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Manual Prtico do usurio do SECAF.

A idia desse manual facilitar o entendimento do SECAF para todos. Afinal, se os servidores (temporrios ou permanentes) no souberem como cuidar do seu ponto, haver descontos em sua remunerao.

O QUE O ?

o Sistema Eletrnico de Controle de Acesso e Freqncia. A funo dele controlar os horrios de trabalho dos servidores. Graas a ele, o controle de nossas obrigaes e de nossos direitos automaticamente calculado. Sua ltima regulamentao est na RCd 17/2011 da DE, acessvel pelo w3.ibgeando.ibge.gov.br

Como funciona o SECAF?

Para que se entenda o SECAF de uma forma mais simples, pode-se lembrar de um jogo muito comum nos anos 80 e 90 - Tetris. Nele havia peas de formatos variados, formadas por blocos quadrados, que desciam do topo da tela e tinham de ser encaixadas nas peas que j estavam na parte de baixo da tela. Quando se completava uma linha na horizontal, a linha sumia, permitindo que mais peas fossem colocadas na tela.

O que o SECAF tem de parecido com o tetris uso de blocos para formar linhas. No caso do sistema, esses blocos devem ser formados por uma seqncia de entrada e sada. Ou seja, cada vez que houver uma entrada no SECAF, seja atravs do PDA, da catraca ou de um lanamento de servio externo, deve haver uma sada que o complete. Formam-se, assim, blocos que devem ser encaixados ao longo do dia, que juntos, devem preencher as 08h de trabalho

Fig. 1 - Bloco de entrada e sada

Desse modo, o dia, dentro do SECAF, deve ser formado pela juno de blocos suficientes para alcanar as 08h, conforme exemplo abaixo:

Fig 2 Blocos de entrada e sada formando um dia

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Essa sistemtica se reproduz a cada dia trabalhado, formando, assim, o bloco mensal de horas. A cada dia o SECAF conta os minutos que sobraram e soma ao banco de horas. Nos dias em que faltaram

minutos para se completar as 08h, ele pega a diferena e subtrai do banco de horas. O importante que se chegue ao final do ms com a mdia de 08h dirias. Obs importante: No permitida ausncia do servio por perodos maiores que 04h. Excees a essa regra so

tratadas na pergunta 1 da seo de perguntas e respostas.

COMO ACESSAR O SECAF

O acesso ao sistema feito atravs do navegador de internet. O primeiro passo acessar o endereo w3.ibgeando.ibge.gov.br. Ali deve-se colocar a matrcula do servidor com no mximo 7 dgitos e a senha.

No primeiro acesso a senha ser a expresso IBGE (em letras maisculas e sem as aspas), em seguida ser apresentada uma tela onde se dever inserir a nova senha a ser usada no lugar da genrica.

Depois de efetuada a troca da senha, o usurio estar na tela do ibgeando, onde ter acesso a uma srie de aplicativos, sistemas e formas de contato. Como o que interessa nesse caso o sistema de ponto, existem duas formas de acessar o sistema.

a) Clique no cone correspondente na tela principal do ibgeando, conforme figura abaixo (em vermelho):

Fig 3 SECAF no Ibgeando

b) Pode-se clicar nos links na seguinte seqncia: sistemas de pessoal SECAF SECAF novamente

A seguir sero descritos os menus do sistema.

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COMO E COMO FUNCIONA O SECAF

Na figura abaixo pode-se ver que existem quatro menus acessveis. Os dois primeiros esto reproduzidos nas figuras 4 e 5 pois so os que possuem submenus de alta importncia.

Fig 4 Menu Afastamentos

O menu afastamentos o local onde se pode fazer os lanamentos de afastamentos para servios externos e outros que possam se fazer necessrios. Sua principal funo ser abordada quando se tratar dos Servios Externos.

O menu movimentao, conforme se pode ver na figura, tem 3 opes que sero descritas na seqncia.

Fig. 5 Menu Movimentao

1) Histrico - Aqui se pode ver todos os movimentos de entrada e sada em detalhes. A vantagem dele em relao apurao provisria que nesse menu TODAS as movimentaes aparecem, mesmo as que esto incompletas ou inconsistentes.

Fig. 6 - Histrico

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2) Apurao provisria Este item leva a uma tela onde se pode ver de forma mais clara os blocos de entrada e sada do secaf. Para efeito didtico, a tela da apurao ser dividida em duas partes (fig. 7 e 8).

2.1) Tela com saldos e avisos:

Fig. 7 Apurao, parte superior

Dos itens da figura, os que merecem destaque so:

(A) Crdito dado a todos os servidores para que possam executar tarefas corriqueiras, como idas farmcia ou banco. Servir para compensar automaticamente os dbitos do ms anterior ou do atual. Obs.: Caso no seja usado, no ser transmitido ao ms seguinte; (B) Saldo que veio do ms anterior. Pode ser positivo ou negativo. Se for negativo, ser o primeiro a utilizar as 06h do item (A); (C) Saldo de junho at o dia anterior. (Atualizado quase instantaneamente, apesar do nome); (D) Crdito provisrio (item A) disponvel depois de ser somado ao saldo do ms anterior. (Este o ltimo item a ser atualizado de forma quase instantnea. Os outros levam algumas horas para ser atualizados. Portanto, utilize os quatro como referncia caso tenham sido feitas alteraes recentes); (F) Saldo que ser carregado para o ms seguinte. (Atualizao no instantnea); (G) Item importante, pois nele que esto contidas as horas referentes a ausncias do trabalho maiores que 04h. Se forem maiores 04h e menores que 05h estaro na parte referente impontualidade. Se a ausncia for maior que 05h far parte das faltas. NO so somadas ao saldo final, (vide pergunta 1 da seo de perguntas)

2.2) Logo abaixo dos saldos vem a tabela de resumo dirio:

Fig 8 Tabela de uso do tempo. Parte inferior da apurao.

Os campos da tabela acima que merecem esclarecimentos so: a)Evento: caso haja um lanamento feito (atestado, serv. externo, etc), haver preenchimento. b) TP: tempo em que o servidor se manteve em servio. o tempo total do bloco de entrara e sada. c) TP Dirio: tempo total dirio dos blocos de entrada e sada. d) Alimentao (realizado/complementado): a coluna da direita descreve o tempo utilizado para alimentao. o tempo passado entre a sada antes do almoo e a entrada aps a refeio. Caso o tempo utilizado seja

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menor que 1h, ser feita a complementao, de modo que o tempo de descanso de 1h seja atingido. A soma dos dois campos sempre ser maior ou igual a 1h. e) Saldo do dia: tempo que sobra caso sejam trabalhadas mais de 8h. Se foram trabalhadas menos de 8h, esse tempo ser negativo. Em ambas hipteses, o valor transmitido pro banco de horas. f) Saldo do dia utilizado para compensao do ms anterior: Caso o servidor tenha ficado comhoras negativas no ms anterior Este campo demonstra o tempo que foi utilizado para compensar o tempo negativo do ms anterior.

Diferenas entre movimento e afastamento:

a) Movimento uma entrada ou uma sada. Para que haja um bloco do SECAF so necessrios dos movimentos. Um de entrada e um de sada, nesta seqncia.

b) Afastamento um perodo em que se fica longe do IBGE. composto por uma entrada e uma sada especificamente criadas para ele.

Acompanhamento ideal do SECAF:

obrigao DO PRPRIO SERVIDOR o acompanhamento de seu ponto. O SECAF oferece ferramentas que facilitam essa tarefa. Abaixo descrita a forma mais completa de faz-lo.

1 passo: Analisar a apurao provisria do ms atual e do anterior, verificando onde h inconsistncias ou faltas. 2: Anotar as inconsistncias colocando o dia do ocorrido e o perodo (manh ou tarde). 3: Abrir a tela de histrico e verificar se no dia de cada ocorrncia os blocos de entrada e sada esto corretos e se no houve sobreposio de horrios (vide pergunta 2 da seo de perguntas) 4: Anote os movimentos faltantes/excessivos/errados e os SEs (Servios Externos) a serem lanados. 5: Abra a tela de afastamentos e lance os SEs faltantes. 6: Leve ao conhecimento do seu lder os movimentos (entrada e sada) faltantes. 7: Mande um email para srhms@ibge.gov.br com os movimentos a serem apagados.

Obs. Importante: O secaf s pode ser corrigido em relao ao ms corrente e ao ms anterior. Exemplo: Hoje dia 15/03/2015. Ser possvel efetuar lanamentos de servios externos e de movimentos (entradas ou sadas) somente em relao ao ms de fevereiro (todo) e aos 09 primeiros dias de maro (devido ao prazo de cinco exigidos para lanamentos de entrada ou sada).

Quem pode corrigir o SECAF?

1 - O usurio: Lanando os devidos Servios Externos e fazendo uso dos sistemas automatizados de doao de sangue, licena para casamento, licena por morte de parente, etc.

2 - Incluir horrios faltantes: O responsvel por essa tarefa o lder da equipe, normalmente o supervisor ou coordenador. Seu poder de lanamento tem as seguintes restries:

2.1 - Os lanamentos s podem ser referentes ao ms corrente ou ao anterior. 2.2 - S pode lanar movimentos 5 dias aps perodo de interesse. 2.3 - No pode efetuar excluses de horrios. 3 - Excluir horrios indevidos: Quem pode excluir horrios so os membros da SRH. Estes membros, devido

a restries de prprio SECAF, no podem incluir horrios. Esto acessveis pelo email srhms@ibge.gov.br.

LANAMENTO, APROVAO E CONFIRMAO DE SERVIOS EXTERNOS.

Servio Externo todo aquele que executado fora das dependncias do IBGE. Para que o SECAF entenda que o servidor saiu de dentro do rgo e foi executar suas tarefas em algum local

da cidade, necessrio que quem executou o servio externo faa o lanamento desse afastamento dentro do sistema. Isso feito clicando-se na aba lanar dentro do menu afastamentos.

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A tela que se apresentar a seguinte:

Fig. 9 Tela de lanamento de afastamento.

O preenchimento da tela seguir os seguintes parmetros em relao a cada campo.

1 - SIAPE: Este campo j vem preenchido e corresponde matrcula do usurio. 2 - Afastamento: Esse menu de escolha apresenta as opes para afastamentos que podem ser lanadas por cada usurio. Dentre as opes, as que mais comumente sero usadas so as descritas a seguir. 2.1 - Servio externo coleta de dados para pesquisas estatsticas: Esta opo deve ser usada pelos servidores que trabalharam a campo em funo de pesquisas de carter estatstico. Exemplos: PNAD, PMS, Registro civil, PMC, SNIPC, etc. 2.2 - Servio Externo Coleta de dados para pesquisas geogrficas: vinculado a pesquisas ligadas base territorial na sua maioria. Exemplos: Marcos geodsicos, mapeamento temtico, etc. 3 - Informaes complementares Descreva aqui o tipo de servio executado, explicitando a pesquisa e o local. 4 - Caixa de marcao de perodo parcial - A funo dessa caixa permitir o lanamento do SE fora dos padres de funcionamento da UE (das 08 s 17). Se o afastamento for menor que as 08h de trabalho padro ou ocorrer em horrio diferenciado, essa caixa deve ser marcada antes de preenchidas as horas de incio e fim do afastamento. 5 - Data de incio: Dia em que se iniciou o servio. Deve ser igual de fim (item 5) caso o afastamento no seja contnuo. 6 - Data de fim: Dia em que termina o servio. S pode ser diferente da de incio caso a coleta de dados tenha sido contnua, sem entradas ou sadas da repartio. 7 - Hora de incio e fim: Delimitadores do perodo em que o ocorreu o SE. 8 - Boto cadastrar: Cadastra o movimento aps a confirmao na tela subseqente.

Obs. Importante: O SE (Servio Externo) deve ser lanado com duas caractersticas fundamentais: a) Seu incio deve se dar um segundo posterior sada batida na catraca ou PDA (sada para coleta dos

dados) b) Seu final deve se dar um segundo antes da entrada da volta da coleta. Exemplo: Fulano Bateu entrada s 07:45:15 e sada s 08:02:05. Na seqncia foi coletar LSPA, voltando para a sede s 16:12:22. O lanamento de seu servio externo deve ter incio s 08:02:06 e fim s 16:12:21.

Tendo sido o Servio Externo lanado, o prximo passo sua aprovao, que feita em dois passos, por duas pessoas. O pr-autorizador - Lder da equipe e o autorizador, que a chefe da Unidade Estadual.

Quando tiver lanado seu SE, entre em contato com seu lder de equipe para que ele, caso concorde, aprove seu lanamento.

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Por ltimo, o servio externo, quando lanado e aprovado, gera um bloco de entrada e sada prprio, que no se mistura com os blocos de movimentos (PDA ou catraca).

Confirmao da situao de servio externo lanado

Muitas vezes um lanamento de servio externo demora mais de uma semana para ser aprovado. Isso tende a ocorrer quando o lder est em frias. Para verificar a situao de sua solicitao, deve-se acessar a tela de lanamento de afastamentos e preencher os campos inferiores, colocando o SIAPE do usurio e selecionando o ms e ano de interesse. Clica-se, ento, em filtrar e tem-se os dados do afastamento e sua situao, conforme se v no exemplo abaixo (fig 10):

Fig. 10 Tabela para verificao de lanamentos e suas fases

Nessa tabela pode-se ver, dentre outras informaes, quem lanou o SE, quem seu pr-autorizador, quem seu autorizador, a data de lanamento, e em que fase est.

SITUAES CORRIQUEIRAS E SEU TRATAMENTO PERANTE O SECAF

Viagens a servio X SECAF

Quando o servidor viaja, as informaes referentes a este servio so preenchidas dentro de outro sistema, o SCDP. Quando terminada a viagem, o SCDP exige uma prestao de contas. Cerca de 2 semanas aps essa prestao de contas, os dois sistemas se conversam e o SECAF absorve as informaes da viagem, lanando automaticamente os dias correspondentes, corrigindo os termos FALTA que neles havia. Se depois de quinze dias o sistema ainda apresentar FALTA, siga as orientaes do contedo da pergunta 3 da respectiva seo.

Doao de sangue X secaf

Todo servidor pblico incentivado a doar sangue, afinal, salva-se vidas quando se faz isso. Porm, alm do incentivo moral e da meno honrosa, existe um benefcio legal, que permite ao servidor faltar um dia por ano caso tenha doado sangue. Esse dia deve ser o mesmo da doao.

O procedimento para lanar o abono feito atravs do sistema automatizado de doao de sangue, usando o seu login de rede (se no o tiver, pea que seja providenciado com sua chefia imediata).

Depois de aprovado, o sistema repassa os dados ao SECAF, que retira a FALTA do dia da doao.

Atestado de sade X secaf

H diversas situaes ligadas a sade que levam os servidores pblicos a se ausentarem do servio. Havendo um atestado que justifique tal falta, o devido abono ser lanado, Para tal, os passos abaixo sero seguidos.

1) Trazer (o doente ou parente) o atestado at a SRH/MS. 2) A SRH mandar o atestado para o Sistema Integrado de Assistncia Sade do Servidor - SIASS.

Conforme as caractersticas do afastamento, o SIASS marcar uma percia com seus mdicos. 3) Autorizado o afastamento pelo mdico do SIASS, com ou sem percia presencial, o resultado enviado

para So Paulo (unidade pagadora qual estamos vinculados). 4) O lanamento do abono ser feito por SP no SECAF em at 15 dias.

Consulta mdica/odontolgica X secaf

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O servidor tem direito a se afastar para consultas mdicas/odontolgicas, porm, s pode faz-lo com anuncia prvia da chefia imediata. Com a devida anuncia, o servidor bate a sada e realiza sua consulta. Deve-se pedir uma declarao do mdico, dizendo que se esteve em seu consultrio/clnica de tal hora a tal hora. A chefia imediata, de posse da declarao, faz o devido lanamento de afastamento referente ao perodo da consulta. Aps ter sido aprovado o afastamento, o bloco de entrada e sada ser gerado, tampando o buraco que havia ficado no SECAF. A chefia imediata envia a declarao SRH para que seja arquivada na pasta funcional do servidor.

Obs. Importante: Preste ateno ao tipo de declarao ou atestado que o mdico lhe entrega. Se sua sada durou um curto perodo, tendo sido apenas o necessrio para fazer uma consulta, no deixe que o mdico lhe entregue um atestado para o dia todo. Se o atestado for de um dia inteiro, poder ser necessria percia, o que vai gerar nus ao servidor (deslocamento, trnsito, etc).

Frias X secaf

O servidor que tirar frias ter o lanamento do perodo automaticamente transposto para o SECAF. Se trabalhar nesse perodo, com a autorizao da chefia imediata e da chefia da unidade, ter direito a crdito extraordinrio.

Crdito extraordinrio

Quando o servidor trabalhar em dias ou horrios que no os normais ou quando extrapola as horas de trabalho programadas para o ms far jus a crditos extraordinrios (CE). H dois tipos de CE. 1 - CEs automaticamente computados e acessveis ao usurio - So aqueles obtidos quando o servidor trabalha mais horas do que o previsto para o ms e no faz uso desse crdito no ms seguinte. Exemplo: Godofredo trabalhou 07:32:23 a mais no ms de fevereiro. Em maro ficou com saldo negativo de 02:15:13. Esse valor ser descontado do excesso advindo de fevereiro. Em abril, o servidor trabalhou as horas devidas, sem sobra ou falta. Em maio, quando tiver terminado todo o processamento de abril, o servidor ter direito a 05:17:10 de crdito extraordinrio das horas que trabalhou a mais em fevereiro. 2 CEs automaticamente computados, porm, acessveis aps autorizao - So os CEs advindos de viagens a servio em final de semana, trabalho em frias, trabalho em final de semana, trabalho antes das 07h, trabalho aps as 19h e trabalho em feriados. So computados pelo sistema, porm, tais servios, por serem situao de exceo, devem ser autorizados pela chefia imediata antes de serem executados. Alm disso, para que os CEs advindos desses servios fiquem acessveis ao servidor, deve-se fazer requisio chefe da UE via email (com cpia para srhms@ibge.gov.br), com seus dados, horrio trabalhado e justificativa.

Mais detalhes na RCd 17/2011 da DE, acessvel pelo w3.ibgeando.ibge.gov.br

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PERGUNTAS E RESPOSTAS:

1 - Posso faltar um dia inteiro caso tenha acumulado mais de 08h de saldo no banco de horas? Resposta: Se houver permisso da chefia direta, sim. O saldo negativo de um dia normalmente no pode ser superior a 04:00:00. Se o perodo de ausncia extrapolar esse limite, o dia ser marcado como at que seja resolvida a situao. As horas negativas de um dia com essa marcao no so a princpio compensveis e, por isso, no aparecem no campo saldos da apurao provisria, ficando em separado, na parte (G) em fonte verde, conforme figura abaixo:

Fig. 11 Saldos em Apurao provisria

A marcao como falta s ser anulada caso sejam feitos os devidos lanamentos: 1.1 - O servidor lana o servio externo que estava faltando (aparece de imediato aps aprovao das chefias). 1.2 - A GRH ou SIASS lana o atestado mdico que justificou o afastamento (at 30 dias de prazo para o

lanamento) 1.3 - O servidor tem autorizada pela chefia imediata sua requisio para compensao das horas em que esteve

afastado. 1.3.1 - O pedido de autorizao feito seguindo-se 3 passos, primeiro clica-se no quadro, direta do dia classificado como FALTA, no qual se pode ver o tempo negativo daquele dia, tal como se pode ver nesta figura -

1.3.2 - Na tela seguinte preencha o motivo da falta. Se a ausncia foi permitida pela chefia, ento pode-se usar um texto semelhante a Compensao autorizada pela chefia. Clique em cadastrar. 1.3.3 O lder da equipe agora deve aprovar a compensao. Quando isso acontecer, o termo FALTA desaparecer da apurao provisria e as horas negativas sero debitadas do banco de horas.

2 - Olhando na tela de apurao provisria verifico que no dia dd/mm/aaaa meu secaf mostra inconsistncia (ou FALTA) e horrio negativo, porm j efetuei lanamento de servio externo. O que pode ser? Resposta: Existem trs situaes que explicam esse caso. Todas esto ligadas a sobreposio de blocos de entrada e sada.

2.1 - O usurio bateu a entrada e no bateu a sada antes de ir a campo. Nesse caso, o bloco entrada/sada ficou incompleto e o sistema no consegue entender. Afinal, h uma entrada e no h sua sada correspondente. Erro: Vrias situaes que motivem a ausncia do ponto podem ocorrer, porm a sada antes do SE no pode ser simplesmente esquecida. A chefe da Unidade Estadual j alertou sobre isso e no aprovar lanamentos vinculados ao mero esquecimento. Soluo: Pedir a seu lder que lance uma sada correspondente ao horrio que antecede a entrada em servio externo. 2.2 - O usurio lanou servio externo em horrio exatamente igual a um dos itens do bloco de entrada e sada do ponto. Erro: Os SEs devem ser lanados sempre com incio 1s posterior sada registrada no PDA ou catraca (quando ele saiu para coleta) e fim 1s anterior entrada (quando o servidor voltou da coleta). Soluo: Excluir o servio externo lanado erroneamente clicando-se no cone da lixeira vinculado a ele. Em seguida, lana-se novo SE com os horrios corretos. 2.3 O usurio se confundiu e inverteu entrada com sada. Soluo: Pedir a seu lder que lance o movimento correto e mandar email SRH (srhms@ibge.gov.br) para que efetue a excluso do movimento errado.

3 Viajei a servio e j se passaram mais de quinze dias da prestao de contas, porm, ainda estou com FALTA marcada em um dos dias da viagem. O que pode ser feito? Resposta: Checar dentro do SECAF no menu movimentao histrico, se h alguma entrada isolada (sem sua respectiva sada) no dia em questo. Se houver, mandar email para o endereo srhms@ibge.gov.br contando a situao, seu nome e seu SIAPE para que seja excluda a entrada indevida.