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Mas o que é ECM afinal?

Susana Batimarchi Editora, Guia Business Media Twitter: @susanabatimark Julho, 2012

Durante anos, várias discussões levaram o mercado a conhecer do que realmente o Enterprise Content Management trata, mas por ser um termo relativamente amplo e dada a evolução da tecnologia esta “sopa de letrinhas”, às vezes mais confunde que orienta.


Há uma pergunta que conti-nua aparecendo em torno da indústria: “O que é Enterpri-se Content Management?”

O que mais se encontra nessa área são respostas. Alan Pelz-Sharpe, um dos estu-diosos e analistas desse mercado, diretor do The Real Story Group, argumenta que ECM é um termo útil para descrever as ofertas dos grandes fornecedores desse tipo de plataforma.

Para a Associação da indústria de ECM, a AIIM - Association for Infor-mation and Image Management - define o ECM como “... estratégias, métodos e ferramentas utilizadas para capturar, ge-renciar, armazenar, preservar e fornecer conteúdo e documentos”.

Ainda em 2010, a AIIM promoveu um concurso para definir “de forma in-teligente” o que é ECM. A apresentação vencedora fez uma comparação simples, mas bastante coerente. A proposta suge-re que usar ECM é a mesma coisa que a lavagem de roupas. Em geral, deve-se ter cuidado com os documentos como

se fossem suas roupas, tomando os cui-dados necessários para não misturar as cores, as diferentes peças e tecidos e nem colocar produtos de composição química forte que possam prejudicá-las. Assim é o ECM, por meio do qual as informações devem ser tratadas separadamente, por grupos, com a escolha certa da taxonomia adequada e com as ferramentas corretas para o tipo de uso.

A discussão continua... e não há falta de definições

Para Tony Byrne, presidente do The Real Story Group e um dos mais antigos analistas do mercado de ECM, a ênfa-se em definições para o ECM decorre de uma desconexão. “Nós temos um campo muito abrangente no Enterprise Content Management, que não reflete exatamente mercados ou projetos reais. Na verdade, o ECM envolve categorias muito específicas e disciplinas diversas, como a Gestão Documental, Arquite-tura da Informação, Web Content Ma-

nagement, Digital Asset Management, e-Discovery, BPM etc.”, afirma Byrne. “Eu acho que realmente há uma questão mais profunda, que está precisando de uma resposta. Vamos retirar ‘empresa’ do ECM e simplesmente perguntar: ‘O que é Gerenciamento de Conteúdo?’ Minha definição é muito simples: gerenciamento de conteúdo é a gestão do conteúdo”, pro-voca o analista.

À parte o jogo de palavras, o que o analista quer evidenciar é que frequente-mente a palavra gestão é confundida com controle.

“Este é um ponto em comum em muitas definições de ECM, especialmente ‘controle de informações não-estrutura-das’. No entanto, a gestão é muito mais do que controle. Uma boa gestão tam-bém envolve habilidade e capacitação. A ‘gestão’ implica regras, mas também não prescinde da criatividade, muitas vezes em quantidades diferentes e em contextos diferentes”, explica o consultor.

Para ele, ao pensar em termos de ob-jetivos sobre gestão, é preciso libertar-se

40.000 a.C.Tem início a era da infor-mação. O homem registra e compartilha seus conheci-mentos sobre as atividades básicas.

Séc. X a.C.Escrita em pedra - evolução da mídia permite compar-tilhamento do conheci-mentos, dando início da mobilidade.

Séc.II a.C. Na China é inventado o papiro, que deu origem ao papel e dá acesso aos regis-tros e conhecimentos.

Idade Média1455Gutemberg inventa a prensa que facilita a produção em escala de livros e permite que muito mais pessoas possam ter acesso à infor-mação escrita.

Séc. XVDurante a Idade Média, avanços tecnológicos como a prensa aumenta a quantidade de informação produzida e compartilhada. Tem início a preocupação em organizar o acervo.

Idade Moderna- Anos 40O microfilme é inventado e permite que a informação possa ser compactada, preservada e transportada, e o compartilhamento é facilitado.



de definições, muito didáticas ou extre-mamente técnicas, e concentrar-se em resultados de negócios.

Byrne sugere que, neste amplo desafio de se pensar no ECM, deve-se ir além dos modismos de se falar sobre conteúdo “ge-renciado” e conteúdo “não gerenciado”, pois sempre há a gestão. “Afinal, a partir do momento que se decide apagar algum conteúdo aparentemente não gerenciado - como um comentário no blog, tomou-se uma decisão de gestão”, diz.

Segundo o especialista, a gestão de conteúdo irá abranger tanto o controle quanto a capacitação para gerenciá-lo. “Como uma questão prática, a gestão de conteúdo significa, antes de tudo, inven-tariar e priorizar o armazenamento do conteúdo existente, antes de escolher tec-nologias”, aconselha.

O consultor recomenda que se per-gunte, em cada caso, o que significa ge-renciar essas informações. “Não se sur-preenda se o gerenciamento dos diversos conteúdos recaia sobre a maneira que se irá exercer o controle, sobre o gerencia-

1950-70Nos anos 40, o computador é inventado e a informação passa a ser digital. Na sequência computadores de grande porte armazenam uma grande quantidade de dados. Começa a era dos Mainframes com processa-mento centralizado. até o final dos anos 70.

1980Novas tecnologias (PC): a quantidade de informação produzida e compartilhada acelera sua escalada. A or-ganização do acervo passa a ter maior importância.

1990 Começa a era da computa-ção pessoal descentralizada e móvel. A quantidade e a velocidade de informação produzida e compartilhada aceleram em larga escalada. Começa uma evolução sem precedentes em poder de processamento, capacidade de armazenamento e geração de documentos via impressão matricial/laser/jato de tinta.

Séc XXIA quantidade de informa-ção produzida e compar-tilhada passa a ser digital ou digitalizada (medida em megabytes). O uso de tecnologia da informação para a gestão do acervo tem início.

2000-2005A evolução dos sistemas operacionais e o início da Internet aberta permitem uma quantidade de infor-mação produzida e compar-tilhada de forma massifica-da. Saímos definitivamento do kilo-mega para tera-peta bytes de dados armazena-dos. As tecnologias evoluem e se adaptam. É a vez do ECM. A preocupação com os Processos de Negócio é patente.

2010/11O uso da WEB não só como repositório de informações, mas para rodar aplicações, e em conjunto com banda larga massificada e dis-positivos móveis, fazem da computação na nuvem nossa realidade atual. Com a informação disponível, integrada a redes sociais, chega a vez da colaboração massiva.

Tony Byrne: “Não se pode confundir gestão de conteúdo com o controle sobre ele



mento, regras, em diferentes contextos em que o conteúdo se aplica”. Para ele, é necessária esta análise para somente depois explorar tecnologias adequadas. “Em cada caso, o gestor deve analisar o que precisa para que seu sistema de ge-renciamento de documentos tenha, no desenrolar do projeto, fluxos de trabalho definidos (controle), sempre apoiado por critérios específicos em pontos-chave do conteúdo (o que se quer dessas informa-ções), tipos de software que se adequam melhor ao propósito do gerenciamento (sejam softwares livres, tradicionais ou colaborativos), mas tudo isso dentro de um contexto rastreável, para que as in-formações sejam passíveis de auditoria”, afirma Byrne.

MAIS QUE O CONCEITOPara muitos especialistas nacionais e in-ternacionais, uma coisa é clara: o ECM (Enterprise Content Management) é um conceito amplo, um conceito “guarda--chuva” que abriga várias outras modali-dades da tecnologia, como o BPM (Busi-ness Process Management), Taxonomia, Records Management, Capture, Web Content Management etc., para o qual di-ficilmente se encontra, atualmente, uma forma mais correta de definição. Con-forme reforça John Mancini, presidente da AIIM, citando um consultor e amigo, o canadense Barclay Blair, “a minha mais remota lembrança é a de que o gerencia-mento das informações é apenas um meio para se chegar a um fim e não uma fina-lidade em si mesma”, cita Mancini. Para ele, hoje, muitas empresas se esqueceram do “E” de Enterprise e focam soluções de conteúdo, partindo para um desenvolvi-mento genérico nos projetos de gestão da informação, quando, na verdade, o foco é o acesso e compartilhamento das informações por toda a organização. “Em alguns casos, é claro ainda que o ECM é utilizado apenas como solução departa-mental, como acontecia no mercado nos anos 1990, e o mesmo se repete hoje para

as pequenas e médias empresas em todo o mundo”, reforça.

Bob Larrivee, diretor e consultor da AIIM, conta que sempre se surpreende, em seus treinamentos e palestras, com as respostas a uma pergunta simples: “O que significa ECM?” E a resposta sempre está relacionada exclusivamente à tecnologia. “Quando ouço isso, não posso dizer que estão completamente errados, já que a tecnologia faz parte de um ambiente de ECM. Quando pergunto o que compõe um ambiente ECM, tenho uma resposta semelhante ou um olhar de dúvida, como se a palavra ambiente não devesse ser as-sociada ou ligada ao ECM”, diz Larivee.

O que o consultor quer enfatizar é que a tecnologia sozinha não é uma resposta completa para a solução de um proble-ma de negócio. Para ele, as tecnologias de ECM são esta combinação de tecnologias e funcionalidades que podem ser utiliza-das em conjunto ou singularmente. “Um ambiente ECM vai além da tecnologia para incluir uma estratégia, o que lança um olhar holístico para o problema de negócios, abordando não só os aspectos

tecnológicos, mas as pessoas, processos e governança”, afirma o diretor da AIIM

Larrivee faz uma analogia que pode ajudar no melhor entendimento do que é o ECM. Para ele, quando a tecnologia é aplicada para resolver um problema de negócio qualquer, é como um médico que está receitando remédios com base em um sintoma, sem um diagnóstico adequado, para identificar a causa da do-ença. A dor imediata pode até parar, mas o problema subjacente ainda existe e vai voltar em algum momento, talvez pior do que na primeira vez.

“Se as empresas querem realmente tirar o máximo de resultados e valor da tecnologia de ECM, deve olhar para as pessoas, processos, governança e requisi-tos de negócio, antes de aplicar a tecnolo-gia, ou seja, identificar a dor e a causa da dor para, em seguida, escolher e aplicar a solução certa”, recomenda.

ECM NO BRASILTanto quanto em qualquer outro mer-cado, o período de amadurecimento

Bob Larrivee: “O ambiente do ECM vai além da tecnologia”



da tecnologia de ECM está cumprin-do um ciclo. Hoje, segundo analistas e fornecedores nacionais, o ECM já é uma realidade para as grandes empre-sas das principais verticais. Para Alan Pelz-Sharpe, “as habilidades das com-petências do ECM, sejam elas focadas na tecnologia sejam nos negócios, estão começando a ser mais valorizadas no Brasil do que foram no passado”.

José Roberto de Lazari, CIO da bra-sileira SML, concorda e exemplifica que benefícios financeiros (como resultado do uso do ECM) ocorrem mesmo para quem não se dá conta. “As empresas gas-tam no dia a dia sem perceber. O ECM permite fazer mais com muito menos, e isso justifica o investimento”, diz o execu-tivo. “As soluções de ECM permitem que empresas distribuídas geograficamente acionem documentos e processos a par-tir de qualquer ponto do globo, e a matriz tem acesso instantâneo.”

Sérgio Fortuna, executivo de gestão de informações da IBM, lembra que a companhia tem percebido, em sua base de clientes, o aquecimento da demanda por ECM. “O segmento financeiro ainda

é o maior usuário, por ter muitos proces-sos documentais e por vender produtos intangíveis. Mas a demanda cresce em todos os setores por vários motivos, en-tre os quais a concorrência com empresas globais que adotam o ECM e a explosão do documento digital, como o e-mail, que ameaça se tornar não gerenciável”, diz. Para ele, softwares de ECM melhoram a eficiência operacional, que está calcada na redução de custos.

Para Francisco Alberto Rodrigues, di-retor de projetos da Unisys, as ferramen-tas de ECM são eficientes não apenas por-que habilitam a automatização de proces-sos, mas também porque têm integração com as aplicações de negócios existentes. “O cliente pode decidir como o workflow ficará organizado, definindo a rota dos documentos dentro do fluxo, desde sua chegada até o armazenamento final, após passar por todas as regras associadas ao documento em particular.” Uma solução ECM bem-sucedida, segundo Rodrigues, produz vantagens legais significativas para as organizações que pretendem me-lhorar a gestão das informações arma-zenadas eletronicamente como provas

evidenciais. No caso de processos legais, como a SOX, a ferramenta de ECM per-mite a construção de fluxo, regras, alça-das e poderes, tempo mínimo e máximo, entre outros requerimentos. “O ECM irá eliminar distorções e riscos, mantendo a organização em ‘compliance’ com as exi-gências legais”, diz Rodrigues.

Já Fábio Fischer, vice-presidente do conselho administrativo da TCI, lem-bra da integração do ECM às demais disciplinas em TI, e informa que a em-presa já provê algum tipo de BPO re-lacionado ao ECM para cerca de 75% da sua base de clientes. “Ressalte-se que o ECM é uma ferramenta do BPO. As tecnologias de tratamento da infor-mação são insumos para o processo de negócio terceirizado”, explica.

Na Tecnoset, especializada em soluções nas áreas de BPO de gestão

documental, networking e segurança digital, a percepção é a de que o Bra-sil está apenas no início de uma pro-missora onda de ECM, como analisa Marcel Santos, diretor comercial da empresa. “A busca pelo controle, geren-ciamento, segurança e disponibilização das informações está se tornando uma questão de sobrevivência para as em-presas.” Alessandro Rosa, líder de ven-das da Accenture na América Latina, é outro que enxerga forte potencial de integração do ECM aos negócios. “A maior parte dos negócios hoje em dia é baseada em troca de informações, sim-plesmente porque os processos de ECM estão ligados a ganhos de eficiência e redução de custos”, argumenta.

Embora, para um parcela significati-va do mercado, o ECM esteja sendo im-plementado de forma parcial ou depar-tamental, para a solução de problemas pontuais, como é o caso das PMEs, outra grande parte desse mesmo mercado já reconhece as vantagens e benefícios do uso das tecnologias de ECM em favor de processos de negócios mais eficientes e vantajosos.

Alan Pelz-Sharpe: “O ECM está sendo cada vez mais valorizado no mercado brasileiro”


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