Manual excel 2007_derecho
Transcript of Manual excel 2007_derecho
UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DEL ESTADO DE HIDALGO
ESCUELA SUPERIOR DE ACTOPAN
COMPUTACIÓN II
Segundo Semestre
Psicología
Julio de 2011
1 Introducción a Excel 2007
Excel es un programa de Microsoft Office que utiliza
hojas de cálculo para la realización de operaciones con
números de forma sencilla e intuitiva.
1.1 Iniciar
Para empezar a trabajar con la aplicación realice los siguientes pasos:
I. Dé clic a
II. Dé clic
III. Seleccione la carpeta
IV. Dé clic al icono de Word .
1.2 Conceptos Básicos de Excel
Microsoft Excel 2007 es un programa que permite realizar operaciones con
números organizados en una cuadrícula, conocida como Hoja de Cálculo.
En una Hoja de Cálculo se puede trabajar con números y texto de manera sencilla,
utilizando una cuadrícula formada por celdas. En cada una de las celdas de la
cuadrícula se introducen números, letras o símbolos.
Excel se utiliza para realizar muchos cálculos:
Elaboración de las cuentas familiares.
Elaboración de presupuestos.
Análisis de datos.
Elaboración de nómina.
Creación de gráficas.
Las hojas de cálculo están compuestas por filas y columnas. Cada una de las filas
se nombra con números y cada una de las columnas con letras. Una Celda se
define mediante la intersección de una Columna y una Fila. La celda se nombra
con la letra de la columna y a continuación el número de su fila.
En el ejemplo mostrado en la imagen
derecha, se pueden observar algunas
de las características básicas de Excel:
- Las columnas se identifican por
medio de letras: A, B, C D, E F...
- Las filas se identifican por
medio de números: 1, 2, 3, 4,...
- La celda F4 muestra una
fórmula que suma los números contenidos en las celdas C4, D4 y E4.
- Se puede usar texto en cualquier celda de la hoja de cálculo.
- También es posible el uso de gráficas, construidas a partir de los datos de
las tablas.".
1.3 Pantalla de trabajo
En Microsoft Excel para conocer los nombres de los diferentes elementos en esta
pantalla, son ubicados con una letra señalando cada elemento. Puede no coincidir
exactamente con la que vemos en el computador: cada usuario puede
personalizar los elementos que quiere ver en cada momento.
Una hoja de cálculo es un programa que se utiliza para realizar cálculos
matemáticos a pequeña o gran escala. Consiste en una serie de datos
distribuidos en celdas dispuestas por filas y columnas. Estos datos pueden ser de
varios tipos y son capaces de relacionarse unos con otros para la resolución final
del cálculo. La hoja de cálculo combina las capacidades de cómputo de la
máquina con sus funciones de interrelación de los datos.
Con respecto a Excel, podemos decir que su función fundamental es ésta, pero
que tiene otras posibilidades añadidas como: incorporación de imágenes,
representaciones gráficas de datos matemáticos, creación de mapas geográficos
con datos e intercambio de información con otros programas de Windows.
A) Botón de Office: Haciendo clic en este botón se desplegara un menú
donde podrás ver las acciones que puedes realizar sobre el documento,
incluyendo guardar, Imprimir o crear uno nuevo.
B) Barra de acceso rápido: Contiene las operaciones más habituales de
Excel. Esta barra puede personalizarse para añadir todos los botones que
necesites.
C) Barra de título: Contiene el nombre del documento sobre el que se está
trabajando en ese momento.
D) Banda de opciones: Contiene todas las opciones del programa agrupadas
en pestañas. Todas las opciones se pueden hacer a partir de estos menús.
En algunos momentos algunas opciones no estarán disponibles, las
reconocerás porque tienen un color atenuado.
E) Barra de Formulas: Se le nombra así porque cuando escribimos una
formula podemos ver el resultado en la celda pero, la fórmula la podemos
seguir viendo en esta barra. La barra de fórmulas permite el acceso al
contenido de una celda para su edición.
F) Columna: una serie de rótulos en forma horizontal, identificadas por la letra
del abecedario.
G) Fila: una serie de rótulos en forma vertical, identificadas por números.
H) Celda: Es la intersección de una fila y columna.
I) Rango: se refiere a un bloque o grupo de celdas.
J) Botones de desplazamiento: Si el libro de Excel tiene bastantes hojas de
cálculo creadas, entonces deberá utilizar los botones de desplazamiento
para poder acceder a cada una de ellas.
K) Barra de etiquetas: Aquí podemos observar de cuantas hojas consta el
documento y además nos permite movernos, por las distintas hojas del libro
de trabajo.
L) Barra de estado: nos muestra si está activo alguna operación de corta,
pegar y también muestra el área de auto calcular de manera automática,
información relevante sobre las celdas seleccionadas.
M) Barra de desplazamiento: Por medio de esta barra podemos movernos a
lo largo y ancho de la hoja de forma rápida y sencilla, simplemente hay que
desplazar la barra arrastrándola con el ratón o hacer clic en los triángulos.
N) Vistas: son las formas de visualizar una hoja de cálculo, existen tres vistas
que son normal, Diseño de página y Vista previa de salto de página.
Ñ) Zoom: es manera para acercar la vista del documento (para alejarla y
reducir el porcentaje de la página).
O) Botones
Botón minimizar: Para minimizar una ventana, haga clic en el botón
Minimizar, en la barra de título de la ventana activa, la ventana del
programa se minimizara en un botón de la barra de tareas de
Windows.
Botón restaurar: Para restaurar una ventana que ha sido minimizada,
siga uno de estos procedimientos: En la barra de tareas de Microsoft
Windows, la barra que contiene el botón Inicio y que aparece de
manera predeterminada en la parte inferior del escritorio, haga clic en
el nombre de la ventana que desea restaurar. Desde un programa
haga clic en Maximizar en la barra de título, una barra horizontal en la
parte superior de la ventana, un cuadro de diálogo o una barra de
herramientas que muestre el nombre del documento, programa o la
barra de herramientas de la ventana que desea restaurar.
Botón cerrar: Si deseas cerrar una ventana del libro de Excel, haga
clic en el botón Cerrar en la esquina superior derecha de la ventana.
2El Menú Contextual
El menú contextual es una característica común de
Excel 2007 y Windows. Cuando el puntero del mouse
se ubica en una celda o elemento gráfico de la hoja de cálculo y se da un clic en el
botón derecho de mouse, se presenta un menú de opciones y comandos que se
pueden ejecutar en el objeto seleccionado.
En la imagen derecha, por ejemplo al seleccionar la celda que contiene texto y al
hacer clic con el botón derecho del mouse, aparece el menú contextual, que
contiene un listado de opciones y comandos que se pueden aplicar para modificar
la celda seleccionada: se puede aplicar formato, borrar contenido, eliminar la
celda, dar otro formato al texto, insertar un comentario, etc.
3Modificaciones al Entorno de Trabajo
Excel cuenta con varios comandos para modificar el ambiente de trabajo. Parte de
estos comandos se encuentran en el menú Vista de la Banda de Opciones:
La opción Mostrar u Ocultar permite
ocultar o mostrar elementos de la hoja
activa. Para la hoja activa mostrada es
posible ocultar las líneas de
cuadrícula, la barra de fórmulas y los
Títulos.
Otra opción del menú Vista, es la
opción Zoom que ayuda a agrandar o
reducir el tamaño de las celdas y su
contenido. El icono Zoom abre el
cuadro de diálogo de Zoom para
especificar el nivel de tamaño del
documento.
El icono Ampliar selección visualiza al tamaño de las celdas
seleccionadas.
Y el icono 100% aplica el zoom de 100% que corresponde al tamaño
estándar de la hoja de cálculo.
4Desplazamiento en las Hojas de Excel
En este tema se explican las diferentes formas que existen en Excel para
desplazarse a través de la hoja de cálculo y a través de las diferentes hojas que
componen el libro de trabajo.
4.1 Desplazamiento en la Hoja de Cálculo
Debido a que la mayoría de las celdas de una hoja de cálculo no son visibles en el
área de la pantalla, es necesario moverse por el documento de manera rápida.
Para desplazarse en la hoja de cálculo se pueden apoyar del teclado o del mouse.
Las teclas activas para poder desplazarse a través de la hoja son:
ACCIÓN TECLADO
Celda Abajo FLECHA ABAJO
Celda Arriba FLECHA ARRIBA
Celda Derecha FLECHA DERECHA
Celda Izquierda FLECHA IZQUIERDA
Pantalla Abajo AVPAG
ACCIÓN TECLADO
Pantalla Arriba REPAG
Celda A1 CTRL+INICIO
Primera celda de la columna activa FIN+FLECHA ARRIBA
Última celda de la columna activa FIN+FLECHA ABAJO
Primera celda de la fila activa FIN+FLECHA
IZQUIERDA o INICIO
Última celda de la fila activa FIN+FLECHA
DERECHA
Cualquiera de las acciones de desplazamiento anteriores, se pueden obtener con
el mouse haciendo clic sobre cualquier celda para convertirla en la celda activa.
4.2 Otras Opciones de Desplazamiento.
En Excel 2007, existen otras formas de desplazamiento en la hoja de cálculo,
además de las empleadas con el teclado:
Escribiendo el nombre de la celda en el cuadro de nombres de la Barra de
Fórmulas.
Utilizando las barras de desplazamiento de la hoja de cálculo.
Y con la función Ir a... del menú desplegable de Buscar y seleccionar.
Cuando se usa el cuadro de nombres de la Barra de Fórmulas, se introduce el
nombre de la celda y a continuación se presiona la tecla Enter para visualizar la
celda escrita.
Otra de las alternativas de Excel para desplazarse por la hoja de cálculo, son las
barras de desplazamiento. Para desplazarse en la hoja se hace clic en los
controles de la barra de desplazamiento vertical y horizontal, hasta ubicar la celda
buscada.
Para aplicar la función Ir a… se hace clic en el icono Buscar y seleccionar, ubicado
en la pestaña de Inicio de la banda de opciones. El menú desplegable contiene la
función Ir a...
Al seleccionar la función Ir a…, se abre un cuadro de
diálogo que contiene dos cuadros de texto:
El cuadro de texto Ir a... contiene las últimas
referencias de las celdas seleccionadas.
En el cuadro de texto Referencia se escribe el
nombre de la celda que se quiere acceder
Después de haber seleccionado una referencia a una
celda ó de haber escrito el nombre de la celda buscada,
se hace clic en Aceptar para activar la celda buscada.
4.3 Movimiento en el Libro de Trabajo
Los libros de trabajo de Excel pueden estar compuestos por varias hojas de cálcul,
para moverse por las hojas que componen el libro de trabajo se utiliza la barra de
etiquetas. La hoja activa, es la hoja en la que estamos trabajando, en el ejemplo,
la hoja activa es la hoja con el nombre ventas.
Para cambiar de hoja activa, es necesario hacer clic sobre la pestaña de la hoja
que se quiere consultar. Los botones ubicados a la izquierda de la barra de
etiquetas sirven para poder ver las pestañas que no se muestran.
El botón: sirve para poder ver la primera hoja del libro trabajo.
El botón: sirve para poder ver la hoja siguiente a las que se muestran.
El botón: sirve para poder ver la última hoja del libro trabajo.
El botón: sirve para poder ver la hoja anterior a las que se muestran.
5Manejo de Datos
En este tema conoceremos las características de los diferentes tipos de datos que
se utilizan dentro de la hoja de cálculo y cómo introducir estos datos en las
celdas. También se revisará el uso de los botones deshacer y rehacer los últimos
comandos que se han aplicado en la hoja de cálculo.
5.1 Tipos de Datos.
Los datos que pueden manejarse con Excel, así como con la mayor parte de las
hojas de cálculo, podrían clasificarse fundamentalmente en tres tipos:
Datos de Texto.
Datos Numéricos.
Datos de Fecha u Hora.
Los datos de texto normalmente, se utilizan como rótulo para
algún gráfico matemático, como títulos, o bien, para
especificar datos de forma concreta utilizando nombres que
los definan, características de los datos de texto en Excel:
Es cualquier combinación de números, espacios y caracteres no numéricos.
Para insertar una línea en una celda, presione la combinación de teclas
ALT + Enter.
Los datos numéricos hacen referencia a los números
capturados en las celdas. Sobre estos números se construyen
los datos más complejos de la hoja de cálculo, características
de los datos numéricos en Excel:
- Son formados por los siguientes caracteres: 0, 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, +, -,
(), /, $, %, E y e.
- El punto se trata como separador de decimales.
- Los números que se introducen en la celda son valores constantes.
- Para los números negativos se escribe el signo menos (-).
- También se pueden encerrar los números entre paréntesis para indicar
que son números negativos.
Los datos de fecha u hora también se pueden introducir en las celdas
de la hoja de cálculo. Ejemplos: 1/12/05, 1-12-05, 5:15 PM, 17:15,
1/12/05 5:15 PM, 15/08/2007, características de los datos de fecha u
hora en Excel:
- Las fechas y horas son tratadas como números.
- Para las fechas se utiliza el separador: /.
- Para las horas se utiliza el separador: :
- La fecha se separa de la hora mediante un espacio cuando se escriben
juntas en la misma celda.
- Las horas y las fechas pueden sumarse, restarse, o quedar incluidas en
otras operaciones.
5.2 Introducción y Modificación de Datos
En Excel 2007 existen tres opciones para introducir datos en una celda:
Utilizando el Cuadro de aceptación ( ) de la barra de fórmulas:
. Cuando se selecciona con el mouse el icono , se
valida el dato introducido en la celda activa y no se desplaza hacia otra
celda.
Utilizando la tecla ENTER. Presionando esta tecla se valida
el dato introducido y la celda activa pasa a ser la que se
encuentra abajo.
Utilizando las teclas de movimiento. Presionando en cualquiera de ellas, se
valida el dato introducido en la celda y la celda activa cambiará
a la dirección que indica la flecha pulsada.
En cada una de las celdas de las hojas de cálculo se pueden introducir textos,
números o fórmulas y los datos introducidos se validan con cualquiera de las tres
opciones antes mencionadas.
Para utilizar la opción del cuadro de aceptación, en primer lugar se selecciona con
el mouse la celda donde se van a introducir los datos, cuando se empieza a
escribir en la celda, se resalta la celda activa y aparecen dos botones en la Barra
de Fórmulas: .
Una vez que se finaliza la escritura del dato de texto, se hace clic en el cuadro de
aceptación ( ) para validarlo.
Cuando se utiliza la tecla ENTER, después de haber seleccionado la celda, se
escribe el dato y se presiona la tecla ENTER para validar el dato numérico
introducido.
El procedimiento que se utiliza para validar los datos con las teclas de
desplazamiento es similar al del uso de la tecla ENTER, con la diferencia de que
la celda activa cambia hacia la dirección que indica la flecha de desplazamiento
utilizada.
Los datos introducidos previamente en una celda de la hoja de cálculo se pueden
modificar o eliminar.
Cuando se desea modificar los datos contenidos en una celda, el primer paso
consiste en seleccionar la celda a modificar con el mouse. A continuación se
activa la barra de fórmulas haciendo clic en el dato a modificar, y una vez
modificado el dato, se hace clic en el cuadro de aceptación ( ) para validar el
dato modificado. También puede utilizarse la
tecla ENTER para realizar la misma función.
Para eliminar los datos es suficiente con presionar la tecla suprimir (Supr)
después de haber seleccionado la celda que contiene el dato que se quiere
eliminar.
5.3 Deshacer y Rehacer
Excel 2007 da la oportunidad de deshacer o rehacer los últimos comandos
aplicados y así regresar a las condiciones que se tenían antes o después de su
aplicación. Esto es de mucha utilidad, ya que permite corregir las equivocaciones
en caso de haber aplicado un comando o acción errónea.
Para aplicar las opciones de deshacer o rehacer se
utilizan los botones deshacer y rehacer de la barra de
acceso rápido:
La opción Deshacer ( ) de la barra de acceso rápido permite deshacer los
últimos comandos aplicados, mientras que la opción Rehacer ( ), repite la
aplicación de los últimos comandos ejecutados. Otra opción de uso de los
comandos Deshacer o Rehacer es hacer clic sobre la flecha de la derecha de los
botones, para elegir hasta donde se quieren deshacer o repetir los últimos
comandos ejecutados.
Para el ejemplo, se hace clic en la flecha derecha del botón
Rehacer y se elige la opción de rehacer escritura de "23" en E8.
Se obtiene el mismo resultado que se obtuvo cuando se hizo clic
tres veces consecutivas en el botón Rehacer.
También se cuenta con la combinación de teclas Ctrl+Z para deshacer el último
comando y la combinación de teclas Ctr+Y para rehacer el último comando.
6 Guardar las Hojas de Excel
Las operaciones con los archivos representan la parte fundamental de las
diferentes actividades realizadas con Excel, ya que permiten acceder a los
diferentes archivos de Excel almacenados en la memoria de la computadora, así
como realizar el respaldo y actualización de los cambios realizados. En este tema
se estudiarán las diferentes herramientas disponibles en Excel 2007 para abrir y
guardar los libros de trabajo. También se verá cómo utilizar las plantillas de Excel
para crear nuevos libros de trabajo.
6.1 Abrir un Libro de Trabajo
En la operación de apertura de libros de Excel existen dos opciones, que se
utilizan de acuerdo a necesidades del usuario:
Abrir un libro de Excel ya existente.
Abrir un libro de trabajo nuevo.
En ambos casos, para iniciar se utiliza el Botón de Office, situado en la
parte superior izquierda de la hoja de cálculo.
La opción de abrir un libro ya existente se utiliza cuando se quiere abrir un libro
que se ha guardado previamente. El libro de Excel que se quiere abrir se busca en
una ubicación específica de las carpetas de Windows. Las actividades que se
realizan para abrir un libro ya existente son las siguientes:
Se selecciona con el mouse el Botón Office y a
continuación la opción Abrir:
Cuando se selecciona la opción abrir, aparece el
cuadro de diálogo Abrir, que permite localizar los
archivos de Excel disponibles mediante una
ventana de exploración de las unidades de disco
de la computadora.
En el siguiente cuadro de diálogo el usuario busca la unidad y carpeta
donde se encuentra localizado el archivo que se quiere abrir.
Una vez localizado el archivo abrir, se hace clic sobre él y después sobre el
botón Abrir del cuadro de diálogo.
Cuando un libro de Excel ya se ha abierto recientemente, se puede buscar en los
Documentos recientes del Botón Office para abrirlo.
Cuando se quiere empezar a trabajar con un libro de Excel
nuevo, se utiliza la opción Nuevo del Botón office.
Se abre el cuadro de diálogo Nuevo libro y se
selecciona con el mouse la opción Libro en blanco.
Por último se hace clic en el botón Crear del cuadro
de diálogo para abrir un nuevo libro de Excel.
6.2 Uso de plantillas
Excel 2007 cuenta con plantillas de libros de trabajo ya elaboradas, que el usuario
puede modificar y adaptarlas a sus necesidades. Una plantilla es un libro de
trabajo que incluye hojas de cálculo con datos y formatos y sirve de modelo para
la creación de libros de Excel.
Se puede empezar a elaborar la hoja de cálculo, usando
una de las plantillas disponibles en Excel para llevar un
control de sus gastos personales, por ejemplo. Para abrir
una plantilla de Excel se utiliza la opción nuevo del Botón
Office.
Cuando se selecciona la opción Plantillas instaladas del cuadro de diálogo Nuevo
libro, aparecen las plantillas disponibles.
Se selecciona la plantilla a utilizar y se hace clic en el botón Crear del cuadro de
diálogo Nuevo libro. El libro de Excel abierto es una copia de la plantilla
seleccionada, que puede empezarse a modificar de acuerdo a las necesidades del
usuario.
6.3 Cerrar un libro de trabajo
Cuando se tienen abiertos uno o varios libros de trabajo de Excel, y se quiere salir
del libro en el que se terminó de trabajar, se puede aplicar la opción de cierre del
documento. La acción de salir de un libro de Excel se conoce como Cierre del
documento.
Existen dos formas de cerrar un libro de trabajo:
- Utilizando el Botón office.
- Mediante el botón cerrar de la barra de menú.
El primer paso para cerrar el libro de trabajo activo utilizando el
Botón de Office, consiste en seleccionarlo con el mouse. A
continuación se selecciona la opción cerrar del Botón Office. Si
en el archivo de Excel se han realizado cambios, se abre el
cuadro de aviso Microsoft Office Excel, preguntando si se quieren
guardar los cambios realizados al archivo.
Seleccionando el botón Sí, se activa el cuadro de diálogo
Guardar como, donde podemos elegir la carpeta y escribir el
nombre del archivo que queremos
guardar. Finalmente se hace clic en el
botón Guardar del cuadro de diálogo
para guardar el documento de Excel.
El libro de trabajo cerrado desaparece y
en su lugar puede aparecer otro que
también se encontraba abierto.
La segunda opción de cerrar un libro de trabajo, consiste en utilizar el botón cerrar
de la barra de menú.
Hay que tener cuidado de no seleccionar el botón cerrar de la barra de
título, ya que este cerraría el programa Excel. Cuando se selecciona el botón
cerrar de la barra de menú, se repite el proceso de guardar los cambios realizados
al archivo, mencionado anteriormente.
6.4 Guardar un Libro de Trabajo
Para evitar pérdida de información de la hoja de cálculo con la que se está
trabajando o cuando se quiera actualizar los cambios realizados en los archivos
electrónicos de la unidad de disco, se utiliza la operación de Guardar. Existen dos
métodos para guardar los trabajos:
Guardar. Se utiliza Guardar cuando el libro ya tiene un nombre y para
actualizar de manera directa los cambios realizados.
Guardar como... Que se utiliza cuando el archivo es nuevo, o se quiere
guardar con un nombre diferente.
Existen tres opciones que puede utilizar el usuario para aplicar la operación
Guardar:
1. Seleccionando el botón Guardar de la Barra de
Acceso Rápido: El archivo se guardará
con el mismo nombre que tenía.
2. Utilizando la opción Guardar del Botón Office.
3. Utilizando la combinación de teclas Ctrl + G.
Para las tres operaciones de Guardar anteriores, el libro de trabajo se actualiza y
se guarda en la misma ubicación de carpeta que tenía al momento de guardar.
El método de guardar libros de trabajo de Excel con la
opción Guardar como... se utiliza cuando, por ejemplo, se
quiere guardar el archivo de nombre “Ventas Ropa” con
el nombre “Ventas Trimestrales”.
Para este caso, se emplea la opción Guardar como… del
Botón Office, que activa el cuadro de diálogo Guardar
como…
En este cuadro de diálogo el usuario busca la unidad y carpeta donde se quiere
guardar el archivo. Para finalizar el guardado del archivo, se escribe el nombre del
archivo y se selecciona el botón Guardar del cuadro de diálogo.
7 Edición de Celdas
La edición de la información contenida en las hojas de cálculo se utiliza para
modificar, alterar, copiar, mover y eliminar los datos que existen en la hoja de
cálculo. Este tema trata sobre los métodos para editar los datos introducidos en
las hojas de cálculo.
En este tema se revisarán algunas herramientas que se utilizan para la edición de
celdas como son el pegado especial, el movimiento y el borrado de celdas.
7.1 Selección de Rango y Copiado
En este tema se verán algunas operaciones básicas que se utilizan en las celdas
de la hoja de cálculo: la selección de rango y copiado. Son operaciones básicas,
ya que muchas de las herramientas que se aplican sobre una hoja de cálculo
requieren de la selección previa de las celdas a las cuales se les va aplicar la
herramienta.
En el caso del copiado de celdas, ayuda en el tiempo de trabajo de construcción
de las hojas de cálculo, ya que las propiedades que contiene una o varias celdas
se pueden multiplicar a otras celdas o a otras hojas de cálculo.
7.2 Selección de filas y columnas
En esta sección se describirá una de las operaciones que se utilizan con mayor
frecuencia en una Hoja de Cálculo: La selección de rango, que consiste en
seleccionar un bloque de celdas de una hoja de cálculo para aplicarles un proceso
similar, por ejemplo: una fórmula, copiado, formato, para graficar, etc.
Para seleccionar filas completas se utilizan las cabeceras de las filas. Para
seleccionar la fila 6, por ejemplo, se hace clic en la cabecera de la fila con
número 6 cuando aparece el cursor: .
Mientras que para seleccionar columnas completas se
hace clic en la cabecera de la columna que se quiere
seleccionar.
Para seleccionar varias filas o columnas continuas, una vez seleccionada la
primera fila o columna, se oprime la tecla Mayúsculas y sin soltarla, se selecciona
la cabecera de la fila o columna donde finaliza la selección. Cuando se finaliza la
selección se suelta la tecla Mayúsculas.
En el ejemplo mostrado se
realizó la selección de
columnas contiguas B a F.
Para seleccionar varios filas o columnas no continuas, una vez seleccionada la
primera fila o columna, se oprime la tecla Control y sin soltarla, se selecciona la
cabecera de la fila o columna de las otras filas o columnas de la selección que
requiere el usuario. Cuando se finaliza la selección se suelta la tecla Control.
En el ejemplo mostrado se realizó la
selección de columnas no contiguas C y
F.
Para seleccionar el rango de toda la hoja de
cálculo, es necesario oprimir el botón seleccionar
todo: , que se localiza en la parte superior
izquierda de la hoja. Al oprimir el botón
seleccionar todo, las cabeceras de filas y
columnas cambian a color azul, lo cuál indica que
están seleccionadas.
7.3 Selección de celdas
Cuando se van a seleccionar celdas, la forma del puntero del ratón
debe de ser de una cruz gruesa blanca:
Para seleccionar una única celda es suficiente con hacer clic sobre la celda a
seleccionar con el botón izquierdo del mouse. La selección de un rango de celdas
continuas o adyacentes utilizando el teclado se puede hacer de acuerdo a las
siguientes instrucciones:
a) Seleccionar la celda donde se quiere empezar la selección.
b) Presionar y mantener presionada la tecla mayúsculas (o CTRL)
c) Dar un clic en la celda donde será el fin del rango de selección.
d) Soltar la tecla mayúscula (o CTRL).
Para seleccionar un conjunto de celdas adyacentes utilizando el mouse, se
presiona el botón izquierdo del mouse en la primera celda a seleccionar, y
manteniendo pulsado el botón del mouse, se arrastra hasta la última celda a
seleccionar. Cuando se ha terminado la selección se suelta el botón izquierdo del
mouse.
Conforme se van seleccionando las celdas y después
de haber terminado la selección, las celdas
seleccionadas aparecen con un marco alrededor y las
cabeceras de filas y columnas cambian a color
anaranjado.
La tecla Control se utiliza para añadir o aumentar rangos de celdas en la hoja de
cálculo. A continuación se describe el uso de la tecla Control y el teclado para
añadir rangos de celdas:
1) Se seleccionan las celdas iniciales del rango utilizando la tecla Mayúsculas.
2) Se suelta la tecla Mayúsculas
3) A continuación se presiona la tecla Control y sin soltarla se selecciona la
celda de inicio del rango que se quiere añadir.
4) Se presiona la tecla Mayúsculas, y sin soltarla, seleccione la celda de
finalización del rango que se quiere agregar.
5) Se repiten los pasos 2 a 6 para seguir agregando rangos de celdas
discontinuos.
Cuando se termina la selección de celdas, es importante no seleccionar ninguna
otra celda, para evitar la pérdida de las celdas seleccionadas.
La tecla control se utiliza también para agregar rangos de celdas a los ya
seleccionados. Para agregar rangos de celdas se presiona la tecla Control, y sin
soltarla, se arrastra la selección de rango con el botón izquierdo del mouse.
Cuando se ha terminado la selección de rango se suelta la tecla Control.
En el ejemplo, se agregó la selección de celdas E8 a la F9, al rango de celdas B5
a la C6.
7.4 Copiado de celdas
El copiado de celdas consiste en duplicar una celda o rango de celdas en otro
lugar de la hoja de cálculo o en otra hoja del libro de Excel. Para copiar unas
celdas a otra posición de la hoja de cálculo, tenemos que realizarlo en dos etapas:
En la primera etapa copiamos al portapapeles
las celdas seleccionadas.
En la segunda etapa pegamos del
portapapeles las celdas en su nueva posición.
La línea de marca alrededor de las celdas seleccionadas nos indica
que se pueden volver a pegar en otro sitio de la hoja, sin
necesidad de volverlas a copiar al portapapeles.
Pulsando la tecla Esc del teclado se elimina la línea de marca alrededor del área
copiada.
Los pasos a realizar para el copiado de celdas son los siguientes:
1) Seleccionar el rango de celdas a copiar.
2) Seleccionar la pestaña Inicio de la Banda de Opciones
3) Seleccione el botón copiar del Portapapeles.
4) Seleccionar la celda donde iniciará el pegado de las celdas
copiadas.
5) Seleccionar el botón Pegar del Portapapeles.
Para el pegado de celdas, solamente se selecciona una celda y Excel ajusta las
celdas pegadas al tamaño y la forma del área destino. La celda seleccionada será
la esquina superior izquierda del área pegada.
Otra opción de copiado es el uso de la combinación de teclas Ctr + C para la
operación de copiar en el portapapeles y la combinación de teclas Ctr + V para
el pegado de celdas.
El copiado de celdas utilizando la combinación de teclas mencionadas sustituye el
uso de los botones copiar y pegar del portapapeles.
7.5 Copiado de fórmulas
El copiado de celdas que contienen fórmulas en una hoja de cálculo se puede
hacer de dos maneras:
Copiado relativo de fórmulas.
Copiado absoluto de fórmulas.
En el copiado relativo de fórmulas, los valores por referencia que contiene la
fórmula se reubicarán en su nueva posición.
En el copiado de fórmulas únicamente se selecciona la celda o celdas que
contienen las fórmulas a pegar, a continuación se selecciona el botón copiar al
portapapeles. Para el pegado de las fórmulas se selecciona el rango destino de
las celdas en donde se quieren pegar las fórmulas copiadas.
Para el ejemplo, las celdas E4 y F4
contienen las fórmulas para calcular el IVA:
= D1 * 0.15
y el TOTAL: = D1 + E1
Por lo que serán las celdas a copiar. Las celdas a donde se quieren pegar las
fórmulas será el rango de celdas E5 a F13.
Durante el copiado relativo de fórmulas, los resultados que se obtienen al copiar
son diferentes al de las celdas originales. Esto se debe a que durante el copiado,
Excel traslada las posiciones a las nuevas referencias pegadas. Para la celda E6
del ejemplo, la fórmula copiada para el IVA: = D6 * 0.15, hará referencia a la celda
D6 y no a la celda D1 original.
El copiado de fórmulas también se puede realizar con la herramienta de pegado
especial que se verá en el siguiente subtema. El copiado absoluto de fórmulas
consiste en fijar permanentemente la referencia a una celda. Como la referencia a
la celda no cambia, al copiarla permanece en su posición original.
En el ejemplo, para copiar la celda G4 del porcentaje de ventas, es necesario fijar
una referencia absoluta de la celda F13 que contiene el total de las ventas
realizadas.
La referencia absoluta de la celda que contiene el total de ventas, se establece
con la notación de signo de pesos ($).
Cuando se copia la fórmula de la celda G4 al rango de celdas: G5 a la G12, la
referencia a la celda F10 se actualiza a su nueva posición, mientras que la
referencia a la celda F13 no cambia debido a que contiene una notación de
referencia absoluta: ($F$13).
Como cambiar el tipo de referencia.
Una opción para cambiar, es realizarlo a mano, cuando se está escribiendo en la
celda la fórmula. Las referencias relativas se escriben tal como aparece la
intersección de la celda con la columna y la fila, por ejemplo: C12.
Para realizar el cambio a la referencia absoluta, debemos anteponer a la
columna y a la fila el signo $ durante la escritura de la fórmula, por ejemplo:
$D$20.
La referencia mixta se obtiene cuando podemos hacer que las filas tengan
referencia relativa y las columnas referencia absoluta o viceversa, por ejemplo:
H$15 ó $H15. Si la referencia absoluta corresponde a la fila, se antepone a la fila
el signo: $, y si la referencia absoluta corresponde a la columna, se antepone a
la columna el signo: $
Otra opción para cambiar el tipo de referencia, es hacerlo cuando se edite la
formula. Se puede realizar esto seleccionando la celda a la que se quiere cambiar
el tipo de referencia y a continuación presionar varias veces la tecla F4 hasta
encontrar el tipo de referencia que necesitamos aplicar sobre la celda.
7.6 Pegado especial
Excel 2007 cuenta con un comando llamado Pegado especial, que sirve para
copiar o mover parte de la información contenida en una celda o grupo de celdas
de una hoja de cálculo.
Para utilizar el Pegado especial, primero se seleccionan la celda o grupo de
celdas a copiar, a continuación se selecciona con el mouse el botón Copiar
de la pestaña Inicio, o bien, se utiliza la combinación de teclado CTRL + C.
Se selecciona con el mouse la celda destino donde iniciará el Pegado especial de
las celdas copiadas al portapapeles, se hace clic en la flecha del botón Pegar de
la pestaña Inicio y se selecciona la opción Pegado especial… del listado
que aparece:
Aparece el cuadro de diálogo de Pegado
especial, que presenta varias opciones,
de las cuales el usuario activa aquellas
que se adapten al tipo de pegado que
quiera aplicar a las celdas destino.
A continuación se da una breve descripción de las opciones que más se utilizan
del cuadro de diálogo de Pegado especial.
Todo. Se aplica el Pegado especial, igual que si solicitara Pegar.
Fórmulas. Se copian sólo las fórmulas que contienen las celdas
seleccionadas.
Valores. Sirve para copiar únicamente los datos de una celda, no copia la
fórmula ni el formato.
Formato. Copia únicamente el formato de la celda pero no el contenido.
Comentarios. Copia solamente los comentarios de las celdas
seleccionadas.
Una vez que se selecciona la opción de pegado especial que se quiere aplicar, se
hace clic en el botón Aceptar para completar el pegado de las celdas
seleccionadas.
7.7 Movimiento de celdas
El movimiento de celdas consiste en ubicar la información de una o varias celdas
en un lugar diferente de la hoja de cálculo. El movimiento de celdas a otra posición
de la hoja de cálculo, se realiza en dos etapas:
1) Se seleccionan las
celdas a mover, y a
continuación en la
pestaña Inicio se hace
clic en el botón Cortar
del portapapeles. La
línea de marca
alrededor de las celdas
cortadas indica que la información de las celdas se encuentra en el
portapapeles:
2) Se selecciona la celda de la esquina superior izquierda del área a pegar y
se hace clic en el botón Pegar del portapapeles. Las celdas se desplazan
a la posición seleccionada.
Hay que tener cuidado cuando se realiza el movimiento de celdas, ya que si se
aplica el pegado sobre celdas no vacías, el contenido de sus datos se borrará.
Otra opción de movimiento de celdas es el uso de la combinación de teclas Ctr +
X para la operación de cortar en el portapapeles y la combinación de teclas Ctr +
V para el pegado de celdas.
Existe otra técnica para realizar el movimiento de celdas dentro de la hoja de
cálculo: utilizando el mouse.
Para utilizar el mouse y mover las celdas seleccionadas, se debe de situar el
cursor sobre el borde de la selección. Cuando el puntero del mouse se convierte
en una flecha blanca apuntando hacia la izquierda y una cruz de 4 puntas, se
presiona el botón izquierdo del mouse, y manteniéndolo presionado,
se arrastra la selección de celdas hasta donde se quiere mover.
Al arrastrar la selección aparece un recuadro
que nos indica la posible posición de las celdas
movidas.
Cuando se llega al lugar donde se quieren
mover las celdas, se suelta el botón del mouse
y las celdas se ubican en su nueva posición.
7.8 Borrado de celdas
El borrado de celdas en Excel 2007 contiene algunas opciones similares al de
Pegado especial: borrado de formato, del contenido, de comentarios o el borrado
completo de la celda:
Para el borrado de celdas se selecciona la celda o rango de
celdas que se quieren borrar, a continuación se elige la
opción borrar que está ubicada en la pestaña Inicio:
Esta opción despliega una lista de opciones de borrado.
De la lista de opciones de borrado se selecciona aquella que
se desea aplicar sobre las celdas seleccionadas.
Las funciones de cada una de las opciones de borrado de
celdas son las siguientes:
Borrar todo elimina el contenido de las celdas seleccionadas, los comentarios
ligados a esas celdas y cualquier formato.
Borrar formatos elimina el formato de las celdas seleccionadas, pero no borra su
contenido ni sus comentarios.
Borrar contenido elimina el contenido de las celdas seleccionadas, incluyendo las
fórmulas, pero mantiene sus comentarios y formatos.
Borrar comentarios únicamente elimina los comentarios asociados a las celdas
seleccionadas.
8 Configurar página
El cuadro de dialogo configurar Pagina consta de 4 fichas, el uso de las cuales se
explicara a continuación. Para acceder a las características de configuración de
página.
Realizar los siguientes pasos:
A) Dar clic en Diseño de página
B) Dar clic para mostrar el cuadro de dialogo
C) Elegir la ficha a modificar
D) Y por último aceptar
8.1 Pagina
En la siguiente imagen se puede ver la ficha Página y su funcionamiento.
A) Dar clic en esta opción para que la hoja tome una orientación Vertical.
B) Dar clic en esta opción para que la hoja tome una orientación Horizontal.
C) Para aumentar el tamaño en que saldrá impresa la información elija esta
opción y establezca un porcentaje entre 10 y 400 en el cuadro Ajustar a. Un
número mayor que 100 aumentara el tamaño, de lo contrario disminuirá. Esta
opción no afecta la forma en que se ven los datos en la vista normal.
D) Si desea especificar cuantas páginas a lo largo y a lo ancho deberá ocupar la
impresión entonces utilice esta opción.
E) Despliegue esta lista para elegir el tamaño de papel que será utilizado para
imprimir información.
F) Despliegue esta lista para elegir la calidad que desea dar a su impresión. La
calidad se mide en ppp (puntos por pulgada). Dependiendo de la importancia
del trabajo a imprimir o la calidad requerida escoja una calidad más alta o más
baja. Esta lista puede contener más o menos opciones dependiendo de la
impresora que se esté utilizando.
G) En este cuadro coloque el número en el que desea que comiencen a numerar
las páginas impresas. Si deja automático entonces las paginas se
comenzaran a numerar en el número uno. Si coloca 7 por ejemplo entonces
se numeraran a partir del 7.
8.2 Márgenes
Un margen
es la
distancia
que existe
entre la
información impresa y los bordes de la página.
Margen de encabezado y de pie de página se refiere
a la distancia que guardan estos elementos con
respecto al borde de página. En la siguiente
ilustración se puede ver la ficha Márgenes y su
funcionamiento.
A) En este cuadro coloque la distancia que desea establecer entre la
información y los bordes (superior, izquierdo, inferior y derecho ) de la
hoja
B) En este cuadro coloque la distancia que desea establecer entre el
encabezado y entre el pie de página, en el borde de la hoja.
C) Active esta casilla para que la información se centre con respecto a los
márgenes de manera horizontal.
D) Active esta casilla para que la información se centre con respecto a los
márgenes de manera vertical.
8.3 Encabezado y pie de página
Un encabezado es un elemento que
se repite en la parte superior de
todas las páginas impresas de una
hoja de cálculo, un pie de página
aparece en la parte inferior de todas
las páginas impresas de la hoja de
cálculo. El encabezado y pie de
página pueden contener texto o
imágenes, por ejemplo el logo de su
empresa. En la siguiente imagen se puede ver la ficha Encabezado y pie de
página, y su funcionamiento.
A) Existen encabezados preestablecidos que usted puede elegir de esta
lista.
B) Haga clic en este botón para abrir un cuadro de diálogo que le permita
crear su propio encabezado.
C) Haga clic en ese botón para abrir un cuadro de diálogo que le permita
crear su propio pie de página.
D) Existen pies de página preestablecidos que usted puede elegir de esta
lista.
E) Para insertar un encabezado o pie de página distinto en las páginas
impares y en las páginas pares, active la casilla de verificación Páginas
pares e impares diferentes.
F) Para eliminar los encabezados y pies de página de la primera página,
active la casilla de verificación Primera página diferente o también la
puede utilizar para generar un encabezado y pie de página diferente en
la primera página al resto de las otras páginas.
G) Si activa esta casilla los elementos del encabezado y pie de página se
modificaran cuando usted ajuste la escala de la información utilizando la
opción Ajustar a. de la ficha Página de este mismo cuadro de diálogo.
Por ejemplo si usted usa Ajustar a 150%, también los elementos de
encabezado y pie de página se escalaran al 150%, de su tamaño
original para coincidir con la información.
H) Si desea que los elementos del encabezado y pie de página se alineen
con los márgenes izquierdo y derecho de la página active esta casilla,
de lo contrario para definir los márgenes izquierdo y derecho de los
encabezados y pies de página en un valor específico distinto del de los
márgenes de la hoja de cálculo, desactive esta casilla de verificación.
A continuación se revisarán los cuadros de diálogo encabezado y Pie de página
mencionadas en el inciso B. Como ambos cuadros de diálogo son muy similares,
se desarrollará la explicación usando el cuadro de diálogo Encabezado.
A) Si ha activado la casilla Primera página diferente como se explicó en la
anterior sección, aparecerá esta ficha para que inserte un Encabezado
distinto para la primera página.
B) Únicamente si activó la casilla Páginas impares y pares diferentes como se
explicó en la anterior sección aparecerá está ficha para que inserte un
encabezado diferente para las páginas impares.
C) En la ficha encabezado en página par podrá establecer un encabezado
diferente para todas las páginas pares.
D) Todo lo que escriba en esta área aparecerá alineado a la izquierda en el
encabezado.
E) Todo lo que escriba en esta área aparecerá centrado en el encabezado.
F) Todo lo que escriba en esta área aparecerá alineado a la derecha en el
encabezado.
A continuación se explica el uso de los botones que aparecen en los cuadros de
diálogo Encabezado y Pie de página.
A) Aplicar formato al texto. Seleccione
cualquier texto insertado en la
sección derecha, central o izquierda
del pie y luego haga clic en este
botón para aplicar formatos de
fuente, tamaños, tipos y colores de
letra.
B) Insertar número de página. Haga clic
en este botón para insertar el
número de página actual en el pie.
C) Insertar número de páginas. Haga
clic en este botón para insertar el
número total de páginas que abarca
la información.
D) Insertar fecha. Inserte la fecha actual
utilizando este botón. La fecha será
tomada del reloj de su computadora.
E) Insertar hora. Inserte la hora actual
utilizando este botón. La hora será
tomada del reloj de su computadora.
F) Insertar ruta del archivo. Para
mostrar la ruta de acceso al archivo,
es decir, en qué lugar del disco duro
o de la red se encuentra guardado el
archivo utilice este botón. Si en un
futuro se llegara a mover el archivo a
otra carpeta, el pie se actualizara
automáticamente.
G) Insertar nombre del archivo.
Haciendo clic en este botón se
insertara el nombre con el cual está
guardado el archivo. Si usted cambia
el nombre del archivo o lo guarda
con otro nombre, el encabezado se
actualizará automáticamente.
H) Insertar nombre de la hoja. Utilice
este botón para que el nombre el
nombre de la hoja se muestre en el
encabezado. Si llegará a cambiar el
nombre de la hoja, el pie se
actualizará automáticamente.
I) Insertar imagen. Abre un cuadro de
diálogo para que busque una imagen
en las diferentes carpetas y la
inserte en el pie, por ejemplo, el logo
de su empresa o institución.
J) Formato de imagen. Este botón no
se activa hasta que usted haya
insertado una imagen y sirve para
mostrar un cuadro de diálogo que
ofrece opciones para modificar la
imagen tales como el tamaño, color,
brillo o contraste de la imagen.
8.4 Hoja
En la ficha hoja podemos
establecen ciertas características
impresas, que nos permitirán
imprimir en nuestro documento,
como por ejemplo establecer una
parte de este como títulos,
establecer una parte del
documento como área de
impresión, calidad borrador,
orden de las páginas que se
desean imprimir, entre otras
cosas como se indica en la
siguiente imagen.
A. El área de impresión se establece
para indicarle a Excel que
solamente una parte de la
información deberá imprimirse. En
este cuadro puede establecer esa
área. Solo colóquese este cuadro y
luego con el mouse seleccione el
área de impresión y al terminar
pulse aceptar.
B. En el caso de que la impresión se
extienda por varias hojas al ser
impresa y usted desea que las filas
que contienen información
importante como encabezados
aparezcan en todas las hojas,
utilice este cuadro para indicar
cuáles serán las filas a repetir en la
parte superior de cada página.
C. Si lo que requiere es que las
columnas que contienen
información importante aparezcan
en todas las hojas, utilice este
cuadro para indicar cuáles serán
las columnas a repetir en la parte
izquierda de cada página.
D. Active esta casilla para que se
muestren las líneas de división de
las celdas de impresión.
E. Para imprimir en blanco y negro
active esta opción.
F. Para hacer una impresión más
rápida y economizar el uso de
tintas o tóner al imprimir seleccione
esta casilla.
G.Para que los encabezados de filas
y columnas aparezcan en la
impresión deberá activar esta
casilla.
H. Para que los encabezados de filas
y columnas aparezcan en la
impresión deberá activar esta
casilla.
I. Si la información al ser impresa
abarca varias páginas tanto a lo
ancho como a lo alto, active esta
opción para que primero se
imprima hacia abajo y luego a la
derecha como lo ilustra el dibujo.
J. Si desea que los comentarios sean
impresos al final de la hoja
seleccione en esta lista la opción
Al final de la hoja, de otra forma
puede elegir Como en la hoja.
K. Elija lo que debe salir impreso en
el caso de celdas que contienen
fórmulas o funciones cuyos
resultados arrojan errores.
9Formato de celdas
Al hacer clic en la ficha Inicio de la Cinta de opciones de Excel podemos ver que
están contenidas las principales opciones de formato en los grupos Fuente,
Alineación y Número, las cuales podrá utilizar para la mayoría de las tareas
relacionadas con la apariencia de las celdas y su contenido, O haciendo clic
secundario sobre las celdas seleccionadas y eligiendo Formato de celdas del
menú contextual que aparece, podemos ver las opciones adicionales de formato,
una forma más sencilla de acceder a este cuadro de dialogo es empleando las
teclas combinadas Ctrl + 1.
9.1 Cuadro de diálogo formato de celdas
El cuadro de dialogo Formato de celdas
consta de 6 fichas, cada una de las cuales
muestra opciones para modificar la
apariencia de las celdas y su contenido en
diferentes fichas tales como, Número,
Alineación, Fuente, Bordes, Relleno y
Proteger.
Para acceder al cuadro de dialogo de
formato de celda realizar los siguientes
pasos:
A) Dar clic en la ficha Inicio
B) Dar clic en el símbolo que se encuentra
en la esquina inferior derecha de los
grupos Fuente, Alineación o Número.
C) Elegir la ficha a modificar
D) Dar clic en aceptar
9.2 Ficha de Número
A continuación se puede ver el cuadro de diálogo Formato de celdas mostrando la
ficha número.
La cuál nos muestra diferentes categorías
que podemos aplicar a los números que
estén almacenados en las celdas de la
hoja de cálculo.
Las categorías son la siguientes:
General, Número, Moneda, Contabilidad,
Fecha, Hora, Porcentaje, Fracción
Científica, Texto, Especial y
personalizada. Estas ofrecen varios
formatos los cuáles se pueden
personalizar sus máscaras de entrada de
acuerdo a cada categoría que se utilice.
9.3 Ficha de Alineación
A continuación se explican las opciones que contiene la ficha alineación del
cuadro de dialogo Formato de celdas.
En esta ficha podemos aplicar a las
celdas Alineación, Control, Orientación
y Dirección del texto que se encuentra
almacenado en las celdas de la hoja
de cálculo. De manera simple se
puede decir que existen nueve formas
diferentes de alinear el contenido
dentro de las celdas, también existen
alineaciones especiales que permiten
justificar el texto dentro de la celda, o
hacerlo que se muestre en varios renglones dentro de la misma celda (distribuido).
También es posible girar el texto contenido dentro de una celda y hacerlo que
aparezca completamente vertical o con una inclinación de 45º.
9.4 Ficha de Fuente
A continuación se explican las opciones que contiene la ficha fuente del cuadro de
dialogo Formato de celdas.
La ficha Fuente del cuadro de dialogo
Formato de Celdas permite modificar
características del texto contenido
dentro de las celdas seleccionadas.
Existen diferentes estilos, colores,
grosores de bordes que pueden ser
aplicados a las celdas seleccionadas
utilizando la Ficha Bordes utilizando el
cuadro de dialogo Formato de celdas
como se ve a continuación.
9.5 Ficha de Relleno
Para aplicar un color de relleno a las
celdas puede utilizar las opciones que
ofrece la ficha de Relleno del cuadro de
dialogo Formato de celdas.
9.6 Ficha de Proteger
La Ficha Proteger Ofrece opciones para que no sea posible la modificación de las
celdas por personas no autorizadas.
A continuación se ilustra la forma de proteger
la hoja de cálculo.
Haga clic en el botón Revisar de la
Cinta de opciones.
Haga clic en el botón Proteger hoja.
A continuación aparecerá cuadro de
diálogo para editar una contraseña.