Manual do Replicador

Passo a passo para realizar esta etapa da implantação.

Oi pessoal , tudo bem com vocês?

Chegamos em mais uma etapa da implantação do WinThor. Já passamos pela Preparação Inicial / Reunião de Abertura / Instalação / Parametrização / Migração acabamos de fazer o Curso Básico/Avançado e agora estamos na fase de replicação de todas as informações recebidas durante os cursos . Após a finalização desta etapa teremos o Simulado / Virada / Acompanhamento e por fim a entrega do projeto ao suporte.

Lembram de qual era o objetivo do Curso Operacional Básico/Avançado?“Capacitar multiplicadores de informação na utilização das rotinas do sistema WinThor para que possam replicar o treinamento aos demais usuários”.Já estão capacitados então agora devem replicar as informações.Tenho certeza que estão se perguntando: Como fazer? Por onde começar? O que fazer?…Calma pessoal!!! Vamos ver todos os passos para que a replicação dos Cursos seja tranqüila e eficiente. Vocês só têm que seguir a risca as informações dadas neste Manual.Dicas: Para te auxiliar a caminhar de acordo com os passos que serão citados neste Manual e orientar em qual status está em suas atividades, criamos o documento “Check List do Replicador”. Imprime-o e atualize-o sempre após a finalização de um Passo.

Primeiro PassoChecar se todas a etapas de implantação

anteriores foram realmente finalizadas:

Checar se as etapas da implantação anteriores ao Cursos foram realmente finalizadas: Preparação Inicial / Reunião de Abertura / Instalação / Parametrização / Migração. Sem o termino destas etapas da implantação você não terá o ambiente propício para fazer a replicação.

Segundo Passo:Reunião com os Lideres de Setores para elaborar Cronograma

de Replicação:

Nos cursos vimos várias rotinas de vários setores de uma empresa. Neste passo deve acontecer uma reunião junto aos Lideres de setores para formalizar quem receberá a replicação, em quais rotinas, data e horário.

Dicas: Utilize o documento Roteiro do Replicador (Pasta Arquivos) para discutir junto aos Lideres de setores usuários que receberão a replicação e as respectivas rotinas. Ao final da discursão imprima uma cópia para cada Líder, preenchida com os respectivos usuários, rotinas, datas e horários da replicação.Utilize o documento Cronograma de Replicação (Pasta Arquivos) para preencher data e horário de replicação de cada Setor/Processo. Imprima uma cópia para cada Líder e disponibilize uma cópia em algum lugar de fácil acesso a todos, principalmente aos funcionários ( quadro de avisos por exemplo).

Terceiro Passo:Organizar Material Didático:

É importante que os usuários também tenham acesso ao Material Didático recebido nos Cursos. Baseado na separação do Passo anterior retire cópias para todos os respectivos usuários que receberão a replicação.Além das Apostilas de Exercícios, que deverão ser feitos durante a replicação, é importante montar exercícios extras para que os usuários pratiquem até o dia da Inspeção da Replicação pelo Consultor da PC Sistemas.Exemplo: Setor Vendas, Função Vendedor – Fazer três pedido de venda por dia; Cancelar o Pedido de Venda integralmente e o outro parcialmente; Inserir mais um item em um pedido de venda não faturado. Esses exercícios serão passados para os usuários somente após a replicação (no Oitavo Passo).Dicas: Na Apostila cada capítulo tem a sigla de acordo com o Cronograma de Replicação é só segui as siglas e tirar quantas cópias necessárias para o respectivo numero de usuários informado no Roteiro do Replicador.

Quarto Passo:Revisar cadastro de usuários e permissões de acessos das

pessoas que receberão a replicação:

Utilizando o resultado da Reunião com os Lideres no Segundo Passo, revise o cadastro dos usuários no sistema (rotina 528) e as permissões de acessos para cada usuário (rotina 530).Exemplo: Ana, Maria e Jose são do Setor Vendas/Função Vendedores terão acesso as rotinas 316, 336, etc.

Dicas: Caso esteja com dúvidas de como operacionar as rotinas 528 e 530 consulte o material de Parametrização.

Preparar o local da Replicação:

O local da replicação deve ter tais características e equipamentos:• Uma sala isolada, onde os usuários possam ficar dedicados a essa

atividade sem interrupção;• Quantidade possível de computadores contendo o WinThor em

funcionamento;• Quadro ou Flip Chart;• Impressora;• Se possível um projetor ou retroprojetor.

Quinto Passo:

Disponibilizar os Tutoriais (Viewlets) nas maquinas de todos os usuários:

Os Tutoriais são Ajudas animadas que vem explicando as principais rotinas do Sistema WinThor.As pastas dos Tutoriais, estão no CD do Replicador, devem ser salvas no P: do Servidor do Sistema e puxado atalhos do arquivo “Pagina de Abertura” para os computadores dos usuários.No momento da replicação deve ser apresentado e explicado a usabilidade dos Tutoriais.

Sexto Passo:

Agora podemos iniciar a replicação.

Utilize o Roteiro do Replicador (preenchido no Segundo Passo) e Cronograma de Replicação (preenchido no Segundo Passo) para planejar o conteúdo que será replicado aos usuários.

Agora é só repassar as informações obtidas nos Cursos ministrados pela PC Sistemas.Se todos os passos anteriores foram seguidos tenho certeza que tudo vai dar certo.

Dicas para durante a replicação:• Quando estiver explicando as rotinas peça aos usuários

prestarem a atenção na explicação e não ficar mexendo no sistema durante isto;

• Após passar as rotinas programadas deixe os usuários praticarem no sistema. Podem utilizar a Apostila de Exercícios como orientação;

• Caso não saiba responder alguma pergunta, anote e pergunte ao consultor da PC Sistemas;

• Depois que tiver as respostas das perguntas que não soube explicar para o usuário passe para o mesmo, não deixe o com dúvidas.

Passos após replicação:

Após fazer as replicações agendadas algumas coisas ainda devem ser feitas para certificar que os usuários realmente aprenderam e vão praticar o que aprenderam.

Sétimo Passo:Aceite de replicação das rotinas aos usuários:

Após a realização da replicação aos usuários os mesmos devem assinar um aceite de que participaram da replicação das rotinas que diz respeito as respectivas funções. Este Aceite deverá ser entregue ao Consultor da PC Sistemas.

Dicas: Utilizar o documento Roteiro do Replicador (preenchido no Segundo Passo) para receber o aceite da replicação junto aos usuários.

Oitavo Passo:Passar para os usuários os Exercícios Extras planejados no Terceiro

Passo:

Durante a replicação os usuários fizeram os Exercícios da Apostila de Exercícios, porém é importante que pratiquem até o dia da Inspeção do Consultor da PC Sistemas, então é neste momento que passará para eles os exercícios extras (previamente montados no Terceiro Passo) a serem feitos diariamente.

Dicas: “Deve ser checado se os usuários realmente estão praticando. Estimule os usuários a praticar; estimule também o uso dos Tutoriais em caso de dúvida. Caso sinta alguma dificuldade com algum usuário resistente ou do tipo que nunca tem tempo, registre isso e passe para o Consultor da PC Sistemas e para a Diretoria da empresa”.

Nono Passo:Pre Inspeção:

Após finalizado esta etapa de replicação teremos a Inspeção do Consultor da PC Sistemas para certificar se os usuários estão operacionando bem o Sistema. Dependendo do resultado da inspeção é que passamos para próximas etapas de implantação do Sistema WinThor.Antes da Inspeção oficial faça vocês mesmos uma Inspeção. Peça usuário a usuário que operacione as respectivas rotinas (utilize o Roteiro do Replicador para auxilia-lo). Certifique que estão sabendo manusear o sistema e também sabendo teorias como“O que é Cobrança, moeda, etc”.Caso sinta que algum usuário ainda esta inseguro, passe mais práticas e acompanhe o mais de perto.

Bom, agora estamos prontos para Inspeção do Consultor da PC Sistemas.

Parabéns, se vocês seguiram os passos descritos neste Manual tenho certeza que fizeram um ótimo trabalho.

Agora se preparem para as próximas etapas…

Arquivos de Apoio:• Check List do Replicador: Utilizado para auxilio no acompanhamento dos

Passos descritos no Manual do Replicador. Funciona como um Check de tarefas, a medida que ir finalizando, Check a mesma. Será usado também pela PC Sistemas para saber em qual status a replicação se encontra;

• Roteiro do Replicador: Utilizado para montar as turmas de replicação. Formalizar os usuários, datas e horário das replicações junto aos Lideres de Setores. Utilizado também como Aceite das replicações para com os usuários;

• Cronograma de Replicação: Utilizado para orientar o replicador quanto ao agendamento e planejamento das datas e horários dos respectivos processos a serem replicados. Devem ser disponibilizados em local de fácil acesso a todos.

• Tutoriais: Os Tutoriais são Ajudas animadas que vem explicando as principais rotinas do Sistema WinThor.

• Manual do Replicador: Utilizado para orientar o Replicador nesta etapa de Implantação do WinThor.