Manual Escritorio Contabil

8/2/2019 Manual Escritorio Contabil

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Assessoria Contbil S/Simples Ltda.


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QUEM SOMOS

A Control Digi agrega profissionais com experincia e especializaes nas reas contbil, fiscal,

societria e de consultoria que, entre si, combinam habilidades, anos de experincia e integridade no

relacionamento a diversos ramos de atividades empresariais.

Desta combinao nascem idias e solues adequadas realidade nacional que complementam os

servios prestados, gerando o crescimento de conhecimentos que se traduz na qualidade dos

resultados apresentados aos clientes.

Procuramos atuar sempre na busca de solues personalizadas ao tamanho e complexidade da

necessidade de nossos clientes, interagindo, desenvolvendo e operacionalizando ferramentas e

sistemas, atravs de metodologia prpria, sistematizando rotinas e processos na busca de, cada vez

mais, agregar valor a seu negcio.

A Empresa CONTROL DIGI CONTBIL est a 10 anos no mercado assessorando e orientando sobre

os procedimentos de seus negcios. Temos profissionais com experincia de mais de 25 anos de

trabalho na rea fiscal e contbil da multinacional COFAP/MAGNETTI MARELLI. Trabalhamos com

tica profissional sempre respeitando nossos colegas de profisso e buscando sempre nos

atualizarmos a legislao e procedimentos do diaa-dia.

Nossa Misso: Satisfazer plenamente nossos Clientes, gerando valor para os scios, funcionrios e

comunidade, atravs de uma postura tica nos negcios, diferenciando-nos pela qualidade da nossa

prestao de servios e, em especial pelo atendimento e privacidade.


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1.1 - PROFISSIONAIS EMEIOS DE COMUNICAO

Abaixo apresentamos relao de nossos profissionais, respectivos ramais telefnicos e outros meiosde comunicao, especializaes e assuntos tratados em cada departamento.

Depto Pessoal Depto Legalizaes

Juliano L. Stachi Roberval B.S.LimaE-mail:[email protected]

E-mail:[email protected]

Depto Fiscal Administrao

Vanderlei Ap. Stachi Jferson StachiE-mail: [email protected] E-mail: [email protected]

Depto Contbil Suporte Informtica

Jansen A. Stachi Jansen A.StachiE-mail: [email protected] E-mail: [email protected]

Recepo Expedio

[email protected] Jferson StachiTEL: 2896.2213FAX: 2896.2208

E-mail: [email protected]

Diretoria e Gerncia Geral Assessoria Geral

Juliano L. Stachi Sr. Juliano L. Stachi

Tel.9303.9753 Sr.Jansen A. StachiJansen A. Stachi - Tel. 9318.0820 Sr.Jeferson Stachi

Sr. Vanderlei Ap. Stachi (in memorian)

CONSULTORIA AO CLIENTE NO TEL: 4451.8925/ 2896.2214/ 2896.2215Endereo Eletrnico www.controldigi.com.br

e-mail: [email protected]


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1.2 COMPETNCIAS DECADA DEPARTAMENTO

Identificamos a seguir os assuntos tratados e servios executados em cada departamento:

DEPTO PESSOAL:

Admisses, rescises, folhas de pagamentos, clculo e apurao de encargos trabalhistas,obrigaes mensais e anuais como DCTF, RAIS, Informe de Rendimentos e demais assuntosprevidencirios e trabalhistas.

DEPTO FISCALNotas Fiscais (Entrada/Sada/Servios), apurao de impostos (federais, estaduais e municipais),registro e apurao de livros e demais obrigaes mensais e anuais do ICMS, IPI e ISS e demaistributos.

DEPARTAMENTO CONTBILBalancetes, balanos, documentos contbeis, livros Dirio/Razo/Correo Monetria/Declarao deImposto de Renda Pessoa Jurdica e demais assuntos contbeis.

LEGALIZAES:Alteraes contratuais, abertura e cancelamento de Empresas, certides negativas e fichascadastrais.

EXPEDIO:Retirada e entrega de documentos aos clientes.

RECEPO:Atendimento das chamadas telefnicas e recebimento de fax em geral.

ASSESSORIAOrientao tributria, contbil, fiscal, trabalhista e jurdica, atendimento a cliente em geral.

CONSULTORIADvidas sobre preenchimento de notas fiscais, clculo de guias em atraso, informao sobrevencimento de impostos e contribuies, dvidas sobre folha de pagamento, e informaes de todarotina operacional vinculada aos servios contratados com nossa empresa.

2 DOCUMENTOS QUE DEVEM SER ENVIADOS NOSSAORGANIZAO CONTBIL

Com a finalidade de orientar V.Sas., elaboramos alguns procedimentos dirigidos aos documentosfiscais e contbeis, a fim de que possamos atend-los com maior rapidez e cumprir os prazos legais.

2.1 DEPARTAMENTO FISCAL:

1. As notas fiscais de compras de mercadorias, matrias primas, ativo imobilizado, e as devendas, prestao de servios e as de servios tomados, devem ser ordenadas e enviadas ousero retiradas no incio de cada ms, para registro e/ou classificao e posteriorcontabilizao.

2. Os comprovantes de recolhimento dos impostos e taxas pagos devero ser enviados por xerox,na qual seja legvel a autenticao bancria, ou deve ser anotada a data de pagamento.

2.2 DEPARTAMENTO PESSOAL:

1. Rescises contratuais, recibos de frias, comprovantes e folhas de pagamento, planilhas decomisses e variveis de salrios, documentos para registro de empregados, etc., devem ser


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encaminhados sempre em tempo hbil para que se possa proceder ao processamento dasrotinas, conforme prazos mencionados no item 4 deste.

2.3 DEPARTAMENTO CONTBIL:

conveniente, para a sua empresa, a implantao de controles que tragam segurana para a

sua administrao. Embora os valores envolvidos, quantidades de pessoal e de contasexistentes sejam diferentes para cada empresa, possvel determinar a confiabilidade e aeficincia de seus controles, com a implantao dos procedimentos que seguem, utilizados deforma quase que padro pelas empresas:

a) Abertura de contas bancrias pela administrao da empresa;b) Sistema de autorizao e aprovao para pagamentos;c) Duas pessoas independentes para sua assinatura de cheques;d) Controle individual para cada conta bancria;e) Controle de pagamentos para evitar atrasos, multas e juros;f) Quitao dos documentos aps o pagamento;g) Controle dirio dos recebimentos e acompanhamento entre o valor recebido e o

depositado;h) Separao de funes, pessoas diferentes para custdia de valores e a contabilizao;i) Conciliao bancria peridica e revisada por pessoa independente de sua preparao.

1. Extratos Bancrios: verificar a seqncia da movimentao da conta; na falta de algumextrato solicitar imediatamente o perodo faltante, ou solicitar um extrato mensal (pelocomputador);

2. Depsito Bancrio: Devero ser remetidos para a contabilidade todos os recibos de depsitobancrios efetuados durante o ms como, por exemplo, recebimento de duplicata, anexarcpia desta;No esquecer que todos os valores depositados na conta corrente devem ter umacontrapartida pela emisso de nota fiscal, emprstimo de scio ou aumento de capital

Se for comprovado atravs do extrato bancrio que os valores depositados so maiores queos das emisses das notas fiscais e existirem outras comprovaes do ingresso do dinheiro, ofiscal fatalmente ir considerar como Venda ou Prestao de servio sem a devida emisso danota fiscal, emitindo notificao e podendo mover um processo de sonegaoOs extratos bancrios so documentos que serviro de base para o processamento dacontabilidadeSe existirem aplicaes financeiras durante o ms, tambm devero ser remetidos osdocumentos de dbito e crdito em conta alm do extrato mensal fornecido pelo bancoS deposite os valores que comprovadamente tem origem de ingresso na empresaExiste possibilidade de ingresso de dinheiro na empresa de 3 maneiras:

a- Atravs da venda de mercadorias e/ou servios.

b- Aumento de capitalc- Emprstimo eventual do scio (que dever ser comprovado atravs dacontrapartida da sada do dinheiro na conta corrente do scio alm de um contrato de mutuodevidamente preenchido)d- Emprstimo bancrio sendo que o respectivo contrato dever ser entregue para acontabilidade.e- Adiantamento de clientes (que dever estar escrito no documento essa situao).

S deposite no Banco os valores que comprovadamente tem origem.

A movimentao bancria correta deve ser a seguinte:

a) Deposite todo o produto das vendas (faturamento ) no banco e que todos ospagamentos fossem efetuados atravs de cheque;

b) Nunca misturar dinheiro da pessoa fsica dos scios com o da empresa, uma vez


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que dificultar uma avaliao do desempenho da empresa, alm da possibilidade de trazercomplicaes com a fiscalizao.

3. Avisos de Cobrana: anexar cpias das duplicatas;

4. Enviar todos os avisos bancrios, tais como: despesas, transferncias, aplicaes, dbitos,

crditos, etc.;

5. Contratos de seguros, emprstimos, financiamentos, etc., enviar uma cpia do contrato e dopagamento das parcelas;

6. Despesas com conduo e correio: usar o vale despesas para cada item;

7. Despesas com refeies, gasolina, lcool, material de limpeza, brindes, conservao,manuteno, e outras pequenas despesas somente podero ser contabilizadas quandocomprovadas com a nota fiscal consumidor ou nota fiscal de servios;

8. Os recebimentos de duplicatas por caixa, anexar cpia da mesma ao depsito ou anotar adata do recebimento no verso;

9. OBSERVAES: Ticket de mquinas registradoras (supermercados) notas de pedidos, notasde controle interno, despesas particulares (scios) no devem ser enviadas, pois nopossuem valor contbil.

10. Documentos que devem ser exigidos na hora do pagamento:Todo pagamento dever receber em troca um documento oficial, conforme osesclarecimentos a seguir:

DOCUMENTOS OFICIAIS RECEBIDOS DE PESSOAS JURDICAS:

Nota fiscal de venda de mercadorias Nota fiscal de prestao de servios Recibo de aluguel: no h necessidade de constar o CPF ou CNPJ visto que existe um

contrato que traz a qualificao do locador Condomnio: Recibo emitido pelo condomnio ou guia de compensao paga no Banco Quaisquer documentos que forem pagos no banco devero estar autenticados

mecanicamente Duplicatas quitadas Guias de tributos autenticadas.

3- DOCUMENTOS LEGAIS

Os documentos legais de constituio da pessoa jurdica, que devem ser guardados em pastas

prprias, disposio da fiscalizao ou para utilizao no cumprimento de obrigaes acessrias,so os seguintes:

3.1 - PRINCIPAIS3.1.1 Contrato Social, Ata de Fundao ou Estatuto Social;3.1.2 - Alteraes Contratuais e Atas de Assemblias Gerais;3.1.3 - DECA Declarao Cadastral Secretaria da Fazenda;3.1.4 - Carto do CNPJ;3.1.5 - Carto de Inscrio na Prefeitura;3.1.6 - Matrcula no INSS;

3.2 - ACESSRIOS3.2.1 Ficha de Cadastro Nacional de Empresas Junta Comercial;3.2.2 - Ficha de Inscrio no CNPJ;


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3.2.3 - Fichas de Alterao no CNPJ;3.2.4 - Fichas de Alterao da DECA;3.2.5 - Ficha de Inscrio na Prefeitura Municipal;3.2.6 - Guias de Alterao na Prefeitura;3.2.7 - Inscrio em rgos de Fiscalizao Especficos;3.2.8 - Termo de Opo pelo SIMPLES;

3.2.9 - Alvars de Funcionamento;3.2.10 - CADAN Cadastro de Anncios

OBSERVAES:

Sempre que for necessrio remeter esses documentos para outra empresa, seriaconveniente enviar cpias e manter os originais na empresa.

No caso de receber alguma fiscalizao, telefone para a CONTROL DIGI para que possamosauxiliar.

Quando a fiscalizao se referir a questes Trabalhistas procure falar com Juliano tel 4451.8925 9318.0820.

Quando a fiscalizao se referir a questes Municipais, ou Estaduais, procure falarcom Jansen tel 4451.8925 - 9303.9753.

Quando a fiscalizao se referir a questes Federais, procure falar com Juliano ouJansen.

A CONTROL DIGI atender seus clientes nos horrios: De segunda sexta das 08:00 s 11:30 e 13:30 as 18:00. O endereo para atendimento Rua Cabrlia No. 185, Vila Helena, Santo Andr, SP.

3.3. - DE AFIXAO OBRIGATRIA

3.3.1 LEGISLAO FEDERAL

1 TRIBUTRIA:

PLACA INDICATIVA DA OPO PELO SIMPLESObrigados ao cumprimento: empresas optantes do simples nacional

2 TRABALHISTA

a) DOCUMENTO COM AS NORMAS DE PROTEO AOS MENORESObrigados ao cumprimento: empregadores de menores.

b) ESCALA DE REVEZAMENTOObrigados ao cumprimento: empregadores que exijam trabalho nos dias destinados aorepouso.

c) AVISO DE REEMBOLSO CRECHEObrigados ao cumprimento: empregadores que adotarem o sistema.

d) QUADRO DE HORRIOObrigados ao cumprimento: empregadores, exceto micro e pequenas empresas, que noadotarem registros manuais, mecnicos ou eletrnicos individualizados de controle dehorrio.

e) SEGURANA DO TRABALHOAvisos e placas referentes manuteno, armazenagem e manuseio de materiais;

materiais perigosos e insalubres; instalaes eltricas; interdio de uso; construo civil;explosivos; localizao de extintores; carga mxima de equipamentos e caldeiras.


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3 - DEFESA DO CONSUMIDOR

CONDIES DE VENDA PRAZO (preo vista; taxa de juros ao ms, quando prefixada;taxa de juros ao ms que ser acrescida ao ndice pactuado, quando ps-fixado; taxaincidente de juros ao ano; multa de mora, que no poder exceder a 2%.Obrigados ao cumprimento: estabelecimentos comerciais e os prestadores de servios.

3.3.2 LEGISLAO ESTADUAL

1 - DEFESA DO CONSUMIDOR

CARTAZ COM TELEFONES E ENDEREOS DE RGOS (POLCIA CIVIL, PROCON e IPEM)Obrigados ao cumprimento: estabelecimentos comerciais e de prestao de servios.

OBSERVAES:

Os produtos expostos ao pblico na vitrine ou dentro do estabelecimento devem ter seus preosobrigatoriamente afixados no prprio produto, de forma visvel ao consumidor.

2 - Consulte nossa empresa sobre outras especificaes dos mencionados cartazes e documentosque devem ser afixados.

3 - Consulte nossa empresa sobre os cartazes e outros documentos de afixao obrigatria nombito da legislao municipal.

4 RECURSOS HUMANOS DEPARTAMENTO PESSOAL

4.1 - Cuidados Especiais

O cumprimento das obrigaes trabalhistas e do recolhimento dos encargos sociais requer especialateno, seja pela peculiar condio da relao entre a empresa e seus empregados ou pelaexigidade de prazos para a execuo das muitas rotinas envolvidas, aliados s severas multasquando de sua no observncia.

Outra questo de enorme importncia quanto ao aspecto das vrias fontes da legislao quenorteiam a matria. Alm da prpria CLT e de vrios outros Regulamentos especficos, sempredever ser verificada a Conveno Coletiva de Trabalho das categorias de empregados contratados

pela empresa. Isto porque, no mais das vezes, so assegurados direitos e vantagens, muitas vezesenormemente variveis de uma para outra categoria de trabalhadores.

Evidentemente, por tudo isto, as consideraes aqui expressas no esgotam o assunto. Sempre quesurgirem dvidas, recomendamos entrar em contato com o nosso departamento de pessoal. Abaixolistamos as ocorrncias e prazos mais comuns dentro dessa rea de atividade:

4.2- Admisso de Funcionrios

A legislao estabelece prazo de 48 horas para que seja procedido ao registro do funcionrio. Deve-se evitar, sempre que possvel, a contratao ou demisso no perodo em que a folha de pagamentoesteja sendo processada, ou seja, aps o dia 20 de cada ms.

4.2.1- Documentos Para a Admisso


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CTPS - Carteira de Trabalho e da Previdncia Social (original) Ficha de Admisso (enviada pelo DP. Pessoal Control Digi) Atestado do Exame Mdico Admissional 1 Foto 3X4 Cpia da Cdula de Identidade (RG) Cpia do Carto de Identificao do Contribuinte (CPF)

Cpia do Ttulo de Eleitor Cpia da Carteira Nacional de Habilitao (CNH)- para os motoristas Cpia do Certificado de Alistamento Militar ou Reservista Cpia da Certido de Casamento Cpia das Certides de Nascimento dos filhos e dependentes Cpia do Carto da Criana dos filhos menores de 14 anos e Relao de dependentes identificados pelo nome, grau de parentesco e idade.

Na Ficha de Admisso devero constar no mnimo os principais dados do funcionrio, taiscomo: Nome, Endereo, Estado Civil, Funo, Salrio (por ms, hora ou tarefa) e horriode trabalho.

As cpias de documentos fornecidas devero ser devolvidas ao empregado, aps suautilizao, no prazo mximo de 5 (cinco) dias, tendo em vista ser crime a reteno dedocumentos, ainda que sob a forma de cpia (Lei 5553/68). A nica exceo quanto cpia do Carto da Criana, que dever permanecer anexa Ficha de Salrio Famlia, -para eventual prova junto fiscalizao. A CTPS deve ser devolvida em, no mximo, 48horas.

4.2.2 Contrato de Experincia

Quando da contratao, o procedimento indicado o de que o contrato de experinciaseja firmado por escrito. A sua falta torna o contrato por prazo indeterminado, com o nusda necessidade de concesso do aviso-prvio para dispensa do empregado e da multa de50% do FGTS, se houver interesse na extino do contrato de trabalho.

O contrato de experincia pode ser prorrogado uma nica vez. O prazo mximoconsiderado como experimental de noventa dias. O mais comum que se contrate porquarenta e cinco dias, renovando-se o perodo de experincia por outro, de mais quarentae cinco dias.

Alerte-se que se no houver interesse na continuidade do funcionrio, o contrato deexperincia no pode superar a data limite, sob pena de passar a ser considerado umcontrato por prazo indeterminado, surgindo novamente necessidade da concesso deaviso-prvio e do pagamento da multa de 50% do FGTS para a resciso contratual.

4.3 Resciso do Contrato de Trabalho

4.3.1 - Aviso Prvio

O aviso prvio dever ser concedido pela parte que provoca a resciso do contrato detrabalho e tem a durao de 30 dias.

Durante o aviso prvio, caso a resciso tenha sido promovida pelo empregador, o horrionormal do empregado ser reduzido de duas horas dirias, podendo a reduo serconvertida em ausncias de sete dias corridos. Se a resciso for promovida peloempregado e o mesmo no conceder o aviso prvio ao empregador, este poderdescontar os salrios correspondentes ao prazo respectivo.

O prazo para a quitao e homologao o primeiro dia til aps o trmino do aviso

prvio trabalhado. Caso o aviso prvio seja indenizado, o prazo passa a ser o dcimo dia,contado a partir da data da dispensa. Nos casos de empregados com mais de 1 ano de


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servio na empresa haver necessidade de homologao no sindicato da categoriaprofissional do trabalhador ou no Ministrio do Trabalho.

4.3.2 Documentos Necessrios

-Empregados com menos de 1 ano:

Termo de Resciso de Contrato; CTPS-Carteira de Trabalho e Previdncia Social; Livro ou Ficha de Registro de Empregados; Aviso Prvio; CD-Comunicado de Dispensa Requerimento do Seguro-desemprego; Extrato do FGTS (nos casos de dispensa pelo empregador); Atestado Mdico Demissional.

-Empregados com mais de 1 ano:

Termo de Resciso de Contrato; Cheque administrativo nominal ao ex-funcionrio no valor das verbas rescisrias; oudinheiro, no caso de analfabeto; ou depsito bancrio. CTPS-Carteira de Trabalho e Previdncia Social; Livro ou Ficha de Registro de Empregados; Comprovante de Aviso Prvio; CD-Comunicado de Dispensa Requerimento do Seguro-desemprego; Extrato do FGTS (nos casos de dispensa pelo empregador). Atestado Mdico Demissional; 06 ltimas guias do FGTS GFIP; GRFP paga.

GRs das contribuies sindical, assistencial e confederativa do empregado referentesao exerccio; Carta de Preposto.

4.3.3 Cuidados Especiais na Dispensa

Convm lembrar que nos casos em que a resciso de contrato se opere nos trinta diasque antecedem a data-base da categoria, a lei estabelece uma indenizao adicionalcorrespondente ao valor de um ms do salrio do empregado.Da mesma forma, necessrio sempre consultar a Conveno Coletiva aplicvel, tendoem vista direitos especiais que podem ser assegurados, tais como situaes especiais deestabilidade (funcionrio em fase de alistamento, com determinada idade e/ou tempo deservio, gestantes, etc.).

4.4 Frias

4.4.1 Frias Normais e Coletivas

A cada perodo de 12 meses o trabalhador tem direito ao gozo de 30 dias de frias, semprejuzo de sua remunerao. A Constituio de 1988 assegura o pagamento de 1/3 amais do que o salrio normal, a ttulo de frias. Alm disso, o empregado pode, ainda,converter 1/3 de suas frias em abono pecunirio.

4.4.2 Concesso

A poca da concesso das frias a de melhor convenincia para o empregador. Contudo,se vencidos 2 perodos de aquisio, o empregado faz jus ao recebimento do primeiroperodo em dobro.


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Somente em casos excepcionais e para os maiores de 18 anos e menores de 50 anos deidade, as frias podero ser concedidas em 2 perodos, um dos quais no poder serinferior a 10 dias corridos. O empregado estudante, com menos de dezoito anos, terdireito a frias coincidentes com as frias escolares.

4.4.3 Frias Coletivas

Podero ser concedidas frias coletivas a todos os empregados, a um setor ou a umestabelecimento especfico da empresa. Neste caso, dever ser feita comunicao com nomnimo 15 dias de antecedncia ao Ministrio do Trabalho e aos sindicatos querepresentem os empregados, alm da afixao de avisos nos locais de trabalho.

4.4.4 Comunicao e Anotao

As frias devero ser comunicadas por escrito ao empregado com antecedncia mnimade trinta dias. A concesso das frias deve ser anotada na CTPS do empregado, antes queeste entre em gozo das mesmas.

4.4.5 Perda do Direito

No ter direito a frias o empregado que no curso do perodo aquisitivo permanecer emlicena remunerada por mais de 30 dias ou tiver sido afastado pela Previdncia Social pormais de 6 meses, ainda que descontnuos.

No pode ser procedido desconto de faltas a ttulo de frias. Contudo, haver reduo doperodo de gozo, sempre que o funcionrio tiver mais de 5 faltas injustificadas durante operodo aquisitivo.

4.4.6 Pagamento

O pagamento das frias dever ser efetuado at 2 dias antes do incio do respectivoperodo.

4.5 - Horrio de Trabalho

4.5.1 Durao

A durao normal da jornada de trabalho no dever ser superior a 8 horas dirias, seno fixado outro limite inferior no contrato de trabalho, salvo se houver acordo para

prorrogao ou compensao.

4.5.2 Trabalho Noturno

O trabalho entre as 22 horas de um dia e as cinco horas do dia seguinte consideradotrabalho noturno. A hora do trabalho noturno computada com 52 minutos e 30segundos. A hora noturna remunerada com adicional de 20% sobre a hora normal.

4.5.3 Trabalho aos Domingos

O trabalho aos domingos, exceto algumas atividades especficas, requer autorizaoprvia dos rgos do Ministrio do Trabalho e o cumprimento das demais posturas da

legislao local. A remunerao das horas trabalhadas aos domingos no mnimo 100%superior s horas normais.


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4.5.4 Horas Extras

A jornada poder ser aumentada em at 2 horas por dia, mediante acordo escrito,individual ou coletivo. Neste caso, a remunerao mnima das horas extras 50%superior da hora normal. Contudo, muitas das convenes coletivas tm fixado estepercentual em patamares superiores.

4.5.5 Controle de Ponto

As empresas com mais de 10 empregados devero manter controle de freqncia atravsde livro ou registro de ponto, que demonstre a hora de entrada e sada dos funcionrios.Dever ainda conter pr-assinalado o horrio de almoo e portar a assinatura doempregado. Lembramos que h Convenes Coletivas que exigem a anotao do pontopara qualquer nmero de empregados, o que, alis, um procedimento recomendvel.

4.5.6 - Intervalo para repouso e alimentao

Sempre que a jornada de trabalho for superior a 6 horas contnuas dever ser concedidoum intervalo mnimo de 1 hora para repouso e alimentao. Este intervalo no computado na durao do trabalho e no dever ser superior a 2 horas, exceto se houveracordo escrito que traga a previso dessa possibilidade. Nas jornadas superiores a 4 horase inferiores a seis, dever ser observado intervalo mnimo de 15 minutos. H, ainda,situaes especiais de intervalo, como no caso dos digitadores e de atividadesconsideradas insalubres e/ou perigosas.

4.5.7 - Intervalo entre jornadas

O intervalo entre as jornadas de trabalho no pode ser inferior a 11 horas.

4.5.8 Trabalho da Mulher e do Menor e Categorias Diferenciadas

Embora a Constituio Federal estabelea que homens e mulheres so iguais em direitose deveres, pela prpria diferena natural existente, a legislao estabelece intervalospeculiares ao trabalho da mulher, como, por exemplo, o perodo para amamentao. Damesma forma, o trabalhador menor, sobretudo o estudante, tem direitos especiaisassegurados, tanto pela CLT, quanto por acordos e convenes coletivas. Igualmente, aschamadas categorias diferenciadas (telefonistas, ascensoristas, etc.) contam comintervalos e jornadas especficas, at pelas condies prprias de determinadas atividadese tarefas.

4.6 Remunerao

4.6.1 Pagamento dos salrios

A periodicidade do pagamento de salrios no pode ser superior a 1 ms, devendo serefetuado at o 5 dia til do ms subseqente ao vencido.

4.6.2 Adiantamento Salarial

A quase totalidade das convenes coletivas e os prprios usos e costumes do mercadodeterminam a concesso de adiantamento salarial, cuja data varia de empresa paraempresa e de acordo com a data em que efetuado o pagamento mencionado no item4.6.1.

4.6.3 Itens que integram os salrios


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Livro ou Fichas de Registro de Empregados devero ser apresentados fiscalizao,sempre que solicitados.

4.8.2 - Normas Regulamentadoras

Com o fim de criar regulamentos de Segurana, Higiene e Medicina do Trabalho, foram

institudas as NR - Normas Regulamentadoras. As mesmas dispem sobre vrios aspectosvoltados a diminuir os riscos de insalubridade e periculosidade nos ambientes de trabalho.Dentre os principais aspectos que as NR abordam, ressaltamos:

PCMSO Programa de Controle Mdico de Sade Ocupacional PPRA Programa de Preveno de Riscos Ambientais CIPA Comisso Interna de Preveno de Acidentes EPI Equipamentos de Proteo Individual

4.8.3 Estojo de Primeiros Socorros

O empregador dever manter em cada um de seus estabelecimentos o material necessrio

prestao de primeiros socorros, de acordo com o risco da atividade. Este material deveser guardado em local adequado e aos cuidados de pessoa treinada para esse fim.

4.9 INSCRIO DOS SCIOS OU DIRETORES NA PREVIDNCIA SOCIAL

So segurados obrigatrios da previdncia social, na qualidade de contribuintes individuais, asseguintes pessoas fsicas: diretor no empregado e o membro de conselho de administrao nasociedade annima; todos os scios, nas sociedades em nome coletivo e de capital e indstria; oscio gerente e o scio cotista que recebam remunerao decorrente de seu trabalho na sociedadepor cotas de responsabilidade limitada, urbana ou rural.

Para tais segurados filiados at 28.11.99, a contribuio previdenciria ser correspondente a 20%(vinte por cento) dos valores constantes de uma escala de salrios-base, dividida em classesvariveis entre R$ 260,00 e R$ 2.508,72, cuja progresso decorre do tempo de contribuio emcada uma delas.

O contribuinte individual inscrito aps 28.11.99 dever contribuir obrigatoriamente sobre o valortotal da remunerao percebida decorrente do trabalho (pr-labore).

4.10 Penalidades

As multas por infrao legislao trabalhista e previdenciria podero variar entre 7,5657 e7.565,6943 UFIR, dependendo da Infrao. Consulte sempre nossa organizao contbil.

5 SERVIOS DE TERCEIROS

Toda e qualquer atividade empresarial pode utilizar-se de servios contratados de terceiros, a saber:

5.1 Pessoas Fsicas

Pessoas Fsicas inscritas so aquelas que esto registradas como autnomas nas PrefeiturasMunicipais, e junto ao INSS, e devem apresentar RPA (recibo de pagamento a autnomos), NotaFiscal de Servios ou Recibos.

Os cuidados na contratao desses profissionais so os seguintes:

Exigir, e se preciso emitir o competente RPA (recibo de pagamento a autnomo),descrevendo adequadamente os servios prestados, todos os dados cadastrais do prestador

dos servios, incluindo RG, CPF, endereo completo, pois essas informaes seronecessrias no eventual preenchimento da GFIP, DIRF, bem como ao fornecimento doinforme de rendimentos obrigatrios;


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Descontar dos valores a serem pagos pela fonte, do Imposto de Renda Devido, quandocouber, de acordo com a tabela de incidncia desse tributo e exigir a declarao dedependentes do Imposto de Renda para os casos que assim o exigirem;

O valor bruto dos servios prestados deve ser includo na base de clculo do INSS a fim degarantir o recolhimento da quota previdenciria.

Alguns cuidados especiais e adicionais devem ainda ser considerados no tocante s legislaesprevidencirias e trabalhista:

A legislao trabalhista e previdenciria poder interpretar o pagamento com habitualidade comosendo decorrente de vnculo empregatcio, se a relao apresentar as caractersticas prprias paratanto, implicando em srios riscos de aes trabalhistas ou autuaes administrativas, sendonecessrios cuidados especiais na administrao desses casos.

5.2 Pessoas Jurdicas

A empresa que se utilizar da contratao de servios prestados por pessoas jurdicas deve atentarpara os seguintes detalhes:

Elaborao de contrato de prestao de servios, estabelecendo todas as condies bsicas, afim de assegurar as responsabilidades profissionais envolvidas, alm das demais situaes;

Exigir a devida nota fiscal de servios ou documento hbil; Exigir recibo de pagamento inclusive dos adiantamentos efetuados; Verificar se a prestao de servio est sujeita reteno do Imposto de Renda na Fonte, de

1,5 % pela lista das 40 atividades, bem como das atividades sujeitas a 1,0 % e casosespeciais de auto-reteno;

Verificar se a prestao de servio est sujeita reteno do INSS nos casos previstos em lei,que de 11%, e em caso afirmativo descontar o valor desse imposto.

Receitas (Notas emitidas)O correto a emisso de notas fiscais de todas as mercadorias vendidas e/ou servios

prestados.Essa a nica forma de no ter problemas com a fiscalizao.

DEVERO CONSTAR OS SEGUINTES DADOS:

Nmero do CPF NOTAS FISCAIS DE VENDA AOS CONSUMIDORES FINAIS (D1) Nome do comprador Data da venda Discriminao das mercadorias Preo unitrio Quantidade de mercadorias Preo total Quantidade de vias ideais (3), sendo:

1 via para comprador,2 via para contabilidade,3 via para controle fiscal, que dever permanecer no bloco.


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NOTAS FISCAIS DE VENDA DE MERCADORIAS P/ COMERCIALIZAO

Preo unitrio Razo Social da empresa compradora Endereo da empresa compradora

CNPJ/MF da empresa compradora Inscrio Estadual da empresa compradora Data da venda Quantidade de mercadorias Discriminao das mercadorias Preo unitrio Preo total No local do destaque do ICMS colocar o valor Quantidade de vias ideais ( 4 ), sendo:

1 via para a empresa compradora2 via para fiscalizao3 via para contabilidade, para vendas fora do estado dever vir uma cpia4 via para controle fiscal, que dever acompanhar a 1 via para vendas dentro e fora

do estado.


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Relao de Documentos Exigidos Quando daFiscalizao Estadual

1. Livro de Entradas;2. Livro de Sadas;3. Livro de Apurao do ICMS;4. Autorizao de Impresso de Documentos Fiscais

(AIDF);5. Tales de Notas Fiscais Modelo 1 e D-1 para venda ao

consumidor;6. Pedido de Uso Eletrnico por Processamento de Dados

dos Livros Fiscais;7. Livro de Termos de Ocorrncia Modelo 6;8. Notas Fiscais de Entrada;

9. Livro de Inventrio;10.GIAS de ICMS;11.DIPAM;12.Arquivo Magntico;13.Pedido de Uso Eletrnico por Processamento de Dados de

Notas Fiscais;14.Documento de Interveno da Mquina de ECF;15.Reduo Z;16.Mapa Resumo;

O item 13 exclusivo para quem

emiti Nota fiscal Informatizada e os

itens 14 a 16 para quem utiliza a

mquina de cupom fiscal.


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Procedimentos para Confeco de NotasFiscais

CONTROL DIGI CONT BIL


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Procedimentos para Emisso de Notas FiscaisVendas

1. A nota fiscal de sada, modelo 1, deve ser emitida no ato dasada da mercadoria ou da prestao de servios, em 5 vias.

S poder dar sada de uma mercadoria com nota fiscal, sehouve a entrada da mesma com nota fiscal;

2. TODOS os campos da NF devem ser preenchidos.3. A informao correta da I.E. e do CNPJ, de

responsabilidade do emitente.

4. Todas as vias da NF devem estar legveis.5. No pode haver rasuras, principalmente nas datas de

emisso e de sada.6. Uma ME ou uma EPP enquadrada no Simples Nacional no

transfere crdito de ICMS.7. Deve ser consultado no Sintegra se o cliente encontra-se em

situao regular.

Preencher cdigo origem da mercadoria:

0 Nacional.

1 Estrangeira importao direta2 - Estrangeira - adquirida no mercadointerno.

Tributao pelo ICMS:

00 Tributada integralmente;10 Tributada e com cobrana do ICMSpor substituio tributria;20 Com reduo de base de calculo;30 Isenta ou no tributada e com

cobrana do ICMS porsubstituio tributria;40 Isenta;


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41 No Tributada;50 Suspenso;51 Diferimento;60 ICMS cobrado anteriormente porsubstituio;

70 Com Reduo de base de calculo e cobrana doICMS porsubstituio.90 Outras.

Calma, o pessoal

da Control Digi,vai a orientar.


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Procedimentos para Emisso de NotasFiscais Devoluo


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www.controldi i.com.br


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ALQUOTAS DO ICMS POR REGIO DO PAS.EMPRESAS ESTABELECIDA EM SO PAULO

Regio Norte 7% (em verde)Acre (AC), Amap (AP), Amazonas (AM), Par (PA), Rondnia (RO), Roraima (RR) e Tocantins.

Regio Nordeste 7% (em vermelho)Alagoas (AL), Bahia (BA), Cear (CE), Maranho (MA), Piau (PI), Paraba (PB), Rio Grande do Norte (RN), Sergipe(SE) e Pernambuco (PE).

Regio Centro-Oeste 7% (em marrom)Gois (GO), Mato Grosso do Sul (MS), Mato Grosso (MT) e o Distrito Federal (DF)

Regio Sudeste 12% (em amarelo)Minas Gerais (MG) e Rio de Janeiro (RJ). Exceto para o Espirito Santo (ES) onde a alquota de 7%.

Regio Sul 12% (em azul)Paran (PR), Santa Catarina (SC) e Rio Grande do Sul (RS).

So Paulo 18% (em laranja)Alquota interna


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Procedimentos para envio de documentos aCONTROL DIGI CONTBIL

Ento Veja:

Todo dia 1 a CONTROL DIGI enviar, um

portador, totalmente indentiifcado para

fazer a retirada dos documentos fiscais

(NFs) do ms anterior, em malote

padronizado.

Bom esses documentos devero estar legveis e em perfeito estado para que seja feita a escriturao. Os

documentos que devero ser enviados esto abaixo...veja!

1 via das notas fiscais de compra

3 via do talo modelo 1

3 via das notas emitidas por processamento de dados (venda fora do estado somente cpia da 3 via)

3 via das notas fiscais de servios

Impostos pagos

NFs Servi os Tomados


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6 Documentos Referentes Movimentao Bancria

Um bom controle da documentao que envolve as movimentaes e operaes bancrias imprescindvel para a realizao de um bom trabalho de contabilidade, uma vez que estas operaesrepresentam a quase totalidade da movimentao contbil e financeira das empresas.

Essas operaes so as seguintes:

Pagamentos; Recebimentos; Emprstimos Bancrios; Descontos de Ttulos; Cobrana Bancria; Leasing; Despesas Bancrias;

Outras operaes.

6.1 - Pagamentos

Estas operaes compreendem todas as formas de efetuarmos pagamentos de qualquer natureza,atravs da rede bancria, prtica absolutamente usual nos dias de hoje, com alternativas que vodesde um cheque at procedimentos via Internet e os chamados home banking.

Independente da forma adotada para os pagamentos bancrios que toda empresa pratica, a mesmadeve manter em seus arquivos cpia do documento de pagamento (cpia de cheque, reciboeletrnico, etc..) anexando todos os comprovantes dos pagamentos efetuados (duplicata, ttulo,depsito, guias de recolhimento de impostos e contribuies, etc..).

6.2 - Recebimentos

Estas operaes compreendem todas as formas de recebermos valores de qualquer natureza,incluindo depsitos de ttulos provenientes de vendas de bens e servios, antecipaes de clientes eterceiros.

Os valores constantes dos extratos bancrios a esse ttulo devem ser documentados de forma apermitir a clara identificao do valor recebido, da sua natureza, dos dados do remetente,individualizado por documento (nota fiscal, fatura, duplicata, pedido, etc..).

Os depsitos bancrios devem ter indicao no seu verso ou em documento apartado, de todasinformaes necessrias ao seu bom controle.

Os demais crditos ocorridos na movimentao bancria (emprstimos, adiantamentos, etc.)devem igualmente ser identificados e documentados pelo departamento financeiro e os eventuais

valores a identificar devem ser objeto de controles internos que definam em curto espao detempo como trat-los nos registros financeiros e contbeis.

6.3 - Emprstimos Bancrios

Estas operaes compreendem todas as formas de emprstimos que podem ser obtidos junto aomercado financeiro.

O departamento financeiro deve documentar de maneira sumria as principais caractersticas decada contrato, a fim de dar cincia a todos os envolvidos, tais como:


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Tipo e natureza do contrato; Valor do emprstimo; Prazos de vencimento; Prazos de carncia; Encargos (juros, spread, etc..); Garantias; Outras que julgar conveniente.

Esse resumo sumrio, anexado cpia do contrato deve ser encaminhado nossa empresa para quetenhamos subsdios adequados ao registro correto das operaes.

7 - DESPESAS E CUSTOS

Este tpico tem por objetivo esclarecer nossos clientes quanto a contabilizao das despesas/custos,e como document-la perante a legislao fiscal.

7.1- As despesas/custos realizadas devero estar OBRIGATORIAMENTE relacionadas com aatividade da empresa e devem ser comprovadas por meio de documentao idnea, notas fiscaisou recibos, emitidas sempre em nome da empresa, com data do evento, valor, discriminao dos

itens ou servios e sua devida quitao. Ex.: Nunca deveremos lanar despesas de manutenode veculos, se a empresa no possui absolutamente nenhum veculo.

7.2- Observar que determinadas despesas/custos sofrem reteno pela fonte pagadora deIRRF/INSS/ISS, devendo ser enviadas em tempo hbil nossa organizao contbil para clculodos mesmos. Ex: Recibo de aluguel, RPA recibo de pagamento autnomos, etc..

7.3- As empresas comerciais e industriais devero enviar cpias das contas de luz e telefone nossa organizao contbil juntamente com as notas fiscais de compra e de venda paraaproveitamento do crdito fiscal de ICMS.

7.4- A legislao no aceita nota fiscal simplificada ou tquete de caixa como documento

comprobatrio de despesa. Somente o cupom emitido pelo ECF (emissor de cupom fiscal)juntamente com as notas fiscais e recibos diversos so reconhecidos pela legislao .

7.5- Se possvel, todas as despesas e custos devero ser pagas com cheque nominal.

7.6- Para empresas que mantm atividade externa na realizao de seus negcios oumanuteno em seus clientes, permitido a elaborao de relatrio peridico de despesas,contendo todas as atividades efetuadas naquele perodo (clientes visitados, distncia em Km sefor no mesmo municpio ou prximo, txi, refeies, gorjetas, passagens areas quandoutilizadas, etc.), sempre com todos os comprovantes anexos.

7.7- Para despesas e custos de manuteno permanente e peridica, exigir contrato dasempresas que as realizam. Ex.: Manuteno dos computadores, dos aparelhos de ar

condicionado, etc..

OBSERVAO:Qualquer dvida que eventualmente aparea na apresentao dos documentos para seremlanados em despesas/custos, etc., consulte sempre o nosso Depto. Contbil.

8. ESTOQUES

8.1 CONCEITO

O estoque representado pelo conjunto de: matrias primas, produtos em fabricao, produtosprontos, material de aplicao e material de embalagem, nas indstrias; e pelas mercadorias nasempresas comerciais.


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8.2 - INVENTRIO

Os produtos e mercadorias acima mencionados, bem como os mesmos itens em poder de terceiros eos de terceiros em poder da empresa, existentes no fim do perodo (anual ou trimestral, conforme oregime tributrio do contribuinte), devem ser relacionados observando-se os seguintes itens:quantidade, unidade, discriminao, preo unitrio e valor total.

Essa relao servir para a escriturao do Livro de Registro de Inventrio, obrigatrio pelalegislao federal e estadual, e necessrio para a apurao do resultado do exerccio (lucro ouprejuzo).

Para a avaliao dos estoques, de matrias primas e mercadorias, regra geral, utiliza-se o customdio ponderado, ou o PEPS (Primeiro a Entrar, Primeiro a Sair), porm existem outros mtodosaceitos pela legislao, bem como outras formas de avaliao praticadas em situaes especificas.

Consulte nosso departamento contbil no caso de dvida sobre o melhor mtodo.

A legislao do Estado de So Paulo concede prazo de 60 dias para a escriturao do estoque noLivro de Registro de Inventrio, enquanto a legislao federal vaga quando determina que o oinventrio ser escriturado no trmino do perodo. A falta de escriturao do Livro de Registro deInventrio e do livro de Controle da Produo e do Estoque , sujeitam o contribuinte a multaelevada.

O inventrio fsico (contagem dos estoques existentes no fim do perodo) deve coincidir com aapurao escritural (estoque inicial, mais compras no perodo, menos vendas no mesmo perodo,igual a estoque final) e as possveis diferenas devem ser justificadas sob pena de autuao pelofisco.Alguns percentuais para perdas (quebra de estoque) so aceitos pela legislao, variando emconformidade com o produto ou mercadoria ou em razo de situaes especiais. Consulte nossodepartamento contbil para maiores esclarecimentos.A destruio de produtos ou mercadorias inservveis (estragados, deteriorados, obsoletos, etc.),

deve ser comunicada antecipadamente Receita Federal, e os impostos creditados por ocasio dacompra, devero ser estornados.As empresas construtoras que possuam material de construo a ser aplicado nas obras no exerccioseguinte, bem como, os imveis prontos e ainda no vendidos, devero tambm ser relacionados noLivro de Registro de Inventrio, para fins de registro e apurao de resultado no fim do exerccio.Os bens que compe o imobilizado da empresa, tais como: maquinas, moveis, veculos, etc., noprecisam ser relacionados no Livro de Registro de Inventrio.

9- COMPRAS, TRANSFERNCIAS E BENEFICIAMENTOS DE MERCADORIAS E PRODUTOS.

As compras de matrias-primas, mercadorias e materiais secundrios iro gerar para as empresascrditos tributrios passveis de compensao, de acordo com o tipo e ramo de atividade.

As compras devero ser necessariamente lastreadas por notas fiscais contendo as informaesprevistas na legislao, tais como: tipo da operao, dados do adquirente, condies de pagamento,descrio dos produtos e destaques dos impostos incidentes, no esquecendo de anotar a data derecebimento da mercadoria.

vedada a utilizao de alguns cupons fiscais, tquetes emitidos por caixas registradores e notasfiscais simplificadas.

9.1 - ESCRITURAO DOS LIVROS FISCAIS

As notas fiscais de compras devero ser escrituradas em livros prprios. Para tanto faz-se necessrioo envio peridico da primeira via, organizao contbil, sob protocolo especial para esse fim,conforme o acordado no contrato de prestao de servios.


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9.2 - CLASSIFICAO

A melhor classificao de uma compra, sem sombra de dvida, realizada pelo prprio comprador,pois este sabe para que e porqu a fez. Assim sendo, recomenda-se a utilizao de um carimboprprio para este fim.

9.3 - CONTROLE FINANCEIRO DAS COMPRAS

Por determinao legal e para atender aos aspectos gerenciais, as compras devero ser controladasseparadamente em: vista e a prazo.

As compras vista devero ser acompanhadas da cpia do cheque utilizado para o pagamento, sepagas por este meio ou com uma anotao da utilizao de dinheiro no referido pagamento, esempre vir acompanhadas da respectiva duplicata quitada, recibo de pagamento ou utilizao de umcarimbo prprio, esclarecendo quanto sua quitao. Salientamos que a simples referncia devenda vista, no quita a nota fiscal.

9.4 - TRANSFERNCIAS E REMESSAS

Os recebimentos de mercadorias em transferncias de depsitos ou filiais, e os recebimentos porremessas de ou para conserto ou industrializao, previstos na legislao vigente devero receberuma orientao especial de nossa organizao contbil.

9.5 - DEVOLUES DE COMPRAS

As devolues de compras devem receber um tratamento prprio, nos termos da legislao fiscal,devendo receber uma orientao especial de nossa organizao contbil.

ATIVO

IMOBILIZADO10. IMOBILIZADO - AQUISIO E VENDA

10.1 - CONCEITO

Imobilizado o conjunto de bens e direitos que a empresa necessita para funcionar. Exemplos debens: imveis (terrenos, edifcios e construes), maquinas, computadores, moveis, instalaes eferramentas. Exemplos de direitos: marcas, patentes e direito de uso.

10.2 - AQUISIO

Na compra de bens e direitos exija o comprovante da aquisio (nota fiscal, escritura, recibo, etc.).

O original ou uma cpia dever ser enviada nossa organizao contbil para registro fiscal econtbil. Se tiver qualquer dvida sobre o documento, consulte um dos nossos scios.

Na compra de veculo de pessoa jurdica, tire uma cpia da nota fiscal, e na compra de particular,tire uma cpia autenticada, frente e verso, do documento de transferncia aps o reconhecimentoda firma e antes de envia-lo para efetivar a transferncia.

Na aquisio de bens pelo valor residual ao trmino do arrendamento (leasing), exija, tambm, anota fiscal correspondente.

No se esquea que a nota fiscal comprovante de venda, no comprovante de pagamento. Exijado vendedor o correspondente recibo ou duplicata quitada para sua segurana.


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Quando a compra for de valor significativo: imvel, veiculo, mquina, etc., consulte um dos nossosscios sobre as implicaes legais e tributrias e sobre as diversas modalidades de aquisio:a vista,a prazo, financiada, leasing, etc., antes de efetivar o negcio.

Antes de iniciar a construo ou reforma de imvel, consulte-nos, pois alm de diversas exignciasburocrticas h incidncia de tributos e contribuies (INSS, FGTS, ISS etc.).

No caso de benfeitorias em imvel de terceiros (construo, reforma, ampliao), consulte-nos sobreas implicaes relacionadas com esse tipo especial de imobilizao.

10.3 - VENDA

Na venda de bens ou direitos, pode ocorrer lucro ou prejuzo.

Antes de concretizar uma venda consulte-nos sobre o valor do bem a ser vendido pois ele pode tersofrido alteraes em razo de atualizaes e depreciaes.

Se houver lucro haver tributao em conformidade com o regime tributrio escolhido pelo

contribuinte.Na venda de veculo emita nota fiscal ou, se estiver desobrigado, tire cpia do documento detransferencia aps assin-lo e reconhecer a firma e antes de entreg-lo ao comprador.

Toda venda dever estar amparada por documentao prpria, tal como: contrato ou escritura parabens imveis, nota fiscal ou recibo para bens mveis e direitos, alm de outros especficos paradeterminadas operaes.

No caso de bens sinistrados cuja indenizao for paga por companhia de seguro , enviar original oucpia do comprovante do valor recebido. recomendado o arquivo em separado dos comprovantes de compras para o ativo imobilizado.

11- VENDAS E CIRCULAO DE PRODUTOS E MERCADORIAS, E PRESTAO DE SERVIOS

As vendas de produtos, mercadorias e servios iro gerar para as empresas, a obrigao depagamento de vrios impostos , tais como IPI, ICMS, ISS, PIS E CONFINS ; e ,

Se optante pela modalidade do lucro presumido, as vendas comporo a base de clculo para aapurao do IRPJ ( imposto de renda da pessoa jurdica ) e da CSLL ( contribuio social sobre olucro lquido ) ; e-

-Se optante pelo Simples Nacional, as ME ou EPP, pagaro esse imposto com base nas suas vendase/ou servios, j estando incluso nestes impostos com relao ao ICMS.

As notas fiscais devero ser emitidas em conformidade com a legislao vigente, em modelosprprios, destacando-se principalmente o tipo de operao, os dados do adquirente, as condies depagamento, os produtos comercializados e os impostos incidentes na referida operao.

O cancelamento dos documentos fiscais merece tratamento especfico. Consulte o nossodepartamento fiscal. obrigatria a guarda da via fixa da nota fiscal em ordem numrica seqencial.

Alertamos que o destaque do talonrio da nota fiscal dever ser efetuado no momento da sada dasmercadorias, sendo necessria a assinatura do recebedor no respectivo canhoto.

As vendas a prazo devero ser identificadas quanto a sua forma de recebimento, ou seja, dinheiro,cheques, cheques pr-datados, cobrana bancria, carto de crdito, etc.

11.1 - ESCRITURAO DOS LIVROS FISCAIS


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As notas fiscais, bem como os cupons fiscais devero ser escriturados em livros prprio. Para tanto,faz-se necessrio o envio peridico de uma via dos respectivos documentos ou resumo dirio dosequipamentos prprios de cupons fiscais, nossa organizao contbil, utilizando-se um protocoloespecial para esse fim, obedecendo a periodicidade estabelecida em nosso Contrato de Prestao deServios.

11.2 PRESTADORAS DE SERVIOS

Algumas atividades de servios devero destacar o Imposto de Renda e/ou o INSS a ser retido nafonte, nos seus documentos de venda de servios, nos termos de legislaes especficas, consultenosso departamento fiscal.

As empresas dispensadas da emisso da nota fiscal devero emitir o recibo ou documentoequivalente em pelo menos 2 vias enviando uma cpia para nossa organizao contbil para odevido registro contbil.

11.3 - TRANSFERNCIAS E REMESSAS

As transferncias para depsitos ou filiais, bem como as remessas para beneficiamento, conserto ouretorno de remessas recebidas anteriormente, ficam obrigadas situaes especficas, devendo serconsultada a organizao contbil, sobre os aspectos tributrios e consideraes especiais.

11.4 DEVOLUES DE VENDAS

A legislao prev condies e especificaes legais prprias s devolues de vendas, devendo serconsultada a organizao contbil, sobre os aspectos tributrios e consideraes especiais.

12- RECOLHIMENTO DE TRIBUTOS

Este tpico tem por objetivo orientar nossos clientes sobre quais so os principais tributosexistentes, e os cuidados que se deve ter na liquidao e guarda desses documentos.

12.1- Esteja atento ao prazo de recolhimento de todos os seus tributos. Procure pag-los dentro dosprazos estabelecidos por lei. Se no o fizer fique ciente de que incidir multa, juros de mora ecorreo a ser aplicado na efetiva liquidao do tributo, bem como de eventuais notificaes efiscalizaes que podero ocorrer em funo do no pagamento do mesmo.

12.2- Enviar mensalmente para a contabilidade as guias quitadas no ms imediatamente anterior,para que se efetue o lanamento de baixa das mesmas.

12.3- Apresentamos adiante relao dos principais tributos classificados por esfera de governo,cdigo e vencimento:

TRIBUTOS FEDERAIS CDIGO VENCIMENTO

SIMPLES NACIONAL - DAS S/COD DIA 15 *

INSS GPS/FUNCIONRIO/PR-LABORE 2003/outros# DIA 10 *

GFIP FGTS 0115/outros# DIA 07 *

* do ms seguinte ao fato gerador (Poder haver alterao sem prvio aviso)#existem outros para diversas situaes, consulte nosso departamento pessoalOBS: ANTECIPA-SE o recolhimento dos tributos federais quando o vcto. cai em feriado ou fim de

semana, EXCETO no INSS; nestes casos PRORROGA-SE.


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TRIBUTOS MUNICIPAIS SANTO ANDR - PERODO VENCIMENTO

ISS- SOBRE FATURAMENTO # MENSAL DIA 20 *

* do ms seguinte ao fato gerador

# empresas no Simples Nacional recolhem o ISS juntamente com o DAS Simples Nacional

IMPORTANTE:

QUALQUER DVIDA QUE EVENTUALMENTE APAREA, NA CONFERNCIA DAS GUIAS PARAPAGAMENTO, ETC.., CONSULTE SEMPRE A NOSSA ORGANIZAO CONTBIL.

13 ARQUIVO

Os documentos podem ser divididos em duas categorias para fins de arquivos: DocumentosContbeis e Documentos Legais:

13.1 - DOCUMENTOS CONTBEIS

Os documentos contbeis devem ser arquivados em ordem cronolgica de data, em alguns casos emordem cronolgica de lanamentos nos livros fiscais, separados e arquivados por ms , por trimestreou por ano , de conformidade com o volume de documentos de cada empresa .Os principais documentos contbeis so:

notas de compra/servios notas de vendas/servios extratos bancrios duplicatas pagas comprovantes de despesas/custos cpias de cheques comprovantes de dbitos/crditos bancrios outros documentos contabilizados

13.2 - DOCUMENTOS LEGAIS

Os documentos legais podem ser divididos e arquivados em 8 setores distintos:

100 - FEDERAL200 - ESTADUAL300 - MUNICIPAL400 - MINISTRIO DO TRABALHO500 - CONTRATOS600 - INSS700 - SINDICAL800 - DIVERSOS

Por sua vez, cada setor dividido em:

100 FEDERAL

101 - Cadastro Geral de Contribuintes (CNPJ)102 - Declarao do Imposto de Renda - Pessoa Jurdica103 - Ficha de Alterao do CNPJ

104 - Pedido de Restabelecimento do CNPJ105 - Certido Negativa do Imposto de Renda e CRJF106 - Comunicaes de Aumento de Capital


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107 - Demonstrativos dos Duodcimos108 - CAIF109 - Comunicaes de IPI e IRPJ110 - DIRF111 - Carto do CNPJ112 - Notificaes - Auto de Infraes

113 - Baixa do CNPJ114 - Certido Negativa por Encerramento de Atividades115 - Programa de Alimentao ao Trabalhador116 - DNER117 - Defesas118 - Utilidade Pblica119 - Parcelamentos120 - Termo de Opo - Simples121 - Autorizao do DAC122 - IPEM123 - Diviso de Censura de Diverses Pblicas124 - CADE - SDE

200 ESTADUAL

201 - Declarao Cadastral (DECA)202 - Declarao para Codificao de Atividade Econmica (DECAE)203 - Declarao do Movimento Econmico Fiscal (DEMF)204 - ndice de Participao dos Municpios (DIPAM)205 - Licena da CETESB206 - Demonstrativo das Operaes Interestaduais207 - Certido Negativa do ICM208 - Autorizao para Confeco de Notas Fiscais209 - Auto de infrao

210 - Parcelamento do ICM211 - Notificaes212 - FIC - Ficha de Inscrio do Contribuinte213 - Declaraes214 - Alvar de Utilizao - Secr. Sade215 - Modelos de Notas Fiscais216 - Comprovao ZONA FRANCA217 - Conselho Regional de Educao218 - Secretaria de Segurana Pblica (Registro Arma)219 - IBDF - IBAMA220 - Defesas221 - Licena da Diviso do Exerccio Profissional222 - Utilidade Pblica223 - Declarao de Microempresa224 - Laudos Tcnicos225 - Pedido/ Comunicao Uso Processamento de Dados226 - Vigilncia Sanitria

300 MUNICIPAL

301 - Guia de Inscrio ou Atualizao302 - Ficha de Inscrio no CCM303 - Taxas de Licena304 - Certido Negativa do ISS305 - Declarao Anual do Movimento Econmico (DAME)

306 - Cadastramento de Anncios (CADAN)307 - Pedido de Vistoria308 - Comunicados


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309 - Imposto Predial310 - Auto de Infrao e Intimao311 - Autorizao para Impresso de Notas Fiscais312 - Habite-se / Auto Vistoria313 - Alvar de Funcionamento314 - Defesas

315 - Utilidade Pblica316 - Declarao de Microempresa317 - Parcelamentos318 - Cancelamentos319 - CONTRU/FICAM320 - Regime Especial

400 - MINISTRIO DO TRABALHO

401 - Cadastro de Empresas402 - Relao de Empregados Menores403 - RAIS / DCPIS404 - CIPA405 - Certificados de Aprendizagem SENAI406 - Reclamaes Trabalhistas - Defesas407 - Notificaes/ Processos/ Autos de Infrao408 - Certificados de Aprovao das Instalaes - CAI/DI409 - Defesas410 - Acordo de Compensao411 - Laudos Tcnicos

500 CONTRATOS

501 - Contrato Social - Ata de Constituio502 - Alteraes de Contrato

503 - Contrato de Locao504 - Contrato de Uso de Veculos505 - Cadastro da JUCESP506 - Contrato de Assessoria507 - Contrato de Prestao de Servios508 - Reunies509 - Publicaes em Jornais510 - Atas511 - Contratos Diversos512 - Comprovante de Cauo de Locao513 - Certido Breve Relato - JUCESP514 - Xerox das Exigncias - JUCESP515 - Declarao de Alienao de Participaes Societrias516 - Baixa de Firma Individual p/ Transformao em LTDA.517 - Notificaes518 - Defesas519 - Recadastramento - So Paulo Firma520 - Buscas Jucesp/Cartrios

600 INSS

601 - Pedido de Matrcula (Inicial)602 - Certificado de Matrcula603 - Cpia Autenticada de Registros Contbeis (CARC)

604 - Certificado de Regularidade de Situao605 - Certificado de Quitao606 - Certificado de Taxa de Seguro


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607 - Demonstrativo dos Salrios de Contribuio608 - C..B.609 - Alteraes: Nome, Endereo, CGC610 - Declaraes de Rendimento do INSS611 - Comprovante Inscrio Contribuio Individual612 - Carns dos Scios

613 - Recadastramento614 - Autos de Infrao615 - Defesas616 - SESI617 - Termo Ao Fiscal TAF618 - Parcelamentos

700 SINDICAL

701 - Contribuio Sindical e Assistencial do Empregador702 - Conselho Regional de Farmcia703 - Dissdios Coletivos

704 - Acordos705 - SENAI - CIESP - FIESP706 - FINAME707 - Certides e Registros708 - CRA709 - CORCESP710 - Conselho Regional de Contabilidade711 - CRECI712 - CREA713 - Correspondncia Sindicato Patronal714 - CONAR (Legislao e Processos)715 - SUSEP716 - Certido Negativa de Dbito Salarial

717 - Conselho Regional de Medicina718 - EMBRATUR719 - Conselho Nacional do Cinema

800 DIVERSOS

801 - CACEX803 - Certido de Registro de Capital Estrangeiro804 - Procuraes / Declaraes805 - Balanos e Balancetes806 - Documentos dos Scios ( xerox )807 - Marcas e Patentes

808 - Correspondncias809 - Consultas810 - Certides Negativas - Frum - Cartrios - J.Federal - FGTS811 - Escrituras812 - Apurao do Ativo Imobilizado - TELESP813 - Ajustes de Balano814 - Laudo de Avaliao815 - Relatrios816 - Inventrio817 Depsito Inicial818 Cadastro de Fornecedores e Associaes819 Convocaes820 - Atestado de Residncia e Capacidade Tcnica

821 - Cadastro de Bancos822 - Mapas de Depreciaes823 - Alvars


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824 - Seguros825 - Carta de Fiana826 - Eletrobras827 - BNDES828 - Consrcios

As guias de recolhimento dos impostos e contribuies, bem como outros documentos estodivididos em 5 (cinco) pastas como segue:

PASTA A/1 PASTA B/21- Guias de Recolhimento do INSS 9 - Guias de Apurao e Recolhimento do ICM

2-Guias de Recolhimento e Relao dosEmpregados do FGTS

10 - Guias de Apurao e Recolhimento do IPI

3 -Guias de Recolhimento do IRRF,Pessoas Jurdica e Contribuio Social 11 -

4 - Guias de Recolhimento do ISS 12 -

5 -Cadastro de Admisso e Demisso dosEmpregados 13 - Orientaes e Comunicados

6 - Guias de Recolhimento do PIS,Finsocial e COFINS

14 - Memos Empresa Contbil

7 -Guias de Recolhimento e Relao dosFuncionrios de Contribuio Sindical eAssistencial

15 -

8 - Folhas e Envelopes de Pagamento 16 -

PASTA C/3 PASTA D/4

17- Balanos 25 -Fichas Financeiras e Informes deRendimentos.

18- Balancetes 26 - Folhas de Pagamento e Pr-Labore

19- Cadastros e Declaraes 27 -20- IBGE 28 -21- DCTF 29 -22- 30 -23- 31 -24- 32 - Documentos dos Autnomos

PASTA E/5

FUNCIONRIOS

33- 40 Empregados Desligados34- 40.1 -35- 40.2 -36- 40.3 -37- 40.4 -38- 40.5 -39- 40.6 -

40.7 -40.8 -40.9 -40.10 -


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13.3 PRAZOS PARA GUARDA DE DOCUMENTOS

A legislao estabelece diferentes prazos de manuteno e guarda de documentos e livros fiscais.Existem, inclusive, situaes em que um mesmo documento tem mais de um prazo fixado. Istoocorre em virtude das vrias normas legais e dos vrios ramos envolvidos (societrio, tributrio,trabalhista, previdencirio, etc.).

Consulte as tabelas de temporalidade de guarda de documentos disposio em nossa organizaocontbil.

Atenciosamente,

CONTROL DIGI ASSESSORIA CONTBIL SOCIEDADE SIMPLES LTDACNPJ 07.189.683/0001-16CRC 2SP023643Juliano L. StachiCRC 1SP224040Scio Gerente

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