A organização do evento não se responsabiliza por quaisquer problemas advindos da inexistência de seguranças.

11. TÉRMINO DA RETIRADAOs materiais e equipamentos eventualmente remanescentes

no interior do Centro de Exposições, após o término do período de desmontagem, serão retirados do recinto pela montadora ofi-cial, que cobrará dos respectivos expositores os custos envolvi-dos nessa operação, não se responsabilizando por perdas, danos,

avarias, roubos ou extravios de qualquer natureza daí decorrentes.

IV - PROVIDÊNCIAS PREPARATÓRIAS

1. INTERNET Os expositores que necessitarem de Internet (link dedi-

cado) no Centro de Exposições, deverão fazer a solicitação diretamente ao hotel. Segue abaixo a tabela de valores:

Tabela Internet (Ao Dia)

1MB/s R$ 121,00

2MB/s R$ 245,00

3MB/s R$ 370,00

4MB/s R$ 496,00

6MB/s R$ 754,00

8MB/s R$ 1.020,00

10MB/s R$ 1.293,00

15MB/s R$ 2.011,00

20MB/s R$ 2.784,00

25MB/s R$ 3.619,00

30MB/s R$ 4.524,00

35MB/s R$ 5.507,00

40MB/s R$ 6.580,00

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PROVIDÊNCIAS PREPARATÓRIAS

2. SEGURANÇA E LIMPEZA O serviço de segurança e limpeza interna e externa do Centro

de Exposições estará em operação durante período integral de montagem, realização e desmontagem do evento somente nas áreas e vias de uso comum.

A contratação de funcionários avulsos para limpeza de seu es-tande deverá ser feita diretamente com o hotel. Valor: R$ 400,00 por 08h de trabalho, sendo 01h refeição. Solicitar com 48 horas de antecedência.

No caso de algum expositor ou patrocinador necessitar da contratação de um segurança para o período do evento, entrar em contato diretamente com o hotel. Valor: R$ 65,00/hora. Míni-mo de 08 hs. Solicitar com 48 hs de antecedência.

Contato: Barbara Vilela - (13) 2104 2023 - barbara.vilela@so-fitel.com.

3. EQUIPAMENTOS AUDIOVISUAIS Os expositores que forem contratar equipamentos audiovisu-

ais para seu estande, tal como televisores, microcomputadores, projetores, entre outros, poderão entrar em contato com a em-presa que tem posto de atendimento no Jequitimar ou outra a critério do expositor.

4. HOSPEDAGEMInformamos que as hospedagens no Sofitel Gua-

rujá Jequitimar, hotel oficial do evento, serão des-tinadas somente aos participantes das Unimeds. As reservas dos expositores deverão ser realizadas dire-tamente em outro hotel de sua preferência.

5. ALIMENTOS & BEBIDAS Consumos de itens do Hotel: latarias e água podem ser

vendidos ao consumo. Solicitar com antecedência de 24h para programação. Alimentos somente sob consulta com a área de Eventos do hotel.g Há uma taxa de R$ 900,00 por dia para a entrada de ali-

mentos processados. Obrigatório assinatura de termo de responsabilidade por parte do responsável pelos itens ser-vidos, assim como possibilidade da nutricionista do hotel co-lher amostras ou mesmo retirar itens que possam causar qual-quer tipo de intoxicação.

g Para entrada de alimentos industrializados (amendoim, frutas secas, biscoitos, bombons) será cobrada a taxa de R$ 300,00 por dia. Balas estão isentas de cobrança.

g Para bebidas industrializadas (latarias, café, vinhos, whisky)

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PROVIDÊNCIAS PREPARATÓRIAS

será cobrada a taxa de R$ 900,00 por dia. g Caso o estande traga dois ou mais itens acima, será cobrada a

taxa de R$ 1.200,00 por dia por todos os itens. g Importante: Mise em Place (itens de consumo, guardanapos, co-

pos, taças, bowls, bandejas) dos produtos trazidos do cliente não estão inclusos nestas taxas. Caso haja necessidade de contrata-ção, favor consultar a Equipe Comercial e Eventos do hotel.

Caso tenha alguma dúvida com relação ao valor a ser pago, por gentileza, entrar em contato com: Barbara Vilela - (13) 2104 2023 - barbara.vilela@sofitel.com.

6. PROGRAMAÇÃO SOCIALA programação social requer convite para participação. O custo

e a comercialização serão informados no local.

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ExpositorManual do