Manual Ufcd 0416 - Balanços - Inventarios

Balanços - Inventários

Formadora: Carina Correia - Página 1

UFCD 0416 BALANÇOS – INVENTÁRIOS


INVENTÁRIO: é uma relação (rol, lista) de elementos patrimoniais com a indicação do seu valor. Pode

ser Geral (quando é constituído por todos os valores do património) ou Parcial.

BALANÇO: É um Inventário especial dado que balanceia (equilibra) os valores do ACTIVO e do

PASSIVO, i é, acrescenta ao Inventário Geral os CAPITAIS PRÓPRIOS

O Balanço é a demonstração financeira que apresenta a posição financeira de uma entidade num

determinado momento, divulgando os seus valores ativos, passivos e dos capitais próprios devidamente

agrupados e classificados

1. Tipos de Inventários

Definição de Inventário (ou stock)

Acumulação de matérias-primas, produtos semi-acabados e/ou produtos acabados, bem como de

sobressalentes necessários à manutenção, num sistema produtivo

Em geral, os inventários correspondem a um investimento muito significativo das organizações;

Este “empate” de capital tem motivado uma tendência que aponta no sentido da racionalização

dos inventários

Perspetiva Logística

O Inventário funciona como um fio condutor entre o fornecedor de matérias-primas e o cliente final:

• Mercadorias

• Matérias-primas, subsidiárias e de consumo

• Produtos acabados e intermédios

• Subprodutos, desperdícios, resíduos e refugos

• Produtos e trabalhos em curso

• Ativos biológicos

As quantias escrituradas nas contas desta classe terão em atenção o que em matéria de mensuração se

estabelece na NCRF 18 Inventários, pelo que serão corrigidas de quaisquer ajustamentos (imparidades) a

que haja lugar.

1.1. Permanente

• Sistema de Inventário Permanente: Neste caso é possível saber a qualquer momento o valor do

inventário em armazém e apurar em qualquer momento os resultados das vendas. Por cada venda é

registada o respetivo gasto.

Obrigatório para empresas de média e grande dimensão.

• Com este sistema, o custo das existências vendidas e consumidas é conhecido a todo o

momento, já que a movimentação das contas de existências é feita sistematicamente

• É um sistema que implica a existência de fichas de armazém, discriminando as quantidades e

valores unitários dos lotes, apurando-se assim o valor das existências finais, bem como o CEVC



• É o que melhor serve os propósitos da gestão, já que sabendo-se sempre o CEVC, a informação

sobre os resultados da empresa está sempre disponível

Entrada de existências:

• Critério geral: as entradas valorizam-se pelo custo de aquisição ou de produção (princípio do

custo histórico)

• Custo de aquisição inclui o preço de compra, impostos suportados, direitos aduaneiros, custos de

transporte, etc.

• Custo de produção é a soma dos custos das matérias-primas e outros materiais diretos, mão obra

direta, custos indiretos variáveis e fixos

• Exceções ao critério geral: se o custo original (custo aquisição ou produção) for superior ao

preço de mercado, utiliza-se este último para valorizar as existências

• Se à data do Balanço o preço de mercado for inferior ao custo original, a redução do valor das

existências é feita por uma conta de regularização do ativo – Provisões para depreciação de

existências

• Preço de Mercado = Custo de reposição quando se trata de bens adquiridos p/a produção

(matérias-primas e out. materiais)

• Preço de mercado = Valor realizável líquido quando se trata de bens adquiridos para venda

(mercadorias e produtos)

1.2. Intermitente

• Sistema de Inventário Intermitente: Neste caso, o valor dos inventários em armazém e os resultados

apurados, só é determinável através de inventariações diretas dos valores em armazém, efetuadas

periodicamente.

• Inventário intermitente ou periódico: registam-se as compras, o inventário inicial e o inventário

final



• Com este sistema, o custo das existências vendidas e consumidas só pode ser apurado depois da

contagem física das existências e consequente apuramento das existências finais

• É um sistema que, embora de fácil aplicação, não serve os propósitos da gestão, já que a

informação sobre os resultados da empresa depende sempre de uma contagem física

2. Objetivos e Periocidade do Inventário

2.1. Objetivos

2.1.1. Nível de Quebra

Existem muitas formas de definir este conceito denominado Quebra.

Uma delas consiste “na parte dos lucros esperados que, de acordo com o nível de stocks nos inventários,

não chega a ser realizado”. Outra forma mais simples de o definir será considerar a Quebra como a

diferença entre os stocks teóricos de acordo com a actividade da empresa, e os stocks reais.



Estas Quebras têm a sua origem em três causas principais:

• Furto externo: Provocado por pessoas alheias à empresa.

• Furto interno: Produzido pelos empregados da própria organização ou por pessoas com

relações de trabalho com a empresa.

• Erros de gestão: Derivados de falhas de gestão não intencionadas. Por exemplo, o registo de

vendas com preços errados, a não contabilização de quebras por obsolescência, etc.

A diferença de inventário

O primeiro passo para reduzir e combater o impacto da Quebra Desconhecida na nossa organização é

conhecer e reunir informação sobre este problema. Para o fazer, um passo imprescindível será calcular a

diferença de inventário.

A diferença de inventário é a diferença entre o inventário teórico e o inventário real ou físico; ou seja, a

diferença entre o que deveríamos ter de acordo com a nossa actividade empresarial e o que realmente

temos:

Para poder falar do impacto da Quebra Desconhecida numa organização, a diferença de inventário deve

ser extrapolada para a actividade da empresa. Por isso, para determinar o nível de Quebra Desconhecida

numa organização podem ser utilizados vários índices:

• Como percentagem do custo das Quebras relativamente ao número de vendas, valorizando as

Quebras de produto a preços de custo médio.

• Como percentagem de unidades que faltam no total das unidades vendidas.

2.1.1.1. Usos e aplicações da diferença de inventário

Como indicado, a diferença de inventário irá permitir-nos medir o alcance da Quebra Desconhecida. Esta

medição não só deve ser feita para uma tomada de consciência do problema, como também deve

constituir a base das potenciais decisões correctoras. Assim, as diferenças de inventário podem servir-nos

para fazer:



• Revisão ou estabelecimento de novos procedimentos internos (logística, segurança, encomendas,

etc.).

• Adopção de medidas de segurança pontuais sobre determinados produtos, zonas, lojas, etc.

• Acções comerciais para expor o produto em locais mais seguros da loja.

As medidas correctoras que podem ser tomadas serão mais eficientes quanto maior for a qualidade da

informação. Esta qualidade será determinada por:

• A que nível da organização se realiza: Ou seja, se é feita ao nível da loja, secção, categoria,

referência, etc.

• Frequência temporal do cálculo.

Além disso, o cálculo da diferença de inventário permite corrigir os desvios que possam existir no

inventário teórico relativamente à actividade real. Este facto é de vital importância, uma vez que o

inventário teórico constitui a base para a tomada de muitas decisões que transcendem o âmbito da Quebra

Desconhecida e, além disso, um inventário teórico deficiente pode levar a:

• Roturas de stock. Ex: Os sistemas de informação reflectem que existe produto na loja quando na

realidade não há.

• Implantações deficientes. Ex: O espaço que um produto ocupa no linear deveria estar em

consonância, entre outras questões, com a rotação do produto, e esta é calculada a partir do

inventário teórico.

• Cadeias de abastecimento ineficientes. Ex: As políticas de abastecimento são estabelecidas a

partir dos dados do inventário teórico. Dados erróneos de inventário conduzem a um

abastecimento ineficiente.

2.1.1.2. Erros e pontos de risco a ter em conta no cálculo da diferença de inventário

No cálculo do inventário teórico são cometidos os seguintes erros com frequência:

• Haver engano na selecção do corte dos últimos movimentos que vão ser considerados no cálculo

do inventário teórico. Exemplo: Se foram feitas vendas enquanto o inventário físico é realizado e

estes movimentos não forem incluídos no cálculo do inventário teórico que utilizaremos para

calcular a diferença, o resultado revelará que “faltam” unidades quando na realidade elas foram

vendidas, mas não incluídas no cálculo.

• Manusear informação errónea ou incompleta. Neste sentido, são especialmente críticos os

seguintes procedimentos e documentos:

A informação automática de venda diária das lojas. São fonte de inventários erróneos:

Duplicação das vendas.

Realização de envios incorretos de vendas.

Mistura de artigos entre vários códigos.

Notas de entrega de armazém.

Faturas relativas a entregas directas na loja.

Devoluções de produto.



Regularizações de preço.

Autoconsumos.

Receções incorretas.

Para a realização do inventário físico constituem fontes de risco:

• Produtos que estão localizados em mais do que um ponto da loja, armazém… Isto pode

fazer com que o cálculo mostre Quebras de produto quando na realidade isso não acontece.

• Produtos com vários componentes: Se um dos componentes “desapareceu”, e não se pode

comprovar que estão todos, pode acontecer que na contagem física não se detecte esta

Quebra.

• Armazém e lojas desarrumadas: Dificultam a tarefa da contagem física dos produtos.

2.1.1.3. Melhores práticas no cálculo da diferença de inventário

Por isso é recomendável que se façam inventários físicos e teóricos e que se calcule a diferença de

inventário, uma vez que:

• Conhecer o problema é o primeiro passo para o solucionar.

• Com esta informação serão tomadas melhores medidas de prevenção e controlo.

• Constitui uma forma de consciencializar e envolver os trabalhadores da empresa na prevenção de

Quebras Desconhecidas.

É recomendado calcular a diferença de inventário com uma frequência proporcional ao risco que cada

secção, categoria, produto, etc. tenha em termos de furto ou erro. Para estabelecer esta frequência

recomenda-se ter em consideração o seguinte:

• A atractividade dos produtos sentida pelos ladrões. (ver O Furto interno na cadeia de

abastecimento).

• A situação na loja. Os produtos localizados em pontos críticos da loja têm mais possibilidades de

serem furtados.

• A rotação do produto.

• O seu grau de perecibilidade.

• As diferenças de inventário detectadas anteriormente.

• A consistência dos dados anteriores.

Para evitar erros e ter em conta as muitas ocorrências possíveis no fluxo físico da mercadoria ao longo da

cadeia de abastecimento, recomenda-se que na realização dos inventários se possa ter a participação de

forma directa ou indirecta dos seguintes departamentos:

Controlo de gestão.

Exploração de lojas.

Logística.

Segurança.

É recomendável que sejam feitas acções de formação e de acompanhamento das pessoas envolvidas na

realização do inventário físico. O objectivo destas acções de formação é:



Estabelecer melhores práticas como por exemplo, realização de uma análise prévia da contagem

sobre a localização dos produtos, especialmente os que estão situados em mais do que um local

diferente.

Unificar e normalizar aspetos como:

• A metodologia da contagem. Ex: De cima para baixo e da esquerda para a direita. Assim conseguiremos

evitar erros e acelerar o processo.

• A documentação de apoio a utilizar (formulários, tabelas, etc.)

Caso apareçam diferenças significativas nas últimas disparidades de inventário calculadas e a evolução

dos dados não seja muito consistente, recomenda-se:

Rever a metodologia de cálculo.

Aumentar a frequência de cálculo.

Caso não se disponha de sistemas de informação que o permitam, recomenda-se fazer o inventário físico

com a actividade da empresa parada (vendas, recepção de mercadoria, etc.).

Nas categorias ou produtos de risco de quebra elevado recomenda-se aumentar o nível de precisão dos

inventários.

Nesse sentido, entre outras questões, recomenda-se:

Contar fisicamente duas vezes os produtos.

Fazer comprovações aleatórias da integridade dos produtos (Ex: verificar se nas unidades de

venda estão todos os componentes).

Uma vez que a realização de um inventário físico requer muitos recursos humanos e técnicos e,

frequentemente, envolve a paragem da actividade da empresa, uma forma de manter o nível de implicação

e consciencialização da nossa empresa é a realização de “Inventários à distância”.

Exemplo:

No caso de uma cadeia de lojas, a loja central solicita ao pessoal das lojas que no dia D

contabilizem uma amostra reduzida de referências.

Posteriormente o pessoal da loja envia os dados e a loja central confronta os dados da contagem

física com os dados teóricos.

Em qualquer caso recomenda-se que os dados deste tipo de inventários não sejam vinculativos, e que só

sejam utilizados para aumentar a implicação e a consciencialização do pessoal, assim como detectar sinais

de alarme.

2.1.1.4. Melhores práticas na ponderação do peso dos três factores determinantes de

Quebra Desconhecida

Considerações prévias:

O cálculo da diferença de inventário dá-nos o montante das quebras que a empresa sofreu, mas

em nenhum caso consegue determinar que parte dessa Quebra se deve a Furto externo, Furto

interno e a Erros.



Para obter uma aproximação deste dado a única forma é reunir informação das ocorrências que

acontecem na empresa e, a partir dela, tirar conclusões que nos permitam ponderar o peso das

três causas.

A ponderação da importância dos três factores pode ajudar--nos a realizar um melhor diagnóstico da

situação e, portanto, pode ser-nos útil também no momento de alocar recursos.

Para determinar o peso dos três factores determinantes da Quebra Desconhecida, recomenda-se que seja

reunida informação e que se faça um registo dos factos que sejam a causa da Quebra Desconhecida ou das

provas que demonstrem que um destes factos aconteceu. Assim, as informações mais úteis para

determinar o peso das três causas são:

As tentativas de furto que foram detectadas (produto, secção, etc.).

As provas que demonstrem que aconteceu um furto: etiquetas electrónicas encontradas na loja,

etiquetas de preço arrancadas, etc.

Discrepância detectada nas encomendas.

Erros de fixação de preços.

Esta informação irá dar uma aproximação de como aconteceram os factos relativos ao furto externo, ao

furto interno e aos erros e, consequentemente, uma aproximação relativamente ao peso que tiveram cada

uma destas três causas no conjunto do montante da Quebra Desconhecida.

Manter um registo de todos esses factos que acontecem na empresa e fazer uma análise respectiva pode

ser uma tarefa demasiado árdua cujos benefícios não compensem o esforço de o fazer. Nestes casos,

recomenda-se este acompanhamento e uma posterior análise durante um período de tempo determinado e

para uma amostra significativa de lojas, armazéns... da organização, e extrapolar posteriormente as

conclusões obtidas ao conjunto da empresa.

2.1.2. Métodos de abastecimento

Fonte do produto envolve a seleção de um fornecedor de bens, bem como os acordos sobre as

especificações do produto e sua entrega. Ele também pode envolver o fornecimento de serviços utilizados

na produção e comercialização de um produto. Os melhores métodos de fornecimento depende do

contexto, como têm as suas próprias vantagens e desvantagens. Assim, os métodos de sourcing (processo

para encontrar as fontes para suprir as necessidades do negócio) muitas vezes mudam ao longo do tempo

como uma empresa evolui.

Na Casa de Sourcing

Na empresa de terceirização pode envolver uma ampla coordenação dos processos de produção, bem

como instalações e equipamentos adequados. Compra de tais instalações e contratação de pessoal

qualificado pode exigir um financiamento significativo e tempo, uma desvantagem. No entanto, em casa

terceirização proporciona às empresas um alto nível de controlo sobre o processo de abastecimento e pode

vir a cortar custos, porque as empresas não estão a pagar a outras pessoas para fazer o trabalho. Controlar

mais aspectos da cadeia de abastecimento é chamado de integração da cadeia de valor. Produção de bens

em casa também permite que as empresas a reter o conhecimento se a fabricação de seus produtos



depende de tecnologias desenvolvidas in-house. Nesses casos, as empresas tipicamente ainda deve usar

material direto da fonte, que é a aquisição de materiais utilizados para criar o produto.

Terceirização

Compra de mercadorias ou produtos completos de fornecedores pode ser uma grande vantagem se

fabricação de produtos da empresa é altamente complexa. Com a terceirização, as empresas podem

simplificar as suas operações. Desafios da terceirização incluem saber se os materiais foram produzidos

de forma sustentável e em conformidade com os regulamentos e normas aplicáveis. As empresas podem

rapidamente ganhar publicidade negativa se os seus fornecedores offshore violam os direitos humanos,

por exemplo.

Personalização

Os gerentes de projeto muitas vezes trabalham de perto com os fornecedores para personalizar bens ao

invés de comprar bens preconcebidos. Os clientes que comprarem os produtos podem ter a oportunidade

de personalizar os produtos de maneiras muito específicas. A satisfação do cliente é uma grande

vantagem desta estratégia. O gerente de projeto deve trabalhar em estreita colaboração com a empresa de

fabricação dos produtos. Uma grande desvantagem é que, se para a produção firme, as operações ou os

preços sobem, o gerente de projeto pode ter dificuldade em encontrar uma empresa para preencher esse

papel.

Competitiva de Sourcing

No competitivo sourcing, um gerente de projeto concentra-se no uso de alavancagem financeira para

conduzir o melhor negócio com um fornecedor. O Preço torna-se um ponto fulcral, e a empresa não

necessariamente esperar para ter um relacionamento de longo prazo. Isso pode ajudar o gerente de projeto

para obter o melhor negócio, mas pode limitar a inovação e colaboração em design de produto.

Colaborativo de Sourcing

Por outro lado, colaboração de objetivos de sourcing para cultivar a longo prazo, as relações mutuamente

benéficas com fornecedores. As empresas trabalham em conjunto para criar produtos inovadores. Isso

ajuda a um gerente de produto para diferenciar os produtos da empresa a partir dos concorrentes e

estabelecer uma fonte de suprimento confiável. O gerente de produto pode pagar mais pelas mercadorias,

mas a relação positiva entre as empresas, muitas vezes leva a uma maior qualidade dos produtos,

potencialmente melhorando o retorno.

2.1.3. Nível de stock de cada referência

Níveis de stock

Planeamento de material.

O sistema de planeamento de material, estabelecimento como MRP (Material Requirements Planning), é

original da década dos anos 60, permite que as empresas calculem quantos materiais de determinado tipo

são necessários e em que momento, objetivando o cumprimento de entregas de produtos sempre com o

mínimo de stock necessário.



O processo de planeamento do MRP, evoluiu, como todo processo pela melhoria contínua das

organizações, de modo a satisfazer as necessidades e atendimentos da evolução tecnológica.

Ficando então definido como sendo um plano global para o planeamento e monitoramento de todos os

recursos de uma empresa de manufatura, marketing, finanças e engenharia, ou seja é a integração de toda

a empresa.

Outro programa de controlo é o MPS (Master Production Schedule), o qual é a programação mestra de

produção. Tal planeamento dará base de informações ao MRP, quando levarão em consideração além das

previsões de vendas (procura), outros fatores como carteira de pedidos, disponibilidade de material, metas

de forma a estabelecer com antecedência a melhor estratégia de produção ou compras.

Objetivos do MRP

O desafio de planear e controlar os stocks e transportar a satisfação dos clientes, sejam internos ou

externos, com o menor investimento possível, é o objetivo primordial deste sistema, onde serão

constantemente calculadas as variações através de:

Rotatividade de stock – na análise de Custo do capital; Custo de manutenção/ armazenagem,

obsolescência,

Atendimento ao cliente – nas faltas de material, onde reprogramações para a eliminação de custos

como horas extras e desgastes com os clientes,

Produtividade – em paralisações de equipamentos e da produção da organização ou desperdícios

em geral.

Utilização da capacidade – na utilização económica dos recursos das instalações,

Custo de material – nas decisões de - O quê?, Como?, quando? E Onde? Devem ser avaliadas a

fim de evitar custos adicionais.

Custos do sistema – na eliminação de retrabalhos, em que resultam no conhecido apagar

incêndios.

Terminologia empregada no sistema

Tornam-se bastante interessantes às definições e emprego de termos utilizados na área da organização,

pois obteremos uma melhor forma de entendimento entre os planeadores de material.

As colocações abaixo apresentadas, são as mais usuais nas organizações, porém existem variações por

regionalismo ou adaptações a programas informatizados.

Como define a Norma ISO 9001, os termos devem ser definidos em Manuais e Procedimentos da

Qualidade.

Stock – quando se está a falar dos materiais em geral, armazenados pela empresa,

Material – quando se está a falar sobre determinado item ou pequeno grupo (família) de item.

Procura (P) – em alguns casos utilizada a letra “C”. - é a quantidade consumida ou requisitada para uso

em um determinado período.



Procura Média Mensal (Pm) – é a quantidade média de material consumido em um determinado

período.

Procura Reprimida – é quando se está a falar do não atendimento a solicitações de material. Na

realidade está relacionada a falta de stock (materiais “zero” em quantidades)

Tempo de Ressuprimento (TR) – é o espaço de tempo decorrido entre a data da emissão da requisição

para compra e aquela em que o material é recebido pelo armazém, podendo ser considerados: tempo de

processo de compra e entrega pelo fornecedor.

Lote de Compra (LC) – é a quantidade de material solicitada em cada ressuprimento de stock.

Ressuprimento – processo de suprir as quantidades que faltam, quer dizer, reabastecer o stock com

quantidades, comprar mais material.

Ponto de Ressuprimento (PR) ou Ponto de Encomenda (PE) ou Ponto de Pedido (PP) –

corresponde ao nível de stock que ao ser atingido indica a necessidade de ressuprimento.

Stock Máximo (SM) – é a quantidade máxima de material a ser mantida em Stock.

Stock Mínimo (Sm) – é a quantidade mínima a ser estabelecida ao atendimento da organização.

Stock de Segurança (SS) – é a quantidade de material destinada a evitar rutura de stock, ocasionada por

dilatação de tempo de ressuprimento (atrasos na entrega ou qualidade) ou aumento da procura em relação

ao previsto.

Lista de Material ou Relatórios de Stock – é a relação de todos os itens de materiais controlados pela

empresa. Devido a expansão dos processos, as Listas de Material estão sendo classificadas por famílias

de material ou por classificação ABC ou por tipo de equipamento aplicado, como forma de redução de

custo na impressão das mesmas.

Lead Time – é o tempo de ressuprimento ou o número de frações de tempo entre a liberação do pedido

até o recebimento de determinado item de material. O Lead Time pode ser encontrado com a

terminologia Tempo de atendimento.

Inventário – é a contagem física a ser confrontada com os controlos definidos pela empresa, podendo ser

estes controlos manuais ou informatizados.

Visão geral do MRP



Níveis de stock

Os níveis de stock são aqueles que determinam as ações de reposição ou de cautelas a serem tomadas

quanto as quantidades armazenadas.

Normalmente apresentam-se através de gráficos, onde a abscissa (centrada no eixo x) representa o tempo

decorrido da procura do stock e o eixo das ordenadas (centrado no eixo Y) representa as quantidades de

unidades consumidas ou adquiridas.

Desta forma, a visualização da tendência dos stocks torna-se mais fácil a tomadas de decisão.

Exemplo:

A forma das curvas será variável de acordo com a procura do item. Isto quer dizer, que poderá ser do tipo

dente de serra ou de Gauss.

Em um gráfico dente de serra, teremos a noção de que o item foi consumido em quantidades iguais a cada

mês uniformemente, chegando a zero.

Considerações dos gráficos de stock

No caso do gráfico dente de serra ser identificado, temos as seguintes questões:

Não existem alterações de consumo durante o tempo T.

Não existirem falhas administrativas que provoquem um esquecimento ao solicitar a compra.

O fornecedor da peça nunca atrasa a sua entrega.

Nenhuma entrega do fornecedor foi rejeitada pelo controlo de qualidade.



Assim após projetarmos as quantidades de um determinado item de stock, em um gráfico, e este resultar

na representação tipo dente de serra, poderá adotar critérios de planeamento de administração de stock,

sendo entre muitos, o Just in Time, sistema este de planeamento que proporcionará a entrega em tempo e

quantidades sem variação dos pedidos emitidos, pois ficou definido pelo gráfico que o fornecedor do item

possui qualidades de atendimento em prazo e qualidade dentro dos padrões de atendimento, o que elimina

custos adicionais.

Porém como nem todos os itens se enquadram com essa característica de curva (dente de serra), torna-se

necessário a configuração de fórmulas destinadas a cálculos que apresentem valores apropriados a análise

crítica do item.

Tempo de reposição ou de Ressuprimento (Tr)

O tempo de reposição é um dos cálculos simples e importantíssimo a ser analisado, pois a não

observância desse fator poderá acarretar a falta do item, pois entre vários fatores envolve:

Emissão da Requisição de Compra/ pedido/ verificação de orçamento – tempo previsto até a

definição para chegar o pedido ao fornecedor selecionado.

Preparação do pedido – tempo que leva do fornecedor fabricar/ embalar/ faturar e deixá-lo em

condições de ser transportado.

Transporte – tempo que leva para sair do fornecedor até o recebimento do solicitante.

Então o ponto de pedido de reposição, será definido quando o saldo de stock estiver abaixo ou igual à

determinada quantidade chamada ponto de pedido.

Ponto de Pedido (PP) ou Reposição (PR) ou Encomenda (PE)

Será calculado com a fórmula:

PP = Emi + (C x Tr) ou PP = SS + (C x Tr)

Sendo: PP = Ponto de Pedido

Tr = Tempo de reposição

C = Consumo Médio Mensal (empresas usam P referente a procura)

Sm = Stock mínimo

SS = Stock de segurança

Stock mínimo (Sm).



Usa-se o modelo para cálculo de stock mínimo:

a – fórmula simples

Sm = C x K

Onde: C = consumo médio mensal

K = fator de segurança

No fator de segurança, caso queiramos ter uma falha de apenas 10 % em nossos stocks,

usaremos 0,90. Isso quer dizer que queremos uma garantia de que somente em 10% das vezes o stock

desta peça esteja zero.

b – fórmula da raiz quadrada

Usa-se quando ;

O consumo durante o tempo de reposição for pequeno, menor que 20 unidades.

O consumo for irregular.

A quantidade requisitada ao armazém for igual a 1.

Em = √C x Tr

Exemplo: uma peça é consumida a uma razão de 30 unidades por mês, e seu tempo de reposição é de

dois meses. Qual é o ponto de pedido, uma vez que o stock mínimo deve ser de um mês de consumo?

PP = Sm + (C x Tr)

PP = (30 x 2) + 30

PP = 90 unidades.

Quer dizer quando o Stock virtual chegar a 90 unidades, deverá ser emitido um pedido de compra.

Stock Virtual

Também chamado de stock disponível, vem a ser a soma dos saldos em questão: saldo físico no

armazém, saldo de pedidos já confirmados no fornecedor, saldo em requisição de compra, saldo

constantes na área de inspeção.

Stock virtual = Stock Físico + saldo de fornecimento + saldo de inspeção

Stock virtual = Stock Físico + Saldo de fornecimento.

Stock Máximo

Será o valor encontrado da soma do Stock de Segurança (SS) com a Quantidade de pedido (PP).

Smáx = SS + Quantidade pedida.

Fator de segurança (K)

O fator de segurança K, é a prevenção de falhas nas entregas ou em procuras não previstas. Os

valores adotados devem ser definidos pela gerência, pois variarão conforme a criticidade e o valor de

consumo obtido pela classificação ABC.

A tabela abaixo é orientativa, podendo estar sendo alterada conforme a necessidade do

empreendimento.



Verificamos que o fator K é menor quanto aos valores ABC, porém definidos dentro da criticidade do

item.

Stock de cobertura (SC)

Este valor é calculado para a obtenção da relação entre o stock e o consumo, indicando por quanto tempo

o stock suportará o consumo sem que haja reposição.

Ponto de Pedido

Stock mínimo

Stock máximo

Stock virtual

Stock de cobertura

2.1.4. Política de diminuição do nível de quebra

QUEBRA DESCONHECIDA NA CADEIA DE ABASTECIMENTO

Causas / Pontos de risco:



• Pretende-se indicar pontos críticos, áreas de atuação... onde deve recair toda a atenção e

possíveis ações de controlo e prevenção.

• Melhores Práticas e ferramentas para a prevenção e o controlo da Quebra Desconhecida.

FURTO INTERNO NA CADEIA DE ABASTECIMENTO

Causas / Pontos de risco

A gestão dos recursos humanos da empresa.

Os seguintes fatores têm influência no comportamento dos colaboradores e portanto também podem agir

como inibidores ou potenciadores de certos comportamentos desonestos:

Ambiente laboral: Nível de implicação, motivação, etc.

Política de recursos humanos e de contratação: Duração dos contratos, rotação do pessoal,

políticas de retribuição, etc.

O produto. O risco de um artigo poder ser furtado aumentará em função da sua atratividade para o

potencial ladrão.

Os parâmetros que determinam esta atratividade são:

O valor.

A novidade.

A facilidade de venda.

A facilidade de ser furtado (tamanho, etc.).

Localização nas instalações (existem partes das instalações onde é mais simples “agir”).

Os procedimentos. A forma como são concebidos ou sejam executados os procedimentos será

determinante para inibir ou facilitar os comportamentos desonestos. Neste sentido os maiores riscos na

cadeia de abastecimento são:

As encomendas em que não é possível controlar o conteúdo no momento da entrega.

As entregas em que se desconhece o seu conteúdo exato.

As entregas ‘cegas’ (não é controlado o conteúdo dos envios no ato da receção da mercadoria).

Melhores práticas na prevenção e controlo do Furto interno

Antes de mais, é recomendável estabelecer:

Normas de funcionamento interno, tanto para o funcionamento geral da empresa, como para os

procedimentos mais críticos, e fazer uma avaliação e o acompanhamento constante da aplicação

destas normas.

Medidas de prevenção e controlo dos produtos e nomear responsáveis encarregados de aplicar

estas medidas.

É recomendado valorizar e analisar, ao nível em que seja necessário e possível (empresa, departamento,

organização, empregado...) uma série de fatores que atuam como potenciadores ou inibidores de

comportamentos desonestos.

Os fatores em concreto são:

A tentação. Esta variará em função:

Da necessidade do empregado.



Da cupidez do empregado.

O nível de tolerância entre os quadros relativamente às ações desonestas contra a própria empresa.

A facilidade de cometer furto interno em cada departamento, empregado... Esta variará em função

de três fatores:

Acesso à mercadoria.

Tempo disponível.

Posição que ocupa.

A perceção do empregado sobre as possíveis repercussões que possa ter um comportamento desonesto.

Esta dependerá:

Do “medo” de ser apanhado.

Do “medo” de ser castigado.

De se sentir culpado.

A valorização destes fatores irá permitir que sejam tomadas medidas de prevenção e controlo mais

adequadas a cada caso. Em concreto trata-se de:

Evitar que sejam criadas perceções entre os empregados:

“A empresa já ganha dinheiro suficiente”

Neste caso existe um elevado nível de tolerância relativamente às pessoas que cometem ações desonestas.

“Aqui roubar é muito fácil”

Os empregados não têm medo nem de serem apanhados nem de serem castigados.

E de trabalhar de forma eficiente o conceito de:

“A empresa é a minha casa”

Fatores como a cultura empresarial, a integração do empregado e a política de recursos humanos,

atuam como inibidores das tentações que os empregados possam ter.

De notar que a aplicação de determinadas medidas de controlo sobre os empregados pode ter

efeitos contrários sobre o facto de que os trabalhadores verem a empresa como “a sua casa”.

FURTO EXTERNO NA CADEIA DE ABASTECIMENTO


Tal como se viu no capítulo anterior, o risco de um artigo ser furtado aumentará em função do seu grau de

atratividade para o possível ladrão. Os parâmetros que determinam esse grau de atratividade são:

O valor

A novidade

A facilidade de venda

Facilidade de ser furtado (tamanho, etc.)

Localização nas instalações

O transporte. As operações de transporte estão sujeitas a uma série de procedimentos de elevado risco

(carga, descarga, entregas...).

Além disso, deve ter-se em conta que as ações de furto costumam acontecer com a cumplicidade das

pessoas que têm acesso à mercadoria, quer sejam externas como internas à organização.



Melhores práticas na prevenção e controlo do furto externo

É recomendado que sejam tomadas medidas de controlo e prevenção nos seguintes âmbitos:

Controlo de edifícios

Controlar o acesso às instalações de pessoas e veículos alheios.

Atribuir acreditações às pessoas alheias à organização e colocar distintivos nos veículos externos

para que sejam identificados no interior.

Atribuir cartões de identificação a todos os empregados que tenham acesso às instalações.

Reduzir na medida do possível o número de entradas e saídas às instalações.

Manter permanentemente vigiadas as portas por onde entram e saem veículos e pessoal.

Construir cercas à volta do edifício. É recomendado:

Fazer inspeções diárias.

Evitar armazenar materiais ao pé das cercas.

Relativamente ao estacionamento de veículos, é recomendado:

Sinalizar as zonas e os lugares.

Localizar o estacionamento dos empregados longe dos edifícios.

Prever lugares para as visitas.

Potenciar iluminação uma vez que:

Constitui um elemento de segurança para o vigia.

É um elemento dissuasivo de grande importância.

Controlo de mercadoria

Não permitir que estacionem veículos particulares nas zonas de carga e descarga, ou em zonas

adjacentes aos edifícios onde é armazenado produto.

Manter vigiadas zonas críticas como o acesso dos vestuários à zona onde está a mercadoria, o

acesso aos cais...

Guardar as mercadorias de mais valor em zonas especialmente vigiadas e registar os movimentos

de entrada e saída a essas zonas: data, hora, número do selo...

Sobre o papel e as funções que o camionista deve desempenhar é recomendado

Que esteja presente durante a carga e a descarga.

Que assuma a responsabilidade de que a mercadoria que figura na nota de entrega seja a que

carregou e descarregou ao nível da unidade de expedição.

Contingências: É recomendado que o camionista possua um documento que certifique que se viu

obrigado a retirar o selo do veículo por exigência das forças da ordem. Caso esta circunstância

aconteça, o documento também deve certificar que o veículo foi de novo selado na presença das

forças da ordem. Para isso, logicamente, o camionista deverá receber selos de reserva.

Tecnologia aplicada ao controlo e prevenção durante o transporte de mercadorias e às funções

associadas a este

Global Positioning Systems (GPS): Esta tecnologia permite fazer um acompanhamento do

movimento das cargas. Além disso, graças a ela também é possível disponibilizar informações



precisas sobre o local, a situação dos envios e se são utilizados alarmes para detetar se a carga do

veículo foi violada.

Selagem da carga ou do camião: Deixar registo que o conteúdo da carga ou do camião foi

violado.

Caso receba cargas seladas certifique-se que os selos não foram manipulados e que os números

do selo estão corretos.

Tecnologia aplicada ao controlo e à prevenção na cadeia de abastecimento

Alarmes de deteção nas entradas e nas saídas.

Circuito Fechado de Televisão.

ERROS DE GESTÃO NA CADEIA DE ABASTECIMENTO

Os erros são falhas na gestão, não detetadas, que fazem com que as contas dos resultados apresentem

valores inferiores.

Alguns exemplos seriam a anotação de vendas com preços incorretos, a não contabilização de Quebras de

produtos, elaboração de encomendas incorretas...

Os erros na cadeia de abastecimento costumam originar:

Dissonância entre os fluxos físicos de mercadoria e o fluxo de informação associada, levando a

diferenças no inventário por:

Quantidades de produto incorretas.

Produtos incorretos (referência, formato...).

Deterioração dos produtos.

Causas / Pontos de risco de erros na cadeia de abastecimento

As principais causas de dissonância entre o fluxo físico de mercadoria e o fluxo de informação são:

Falta de formação e de meios materiais adequados para o tratamento da informação.

Falta de Alinhamento de Ficheiros Mestres:

Por isto entende-se que os agentes que intervêm na cadeia de abastecimento manuseiam a mesma

informação atualizada de produto (formato promocional, dimensões, preço...).

Os seguintes procedimentos acarretam maior risco para a dissonância entre o fluxo físico de mercadoria e

o fluxo de informação:

A preparação das encomendas.

Os processos de entrega e a receção da mercadoria, especialmente as entregas que se fazem

diretamente na loja.

A gestão das devoluções e os produtos estragados.

A deterioração dos produtos acontece por não existirem instalações adequadas que permitam:

Manter uma temperatura adequada para a conservação dos produtos.

Execução de uma “paletização” correta.

Melhores práticas na prevenção e no controlo dos erros

É recomendado basear a prevenção e o controlo dos erros na cadeia de abastecimento:

Numa definição eficiente dos procedimentos mais críticos.



No controlo sobre a execução dos mesmos.

No manuseamento e no fluxo da informação adequada na cadeia da oferta.

Na utilização eficiente das ferramentas adequadas.

É recomendado realizar ações de formação dos empregados sobre:

Aplicação dos procedimentos estabelecidos.

Utilização e manuseamento das ferramentas necessárias.

Mais concretamente, indicaremos de seguida um conjunto de melhores práticas e ferramentas cuja

aplicação contribui para melhoramentos significativos na eficiência do fluxo de mercadoria e de

informação na cadeia de abastecimento:

Preparação de encomendas, manipulação, carga, transporte, descarga e receção da mercadoria.

(Intercâmbio Eletrónico de Dados) EDI: Através de mensagens de linguagem standard

EANCOM para EDI, as empresas podem, entre outras questões, de uma forma standard e

integrada e automaticamente nos sistemas das empresas:

Comunicar com antecedência o conteúdo exato dos envios.

Confirmar a receção da mercadoria e informar de possíveis ocorrências no processo de

receção.

Informar sobre a situação concreta das encomendas.

Codificação EAN.UCC 128: É um sistema de identificação criado para ambientes não retalhistas

(armazém), para ligar o fluxo físico de mercadorias ao fluxo de informação e facilitar a

integração dos fluxos de informação entre as empresas. A codificação EAN.UCC 128, entre

outras questões, permite:

Automatizar a gestão dos armazéns (Ex: A leitura do código permite colocar a mercadoria

no armazém em função da data de validade do produto, informação incluída no código

EAN.UCC 128).

Agilizar os processos de receção de mercadoria. Com a leitura do SSCC (Código Seriado

de Unidade de Envio ou Número de Matrícula) que possui a etiqueta EAN.UCC 128, é

possível relacionar o conteúdo do envio com o aviso de expedição que se fez previamente

com a mensagem DESADV da linguagem EANCOM do EDI.

Em suma, estas ferramentas aliadas às melhores práticas permitem reduzir as ocorrências e controlar os

pontos de risco que constituem uma fonte de erros na cadeia logística:

Agilizam e aumentam a qualidade da informação para os fluxos administrativos e

operacionais.

Reduzem ocorrências nas entregas e no processo de faturação.

Aumentam os níveis de informação e localização dos produtos.

QUEBRA DESCONHECIDA em loja

Este capítulo é estruturado em três blocos correspondentes aos três fatores que deram origem à Quebra

Desconhecida: Furto externo, Furto interno e Erros administrativos. Dentro de cada bloco serão

abordadas:



• Causas e pontos de risco.

• Melhores práticas na prevenção

FURTO INTERNO NA LOJA

Formas de furto interno

O Furto interno no ambiente da loja pode assumir múltiplas formas. Estas são as mais comuns e de maior

ocorrência:

Furto de mercadoria.

Autoconsumos: Ingerir bebidas ou produtos de consumo rápido (iogurtes, sumos, etc.).

Furto de dinheiro vivo.

Manipulação de P.V.P.

Artimanha arquitetada com alguém externo à empresa na linha das caixas ou à saída da loja.


A gestão dos recursos humanos da empresa. Tal como foi referido no capítulo correspondente à cadeia de

abastecimento, existem uma série de fatores que influenciam o comportamento dos colaboradores da

empresa e portanto também podem atuar como inibidores ou potenciadores de certos comportamentos

desonestos:

Ambiente laboral.

Política de contratação.

O produto. Na loja, o risco de um artigo ser furtado, quer seja por uma pessoa externa ou interna,

aumentará em função da sua atratividade para o possível ladrão. Tal como se viu no ponto “Quebra

Desconhecida na cadeia de abastecimento”, os parâmetros que determinam esta atratividade são os

seguintes:

O valor.

A novidade.

A facilidade de venda.

A facilidade de ser furtado (tamanho, etc.)

A sua localização nas instalações.

Os procedimentos. A forma como foram concebidos ou se executam determinados procedimentos será

determinante para inibir ou facilitar os comportamentos desonestos. Assim, os de maior risco no seio da

loja são:

As compras feitas por colaboradores da empresa.

Compras feitas com desconto devido a pequenos defeitos da mercadoria.

Determinadas entregas de mercadoria na loja (ver ponto Causas / Ponto de Risco de Furto

interno na cadeia de abastecimento).

Determinados pontos da loja. Na loja existem zonas onde a tentação e a oportunidade de cometer uma

Acão desonesta contra a própria empresa são maiores, nomeadamente:

As linhas das caixas.

As zonas dos provadores.



As zonas de receção da mercadoria.

O armazém da loja.

Melhores práticas na prevenção e controlo do Furto Interno na loja

Em primeiro lugar, é recomendado que se faça uma valorização e uma análise, ao nível necessário e

possível, (empresa, departamento, organização...) dos fatores que atuam como potenciadores ou

inibidores de comportamentos desonestos.

Assim, conseguiremos aplicar as medidas de prevenção e controlo mais adequadas (ver ponto Melhores

práticas na prevenção e controlo do furto interno na cadeia da abastecimento).

É recomendado estabelecer normas de funcionamento interno e medidas de prevenção nos pontos e nos

procedimentos mais críticos da organização

Nota: Antes de implementar este tipo de medidas, é recomendado que se faça uma valorização das

mesmas a partir dos seguintes pontos de vista:

Eficácia do controlo e dissuasão das ações desonestas.

Efeitos e consequências que podem ter na implicação e na motivação dos empregados no projeto

da empresa;

Ver o efeito “A empresa é a minha casa” do ponto “Melhores práticas na prevenção e no controlo do

Furto interno na cadeia de abastecimento”.

É recomendado a título de norma de funcionamento interno para toda a empresa, que não seja permitido:

Comprar nas lojas da empresa durante o horário de trabalho.

As pessoas encarregadas das caixas registadoras, fazerem elas próprias a cobrança das suas

compras.

Na linha das caixas da loja, é recomendado que sejam tomadas medidas de prevenção e acompanhamento,

nomeadamente:

Existência permanente de um registro dos tickets e da pessoa encarregada da caixa.

Realização de controlos de exceção na linha das caixas no que se refere a:

Anulações de tickets.

Marcações manuais de preços (sem a leitura do código de barras do scanner).

Compras elevadas.

Mais de uma compra “debitada” num mesmo “cartão de cliente” (pode acontecer que a pessoa

responsável da linha das caixas esteja a fazer uma “atribuição própria” para o seu cartão de

cliente dos “pontos” das compras dos clientes).

Nota: Este tipo de controlos devem servir para nos “avisar” que pode existir a possibilidade que se

estejam a cometer ações de furto interno. Por isso, por se tratar unicamente de uma possibilidade, e por se

tratar de empregados da própria empresa, é recomendado que se seja extremadamente cuidadoso com as

medidas que venham a ser tomadas.

FURTO EXTERNO NA LOJA

Formas de Furto externo na loja



Apesar da maioria das vezes o Furto externo consistir no furto de mercadorias, este não é a única forma

de Acão desonesta cometida por pessoas externas à empresa. Assim, as mais comuns são:

Pagamento com moeda falsa.

Pagamento com cartões falsos ou roubados.

Alteração de preços.

Pontos de risco e fatores causadores de Furto externo na loja

As tipologias de ladrões, motivações, formas de proceder e impactos são muito díspares. Assim, o

comportamento de um cliente tentado a roubar um produto é muito diferente ao de um bando de ladrões

profissionais que agem em grupo.

Apesar da dificuldade de definição dos vários estereótipos, podemos estabelecer a seguinte classificação

onde se preveem as principais tipologias de pessoas suscetíveis de cometer um furto:



As formas de proceder e as técnicas dos ladrões podem variar muito dependendo do tipo de loja, nível de

“profissionalização” do ladrão, tipo de produto... Deve ter-se em conta que estas técnicas estão em

constante evolução dado que acompanham os avanços técnicos ao nível da prevenção e do controlo do

furto.

Estes são alguns dos últimos “avanços” e modus operandi mais utilizados:

• “Sacos metálicos de outras lojas” (Sacos forrados por dentro com papel de alumínio): Estes

sacos servem de escudo às etiquetas antifurto que os produtos têm e fazem com que as antenas

detetoras não as detetem.

• “Casacos de forro duplo”

Permitem ocultar os produtos subtraídos.

• Mudança das etiquetas de preços e dos códigos de barras.

Desta forma é alterado o preço do artigo.

• “Técnica dos dois carrinhos”

Dois clientes vão fazer compras juntos, por exemplo um “casal”, e dirigem-se à linha das caixas com dois

carrinhos cheios. Fazem “passar” pela caixa registadora os produtos do primeiro carrinho e, enquanto a

empregada da caixa contabiliza os produtos do segundo, o homem dirige-se ao parque de estacionamento

com os produtos do primeiro carrinho com a desculpa de os ir arrumando no carro. Quando a empregada

acaba de passar os produtos do segundo carrinho e chega a altura de pagar, a mulher diz à empregada que

é o homem que tem a carteira e que tem que o ir buscar. Sai da loja e vão-se embora com os produtos do

primeiro carrinho, que normalmente costuma ter os produtos de maior valor.

• “Trabalho em equipa”

Grupos de pessoas que aparentemente não estão juntas:

Enquanto umas cumprem a função de despistar o pessoal da loja, outras podem dedicar-se a arrancar as

etiquetas antifurto e outras a levar os produtos.

Procedimentos e pontos críticos da loja:

• As zonas dos provadores: Por questões óbvias estas zonas facilitam o ladrão a dar os passos

prévios (ocultar, arrancar a etiqueta, etc.) para tirar o artigo da loja.

• As “zonas mortas”: Atrás dos pilares, cantos escuros, etc. nos quais uma pessoa se pode

esconder.

• As portas de emergência: Estas não costumam ter antenas detetoras de etiquetas antifurto e não

estão fechadas (por se tratar de saídas de emergência).

• As devoluções de produto.



Melhores práticas na prevenção, controlo e dissuasão do Furto externo na loja

De seguida passamos a explicar uma série de medidas de controlo e prevenção do Furto externo na loja.

Antes de ser feita a sua implementação recomendamos que seja feita a sua valorização de acordo com os

seguintes pontos de vista:

• Eficácia no controlo, prevenção e dissuasão das ações desonestas.

• Adequação à política comercial da empresa: Algumas medidas de controlo e prevenção podem

alterar e até incomodar a experiência de compra dos clientes e portanto podem ter efeitos

contraproducentes na estratégia da empresa.

Assim, é recomendável que sejam realizadas ações de formação e consciencialização entre os empregados

uma vez que as pessoas constituem, sem nenhum tipo de dúvida, a melhor ferramenta de controlo e

prevenção.

É recomendado colocar os produtos mais críticos de serem roubados nas zonas mais visíveis da loja.

Identificação de sinais suspeitos: É recomendado prestar atenção aos seguintes comportamentos:

• Clientes que prestam mais atenção aos empregados da loja do que aos produtos.

• Clientes com casacos quando o tempo é quente.

• Clientes que ficam muito tempo nas zonas próximas da saída.

• Clientes que andam com carrinhos de bebé.

• Clientes que chegam logo de manhã durante o horário de abertura, quando a loja está a fechar ou

ao meio-dia (são momentos em que a atenção dos empregados pode ser baixa).

Perante estes sinais suspeitos, é recomendável utilizar as seguintes ações de atendimento como elemento

de dissuasão:

Cumprimentar o cliente: Frases como “Bom dia” ou “Já o venho atender” contribuirão para

que o potencial ladrão se sinta observado.

Prestar um serviço rápido e eficiente.

Não deixar o departamento ou a zona de venda abandonada.

• Perante atos de furto externo, e para deter um suposto ladrão, é recomendado:

Esperar que o suposto ladrão já não tenha opção de pagar os produtos (Exemplo: Depois de

ter passado a linha das caixas).

Deter o suposto ladrão e oferecer-lhe a possibilidade de pagar os produtos (“Penso que se

esqueceu de pagar os produtos que tem consigo”).

Caso a pessoa se recuse a pagar, avisar as forças da autoridade.

É recomendado dar formação aos empregados da loja acerca dos seguintes aspetos:

• Identificação de sinais suspeitos.

• Ações de como atender o cliente.

• Gestão das devoluções.

Sistemas de proteção no local de venda

De seguida passamos a explicar alguns dos sistemas de proteção dos produtos que mais se destacam e

utilizam nas lojas, sendo por vezes igualmente aplicados noutros âmbitos.



Sistemas de proteção eletrónicos:

• Etiquetas Eletrónicas Anti-roubo (EAS): Atualmente estas etiquetas baseiam-se em três

tecnologias que são incompatíveis entre si (Eletromagnetismo, Acusto-magnetismo e

Radiofrequência), ou seja, as etiquetas de um sistema não são detetadas pelos equipamentos

baseados noutra tecnologia.

• As etiquetas encontram-se incorporadas no produto e a proteção consiste em antenas protetoras

existentes na linha das caixas ou à saída do estabelecimento que acionam os alarmes, ou seja,

“tocam”, ao detetar uma etiqueta que não foi desativada ou extraída do produto.

• A etiqueta pode ser incorporada no artigo:

No exterior.

No “packaging”.

Dentro do produto: Neste caso deve-se ter em conta a natureza do produto (componentes,

processo de fabrico, etc.) uma vez que a inclusão da etiqueta pode provocar alterações e

danificar o artigo. Além disso, alguns materiais impedem o funcionamento da etiqueta,

fazendo com que as antenas não as detetem.

• Estas etiquetas, em cada uma das diferentes tecnologias, podem apresentar vários formatos:

Autocolante ou mole.

Rígida (Costuma ser utilizada em artigos têxteis). Existe uma modalidade com tinta que

suja o artigo caso se tente arrancar a etiqueta.

• A não desativação ou extração da etiqueta quando o cliente tiver adquirido o produto faz com

que saiam para o mercado etiquetas “vivas”, ou seja, artigos com uma etiqueta ativada. Isto

poderá causar muitos inconvenientes aos consumidores uma vez que quando entram noutro

estabelecimento com antenas detetoras os alarmes são ativados causando múltiplos

inconvenientes e desconfiança no sistema. Por isso é recomendado que se desative ou extraiam

as etiquetas (Nos países da União Europeia a desativação é obrigatória estando prevista na

legislação vigente).

• CCTV (Circuito Fechado de Televisão): Estes sistemas podem revestir várias modalidades:

Com gravação ou sem gravação.

Com transmissão à distância (o acompanhamento e o controlo do sistema são feitos à

distância).

Com câmaras fixas ou móveis.

Com câmaras ocultas ou visíveis.

Protetores de produto eletrónicos: São instrumentos que ativam um alarme caso um produto

tenha sido “violado”.

Estes instrumentos podem proteger artigos individuais ou um conjunto de artigos situados numa vitrina.

Aparelhos de deteção de notas falsas

Permitem averiguar a autenticidade da nota.

Sistemas de proteção físicos



• Caixas

São utilizadas para produtos de pequeno tamanho de preço elevado (CD, DVD, filmes de vídeo, etc.).

• Barras de fixação

São utilizadas para produtos como casacos para que o cliente possa aceder a eles sem a vigilância de um

empregado.

• Vitrinas

• Espelhos

Permitem uma visão ampla do estabelecimento desde vários pontos.

• Lupas

Costumam ser utilizadas na linha das caixas para que as empregadas das caixas possam ter uma visão

completa de todo o carrinho sem necessidade de se levantar.

Sistemas de proteção do edifício da loja

Trata-se dos mesmos sistemas de proteção utilizados em armazéns, plataformas, etc.. Os mais usuais são:

CCTV (Circuito Fechado de Televisão): Neste caso “vigia” o exterior do edifício.

Alarmes de deteção de intrusão.

ERROS DE GESTÃO NA LOJA

Os Erros de gestão são falhas de gestão que fazem com que as contas de resultados apresentem valores

inferiores, uma vez que criam diferenças entre a atividade teórica e a atividade real da loja.

Erros de gestão mais frequentes na loja

Receções erradas de mercadoria que derivam em discrepância entre o fluxo físico e o fluxo de

informação.

Erros na integridade dos preços dos produtos:

Não coincidência dos preços marcados na central com os preços da loja.

Não coincidência dos preços do linear com os preços gravados nos sistemas.

Erros na marcação manual do preço na linha das caixas.

Erros aquando da realização do inventário (ver ponto Erros a evitar e pontos de risco no cálculo da

diferença de inventário).

Não registrar devidamente altas e baixas no inventário não devidas à atividade regular da loja:

Produtos que são retirados por terem ultrapassado a validade ou por se terem deteriorado.

Quebras de produto.

Devoluções dos produtos, tanto por parte dos clientes à loja, como da loja a fornecedores,

armazéns...

Discrepância, involuntária, entre o número ou a quantidade real dos produtos vendidos e o número ou

quantidade teórica que o cliente adquire. Exemplos mais comuns:

É vendido um 1 kg de laranjas mas a máquina regista 800 g

Um cliente compra uma embalagem de 10 pacotes de leite mas na caixa o scanner lê o código de

barras correspondente a uma unidade de consumo, ou seja, 1 pacote. Neste caso existirá uma

discrepância de 9 unidades.



Promoções erradas. Exemplos:

3 x 2 em produtos errados.

Vender produtos em promoção fora do período estabelecido.

Vendas de produtos antes de ser autorizada a sua venda: Isto poderá fazer com que os sistemas não

registem a venda e portanto originam uma discrepância entre o inventário teórico e o físico.

Melhores práticas na prevenção e deteção de erros na loja

É recomendado que se realize, para os empregados da loja, ações de formação ou de consciencialização

sobre os impactos que os erros mencionados no ponto anterior têm na atividade da empresa.

É recomendado estabelecer e promover procedimentos de controlo na definição e na execução da política

de preços na empresa. Exemplos:

Recolher periodicamente amostras de determinadas referências e comprovar a coincidência entre

os preços fixados na central, os preços no linear e os preços nos sistemas.

Realizar ações de formação e consciencialização sobre como proceder na linha das caixas.

É recomendado elaborar e promover normas e procedimentos para a fixação, execução e controlo das

ofertas e das promoções.

Em concreto:

Coordenar de forma precisa com as lojas o período das promoções.

Recolher periodicamente amostras de determinadas ações promocionais e comprovar a

coincidência entre o que foi planeado, registado nos sistemas e o que se está a executar na loja.

Para evitar que os produtos se deteriorem e tenham de ser deitados fora, é recomendado:

Estabelecer normas para o correto armazenamento e conservação dos produtos.

Dar formação aos empregados sobre como proceder no corte, desmonte... de determinados

produtos.

É recomendado realizar controlos periódicos para comprovar o bom funcionamento dos aparelhos de

medição e de valorização dos produtos de peso variável (balanças, etc.).

Para que a atividade teórica da loja seja um fiel reflexo da sua atividade real, é recomendado documentar

e estabelecer os pertinentes canais de comunicação para que todas as ocorrências que saiam da atividade

regular das vendas fiquem devidamente registadas, nomeadamente:

Quebras e validade dos produtos perecíveis.

Deteção de produtos em mau estado.

Devoluções por parte dos clientes.

Devoluções de produto aos fornecedores.

Envios da loja para outras lojas da cadeia.

2.2. Periodicidade

Em qualquer organização existe a necessidade de realizar inventários de modo a ter uma clara noção da

mercadoria existente em stock e das necessidades de aprovisionamento futuro. Este processo, quando



efetuado de forma manual, sem o auxílio de um potente instrumento de gestão, torna-se num processo

bastante moroso.

2.2.1. Periódicos

Anual

Realizar um inventário anual é comum quando as empresas não usam ciclo de contagem de

procedimentos e de software ou quando eles têm um pequeno número de itens. Muitas empresas também

realizar inventário anual para contagens de ciclo corretas dentro do software de entrar no novo ano civil e

usar a perda dessa conta como uma dedução fiscal, muitas vezes significativa. Alguns também amarrar

revisão anual um gerente de operações e da gratificação de desempenho para a precisão da contagem

deste fim de ano.

2.2.2. Pontuais

Sazonal

Outro intervalo usado por alguns modelos de negócios é um inventário sazonal. Estes podem ser

inventários pontuais ou contagens completas. O motivo principal por trás desses estoques envolve tanto

mudança das estações e as tendências ou deterioração do produto. Em vestuário, por exemplo, algumas

empresas executar qualquer um inventário completo ou parcial perto do final de uma temporada para

verificar se eles têm vendido através do inventário sazonal no lugar da mercadoria nova que está sendo

abastecido em seu lugar. Em empresas que vendem produtos perecíveis, é necessário para verificar se

você não está vendendo mercadorias vencidas que estão em violação dos códigos de saúde ou que possa

prejudicar o cliente. Estes são comumente controlos pontuais para apoiar os totais de ciclo de contagem

de inventário.

2.2.3. Sistemáticos

Permanente

Uma maneira comum e precisa para realizar o inventário é usar o software de inventário permanente.

Como o inventário é recebido em stock, vendido, voltou à loja e, em seguida, para o fabricante, que é

controlado pelo software. Empregados executar controlos locais de pequenas seções do negócio ao longo

do ano, sem interromper horas de loja. Este ciclo de contagem permite geralmente figuras de inventário

up-to-date. Para que este seja o seu método de inventário só, deve executar contagens aleatórias

frequentes do indivíduo, maior roubo de itens para verificar a autenticidade. Princípios Contabilísticos

Geralmente Aceites permitem ciclo de contagem como uma opção viável.

Periódico

Outras empresas optam por um inventário periódico. Isso está intimamente relacionada à contagem de

ciclo, mas tenta ser mais sistemática. Algumas empresas executar essas contagens periódicas completos a

cada três ou seis meses para verificar a exatidão de seu ciclo de contagem e não apenas a realização de

verificações no local dos itens comumente perdidos. Uma vantagem deste método é que a perda por causa

de roubo é dedutível. Ele também poderia levar a uma maior precisão do seu sistema de ciclo de

contagem.



3. Processo de Inventário

O inventário é uma tarefa importante em muitas empresas. Ela compreende o valor total dos bens dessa

empresa ou de um setor específico da mesma, e o processo de contá-las. Muitas empresas fazem

verificações de inventário periódicas para garantir que eles não fiquem sem artigos importantes, enquanto

outras coincidem a quantidade total de produtos encomendados com a contagem física. Se este processo

resultar em excesso ou falta de um ou vários produtos, ele irá alertá-lo sobre problemas como, controlo de

stock incorreto ou possível roubo.

3.1. Planificação Processo

1º Encontre um bom lugar com espaço suficiente para manter os stocks. Este pode ser um armário vazio,

um pequeno escritório ou um armazém.

Certifique-se que o espaço escolhido é limpo, seco e bem iluminado.

Verifique se há espaço e prateleiras suficientes para acomodar o stock.

Proteja o inventário bloqueando a porta no final do dia.

2º Desenvolva um sistema de inventário que funcione para a empresa. Os sistemas de inventários podem

variar de algo muito simples a um sistema mais elaborado.

Organize stocks principais de modo que sejam facilmente acessíveis.

Mantenha itens de stocks iguais juntos. Por exemplo, se stockar uma grande variedade de

cartuchos de impressora, mantenha-os em uma única prateleira e organize-os por marca e

modelo.

Etiquete todas as prateleiras ou caixas de armazenamento, tornando itens de inventário fáceis de

encontrar.

3º Determine qual o método de controlo de stock que funciona melhor para a empresa. Há uma série de

opções para escolher.

Se tiver uma pequena quantidade de stock, pode achar mais fácil rastreá-lo manualmente.

Escolha um programa que seja fácil de trabalhar, como o Excel, ou uma cópia gratuita de um

software de conferência de inventário.

Crie uma lista com linhas e colunas suficientes para identificar cada item de stock. Inclua o item

e sua descrição, o código, o estilo, ou número do modelo. Observe a data em que recebeu o item,

o custo, a quantidade e a data que foi usado ou vendido.

4º Registe o inventário. Organizar produtos facilita a contagem e o registo de todos os itens do seu stock.

5º Verifique a contagem de inventário. Se a contagem de stock inicial é imprecisa, será impossível

confirmá-la com a contagem final do seu inventário.

6º Lembre-se de controlar todos os itens de stock em ambas as direções, os itens que entram e itens que

saem.

7º Realize o procedimento do inventário físico em bases regulares. Pode programar esta atividade

mensalmente, trimestralmente ou anualmente.

Importante:



Ao aceitar a mercadoria, assegure-se de que recebeu o número exato de caixas indicadas na guia

de remessa.

Se mais de uma pessoa lida com o inventário, mantenha uma cópia do processo de inventário

acessível para todos os funcionários.

Para necessidades de stock mais complexas, considere a atualização para um sistema profissional

de conferência de inventário.

3.1.1. Calendarização do inventário

Inventários bem sucedidos são feitos em horários nos quais a empresa não tem movimento de saída de

stock, ou quando não há produção em andamento: madrugadas, fins de semana ou feriados são os

horários ideais.

3.1.2. Organização Prévia

Organize o armazém ou espaço de stock antes de começar: tente agrupar o máximo possível produtos

iguais; nessa organização, aproveite também para limpar os espaços! O processo de inventário de stock

fica menos penoso quando o espaço está limpo.

Identifique os diferentes espaços antes de fazer a contagem: numere prateleiras, vitrinas, gavetas etc.. Ao

anotar a quantidade dos produtos, associe a contagem ao local onde os produtos estão stockados. Isso

facilita muito para auditar e para fazer as próximas contagens.

3.1.3. Preparação do Material de Contagem

Conte item por item: pegue na mão cada um dos produtos. Uma caixa na qual caberiam 20 itens, pode ter,

por engano, 21 ou 19.

Ao terminar a primeira rodada de contagens dos produtos, uma segunda pessoa deve recontar todos eles

novamente. Esse processo garante a captura de possíveis falhas humanas.

3.2. Controlo das contagens

O controlo adequado dos stocks constitui uma mais-valia para as organizações que comercializam,

utilizam ou incorporam produtos e bens, que permite contagens de inventários periódicas, independentes

e sem ocupar os recursos operacionais da empresa, muitas vezes escassos.

A Processo pode assumir as seguintes tarefas e responsabilidades:

Efetuar a contagem.

Isolar os produtos com erro, para além do erro de quantidade.

Registar as diferenças no seu sistema informático.

Re-etiquetar os produtos e as posições de armazém, à medida que realiza a contagem física de

inventário.

O serviço inclui um relatório final sobre as diferenças verificadas e sugestões de melhoria dos processos

de armazém, caso se entendam necessárias.



3.3. Tratamento do Inventário

O inventário representa uma contagem física dos itens de stock ou dos imobilizados realizada pela

empresa, visando saber a quantidade real de bens em seu poder, quer seja de sua propriedade ou não. Esta

contagem quantitativa depende da existência de controlos analíticos adequados e atualizados, aliados a

um bom sistema de controlo interno, sem o qual a empresa não consegue fazer comparativos da posição

atual e medições de eficiência.

A utilização do inventário pelas empresas é um instrumento operacional dos mais importantes, tendo em

vista sua repercussão no levantamento do balanço e dos resultados operacionais. Como ferramenta de

gerência, reflete o grau de aprimoramento dos mecanismos de controlo de entrada e saída de recursos

(stock, imobilizados), servindo de suporte às atividades de correção de controlo quando apurados desvios

de valores.

A existência destes controlos internos é básica para qualquer empresa organizada avaliar o que possui e

medir os desvios nos controlos adotados. Os resultados obtidos vão servir para disparar uma série de

medidas administrativas por parte do gestor, visando aprimorar o trabalho da organização e promover o

crescimento da mesma.

Para que se possa realizar um inventário de forma eficaz, é necessário ter-se um stock devidamente

organizado, com recursos previamente identificados ou etiquetados e armazenar estas informações num

sistema. Após essas operações, realiza-se a contagem dos recursos. Caso seja realizada a contagem física,

torna-se necessário fazer a digitação das quantidades dos recursos.

Em seguida, faz-se uma conferência dos relatórios, que consiste na comparação das quantidades de

recursos entre contagens, caso sejam realizadas mais de uma contagem. Também pode ser feita através de

uma comparação do saldo armazenado no sistema de stock com as quantidades obtidas através da

contagem inventariada.

3.4. Reconciliação dos stocks

Comparação do stock físico com o registo de stock no sistema e efetuar os ajustes necessários.

A reconciliação físico-contabilística é o processo através do qual os registos de inventário de imobilizado

recebem a informação financeira. Após a fase de inventário, o software realizará uma consulta dos

registos financeiros de aquisição da sua empresa (que podem ser submetidos em formato electrónico) e

cruzará essa informação com todos os registos de inventário.


Manual Ufcd 0416 - Balanços - Inventarios

Documents

Transcript of Manual Ufcd 0416 - Balanços - Inventarios