Material Educativo - Orçamento Matricial

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Stratec Material Educativo Orçamento Matricial

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Material educativo sobre orçamento matricial.

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Page 1: Material Educativo - Orçamento Matricial

Stratec Material EducativoOrçamento Matricial

Page 2: Material Educativo - Orçamento Matricial

ORÇAMENTO MATRICIALORÇAMENTO MATRICIAL

UMA NOVA VISÃO PARA A ELABORAÇÃO E O

CONTROLE ORÇAMENTÁRIO

Page 3: Material Educativo - Orçamento Matricial

META META

REDUÇÃO DE R$ 9.500.000,00 NOS DISPÊNDIOS E DESPESAS

Page 4: Material Educativo - Orçamento Matricial

Roteiro da Apresentação

Preparação da base orçamentária

Preparação para definição das metas

Definição preliminar das metas

Negociação e consolidação do orçamento

1ª Etapa - A Elaboração do Orçamento Matricial1

2

3

4

2ª Etapa - Controle Orçamentário Acompanhamento dos gastos

Auditoria

5

6

3ª Etapa - Organização do Projeto Formação das equipes e forma de atuação7

Page 5: Material Educativo - Orçamento Matricial

ANTES, ALGUNS CONCEITOS ANTES, ALGUNS CONCEITOS SOBRE GERENCIAMENTOSOBRE GERENCIAMENTO

Page 6: Material Educativo - Orçamento Matricial

Fator crítico de sucesso Fator crítico de sucesso

LIDERANÇALIDERANÇA

MÉTODOMÉTODOCONHECIMENTOCONHECIMENTO

DO DO PROCESSOPROCESSO

PROATIVA

Modelo Mental

No. 1

Page 7: Material Educativo - Orçamento Matricial

ADMINISTRAÇÃO ADMINISTRAÇÃO E GERENCIAMENTOE GERENCIAMENTOADMINISTRAÇÃO ADMINISTRAÇÃO E GERENCIAMENTOE GERENCIAMENTO

Administraçãode

Empresas

LiderançaLiderança

ConhecimentoConhecimento

FinançasRecursos HumanosLogísticaFabricaçãoMarketingVendas, etc

Clima OrganizacionalLiderança ExecutivaGovernança

Manter MetasAtingir MetasEstabelecer Metas

Cultura OrganizacionalPotencial das pessoasA

C

P

D

MétodoMétodo

Page 8: Material Educativo - Orçamento Matricial

O que é Método?O que é Método?

Método =

“Processo para se atingir resultados”.

Page 9: Material Educativo - Orçamento Matricial

Método para Atingir Resultados: Método para Atingir Resultados: PDCAPDCAModelo Mental

No.2

Page 10: Material Educativo - Orçamento Matricial

PrincípiosPrincípios

Quem não mede não gerencial

Gerenciar é atingir metas

Page 11: Material Educativo - Orçamento Matricial

1ª Etapa

Processo de Elaboração do

Orçamento Matricial

Page 12: Material Educativo - Orçamento Matricial

Proposta de Gestão Orçamentária

ORÇAMENTO MATRICIAL

•Exame detalhado dos gastos•Metas de redução específicas para cada área •Desafios compatíveis com o potencial de ganho •Ônus da prova com os gerentes

VISÃO ORÇAMENTÁRIA

Page 13: Material Educativo - Orçamento Matricial

Elaboração do

OrçamentoP

A Gestão do Orçamento Através do PDCA

DC

A

Controle Orçamentário

Page 14: Material Educativo - Orçamento Matricial

Os Princípios do Orçamento Matricial

Princípios Significado1) Controle

Cruzado

Gastos controlados por duas pessoas (donos de entidades e pacotes)

Page 15: Material Educativo - Orçamento Matricial

O Princípio do Desdobramento do Custo

$

$

$ $

$ $

Presidente

Diretorias(Entidade)

Centros de Custo Pacotes de Gastos

VariáveisAtividades

$

Page 16: Material Educativo - Orçamento Matricial

O Princípio do Controle Cruzado

Gestor Gestor Gestor

Dono da Entidade

Gestordo pacote

Gestordo pacote

Dono do pacote

Gestor Gestor Gestor

Dono da entidade

Gasto “a” - $

Gasto “b” - $

Gasto “z” - $

Gasto “” - $

Gasto “” - $

Gasto “” - $

...

...

Matriz CorporativaDono: Presidente

Page 17: Material Educativo - Orçamento Matricial

Os Princípios do Orçamento Matricial

SignificadoPrincípios1) Controle

Cruzado

Gastos controlados por duas pessoas (donos de entidades e pacotes)

2) Foco no desdobramento do gasto

Os gastos são desdobrados até o nível onde são realizados

Page 18: Material Educativo - Orçamento Matricial

Os Princípios do Orçamento Matricial

Princípios Significado1) Controle

Cruzado

2) Foco no desdobramento do gasto

Gastos controlados por duas pessoas (donos de entidades e pacotes)

Os custos são desdobrados até o nível onde são realizados

3) Acompanhamento sistemático

Esforço direcionado à partir de comparações sistemáticas e controle detalhado dos gastos

Page 19: Material Educativo - Orçamento Matricial

O Princípio do Acompanhamento Sistemático

Acompanhamento Mensal do Resultado - “Gestão à Vista”

Reuniões para Controle de Gastos

Cobertura de Estoque

1

1 ,2

1 ,4

1 ,6

1 ,8

2

2 ,2

2 ,4

2 ,6

2 ,8

3

Nov Dez Ja n Fev Mar Abr Mai Jun J ul Ag o Set

*

Melhor

Meta

Índice decobertura deestoque

Média97

Auditoria de Procedimentos

Page 20: Material Educativo - Orçamento Matricial

Premissas do Orçamento Matricial

Resultado orçamento matricial

IGUAL ao resultado contábil

Reais históricos

Correta alocação dos lançamentos

contábeis

Page 21: Material Educativo - Orçamento Matricial

Processo de Elaboração do Orçamento Matricial

Negociação e Consolidação do Orçamento

Definição Preliminar das Metas

Preparação para Definição das Metas

Preparação da Base

Orçamentária

•Definição de Pacotes e Variáveis

•Definição de Entidades e Níveis

•Definição de Donos, Coordenadores e Gestores de Pacotes e Entidades

Page 22: Material Educativo - Orçamento Matricial

Preparação da Base Orçamentária

Elementos básicos para a gestão do “Orçamento Matricial”

Pacotes de Gastos

Quais são os gastos

Entidades da Empresa

Onde ocorrem os

gastos

Negociação eConsolidaçãodo Orçamento

DefiniçãoPreliminardas Metas

Preparaçãopara Definiçãodas Metas

Preparaçãoda Base

Orçamentária

Page 23: Material Educativo - Orçamento Matricial

Definição e Objetivo de Pacotes

• Agrupamentos de contas contábeis homogêneas em relação à

natureza do lançamento que as originaram.

PACOTES

VARIÁVEIS DE PACOTES

• Representam o nível de abertura da contabilidade.

OBJETIVOS

• Montar uma estrutura contábil-gerencial

• Facilitar a análise e compreensão sobre a alocação de gastos

• Gerenciar sua evolução ao longo do tempo

Negociação eConsolidaçãodo Orçamento

DefiniçãoPreliminardas Metas

Preparaçãopara Definiçãodas Metas

Preparaçãoda Base

Orçamentária

Page 24: Material Educativo - Orçamento Matricial

Como São Formados os Pacotes

250Despesas

Administrativas

Salários e Encargos Sociais

Aluguel de Imóveis 30

Custos Fixos de Produção

Salários e Encargos Sociais

Aluguel das Instalações Fabris

500

60

“DRE”

Aluguel de Veículos 25

865

Aluguel das Instalações Fabris

Aluguel de Veículos

Aluguel de Imóveis

25

60

30

Aluguéis

Salários e Encargos Sociais da Produção 500

250Pessoal

Salários e Encargos Sociais da Administração

Pacotes

865

Negociação eConsolidaçãodo Orçamento

DefiniçãoPreliminardas Metas

Preparaçãopara Definiçãodas Metas

Preparaçãoda Base

Orçamentária

Page 25: Material Educativo - Orçamento Matricial

Exemplo de Pacotes e Variáveis (Gastos)

Negociação eConsolidaçãodo Orçamento

DefiniçãoPreliminardas Metas

Preparaçãopara Definiçãodas Metas

Preparaçãoda Base

Orçamentária

VARIÁVEIS

Locação de veículos leves

Loc. de veículos pesados

Locação de ônibus

Gasolina

Álcool

Óleo Diesel

Peças e assessórios

Seguros

Apoio logístico

Manutenção de veículos

PACOTES

Terceiros

Aluguéis

Despesas de Apoio

Legais e Fiscais

Utilidades e Insumos

Pessoal

Frota

Propaganda

Frota

Page 26: Material Educativo - Orçamento Matricial

Definição e Objetivo de Entidades

• Unidades da estrutura organizacional (funcional ou por projeto)

ENTIDADES

NÍVEIS DE ENTIDADES

• É o desdobramento das entidades, de acordo com a estrutura

organizacional, desde unidades corporativas até centros de

custo

OBJETIVO

• Estabelecer uma clara definição da responsabilidade

gerencial pelo controle dos gastos

Negociação eConsolidaçãodo Orçamento

DefiniçãoPreliminardas Metas

Preparaçãopara Definiçãodas Metas

Preparaçãoda Base

Orçamentária

Page 27: Material Educativo - Orçamento Matricial

Exemplos de Entidades

PresidênciaEmpresa

Negociação eConsolidaçãodo Orçamento

DefiniçãoPreliminardas Metas

Preparaçãopara Definiçãodas Metas

Preparaçãoda Base

Orçamentária

Dir. Com.Dir. Finan Dir. Oper.Entidades

FinanceiroCentros de

Custo

MKT Intercâmbio Pessoal

Vice-Pres

Page 28: Material Educativo - Orçamento Matricial

Donos, Coordenadores e Gestores

Coord. Coord. Coord.

Dono da Entidade

Coord.

Coord.

Dono do pacote

Matriz CorporativaDono: Presidente Dono da

EntidadeDono da Entidade

Dono do pacote

Negociação eConsolidaçãodo Orçamento

DefiniçãoPreliminardas Metas

Preparaçãopara Definiçãodas Metas

Preparaçãoda Base

Orçamentária

Page 29: Material Educativo - Orçamento Matricial

Negociação e Consolidação do Orçamento

Definição Preliminar das Metas

Preparação para Definição das Metas

Preparação da Base

Orçamentária

• Análise preliminar das variáveis

• Definição de Atividades, Parâmetros e Indicadores

• Definição de “Clusters”

• Preparação do Software e coleta de dados

Processo de Elaboração do Orçamento Matricial

Page 30: Material Educativo - Orçamento Matricial

Análise Preliminar das Variáveis

Indicadores

item de controle para definição da meta e acompanhamento

Atividades detalhamento do último nível do plano de contas valores gerenciados no nível operacional definidas pelos coordenadores e gestores de pacote

Parâmetros critério de comparação

Variáveis

Pacote

Negociação eConsolidaçãodo Orçamento

DefiniçãoPreliminardas Metas

Preparaçãopara Definiçãodas Metas

Preparaçãoda Base

Orçamentária

Priorizar variáveis e verificar potencial de ganho

Page 31: Material Educativo - Orçamento Matricial

Atividades, Parâmetros e Indicadores

Negociação eConsolidaçãodo Orçamento

DefiniçãoPreliminardas Metas

Preparaçãopara Definiçãodas Metas

Preparaçãoda Base

Orçamentária

= X

11Economiano Parâmetro

CONSUMOESPECÍFICO

(kg detergente/m2)

Gastos com Telefonia Fixa

050

100150200250300350400450500

Adm.Central

Financeiro Comercial Logística Industrial Engenharia

Entidades

R$/

Fu

nci

on

ári

o

PREÇOUNITÁRIO

(R$/kg detergente)

Gastos com Telefonia Fixa

0

10

20

30

40

50

60

70

80

90

100

Filial SãoPaulo

(capital)

Filial Salvador Filiar SãoPaulo

(interior)

Filial PortoAlegre

Filial Curitiba Filial Recife FilialFortaleza

EntidadesR

$/ fu

ncio

nari

o

22Renegociação de Contratos

GASTOGASTO

(R$/m2)

Page 32: Material Educativo - Orçamento Matricial

Comparação entre indicadores para definição de metas

Comparar indicadores

Identificar “Clusters”

Agrupar entidades

Entidades: Administrativa, Comercial, Industrial, etc...

Negociação eConsolidaçãodo Orçamento

DefiniçãoPreliminardas Metas

Preparaçãopara Definiçãodas Metas

Preparaçãoda Base

Orçamentária

Page 33: Material Educativo - Orçamento Matricial

O que são “Clusters”?

Gastos com telefone fixo - Diretoria Comercial

Exemplo

Característica

Pontos de venda/entidade

São agrupamentos de entidades com características em comum que podem ter seus resultados comparados

Rio de Janeiro

Minas Gerais

Ribeirão Preto

Brasília

Goiânia

EntidadesCluster A

MG - 3.500 PDVRibeirão Preto - 3.180 PDV

Cluster C

Brasília - 1.730 PDV

Rio de Janeiro - 2.600 PDVGoiânia - 2.400 PDV

Cluster B

Negociação eConsolidaçãodo Orçamento

DefiniçãoPreliminardas Metas

Preparaçãopara Definiçãodas Metas

Preparaçãoda Base

Orçamentária

Page 34: Material Educativo - Orçamento Matricial

Desenvolvimento de Softwarepara Coleta de Dados

Utilizar mesma base de dados da Contabilidade

PRÉ- REQUISITO:

Levantar dados para definição das metas orçamentárias

OBJETIVOS PRINCIPAIS:

Acompanhar resultados mensais e gerar consultas para análises comparativas entre o real e orçado

Negociação eConsolidaçãodo Orçamento

DefiniçãoPreliminardas Metas

Preparaçãopara Definiçãodas Metas

Preparaçãoda Base

Orçamentária

Page 35: Material Educativo - Orçamento Matricial

Desenvolvimento de Softwarepara Coleta de Dados

• Coletar dados da DRE

• Inserir parâmetros e indicadores para cálculo dos valores da situação atual

• Apresentar os gastos por pacote e entidade

Levantar dados para definição das metas orçamentárias

Negociação eConsolidaçãodo Orçamento

DefiniçãoPreliminardas Metas

Preparaçãopara Definiçãodas Metas

Preparaçãoda Base

Orçamentária

Page 36: Material Educativo - Orçamento Matricial

Desenvolvimento de Softwarepara Coleta de Dados

• Apresentar dados por pacote e entidade para os seus gestores

Acompanhar resultados mensais e gerar consultas para análises comparativas entre o real e orçado

Negociação eConsolidaçãodo Orçamento

DefiniçãoPreliminardas Metas

Preparaçãopara Definiçãodas Metas

Preparaçãoda Base

Orçamentária

Page 37: Material Educativo - Orçamento Matricial

Processo de Elaboração do Orçamento Matricial

Negociação e Consolidação do Orçamento

Definição Preliminar das Metas

Preparação para Definição das Metas

Preparação da Base

Orçamentária

•Definição preliminar das metas corporativas por diretoria e por pacote

•Análise dos dados coletados e estabelecimento das “réguas” nas entidades das diretorias

•Definição preliminar das metas nas entidades

•Definição das “Propostas de Padrões” e “Planos de Redução de Gastos”

Page 38: Material Educativo - Orçamento Matricial

Análise dos dados coletados e estabelecimento das “réguas” nas entidades

Definição preliminar das metas nos níveis das entidades

Definição das Metas

Definição das “Propostas de Padrões” e “Planos de Redução de Gastos”

Definição das Metas “Top-Down”

CorporativoCorporativo

EntidadesEntidades

Níveis das Níveis das EntidadesEntidades

1

2

3

4

Negociação eConsolidaçãodo Orçamento

DefiniçãoPreliminardas Metas

Preparaçãopara Definição

das Metas

Preparaçãoda Base

Orçamentária

Definição preliminar das metas corporativas

Page 39: Material Educativo - Orçamento Matricial

Definição Preliminar das Metas Corporativas

As metas do orçamento matricial são definidas por pacotes

Como

- Analisar os valores propostos de redução de custos por diretoria que impactam em cada pacote

- Analisar o potencial de ganho das demais contas que compõem seu pacote, totalizando a meta de redução global do pacote

Page 40: Material Educativo - Orçamento Matricial

Marcos Elias Jacques G. José Pereira Dr. José PereiraDonos de Pacotes

Pacotes Variáveis Administrativo Comercial Industrial Total Pacote

Marcos Pessoal 5440 3264 2176 10880Elias Salários e Ordenados 2700 1620 1080 5400

Honorários 500 300 200 1000Vale Transporte 100 60 40 200Vale Refeição 200 120 80 400PIS 250 150 100 500FGTS 200 120 80 400INSS 300 180 120 600Gratificações 90 54 36 180Aviso Prévio 80 48 32 160Salário Educação 45 27 18 9013o Salário 450 270 180 900Férias 450 270 180 900Benefícios Indiretos 75 45 30 150

Marcos Despesas 810 486 324 1620Elias de Apoio Telefone 500 300 200 1000

Viagens 250 150 100 500Jornais e Revistas 60 36 24 120

Total de Gastos 9375 7365 7760 24500

Entidades e Donos de EntidadesRESPONSÁVEL: Presidente- Dr. José Pereira

Meta Corporativa

Negociação eConsolidaçãodo Orçamento

DefiniçãoPreliminardas Metas

Preparaçãopara Definição

das Metas

Preparaçãoda Base

Orçamentária

Total de Gastos 9375 7365 7760 24500

Dr. José Pereira

Total Pacote

1088054001000

200400500400600180160

90900900150

16201000

500120

Metas de Redução de Custos por pacotes

Page 41: Material Educativo - Orçamento Matricial

Matriz Corporativa da CCPREntidade: CCPRDono: Dr. José Pereira Campos Filho

Dono da Entidade

Coordenador da Entidade

Dono Coordenador do

PacoteEntidades

Pacotes Meta $ Meta % Meta $ Meta % Meta $ Meta % Meta $ Meta % Meta $ Meta %

Marcos E. Osvaldo Pessoal

J. Pereira Maurício B.Utilidades e Insumos

Marcos E. Humberto Despesas de ApoioMarcos E. Otacílio FinanceiroMarcos E. Aécio TerceirosJ.Gontijo Juarez AluguéisMarcos E. Jaques Coura Legais e Fiscais

J.Gontijo Joaquim F.Despesas de Comercialização

J.Gontijo Otto PropagandaJ.Gontijo Maurício B. PerdasMarcos E. João Aurélio VeículosJ. Pereira Rosário Capital Empregado

Total EntidadesMeta do

Presidente

José Pereira

Rosário

Assessoria da Presidência

Total Pacotes

Marcos Elias

Osvaldo

Diretoria Administrativa

Jacques Gontijo

Joaquim

Diretoria Comercial

José Pereira

Maurício Borges

Diretoria Industrial

Page 42: Material Educativo - Orçamento Matricial

Gastos realizados em mais de uma Entidade

•Definição de Parâmetros •Comparações sistemáticas•Clusters quando necessário

•Análise do potencial de redução

Ex:Telefone

Gastos realizados em apenas uma Entidade

Ex: Despesas com Tarifas Bancárias

Análise dos Dados Coletados

Negociação eConsolidaçãodo Orçamento

DefiniçãoPreliminardas Metas

Preparaçãopara Definição

das Metas

Preparaçãoda Base

Orçamentária

Page 43: Material Educativo - Orçamento Matricial

“Réguas” nas EntidadesDiretoria Comercial

Negociação eConsolidaçãodo Orçamento

DefiniçãoPreliminardas Metas

Preparaçãopara Definição

das Metas

Preparaçãoda Base

Orçamentária

Cluster CCluster BCluster A

Ind

icad

ore

s

Gastos com Telefonia Fixa

0

50

100

150

200

250

Minas Gerais Ribeirão Preto Rio de Janeiro Goiânia Brasília

Entidades

R$/

Func

ioná

rio

Cluster CCluster BCluster A

Page 44: Material Educativo - Orçamento Matricial

Premissas para “Traçar a Régua”

Não basear em valores extremos

Negociação entre donos e gestores de pacotes e entidades

Estabelecimento de metas atingíveis e

desafiadoras

Resultados obtidos devem ser suficientes para

garantir o alcance das metas corporativas

Negociação eConsolidaçãodo Orçamento

DefiniçãoPreliminardas Metas

Preparaçãopara Definição

das Metas

Preparaçãoda Base

Orçamentária

Page 45: Material Educativo - Orçamento Matricial

Alberto P. Sérgio T. Ricardo S. Gilberto Dr. Jacques

Pacotes Variáveis Rio de JaneiroMinas Gerais

Ribeirão Preto

BrasíliaTotal Pacote

Pessoal 490 1306 816 652 3264Salários e Ordenados 1620Honorários 300Vale Transporte 60Vale Refeição 120PIS 150FGTS 120INSS 180Gratificações 54Aviso Prévio 48Salário Educação 2713o Salário 270Férias 270Benefícios Indiretos 45

Despesas 330 220 170 70 486de Apoio Telefone 45 120 75 60 300

Viagens 150Jornais e Revistas 36

Total de Gastos 1505 2346 1456 1673 7365

Entidades e Gestores de EntidadesEntidade: ComercialDono deEntidade: Dr. Jacques Gontijo

Meta na Entidade

Negociação eConsolidaçãodo Orçamento

DefiniçãoPreliminardas Metas

Preparaçãopara Definição

das Metas

Preparaçãoda Base

Orçamentária

Telefone 45 120 75 60 3007365

Page 46: Material Educativo - Orçamento Matricial

Gastos com Telefonia Fixa

0

20

40

60

80

100

120

140

160

Dpto Vendas Leite Depto Vendas DerivadosNíveis

R$

/ fu

nc

ion

ari

o

Gerência Regional Vendas Minas Gerais

Ind

icad

ore

s

Negociação eConsolidaçãodo Orçamento

DefiniçãoPreliminardas Metas

Preparaçãopara Definição

das Metas

Preparaçãoda Base

Orçamentária

“Réguas” nos Níveis das Entidades

Page 47: Material Educativo - Orçamento Matricial

Meta nos Níveis da Entidade

Humberto P. Sérgio R. Sérgio T.

Gestores de Pacotes

Pacotes VariáveisDpto. Vendas

LeiteDpto. Vendas

DerivadosTotal Pacote

Rubens Pessoal 305 300 1306Salários e Ordenados 780Honorários 100Vale Transporte 70Vale Refeição 70PIS 20FGTS 39INSS 50Gratificações 15Aviso Prévio 5Salário Educação 1013o Salário 80Férias 60Benefícios Indiretos 7

Valéria Utilidades 120 100 220Telefone 80 40 120Viagens 95Jornais e Revistas 5

Total de Gastos 1740 606 2346

Entidade: Ger. Reg. Vendas Minas GeraisDono deEntidade: Sergio T.

Negociação eConsolidaçãodo Orçamento

DefiniçãoPreliminardas Metas

Preparaçãopara Definição

das Metas

Preparaçãoda Base

Orçamentária

Telefone 80 40 120

2346

Page 48: Material Educativo - Orçamento Matricial

Resumo para Estabelecer as Metas nas Entidades

1

2

3

4

Montagem das árvores de indicadores para as variáveis R$/mês

Identificação dos clusters

Região Norte

Região Sul

Região S.P

Até 2.000 PDV

2.001a 3.000 PDV

Acima 3.001 PDV

Definição preliminar das metas

Pacote Ganho/PerdaMeta Real

TerceirosPessoal

AluguéisEtc

Realização das comparações sistemáticas dentro dos clusters

Gastos com telefonia fixa

0

20

40

60

80

100

120

FilialSalvador

Filial Recife FilialFortaleza

Filial PortoAlegre

FilialCuritiba

Filial SãoPaulo

(capital)

Filiar SãoPaulo

(interior)Filiais

R$/

fu

nci

on

ario

Negociação eConsolidaçãodo Orçamento

DefiniçãoPreliminardas Metas

Preparaçãopara Definição

das Metas

Preparaçãoda Base

Orçamentária

Page 49: Material Educativo - Orçamento Matricial

Caminho para Redução dos Gastos

Preço por minuto

“Renegociação de Contratos”

Preço por minuto

Min

. fa

lado

s

Custo Original

NOVO CUSTO

Total de min. falados X

“Padrão”

=Custo total de telefone fixo

“Régua”

Negociação eConsolidaçãodo Orçamento

DefiniçãoPreliminardas Metas

Preparaçãopara Definição

das Metas

Preparaçãoda Base

Orçamentária

Page 50: Material Educativo - Orçamento Matricial

Elaboração dos Padrões de Procedimentos

O Que São “Padrões de Procedimentos”

• “Políticas” • “Regulamentos”• “Padrões

Operacionais”

Como fazer para se atingir o nível previsto de gastos estabelecido pela “régua”

Negociação eConsolidaçãodo Orçamento

DefiniçãoPreliminardas Metas

Preparaçãopara Definição

das Metas

Preparaçãoda Base

Orçamentária

Page 51: Material Educativo - Orçamento Matricial

Políticas Corporativas

1) Deve-se utilizar o serviço de linha direta Embratel para ligações interurbanas onde o sistema estiver disponível

2) Deve-se manter atualizado e divulgar internamente as grades de horários e tarifação promocional fornecidas pela Embratel

3)Etc....

Exemplos de Políticas Corporativas para redução de custos com telefonia

Negociação eConsolidaçãodo Orçamento

DefiniçãoPreliminardas Metas

Preparaçãopara Definição

das Metas

Preparaçãoda Base

Orçamentária

Page 52: Material Educativo - Orçamento Matricial

Gastos com Telefonia Fixa

0

50

100

150

200

250

Minas Gerais Ribeirão Preto Rio de Janeiro Goiânia Brasília

Entidades

R$/F

un

cio

nári

o

Aplicação de Políticas Corporativas nas Entidades

1) Deve-se utilizar o serviço de linha direta Embratel para ligações interurbanas entre as Filiais Minas Gerais, Ribeirão Preto e Rio de Janeiro2)Etc....

1) Manter atualizado e divulgar internamente as grades de horários e tarifação promocional fornecidos pela Embratel

2)Etc....

Negociação eConsolidaçãodo Orçamento

DefiniçãoPreliminardas Metas

Preparaçãopara Definição

das Metas

Preparaçãoda Base

Orçamentária

Cluster CCluster BCluster A

Page 53: Material Educativo - Orçamento Matricial

Exemplos de Padrões

Existem padrões

que auxiliam na

redução de

gastos, porém

não são

decorrentes das

Políticas

Corporativas

POP’s

Procedimento Operacional Padrão para “Testes Industriais”

Procedimento Operacional Padrão para “Utilização de Cartuchos para Impressão”

Procedimento Operacional Padrão para “Assepsia de tanques”

Negociação eConsolidaçãodo Orçamento

DefiniçãoPreliminardas Metas

Preparaçãopara Definição

das Metas

Preparaçãoda Base

Orçamentária

Page 54: Material Educativo - Orçamento Matricial

Negociação e Consolidação do Orçamento

Definição Preliminar das Metas

Preparação para Definição das Metas

Preparação da Base

Orçamentária

•Negociação das metas

•Revisão e aprovação dos padrões propostos

•Consolidação do Orçamento

Processo de Elaboração do Orçamento Matricial

Page 55: Material Educativo - Orçamento Matricial

Revisão e aprovação dos padrões propostos

1

2

3

Negociação das metas

Consolidação do Orçamento

Negociação e Consolidação do Orçamento

CorporativoCorporativo

EntidadesEntidades

Níveis das Níveis das EntidadesEntidades

Negociação das Metas “Botton- Up”

Negociação eConsolidaçãodo Orçamento

DefiniçãoPreliminardas Metas

Preparaçãopara Definição

das Metas

Preparaçãoda Base

Orçamentária

Page 56: Material Educativo - Orçamento Matricial

Negociação das Metas nas Diversas Entidades

Entidade: Depto Adminstração

Marcos A Nádia João Alberto Humberto

Sete Lagoas Brasília Goiânia BH Depto

Administ.

Gestor Pacote

Junior Pessoal 50 500 700 250 1.500 Antônio Terceiros 25 30 45 300 400 André Desp. de Apoio 30 20 30 20 100 Julho Utilidades 10 75 95 20 200 Everton Financeiro 50 5 25 20 100 Etc.. Etc... 20 50 50 10 130

GASTOS FIXOS 185 680 945 620 2.430

Entidade / Responsável

Dono da MatrizHumberto F.

•Negociação das metas de cada pacote para as diversas entidades

•Negociação das metas de cada Entidade para os diversos pacotes

•Ajuste das metas nas entidades da matriz

Negociação eConsolidaçãodo Orçamento

DefiniçãoPreliminardas Metas

Preparaçãopara Definição

das Metas

Preparaçãoda Base

Orçamentária

Page 57: Material Educativo - Orçamento Matricial

Aprovação final pelos Donos de Pacotes

Revisão e Aprovação dos Padrões

Apresentação dos Padrões Corporativos para as Entidades

Sugestões de ajustes pelos Gestores de Pacotes nas Entidades

Revisão dos padrões corporativos pelos Coordenadores de Pacotes

Negociação eConsolidaçãodo Orçamento

DefiniçãoPreliminardas Metas

Preparaçãopara Definição

das Metas

Preparaçãoda Base

Orçamentária

Page 58: Material Educativo - Orçamento Matricial

Consolidação do Orçamento

Comprometimento dos donos de pacotes e entidades com as metas da

matriz corporativa perante o Presidente

CONSOLIDAÇÃO DO CONSOLIDAÇÃO DO ORÇAMENTOORÇAMENTO

CONSOLIDAÇÃO DO CONSOLIDAÇÃO DO ORÇAMENTOORÇAMENTO

Negociação eConsolidaçãodo Orçamento

DefiniçãoPreliminardas Metas

Preparaçãopara Definição

das Metas

Preparaçãoda Base

Orçamentária

Page 59: Material Educativo - Orçamento Matricial

Preenchimento das Matrizes Orçamentárias Revisadas e Aprovadas

Consolidação do Orçamento

Divulgação do Orçamento e dos Padrões Aprovados

para todos os níveis

Negociação eConsolidaçãodo Orçamento

DefiniçãoPreliminardas Metas

Preparaçãopara Definição

das Metas

Preparaçãoda Base

Orçamentária

Page 60: Material Educativo - Orçamento Matricial

2ª Etapa

Controle Orçamentário

Page 61: Material Educativo - Orçamento Matricial

Controle Orçamentário

ACOMPANHAMENTO

DOS GASTOS

AUDITORIA

Qual o segredo do sucesso?

Page 62: Material Educativo - Orçamento Matricial

Controle Orçamentário

ACOMPANHAMENTO DOS GASTOS

Objetivo- Mensurar valor orçado x valor real dos gastos

- Informar a ocorrência de anomalias para a análise e tomada de ações corretivas

Page 63: Material Educativo - Orçamento Matricial

Equipe OM Gestores de Pacote/Entidade

Dono da Matriz

Levantar os dados previsto X realizado

por pacoteObter os resultados dos gastos para seu pacote

em cada entidade

Preparar “Relatório de Anomalia”

Coordenadores de Pacote/Entidade

Acompanhamento Mensal dos Gastos

Aprovar “Relatório de Anomalia”

Apresentar relatório consolidado para diretoria

Atualizar Gestão à Vista e identificar resultados

ruins

Apresentar “Relatório de Anomalia”

Page 64: Material Educativo - Orçamento Matricial

Acompanhamento Semanal dos Gastos

Equipe OM Gestor de Pacote/ Entidade

Dono da Matriz

Levantar os dados previsto X realizado por

pacote

Obter os resultados dos gastos para seu pacote em

cada entidade

Atualizar Gestão à Vista e identificar resultados ruins

Ação corretiva “in loco”

Page 65: Material Educativo - Orçamento Matricial

Quando Atuar Corretivamente

Limite de tolerância

• 5% ou 10% acima da meta

• Proposto pelos donos de pacote

• Vermelho • Amarelo (2 meses consecutivos)Quando Utilizar

o Relatório de Anomalia?

Gasto dentro do nível de tolerância

Gasto acima do limite de tolerância

Gasto igual ou abaixo da meta

Page 66: Material Educativo - Orçamento Matricial

Relatório de Anomalia

Pacote

Realizado Não realizadoEm

andamentoOcorreu

Impedimento

X

X

Variáveis do Pacote

Desvio R$ (%)

Responsável Prazo

CombustívelAna Paula

Costa20/Abr

Viagens Roberto Alves 20/Abr

Mês Acumulado

2.300,00 27.600,00

2.200,00 29.256,00

Desvio absoluto (R$) 100,00 1.656,00

4,35% -6,00%

Relatório de Anomalia

Medidas Corretivas

Definir política de abastecimento para utilizar apenas combustível comum

Mar/2000

Comercial (Filial Fortaleza)

Marcos Martins

Negociar Valor da Tarifa de Telefonia Celular

Realizar convênios com hoteis para redução de tarifas

Gestor da Entidade

Ações Previstas

Definir política para utilização de taxi comum

Causas Prováveis

Aumento do preço do combustível acima do previsto

Utilização de taxi especial

Limite de Tolerância (%)

Utilidades

Variação (%)

Meta do Pacote (R$)

Realizado (R$)

Gestor do Pacote

5%

José Carlos dos Santos

Mês

Entidade

P D

C A

Page 67: Material Educativo - Orçamento Matricial

Troca de Experiências

Experiência com a redução de gastos

Divulgação das DICAS via Intranet, reuniões mensais, etc

Instalação de modem para transmissão de dados

Troca da copiadora X pela impressora Y

Page 68: Material Educativo - Orçamento Matricial

Reunião Mensal de Acompanhamento das Metas

Gestores de Pacote/Entidade apresentam relatório de anomalia

ao Dono da Matriz

Apresentação dos resultados ruins

Aprovação do Plano de Ação

Page 69: Material Educativo - Orçamento Matricial

Controle Orçamentário

AUDITORIA

- Realizada por uma equipe interna da Unimed

- Auditoria contábil em todas as entidades

- Auditoria no cumprimento dos padrões (Regulamentos) - Análise e orientação sobre anomalias e ações corretivas

Page 70: Material Educativo - Orçamento Matricial

Auditoria Características

Pelo menos uma vez por ano em todas as

entidades

Frequência

Solicitada pelos donos de pacote em

unidades específicas

Auditoria Esporádica

Page 71: Material Educativo - Orçamento Matricial

AuditoriaTipos de Falta

1) Falta LeveExemplos:- Erro nos lançamentos contábeis - Erro na interpretação dos padrões

Ações Corretivas:- Registro dos erros encontrados - Orientação sobre o correto lançamento

Page 72: Material Educativo - Orçamento Matricial

2) Falta médiaExemplos:- Repetição de faltas leves- Atraso nos lançamentos - Situações de risco fiscal/ trabalhista

AuditoriaTipos de Falta

Ações Corretivas:- Orientação e advertência formal com cópia para o Dono da Entidade

Page 73: Material Educativo - Orçamento Matricial

3) Falta Grave Exemplos:

- Repetição de faltas médias- Uso inadequado dos recursos da empresa - Manipulação dos registros contábeis

AuditoriaTipos de falta

Ações Corretivas:- Registro formal da falta- Decisão a cargo da Diretoria

Page 74: Material Educativo - Orçamento Matricial

3ª Etapa

Organização do Projeto

Page 75: Material Educativo - Orçamento Matricial

Organização do Projeto

Estrutura Básica para a Elaboração e Controle do Orçamento Matricial

Equipe Proativa

Gestores De

pacotes

Gestores de

Entidades

Comitê de Liderança

Diretoria

Liderança do Projeto

Saide

Page 76: Material Educativo - Orçamento Matricial

Papéis e Responsabilidades

Líder do Orçamento Matricial: Dr. Alcimar

• Liderança e coordenação do projeto Orçamento Matricial

Apoio / assistende do líder: Saide

• Levantar informações ou direcionar pessoas que possam levantar informações relativas ao conteúdo de cada subitem de despesa, esclarecendo aos gestores dos pacotes a natureza dos lançamentos contábeis efetuado nas diversas contas contempladas no Orçamento Matricial;

• Prestar eventuais esclarecimentos aos Gestores de Pacotes quanto à metodologia de trabalho do OM;

• Fornecer informações ou direcionar pessoas que possam fornecer informações técnicas referentes às questões contábeis e financeiras para a solução de problemas envolvendo a elaboração do Orçamento Matricial.

Page 77: Material Educativo - Orçamento Matricial

Papéis e Responsabilidades

Equipe Proativa

• Analisar as famílias definidas, seus subitens de despesas e sua importância;

• Auxiliar os gestores de pacotes na definição dos parâmetros para análise dos subitens de despesas;

• Proceder à definição dos indicadores específicos e dos clusters;

• Elaborar a comparação de todos os subitens de gastos, dentro dos respectivos clusters;

• Fornecer orientação metodológica sobre métodos e ferramentas gerenciais (aplicação do PDCA, plano de ação, elaboração de políticas e padrões de gastos corporativos).

Page 78: Material Educativo - Orçamento Matricial

Papéis e ResponsabilidadesGestor de Pacotes

Funcionário responsável pelo resultado de um determinado pacote de gastos. Suas principais atribuições são:

• Analisar detalhadamente o conteúdo de seu pacote de gastos nos centros de custo;

• Definir parâmetros de clusters para cada subitem de gastos de sua responsabilidade;

• Definir metas preliminares com base em comparação entre as unidades;

• Estabelecer regulamentos de gastos das contas contábeis sob sua responsabilidade;

• Negociar as metas junto às entidades;

Page 79: Material Educativo - Orçamento Matricial

Papéis e ResponsabilidadesGestor de Pacotes

Funcionário responsável pelo resultado de um determinado pacote de gastos. Suas principais atribuições são:

• Elaborar e executar os planos de ação;

• Identificar as unidades e gastos que apresentam desvios (anomalia)

• Solicitar o relatórios de anomalia da equipe, com análise por subitem de despesa;

• Realizar a reunião formal para apresentação do relatórios de anomalia, verificando a correta identificação da causa e a consistência das contramedidas.

Page 80: Material Educativo - Orçamento Matricial

Papéis e ResponsabilidadesGestor de Entidades

Diretor responsável pelo resultado da diretoria sob o seu comando. Suas principais atribuições são:

• Atuar no alcance das metas relativas a sua entidade;

• Identificar as unidades e despesas que apresentam desvios (anomalias);

• Solicitar os relatórios de anomalia da equipe, com análise de cada subitem de despesa;

• Realizar a reunião formal para apresentação dos relatórios de anomalia, verificando correta identificação da causa e a consistência das contramedidas;

• Elaborar e executar os planos de ação.

Page 81: Material Educativo - Orçamento Matricial

Cronograma

P

R

P

R

P

R

P

R

P

R

P

R

PRESIDENTE

CRONOGRAMA RESUMO DAS ETAPAS DO PROJETO OM ATUALIZAÇÃO

SAIDE

10/6/2007

UNIMED SÃO LUÍS STATUS

ETAPASJAN FEV

DR. ALCIMARAPOIO/ASSISTENTE

DO PROJETO

SET OUTAGO

1. PREPARAÇÃO DA BASE ORÇAMENTÁRIA

2. PREPARAÇÃO PARA DEFINIÇÃO DAS METAS

NOV DEZJUN JUL

LEGENDA

PREVISTO

EM ANDAMENTO NO PRAZO

EM ANDAMENTO FORA DO PRAZO

PARADO

CONCLUÍDO

JUN

2008

3. DEFINIÇÃO PRELIMINAR DAS METAS

6 ACOMPANHAMENTO DA EXECUÇÃO DO ORÇAMENTO

2007

4. NEGOCIAÇÃO E CONSOLIDAÇÃO DAS METAS ORÇAMENTÁRIAS

5. PREPARAÇÃO DOS INSTRUMENTOS DE ACOMPANHAMENTO

MAR ABR MA

Page 82: Material Educativo - Orçamento Matricial

Próximos Passos

Treinar gestores de pacote e entidade dentro das matrizes.Apoio da equipe Proativa.

Acompanhar e analisar os resultados através das “Matrizes de Acompanhamento”. Todo o material esta disponível no icone “Orçamento Matricial” base Notes.

Elaborar “Relatório de Anomalia” para as Reuniões de Acompanhamento do mês de Junho.

“Dar a partida e assumir o Controle !!!!”

Page 83: Material Educativo - Orçamento Matricial