1Manual do Usurio SugarCRMCommunity Edition Verso 5.2

Traduzido por Lmpada Global Servicesinfo@lampadaglobal.com

2ndiceAudincia..............................................................................................................................................7Viso geral............................................................................................................................................7Caractersticas Principais......................................................................................................................8Captulo 1...........................................................................................................................................13Introduo...........................................................................................................................................13

Requisitos Tcnicos............................................................................................................................13Web Browser e controles de Janela....................................................................................................14Acessando o SugarCRM.....................................................................................................................14Configurar as suas Preferncias..........................................................................................................15Para configurar ou editar o seu perfil e preferncias..........................................................................16Cabealho da Informao...................................................................................................................17Configuraes de usurio...................................................................................................................17Configuraes Locais.........................................................................................................................18Informao do usurio........................................................................................................................18

Informao de Endereo.....................................................................................................................18Opes de Agenda..............................................................................................................................18

Opes de Layout...............................................................................................................................18Opes de e-mail................................................................................................................................19Time out de Segurana.......................................................................................................................19Gerindo sua senha...............................................................................................................................20Para modificar a senha........................................................................................................................20

Captulo 2...........................................................................................................................................21Navegar no Interface de usurio.........................................................................................................21

Viso Geral do Inferface de usurio do SugarCRM...........................................................................21Links do Sistema................................................................................................................................23Mdulos SugarCRM...........................................................................................................................24Opes Comuns de Mdulos..............................................................................................................26Visualizao e Gesto de Informaes de Registos............................................................................27

Para visualizar e editar informaes sobre registos............................................................................27Gerir as informao relacionada nos sub-painis...............................................................................28Monitorar a atividade do usurio........................................................................................................29

Monitorar e Gerir o Histrico do Registo...........................................................................................29Gerir Dashlets do SugarCRM.............................................................................................................29

Para pesquisar e adicionar dashlets....................................................................................................30Para reorganizar e personalizar dashlets.............................................................................................31Para gerir Dashlets SugarCRM..........................................................................................................31

Fundir registos duplicados..................................................................................................................32Para fundir registos duplicados a partir da vista de lista....................................................................32Para fundir os duplicados na vista de detalhe.....................................................................................33

Procurar Informaes no SugarCRM.................................................................................................34Pesquisa Global..................................................................................................................................34Pesquisa Bsica..................................................................................................................................35Pesquisa Avanada..............................................................................................................................36

Gravar Critrios de Pesquisa e Layout...............................................................................................37Para guardar e gerir os resultados da pesquisa...................................................................................37

Captulo 3...........................................................................................................................................39Utilizando o SugarCRM.....................................................................................................................39

Mdulo Principal................................................................................................................................40Personalizar o mdulo Principal.........................................................................................................41Para personalizar o mdulo Principal.................................................................................................41Para adicionar e Gerir novas pginas.................................................................................................42Para reverter a pgina inicial para as configuraes padro...............................................................42

Mdulo Meu Portal.............................................................................................................................44

3Para adicionar um site de portal.........................................................................................................44Para gerir um site de portal.................................................................................................................45

Mdulo Agenda..................................................................................................................................46Visualizar Agendas Compartilhadas...................................................................................................47Para ver Agendas Compartilhadas......................................................................................................47Criar Compromissos...........................................................................................................................48Para criar um Compromisso...............................................................................................................48

Mdulo atividades..............................................................................................................................50Agendar Ligaes e Reunies............................................................................................................51Para agendar uma ligao ou reunio.................................................................................................51Para adicionar convidados..................................................................................................................52Para gerir as atividades.......................................................................................................................53Criar Tarefas.......................................................................................................................................53Para criar uma tarefa...........................................................................................................................54Para gerir tarefas.................................................................................................................................55Criar notas e anexos............................................................................................................................55Para gerir notas...................................................................................................................................56

Mdulo Contatos................................................................................................................................57Para criar um Contato.........................................................................................................................57Para ver e gerir contatos.....................................................................................................................59Criar Cartes de Visita........................................................................................................................60Utilizar vCards para Importar e Exportar contatos.............................................................................60Para importar um vCard.....................................................................................................................60Criar um vCard no SugarCRM...........................................................................................................61

Mdulo de Contas...............................................................................................................................62Para criar uma conta...........................................................................................................................62Para visualizar e gerir contas..............................................................................................................63

Mdulo de Potenciais Clientes...........................................................................................................65Criar um potencial cliente..................................................................................................................65Gerir informao do Potencial Cliente...............................................................................................67Para gerir potenciais clientes..............................................................................................................67

Mdulo de Oportunidades..................................................................................................................68Para criar uma oportunidade...............................................................................................................68Para gerir oportunidades.....................................................................................................................69

Mdulo de ocorrncias.......................................................................................................................71Para criar uma Ocorrncia..................................................................................................................71Para Gerir ocorrncias........................................................................................................................72

Mdulo Bug Tracker...........................................................................................................................73Para reportar um bug..........................................................................................................................73Para gerir bugs....................................................................................................................................74

Mdulo Documentos..........................................................................................................................76Para criar um documento....................................................................................................................76Para gerir documentos........................................................................................................................77Para atualizar um anexo......................................................................................................................78Identificar Modelos de Fuso de Mail do MS Word..........................................................................78

Mdulo de e-mails..............................................................................................................................79Protocolos de e-mail Suportados........................................................................................................80Definir Configuraes de e-mail........................................................................................................80Contas de e-mail.................................................................................................................................81Para criar uma conta de e-mail...........................................................................................................82Para adicionar um servidor de e-mail para e-mails de sada..............................................................83Pastas de e-mail..................................................................................................................................84Para criar uma pasta local...................................................................................................................85Compor e-mails..................................................................................................................................86Para compor um e-mail......................................................................................................................86Visualizao e Gesto de e-mails.......................................................................................................87

4Para ver e gerir e-mails na caixa de entrada do SugarCRM...............................................................87Para relacionar um registo a um e-mail a partir de uma pasta de grupo.............................................88Para atribuir e-mails de uma pasta de grupo......................................................................................88Para criar um registo de um e-mail.....................................................................................................89Para importar um e-mail para o SugarCRM.......................................................................................90Criar um Livro de Endereos de e-mail.............................................................................................90Para adicionar entradas ao livro de endereos....................................................................................90Para gerir entradas do livro de endereos...........................................................................................91Pesquisar e-mails................................................................................................................................91Para procurar e-mails importados no SugarCRM..............................................................................92Arquivar e-mails.................................................................................................................................92Para arquivar e-mails manualmente...................................................................................................93Criar Modelos de e-mail.....................................................................................................................94Para criar um modelo de e-mail..........................................................................................................94Para gerir modelos de e-mail..............................................................................................................95

Mdulo de Campanhas.......................................................................................................................97Criar e Importar Alvos de Campanha.................................................................................................97Para criar uma lista alvo.....................................................................................................................98Para criar um alvo...............................................................................................................................98Criar uma Campanha..........................................................................................................................99Tipos de Campanhas.........................................................................................................................100Para criar uma campanha..................................................................................................................100Executar uma campanha de e-mail...................................................................................................102Criar Registos de e-mail Marketing.................................................................................................103Para criar um registo de e-mail marketing.......................................................................................103Criar URLs de Redirecionamento....................................................................................................104Para criar um Rastreador URL de redirecionamento........................................................................104Utilizar o Assistente de Campanha...................................................................................................105Para criar uma campanha utilizando o Assistente de Campanha.....................................................105Executar Diagnsticos de Campanha...............................................................................................108Para executar diagnsticos...............................................................................................................108Testar Campanhas.............................................................................................................................108Gerir Campanhas..............................................................................................................................109Exibir o Estado da Campanha..........................................................................................................109Para ver o estado da campanha.........................................................................................................110Criar Formulrios WebtoLead..........................................................................................................111Para criar um formulrio de potencial cliente...................................................................................111Executar uma Fuso de e-mails........................................................................................................112Para realizar uma fuso de e-mail.....................................................................................................113

Mdulo de projetos...........................................................................................................................115Criar um projeto................................................................................................................................115Para criar um projeto........................................................................................................................116Criar Tarefas de projeto....................................................................................................................117Vista de Grelha do projeto................................................................................................................117Vista Gantt do projeto.......................................................................................................................118Para criar uma tarefa de projeto........................................................................................................119Para criar uma Tarefa de projeto.......................................................................................................120Para gerir um projeto........................................................................................................................121

Mdulo RSS.....................................................................................................................................122Para gerir os seus feeds RSS............................................................................................................122

Mdulo Painel..................................................................................................................................123Personalizar Grficos pr-definidos.................................................................................................123Para personalizar um grfico pr-definido.......................................................................................124

Mdulo Fruns.................................................................................................................................125Para criar um tpico no frum..........................................................................................................125Para criar um frum..........................................................................................................................126

5Para criar uma janela de discusso...................................................................................................126Para gerir um frum..........................................................................................................................127

Mdulo Funcionrios........................................................................................................................128Para visualizar ou Contatar um Funcionrio....................................................................................128

Prefcio

Bem vindo ao SugarCRM, uma aplicao de Customer Relationship Management (CRM) open source.

O SugarCRM permite s empresas criar, organizar e manter de forma eficiente a informao sobre todos os aspectos das suas relaes com clientes. O sistema fornece a gesto integrada das informaes corporativas em contas e contatos de clientes, potenciais clientes e oportunidades de vendas, alm de atividades como Ligaes, Reunies e tarefas atribudas. Ele combina todas as funcionalidades necessrias para gerir a informao relativa a vrios parmetros da sua empresa atravs de um interface grfico simples e intuitivo.

O sistema oferece igualmente um painel grfico para acompanhar o pipeline de vendas, as fontes de potenciais clientes mais bem sucedidas e os resultados mensais de oportunidades.

O SugarCRM baseado num projeto de cdigo aberto. Por conseguinte, regista constantes e rpidos avanos atravs da contribuio e do desenvolvimento de novas funcionalidades desempenhado pela sua comunidade de suporte.

Bem vindo comunidade!

Sobre este Manual

O Manual do usurio do SugarCRM Community Edition projetado para os novos usurios de SugarCRM ou de CRM e aplicaes baseadas na Web. O manual apresenta alguns conceitos bsicos de CRM e ajuda a familiarizar com o sistema SugarCRM. Este documento descreve a forma de acessar ao SugarCRM atravs de um computador pessoal e um navegador Web, de forma a executar um amplo leque de tarefas de gesto de relacionamento com o cliente.

Os leitores no so obrigados a ter qualquer tipo de conhecimentos de programao ou de desenvolvimento de sistema, mas devem estar familiarizados com a utilizao de um computador pessoal e um Web browser como o Microsoft Internet Explorer ou o Mozilla Firefox.

Audincia

O Manual do usurio do SugarCRM fornece informaes para os usurios que pretendem registar e acompanhar as atividades e os resultados da empresa. Alm disso, este manual oferece dados aos administradores de sistema que gerem o acesso aos usurios e a configurao do sistema.

Viso geral

O SugarCRM constitudo por mdulos, em que cada um deles representa um aspecto funcional especfico de CRM como Contas, atividades, Possveis Clientes e Oportunidades. Por exemplo, o mdulo Contas permite criar e gerir contas de cliente, enquanto o mdulo atividades o possibilita criar e gerir atividades relacionadas com contas, oportunidades, etc. Estes mdulos foram concebidos para ajudar a gerir contas de cliente em cada passo do seu ciclo de vida, comeando pela criao e qualificao de Possveis clientes at ao suporte ao cliente e resoluo de erros reportados. Dado que muitos dos passos esto interrelacionados, cada mdulo exibe informao relacionada. Por exemplo, quando visualiza os detalhes de uma conta particular, o sistema exibe igualmente os contatos relacionados, atividades, oportunidades e erros. Pode no s ver e editar esta informao como tambm criar nova informao. Como administrador, tem o poder de implementar controle de acesso para estes mdulos.

Pode personalizar o aspecto e as definies do SugarCRM por toda a sua organizao. Pode at criar novos mdulos se necessrio. Possvel criar inclusive mltiplos Fruns e plataformas de discusso de vrios tpicos entre os seus usurios e clientes.

Caractersticas Principais

Gesto de Vendas

Potencial Cliente, contato e Gesto de Oportunidades para partilhar informao e perseguir novos negcios.Gesto de Contas para gerir todas as interaes dos clientes numa nica localizao.Gerao automtica de Cotaes para apresentar ofertas de produtos atrativas.Previses de Vendas e anlise de funil de vendas para proporcionar maior visibilidade comercial e gerencial.

Automatizao do Marketing

Gesto de Potencial Cliente para gerir e monitorar novos potenciais clientes.E-mail Marketing para notificar ofertas relevantes a clientes e prospectos.Gesto de Campanhas para monitorar campanhas atravs de mltiplos canais.Relatrios de Campanha para analisar a efetividade das atividades de marketing.

Colaborao

E-mail partilhado e Agenda com integrao com Microsoft Outlook.Gesto de atividade para e-mails, tarefas, Ligaes e Reunies.Autenticao de contedo para consolidar fontes de informao de terceiros.

Servio de Notcias

O mdulo RSS news feeds permite selecionar e gerir as suas fontes noticiosas favoritas e exibi-las no seu SugarCRM.

Relatrios

Relatrios extensivos a todos os mdulos SugarCRM.Atualizaes em tempo real baseadas em relatrios existentes.Painis grficos customizveis para mostrar apenas a informao mais importante.

Administrao

Edio rpida de configuraes de usurio, visualizaes e layouts num nico local.Define como a informao flui atravs do SugarCRM (Gesto de Workflow) e que aes os usurios podem tomar com a informao (controle de acesso).Personaliza a aplicao com o SugarCRM Studio para que o SugarCRM de resposta as necessidades exatas da sua empresa.

Consolidao do Interface

O mdulo Portal possibilita a administradores e usurios ligarem web sites externos e aplicaes web ao interface de usurio SugarCRM, permitindo tornar-se um interface unificado de informao para os seus usurios.O SugarCRM construdo sob tecnologias open source consolidadas e padres industriais amplamente suportados, incluindo o ambiente de desenvolvimento PHP, a base de dados relacional MySQL, os servidores Apache ou IIS e os sistemas operativos Linux ou Windows Server. O sistema suporta ambas as plataformas LAMP (Linux, Apache, MySQL, PHP) e WIMP (Windows, IIS, MySQL, PHP).

Novo Assistente de Relatrio

No mdulo redesenhado de Relatrios, pode criar e editar relatrios no Assistente de Relatrio, bem como consultar os seus resultados no Visualizador de Relatrio a partir do Visualizador de Relatrio, Possvel executar todas as aes relacionadas com relatrios tais como rodar, editar e agendar relatrios. Quando define um filtro, pode optar por aplicar ou no durante o tempo de execuo. Esta funcionalidade permite aos usurios modificar um relatrio em tempo de execuo sem alterar a sua definio.O SugarCRM possui um novo tipo de relatrio denominado Matriz. Este relatrio, em formato de grelha, exibe os totais para todos os agrupamentos, tornando assim mais fcil a observao de tendncias. Um relatrio matriz permite especificar um mximo de colunas por agrupamento.

Relatrios Tracker

Os relatrios tracker fornecem visibilidade as sesses de usurio, as suas aes e ao desempenho do sistema. Os usurios podem executar relatrios tracker para se manterem a par dos registos acessados durante a sua sesso atual. Os administradores podem executar relatrios tracker para obter visibilidade sobre as aes do usurio e o desempenho do sistema.

Funcionalidade de e-mail Melhorada

Com o protocolo IMAP, pode limitar o acesso a pastas especficas da sua conta externa. Pode tambm criar ocorrncias automaticamente a partir de e-mails recebidos.

Funcionalidade de Importao Reforada

Pode agora importar dados para o Bug Tracker. Alm disso, pode ativar a funcionalidade de importao para qualquer mdulo personalizado que tenha criado no Module Builder.

Criar Relacionamentos Entre os Mdulos

Possvel criar relacionamentos entre os mdulos no Module Builder, bem como no Studio. No Module Builder, pode criar relacionamentos entre dois mdulos no implementados, assim como entre um mdulo no implementado e um implementado. No Studio pode criar relacionamentos apenas entre mdulos implementados.

Embutir Iframes num Layout

Ao utiliza o campo Iframe, pode inserir uma visualizao do prprio Website no layout e no como um link.

Novo Tipo de Dados

Agora pode usar o tipo de dados Criptogrfico para criar um campo cujo valor armazenado num formato criptografado na base de dados do SugarCRM.

Bloquear o Assistente de atualizao

Se estiver gerindo vrias instncias da aplicao SugarCRM e quiser manter o controle completo sobre as atividades, pode bloquear o Assistente de atualizao para garantir que nenhum usurio com privilgios administrativos possa atualizar qualquer uma delas.

Bloquear o Carregador de Mdulos

Para garantir que os usurios com privilgios administrativos no carreguem mdulos sub-padro para a sua aplicao SugarCRM, poder bloquear o Carregador de mdulos e direcion-los para carregar mdulos a partir de um local a sua escolha.

Utilizar uma Base de Dados Subalterna

Para melhorar o desempenho do mdulo relatrios, dos sub-painis e da visualizao de Listas, pode configurar uma base de dados subalterna para partilhar a carga com a base de dados principal do SugarCRM.

SugarCRM Wireless

O SugarCRM Wireless permite acessar a visualizao mvel do SugarCRM a partir de um dispositivo sem fio, tal como um Smart Phone, para consultar as suas atividades dirias e gerir os seus registos atribudos. Pode visualizar todos os registos que lhe esto atribudos, a sua equipe e os seus relatrios diretos.

Documentao Relacionada

Consulte os seguintes guias de informao relacionada:

Guia de Instalao e Administrao do SugarCRM Community Edition: Descreve como instalar, configurar e gerir o SugarCRM.

Guia de atualizao do SugarCRM: Descreve como atualizar para a verso mais recente da aplicao SugarCRM.

Guia de Instalao do Cliente Offline SugarCRM: Descreve como instalar e utilizar o Cliente Offline SugarCRM.

Plugin SugarCRM para Mozilla Thunderbird: Descreve como instalar e utilizar o SugarCRM Plugin para Mozilla Thunderbird.

Guia de Instalao e Utilizao do SugarCRM Portal: Descreve como instalar e utilizar o SugarCRM Portal para ver, editar e criar objetos no SugarCRM Community Edition.

Captulo 1

Introduo

Este manual pressupe que voc possua os recursos necessrios para acessar ao sistema SugarCRM e que est familiarizado com a forma de o utilizar. Se no tem certeza se o seu sistema preenche os requisitos exigidos ou tem dvidas sobre como utilizar as ferramentas de apoio, tais como um navegador da Web, fale com o responsvel indicado ou administrador de sistema.

Requisitos TcnicosAntes de comear a utilizar o SugarCRM, esteja seguro que tem instalado e configurado:

1. Um Web browser atualizado no seu computador. O SugarCRM tem sido testado com sucesso nos seguintes browsers:

Verso do Web browser e URLMozilla 1.7 e superior www.mozilla.org / mozilla 1.xFirefox 1.0 e superior www.mozilla.org / firefoxMicrosoft Internet Explorer 5.0 e superior www.microsoft.com / ie

Pode encontrar problemas se tentar acessar o SugarCRM utilizando verses antigas de Web browser tais como o Internet Explorer 4 ou Netscape 4.x. Se no esta seguro sobre qual verso est utilizando, clique em Ajuda > Sobre ou opes semelhantes na barra de menu no seu browser para exibir o nmero da verso.

2. Ativar o suporte Java Script e suporte de cookies no seu Web browser. Tanto o suporte Java Script como o suporte de cookies devem ser ativados nas configuraes de segurana do seu browser. Se encontrar problemas para acessar o sistema, verifique a sua configurao desta forma:

Internet Explorer: Clique em Ferramentas > opes de Internet > mdulos de Privacidade e Segurana;

Firefox: Clique em Ferramentas > opes > mdulos de Privacidade e Funcionalidades Web.

3. Acesso de rede a um servidor que est a implantado o sistema SugarCRM. O administrador de rede pode fornecer-lhe um endereo Web (URL) a partir do qual possa acessar o sistema SugarCRM.

Nota: Para informao detalhada sobre verses suportadas para todos os componentes SugarCRM, veja a Matriz de Compatibilidade nas Notas de lanamento.

Web Browser e controles de Janela

O SugarCRM gera dinamicamente os telas HTML que o Web browser exibe quando clica em certos botes numa pgina Web. Estas telas podem no ser exibidas se utilizar os botes Avanar e Retroceder do web browser. Desta forma, recomendado que use o menu Atalhos ou os atalhos dos mdulos para navegar para trs e para frente no sistema.O SugarCRM indicado para uma resoluo mnima de tela de 1024x768pixeis.

Acessando o SugarCRM

O acesso ao SugarCRM feito atravs de um Web browser.

Para entrar no sistema:1. Insira o URL do SugarCRM na barra de endereos do seu Web browser. A tela Entrada ser exibida.

Se a tela Eno for exibida, assegure que inseriu corretamente o URL, ou contate o seu administrador de sistema para verificar se tem a URL correta. Inicialmente, a aplicao SugarCRM usa o tema Sugar e o pacote de linguagem do idioma ingls. Para mais informao sobre os temas, veja opes Comuns de mdulos.

2. Insira o seu nome de usurio e senha. O administrador de sistema atribui um nome de usurio e senha a todos os usurios do sistema. Se no recebeu o seu nome de usurio e senha, contate o seu administrador de sistema. Se no conseguir entrar, efetue uma das seguintes aes apropriadas:

a) Verifique que o nome de usurio e senha esto corretas, incluindo letras maisculas. Verifique com o seu administrador de sistema se voc possui o nome de usurio e senha corretas.

b) Contate o seu administrador de sistema para confirmar que a sua conta no foi desativada.

3. Se for o caso, selecione a linguagem e o tema que pretende usar. Voc pode tambm escolher a linguagem, o tema ou a aparncia visual para utilizar o SugarCRM. Linguagens e temas podem ser encontrados em http://www.sugarforge.org/.

4. Clique em Entrar. A lista de possveis fusos horrios exibida na pgina ao iniciar o SugarCRM pela primeira vez.

5. Selecione o seu fuso horrio da lista possveis fusos horrios e clique em Gravar. O mdulo Principal do SugarCRM exibido. A figura abaixo ilustra o tema padro do SugarCRM. Para uma vista geral do mdulo Principal, bem como de outros mdulos, consulte mdulos SugarCRM.

Poder tambm conectar-se ao SugarCRM a partir de um dispositivo sem fios, como um Smart Phone, para visualizar as suas atividades dirias e gerir os seus registos atribudos de forma mvel. Pode acessar a todos os registos que estejam atribudos a voc, as suas equipes e os seus relatrios diretos. Para mais informao, consulte o captulo Visualizar registos do SugarCRM a partir de um dispositivo mvel.

Configurar as suas Preferncias

Normalmente, o administrador define as configuraes do sistema para todos os usurios na organizao. Isto inclui a informao de perfil do usurio, senha, configuraes de e-mail, configuraes da Agenda, bem como a especificao das barras de mdulos a exibir por todos ou apenas a alguns usurios na organizao.

Na pgina Minha Conta, voc poder visualizar as configuraes que o administrador estabeleceu para voc. Isto inclui a sua informao de contato, as configuraes locais e os seus privilgios no SugarCRM.

Como usurio, pode editar algumas destas configuraes, tais como a sua informao de contato e as opes de layout para configurar o sistema de forma a ajustar as suas exigncias. Contudo, no pode exibir mdulos que o administrador ocultou da sua visualizao.

Os submdulos de mdulos individuais so exibidas no interface do usurio.

Contudo, se estiver usando o tema Sugar, tem a opo de exibir mdulos de grupo.

Os mdulos de grupo, configurados pelo administrador, organizam os mdulos em grupos de acordo com os requisitos da sua organizao. Por exemplo, os mdulos para contatos, os Possveis clientes e as oportunidades podem ser exibidos no mdulo de grupo Vendas. Pode escolher exibir mdulos de mdulos individuais ou mdulos de grupo.

A imagem seguinte mostra os mdulos de grupo padro e os mdulos de mdulo agrupados sob o mdulo do grupo de Vendas.

Para reverter para as configuraes padro do sistema, clique na ligao Restaurar preferncias padro na pgina Minha Conta. Note que ir perder as suas configuraes personalizadas assim que efetuar este passo.

Para configurar ou editar o seu perfil e preferncias

1. Clique no link Minha Conta localizado na parte superior direita da pgina. O boto Duplicar ser exibido somente quando um administrador entrar, dado que apenas um administrador pode duplicar registos. Duplicar registos uma maneira rpida de criar um registo novo. Pode criar um registo duplicado e depois edit-lo e grava-lo como um registo novo.

2. Para editar o perfil ou alterar as suas preferncias, clique no boto Editar. Na vista Editar, pode definir ou editar informao nos seguintes painis:

Cabealho da Informao

Pode editar o seu nome, estado e nome de usurio.

Configuraes de usurio

Utilize este painel para ver os seus privilgios e configuraes do sistema que o administrador definiu. Pode modificar alguns parmetros tais como escolher se quer ser notificado quando lhe for atribuda uma tarefa. Quando ativar a opo Notificar na Atribuio, ir receber uma notificao de e-mail quando um registo de qualquer um dos seguintes mdulos lhe for atribudo:

ContasContatosOportunidadesPotenciais ClientesReuniesLigaesTarefasOcorrnciasBugsCotaesCase de conhecimentoCampanhasProjetos

O administrador define as configuraes padro de exportao tais como o delimitador usado para separar dados em ficheiros de exportao e o caractere padro utilizado para exportar dados do SugarCRM. Contudo, pode sobrepor as configuraes do administrador com as suas prprias. O caractere padro para exportar dados o CP1252. Se a sua regio no for EUA ou Europa de Leste, deve especificar a codificao de caracteres apropriada para a sua regio. Desta forma assegure-se que o caractere usado pelo sistema SugarCRM para criar o ficheiro exportado est em conformidade com o correta caracterizao da sua mquina. Por exemplo, o MS Windows usa SJIS no japo. Assim, os usurios nesta regio necessitaro de selecionar o SJIS como o caractere padro de exportao em vez do CP1252. Esta configurao de codificao de caracteres tambm usada aquando da importao de dados para o SugarCRM.

Se for um administrador, pode igualmente atribuir a voc prprio o papel de um usurio de Grupo ou usurio de Portal atravs da opo Gesto de usurio na Principal da Administrao.

Configuraes Locais

Utilize este painel para ajustar configuraes tais como o fuso horrio, formato da data, a moeda e o formato da exibio do nome.

Informao do usurio

Utilize este painel para inserir a sua informao de trabalho e de contato tal como o seu ttulo, departamento, nmeros de telefone e um dos seguintes servios de Mensagem Instantnea: MSN, Yahoo ou AOL.

Informao de Endereo

Utilize este painel para inserir o seu endereo primrio tal como o seu endereo de casa.

Opes de Agenda

Utilize este painel para criar uma Chave de Publicao. Pode fornecer esta chave a usurios de outras aplicaes tais como o Microsoft Outlook se eles quiserem visualizar a sua Agenda. O SugarCRM restringe o acesso aa sua Agenda a indivduos que possam fornecer esta chave.

Opes de Layout

Utilize este painel para especificar a ordem pela qual os mdulos de mdulo so exibidos quando entra na aplicao SugarCRM. Pode tambm ocultar os mdulos que no necessita de usar. Inicialmente, todos os usurios tem acesso a todos os mdulos. Para mover um mdulo para cima, selecione o mdulo na lista Exibir Tabulaes e clique na seta Acima; para mover o mdulo para baixo, clique na seta Abaixo. Para ocultar um mdulo, mova a tabulao de mdulo para a lista Ocultar Tabulaes usando a seta direita. Da mesma forma, para exibir um mdulo, use a seta esquerda para move-lo da lista Ocultar Tabulaes para a lista Exibir Tabulaes.

Se entrou como administrador, pode aplicar globalmente estas configuraes movendo os mdulos da lista Ocultar mdulos para a lista Remover mdulos. Qualquer mdulo na lista Remover mdulos est oculta no s para voc como para todos os usurios na sua organizao.

Pode especificar o nmero mximo de mdulos de mdulo e de submdulo a exibir. Pode exibir a tabulao ltima visualizao de lado ou no topo. Use a caixa nmero de mdulos a exibir para especificar o nmero mximo de mdulos de mdulo para exibir no Interface de usurio.

Nota: no pode ocultar o mdulo Principal. Inicialmente, os sub-mdulos de mdulos so exibidos individualmente no interface de usurio. Contudo, se esta utilizando o tema Sugar, pode organizar Tabulaes de mdulos debaixo das Tabulaes de grupo. Para agrupa-los selecione Mdulos

Agrupados da lista de entradas Possveis Paradigma de Navegao. Para desagrupa-los, selecione os mdulos da lista clique em Desagrupar.

Opes de e-mail

Utilize este painel para configurar as suas opes de e-mail tais como o seu endereo de e-mail e o cliente de e-mail. Pode criar contas de e-mail no mdulo e-mails. Para mais informaes, consulte o captulo Configurar Definies de e-mail. Pode escolher o cliente de e-mail SugarCRM, ou um cliente de e-mail externo como o Microsoft Outlook.Adicionalmente, pode selecionar um formato de e-mail tal como HTML ou Texto Plano. Pode igualmente escolher adicionar a sua assinatura nos seus e-mails enviados. Para configurar o seu e-mail, faa o seguinte:

A) Clique em Adicionar endereo e insira o seu endereo de e-mail no campo acima.

B) Especifique se o endereo principal de e-mail o endereo de e-mail de resposta usado para enviar uma resposta automtica a e-mails.

C) partir da lista de clientes de e-mail, selecione o cliente de e-mail da sua preferncia.

D) Clique em Gravar para gravar as suas alteraes; clique em Cancelar para sair sem gravar as alteraes.

Para reverter as suas preferncias de usurio, o Principal ou o Painel grfico para as configuraes padro, clique no boto Restaurar preferncias padro no canto superior direito da pgina de detalhe e clique em OK para confirmar a sua ao.

Time out de Segurana

Por razes de segurana, o sistema exclui automaticamente do sistema se no executar nenhuma tarefa durante um perodo especfico de tempo. Este perodo de Time out determinado por dois factores:

O tempo de vida da PHP Session Cookie (PHPSESSID). O tempo de vida padro at o browser ser fechado.

O perodo de Time out da sesso PHP. O valor padro e de 1440 segundos(24 minutos).

Consequentemente, se no executar qualquer tarefa por um determinado perodo de tempo, o sistema pode exclui-lo porque a sesso do browser ou a sesso PHP expiraram. Quando estiver pronto para recomear a trabalhar no sistema, clique em qualquer boto na tela. O sistema carrega automaticamente a pgina de entrada para voc. Pode tambm fechar as janelas do Web browser e recarregar a pgina de entrada manualmente numa nova janela de browser.

Gerindo sua senha

Quando lhe concedido pela primeira vez o acesso ao sistema, o administrador ir fornecer-lhe uma senha. Por razes de segurana, recomendvel que modifique esta senha. Assegure que escolhe uma senha fcil de memorizar para voc mas difcil de adivinhar para os outros. Pode alterar a sua senha a qualquer altura. Por razes de segurana, recomendvel que altere a sua senha periodicamente.

Para modificar a senha

1. Entre no SugarCRM e clique na ligao Minha Conta que se encontra no canto superior direito do seu tela.

2. Na tela Minha Conta, clique em Alterar senha. Na caixa de dilogo Alterar senha, insira a sua nova senha na caixa Nova senha e tambm na caixa Confirmar senha.

3. Clique em Gravar para alterar a senha. Se esquecer sua senha, entre em contato com o seu administrador de sistemas, que lhe ir fornecer uma nova senha temporria. Dever ento acessar ao sistema e alterar a senha para outra a sua escolha, de acordo com os procedimentos descritos em cima.

Captulo 2

Navegar no Interface de usurio

Este captulo descreve o layout do interface de usurio do SugarCRM e apresenta uma viso geral da sua funcionalidade.

Viso Geral do Inferface de usurio do SugarCRM

A interface de usurio do SugarCRM consiste em vrios mdulos projetados para ajudar a gerir registos relacionados com os clientes, tais como contatos, contas, produtos e cotaes.

Cada mdulo representa um tipo de registo e agrupa as ferramentas e funes necessrias para executar tarefas especficas. Isto permite trabalhar de forma mais eficiente.

Os tipos de registo podem ser relacionados entre voc. Por exemplo, um contato pode estar relacionado com uma conta especfica. Quando consulta um registo especfico no SugarCRM, o sistema exibe igualmente registos relacionados. Desta forma, quando acessa a uma conta especfica, a informao sobre os produtos, cotaes e contatos relacionados exibida num sub-painel. Quando efetua o login, o mdulo Principal exibido na tela.

As Tabulaes para outros mdulos so exibidas ao longo do mdulo Principal.

O mdulo Principal exibe:

Links do Sistema: Os links do sistema, localizados no canto superior direito da pgina, so comuns a maioria dos mdulos. Permitem acessar a informao sobre o seu perfil, a Universidade SugarCRM, a lista de funcionrios na sua organizao, a informao sobre a verso do SugarCRM e a sair do sistema. Os administradores podem visualizar e acessar a Principal da Administrao para executarem as suas tarefas.

Modificador de Cor: Para alterar a cor da pgina, clique na opo de cor desejada, localizada junto a ligao Sobre no topo da pgina.

Modificador de Fonte: Para aumentar ou diminuir o tamanho da fonte na pgina, clique na opo de fonte apropriada localizada junto ao Modificador de Cor.

Mapa do Site: O mapa do site permite visualizar como os mdulos SugarCRM esto organizados. Clique na seta Abaixo para ver o mapa. Pode acessar a uma pgina selecionada da lista.

Pesquisa Global: Para executar uma pesquisa global por palavra chave ao nvel do sistema, insira a palavra chave no campo Pesquisa.

Tabulaes de Mdulos: Estas Tabulaes Permitem acessar a um mdulo para visualizar, criar e gerir registos.

ltimos Acessos: Estes acessos fornecem um histrico de pginas que foram visualizadas.

Atalhos: Este menu permite selecionar opes para visualizar, criar e importar registos de itens.

O Meu SugarCRM: Este mdulo exibe um resumo das suas tarefas e atividades relacionadas com clientes na forma de dashlets. Os dashlets so painis configurveis pelo usurio que esto no mdulo Principal e Permitem especificar os itens que pretende ver no seu mdulo Principal. Para mais informaes, consulte "Gerir Dashlets do SugarCRM".Pode clicar na seta Abaixo no mdulo para acessar as opes de renomear a pgina, adicionar um dashlet, alterar o aspecto da pgina e eliminar o mdulo.

Pgina de Vendas: Este mdulo exibe os grficos do mdulo Painel grfico. Pode clicar na seta Abaixo no mdulo para acessar as opes de renomear a pgina, adicionar um dashlet, alterar o aspecto da pgina e eliminar o mdulo.

Pgina de Marketing & Suporte: Este mdulo exibe os seus grficos de somatrio de relatrio. Pode clicar na seta Abaixo no mdulo para acessar as opes de renomear a pgina, adicionar um dashlet, alterar o aspecto da pgina e eliminar o mdulo.

Adicionar Pgina: A opo Adicionar Pgina possibilita adicionar outros mdulos para a sua Principal.

Cada mdulo funciona como uma nova pgina. Pode adicionar estes mdulos se decidir reorganizar a sua Principal e exibir alguns dashlets em mdulos individuais.Nota: Para renomear uma pgina, adicione um Dashlet SugarCRM, altere o layout da pgina, ou elimine a pgina, clique na seta para baixo num mdulo de pgina e selecione a opo apropriada.

Novo contato: Este formulrio rpido permite inserir a informao necessria para criar um novo contato.

Nota : Se estiver a utilizar o tema Sugar ou o tema Bold Move, pode alterar a cor e o tamanho da fonte no SugarCRM clicando na caixa apropriada, localizada junto ao boto Sobre no topo da pgina.

Links do Sistema

Todos os mdulos, incluindo o mdulo Principal, exibem a maioria dos seguintes links do sistema:

Sair: Clique neste link para sair do sistema. recomendado que saia sempre do sistema em vez de fechar apenas o seu Web browser. Quando sai, o sistema desempenha vrios processos de limpeza e retorna automaticamente a janela do Web browser para a tela Entrar.

Minha Conta: Clique neste link para inserir ou editar a sua informao de perfil, tal como uma mudana de residncia, endereo de e-mail ou nmero de telefone. Para mais informao, consulte o captulo Configurar as suas preferncias.

Funcionrios: Clique neste link para visualizar uma lista de outros usurios na sua organizao. Esta lista, mantida pelo administrador, exibe informao dos funcionrios como o nome, departamento, supervisor e endereo de e-mail. Pode clicar num nome de um empregado ou de um supervisor para visualizar informaes detalhadas sobre essa pessoa, podendo inclusive enviar e-mails clicando no seu endereo de e-mail.Os administradores podem criar novos registos de funcionrio.Os usurios podem visualizar uma lista de todos os empregados, pesquisar por funcionrios especficos e alterar o estado de um empregado para Ativo ou Inativo. Cada usurio do sistema tem uma registo de funcionrio anexado. No entanto, nem todos os empregados tem um registo de usurio. Para mais informao, consulte o mdulo funcionrios.

Administrao: O link Administrao visvel apenas para os usurios que tem privilgios de administrador. Os administradores podem selecionar esta opo para executar tarefas como a gesto do sistema e configuraes de usurio. Para mais informaes, consulte o captulo sobre Administrao do Sistema.

Formao: Clique neste link para visualizar a Universidade SugarCRM, que lhe oferece um programa de formao autodidata para aprender a utilizar o SugarCRM.

Sobre: Clique neste link para aprender mais sobre o SugarCRM e ver a informao da verso. Este link fornece igualmente crditos e valiosas referncias de cdigo fonte.

Mdulos SugarCRM

O SugarCRM exibe um mximo de 12 mdulos de mdulos na tela. Para visualizar um mdulo especfico, clique no mdulo apropriado. Para ver qualquer um dos restantes mdulos, clique na seta >> que aparece a direita do ltimo mdulo visualizvel. Quando seleciona um mdulo desta lista oculta, este substitui o ltimo mdulo exibido anteriormente a direita passando a compor a lista dos mdulos ocultos.

Nota: Nem todos os mdulos possuem um mdulo separado. Por exemplo, os mdulos Notas, E-mails, Tarefas, Ligaes e Reunies esto todos agrupados no mdulo Atividades. Os mdulos principais do SugarCRM so:

Principal:. O mdulo Principal fornece uma viso geral das tarefas e atividades relacionadas com os clientes.

Meu Portal: Este mdulo utilizado para criar atalhos para um ou mais sites. Ele frequentemente usado para incluir e-mails, Fruns ou outros aplicativos baseados na Web, permitindo ao SugarCRM tornar-se uma interface nica do usurio para mltiplas aplicaes.

Agenda: Este mdulo utilizado para visualizar as atividades agendadas (por dia, semana, ms ou ano), tais como Reunies, tarefas e Ligaes. Pode tambm compartilhar a sua Agenda com os seus Funcionrios para coordenar as atividades dirias.

Atividades: Este mdulo utilizado para criar ou atualizar as atividades agendadas, ou para pesquisar as atividades existentes. As atividades consistem em:

Ligaes: Permitem monitorar todos os seus telefonemas com clientes e potenciais clientes.

Reunies: Permitem agendar Reunies interna ou externamente, bem como receber convites de Reunies.

Tarefas: Permite monitorar qualquer ao que tenha de ser gerida at a sua concluso, definindo uma data final.

Anotaes: Permitem redigir anotaes com anexos.

Contatos: Este mdulo utilizado para monitorar as pessoas envolvidas em negcios com a sua organizao. Pode monitorar uma variedade de informaes de contato tais como o ttulo, o endereo de e-mail e o nmero de telefone. Os contatos so geralmente atribudos a uma conta, embora no seja necessrio.

Contas: Este mdulo utilizado para gerir os seus clientes. Pode monitorar uma variedade de informao relativa a uma conta incluindo URL do Web site, endereo, o nmero de empregados e outros dados. Empresas subsidirias podem estar ligadas a empresas me, de modo a mostrar as relaes entre as contas.

Possveis Clientes: Este mdulo utilizado para monitorar pessoas ou empresas que sejam clientes potenciais. Os Possveis Clientes so normalmente incorporados de forma automtica no sistema SugarCRM a partir do seu Website, de listas comerciais ou por outros mtodos. Tambm possvel inserir manualmente os Possveis Clientes no SugarCRM.

Oportunidades: Pode utilizar o mdulo para gerir as oportunidades dos clientes potenciais. As Oportunidades ajudam a gerir o seu processo de vendas e monitorar atributos como fases de vendas, probabilidades, oramento e outras informaes.

Ocorrncias: Este mdulo ajuda a gerir o Apoio ao Cliente, os problemas e o acompanhamento de inquritos por informaes como status, a prioridade e o usurio atribudo, bem como uma pista completa de todas as atividades relacionadas abertas e concludas.

E-mails: Este mdulo permite enviar e receber e-mails. Tambm pode automatizar a gesto de e-mail, criar modelos de e-mail e respostas automticas para o e-mail baseado em campanhas de marketing.

Bug Tracker: Pode utilizar o mdulo para reportar e monitorar bugs atribudos a um produto. Os representantes de apoio ao cliente podem gerir problemas relacionados com sistema de suporte ou a realizao de inquritos, monitorando informaes de cada bug como o status, a prioridade, a sua resoluo, o usurio atribudo, o lanamento de sistema envolvido e o tipo (defeito ou funcionalidade), podendo rastrear todas as atividades relacionadas abertas e concludas.

Documentos: Este mdulo utilizado para ver uma lista de documentos que pode descarregar. Pode tambm carregar seus prprios documentos, atribuir datas de publicao e expirao, e especificar quais os usurios que podem acess-los.

Campanhas: Pode utilizar este mdulo para criar e gerir campanhas de marketing. Pode implementar e monitorar campanhas de marketing, sendo elas do tipo telemarketing, correio ou baseadas em e-mail.

Projetos: Pode utilizar este mdulo para monitorar e gerir tarefas para mltiplos projetos. As tarefas podem ser atribudas a diferentes usurios, bem como as horas estimadas de atividade. A medida que as tarefas forem concludas, os usurios podem atualizar as informaes para cada tarefa.

RSS: Utilize este mdulo para visualizar e gerir notcias e outros contedos Web transmitidas por sites Web. Veja as ltimas manchetes fornecidas pelos seus feeds RSS favoritos. Estes feeds disponibilizam notcias ou outro contedo Web que distribudo por Web sites. O sistema fornece centenas de feeds RSS e facilmente possvel adicionar outros.

Previses: Pode ver os montantes das vendas realizadas tanto por usurios individuais como por grupos num perodo especfico de tempo.

Relatrios: Permite criar relatrios personalizados, podendo ser sumrios ou detalhados para qualquer mdulo como Contas, Oportunidades ou Ocorrncias. Opcionalmente, pode filtrar o relatrio com base em documentos ou atividades relacionadas.

Contratos: Utilize este mdulo para visualizar, criar e gerir contratos e documentos relacionados.

Painel: Utilize este mdulo para visualizar um grfico do seu pipeline de oportunidades.

Base de conhecimento: Utilize este mdulo para criar, publicar e pesquisar artigos no SugarCRM.

Para alm dos mdulos existentes, a sua empresa pode adquirir e instalar o mdulo:

Fruns: Utilize este mdulo para criar um ou mais Fruns para discutir tpicos gerais, tcnicos ou vendas.

Opes Comuns de Mdulos

A maior parte dos mdulos exibe as opes:

Mapa do Site: Uma lista de links para todas as pginas do Interface grfico do usurio SugarCRM. Pode clicar em qualquer link para navegar para esse tela do SugarCRM.

Caixa de Pesquisa: Uma caixa de pesquisa para pesquisa global est disponvel acima dos mdulos de mdulos.

ltimos acessos: A barra abaixo da caixa de pesquisa exibe um rastro dos ltimos registos que visualizou. Os administradores podem visualizar um rastro de todos os usurios que visualizaram recentemente registos.

Atalhos: Exibe opes para desempenhar tarefas necessrias num ou mais mdulos. As opes variam dependendo do mdulo que selecionar.

Formulrio Rpido: Um formulrio de entrada rpida para criar um novo registo para o mdulo. Este formulrio diferente dos campos exibidos quando seleciona a opo Criar no menu Atalhos porque disponibiliza menos itens para o seu preenchimento. Um formulrio rpido exibe apenas os campos necessrios para criar um novo registo e utiliza valores padro quando disponveis. Depois de gravar o novo registo, pode alterar os valores padro se necessrio e inserir informao para os campos opcionais.

Tema: Um tema determina a aparncia do interface do usurio, tal como a pgina de formatao, as fontes e as cores. O SugarCRM oferece vrios temas. O tema padro chama-se Sugar. No fundo de cada pgina, tem a opo de escolher um tema diferente a partir da lista de entradas Possveis Tema. Se tiver instalado um pacote de idioma diferente, poder seleciona-lo a partir lista de Idiomas. O idioma padro Ingls.

Imprimir: Clique nesta opo para ver uma verso de impresso da pgina. Poder imprimi-la tambm utilizando a opo Imprimir do navegador.

Ajuda: Clique nesta opo para visualizar informaes sobre a pgina.

Visualizao e Gesto de Informaes de Registos

Cada mdulo representa um tipo de registo, tal como Contas ou Oportunidades. O SugarCRM oferece trs tipos de visualizaes de cada mdulo:

Vista de Lista: a Vista de Lista exibe, em formato tabela, links para registos individuais. A visualizao de lista tambm exibe em colunas outras informaes relevantes, tais como nomes, endereos de e-mail, nmeros de telefone e nomes de conta para cada registo. Pode clicar num nome de registo para obter um relatrio detalhado da sua informao. Pode clicar no cone visualizar para navegar para os detalhes e no cone Editar para navegar para a vista de edio, se tiver permisses para editar.Pode alterar a exibio padro ao adicionar ou remover colunas em funo das informaes que quer ver.O sistema pgina listas longas. Para ordenar a lista, clique em qualquer ttulo de coluna que tem o cone ao seu lado. Para inverter a ordem de classificao de uma lista, clique novamente no ttulo da mesma coluna.

Vista Detalhada: A vista detalhada exibe a pgina com todas as informaes disponveis para um registo como o nome, a data de modificao e os registos relacionados. Os registos relacionados so exibidas nos sub-painis apropriados. A pgina de detalhe oferecem opes para editar, apagar e duplicar informao de registo. Da mesma forma, pode criar, editar e apagar registos relacionados exibidos nos sub-painis.

Vista de Edio: A Vista de Edio permite a reviso das informaes exibidas na visualizao de detalhe.

Para visualizar e editar informaes sobre registos

1. Aponte o cursor sobre a seta para baixo adjacente ao nome do registo. O endereo exibido na janela popup Detalhes Adicionais. Nesta janela, pode clicar no cone Visualizar para navegar para a pgina de detalhe do registo, ou pode clicar no cone Editar para navegar para a pgina de detalhe do registo e editar a informao. Em alternativa, clique no nome do registo na lista para ver os

respectivos detalhes. A pgina de detalhe exibe as informaes relacionadas no sub-painis. Por exemplo, a pgina de detalhe de uma conta exibe sub-painis para atividades relacionadas, oportunidades e assim por diante. Cada sub-painel composto por colunas para listar mltiplos registos. Pode adicionar mais registos a lista, se for necessrio.

2. Para editar ou eliminar um registo, clique no cone editar correspondente ou rem (remover), respectivamente. Pode minimizar os sub-painis ou reordena-los conforme necessrio.

3. Faa as alteraes necessrias e clique em Gravar. Para sair da visualizao de Edio sem gravar as suas alteraes, clique em Cancelar.

Gerir as informao relacionada nos sub-painis

Para minimizar um sub-painel, clique no cone da seta que est localizada a seguir ao seu nome. Os registos do sub-painel no sero exibidos, mas o nome do sub-painel e o cone da seta ainda so visveis. Para exibir o sub-painel, clique no cone da seta novamente.Para mover um subgrupo para um local diferente na pgina, coloque o cursor sobre o cone da seta, mantenha o cursor pressionado, arraste o painel para a nova localizao e solte o cursor. Para criar um novo registo, clique em Criar acima do sub-painel; escolher um registo a partir de uma lista existente, clique em selecionar acima do sub-painel. Uma lista de registos disponveis para o sub-painel ser exibida numa janela separada.Para selecionar um ou mais registos a partir da lista, clique na caixa adjacente ao nome do registo e, em seguida, clique em selecionar. O sistema acrescenta os registos no sub-painel. Esta funcionalidade permite associar rapidamente vrios registos, como por exemplo associar vrios contatos com uma conta. A imagem abaixo mostra registos disponveis para o sub-painel contato numa conta.

Monitorar a atividade do usurio

Os usurios podem visualizar o histrico das suas aes na barra de monitorizao localizada abaixo do mdulo mdulos. ao efetuar o login no SugarCRM, a barra de monitorizao exibe dados de todos os registos que visualizou da ltima vez que se logou ao sistema. Pode clicar sobre um desses dados para acessar novamente a esse registo. Ambos os usurios e administradores podem tambm criar relatrios de monitorizao para controlar informao como quantos mdulos foram acessados, quantos arquivos foram modificados e assim por diante.

Monitorar e Gerir o Histrico do Registo

O detalhe de cada pgina exibe um sub-painel de histrico do registo que lhe permite localizar registos ligados as atividades como Reunies, notas, anexos e e-mails arquivados. Cada linha no painel exibe cones para editar ou remover o registo. Pode tambm usar esse sub-painel de registo para criar novas atividades. Para monitorar e gerir o histrico de registo:

1. Para visualizar os detalhes de um registo listado, reunio, Ligaes ou e-mail, clique no ttulo Assunto.

2. Para ver um resumo de todos os registos listados numa janela separada, clique em Exibir Resumo.

3. Para editar ou apagar um registo, clique no cone apropriado Editar ou Remover, respectivamente.

4. Para arquivar um e-mail relacionado com o registo, clique em Arquivar e-mail.

Gerir Dashlets do SugarCRM

Os dashlets so configurveis pelo usurio. Constituem painis que permitem especificar os itens que pretende ver no seu mdulo Principal. Um dashlet exibe uma lista de registos semelhante a lista exibida na perspectiva de um mdulo. O SugarCRM exibe uma coleo de dashlets para itens como Reunies, atividades e contas na sua Principal. Pode configurar cada dashlet para exibir as linhas e colunas com os filtros que necessitar. Por exemplo, pode alterar um dashlet do ttulo ou optar por visualizar apenas os seus itens. Pode adicionar e remover dashlets conforme necessrio. Pode igualmente adicionar vrias dashlets da mesma natureza. Por exemplo, pode adicionar vrios dashlets de atividades e configurar cada um de forma diferente. Por padro, pode ser adicionados um mximo de 10 dashlets no

seu mdulo Principal, mas o administrador pode alterar esta definio. E tambm Possvel mover um dashlet para locais diferentes na pgina, conforme necessrio.

Nota: Se no conseguir adicionar ou mover dashlets, verifique com o administrador para assegurar que a funcionalidade foi ativada. Os programadores podem ampliar a sua funcionalidade para fornecer mais capacidades aos usurios.

Para pesquisar e adicionar dashlets

1. Clique na seta para baixo no mdulo Meu SugarCRM e selecione Adicionar Dashlet SugarCRM. O menu Adicionar Dashlets SugarCRM exibido numa janela separada.

2. Para adicionar um mdulo como um dashlet, clique no mdulos. Pode adicionar vrias dashlets do mesmo tipo e a sua configurao continuar a ser feita mutuamente de forma diferente.

3. Para adicionar um grfico como um dashlet, selecione o grfico a partir do mdulo grficos..

4. Para adicionar a jot Pad como um dashlet, selecione-o no mdulo Ferramentas.

5. Para procurar um dashlet, insira uma palavra chave na caixa de pesquisa localizada acima dos mdulos e clique no cone Procurar. Os resultados da pesquisa sero exibidos no mdulo.

Para reorganizar e personalizar dashlets

Para reorganizar a posio de um dashlet no mdulo Principal, coloque o cursor no ttulo do dashlet, arraste-o para a sua nova posio e solte-o.

Para personalizar um dashlet, clique no cone Editar adjacente ao seu nome. As propriedades da caixa de dilogo so exibidas numa janela separada. Pode escolher colunas diferentes, os filtros e o nmero de linhas exibidas.

Clique em Gravar aps ter feito as mudanas pretendidas.

Para gerir Dashlets SugarCRM

1. Para mover um dashlet, coloque o cursor sobre o seu ttulo, clique e mantenha pressionado o boto movendo-o para o novo local onde deseja que fique e em seguida solte o boto.

2. Para editar um dashlet, clique no cone Editar acima dele, atualize as informaes e clique em Enviar.

3. Para remover um dashlet, clique no cone Eliminar acima dele. Quando o sistema exibe uma

mensagem a pedir confirmao, clique em OK para confirmar a sua remoo.

4. Para atualizar um dashlet, clique no cone atualizar.

Fundir registos duplicados

Possvel fundir registos duplicados num nico registo para atualizar e limpar os seus dados. Pode selecionar quais os campos que pretende fundir, sendo que quando o processo termina, o sistema elimina os registos duplicados. Desta forma evita a confuso e assegura-se que os usurios acessam a informaes a partir de uma nica fonte. Antes dos registos duplicados serem eliminados, a informao relacionada como as atividades, a historia ou os contatos movida dos registos duplicados para o registo primrio. Pode fundir registos duplicados nos seguintes mdulos: Contas, contatos, Possveis Clientes, Oportunidades, Processos e Bugs. Se j sabe quais so os registos duplicados que pretende fundir, pode faze-lo a partir da visualizao de lista dos mdulos. Se houver necessidade de procurar registos duplicados para depois uni-los, pode faze-lo a partir da sua vista de detalhe.

Para fundir registos duplicados a partir da vista de lista

1. Na pgina principal do mdulo, selecione dois ou mais registos duplicados e clique no link Fundir Duplicados.

Em alternativa, na pgina de detalhe de um registo, clique em Localizar Duplicados.A pgina Fundir Registos exibe a esquerda os campos do registo principal e os campos de registos duplicados a direita. O sistema da prioridade aos campos de registo que tem valores diferentes a partir de registos duplicados.

Nota: O sistema assume o primeiro registo que selecionar como o primeiro registo, mas pode mudar para um outro registo. O sistema utiliza uma linha de delimitao entre os campos de dados diferentes e os campos com dados idnticos. Os campos diferentes so exibidos acima da linha.

a) Para especificar um dos registos duplicados como o registo principal, clique em Definir Como primrio acima do campo duplicado. O sistema move esse registo para a esquerda.

b) Para substituir um campo no primeiro registo por um campo de um registo secundrio, use o boto

3. Selecione um ou mais filtros e clique Passo Seguinte. Para remover um filtro, clique no cone Lixo ao lado do campo Nome. Os resultados da pesquisa exibem todos os registos que contem informaes duplicadas para o campo especificado. Para ver os detalhes de um registo, clique no seu nome nos resultados da pesquisa.

4. Selecione os registos que deseja fundir e clique em Executar fuso.

5. A pgina de Fundir registos exibida na tela.

Procurar Informaes no SugarCRM

Possvel procurar informaes atravs do SugarCRM ou restringir a procura a um mdulo especfico. Pode tambm executar uma pesquisa rpida para um campo de valor especfico. Pode realizar os seguintes tipos de pesquisa:

Pesquisa Global

Pode executar uma pesquisa global por palavra chave ao nvel do sistema por texto que coincida com o inicio dos nomes de campo chave.

Todas as pesquisas no SugarCRM anexam o caractere % ao procurar por campos de texto. Por exemplo, pesquisar por "Acme" ir corresponder a nomes como "Acme Industries" ou "Acme Fundos". Procurando por "% Acme" tambm ir corresponder a nomes como "Acme Industrias ABC".Dependendo da sua configurao da base de dados, as pesquisas globais podem ou no ser sensveis a maisculas e minusculas. No geral, as pesquisas no SugarCRM com base de MySQL no so sensveis a maisculas e minusculas, enquanto com base de dados Oracle feita essa distino.Para realizar uma pesquisa global, insira a palavra chave no campo de pesquisa e clique em OK. O sistema pesquisa Contas, contatos, Possveis Clientes, Oportunidades, Processos e Projetos, e exibe os resultados da pesquisa de cada um desses mdulos. Se quiser pesquisar somente alguns destes mdulos, clique na seta para baixo, selecione os mdulos a partir da lista e em seguida clique em OK.

O mdulo com a maioria dos registos exibido no topo da pgina dos resultados de pesquisa.

Pesquisa Bsica

Pode executar uma pesquisa Bsica por palavra chave dentro da maioria dos mdulos. Para realizar uma pesquisa Bsica, insira os valores de um ou mais campos no sub-painel de pesquisa na pgina mdulo e clique em Pesquisar.Para localizar somente registos que esto relacionados com as suas tarefas e atividades, selecione a caixa Apenas Meus Registos. Os campos de pesquisa so sensveis a letras maisculas e minusculas e variam dependendo do mdulo a pesquisar.

Quando insere um caractere num campo, o sistema realiza uma pesquisa rpida de valores Possveis e apresenta uma lista de valores que comeam com o caractere. Inserir caracteres adicionais relacionados restringe a lista.O texto inserido em campos de busca necessita de corresponder a partir do inicio do valor guardado em cada registo. Se o texto est inscrito em mais de um campo de pesquisa, ento um registo deve corresponder a todos aqueles campos que devem ser includos na lista filtrada. Por outras palavras, procurar por "fred *" apenas correspondera a nomes como "Fred*erick" ou outros "Fred" contendo os nomes no asterisco (*).Estas disposies so igualmente aplicveis a pesquisa Avanada.

Pesquisa Avanada

Para melhor filtrar os resultados da pesquisa, clique no link Pesquisa Avanada. Os resultados dos campos Pesquisa Avanada variam de acordo com o mdulo selecionado. A Pesquisa Avanada tambm oferece a opo de gravar os critrios de pesquisa e dos resultados de pesquisa relacionados como Pesquisa Gravada.

Nota: A pesquisa por numricos incidira em qualquer lugar do campo. Deste modo, todos os registos correspondentes so exibidos numa srie de listas Paginadas.

Gravar Critrios de Pesquisa e Layout

Ao utilizar a opo de Pesquisa Gravada e Layout, pode especificar as informaes que quer encontrar, bem como a apresentao dos resultados de pesquisa. Pode gravar os resultados da pesquisa especificada no layout, para uso futuro. Pode por exemplo visualizar ou ocultar detalhes como o nome do registo e o usurio atribudo. Pode tambm classificar os resultados por ordem ascendente ou descendente. Pode guardar um nmero ilimitado de resultados de pesquisa. As pesquisas gravadas so exibidas na lista de entradas Possveis selecionar, com a ltima pesquisa gravada no topo da lista. Pode acessar aos resultados gravados na lista respectiva no menu Atalhos.

Para guardar e gerir os resultados da pesquisa

1. Insira um nome para os resultados da pesquisa no campo Gravar esta pesquisa como e clique em Gravar. O nome ser agora exibido na lista de Pesquisas Gravadas.

2. Para visualizar uma pesquisa gravada, selecione-a partir da lista de Pesquisas Gravadas. O sistema mostrar de seguida os resultados.

3. Para atualizar os critrios de uma pesquisa gravada, selecione a pesquisa a partir da lista, insira os novos critrios nos campos acima e clique em atualizar.

4. Para eliminar uma pesquisa gravada, selecione na lista suspensa a Pesquisa Gravada, clique em Apagar e em seguida, clique em OK para confirmar a excluso.

5. Para adicionar uma coluna a vista de lista, selecione-a na lista Ocultar Colunas e use a seta esquerda para move-la para a lista Exibir Colunas.

6. Para remover uma coluna da vista de lista, selecione-a na lista Exibir Colunas e use a seta direita para move-la para a lista Ocultar Colunas.

7. Para editar ou excluir vrios registos nos resultados da pesquisa, utilize o sub-painel de atualizao Geral.

Captulo 3

Utilizando o SugarCRM___________________________________________________________________________________Este captulo descreve como utilizar o SugarCRM para gerir informaes sobre as contas dos clientes, contatos, potenciais clientes e oportunidades de vendas, alm de atividades como convites, Reunies e tarefas atribudas. A aplicao SugarCRM consiste em vrios mdulos interligados. Normalmente, cada mdulo representa um tipo especfico de registo, como contatos ou contas. Para cada tipo de registo, pode criar um ou mais registos. Por exemplo, no mdulo Contas, pode criar contas individuais para os seus clientes. Cada um destes mdulos e descrito neste captulo.

Os tpicos incluem:"mdulo Principal""mdulo Meu Portal""mdulo Agenda""mdulo Atividades""mdulo Contatos""mdulo de Contas""mdulo de Potenciais Clientes""mdulo de Oportunidades""mdulo de Ocorrncias""mdulo de Bug Tracker""mdulo de Documentos""mdulo de E-mails""mdulo de Campanhas""mdulo de Projetos""mdulo de RSS""mdulo Painel""mdulo Frum"mdulo Funcionrios"

Mdulo Principal

Quando acessa o SugarCRM, o mdulo Principal exibido na tela. Os outros mdulos so exibidos ao longo do tabulador. O mdulo Principal apresenta os seguintes mdulos:

Mdulo Meu SugarCRM: Exibe um resumo das suas tarefas relacionadas com clientes.

Mdulo Tracker: Exibe relatrios pr-definidos que podem ser usados para monitorar as suas aes, bem como as aes daqueles que reportam a voc.

Mdulo Pgina de Vendas: Exibe relatrios pr-definidos de vendas como grficos. Por exemplo, o Meu Pipeline exibe um grfico das suas oportunidades de vendas com base nos montantes acumulados em fases selecionadas de vendas. Este grfico, baseado num relatrio pr-definido do SugarCRM exibido apenas quando a data esperada de fechamento esta dentro do perodo especificado. Clique no cone Editar para modificar uma fase de vendas ou o perodo de tempo. A informao atualizada reflectida no grfico. Para refrescar a visualizao depois de uma atualizao, clique no cone atualizar.

Mdulo Marketing & Suporte: Exibe relatrios pr-definidos de marketing e suporte como grficos. Todos os grficos so exibidos como uma coleo de Dashlets SugarCRM configurveis pelo usurio. Pode reorganizar estes Dashlets SugarCRM e personalizar a sua aparncia para se adequarem as suas necessidades. Pode por exemplo alterar os seus ttulos e exibir ou ocultar colunas. Pode sempre reverter para as configuraes padro, se necessrio. Os programadores podem ampliar os Dashlets SugarCRM para fornecer capacidades adicionais aos usurios. Inicialmente, a pgina inicial exibe os dashlets abaixo listados. Pode remover os que no precisa e acrescentar outros dashlets.

Minhas Ligaes: Lista os telefonemas criados por voc ou por outras pessoas.

Minhas Reunies: Lista os convites para Reunies criados por voc ou por outras pessoas.

Meus Potenciais Clientes: Exibe uma lista de potenciais clientes que criou.

Meu Top de Oportunidades Abertas: Enumera as cinco principais oportunidades ordenadas pelo montante. Oportunidades com um status de "Fechada Perdida" ou "Fechada Ganha" no esto includas.

Minhas Contas: Apresenta contas atribudas a voc por voc mesmo ou por outros usurios.

Minhas ocorrncias Abertas: Exibe uma lista de ocorrncias de clientes atribudos a voc para resoluo.

Jot Pad: Um espao para anotar auto lembretes ou outros comentrios.

Avisos de equipe: Apresenta quaisquer anncios dirigidos a equipe para a qual pertence. Somente os usurios com privilgios de administrador podem configurar esses anncios. A Principal fornece igualmente um menu de Atalhos que lista opes para criar registos e atividades.

Personalizar o mdulo Principal

Possvel editar o mdulo Principal de acordo com sua preferncia. possvel nos mdulos Meu Sugar e Meus grficos alterar o layout e adicionar novos Dashlets.Se necessrio, pode apagar o mdulo Meus grficos.Se necessita de espao para acomodar mais Dashlets, pode adicionar novas pginas ao Principal. Estas pginas sero exibidas como mdulos adicionais ao lado do mdulo Meu SugarCRM.Tome nota das seguintes restries ao criar novas Pginas Principais:

no pode adicionar mais de 10 pginas ao mdulo Principal.

no pode ter mais de trs colunas numa pgina.

no pode ter nomes de pgina duplicados. Os nomes da pgina no podem ter mais de 25 caracteres.

no pode apagar o mdulo Principal do SugarCRM, mas pode apagar as pginas que criar.

A qualquer momento pode reverter o mdulo Principal para a configurao padro. No entanto, note que isso ir apagar quaisquer pginas que adicionou ao mdulo Principal.

Para personalizar o mdulo Principal

1. Para renomear os mdulos Meu SugarCRM ou Meus grficos:

a) Clique na seta para Baixo no mdulo e selecione Renomear Pgina. O nome do mdulo torna-se um campo de texto em que poder renome-lo.

b) Insira um novo nome e clique fora do campo para exibir o mdulo com o novo nome.

2. Para alterar o layout de uma pgina:

a) Clique na seta para Baixo no mdulo e selecione Alterar Layout. A janela respectiva ir surgir. Inicialmente ela ter duas colunas.

b) Selecione o nmero de colunas que pretende incluir na pgina e clique em Submeter. O sistema reformata a pgina para exibir informao existente no nmero de colunas especificado.

Para adicionar e Gerir novas pginas

1. Clique no link Adicionar Pgina localizado ao lado do mdulo Meus grficos. A janela Adicionar Pgina surge na tela.

2. Insira um nome para a pgina, selecione o nmero de colunas que pretende e clique em Submeter. A nova pgina surge na tela.

3. Clique na seta para Baixo no mdulo da nova pgina para ver as opes renomear pgina, adicionar Dashlets, alterar layout e Apagar Pgina.

4. Para eliminar a pgina, clique na seta para Baixo do mdulo da pgina, selecione Apagar Pgina, e clique em OK para confirmar a eliminao.

Para reverter a pgina inicial para as configuraes padro

.1 Clique na opo Minha Conta localizado na parte superior direita, canto da pgina.

.2 Clique na opo reposto a pgina inicial padro e clique em OK para confirmar a ao. O sistema redefine a pgina inicial e registos para fora do sistema.

.3 Faa o login novamente no sistema para ver as mudanas.

Mdulo Meu Portal

Utilize o mdulo Meu Portal para adicionar links para Web sites e aplicaes baseadas na Web, tais como Fruns ou a interface Web para o sistema de e-mail da sua organizao. Adicionar sites no portal permite que o sistema SugarCRM fornea um nico interface para mltiplas aplicaes e Web sites.Um portal pode ser de dois tipos: Pessoal ou Global. O link pessoal apenas pode ser acessado e visualizado por voc. Um site global um link que toda a organizao pode ver e acessar. Os usurios podem adicionar sites somente para uso pessoal. Os administradores podem adicionar sites pessoais e globais.Um portal pode ser exibido como uma opo no menu Atalhos ou como um mdulo adjacente aos mdulos.Os usurios podem exibir sites apenas como atalhos.Os administradores podem exibir sites como atalhos ou mdulos. Pode tambm ocultar estes links de portal, se necessrio. Por exemplo, se tiver uma longa lista de sites, pode ocultar os que no utiliza muito frequentemente.

Para adicionar um site de portal

.1 No menu Atalhos do mdulo Meu Portal, clique em Adicionar Site.

.2 Insira as informaes para os seguintes campos:

Nome: Insira um nome para o portal. Website: Insira o URL do site do portal. Visvel: Inicialmente, esta opo selecionada para exibir o link do site, como especfica o

posicionamento do campo. Desmarque esta caixa se no desejar exibir o link.

Colocao: Inicialmente, este portal aparece no menu Atalhos. Como administrador, pode exibi-lo como um atalho, como um mdulo, ou como ambos.

Tipo: Inicialmente, o site classificado como um site pessoal. Como administrador, pode especificar um site pessoal ou um site global.

.3 Clique em Gravar para criar o portal; clique em Cancelar para voltar a pgina principal sem criar o novo site.

Para gerir um site de portal

Para ver informaes detalhadas sobre um site de portal, clique no seu nome na lista do Portal.Para editar as informaes, faa as alteraes na pgina de detalhe e clique em Gravar.Para ver o alvo de um site de portal, clique no nome do portal no menu Atalhos.Para eliminar um site de portal da lista, selecione a caixa de seleo adjacente ao seu nome na lista e, em seguida, clique em Apagar.Para navegar de volta para a pgina principal de um site de portal, clique em Lista de Sites no menu Atalhos.

Mdulo Agenda

Utilize o mdulo Agenda para ver e para criar atividades, tais como Ligaes, Convites, Reunies e Tarefas.

Para visualizar a sua Agenda por dia, semana, ms ou ano, clique no boto apropriado no canto superior esquerdo da tela principal. Em cada formato, quaisquer atividades planejadas com datas so exibidas comoLigaes, Reunies, Tarefas, Notas e E-mails.Os cones so utilizados para indicar o tipo de atividade: um convite, uma tarefa ou uma reunio.Pode clicar em qualquer atividade na sua Agenda para editar as informaes.Pode andar para trs e para a frente na Agenda por dia, semana, ms ou ano. Na semana, ms ou ano, pode clicar em qualquer data para ver a imagem no formato de dia.No sub-painel de opes da Agenda da sua pgina Minha Conta, pode criar uma chave de publicao para permitir que usurios de outras aplicaes como o Microsoft Outlook para visualizar a sua Agenda.O menu Atalhos da pgina principal da agenda exibe as seguintes opes que fazem parte do mdulo atividades:

Agendar ligao. Clique nesta opo para agendar uma ligao. Agendar Reunio. Clique nesta opo para agendar uma reunio. Criar Tarefa. Clique nesta opo para criar uma tarefa. Ligaes. Clique nesta opo para visualizar e gerir Ligaes Reunies. Clique nesta opo para visualizar e gerir Reunies. Tarefas. Clique nesta opo para visualizar e gerir tarefas.

Para qualquer reunio ou ligao agendada, pode criar um atalho ou uma nota relacionada. Pode por exemplo adicionar uma nota resumindo o resultado de uma ligao ou uma reunio. Tambm pode executar outras atividades relacionadas com uma ligao ou uma reunio, como a criao de uma tarefa e arquivar e-mails.

No formato Dia, a Agenda enumera as horas do dia verticalmente. Uma lista de tarefas exibida no lado direito da pgina principal da Agenda.Para visualizar os detalhes de uma tarefa, clique no ttulo do assunto.Clique num horrio especfico para agendar uma ligao ou uma reunio nessa hora.

Quando grava as informaes, o sistema mostra a pgina de detalhe onde pode ver e gerir as informaes relacionadas como contatos e notas.

Visualizar Agendas Compartilhadas

Os usurios podem ver as Agendas uns dos outros de forma a poder agendar compromissos. A informao a que pode acessar numa Agenda de um colega depende do seu status de membro de equipe. Por exemplo, se tiver um compromisso na sua Agenda que est atribudo a equipe Global, todos os usurios na sua organizao podero acessar aos seus detalhes quando visualizarem a sua Agenda. Contudo, se o compromisso for atribudo a sua equipe privada, eles apenas podero saber se estar livre ou ocupado, no tendo acesso a mais detalhes. Apenas os membros da sua equipe o podero fazer.Os Gestores tem permisses para ver, editar e eliminar os compromissos dos seus subordinados.Os subordinados apenas podem ver os compromissos dos Gestores como tempo livre/ ocupado.Os administradores tem acesso total a Agenda de qualquer usurio e permisses para editar, duplicar e eliminar qualquer compromisso.

Para ver Agendas Compartilhadas

1. Na pgina principal da Agenda, clique em Compartilhada. A pgina exibe o sub-painel Agenda Compartilhada.

2. Para ver a Agenda de um usurio, clique no cone Editar. O sistema exibe uma lista de usurios e uma lista de equipes.

3. Para ver usurios que pertencem a uma equipe especfica, selecione a equipe da lista.

4. Selecione o usurio e clique em selecionar. A Agenda do usurio exibe todos os compromissos existentes.

Criar Compromissos

Na Agenda, pode utilizar o formulrio rpido de Criar Compromissos para uma Ligao ou Agendar uma reunio. Este formulrio s exibe os campos obrigatrios. Pode adicionar informaes aos campos depois de gravar o formulrio. Em alternativa, pode usar Agendar Ligao e Agendar Reunio.

Para criar um Compromisso

1. No formulrio Criar Compromisso, selecione Agendar ligao ou Agendar reunio.

2. Indique o assunto da ligao ou reunio.

3. Clique no cone Agenda e selecione a data prevista; introduza a Hora de Inicio no campo abaixo.

4. Selecione o mdulo relacionado da lista respectiva. Clique selecionar para escolher o registo relacionado com o compromisso.

5. Clique selecionar para especificar o usurio atribudo da lista de usurios.

6. Da lista d