Manual Rotinas Secret Arias de Juizos

Poder Judiciário do Estado de Minas Gerais

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MANUAL DE ROTINAS

DAS SECRETARIAS DE JUÍZO

AUTORIA E REVISÃO: LUCIANA REMIGGI

ATUALIZADO EM 16 DE DEZEMBRO DE 2009.


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Prezados Colegas

O presente estudo aplica-se, genericamente, a todas as Secretarias de Juízo - Cíveis e

Criminais – e encontra-se de acordo com o Provimento n.º 161/CGJ/2006 e demais normas

instituídas pelo Tribunal de Justiça do Estado de Minas Gerais e pela Corregedoria-Geral de

Justiça, bem como o disposto nos Códigos de Processo Civil e Penal.

O objetivo é simplificar o estudo das normas e, sobretudo, unificar os procedimentos em todas

as comarcas do Estado. Cumpre observar que as matérias aqui tratadas não estão esgotadas

e algumas delas foram colocadas apenas a título de sugestão, devendo o Escrivão adequá-las

à realidade de sua comarca.

Espero que este Manual seja uma ferramenta útil ao desenvolvimento dos trabalhos nas

Secretarias de Juízo.

(a) Luciana Remiggi

Oficial de Apoio Judicial C

e-mail: [email protected]


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SUMÁRIO

1)INTRODUÇÃO............................................................................................................ 5 1.1) Tabelas Processuais Unificadas – CNJ.................................................................. 5 2) ORGANIZAÇÃO E FUNCIONAMENTO DAS SECRETARIAS.................................. 6 2.1) Organização da Secretaria de Juízo....................................................................... 7 2.2) Divisão das tarefas.................................................................................................. 7 2.3) Organização dos processos.................................................................................... 8 2.4) Atendimento ao público........................................................................................... 9 3) INSTRUMENTOS JURÍDICOS.................................................................................. 9 3.1.) Certidões............................................................................................................... 11 3.2.) Mandado................................................................................................................ 13 3.2.1) Observações sobre a expedição e o cumprimento dos mandados......................15 3.3) Edital....................................................................................................................... 17 3.3.1) Nas varas criminais............................................................................................ 18 3.4) Cartas..................................................................................................................... 19 3.4.1) Carta precatória.................................................................................................. 19 3.4.1.1) Expedição......................................................................................................... 19 3.4.1.2) Juntada............................................................................................................. 22 3.4.2)Carta rogatória..................................................................................................... 22 3.4.2.1) Competência.................................................................................................... 23 3.4.2.2) Requisitos essenciais para expedição ............................................................ 23 3.4.2.3) Documentos que acompanham a carta rogatória............................................ 24 3.4.3) Carta de ordem.................................................................................................. 24 3.4.4) Carta de arrematação......................................................................................... 24 3.4.5) Carta de adjudicação.......................................................................................... 25 3.4.6) Carta de alienação por iniciativa particular ........................................................26 4) ROTINAS DE SECRETARIA.................................................................................... 26 4.1) Autuação................................................................................................................ 27 4.1.1) Capa.................................................................................................................... 28 4.1.2) Formação e organização dos volumes.................................................................29 4.1.3) Anotações na capa dos autos............................................................................. 30 4.1.4) Tramitação prioritária de feitos de interesse do idoso......................................... 31 4.1.5) Autuação nas varas criminais.............................................................................. 31 4.2) Juntada................................................................................................................... 34 4.2.1) Juntada em processos apensados.......................................................................35 4.2.2) Juntada da declaração de imposto de renda...................................................... 36 4.2.3) Juntada de petições em processos conclusos.................................................... 36 4.3) Publicação e intimação........................................................................................... 36 4.3.1) Publicação nas varas criminais.......................................................................... 39 4.4) Desentranhamento................................................................................................. 39 4.5) Carga de autos....................................................................................................... 40 4.5.1) Carga para xérox................................................................................................. 42 4.6) Apensamento e desapensamento de autos........................................................... 43 4.6.1) Casos especiais.................................................................................................. 44


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4.7) Baixa e arquivamento de autos.............................................................................. 45 4.7.1) Arquivamento provisório – suspensões legais .................................................. 47 4.7.2) Desarquivamento de autos................................................................................. 48 4.8) Tempo dos atos processuais.................................................................................. 49 4.8.1) Decurso de prazo................................................................................................ 50 4.8.2) Trânsito em julgado em procedimento cível........................................................ 51 4.8.3) Trânsito em julgado em procedimento criminal................................................... 51 4.9) Rotinas específicas da vara criminal...................................................................... 52 4.9.1) Desmembramento de autos.................................................................................52 4.9.2 Desaforamento – Tribunal do Júri........................................................................ 53 4.9.3) Emissão de guia de execução............................................................................. 53 4.9.4) Destinação de armas e objetos apreendidos...................................................... 55 5) ATOS ORDINATÓRIOS............................................................................................ 56 5.1) Atos ordinatórios em procedimentos cíveis........................................................... 56 5.1.1) Em face da petição inicial.................................................................................... 56 5.1.2) Em face da resposta do réu................................................................................ 56 5.1.3) Em face da prova................................................................................................ 57 5.1.4) Em face da citação e da intimação..................................................................... 57 5.1.5) Da carga e da vista dos autos............................................................................. 57 5.1.6) Das cartas precatórias........................................................................................ 58 5.1.7) Nos procedimentos especiais de jurisdição voluntária....................................... 58 5.1.8) Em face do inventário......................................................................................... 58 5.1.9) Em face do arrolamento sumário........................................................................ 59 5.1.10) Em face do recurso........................................................................................... 59 5.1.11) Da execução.................................................................................................... 59 5.1.12) Das disposições genéricas.............................................................................. 60 5.2) Atos ordinatórios em procedimentos criminais...................................................... 61 6) LIVROS OBRIGATÓRIOS........................................................................................ 61 7) SERVIÇOS AUXILIARES......................................................................................... 64 7.1) Contadoria-Tesouraria ......................................................................................... 64 7.1.1) Custas judiciais................................................................................................... 65 7.1.2) Taxa judiciária..................................................................................................... 65 7.1.3) Emissão de guia de custas................................................................................. 66 7.1.4) Cobrança de custas finais................................................................................... 67 7.2) Protocolo Geral de Petições e Documentos Judiciais............................................ 67 7.3) Central de Mandados............................................................................................. 68 7.4) Serviço Auxiliar de Distribuição.............................................................................. 69 7.4.1) Requisitos para a distribuição das iniciais........................................................... 70 7.4.2) Distribuição por dependência.............................................................................. 73 7.4.3) Da redistribuição de feitos................................................................................... 74


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1) INTRODUÇÃO

Cada comarca é única. Os problemas encontrados em uma ou algumas delas podem se repetir, mas cada qual possui características próprias, que dizem respeito ao relacionamento interpessoal e à forma de desenvolver seu trabalho.

Assim, mesmo com as peculiaridades de cada comarca, o presente Manual tem como objetivo uniformizar algumas rotinas, visando facilitar o trabalho dos servidores que atuam diretamente cumprimento dos atos de ofício e no atendimento ao público, para que a prestação jurisdicional, que é a nossa atividade fim, seja feita de forma célere, eficaz e justa em todas as comarcas do Estado.

As matérias aqui abordadas não estão esgotadas e, em caso de dúvidas, o servidor deverá valer-se do Provimento nº 161/CGJ/2006 e demais atos normativos editados pela Corregedoria Geral de Justiça e pelo Tribunal de Justiça de Minas Gerais, bem como dos Códigos de Processos e demais leis existentes.

Foi também fonte normativa do presente Manual a Instrução Padrão de Trabalho – IPT, que constitui o Sistema de Padronização Organizacional do TJMG, instituído pela Portaria nº 1.546/2003, em vigor na Comarca de Belo Horizonte. No decurso do presente estudo, denominaremos este sistema apenas como IPT.

1.1) Tabelas Processuais Unificadas – CNJ

Premido pela necessidade de melhorar os serviços judiciais prestados ao cidadão, aprimorar a coleta de informações estatísticas e pela busca da padronização nacional das atividades de apoio judiciário, o Conselho Nacional de Justiça - CNJ criou as Tabelas Processuais Unificadas para o Poder Judiciário, a saber: 1) Tabela de Assuntos Processuais, utilizada para padronizar nacionalmente o cadastramento das matérias ou temas discutidos nos processos; 2) Tabela de Classes Processuais, usada na classificação do procedimento judicial ou administrativo adequado ao pedido; 3) Tabela de Movimentação Processual, para registro dos procedimentos e rotinas dos atos processuais que impulsionam o processo.

Para o presente estudo, interessa-nos apenas a Tabela de Movimentação Processual, que fez significativas alterações na tabela existente no SISCOM. Foram retiradas diversas movimentações em uso e acrescentadas outras, reduzindo os códigos a quase um terço.

Antigas movimentações que tinham o objetivo de aguardar a realização de algum ato foram extintas, tais como aguarda expedição de..., aguarda devolução de..., aguarda realização..., etc. No entanto foi criado no SISCOM um campo denominado LOCALIZADOR que vai permitir a visualização interna do andamento processual. Por exemplo: quando o juiz despachar “expeça-se mandado”, o processo receberá apenas três movimentações, desde a expedição até a devolução do mandado:1) EXPEDIÇÃO DE MANDADO, que corresponde ao antigo “aguarda expedição de mandado”; 2) MANDADO DEVOLVIDO – CUMPRIDO, NÃO CUMPRIDO OU CUMPRIDO EM PARTE; e 3) JUNTADA DE MANDADO. As fases intermediárias -


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mandado expedido ou aguarda devolução de mandado - poderão ser lançadas no campo LOCALIZADOR e estarão visíveis apenas para a Secretaria de Juízo, não estando disponível para o público externo, mesmo que a consulta seja feita através da internet ou dos Terminais de Consulta ao Andamento Processual - TECAP.

Já no caso da juntada de petições houve uma ampliação das possibilidades: ao invés de utilizar o tipo genérico juntada efetivada de, passou-se a utilizar um código para cada tipo de documento: ofício, mandado, AR, contestação, apelação, etc.

As mudanças visam também melhorar a compreensão do andamento processual pelo jurisdicionado que, hoje, tem amplo acesso à internet.

Belo Horizonte e algumas comarcas da Região Metropolitana, como Sete Lagoas e Santa Luzia, já funcionam com as novas tabelas e a implantação seguirá paulatinamente para as comarcas de todo o Estado.

Como o presente estudo é bastante abrangente, absteve-se de mencionar códigos de movimentação do SISCOM, para que não haja confusão, ante a realidade das Tabelas Processuais Unificadas.

2) ORGANIZAÇÃO E FUNCIONAMENTO DAS SECRETARIAS

A estrutura das Secretarias de Juízo varia de acordo com a entrância1 da comarca, sendo que para cada Secretaria há sempre um escrivão e um juiz.

1 Lei Complementar nº 59, de 18/01/2001. “Art. 8º As comarcas classificam-se como: I - de entrância especial as que têm cinco ou mais varas instaladas, nelas compreendidas as dos Juizados Especiais, e população igual ou superior a cento e trinta mil habitantes; II - de primeira entrância as que têm apenas uma vara instalada; e III - de segunda entrância as que não se enquadram nos incisos I e II deste artigo.”

Juiz

Escrivão, Contador-Tesoureiro,

Demais gerentes de setor

Escreventes

(oficiais de apoio e terceirizados)


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São atribuições dos servidores que trabalham nas Secretarias de Juízo os atos de movimentação, documentação e execução dos processos em tramitação e o atendimento ao público externo (partes, procuradores e interessados) e interno (juízes, promotores de justiça e demais servidores).

2.1) Organização da Secretaria de Juízo

O ambiente físico deve ser planejado, com o objetivo de simplificar e agilizar os trabalhos. Os móveis e equipamentos devem estar dispostos de maneira a evitar deslocamentos desnecessários, tanto de pessoas quanto de autos e de livros.

O fator físico é importante porque ele influencia na salubridade do ambiente, tanto no que diz respeito ao rendimento como no ânimo e disposição do servidor para o trabalho.

Assim, devem ser adotados cuidados básicos, tais como:

• Manter limpas e organizadas as salas; • Distribuir os processos nos escaninhos com atenção, a fim de evitar

enganos, mantendo-os organizados e arrumados; • Zelar pela economia e conservação do material de uso periódico; • Dentro do possível, manter sobre as mesas, durante o expediente,

somente os autos que estiverem sendo manuseados; • Evitar colocar autos empilhados no chão ou sobre as lixeiras.

Em especial, deve-se ficar atento à guarda dos processos nos escaninhos. Esse item deve ser observado com cuidado porque a sua inobservância causa diversos transtornos para a Secretaria, tais como atraso no cumprimento dos expedientes e demora no atendimento do advogado no balcão. A não localização do processo no ato do atendimento, pode, também, levar à obrigatoriedade de expedição de certidão pelo escrivão quanto a este fato, acarretando atraso no andamento processual ante a devolução do prazo para a parte prejudicada.

Ressalta-se, ainda, que a correta guarda e localização dos processos nos escaninhos é sinal de respeito aos colegas, sendo a desatenção fator que prejudica a todos, já que a ação de um servidor reflete diretamente no trabalho do outro.

2.2) Divisão das tarefas

O número de servidores e a distribuição equitativa do trabalho entre eles é fator primordial para o bom andamento da Secretaria.

É importante que o servidor saiba executar todas as tarefas, desde a fase inicial do processo, inclusive as de apoio às audiências e de atendimento ao público, o que possibilita a divisão eqüitativa dos trabalhos.


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Caso a divisão de tarefas seja por função (publicação, expedição de ofício ou mandado, etc.), deve-se ter o cuidado de um ou mais servidores saberem realizar as tarefas uns dos outros, para o caso de ausência (licença saúde, férias, etc.).

O trabalho em equipe também é fundamental. Deve-se ter em mente que todo o trabalho realizado faz parte de uma cadeia de atos que se completam. A cooperação entre os colegas é a base forte do desempenho e da produtividade da Secretaria.

Além disso, é necessário que todos sejam devidamente orientados quanto à realização dos trabalhos. O escrivão desempenha um importante papel nesse mister. É dele a responsabilidade de administrar e gerenciar a Secretaria de Juízo. Cabe a ele, dentre outras atribuições:

• Organizar a Secretaria com o auxílio da equipe; • Tomar decisões; • Planejar e definir metas de trabalho; • Delegar responsabilidades, mediante divisão de tarefas; • Fiscalizar e supervisionar a realização dos trabalhos.

Ao realizar a divisão de tarefas, deverá o escrivão:

• Observar o planejamento feito; • Adotar critérios eqüitativos; • Estabelecer prazos para a execução das tarefas (quando necessário); • Dialogar com a equipe, sensibilizando-a, e, inclusive, estar aberto a

sugestões.

Ao fiscalizar e supervisionar a realização dos trabalhos deverá:

• Acompanhar a execução das tarefas; • Orientar e ajudar, quando necessário; • Verificar os resultados, fazendo as alterações necessárias para a eficiência

do serviço realizado; • Apontar erros e indicar o modo correto de proceder; • Valorizar os acertos, tanto os individuais quanto os coletivos.

A difícil tarefa de gerenciar requer paciência, respeito aos colegas e às diferenças de cada um, bem como firmeza na tomada de decisões e conhecimento da matéria afeta ao seu setor. A busca por conhecimento deve ser constante, devendo o escrivão ficar atento às constantes alterações normativas, tanto da legislação federal quanto das normas internas do Tribunal de Justiça. Este saber se traduz em eficiência e em segurança para o gerenciador e para o gerenciado.

2.3) Organização dos processos


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Os autos devem ser guardados em escaninhos próprios e divididos de forma a facilitar sua localização e manuseio. Para isto, sugere-se:

a) A utilização de um critério combinado, que observe tanto a fase em que se encontra o processo (verificada através das movimentações do SISCOM), quanto a sua ordem numérica;

b) Evitar especificações e divisões desnecessárias, de modo a dificultar a localização dos processos;

c) Destinar um ou mais escaninhos para os processos que estejam aguardando a realização de audiências;

d) Quando possível, os autos em que foi determinada a vista ou a intimação de quaisquer das partes deverão ficar próximos do balcão da Secretaria, a fim de se evitar deslocamentos desnecessários;

e) Nas ações criminais, deverá haver escaninho separado para réus presos;

f) Atenção para outros casos especiais e medidas de urgência: liminares concedidas, Lei Maria da Penha, idosos, etc.

2.4) Atendimento ao público

O trabalho em equipe é fundamental para o bom atendimento, principalmente no auxílio à localização do processo ou na solução de questões de ordem processual ou funcional.

a) São requisitos básicos ao bom atendimento:

• Educação e cortesia; • Saber ouvir e atender o que se pede com presteza e eficiência; • Evitar discussões desnecessárias; • Auxiliar no encaminhamento ao setor ou serviço competente, quando o

interessado se dirige equivocadamente à Secretaria de Juízo; • Se necessário, recorrer ao superior hierárquico quando o problema for de

difícil solução.

b) No atendimento que vise à localização de processos, observar:

• As partes e advogados deverão portar informativo do SISCOM atualizado, através de suas papeletas, do Diário do Judiciário, da internet ou outras que noticiem o andamento dos processos;2

2 Provimento nº 161/CGJ/2006, art. 190, parágrafo único. Entende-se por SISCOM atualizado aquele que contém a data do dia do atendimento.


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• Fiscalizar o público, ficando atento ao processo que está sendo manuseado no balcão;

• Atenção quanto às ações que correm em segredo de justiça.3

c) Escala de revezamento:

Visando facilitar o atendimento no balcão, sugere-se seja adotada pelo escrivão uma escala de revezamento. Tal medida facilita o atendimento e agiliza a realização das tarefas pelo servidor, que ficará com a atenção voltada para o balcão apenas durante o período estipulado para o atendimento, salvo se houver necessidade de mobilizar toda a equipe. Para tanto, o escrivão poderá dividir o horário de atendimento ao balcão de acordo com o número de servidores - aproximadamente 1:30h (uma hora e meia) para cada grupo.

d) Aos idosos (idade igual ou superior a 60 anos) e aos portadores de deficiência física, protegidos por lei, o atendimento é PRIORITÁRIO, tanto no balcão da Secretaria de Juízo quanto nos Serviços Auxiliares.4

e) É PROIBIDO às Secretarias de Juízo e aos serviços auxiliares da Direção do Foro o fornecimento de informações processuais e custas por telefone.5 f) Os Terminais de Consulta ao Andamento Processual - TECAP, donde se extraem o informativo do SISCOM, devem estar localizados nas dependências do Fórum em local visível e de acesso ao público em geral, não somente ao advogado.

g) É aconselhável que se mantenha acessível, tanto para consulta do servidor quanto das partes e advogados, o Provimento nº 161/CGJ/2006 e demais atos normativos da CGJ e do TJMG, evitando discussões desnecessárias quanto aos procedimentos adotados.

h) Recomenda-se, ainda, que tanto a Secretaria de Juízo quanto os Serviços Auxiliares possuam um quadro para afixação de avisos e de Portarias do Juízo, referentes a normas de orientação ou instrução às partes, aos advogados e aos interessados, afetas a cada setor. Por exemplo, nas Secretarias, instruções sobre a carga de autos para xérox; na Contadoria-Tesouraria, afixação da Tabela de Custas e Taxas Judiciárias. Assim, a exposição de determinados avisos e normas (pela sua importância no momento do atendimento) tem o condão de evitar desgastes desnecessários e até mesmo o deslocamento do escrivão até o balcão para, reiteradamente, colocar fim a questionamentos já superados.

3) INSTRUMENTOS JURÍDICOS

Para fins do presente estudo, denomina-se instrumentos jurídicos os diversos documentos expedidos pela Secretaria de Juízo com o objetivo de existência

3 Provimento nº 161/CGJ/2006, art. 187, e art. 155 do CPC. 4 Provimento nº 161/CGJ/2006, art. 342. 5 Provimento nº 161/CGJ/2006, art. 190.


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ou a inexistência de ato ou processo, bem como instruir, dar publicidade ou impulsionar o andamento processual. O Escrivão assinará, sempre mencionando que o faz por ordem do Juiz de Direito, os seguintes expedientes:6

a) Mandados, exceto os de prisão;

b) Expedientes de simples comunicação de datas, de outros despachos ou de solicitação de informações;

c) Demais ofícios, excetuados os dirigidos às autoridades judiciárias,

policiais, aos integrantes do Poder Legislativo e Executivo, seus Secretários ou detentores de cargos assemelhados, aos integrantes do Ministério Público, Reitores, Diretores de Faculdades, Bispos e seus superiores, Comandantes de Unidades Militares das Forças Armadas e outros destinatários precedentes na ordem protocolar.

3.1) Certidões

Na prática forense, certidão é o documento em que o escrivão declara a existência (certidão positiva) ou a inexistência (certidão negativa) de processo, bem como de ato ou termo de processo, reproduzindo o inteiro teor da peça certificada (certidão de inteiro teor ou objeto e pé), ou relatando superficialmente o seu conteúdo (certidão relatório). 7

O escrivão tem fé pública e é o competente para expedir a certidão, que terá, neste caso, valor probante quanto ao que nela se declara. Deverá certificar sobre atos de seu ofício e dados de processos sob sua guarda, exceto aqueles que tramitam sob segredo de justiça, devendo ser observado, neste caso, o que dispõe o art. 155 do CPC.

As certidões abrangem os processos em andamento contra determinada pessoa natural ou jurídica, relativamente às ações cíveis e criminais, cujos registros estejam ativos no SISCOM ou em anotações manuais constante de fichários e de livros de registro de distribuição. Os interessados, salvo nas hipóteses legais, deverão apresentar, no ato do requerimento da certidão ou do alvará de folha corrida judicial, um dos seguintes documentos:8 I - pessoa natural: Carteira de Identidade, CPF, Carteira de Trabalho e Previdência Social ou qualquer outro documento válido como prova de identidade no território nacional; ou II - pessoa jurídica: Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica - CNPJ.

6 Provimento nº 161/CGJ/2006, art. 265 7 Provimento nº 161/CGJ/2006, art. 175 a 185-A 8 Provimento nº 161/CGJ/2006, art. 179.


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A certidão deverá ser expedida somente após o pagamento da despesa correspondente, até mesmo quando a parte estiver sob o pálio da assistência judiciária, caso em que deverá fazer requerimento justificado ao juiz solicitando a isenção do pagamento, conforme determina o Ofício-Circular n.º 45/2003:

Os gastos com reprografias, autenticações e certidões não se enquadram na categoria específica de custas, classificando como despesas processuais (...) Entendendo, porém, o magistrado, no caso concreto e mediante justificativa fundamentada da parte beneficiária da assistência judiciária, que é imprescindível o fornecimento de cópias e certidões, à realização do seu direito, poderá dispensa-la da cobrança, sempre dentro dos limites da razoabilidade e coibindo eventuais abusos.

A certidão será fornecida no prazo máximo de 48 (quarenta e oito) horas, salvo motivo justificado, e aquelas não procuradas em 30 (trinta) dias deverão ser inutilizadas.9

Nas certidões expedidas pelo SISCOM, não se admite acréscimos de informações através de carimbo, por escrita manual, datilográfica ou por qualquer outro meio.10 É necessário o cadastramento completo do acervo de feitos cíveis ativos e criminais baixados, visando dar veracidade às certidões expedidas. Havendo ação proposta contra o requerente e não estando o processo registrado no SISCOM, deverá ser providenciado o seu cadastramento, comandada a última movimentação processual e, somente após, expedida a certidão.11 Atenção deve ser dada à unificação de partes pelo Distribuidor e ao correto lançamento da qualificação das partes no sistema, fazendo-se as alterações pertinentes quando forem informadas nos autos, principalmente as constantes de certidões exaradas pelos oficiais de justiça. A atualização cadastral das partes no SISCOM evita o aparecimento de homônimos e de certidões inverídicas e, consequentemente, que o cidadão fique prejudicado em seu direito. Portanto, é DEVER de todos os servidores ficarem atentos a qualquer alteração que diz respeito à qualificação das partes e fazer as alterações necessárias. No caso de solicitação de certidão por pessoa física que possua firma individual com o mesmo nome, ou solicitação por firma cujo nome é o mesmo da pessoa física, constatado que se trata da mesma pessoa, deverão constar na certidão, quando ocorrer a sua expedição, todas as ações que porventura existam contra ambas.12

9 Provimento nº 161/CGJ/2006, art. 184, e Lei Complementar n.º 59/01, art. 273, VII. 10 Provimento nº 161/CGJ/2006, art. 178. 11 Provimento nº 161/CGJ/2006, art. 177. 12 Provimento nº 161/CGJ/2006, art. 179, § 3º.


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A expedição de alvará de folha corrida judicial e certidão para fins eleitorais será gratuita, nos termos da Constituição Federal.13 A certidão comprobatória do ajuizamento dos feitos executivos, de que trata o art. 615-A do CPC, somente será fornecida após efetuado o cadastramento do feito e atos complementares, em especial quanto aos dados das partes e do valor da causa, mediante o recolhimento das custas e taxa judiciárias devidas na forma da legislação em vigor. O requerimento deverá ser apresentado pelo próprio exeqüente ou por meio do advogado do processo, com procuração devidamente constituída; no entanto, caso o advogado esteja devidamente cadastrado no sistema informatizado como patrono da parte exeqüente, não será exigida a apresentação de procuração.14 De acordo com o Enunciado nº 13 da Corregedoria, “as medidas protetivas requeridas ou deferidas, nos termos da Lei 11.340/06 (Lei Maria da Penha), não podem ser incluídas em certidões criminais, lavradas na forma do artigo 182 do Provimento nº 161/CGJ/2006, tendo em vista o disposto no inciso III do mesmo dispositivo”:

Art. 182. Da certidão criminal ou do alvará de folha corrida judicial não constarão as referências adiante enumeradas, salvo nas hipóteses de atendimento de requerimento pessoal do interessado, requisição de Juiz de Direito e outros casos expressos em lei:

I - à condenação cuja pena foi condicionalmente suspensa; II - à condenação cuja pena foi cumprida ou extinta; e III - aos registros referentes a inquérito policial, prisão em flagrante,

prisão preventiva, arbitramento de fiança, carta precatória, citatória ou intimatória, liberdade provisória, habeas corpus, notificação, justificação, e reabilitação.

3.2. Mandado15

É uma ordem escrita, emitida por determinação do juiz e destinada ao oficial de justiça, para a realização de determinado ato ou diligência (citação, intimação, prisão, busca e apreensão, etc.).

É proibida à Central de Mandados, aos oficiais de justiça, escrivães e demais servidores a inserção, alteração de dados ou informações constantes dos mandados, bem como a extração e entrega de cópia aos interessados, salvo a contra-fé.16

Ao oficial de justiça é devida indenização de transporte, a título de ressarcimento de despesa realizada com locomoção, para fazer citação, intimação e

13 Provimento nº 161/CGJ/2006, art. 185. 14 Provimento nº 161/CGJ/2006, arts. 117-A, 175 a 184, e 185-A. 15 Provimento nº 161/CGJ/2006, art. 139 e seguintes. 16 Provimento nº 161/CGJ/2006, art. 170.


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cumprir diligência fora das dependências do Tribunal ou do Juízo de 1º grau onde esteja lotado.17

O recolhimento prévio da verba indenizatória é condição indispensável para que o mandado seja expedido, exceto nos casos de assistência judiciária, na ação penal pública ou nos casos especificados pelo juiz.18

Nos casos de diligência do juízo, compete ao autor adiantar o pagamento da despesa, salvo se estiver amparado pela assistência judiciária. Nesse contexto, estabelece o Código de Processo Civil:

Art. 19. Salvo as disposições concernentes à justiça gratuita, cabe às partes prover as despesas dos atos que realizam ou requerem no processo, antecipando-lhes o pagamento desde o início até sentença final; e bem ainda, na execução, até a plena satisfação do direito declarado pela sentença.

§ 1o O pagamento de que trata este artigo será feito por ocasião de cada ato processual.

§ 2o Compete ao autor adiantar as despesas relativas a atos, cuja realização o juiz determinar de ofício ou a requerimento do Ministério Público.

Os órgãos que fazem parte da Administração Indireta deverão, antes da distribuição da ação, recolher a verba indenizatória de transporte dos oficiais de justiça, salvo nos casos de CONVÊNIO firmado com o Tribunal de Justiça para este fim específico, ou providenciar o pagamento da citação postal. 19

As verbas referentes ao cumprimento de mandados em feitos de interesse dos órgãos da Administração Direta do Estado de Minas Gerais serão pagas aos oficiais de justiça pelo TJMG.20

Nos feitos amparados pela justiça gratuita, nos que tramitam perante os Juizados Especiais, nos casos de réu pobre, em feitos criminais de ação penal pública e nas diligências do juízo, os oficiais de justiça, por mandado efetivamente cumprido, e os psicólogos judiciais, assistentes sociais judiciais e comissários de menor, exceto os voluntários, por diligência efetivamente realizada, farão jus a verba indenizatória, para mandados cumpridos na região urbana e na zona rural, independente da distância percorrida, cujos valores são fixados em ato normativo da Corregedoria de Justiça e pagos pelo Tribunal de Justiça. 21

17 Provimento Conjunto nº 7/2007, art. 19 18 Provimento Conjunto nº 7/2007, art. 20 19 Provimento Conjunto nº 7/2007, art. 9º, § 2º 20 Provimento Conjunto nº 7/2007, art. 24 21 Provimento Conjunto nº 7/2007, art. 22


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Não geram qualquer direito à indenização acima referida, paga pelo TJMG, os casos de cumprimento de diligências relativas a processos administrativos, feitos da Justiça Eleitoral e de Serviços Notariais e de Registro, entrega de ofícios e outros expedientes administrativos em geral, bem como quando houver o fornecimento de transporte ao servidor, pelo TJMG, para o cumprimento do mandado ou da diligência.

A liberação do valor recolhido, em favor do oficial de justiça, é feita mediante a comprovação do efetivo cumprimento do mandado. Neste caso, o mandado será considerado cumprido quando a diligência tenha sido terminativa, assim considerada aquela com características de finalização ou que não se cumpriu por circunstâncias alheias à vontade do oficial de justiça, desde que adotadas e esgotadas todas as providências a seu cargo para a execução do ato.22

Não confundir o cumprimento do mandado para fins de liberação da verba indenizatória para o oficial de justiça, com o cumprimento do mandado para fins processuais, que, neste caso, está atrelado ao cumprimento da decisão judicial. Numa citação, por exemplo, caso o oficial de justiça se dirija até o endereço informado no mandado e certifique que o réu ali não mais reside, para fins de recebimento da verba indenizatória, o mandado foi cumprido, mas para fins processuais não, devendo o autor informar novo endereço e efetivar o pagamento de nova diligência.

Atenção! É dever da Secretaria de Juízo, quando da solicitação do mandado, verificar a existência de identificação das partes devidamente cadastradas no SISCOM, evitando-se a indicação errônea dos endereços. Em caso de inexistência de dados de identificação da parte, o mandado será expedido contendo a determinação de que o oficial de justiça, no momento de se proceder à citação da parte ou cumprir a diligência correspondente, deverá fazer constar de sua certidão os dados relativos à qualificação de tais pessoas, mencionando-se o número do registro do CPF, o número da Carteira de Identidade ou qualquer outro documento válido como prova de identidade no território nacional.23

Ressalta-se, mais uma vez, que quando o oficial de justiça informar na certidão novo endereço e/ou a qualificação das partes, após a efetiva distribuição do feito, compete à Secretaria as providências para a inclusão dos dados no SISCOM.

O escrivão, ao receber despacho judicial que altere a situação processual refletindo no cumprimento de mandados já entregues à Central de Mandados, enviará, imediatamente, ofício à Central, solicitando o recolhimento do mandado.

3.2.1) Observações sobre a expedição e o cumprimento do mandado

a) Todo mandado de citação deverá conter cópia da petição inicial ou da denúncia;

22 Provimento nº 161/CGJ/2006, art. 171, § 1º. 23 Provimento nº 161/CGJ/2006, art. 168


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b) Quando mais de um mandado for expedido para cumprimento no mesmo endereço, pelo mesmo oficial de justiça e na mesma data, será devida uma verba indenizatória única.24

c) Nas ações criminais, o acusado deverá ser procurado em todos os

endereços constantes no processo: FAC, depoimento na Depol, no requerimento de liberdade provisória, etc.; não sendo encontrado, será citado por edital, com prazo de 15 dias.25

d) Verificando que o réu se oculta para não ser citado, o oficial de justiça

certificará a ocorrência e procederá à citação com HORA CERTA.26

e) O desentranhamento do mandado depende de ordem expressa do juiz e ocorre quando depender de complementação da diligência pelo oficial de justiça, como, por exemplo, no caso de proceder a citação e a penhora e se esquecer de fazer a avaliação dos bens penhorados.

f) Caso o mandado tenha sido cumprido, verificar:

• Se há prazo estipulado no mandado, aguardar no escaninho próprio;

• Não havendo prazo, voltar ao último despacho e verificar o próximo andamento.

g) Nas ações criminais, se o mandado não foi cumprido, verificar:

• Réu ou testemunha não encontrada no endereço indicado no mandado: abrir vista para o advogado/defensor ou para o RMP;

• Caso o oficial de justiça certifique novo endereço, expedir novo mandado ou carta precatória (ato ordinatório, independentemente de despacho).

h) Nas ações cíveis, se o mandado não foi cumprido, verificar:

• Réu ou testemunha não encontrada no endereço indicado no mandado: abrir vista para o advogado/defensor;

• Ordens de arrombamento ou de citação fora do horário normal de expediente (art. 172, § 2º, do CPC) dependem de despacho do juiz;

• A indicação de novo endereço gera o pagamento de nova verba indenizatória para o oficial de justiça;

i) Situações especiais:

• Acusado preso será citado pessoalmente;27 • Militar é citado/intimado por intermédio do chefe do respectivo

serviço;28

24 Provimento Conjunto nº 7/2007, art. 20, § 1º 25 CPP, art. 361. 26 CPP, art. 362 e CPC, arts. 227 a 229. 27 CPP: art. 360. 28 CPP, arts. 358 e 221, § 2º. Os militares deverão ser requisitados à autoridade superior.


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• Funcionário público é notificado, juntamente com o chefe de sua repartição, do dia designado para comparecer em juízo.29

• Algumas autoridades possuem tratamento privilegiado, sendo inquiridas em local, dia e hora previamente ajustados entre eles e o juiz. São elas:

- Presidente e Vice-Presidente da República; - Senadores e deputados federais; - Ministros de Estado; - Governadores de Estados e Territórios; - Secretários de Estado; - Prefeitos do Distrito Federal e dos Municípios; - Deputados às Assembléias Legislativas Estaduais; - Membros do Poder Judiciário;

- Ministros e Juízes dos Tribunais de Contas da União, dos Estados e do Distrito Federal;

- Membros do Tribunal Marítimo.30 • Poderão optar pela prestação de depoimento por escrito, caso em

que as perguntas, formuladas pelas partes e deferidas pelo juiz, lhes serão transmitidas por ofício:

- Presidente e Vice-Presidente da República; - Presidentes do Senado Federal, da Câmara dos

Deputados e do STF. • Embaixadas e consulados são protegidos pela inviolabilidade, logo

não pode o oficial de justiça neles penetrar. O juiz expede a carta rogatória para o Ministro da Justiça, que a encaminhará.

3.3) Edital

É o documento oficial que contém determinação, aviso, citação, etc. É publicado e/ou afixado em lugar público para conhecimento geral, de interessados ou pessoa cujo destino se ignora. 31

O edital somente será expedido quando determinado pelo juiz, uma vez que é necessário aferir se o pedido encontra-se dentro das normas do art. 231 a 233 do CPC e 363 365 do CPP, obedecido, ainda, o disposto no art. 219 e seguintes do Provimento nº 161/CGJ/2009.

A Secretaria de Juízo expede o edital através do SISCOM-WINDOWS, que automaticamente o envia para o DJE – Diário Judiciário Eletrônico. A título de sugestão, poderá ser colocado, ao final do edital, o número da OAB do advogado da parte que requereu a publicação, pois assim ele receberá o “informativo” de que o edital foi publicado.

29 CPP, art. 359. 30 CPP, art. 221. 31 Todas as referências acerca do edital constam do art. 219 e seguintes do Provimento nº 161/CGJ/2006.


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Nos processos que correrem em segredo de justiça serão mencionados os nomes das partes, a natureza da ação e o dispositivo legal em que se fundamenta o pedido, evitando-se a descrição de fatos, mantidos os demais requisitos essenciais exigidos em lei.32 É obrigação das partes a juntada aos autos da comprovação da publicação de editais, salvo determinação judicial em contrário, quando o ônus da confecção e comprovação da publicação do edital fica inteiramente a cargo da Secretaria de Juízo.33 Deverão ser impressas 2 (duas) vias do edital, sendo uma para ser afixada no átrio do Fórum e outra para ser anexada aos autos. Certifica-se nos autos a expedição do edital e a afixação no átrio do Fórum, informando no SISCOM o código correspondente. A Tabela de Movimentação do CNJ prevê apenas os códigos de expedição e juntada de edital; como dito anteriormente, as fases intermediárias deverão ser informadas no campo LOCALIZADOR. 3.3.1) Nas varas criminais a) Citação

O processo terá completada a sua formação quando realizada a citação do acusado.34

Não sendo encontrado o réu, será procedida a citação por edital, com prazo de 15 (quinze) dias.35

Se o acusado, citado por edital, não comparecer, nem constituir advogado, ficarão suspensos o processo e o curso do prazo prescricional, podendo o juiz determinar a produção antecipada das provas consideradas urgentes e, se for o caso, decretar sua prisão preventiva, nos termos do disposto no art. 312 do CPP.36 Em países onde não se cumpre carta rogatória, deve-se citar o acusado por edital. b) Intimação de sentença

A intimação da sentença será feita: 37

I - ao réu, pessoalmente, se estiver preso;

32 Provimento nº 161/CGJ/2006, art. 220 33 Provimento nº 161/CGJ/2006, art. 224 34 CPP, art. 363. 35 CPP, art. 361. 36 CPP, art. 366. 37 CPP, art. 392 e seg.


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II - ao réu, pessoalmente, ou ao defensor por ele constituído, quando se livrar solto, ou, sendo afiançável a infração, tiver prestado fiança;

III - ao defensor constituído pelo réu, se este, afiançável, ou não, a infração, expedido o mandado de prisão, não tiver sido encontrado, e assim o certificar o oficial de justiça;

IV - mediante edital, quando não for encontrado o réu, pessoalmente, ou seu defensor constituído para receberem a intimação, e assim o certificar o oficial de justiça, devendo esgotar todos os endereços do acusado, constante dos autos, antes da expedição do edital.

O prazo do edital será de 90 dias, se tiver sido imposta pena privativa de liberdade por tempo igual ou superior a 1 (um) ano, e de 60 (sessenta) dias, nos outros casos.

3.4) Cartas

As cartas de ordem, precatória e rogatória têm caráter itinerante, devendo os juízes de direito determinar o seu encaminhamento ao juízo competente, quando a eles remetidas equivocadamente ou quando, por qualquer motivo, o ato haja de ser executado em outra Comarca. 38

3.4.1) Carta precatória

É o instrumento através do qual um juiz, impossibilitado de realizar o ato processual em virtude de limitação territorial de seu poder, solicita ao juiz, que tem jurisdição na comarca onde deverá realizar-se o ato, que o faça em seu lugar.

Aquele que expede a carta precatória é denominado juízo deprecante e aquele a quem a carta é dirigida denomina-se juízo deprecado.

Em casos de urgência, poderá ser expedida via fax, devendo o original ser entregue até 5 (cinco) dias da data da recepção do material.39

O Distribuidor deve ficar atento a estes casos, devendo fazer um controle, para que não ocorra a distribuição de uma mesma carta precatória por duas vezes.

3.4.1.1) Expedição

Verificar se a determinação e o ato ainda não foram cumpridos em oportunidade anterior, bem como se todas as informações necessárias ao cumprimento do ato estão no processo.

38 Provimento nº 161/CGJ/2006, art. 292 e seguintes. 39 Lei n.º 9.800/99, art. 2º.


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As cartas precatórias serão expedidas em 2 (duas) vias, sendo uma para os autos e outra para a formação do instrumento. Se alguma comarca de outro Estado da Federação exigir que a precatória esteja acompanhada de mais de uma via, a Secretaria deverá imprimir tantas quantas forem necessárias.

Algumas comarcas de outros Estados da Federação, principalmente São Paulo, exigem que a assinatura do magistrado signatário deve ter a firma reconhecida. A Corregedoria de Justiça expediu o Aviso nº 06/GACOR/2003 alertando que as normas internas editadas por Tribunais de outros Estados se limitam ao território do Estado que as edita; aqueles juízes de direito somente podem recusar o cumprimento de carta precatória quando não estiver revestida dos requisitos legais, quando carecer de competência em razão da matéria ou da hierarquia e quando tiver dúvida acerca de sua identidade. Deparando-se o escrivão com caso semelhante, recomenda-se que seja levado ao conhecimento do juiz da causa e que a carta precatória seja devolvida e nela anexado cópia do referido Aviso.

Caso exista mais de uma testemunha na mesma comarca deprecada, expedir apenas uma carta precatória para inquirição de todas elas, devendo o juízo deprecado oficiar ao juízo deprecante informando a data designada para o ato.

Distribuída a carta precatória, a Central de Distribuição informará ao juízo deprecante sobre a vara à qual foi encaminhada e o número que o referido instrumento tomou na comarca deprecada.40

O juízo deprecado, ao proceder à devolução dos autos ao juízo deprecante, constatando a existência de depósitos de valores, deve oficiar à agência bancária da sua Comarca determinando que o numerário seja colocado à disposição do juízo deprecante, devendo o escrivão certificar o ato praticado. 41

A fim de evitar fraudes, os juízes de direito, antes de ordenarem o cumprimento de cartas precatórias que tenham por objeto a alteração de dados constantes de documentos de propriedade de imóveis ou veículos, deverão comunicar-se com o juízo deprecante, solicitando a confirmação da autenticidade da carta precatória expedida.42

a) Nos procedimentos cíveis:

• As cartas precatórias expedidas a pedido das partes que gozam dos benefícios da assistência judiciária, na forma da Lei Federal nº 1.060/50, devem ser instruídas com as fotocópias das peças obrigatórias e encaminhadas pela Secretaria de Juízo para cumprimento.43

40 Provimento nº 161/CGJ/2006, art. 132. 41 Provimento nº 161/CGJ/2006, art. 293. 42 Provimento nº 161/CGJ/2006, art. 294 43 Provimento nº 161/CGJ/2006, art. 298.


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• A parte deverá ser intimada a retirar a precatória que se encontra à sua disposição e comprovar a distribuição no prazo de 30 (trinta) dias, exceto quando a própria Secretaria providencia a remessa.

• Comprovada a distribuição da carta precatória, o juízo deprecante poderá aguardar a sua devolução pelo prazo de 120 (cento e vinte) dias.44

• Não sendo devolvida no prazo fixado, fazer conclusão dos autos, podendo o juiz solicitar informações sobre o seu cumprimento ou na forma que entender cabível.

• Os mandados de prisão civil, originados das decisões de inadimplemento voluntário e inescusável da pensão alimentícia e do depositário infiel, serão cumpridos pelos oficiais de justiça.45

b) Nos procedimentos criminais:

• As cartas precatórias criminais expedidas deverão ser instruídas com todos os documentos disponíveis nos autos, desde que úteis para a prática dos atos processuais deprecados, devendo o escrivão providenciar as cópias necessárias, independentemente de despacho.46

• Constar, na carta precatória, o prazo fixado no despacho para o cumprimento da mesma;

• Em caso de citação para apresentação de defesa preliminar (art. 396 do CPP):

- anexar cópia da denúncia e do recebimento da denúncia; - publicar a expedição, caso haja advogado constituído.

• Em caso de proposta de suspensão condicional do processo (art. 89, da Lei nº 9099/95):

- anexar cópia da denúncia, da proposta apresentada pelo MP e das declarações prestadas pelo acusado na fase policial;

• Em caso de proposta de transação penal (art. 76, da Lei 9.099/95): - anexar cópia da proposta apresentada pelo MP e das declarações prestadas pelo acusado na fase policial; - constar a seguinte observação: havendo aceitação da proposta, a carta precatória deverá permanecer no juízo deprecado para fins de fiscalização e

44 Este prazo não está fixado em nenhuma norma da Corregedoria, mas na IPT. É considerado um prazo razoável para se solicitar informações sobre o cumprimento da carta precatória, já que a maioria das comarcas, inclusive de outros Estados, demoram a devolvê-la. É como se fosse um lembrete ao juízo deprecado de que existe uma carta precatória em andamento naquela comarca e que aguarda cumprimento. 45 Provimento nº 161/CGJ/2006, art. 146; no interior do Estado, não raro, alguns juízes entendem que estes mandados devam ser cumpridos pelas Delegacias de Polícia e para lá são remetidos, nos moldes dos demais mandados de prisão. 46 Provimento nº 161/CGJ/2006, art. 295.


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cumprimento, com a comunicação ao juízo deprecante.

• Em caso de intimação e inquirição de testemunhas: - anexar cópia da denúncia e das declarações prestadas pelas testemunhas na fase policial; - caso não haja depoimento de testemunhas na fase policial, anexar cópia do Boletim de Ocorrência (BO) e constar expressamente na carta precatória este fato; - o juiz deverá marcar prazo para o cumprimento da carta precatória;47 - publicar a expedição da carta precatória para intimação das partes, sob pena de nulidade: Súmula 273/STJ – Intimada à defesa da expedição da carta precatória, torna-se desnecessária a intimação da data da audiência no juízo deprecado.

3.4.1.2) Juntada

• Retirar os grampos; • Eliminar as peças que são meras cópias dos autos (cópia da inicial,

procuração, etc.); • Certificar informando quais as peças que foram retiradas da carta

precatória, mencionando, inclusive, a numeração da carta precatória;

• Numerar e rubricar cada folha juntada, riscando a numeração feita pelo juízo deprecado;

• A capa da precatória deve ser juntada, já a contracapa pode ser eliminada;

• Para facilitar a visualização do cumprimento da precatória, sugere-se que, logo após a juntada e numa folha em branco, seja feita a seguinte certidão:

C E R T I D Ã O: Certifico e dou fé que efetivei a juntada de CARTA PRECATÓRIA: � CUMPRIDA (C) � NÃO CUMPRIDA (NC) � PARCIALMENTE CUMPRIDA (PC) (Comarca), ____ / ____ / 20____.

3.4.2) Carta Rogatória

É a solicitação de diligência a autoridade judiciária estrangeira, onde o juiz pede à justiça de outro país a realização de atos jurisdicionais que houverem de ser

47 Provimento nº 161/CGJ/2006, art. 283.


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praticados em território estrangeiro, quando o réu ou interessado esteja no exterior. Este ato é realizado por via diplomática.

A legislação brasileira determina que os documentos redigidos em língua estrangeira só podem ser juntados aos autos se acompanhados de versão, para a língua portuguesa, firmada por tradutor juramentado. A versão oficial para a língua estrangeira é também exigida para os atos judiciais dirigidos ao exterior.48

Nas rogatórias para inquirição é indispensável que as perguntas sejam formuladas pelo juízo rogante, original em português, com uma cópia, e tradução por tradutor juramentado, para o idioma do País rogado, com uma cópia.

Alguns países, como Estados Unidos, Itália e Argentina, possuem requisitos específicos para a expedição das cartas rogatórias para lá destinadas. Antes da expedição da carta rogatória, deve-se acessar o site do Ministério da Justiça – www.mj.gov.br - para verificar a forma de tramitação e os requisitos para a sua correta expedição.

3.4.2.1) Competência

Compete ao Superior Tribunal de Justiça (STJ) a concessão do exequatur às cartas rogatórias, isto é, do despacho que ordena a exeqüibilidade, no Brasil, de diligência judicial oriunda do estrangeiro (art. 105, I, ‘i’, da Constituição Federal).

Cabe aos juízes federais a competência para processar e julgar, em primeira instância, a execução de carta rogatória, após a concessão de exequatur pelo STJ (artigo 109, inciso X, da CF/88).

3.4.2.2) Requisitos essenciais para expedição

• Indicação dos juízos rogante e rogado; • Endereço do juízo rogante; • Descrição detalhada da medida solicitada; • Finalidades para as quais as medidas são solicitadas; • Nome e endereço completos da pessoa a ser citada, notificada,

intimada ou inquirida na jurisdição do juízo rogado, e, se possível, sua qualificação, especialmente o nome da genitora, data de nascimento, lugar de nascimento e o número do passaporte;

• Encerramento com a assinatura do juiz; e • Qualquer outra informação que possa ser de utilidade ao juízo

rogado para os efeitos de facilitar o cumprimento da carta rogatória.

• Quando cabível, nome e endereço completos do responsável pelo pagamento das despesas processuais decorrentes do

48 CPP, Arts. 151, I e II, 156 e 157 do CPC, e art. 784, § 1.º. Em Belo Horizonte, são encontrados tradutores juramentados na Junta Comercial.


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cumprimento da carta rogatória no país destinatário, salvo as extraídas das ações:

- a. que tramitam sob os auspícios da justiça gratuita; - de prestação de alimentos no exterior, para os países

vinculados à Convenção de Nova Iorque, promulgada no Brasil pelo Decreto nº. 56.826, de 2 de setembro de 1965 (vide artigo 26 da Lei nº. 5.478 de 25 de julho de 1968);

- da competência da justiça da infância e da juventude (artigos 141, §§ 1º e 2º, e 148, incisos I a VII, parágrafo único, letras “a” a “h”, da Lei nº. 8.069, de 13 de junho de 1990 - Estatuto da Criança e do Adolescente).

• Para interrogatório de réu ou oitiva de testemunha, as cartas rogatórias deverão ainda incluir:

- texto dos quesitos a serem formulados pelo juízo rogado; - designação de audiência, a contar da remessa da carta rogatória à Autoridade Central, com antecedência mínima de 90 dias, quando se tratar de matéria penal e de 180 dias, quando se tratar de matéria civil.

3.4.2.3) Documentos que acompanham as cartas rogatórias

• Petição inicial, quando se tratar de matéria civil; • Denúncia ou queixa, caso se trate de matéria penal; • Documentos instrutórios; • Despacho judicial que ordene sua expedição; • Original da tradução oficial ou juramentada da carta rogatória e dos

documentos que a instruem; • Duas cópias dos originais da carta rogatória, da tradução e dos

documentos que os acompanham; e • Outras peças consideradas indispensáveis pelo juízo rogante,

conforme a natureza da ação.

Quando o objeto da carta rogatória for exame pericial sobre documento, este deverá ser remetido em original, ficando cópia nos autos do processo.

3.4.3) Carta de ordem

É expedida por um Tribunal Superior para um juiz ou tribunal de instância inferior à do de origem, devendo ter os mesmos requisitos da carta precatória.

3.4.4) Carta de arrematação

Realizada a praça ou o leilão, havendo licitante, expede-se o auto de arrematação e, feito o depósito correspondente, expedir-se-á a ordem de entrega do


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bem (bem móvel) ou a carta de arrematação (bem imóvel), que deverá conter os seguintes requisitos: 49

• Descrição do imóvel, com remissão à sua matrícula e registros; • Cópia do auto de arrematação; • Prova de quitação do imposto de transmissão.

Antes de realizada a alienação ou a adjudicação de bem do executado deverão ser cientificados, com antecedência mínima de 10 (dez) dias, o senhorio direto, o credor com garantia real ou com penhora anteriormente averbada, que não seja de qualquer modo parte na execução.50

Tratando-se imóvel de incapaz a alienação deverá alcançar pelo menos 80% (oitenta por cento) do valor da avaliação e, caso contrário, o juiz confiará a guarda e a administração à depositário idôneo, adiando a alienação por prazo não superior a 1 (um) ano.51

Havendo arrematação, o pagamento é imediato ou, no prazo de 15 (quinze) dias, mediante caução. Admite-se, ainda, no caso de bem imóvel, o pagamento em prestações, apresentando proposta por escrito, nunca inferior à avaliação, com oferta de 30% (trinta por cento) à vista e o restante garantido por hipoteca do próprio imóvel.52

A arrematação será considerada perfeita, acabada e irretratável quando estiver assinado o “auto de arrematação”, ainda que venham a ser julgados procedentes os embargos do executado; neste caso, o executado terá direito a haver do exequente o valor por este recebido como produto da arrematação e, se for inferior ao valor do bem, haverá do exeqüente também a diferença.53

O art. 694 do CPC lista, ainda, os casos em que a arrematação poderá ser tornada sem efeito.

3.4.5) Carta de adjudicação54

É utilizada para que o exeqüente possa receber a coisa penhorada em pagamento de seu crédito, devendo conter, no caso de bem imóvel: a descrição do imóvel, com remissão a sua matrícula e registros, a cópia do auto de adjudicação e a prova de quitação do imposto de transmissão.

O preço oferecido não pode ser inferior ao da avaliação. Se o valor do crédito for inferior ao dos bens, o adjudicante depositará de imediato a diferença a favor do executado; se superior, a execução prosseguirá pelo saldo remanescente.

49 CPC arts. 693 e 703. 50 CPC, art. 698. 51 CPC, art. 701. 52 CPC, art. 690. 53 CPC, art. 694. 54 CPC, art. 685-A e 685-B


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A adjudicação também pode ser exercida pelo credor com garantia real (v.g. hipoteca), pelos credores concorrentes que hajam penhorado o mesmo bem, pelo cônjuge, pelos descendentes ou ascendentes do executado.

A adjudicação considera-se perfeita e acabada com a lavratura e assinatura do auto, expedindo-se a respectiva carta de adjudicação, se bem imóvel, ou o mandado de entrega, se bem móvel.

3.4.6) Carta de alienação por iniciativa particular

Na execução de obrigação por quantia certa, esgotada a possibilidade de se adjudicar o bem penhorado, poderá o magistrado, a requerimento do credor e ouvido o executado, determinar que se proceda à alienação por iniciativa particular, a ser realizada pelo próprio exeqüente ou por intermédio de corretor ou leiloeiro credenciado perante o juízo da execução. A alienação por iniciativa particular encontra previsão legal no art. 685-C do Código de Processo Civil e os procedimentos a serem adotados estão inseridos nos arts. 344-A a 344-T do Provimento nº 161/CGJ/06, aplicando-se à matéria, no que couber, os artigos 722 a 729 do Código Civil.

A alienação será formalizada por termo nos autos, assinado pelo juiz, pelo exeqüente, pelo adquirente e, se for presente, pelo executado, expedindo-se carta de alienação do imóvel para o devido registro imobiliário, ou, se bem móvel, mandado de entrega ao adquirente.

4) ROTINAS DE SECRETARIA

As ações rotineiras realizadas pelas Secretarias de Juízo estão consubstanciadas em normas esparsas, principalmente, aquelas ditadas pelos Códigos de Processo, mas também em atos normativos da Corregedoria-Geral de Justiça e do Tribunal de Justiça, que regulamentam e suprem as lacunas dos Códigos, no sentido de dar efetividade às normas no que se refere à prática desses atos.

O Código de Processo Civil, por ser mais abrangente, aplica-se, no que couber, também à ordem processual penal, de modo a “conferir aos órgãos jurisdicionais os meios de que necessitam para que a prestação da justiça se efetue com a presteza indispensável à eficaz atuação do direito”55.

Os Códigos de Processo são, pois, as principais fontes donde se extrai as regras de cunho processual, que visam resguardar as partes e os serventuários da justiça quanto à autenticidade e validade dos atos praticados. Não é sem motivo que o CPC assim dispõe:

Art. 154. Os atos e termos processuais não dependem de forma determinada senão quando a lei expressamente a exigir,

55 Exposição de Motivos do CPC (item 38).


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reputando-se válidos os que, realizados de outro modo, Ihe preencham a finalidade essencial.

Art. 166. Ao receber a petição inicial de qualquer processo, o escrivão a autuará, mencionando o juízo, a natureza do feito, o número de seu registro, os nomes das partes e a data do seu início; e procederá do mesmo modo quanto aos volumes que se forem formando.

Art. 167. O escrivão numerará e rubricará todas as folhas dos autos, procedendo da mesma forma quanto aos suplementares.

Parágrafo único. Às partes, aos advogados, aos órgãos do Ministério Público, aos peritos e às testemunhas é facultado rubricar as folhas correspondentes aos atos em que intervieram.

Art. 168. Os termos de juntada, vista, conclusão e outros semelhantes constarão de notas datadas e rubricadas pelo escrivão.

Art. 169. Os atos e termos do processo serão datilografados ou escritos com tinta escura e indelével, assinando-os as pessoas que neles intervieram. Quando estas não puderem ou não quiserem firmá-los, o escrivão certificará, nos autos, a ocorrência.

Parágrafo único. É vedado usar abreviaturas.

Art. 171. Não se admitem, nos atos e termos, espaços em branco, bem como entrelinhas, emendas ou rasuras, salvo se aqueles forem inutilizados e estas expressamente ressalvadas.

4.1) Autuação

Autuar é o ato de formar o processo. A autuação, atribuição específica do escrivão ou do escrevente, consiste em proceder à formação dos autos, colocando-se a capa na petição inicial (ou na denúncia, acompanhada do inquérito policial) e demais documentos, numerando folhas e certificando o ato.

No ato da autuação, o servidor responsável coloca numa pasta de cartolina, padrão TJMG, os documentos recebidos, observando a seguinte ordem:

I. Índice processual;56 II. Petição inicial, denúncia, inquérito policial, etc.;

III. Procuração e substabelecimento (se houver); IV. Declaração de pobreza (se houver);

56 Portaria-Conjunta nº 82/06


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V. Demais documentos que acompanham a petição ou instrumento inicial; VI. Comprovante de distribuição;

VII. Comprovante de pagamento das custas do processo, se houver;

Os comprovantes de distribuição e do pagamento das custas deverão der colacionados em uma folha à parte.

Formado o processo, o servidor deverá CONFERIR O CADASTRAMENTO: partes, endereço, tipo de ação, advogado, etc. Caso algum dado do cadastro não esteja de acordo com o que constar dos autos ou na falta de algum deles, deverá ser imediatamente providenciada a sua retificação ou inclusão.57

O correto cadastramento do processo é peça fundamental para a emissão de certidão, além de evitar o aparecimento de homônimos e, consequentemente, constrangimento para o cidadão. Ressalta-se, mais uma vez, que o servidor deve estar comprometido e atento a toda informação anexada aos autos, inclusive as certidões dos oficiais de justiça, que complemente a qualificação das partes, fazendo-se as alterações necessárias.

Toda petição inicial deve ser autuada antes da conclusão. Havendo distribuição por dependência, faz-se a autuação e, antes da conclusão, apensa-se ao processo que originou a dependência.

O índice processual será a primeira folha do processo, colocado imediatamente após a capa, mas não receberá qualquer numeração e não será contado como página do processo (tal como ocorre com os termos de abertura e de encerramento de volume).

Nas varas criminais, deverá ser utilizado um índice processual para cada denunciado e apenas no caso de recebimento da denúncia.

4.1.1) Capa

A capa do processo é importante instrumento de visualização do conteúdo do feito. Os campos existentes na parte frontal dessa capa devem ser preenchidos ou ser-lhe afixadas etiquetas adesivas, com os seguintes dados:

• Comarca; • Juízo a que corresponde a Secretaria; • Classe (tipo de ação) e número de registro; • Artigos de lei em que incursos os réus, principalmente, nas ações

de natureza criminal; • Nome das partes; • Nome e número da OAB dos advogados que atuam no processo.

A capa deve ser reforçada com fita crepe ou adesiva.

57 Provimento nº 161/CGJ/2006, art. 134.


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Visando facilitar a localização dos autos, o número do processo deve ser repetido, em destaque (à mão, carimbo ou etiqueta), na sua parte inferior e/ou lateral. Deve-se evitar grampear documentos ou lembretes na capa, salvo em caso de necessidade. Uma etiqueta poderá ser anexada, logo abaixo do campo referente aos advogados, informando sobre as audiências designadas (esse campo pode ser preenchido a lápis). Nas varas criminais, quando houver bens e objetos apreendidos, além de anexar aos autos cópia da “Relação de Bens/Armas Apreendidos”, deverá ser lançado na contracapa a anotação pertinente, conforme modelo abaixo:

BENS/ARMAS APREENDIDOS, SEQUESTRADOS OU ARRESTADOS

Natureza

□ Arma de Fogo □ Veículo

□ Imóvel □ Outros

Formulário de “Relação de Bens/Armas Apreendidos”

(cód.: 10.30.575-0) ou “Autos de Apreensão”

Fls.: _______________

Em ___/___/__ ___________ ___ ____________

Assinatura (servidor) Matrícula

Destinação do Bem/Arma

Fls.: ________________________

Obs.: __________________

____________________________

____________________________

Em ____/____/____

Assinatura _______________

(servidor)

Matrícula _______________

4.1.2) Formação e organização dos volumes

a) Todas as folhas, a partir da autuação devem ser numeradas e rubricadas (a capa corresponde à folha 01 e não deve ser numerada);

b) As folhas em branco devem receber um carimbo com a expressão “EM BRANCO”, ao longo de sua extensão, e nelas não deverá ser lançado nenhum termo ou afixado qualquer documento, salvo a numeração correspondente;

c) Sempre que se chegar a 200 (duzentas) folhas novo volume será aberto, certificando o encerramento de um e a abertura do novo volume, dando seqüência à numeração (os termos de abertura e de encerramento não recebem numeração). Para se evitar a separação das folhas de uma mesma peça (petição, sentença, precatória, etc.), um volume poderá exceder ou não alcançar esse limite;


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d) A capa do processo tem dimensões para acomodar folhas de tamanho “ofício”; naquelas de menor tamanho (por exemplo, “A4”), o orifício para introduzir os grampos deverá ser feito de forma que a folha “A4” fique alinhada na borda superior com as de tamanho “ofício”; quando se tratar de documentos com dimensões reduzidas (fotos, recibos, etc.), estes deverão ser colados em folhas, na seqüência original, e numerados individualmente; se apresentarem tamanho maior que as da capa (mapas, folhas de jornal, etc.), os documentos devem ser dobrados de modo a permitir sua abertura para completa visualização.

4.1.3) Anotações na capa dos autos

Na capa existe um campo específico destinado a assinalar alguns indicadores, que ajudarão na identificação da situação em que se encontra o processo, sem a necessidade de manuseá-lo. Basta um simples olhar, para verificar a existência de:

• Menor; • Idoso; • Réu preso; • Segredo de justiça; • Ministério Público; • Assistência judiciária (pedido deferido pelo juiz); • Justiça gratuita (aqueles feitos que, por sua natureza, não se

sujeitam ao pagamento de custas, por exemplo, ações de competência da Infância e Juventude, habilitações de crédito na falência, habeas-corpus e habeas-data).

É ainda aconselhável a utilização de fitas coloridas, que deverão ser apostas entre os dois colchetes, destacando as situações especiais. Sugestão:

a) Nas varas cíveis:

• Vermelha: menor; • Verde: Ministério Público, Defensor Público ou Curador; • Azul: idoso; • Preta: segredo de justiça.

b) Nas varas criminais:

• Vermelha: réu preso; • Verde: preso por outro processo; • Azul: promotoria especializada; • Preta: segredo de justiça.58

58 Sugestão extraída da IPT Criminal.


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No caso de assistência judiciária, não se aconselha o uso de fita adesiva, uma vez que o pedido poderá ser revogado a qualquer tempo. Neste caso, deve-se apenas fazer a marcação no campo indicado na capa dos autos ou utilizar-se de carimbo próprio.

Esses procedimentos dão agilidade à rotina da Secretaria e têm o condão de evitar a anulação ou repetição de atos processuais como, por exemplo, a redesignação de audiência pela falta de intimação pessoal do Representante do Ministério Público, do Defensor Público ou do Curador.

4.1.4) Tramitação prioritária de feitos de interesse do idoso Nas ações em que figure como parte ou interveniente pessoa com idade igual ou superior a 60 (sessenta) anos deverá ser assegurada a tramitação prioritária dos processos e procedimentos judiciais, inclusive na execução dos atos e diligências correlatas. 59 O interessado na obtenção da prioridade deverá requerer sua concessão ao juiz da causa, juntando prova de sua idade. A concessão da prioridade não cessará com a morte do beneficiado, estendendo-se em favor do cônjuge supérstite, companheiro ou companheira, com união estável, maior de 60 (sessenta) anos. O escrivão deverá anotar e destacar a prioridade em local visível na capa dos autos do processo.

4.1.5) Autuação nas Varas Criminais

Nas Varas Criminais, além dos procedimentos básicos acima descritos, deve-se atentar para alguns fatos importantes, a saber: a) São exemplos de medidas incidentais que devam ser autuadas:

• Liberdade provisória; • Fiança; • Relaxamento de prisão; • Habeas corpus; • Incidente de insanidade mental (arts. 153 e 154 do CPP); • Incidente de falsidade (art. 145 e seg. do CPP); • Recurso em sentido estrito – RSE, quando é formado o

instrumento, nos casos previstos em lei (art. 581 e seg. do CPP), devendo a parte indicar as peças dos autos que pretenda traslado;

b) Auto de prisão em flagrante delito - APFD:

• Deverá ser distribuído (constará no SISCOM como processo principal);

59 Provimento nº 161/CGJ/2006, arts. 342 a 344.


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• Remeter diretamente ao Juiz; • Aguardar o inquérito policial (distribuído por dependência) e dar

baixa no APFD. A autuação do APDF poderá ser dispensada, aguardando a chegada do inquérito em pasta própria, para posterior juntada a este, já que o único objetivo da comunicação do flagrante é a verificação do prazo de prisão pelo juiz. Se optar pela autuação, mesmo assim o APDF poderá ser juntado ao inquérito, ou, se preferir, apenas apensar. Tem juiz, ainda, que determina o traslado de cópia do APDF para os autos do inquérito e arquiva o processo de flagrante. Não existe norma a este respeito; são apenas sugestões, todas viáveis, e o escrivão ou juiz poderá escolher a que melhor o atenda, mas nunca deverá se esquecer de BAIXAR o flagrante (procedimento criminal findo). c) Liberdade provisória: Verificar na procuração se os poderes conferidos ao advogado se limitam à liberdade provisória ou se estendem ao foro geral. Se foi apenas para fins da liberdade provisória não precisa cadastrar o advogado; na dúvida, cadastrar. d) Inquérito policial:

• Receber o inquérito juntamente com o formulário de armas e bens apreendidos do Distribuidor, quando for deste a responsabilidade pelo recebimento;

• Ao receber o inquérito, juntar/apensar a comunicação de flagrante (APFD) e baixá-la;

• Anotar a apreensão dos objetos na contracapa dos autos, conforme item 4.1.1;

• Fazer as anotações na capa do inquérito, tais como se o indiciado está preso, colocando a tarja correspondente, colocar demais tarjas conforme a natureza do crime, em relação à atuação do RMP e identificação das medidas cautelares;

• Lavrar termo de recebimento e conclusão; • Lavrar termo de vista ao RMP, que poderá requerer diligências,

arquivamento do inquérito ou oferecer a denúncia. Se oferecida a denúncia, autuá-la;

• O Juiz poderá determinar: o cumprimento das diligências requeridas pelo MP; o arquivamento ou não do IP; receber ou não a denúncia.

e) Inquérito policial com denúncia oferecida:

• A capa do inquérito deve ser mantida, retirando-se a contracapa; • Receber a denúncia no SISCOM, com o respectivo

enquadramento, isto é, o artigo em que o acusado está incurso;


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• Para o acusado não denunciado, lançar “não” na frente do nome e baixar a parte no sistema (denúncia não oferecida);

• Verificar se o acusado encontra-se preso e, em caso positivo, fazer promoção ao juiz;

• Verificar se tem advogado habilitado no IP, em caso positivo, cadastrá-lo e anotar na capa dos autos o nome e o número da OAB;

• Publicar a data do interrogatório e movimentá-la; • Providenciar a expedição de mandados de citação, cartas

precatórias e ofícios; • Após, intimar o RMP; • Ao retornar do MP, movimentar o processo no sistema, com o

código adequado, e colocar o processo em escaninho próprio. f) Queixa-crime (ação privada): Ao autuá-la, conferir o cadastramento das partes e do advogado constituído, verificar se o advogado anexou as cópias necessárias à expedição dos mandados, bem como se consta a guia com o pagamento das custas, salvo pedido de assistência judiciária. g) Recebimento e encaminhamento de armas e bens apreendidos ao Depósito Forense, de acordo com o Provimento Conjunto nº 01/03:

• Receber o inquérito policial, procedimento ou processo criminal

que contenha arma ou bem apreendido; • Lançar no SISCOM os dados relativos às armas e aos bens

apreendidos e anotar a apreensão na contracapa dos autos; • Os dados registrados no SISCOM deverão ser impressos em

tantas vias quantas forem necessárias, sendo que, obrigatoriamente, uma será destinada ao “Livro de Armas e Objetos Apreendidos” e outra que será juntada aos autos;

• O “Livro de Armas e Objetos Apreendidos” poderá ser formado com a própria via impressa do SISCOM (livro de folhas soltas) não necessitando nova transcrição (à mão) para um livro (caderno);

• Todos os objetos apreendidos deverão receber etiqueta que contenha o número do processo a que pertencem;

• As substâncias tóxicas, tais como maconha e cocaína, não são recebidas e nem ficam armazenadas no Depósito Forense, salvo as amostras enviadas pelos peritos. Compete às Delegacias de Polícia dar destinação a estas substâncias ou destruí-las.


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4.2) Juntada

A juntada de petições e de documentos judiciais deverá ser feita diariamente, ainda que os autos estejam conclusos ao juiz.60

Bater o carimbo de JUNTADA ao final do verso da última folha dos autos, datando e assinando.

Existem peças processuais que não devem receber nenhum carimbo, salvo o de numeração de folhas; algumas por se tratarem de documentos formais e outras porque poderão ser desentranhadas e o registro contido no carimbo restará perdido. São elas:

• Documentos originais; • Petições; • Procurações; • Mandados; • Sentenças.

Na impossibilidade de ser utilizada a última folha dos autos para o registro do carimbo, colocar uma folha que, no seu anverso, deverá ser numerada, rubricada e bater o carimbo “EM BRANCO”; no seu verso, registrar a juntada.

Sugere-se que não sejam utilizadas etiquetas adesivas (feitas no computador), em substituição ao carimbo, uma vez que, com o tempo, as etiquetas podem soltar-se e haverá a perda do registro da juntada.61

Após a juntada de qualquer documento, o processo é sempre movimentado no SISCOM. De acordo com a nova Tabela de Movimentos do CNJ, a JUNTADA foi subdivida em PETIÇÃO e DOCUMENTO. Cada documento ou petição possui um código específico, como, por exemplo, 2139-4 – juntada de carta precatória; 2140-2 – juntada de laudo; 2146-9 – juntada de ofício; 2162-6 – juntada pet. contestação; 2164-2 – juntada pet. alegações finais; 2214-5 – juntada pet. manifestação. A cartilha da Corregedoria, que trata desse assunto, explica que o movimento 2232-7 PROTOCOLIZADA PETIÇÃO terá a antiga função do “aguarda juntada de”, que foi excluída, e os movimentos de JUNTADA DE PETIÇÃO e JUNTADA DE DOCUMENTO terão a função da antiga “juntada efetivada de”. O SISCOM possui recurso que controla a juntada de documentos/petição, seja aquele que esteja aguardando a juntada, quando emite alerta contendo esta informação, seja aquele efetivamente juntado, retirando o alerta.

Quando o volume de documentos a ser juntado é muito grande, recomenda-se priorizar as urgências: réus presos, audiências, liminares, cautelares, etc.

60 Provimento nº 161/CGJ/2006, art. 197. 61 Esta sugestão é válida para qualquer outro tipo de certidão registrada em etiqueta adesiva, que possui qualidade duvidosa e poderá se soltar.


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No procedimento cível, são exemplos peças que devem ser juntadas aos autos:

• Contestação; • Reconvenção; • Impugnação (que não esteja prevista para autuação: vide lista

abaixo); • Embargos na ação monitória; • Embargos de declaração; • Exceção de pré-executividade; • Incidente de falsidade, se oferecido antes de encerrada a instrução

(art. 391 do CPC); • Execução de sentença.

Serão distribuídas:

• Impugnação ao valor da causa; • Impugnação ao pedido de assistência judiciária; • Exceções de incompetência, de impedimento e de suspeição; • Embargos do devedor; • Embargos de terceiro; • Remoção de inventariante; • Incidente de falsidade, se oferecido após o encerramento da

instrução (art. 393 do CPC), dentre outros.

4.2.1) Juntada em processos apensados

a) Antes de efetivar a juntada, verificar em qual dos processos a petição deverá ser juntada, porque pode ocorrer de na petição estar informado, por exemplo, o número do processo principal, mas, na realidade, a petição deve ser juntada no APENSO e vice versa.

b) Ao retornar os autos da conclusão e antes da publicação, observar:

• Se os autos principais e apensos estavam conclusos: todos devem estar despachados e, caso isso não ocorra, lançar nos apensos autos recebidos sem despacho, fazer nova conclusão e levar em mãos para o juiz despachar também estes;

• Se apenas o principal estava concluso e os apensos devam ficar paralisados até cumprimento do despacho no principal ou por outro motivo, o apenso deverá receber movimentação condizente com o despacho que determinou sua suspensão ou informar no campo LOCALIZADOR (Tabela CNJ) a carga efetivada no apenso.

• Se a conclusão é apenas para o(s) apenso(s) e o principal deve ficar paralisado: publicar/movimentar o despacho no apenso e movimentar no principal o código de suspensão dos autos ou


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informar no campo LOCALIZADOR (Tabela CNJ) a carga efetivada no apenso.

Tudo isso visa, principalmente, evitar que petições sejam indevidamente juntadas aos autos paralisados e também para que não seja dada movimentação de um processo em outro. Se foi determinada a suspensão do processo pelo juiz, assim deve permanecer até novo despacho judicial em contrário.

4.2.2) Juntada da declaração de imposto de renda

Observar que se trata de informação protegida por sigilo e apenas o ofício de encaminhamento da declaração deve ser juntado aos autos, intimando-se as partes sobre o recebimento, vedado o acesso a terceiros estranhos à lide.

Em regra, a documentação ficará sob a guarda do escrivão e arquivada na Secretaria, em pasta ou outro meio apropriado.

Aos advogados ou partes do processo é permitida somente a leitura e anotações pertinentes, necessárias à regular tramitação processual, vedada a extração de cópia.

Excepcionalmente, em situação sob segredo de justiça, assim declarado pelo Juiz, porque o exige o interesse público, ou pela lei, porque respeite a casamento, filiação, separação dos cônjuges, conversão desta em divórcio, alimentos, e em especial quando se tratar de menores e/ou incapazes, perante o juízo familiar ou outro competente, nos moldes do artigo 155, do Código de Processo Civil, as informações sobre imposto de renda poderão ser juntadas diretamente ao processo, mantidas as restrições supra elencadas.62

4.2.3) Juntada de petições em processos conclusos

Certificar nos autos o recebimento sem despacho para juntada de petição e movimentar no sistema:

• autos recebidos sem despacho; • juntada efetivada de petição (contestação, substabelecimento,

manifestação, etc.) ; • nova conclusão ou ato ordinatório (depende do teor da petição).

4.3) Publicação e intimação

Um dos princípios fundamentais do processo é o da publicidade de seus atos, consagrado no art. 155 do CPC, que, no entanto, apresenta algumas restrições quando o procedimento que corre em segredo de justiça, quais sejam:

• Em que o exigir o interesse público;

62 Aviso n.º 10/CGJ/2007.


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• Que dizem respeito a casamento, filiação, separação dos cônjuges, conversão desta em divórcio, alimentos e guarda de menores;

• No crime contra os costumes e na queixa-crime (depende).

A publicação ocorre quando as partes, seus advogados e demais interessados, através do “Diário do Judiciário”, conhecem oficialmente a prática dos atos processuais.

Serão publicados somente as súmulas de decisões e os despachos recorríveis, as ordens de abertura de vista às partes, os prazos para preparo de feitos e de recursos e quaisquer outros atos cuja publicação for determinada pelo juiz.63

As decisões e sentenças poderão ser publicadas somente em sua parte dispositiva, suprimindo-se o relatório, a fundamentação, a data, o nome do prolator e as demais expressões dispensáveis. 64

As intimações do Ministério Público, da Defensoria Pública e da Fazenda Pública serão efetuadas pessoalmente.65

Toda a MOVIMENTAÇÃO processual deve ser informada no SISCOM, mas nem todas precisam ser publicadas, pois elas estão à disposição dos advogados e das partes nas centrais de consulta do SISCOM e na internet, devendo, portanto, ser observado estritamente os casos em que é necessária a publicação.

De acordo com a IPT deve-se informar no SISCOM a movimentação, dispensando a publicação dos atos e despachos nos seguintes casos:

• Despacho inicial, salvo quando deferir ou negar tutela antecipada, liminar e pedido de assistência judiciária, e na determinação do juiz quanto ao rito processual;

• Deferimentos de ofícios requeridos pelo exeqüente, quando o executado não estiver representado nos autos;

• Ofícios internos dirigidos aos órgãos auxiliares da justiça (ex.: contadoria, central de perícias, etc.);

• Todas as informações para cumprimento de atos ou despachos a serem praticados dentro da Secretaria (ex: aguarda expedição de mandado);

• Arquivamento e desarquivamento de autos; • Simples carga de autos e remessa a órgãos auxiliares e TJMG; • Decurso de prazos certificados pela Secretaria; • Suspensão do processo requerida pelas partes ou, simplesmente,

pelo autos, quando a parte ré não estiver representada nos autos;

63 Provimento nº 161/CGJ/2006, art.210 64 Provimento nº 161/CGJ/2006, art. 210, § 1º. 65 Provimento nº 161/CGJ/2006, art. 210-A, § 1º


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• Decisões e sentenças proferidas em audiência, com a presença dos procuradores das partes, observando-se que a sentença deverá ser registrada em livro próprio.

Observar se a OAB do advogado está devidamente cadastrada no SISCOM, evitando-se anulação de atos e republicações desnecessárias, bastando constar o nome de apenas um dos procuradores de cada parte a ser intimada.66

Caso o instrumento de mandato seja outorgado a mais de um advogado e nele esteja indicado o nome daquele que deve ser cadastrado, o servidor deverá efetivamente cadastrar o advogado indicado.

Será considerado intimado o advogado que, comparecendo à Secretaria antes da efetiva publicação do expediente no Diário do Judiciário, tiver ciência do ato a ser realizado e obtiver vista dos autos no balcão ou mediante carga, devendo o escrivão certificar nos autos a ocorrência da intimação, iniciando, a partir de então, o fluxo do prazo correspondente, conforme dispõe o art. 238 do Código de Processo Civil.67

Observações:

• Antes de publicar, havendo advogado constituído, verificar se está efetivamente cadastrado: PARTES / ALTERAÇÃO / OPÇÃO 07;

• Advogado não pertencente ao Estado de Minas Gerais, deverá ter sua OAB incluída no SISCOM pela própria Secretaria, através do menu: TABELA / MANUTENÇÃO / DADOS DA PARTE / ADVOGADO / APTO = 01 / SEÇÃO-SUBSEÇÃO – 00 (CASO NÃO SAIBA O N.º) / DATA DO CADASTRO = DATA DO DIA;

• É dever do servidor incluir corretamente no SISCOM a matrícula do Juiz de Direito que despachar, sentenciar ou realizar audiência, seja ele titular, substituto ou cooperador;68

• Tratando-se de ações que tramitem em segredo de justiça, deverão constar das intimações veiculadas no Diário do Judiciário apenas a denominação do juízo e da vara, o número e a classe do processo, as iniciais dos nomes das partes, o despacho ou decisão prolatados e os nomes completos dos Procuradores.69

• Feita a publicação, o escrivão deverá conferi-la, certificando nos autos o número da edição do Diário do Judiciário, a data da disponibilização e a da publicação do expediente;70

• No caso de sentença publicada e audiências realizadas, deve-se proceder à extração de cópia com o seu efetivo registro em livro próprio;

66 Provimento nº 161/CGJ/2006, art. 211. 67 Provimento nº 161/CGJ/2006, art. 212, §§ 2º e 3º. 68 Provimento nº 161/CGJ/2006, art. 196 69 Provimento nº 161/CGJ/2006, art. 214 70 Provimento nº 161/CGJ/2006, art. 216


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• De acordo com a Tabela de Movimentos do CNJ, a EXTINÇÃO DE PUNIBILIDADE ganhou status de sentença, sendo, portanto, julgamento com resolução de mérito, e a movimentação será feita como para outras movimentações de sentença (FEITOS > MOVIMENTAÇÃO > INDIVIDUAL).

4.3.1) Publicação nas varas criminais

• Publicar apenas os processos em que há advogado constituído, cujas intimações que se fazem obrigatórias, tais como designação de audiência e interrogatório, expedição de carta precatória, etc.;

• Publicar todos os andamentos que implicarem em decurso de prazo para advogados e/ou partes como, por exemplo, vista para defesa, vista para assistente do MP, sentenças, indeferimentos ou deferimentos de pedidos de advogados, etc.

• Inquérito policial não aceita publicações, portanto, se houver intimação, será feita por mandado.

A respeito da publicação, o Código de Processo Penal prescreve:

Art. 389 A sentença será publicada em mão do escrivão, que lavrará nos autos o respectivo termo, registrando-a em livro especialmente destinado a esse fim.

Art. 390 O escrivão, dentro de 3 (três) dias após a publicação, e sob pena de suspensão de 5 (cinco) dias, dará conhecimento da sentença ao órgão do Ministério Público.

Art. 370 § 1º A intimação do defensor constituído, do advogado do querelante e do assistente far-se-á por publicação no órgão incumbido da publicidade dos atos judiciais da comarca, incluindo, sob pena de nulidade, o nome do acusado.

(...) § 3º A intimação pessoal, feita pelo escrivão, dispensará a aplicação a que alude o § 1º.

4.4) Desentranhamento

Desentranhar é o ato de retirar dos autos uma ou mais folhas numeradas e rubricadas. Para que o desentranhamento ocorra, recomenda-se:

• No ato da autuação e independentemente de despacho, quando se tratar de títulos cambiais e documentos representativos de valores, os originais serão arquivados em local seguro e substituídos, nos autos, por cópias, mediante certidão, devendo o escrivão intimar o advogado a apresentar as cópias necessárias. Nos demais casos, deverá haver determinação expressa do juiz;

• Lançar nos autos certidão indicativa do desentranhamento (logo após o despacho) que deverá conter a qualificação de quem recebeu os documentos, um breve resumo com a indicação de sua


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natureza, origem e conteúdo. É indispensável a assinatura do servidor responsável e da pessoa a quem foram entregues;

• No local onde se encontravam as peças desentranhadas, inserir uma folha em branco (numerada e rubricada), anotando-se o número das folhas desentranhadas e daquela onde se encontra a certidão correspondente ao ato do desentranhamento. Se preferir, pode-se também certificar.

• Os autos NÃO devem ser renumerados.

4.5) Carga de autos

Carga significa o recibo dado pela pessoa (advogado, parte, juiz, promotor ou servidor) a quem foi entregue o documento ou processo.

A carga deve ser lançada no SISCOM, que emitirá a via correspondente, a qual será guardada em pasta, formando um livro de folhas soltas.71

A baixa (ou descarga) é o retorno dos autos à Secretaria, mediante recibo, devendo ser realizada na presença do interessado.72

A carga deverá ser lançada no SISCOM no instante de sua realização, a fim de verificar quanto a possíveis impedimentos da OAB do advogado, constantes do banco de dados. Preferencialmente, a baixa deverá ser feita no momento da devolução do processo, perante o advogado ou pessoa que o devolveu.

Para facilitar a baixa, pode-se fazer o controle da carga, anotando-se na contracapa do processo o número da folha em que foi registrada a carga.

Os apensos que estejam suspensos por motivo legal (por exemplo, aguardando a decisão dos autos principais) e que não estejam com intimação de VISTA, não devem receber movimentação de carga/descarga. Observar que o apenso não pode receber movimentação que não lhe é própria (que na realidade é de outro processo).

Há que se ressaltar que todos os livros de carga formados pela Secretaria (seja tipo caderno ou de folhas soltas) deverão ser mantidos e arquivados (advogado, juiz, MP, contador, etc.), para fins de fiscalização, até a edição de norma em contrário.73

a) Não poderão ser objeto de carga os processos:

• Com prazo comum (corre para ambas as partes), salvo as permissões legais;74

71 Provimento nº 161/CGJ/2006, art. 225, § 1º. Até a edição deste Manual, não consta de qualquer ato normativo da Corregedoria que o Livro de Carga tenha sido abolido. 72 Provimento nº 161/CGJ/2006, art. 225, § 2º. 73 Provimento nº 161/CGJ/2006, art. 307 e seg. 74 CPC, art. 40, § 2º.


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• Em que há mais de um réu, com advogados diferentes (o prazo é em dobro e corre em Secretaria);75

• No prazo dos embargos declaratórios (05 dias a partir da publicação da sentença).76

O prazo para os embargos é para ambas as partes (prazo comum), por isso justifica-se a retenção dos autos nesse período; no entanto, esse entendimento não é pacífico e existe, ainda, a inovação do art. 40, § 2º, do CPC, a ser observada.

São direitos do advogado:

CÓDIGO DE PROCESSO CIVIL - ART. 40:

I - examinar, em cartório de justiça e secretaria de tribunal, autos de qualquer processo, salvo o disposto no art. 155;

II - requerer, como procurador, vista dos autos de qualquer processo pelo prazo de 5 (cinco) dias;

III - retirar os autos do cartório ou secretaria, pelo prazo legal, sempre que Ihe competir falar neles por determinação do juiz, nos casos previstos em lei.

§ 1o Ao receber os autos, o advogado assinará carga no livro competente.

§ 2o Sendo comum às partes o prazo, só em conjunto ou mediante prévio ajuste por petição nos autos, poderão os seus procuradores retirar os autos, ressalvada a obtenção de cópias para a qual cada procurador poderá retirá-los pelo prazo de 1 (uma) hora independentemente de ajuste. (g.n.)

LEI N.º 8.906/94 (ESTATUTO DOS ADVOGADOS) - ART. 7º:

(...)

XVI – retirar autos de processos findos, mesmo sem procuração, pelo prazo de 10 (dez) dias;

XV - ter vista dos processos judiciais ou administrativos de qualquer natureza, em cartório ou na repartição competente, ou retirá-los pelos prazos legais; (g.n.)

b) Na retirada do processo com carga, observar:

75 CPC, art. 191. 76 CPC, art. 536.


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• Se o advogado tem procuração ou substabelecimento nos autos; • O estagiário só poderá retirar os autos com carga se tiver

procuração ou substabelecimento: - com reservas: conserva-se o advogado que substabeleceu; - sem reservas: exclui-se o advogado que substabeleceu;

• Nenhum tipo de “autorização” é válida, salvo aquelas especificadas em lei;77

• A procuração ou substabelecimento, apresentado pelo advogado ou estagiário, poderá ser juntado aos autos, independentemente de protocolo, quando estiver fluindo prazo para a parte por eles representada.78

• É facultado ao servidor da justiça solicitar ao advogado a exibição da carteira profissional.79

4.5.1) Carga para xérox

Na Comarca de Belo Horizonte, a extração de cópia de autos está normatizada nos arts. 228 a 235 do Provimento nº 161/CGJ/2006. Para tanto, existe na OAB o Departamento de Apoio ao Advogado na Capital, da Ordem dos Advogados do Brasil, Seção Minas Gerais - DAAC, que busca nas Secretarias de Juízo, a pedido do advogado, os processos, que estão na fluência de prazo comum, para a extração de cópias reprográficas.

Essas normas poderão ser aplicáveis, no que couber, às Comarcas do interior. São elas:

a) Em se tratando de advogado ou estagiário, a retirada dos autos far-se-á mediante a assinatura em livro próprio de carga, no qual sejam relacionados o número do processo, nome, telefone e número do registro na OAB;

b) Não poderão ser retirados com carga para xérox os processos que estejam aguardando conclusão, os que estejam conclusos para despacho ou sentença, ou os que estejam incluídos na pauta de publicação (pauta retida), ficando disponíveis somente aqueles que se encontram sob a guarda do escrivão na Secretaria de Juízo. OBS: no que se refere a este item, a OAB tem feito intervenções junto à Direção do Foro da Capital a fim de abolir esta norma, sob o argumento de que fere a legislação federal em vigor;

c) Os processos que correm em segredo de justiça, notadamente aqueles atinentes às Varas de Família, não serão disponibilizados ao funcionário da OAB;

d) O escrivão de qualquer Secretaria de Juízo procederá, incontinenti, à juntada, em via original, de procuração ou substabelecimento,

77 Provimento nº 161/CGJ/2006, art. 226. Geralmente, os órgãos públicos credenciam e autorizam servidores para a retirada de autos com carga. 78 Provimento nº 161/CGJ/2006, art. 228, § 6º. 79 Provimento nº 161/CGJ/2006, parte final do art. 225.


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apresentado pelo advogado ou estagiário, independentemente de protocolo;

e) Na fluência de prazo processual para uma das partes, somente ao seu advogado ou estagiário será permitida a retirada dos autos, facultando-se ao advogado ou estagiário de ambas as partes a obtenção de cópias reprográficas pelo setor próprio da OAB, observando-se a vedação quanto ao segredo de justiça;

f) Para a retirada de processos, cujos prazos de fluência sejam comuns, serão observados os termos do § 2º do art. 40, do Código de Processo Civil; neste caso, o advogado ou estagiário poderá obter as cópias de que necessita, fazendo uso de equipamento de reprografia particular, na própria Secretaria de Juízo, observando-se, mais uma vez, a vedação quanto ao segredo de justiça;

g) Às partes é facultada a obtenção de cópias de peças de seus respectivos processos diretamente na Secretaria de Juízo, devendo esta providenciá-las junto à Central Reprográfica do Fórum, após constatação de inexistência de prazo comum ou para uma das partes, observando-se as vedações contidas no item “b”, e desde que apresentado o correspondente comprovante de pagamento, expedido pela Central de Guias;

h) É proibida a retirada de cópias reprográficas em favor de advogados, estagiários ou partes, pela Secretaria de Juízo, utilizando-se das copiadoras instaladas tanto nos gabinetes dos Juízes de Direito quanto nas dependências das próprias Secretarias;

i) O Advogado ou Estagiário, devidamente constituído, pode retirar os autos, para extração de cópia reprográfica, no horário do expediente forense, desde que sejam devolvidos, impreterivelmente, até às 18 horas do mesmo dia, sob pena de busca e apreensão;

j) É proibida a retenção da carteira de identidade profissional do advogado ou estagiário pela Secretaria de Juízo.

4.6) Apensamento e desapensamento de autos

No apensamento de autos existem duas fases distintas: a primeira, diz respeito ao APENSAMENTO FÍSICO, que é o ato de amarrar um processo ao outro; a segunda, diz respeito ao apensamento propriamente dito, que vamos denominar de APENSAMENTO MATERIAL, que significa a DEPENDÊNCIA que um processo tem relação a outro, já distribuído, e se refere à matéria de que trata este, quando, então, ocorre a distribuição por dependência. Este último caso é o que efetivamente nos interessa.

São os casos das impugnações, exceções, embargos, cautelares, etc. em relação ao processo principal.

O apensamento material independe do apensamento físico. Pode ocorrer de um processo ser dependente de outro e não estar fisicamente amarrado, como, por exemplo, não ser dado efeito suspensivo aos embargos, já em grau de recurso, e a execução ter regular prosseguimento.


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O apensamento deverá se informado no SISCOM, através da opção FEITOS – APENSAMENTO, e deverá ser certificado em ambos os processos, relacionando os números apensados.

Já o DESAPENSAMENTO, que pode ser definido como o ato de retirar a dependência de um processo em relação a outro, é tanto físico como material. Do mesmo modo, deverá se informado no SISCOM e certificado em ambos os processos.

4.6.1) Casos especiais

a) Agravo de Instrumento80

• Não é necessário qualquer apensamento; • Trasladar para os autos de origem cópia do acórdão ou da decisão; • Certificar o traslado, com o número do agravo, a data do trânsito

em julgado, a data do seu recebimento na Secretaria e o número do maço onde foi arquivado;

• No SISCOM, selecionar as opções: FEITOS – ANEXOS - digitar o número do processo de origem e lançar no campo próprio o número do agravo, a data do trânsito em julgado, a data do seu recebimento na Secretaria e o número do maço onde foi arquivado.

Caso o agravo de instrumento seja convertido em agravo retido, não haverá o arquivamento, devendo, após o traslado, ser apensado aos autos de origem para posterior decisão, em caso de apelação.81 b) Impugnação ao Valor da Causa

• Decidida a impugnação ao valor da causa e havendo sua alteração, a parte deverá ser intimada a pagar a diferença no prazo máximo de 5 (cinco) dias.82

• Alterar o valor da causa no SISCOM; • Trasladar para os autos principais cópia da decisão, certificando

em ambos os processos; • Na impugnação: desapensar, baixar e arquivar; • No processo principal, após o traslado da decisão, intimar a parte

para efetivar o pagamento complementar do preparo prévio. A falta de complemento do preparo prévio leva à extinção do processo principal.83 c) Extinção de um dos processos em apenso84

80Provimento nº 161/CGJ/2006, art.. 240. 81 CPC, art. 527, II 82 Provimento Conjunto nº 7/07, art. 11, § 3º, e art. 185 do CPC 83 CPC, art. 267. 84 Provimento nº 161/CGJ/2006, art. 241


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• Após o trânsito em julgado, trasladar cópia da sentença ou decisão

para os autos principais; • Certificar o desapensamento em ambos os processos; • Após, será efetivada a baixa e o arquivamento, devendo ainda ser

desapensado no sistema. 4.7) Baixa e arquivamento de autos

Extinto o processo e após o pagamento das custas finais, se houver, ou expedida a Certidão de Não Pagamento de Custas e demais Despesas Processuais Finais à Advocacia Geral do Estado85, os autos deverão ser baixados e arquivados.

Apenas em situações excepcionais, poderá ocorrer o cancelamento de registros no SISCOM, gerando a exclusão das informações relativas a processo e a parte para efeito de consulta e acompanhamento processuais, e somente se processará mediante despacho do juiz e certidão nos autos. A baixa será realizada pela Secretaria de Juízo e o cancelamento de registros será realizado pelo Distribuidor. Nas ações de natureza cível, a baixa do registro de processos ocorrerá quando for declarada por sentença a sua extinção, nos termos da legislação processual. Nos processos de natureza criminal proceder-se-á à baixa do registro do réu, quando absolvido, impronunciado ou tenha sido decretada a extinção da punibilidade e, ainda, a extinção do processo, quando o juiz declarar sua incompetência para o julgamento do feito; e, por fim, no caso de indiciado em inquérito policial, quando a denúncia não for oferecida ou, se oferecida, for rejeitada pelo Juiz de Direito.86 Em quaisquer situações, houve a extinção da relação jurídico-processual e o status do processo passará de ativo para baixado, propiciando a emissão de certidão negativa para a parte ré. A baixa do registro do réu ou processo, em caso de sentença condenatória, só ocorre quando o juízo competente para fiscalizar o cumprimento da pena informar que houve a extinção da punibilidade.87

Os motivos de baixa autorizados pelo SISCOM são taxativos e toda baixa corresponde a um “motivo” de extinção do processo, ou seja, o processo foi sentenciado e da sentença não cabe mais recurso. Deve-se, portanto, ficar atento aos processos que devam ser baixados e nunca enviar ao Arquivo processos não sentenciados, salvo os permitidos por ato normativo próprio, como os casos de arquivamento provisório que veremos a seguir.

85 Provimento Conjunto nº 7/2007, art. 34. 86 Provimento nº 161/CGJ/2006, arts. 239 e 240. 87 Provimento nº 161/CGJ/2006, art. 240, § 1º.


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Do mesmo modo, a REATIVAÇÃO somente poderá ocorrer mediante autorização judicial e certificada nos autos próprios. Se já houve prolação de sentença, o feito não deve ser reativado, sob o risco de, finda aquela relação jurídico-processual, o Poder Judiciário emitir certidão positiva equivocadamente (já que o status do processo passará de baixado para ativo). Por este motivo, o SISCOM disponibiliza várias movimentações para serem utilizadas quando o processo está baixado, além da possibilidade de publicação, não necessitando reativá-lo.

Efetivada a baixa do processo, deverá ser anotado na última página a data da baixa (utilizar carimbo ou de forma digitada), tal como no modelo abaixo:

BAIXA REALIZADA EM: ___ / ____ / 20

___________________________

Responsável

Os processos prontos para arquivamento deverão ser separados por maços, com aproximadamente 20 cm. de altura. Cada maço deve conter uma placa de identificação contendo a Secretaria de Juízo a que pertence e o número seqüencial do maço (001, 002, 003, 004,...). A identificação alfanumérica dos maços poderá ser utilizada em casos especiais, como o arquivo provisório das execuções fiscais (FP 001, FP 002, FP 003,...).

Placa de identificação:

O número do maço é lançado no SISCOM, listando os processos que a ele pertencem; logo após, imprime-se 2 (duas) vias da lista/protocolo, sendo que uma delas deve ser guardada em pasta na Secretaria, após o recebimento pelo responsável pelo Arquivo.

Deve-se manter o controle de numeração dos maços enviados ao Arquivo, a fim de que não ocorra repetição de números.

Tanto as Secretarias de Juízo quanto o Arquivo Geral (onde houver) devem manter livros ou pastas de carga e descarga para o controle do movimento entre eles.

Documentos administrativos produzidos pelas Secretarias de Juízo, bem como pelos serviços auxiliares da Direção do Foro (por exemplo, livros de carga),

1ª Vara Cível

Maço 1.234


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podem igualmente ser encaminhados ao Arquivo em caixas-arquivo, bem como objetos e outros materiais oriundos de processos e/ou inquéritos policiais, desde que haja espaço suficiente para guardá-los.

A organização do Arquivo de Processos é fundamental. Nas Comarcas onde não houver o setor específico de Arquivo e um coordenador, deve-se, de preferência, designar um servidor de cada secretaria para o desempenho da função de arquivamento e desarquivamento. Desse modo, evita-se que longo tempo seja despendido na procura de processos que não retornam aos maços de origem.

4.7.1) Arquivamento provisório – suspensões legais

É o nome que se dá aos processos que ficarão suspensos por um período maior de tempo, quando há previsão legal ou por determinação do juiz. São várias as situações que ensejam o arquivamento provisório, tanto no procedimento cível quanto no criminal.

Tais processos podem ser acondicionados em caixas-box, com indicadores do motivo da suspensão, que ficarão arquivadas na própria Secretaria ou no Arquivo, dependendo do espaço físico de ambos.

São consideradas suspensões legais:

• Art. 791 do CPC: embargos à execução recebidos com efeito suspensivo; hipóteses do art. 265, I a III; e quando o devedor não possuir bens penhoráveis;

• Art. 792 do CPC: por convenção das partes (acordo), para que o devedor cumpra voluntariamente a obrigação;

• Inventário paralisado; • Art. 40, §§ 1º e 2º da Lei 6.830/80; • Art. 366 do CPP: acusado citado por edital e que não comparece em juízo nem

constitui advogado; • Art. 89 da Lei 9.099/95: suspensão condicional da pena.

Mas atenção!!! O lançamento da movimentação no SISCOM deve corresponder ao despacho proferido, sendo que a movimentação genérica processo suspenso somente deve ser utilizada quando não existir a especial correspondente. No caso da Tabela de Movimentos do CNJ, a movimentação deve sempre corresponder ao despacho que motivou a suspensão, obedecendo a fase processual: aguarda localizar devedor, réu revel, aguarda decisão do agravo, etc.

As Secretarias devem observar os prazos fixados nas suspensões concedidas, quando houver termo certo, e dar o DECURSO DE PRAZO, quando cabível.

Nos feitos das Fazendas Públicas, atentar-se para o disposto no artigo 40 e seus parágrafos, da Lei n.º 6.830/80, inclusive para fins de aplicação da prescrição intercorrente. Observar que no SISCOM existe movimentação adequada aos dois primeiros parágrafos deste artigo:


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Art. 40 - O Juiz suspenderá o curso da execução, enquanto não for localizado o devedor ou encontrados bens sobre os quais possa recair a penhora, e, nesses casos, não correrá o prazo de prescrição.

§ 1º - Suspenso o curso da execução, será aberta vista dos autos ao representante judicial da Fazenda Pública.

§ 2º - Decorrido o prazo máximo de 1 (um) ano, sem que seja localizado o devedor ou encontrados bens penhoráveis, o Juiz ordenará o arquivamento dos autos.

§ 3º - Encontrados que sejam, a qualquer tempo, o devedor ou os bens, serão desarquivados os autos para prosseguimento da execução.

§ 4o Se da decisão que ordenar o arquivamento tiver decorrido o prazo prescricional, o juiz, depois de ouvida a Fazenda Pública, poderá, de ofício, reconhecer a prescrição intercorrente e decretá-la de imediato. (g.n.)

Na vara criminal, sempre que um mandado de prisão for expedido, deve-se informar no SISCOM aguarda captura/apreensão, para não prejudicar a emissão da CAC.

4.7.2) Desarquivamento de autos

Os pedidos de desarquivamento devem ser classificados como “rotineiros” ou de “urgência”, com base no despacho judicial ou justificativa apresentada.

Para que ocorra o desarquivamento, é necessário o PRÉVIO pagamento da TAXA DE DESARQUIVAMENTO, salvo se a parte interessada ou seu advogado apresentar declaração de insuficiência de recursos, nos termos da Lei Federal nº 1.060/50. 88

A guia paga ou a declaração de pobreza deve acompanhar a petição onde se faz o pedido de desarquivamento.

Além dos processos, os termos de audiências, as cópias das sentenças, os livros de carga e os livros “tombo” antigos podem ser também arquivados, acondicionando-os em caixas “tipo arquivo”, devidamente etiquetadas com a identificação do seu conteúdo.

O desarquivamento deverá ser efetivado no prazo máximo de 03 (três) dias e, no caso de urgência, no primeiro dia útil após o recebimento do pedido pelo setor responsável.

88 Provimento Conjunto nº 7/2007, art. 4º, § 2º, VI


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Se o serviço de arquivamento e desarquivamento for terceirizado, o desarquivamento será em 5 (cinco) dias e a urgência em 48 horas.

Na Comarca de Belo Horizonte, o desarquivamento, cujo objetivo seja o simples pedido de vista, que não implique em carga ou reativação dos autos, bem como a extração de cópias reprográficas, será requerido diretamente na Central de Arquivo Forense, onde foi organizada uma estrutura capaz de atender essa demanda, conforme disposto na Portaria nº 872/2009.

Observar que, caso o processo esteja baixado e tenha sido, posteriormente, reativado, a inclusão das movimentações AUTOS DESARQUIVADOS, PROCESSO DESARQUIVADO, ARQUIVADO DEFINITIVAMENTE ou PROVISORIAMENTE, não têm o condão de baixar automaticamente o processo. No caso de reativação de processo extinto, antes da remessa ao arquivo, é necessária sua baixa definitiva.

4.8) Tempo dos atos processuais

Todos os atos processuais têm um prazo certo para terminar, fixado em lei ou por despacho judicial; até mesmo os atos de mero expediente, ou seja, quando a Secretaria de Juízo deva cumprir a determinação contida em despacho, sentença ou na lei, têm fixado o prazo para o seu cumprimento. Compete ao escrivão ficar atento a estes prazos e dar o impulso oficial quando necessário.

Nenhum processo deverá permanecer paralisado indevidamente na Secretaria de Juízo, devendo sua conclusão ser feita no prazo de 24 (vinte e quatro) horas e a execução dos atos processuais no prazo de 48 (quarenta e oito) horas.89

Os autos de processo não poderão permanecer paralisados por mais 30 (trinta) dias aguardando o cumprimento de diligências, devendo o escrivão dar o impulso necessário (ato ordinatório) ou encaminhá-los, independentemente da quantidade, mediante carga, ao juiz ou representante do Ministério Público, que não poderão recusá-los. A recusa de recebimento dos autos por parte do juiz ou promotor deverá ser certificada e comunicada à Corregedoria-Geral de Justiça ou à Corregedoria-Geral do Ministério Público, respectivamente, para as providências cabíveis.90

Os atos meramente ordinatórios, como a juntada e a vista obrigatória, independem de despacho, devendo ser praticados de ofício pelo servidor e revistos pelo juiz quando necessários.

Conforme informado no item 4.2, estando os autos conclusos para sentença ou despacho, deverá ser providenciada a imediata juntada de qualquer petição, a fim de que o juiz possa tomar ciência do seu conteúdo e diligenciar da

89 Provimento nº 161/CGJ/2006, art. 200, e Resolução 290/95 (Anexo V). 90 Provimento nº 161/CGJ/2006, art. 201.


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maneira que entender cabível, de modo que os documentos a serem juntados não fiquem retidos na Secretaria.91

4.8.1) Decurso de prazo

Decurso de prazo é o ato de certificar nos autos que o prazo fixado pela lei ou pelo juiz findou.

Os processos que estão com os prazos vencidos ou paralisados deverão ser selecionados, respeitado o protocolo integrado – 5 (cinco) dias, as intimações pessoais (defensor, curador, MP), inclusive na esfera criminal, os feitos das Fazendas Públicas e demais casos especiais.

São modelos de decursos de prazo:

a) Geral: “Certifico que a parte (nominar) não se manifestou no prazo legal. Dou fé. Local e data. Escrivão.

b) Contestação: “Certifico que transcorreu o prazo legal sem que a parte (nominar) tenha contestado o pedido. Dou fé. Local e data. Escrivão.

c) Apelação: “Certifico que transcorreu o prazo legal sem que a parte (nominar) tenha apelado da sentença. Dou fé. Local e data. Escrivão.

d) Trânsito em julgado: “Certifico que a sentença de fls. (número) transitou em julgado. Dou fé. Local e data. Escrivão.

O SISCOM apresenta recursos que permite a verificação de alguns prazos vencidos, como é o caso da carga de autos, e, além disso, pode-se extrair do sistema o “Relatório de feitos paralisados há mais de 30 dias”. Sabe-se que não é possível fazer uma verificação diária dos prazos vencidos, mas o ideal é que se faça semanalmente e, não sendo possível, o escrivão deverá estabelecer um prazo razoável, desde que não extrapole 30 (trinta) dias.

É proibida a renovação de movimentação processual ou a utilização de movimentação especial, dando andamento ao feito no SISCOM, com o intuito de dissimular a existência de processos paralisados além do prazo legal.92

Havendo feitos paralisados há mais de 30 (trinta) dias com carga ao promotor de justiça e à Delegacia de Polícia, deverá ser emitido relatório contendo os feitos nesta situação e encaminhá-lo aos respectivos órgãos para ciência e providências cabíveis, além das Corregedorias respectivas.93

Caso os autos encontrem-se fora da Secretaria em poder do advogado, este deverá ser intimado a restituí-los e, restando infrutífera essa providência, o escrivão certificará o ocorrido e levará ao conhecimento do juiz, que poderá determinar

91 Provimento nº 161/CGJ/2006, art. 197. 92 Provimento nº 161/CGJ/2006, art. 202. 93 Provimento nº 161/CGJ/2006, art. 207, §§ 3º e 4º.


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a busca e apreensão dos autos. Atenção! O mandado de busca e apreensão somente poderá ser expedido com determinação judicial.94

A Tabela de Movimentos do CNJ traz dois comandos que se referem à informação quanto ao decurso de prazo: DECORRIDO PRAZO DO - complemento livre, onde será informada a parte para a qual houve o decurso -, e TRÂNSITO EM JULGADO EM – complemento livre onde será incluída a data do trânsito em julgado. A orientação é que o movimento TRÂNSITO EM JULGADO EM seja utilizado quando ocorrer o trânsito em julgado para todas as partes, ou seja, quando não couber mais recurso; enquanto não ocorrer o trânsito em julgado para todas as partes, deverá ser movimentado DECORRIDO PRAZO DO para cada uma das partes. 4.8.2) Trânsito em julgado em procedimento cível No decurso de prazo e no trânsito em julgado da sentença, devem ser observados os prazos especiais constantes em lei:

• Em quádruplo para contestar e em dobro para recorrer: MP e Fazenda Pública (art. 188 do CPC);

• Em dobro: defensor público e dativo; • Em dobro: quando os litisconsortes tiverem diferentes procuradores

(art. 191 do CPC). Quando publicar a sentença, deve-se aguardar o prazo de recurso das partes e somente após efetivar a intimação pessoal do promotor e do defensor público e dativo, quando houver. Decorrido o prazo de todas as partes, certifica-se o trânsito em julgado. Os Procuradores Federais, inclusive do INSS, cuja intimação é pessoal, podem ser intimados pessoalmente ou pelo correio, com AR.95 4.8.3) Trânsito em julgado em procedimento criminal

• O Ministério Público, na esfera criminal, não possui o benefício do prazo em dobro;

• O defensor público possui a prerrogativa do prazo em dobro, já o dativo não;

• A intimação deve ser pessoal para o promotor e defensores público e dativo;

• Intimar o réu pessoalmente, em caso de sentença; • Certificar o trânsito em julgado em relação ao MP, contando-se 5

(cinco) dias, a partir do 1º dia após a ciência do mesmo;

94 Provimento nº 161/CGJ/2006, art. 208, § 1º 95 Aviso 5/CGJ/2007


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• Certificar o trânsito em julgado do réu, contando o prazo de 5 (cinco) dias, a partir da última intimação (do réu ou defensor constituído):

Súmula 710 do STF: A contagem do prazo em relação ao réu inicia-se da certidão do Oficial de Justiça da intimação.

• Certificar o trânsito em julgado em relação ao defensor público,

contando-se o prazo em dobro:

Art. 598 do CPP - Nos crimes de competência do Tribunal do Júri, ou do juiz singular, se da sentença não for interposta apelação pelo Ministério Público no prazo legal, o ofendido ou qualquer das pessoas enumeradas no art.31, ainda que não se tenha habilitado como assistente, poderá interpor apelação, que não terá, porém, efeito suspensivo.

Parágrafo único. O prazo para interposição desse recurso será de 15 (quinze) dias e correrá do dia em que terminar o do Ministério Público.

• Nos casos da Lei nº 9.099/95, o prazo para o trânsito em julgado é

de 10 (dez) dias, a contar da intimação do MP e Defensor, da sentença que extinguiu a punibilidade;

• Após o trânsito em julgado de sentença condenatória deve-se lançar o nome do réu no “ Rol de Culpados”, certificar nos autos e remeter ao contador para o cálculo das custas;

• Verificar se foi determinado, na sentença, a expedição de ofício ao TRE e demais órgãos;

• Verificar a existência de objetos apreendidos sem destinação; • Sendo o acusado absolvido ou tendo sido extinta a punibilidade,

deve-se baixar o processo, após conferir todos os dados, para emissão da CDJ, que será expedida em 2 (duas) vias, uma para ficar no processo e outra para acompanhar o ofício para o Instituto de Identificação. A CDJ deve ser expedida observando a ordem numérica seqüencial, para que a Secretaria tenha o controle de sua numeração.

4.9) Rotinas específicas da vara criminal

4.9.1) Desmembramento de autos

• Verificar o despacho que determinou o desmembramento dos autos;

• Providenciar a cópia dos autos, colocar a capa e numerar; • Efetivar o cadastramento das partes e colocar a etiqueta com o

novo número;


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• A parte em relação ao processo que foi desmembrado deverá ser excluída;

• Verificar nos autos desmembrados se todos os dados foram incluídos: qualificação do réu e da vítima, dados do inquérito policial, data do crime, recebimento da denúncia, enquadramento, endereço, etc.

• Certificar nos autos originais o desmembramento constando o número que o processo desmembrado recebeu. Proceder ao andamento do feito.

4.9.2) Desaforamento – Tribunal do Júri Desaforar é o ato de realizar o julgamento em comarca distinta daquela onde o processo teve o seu curso normal, de modo que não subsista algum dos motivos que ensejaram o pedido, conforme dispõe o art. 424 do CPP: o interesse da ordem pública o reclamar ou se houver dúvida sobre a imparcialidade do júri ou sobre a segurança pessoal do réu. O pedido de desaforamento pode ser feito por qualquer das partes ou pelo juiz. Caso o julgamento não tenha se realizado no período de 1 (um) ano, contado do recebimento do libelo, desde que para a demora não haja concorrido o réu ou a defesa, poderá também ser requerido pelo réu ou pelo Ministério Público.

• O desaforamento é solicitado pelo juiz ao TJ, que determinará a comarca para a qual o processo será remetido;

• Quando retornar ao juízo de origem, é informado no SISCOM o desaforamento e é efetivada a baixa, remetendo-se à comarca competente.

4.9.3) Emissão de guia de execução Emitir FAC para conferência dos dados do réu e lançar no SISCOM as seguintes informações necessárias:

a) Campo FEITOS ALTERAÇÃO: conferir e alterar, se preciso, os

seguintes dados: delegacia, data e número do inquérito, data do recebimento da denúncia;

b) Campo PARTES ALTERAÇÃO: conferir os seguintes dados:

endereço atualizado do réu; enquadramento proferido na sentença/acórdão; incluir os dados da sentença (publicação, trânsitos em julgado, acórdão, condenação, regime, etc.);

c) Nos casos de emissão de guia provisória, incluir no campo

RECURSOS a opção TJ, sem incluir data do acórdão;

d) Em caso de guia de execução definitiva, com acórdão, incluir a data do acórdão e as datas dos trânsitos em julgado;


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e) Campo DESCRIÇÃO DA SENTENÇA: teclar F9 e escolher a

sentença proferida;

f) Campo TIPO: incluir tipo 01 para transação penal e tipo 02 para os demais casos de sentença;

g) Lançar a duração da pena, não se esquecendo de separar as

penas dos crimes comuns dos crimes hediondos. Em caso de crime hediondo, informar se o regime é inicialmente fechado ou integralmente fechado;

h) Em caso de condenação com sursis, lançar no campo TIPO DE

SUSPENSÃO a opção 01, com a duração do sursis e a data da sentença ou da audiência admonitória realizada;

i) Campo ENVIO PARA EXECUÇÃO: colocar a letra “S” e teclar F10,

lançando-se em seguida a data da emissão da guia à VEC. Caso seja necessário fazer alguma correção na guia, limpar o campo “S”, fazer a correção e emitir nova guia;

j) Campo MULTA COMINADA: incluir a pena de dias-multa aplicada

junto com a pena privativa de liberdade (PPL);

k) Campo PENA PECUNIÁRIA, somente deve ser incluída quando a PPL foi substituída por uma pena restritiva de direitos (PRD) mais uma de prestação pecuniária (PP);

l) Em caso de substituição por uma PRD e pagamento de um ou

mais salários mínimos, lançar no campo SALÁRIO MÍNIMO quantos eles foram aplicados;

m) Havendo a substituição da PPL por uma PRD mais dias-multa,

lançar os dias-multa no campo DIAS-PENA;

n) Havendo substituição de PPL por uma PRD mais pagamento de um determinado valor parcelado, deverá ser lançado o valor da parcela e a quantidade das mesmas;

o) Campo CUSTAS: lançar a porcentagem a que o réu foi condenado;

se for o caso de isenção, deixar o campo em branco;

p) Campo 9: lançar todas as prisões e solturas existentes nos autos;

q) Campo 10: quando houver PRD, incluir todas as aplicadas;

r) Acessar o SISCOM/WINDOWS, opção IMPRESSÃO DE GUIA DE EXECUÇÃO, opção ATUALIZAR RÉU, conferir os seguintes dados:


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data do crime; data do recebimento da denúncia; nome e qualificação completa do réu, conferida com a FAC; prontuário do réu;

s) Providenciar cópia das seguintes peças:

- auto de prisão em flagrante; - denúncia; - recebimento da denúncia; - sentença; - data do recebimento e publicação da sentença em mãos do

escrivão; - mandado de intimação da sentença, com a certidão do

oficial de justiça; - certidão do trânsito em julgado do réu e Ministério Público; - cópia integral do acórdão e da certidão de trânsito em

julgado; - cálculos do contador; - mandado de prisão, recomendação do réu na prisão e alvará

de soltura, se houver;

t) Em caso de réu preso, verificar a inclusão da data da prisão; u) Se o réu já se encontra em cumprimento de pena na VEC, não é

necessário incluir a prisão na guia de execução;

v) Encaminhar o original da GUIA DE EXECUÇÃO para VEC, permanecendo nos autos uma cópia da mesma;

w) Emitida a GUIA DE EXECUÇÃO, deve-se expedir a CDJ.

4.9.4) Destinação de armas e objetos apreendidos Proferida a decisão pelo juiz, dando destino aos objetos apreendidos, elaborar os ofícios e mandados cabíveis, anotar no modelo anexado na contracapa dos autos e lançar no SISCOM a destinação dada. O inquérito policial, procedimento ou processo criminal não poderá ser arquivado enquanto não for dada a efetiva destinação à arma ou bem apreendido, nos termos do art. 5º do Provimento Conjunto 01/03, sob pena de responsabilidade funcional, cabendo ao escrivão, se for o caso, promover os autos ao juiz para as providências cabíveis. As armas, munições e demais instrumentos do crime apreendidos, ressalvadas as hipóteses constantes no art.14 do Provimento Conjunto nº 01/03 e aquelas previstas em legislação especial de âmbito federal, não poderão ser cedidas, por empréstimo ou a outro título, a qualquer pessoa, a órgão público ou entidade particular, sob pena de responsabilidade administrativa e criminal.


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5) ATOS ORDINATÓRIOS

São os atos praticados por servidor de cartório judicial, independentemente de requerimento das partes ou interessados e destinados a garantir o regular andamento do processo. Pretende-se com tais atos a racionalização e a simplificação da atividade judicial, de modo a reservar ao juiz, sempre que possível, somente a função de decidir. Os atos meramente ordinatórios independem de despacho e devem ser praticados de ofício pelo servidor, certificando nos autos, e revistos pelo juiz quando necessário ou a requerimento das partes.96 A relação de atos ordinatórios abaixo é apenas exemplificativa. Foi extraída da prática verificada nas Secretarias de Juízo e em atos normativos deste Tribunal, bem como de normas federais e de outros Tribunais. As rotinas que não constam dos atos normativos do TJMG e das normas federais são facultativas e devem ser vistas apenas como uma possibilidade / opção e não como uma regra, já que não compete a esta autora ditar normas. Caso o escrivão tenha interesse em implantar em sua rotina alguns dos novos atos aqui descritos, deverá, primeiramente, consultar o juiz da vara. 5.1) Atos ordinatórios em procedimentos cíveis 5.1.1) Em face da petição inicial O juízo de admissibilidade da petição fica reservado ao juiz, no entanto a Secretaria poderá intimar o autor para:

• Fornecer cópia da inicial (contra-fé) em número suficiente para a citação do(s) réu(s);97

• Subscrever a petição inicial quando apócrifa; • Efetuar o preparo do processo, quando a inicial não vier

acompanhada do comprovante do recolhimento das custas;98 • Apresentar o instrumento do mandato conferido ao advogado,

ressalvada a hipótese de protesto expresso pela juntada da procuração em 15 (quinze) dias;99

• Indicar o valor da causa;100 • Esclarecer divergência entre a qualificação constante na petição

inicial e os documentos que a instruem. 5.1.2) Em face da resposta do réu 96 CPC, art. 162, § 4º, e Resolução 290/95. 97 CPC, art. 225, parágrafo único, e Provimento nº 161/CGJ/2006, art. 143. 98 Provimento Conjunto 03/05, art. 9º. 99 CPC, art. 37. 100 CPC, art. 282, V.


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• No processo de conhecimento, apresentada a contestação, a

Secretaria intimará o autor para manifestação no prazo de 10 (dez) dias;101

• Havendo reconvenção, intimar o réu/reconvinte para o pagamento das custas prévias; se não forem pagas, fazer conclusão;

• Intimar o autor/reconvindo, na pessoa do seu advogado, para contestar, no prazo de 15 (quinze) dias, ressalvada a hipótese de pedido liminar;

• Apresentada contestação à reconvenção, intimar o réu/reconvinte para manifestação no prazo de 10 (dez) dias.

5.1.3) Em face da prova

• Sempre que uma das partes peticionar nos autos, a parte contrária deverá ser intimada para manifestação no prazo de 05 (cinco) dias (art 398 CPC), salvo juntada de substabelecimento ou de outra manifestação que prescinde da intervenção da parte contrária;

• intimar o perito para apresentar o laudo em 10 (dez) dias, na hipótese de estar vencido o prazo fixado pelo magistrado;

• Recebidas as respostas de ofícios relativos às diligências determinadas pelo juiz, intimar as partes para manifestação no prazo comum de 05 (cinco) dias.

5.1.4) Em face da citação e da intimação

• Certificada a negativa da diligência citatória ou intimatória (mandado, carta de citação, carta precatória, etc.), a Secretaria intimará a parte interessada para manifestação em 5 (cinco) dias, sobre a certidão que atestou a ocorrência;

• Se a parte interessada informar elemento novo que permita a implementação da diligência frustrada, a Secretaria providenciará o cumprimento, independentemente de despacho, desde que haja tempo hábil para a renovação do ato e que não seja o caso do disposto no art. 172, § 2º, do CPC ou pedido que importe em arrombamento ou outro ato que dependa de ordem expressa do juiz;

• Na hipótese de nova frustração e nada sendo requerido pela interessada, os autos serão conclusos ao juiz.

5.1.5) Da carga e da vista dos autos A Secretaria poderá conceder vista, independentemente de prévia autorização do juiz:

101 CPC, art. 327, e Provimento nº 161/CGJ/2006art. 268.


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• ao advogado habilitado, com procuração nos autos, pelo prazo que lhe competir falar nos autos ou pelo prazo de até 5 (cinco) dias;102

• ao Ministério Público pelo prazo legal ou judicial. 5.1.6) Das cartas precatórias

• Expedida a carta precatória, intimar a parte interessada para retirá-la em 05 (cinco) dias e para comprovar sua distribuição no prazo de 30 (trinta) dias;

• Transcorrido o prazo fixado para o cumprimento da carta precatória, intimar a parte para informar sobre o cumprimento da carta precatória; nos casos de assistência judiciária, oficiar ao juízo deprecado solicitando informações sobre o seu cumprimento (o ofício deve ser assinado pelo juiz);

• Retornando a carta precatória sem cumprimento, total ou parcial, o interessado será intimado para se manifestar no prazo de 5 (cinco) dias.

5.1.7) Nos procedimentos especiais de jurisdição voluntária

• Após registrado e autuado o pedido, o escrivão deverá abrir vista ao Ministério Público;

• Quando o promotor de justiça requerer diligência, no sentido de que uma das partes preste informações, intimar-se-á esta parte para se manifestar ou cumprir a diligência em 5 (cinco) dias;

• Atendida a diligência referida no item supra, renovar-se-á a vista ao promotor de justiça ou, se não atendida, far-se-á a conclusão;

• Nos casos de alvarás e estando o feito devidamente preparado para a decisão, concordes as partes e o promotor de justiça, far-se-á a conclusão dos autos.103

• Renunciando as partes ao prazo recursal e não discordando o promotor de justiça, ter-se-á o trânsito em julgado da decisão, ficando autorizado o escrivão ao seu imediato cumprimento.104

5.1.8) Em face do inventário

• Depois de autuada e registrada a petição inicial, após nomeado o inventariante e determinado o prosseguimento, dar-se-á andamento ao feito de forma a serem os autos conclusos apenas para homologação dos cálculos, depois de preparados;

• A Secretaria de Juízo deverá conferir as representações e demais documentos;

• Após a homologação do cálculo, dar-se-á seqüência normal, de forma que os autos voltem conclusos para julgamento final;

102 CPC, art. 40. 103 Provimento nº 161/CGJ/2006, arts. 271 e 272, 104 Provimento nº 161/CGJ/2006, art. 275.


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• Havendo incidentes ou matéria relevante, fazer conclusão;105 • Renunciando as partes ao prazo recursal e não discordando o

promotor de justiça, ter-se-á o trânsito em julgado da decisão, ficando autorizado o escrivão ao seu imediato cumprimento.106

5.1.9) Em face do arrolamento sumário

• Estando em termos o pedido e após a regular verificação por parte da Secretaria de Juízo, quanto ao cumprimento do parágrafo único do art. 1.035 do CPC, remeter-se-á o feito ao contador-tesoureiro, fazendo conclusão após o preparo para julgamento;107

• Renunciando as partes ao prazo recursal e não discordando o promotor de justiça, ter-se-á o trânsito em julgado da decisão, ficando autorizado o escrivão ao seu imediato cumprimento.108

5.1.10) Em face do recurso

• Retornando os autos do Tribunal, serão intimadas as partes para requererem o que for de direito, no prazo de 5 (cinco) dias;

5.1.11) Da execução

• A Secretaria, independentemente de despacho, determinará ao exeqüente que, no prazo de 10 (dez) dias, emende a inicial apresentando:

- na execução por quantia certa contra devedor solvente, o demonstrativo do débito atualizado até a data da propositura da ação;109 - o título extrajudicial que fundamenta a execução.

• Não encontrado o devedor para a citação, com ou sem a realização

do arresto, o exeqüente será intimado para manifestação, no prazo de 5 (cinco) dias;

• Se o exeqüente indicar outro endereço, deverá ser expedido novo mandado de citação e penhora para cumprimento pelo oficial de justiça, mediante prévio pagamento de nova verba indenizatória;

• Se o oficial de justiça citar o devedor, mas não encontrar bens penhoráveis, intimar o exeqüente para manifestação no prazo de 5 (cinco) dias;

• Se o executado ou terceiro, a qualquer tempo após a citação e antes da arrematação ou adjudicação dos bens eventualmente

105 Provimento nº 161/CGJ/2006, art. 269. 106 Provimento nº 161/CGJ/2006, art. 275, parágrafo único. 107 Provimento nº 161/CGJ/2006, art. 270. 108 Provimento nº 161/CGJ/2006, art. 275, parágrafo único. 109 CPC, arts. 475-B, 475-J e 614, II.


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penhorados, realizar o depósito do valor executado procurando remir a execução, intimar o exeqüente para manifestação, no prazo de 5 (cinco) dias;

• Indicando o executado bens à penhora, intimar o exeqüente para manifestação em 5 (cinco) dias;

• Se a indicação de bens à penhora não vier acompanhada de prova de propriedade do bem e, quando for o caso, da certidão negativa de ônus, intimar o executado para fazê-lo em 5 (cinco) dias;

• Aceita a nomeação pelo exeqüente do bem indicado à penhora, a lavrar Termo de Penhora, deixando os bens depositados nas mãos do executado ou de outra forma que o juiz determinar;

• Realizada a penhora, intimar-se-á o executado para, querendo, oferecer embargos no prazo de 15 (quinze) dias;

• Recaindo a penhora sobre bens imóveis, expedir certidão de inteiro teor do ato de penhora, se houver solicitação do exeqüente;

• Se o executado for casado, qualquer que seja o regime de bens, e a penhora recair sobre bem imóvel, o cônjuge será intimado para manifestação, no prazo de 15 (quinze) dias;

• Realizada a penhora e não apresentados os embargos pelo devedor ou sendo estes rejeitados, intimar o exeqüente para se manifestar em 5 (cinco) dias;

• Realizada a avaliação dos bens penhorados, intimar as partes para manifestação em 5 dias;

• Não havendo arrematação na praça/leilão por ausência de licitantes, intimar o exeqüente para manifestação, no prazo de 5 (cinco) dias;

• Se o valor dos bens arrematados ou adjudicados for insuficiente para a quitação da dívida, intimar o exeqüente para manifestar-se, no prazo de 5 (cinco) dias;

• Apresentada impugnação aos embargos pelo exeqüente, havendo preliminares e/ou juntada de documentos, intimar o embargante para manifestação, no prazo de 10 (dez) dias;

• Suspenso o processo por convenção das partes ou a requerimento do credor, findo o prazo fixado pelo juiz, intimar o exeqüente para manifestação em 5 dias;

5.1.12) Das disposições genéricas

• Decorrido o prazo de suspensão deferido, sem manifestação da parte interessada, intimar o autor ou exeqüente para dar prosseguimento ao feito, no prazo de 5 (cinco) dias;

• Intimar a parte para recolher diligências, custas judiciais, inclusive as remanescentes e fornecer cópias da inicial ou de outros documentos para instruir ato processual. Decorrido prazo fixado, sem cumprimento, certificar a respeito e fazer conclusão dos autos;

• Abrir vista ao Ministério Público quando o procedimento assim o exigir;


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• Abrir vista ao autor ou exeqüente das cartas e certidões negativas dos oficiais de justiça e das praças e leilões negativos;

• Intimar para restituição de processo com carga, não devolvido no prazo legal;

• Nos processos de mandado de segurança, recebidas as informações da autoridade impetrada, verificar se são tempestivas e, em caso positivo, fazer a juntada e abrir vista dos autos ao Ministério Público. Se as informações forem intempestivas, fazer a juntada e certificar, com posterior conclusão.

5.2) Atos ordinatórios em procedimentos criminais

• Intimar o réu para recolher custas judiciais, multa (VEC) e eventuais diligências. Decorrido o prazo fixado pelo juiz sem atendimento, certificar a respeito e fazer conclusão dos autos;

• Vista ao interessado para falar sobre testemunha não localizada e que por ele tenha sido arrolada;

• Oficiar ao Instituto de Criminalística ou outra entidade cobrando o laudo pericial;

• Transcorrido o prazo fixado para o cumprimento da carta precatória, expedir ofício ao juízo deprecado solicitando informações (o ofício deve ser assinado pelo próprio juiz);

• Responder ao juízo deprecante, por intermédio de ofício subscrito pelo juiz, sempre que solicitadas informações acerca do andamento de carta precatória ou de ofício;

• Vista ao Ministério Público e ao defensor quando o procedimento assim o exigir;

• Recebido inquérito policial, estando preso o indiciado, havendo pedido de prisão ou outra circunstância que exija pronunciamento judicial, os autos serão conclusos. Nos demais casos, serão desde logo serão encaminhados ao Ministério Público;

• Oficiar à Delegacia de Polícia cobrando os inquéritos policiais remetidos para cumprimento de diligências.

6) LIVROS OBRIGATÓRIOS São livros obrigatórios os instrumentos que registram as atividades e rotinas da Secretaria de Juízo, servindo, também, como meio de fiscalizar a regularidade das atividades nela desenvolvidas. Os livros podem ser de duas formas:

1ª) livro propriamente dito (tipo caderno de capa dura), já encadernado; 2ª) livro de folhas soltas (tipo pasta), destinado ao registro de termos impressos através do sistema informatizado ou cópias com valor oficial, tais como atas de audiências, termos de tutela e curatela e cópias de sentenças.


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Para a formação do livro/pasta, sugere-se a utilização da capa de processos, que, tal qual o livro tipo caderno de capa dura, deverá conter:

• Capa etiquetada com a referência do seu conteúdo (Livro de Carga Para Advogados, Registro de Tutela e Curatela, etc.);

• Folhas numeradas e rubricadas, iniciando com o número 2 (dois), já que a capa, que corresponde ao número 1 (um) não é numerada;

• Termos de abertura e de encerramento, devendo o livro se encerrar quando completar 200 (duzentas) folhas, podendo este número ser aumentado ou diminuído, de forma a não interromper a sequência de algum documento que possua mais de uma página;110

• Ordem cronológica; • As rasuras, porventura existentes, deverão estar acompanhadas de

justificativa lançada às margens do registro, para conferir-lhes autenticidade.

Devido à informatização das comarcas e implantação do SISCOM, atualmente, a maioria dos livros podem ser formados por folhas soltas, impressas no computador, sem a necessidade da transcrição das informações para o livro propriamente dito (caderno). Para tanto, basta imprimir uma via que se destinará à formação do livro/pasta. De acordo com o Provimento 161/CGJ/06, são os seguintes os livros obrigatórios que devem ser mantidos pelas Secretarias de Juízo:

a) Comuns a todas as Secretarias:

• Registro de atas de audiências (art. 457, § 1º, do CPC); • Registro de sentenças (art. 389 do CPP); • Carga e devolução de autos; • Portarias do Juízo; • Registro de feitos (livro tombo).

Os livros de carga ainda são obrigatórios e não consta nenhum ato normativo da Corregedoria de Justiça que os tenha abolido. Além disso, o art. 310 do Provimento 161/CGJ/06 não especificou quais são os livros de carga que devam ser formados. Os mais utilizados são: Advogados (incluídos os peritos); Xerox; Juiz; Promotor; Distribuidor; Contadoria-Tesouraria; Serviço Social e de Psicologia; Habilitações de Casamento devolvidas aos Cartórios de Registro.

b) Reservados às Secretarias Cíveis:

• Registro de tutela e curatela (art. 1.188 do CPC); 110 Provimento nº 161/CGJ/2006, art. 310.


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• Registro de casais aptos à adoção (Infância e Juventude); • Registro de crianças elegíveis à adoção (Infância e Juventude).

c) Reservados às Secretarias Criminais:

• Registro de suspensão da pena (sursis); • Livramento condicional (art. 723, § 1º, do CPP); • Registro de fianças (art. 329 do CPP); • Registro de armas e objetos apreendidos (Provimento-Conjunto nº

01/03); • Rol de culpados (arts. 408, § 1º e 694 do CPP).

d) Reservados ao Tribunal do Júri:

• Registro atas das sessões do júri; • Alistamento e sorteio de jurados.

e) Reservados à Contadoria-Tesouraria, nas comarcas do interior , e à

Central de Distribuição, na Capital:

• Registro de feitos - Livro Tombo; • Protocolo de devolução de autos; • Distribuição manual por emergência.

Observações:

a) Os Serviços Auxiliares da Direção do Foro manterão arquivados os livros de protocolo de devolução de autos à Secretaria de Juízo.111

b) A Secretaria de Juízo deve manter controle das petições e documentos recebidos.112

c) Na Central de Mandados e nas Secretarias de Juízo haverá sistema de controle de entrega e devolução de mandados, bem como de ofícios requisitórios, autos de fiança, liberdade provisória, prisão domiciliar e alvarás de soltura mencionados no art. 155 do Provimento nº 161/CGJ/06.113

d) Livro tombo: receber as iniciais, com data e assinatura do responsável; lançar o cancelamento da distribuição de processos;

e) Livro de Registro de Compromissos, Posses e Ocorrências Funcionais dos Servidores: fica sob a responsabilidade do Administrador do Foro ou do escrivão;

f) Tutela e curatela: os termos devem estar datados e assinados pelo tutor ou curador e pelo juiz (art. 1.188 do CPC);

g) Rol de culpados: deverá conter a data do lançamento, o número do processo, o nome do condenado, a data da sentença e do seu trânsito

111 Provimento nº 161/CGJ/2006, art. 309. 112 Provimento nº 161/CGJ/2006, art. 83. 113 Provimento nº 161/CGJ/2006, art. 150.


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em julgado, a pena aplicada e o dispositivo legal, o nome e a rubrica do responsável pelo lançamento;

h) Armas e objetos apreendidos: além das armas de fogo ou brancas, todos os objetos apreendidos deverão ser relacionados - roupas, pedaços de madeira, pedras, substâncias tóxicas e qualquer outro material utilizado no delito e que acompanhou o inquérito.

7) SERVIÇOS AUXILIARES

7.1) Contadoria-Tesouraria

São atribuições do contador-tesoureiro:

• Orientar e fiscalizar o recolhimento de custas, da taxa judiciária e da verba indenizatória do oficial de justiça;

• Elaborar contas quanto a custas contadas e pagas pelas partes; • Elaborar cálculos necessários para o recolhimento de tributos, exceto os do

ITCD (imposto sobre transmissão causa mortis e doação de quaisquer bens ou direitos);

• Elaborar cálculos necessários à liquidação da sentença, quanto ao débito objeto da condenação e às custas judiciais e despesas processuais;

• Elaborar cálculos contábeis, conforme determinação do juiz;

Em algumas comarcas continua a cargo do contador-tesoureiro a orientação sobre guias de recolhimento de custas, taxa judiciária e verba indenizatória, cabendo-lhe informar às partes sobre os valores, os códigos e a forma de recolhimento, bem como sobre a rede bancária credenciada para receber esses valores. Compete-lhe, ainda, o controle do recolhimento e a liberação aos oficiais de justiça das importâncias depositadas a favor da serventia para cobrir despesas com mandados.

O pagamento das custas de Primeiro e Segundo Graus, inclusive dos Juizados Especiais, do preparo de recursos, do porte de remessa e retorno dos autos, da taxa judiciária, da fiança e demais valores devidos ao Poder Judiciário do Estado de Minas Gerais será efetuado de acordo com o disposto no Provimento Conjunto nº 7/2007.114

O recolhimento das custas, da taxa judiciária e demais valores devidos será efetuado, obrigatoriamente, pela Guia de Recolhimento de Custas e Taxas Judiciárias - GRCTJ, por intermédio da rede bancária. Nos dias em que não houver expediente bancário, ou após o seu encerramento, o juiz de direito ou o desembargador competente poderá autorizar a realização de atos urgentes sem o recolhimento antecipado das custas, taxas e despesas processuais, para evitar a prescrição da ação ou a decadência do direito. Neste caso, obriga-se a parte interessada a comprovar o recolhimento das custas, taxas e despesas processuais,

114 Provimento Conjunto nº 7/2007, art. 1º


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no primeiro dia útil subseqüente em que houver expediente bancário, sob pena de nulidade dos atos praticados.115

7.1.1) Custas judiciais

Custas são despesas com atos judiciais praticados em razão de ofício, especificadas nas tabelas da legislação de regência, que abrangem o registro, a expedição, o preparo e o arquivamento do feito, e não excluem as despesas estabelecidas na legislação processual e não disciplinadas na legislação estadual e no Provimento Conjunto nº 7/2007.

O recolhimento das custas devidas na Justiça de 1ª Instância e nos processos de competência originária do TJMG será exigido no ato da distribuição, inclusive nas hipóteses de embargos à execução, ação monitória e ação penal privada.

Existem três modalidades de custas:

a) PRÉVIAS: são aquelas cobradas no ato de propositura da ação ou de interposição do recurso, acrescidas dos valores relativos à verba indenizatória dos oficiais de justiça e citação postal, se for o caso.

b) INTERMEDIÁRIAS: são aquelas devidas no andamento do processo ou, ainda, quando:

• decidida a impugnação do valor da causa, houver sua alteração, hipótese em que a parte será intimada a pagar a diferença no prazo máximo de cinco dias;

• for apurada diferença entre o valor devido e as custas prévias recolhidas, em razão de interpretação errônea da natureza do feito ou inclusão em faixa de valor diverso daquele dado à causa, caso em que a parte será intimada a pagá-lo no prazo de cinco dias, nos termos do artigo 185 do Código de Processo Civil.

• FINAIS: são aquelas apuradas antes do arquivamento do feito, referentes aos atos praticados durante o processo, e não recolhidas prévia ou intermediariamente.

Deverão ser observadas as normas atinentes às hipóteses de não incidência e isenção de custas, bem como aos casos especiais descritos no Provimento Conjunto nº 7/2007.

7.1.2) Taxa judiciária

115 Provimento Conjunto nº 7/2007, art. 2º e art. 2º §§ 3º e 4º


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A taxa judiciária incide sobre a ação, a reconvenção ou o processo judicial, contencioso ou administrativo, ordinário, especial ou acessório, ajuizado perante qualquer juízo ou tribunal, sendo recolhida, em geral, antes da distribuição do feito ou do despacho do pedido inicial ou da reconvenção, inclusive na ação monitória, na primeira e na segunda instâncias e, ao final, nos casos previstos no art. 16, II, do Provimento Conjunto nº 7/2007, onde consta, também, as hipóteses de não incidência e isenção da taxa.

7.1.3) Emissão de guia de custas

O responsável pela emissão das guias deverá estar atento às seguintes atividades:

• Calcular o valor das custas prévias, ocasionais e finais, bem como da taxa judiciária de todos os processos em curso na comarca;

• Emitir, através do sistema informatizado, as respectivas guias de recolhimento;

• Verificar a efetivação do rateio das custas pagas e a numeração das guias (no sistema ou na Secretaria), procedendo às necessárias correções, quando for o caso;

• Conferir o relatório mensal de processos não distribuídos a ratear, colhendo subsídios para a baixa das guias de custas não pagas e processos não distribuídos;

• Verificar as custas inadvertidamente pagas em outras agências bancárias, para as providências necessárias, no que se refere à correta destinação do depósito;

• Prestar a advogados e partes esclarecimentos sobre a forma e os critérios de cálculo das custas e sobre os procedimentos internos subseqüentes.

As guias emitidas deverão ser pagas dentro do seu prazo de validade e utilizadas para a distribuição no mesmo ano civil. A comprovação do recolhimento somente será válida com o original da via ``Autos/TJMG'', devidamente preenchida e autenticada.

As custas e o porte de retorno relativos aos recursos dirigidos ao Supremo Tribunal Federal, ao Superior Tribunal de Justiça e ao Tribunal Regional Federal serão recolhidos, sem prejuízo dos valores devidos à Justiça Estadual, conforme leis específicas e normas expedidas por aqueles Tribunais, cabendo à parte interessada se inteirar sobre os valores devidos aos referidos Tribunais, bem como sobre a forma de recolhimento, não podendo ser utilizada a GRCTJ para este fim.116

Havendo recurso para o Tribunal Regional Federal, em feito que tramitou perante a Justiça Estadual, além dos valores devidos àquele Tribunal a título de

116 Provimento Conjunto nº 7/2007, art. 5º


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preparo, deve ser recolhida para o TJMG, pela GRCTJ, o valor referente à remessa dos autos, da comarca de origem para Brasília - DF.117

7.1.4) Cobrança de custas finais

Compete ao contador-tesoureiro apurar as custas e demais despesas processuais finais, de acordo com o que determinar a sentença ou o acórdão, devendo a memória de cálculo ser anexada ao processo.118

Caberá ao escrivão, após apuradas as custas e demais despesas processuais finais, intimar a parte devedora e seu advogado, para pagamento do débito em 10 (dez) dias.

A parte inadimplente será intimada por carta acompanhada da GRCTJ - Guia de Recolhimento de Custas e Taxas Judiciárias, e seu advogado através de publicação no “Diário do Judiciário Eletrônico - DJE”, dando-lhe ciência da intimação da parte para os mesmos fins, contendo o seguinte teor: Fica a parte (autora, ré, impetrante, etc.) intimada para o recolhimento da importância de R$...., a título de custas e demais despesas processuais finais, no prazo de dez dias, sob pena de inscrição em dívida ativa.”

Ocorrendo o pagamento dentro do prazo, os comprovantes deverão ser anexados ao processo, para fins de baixa e arquivo dos autos.

Decorrido o prazo fixado, sem que o débito tenha sido quitado, caberá ao escrivão certificar nos autos, emitir a Certidão de Não Pagamento de Custas e demais Despesas Processuais Finais, conforme modelo padronizado constante do Provimento-Conjunto nº 7/2007, e encaminhá-la imediatamente à Advocacia Geral do Estado para as providências a seu cargo.

Em caso de pagamento extemporâneo, caberá à parte comprovar a quitação do débito, nos autos referentes à respectiva cobrança.

7.2) Protocolo Geral de Petições e Documentos Judiciais

O recebimento de petições e de outros documentos é feito através de protocolo mecânico, que registra a data, a hora e o número de ordem do protocolo, sendo proibido o cancelamento de registro de protocolo.

Excluem-se do protocolo as petições iniciais, as comunicações de flagrante, os inquéritos policiais, as precatórias e quaisquer outros documentos que demandem prévia distribuição para as varas do Foro.

Todas as petições apresentadas ao Protocolo Geral deverão mencionar, com destaque, a vara judicial à qual se dirige, o nome das partes e número de

117 Provimento Conjunto nº 7/2007, art. 5º, § 3º 118 Provimento Conjunto nº 7/2007, arts. 32 a 35


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processo respectivo. Nenhum documento será protocolizado sem que esteja acompanhado por petição.

As petições, ofícios e documentos recebidos por fax serão imediatamente submetidos ao registro de protocolo.

Nas medidas de urgência, ou em casos especiais, a critério do Juízo competente, a petição poderá ser levada ao Protocolo Geral já despachada, para imediato encaminhamento à respectiva Secretaria de Juízo.

Quando a petição contiver errônea identificação do Juízo ao qual é dirigida, o próprio Escrivão certificará sobre isso no verso da mesma e a encaminhará imediatamente à Vara competente, anotando o fato nos registros da Secretaria de Juízo de que for titular, sem a necessidade de qualquer intervenção do Protocolo Geral.

O Sistema de Protocolo Integrado permite a qualquer juízo das comarcas do Estado de Minas Gerais receber petições dirigidas a outro juízo, inclusive aquelas dirigidas ao Tribunal de Justiça. Para sua utilização, deve-se efetivar o pagamento da taxa correspondente, salvo se a parte for beneficiária da assistência judiciária.

7.3) Central de Mandados

Em algumas comarcas do interior do Estado, a Central de Mandados funciona junto de outros Serviços Auxiliares, mas os cuidados para com o recebimento e cumprimento dos mandados são os mesmos.

São as seguintes as atribuições das Centrais de Mandados:119

• Receber os mandados, assinando o protocolo das Secretarias de Juízo;

• Entregar aos oficiais de justiça, mediante carga, os mandados distribuídos;

• Receber os mandados devolvidos pelos oficiais de justiça, entregando-os às respectivas Secretarias de Juízo até a data designada para os atos processuais a que se refiram, observando-se, no entanto, os prazos especificados para o cumprimento dos respectivos mandados;

• Fiscalizar o cumprimento dos mandados pelos oficiais de justiça, comunicando, imediatamente, na Comarca de Belo Horizonte, à Superintendência da Central de Mandados, e nas demais Comarcas, à direção do respectivo Foro, qualquer irregularidade no desempenho funcional dos mesmos, para as providências cabíveis;

• Obedecidas a conveniência dos serviços e a necessária urgência para cumprimento de mandados, a Central de Mandados poderá designar outro oficial para essa finalidade, quando o primeiro para

119 Provimento nº 161/CGJ/2006, art. 105 e seguintes.


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o qual houver ocorrido a distribuição estiver impossibilitado de cumpri-lo;

• Verificar, antes de devolver os mandados às Secretarias de Juízo, se os mandados foram devidamente cumpridos pelos Oficiais de justiça, tal como determinado pelos Juízes de Direito que os expediram. Em caso contrário, restituirá os mandados aos Oficiais de justiça para cumprimento imediato, no prazo máximo de 48 horas.

Caberá ao oficial de justiça verificar, dentro de 24 (vinte e quatro) horas do recebimento do mandado:

a) se está dentro dos limites de sua região de atuação; b) se contém os documentos que devam acompanhá-lo; c) se expedidos com antecedência não superior a 90 (noventa) dias, salvo no

caso de mandados extraídos de cartas precatórias ou de alimentos provisionais.

Caso o mandado esteja incompleto, não pertença à sua região de atuação ou se expedido em desconformidade com o item “c” supra, o oficial de justiça o devolverá à Central.

É vedado informar às partes ou advogados o nome do oficial de justiça incumbido de cumprir o mandado, salvo nos casos de despejo compulsório, busca e apreensão, reintegração e imissão de posse, remoção de bens e atos análogos, nos quais as partes e advogados deverão providenciar os meios necessários para viabilizar o respectivo cumprimento.

Elaborada e aprovada a escala de férias dos oficiais de justiça, as Centrais de Mandados retirarão seus nomes do sistema de distribuição, com antecedência de 10 (dez) dias da data do início das férias, voltando a incluí-los 3 (três) dias antes do seu término. Os oficiais de justiça, em substituições eventuais ou de férias, deverão cumprir todos os mandados que lhes forem entregues naquele período.

7.4) Serviço Auxiliar de Distribuição

Distribuição é o sorteio que se realiza nas comarcas com mais de uma vara, com a finalidade de atribuir a uma delas a competência para o processamento de cada petição inicial ou inquérito policial, sendo ato privativo da Central de Distribuição na Capital e do contador-tesoureiro nas comarcas do interior.

Para efeito de controle e registro, todos os feitos, inclusive os de vara única ou privativa, serão distribuídos e cadastrados no SISCOM, sendo proibido à Serviço Auxiliar de Distribuição reter quaisquer documentos destinados à distribuição. 120

120 Provimento nº 161/CGJ/2006, arts. 109 e 110


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O ato de distribuir é pessoal, não podendo a petição inicial ser enviada pelo correio ou via protocolo integrado.

Excepcionalmente, os processos de urgência poderão ser transmitidos via fax, devendo o original ser apresentado no prazo de 05 (cinco) dias. Neste caso o Distribuidor deverá ficar atento, para que uma mesma ação não seja distribuída em duplicitadade.

Ao Distribuidor compete:

• Receber e distribuir as petições iniciais e os inquéritos policiais; • Receber bens e objetos de crime que, eventualmente,

acompanhem as iniciais, relacionando-os no sistema e remetendo-os à competente vara criminal;

• Cadastrar no SISCOM as iniciais recebidas e distribuídas, inclusive os patronos das causas;

• Reativar no sistema os números e nomes das partes de processos findos, quando for o caso;

• Alterar, excluir e/ou incluir no sistema dados relativos a processos em andamento;

• Unificar as partes no sistema, ou seja, vincular a cada nome os dados relativos a todos os processos em que ele figure como parte, com o objetivo de facilitar a consulta, cadastramento e a emissão de certidões;

• Conferir, diariamente, o Livro Tombo da distribuição relativa a cada Secretaria de Juízo e cancelar os registros dos processos equivocadamente distribuídos;

• Devolver ao juízo deprecante as cartas precatórias sem o devido recolhimento de custas, devendo, neste caso, fazer-se acompanhar da guia contendo os valores devidos, para as providências cabíveis;121

• Outras atividades afins.

7.4.1) Requisitos para a distribuição das petições iniciais

Das petições iniciais cíveis e criminais (no que couber), sem prejuízo dos demais requisitos legais, deverão constar:122

• os nomes e prenomes completos das partes, sem qualquer tipo de abreviação;

• estado civil; • profissão; • o número do registro do CPF, o número da Carteira de Identidade

ou qualquer outro documento válido como prova de identidade no território nacional, tratando-se de pessoa natural, ou o número do registro do CNPJ, tratando-se de pessoa jurídica; e

121 Provimento nº 161/CGJ/2006, art. 115, parágrafo único 122 Provimento nº 161/CGJ/2006, art. 114 e art. 118


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• o domicílio e a residência do autor e do réu, contendo o Código de Endereço Postal – CEP;

Nas ações criminais, quando se verificar a ausência das informações supra, o mandado será expedido contendo determinação de que o oficial de justiça, no momento de se proceder à citação da parte ou cumprir a diligência correspondente, deverá fazer constar de sua certidão os dados relativos à qualificação de tais pessoas, mencionando-se o número do registro do CPF, o número da Carteira de Identidade ou qualquer outro documento válido como prova de identidade no território nacional.123 Nos casos de medidas de natureza urgente e nos atos que importem perecimento de direito, será procedida regularmente a distribuição, com prioridade no cadastramento do feito e atos complementares, cabendo ao juízo que receber a petição, determinar o atendimento aos requisitos acima enumerados, fixando para tanto o prazo de 10 (dez) dias.124

A petição inicial deverá ser acompanhada do instrumento de mandato, salvo se o requerente postular em causa própria, se a procuração estiver juntada aos autos principais ou nos casos do art. 37 do Código de Processo Civil. No entanto não será exigida a apresentação de procuração de advogado que estiver devidamente cadastrado no sistema informatizado como patrono da parte exeqüente.125

Art. 37. Sem instrumento de mandato, o advogado não será admitido a procurar em juízo. Poderá, todavia, em nome da parte, intentar ação, a fim de evitar decadência ou prescrição, bem como intervir, no processo, para praticar atos reputados urgentes. Nestes casos, o advogado se obrigará, independentemente de caução, a exibir o instrumento de mandato no prazo de 15 (quinze) dias, prorrogável até outros 15 (quinze), por despacho do juiz.

As petições iniciais, cíveis e criminais, serão apresentadas ao Serviço Auxiliar de Distribuição devidamente ordenadas e grampeadas, com apenas a primeira página solta, para que no verso desta seja impresso o resultado do sorteio da distribuição, que também poderá ser impresso na 2ª (segunda) via apresentada pela parte no ato da distribuição, que servirá de comprovante de entrega. 126 Os expedientes cíveis e criminais oriundos dos órgãos policiais, do Ministério Público ou outros órgãos públicos, que forem apresentados para distribuição já autuados, também deverão estar com a 1ª (primeira) página solta, na qual será impresso o resultado do sorteio da distribuição.

OBSERVAÇÕES:

123 Provimento nº 161/CGJ/2006, arts. 120 e 168, § 1º 124 Provimento nº 161/CGJ/2006, art. 114, § 2º 125 Provimento nº 161/CGJ/2006, arts. 114, § 1º e 117-A, § 4º 126 Provimento nº 161/CGJ/2006, art. 116-A - § 2º As disposições deste Provimento somente se aplicam à

distribuição dos feitos de competência do juízo de família quando a petição inicial trouxer expresso requerimento

de distribuição por dependência.


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• A petição inicial deverá ser acompanhada do comprovante de recolhimento de custas e taxa judiciária, salvo se houver pedido explícito de assistência judiciária ou de recolhimento posterior, conforme o caso.127

• O Juiz de Direito deve se abster de despachar medidas de natureza urgente antes da regular distribuição, salvo se estiver designado para conhecer de habeas corpus e medidas urgentes, em caráter de plantão.128

• Os despachos exarados no plantão realizado fora do expediente forense não geram a prevenção do Juiz de Direito e as ações serão distribuídas por sorteio, obedecendo-se ao princípio do juízo natural, tão logo seja iniciado o expediente forense.129

• No caso de medida de natureza urgente, o Serviço Auxiliar de Distribuição verificará se já houve outra que a antecedeu com as mesmas partes, objeto e causa de pedir, e, ocorrendo essa hipótese, deverá ser comunicado o juízo ao qual coube a distribuição que inicial idêntica já foi distribuída para outra vara;130

• No caso de distribuição de falências, verificar-se-á a existência de outra ação semelhante em nome da parte requerida e, em caso positivo, providenciar-se-á a distribuição do feito por dependência.131

• Na distribuição de ação criminal, verificará se algum juízo, ainda que anterior ao oferecimento da denúncia ou queixa, já antecedeu a outro na prática de algum ato processual ou de medida a ele relativa, caso em que a este será distribuído.

• É proibida a distribuição da reconvenção, que será processada nos próprios autos da ação em que for interposta e deverá ser comandada através de movimentação específica pela Secretaria de Juízo, com nova inclusão das partes nos pólos ativo e passivo da relação processual, preservando-se, contudo, os demais registros anteriores.132

Na distribuição e registro dos inquéritos policiais serão obedecidos os seguintes procedimentos:133

• Os instrumentos do crime, bem como os objetos que interessarem às partes e que são integrantes do inquérito policial serão conferidos minuciosamente;

• As partes - indiciado e vítima - a serem incluídas no SISCOM, serão aquelas apontadas no relatório elaborado pela autoridade policial; e

127 Provimento nº 161/CGJ/2006, art. 115 128 Provimento nº 161/CGJ/2006, art. 112 129 Provimento nº 161/CGJ/2006, art. 112, parágrafo único 130 Provimento nº 161/CGJ/2006, art. 117 131 Provimento nº 161/CGJ/2006, art. 117, § 3º 132 Provimento nº 161/CGJ/2006, art. 130 133 Provimento nº 161/CGJ/2006, art. 122


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• Estando o inquérito policial desacompanhado do relatório de que trata o §1º do art. 10 do Código de Processo Penal, serão cadastrados os nomes indicados quando da autuação do inquérito.

Sobre a carta precatória:

• A carta precatória reencaminhada pelo juízo deprecante deverá ser reativada e processada no juízo para a qual houve a primeira distribuição, caso tenha sido efetiva a baixa automática, não sendo submetida à nova distribuição. Realizado o recolhimento prévio nos autos da carta precatória quando da distribuição, não haverá novo preparo no caso da reativação, sendo devido apenas o recolhimento da verba indenizatória às diligências requeridas no juízo deprecante.

• Distribuída a carta precatória, informar-se-á ao juízo deprecante sobre a vara à qual foi encaminhada e o número que o referido instrumento tomou na Comarca deprecada. A informação sobre o destino de carta precatória, solicitada à distribuição pelo Juízo deprecante, será encaminhada, mediante protocolo, à Secretaria de Juízo em que estiver sendo processada a carta.134

7.4.2) Distribuição por dependência

As petições embasadas no art. 253 do Código de Processo Civil, em que se postula a distribuição por dependência, serão distribuídas diretamente ao juízo da causa anterior.

Art. 253. Distribuir-se-ão por dependência as causas de qualquer natureza:

I – quando se relacionarem, por conexão ou continência, com outra já ajuizada;

II – quando, tendo sido extinto o processo, sem julgamento de mérito, for reiterado o pedido, ainda que em litisconsórcio com outros autores ou que sejam parcialmente alterados os réus da demanda;

III – quando houver ajuizamento de ações idênticas, ao juízo prevento.

Para que a distribuição seja feita por dependência deve constar expressamente o pedido na petição inicial e a indicação do número do processo principal e da vara à qual ela se dirige, salvo nas ações de competência de família, cuja

134 Provimento nº 161/CGJ/2006, arts. 131 e 132


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distribuição ao juízo prevento será automática, caso não haja a indicação de dependência do feito.135

Serão, ainda, distribuídas por dependência as ações:

• Execuções fiscais ajuizadas pelo Estado de Minas Gerais, independentemente de despacho, aos juízos que houverem recebido a execução anterior, entre as mesmas partes. Neste caso, deverá o Procurador do Estado mencionar o número do registro do processo executivo precedente.136

• As exceções de incompetência, de impedimento e de suspeição, bem como a impugnação ao valor da causa e a remoção de inventariante, serão distribuídos como incidentes processuais à vara competente, não havendo previsão legal para o recolhimento de custas prévias.137

• O incidente de falsidade argüido em preliminar à contestação, será protocolizado e juntado aos autos da ação principal, nos termos do art. 390 do CPC, mas se for argüido após o encerramento da instrução, consoante o art. 393 do CPC, será distribuído por dependência à ação principal e autuado em apenso.138

• O pedido de alvará judicial que envolver matéria de cunho sucessório, sem que haja dependentes habilitados perante a Previdência Social ou na forma da legislação específica dos servidores civis e militares, deverá ser distribuído ao Juízo do inventário ou do arrolamento.139

7.4.3) Da redistribuição de feitos140

A redistribuição de feitos dar-se-á quando:

• O Juiz de Direito se declarar incompetente e não indicar o juízo para o qual declina;

• Em decorrência de novo pedido deva ser reativado um feito findo e, para esta nova situação, seja incompetente o Juízo originário;

• Não houver sido, originariamente, observada a relação de dependência por prevenção, continência ou conexão com o feito já ajuizado;

• Devam os autos ser remetidos a outra vara para instrução de outro processo, por requisição, sem retorno ao juízo originário;

• Houver erro na distribuição, desde que não observada a competência da vara.

135 Provimento nº 161/CGJ/2006, art. 123 136 Provimento nº 161/CGJ/2006, art. 126 137 Provimento nº 161/CGJ/2006, art. 127 138 Provimento nº 161/CGJ/2006, art. 127, §§ 1º e 2º 139 Provimento nº 161/CGJ/2006, art. 128 140 Provimento 161/CGJ/161/06, arts. 137 e 138.


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Constatada uma das situações supra, o feito deverá ser despachado pelo juiz e, posteriormente, encaminhado ao Distribuidor para proceder à redistribuição, encaminhando-o à vara competente.

É proibida a redistribuição de feito quando o Juiz de Direito se declarar impedido ou suspeito, remetendo-se os autos ao substituto legal, com a devida movimentação do feito no SISCOM.

Manual Rotinas Secret Arias de Juizos

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