MATERIAL DE APOIO – CONCURSO CÂMARA MUNICIPAL DE SANTANA

TÓPICO 1: GESTÃO DE DOCUMENTOS E PROCEDIEMTNOS DE PROTOCOLO

Noções de arquivo

O termo “arquivo” não tem uma origem precisa. Entretanto, aquela frequentemente apontada na doutrina nos remete à antiga Grécia, com a denominação “arché”, que denominava o “palácio dos magistrados”.

Com a evolução do conceito, chegamos à palavra “archeion”, que denomina o “local de guarda e depósito de documentos” (este conceito já está mais próximo de um dos atuais conceitos de arquivo usados em concursos).

Outra parcela da doutrina remete-nos ao termo latino “archivum”, que também identifica o “lugar de guarda de documentos e outros títulos”

Documentos

Arquivos, quando a palavra é usada no sentido de “instituição”, operam um elemento básico: o Documento.

Documento é todo e qualquer registro de informação, independentemente de sua forma ou suporte físico. Ou seja, um documento pode ser uma foto, um papel, um mapa, um cartão, um filme, fitas, CDs, disquetes, enfim, tudo aquilo que sirva como registro de um fato, de um acontecimento, de um momento.

Veja que, ao falarmos simplesmente documento, estamos abordando a acepção ampla da palavra, não estamos detalhando a sua forma ou o meio material em que ele é disponibilizado. Basta que haja registro de informação, qualquer que seja e pelo meio que melhor convier ao usuário, estaremos falando de documento.

Falei que documento é um registro, se é um registro deve haver um meio físico (material) onde este registro é feito, não é mesmo?

Em arquivologia este meio material onde a informação é registrada se denomina suporte (olha os termos importantes começando a aparecer). Como exemplos de suportes temos o papel; o papel fotográfico; a película fotográfica; fitas de vídeo; as mídias digitais, como um CD, um DVD, ou seja, tudo aquilo fisicamente palpável e que permite o registro de informações.

Simplificando as coisas para você, caro aluno:

Suporte (meio material) + Registro (ideia, informação) = Documento

Órgãos de Documentação

Os nossos queridos arquivos não são os únicos locais dedicados ao manuseio e guarda de documentos

Cada órgão de documentação possui suas características peculiares, de maneira que dificilmente você tomará um pelo outro.

Acompanhe o quadro para as noções iniciais

O que podemos reparar do estudo do quadro acima? A primeira coisa é que estas instituições se distinguem pela característica principal de cada acervo, e o propósito dado por cada instituição ao mesmo (finalidade a que se propõem).

Entretanto, também podemos chamar a atenção à maneira como os acervos são formados. Embora o nosso estudo faça referência ao arquivo, é importante também que você saiba diferenciá-lo dos outros lugares apresentados (museus, bibliotecas, centros de documentação).

Vamos às definições mais específicas:

Museu: Um museu é, primordialmente, uma instituição de interesse público. O seu principal propósito é colocar à disposição do público conjuntos de peças e objetos de valor cultural. Veja que o museu não se importa nem mesmo com o fato de o objeto por ele custodiado se enquadrar na definição de documento. Um sarcófago, muito embora tenha informações grafadas no mesmo, não é “consultado” pelo público com o propósito de obter informações.

Para fins da nossa disciplina, somente chamaremos de documento arquivístico aquele que foi criado ou recebido originalmente para atendimento das finalidades da instituição.

Centros de Documentação: Esses daqui agrupam documentos de todos os gêneros, qualquer que seja a fonte. À primeira vista, é como se os centros de documentação nem mesmo possuíssem um propósito na acumulação. Entretanto, isto não é de todo verdade. O centro de documentação tem uma finalidade: informar. Normalmente estes centros possuem alguma especialização.

Biblioteca: Comecemos pela doutrina:

“Biblioteca é o conjunto de material, em sua maioria impresso, e não produzido pela instituição em que está inserida, de forma ordenada para estudo, pesquisa e consulta”.

A biblioteca se caracteriza pela acumulação de documentos com finalidades de estudo, pesquisa, e principalmente, consulta. Outro fator importante que distingue a biblioteca de um arquivo é que os documentos custodiados pela biblioteca não são por elas produzidos no decorrer de suas atividades administrativas, mas sim obtidos através de doação, permuta ou aquisição.

E, tão importante quanto: as bibliotecas frequentemente têm mais de um exemplar de cada livro. Nós veremos mais à frente que o princípio da unicidade enxerga cada documento como único. Entretanto, bibliotecas não são arquivos e não dão a mínima pra isso. A biblioteca acumula documentos com o propósito de formar uma coleção. A palavra

propósito também é importante: a acumulação de documentos na biblioteca é intencional, e desta forma, não espontânea. A biblioteca deseja educar o seu público.

Arquivo: Comecemos com doutrina:

“Arquivo é a acumulação ordenada de documentos, em sua maioria textuais, criados por uma instituição ou pessoa, no curso de sua atividade, e preservados para a consecução de seus objetivos, visando à utilidade que poderão oferecer no futuro”.

E aqui vai mais uma, também cobrada em prova:

“A principal finalidade dos arquivos é servir a administração, constituindo-se, com o decorrer do tempo, em base do conhecimento da história”

Esmiucemos.

O Arquivo tem como função a guarda e a preservação de documentos, para que as informações nele registradas também sejam preservadas e possam, primordialmente, servir adequadamente aos usuários destas informações.

Além disso, os documentos e informações precisam estar organizados, para que possam ser acessados e a sua informação compreendida. A finalidade do arquivo é funcional. O arquivo acumula documentos como mera decorrência das atividades da instituição a que está ligado. É um processo natural e gradativo.

Outro ponto: os documentos que se encontram no arquivo estão unidos por sua proveniência. Ao contrário dos livros em uma biblioteca, os documentos de um arquivo são mantidos juntos para que, desta forma, reflitam o funcionamento e as atividades da instituição a que estão ligados.

Os documentos do arquivo dão testemunho das atividades da instituição.

Arquivos

A mesma palavra “arquivo” compreende diversas ideias, veja os significados mais utilizados em provas:

- Arquivo é o conjunto de documentos criados ou recebidos por uma instituição, no decorrer de suas atividades, preservados para garantir a consecução de seus objetivos;

- Arquivo é a denominação dada ao móvel que se dedica à guarda de documentos;

- Arquivo é o local físico (prédio, edifício) onde o acervo de documentos encontra-se conservado.

- Arquivo é o nome dado à instituição cujo objetivo seja o de guardar e conservara os documentos.

Existem mais dois conceitos que eu, sinceramente, recomendo que você tenha em mente:

“Arquivo é o conjunto de documentos oficialmente produzidos e recebidos por um governo, organização ou firma, no decorrer de suas atividades, arquivados e conservados por si e seus sucessores para efeitos futuros”.

Aí temos a Lei 8.159 de 08 de janeiro de 1991, a qual dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados.

Lá, em seu artigo 2º, temos também uma definição de arquivo:

Art. 2º - Consideram-se arquivos, para os fins desta Lei, os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos.

O arquivo, ao contrário do futebol, não existe para atender a um clamor popular. A população em geral não se veria atormentada se o governo, de uma hora para a outra, resolvesse triturar e encaminhar para a reciclagem todos os documentos de todos os arquivos públicos do país (ambientalistas, inclusive, vibrariam com a medida).

O arquivo serve à administração, e desta forma, mantém viva a história da instituição. O acúmulo de documentos, desde que preservada a proveniência e organicidade dos documentos, dará testemunho das atividades da instituição, pois de certo modo, espelhará a própria estrutura organizacional.

Funções específicas desempenhadas pelo arquivo:

- Promover a guarda de documentos que circulam na instituição, utilizando, para tal finalidade, técnicas que permitam o arquivamento ordenado e eficiente.

- Garantir a preservação dos documentos, acondicionando-os adequadamente, levando em consideração que fatores ambientais são capazes de destruir o suporte onde a informação encontra-se registrada (a gente chega lá), tais como temperatura e umidade.

- Atender aos pedidos de consulta e desarquivamento de documentos pelos diversos setores da instituição, atendendo à demanda de informações.

Estas funções são as mais importantes.

Princípios

Princípios, de maneira bem concisa, são diretrizes que guiam a criação de regras dentro de determinada disciplina.

Aliás, o estudo dos princípios é tão importante e vital que você acertará questões em prova simplesmente porque a alternativa desrespeita algum dos princípios que vou relacionar.

Princípio da Proveniência

Também denominado princípio do respeito aos fundos, este princípio tem a seguinte premissa: “Os arquivos originários de uma instituição ou pessoa devem manter sua individualidade, sem jamais se misturarem aos de origem diversa, ou seja, o arquivo produzido por uma entidade coletiva, pessoa ou família não deve ser misturado aos de outras entidades produtoras.”

Lembre-se: o arquivo busca demonstrar, através do acúmulo de documentos, o modo de funcionamento da instituição. Não faz sentido, tendo este objetivo em vista, misturar documentos de vários órgãos e entidades, pois descaracterizaria a “base do conhecimento da história”.

Mas, o que será este “fundo”? Vamos entender o que significa “fundo” e também “fundo aberto” e “fundo fechado”.

Fundo: “Conjunto de documentos de documentos uma mesma proveniência. Termo que equivale a arquivo”.

Fundo Aberto: Fundo ao qual podem ser acrescentados novos documentos em função do fato de a entidade produtora continuar em atividade.

Fundo Fechado: Fundo que, não recebe acréscimos de documentos, documentos em função de a entidade produtora não se encontrar mais em atividade.

Repare na diferença entre eles e sua relação com o princípio da proveniência: uma entidade mantém o seu próprio arquivo. Contudo, uma vez que não se encontre mais em atividade, deixou de produzir ou receber documentos. E agora, já que não pode mais produzir ou receber documentos em função de suas atividades, e documentos de origem (proveniência) diversa não podem se misturar àquele fundo, a consequência é uma só: aquele fundo encontra-se definitivamente fechado.

Princípio da Organicidade

“Relação natural entre documentos de um arquivo em decorrência das atividades da entidade produtora”

Os documentos mantêm relações entre si, como partes de um organismo. Ou, melhor ainda, os documentos são produzidos e recebidos, naturalmente, como resultado das atividades desenvolvidas em uma organização, seja ela pública ou privada.

Princípio da Pertinência

Leva em consideração o assunto (o tema), independentemente da proveniência ou classificação original. É um princípio utilizado em determinadas classificações de um documento, quando o tema tem uma relevância, ou seja, os documentos deveriam ser reclassificados por assunto sem ter em conta a proveniência e a classificação original. Também chamado princípio temático".

Princípio da Cumulatividade

Segue o pensamento do acúmulo natural dos documentos. A ideia de que o arquivo é uma formação espontânea, natural, progressiva e sedimentar.

Nem poderia ser diferente: o arquivo é gerado a partir do acúmulo de documentos produzidos e recebidos por uma instituição. É através do próprio acúmulo que se obtém o arquivo.

Muito importante:

Lembre-se que os documentos de arquivo não são coleções!!!!

Princípio da ordem original (ou da ordem primitiva)

Está relacionado ao arranjo original dos arquivos, é o “princípio segundo o qual o arquivo deveria conservar o arranjo pela entidade coletiva, pessoa ou família que o produziu.”

Aliás, este princípio representa a própria garantia da organicidade dos documentos. Mantendo-se a ordem original, preservamos a intenção de que o arquivo reflita o curso das atividades da instituição a que serve.

Princípio da territorialidade

Este princípio estipula que os arquivos deveriam ser conservados nos serviços de arquivo do território em que foram produzidos.

Acaba por ter dois desdobramentos:

Proveniência territorial: os documentos deveriam permanecer nos arquivos do território onde foram produzidos. Lembre-se proveniência nos remete a origem, quando territorial esta ligada ao local de origem, ou seja, onde foram produzidos.

Pertinência territorial: os documentos deveriam ficar nos arquivos do território para o qual remete o assunto (o tema) neles tratados. Lembre-se, pertinência nos remete ao assunto, ao conteúdo do documento.

Princípio da Imparcialidade- está no fato de que eles são inerentemente verdadeiros, livres da suspeita de preconceito no que diz respeito aos interesses em nome dos quais são usados hoje.

Princípio da Organicidade- Os documentos refletem características da organização que o produziu. Esses documentos são produzidos e recebidos, naturalmente, como resultado das atividades desenvolvidas em uma organização, seja ela pública ou privada.

Princípio da Naturalidade– Decorre da maneira como os arquivos se originam, naturalmente, em decorrência da acumulação de documentos.

Princípio da Autenticidade – Os documentos são produzidos, recebidos, armazenados e conservados de acordo com procedimentos regulares que podem ser comprovados. Um documento autêntico é aquele que possui o mesmo conteúdo do documento original.

Perceba que não se deve associar autenticidade à veracidade como fazemos usualmente. Um documento autêntico não garante a veracidade de um fato, apenas atesta que o conteúdo do documento está de acordo com o original.

Princípio da Acessibilidade - Característica que está relacionada à possibilidade de localização, recuperação, apresentação e interpretação do documento.

Princípio da Unicidade – Os documentos de arquivo têm caráter único, independentemente da existência de outro documento semelhante ou tido como igual (como uma outra via). Os documentos são únicos na medida em que cada um deles sofreu um processo de produção diferente de todos os demais.

Princípio do Inter-relacionamento- Decorre do caráter orgânico, ligando os documentos uns aos outros através de uma relação complementar. Quando um documento é separado de seu conjunto ele perde muito do seu significado.

Gestão de documentos Organização dos Arquivos

Esta é a primeira face do gerenciamento da informação. E pelas etapas que a constituem, você verá que estamos falando de um momento anterior à existência do arquivo.

Pois bem, nossa querida doutrinadora Marilena Leite divide a organização dos arquivos em quatro fases:

- Levantamento de dados

- Análise dos dados coletados

- Planejamento

- Implantação e acompanhamento

Vamos analisar cada um dos passos.

Levantamento de Dados

Como já vimos, o arquivo é o conjunto de documentos recebidos e produzidos por uma entidade. Desta forma, torna-se praticamente impossível montar o arquivo sem conhecer a estrutura da organização da qual se originam os documentos.

A fase do levantamento de dados busca, em primeiro lugar, conhecer a instituição. Nessa fase serão estudados os estatutos, regimentos, regulamentos, normas, organogramas e qualquer outro documento constitutivo imaginável da instituição.

Estaremos, assim, conhecendo a legislação que envolve o funcionamento da instituição, quer em âmbito externo (leis, decretos, e outros diplomas legais de produção externa à instituição) como em âmbito interno (estatutos, normas, instruções normativas, ordens de serviço, e qualquer regramento de autoria da própria instituição).

O arquivo ainda é um órgão de documentação, e assim, é impossível não tratar dos documentos que irá abrigar. Precisamos analisar o gênero dos documentos (já vistos, tais como documentos escritos, iconográficos, cartográficos, entre tantos outros) e as espécies documentais mais frequentes (ofícios, cartas, memorandos, relatórios, projetos).

E, fora tudo isto, temos mais alguns itens que merecerão a atenção do encarregado pelo levantamento de dados:

- Estado de conservação do acervo;

- Arranjo e classificação dos documentos;

- Existência de registros e protocolos

- Controle de empréstimos de documentos;

- Média de arquivamentos diários;

- Existência de normas de arquivos, manuais ou códigos de classificação pré-existentes.

E, para terminar esta fase, o arquivista ainda deve acrescentar dados sobre pessoal encarregado do arquivo (quantitativo de pessoas, salários, nível de escolaridade, formação profissional), equipamento (quantidade, estado de conservação) localização física (espaço utilizado, condições de iluminação e umidade, proteção contra incêndio), e tudo isto apenas a título de exemplo.

Dica útil:

- O levantamento de dados é, normalmente, feito através de questionários, onde constam as informações que estamos buscando levantar (que serão essas que já descrevemos);

Análise dos Dados Coletados

Passando à análise dos dados coletados, é lógico que não preenchemos aquela pilha de questionários à toa. Fizemos aquilo tudo para, nesta fase, conseguir analisar objetivamente a real situação dos serviços de arquivo. E, para sua felicidade, esta fase tem um nome bem mais interessante (já que foi o que seu examinador utilizou no edital): diagnóstico da situação documental.

Planejamento

Um arquivo jamais conseguirá cumprir seus objetivos em qualquer fase de sua evolução (corrente, intermediária ou permanente) sem que antes tenha formulado um plano arquivístico.

Considerações a serem feitas no planejamento:

- Posição do arquivo na estrutura da entidade;

- Centralização ou descentralização dos serviços de arquivo;

- Coordenação do arquivo;

- Escolha de métodos de arquivamento adequados

- Estabelecer normas de funcionamento

- Recursos Humanos

- Instalações e equipamentos

- Recursos Financeiros

Implantação e Acompanhamento

Pois bem, Implantação e acompanhamento consistem em fazer acontecer. Está na hora de sensibilizar toda a instituição em prol da importância das medidas de preservação e organização do arquivo. Além disso, também ocorrerão treinamentos para garantir que o pessoal está apto a operar o arquivo sem problemas.

A implantação de normas elaboradas na etapa de planejamento demanda acompanhamento por parte do responsável pelo projeto, o qual terá a oportunidade de corrigir e adaptar quaisquer falhas ou omissões no planejamento.

“Art. 3º Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.”

Agora podemos entender as três fases básicas da gestão documental: Produção, Utilização e Destinação, e, mais importante nessa parte, saber como o arquivista pode colaborar em cada uma dessas atividades

Produção – Esta fase diz respeito à elaboração dos documentos em função das atividades da instituição (inclua aqui também os documentos recebidos).

Nesta fase, a colaboração do arquivista pode voltar-se a:

- assegurar que sejam criados apenas documentos essenciais à administração, sem duplicidades;

- consolidar atos normativos que tenham sido alterados ou atualizados no decorrer do tempo (se tiver de estudar alguma lei seca, procure consolidações, sob pena de enlouquecer, tendo de estudar artigos revogados;

- sugerir a criação ou extinção de modelos formulários;

- opinar sobre a escolha de equipamentos, bem como sobre o recrutamento de pessoal (recursos humanos);

- apresentar estudos sobre o melhor aproveitamento dos recursos de tecnologia disponíveis (principalmente os referentes à automação do arquivo);

Utilização – Esta fase compreende o que a Lei 8.159 listou nas atividades de Tramitaçãoe Uso. Desta forma, quando nos referirmos à Utilização, estaremos falando das atividades de:

- Protocolo (recebimento, classificação, registro, distribuição e tramitação de documentos; Tramitação.

- Expedição, de organização e arquivamento dos documentos, quando estiverem nas fases corrente e intermediária; Tramitação

- Política de acesso aos documentos do arquivo; Uso

Na fase de Utilização estão concentradas todas as atividades relacionadas ao uso dos documentos, o que inclui as atividades de Protocolo, a própria organização dos documentos, e até mesmo a sua classificação, de maneira a permitir a recuperação da informação.

Destinação – Corresponde às atividades de Avaliação e Arquivamento, da Lei 8.159/1991. Envolverá a análise e avaliação dos documentos acumulados nos arquivos, buscando fixar prazos para a permanência de cada documento nas fases corrente e intermediária, e ainda decidir sobre quais documentos serão descartados ao final dessas fases, e quais deles serão direcionados ao arquivo permanente.

Devemos saber que a gestão de documentos será aplicada tanto na fase corrente quanto na intermediária. Não falamos de gestão de documentos na fase permanente, então, bastante cuidado. Explicarei as fases daqui a pouco, mas guarde esta informação.

Nós vimos que os documentos do arquivo existem para atender a uma finalidade administrativa. O que vou ensinar a vocês agora é o que acontece depois que essa finalidade acaba. Tenha em mente: um documento de arquivo ou será destruído ao final de sua vida administrativa, ou jamais será destruído. Não existe meio termo: ou o documento “morre”, ou se torna “imortal”. E essa conclusão é alcançada lendo-se a parte final do artigo 3º da lei 8159/91.

Assim, note que o destino final do documento será a eliminação ou o recolhimento ao arquivo permanente (os critérios para veremos mais na frente).

Por enquanto, memorize: o documento pode possuir 02 destinações distintas: a eliminação ou o recolhimento para guarda permanente. Ou seja, o documento, após a avaliação não será necessariamente eliminado, nem necessariamente recolhido para a guarda permanente. Ela terá somente 01 das duas destinações: ou uma; ou outra.

A partir da avaliação, há dois caminhos possíveis: a eliminação do documento ou o seu recolhimento ao arquivo permanente.

E por fim, veja como a doutrina enxerga esses passos:

Valor do documento

“Os documentos nascem do cumprimento dos objetivos para os quais um órgão foi criado: administrativos, fiscais, legais e executivos. Esses usos são, é lógico, de primeira importância. Mas os documentos oficiais são preservados em arquivos por apresentarem valores que persistirão por muito tempo ainda depois de cessado seu uso corrente e porque os seus valores serão de interesse pra outros que não os utilizadores iniciais”

Quando um documento é criado, ele possui valor primário. Associe esse valor com a ideia de importância administrativa, ou valor administrativo. O documento é criado ou recebido pela instituição para que ela cumpra suas finalidades.

Por outro lado, quando perder este valor, é possível (embora nem sempre ocorra, como veremos a frente) que o documento adquira valor secundário (secundário, mediato, acessório, histórico ou cultural), de interesse para outros indivíduos que não o usuário inicial. O valor secundário mais lembrado em provas é o valor histórico.

Depois que o objetivo de criação do documento é atingido, ele pode ou não ter um valor secundário. A atribuição ou não de um valor secundário é uma tarefa um pouco subjetiva e é tarefa afeta ao tópico “avaliação de documentos” e a outro tópico chamado “tabela de temporalidade”, os quais também serão vistos hoje. Uma vez atribuído valor secundário ao documento, isto é permanente: o documento nunca perderá seu valor secundário e nunca poderá ser descartado.

Teoria das 03 idades (Ciclo Vital dos documentos)

Vamos começar pela definição legal.

Art. 8º - Os documentos públicos são identificados como correntes, intermediários e permanentes.

§ 1º - Consideram-se documentos correntes aqueles em curso ou que, mesmo sem movimentação, constituam objeto de consultas frequentes.

§ 2º - Consideram-se documentos intermediários aqueles que, não sendo de uso corrente nos órgãos produtores, por razões de interesse administrativo, aguardam a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.

§ 3º - Consideram-se permanentes os conjuntos de documentos de valor histórico, probatório e informativo que devem ser definitivamente preservados.

Art. 9º - A eliminação de documentos produzidos por instituições públicas e de caráter público será realizada mediante autorização da instituição arquivística pública, na sua específica esfera de competência.

Art. 10º - Os documentos de valor permanente são inalienáveis e imprescritíveis.

Tenha em mente: essas fases são complementares, vez que os documentos podem passar de uma fase a outra, e cada fase representa uma maneira diferente de conservar e tratar os documentos.

Falemos dos documentos correntes. Preste atenção ao parágrafo 1º:

§ 1º - Consideram-se documentos correntes aqueles em curso ou que, mesmo sem movimentação, constituam objeto de consultas frequentes.

Assim, o fato de o documento constituir objeto de consulta frequente conduz às seguintes características dos documentos desta idade:

- São mantidos próximos aos usuários diretos;

- São consultados com frequência ou têm grandes possibilidades de uso;

- Seu acesso é restrito ao órgão produtor, respondendo por sua integridade o setor de origem do documento.

- Os documentos encontrados em um arquivo corrente são tidos como de valor primário (possuem finalidade administrativa, legal ou fiscal);

- Dentre as atividades desempenhadas no arquivo corrente estão: protocolo, expedição, arquivamento, empréstimo e consulta, e destinação.

Por fim, observe que os arquivos correntes não são, necessariamente, aqueles mais recentes. Se um documento muito antigo for consultado regularmente na instituição, ele será considerado um arquivo corrente.

Andando um pouquinho, chegamos aos documentos intermediários, extraídos a partir do §2º do art. 3º da lei 8.159/91. Observe:

§ 2º - Consideram-se documentos intermediários aqueles que, não sendo de uso corrente nos órgãos produtores, por razões de interesse administrativo, aguardam a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.

Os documentos intermediários são aqueles de uso menos recorrente (se o uso fosse recorrente, seriam classificados como documentos correntes). Conforme expresso neste parágrafo, eles são mantidos no arquivo por interesse administrativo.

Alias, memorize: o arquivo intermediário recebe documentos que devem ser mantidos por lá (apesar de seu uso não ser frequente) por questões legais, fiscais, técnicas, ou administrativas. E claro, também são armazenados ali pois podem vir a ser necessários para esclarecimento de alguma situação afeta às atividades da instituição.

Enquanto o arquivo corrente possuía uma infinidade de atividades a serem desempenhadas, o arquivo intermediário, justamente pelo fato de seus documentos não serem frequentemente consultados, normalmente desempenham um número reduzido de tarefas, que podemos limitar às seguintes:

- Arquivamento;

- Empréstimo e Consulta

O arquivo intermediário também pode receber as denominações de guarda temporária ou pré-arquivo. E ainda temos denominações menos nobres (detestadas pelos arquivistas): purgatório, limbo e arquivo morto.

E vamos para os documentos permanentes, que, para variar, também estão definidos na Lei 8.159:

§ 3º - Consideram-se permanentes os conjuntos de documentos de valor histórico, probatório e informativo que devem ser definitivamente preservados.

Os documentos do arquivo permanente são tidos como de valor secundário (informativo, probatório ou histórico).

Veja que o valor primário é característica dos arquivos correntes e intermediário. Os arquivos permanentes possuem valor secundário. Isto quer dizer que, se um documento perder seu valor primário, e não tiver valor secundário, ele não será documento permanente (nunca).

O artigo 10º, por fim, é a prova de tudo que já falei

Art. 10º Os documentos de valor permanente são inalienáveis e imprescritíveis.

Imprescritível meu caro, é algo insuscetível de perda de valor legal com o mero decurso do tempo.

A teoria das três idades é importante na avaliação de um documento, quando se decidirá acerca da sua destinação: se permanecerá no arquivo corrente e por quanto tempo; se será transferido para o arquivo intermediário; se será eliminado ou recolhido ao arquivo permanente.

Note que as setas que conduzem à fase permanente são duas. Uma delas parte diretamente da fase intermediária, demonstrando que tal documento precisou ser armazenado durante certo tempo por questões legais, e que, ao perder seu valor administrativo, adquiriu valor histórico, merecendo o RECOLHIMENTO ao arquivo permanente.

Por outro lado, existe uma segunda seta, que parte diretamente da Fase Corrente. Sim, meus caros alunos, aqui vai uma importantíssima lição: nenhum documento está obrigado a atravessar todas as fases do ciclo das três idades. A única fase genuinamente obrigatória é a fase corrente.

Reforço a vocês que os documentos das fases corrente e intermediária que não adquiram valor histórico ao exaurirem sua finalidade administrativa devem ser ELIMINADOS. Pode olhar o esquema de novo. Os documentos, caso não sejam transferidos ou recolhidos, são eliminados.

Os documentos da fase permanente não podem ser ELIMINADOS.

Resumindo tudo:

IMPORTANTE: A gestão do documento envolve os procedimentos da fase corrente e da fase intermediária.

Tabela de temporalidade de documentos de arquivo.

“a tabela de temporalidade de documentos é instrumento de gestão aprovado por autoridade competente que permite gerenciar a massa documental acumulada e avaliar o prazo de guarda e a destinação final dos documentos produzidos ou recebidos por uma instituição”.

Também devo lembrar que nossa tabela é fruto da atividade de Avaliação dos documentos, a qual estava inserida dentro da fase de Destinação.

Avaliação: Processo de análise de documentos de arquivo, que estabelece os prazos de guarda e a prazos de guarda e a destinação acordo com os valores que lhes são atribuídos.

Destinação: Decisão, com base na avaliação, quanto ao encaminhamento de documentos para guarda permanente, descarte ou eliminação.

Plano de Destinação: Esquema no qual se fixa a destinação dos destinação documentos.

Usualmente, a Tabela de Temporalidade é elaborada pela Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (ou também Comissão de Análise de Documentos), sendo aprovada pela autoridade competente da instituição para tanto.

Entretanto, existe uma ressalva para os órgãos do Executivo Federal.

Os órgãos do Executivo Federal têm de seguir a Resolução 14 do CONARQ cujos primeiros artigos assim dispõem:

Art. 2º Aprovar os prazos de guarda e a destinação dos documentos estabelecidos na versão revista e ampliada da Tabela Básica de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivos Relativos às Atividades-Meio da Administração Pública.

§ 1 Caberá aos órgãos e entidades que adotarem a Tabela proceder às adaptações necessárias para sua correta aplicação aos conjuntos documentais produzidos e recebidos em decorrência de suas atividades, mantendo-se os prazos de guarda e a destinação nela definidos.

§ 2º Caberá, ainda, aos órgãos e entidades que adotarem a Tabela estabelecer os prazos de guarda e a destinação dos documentos relativos às suas atividades específicas ou atividades-fim, os quais deverão ser aprovados pela instituição arquivística pública na sua específica esfera de competência.

Como cada instituição tem sua peculiaridade, não é possível montar um esquema rígido de elaboração da tabela.

Reforçando: não há prazo mínimo nem máximo para que os documentos fiquem nas fases corrente e intermediária, nem qualquer obrigação que os force a passar por todas as fases.

As Atividades dos Arquivos Correntes

Como nós já vimos, os documentos que se encontrarem nos arquivos correntes serão frequentemente consultados pela instituição. Aliás, esse traço é justamente o que distingue os documentos do arquivo corrente daqueles do arquivo intermediário.

Para que o arquivo corrente cumpra seus objetivos, provavelmente terá de responder pelas atividades seguintes atividades:

- Protocolo;

- Expedição;

- Arquivamento;

- Empréstimo e consulta;

-Destinação.

Protocolos: recebimento, registro, distribuição, tramitação e expedição de documentos.

Sempre que você quiser pleitear algum direito, fazer solicitações ou simplesmente informar a administração acerca de algum fato, você irá protocolizar seu pedido, o qual será recebido pela repartição interessada. É o nosso querido guichê, balcão e tantos outros termos que nos remetem à fila de espera e ao papelzinho da senha.

Protocolo costuma ter três acepções diferentes da que abordaremos neste tópico:

- Denominação atribuída aos setores responsáveis pelo recebimento, registro, distribuição e movimentação de documentos (o “setor de protocolo”). Foi a definição que dei logo na introdução;

- Denominação atribuída ao número de registro concedido a cada documento (o “número de protocolo”);

- Denominação atribuída ao Livro de Registros de Documentos Recebidos ou Expedidos (essa definição é um pouco comum, mas ainda assim, falamos do “livro de protocolo”).

Não estamos falando nem de setor, nem de número, nem de livro, mas do próprio protocolo. Protocolo é o conjunto de operações visando ao controle dos documentos que ainda tramitam no órgão, de modo a assegurar sua imediata localização e recuperação, garantindo assim, o acesso à informação.

Veja como a definição enfatiza a importância do acesso à informação e o controle na movimentação dos documentos. Estes traços só se fazem presentes com tamanha ênfase na fase corrente dos documentos, razão pela qual, sempre que pensar em protocolo, você deve ter em mente que falamos em fase corrente do documento.

Agora, vamos ver o que foi destacado na definição:

conjunto de operações: Lembre-se que a palavra “protocolo” possui várias acepções, mas aquela pertinente para a prova dentro da disciplina de gestão documental são as operações voltadas ao controle dos documentos;

controle dos documentos: Protocolo é controle(é poder!). O protocolo existe para que aquele que precisa da informação saiba, exatamente, onde está o documento que possui o assunto de que o administrador precisa cuidar.

ainda tramitam no órgão: Um tanto óbvio, mas muita gente esquece que o protocolo diz respeito a documentos em tramitação (nem os documentos do arquivo intermediário estão incluídos aqui). Por que raios eu precisaria controlar um documento do arquivo intermediário, enterrado em uma caixa arquivo e incapaz de se movimentar? Não faria sentido.

Aliás, você sabe mesmo o que significa tramitação?

Segundo o Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística:

Tramitação: Curso do documento desde a sua produção ou recepção até o cumprimento de sua função administrativa. Também chamado movimentação ou trâmite.

assegurar sua imediata localização e recuperação: É o nosso “Para que serve”. O protocolo, como toda atividade humana, precisa de um propósito. Nós utilizamos as operações de protocolo pois precisamos da informação contida em documento que não para quieto :P, ou seja, que fica tramitando constantemente e ainda assim será frequentemente consultado. Veja a dificuldade que seria localizar este documento sem o protocolo.

O protocolo (enquanto conjunto de operações de controle) realiza as seguintes atividades:

- Recebimento

- Registro

- Autuação

- Classificação

- Expedição/Distribuição

- Controle/Movimentação

Recebimento: É o procedimento inicial. Aqui o encarregado no setor de protocolo vai receber os documentos que entram na instituição, ou aqueles que tiverem sido produzidos na própria instituição, para que sejam formalizados.

Registro: O documento está cru. Sem nenhum tipo de identificação, cruzamento ou qualquer dado básico que permita seu controle. No Registro, providenciaremos o cadastro dos dados básicos do documento no sistema de controle. É através destes dados cadastrados que será possível efetuar buscas para localizar o documento quando precisarmos das informações dele;

Autuação: Este procedimento somente surgirá caso o documento deva ser transformado em um processo. Lembre-se que alguns documentos não precisarão passar por este tratamento (é o caso típico de resposta a um ofício que apenas solicite informações). Mas, caso seja necessário um processo, a autuação é justamente o procedimento que transforma documentos em processos.

Isto será feito através da inserção de capa específica, numeração das páginas e atribuição de um número específico, através do qual aquele processo será identificado dali por diante.

Classificação: Embora não tenhamos estudado o Plano de Classificação das Instituições, a Classificação é procedimento que buscará classificar o documento em um dos códigos existentes no Plano de Classificação da instituição. Para a explicação não ficar tão vaga, através da classificação será possível determinar sobre que assunto o documento trata, e a partir daí, decidir qual o destino que o documento deve tomar. Documentos que chegarem em envelopes devem ser abertos para que sejam classificados.

Para que o documento possa ser classificado, ele precisa ser lido. Desta forma, envelopes lacrados com um carimbo escrito “SIGILOSO” não serão abertos (não é para você saber o que tem neles), e desta forma, não serão classificados e nem mesmo precisarão passar pela etapa de autuação, sendo apenas recebidos, registrados e encaminhados.

Para documentos particulares. Da mesma forma, ninguém na instituição quer saber o que está escrito na fatura do banco que chegou pelo correio para o Joãozinho das Flores, e menos ainda as informações ali constantes devem ser registradas. Ele será simplesmente recebido e encaminhado ao interessado.

Com isso, você já consegue deduzir que os documentos sigilosos e particulares não passam por todas as etapas do protocolo, limitando-se à etapa de Recebimento, ou Recebimento e Registro, conforme o caso.

Expedição e Distribuição: Estas duas atividades consistem em encaminhar o documento ao seu destinatário, com as seguintes peculiaridades:

Expedição: é o envio do documento para outro órgão, externo à estrutura da instituição;

Distribuição: é a remessa de documentos para as unidades responsáveis dentro da estrutura da própria instituição.

Essas tarefas formam um encadeamento lógico:

Por fim, as atividades de Controle e Movimentação estão relacionadas à identificação dos setores por onde tramitam os documentos, permitindo sua recuperação, caso necessário, bem como a identificação de eventuais atrasos na tramitação.

Expedição, Arquivamento, Empréstimo e Consulta e Destinação

Expedição: Sim, é a mesma palavra que vimos quando estudamos as atividades de protocolo, e de fato, falamos das mesmas coisas aqui e lá. A expedição é atividade destinada a dar saída aos documentos da instituição.

Entretanto, quando abordarmos a expedição como parte do contexto da disciplina dos Arquivos Correntes (e não como mera atividade de protocolo), precisamos ir um pouco além.

A expedição envolve a conferência da correspondência a ser encaminhada, verificação do número de folhas, separação dos originais das cópias (uma cópia do documento deve permanecer com o setor interessado, com carimbo que comprove o envio, para fins de controle). Marilena costuma dizer que as cópias para consulta imediata da correspondência encaminhada precisam ser elaboradas em papel de cor diferente, sendo esta via devolvida após a expedição.

Arquivamento (fase corrente) Para evitar que você confunda este conceito com o de arquivamento da fase permanente, farei sempre a ressalva “(fase corrente)” quando estiver falando do arquivamento nesta fase. Muito bem, gostaria que você afastasse a ideia de que arquivar um documento compreende arremessá-lo na primeira prateleira vazia que encontrar.

Muito mais importante que guardar um documento (arquivar) é encontrá-lo rapidamente quando necessário (recuperar as informações).

E para que isso seja possível, costuma-se realizar quatro etapas para proceder ao arquivamento:

- Inspeção: examinar o documento, verificando se seu despacho final realmente destina-o ao arquivo, e não a outro setor;

- Análise: também chamada de estudo, classificação ou codificação, compreende a leitura do documento, a fim de que ele possa ser classificado corretamente, adotando-se o código de classificação apropriado, e realizando as referências necessárias.

Também envolve a verificação de documentos antecedentes àquele que está sendo arquivado (que tratem da mesma pessoa ou assunto).

- Ordenação: diz respeito à maneira como os documentos são dispostos no arquivo, levando-se em conta a classificação e a codificação adotada pelo próprio arquivo.

- Arquivamento: e finalmente chegamos na guarda do documento no local designado para tanto.

Passando adiante.

Empréstimo e consulta, são procedimentos que permitem que uma unidade interessada acesse informações contidas em documentos do acervo de outra entidade, através do empréstimo do documento (retirada do mesmo do local onde encontra-se arquivado). A consulta normalmente costuma ser feita diretamente no local, através de autorização do setor responsável.

Neste ponto, é importante que você se atente à necessidade de assinatura de recibos confirmando o empréstimo e o acompanhamento estrito dos prazos estipulados para o empréstimo.

Arquivamento e ordenação de documentos de arquivo.

Os documentos são ordenados justamente para que possam ser facilmente consultados no futuro.

Métodos Básicos:

- Alfabético: elemento a ser considerado na organização do documento é o nome;

- Geográfico: elemento a ser considerado na organização será a procedência do documento (local);

- Numérico: aqui levaremos em consideração o número constante do documento ou então, da pasta onde está arquivado;

- Ideográfico: classificação feita de acordo com o assunto do documento.

Classificação de documentos de arquivo.

As classificações adotadas normalmente nas provas são as seguintes:

- Quanto ao gênero do documento.

Procura separar os documentos do arquivo conforme a forma na qual a informação se manifesta. Haverá tantos gêneros de documentos quanto forem as formas possíveis de manifestação.

Gênero Documental Definição

Escritos ou textuais

São documentos nos quais a informação se manifesta na forma escrita ou textual. É o tipo de documento mais comum atualmente, cujos exemplos compreendem os contratos, relatórios, certidões e o que mais você conseguir imaginar.

Iconográficos

Esta palavra tem o mesmo radical grego da palavra "ícone" e ambos remetem à ideia de "imagem". Desta forma, estão compreendidos aqui os documentos cuja informação se manifeste através de uma imagem estática. Slides e Fotografias são excelentes exemplos.

Sonoros

Tranquilo, são documentos cujas informações estão armazenadas na forma de áudio. São raros os exemplos ultimamente de documentos puramente sonoros, mas pense naquelas fitas K-7 de outrora.

Filmográficos

Falamos de documentos na forma de "imagem em movimento", independentemente de apresentarem áudio. A filmagem é um exemplo perfeito deste tipo de documento.

Digitais

Gravados em meio digital, demandando, em função desta característica, equipamentos eletrônicos para sua consulta. Esta aula é um exemplo de documento digital.

Cartográficos

Aqui é melhor começar pelo exemplo: mapas e plantas arquitetônicas são documentos cartográficos. Através do uso de escala, representam grandes áreas através de imagens reduzidas.

Micrográficos

A microfilmagem é um processo que será visto posteriormente no curso, sendo o microfilme e a microficha exemplos deste tipo.

Vamos também conhecer a definição dada pelo Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística:

“Reunião de espécies documentais que se assemelham por seus caracteres essenciais, particularmente o suporte e o formato, e que exigem processamento técnico específico e, por vezes, mediação técnica para acesso, como documentos audiovisuais, documentos bibliográficos, documentos cartográficos, documentos cartográficos, documentos eletrônicos, documentos eletrônicos, documentos filmográficos”.

- Quanto à espécie documental

A espécie documental é definida através do aspecto externo do documento, assumido através das informações que nele estejam contidas. Não tem nada a ver com o suporte do documento, mas com a natureza da informação que ele pretende passar.

Ensinemos pelo exemplo: Quando eu contemplo uma certidão de tempo de serviço, eu sei que se trata de uma certidão e não de um contrato, pois as certidões, como todo documento, apresentam um conjunto próprio de características que as permitem distinguir de outras espécies de documentos. A certidão normalmente atesta uma situação fática passada ou presente, ao passo que o contrato enuncia um conjunto de direitos e obrigações entre as partes que irão assiná-lo.

Assim sendo, contrato é contrato e certidão é certidão. E cada qual é uma espécie documental.

A partir do momento que unimos o conceito de espécie documental à natureza do assunto abordado, teremos o tipo documental. Quando uma certidão atesta não qualquer informação, mas a informação da minha contagem de tempo no serviço público que determinada repartição possui em seus assentamentos, esta classificação se torna um tipo documental.

O tipo é um detalhamento da espécie, assim como a espécie é um detalhamento do gênero.

Pois bem, e segundo o Dicionário:

Espécie Documental: “Divisão de gênero documental que reúne tipos documentais por seu formato. São exemplos de espécies documentais ata, carta, decreto, disco, filme, folheto, folheto fotografia, fotografia memorando, ofício, planta, planta relatório.”

E já que estamos aqui, já olhemos de uma vez a definição de Tipo Documental.

Tipo Documental: “Divisão de espécie documental que reúne documentos por documentos suas características comuns no que diz respeito à fórmula diplomática, natureza de conteúdo ou técnica do registro. São exemplos de tipos documentais cartas precatórias, cartas régias, cartas-patentes, decretos sem número, decretos-leis, decretos legislativos, litogravuras, serigrafias, xilogravuras.”.

Resumindo a história:

espécie + partícula “de” + função a ser desempenhada pelo documento = tipo documental

- Quanto à forma

A forma do documento também é objeto de classificação. Esta classificação se atenta ao estágio de produção do documento (se completo ou ainda em fase de elaboração). Veja as classificações mais comuns:

- Minuta (Rascunho)

- Original

- Cópia

- Quanto ao formato

Formato, por outro lado, é classificação atinente ao seu aspecto físico. Está bastante ligada ao suporte do documento, embora o mesmo suporte possa dar origem a diferentes formatos. Por exemplo: apesar de servirem-se do suporte “papel”, livros, cadernos e cartões constituem diferentes formatos de documentos.

- Quanto à natureza do assunto

A classificação quanto à natureza do assunto se dá pela separação entre documentos ostensivos e sigilosos.

Os documentos ostensivos são aqueles cuja divulgação não prejudica a administração. As informações contidas nestes documentos podem ser divulgadas, exibidas e publicadas sem que isto traga qualquer embaraço ou dificuldade à entidade (no seu caso, a Administração Pública).

Em contrapartida, os documentos sigilosos, em razão de sua natureza, devem ser de conhecimento restrito, demandando cuidados especiais no trato, custódia e divulgação de suas informações.

Plano de Classificação dos Documentos

A Classificação de Documentos consiste em uma atividade prática relacionada à gestão dos documentos.

A classificação de documentos aqui representa a atribuição e um código ao documento conforme o assunto nele tratado.

Contudo, este código não é fruto do inconsciente coletivo nem brota espontaneamente das rochas. Ele precisa ser criado pela instituição.

E aí é que aparece o nosso plano de classificação.

O plano de classificação é responsável por orientar o usuário responsável pela classificação a como proceder na execução da mesma.

Todos os documentos da instituição devem ser arquivados segundo uma sequência lógica, e principalmente, previamente definida pelo plano.

E preste bem atenção! A atribuição de classificar o documento segundo o código de classificação de documentos é do protocolo e não do arquivista. O arquivista comporá a Comissão Permanente de Avaliação, que elaborará a classificação (em abstrato) dos documentos.

Como absolutamente todos os documentos devem ser classificados segundo este critério, o ideal é que o código de classificação seja o mais abrangente e flexível possível. Primeiro porque este código deverá conter todos os assuntos possíveis e imagináveis que sejam pertinentes à instituição, e segundo, justamente pelo fato de o primeiro dificilmente ser alcançado, deve ainda reservar espaços para sua futura expansão.

O responsável por este plano de classificação de documentos é a Comissão Permanente de Avaliação.

Existem três critérios principais de classificação que poderão ser eleitos:

- Estrutural: Os documentos serão classificados à semelhança da própria estrutura da instituição que os gera. Neste caso, os documentos pertinentes à área de finanças da empresa serão arquivados separadamente daqueles pertinentes ao setor de compras, ainda que ambos tratem do mesmo assunto.

- Funcional: Os documentos serão classificados segundo as atividades desenvolvidas pela instituição a que estão vinculados. Neste caso, todos os documentos que tratem sobre as atividades de “pesquisa” na instituição serão agrupados, mesmo que provenham de unidades diferentes da instituição.

- Temático: Os documentos serão classificados segundo o assunto que contenham. Este é mais simples. Os documentos referentes à “história do Brasil”, ainda que as informações sejam oriundas de diferentes pesquisas de diferentes setores da instituição serão agrupados sobre a mesma classificação.

É aqui que entra o Código de Classificação. Veja a definição do CONARQ:

O código de classificação de documentos de arquivo é um instrumento de trabalho utilizado para classificar todo e qualquer documento produzido ou recebido por um órgão no exercício de suas funções e atividades. A classificação por assuntos é utilizada com o objetivo de agrupar os documentos sob um mesmo tema, como forma de agilizar sua recuperação e facilitar as tarefas arquivísticas relacionadas com a avaliação, seleção, eliminação, transferência, recolhimento e acesso a esses documentos, uma vez que o trabalho arquivístico é realizado com base no conteúdo do documento, o qual reflete a atividade que o gerou e determina o uso da informação nele contida. A classificação define, portanto, a organização física dos documentos arquivados, constituindo-se em referencial básico para sua recuperação.

No código de classificação, as funções, atividades, espécies e tipos documentais genericamente denominados assuntos, encontram-se hierarquicamente distribuídos de acordo com as funções e atividades desempenhadas pelo órgão. Em outras palavras, os assuntos recebem códigos numéricos, os quais refletem a hierarquia funcional do órgão, definida através de classes, subclasses, grupos e subgrupos, partindo-se sempre do geral para o particular.

Tal como a tabela de temporalidade, cada instituição deverá criar um código de classificação que melhor se adeque a seus objetivos institucionais.

Política nacional de arquivos públicos e privados - Lei 8159/91

Abaixo transcrevi a Lei 8159/91. Minha dica para vocês: tentem decorar o máximo de informações desta lei, pois minha aposta é questão retiradas daqui. Destaquei os pontos mais importantes.

Presidência da República Casa Civil

Subchefia para Assuntos Jurídicos LEI No 8.159, DE 8 DE JANEIRO DE 1991.

Dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados e dá outras providências.

O PRESIDENTE DA REPÚBLICA, faço saber que o Congresso Nacional decreta e eu sanciono a seguinte Lei: CAPÍTULO I

DISPOSIÇÕES GERAIS

Art. 1º É dever do Poder Público a gestão documental e a proteção especial a documentos de arquivos, como instrumento de apoio à administração, à cultura, ao desenvolvimento científico e como elementos de prova e informação.

Comentário: Lembre-se a gestão documental e a proteção especial dos documentos de arquivos é dever (obrigação) do poder público! Isto porque a guarda deste arquivos terão e têm serventia ao interesse público. Imagine que até hoje existe uma série de documentos da rotina da administração pública no período militar, este documentos servem à administração, à cultura, ao desenvolvimento científico (pesquisas) e como prova e informação dos crimes, torturas, pesquisas tecnológicas, acordos e negociações que aconteceram naquele período.

Art. 2º Consideram-se arquivos, para os fins desta Lei, os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos.

Art. 3º Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.

Art. 4º Todos têm direito a receber dos órgãos públicos informações de seu interesse particular ou de interesse coletivo ou geral, contidas em documentos de arquivos, que serão prestadas no prazo da lei, sob pena de responsabilidade, ressalvadas aquelas cujos sigilo seja imprescindível à segurança da sociedade e do Estado, bem como à inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da imagem das pessoas.

Comentário: Todo pessoa pode ter acesso a toda e qualquer informação contida nos documentos de arquivos, mas há exceção: documentos sigilosos não serão de conhecimento público quando estes comprometerem a segurança da sociedade e do Estado e quando estes violarem a intimidade das pessoas. Como por exemplo os documentos relativos as investigações realizadas pelo Estado de grupos terroristas no Brasil, não são de conhecimento público e os cidadãos de modo geral só terão acesso mediante autorização do Estado. Assim como um teste de HIV de uma pessoa não pode um documento público e não pode ser entregue a qualquer pessoa, pois a informação contida no teste faz parte da intimidade pessoal do indivíduo.

Art. 5º A Administração Pública franqueará a consulta aos documentos públicos na forma desta Lei.

Art. 6º Fica resguardado o direito de indenização pelo dano material ou moral decorrente da violação do sigilo, sem prejuízo das ações penal, civil e administrativa.

CAPÍTULO II DOS ARQUIVOS PÚBLICOS

Art. 7º Os arquivos públicos são os conjuntos de documentos produzidos e recebidos, no exercício de suas atividades, por órgãos públicos de âmbito federal, estadual, do Distrito Federal e municipal em decorrência de suas funções administrativas, legislativas e judiciárias.

§ 1º São também públicos os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por instituições de caráter público, por entidades privadas encarregadas da gestão de serviços públicos no exercício de suas atividades.

§ 2º A cessação de atividades de instituições públicas e de caráter público implica o recolhimento de sua documentação à instituição arquivística pública ou a sua transferência à instituição sucessora.

Art. 8º Os documentos públicos são identificados como correntes, intermediários e permanentes.

§ 1º Consideram-se documentos correntes aqueles em curso ou que, mesmo sem movimentação, constituam objeto de consultas frequentes.

§ 2º Consideram-se documentos intermediários aqueles que, não sendo de uso corrente nos órgãos produtores, por razões de interesse administrativo, aguardam a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.

§ 3º Consideram-se permanentes os conjuntos de documentos de valor histórico, probatório e informativo que devem ser definitivamente preservados.

Comentário: Fica Ligado já falamos desta classificação mais acima!!!

Art. 9º A eliminação de documentos produzidos por instituições públicas e de caráter público será realizada mediante autorização da instituição arquivística pública, na sua específica esfera de competência.

Comentário: Olha só, eliminação/destruição de documentos de instituições públicas e de caráter público só será possível mediante autorização do arquivo público da esfera competente (estadual, municipal ou federal).

Art. 10º Os documentos de valor permanente são inalienáveis e imprescritíveis.

Comentário: Documentos permanentes não podem ser vendidos, doados, destruídos, eliminados jamais devido seu valor histórico e informativo que nunca se acabará. Releia este tópico acima e fixe o conteúdo!

CAPÍTULO III DOS ARQUIVOS PRIVADOS

Art. 11 Consideram-se arquivos privados os conjuntos de documentos produzidos ou recebidos por pessoas físicas ou jurídicas, em decorrência de suas atividades.

Art. 12 Os arquivos privados podem ser identificados pelo Poder Público como de interesse público e social, desde que sejam considerados como conjuntos de fontes relevantes para a história e desenvolvimento científico nacional.

Art. 13 Os arquivos privados identificados como de interesse público e social não poderão ser alienados com dispersão ou perda da unidade documental, nem transferidos para o exterior.

Parágrafo único Na alienação desses arquivos o Poder Público exercerá preferência na aquisição.

Art. 14 O acesso aos documentos de arquivos privados identificados como de interesse público e social poderá ser franqueado mediante autorização de seu proprietário ou possuidor.

Art. 15 Os arquivos privados identificados como de interesse público e social poderão ser depositados a título revogável, ou doados a instituições arquivísticas públicas.

Art. 16 Os registros civis de arquivos de entidades religiosas produzidos anteriormente à vigência do Código Civil ficam identificados como de interesse público e social.

CAPÍTULO IV DA ORGANIZAÇÃO E ADMINISTRAÇÃO DE INSTITUIÇÕES ARQUIVÍSTICAS PÚBLICAS

Art. 17 A administração da documentação pública ou de caráter público compete às instituições arquivísticas federais, estaduais, do Distrito Federal e municipais.

§ 1º São Arquivos Federais o Arquivo Nacional os do Poder Executivo, e os arquivos do Poder Legislativo e do Poder Judiciário. São considerados, também, do Poder Executivo os arquivos do Ministério da Marinha, do Ministério das Relações Exteriores, do Ministério do Exército e do Ministério da Aeronáutica.

§ 2º São Arquivos Estaduais os arquivos do Poder Executivo, o arquivo do Poder Legislativo e o arquivo do Poder Judiciário.

§ 3º São Arquivos do Distrito Federal o arquivo do Poder Executivo, o Arquivo do Poder Legislativo e o arquivo do Poder Judiciário.

§ 4º São Arquivos Municipais o arquivo do Poder Executivo e o arquivo do Poder Legislativo.

§ 5º Os arquivos públicos dos Territórios são organizados de acordo com sua estrutura político-jurídica.

Art. 18 Compete ao Arquivo Nacional a gestão e o recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelo Poder Executivo Federal, bem como preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda, e acompanhar e implementar a política nacional de arquivos.

Parágrafo único Para o pleno exercício de suas funções, o Arquivo Nacional poderá criar unidades regionais.

Art. 19 Competem aos arquivos do Poder Legislativo Federal a gestão e o recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelo Poder Legislativo Federal no exercício das suas funções, bem como preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda.

Art. 20 Competem aos arquivos do Poder Judiciário Federal a gestão e o recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelo Poder Judiciário Federal no exercício de suas funções, tramitados em juízo e oriundos de cartórios e secretarias, bem como preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda.

Art. 21 Legislação estadual, do Distrito Federal e municipal definirá os critérios de organização e vinculação dos arquivos estaduais e municipais, bem como a gestão e o acesso aos documentos, observado o disposto na Constituição Federal e nesta Lei.

Comentário:

CAPÍTULO V DO ACESSO E DO SIGILO DOS DOCUMENTOS PÚBLICOS

Comentário: Se liga que este capítulo na sua totalidade foi revogado pela Lei 12.527/2011 conhecida como Lei de Acesso a Informação. Então volte acima e leia novamente com muita atenção o tópico de documentos sigilosos com as informações atualizadas.

Art. 22 É assegurado o direito de acesso pleno aos documentos públicos. (Revogado pela Lei nº 12.527, de 2011)

Art. 23. Decreto fixará as categorias de sigilo que deverão ser obedecidas pelos órgãos públicos na classificação dos documentos por eles produzidos. Regulamento (Revogado pela Lei nº 12.527, de 2011)

§ 1º Os documentos cuja divulgação ponha em risco a segurança da sociedade e do Estado, bem como aqueles necessários ao resguardo da inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da imagem das pessoas são originariamente sigilosos. (Revogado pela Lei nº 12.527, de 2011)

§ 2º O acesso aos documentos sigilosos referentes à segurança da sociedade e do Estado será restrito por um prazo máximo de 30 (trinta) anos, a contar da data de sua produção, podendo esse prazo ser prorrogado, por uma única vez, por igual período. (Revogado pela Lei nº 12.527, de 2011)

§ 3º O acesso aos documentos sigilosos referente à honra e à imagem das pessoas será restrito por um prazo máximo de 100 (cem) anos, a contar da sua data de produção. (Revogado pela Lei nº 12.527, de 2011)

Art. 24 Poderá o Poder Judiciário, em qualquer instância, determinar a exibição reservada de qualquer documento sigiloso, sempre que indispensável à defesa de direito próprio ou esclarecimento de situação pessoal da parte. (Revogado pela Lei nº 12.527, de 2011)

Parágrafo único Nenhuma norma de organização administrativa será interpretada de modo a, por qualquer forma, restringir o disposto neste artigo. (Revogado pela Lei nº 12.527, de 2011)

DISPOSIÇÕES FINAIS

Art. 25 Ficará sujeito à responsabilidade penal, civil e administrativa, na forma da legislação em vigor, aquele que desfigurar ou destruir documentos de valor permanente ou considerado como de interesse público e social.

Art. 26 Fica criado o Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ), órgão vinculado ao Arquivo Nacional, que definirá a política nacional de arquivos, como órgão central de um Sistema Nacional de Arquivos (SINAR).

Comentário: tenha em mente para sua prova:

“O Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ é um órgão colegiado, vinculado ao Arquivo Nacional do Ministério da Justiça, que tem por finalidade definir a política nacional de arquivos públicos e privados, como órgão central de um Sistema Nacional de Arquivos, bem como exercer orientação normativa visando à gestão documental e à proteção especial aos documentos de arquivo.”

§ 1º O Conselho Nacional de Arquivos será presidido pelo Diretor Geral do Arquivo Nacional e integrado por representantes de instituições arquivísticas e acadêmicas, públicas e privadas.

§ 2º A estrutura e funcionamento do conselho criado neste artigo serão estabelecidos em regulamento.

Art. 27 Esta Lei entra em vigor na data de sua publicação.

Art. 28 Revogam-se as disposições em contrário. Brasília, 8 de janeiro de 1991; 170º da Independência e 103º da República. FERNANDO COLLOR Jarbas Passarinho

TÓPICO 2: NOÇÕES DE ORGANIZAÇÃO, SISTEMAS E MÉTODOS

Organizar é o processo de alocar pessoas e outros recursos para atingir um objetivo. Envolve tanto a divisão de trabalho como a coordenação desses trabalhos para alcançar um resultado desejado.

O processo de organização define quem deve fazer o quê, quem é responsável por quem e como as diferentes partes da organização devem se relacionar e trabalhar juntas.

Assim, poderíamos dizer que a estrutura organizacional é o conjunto ordenado de responsabilidades, autoridades, comunicações e decisões de uma empresa ou organização.

A estrutura formal é a estrutura oficial de uma instituição. Assim sendo, é a estrutura representada no organograma, em que existe a identificação dos diversos cargos e das linhas de autoridade e comunicação entre eles. Lendo um organograma, você pode entender vários aspectos de uma organização, como:

Divisão de trabalho – cargos e títulos mostram quem faz o que dentro da empresa. Relação de supervisão – linhas mostram quem se reporta a quem. Canais de comunicação – linhas mostram os canais de comunicação. Subdivisões principais – divisões que se reportam a um mesmo gerente são mostradas. Níveis hierárquicos – os diversos níveis hierárquicos são evidenciados.

A estrutura informal está presente em todas as organizações. É uma rede de relacionamentos não oficiais, mas muito importantes, que moldam os relacionamentos entre os ocupantes da organização.

Portanto, se a estrutura informal fosse desenhada, mostraria quem fala com quem, quem tem amizade ou inimizade com quem etc. Assim sendo, indicaria então todos os relacionamentos espontâneos dentro da organização, não dependentes do cargo oficial.

Exemplo de organograma:

FLUXOGRAMA

O fluxograma é a principal ferramenta de mapeamento e desenho de processos. A ferramenta consiste em um conjunto de notações gráficas, ou seja, um conjunto de símbolos padronizados que servem para que possamos descrever e redesenhar um processo.

Assim, essa é a ferramenta utilizada para efetuar o mapeamento e a modelagem dos processos.

Dessa forma, ele é utilizado para descrever, de modo gráfico, um processo através do uso de símbolos e linhas. Com ele fica mais fácil visualizar e conhecer melhor um processo, de forma que possamos propor melhorias e

mudanças. O objetivo, portanto, da utilização dessa ferramenta é simplificar o trabalho de mapeamento e facilitar o entendimento de como os processos de trabalho funcionam.

Sem conhecer como os processos funcionam, não teríamos como gerenciá-los, não é mesmo? A seguir podemos ver um exemplo de fluxograma:

CRONOGRAMAS

É um gráfico de dupla entrada em que as linhas configuram as atividades ou tarefas a serem executadas e as colunas definem os períodos, geralmente dias, semanas ou meses. Os traços horizontais significam a duração das atividades ou tarefas, com início e término bem definidos, conforme sua localização nas colunas.

O cronograma permite que os traços horizontais que definem a duração das atividades sejam sólidos para o que foi planejado e cortados para o que foi realmente executado. Isso permite uma fácil comparação visual entre o planejamento e a sua execução.

Exemplo:

TÓPICO 3: GESTÃO DE PESSOAS

GESTÃO DE PESSOAS NA ADMINISTRAÇÃO DE RECURSOS HUMANOS

A administração de recursos humanos é definida como a função organizacional destinada a prover, treinar, desenvolver, motivar e manter os recursos humanos (pessoas). Um de seus principais papéis consiste em buscar o equilíbrio entre os objetivos organizacionais e as necessidades dos empregados, a fim de obter baixos índices de rotatividade (conhecida como turn-over – saída e entrada rotineiras de funcionários).

Objetivos

Tanto os indivíduos como as organizações possuem objetivos. Os objetivos organizacionais são voltados para as empresas, enquanto os objetivos pessoais são voltados para os empregados.

As organizações recrutam e selecionam seus recursos humanos para, com eles e por meio deles, alcançarem objetivos organizacionais.

Entretanto, os indivíduos também têm objetivos pessoais que lutam para atingir e, muitas vezes, servem-se da organização para consegui-los.

O modelo mais adequado para evitar possíveis conflitos de interesses é a empresa procurar manter ambos os objetivos paralelos um ou outro.

Quando ocorrem divergências entre estes objetivos a consequência direta é o fim do elo entre a empresa e o funcionário.

O quadro abaixo demonstra este conflito de objetivos.

Os aspectos fundamentais da moderna Gestão de Pessoas:

As pessoas como seres humanos: personalidade própria – diferentes entre si – conhecimento– história pessoal e particular – habilidades e competências distintas.

As pessoas como ativadores inteligentes de recursos organizacionais: as pessoas como fonte de impulso próprio que dinamiza a organização e não como agentes passivos, inertes e estáticos.

As pessoas como parceiros da organização. Capazes de conduzi-la à excelência e ao sucesso por meio de investimentos na organização: esforços – dedicação – responsabilidade – comprometimento – riscos.

Administrar e impulsionar as mudanças: nas últimas décadas, houve um período turbulento de mudanças sociais, tecnológicas, econômicas, culturais e políticas. Os profissionais de Administração de Recursos Humanos – ARH devem saber como lidar com mudanças se realmente querem contribuir para o sucesso de sua organização. Manter políticas éticas e comportamento socialmente responsável: toda a atividade de ARH deve ser aberta, transparente, confiável e ética. A Gestão de Pessoas irá gerenciar o que as empresas tem de mais importante que é o seu Capital Intelectual, um dos conceitos mais discutidos recentemente. Ele é composto por três elementos:

Capital Interno (estrutura interna): Conceitos, modelos, processos, sistemas administrativos e informacionais. São criadas pelas pessoas e utilizados pela organização

Capital Externo (estrutura externa): Relação com cliente e fornecedores, marcas, imagem e reputação. Dependem de como a organização resolve e oferece solução para os problemas dos clientes.

Capital Humano (competências individuais): Habilidade das pessoas em agir em determinadas situações. Educação, experiências, valores e competências.

Chiavenato (2003) conceitua que recursos humanos é uma área interdisciplinar que tem a capacidade de envolver inúmeros conceitos oriundos de várias áreas, por tratar diretamente com o ser humano, ou seja, indivíduos com personalidades diferentes, o que requer de qualquer especialista na área de recursos humanos uma experiência e um bom volume de conhecimento em diferentes áreas.

Entende-se que hoje a globalização é preponderante para a mudança da sociedade, o que influencia diretamente na capacidade de informação adquirida pelas pessoas. Neste ponto de informação, é onde os recursos humanos realizam suas atividades, com a função de recrutar, estruturar, instruir e qualificar as pessoas.

Os recursos humanos têm que proporcionar à organização soluções para que os seus colaboradores possam desempenhar da melhor forma o seu trabalho, atento a todos os anseios pessoais e do ambiente social dentro da organização. Inserir programas de qualidade de vida no trabalho, treinamentos, incentivos financeiros e de bem-estar. Outra função para os recursos humanos é organizar políticas e ações para que as pessoas possam desempenhar seu trabalho com a maior eficácia.

Cada organização desenvolve a política de recursos humanos mais adequada à sua filosofia e às suas necessidades.

A rigor, uma política de recursos humanos deve abranger o que a organização pretende acerca dos seguintes aspectos:

Objetivos da Gestão de pessoas

Ajudar a organização a alcançar seus objetivos e realizar sua missão: antigamente, a ênfase era colocada no fazer corretamente as coisas através dos métodos e regras impostos aos funcionários para obter eficiência. O salto para a eficácia veio com a preocupação em atingir objetivos e resultados.

Proporcionar competitividade à organização: isto significa saber empregar as habilidades e competências da força de trabalho. A função da ARH é fazer com que as forças das pessoas sejam mais produtivas para beneficiar clientes, parceiros e empregados.

Proporcionar à organização pessoas bem treinadas e bem motivadas. Preparar e capacitar continuamente as pessoas é o primeiro passo. O segundo é dar conhecimento às

pessoas e não apenas dinheiro. Aumentar a auto atualização e a satisfação das pessoas no trabalho: Antigamente a ênfase era colocada nas

necessidades da organização.

Afinal, o que é gestão estratégica de pessoas?

As práticas modernas de Gestão Estratégica de Pessoas envolvem, pelo menos, quatro atividades genéricas, a saber:

1. Práticas de seleção: atividades empresariais que se referem ao movimento de pessoas entre posições, seja por meio de promoções, seja por meio de contratação externa. 2. Práticas de avaliação: sistemas de retroação que examinam e aferem os diferentes tipos e desempenho das pessoas dentro da empresa. 3. Práticas de recompensa: sistemas pelos quais os empregados são reconhecidos e recompensados por um bom trabalho. 4. Práticas de desenvolvimento: atividades variadas com a finalidade de melhorar o ajustamento entre as habilidades dos empregados e as exigências de seus cargos.

Gestão por competência

Competência: é a capacidade de desenvolver atividades, visando ao aumento do desempenho das pessoas/organização.

A Gestão por competências é um programa sistematizado e desenvolvido no sentido de definir perfis profissionais que proporcionem maior produtividade e adequação ao negócio, identificando os pontos de excelência e os pontos de carência, suprindo lacunas e agregando conhecimento, tendo por base certos critérios objetivamente mensuráveis.

DICA: a gestão por competência procura substituir o tradicional levantamento de necessidades de treinamento por uma visão das necessidades do negócio e como as pessoas poderão aportar valor à empresa.

As novas competências pessoais exigidas pelas empresas nos novos ambientes de negócios são as seguintes:

1) Aprender a aprender: devem ter flexibilidade, apreensão e inovação.

2) Comunicação e colaboração: trabalho solitário e individual cede lugar ao trabalho solidário e grupal.

3) Raciocínio Criativo e resolução de problemas: espera-se que os funcionários descubram por si mesmos como agilizar e melhorar seu próprio trabalho.

4) Conhecimento tecnológico: o conhecimento está a serviço da equipe e não do indivíduo isolado.

5) Conhecimento de negócios globais: a globalização está ampliando as fronteiras do conhecimento das pessoas.

6) Desenvolvimento de liderança: capacitação das pessoas em termos de espírito empreendedor e de liderança.

7) Autogerenciamento da carreira: as pessoas precisam assumir o compromisso de assegurar que possuem as qualificações, o conhecimento e as competências exigidas, tanto na atividade atual, como nas futuras.

Hábitos que ajudarão as pessoas a serem cada vez mais eficazes:

1. Ser proativo: antecipar-se aos problemas. Este é um princípio de visão pessoal. Ter responsabilidade e iniciativa.

2. Ter em mente o objetivo final: começar com o objetivo na mente e focar metas e resultados. Este é um princípio de liderança pessoal.

3. Primeiro o primeiro: em primeiro lugar, o mais importante: estabelecer prioridades e saber executá-las. Este é um princípio de administração pessoal.

4. Pensamento do tipo ganhar/ganhar com respeito mútuo e benefícios mútuos: pensar sempre em vencer/vencer. Este é um princípio de liderança interpessoal.

5. Procurar primeiro compreender para depois ser compreendido: compreensão recíproca. Este é um princípio de comunicação enfática.

6. Sinergia: saber ultrapassar conflitos e criar cooperação. Sinergizar é um princípio de cooperação criativa.

7. Promover a renovação constante: isso significa mudar e mudar sempre para melhorar continuamente, ou seja, afinar constantemente o instrumento. Este é um princípio de auto renovação equilibrada. É necessário recomeçar novamente de dentro para fora.

Cada empresa precisa identificar, reunir e fortalecer suas competências para poder competir com o sucesso. A identificação das competências organizacionais é necessária para orientar as decisões quanto às atividades que são cruciais para o sucesso da organização.

Categorias de competências

1) Competências essenciais: são as competências básicas e fundamentais para o sucesso da organização em relação aos clientes, à sociedade e aos concorrentes. Correspondem àquilo que cada organização sabe fazer melhor do que ninguém. Cada organização precisa identificar e localizar as competências essenciais capazes de levá-las ao sucesso.

2) Competências de gestão: são as relacionadas com a gestão de recursos – financeiros, comerciais, produtivos, etc. Refere-se a como os recursos organizacionais são utilizados e os processos mobilizados para obter os melhores resultados. As competências e a gestão são fundamentais para sua eficiência interna.

3) Competências organizacionais: são as relacionadas com a vida íntima da organização. Referem-se ao aparato interno por meio do qual a organização se articula e se integra para poder funcionar.

4) Competências pessoais: são as que cada indivíduo aprende e desenvolve em suas atividades pessoais na organização. As organizações avaliam e definem quais são suas competências essenciais – atuais ou exigidas – e daí,

partem para suas competências de gestão, competências organizacionais até chegar às competências individuais por meio de um processo estratégico de desenvolvimento de competências.

TÓPICO 4: COMUNICAÇÃO INTERPESSOAL

Todo administrador precisa se comunicar para conseguir fazer seu trabalho. Cerca de 70% a 80% do trabalho de um administrador envolve a comunicação: ler relatórios, mandar e-mails, participar de reuniões, trabalhar em equipe, ouvir os outros, orientar e liderar são tarefas ligadas à comunicação.

Como ninguém domina todas as informações necessárias para a empresa, necessitamos da interação e da troca de mensagens entre os indivíduos para que a organização atinja seus objetivos.

Uma organização de qualquer espécie só é possível por meio da comunicação. Assim, a comunicação pode ser definida como um processo interpessoal de envio e recebimento de símbolos com mensagens atreladas a eles.

Portanto, é a transmissão de uma mensagem de uma pessoa para outra. Longe de ser um processo unilateral, a comunicação é sobretudo um exercício de mútua influência, a partir da transmissão de informações, ideias ou emoções de uma parte para outra utilizando código compartilhados pelo emissor e o receptor.

Atenção: a comunicação é uma “via de mão dupla”.

Comunicação é essencialmente uma ponte de significados que cria compreensão mútua e confiança, já que compreensão leva à aceitação ou não da mensagem, e a uma ação para quem recebe a mensagem.

Dessa maneira, nem sempre que falamos estamos sendo ouvidos. O processo de comunicação envolve também o intercâmbio, o entendimento e o compartilhamento da informação, de forma que a informação se torne comum às duas pessoas.

Deve existir, assim, uma empatia entre a pessoa que envia a mensagem e a pessoa que a recebe. A comunicação só ocorre quando a mensagem é compreendida. Assim, as duas partes devem ter interesse em que a comunicação seja feita de forma eficaz.

Vamos ver a seguir os principais elementos do processo de comunicação:

A fonte – inicia a mensagem codificando uma informação. O transmissor – é o meio que codifica a mensagem, o produto da codificação da fonte. O canal – é o meio que a fonte escolhe para enviar a mensagem. O receptor – é o modo ou instrumento que decodifica a mensagem. O destino – é a pessoa que deve receber a mensagem. O ruído – representa as barreiras de comunicação que distorcem o sentido da mensagem. A retroação – é o retorno do destino confirmando o sucesso ou não do processo de comunicação.

Comunicação Eficiente e Efetiva

A comunicação eficiente ocorre quando utilizamos o mínimo de recursos para nos comunicarmos, os quais podem tanto ser tanto financeiros e materiais quanto o tempo.

A comunicação somente é efetiva quando a mensagem da pessoa que está enviando (a fonte) é completamente compreendida pelo destinatário.

Comunicação Verbal e Não Verbal

A comunicação verbal faz uso da palavra para a transmissão das mensagens. Já a comunicação não verbal utiliza aspectos como: o tom de voz, a postura do corpo, o olhar, os gestos, entre outros.

Comunicação formal e informal

As comunicações formais dentro das organizações normalmente seguem três direções: descendente, ascendente e lateral (ou horizontal).

As comunicações são descendentes quando são enviadas das chefias para seus subordinados, ou seja, quando “descem” dos níveis hierárquicos mais altos para os mais baixos da empresa. Podem incluir desde instruções, objetivos a serem buscados, normas a serem seguidas, resultados alcançados e notícias.

Da mesma forma, as comunicações são ascendentes quando são enviadas pelos subordinados para seus chefes. Para que os executivos de uma organização fiquem a par dos acontecimentos, uma comunicação ascendente livre é muito importante.

Dessa forma, os empregados podem informar algum problema que tenha ocorrido, informar algum conflito ou insatisfação, fazer sugestões e trazer todo tipo de informação da “linha de frente” para seu chefe.

Grande parte das organizações estimula esse tipo de comunicação. Isso acontece, pois instrumentos que facilitem o envio de informações para as chefias podem evitar uma série de problemas em uma empresa. Infelizmente, muitos chefes resistem a ouvir seus funcionários, e os funcionários podem não confiar o bastante nas chefias para passar essas informações.

Esses fluxos de comunicação (descendente e ascendente) descritos são os mais comuns em organizações verticalizadas e hierarquizadas. Entretanto, atualmente os fluxos horizontais são cada vez mais importantes.

A comunicação lateral (ou horizontal) é o fluxo de informações entre colegas de trabalho e setores de uma empresa. Uma comunicação lateral acontece quando pedimos ajuda a um colega de trabalho ou quando dois departamentos precisam coordenar uma tarefa.

Entre os exemplos de casos em que a comunicação lateral ocorre, temos: as reuniões entre departamentos diferentes, os grupos de trabalho (ou grupos de “força-tarefa”) e as equipes de projetos. Esse tipo de comunicação é fundamental para uma coordenação de esforços entre as diversas áreas da empresa.

Já a comunicação informal ocorre fora das normas e dos cargos determinados pelo organograma da empresa. Essa comunicação acontece naturalmente pelo contato entre pessoas.

Quando encontramos um colega no corredor e “trocamos uma ideia”, estamos utilizando a comunicação informal. Esse tipo de comunicação é importante, pois acelera o fluxo de informações entre as áreas e pessoas e complementa, de certa forma, o fluxo de informações que ocorre na comunicação formal da empresa.

Entre os exemplos de situações dominadas pela comunicação informal temos: as conversas informais (o “rádio corredor” ou “rádio peão”), o “giro” do diretor pelas instalações da empresa (em que ele conversa com funcionários do baixo escalão), a interação entre funcionários de diferentes áreas no refeitório etc.

Relações interpessoais nas organizações

As relações interpessoais nas organizações são:

Comunicação: já exposto acima. Motivação

A motivação é relativa às forças internas ou externas que fazem uma pessoa se entusiasmar e persistir na busca de um objetivo! Como a motivação afeta a produtividade, a organização deve canalizar a motivação para os objetivos organizacionais.

No ambiente organizacional, a motivação é a vontade de exercer altos níveis de esforço para alcançar os objetivos organizacionais.

Entretanto, a dificuldade existe no fato de que as pessoas são muito diferentes umas das outras. O que pode motivar uma pessoa pode não motivar outras.

No primeiro caso, a crença é de que as ações humanas são espontâneas e gratuitas, uma vez que têm suas origens nas impulsões interiores; assim sendo, o próprio ser humano traz em si seu potencial e a fonte de origem do seu comportamento motivacional. No segundo caso, pressupõe-se que a força que conduz o comportamento motivado está fora da pessoa, quer dizer, nasce de fatores extrínsecos que são, de certa forma, soberanos e alheios à sua vontade.

Liderança

O conceito de liderança é relacionado com a utilização do poder para influenciar o comportamento de outras pessoas. O bom líder deve buscar se comunicar com seus subordinados e guiá-los em direção aos objetivos da organização.

Dessa forma, um dos aspectos mais importantes para um gestor é a capacidade de liderar seus colaboradores, pois a liderança envolve a habilidade de influenciar pessoas para que sejam alcançados os objetivos desejados.

Liderar é, basicamente, mostrar o caminho a ser seguido. É incentivar a equipe em direção às metas que devem ser atingidas. Mas liderar pessoas não é fácil. Cada indivíduo tem uma maneira de pensar diferente, experiências diversas, traumas etc.

Dessa maneira, a capacidade de liderança demanda diversas habilidades diferentes, como saber se comunicar, ter paciência, manter o equilíbrio emocional etc.

Portanto, a liderança é dinâmica. É um aspecto que envolve o relacionamento humano e aborda o uso do poder para que as metas sejam atingidas.

Um aspecto muito cobrado em concursos é a relação entre a liderança e os cargos de chefia ou gerência. É muito comum que as pessoas liguem a liderança de certas pessoas ao cargo de chefe (como um gerente, um general, um governante etc.).

Entretanto, não é necessária a ocupação de um cargo para que uma pessoa tenha um papel de liderança em um grupo. E o contrário também é verdade. Não é sempre que um chefe faz esse papel (liderar) nas organizações.

Muitas pessoas ocupam cargos de chefia, mas não têm perfil para liderar pessoas, não sabem se comunicar, não sabem incentivar as pessoas etc. Dessa forma, são gerentes, mas não são líderes.

Diferença entre gerentes e líderes:

Trabalho em equipe

A maioria das atividades dentro de uma organização vai além da capacidade de uma única pessoa realizar o trabalho. As evidências sugerem que as equipes de trabalho normalmente superam os indivíduos e os grupos quando a tarefa necessita de múltiplas habilidades, capacidade de análise e experiência.

Além disso, as equipes são mais flexíveis e adaptam-se melhor aos desafios do que os grupos de trabalho normais. Vamos ver então a diferença entre um grupo e uma equipe de trabalho?

Um grupo normalmente é definido como um somatório de duas ou mais pessoas que interagem para atingir um objetivo específico. Essas pessoas são interdependentes e trocam informação para que cada membro consiga atingir os objetivos desejados.

Os grupos em uma organização podem ser formais e informais. Os grupos formais são definidos pela estrutura de cargos da empresa. Assim, se você trabalha em um departamento de vendas de uma empresa, formará um grupo formal com seus colegas que pertencem ao mesmo departamento.

Já um grupo informal não aparece no organograma da empresa, ou seja, não está formalmente organizado nem estruturado. Ele se forma naturalmente pela necessidade que temos de interagir com outras pessoas no ambiente de trabalho.

Dessa forma, os colegas de trabalho que normalmente almoçam juntos (independentemente de trabalhar ou não no mesmo setor) podem ser considerados um grupo informal, ou seja, pessoas que não necessitariam estar juntas pelo seu cargo e suas tarefas, mas que têm afinidade umas com as outras.

Memorize:

TÓPICO 5: ADMINISTRAÇÃO DE RECURSOS MATERIAIS E PATRIMÔNIO COM FOCO NO DESENVOLVIMENTO SUSTENTÁVEL

Administração de recursos materiais

Para entender o que é administração de materiais, vamos à um exemplo: imagine uma grande indústria. Durante o processo de produção, haverá determinados materiais em determinados momentos e em determinados locais. Esses

materiais devem ser armazenados, transportados, selecionados, contados, entre diversas outras tarefas. É nesse contexto que a administração de materiais atua.

A principal função da administração de materiais é maximizar o uso de recursos envolvidos na área logística da empresa e com grande efeito dentro dos estoques. O administrador, porém, irá deparar-se com este terrível dilema que é o causador da inadequada gestão de materiais, percebida em inúmeras empresas, e que cria terríveis problemas quanto às necessidades de capital de giro da empresa, bem como seu custo.

Memorize o quadro abaixo:

Em uma organização, podemos identificar vários tipos de recursos:

Nosso foco será o estudo dos recursos materiais. Em primeiro lugar é necessário diferenciar recursos materiais e recursos patrimoniais.

Outra definição importante é que os recursos materiais não são bens permanentes, enquanto os recursos patrimoniais o são.

Exposto essa diferenciação, vamos definir Administração de Materiais:

Em outras palavras, maximizar a utilização de recursos significa evitar o desperdício. Esse é o objetivo principal da administração de materiais. Porém, para alcançar esse objetivo primário, a gestão de materiais contém objetivos secundários, a saber:

Para cumprir esses objetivos a administração de materiais possui as seguintes funções:

Compras: a função de Compras pode ser dividida em compras no mercado interno e importações. Toda compra envolve fornecedores, contratos (licitações), tomada de preços, pedido de compras (prazos, condições de pagamento, etc.), transporte e controle no recebimento da mercadoria. Caso haja importações, os compradores deverão ter conhecimento das leis e guias de importação, bem como dos processos envolvendo órgão do governo federal mediador das importações.

Transporte: a função de Transportes envolve do fornecedor até o espaço físico de estocagem pode ser feita interna ou por terceiros. Caso seja interna, envolve o processo de gerenciamento e distribuição das cargas. Se externa, envolve a contratação de transportadoras (rodoviárias, ferroviárias, aéreas ou marítimas).

Armazenagem e conservação: as funções de Armazenagem e Conservação envolvem todos os processos de recebimento das mercadorias, controle de qualidade e fechamento contra o pedido de compra, catalogação dos itens conforme codificação do estoque, armazenagem no local físico (localização) designado para os itens e contabilização dos itens.

Manipulação e Controle de estoques: As funções de Manipulação e Controle dos Estoques envolvem todos os processos de requisição e devolução de itens em seja para fabricação, consumo ou revenda. Cada um desses processos é composto por subprocessos legais. Caso a retirada de itens seja para venda e entrega em um cliente, um processo de emissão de notas fiscais para circulação de mercadorias (pode ser o faturamento direto) deve ser incluído para esta função.

Segundo Chiavenato a administração materiais: “envolve a totalidade dos fluxos de materiais da empresa, desde a programação de materiais, compras, recepção, armazenamento no almoxarifado, movimentação de matérias, transporte interno e armazenamento no depósito de produtos acabados”.

E o que isso tudo quer dizer?

Quer dizer que, dentro de um processo de produção, a administração de materiais precisa coordenar:

Classificação de Materiais

Trata-se de um procedimento de unir materiais por características parecidas, servindo de informação gerencial ao administrador de materiais, que se torna capaz de voltar sua atenção a determinadas categorias, ao invés de tentar, em vão, lidar com uma infinidade de itens de materiais.

Um sistema de classificação deve ser detentor de alguns atributos para que seja eficiente. Segundo Viana (2000), essas qualidades são:

Além das qualidades acima, um sistema de classificação de materiais deve ter certos princípios, os quais dão as características específicas para cada grupo na classificação de materiais:

Tipos de Classificação

O sistema de classificação é de extrema importância para qualquer área de controle de materiais, pois, não havendo um sistema eficiente, não há como existir um planejamento de estoques, compras e despachos corretos, nem mesmo controle de utilidade dos itens.

Existem inúmeros critérios para a classificação de materiais. Tais critérios são determinados com base nas informações do gestor de materiais. Vejamos quais os principais tipos de classificação:

Por tipo de demanda: é de grande uso nas empresas. A mesma se divide em:

Os materiais de estoque se subdividem em:

Quanto à aplicação:

Materiais produtivos: É todo material ligado direta ou indiretamente ao processo produtivo.

Matérias primas: São os materiais básicos e insumos que compõem os itens iniciais e fazem parte do processo produtivo.

Produtos em fabricação: São os materiais em processamento, ou seja, são os que estão sendo processados ao longo do processo produtivo. Não estão mais no almoxarifado porque já não são mais matérias-primas, nem no estoque final porque ainda não são produtos acabados.

Produtos acabados: produtos já prontos.

Materiais de manutenção: materiais usados em manutenção.

Materiais improdutivos: materiais que não fazem parte do produto no processo produtivo.

Materiais de consumo geral: materiais de consumo, aplicados em diversos setores da empresa.

Quanto ao valor econômico:

Para que se se tenha sucesso na gestão de estoques é necessário que se separe de forma clara, aquilo que é essencial do que é secundário em termos de valor de consumo. Para isso, existe a chamada de curva ABC ou Curva de Pareto. Nessa é determinado à importância dos materiais em função do valor expresso pelo próprio consumo em determinado período.

O principal objetivo da análise ABC é identificar os itens de maior valor de demanda e sobre eles exercer uma gestão mais refinada, especialmente por representarem altos valores de investimentos e, muitas vezes, com impactos estratégicos para a sobrevivência da organização.

Os percentuais aproximados (e não fixos) são os relacionados abaixo:

A CURVA ABC baseia-se no princípio de que a maior parte do investimento está concentrada em um pequeno número de itens. Aplicando-se este conceito à gestão de estoques, obtemos uma ferramenta de gestão de estoques, através da qual é possível a identificação dos itens de maior valor financeiro em estoque (ou maior valor de demanda), e sobre eles exercer uma gestão mais refinada.

Quanto à importância operacional:

Esta classificação aprecia a imprescindibilidade ou ainda o grau de dificuldade para se obter o material.

Para essa classificação, deve-se responder o seguinte:

Materiais Críticos Classificação que é muito utilizada por indústrias. São materiais com sua reposição específica, cuja demanda não é previsível e a decisão de estocar tem como base o risco. A quantidade de material classificada como crítico deve ser mínimo. Os materiais são classificados como críticos segundo os seguintes critérios:

Perecibilidade

Diz-se perecível aquele material com a possibilidade de extinção de suas propriedades físico-químicas, geralmente pelo fator tempo. Assim, quando a empresa adquire um material para ser usado em um período, e nesse período o consumo não ocorre, sua utilização poderá não ser mais necessária, o que inviabiliza a estocagem por longos períodos.

Quanto à possibilidade de se extinguirem, os materiais podem ser classificados em perecíveis e não perecíveis.

Periculosidade

O uso dessa classificação permite a identificação de materiais que devido a suas características físico-químicas, podem oferecer risco à segurança, seja ela no manuseio, transporte, armazenagem.

Possibilidade de fazer ou comprar

Esta classificação visa determinar quais os materiais que poderão ser recondicionados, fabricados internamente ou comprados:

Nesse contexto de decidir entre comprar ou fazer – que é tomada pela alta cúpula, há duas possíveis estratégias:

Materiais permanentes ou de consumo:

Esta é basicamente uma classificação contábil, pois se refere à natureza de despesa.

Dificuldade de Aquisição

Os materiais podem ser classificados pelo grau de dificuldade de serem encontrados no mercado para aquisição:

Veja um quadro com um resumaço dos tipos de classificação:

Gestão Patrimonial

É prudente iniciarmos revisando o conceito de recurso patrimonial, já apresentado anteriormente:

Recurso patrimonial = refere-se aos elementos físicos empregados por uma organização que são destinados à manutenção de suas atividades. A natureza do recurso patrimonial é permanente. Além disso, nem sempre é possível armazená-lo em estoques.

Obs.:

Gestão Patrimonial é o gerenciamento de todos os bens, direitos e obrigações de uma organização, visando atender políticas da empresa e aos órgão de controle e fiscalização do Estado.

O controle patrimonial abrange tanto os bens patrimoniais móveis quanto os imóveis. Vejamos:

O recebimento e a incorporação de bens patrimoniais

Atividades envolvidas na “vida” de um bem patrimonial:

A cada uma das atividades acima correspondem medidas administrativas específicas a serem tomadas pela Administração. Didaticamente, podemos relacionar as atividades e medidas administrativas inerentes ao controle patrimonial de bens móveis a três “momentos cronológicos”: a entrada na organização, as alocações internas e a saída final do bem.

No que diz respeito à entrada e às alocações internas na organização, as atividades e as medidas administrativas correspondentes são as relacionadas no quadro abaixo:

Após o recebimento, procede-se ao registro do bem, inscrevendo-o em uma relação de materiais sobre os quais deve haver um controle “especial”. Assim, de modo geral, as principais tarefas envolvidas nessa etapa podem ser relacionadas da seguinte maneira:

Verificação se o material entregue nos almoxarifados corresponde à descrição da nota fiscal;

Verificação se o material entregue corresponde à descrição da nota de empenho (no caso de órgãos públicos);

Se as verificações dos itens anteriores ocorrerem sem maiores problemas, atesta-se a nota fiscal (dá-se um “OK” em seu verso, afirmando que o material foi recebido);

Conferência quantitativa e qualitativa do bem patrimonial;

Incorporação do material permanente ao patrimônio da organização.

Esta incorporação é chamada de tombamento, que definimos a seguir:

Tombamento: é o procedimento de identificação de um bem, efetuado na incorporação do bem ao patrimônio de uma organização. Por ocasião do tombamento, cadastram-se, em um banco de dados, informações essenciais do bem (características físicas, valor de aquisição etc.). O bem recebe um número patrimonial, pelo qual é identificado, e uma plaqueta (ou etiqueta, ou gravação) contendo este número de registro é afixada no bem (quando possível).

ATENÇÃO: O TOMBAMENTO SÓ OCORRE PARA MATERIAIS PERMANENTES.

NÃO OCORRE TOMBAMENTO PARA MATERIAIS DE CONSUMO.

Após o recebimento de um material permanente em um almoxarifado, efetua-se o registro de suas informações físicas e contábeis, para fins de controle. No entanto, como qualquer outra atividade da organização, o controle dos bens patrimoniais está sujeito a uma auditoria, com o objetivo único de garantir a confiabilidade das informações prestadas pelos sistemas de controle material / patrimonial. Erros humanos, perdas e roubos são as causas principais das discrepâncias entre os registros e o que efetivamente consta de estoques ou de cargas patrimoniais sob a responsabilidade de servidores. Estamos nos referindo aos inventários, um instrumento de gestão patrimonial.

CONTROLE PATRIMONIAL: INVENTÁRIOS

Inventário: levantamento físico-financeiro de todos os bens de uma organização, visando identificar o tamanho do patrimônio e sua respectiva valorização financeira.

Etapas:

1. Levantamento: localização dos bens na organização e fora dela. Observar o aspecto físico e documental. 2. Conferência: através de uma portaria, o gestor público nomeia uma comissão para proceder o inventário.

1º conferência – origina um relatório 2º conferência – revisão da primeira, dá origem a um novo relatório

3. Análise: faz-se uma comparação entre a conferência real, aquela feita manualmente no local onde se guarda os bens, e a conferência eletrônica, aquela cuja informações estão no sistema eletrônico da instituição.

4. Ajustes: diferença da conferência com o sistema.

Alienação e depreciação de bens patrimoniais

Uma vez adquirido um bem patrimonial (um aparelho de ar condicionado, por exemplo), ele é registrado no sistema de cadastro patrimonial com suas características físicas, bem como o seu valor de compra, conforme registrado na nota fiscal.

No entanto, com o passar dos anos, não é possível afirmarmos que o seu valor permanece constante. Ele decresce, em virtude de seu desgaste temporal, bem como de sua ociosidade tecnológica.

Esse processo de minoração do valor de um bem patrimonial, originário do transcurso do tempo é denominado depreciação (perda/redução do valor pelo desgaste, ou perda da utilidade de uso ou ação da natureza).

Por fim, a “saída” de um bem patrimonial da organização, ou o seu desfazimento, é efetuada através da alienação, sendo essa a medida administrativa correspondente:

Por sua vez, podemos definir o conceito de baixa de um bem como a sua retirada contábil do acervo patrimonial de uma organização. Um bem baixado deixa de fazer parte do ativo imobilizado da organização.

A baixa patrimonial pode ocorrer por qualquer das seguintes formas:

Alienação (venda, permuta ou doação, nas formas da Lei nº 8.666/1993 – Lei de Licitações e Contratos);

Comodato (espécie de empréstimo de bens patrimoniais, por tempo pré-determinado);

Extravio / perda / sinistro

Obs.: O número de patrimônio de um bem baixado jamais deve ser repassado a outro bem. Quando um bem é baixado, seu número patrimonial passa a fazer parte de um banco de dados gerenciado pelo setor de administração patrimonial da organização, referente a itens patrimoniais desincorporados.

ATENÇÃO: Em uma eventual reincorporação do bem (por exemplo, um bem furtado que é recuperado), o número patrimonial é restituído ao mesmo bem.

Licitação e contratos – Lei 8.666/93 Licitação

Os entes que compõem a administração pública direta e indireta de qualquer dos Poderes da União, dos Estados e dos Municípios são também, em última análise, consumidores de produtos indispensáveis ao bom andamento da atividade administrativa. Como administração se vale do dinheiro público para satisfazer suas necessidades, não pode o administrador sacar esse dinheiro no caixa eletrônico e pagar à empreiteira pela construção de um prédio público, por exemplo.

A regra geral que regula todo o sistema de aquisições e venda pela administração pública está no art. 37, XXI, da CF. Esse dispositivo assim dispõe:

“Ressalvados os casos especificados na legislação, as obras, serviços, compras e alienações serão contratados mediante processo de licitação pública que assegure igualdade de condições a todos os concorrentes, com cláusulas que estabeleçam obrigações de pagamento, mantidas as condições efetivas da proposta, nos termos da lei, o qual somente permitirá as exigências de qualificação técnica e econômica indispensáveis à garantia do cumprimento das obrigações”.

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Assim, antes de celebrar um contrato para aquisição ou alienação de um bem ou serviço, a administração deve realizar um procedimento administrativo vinculado e formal para selecionar a melhor proposta dentre os interessados que vierem a cumprir todos os requisitos e condições definidos em ato próprio (edital ou convite). Esse procedimento é denominado licitação.

Memorize: Licitação é um procedimento administrativo vinculado e formal (na forma da lei) que antecede as contratações, mediante critérios preestabelecidos (no instrumento de convocação dos interessados: edital ou convite) e isonômicos (sem visar alguém específico).

A licitação é ato administrativo público, sendo assim qualquer cidadão pode ter conhecimento dos atos do seu procedimento. Mas aqui há uma exceção quando se trata do conteúdo das propostas, estas devem ser sigilosas até o momento da abertura dos envelopes, isto para garantir que não haja fralde no processo licitatório, pois se uma empresa sabe com antecedência a proposta das demais concorrentes, poderá elaborar uma propostas mais vantajosa para ganhar o procedimento, logo o processo deixará de ser isonômico, já que uma das empresas possui uma informação privilegiada estando, desta forma, em vantagem em relação as demais.

Observe o que diz o § 3º do art. 3º da lei 8.666/93:

“a licitação não será sigilosa, sendo públicos e acessíveis ao público os atos de seu procedimento, salvo quanto ao conteúdo das propostas, até a respectiva abertura”.

A competência de legislar (criar leis) sobre licitações é privativa da União quando se trata de normas gerais (aplicáveis a todos os entes. Mas Estados e Municípios também podem legislar, excepcionalmente, quando se tratar de normas específicas (aplicável apenas em âmbito regional/municipal) e desde que não contrariem as normas gerais.

Diante disso, quem estaria obrigado a licitar?

Tanto a administração direta (todos os órgãos administrativos da União, Estados, Distrito Federal e Municípios no âmbito dos Poderes Executivo, Legislativo e Judiciário, todos os Tribunais de Contas e órgãos do Ministério Público) como a administração indireta (autarquias, empresas públicas, sociedades de economia mista e fundações públicas) se submetem à obrigatoriedade da aquisição e alienação de bens, produtos ou serviços por meio da licitação.

Já nos casos previstos no art. 173, caput, da CF, o Estado atua como agente econômico, explorando diretamente determinada atividade econômica (ou por imperativo de segurança nacional ou por relevante interesse econômico). Essa atividade é prestada pelas empresas públicas e pelas sociedades de economia mista.

Administração Pública Direta: União, Estados, Distrito Federal e Municípios

Administração Pública Indireta: Autarquias, Fundações Públicas, Empresas Públicas e Sociedade de Economia Mista

Fundos Especiais: FUNDEB, etc.

Entidades controlada direta ou indiretamente pela união, Estados, Distrito Federal ou Municípios

Obs.: Empresas Públicas e Sociedades de Economia Mista não são obrigadas a licitar quando se tratar de atividade fim. Por exemplo: o Banco do Brasil e a Caixa Econômica Federal que são sociedade de economia mista e empresa pública respectivamente, não precisam licitar quando forem abrir crédito para alguém, para abrir conta bancária, para investir no mercado financeiro, pois se trata de atividade fim destas instituições, mas se elas precisarem comprar material de expediente (papel, tonner, computadores, etc) que não fazem parte da atividade fim tem o dever de licitar.

Quem é responsável pela licitação?

A autoridade competente designa uma comissão licitante que será responsável pela elaboração e condução do procedimento licitatório.

A comissão licitante é composta no mínimo por 3 membros, destes 2 devem ser servidores efetivos do órgão.

A comissão pode ser:

Especial: aquela designada para um processo licitatório específico

Permanente: aquela designada para ser responsável pelos processos licitatórios rotineiros pelo período de 1 ano

O que pode ser objeto ou conteúdo da licitação?

Podem ser objetos da licitação:

Obras

Compras

Serviços de Engenharia

Outros serviços, inclusive de publicidade

Alienações (venda)

Permissões de uso

Locações

Concessão de uso

E qual a finalidade e os princípios que regem as licitações?

A finalidade da licitação é:

Promoção do desenvolvimento nacional sustentável

Seleção da proposta mais vantajosa para Administração Pública

Garantia da isonomia

A licitação é regida pelos princípios gerais da administração pública (LIMPE) e outros elegidos pelo art. 3º da Lei 8.666/1993:

Obs:

Legalidade

LEGALIDADE IMPESSOALIDADE MORALIDADE PROBIDADE ADMINISTRATIVA VINCULAÇÃO AO INSTRUMENTO CONVOCATÓRIO IGUALDADE PUBLICIDADE JULGAMENTO OBJETIVO DAS PROPOSTAS

LIMP VIP JOB

Impessoalidade

Moralidade

Publicidade

Eficiência

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Modalidades de licitação

O art. 22 da Lei 8.666/1993 define cinco modalidades de licitação:

Concorrência

Tomada de preços

Convite

Concurso

Leilão.

O pregão, sexta modalidade, é definido no art. 1.º da Lei 10.520/2002.

É bom lembrar que o art. 22, § 8.º, da Lei 8.666/1993, direcionado ao administrador, veda a criação de novas modalidades licitatórias ou a combinação das existentes.

As modalidades não podem ser aplicadas indistintamente. Para determinar qual deve ser aplicada no caso concreto, o operador do direito deverá se valer dos critérios do valor e das especificações/natureza do objeto.

Vamos à análise de cada uma das modalidades.

Concorrência

Concorrência, conforme redação do art. 22, § 1.º, da Lei 8.666/1993:

“é a modalidade de licitação entre quaisquer interessados que, na fase inicial de habilitação preliminar, comprovem possuir os requisitos mínimos de qualificação exigidos no edital para execução de seu objeto”.

É possível ao administrador, de modo a conferir uma maior segurança ao procedimento, adotar a concorrência nos casos em que couberem o convite e a tomada de preço.

Quanto ao critério do valor, a concorrência será adotada para (a) obras e serviços de engenharia cujos valores estimados sejam superiores a R$ 1.500.000,00 e (b) outros bens e serviços que não os de engenharia cujos valores superem R$ 650.000,00.

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Tomada de preços

Tomada de preços, conforme redação do art. 22, § 2.º, da Lei 8.666/1993;

“é a modalidade de licitação entre interessados devidamente cadastrados ou que atenderem a todas as condições exigidas para cadastramento até o terceiro dia anterior à data do recebimento das propostas, observada a necessária qualificação”

A característica principal da tomada de preços é que ela se restringe às pessoas previamente cadastradas, organizadas em função dos ramos de atividade, e aos que apresentaram pedido de cadastramento e atenderem a todas as condições exigidas até o terceiro dia anterior à data fixada para abertura das propostas.

Isso faz com que a fase de habilitação seja bem mais célere do que na concorrência. O único trabalho da comissão na fase de habilitação será verificar o certificado de registro cadastral e os documentos daqueles que requereram o cadastramento.

As características essenciais da tomada de preços, segundo Carvalho Filho (2005, p. 211), são a inscrição, a habilitação prévia, que ocorre no momento da inscrição nos registros cadastrais, e a possibilidade de sua substituição pela concorrência.

Conforme observado acima, a tomada de preços segue, exclusivamente, o critério do valor e se destina a contratos de médio vulto, ou seja, maiores que o limite do convite e menores que o da concorrência.

É possível a tomada de preços para (a) obras e serviços de engenharia cujos valores situem-se entre R$ 150.000,00 e R$ 1.500.000,00 e (b) outros bens e serviços que não os de engenharia cujos valores se situem entre R$ 80.000,00 e R$ 650.000,00.

ATENÇÃO! Não pode o administrador promover o fracionamento do objeto a ser licitado de modo a enquadrar o procedimento em modalidade que requer menor rigor.

Esse ato, além de constituir-se em desvio de finalidade, provoca sérios prejuízos ao erário na medida em que uma maior quantidade de produto, normalmente, tem preço unitário menor do que uma pequena quantidade, segundo a lógica da economia de escala.

Se a Administração pretende contratar uma empresa de engenharia para construir um hospital, não pode licitar, separadamente, a enfermaria para enquadrá-la na tomada de preços, a recepção para enquadrá-la no convite e assim por diante. Do mesmo modo, se a

Administração necessita trocar a sua frota de automóveis, não pode fazer uma licitação para a metade dos carros no primeiro semestre e outra licitação para o restante no segundo semestre.

É por essa razão que o § 5.º do art. 23 da Lei 8.666/1993 dispõe que:

“É vedada a utilização da modalidade ‘convite’ ou ‘tomada de preços’, conforme o caso, para parcelas de uma mesma obra ou serviço, ou ainda para obras e serviços da mesma natureza e no mesmo local que possam ser realizadas conjunta e concomitantemente, sempre que o somatório de seus valores caracterizar o caso de ‘tomada de preços’ ou ‘concorrência’, respectivamente, nos termos deste artigo”.

Há exceção a essa regra?

Há sim uma exceção a essa regra: é permitido o parcelamento e a utilização de modalidade mais simples quando se tratar de parcelas de natureza específica que possam ser executadas por pessoas ou empresas de especialidade diversa daquela do executor da obra ou serviço. Exemplo típico dessa permissão legal é a contratação separada de empresa especializada em ar condicionado para o fornecimento e instalação desse bem em determinada obra.

Convite

Convite, conforme redação do art. 22, § 3.º, da Lei 8.666/1993:

“é a modalidade de licitação entre interessados do ramo pertinente ao seu objeto, cadastrados ou não, escolhidos e convidados em número mínimo de três pela unidade administrativa, a qual afixará, em local apropriado, cópia do instrumento convocatório e o estenderá aos demais cadastrados na correspondente especialidade que manifestarem seu interesse com antecedência de até 24 (vinte e quatro) horas da apresentação das propostas”.

Como se vê, a Administração, ao realizar o convite, não precisa se limitar a pessoas previamente cadastradas, pode encaminhar a carta-convite a pessoas não cadastradas. Em outro giro, os interessados em participar da licitação que não foram convidados pela Administração devem ser admitidos, desde que manifestem o interesse com antecedência de até vinte e quatro horas antes da apresentação das propostas e, cumulativamente, estejam previamente cadastrados.

Quanto à publicidade do instrumento convocatório, a lei determina que sua cópia seja afixada em local apropriado de forma a dar uma maior publicidade ao certame e dar conhecimento aos não convidados da existência do mesmo.

Até mesmo a comissão de licitação pode ser dispensada e substituída por servidor formalmente designado pela autoridade competente nas pequenas unidades administrativas em que houver exiguidade (carência) de pessoal disponível (art. 51, § 1.º, da Lei 8.666/1993).

Pelas características até aqui verificadas, pode-se concluir que o convite é a modalidade licitatória de menor formalismo, destinada a licitações de menor vulto. Em razão desse menor formalismo, pode o administrador optar por adotar a concorrência ou a tomada de preços quando o valor se enquadrar nos limites do convite.

Os limites legais para a adoção do convite são: (a) obras e serviços de engenharia de valores até R$ 150.000,00 e (b) outros bens e serviços que não os de engenharia de valores até R$ 80.000,00.

Veja o quadro comparativo entre concorrência, tomada de preços e convite: memorize!

Concurso

Concurso, conforme redação do art. 22, § 4.º, da Lei 8.666/1993:

“é a modalidade de licitação entre quaisquer interessados para escolha de trabalho técnico, científico ou artístico, mediante a instituição de prêmios ou remuneração aos vencedores, conforme critérios constantes de edital publicado na imprensa oficial com antecedência mínima de 45 (quarenta e cinco) dias”.

Desse conceito extrai-se que o objetivo do concurso é escolher um trabalho técnico, científico ou artístico. É a modalidade preferencial de licitação para a contratação de serviços técnicos especializados. Após a escolha de um trabalho técnico, um projeto de arquitetura, por exemplo, a Administração não está obrigada a contratar uma empresa de engenharia para executar a obra daquele projeto escolhido.

O vencedor do certame ganhará um prêmio e deverá ceder os direitos autorais de sua obra à Administração. Conforme lição de Carvalho Filho (2005, p. 212), com fundamento nos arts. 52, § 2.º, e 111 da Lei 8.666/1993, “o prêmio ou a remuneração, no entanto, só poderão ser pagos se o autor do projeto ceder à Administração os direitos patrimoniais a ele relativos e a ela permitir a utilização, de acordo com sua conveniência, na forma do que estabelecer o regulamento ou o ajuste para a elaboração deste”.

Quem escolherá o vencedor será uma comissão especial que não precisa ser composta por servidores públicos, bastando que os integrantes sejam pessoas de reputação ilibada e reconhecido conhecimento na matéria (art. 51, § 5.º, da Lei 8.666/1993).

CUIDADO: Os tipos de licitação (veremos mais a frente, mas guarde esta informação) não são adotados para o concurso, nos termos do art. 45, § 1.º, da mesma lei.

O prazo de intervalo mínimo entre a última publicação do edital e a apresentação dos trabalhos é de 45 dias corridos.

Leilão

Leilão, conforme definição do art. 22, § 5.º, da Lei 8.666/1993, é a modalidade de licitação entre quaisquer interessados para a venda de bens móveis inservíveis para a administração ou de produtos legalmente apreendidos ou penhorados (=empenhados, segundo Marinela), ou para a alienação de bens imóveis oriundos de procedimentos judiciais ou de dação em pagamento, a quem oferecer o maior lance, igual ou superior ao valor da avaliação.

É importante observar, inicialmente, que o leilão é adotado na venda de bens pela Administração. Quanto aos bens móveis, a lei impõe o limite de até R$ 650.000,00, em avaliação isolada ou global, para a utilização do leilão. Acima desse valor, a concorrência deve ser adotada.

E quais são os aspectos procedimentais do leilão?

Quem dirige o leilão é a comissão de licitação. A condução dos trabalhos no momento da praça cabe ao leiloeiro oficial ou ao servidor designado pela Administração.

Todo bem a ser leiloado será previamente avaliado pela Administração para fixação do preço mínimo de arrematação.

O edital de leilão deve ser amplamente divulgado, por meio de publicação oficial e em jornal diário de grande circulação, principalmente no município em que se realizará. O intervalo mínimo entre a sua publicação e a realização do certame é de 15 dias.

No dia, hora e local determinados no edital, todos os participantes comparecerão e apresentarão suas propostas (lances) de forma oral.

Nesse ponto, observa-se que o princípio da publicidade é levado ao extremo, pois não há sigilo de propostas. Um mesmo licitante pode melhorar sua oferta a qualquer momento e fica vinculado a ela até a apresentação de uma mais vantajosa.

Tipos de Licitação

São os critérios objetivos utilizados para o julgamento das propostas.

CUIDADO: Não confunda tipo de licitação com modalidades licitatórias! O tipo de licitação são critério de julgamento enquanto a modalidade é o procedimento!

DISPENSA E INEXIGIBILIDADE de licitação

O mesmo dispositivo constitucional que impõe a obrigatoriedade da licitação prevê que a lei pode dispensá-la em casos específicos. Assim, em razão da incompatibilidade da situação apresentada com a demora do procedimento licitatório, em hipóteses em que a realização de uma licitação não faria qualquer sentido (fornecedor único, por exemplo) ou para a satisfação de interesses estatais específicos, o inciso XXI do art. 37 da CF possibilita à legislação ordinária prever casos em que a contratação se dará de forma direta.

A contratação direta, contudo, é medida excepcional e as hipóteses previstas em lei são taxativas, não se admitindo interpretação extensiva. Nesse ponto, o administrador deve ser cauteloso, pois dispensar ou inexigir a licitação fora dos casos previstos em lei é tipo penal descrito no art. 89 da Lei nº 8.666/93.

A Lei 8.666/93 traz hipóteses de dispensa (dispensável e dispensada) e de inexigibilidade de licitação.

É inexigível a licitação quando a competição for completamente inviável.

A licitação dispensada é aquela em que a lei veda a realização do procedimento licitatório, ou seja, não há margem de discricionariedade (escolha, conveniência) ao administrador, ele não deve fazer a licitação.

Já na licitação dispensável, a competição é perfeitamente viável, mas a lei possibilita ao administrador, valendo-se de seu critério de conveniência e oportunidade (escolha), dispensar sua realização. Esse ato, portanto, é um ato administrativo discricionário.

Assim, temos:

Contratos

Terminada a licitação celebra-se o contrato administrativo.

Primeiramente vamos diferenciar contratos administrativos e contratos da administração.

Vamos então ao conceito de “contrato administrativo”: é o “ajuste firmado pela administração pública, agindo nesta qualidade, com particulares, ou com outras entidades administrativas, nos termos estipulados pela própria administração pública contratante, em conformidade com o interesse público, sob regência predominante do direito público”.

O conceito de contrato administrativo, contudo, não pode ser confundido com o de contrato da administração, que é “o ajuste firmado entre a administração pública e particulares, no qual a administração não figura na qualidade de poder público”. Desse modo, o contrato administrativo é regido pelo direito público e o contrato da administração, predominantemente, pelo direito privado.

Características dos contratos administrativos

Consensual: perfeitos e acabados com a simples manifestação de vontade das partes

Comutativos: direitos e obrigações previamente determinados no contrato

De adesão: não admitem rediscussão de cláusulas contratuais

Formal: forma predeterminada em lei (8.666/93) necessária a validade do contrato

Em todos os casos tem que documentar o contrato, por isso que em regra o contrato deve ser escrito. Preste atenção: contrato verbal com a administração pública é nulo e de nenhum efeito. Aqui há uma exceção: admite-se contrato verbal com a Administração pública no caso de pequenas compras (até 5% do valor do convite que corresponde a R$ 4.000,00) de pronta entrega e pronto pagamento e que não gere obrigações futuras.

O instrumento de contrato é obrigatório nos casos cujo valor da contratação exija licitação nas modalidades concorrência e tomada de preços, ou seja, para obras acima de R$ 150.000,00 e bens e serviços acima de R$ 80.000,00. Observe que no casos de dispensa e inexigibilidade de licitação cujo valor esteja acima dos já citados também será obrigatório o instrumento convocatório.

Para valores abaixo dos citados acima, é possível o instrumento de contrato, mas não é obrigatório. O mesmo poderá ser substituído por: nota de empenho, ordem de serviço ou carta contrato.

A publicação do contrato é indispensável a eficácia do ato. Só após a publicação em meio oficial é que o contrato produzirá efeitos externos. O contrato por ser muito extenso e longo se torna público nos meios oficiais o resumo do contrato.

Cláusulas exorbitantes

Nos contratos administrativos possuem cláusulas que exorbitam do direito comum, que decorrem da lei, e colocam a administração pública em posição privilegiada em relação ao particular, chamadas de cláusulas exorbitantes que derivam do princípio da supremacia do interesse público sobre o interesse particular. Não precisam necessariamente nos contratos. Podem estar de forma implícita.

São cláusulas exorbitantes:

Alteração Unilateral do Contrato

Rescisão Unilateral do Contrato

Fiscalização e Controle

Aplicação de Penalidades

Ocupação Temporária de Bens ou Serviços

TÓPICO 6: ADMINISTRAÇÃO FINANCEIRA E ORÇAMENTÁRIA

O Direito Financeiro compreende a disciplina jurídica da atividade financeira do Estado, envolvendo receita, despesa, orçamento e crédito público. Ele disciplina a organização e a administração das finanças públicas, ou seja, disciplina a atividade financeira do Estado.

A atividade financeira é exercida pelo Estado visando ao bem comum da coletividade. Ela está vinculada à arrecadação de recursos destinados à satisfação de necessidades públicas básicas inseridas na ordem jurídico-constitucional (CF/88, leis, normas, sentido formal), atendidas mediante a prestação de serviços públicos, a intervenção no domínio econômico, o exercício regular do poder de polícia e o fomento às atividades de interesse público/social.

É aplicada no âmbito Federal, estadual e municipal, e consiste em:

• obter recursos: receita pública;

• despender os recursos: despesa pública;

• gerir e planejar os recursos: Orçamento Público;

• criar crédito: empréstimo público.

MEMORIZE:

1. CONCEITO DE ORÇAMENTO PÚBLICO

O Orçamento Público é o instrumento de viabilização do planejamento governamental e de realização das Políticas Públicas organizadas em programas, mediante a quantificação das metas e a alocação de recursos para as ações orçamentárias (projetos, atividades e operações especiais).

O Orçamento Público é uma lei que, entre outros aspectos, exprime, em termos financeiros, a alocação dos recursos públicos, é um documento legal que contém a previsão de receitas e a fixação de despesas a serem realizadas por um governo, em um determinado exercício financeiro.

O conceito tradicional/clássico de orçamento destaca a lei orçamentária como a lei que abrange a previsão da receita e a fixação de despesa para um determinado período de tempo. Nesse conceito, não há preocupação com o planejamento, com a intervenção na economia ou com as necessidades da população – o orçamento é apenas um ato que aprova previamente as receitas e despesas públicas.

Numa visão moderna, o orçamento é um programa de Governo proposto pelo Executivo à aprovação do Legislativo. É um plano político de ação governamental para o exercício seguinte. É um espaço de debate e decisão

em que os atores envolvidos revelam seu poder, suas preferências, definem as realizações pretendidas, e reservam os recursos para a execução.

O orçamento público é contínuo, dinâmico e flexível: ao mesmo tempo em que o Plano Plurianual – PPA é executado, uma Lei de Diretrizes Orçamentária – LDO está vigente e uma Lei Orçamentária Anual – LOA está sendo executada; e outro projeto de LDO e de LOA estão sendo elaborados (continuidade). Os planos de médio/longo prazo (plurianual, regionais, setoriais) e de curto prazo (orçamento anual) têm que ser dinâmicos e flexíveis para se ajustarem às conjunturas econômicas, sociais e políticas – tornando-se, assim, efetivos instrumentos de realização dos objetivos nacionais estabelecidos no PPA e implementados nos orçamentos-programas anuais. Por fim, o orçamento anual permite ajustes – alguns no âmbito de cada Poder/órgão e outros mediante Créditos Adicionais (flexibilidade).

O Orçamento Público é um instrumento do planejamento e da administração que garante créditos orçamentários para tornar possível as realizações das ações, que, por sua vez, possibilitarão o alcance dos objetivos dos programas.

O Orçamento Público materializa-se numa lei, a LOA – Lei Orçamentária Anual. A LOA é o instrumento por meio do qual o Governo estima as receitas que irá arrecadar e fixa os gastos que pretende realizar durante o ano. A LOA é um documento anual (uma lei) elaborada pelo Executivo e aprovada pelo Legislativo, pela qual ficam autorizadas as despesas públicas e previstas (estimadas) as receitas orçamentárias.

1.2. Tipos de orçamento 1.2.1 Orçamento Tradicional/Clássico

O Orçamento Tradicional é um documento de previsão de receita e autorização de despesas com ênfase no gasto. É um processo orçamentário em que apenas uma dimensão do orçamento é explicitada: o objeto de gasto.

Esse orçamento refletia apenas os meios que o Estado dispunha para executar suas tarefas. Sua finalidade era ser um instrumento de controle político do Legislativo sobre o Executivo – sem preocupação com o planejamento, com a intervenção na economia ou com as necessidades da população.

O Legislativo queria saber apenas quanto o Executivo pretendia arrecadar e quanto seria gasto, e não se questionavam objetivos e metas do Governo. Percebe-se que o aspecto jurídico do orçamento era mais valorizado que o aspecto econômico.

1.2.2 Orçamento Programa

Esse orçamento foi determinado pela Lei no 4.320/1964, reforçado pelo Decreto-­Lei no 200/1967, teve a primeira classificação funcional-programática em 1974, mas foi apenas com a edição do Decreto no 2.829/1998 e com o primeiro PPA 2000-2003 que se tornou realidade.

O Orçamento Programa é o atual e mais moderno Orçamento Público, está intimamente ligado ao planejamento, e representa o maior nível de classificação das ações governamentais.

O Orçamento Programa é um plano de trabalho que integra – numa concepção gerencial – planejamento e orçamento com objetivos e metas a alcançar. A ênfase do orçamento-programa é nas realizações e a avaliação de resultados abrange a eficácia (alcance das metas) e a efetividade (análise do impacto final das ações).

É a única técnica que integra planejamento e orçamento, e como o planejamento começa pela definição de objetivos, não há Orçamento Programa sem definição clara de objetivos. Essa integração é feita através dos “programas”, que são os “elos de união” entre planejamento e orçamento. No Orçamento Programa a ênfase é no que se realiza e não no que se gasta.

2. Princípios orçamentários

Princípio da Exclusividade: no orçamento só deve conter matéria orçamentária – previsão de receita e fixação de despesas.

Princípio da Unidade/Totalidade: só deve haver um orçamento para cada ente da Federação.

Princípio da Universalidade/Globalização: o orçamento deve conter todas as receitas e despesas.

Princípio da Anualidade/Periodicidade: o orçamento deve se submeter a um período de tempo, chamado exercício financeiro – no Brasil coincide com o ano civil, iniciando em 01/01 a 31/12.

Princípio do Orçamento Bruto: o orçamento deve conter todas as receitas e despesas pelos seus valores brutos sem deduções.

Princípio da Especificação/Discriminação/Especialização: as receitas e despesas devem ser colocadas no orçamento de forma mais detalhada possível, demonstrando a origem, de onde vem o recurso, e aplicação do recurso, em que será gasto.

Princípio da Quantificação dos Créditos Orçamentários: não é permitido créditos ilimitados no orçamento. Tem-se que saber “quanto” é a receita e a despesa.

Princípio da Publicidade: o orçamento deve ser divulgado nos meios oficiais de comunicação para conhecimento público.

Princípio da Legalidade Orçamentária: o orçamento deve ser aprovado em forma de lei e deve obedecer as normas legais para sua elaboração.

Princípio do Equilíbrio Orçamentário: visa assegurar que as despesas fixadas/autorizadas não serão superiores à previsão das receitas. MEMORIZE: os princípios unidade, universalidade e anualidade são os mais comuns em provas do “nível” da SIGETECH.

3. LEIOS ORÇAMENTÁRIAS 3.1 PLANO PLURIANUAL – PPA

O PPA é o instrumento de planejamento do Governo que estabelece, de forma regionalizada, as diretrizes, objetivos e metas da Administração Pública para despesas de capital e outras dela decorrentes e para as relativas aos programas de duração continuada. Retrata, em visão macro, as intenções do governante para um período de quatro anos, podendo ser revisado, durante sua vigência, por meio de inclusão, exclusão ou alterações de programas.

O PPA deve ser elaborado de forma regionalizada a fim de promover de forma integrada, oportunidades de investimentos que sejam definidas a partir da realidade local, com a finalidade de atingir um desenvolvimento mais equilibrado por todo território.

As diretrizes são normais gerais, amplas, estratégicas, que mostram o caminho a ser seguido.

Os objetivos correspondem ao que será percorrido com mais ênfase durante a execução do plano para que a visão estabelecida se concretize. Expressa o que deve ser feito.

As metas são medidas de alcance dos objetivos, podendo ser qualitativa ou quantitativa.

As despesas de capital são aquelas que enriquecem o patrimônio público, como exemplo a construção de uma escola, gastei recurso mais obtive um bem imóvel, e outras dela decorrentes se relaciona as despesas correntes que surgiram com a partir da despesa de capital, no exemplo dado, para escola funcionar precisarei de professores, material de expediente, cuidar da manutenção do prédio, etc, todas despesas correntes.

Os programas de duração continuada são aqueles cuja duração se estende pelos exercícios financeiros seguintes.

ATENÇÃO: nenhum investimento cuja execução ultrapasse um exercício financeira poderá ser iniciado sem prévia inclusão no plano plurianual, ou sem lei que autorize a inclusão, sob pena de crime de responsabilidade.

3.2 LEI DE DIRETRIZES ORÇAMENTÁRIA – LDO

A LDO é o elo entre o PPA e a LOA. Compreende as metas e prioridade da Administração Pública. Inclui as despesas de capital para o exercício financeiro subseqüente. Orienta a elaboração da LOA. Dispõe sobre alterações na legislação tributária. Estabelece a política de aplicação das agências financeiras oficiais de fomento.

Metas e prioridades: verificar se as metas e prioridades podem se concretizar a partir da alocação de recursos na LOA.

Orienta elaboração da LOA: reforça a ideia de que a LDO é um plano prévio a LOA, assim como o PPA é um plano prévio a LDO.

Alterações na legislação tributária: verifica-se a importância das alterações e justifica sua presença na LDO, pois permite a elaboração da LOA com a estimativa mais precisa dos recursos.

Política de aplicação das agências financeiras oficiais de fomento: objetiva o controle dos gastos das agências que fomentam (investem) o desenvolvimento do país, devido a repercussão econômica que ocasionam.

ATENÇÃO: a LDO é o meio por onde se executará o orçamento. Traz equilíbrio entre receitas e despesas.

3.3 LEI ORÇAMENTÁRIA ANUAL – LOA

A LOA é o instrumento oficial pelo qual o poder público prevê a arrecadação de receitas e fixa a realização de despesas para o período de um ano. A LOA é o orçamento propriamente dito. Deve conter apenas matéria orçamentária (previsão de receitas e fixação de despesas). A LOA compreende o orçamento fiscal, da seguridade social e de investimento nas empresas estatais.

ATENÇÃO: não pode haver investimento/despesa que não conste na LOA.

4. CICLO ORÇAMENTÁRIO

É um processo contínuo e dinâmico onde se:

Elabora

Discute/Aprova

Executa

Avalia/Controla

os orçamentos públicos – PPA, LDO e LOA.

Elaboração: todos os poderes (executivo, legislativo e judiciário) elaboram suas propostas orçamentárias, mas só o chefe do poder executivo encaminha a PPA/LDO/LOA para o legislativo discutir e aprovar.

Aprovação/Discussão: o PPA/LDO/LOA são apreciados/votados pelas legislativo. As possíveis alterações são feitos por emendas. Se houver veto, o valor vetado poderá ser usado em outra despesa.

Execução: é a parte onde as despesas são executadas e as receitas arrecadadas.

Avaliação/Controle: verifica se está de acordo com a lei (legalidade – aspecto jurídico) e se o gasto era necessário aos anseios públicos (legitimidade).

ATENÇÃO: qualquer um que use dinheiro público tem que prestar contas.

5. ESTÁGIOS DA RECEITA E DA DESPESA

5.1 ESTÁGIOS DA RECEITA

PREVISÃO: é a estimativa de arrecadação da receita que é lançada na LOA.

LANÇAMENTO: é o ato da administração que identifica o fato gerador do tributo.

ARRECADAÇÃO: é quando o cidadão paga aos bancos seus tributos.

RECOLHIMENTO: é quando os bancos repassam a conta do ente público os tributos pagos.

5.2 ESTÁGIOS DA DESPESA

FIXAÇÃO/PROGRAMAÇÃO: é a dotação inicial da LOA, onde receita é igual a despesa.

EMPENHO: ato da administração que cria a obrigação de pagar. Não há despesa sem empenho, lembre-se disso!

LIQUIDAÇÃO: consiste em verificar o direito do fornecedor em receber.

PAGAMENTO: o valor a pagar é destinado ao fornecedor.