MANUAL - Fiscalização de Contratos TJ - RN
-
Upload
waltergouvea949 -
Category
Documents
-
view
252 -
download
1
description
Transcript of MANUAL - Fiscalização de Contratos TJ - RN
-
TRIBUNAL DE JUSTIA DO ESTADO DO RIO GRANDE DO NORTE
Coordenadoria de Licitao, Contratos e Convnios
Diviso de Contratos e Convnios
Ncleo de Gesto de Contratos e Convnios
MANUAL DE FISCALIZAO DOS CONTRATOS ADMINISTRATIVOS CELEBRADOS
NO MBITO DO TRIBUNAL DE JUSTIA TJ/RN (Orientaes Gerais)
1. APRESENTAO:
O Manual de Fiscalizao dos Contratos tem como objetivo subsidiar os fiscais dos
contratos nos procedimentos administrativos de rotina e no exame mais apurado do prprio
instrumento. Este manual se prope a oferecer orientaes gerais elementares de normas e
procedimentos de acordo com a legislao especfica, oferecendo ao fiscal de contrato as
ferramentas necessrias ao bom desempenho de suas funes, indicando a legislao, e os
procedimentos que regulamentam este campo de atuao, de forma a assegurar a legalidade no fiel
cumprimento do contrato e de acordo com a Lei 8.666, de 21 de junho de 1993, Lei de Licitaes e
Contratos da Administrao Pblica, com a Instruo Normativa n. 02, de 30 de abril de 2008, da
Secretaria de Logstica e Tecnologia da Informao, do Ministrio do Planejamento, Oramento e
Gesto, e, com a Instruo Normativa n. 04, de 12 de novembro de 2010, da Secretaria de
Logstica e Tecnologia da Informao, do Ministrio do Planejamento, Oramento e Gesto.
2. FISCALIZAO:
A Fiscalizao dos contratos consiste em acompanhar e verificar o fiel cumprimento das
condies contratuais estabelecidas e aceitas pela contratada. exercida, necessariamente, por
servidor designado atravs de Portaria expedida pelo Presidente do Tribunal de Justia do Estado do
Rio Grande do Norte, que nomear um fiscal titular e um fiscal substituto.
3. ATRIBUIES GERAIS DO FISCAL DE CONTRATOS:
3.1. Da execuo contratual:
3.1.1. Ter conhecimento dos termos do Contrato, e verificar se a contratada est cumprindo
todas as obrigaes previstas no Edital de Licitao e no instrumento contratual, assim como os
anexos, principalmente quanto:
a) Especificao do objeto do contrato;
b) Local e prazo de entrega do material ou execuo da obra ou servio, bem como dias e
horrios de atendimentos;
c) Certificao de que a empresa e/ou seu preposto est ciente das obrigaes assumidas na
contratao; e
d) Observar a vigncia contratual - incio e trmino da vigncia.
-
TRIBUNAL DE JUSTIA DO ESTADO DO RIO GRANDE DO NORTE
Coordenadoria de Licitao, Contratos e Convnios
Diviso de Contratos e Convnios
Ncleo de Gesto de Contratos e Convnios
Detectar irregularidades na execuo do contrato, seja em razo de descumprimento de clusula contratual ou de inexecuo parcial ou total do contrato; solicitando junto contratada a
devida regularizao;
Pargrafo nico - Constatada a irregularidade referida no item anterior, e no obtendo xito
nas solicitaes de regularizao, o Fiscal deve comunicar formalmente ao Ncleo de Gesto dos
Contratos, com a descrio completa do descumprimento ou da inexecuo (n. do contrato, tipo de
servio, perodo de inexecuo, local, nome do funcionrio, funo, ocorrncia ex.: falta de
pagamento de salrios, falta de uniformes, etc.), bem como, com outras informaes que julgar
importantes instruo do processo, a fim de que os gestores do Ncleo realizem os procedimentos
necessrios para a aplicao das sanes administrativas cabveis ao caso;
3.1.3. Anotar em expediente prprio as irregularidades encontradas, apontando as providncias executadas para solucionar os incidentes verificados e os resultados dessas medidas, a fim de que a
Administrao Pblica possa rescindir, conforme preceitua o art. 78 da Lei Federal n. 8.666/93;
3.1.4. Acompanhar a execuo do Contrato, elaborando planilhas, demonstrativos e/ou relatrios de execuo para subsidiar a anlise e conferncia do documento fiscal emitido pela
empresa Contratada;
3.1.5. Realizar o atesto das notas fiscais, faturas e congneres, declarando a efetiva prestao do servio, esclarecendo ainda, se os valores especificados, confere com a documentao
comprobatria (ordens de servio; relatrios, planilhas; demonstrativos, etc), acostada ao processo
em exame;
3.1.6. Analisar a regularidade fiscal da empresa Contratada, conforme determinao dos normativos do CNJ (Conselho Nacional de Justia);
3.1.7. Reunir todas as anotaes referentes ao contrato (livro, arquivo digital, ficha, etc) e encaminhar ao Ncleo de Gesto de Contratos ao final da contratao, para fazer parte dos autos do
processo administrativo de contratao;
3.1.8. Comunicar formalmente, com antecedncia, ao Ncleo de Gesto de Contratos e ao substituto legal seu afastamento das atividades de fiscalizao, para que durante a sua ausncia, no
seja interrompido em nenhum momento, o acompanhamento do Contrato;
3.1.9. Informar nos autos ou por meio de comunicao interna, a necessidade ou no da prorrogao temporal, solicitando neste caso, a manifestao da empresa Contratada; e/ou
deflagrao de novo certame licitatrio, do contrato sob sua responsabilidade;
3.1.10. Providenciar junto ao Departamento de Recursos e Materiais a pesquisa mercadolgica;
3.1.11. Comprovar, nos casos de dispensa e inexigibilidade de licitao, se a contratada continua mantendo, em relao a execuo do objeto, as condies que ensejaram sua contratao;
3.1.12. Elaborar, nos casos em que o instrumento contratual sob sua responsabilidade no
-
TRIBUNAL DE JUSTIA DO ESTADO DO RIO GRANDE DO NORTE
Coordenadoria de Licitao, Contratos e Convnios
Diviso de Contratos e Convnios
Ncleo de Gesto de Contratos e Convnios
puder ser prorrogado, Projeto Bsico/Termo de Referncia e encaminhar ao Departamento de
Recursos Materiais para realizao de pesquisa mercadolgica;
3.1.13. Informar ao Ncleo de Gesto de Contratos:
a) Acerca da atualizao e informao de ocorrncias relacionadas execuo contratual;
b) Informar as medidas preventivas e corretivas necessrias, com estabelecimento de prazos,
para regularizao das faltas registradas e/ou defeitos observados na execuo do contrato;
c) Informar o no atendimento a determinao de que trata o subitem anterior, pronunciando-se
quanto s justificativas apresentadas pela contratada;
d) Informar ao Ncleo de Gesto de Contratos com 120 (cento e vinte) dias de antecedncia o
trmino da vigncia do contrato;
e) Informar at o dia 10 do ms subsequente os compromissos contratuais no liquidados do
ms em referncia;
3.1.14. Manter controle atualizado dos pagamentos;
3.1.15. Manifestar-se em todos os atos da Administrao relativos aplicao de penalidades, execuo, alterao, reajuste e repactuao dos contratos;
3.1.16. Participar das negociaes contratuais, fornecendo informaes sobre a idoneidade da empresa e cumprimento das clusulas contratuais do instrumento anterior, no caso de
prorrogao;
3.1.17. Manifestar-se formalmente, quando do trmino da vigncia do contrato, sobre a liberao da garantia contratual em favor da contratada, se houver;
3.1.18. Elaborar, quando solicitado, estudos com levantamentos de custos estimados para projeo e incluso na proposta oramentria para o exerccio seguinte;
3.1.19. Zelar pelo fiel cumprimento de todas as clusulas contratuais, informando expressamente ao Ncleo de Gesto de Contratos, acerca de possveis irregularidades cometidas na
execuo de seus termos.
3.2. Do pagamento:
3.2.1 Fluxo de pagamento:
PROTOCOLO GERAL DO TJRN
Recebe a nota fiscal, protocola e envia para o
Ncleo de Gesto de Contratos.
-
TRIBUNAL DE JUSTIA DO ESTADO DO RIO GRANDE DO NORTE
Coordenadoria de Licitao, Contratos e Convnios
Diviso de Contratos e Convnios
Ncleo de Gesto de Contratos e Convnios
NCLEO GESTO
CONTRATOS NGC Recebe e envia para o fiscal
FISCAL DE CONTRATO
Efetua os procedimentos (Atesto da nota e demais
procedimentos). Devolve ao NGC
NCLEO GESTO CONTRATOS
NGC
Confere a documentao, diligenciando conforme o
caso e se necessrio for, para posterior envio
Secretaria de Oramento e Finanas.
SECRETARIA DE ORAMENTO
E FINANAS
Faz a liquidao e o pagamento. Envia para
autorizao do Ordenador de Despesas para
liberao do pagamento.
ORDENADOR DE DESPESAS
Autoriza a liberao do pagamento (Ordem
bancria). Devolve SOF.
SECRETARIA DE
ORAMENTO E FINANAS
Concretiza o pagamento. Em seguida, envia os
autos para o Ncleo de Gesto de Contratos.
-
TRIBUNAL DE JUSTIA DO ESTADO DO RIO GRANDE DO NORTE
Coordenadoria de Licitao, Contratos e Convnios
Diviso de Contratos e Convnios
Ncleo de Gesto de Contratos e Convnios
NCLEO GESTO
CONTRATOS- NGC
Aguarda o prximo pagamento do contrato
3.2.2. Receber e conferir a Nota Fiscal, certificando (atestando) no verso da primeira via, com
carimbo adequado, a realizao da prestao do servio ou entrega do material conforme
especificado no Contrato, bem como averiguar a regularidade da empresa contratada, referente aos
documentos necessrios para a liquidao e pagamento da despesa, encaminhando-os ao Ncleo de
Gesto de Contratos, acompanhada obrigatoriamente das certides de regularidade para com:
a) Fazenda Federal (Certido Conjunta Quanto Dvida Ativa da Unio e Dbitos de
Tributos e Contribuies Federais);
b) Estadual (Certido Conjunta Quanto a Dvida Ativa do Estado e Tributos Estaduais) e
Municipal (Certido Negativa de Dbitos para com a Fazenda Municipal);
c) Seguridade Social (CND do INSS) e ao Fundo de Garantia por Tempo de Servio,
FGTS (Certido de Regularidade do FGTS), emitida pela Caixa Econmica Federal;
d) Trabalhista: Certido Negativa de Dbitos Trabalhistas CNDT (Lei 12.440/2011).
Observao: Quando a prestao do servio contratado for realizado em local diferente da
sede ou domiclio da Contratada, ser necessrio apresentar a Certido Negativa de Dbitos para
com a Fazenda Municipal do local da execuo do servio.
3.2.3. Devolver formalmente contratada as notas fiscais/faturas em desconformidade com o
contrato;
3.2.4. Aps a fiscalizao, no prazo mximo de at 2 (dois) dias teis, o fiscal dever
atestar a Nota Fiscal/Fatura e encaminh-la junto com a documentao necessria ao Ncleo de
Gesto de Contratos para que os gestores ratifiquem o ateste e remetam-na para liquidao e
pagamento;
Observao: Quando o Contrato de aquisio/prestao do servio for formalizado com uma
empresa e a execuo for empresa filial diversa ao da contratao, ser necessria a apresentao
nos autos administrativos de uma declarao da empresa contratada, autorizando a realizao da
aquisio/prestao dos servios, como tambm o recebimento do pagamento, neste caso,
comprovando a regularidade fiscal das duas pessoas jurdicas envolvidas.
-
TRIBUNAL DE JUSTIA DO ESTADO DO RIO GRANDE DO NORTE
Coordenadoria de Licitao, Contratos e Convnios
Diviso de Contratos e Convnios
Ncleo de Gesto de Contratos e Convnios
4. ATRIBUIES DO FISCAL POR ESPCIE DE CONTRATO:
4.1. Dos Contratos de Aquisio
4.1.1 Solicitar contratada a substituio de qualquer utenslio, ferramenta ou equipamento cujo uso seja considerado prejudicial boa conservao dos bens ou instalaes, ou
ainda, que no atendam s necessidades da Administrao;
4.1.2. Receber, provisoriamente e definitivamente, as aquisies, obras ou servios sob sua
responsabilidade, mediante termo circunstanciado, com exceo as compras que pelo valor for de
responsabilidade da comisso de recebimento de materiais;
4.1.3. Notificar o descumprimento de clusulas contratuais, principalmente quanto ao
prazo, com o intuito de aplicao das sanes cabveis;
4.1.4. Comunicar contratada, buscando pela soluo de medidas preventivas e corretivas,
com estabelecimento de prazos, para regularizao das faltas registradas e/ou defeitos observados
na execuo do contrato, mantendo o controle com a utilizao do modelo constante no Anexo I;
4.1.5. Informar a Administrao, nos autos, o no atendimento da determinao de que
trata o inciso anterior, pronunciando-se quanto s justificativas apresentadas pela contratada;
4.1.6. Estar presente no local da entrega do material;
4.1.7. Ter pleno conhecimento do contrato, Nota de Empenho e/ou edital, assim como os
anexos, principalmente quanto s especificaes do objeto e do prazo, forma e local de entrega do
material;
4.1.8. Juntar aos autos toda documentao relativa fiscalizao e ao acompanhamento da
execuo contratual, arquivando, por cpia, a que se fizer necessria;
4.1.9. Somente receber o objeto se estiver de acordo com as especificaes do empenho e
da proposta nos aspectos quantitativos e qualitativos (total ou parcial);
4.1.10. Verificar se o documento fiscal est de acordo com o empenho e com a proposta, observando os dados do fornecedor, do Tribunal de Justia e do material;
4.1.11. Dirigir-se formalmente ao fornecedor, na pessoa do seu representante legal, para
resolver qualquer problema no material ou na entrega. No obtendo xito, comunicar o fato ao
Ncleo de Gesto de Contratos;
4.1.12. Receber as demandas da contratada, tais como, solicitao de acrscimos e
supresses, ou ainda permuta de material, prorrogao de prazo de entrega, etc., e dar-lhes devido
encaminhamento;
-
TRIBUNAL DE JUSTIA DO ESTADO DO RIO GRANDE DO NORTE
Coordenadoria de Licitao, Contratos e Convnios
Diviso de Contratos e Convnios
Ncleo de Gesto de Contratos e Convnios
4.1.13. Receber a fatura de cobrana, conferindo se as condies de pagamento do contrato
foram obedecidas, se o valor cobrado corresponde exatamente quilo que foi fornecido e se a nota
fiscal tem validade e se est corretamente preenchida;
4.1.14. Informar por escrito o atraso na entrega dos bens, ou o descumprimento de quaisquer
clusulas contratuais, ao Ncleo de Gesto de Contratos, para aplicao das sanes cabveis;
4.1.15. Certificar (atestar) o recebimento do material e encaminhar a nota fiscal ao Ncleo
de Gesto de Contratos.
4.2. Dos Contratos de Prestao de servios:
4.2.1. Acompanhar a execuo dos servios, tendo como base os direcionamentos
registrados no termo de Contrato, exercendo rigoroso controle sobre a qualidade e o cronograma de
execuo dos servios;
4.2.2. Registrar todas as ocorrncias, tais como: faltas, atrasos, m execuo dos servios,
etc., por parte dos empregados da contratada, em livro ou sistema prprio.
4.2.3. Fazer-se presente no local da execuo do contrato.
4.3. Dos Contratos de execuo de Obra ou Servios de Engenharia:
4.3.1. Conhecer integralmente o teor do Contrato e/ou Edital de Licitao, assim como os
anexos, principalmente quanto especificao tcnicas do objeto, prazo de execuo do servio e o
cronograma fsico-financeiro dos servios a serem realizados;
4.3.2. Cobrar da contratada a ART Anotao de Responsabilidade Tcnica - recolhida ao CREA, nos termos da lei n. 6.496/77;
4.3.3. Receber a Nota Fiscal/Fatura de cobrana, conferindo:
a) se condies para pagamento do contrato foram obedecidas;
b) se o valor cobrado corresponde exatamente medio dos servios pactuados;
c) se a Nota Fiscal/Fatura vlida, se est corretamente preenchida, se est acompanhada
das guias de quitao do FGTS e INSS; Folha de Pagamento e seu comprovante de pagamento;
SEFIP e seu Protocolo de envio; e, CAGED sobre a mo-de-obra empregada, conforme determina o
Contrato.
4.3.4. Atestar as Notas Fiscais/Fatura de cada Medio, verificando se o valor est de
acordo com o previsto no cronograma fsico-financeiro;
-
TRIBUNAL DE JUSTIA DO ESTADO DO RIO GRANDE DO NORTE
Coordenadoria de Licitao, Contratos e Convnios
Diviso de Contratos e Convnios
Ncleo de Gesto de Contratos e Convnios
4.3.5. Encaminhar as Notas Fiscais/Fatura ao Ncleo de Gesto de Contratos;
4.3.6. Solicitar empresa contratada, quando da realizao da ltima Medio, a baixa no
Cadastro Especfico do INSS CEI e apresentao do respectivo comprovante, como condio indispensvel, para que se efetue por parte do contrante, o pagamento da Nota Fiscal/Fatura da
prestao dos servios;
4.3.7. Acompanhar a execuo e a entrega da obra/reforma, a fim de subsidiar futuras
intervenes a ttulo de manuteno ou reformas;
4.3.8. Solicitar ao Secretrio de Administrao nomeao de comisso especfica de
recebimento da obra/reforma para avaliao dos servios executados e conferncia do cumprimento
de todas as clusulas contratuais;
4.3.9. Encaminhar empresa contratada, mediante e-mail ou ofcio do Departamento de
Arquitetura e Engenharia, informao acerca da data do recebimento provisrio da obra/reforma
atravs de comisso especfica designada pelo Secretrio de Administrao;
4.3.10. Emitir, no caso de existncia de pendncia comprovada pela comisso especfica de
recebimento, Termo de Recebimento Provisrio, estabelecendo um prazo para eliminao e
correo desta;
4.3.11. Emitir Termo de Recebimento Definitivo para encerramento do contrato e devoluo
da garantia contratual;
4.3.12. Encaminhar ao Ncleo de Gesto de Contratos o termo de recebimento provisrio e o
definitivo, quando da liberao da ltima etapa;
4.3.13. Juntar aos autos toda documentao relativa fiscalizao e ao acompanhamento da
execuo contratual, arquivado, por cpia, a que se fizer necessria;
4.3.14. Informar o descumprimento de clusulas contratuais, mormente quanto ao prazo, a
fim de se aplicar as sanes cabveis;
4.3.15. Manter contato regular com o preposto da contratada, com vistas a permitir o fiel
cumprimento do contrato;
4.3.16. Exercer a fiscalizao in locu da obra/reforma, vedando a realizao de servios diversos daqueles efetivamente contratados, alm de declarar as possveis irregularidades;
4.3.17. Acompanhar o andamento da obra/reforma, a fim de constatar a sua conformidade
com o Projeto e cronograma Fsico-financeiro;
4.3.18. Exercer o embargo da obra, no caso de est em desconformidade com o Projeto e
Cronograma Fsico-financeiro;
-
TRIBUNAL DE JUSTIA DO ESTADO DO RIO GRANDE DO NORTE
Coordenadoria de Licitao, Contratos e Convnios
Diviso de Contratos e Convnios
Ncleo de Gesto de Contratos e Convnios
4.3.19. Efetuar trabalho de campo para fornecer medidas de localizao;
4.3.20. Controlar a qualidade do material empregado e os traos utilizados, a fim de verificar
se esto dentro das especificaes tcnicas requeridas.
4.3.21. Manter um arquivo completo e atualizado de toda a documentao pertinente aos
trabalhos, incluindo o Contrato, Caderno de Encargos, oramentos, cronogramas, caderneta de
ocorrncias, correspondncias, relatrios dirios, certificados de ensaios e testes de materiais e
servios, prottipos e catlogos de materiais e equipamentos aplicados nas reformas e obras;
4.3.22. Analisar e aprovar o projeto das instalaes provisrias e canteiro de servio
apresentados pela contratada no incio dos trabalhos;
4.3.23. Analisar e aprovar o plano de execuo e o cronograma detalhado dos servios e
obras a serem apresentados pela contratada no incio dos trabalhos;
4.3.24. Promover, quando necessrio, reunies peridicas no canteiro de obras para anlise e
discusso sobre o andamento dos servios, esclarecimentos e providncias pertinentes ao
cumprimento do contrato;
4.3.25. Esclarecer ou solucionar incoerncias, falhas e omisses eventualmente constatadas
nos desenhos, memoriais, especificaes e demais elementos do projeto, bem como fornecer
informaes e instrues necessrias ao desenvolvimento dos trabalhos;
4.3.26. Solucionar as dvidas e questes pertinentes prioridade ou sequncia dos servios e
obras em execuo, bem como as interferncias e interfaces dos trabalhos da contratada com as
atividades de outras empresas ou profissionais eventualmente contratados pelo contratante;
4.3.27. Promover a presena dos autores dos projetos nos canteiros de servio, sempre que
for necessria a verificao da exata correspondncia entre as condies reais de execuo e os
parmetros, definies e conceitos de projeto;
4.3.28. Paralisar e/ou solicitar o refazimento de qualquer servio que no seja executado em
conformidade com projeto, norma tcnica ou qualquer disposio oficial aplicvel ao objeto do
contrato;
4.3.29. Estabelecer cronograma de visitao ao canteiro de obras com periodicidade entre 15
e 30 dias;
4.3.30. Durante a visitao s obras, percorrer todas as instalaes, tendo sempre em mos
cpias de todos os projetos, especificaes, contrato e bloco de anotaes para posterior
preenchimento do dirio de obras;
-
TRIBUNAL DE JUSTIA DO ESTADO DO RIO GRANDE DO NORTE
Coordenadoria de Licitao, Contratos e Convnios
Diviso de Contratos e Convnios
Ncleo de Gesto de Contratos e Convnios
4.3.31. A cada visita, a equipe de fiscalizao dever observar, alm da qualidade dos
servios executados, o contingente de trabalhadores, a disponibilidade de material e equipamentos,
a sequncia correta das etapas, o cumprimento do cronograma e a obedincia s orientaes
anotadas no dirio de obras;
4.4. Dos Contratos de Prestao de Servios Terceirizados:
4.4.1. No incio da execuo da prestao dos servios com dedicao exclusiva de mo-de-
obra, os fiscais devero elaborar planilha-resumo, no qual devem constar todas as informaes necessrias ao acompanhamento do contrato, conforme item 1, do Anexo IV - Guia de Fiscalizao
dos Contratos de Terceirizao, da IN n. 02/2008, transcrito abaixo:
a) Da fiscalizao inicial no momento em que a terceirizao iniciada:
- Elaborar planilha-resumo de todo o contrato administrativo. Ela conter todos os empregados terceirizados que prestam servios no rgo, divididos por contrato, com as seguintes
informaes: nome completo, nmero de CPF, funo exercida, salrio, adicionais, gratificaes,
benefcios recebidos e sua quantidade (vale-transporte, auxlio-alimentao), horrio de trabalho,
frias, licenas, faltas, ocorrncias, horas extras trabalhadas;
- Conferir todas as anotaes nas Carteiras de Trabalho e Previdncia Social (CTPS) dos
empregados, por amostragem, e verificar se elas coincidem com o informado pela empresa e pelo
empregado. Ateno especial para a data de incio do contrato de trabalho, a funo exercida, a
remunerao (importante esteja corretamente discriminada em salrio-base, adicionais e
gratificaes) e todas as eventuais alteraes dos contratos de trabalho;
- Conferir o nmero de funcionrios terceirizados por funo que deve coincidir com o
previsto no contrato administrativo;
- Verificar se o salrio no inferior ao previsto no contrato administrativo e na Conveno
Coletiva de Trabalho da Categoria (CCT);
- Consultar eventuais obrigaes adicionais constantes na CCT para as empresas
terceirizadas (por exemplo, se os empregados tm direito a auxlio-alimentao);
- Verificar a existncia de condies insalubres ou de periculosidade no local de trabalho,
cuja presena levar ao pagamento dos respectivos adicionais aos empregados. Tais condies
obrigam a empresa a fornecer determinados Equipamentos de Proteo Individual (EPIs);
Pargrafo nico - Alm das obrigaes referidas no subiten 4.4.1., alnea a, outras obrigaes da contratada oriunda das clusulas contratuais especificadas no Termo de Referncia e
no Edital de Licitao devem ser verificadas, como:
- Juntar aos autos toda documentao relativa fiscalizao e ao acompanhamento da
execuo contratual, arquivando, por cpia, a que se fizer necessria;
-
TRIBUNAL DE JUSTIA DO ESTADO DO RIO GRANDE DO NORTE
Coordenadoria de Licitao, Contratos e Convnios
Diviso de Contratos e Convnios
Ncleo de Gesto de Contratos e Convnios
- Acompanhar a execuo dos servios, tendo como base os direcionamentos registrados no
contrato, exercendo rigoroso controle sobre o cronograma de execuo dos servios;
- Informar o descumprimento de clusulas contratuais, mormente quanto ao prazo, com o
fim de aplicao das sanes cabveis.
b) Da fiscalizao mensal antes do pagamento da Fatura:
- Realizar a fiscalizao mensal antes do envio da Nota Fiscal/Fatura para Secretaria de
Oramento e Finanas, com auxlio do Check-list (Anexo II deste manual) e da planilha-mensal, conferindo se as condies de pagamento do contrato foram obedecidas; se o valor cobrado
corresponde exatamente aquilo que foi efetuado; se est vlida e corretamente preenchida; e, se est
acompanhada das certides negativas de dbitos Federal, Estadual, Municipal, Previdenciria,
FGTS, Trabalhista e SICAF, como condio indispensvel para liquidao e pagamento da mesma;
- A planilha-mensal acima descrita conter os seguintes campos: nome completo do empregado, funo exercida, dias trabalhados efetivamente, horas extras trabalhadas, frias,
licenas, faltas ocorrncias;
- Verificar na planilha-mensal se o funcionrio terceirizado est cumprindo a carga horria
estabelecida no Contrato e/ou no Edital de Licitao, sendo tais informaes subsidiadas atravs das
cpias das folhas de ponto fornecida pela empresa. No caso de faltas ou horas trabalhadas a menor,
deve ser feita glosa da fatura;
- Exigir da empresa comprovantes de pagamento dos salrios, vales-transportes e auxlio-
alimentao dos empregados;
- Exigir da empresa comprovantes de pagamento das guias de quitao do FGTS e do INSS;
- Exigir da empresa cpia do Protocolo de envio de arquivos, emitido pela Conectividade
Social (GFIP);
- Exigir da empresa cpia da relao dos trabalhadores constantes do Arquivo SEFIP (RE);
- Aps a fiscalizao, no prazo mximo de at 5 (cinco) dias teis, o fiscal dever atestar a
Nota Fiscal/Fatura e encaminh-la junto com a documentao necessria ao Ncleo de Gesto de
Contratos para que os gestores ratifiquem o ateste e remetam-na para liquidao e pagamento.
c) Da fiscalizao diria:
- Conferir, todos os dias, atravs da planilha-mensal, quais empregados terceirizados esto
prestando servios e em quais funes;
-
TRIBUNAL DE JUSTIA DO ESTADO DO RIO GRANDE DO NORTE
Coordenadoria de Licitao, Contratos e Convnios
Diviso de Contratos e Convnios
Ncleo de Gesto de Contratos e Convnios
- Verificar se os empregados esto cumprindo risca a jornada de trabalho, combinando com
a empresa contratada a forma de compensao de jornada, no caso de realizao de horas extras;
- Evitar ordens, instrues ou repreenses diretas aos terceirizados. Eventuais queixas ou
cobranas sero levadas ao preposto do contrato;
- Evitar toda e qualquer alterao na forma de prestao do servio como a negociao de
folgas ou compensao de jornada;
- A adoo dessas medidas em muito contribuir para prevenir incidentes. E, em
acontecendo, ficar mais fcil solucion-los.
d) Da fiscalizao especial:
- Quanto fiscalizao especial descrita no item 4, do Anexo IV, da IN n. 02/2008, os
salrios e benefcios contidos na Conveno Coletiva da Trabalho da Categoria devero ser pagos
aos funcionrios da contratada na data-base prevista, cabendo ao fiscal verificar se a empresa est
honrando com esse compromisso;
- No que tange s frias, licenas e estabilidade provisria, o fiscal dever acompanhar, por
meio do controle planilha-resumo, se a contratada est respeitando estes direitos dos seus funcionrios.
4.4.2. Observaes de campo (no local da execuo do servio)
a) Servios de Limpeza:
- Orientar quanto utilizao do material de limpeza;
- Verificar se a limpeza est sendo realizada a contento e nos locais determinados,
utilizando-se para isto, se necessrio, depoimentos dos servidores do setor onde foi realizado o
servio;
- Observar orientaes do Anexo V Metodologia de Referncia dos Servios de Limpeza e Conservao - da Instruo Normativa n. 02, de 30 de abril de 2008 do Ministrio de
Planejamento, Oramento e Gesto e suas alteraes.
b) Servios de Vigilncia:
- Solicitar a comprovao da formao tcnica especfica dos vigilantes, mediante
apresentao do Certificado do Curso de Formao de Vigilantes e Carteira Nacional, expedido por
Instituio devidamente habilitada e reconhecida;
- Cobrar a comprovao do curso de reciclagem, estabelecida legalmente;
-
TRIBUNAL DE JUSTIA DO ESTADO DO RIO GRANDE DO NORTE
Coordenadoria de Licitao, Contratos e Convnios
Diviso de Contratos e Convnios
Ncleo de Gesto de Contratos e Convnios
- Assegurar-se de que todo o vigilante que cometer falha disciplinar no ser mantido no
posto ou em quaisquer outras instalaes da contratante;
- Cobrar da contratada a apresentao da relao de armas e cpias xerogrficas
autenticadas dos respectivos Registro de Armas e Porte de Armas, que sero utilizados no cumprimento do contrato;
- Cobrar da contratada um supervisor tcnico para realizar, semanalmente, em conjunto com
a contratante, o acompanhamento tcnico das atividades, visando qualidade da prestao dos
servios;
- Efetuar, periodicamente, a programao dos servios a serem executados pela contratada;
- Exercer a fiscalizao dos servios por tcnico especialmente designado;
- Observar orientaes do Anexo VI - Metodologia de Referncia dos Servios de
Vigilncia - da Instruo Normativa n. 02, de 30 de abril de 2008 do Ministrio de Planejamento,
Oramento e Gesto e suas alteraes.
c) Servios de motorista:
- Conferir mensalmente o ponto dos motoristas quanto ao cumprimento da carga horria
contratada com vistas emisso de fatura pela contratada;
- Registrar as horas extras prestadas: dia e horrio;
- Definir os roteiros das sadas de cada motorista;
- Manter registro do todas as sadas com, no mnimo, as informaes do dia e horrio de
sada e de chegada, do destino e do itinerrio percorrido, da quilometragem e do(s) nome(s) do(s)
acompanhante(s).
5. DAS RESPONSABILIDADES:
A omisso do servidor que exerce a funo de Fiscal, atrair para si o dever de reparar o
errio pblico, acarretando sanes administrativas que podero acumular com as penais e cveis.
-
TRIBUNAL DE JUSTIA DO ESTADO DO RIO GRANDE DO NORTE
Coordenadoria de Licitao, Contratos e Convnios
Diviso de Contratos e Convnios
Ncleo de Gesto de Contratos e Convnios
6. DAS VEDAES:
6.1. vedado ao fiscal exercer poder de mando sobre os empregados da empresa contratada para a prestao de servios, reportando-se somente aos prepostos ou responsveis por ela
indicados;
6.2. vedado ao fiscal permitir que pessoa sem vnculo empregatcio com a contratada seja
alocada aos servios contratados;
6.3. vedado ao fiscal dispensar do servio empregado da contratada antes do trmino da jornada de trabalho pactuada;
6.4. vedado ao fiscal requisitar empregados da contratada para prestao de servio
extraordinrio sem a prvia autorizao da Administrao, quando previsto em contrato, e sem a
devida comunicao contratada indicando o horrio e local da prestao do servio extraordinrio.
7. DAS ATRIBUIES DO NCLEO DE GESTO DE CONTRATOS:
7.1. A rea de gesto, ento, ter uma viso macro, far um delineamento geral dos autos
administrativos do contrato matriz e dos pedidos de pagamentos gerados ao longo de sua vigncia,
entretanto o acompanhamento pontual ser sempre do fiscal, com responsabilidade prpria e
exclusiva.
7.2. Publicao dos atos;
7.3. Promover a juntada de todos os documentos contratuais recebidos nos autos do processo
administrativo respectivo, observadas as competncias dos fiscais dos contratos;
7.4. Avisar Administrao, por escrito, do termo final da vigncia do contrato, com o
mnimo de 120 (cento e vinte) dias de antecedncia de seu trmino, apresentando as justificativas
necessrias para requerer a licitao, prorrogao, ou contratar diretamente, quando for o caso,
precedida de avaliao;
7.5. Propor a expedio de Ofcio ao contratado sobre a necessidade de atualizao
documental para manuteno das condies de habilitao ou atendimento de exigncias legais
supervenientes;
-
TRIBUNAL DE JUSTIA DO ESTADO DO RIO GRANDE DO NORTE
Coordenadoria de Licitao, Contratos e Convnios
Diviso de Contratos e Convnios
Ncleo de Gesto de Contratos e Convnios
7.6. Realizar os procedimentos de Notificaes para responsabilizao e dar subsdios para
os procedimentos de aplicao de penalidades, se for o caso;
7.7. Instruo dos processos com despacho e juntada de documentos, inclusive, prestando informaes de natureza jurdica e administrativa, quanto ao cumprimento ou no, das clusulas
contratuais, caso necessrio;
7.8. Preparao de contratos, termos aditivos, notificaes, intimaes e demais documentos
afins;
7.9. Solicitao de Portarias de designao de fiscais e gestores dos contratos;
7.10. Vigilncia em relao: periodicidade de reajustes, termos de recebimento definitivo,
emisso de nota de empenho, valores;
7.11. Processamento dos pedidos de reajuste, repactuao e reequilbrio econmico-
financeiro, verificando os pressupostos e documentos necessrios;
7.12. Recebimento e providncias das demandas dos fiscais dos contratos;
7.13. Complementar a elaborao de termos de referncia visando contratao dos
respectivos servios ou fornecimento de bens, que devero ser formulados pelas reas requisitantes
do objeto do contrato;
7.14. Manter os dados atualizados do representante da contratada e demais documentos
pertinentes ao desempenho de suas atribuies, inclusive documentos relativos sua qualificao e
modo de contratao;
7.15. Expedir, por escrito, instrues, comunicados e determinaes de correo dos
servios contratada;
7.16. Propor a expedio de Ofcio contratada sobre danos porventura causados por seus
empregados no mbito do Tribunal, requerendo as providncias reparadoras;
7.17. Comunicar administrao a necessidade de realizar acrscimos ou supresses no
objeto contratado, com vistas economicidade e eficincia na execuo contratual;
-
TRIBUNAL DE JUSTIA DO ESTADO DO RIO GRANDE DO NORTE
Coordenadoria de Licitao, Contratos e Convnios
Diviso de Contratos e Convnios
Ncleo de Gesto de Contratos e Convnios
7.18. Manter a guarda dos autos dos processos de contratao vigentes e dos respectivos
pagamentos, estes aps o encerramento de cada exerccio;
7.19. Comunicar Coordenao de Licitao, Contratos e Convnios quaisquer
irregularidades na execuo do contrato;
7.20. Gerir os contratos locatcios e os Termos de Cesso de Uso de Imveis.
OBSERVAES:
1. O fiscal dever acumular suas tarefas normais do cargo que ocupa na administrao
pblica, sob pena de no o fazendo cometer ilcito administrativo.
2. Quando o objeto contratual exigir habilitao legal e tcnica o fiscal designado dever t-
la, devendo, no caso de no possu-la, declarar-se incompetente.
3. Toda comunicao deve ser por escrito com comprovao do recebimento.
-
TRIBUNAL DE JUSTIA DO ESTADO DO RIO GRANDE DO NORTE
Coordenadoria de Licitao, Contratos e Convnios
Diviso de Contratos e Convnios
Ncleo de Gesto de Contratos e Convnios
ANEXO I - MODELO DE REGISTRO DE OCORRNCIA
REGISTRO DE OCORRNCIA N. ___________________________________________
CONTRATO N.: __________________________________________________________
OBJETO DO CONTRATO:__________________________________________________
EMPRESA CONTRATADA: _________________________________________________
Pontos irregulares: ________________________________________________________
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
Prazo para cumprimento das exigncias: _______________________________________
Cincia: _________________________________________________________________
Estou ciente que o no cumprimento das exigncias contidas neste auto, ensejar a aplicao
das sanes previstas na Lei n 8.666/93, bem como nas clusulas contratuais. Estou ciente
ainda do prazo que terei para cumprir com as exigncias aqui registradas.
Recebi a primeira via em ____/____/____
Hora ____/____
Nome do Responsvel pela empresa: _______________________________________
Assinatura: _____________________________________________________________
Fiscal do contrato (Carimbo e assinatura) __________________________________
-
TRIBUNAL DE JUSTIA DO ESTADO DO RIO GRANDE DO NORTE
Coordenadoria de Licitao, Contratos e Convnios
Diviso de Contratos e Convnios
Ncleo de Gesto de Contratos e Convnios
ANEXO II
Check-list atestar Nota Fiscal
Contrato n.: Unidade:
Empresa: Servio:
Perodo de execuo do servio:
ITEM SIM NO
Contrato ainda vigente durante a execuo do servio.
Valor da Nota Fiscal corresponde ao valor contratual mensal.
Verificar se o CNPJ da contratada contido na Nota Fiscal o mesmo que consta da Nota de
Empenho.
Perodo de prestao de servios est correto (sempre corresponde ao ms anterior ao da
fatura).
Data emisso da Nota Fiscal correta (quando envolver mo-de-obra, sempre deve ser a
partir do primeiro dia subseqente ao ms relativo prestao dos servios).
Caso haja descobertura de posto, se houve o desconto respectivo na Nota Fiscal.
Relatrio de Servios Terceirizados (quando se tratar de servio com mo-de-obra) ou do
Relatrio pertinente ao tipo de servio (Ex.: Locao de Mquina Copiadora), devidamente
preenchido e assinado.
A contratada forneceu toda a documentao obrigatria, da mo-de-obra diretamente
envolvida na execuo dos servios:
a) comprovantes de pagamento dos salrios, vales-transporte e auxlio alimentao dos empregados.
b) verificar se a empresa realizou a reteno da contribuio previdenciria (11% do valor da fatura).
c) verificar se a empresa realizou o recolhimento dos impostos incidentes sobre a prestao do servio.
a.1. Quando ocorrer Impostos sobre Servios - ISS , verificar se a alquota corresponde alquota da regio onde foi executado o servio.
d) comprovantes dos recolhimentos do FGTS por meio dos seguintes documentos:
..1. cpia do Protocolo de Envio de Arquivos, emitido pela Conectividade Social (GFIP);
..2. cpia da Guia de Recolhimento do FGTS (GRF) com a autenticao mecnica ou acompanhada do comprovante de recolhimento bancrio ou o comprovante emitido
quando recolhimento for efetuado pela Internet;
..3. cpia da Relao dos Trabalhadores Constantes do Arquivo SEFIP (RE);
4. cpia da Relao de Tomadores/Obras (RET).
e) Comprovante dos recolhimentos das contribuies ao INSS por meio de:
1. cpia do Protocolo de Envio de Arquivos, emitido pela Conectividade Social (GFIP);
2. cpia do Comprovante de Declarao Previdncia;
3. cpia da Guia da Previdncia Social (GPS) com a autenticao mecnica ou acompanhada do comprovante de recolhimento bancrio ou o comprovante emitido
quando recolhimento for efetuado pela Internet;
4. cpia da Relao dos Trabalhadores Constantes do Arquivo SEFIP (RE);
5. cpia da Relao de Tomadores/Obras (RET).
A data do atesto deve estar em conformidade com o ms da emisso da Nota Fiscal.