Mapeamento de Processos -

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Microsoft PowerPoint - Mapeamento de ProcessosNO SERVINO SERVIÇÇO PO PÚÚBLICOBLICO
Instrutor:Instrutor:
MAPEAMENTO DE PROCESSOSMAPEAMENTO DE PROCESSOS NO SERVINO SERVIÇÇO PO PÚÚBLICOBLICO
MATERIAL DE APOIOMATERIAL DE APOIO
Instrutor:Instrutor:
MAPEAMENTO DE PROCESSOS MAPEAMENTO DE PROCESSOS NO SERVINO SERVIÇÇO PO PÚÚBLICOBLICO
CONTEÚDO PROGRAMÁTICO Gestão de processos - conceitos básicos Técnicas para elaboração de fluxograma Indicadores de desempenho – conceito Técnicas para definição de indicadores de desempenho Exercícios práticos
Instrutor:Instrutor:
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Consumidores
Produtos
Concorrência
Funcionários
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Processo: Processo é um conjunto de recursos e atividades inter-relacionadas ou interativas que transformam insumos (entradas) em serviços/produtos (saídas)
ENTRADA TRANSFORMAÇÃO SAÍDA
Fonte: MPOG/SEGES (2006). (Guia D Simplificação – GesPública)
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Fonte: MPOG/SEGES (2006). (Guia D Simplificação – GesPública)
Mapeamento de Processos no Serviço Público Ricardo Ribeiro Santos, MSc
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EFICIÊNCIAEFICIÊNCIA EFICEFICÁÁCIACIA
USO ECONÔMICO DOS RECURSOS
MENOR QUANTIDADE DE RECURSOS PARA PRODUZIR MAIS RESULTADOS
CAPACIDADE DE RESOLVER PROBLEMAS
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AGREGAAGREGAÇÇÃO DE ÃO DE VALORVALOR DESPERDDESPERDÍÍCIOCIO
ATIVIDADE QUE TRANSFORMA
OU SERVIÇO Fonte:MAXIMIANO, Antônio Cesar Amaru. 7ª Edição (2008)
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“Abordagem disciplinada para identificar, desenhar, executar, documentar, medir, monitorar, controlar e melhorar processo automatizados ou não para alcançar resultados pretendidos e alinhados com a estratégia de uma organização” (BPM CBOK)
Fonte: ABPMP (2009)
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O Que Esperar da Gestão Por ProcessoO Que Esperar da Gestão Por Processo
GESTÃO GESTÃO POR POR
Construção da Memória
Definição de Responsabilidades
Definição de Responsabilidades
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Processos Finalísticos Ligados à essência do funcionamento da organização. São aqueles que
caracterizam a atuação da organização e recebem apoio de outros processos internos, gerando o produto/serviço para o cliente interno ou usuário. Os processos organizacionais enquadrados nesta categoria estão diretamente relacionados ao objetivo maioria das organizações.
Processos de Apoio
Geralmente, produzem resultados imperceptíveis ao usuário, mas são essenciais para a gestão efetiva da organização, garantindo o suporte adequado aos processos finalísticos. Estão diretamente relacionados à gestão dos recursos necessários ao desenvolvimento de todos os processos da instituição. Os seus produtos e serviços se caracterizam por terem como clientes, principalmente, elementos pertinentes ao sistema (ambiente) da organização.
Fonte: MPOG/SEGES (2006). (Guia D Simplificação – GesPública)
Categorias de ProcessoCategorias de Processo
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Fonte: MPOG/SEGES (2006). (Guia D Simplificação – GesPública)
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Fonte: MPOG/SEGES (2006). (Guia D Simplificação – GesPública)
Dentre os processos finalísticos e de apoio encontram-se processos denominados processos críticos que são aqueles de natureza estratégica para o sucesso institucional.
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Processos Finalísticos
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Necessidade de
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A Cadeia de Valor de Michael Porter é um modelo que ajuda a analisar atividades específicas através das quais as empresas criam valor e vantagem competitiva. É um conjunto de atividades que cria valor para os seus clientes.
Cadeia de ValorCadeia de Valor
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A partir do desenho e da análise da Cadeia de Valor, é possível:
Identificar a importância relativa entre os processos da entidade;
identificar interfaces para a integração entre os processos;
fornecer suporte para a definição organizacional;
estruturar os indicadores de desempenho;
priorizar projetos de melhoria e desta forma direcionar investimentos.
Cadeia de ValorCadeia de Valor
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Cliente Cliente
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Fonte: Adaptado de Mello et al (2007).
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GERENCIAMENTO POR PROCESSOS...GERENCIAMENTO POR PROCESSOS...
É um modelo de gestão dos negócios em busca dos seus
objetivos, que focaliza o cliente
envolvendo as pessoas que fazem a
organização acontecer.
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1 - Foco no Cliente O foco primordial da gestão da qualidade
é a satisfação dos requisitos dos clientes e o esforço em exceder as suas expectativas
PrincPrincíípios de Gestão da Qualidade pios de Gestão da Qualidade (aplic(aplicááveis veis àà gestão por processos)gestão por processos)
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2 - Liderança Os líderes estabelecem, a todos os níveis,
unidade no propósito e direção e criam as condições para que as pessoas se comprometam em atingir os objetivos da Organização.
PrincPrincíípios de Gestão da Qualidade pios de Gestão da Qualidade (aplic(aplicááveis veis àà gestão por processos)gestão por processos)
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3 - Comprometimento das pessoas É essencial para a Organização que as
pessoas sejam competentes e comprometidas para entregar valor.
PrincPrincíípios de Gestão da Qualidade pios de Gestão da Qualidade (aplic(aplicááveis veis àà gestão por processos)gestão por processos)
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4 - Abordagem por Processos Qualquer atividade, ou conjunto de atividades inter-relacionadas, que usam recursos para transformar insumos (entradas) em produtos (saídas).
ENTRADA TRANSFORMAÇÃO SAÍDA
PrincPrincíípios de Gestão da Qualidade pios de Gestão da Qualidade (aplic(aplicááveis veis àà gestão por processos)gestão por processos)
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4 - Abordagem por Processos Resultados consistentes e previsíveis são
atingidos de modo mais eficaz e eficiente quando as atividades são compreendidas e geridas como processos inter-relacionados que funcionam como um sistema coerente.
PrincPrincíípios de Gestão da Qualidade pios de Gestão da Qualidade (aplic(aplicááveis veis àà gestão por processos)gestão por processos)
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5 - Melhoria Empresas de sucesso estão sempre focadas
em sua constante melhoria. É necessário reagir às mudanças no ambiente interno e externo se quiser continuar gerando o valor aos seus clientes.
PrincPrincíípios de Gestão da Qualidade pios de Gestão da Qualidade (aplic(aplicááveis veis àà gestão por processos)gestão por processos)
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6 - Tomada de decisão baseada em evidências Decisões envolvem certo grau de incerteza,
mas a possibilidade de obter os resultados esperados é maior se suas decisões forem baseadas na análise e na avaliação de dados.
PrincPrincíípios de Gestão da Qualidade pios de Gestão da Qualidade (aplic(aplicááveis veis àà gestão por processos)gestão por processos)
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com partes interessadas, como fornecedores, empregados, sindicatos, por exemplo, e estabelecer um plano para administrá-los levará ao sucesso contínuo da empresa.
FONTE: ABNT. ASSOCIAÇÃO BRASILEIRA DE NORMAS TÉCNICAS. NBR ISO 9001:2015 Como usar. 2015.
PrincPrincíípios de Gestão da Qualidade pios de Gestão da Qualidade (aplic(aplicááveis veis àà gestão por processos)gestão por processos)
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Mapear um processo consiste em criar um MAPA, identificando as entradas, saídas, atores, relacionamentos com outros processos.
Mapeamento de ProcessosMapeamento de Processos
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FluxogramaFluxograma
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FluxogramaFluxograma
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Necessidade de contratação
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Sistema de Medição de Desempenho Denominação que se dá à atividade sistemática e contínua de medir e
avaliar a eficiência, a eficácia, a economicidade e a efetividade dos processos, por meio da aplicação de indicadores previamente formulados.
Indicadores São definidos e escritos com o uso da linguagem matemática e
servem de parâmetros de referência para medir a eficiência, a eficácia, a economicidade e a efetividade dos subprocessos
Fonte: MPOG/SEGES (2006). (Guia D Simplificação – GesPública)
Indicadores de DesempenhoIndicadores de Desempenho
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Eficiência - se define como a capacidade de empregar da melhor maneira a relação entre os meios disponíveis para obtenção do efeito que se deseja. Está relacionada com os recursos utilizados no subprocesso.
Exemplo: quantidade de processos analisados por funcionário.
Eficácia - se define como a capacidade de obter o efeito que se deseja (os meios não são considerados). Está relacionada com ao resultado gerado pelo subprocesso.
Exemplo: quantidade de solicitações atendidas no prazo em relação ao total de solicitações pedidas.
Fonte: MPOG/SEGES (2006). (Guia D Simplificação – GesPública)
Tipos de Indicadores de DesempenhoTipos de Indicadores de Desempenho
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Economicidade - se define como a minimização dos custos de uma atividade, sem o comprometimento dos padrões de qualidade.
Exemplo: quantidade de recursos executados em relação aos recursos planejados.
Efetividade - se define como a capacidade que uma ação tem de ser continuada de forma a manter ou melhorar seus resultados.
Exemplo: quantidade de solicitações atendidas no prazo em relação ao total de solicitações efetuadas em três anos.
Fonte: MPOG/SEGES (2006). (Guia D Simplificação – GesPública)
Tipos de Indicadores de DesempenhoTipos de Indicadores de Desempenho
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Medidores das Saídas Finais (MS): Mede as saídas finais do processo e expressa as expectativas dos clientes e da organização.
Medidores Intermediários (MI): Mede as saídas dos subprocessos.
Medidores de Atividades (MA): Mede as saídas de uma atividade.
Fonte: Rocha e Albuquerque, 2007
ClassificaClassificaçção dos Indicadores de Desempenhoão dos Indicadores de Desempenho
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Distribuição dos Indicadores de MediçãoDistribuiDistribuiçção dos Indicadores de Medião dos Indicadores de Mediççãoão FO
R N
EC ED
O R
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Devem ser mensuráveis; Devem ter definida a fórmula de cálculo:
Processos conformes (Nº processos conformes/Nº de processos) X 100
Deve ser definida a periodicidade do monitoramento; Devem possuir uma meta; Deve ser definido um responsável em gerar e gerenciar.
Indicadores de DesempenhoIndicadores de Desempenho
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BIBLIOGRAFIABIBLIOGRAFIA
ABNT – ASSOCIAÇÃO BRASILEIRA DE NORMAS TÉCNICAS. Sistemas de gestão da qualidade – Requisitos. NBR ISO 9001. Rio de Janeiro, 2015.
ABPMP BPM CBOK™, V2.0. Guide to the Business Process Management Common Body of Knowledge. 2009
Brasil. Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão. Secretaria de Gestão. Guia D simplificação / Ministério do Planejamento, Orçamento e
Gestão. Secretaria de Gestão. 2ª ed. – Brasília : MPOG/SEGES, 2006
CAMPOS, Vicente Falconi. Gerenciamento da rotina do dia a dia. Instituto de Desenvolvimento Gerencial, 2002.
CAMPOS, V.F. Gerenciamento pelas diretrizes (Hoshin Kanri). Belo Horizonte: Fundação Chistiano Ottoni, Escola de Engenharia da UFMG, 1996.
MAXIMIANO, Antonio César Amaru. Introdução à administração. São Paulo: Atlas, 2000.
KAPLAN, Robert S. e NORTON, David P. A estratégia em ação: balanced scorecard. 6ª ed. Rio de Janeiro: Campus, 1997.
ROCHA, Paulo e ALBUQUERQUE, Alan. Sincronismo Organizacional- Como Alihar a Estratégia, os Processos e as Pessoas. Ed. Saraiva, 2007
Instrutor:Instrutor:
EXEMPLO PROCESSO MAPEADO
S MACROPROCESSO DE AQUISIÇÃO DE BENS E SERVIÇOS POR LICITAÇÃO
MAPA DE RELACIONAMENTOS - PROCESSO PROPOSTO
Versão
LEGISLAÇÃO FEDERAL:.
1. Constituição Federal; Lei nº 8.666/93 e alterações; 2. Lei nº 10.520/2002 (PREGÃO); 3. Lei nº 8.429/92 (Improbidade); 4. Lei NO. 12.232 2010 (Serviços de Publicidade); 5. Lei nº 4.320 de 1964 (Finanças Públicas); 6. Lei Responsabilidade Fiscal (LC 101/2000).
LEGISLAÇÃO ESTADUAL:
1. Constituição Estadual; 2. Lei PPA e alterações;. LDO; LOA; 3. Lei 13.623 DE 2005(CENFOP); 4. LC N. 65 DE 2008 (Sist. Licitação do Estado); 5. Decreto nº 28.086/2006; 6. Decreto nº 28.087/2006; 7. Decreto nº 28.089/2006; 8. Decreto nº 28.396/2006.
Página 115 de julho de 2013
LIMITE FINANC.
MI 1 – Tempo médio de elaboração do Termo de Referência
- Fórmula de Cálculo: Tempo transcorrido entre a abertura do processo e o envio do processo autorizado para Coafi.
- Unidade de Medida: Dias
INÍCIO
SUBPROCESSO A – PLANEJAMENTO DA AQUISIÇÃO
B
A 1
MI 2 – Não Conformidade detectadas nos processos de aquisição
- Fórmula de Cálculo: número de processos não conformes no mês / número de processos total no mês x 100
- Unidade de Medida: Percentual
MI 3 – Tempo médio de elaboração do edital
- Fórmula de Cálculo: Tempo transcorrido entre a elaboração e o envio do edital para Comissão licitação.
- Unidade de Medida: dias
AQUISIÇÃO DE BENS E SERVIÇOS - PROCESSO PROPOSTO
SUBPROCESSO B - LICITAÇÃO FASE INTERNA
C
AQUISIÇÃO DE BENS E SERVIÇOS - PROCESSO PROPOSTO
SUBPROCESSO C - LICITAÇÃO FASE EXTERNA
D
MA 1 – Tempo médio de avaliação das propostas pelo Órgão
- Fórmula de Cálculo: Tempo médio mensal transcorrido entre o recebimento das propostas e a emissão do parecer
- Unidade de Medida: dias
MS 1 – Tempo médio de conclusão do Processo de Licitação
- Fórmula de Cálculo: Tempo médio mensal transcorrido entre a solicitação de autorização de aquisição até publicação do termo de homologação/adjudicação
- Unidade de Medida: dias
C2
B
C3
Ó R
G Ã
O 1
A d
m S
u p
er io
r A
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r Ó
R G
à O
3 Ó
R G
à O
4 C
o af
SUBPROCESSO D - CONTRATAÇÃO
D3
Área de negócio - Arquivar processo
D6
Observações:
MI 4 – Tempo médio de elaboração do contrato
- Fórmula de Cálculo: Tempo médio mensal transcorrido entre o recebimento da licitação homologada/adjudicada até o envio do extrato do contrato para publicação
- Unidade de Medida: dias
- Meta: 12 dias
MS 2 – Tempo médio de conclusão do Processo de Licitação e Contratação
- Fórmula de Cálculo: Tempo médio mensal transcorrido entre a elaboração da CI até o arquivamento do processo.
- Unidade de Medida: dias
M S 2
M I 4
A1. ELABORAR CI E ESPECIFICAÇÃO DO OBJETO SOLICITANDO DOTAÇÃO À ADINS
DETALHAMENTO DE SUBPROCESSO - PROCESSO DE AQUISIÇÃO DE BENS E SERVIÇOS
SUBPROCESSO A – PLANEJAMENTO DA AQUISIÇÃO
Como fazer:
1.1. Elaborar CI (Área de Negócios): 1.1.1. A CI deve conter as seguintes informações:
· Especificação do objeto A; · Justificativa; · Valor estimado; · Programa, Ação e Iniciativo; · Solicitação de dotação orçamentária; · Prazo de execução. (se aplicável).
1.2. Abrir processo físico e proceder cadastro no Virpoc. (Protocolo)
1.3. Proceder tramitação no Viproc e o enviar processos físico à Adins. (Protocolo)
Nota:
A. Se o prazo de execução do objeto pelo contrato for estabelecido na CI, o mesmo deverá ser superior ao prazo de “MS-2 – Tempo médio de conclusão do Processo de Licitação e Contratação”.
Atividade A1: Elaborar CI e Especificação do objeto solicitando dotação à Adins
Quem executa:
PROTOCOLO
DETALHAMENTO DE SUBPROCESSO - PROCESSO DE AQUISIÇÃO DE BENS E SERVIÇOS
SUBPROCESSO A – PLANEJAMENTO DA AQUISIÇÃO
Como fazer:
2.1. Receber processo no Viproc. (Adins)
2.2. Localizar dotação no S2GPR e analisar recurso disponível (Adins): 1.2.1 Caso recurso disponível não seja suficiente para aquisição e seja necessário suplementar o orçamento, abrir novo processo para
Solicitação de Suplementação orçamentária. A
2.3. Caso recurso disponível não seja suficiente para aquisição e seja possível remanejar orçamento no S2GPR. (Adins)
2.4. Elaborar despacho para Coafi/Cegef (Adins): 1.4.1 Caso haja recurso disponível para aquisição, informar dotação orçamentária. 1.4.2 Caso recurso disponível não seja suficiente para aquisição e seja necessário suplementar o orçamento, encaminhar processo à
Coafi para cotação de preços, para posterior informação da dotação orçamentária.
2.5 Proceder tramitação no Viproc e o enviar processos físico à Coafi/Cegef. (Adins)
Nota:
A. Enquanto a Adins estiver providenciando a Suplementação Orçamentária, o processo será encaminhado a Coafi para realizar a a cotação de preço. O processo de Aquisição só será enviado à Área de Negócio quando a Dotação Orçamentária estiver disponível.
Atividade A2: Informar dotação orçamentária
Quem executa:
ADINS · Localizar dotação
e analisar recurso
A1
DETALHAMENTO DE SUBPROCESSO - PROCESSO DE AQUISIÇÃO DE BENS E SERVIÇOS
SUBPROCESSO A – PLANEJAMENTO DA AQUISIÇÃO
Como fazer:
3.2. Enviar e-mail aos fornecedores com informação para cotação. (Cegef)
3.3. Analisar cotações recebidas dos fornecedores. (Cegef)
3.4. Elaborar mapa comparativo de cada proposta recebida. (Cegef)
3.5 Elaborar Despacho (Cegef): 3.5.1. Caso dotação orçamentária não esteja disponível, solicitar à Adins dotação orçamentária. C
3.5.2. Caso dotação orçamentária esteja disponível, encaminhar à Área de Negócio para elaboração do TR.
3.6 Proceder tramitação no Viproc e o enviar processos físico ao Coordenador da Coafi. (Cegef)
3.7. Receber processo no Viproc, analisar conformidade e assinar despacho. (Coordenador)
3.8. Proceder tramitação no Viproc e enviar processos físico à Área de Negócio. (Coordenador)
Nota:
A. Quando o tempo de resposta dos fornecedores for superior a cinco dias úteis, tomar providências, tais como: pesquisar em atas de registro de preços, contatar fornecedor solicitando cotação ou demandar apoio da área de negócio. B. Caso alguma cotação não esteja conforme, solicitar nova proposta ao fornecedor ou descartá-la. C. Coafi enviará processo para Adins, quando este não contiver a dotação orçamentária. A Adins, após informar dotação, enviará processo diretamente para área de negócio.
Atividade A3: Realizar cotação de preço
Quem executa:
Elaborar TR
3.3.
CEGEF
3.5.1.
CEGEF
3.5.2. CEGEF
3.8 COORDENADOR
3.7.
DETALHAMENTO DE SUBPROCESSO - PROCESSO DE AQUISIÇÃO DE BENS E SERVIÇOS
SUBPROCESSO A – PLANEJAMENTO DA AQUISIÇÃO
Como fazer:
4.1. Receber processo no Viproc. (Área de Negócios)
4.2. Preencher minuta de Termo de Referência (TR), conforme dados da CI, cotação de preço e dotação orçamentária. (Área de Negócios) 4.2.1 Quando no TR for informado o prazo para a execução do objeto pelo contratado , deve ser superior ao prazo de “MS-2”.
4.3. Verificar se o processo é pelo SWAP (Área de Negócios): 4.3.1. Caso TR seja referente à Aquisição por meio do SWAP, encaminhar TR via e-mail à UGP-SWAP para não-objeção do BIRD. 4.3.2. Elaborar Despacho:
4.3.2.1. Caso TR seja referente a Terceirização ou produtos/serviços de TIC, solicitar à Administração Superior que encaminhe processo para autorização.
4.3.2.2. Caso TR seja referente a aquisição de outros objetos, encaminhar processo para autorização da aquisição pelo Administração Superior.
4.4 Proceder tramitação no Viproc e o enviar processos físico para Administração Superior. (Área de Negócios)
Nota:
A. Se o prazo de execução do objeto pelo contrato for estabelecido na CI, o mesmo deverá ser superior ao prazo de “MS-2 -Tempo médio de conclusão do Processo de Licitação”.
Atividade A4: Elaborar TR
ÁREA DE NEGÓCIOS · Receber
mail à UGP- SPWAP
DETALHAMENTO DE SUBPROCESSO - PROCESSO DE AQUISIÇÃO DE BENS E SERVIÇOS
SUBPROCESSO A – PLANEJAMENTO DA AQUISIÇÃO
Como fazer:
5.2. Verificar no despacho da Área de Negócio se processo necessita de apreciação por órgão Externo: (Apoio da Administração Superior) 5.2.1. Caso necessite apreciação externa, elaborar Ofício encaminhando processo de Terceirização ou produtos ou serviços
de TIC para apreciação externa. (Apoio da Administração Superior) 5.2.1.1 Assinar Ofício. (Administração Superior) A
5.2.2. Caso não necessite apreciação externa, elaborar despacho à Coafi autorizando aquisição.
5.3. / 5.4 Analisar processo. (Administração Superior) 5.3.1. Caso seja autorizada a aquisição, assinar despacho autorizando aquisição e encaminhando processo à Coafi/Cegad
para Elaboração do Edital e da IG. 5.3.2. Caso não seja autorizada a aquisição, solicitar ao Apoio da Administração Superior a alteração do despacho para
arquivamento do processo pela Coafi/Cegad e assinar despacho alterado. 5.4.1 Caso seja processo que necessite apreciação externa e a aquisição seja autorizada, assinar ofício encaminhando
processo para apreciação por órgão externo.
5.5. Proceder tramitação no Viproc e o enviar processos físico para…