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Confidential © 2018 Aker Solutions

Manual Sistema

Workflow PAS -sistema de solicitações de

alterações funcionais

SJP, Agosto 2018

Recursos Humanos, Aker Solutions


■ O que é Workflow 3

■ Como Acessar 6

■ Abertura de Vaga 10

■ Alterações Funcionais Cargo e Salário 16

■ Transferências 21

■ Desligamento 26

■ Aprovações 30

■ Ausência Temporária de Gestor 34

■ Dúvidas e Problemas 36

August 28, 2018 Slide 2

Sumário


O que é o Workflow?



É um sistema que permite a realização de solicitações e aprovações de

demandas de forma automatizada.


Workflow

Benefícios

■ Governança e compliance dos processos

■ Padronização

■ Possuir controles

■ Agilidade

■ Confiabilidade

Solicitação

Aprovação

Processamento


■ Em quais demandas devo utilizar o sistema de Workflow?

■ Abertura de Vagas

■ Alterações Funcionais (Cargo, Remuneração, Centro de Custo, Área, Localidade/filial)

■ Rescisão

O objetivo de longo prazo é que outros processos de RH também sejam operacionalizados apenas a partir das solicitações via Sistema de

Workflow. Estas mudanças serão gradativas e comunicadas oportunamente.

■ Lançamento?

■ A partir de 10/08/2018, as solicitações destacadas acima somente serão processadas se solicitadas e

aprovadas via sistema de workflow.


Workflow


Como acessar?



■ Link de acesso: fusion.csemil.com.br■ Obs. é possível realizar acesso via mobile

■ Usuário e Senha: Mesmo acesso da Intranet CSE

■ Tela de Login:


Acessando o Sistema

■ Navegador de Acesso Recomendado:

■ Link de acesso disponível na Intranet CSE:


■ Principais informações da Tela de

Início:

■ 1. Tarefas Pendentes:

Disponíveis para consulta as tarefas

ainda não visualizadas pelo

aprovador.

■ 2. Resumo das Tarefas:

Disponível para consulta histórico de

todas as tarefas vinculadas ao

usuário.

■ 3. Meus processo abertos:

Processos solicitados pelo usuário.

É possível consultar as solicitações

clicando sobre o número da solicitação.


Tela de Início

1 2 3


■ Clicar em sequencias nos pontos destacados abaixo:


Iniciar um Processo (alteração funcional ou abertura de vaga)

Selecionar o tipo

de chamado

1

2

3

4


Abertura de Vaga


Confidential © 2018 Aker Solutions August 28, 2018 Slide 11

Processo – Abertura de Vaga

Contate o seu

Front Office-RH para

alinhamento prévio

Se o cargo não existe na estrutura de

seu Centro de Custo ainda, contate o

seu Front Office-RH para definição de

cargo e salário e criação de PCMSO

e PPRA conforme padrões HSSE

Verifique se a vaga

está prevista no

orçamento/budget

Abra a vaga no

Sistema de Workflow

conforme hierarquia de

aprovações e inclua

detalhamento do perfil

da vaga

Apenas em caso de

Aumento de Quadro

Importante:

• A falta de PCMSO e PPRA pode tornar o processo de admissão mais moroso,

por isso importante o alinhamento prévio na abertura da vaga.

• Admissões não serão realizadas, a partir de 10/agosto, sem a Solicitação de

Abertura de vaga via Workflow.

O gestor é o

responsável

pelo follow-up

da aprovação

da sua vaga.


Processo – Abertura de Vaga: Hierarquia de Aprovação

Todas tipo de vaga: aumento de quadro e/ou substituição

■ Vagas Administrativas e/ou Cargos de Gestão (MOI-Mão de Obra Indireta: Overhead)

■ Gestor da vaga

■ Gestor do Gestor (Princípio do Avô)

■ Gerente de RH - Valdirene Rydz

■ Gerente de Finanças – Fernando Mello

■ VP PAS Brasil - Mario Zanini

■ VP RH Brasil – Tiago Tinelli

■ VP Finanças Brasil – Claudio Silva

■ SVP Brasil – Maria Peralta

■ Operação (MOI-Mão de Obra Indireta e MOD-Mão de Obra Direta: Contratos)

■ Gestor da vaga


■ Gerente de Serviços (aplicável para Operação) - Nádia Dietrich, Paulo Durão

■ Front Office de RH (conforme divisão das áreas: Lívia Souza, Nayana Miranda, Patrícia Valduga)

Importante:

Os aprovadores receberão um

email automático do sistema, por

isso é fundamental que o Gestor

da vaga tenha alinhado

previamente com todos a

aprovação da vaga.


■ Tipo de Contratação:

■ Individual

■ Data Prevista Admissão: Considerar prazo para as etapas de Recrutamento & Seleção, Admissão e Exame Admissional.

■ Obs.: Treinamentos são realizados após Admissão do funcionário.

■ Filial: Selecionar filial.

■ Centro de Custo: Gestores só possuem acesso ao Centro de Custo de sua responsabilidade.

■ Tipo Custo:

■ MOD (Mão de Obra Direta) - Contrato

■ MOI (Mão de Obra Indireta) - Contrato

■ MOI (Mão de Obra Indireta) – Overhead

■ Classificação da Contratação:

■ Offshore

■ Onshore

■ Onshore com embarque esporádicos

■ Tipo de Solicitação:

■ Aumento de Quadro

■ Substituição (Necessário selecionar o nome do funcionário que está sendo substituído)

■ Descrição Motivo da Vaga: Em caso de Substituição detalhar se foi por desligamento ou movimentação. Em caso de

Aumento de Quadro descrever para que projeto ou demanda em específico está sendo necessária a nova vaga.

■ Cargo: Apenas estará disponível para seleção os cargos já existentes no Centro de Custo. Em caso de novo cargo,

contate Front Office-RH para solicitação de inclusão.

■ Principais Atividades: Descrever as atividades do cargo e requisitos obrigatórios.

■ Salário Orçado: Em caso de Contrato, preencher com o Piso Salarial. Quando não houver piso, preencher valor orçado

no Contrato.


Tela de Solicitação - Abertura de Vaga: Contratação Individual


Praticidade:

■ O sistema possibilita a abertura de diversas vagas em uma mesma Requisição, para os

seguintes casos:

■ Mobilização de contrato com diversos cargos, quantidades de vagas, valores de

salário e prazos de admissão.

■ Vagas de mesmo perfil em quantidade maior do que um.


Tela de Solicitação - Abertura de Vaga: Contratação Coletiva

■ Tipo de Contratação:

■ Coletiva - Mobilização


■ Centro de Custo: Gestores só possuem acesso ao Centro de Custo de sua responsabilidade.

■ Descrição Motivo da Vaga: Descrever para que projeto ou demanda em específico está sendo necessária a nova vaga.

■ Número de Vagas: Quantidade de vagas para o cargo que está sendo incluído

■ Cargo: Em caso de mobilização de novo contrato contate Front Office-RH para solicitação de inclusão dos cargos.

■ Salário Individual: Em caso de Contrato, preencher Piso Salarial. Quando não houver piso, preencher valor orçado no

Contrato.

■ Data Prevista Admissão: Considerar prazo para as etapas de Recrutamento & Seleção, Admissão e Exame Admissional.

■ Obs.: Treinamentos são realizados após Admissão do funcionário.

■ Classificação da Contratação:

■ Offshore

■ Onshore

■ Onshore - Embarque esporádicos

■ Clicar “Novo”: Preencher

informações para inclusão de mais

de uma vaga por cargo.

Obs. Caso queira incluir novos

cargos, clicar em “novo”

novamente e repetir o processo.


Após preencher as informações clicar em:

■ Enviar: Submeter para aprovação (não é necessário escolher aprovador)

■ Salvar: As informações estarão salvas e disponíveis para alteração posteriormente.

■ Cancelar: As informações serão deletadas.

■ O aprovador receberá um e-mail de solicitação de aprovação.

É responsabilidade do gestor solicitante, acompanhar as respectivas aprovações.


Requisição de Abertura de Vaga - Finalizada

■ Dados: Verificar as informações da vaga.

■ Fluxo: Verificar o fluxo de aprovação.

■ Histórico: Verificar o histórico de aprovações.

■ Após abrir a requisição é possível visualizar as seguintes informações:

1

2

■ Visualizar requisição criada: Clicar na sequencia numérica conforme abaixo e selecionar a solicitação que deseja visualizar.


Alterações Funcionais

Cargo e Salário



Processo - Alterações Funcionais

Contate o seu Front

Office-RH para

alinhamento prévio

Abra a solicitação no

Sistema Workflow


aprovações

Folha de Pagamento

processa alteração

funcional

Front Office-RH

providencia carta de

movimentação, quando

aplicável, e entrega ao

Gestor

Gestor faz a

comunicação ao

funcionário, com a

carta em mãos (quando

aplicável)

Cargo/ Salário

Importante:

Nunca comunique o funcionário antes de ter a sua

requisição de alteração funcional totalmente

aprovada, e/ou receber a carta de

promoção/alteração de salário (quando aplicável).

Todas as solicitações de

alteração funcional devem ser

concluídas e aprovadas até o

dia 15 de cada mês, para que

seja efetivada a partir do 1º dia

do mês subsequente.

Prazos!

O gestor é o

responsável

pelo follow-

up das

aprovações.


■ Vagas Administrativas e/ou Cargos Gestão (MOI - Mão de Obra Indireta: Overhead)

■ Gestor imediato



■ VP PAS Brasil - Mario Zanini

■ VP área Staff –

■ Gerente de Remuneração – Eduardo Guiraud

■ Operação (MOI - Mão de Obra Indireta e MOD - Mão de Obra Direta: Contrato)

■ Gestor imediato




■ Gerente de Remuneração – Eduardo Guiraud


Processo – Cargo e Salário: Hierarquia de Aprovação


■ Funcionário: Buscar o nome do funcionário que terá alteração.

■ Tipo de Alteração:

■ Alteração de Cargo

■ Alteração de Cargo e Salário

■ Alteração de Salário

■ Data de Alteração: (o sistema bloqueia datas fora de prazo)

■ Sempre para o mês seguinte

■ Sempre dia 1º do mês

■ Solicitação deve ser feita até dia 15 do mês anterior ao mês de alteração

■ Comentário: Detalhar com embasamento o motivo para a solicitação desta alteração.

■ Motivo:

■ Enquadramento

■ Promoção

■ Mérito


Tela de Solicitação – Cargo e Salário


Mérito, aplicável quando:

■ Alinhamento com a estratégia e resultados da organização.

■ Desempenho superior ao esperado.

■ Orçamento aprovado para méritos.

Enquadramento, aplicável quando:

■ Corrigir eventuais distorções.

■ Adequar devido a movimentação de área ou contrato.


Tipos de Alteração

ALTERAÇÃO DE CARGO ALTERAÇÃO DE CARGO E

SALÁRIOALTERAÇÃO DE SALÁRIO

Promoção, aplicável quando:

Mudança de cargo e salário devido ao desempenho do funcionário.

Condições para o processo de promoção:

■ Desempenho superior ao esperado.

■ Disponibilidade de orçamento.

■ Funcionário elegível ao novo cargo (conhecimento,

competência e escolaridade).

■ Alinhamento com a estratégia e resultados da organização.

Alteração/ Adequação/Enquadramento do cargo, aplicável

quando:

■ Movimentação para uma nova área ou contrato.

■ Adequação de estrutura.

■ Mudança de escopo de atividades.


Transferência



Processo - Transferência

Contate o seu Front

Office-RH para

alinhamento prévio


Sistema Workflow


aprovações

Aprovações conforme

hierarquia de

aprovação

Importante:

Atenção para solicitações de transferência

entre contratos, pois podem implicar em

mudança de sindicado e

consequentemente mudança nos

benefícios.

Centro de Custo/ Filial

O gestor é o

responsável

pelo follow-

up das

aprovações.

Todas as solicitações de

alteração funcional devem ser

concluídas e aprovadas até o

dia 15 de cada mês, para que

seja efetivada a partir do 1º dia

do mês subsequente.

Prazos!

Folha de Pagamento

processa alteração

funcional


■ Todas as Solicitações

■ Gestor imediato






Hierarquia de Aprovação – Transferência

Front Office-RH checar previamente com

HSSE aptidão médica do funcionário para a

transferência.


■ Tipo de Transferência:

■ Individual

■ Funcionário: Buscar o nome do funcionário que terá alteração

■ Data da Transferência:




■ Transferência:

■ Centro de Custo

■ Filial: Caso seja alteração de filial selecionar para qual será a alteração

■ Motivo da Transferência:

■ Transferência Permanente

■ Transferência por Desmobilização

■ Transferência por Recrutamento Interno

■ Transferência Temporária

■ Descrição do Motivo da Transferência: Descrever o motivo da necessidade da transferência

■ Local: Buscar o local em que o funcionário estará lotado.

■ Escala: Buscar escala de trabalho.

■ Classificação da Transferência:

■ Offshore

■ Onshore


■ Centro de Custo: Centro de Custo para o qual o funcionário está sendo movimentado


Tela de Solicitação – Transferência: Individual


Para transferências coletivas os Dados Atuais devem ser iguais para todos os colaboradores selecionados

■ Data da Transferência:




■ Transferência:

■ Filial: Caso seja alteração de filial selecionar para qual será a alteração.

■ Motivo da Transferência:

■ Transferência Permanente

■ Transferência por Desmobilização

■ Transferência por Recrutamento Interno

■ Transferência Temporária

■ Descrição do Motivo da Transferência: Descrever o motivo da necessidade da transferência.

■ Classificação da Transferência:

■ Offshore

■ Onshore


■ Centro de Custo: Centro de Custo para o qual o funcionário está sendo movimentado

Em Dados para Transferência Coletiva clicando em “novo” será preenchido as informações de transferência por colaborador:

■ Colaborador: Buscar o nome do funcionário que terá alteração


■ Centro de Custo: Buscar novo centro de custo.

■ Local: Buscar novo local de lotação do funcionário.

■ Escala: Buscar nova escala de atuação do funcionário .


Tela de Solicitação – Transferência Coletiva: Coletiva


Desligamento



Processo - Desligamento

Contate o seu Front

Office-RH para

alinhamento prévio


Sistema Workflow


aprovações.

Aguarde o envio da

Carta de Desligamento

pela equipe de folha de

pagamento

Realize o desligamento

preferencialmente no

primeiro horário

Importante:

Cuidado com o sigilo e preserve e respeite

a imagem do ex-funcionário.

Em seguida ao

desligamento envie os

documentos assinados

a equipe de folha

A solicitação deve ser aprovada com

ao menos 2 dias úteis a data de

desligamento escolhida.

Após fechamento da folha não é

possível solicitar desligamento para o

mesmo mês..

Prazos!

Obs. É possível solicitar desligamento para qualquer data no mês, mesmo no fim do mês, desde que a solicitação

seja feita e aprovada antes do fechamento da Fopag.

EX. Fopag fecha dia 20 do mês, e o desligamento será no dia 30, porém a solicitação foi aprovada até o dia 20.

O gestor é o

responsável

pelo follow-

up das

aprovações.

Aprovações conforme

hierarquia de

aprovação


■ Todas as Solicitações

■ Gestor imediato






Hierarquia de Aprovação – Desligamento


■ Funcionário: Buscar o nome do funcionário que terá alteração

■ Ao selecionar funcionário com estabilidade o sistema gera um aviso

■ Motivo de Demissão:

■ Desligamento

■ Desmobilização de Contrato

■ Pedido de Demissão

■ Descrição do Motivo Desligamento: Descrever o motivo do desligamento

■ Aviso Prévio:

■ Abonado: É necessário justificar

■ Descontado

■ Indenizado

■ Trabalhado

■ Causa de Demissão:

■ Com justa Causa

■ Pedido de Demissão

■ Sem Justa Causa

■ Término de Contrato: Contrato de Trabalho por Prazo Determinado

■ Data do Desligamento:

■ Considerar 2 dias úteis anteriores ao pedido, com as aprovações realizadas

■ Não pode realizar solicitação de desligamento se a folha de pagamento estiver

fechada


Tela de Solicitação – Desligamento


Aprovações



■ Tarefas Pendentes:

Caso o aprovador já tenha visualizado a tarefa mas ainda não tenha aprovado, a quantidade de tarefas

estará igual a zero. Mas pode ser consultada clicando no ícone “Tarefas Pendentes”.

Consultar Solicitações de Aprovação Pendentes

August 28, 2018Slide 31

1

2

■ Central de Tarefas:

Clicando na sequencia abaixo:

■ 1. Processos

■ 2. Central de Tarefas

■ Sempre que houver uma solicitação de aprovação, o aprovador receberá uma sinalização automática via e-mail do servidor.

■ As solicitações de aprovação pendentes podem ser consultadas de 2 formas, em:


■ As Solicitações de Aprovação estarão disponíveis conforme abaixo:

■ Para acessar, basta clicar na solicitação que deseja validar.

Validar Solicitação

August 28, 2018Slide 32

■ Todas as informações da requisição estarão disponíveis para

validação.


■ Aprovação:

■ Sim

■ Não

■ Comentários: É possível acrescentar comentários tanto

para aprovação quanto para reprovação.

■ Histórico de Aprovação: Está disponível para consulta os

aprovadores anteriores (caso haja) e qual comentário foi

inserido.

■ Para Finalizar Aprovação:

■ Após o preenchimento, clicar em “Enviar”.

■ Em caso de reprovação que demande alguma alteração

nos dados da solicitação, o demandante pode alterar o

que for necessário e reenviar a solicitação para os

aprovadores.


Aprovar Solicitação

Após validar as informações, o aprovador preenche a

decisão conforme abaixo:


Ausência temporária

do Gestor



■ Ausência Temporária do Gestor:■ Em caso de férias, alinhe com o seu Gestor e solicite a inclusão de aprovador temporário para o Front

Office-RH (Lívia Souza, Nayana Miranda, Patrícia Valduga), ou seja, outro Gestor terá acesso e

operacionalizará as demandas do seu time em sua ausência.


Outras funções


Dúvidas

Quaisquer dificuldades no processo e para os alinhamentos prévio, conte com

o seu Front Office-RH

Problemas de Login e Senha:Junior Souza - [email protected] R.7253

Responsáveis técnicos pelo sistema:

Anderson Laverdi - [email protected] R.7289

Marilis Boaron - [email protected] R.7263

Nayana Miranda

Áreas: Core Contracts,

áreas Staff em RdO/RJ

Lívia Souza

Áreas: Demais

localidades

Patrícia Valduga

Áreas: C&A Contracts em

RdO/RJ

mailto:[email protected]




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DisclaimerThis Presentation includes and is based, inter alia, on forward-looking information and statements that are subject to risks and uncertainties that could cause actual results to differ. These statements and this Presentation are based on current expectations, estimates and projections about global economic conditions, the economic conditions of the regions and industries that are major markets for Aker Solutions ASA and Aker Solutions ASA’s (including subsidiaries and affiliates) lines of business. These expectations, estimates and projections are generally identifiable by statements containing words such as “expects”, “believes”, “estimates” or similar expressions. Important factors that could cause actual results to differ materially from those expectations include, among others, economic and market conditions in the geographic areas and industries that are or will be major markets for Aker Solutions’ businesses, oil prices, market acceptance of new products and services, changes in governmental regulations, interest rates, fluctuations in currency exchange rates and such other factors as may be discussed from time to time in the Presentation. Although Aker Solutions ASA believes that its expectations and the Presentation are based upon reasonable assumptions, it can give no assurance that those expectations will be achieved or that the actual results will be as set out in the Presentation. Aker Solutions ASA is making no representation or warranty, expressed or implied, as to the accuracy, reliability or completeness of the Presentation, and neither Aker Solutions ASA nor any of its directors, officers or employees will have any liability to you or any other persons resulting from your use.

Aker Solutions consists of many legally independent entities, constituting their own separate identities. Aker Solutions is used as the common brand or trade mark for most of these entities. In this presentation we may sometimes use “Aker Solutions”, “we” or “us” when we refer to Aker Solutions companies in general or where no useful purpose is served by identifying any particular Aker Solutions company.


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