MANUAL MÓDULO DE TRANSFERÊNCIAS...

GOVERNO DO ESTADO DE SANTA CATARINA

Secretaria de Estado da Fazenda

Diretoria de Auditoria Geral

MANUAL MÓDULO DE TRANSFERÊNCIAS

CONCEDENTE - Análise Prestação de Contas Parcial e Final

- Acompanhamento do Objeto

(Convênios, Subvenções Sociais e Contrato de Apoio Financeiro)

atualizado em 15-12-14

ESTADO DE SANTA CATARINA SECRETARIA DE ESTADO DA FAZENDA DIRETORIA DE AUDITORIA GERAL GERÊNCIA DE AUDITORIA DE RECURSOS ANTECIPADOS

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SUMÁRIO

1. PRESTAÇÃO DE CONTAS PARCIAL ........................................................................ 4

1.1. Funcionalidade Registrar Recebimento P/C Parcial .................................... 4

1.2. Funcionalidade Realizar Análise P/C Parcial ................................................. 6

1.2.1 Aba Identificação ........................................................................................... 7

1.2.2 Aba Ingressos ................................................................................................. 7

1.2.3 Aba Dispêndios ............................................................................................ 10

1.2.4 Aba Observações ........................................................................................ 13

1.2.5 Aba Justificativa .......................................................................................... 14

1.2.6 Aba Conclusão ............................................................................................. 14

1.3. Listar Prestação Contas Parcial ...................................................................... 18

2. PRESTAÇÃO DE CONTAS FINAL ............................................................................ 18

2.1. Funcionalidade Registrar Recebimento P/C Final ...................................... 18

2.2. Funcionalidade Realizar Análise Técnica P/C Final ................................... 20

2.2.1 Aba Identificação ......................................................................................... 21

2.2.2 Aba Conclusão ............................................................................................. 21

2.3. Funcionalidade Realizar Parecer Secretário/Dirigent e P/C Final ........... 24


2.3.2 Aba Avaliação ............................................................................................... 25

2.4. Funcionalidade Listar Prestação Contas Final ........................................... 27

3. ALTERAÇÃO PRESTAÇÃO DE CONTAS PARCIAL ........................................... 28

3.1. Funcionalidade Realizar Análise P/C Parcial (Realiz ar Diligência) ........ 28

3.1.1 Aba Ingressos ............................................................................................... 29

3.1.2 Aba Dispêndios ............................................................................................ 31

3.1.3 Aba Conclusão ............................................................................................. 33

3.2. Funcionalidade Realizar Análise P/C Parcial (Reanál ise) ......................... 35


3.2.2 Aba Ingressos ............................................................................................... 36

3.2.3 Aba Dispêndios ............................................................................................ 37

3.2.4 Aba Observações ........................................................................................ 40

3.2.5 Aba Justificativa .......................................................................................... 40

3.2.6 Aba Conclusão ............................................................................................. 40

4. ALTERAÇÃO PRESTAÇÃO DE CONTAS FINAL ................................................. 42

4.1. Funcionalidade Realizar Análise Técnica P/C Final ( Diligência) ............ 42


4.1.2 Aba Conclusão ............................................................................................. 43

4.2. Funcionalidade Realizar Análise Técnica P/C Final ( Reanálise) ............ 45


4.2.2 Aba Conclusão ............................................................................................. 46

5. ACOMPANHAMENTO DO OBJETO ......................................................................... 47

5.1 Funcionalidade “Realizar Acompanhamento Objeto” ............................... 48


5.1.2 Aba Acompanhamento ............................................................................... 49

5.1.3 Aba Laudo Supervisão ............................................................................... 52

5.1.4 Aba Laudo Supervisão (Obra) .................................................................. 53

ESTADO DE SANTA CATARINA SECRETARIA DE ESTADO DA FAZENDA DIRETORIA DE AUDITORIA GERAL - DIAG GERÊNCIA DE AUDITORIA DE RECURSOS ANTECIPADOS - GERAN

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5.1.4.1 Aba Identificação ..................................................................................... 53

5.1.4.2 Aba Laudo ................................................................................................. 54

5.1.4.3 Aba Fotos ................................................................................................... 55

5.2 Funcionalidade “Listar Acompanhamento Objeto” ................................... 56


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Este Manual tem por objetivo orientar os Órgãos e Entidades da Administração Pública Estadual Direta e Indireta (concedentes) sobre a realização da Análise da Prestação de Contas Parcial e Final e Ac ompanhamento do Objeto de uma transferência repassada, por meio do Módulo de Transferências , no SIGEF.Observa-se que:

Nas notas de rodapé estão descritas as regras de negócio aplicadas ao sistema.

Todos os campos com asterisco * são de preenchimento obrigatório.

Todos os campos descritivos podem ter informações coladas, ou seja, pode ser utilizada a opção “Ctrl c” para copiar determinado texto e “Ctrl v” para incluir no campo descritivo do sistema.

1. PRESTAÇÃO DE CONTAS PARCIAL

A pessoa que realizar as funções a seguir deverá ter em mãos a prestação de contas enviada pelo beneficiário, com todos os documentos, de acordo com o instrumento pactuado e relacionados na legislação específica.

1.1. Funcionalidade Registrar Recebimento P/C Parci al

Esta funcionalidade permite registrar o recebimento físico de uma Prestação de Contas Parcial, ocasião na qual sua situação deve constar no sistema como “Aguardando Documentos” - DA, conforme a última coluna da tela a seguir.

Depois de inserir a Unidade Gestora/Gestão clicar no botão e o sistema apresentará a tela a seguir. Pode, ainda, ser pesquisado por “Beneficiário” ou por “Instrumento”:

Tela 01

Clicar na parcela que deseja registrar a prestação de contas, no exemplo deste Manual aparece somente uma parcela (em vermelho). O sistema apresentará a seguinte tela:


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Tela 02

Percebe-se que a tela acima apresenta 6 (seis) abas não editáveis, ou seja, somente traz informações acerca da parcela da prestação de contas recebida. No entanto, no rodapé dessa tela há dois campos para preenchimento pelo concedente:

� Data Recebimento: inserir a data em que foi recebida a prestação de contas parcial pelo Setor de Prestação de Contas.

� Número do Processo: inserir o número do processo do Sistema de Gestão de Protocolo Eletrônico - SGP-e específico para cada prestação de contas parcial

Para cada prestação de contas parcial deverá ser aberto um processo. Todos os processos de prestações de contas (parciais e final) deverão ser APENSADOS ao processo de concessão.

Após informar esses dados clicar no botão e o sistema apresentará a tela a seguir com a seguinte mensagem “Operação realizada com sucesso”.

Observa-se que o recebimento da prestação de contas no sistema libera o beneficiário de bloqueio em relação a prestação de contas recebida, caso esteja bloqueado por não ter prestado contas no prazo (30 dias contados da vigência).


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Tela 03

1.2. Funcionalidade Realizar Análise P/C Parcial

A funcionalidade “Realizar Análise P/C Parcial” tem como objetivo registrar a análise da prestação de contas parcial.

Para realizar a análise deve o concedente ter em mãos os documentos exigidos pela legislação, conforme o instrumento firmado, enviados pelo proponente ao realizar a prestação de contas parcial.

Depois de inserir a Unidade Gestora/Gestão clicar no botão e o sistema apresentará a tela a seguir. Pode, ainda, ser pesquisado por “Beneficiário” ou “Instrumento”:

Tela 04


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Clicar na parcela que deseja analisar a prestação de contas. No exemplo somente aparece uma parcela (em vermelho). O sistema apresentará a seguinte tela com 6 (seis) abas:

1.2.1 Aba Identificação

Tela 05

Esta aba serve para visualizar as informações iniciais da transferência para a qual foi realizada a prestação de contas, ou seja, não é editável.

1.2.2 Aba Ingressos

Tela 06


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Nesta aba serão analisados os ingressos da prestação de contas. Os ingressos tipo “Repasse” e “Contrapartida” são informados de forma automática pelo sistema, os demais são informados pelo convenente e devem refletir o que consta no extrato bancário.

No exemplo deste Manual aparecem 3 (três) ingressos: Contrapartida (R$ 5.000,00), Repasse (R$ 45.000,00), e Rendimento de Aplicação Financeira (R$ 100,00).

Selecionar o segundo check box “Repasse” e após clicar no botão , o sistema apresentará a tela a seguir:

Tela 07

� Confere Extrato: escolher no combo “sim” se confere com o extrato o ingresso “repasse” de R$ 45.000,00 ou “não” se não confere o valor do ingresso com o crédito lançado no extrato bancário em 10/06/2014;

� Descrição: descrever alguma observação que deseja ressaltar sobre o ingresso.

Após preencher os dois campos clicar no botão e o sistema apresentará a tela a seguir. Percebe-se que na coluna “Confere Extrato” já consta “sim”.

Tela 08


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Em seguida analisar o primeiro e o terceiro ingressos (Contrapartida e Rendimento). Repetir a operação anteriormente apresentada, ou seja, marcar o

check box “Contrapartida” e após clicar no botão .

Após verificar se o valor de R$ 5.000,00 - referente à contrapartida, confere com o crédito lançado no extrato em 10/06/2014. Clicar em “sim” no combo e preencher o campo “Descrição”. Se o valor não estiver de acordo com o extrato bancário escolher no combo a opção “não”. Repetir a operação para o ingresso “Rendimento”. Caso algum valor não confira com o extrato, a tela ficará como no exemplo deste Manual:

Tela 09

Para continuar o exemplo deste Manual, vamos voltar e colocar “sim” para o terceiro ingresso “Rendimento”. Selecionar novamente o terceiro quadrinho e clicar o

botão e no combo selecionar a opção “sim” e o sistema trará a tela a seguir:

Tela 10


10

1.2.3 Aba Dispêndios

Tela 11

Nesta aba serão analisados os dispêndios informados pelo proponente na prestação de contas. No exemplo deste Manual, há dois dispêndios no valor de R$ 20.000,00 e R$ 30.100,00.

Selecionar o check box “001” e após clicar no botão , o sistema apresentará a tela a seguir:

Tela 12

� Análise: escolher, no combo, uma das opções a seguir:


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Aprovado : caso o analista da prestação de contas entenda que o dispêndio realizado está de acordo com o Plano de Trabalho, com a finalidade mencionada no Termo e a legislação vigente;

Diligência – Correção Dados : caso o analista entenda que alguma informação referente ao dispêndio necessita de correção. Nesse caso, a prestação de contas retorna para o proponente providenciar as correções;

Diligência : o analista escolherá essa opção caso entenda que há alguma irregularidade em relação ao dispêndio. Nesse caso, a prestação de contas retorna ao proponente para a juntada de documentos, apresentação de justificativas e/ou devolução do valor glosado;

Reprovado : quando a prestação de contas voltar da diligência sem o proponente ter sanado a irregularidade apontada, situação em que o analista poderá escolher a opção “Reprovado”. Observa-se que a opção “Reprovado” só poderá ser selecionada se o dispêndio tiver sido colocado em Diligência.

� Valor Glosado: o analista deve inserir o valor glosado do dispêndio em análise, se for o caso. Esse valor será informado automaticamente no campo Valor Glosado da Aba Conclusão;

� Descrição: caso o analista desejar inserir alguma observação sobre o dispêndio em análise;

� Fundamentação Legal: preencher com a base legal da decisão sempre que o analista diligenciar ou reprovar o dispêndio;

Os três campos abaixo estão integrados com o Sistema de Administração Tributária (SAT), com o objetivo de auxiliar o analista na análise dos documentos fiscais ESTADUAIS de SC. Quando o documento for municipal ou de outro Estado o analista poderá entrar em contato com o Município/Estado respectivo para conferir a validade do documento.

� Situação Favorecido: campo não editável, será preenchido automaticamente pelo sistema informando se a empresa que emitiu o documento fiscal está ativa ou não. Na sequência as mensagens que podem aparecer:

o 1) Empresa Ativa na Data do Pagamento xx/xx/xxxx;

o 2) Empresa Inativa na data do pagamento xx/xx/xxxx (situação irregular) ou sem exigência de inscrição em SC (verificar a regularidade no Estado/Município origem);

o 3) A verificação de Empresa Ativa está indisponível no momento.

� Validação NF Eletrônica: campo não editável, será preenchido automaticamente pelo sistema informando se a nota fiscal eletrônica é válida ou não. No exemplo deste Manual, a nota fiscal referente ao dispêndio em tela não é uma nota fiscal eletrônica. Na sequência as mensagens que podem aparecer:


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o 1) A Nota Fiscal Eletrônica informada está presente no banco de dados da SEF e não está cancelada;

o 2) NF Eletrônica inválida. A Nota Fiscal Eletrônica informada não está presente no banco de dados da SEF ou está cancelada;

o 3) A verificação de Nota Fiscal Eletrônica Autorizada está indisponível no momento.

� Validação AIDF – Autorização de Impressão de Docume nto Fiscal: campo não editável, será preenchido automaticamente pelo sistema informando se a nota fiscal possui autorização de impressão ou não. Na sequência as mensagens que podem aparecer:

o 1) A AIDF informada possui impressão autorizada;

o 2) AIDF inválido - A AIDF informada não possui impressão autorizada – esta mensagem é um alerta para o analista verificar a autenticidade da nota;

o 3) A verificação de Documento com Impressão Autorizada está indisponível no momento.

Quando o documento fiscal for Nota Fiscal de Serviço Eletrônica ou Nota Fiscal de Serviço é recomendado verificar a sua autenticidade junto à Prefeitura Municipal, sede do prestador de serviço, pois o SIGEF NÃO está integrado com os sistemas informatizados das prefeituras municipais.

Se forem inseridos dados diferentes do que consta no documento fiscal, a validação não poderá ser feita corretamente. Nessas situações, o analista deverá colocar a prestação em diligência para possibilitar a correção das informações pelo beneficiário e a posterior validação correta pelo sistema.

No exemplo deste Manual, foi escolhida a opção “Aprovado” e foram preenchidos todos os campos. Então, o analista do dispêndio deverá clicar no botão

e o sistema apresentará a tela a seguir:


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Tela 13

Nota-se que, na tela anterior, apareceu a descrição AP (Aprovado) na última coluna.

Repetir o procedimento para o dispêndio “002”.

1.2.4 Aba Observações

Tela 14

Esta aba não é editável pelo concedente, somente informa as observações inseridas pelo beneficiário no momento da elaboração da prestação de contas.


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1.2.5 Aba Justificativa

Tela 15

Esta aba também não é editável. Contém as justificativas do beneficiário a respeito das questões apontadas pelo concedente, quando a prestação de contas foi colocada em diligência.

1.2.6 Aba Conclusão

Tela 16


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� Descrição: neste campo o analista descreverá suas observações e conclusões sobre a prestação de contas em análise;

Observa-se que os apontamentos realizados pelo analista em cada dispêndio não são trazidos automaticamente para o campo descrição. Se pretender fazê-lo, o concedente poderá utilizar o recurso de copiar e colar.

� Histórico Descrição: este campo não é editável e trará o histórico das análises realizadas anteriormente;

� Valor Glosado: o sistema retornará automaticamente neste campo o(s) valor(es) glosado(s) inserido(s) na aba dispêndios. Campo não editável;

� Domicílio Bancário Devolução: Inserir o código do banco, da agência e o número da conta-corrente específica do convênio. Este campo deverá ser preenchido caso o beneficiário tenha que devolver o recurso ou parte dele, tendo em vista a não aprovação de despesa(s) da prestação de contas pelo analista;

� Prazo Diligência: será preenchido quando o analista colocar a prestação de contas em Diligência por entender que há correções a serem realizadas, justificativas a serem prestadas ou valores a serem glosados. Decorrido o prazo previsto sem que o proponente tenha realizado o solicitado, a prestação de contas voltará automaticamente para o analista na situação “Em Reanálise”. Desta forma o analista poderá concluir a sua análise;

� Situação : escolher uma das opções abaixo quando o analista da prestação de contas entender que:

Em análise: significa que o analista ainda não realizou ou está realizando a análise. Enquanto estiver nessa situação a prestação de contas ficará disponível para o concedente realizar a análise e eventuais alterações da análise feita.

Regular: a prestação de contas foi aprovada;

Regular com Ressalvas: a prestação de contas foi aprovada com ressalvas em relação, por exemplo, aos documentos apresentados e/ou ingressos e/ou despesas realizadas;

Diligência : quando o analista entender que há correções a serem realizadas, justificativas e/ou documentos a serem apresentados ou valores a serem devolvidos. Decorrido o prazo previsto sem que o proponente tenha realizado o solicitado, a prestação de contas voltará automaticamente para o analista na situação “Em Reanálise”. Desta forma o analista poderá concluir a sua análise;


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Em Reanálise : depois da diligência a prestação de contas retornou e está apta a ser analisada novamente;

Uma das 4 (quatro) situações a seguir deverá ser escolhida quando o analista da prestação de contas entender que ela está irregular :

Irregular Sem Comprovação: quando não houver comprovação documental de algum dispêndio;

Irregular Pagamento Indevido: quando os recursos não foram aplicados de acordo com o Plano de Trabalho aprovado ou com as cláusulas pactuadas ou quando houve valor glosado pelo Estado não recolhido pelo beneficiário;

Irregular Saldo Não Recolhido: não foi recolhido o saldo de recurso devido ao concedente e/ou ao proponente;

Irregular Desvio Finalidade: Quando os recursos não tiverem sido aplicados na finalidade pactuada.

Quando o recurso foi aplicado fora do objetivo para o qual foi destinado configura-se desvio de finalidade e a irregularidade a ser selecionada é “Irregular Desvio Finalidade”.

Quando o proponente executar despesas não previstas no Plano de Trabalho, mas dentro do objetivo para o qual o recurso se destina configura-se desvio de objeto e a irregularidade a ser selecionada é “Irregular Pagamento Indevido”.

As situações de irregularidade só poderão ser selecionadas após o analista, primeiramente, ter colocado a prestação de contas em diligência.

Se o concedente ao realizar a análise colocar a prestação de contas “Em Diligência”, após a manifestação do beneficiário a prestação de contas voltará para o concedente na situação “Em Reanálise”. Para consultar a prestação de

contas e a primeira análise clicar em .

Após o preenchimento de todas as abas clicar no botão . Quando o objeto for “Obra”, o sistema apresentará a seguinte tela com a mensagem “Não é permitido situação igual a Regular ou Regular com Ressalvas quando não existe um laudo técnico”. Ou seja, deve ser realizado o Laudo Técnico na funcionalidade “Realizar Acompanhamento do Objeto” antes de concluir a análise da Prestação de Contas Parcial.


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Tela 17

Feito o acompanhamento do objeto (ver item 5.1), clicar no botão . O sistema apresentará a seguinte tela com a mensagem “Operação realizada com sucesso” e no campo operação a situação “Regular”:

Tela 18

Após ter concluído a análise técnica da prestação de contas parcial, o técnico poderá alterar sua conclusão de irregular para regular, regular com ressalvas ou outro tipo de irregularidade. Essa alteração poderá ser feita desde que não tenha sido realizada a conclusão do parecer do técnico na prestação de contas final.

Quando a conclusão do técnico for regular ou regular com ressalvas, não poderá mais ser alterada a conclusão pelo órgão concedente (se posteriormente à análise


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for verificada alguma irregularidade poderá ser feita solicitação à Gerência de Recursos Antecipados, para possibilitar a reanálise da Prestação de Contas Parcial).

1.3. Listar Prestação Contas Parcial

Esta funcionalidade permite listar todas as prestações de contas parciais.

Inserir a Unidade Gestora/Gestão e clicar no botão e o sistema listará todas as prestações de contas recebidas pela referida UG/Gestão, conforme exemplo deste Manual a seguir:

Tela 19

Observa-se que a última coluna da tela anterior informa a situação da prestação de contas. No exemplo deste Manual, a primeira prestação de contas parcial encontra-se “Em Análise” (VA) e a segunda “Regular” (AV).

Também, poderá ser realizada a consulta por Beneficiário ou Instrumento, conforme se verifica nas abas da tela anterior.

2. PRESTAÇÃO DE CONTAS FINAL

2.1. Funcionalidade Registrar Recebimento P/C Final

Esta funcionalidade permite registrar o recebimento físico de uma Prestação de Contas Final. É permitido registrar o recebimento mesmo que as prestações de


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contas parciais não tenham sido analisadas. Clicar no botão e o sistema disponibilizará a seguinte tela com as transferências disponíveis para serem recebidas. No exemplo deste Manual há somente a Transferência n° 2013TR000004.

Tela 20

Clicar no número da Transferência (em vermelho) e o sistema apresentará a seguinte tela com todos os dados da prestação de contas realizada pelo convenente/beneficiário:

Tela 21

� Data Recebimento: inserir a data do recebimento da prestação de contas;

� Número do Processo: inserir o número do processo do Sistema de Gestão de Protocolo Eletrônico - SGP-e específico para a prestação de contas final;

Todos os processos de prestações de contas (parciais e final) deverão ser APENSADOS ao processo de concessão.


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Após o preenchimento desses campos, clicar no botão e o sistema retornará a tela a seguir com a mensagem “Operação realizada com sucesso”:

Tela 22

Observa-se que o recebimento da prestação de contas no sistema libera o beneficiário de bloqueio em relação a prestação de contas recebida, caso esteja bloqueado por não ter prestado contas no prazo (30 dias contados da vigência). Atenção: Não libera de eventual bloqueio decorrente de parecer irregular do técnico.

2.2. Funcionalidade Realizar Análise Técnica P/C Fi nal

Esta funcionalidade tem como objetivo registrar a análise técnica da prestação de contas final.

O sistema só vai permitir analisar a prestação de contas final, se todas as suas parciais estiverem sido analisadas (regular, regular com ressalva ou irregularidades).

Para realizar a análise deve o concedente ter em mãos os documentos exigidos pela legislação, conforme o instrumento firmado, enviados pelo proponente ao realizar a prestação de contas final.

Inserir a Unidade Gestora/Gestão e após clicar no botão e o sistema apresentará a tela a seguir com as transferências disponíveis:


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Tela 23

Clicar no número da Transferência (em vermelho) e o sistema apresentará a tela a seguir com duas abas:


Esta aba não é editável somente informa os dados da prestação de contas para conferência:

Tela 24


Para consultar a prestação de contas final realizada pelo proponente clicar no botão . Se a prestação de contas final tiver sido colocada em diligência e o proponente tiver realizado alterações a versão original da prestação de contas final poderá ser consultada no botão .

Após consultar a prestação de contas o analista fará sua análise preenchendo os campos a seguir:


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Tela 25

� Conclusão: descrever a conclusão quanto à prestação de contas em análise, com base na opção que constará no campo “Situação”;

� Histórico Conclusão: este campo não é editável, mas trará o histórico das conclusões das análise realizadas anteriormente;

� Prazo Diligência: quando o analista entender que há correções a serem realizadas ou justificativas ou documentos a serem apresentados. Decorrido o prazo previsto sem que o proponente tenha realizado o solicitado, a prestação de contas voltará automaticamente para o analista na situação “Em Reanálise”. Desta forma poderá concluir a sua análise.

� Situação : escolher uma das opções abaixo quando o analista da prestação de contas entender que:

Em Análise – Técnico: significa que o analista ainda não

realizou ou está realizando a análise. Enquanto estiver nessa situação, a prestação de contas ficará disponível para o concedente realizar a análise e eventuais alterações.

Regular com Ressalvas – Técnico: a prestação de contas final está aprovada pelo técnico, mas com ressalvas.

Regular - Técnico: a prestação de contas final está aprovada pelo técnico;

Diligência : quando o analista entender que há correções a serem realizadas ou justificativas a serem prestadas pelo beneficiário.


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Em Reanálise – Técnico: depois da diligência a prestação de contas retornou e está apta a ser analisada novamente pelo técnico;

Umas das 4 (quatro) situações a seguir deverão ser escolhidas quando o analista entender pela irregularidade da prestação de contas final:

Irregular Sem Comprovação - Técnico: quando não houver comprovação documental de algum dispêndio;

Irregular Pagamento Indevido - Técnico: quando os recursos não foram aplicados de acordo com o Plano de Trabalho aprovado ou com as cláusulas pactuadas ou quando houve valor glosado pelo Estado não recolhido pelo beneficiário;

Irregular Saldo Não Recolhido - Técnico: não foi recolhido o saldo do recurso devido ao concedente e/ou ao proponente;

As três irregularidades listadas acima referem-se à irregularidades relativas à análise da prestação de contas parcial. Se a irregularidade persistir, o técnico deverá repetir sua análise também na prestação de contas final.

Irregular Desvio Finalidade - Técnico: Quando os recursos não tiverem sido aplicados na finalidade pactuada ou a finalidade não tiver sido atingida.

As situações de irregularidade só poderão ser selecionadas após o analista ter colocado, primeiramente, a prestação de contas em diligência.

O técnico não poderá selecionar “Regular – técnico” ou Regular com Ressalvas – técnico, caso tenha concluído alguma prestação de conta parcial como “Irregular”. Caso o beneficiário tenha regularizado a pendência que gerou a irregularidade da PC parcial, o técnico deverá retornar à sua análise e alterar a conclusão para “Regular” ou “Regular com Ressalvas”.

O técnico não poderá selecionar “Regular – técnico” ou “Regular com Ressalvas – técnico” na conclusão da análise da prestação de contas final, caso tenha alguma parcela da prestação de contas parcial concluída como “Irregular”. Se houver a regularização pelo beneficiário da pendência que gerou a irregularidade, primeiramente o técnico deverá retornar à análise da prestação de contas parcial, alterar a conclusão para “Regular” ou “Regular com Ressalvas” para após poder concluir pela regularidade ou regularidade com ressalvas da prestação de contas final. Após escolher a situação clicar

no botão e o sistema retornará a tela a seguir com a mensagem “Operação realizada com sucesso”.


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Tela 26

Quando a conclusão inicial do técnico for regular ou regular com ressalvas, não poderá mais ser alterada a conclusão diretamente pelo órgão concedente (se posteriormente à análise for verificada alguma irregularidade poderá ser feita solicitação à Gerência de Recursos Antecipados, para possibilitar a reanálise da Prestação de Contas Final).

2.3. Funcionalidade Realizar Parecer Secretário/Dirigent e P/C Final

Esta funcionalidade serve para registrar o parecer do Secretário ou Dirigente sobre a prestação de contas final.


Tela 27



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Esta aba não é editável somente informa os dados da prestação de contas para conferência:

Tela 28

2.3.2 Aba Avaliação

O Secretário/Dirigente preencherá os campos a seguir:

Tela 29

� Observações: descrever as observações pertinentes ao parecer;

� Documento: se a conclusão do Secretário/Dirigente (campo Situação) for diferente da conclusão da análise técnica (Situação Técnico) mencionar o


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número do documento que serviu de base para justificar a discordância do Secretário;

� Data: inserir a data do parecer;

� Justificativa: proceder à justificativa do parecer em consonância com a opção escolhida no campo “Situação”;

� Situação Técnico : esse campo não é editável. Ele demonstra a conclusão da análise técnica;

� Situação : escolher uma das opções do combo a seguir:

Em Análise – Secretário: significa que o Secretário/Dirigente ainda não realizou ou está realizando o seu parecer. Enquanto estiver nessa situação, a prestação de contas ficará disponível para o Secretário realizar a análise e eventuais alterações;

Regular com Ressalvas – Secretário: a prestação de contas final está aprovada, mas com algumas ressalvas;

Regular - Secretário: a prestação de contas final está aprovada;

Uma das 4 (quatro) situações a seguir deverá ser escolhida quando o Secretário/Dirigente decidir pela irregularidade da prestação de contas final:

Irregular Sem Comprovação: quando não houver comprovação documental de algum dispêndio;

Irregular Pagamento Indevido: quando os recursos não foram aplicados de acordo com o Plano de Trabalho aprovado ou com as cláusulas pactuadas ou quando houve valor glosado pelo Estado não recolhido pelo beneficiário;

Irregular Saldo Não Recolhido: quando não foi recolhido o saldo do recurso devido ao concedente e/ou ao proponente;

Irregular Desvio Finalidade: quando os recursos não tiverem sido aplicados na finalidade pactuada ou a finalidade não tenha sido atingida.

Quando o recurso foi aplicado fora do objetivo para o qual foi destinado configura-se desvio de finalidade e a irregularidade a ser selecionada é “Irregular Desvio Finalidade”.

Quando o proponente executar despesas não previstas no Plano de Trabalho, mas dentro do objetivo para o qual o recurso se destina configura-se desvio de objeto e a irregularidade a ser selecionada é “Irregular Pagamento Indevido”.


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A situação de irregularidade poderá ser selecionada de imediato pelo Secretário, não sendo necessário colocar primeiramente a prestação de contas “em diligência”.

Após escolher a “Operação” e preencher todos os campos da aba, clicar no

botão e o sistema retornará a tela a seguir com a mensagem “Operação realizada com sucesso” e no campo “Situação” com a situação “Regular – Secretário”, a qual foi a escolha para o exemplo deste Manual.

Tela 30

2.4. Funcionalidade Listar Prestação Contas Final

Esta funcionalidade visa listar todas as prestações de contas finais recebidas.



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Tela 31

Clicar no número da Transferência (em vermelho) e o sistema apresentará a tela “Detalhar Prestação de Contas Final” a seguir. As cinco abas trazem todas as informações da prestação de contas final cadastrada pelo proponente.

Tela 32

3. ALTERAÇÃO PRESTAÇÃO DE CONTAS PARCIAL

3.1. Funcionalidade Realizar Análise P/C Parcial (R ealizar Diligência)

Esta funcionalidade possibilita que o analista após constatar uma inconsistência na Prestação de Contas Parcial envie esta para o beneficiário realizar uma Diligência.

O exemplo aqui objetiva demonstrar uma situação que pode ocorrer quando o analista, ao realizar a análise da prestação de contas parcial, detectar alguma


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irregularidade. Nesse caso, deverá enviar uma Diligência ao beneficiário para que proceda à correção.

Depois de inserir a Unidade Gestora/Gestão clicar no botão e o sistema apresentará a tela a seguir:

Tela 33

Clicar na parcela da prestação de contas parcial que deseja analisar. No exemplo deste Manual somente aparece uma parcela (em vermelho). O sistema apresentará a seguinte tela com 6 (seis) abas.

Para simplificar trataremos somente das abas “Ingressos”, “Dispêndios” e “Conclusão”, pois faremos uma simulação se:

- o beneficiário informou erroneamente o valor do rendimento, ao invés de R$ 150,00 informou R$ 50,00.

- o beneficiário informou erroneamente o valor da nota fiscal n° 5.555, ao invés de R$ 10.000,00 informou R$ 10.050,00.

3.1.1 Aba Ingressos


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Tela 34

Nesta aba serão analisados os ingressos da prestação de contas. No exemplo aparecem 3 (três) ingressos: Repasse (R$ 40.000,00), Contrapartida (R$ 10.000,00) e Rendimento de Aplicação Financeira (R$ 50,00).

Selecionar o segundo quadrinho “Repasse” e após clicar no botão , o sistema apresentará a tela a seguir:

Tela 35

� Confere Extrato: escolher no combo “sim” se confere com o extrato bancário o ingresso/ repasse de R$ 40.000,00 ou “não” se não confere o valor do ingresso com o extrato bancário;

� Descrição: descrever alguma observação que deseja ressaltar sobre o ingresso.

Após preencher os dois campos clicar no botão e o sistema apresentará a tela a seguir. Percebe-se que na coluna “Confere Extrato” aparece “sim”.


31

Tela 36

Após analisar o segundo e o terceiro ingressos (Contrapartida e Rendimento, respectivamente). Repetir a operação realizada anteriormente, ou seja, selecionar o

primeiro quadrinho “Contrapartida” e após clicar no botão . Verificar se o valor de R$ 10.000,00 de contrapartida confere com o extrato bancário, caso esteja de acordo clicar em “sim” no combo e preencher o campo “Descrição” ou escolher no combo a opção “não” se o valor não estiver de acordo com o extrato bancário.

Com relação ao ingresso “Rendimento”. Vamos, hipoteticamente, mencionar que o valor não conferiu com o extrato, pois ao invés de R$ 150,00 o beneficiário informou R$ 50,00. A tela ficaria assim, no exemplo:

Tela 37

Nota-se na tela anterior que na última coluna correspondente ao terceiro quadrinho aparece a expressão “não”, pois não confere com o extrato bancário.



32

Tela 38

Nesta aba serão analisados os dispêndios realizados pelo beneficiário na prestação de contas. No exemplo deste Manual há dois dispêndios no valor de R$ 40.000,00 e R$ 10.050,00.

Selecionar o quadrinho “001” e após clicar no botão , o sistema apresentará a tela a seguir:

Tela 39

Para passar adiante, no exemplo deste Manual, escolheu-se a opção “Aprovado”. Depois de preencher todos os campos, o analista do dispêndio deverá

clicar no botão .

Para o dispêndio “002”, verificou-se um erro, pois o valor da nota fiscal é R$

10.000,00 e não R$ 10.050,00. Após os preenchimentos clicar no botão e o sistema apresentará a seguinte tela:


33

Tela 40

Nota-se na tela anterior, que na última coluna referente ao Código de Pagamento 002 há a informação de que está em Diligência (DL).

Se o proponente tiver realizado dois pagamentos para o mesmo fornecedor o Número Operação Bancária será o mesmo, visto que o número é representado da seguinte forma: 66 + número da agência + número da conta do favorecido


Tela 41

Inserir nesta aba a descrição em função da opção escolhida no campo “Situação”. No exemplo deste Manual vamos descrever no campo:

� “Descrição”: o porquê da devolução da prestação de contas;


34

� “Valor Glosado”: o valor inserido a maior da nota fiscal n° 5.555 de R$ 50,00;

� “Domicílio Bancário Devolução, clicando em escolher a conta na qual o beneficiário devolverá o valor glosado de R$ 50,00 mais o valor de R$ 100,00 dos rendimentos de aplicação financeira não incluídos na prestação de contas;

� “Prazo Diligência: inserir até que data o beneficiário tem para regularizar a prestação de contas; e

� “Situação”: escolher a opção Diligência.

Veja a seguir a tela com os preenchimentos do exemplo deste Manual:

Tela 42

Após, clicar no botão e o sistema apresentará a tela a seguir com a mensagem “Operação realizada com sucesso” e no campo Operação a situação “Diligência”:

O sistema envia um e-mail para o contato do proponente e para todos os usuários constantes no cadastro informando que a prestação de contas parcial deve ser alterada no ambiente internet.


35

Tela 43

3.2. Funcionalidade Realizar Análise P/C Parcial (R eanálise)

Esta funcionalidade objetiva demonstrar, uma situação que pode ocorrer, quando o analista recebe uma resposta de diligência enviada pelo beneficiário e efetua a reanálise da prestação de contas parcial. Inserir a Unidade Gestora/Gestão

e após clicar no botão e o sistema apresentará a tela a seguir com as transferências disponíveis:

Tela 44

Clicar na parcela da Transferência (em vermelho), que no exemplo deste Manual é a 2013TR000004, a qual está em VR (Reanálise) e o sistema apresentará a tela a seguir com seis abas:


36


Esta aba não é editável e somente informa os dados da prestação de contas para conferência:

Tela 45

3.2.2 Aba Ingressos

Tela 46

Nesta aba será reanalisado somente o ingresso “Rendimento”, pois os demais na análise realizada anteriormente estão corretos.

Nota-se que o valor foi alterado pelo beneficiário, pois antes era R$ 50,00 e passou para R$ 150,00, ou seja, o valor que consta no extrato bancário na análise do concedente (item 3.1 deste Manual).

Selecionar na tela anterior o terceiro quadrinho “Rendimento” e após clicar no

botão e o sistema apresentará a tela a seguir:


37

Tela 47

Após preencher os dois campos clicar no botão e o sistema apresentará a tela a seguir.

Tela 48

Percebe-se que na coluna “Confere Extrato” consta “sim” para o ingresso “Rendimento”.

Pode-se verificar nas últimas linhas da tela anterior que todos os valores conferem com o extrato bancário. Antes da diligência constava R$ 50,00 à título de Rendimento.



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Tela 49

Nesta aba serão reanalisados os dispêndios referentes aos Códigos de Pagamento n°s 002 e 003, pois o n° 001 já havia sido aprovado na primeira análise.

Nota-se na tela anterior que o dispêndio n° 002 que antes apresentava o valor de R$ 10.050,00 (valor considerado como incorreto na análise inicial da prestação de contas) passou para R$ 10.000,00.

Diante do exposto, deve ser selecionado o quadrinho correspondente ao

Código de Pagamento “002” e após clicar no botão e o sistema apresentará a tela a seguir:

Tela 50

Escolher a opção “Aprovado”, pois agora o dispêndio está de acordo com o que foi apontado na análise. Após preencher os demais campos e clicar no botão



39

Tela 51

Repetir o procedimento para o dispêndio “003”, pois antes não havia devolução de recursos e agora o beneficiário efetuou a devolução de R$ 150,00, sendo R$ 100,00 referente aos rendimentos da aplicação financeira e R$ 50,00 referente à nota fiscal n° 5.555 que inicialmente f oi lançada com o valor a maior na Prestação de Contas.

Escolher a opção “Aprovado”, preencher os demais campos pertinentes e

clicar no botão e o sistema apresentará a tela a seguir

Tela 52

Nota-se na tela anterior que apareceu o status Aprovado (AP) na última coluna para todos os dispêndios.


40

3.2.4 Aba Observações

Tela 53

Esta tela não é editável. Ela informará as observações do beneficiário com relação à prestação de contas.

3.2.5 Aba Justificativa

Tela 54

Esta tela não é editável. Ela informa as justificativas do beneficiário com relação à prestação de contas.



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Tela 55

A aba Conclusão demonstrará os históricos das conclusões já realizadas pelo analista da prestação de contas e, no campo “Descrição”, ele poderá inserir um novo comentário referente à reanálise.

Se estiver tudo correto escolher no campo “Situação” a nova situação da prestação de contas de acordo com a reanálise. No exemplo deste Manual escolhemos a situação “Regular” e a tela ficou assim:

Tela 56

Após preencher todas as abas clicar no botão e o sistema apresentará a seguinte tela com a mensagem “Operação realizada com sucesso” e no campo “Situação” “Regular”:


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Tela 57

As irregularidades descritas anteriormente foram sanadas e houve a devolução de R$ 150,00, tendo em vista que os rendimentos de aplicação financeira foram informados a menor anteriormente (R$ 100,00) e houve erro na inserção do valor da nota fiscal n° 5.555 a maior (R$ 50,00).

4. ALTERAÇÃO PRESTAÇÃO DE CONTAS FINAL

4.1. Funcionalidade Realizar Análise Técnica P/C Fi nal (Diligência)

Nesta funcionalidade criaremos o exemplo de uma situação que pode ocorrer quando o analista ao realizar a análise da prestação de contas final constatar alguma irregularidade e enviar uma Diligência ao beneficiário.

Clicar no botão e o sistema apresentará a tela a seguir com as transferências disponíveis:


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Tela 58



Esta aba não é editável. Ela somente informa os dados da prestação de contas para conferência:

Tela 59


Para a análise o analista clicará no botão para verificar a prestação de contas final encaminhada. O analista fará todas as análises da prestação de contas final e após preencherá os campos a seguir:


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Tela 60

No exemplo deste Manual, vamos considerar que o beneficiário não preencheu as abas “Bens Permanentes” e “Objeto”, razão pela qual o analista fez uma Diligência para que sejam adicionados à Prestação de Contas Final os dados faltantes.

Então, após escolher a “Situação” e descrever a “Conclusão” clicar no botão

e o sistema trará a tela a seguir com a mensagem “Operação realizada com sucesso”.

O sistema envia um e-mail para o contato do proponente constante no cadastro informando que a prestação de contas final deve ser alterada no ambiente internet.

Tela 61

Na funcionalidade Listar Prestação de Contas Final a seguir, pode-se verificar que a situação é DT (Diligência). Ou seja, o Secretário/Dirigente deve aguardar um retorno do proponente para fazer a reanálise (item 4.2 deste Manual).


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Tela 62

4.2. Funcionalidade Realizar Análise Técnica P/C Fi nal (Reanálise)

Esta funcionalidade objetiva demonstrar, uma situação que pode ocorrer, quando o analista recebe uma resposta de diligência enviada pelo beneficiário e efetua uma nova análise técnica da prestação de contas final. Ou seja, neste item reanalisaremos a resposta do beneficiário em relação à Diligência realizada no item 4.1 deste Manual, referente à Transferência n° 2013 TR000004.

Tela 63

Clicar no número da Transferência (código em vermelho), Transferência n° 2013TR000004 e o sistema apresentará a tela a seguir. Nota-se na última coluna que a situação da Prestação de Contas Final da Transferência está em “Em Reanálise” (VR).



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Tela 64

Essa aba serve somente para informação dos dados da prestação de contas final.


Tela 65

Nota-se, que os campos “Conclusão” e “Situação” trazem a conclusão inserida pelo concedente na análise da prestação de contas.

Para a reanálise o analista clicará no botão para verificar a nova

prestação de contas final encaminhada. No botão pode ser consultada a prestação de contas original, antes da diligência.

Entendendo o analista que a prestação de contas está de acordo deve descrever a conclusão e alterar o campo “Situação” para “Regular com Ressalvas – Técnico” ou “Regular – Técnico”. Ou, se o analista entender que ainda não está


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regular a prestação de contas deve escolher um dos tipos de irregularidade no campo “Situação”. Para o exemplo deste Manual escolheu-se a situação “Regular – Técnico”. A tela ficará assim:

Tela 66

Após clicar no botão e o sistema apresentará a tela a seguir com a mensagem “Operação realizada com sucesso”.

Tela 67

A prestação de contas final poderá seguir para o Secretário ou Dirigente realizar o seu parecer na funcionalidade “Realizar Parecer Secretário/Dirigente P/C Final”, a qual já foi explicada no item 2.3 deste Manual.

5. ACOMPANHAMENTO DO OBJETO


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Para dar cumprimento aos arts. 58 a 60 do Decreto n° 127/2011, o concedente terá que acompanhar e fiscalizar o objeto da Transferência realizada registrando as ações no Módulo de Transferência do SIGEF.

5.1 Funcionalidade “Realizar Acompanhamento Objeto” Esta funcionalidade permite que o concedente registre os acompanhamentos

do objeto de uma transferência de recursos públicos realizada. No momento de gerar a Transferência o concedente prevê os

acompanhamentos que deseja realizar. Durante a execução do convênio, podem ser realizados os acompanhamentos já definidos e outros que sejam necessários, visto que no momento de gerar a Transferência é feita apenas uma previsão.

Tela 68

Inserir o número da Unidade Gestora/Gestão e o número da transferência, e

após clicar no botão e o sistema apresentará a tela a seguir com os dados da transferência. Neste Manual estamos exemplificando com a Transferência n° 2013TR000005:


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Tela 69

Clicar no número da transferência (em vermelho) e o sistema apresentará a tela a seguir com 3 (três) abas, sendo que a primeira contém os dados que identificam a Transferência selecionada.


Tela 70

5.1.2 Aba Acompanhamento


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Tela 71

Para exemplificar, serão inseridos 3 (três) acompanhamentos: visita in loco, ligação telefônica e outra visita in loco.

O exemplo deste Manual é a Transferência n° 2013000 005 (aquisição e instalação de equipamento).

Para inserir um acompanhamento, o concedente deverá clicar no botão


Tela 72

� Parcela: digitar o número da parcela da Transferência cujo acompanhamento está sendo realizado;

� Data: inserir a data na qual foi realizado o acompanhamento ou avaliação;

� Forma Avaliação: informar no sistema a forma como a avaliação será realizada junto ao convenente para verificar se o objeto foi executado a contento. Por exemplo: visita in loco;

� Problemas Detectados: relacionar os problemas detectados em função da avaliação realizada;

� Providências Adotadas: relacionar as providências adotadas pelo concedente para sanar os problemas detectados;


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� Observações: inserir alguma observação que o concedente achar pertinente.

Depois de preenchida a tela ficou assim:

Tela 73

Clicar no botão e o sistema apresentará a tela a seguir com a mensagem “Operação realizada com sucesso” e com o número do Acompanhamento, que no exemplo deste Manual é o 002:

Tela 74

Após, inserir mais dois acompanhamentos. Clicar no botão e preencher todos os campos. Na sequência o sistema retornará a tela a seguir com a mensagem “Operação realizada com sucesso”.


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Tela 75

5.1.3 Aba Laudo Supervisão

Em caso de obra, para cada parcela repassada pelo Estado deve haver um Laudo de Supervisão do engenheiro.

Tela 76

Para inserir um Laudo Supervisão, o concedente deve clicar no botão



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Tela 77

Apareceu, na parte inferior da tela, a mensagem: “Não é permitido adicionar Laudo Supervisão quando o tipo objeto da Transferência for diferente de Obra”. Ou seja, como o exemplo deste Manual (Transferência n° 2013000005) foi a aquisição de equipamento, o sistema não aceitou adicionar Laudo Supervisão, pois este só é exigido quando o objeto é obra.

5.1.4 Aba Laudo Supervisão (Obra)

Para fins didáticos será realizado na sequência, um exemplo com uma Transferência cujo objeto é uma Obra, para podermos fazer o Laudo de Supervisão.

Clicar no botão e o sistema apresentará a tela a seguir:

5.1.4.1 Aba Identificação

Tela 78

� Data: inserir a data em que foi realizada a vistoria na obra;


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� Parcela: digitar o número da parcela da Transferência, cujo acompanhamento está sendo realizado;

� Data Laudo: inserir a data em que foi expedido o Laudo;

� Ato Designação: descrever o número da Portaria que designou a comissão ou o servidor para realização do laudo;

� Obra : inserir os dados da obra, objeto da Transferência repassada, detalhadamente;

� Dimensão: descrever a dimensão da obra;

� Valor Medido Concedente (R$): inserir o valor da medição realizada pelo concedente, em reais;

� Medição Apresentada pelo Beneficiário: com relação à medição apresentada pelo convenente/beneficiário, o concedente terá que decidir entre aprovada ou reprovada, escolhendo uma das opções apresentada no combo.

Depois de realizado o preenchimento de todos os campos, de acordo com o exemplo deste Manual, a tela ficou assim:

Tela 79

5.1.4.2 Aba Laudo


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Tela 80

� Descrição: descrever o conteúdo do Laudo realizado pelo concedente, ou seja, detalhar como foi ou está sendo realizado o objeto da Transferência.

5.1.4.3 Aba Fotos

Tela 81

O concedente terá que salvar a(s) foto(s) no seu computador e, após clicar no campo “Procurar” da tela acima para fazer upload. O arquivo deve possuir a extensão “jpeg”.

Obs. 1) Em relação ao tamanho do arquivo contendo foto há um limite máximo de 2MB para cada foto a fim de não sobrecarregar o banco com arquivos grandes.

Obs. 2): Quando as fotos excederem a 2 MB elas precisam ser redimensionadas para uma resolução que fique menor do que 2 MB para que possam ser inseridas no sistema.


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Obs. 3): Para realizar o dimensionamento das fotos, os usuários devem utilizar a ferramenta Paint do Windows (Redimensionamento). Esse procedimento é simples e rápido.

Após inserir as fotos clicar no botão e o sistema apresentará a tela a seguir com a mensagem “Operação realizada com sucesso” e o número do Laudo Supervisão, que no exemplo deste Manual é o n° 001. Podem ser feitos vários Laudos Supervisão até a conclusão da obra.

Tela 82

5.2 Funcionalidade “Listar Acompanhamento Objeto”

Esta funcionalidade permite listar as Transferências que possuem Acompanhamento, por vários critérios como: número transferência, objeto e

instrumento. Preencher os campos e após clicar no botão para verificar os acompanhamentos cadastrados.

Tela 83


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Tela 84

Tela 85

MANUAL MÓDULO DE TRANSFERÊNCIAS...

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