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MANUAL RASO - USUARIO

COD: M. USU RASO

REV: 04

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INDICE

• Alcance y funcionamiento del servicio ……………………………………………..…….… pág. 2

• Página www.rasoadau.com funcionalidades ……………………………………..……. pág. 2

• Procedimiento de desarchivo de sobres ……………………………………….………..….. pág. 3

• Protocolo de apertura de sobres solicitados por el Despachante ………….….. pág. 4

• Instrucciones para el correcto pegado de sobres ………………………………..…….. pág. 5

• Problemática de no recepción de mails ………………………………………………….…… pág. 6

• Problemas frecuentes y sus soluciones ……………………………………………………… pág. 8

• Anexo 1: Instalación de certificado RASOADAU ………………………..………….…… pág. 10

• Anexo 2: Funcionalidad Poderes/Autorizaciones ……………………………………… pág. 13

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ALCANCE Y FUNCIONAMIENTO DEL SERVICIO

El servicio que brinda la Asociación consiste en el archivo del sobre con la documentación correspondiente

por un período de 5 años, como marca la reglamentación, excepto los sobres para poderes que se archivan

por 5 años después que el poder es dado de baja.

El Despachante adquirirá el sobre en las oficinas de ADAU. El precio que paga por el sobre incluye el

servicio de archivo por el período legal. En el caso de los sobres para poderes se cobrará por los primeros

cinco años y luego por períodos subsiguientes. Los precios se comunican en las Circulares que envía la

Asociación.

La parte operativa del servicio fue contratada a la empresa Sinadep S.R.L.

La recepción de sobres se realiza en las oficinas de la Asociación, Zabala 1425.

Contra la recepción de los sobres el Despachante recibe un recibo en papel con el detalle de los sobres que

entrega y en forma paralela, por mail, un archivo con la misma información, pero en el formato que exige la

DNA (xml) para que se le comunique el archivo de los sobres.

Dicho mail en formato xml puede ser reenviado a la DNA a los efectos de cumplir con la obligación de

comunicar el archivo de los sobres a dicho Organismo, debiendo ser firmado digitalmente por parte del

Despachante.

El servicio RASO también provee a los Sres. Despachantes de etiquetas adicionales para ser pegadas en los

subsiguientes sobres de un mismo DUA, así como también etiquetas para DUAS de exportación, de

excepción y para sobres con poderes. Para ello está instalado un autoservicio de impresión de etiquetas en

la misma oficina donde se ingresan los sobres. (Recordamos que la etiqueta para el primer sobre en el caso

de importación y tránsito se entrega con las impresiones de las distintas vías del DUA)

Por último el servicio entrega los sobres cuyo retiro sea solicitado por los Despachantes, según los

procedimientos que se detallan más adelante.

El servicio cuenta con una página web: www.rasoadau.com.uy en la cual se incluyen algunos servicios

adicionales que son explicados más adelante.

Por cualquier duda puede contactarse con la Secretaría de la Asociación al 29165612, ó, con nuestros

Asesores del Servicio al tel. 29170434

PAGINA www.rasoadau.com - FUNCIONALIDADES

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Ingresar al sistema: Para ingresar por primera vez, el usuario es el número de despachante y la contraseña el número de RUT.

Recomendamos cambiar la contraseña la primera vez que se ingresa.

Poderes/Autorizaciones Esta funcionalidad permite ingresar en el sistema los poderes, este paso prevlio es imprescindible para

luego poder imprimir la etiqueta correspondiente, y además le permite al despachante tener on line la

información completa de todos los poderes. Ver anexo 2

Solicitar devolución sobre: Es para pedir un sobre para desarchivar (ver procedimiento). Los sobres solicitados para desarchivar se

entregan en el local de la Asociación, dentro de las 24 horas de solicitados.

Los sobres solicitados y que no fueran retirados en un plazo de 48 horas, serán reingresados al archivo.

Importante: La persona que vaya a retirar el sobre tiene que estar debidamente autorizada para retirarlo.

Para ello, el despachante debe mandar por mail o por fax, una nota a la Asociación con los nombres y

documentos de las personas autorizadas a retirar sobres y etiquetas. Cabe señalar que no es la misma base

de autorizados que para retirar impresiones.

Volver a enviar correo: Es para que el despachante pueda reenviarse un mail que no hubiera recibido.

Ver correo en pantalla: Es para que el despachante pueda ver en pantalla un mail que no hubiera recibido, así podrá copiarlo y

guardarlo de la misma forma que si hubiera recibido el mail.

Cambiar contraseña: Es para cambiar la contraseña de acceso a la página.

Actualizar email: Es para poder cambiar la dirección de correo donde el sistema RASO envía los mails con la información de

los recibos. La actualización de esta información es responsabilidad del Despachante.

Las PC’s ubicadas en la Sala del Puerto destinada a uso de los Despachantes, y, en la

Sala de Servicios del AIC, tienen habilitado el acceso a esta página.

PROCEDIMIENTO DE DESARCHIVO DE SOBRES

1. El RASO sólo puede entregar el sobre cuando la DNA haya autorizado su desarchivo, ya sea porque

le solicitó el sobre al Despachante o porque éste lo necesita y tramitó dicha autorización (Ver

Protocolo de apertura de sobres solicitados por el Despachante). Entonces, en las Observaciones

del DUA que se desea desarchivar, en la columna “Tpo” se establece SOBRSOL, que se da

posteriormente a que la oficina de DNA solicita el desarchivo a través de una Observación “Tpo”. “SOBRAUT”. Este procedimiento está establecido en la OD 69/2012 pág.29 (Sub-actividad: Solicitud

del Sobre)

2. Cuando se haya obtenido dicha autorización por parte de DNA, el Despachante debe proceder a

solicitar el desarchivo del sobre al RASO siguiendo los siguientes pasos:

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a) ingresar a la página www.rasoadau.com con su usuario y contraseña y allí realizar el

procedimiento clickeando “Sobres para retirar” donde aparecerá la siguiente pantalla:

Presionando luego el botón ”Agregar solicitud de retiro”, se debe completar la solicitud que

aparece en pantalla:

Donde “Numero de Sobre” corresponde a los últimos 8 digitos del sobre solicitado de acuerdo

a la siguiente imagen: (Ej.: el numero a ingresar de este ejemplo sería 01035445, omitiendo el

prefijo 8901)

b) A continuación, deberá ingresar el motivo de la solicitud.

c) Finalmente adjuntar en el campo “Imagen” una copia de pantalla de la autorización de la DNA a

retirar el sobre (debe tener la autorización SOBRSOL). Los formatos admitidos son gif, jpg, jpeg

y png.

d) El despachante podrá retirar el sobre luego de las 24hs de realizada la solicitud.

Complementariamente recibirá un mail con el aviso de la disponibilidad del sobre para ser

retirado.

3. Posteriormente, para archivar nuevamente la documentación en otro SOBRE RASO, el despachante

debe proveerse, en el autoservicio de impresión de etiquetas, de una etiqueta adicional.

Aconsejamos guardar en el nuevo sobre, conjuntamente con la documentación del DUA el sobre

anterior que fue abierto por la DNA.

4. Este sobre que se archiva sigue el procedimiento habitual.

PROTOCOLO DE APERTURA DE SOBRES SOLICITADOS POR EL DESPACHANTE

A continuación transcribimos Comunicado recibido de la DNA relativo al tema del título:

Para la solicitud de sobres solicitados en referencia 1, los declarantes deberán seguir el procedimiento que

se detalla a continuación:

Caso especial: Solicitud de sobre por el Declarante:

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El siguiente proceso se aplicará cuando el Declarante necesite acceder a la documentación de un DUA

contenida en un sobre que se encuentre archivado en un servicio RASO. A estos efectos, se cumplirá con las

siguientes disposiciones:

1) El Declarante deberá presentar una nota simple en la Administración donde se tramitó el DUA en la que

deberá consignar como mínimo la siguiente información:

- Número de DUA

- Número de sobre

- Motivo que justifica la solicitud del sobre.

2) El Administrador o en quien este delegue, realizará la evaluación de la solicitud y emitirá una resolución

de aceptación o rechazo, según las siguientes instrucciones:

- En caso de rechazo, registrará una observación de tipo “SOBRRCH”, quedando finalizado el tratamiento de

la solicitud

- En caso de aceptación, registrará la autorización de la observación tipo “SOBRAUT” a efectos de habilitar

al RASO a realizar la entrega del sobre al declarantes. Esta autorización genera una observación de tipo

“SOBRSOL”, que será informada electrónicamente al Declarante

3) Una vez notificado de la autorización, dentro de los siguientes 5 días hábiles, el Declarante recurrirá al

RASO para que sea entregado el sobre. Recibido el sobre, lo presentará en la oficina de MRE de la Aduana

de registro.

4) El funcionario aduanero de la MRE procederá a la apertura del sobre, en presencia del Declarante y

controlará el contenido del mismo, comprobando que coincida la documentación con lo declarado en el

DUA.

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De no estar conforme, se estará a lo dispuesto para la determinación de eventuales infracciones aduaneras.

De estar conforme, el Declarante estará habilitado al retiro del mismo y a llevar a cabo las acciones

explicadas en la justificación de la solicitud.

5) Concluidas las acciones que originaron la solicitud, el Declarante deberá concurrir a la MRE con un nuevo

sobre y una nueva etiqueta proporcionados por el RASO. El nuevo sobre será cerrado por el Declarante en

presencia del funcionario de dicha oficina, luego de que este haya verificado que el contenido sea el que se

corresponde con el DUA.

De no estar conforme, se estará a lo dispuesto para la determinación de eventuales infracciones aduaneras.

De estar conforme, luego de cerrado el sobre, el funcionario de la MRE cerrará la observación “SOBRSOL”.

El declarante procederá a realizar el archivo del nuevo sobre en el RASO en los términos establecidos en la

actividad “Archivo del sobre”. A continuación informará del archivo a la DNA, de acuerdo a lo establecido

en el Sub-proceso “Validación y archivo del sobre de DUA”.

El plazo para el archivo del nuevo sobre en el RASO será de 15 días hábiles desde la autorización descripta

en el numeral 3.

5) Si el Declarante no entregara el sobre en el plazo establecido, la Observación “SOBRSOL” quedará abierta

y se generará una Observación “SOBR” a partir de la cual comenzarán a aplicarse los plazos establecidos en

el art. 177 de la Ley 16.736:

- Pasados 60 días corridos del ingreso de “SOBR” sin haberse realizado la entrega del sobre, se generará una

Observación “SOBRAVI” avisando nuevamente al Declarante que tiene pendiente la presentación del

mismo.

- Pasados 10 días hábiles de la anterior observación, se informará de su suspensión mediante Observación

“SOBRSUS”. Si en algún momento del proceso de suspensión se levantara “SOBRSOL”, dicho proceso

quedará sin efecto.

Con lo informado, siga al área de Notificaciones de la Dirección de Asuntos Jurídicos y Notariales a los

efectos de su Notificación a la Asociación de Despachantes de Aduana del Uruguay (ADAU), para que

informe de la presente actuación a sus asociados. Cumplido, archívese. Fdo. Ana Laura Suárez”.

INSTRUCCIONES PARA EL CORRECTO PEGADO DE LOS SOBRES

Recordamos a los señores asociados que el correcto proceso para el cierre del sobre antes de ser

presentado para su archivo en RASO ADAU, evitará problemas a los usuarios en cuanto a su aceptabilidad

en el archivo.

Agradecemos por favor, leer con atención las instrucciones que se visualizan en la imagen más

abajo y se encuentra al dorso del sobre:

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Estas medidas se toman dado que ADAU, como RASO Autorizado, tiene la obligación de la conservación de

la documentación de acuerdo a la normativa vigente, entre lo que se encuentra la “inviolabilidad” del

sobre.

PROBLEMÁTICA DE NO RECEPCIÓN DE MAILS

El sistema que maneja la operativa del RASO envía los mails en forma automática, una vez emitido el recibo

en papel. Adicionalmente, para control de los mails enviados, cada mail que sale, va con copia a una casilla

de gmail de la Asociación, que funciona como una base de datos para control de los mails enviados.

Salvo excepciones muy puntuales, el problema de la no recepción de mails está en la casilla de correo del

Despachante.

Es bastante común, que los servidores de correo clasifiquen como spam aquellos correos que vienen de un

mismo servidor y que son repetitivos. Es probable que en algunos casos, los mails de RASO ADAU vayan al

spam y este sea el principal motivo por el cual pueden llegar a no recibir un mail.

Por esta razón, una vez que se constata la no recepción de un mail, lo primero que debe hacerse es revisar

el spam. El spam se revisa en la página web del servidor de correo que se está utilizando, en general tienen

una carpeta que se llama “spam” o “correo no deseado”.

Otro problema frecuente, relacionado con esta problemática, es el caso donde se baja el correo desde un

explorador y éste puede bajar en varios equipos indistintamente. Para estos casos, si en la configuración

del correo no se marcó que al bajar en un equipo no se borre el correo de la página web, el correo no

bajará en el resto de los equipos. Esto hace que el mail que se está esperando sólo se vea en el equipo en el

cual bajó.

Ante los casos en los cuales no se recibió el mail, el sistema de RASO ADAU cuenta con dos funcionalidades

de alternativa:

1) Posibilidad de reenviarse el mail

Para esto, se debe ingresar a la página www.rasoadau.com. Dicha página le muestra la siguiente pantalla:

Una vez en ella, se debe completar el usuario y la contraseña: el usuario es el número de despachante y la

contraseña (si es que aún no la cambió) es el número de RUT. (Aconsejamos cambiar dicha contraseña).

Una vez ingresado verá la siguiente pantalla:

Posteriormente, se debe clickear en “Volver a enviar correo” y se desplegará la siguiente pantalla:

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En esta pantalla, se ingresa el número de recibo entregado por el servicio RASO y se clickea en “Enviar

mensaje”. El mail saldrá en forma automática.

2) Posibilidad de ver el mail en pantalla

Si optó por la opción anterior y sigue sin recibir el mail, u opta por esta directamente, se deben seguir los

siguientes pasos:

Debe ingresar a la página www.rasoadau.com y poner el usuario y contraseña, tal como se describe en la

opción anterior.

Una vez ingresado, se debe clickear en “Ver correo en pantalla” y le aparecerá la siguiente pantalla:

En ésta, se ingresa el número de recibo entregado por el servicio RASO y se clickea en “Ver mensaje”. Allí, le

aparecerá en pantalla el texto que es el mismo cuerpo del mail que recibiría con la otra opción. A modo de

ejemplo, verá en la pantalla un texto de las siguientes características:

<DAE xmlns="http://www.aDUAnas.gub.uy/LUCIA/DAE" >

<TipoDocumento>4</TipoDocumento>

<IdDocumento>211046270017</IdDocumento>

<FechaHoraDocumentoElectronico>2013-10-04-

T11:36:03</FechaHoraDocumentoElectronico>

<CodigoIntercambio>WSSOBRE</CodigoIntercambio>

<Objeto>

<TipoOperacion>A</TipoOperacion>

<NumeroDeSobre>890100337170</NumeroDeSobre>

<DUAAno>2013</DUAAno>

<DUANumero>160113</DUANumero>

</Objeto>

<Objeto>

Este mensaje puede ser copiado y luego pegado en un mail para enviar la información a la DNA.

También puede ser pegado en una aplicación de los sistemas de Mega6 o Imporsys que desarrollaron como

una alternativa para asociar DUAS con sobres.

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Aconsejamos utilizar el reenvío del mail o esta aplicación, para evitar errores de digitación al ingresar el número del sobre.

PROBLEMAS FRECUENTES Y SUS SOLUCIONES

A continuación detallamos algunos problemas frecuentes que se han ido presentando en la operativa del

RASO y sus soluciones:

1) El Despachante no puede acceder a la página www.rasoadau.com. Esto puede suceder por dos

motivos diferentes:

a) si es la primera vez que el Despachante va a ingresar a la página y el número de RUT, de la base

de datos no coincide con el número de RUT del Despachante, que es el que tiene que utilizar

como contraseña.

Solución: se debe solicitar a ADAU resetear el ingreso del Despachante a la página, ingresando el No. de

RUT correcto.

b) Si el Despachante ya había ingresado y cambió la contraseña y no la recuerda correctamente.

Solución: se debe solicitar a ADAU resetear el ingreso del Despachante a la página.

2) El Despachante no recibe los mails con los mensajes de los sobres entregados al RASO. El sistema

envía los mails en forma automática, de inmediato a que emite el recibo en papel contra la

recepción de los sobres. Adicionalmente envía una copia del mail a una casilla de correo de la

ADAU, como forma de confirmar que los mails fueron enviados.

Solución: Ver “Problemática de no recepción de mails”

3) El número de sobre del recibo no coincide con el número del sobre que el Despachante entregó.

Para este error hay dos situaciones:

a) aún no se informó el número de sobre a la DNA

Solución: Avisar de inmediato a ADAU para corregir la situación. Se emitirá un nuevo recibo para canjear

por el erróneo y recibirá un nuevo mensaje con la información correcta.

b) ya se informó el número de sobre a la DNA

Solución: Si se está dentro de los cinco días hábiles desde la liberación de la mercadería, hay una función en

la aplicación de MEGA para la modificación. Si no se está dentro de dicho período, hay que solucionarlo por

GEX, teniendo Fiscalización la capacidad de cambiar el número erróneo.

Hay que recalcar que es muy importante que el Despachante revise los recibos en el momento que se los

entregan, ya que un error en el número de sobre se trasladará al mensaje y por consiguiente a la

información que remita al Sistema Lucía.

Si este error es imputable al Operador, éste reembolsará al Despachante el importe que pague por

concepto de Tasa de Corrección.

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IMPORTANTE

Recordamos que los proveedores de sistemas informáticos (Mega 6 e Importsys) han desarrollado una

aplicación informática que les permite a los asociados a RASO ADAU, enviar/asociar el número de sobre

RASO ADAU a través de la misma (copiando y pegando la información necesaria), y elimina la posibilidad de

error que pueda darse al digitar los números. Esto no sólo será más efectivo sino que evitará que los

despachantes deban abonar Tasas de Correcciones al tener que modificar los números enviados

erróneamente.

4) No puede entrar un sobre porque ya está ingresado al sistema.

Solución: Avisar de inmediato a ADAU para corregir la situación, ya que en este caso generalmente está

involucrada otra firma Despachante de Aduana que ingresó al Sistema Lucía un número erróneo de sobre.

Para este despachante aplica 3b) siendo la Tasa de Corrección a su costo.

5) Pérdida o rotura de la etiqueta obtenida en el servicio de impresión. Esto se da antes del ingreso

del sobre al RASO.

Solución: El Despachante tiene que pedir una reimpresión de la etiqueta directamente en el sistema Lucia

para los casos de importación y tránsito, en el Puerto de Montevideo o en Carrasco. Debe tener en cuenta

que después de determinado plazo esto no es inmediato, ya que el archivo de ese DUA deber ser enviado

por Bull para poder reimprimir la etiqueta. En el caso de otras etiquetas se obtienen en el servicio de

autoimpresión de etiquetas

6) Ingreso al RASO al mismo tiempo de más de un sobre correspondiente al mismo DUA.

Solución: El Despachante tiene que ingresar el primer sobre y obtener en el servicio de autoimpresión de

etiquetas las etiquetas adicionales para los sobres que excedan al primero.

7) Ingreso de sobres adicionales de un DUA ya archivado en el RASO.

Solución: El Despachante tiene que obtener en el servicio de autoimpresión de etiquetas las etiquetas

adicionales para los sobres que excedan al primero.

8) Reingreso de un DUA cuyo sobre fue retirado del RASO con anterioridad.

Solución: El Despachante tiene que obtener en el servicio de autoimpresión de etiquetas una etiqueta

adicional..

9) El Despachante necesita retirar un sobre archivado en el RASO, sin que la DNA se lo haya solicitado

Solución: Ver “Protocolo de apertura de sobres solicitados por el Despachante”

10) El Despachante necesita retirar un sobre archivado en el RASO, pero que aún se encuentra en los

puestos de recepción

Solución: Si el archivo del sobre ya fue informado a la DNA debe ser desarchivado por los procedimientos

habituales. Si el archivo del sobre NO fue informado a la DNA, se puede retirar previa firma de un formulario

de excepción que confeccionarán los funcionarios del Operador.

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INSTALACION DE CERTIFICADO RASO ADAU – ANEXO 1

La página www.rasoadau.com funciona bajo determinadas medidas de seguridad. Para ello al acceder a la

misma se debe instalar por única vez el certificado del RASOADAU siguiendo las instrucciones que se

detallan a continuación:

Al ingresar a la mencionada página se encontrarán con la siguiente pantalla:

En esta pantalla, se debe clickear en la leyenda: “Vaya a este sitio web (no recomendado)” y allí aparecerá

la pantalla habitual del sitio:

Una vez aquí, deberá clickear en la parte superior, donde está la leyenda “Error de certificado” con fondo

rosado y le aparecerá el siguiente mensaje:

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Aquí se clickea en “Ver certificados” y se pasa a la siguiente página

Se clickea en el botón de “Instalar certificado” y se pasa a la siguiente pantalla:

Se clickea en el botón “Siguiente” y se pasa a la siguiente pantalla:

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Se clickea en el botón “Siguiente” y se pasa a la siguiente pantalla:

Se clickea en el botón “Finalizar” y se pasa a la siguiente pantalla:

Se clickea en el botón “Sí” y se pasa a la siguiente pantalla:

Se clickea en el botón “Aceptar” y la operación queda finalizada

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FUNCIONALIDAD PODERES/AUTORIZACIONES – ANEXO 2

Al ingresar a la parte de Poderes/Autorizaciones, el sistema le despliega la siguiente pantalla:

Al clickear Alta de Poderes, el sistema le despliega la pantalla:

En “añadir poderes” se ingresan los datos relacionados con el poder que se quiere dar de alta

Importante: la Receptoría es aquella donde se tramitó el DUA

Al dar de alta el poder, clickeando “Guardar” o “Guardar y volver a la lista” si se va a ingresar más de uno,

el sistema dejará habilitado ese poder para imprimir la etiqueta en el sistema de autoservicio de impresión

de etiquetas.. Una vez ingresados los poderes se vuelve a la pantalla anterior.

También se tiene la posibilidad de ver la información, editar la misma con excepción de los datos del DUA.

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Una vez ingresado el sobre con el poder, el mismo se agrega a la página de Poderes Ingresados, donde se

tiene el detalle de todos los sobres ingresados con poderes y la información de cada uno de ellos. Aquí se

puede buscar por cualquiera de los campos de la página.

Cuando el poder sea revocado o modificado, con el ícono de la derecha se ingresa la fecha de la última

operación para la cual se usó el poder y el sistema le agrega la fecha de destrucción que es 5 años después.