MANUAL DO USUÁRIOsconv2.com/Manuais/Contas a Pagar.pdf · Scon-V2 Manual do Usuário ENG Sistemas...

Scon-V2 Manual do Usuário

ENG Sistemas - 1 -

MANUAL

DO

USUÁRIO

Sistema para Administração de Condomínios

Contas a Pagar


ENG Sistemas - 2 -

FUNCIONAMENTO DO MÓDULO .................................................................................................. 3

INCLUIR UMA DESPESA A PAGAR: ................................................................................................................... 4Parcela: ...................................................................................................................................................... 4Valor:.......................................................................................................................................................... 4Vencimento: ................................................................................................................................................ 4Credor: ....................................................................................................................................................... 5Código de Plano de Contas:....................................................................................................................... 5Documento: ................................................................................................................................................ 5Histórico:.................................................................................................................................................... 5

PAGAR UMA DESPESA INCLUÍDA :.................................................................................................................... 5Data do Pagamento:................................................................................................................................... 5Meio de Pagamento:................................................................................................................................... 5

DINHEIRO.............................................................................................................................................................. 5OUTRO ................................................................................................................................................................... 5CHEQUE................................................................................................................................................................. 6

Debitar ao Banco: ...................................................................................................................................... 6

REGISTRO CONTÁBIL (INDIVIDUAL): ......................................................................................... 7

REGISTRO CONTÁBIL EM LOTES:................................................................................................ 8

TELA DE CONTAS A PAGAR: ......................................................................................................... 9

CONTROLES COMUNS PARA CONTAS PAGAS E A PAGAR:................................................................................ 9EXIBIR: ...................................................................................................................................................... 9IMPRIMIR DETALHE: .............................................................................................................................. 9IMPRIMIR A LISTA: ................................................................................................................................ 10TOTALIZAR POR DIA: ............................................................................................................................ 10RECIBO:................................................................................................................................................... 11

CONTROLES PARA CONTAS A PAGAR:......................................................................................................... 12INCLUIR................................................................................................................................................... 12ALTERAR..................................................................................................................................................12ELIMINAR................................................................................................................................................ 12PAGAR ..................................................................................................................................................... 13

CONTROLES PARA CONTAS PAGAS: ............................................................................................................. 14COMPENSAR CHEQUE:......................................................................................................................... 14EXTRATO CONCILIADO: ....................................................................................................................... 14DESFAZER PAGAMENTO: ..................................................................................................................... 14

GERAR CONTAS A PAGAR ........................................................................................................... 15

FUNCIONAMENTO: ......................................................................................................................................... 15TELA PARA GERAÇÃO DE CONTAS A PAGAR:................................................................................................. 15GERAÇÕES EFETUADAS: ................................................................................................................................ 16

Imprimir a Situação dos Registros Gerados: ........................................................................................... 16Desfazer a Geração:................................................................................................................................. 16

FORMAÇÃO DAS GERAÇÕES:.......................................................................................................................... 16Incluir um Registro para a Formação da Geração:................................................................................. 16Alterar um Registro da Formação da Geração:....................................................................................... 17Eliminar um Registro da Formação da Geração: .................................................................................... 17Imprimir a Formação da Geração: .......................................................................................................... 17

FAZER A GERAÇÃO MENSAL: ........................................................................................................................ 18


ENG Sistemas - 3 -

FFFFUNCIONAMENTO DO UNCIONAMENTO DO UNCIONAMENTO DO UNCIONAMENTO DO MMMMÓDULOÓDULOÓDULOÓDULO

Existem dois modos de se trabalhar com Contas a Pagar:

1 Na tela CARTEIRA DE CONTAS , clique em INCLUIR, cadastre a conta e, novencimento, efetue o pagamento;

2 Receba as contas já pagas pelo síndico, e registre-as no sistema, através das funçõesRegistro Contábil (registra uma conta por vez) e Registro Contábil em Lotes(registra diversas contas pagas, com uma única data de pagamento e um único meiode pagamento).

Os meios de pagamentos possíveis são:

- Dinheiro;- Cheque;- Débito em Conta;- Internet.

Para pagamentos com cheques existem três possibilidades:

1) Você é o responsável pelo pagamento das contas: Os cheques estão com você e vocêos emite, envia para o síndico assinar, e paga a conta;

2) Você é o responsável pelo pagamento das contas, mas existem folhas de chequescom o Síndico, que paga pequenas despesas com essas folhas;

3) Você não é o responsável pelo pagamento das contas: apenas registra as contasque o síndico pagou com cheques, que ficam na posse dele.

O SconV2 trabalha com SALDO REAL . Isso quer dizer que, no momento em que efetua opagamento de uma conta, o valor correspondente é deduzido do saldo do banco atravésdo qual o pagamento foi efetuado. Seja esse pagamento feito pelo método que for.

Dessa forma você tem sempre o saldo REAL disponível para uso do condomínio.

O extrato bancário pode não coincidir com o extrato emitido pelo sistema pois, quando sepaga com cheque, o credor pode descontá-lo em outra data, ou ainda pagar suas própriascontas com esse cheque, que pode ficar tempos sem entrar na conta.Mas, apesar do cheque não ter entrado, o valor destinado a ele não pertence mais aocondomínio. O extrato emitido pelo banco não representa o saldo real disponível. O doSconV2 sim.

Quando o cheque finalmente entrar na conta, você o compensa pelo sistema, e podeemitir um EXTRATO CONCILIADO . Mas esse relatório é informativo: o saldo apresentadonele, como no do banco, pode não ser o que realmente está disponível para uso.


ENG Sistemas - 4 -

Incluir uma Despesa A Pagar:

A tela a seguir será exibida quando clicar em INCLUIR, na tela de Carteira de Contas :

Os campos deverão ser preenchidos da seguinte forma:

PPAARRCCEELLAA::

Se a despesa teve o pagamento dividido, informe o número de parcelas. Serãocriados registros com o mesmo valor, incrementado 1 ao mês de pagamento decada um deles,Se for apenas uma prestação, deixe esse campo em branco.

VVAALLOORR::

Valor da despesa. Se parcelado, esse valor será replicado em cada parcela.

VVEENNCCIIMMEENNTTOO::

Dia do vencimento da despesa. Se parcelado, cada parcela gerada vencerá ummês após a última.


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CCRREEDDOORR::

Nome do credor da despesa. Clique em “ > “ na frente do campo para acessar alista de seleção. Se o credor não existir, clique em NOVO, na lista, para cadastrá-lona hora.

CCÓÓDDIIGGOO DDEE PPLLAANNOO DDEE CCOONNTTAASS::

Código do Plano a que será atribuído a despesa. Clique em “ > “ na frente docampo para acessar a lista de seleção. Se o Plano não existir, clique em NOVO, nalista, para cadastrá-lo na hora.

DDOOCCUUMMEENNTTOO::

Tipo/número do documento que identifica a despesa. Ex.: “NF 12435”; “RECIBO”;etc.

HHIISSTTÓÓRRIICCOO::

Detalhamento da despesa. Ex.: “CONSERTO DO PORTÃO PRINCIPAL”;“COMPRA DE MATERIAL DE LIMPEZA...”; ETC.

Pagar Uma Despesa Incluída:

Para efetuar o pagamento de uma despesa previamente cadastrada, selecione-a na telaCarteira de Contas, e clique em PAGAR. Serão solicitados os dados a seguir:

DDAATTAA DDOO PPAAGGAAMMEENNTTOO::

Dia em que a despesa foi realmente paga.

MMEEIIOO DDEE PPAAGGAAMMEENNTTOO::

Nessa tela, os meios de pagamento possíveis são:

DINHEIROPago exclusivamente através da TESOURARIA ;

OUTROEsse meio subdivide-se em DÉBITO EM CONTA e INTERNET, pagos através deBANCOS.


ENG Sistemas - 6 -

CHEQUEAntes de efetuar o pagamento através de Cheques, a despesa já tem que estarcom o número do cheque atribuído.O processo para pagamento em Cheques é:

1) Cadastrar a Despesa;2) Em CHEQUES, clique em ATRIBUIR ;3) Marque a(s) despesa(s) desejadas, e informe o Tipo de Atribuição, que pode

ser:- Usar um novo número de Cheque (gerado automaticamente);- Atribuir mais despesas a um cheque já em uso;- Usar um número de cheque disponível ou com o síndico (selecionar na lista);4) Clicar em PAGAR , na tela CARTEIRA DE CONTAS .

DDEEBBIITTAARR AAOO BBAANNCCOO::

Nome da entidade financeira à qual o valor será debitado. Se o meio forDINHEIRO, automaticamente virá preenchido com TESOURARIA .Se OUTRO meio, clique em “ > “ na frente do campo para acessar a lista deseleção de Bancos.


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RRRREGISTRO EGISTRO EGISTRO EGISTRO CCCCONTÁBIL ONTÁBIL ONTÁBIL ONTÁBIL (I(I(I(INDIVIDUALNDIVIDUALNDIVIDUALNDIVIDUAL):):):):Essa função efetua o CADASTRAMENTO e o PAGAMENTO de uma despesa, ao mesmotempo. Deve ser usada principalmente quando o condomínio optou, em PADRÃOEDIFÍCO, CHEQUES, por APENAS REGISTRAR PAGAMENTOS EFETUADOS PELOSÍNDICO.

A tela possui as mesmas informações que a do CADASTRAMENTO DE DESPESA ,acrescida da DATA DO PAGAMENTO , e com os campos referentes a PAGAMENTOhabilitados.

Se o MEIO DE PAGAMENTO for CHEQUE, o sistema verificará a opção escolhida paraCHEQUES, em PADRÃO EDIFÍCIO . Se for:

- (x) Emite / Controla Cheques:O número do cheque deverá estar na lista (“ < “) de cheques disponíveis ou com osíndico ;

- (x) Apenas Registra Pagamentos Com Cheques Emitidos Pelo Síndico:O número do cheque deverá ser informado. O sistema não fará controle algum dessanumeração, a não ser não permitir duplicidade de numeração.Obrigatoriamente o pagamento , a emissão e a compensação do cheque serãoefetuadas com a data de pagamento informada.


ENG Sistemas - 8 -

RRRREGISTRO EGISTRO EGISTRO EGISTRO CCCCONTÁBIL EM ONTÁBIL EM ONTÁBIL EM ONTÁBIL EM LLLLOTESOTESOTESOTES::::Essa função efetua o CADASTRAMENTO e o PAGAMENTO de várias despesas aomesmo tempo, usando o mesmo meio e data de pagamento, para todas elas. Deve serusada principalmente quando o condomínio optou, em PADRÃO EDIFÍCO , CHEQUES,por APENAS REGISTRAR PAGAMENTOS EFETUADOS PELO SÍNDICO .

A soma das despesas deverá ser igual ao valor do lote informado na parte superior. Aoterminar de incluir todas as despesas do lote, clique em GRAVAR LOTE . Só assim asdepesas relacionadas serão gravadas na Carteira de Contas .

Se o MEIO DE PAGAMENTO for CHEQUE, o sistema verificará a opção escolhida paraCHEQUES, em PADRÃO EDIFÍCIO . Se for:

- (x) Emite / Controla Cheques:O número do cheque deverá estar na lista (“ < “) de cheques disponíveis ou com osíndico ;

- (x) Apenas Registra Pagamentos Com Cheques Emitidos Pelo Síndico:O número do cheque deverá ser informado. O sistema não fará controle algum dessanumeração, a não ser não permitir duplicidade de numeração.Obrigatoriamente o pagamento , a emissão e a compensação do cheque serãoefetuadas com a data de pagamento informada.


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TTTTELA DE ELA DE ELA DE ELA DE CCCCONTAS A ONTAS A ONTAS A ONTAS A PPPPAGARAGARAGARAGAR::::

Note que o controle ( ) A PAGAR está marcado.É a forma padrão que a tela é exibida quando clicado no controle CARTEIRA DECONTAS, na tela principal.Todas as contas pendentes são exibidas.

Quando o controle ( ) PAGAS está selecionado, controles diferentes são disponibilizados,e são exibidos apenas os registros cujo pagamento já foi efetuado .

Os filtros de seleção no topo da tela podem ser usados em ambas as situações, sendoque datas em A PAGAR se referem a VENCIMENTO, e em PAGAS , se referem aPAGAMENTO .

Controles Comuns para Contas Pagas e A Pagar:Os controles comuns, disponíveis em ambas as opções são:

EEXXIIBBIIRR::

Mostra a composição do registro de despesa.

IIMMPPRRIIMMIIRR DDEETTAALLHHEE::


ENG Sistemas - 10 -

imprime um relatório que detalha todos os registros exibidos na tela.

IIMMPPRRIIMMIIRR AA LLIISSTTAA::

Imprime um relatório com os dados que estão sendo exibidos na tela, obedecendoa seleção feita através dos filtros.

TTOOTTAALLIIZZAARR PPOORR DDIIAA::

Totaliza as pendências ou os pagamentos, dependendo da situação selecionada(PAGAS ou A PAGAR ).


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RREECCIIBBOO::

Imprime um recibo baseado no que foi cadastrado na despesa, como histórico,valor, credor. A data do recibo pode ser a do vencimento, ou uma data fornecida nomomento da impressão.


ENG Sistemas - 12 -

Controles para Contas “A PAGAR”:

São as contas pendentes, aguardando uma ação.Com o controle ( ) A PAGAR marcado, as funções disponibilizadas são:

IINNCCLLUUIIRR

Inclui uma nova despesa. A tela de inclusão é exibida, em branco.

AALLTTEERRAARR

Altera uma despesa já cadastrada. O registro deve ser selecionado antes de acionaressa opção. Se houver cheque já atribuído para a despesa, só será possível alterar oPLANO DE CONTAS , DOCUMENTO e HISTÓRICO DA DESPESA . É possível definiro modo de pagamento, desde que não seja em cheque.

EELLIIMMIINNAARR

Elimina uma despesa cadastrada. . O registro deve ser selecionado antes de acionaressa opção. Uma despesa que já teve um cheque atribuído não permitirá a eliminaçãoenquanto o cheque não for desatribuido.


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PPAAGGAARR

Efetua o pagamento de uma despesa.Se a despesa tem cheque atribuído, uma tela própria para baixa de cheques seráexibida. Se é um cheque para várias despesas, todas essas despesas serão baixadasao mesmo tempo.Exemplo na tela a seguir:

Atentar para a DATA DO PAGAMENTO , que pode ser feito usando a data devencimento , ou a data de compensação que é fornecida no campo próprio, na partesuperior da tela. O cheque pode ser considerado como compensado, se for marcado ocontrole próprio para isso.


ENG Sistemas - 14 -

Controles para Contas “PAGAS”:

São as contas que já foram baixadas.Com o controle ( ) PAGAS marcado, as funções disponibilizadas são:

CCOOMMPPEENNSSAARR CCHHEEQQUUEE::

Compensa o cheque direto da tela Contas a Pagar .

EEXXTTRRAATTOO CCOONNCCIILLIIAADDOO::

O banco tem que estar selecionado, e a data inicial informada. Essa data define o mêspara o extrato.Imprime o Extrato Bancário, incluindo receitas no mês, e apenas despesas pagas commeio de pagamento diferente de cheque, ou com cheques compensados no mêsinformado.

DDEESSFFAAZZEERR PPAAGGAAMMEENNTTOO::

Desfaz o pagamento de uma despesa. O registro permanece inalterado, e passará aser visto apenas com o controle ( ) A PAGAR marcado.


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GERAR CONTAS A PAGARGERAR CONTAS A PAGARGERAR CONTAS A PAGARGERAR CONTAS A PAGAR

A finalidade básica deste módulo é evitar que se deixe de pagar uma despesa, pela faltado documento original: uma nota fiscal, por exemplo.

Funcionamento:

Cadastram-se todas as depesas rotineiras do condomínio, colocando o dia de vencimentoreal ou aproximado, e um valor próximo do real ou qualquer outro, r$1,00 por exemplo.

Mensalmente, em um dia escolhido, você faz a Geração de Contas a Pagar. O sistema vaigerar um registro para cada despesa que estiver cadastrada. Assim, chegando ovencimento, mesmo que ainda não tenha o documento original, você vai saber que temdespesas a pagar.

É fácil identificar esses registros na tela de Carteira de Contas: eles estão identificados por“*G*” na coluna de Parcela, e o campo Documento estará todo preenchido com “ * “.

De posse do documento, altere o vencimento e o valor para os dados reais.

Tela para Geração de Contas a Pagar:

No quadro à esquerda constam todas as gerações já efetuadas.

No quadro da direita estão os registros que serão usados para as próximas gerações, eque formam a rotina de Contas a Pagar do condomínio.


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Gerações Efetuadas:

Nesse quadro constam todas as gerações já efetuadas, mês a mês.Marcando uma delas, você pode:

IIMMPPRRIIMMIIRR AA SSIITTUUAAÇÇÃÃOO DDOOSS RREEGGIISSTTRROOSS GGEERRAADDOOSS::

DDEESSFFAAZZEERR AA GGEERRAAÇÇÃÃOO::

Apaga do Cadastro de Contas a Pagar, todos os registros criados pela geração emquestão, e que ainda não estão pagos.

Formação das Gerações:

Nessa lista (quadro à direita na tela) estarão todos os registros criados para a geraçãomensal.Com referência a ela, você pode:

IINNCCLLUUIIRR UUMM RREEGGIISSTTRROO PPAARRAA AA FFOORRMMAAÇÇÃÃOO DDAA GGEERRAAÇÇÃÃOO::


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O sistema usará o tipo de referência que estiver marcado (mês da geração, ouanterior, ou posterior à geração) para criar o histórico. Esse mês será colocado antesdo que estiver em Histórico Provisório.Exemplos de históricos criados a partir da seleção de referência, para o mês 11/2009:

(x) = Mês da Geração “Ref. ao mês 11/2009”(x) < Mês Anterior à Geração “Ref. ao mês 10/2009”(x) > Mês Posterior à Geração “Ref. ao mês 12/2009”

AALLTTEERRAARR UUMM RREEGGIISSTTRROO DDAA FFOORRMMAAÇÇÃÃOO DDAA GGEERRAAÇÇÃÃOO::

Exibe a tela para alterar o registro que estiver selecionado

EELLIIMMIINNAARR UUMM RREEGGIISSTTRROO DDAA FFOORRMMAAÇÇÃÃOO DDAA GGEERRAAÇÇÃÃOO::

Apaga o Registro que estiver selecionado.

IIMMPPRRIIMMIIRR AA FFOORRMMAAÇÇÃÃOO DDAA GGEERRAAÇÇÃÃOO::


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Fazer a Geração Mensal:

O sistema solicita o mês de referência para a Geração Mensal, e não permite que essemês seja menor ou igual ao da última Geração efetuada, para evitar que sejam criadosregistros em duplicata.

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