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Manual Administrativo

Administración y Finanzas

Guatemala

Manual Administrativo de

Sistematización y

Comunicaciones del MCP

Mayo 2011

Mecanismo

Coordinador de País

Guatemala

http://es.f259.mail.yahoo.com/ym/ShowLetter?box=Sent&MsgId=7460_466955_20627_714_589321_0_2196_969723_56443793&bodyPart=2&tnef=&YY=147&order=down&sort=date&pos=0&VScan=1&Idx=0

Mecanismo Coordinador de País

Guatemala

Manual Administrativo de Sistematización y Comunicaciones del


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2 Contenido

Presentación Objetivos del Manual Concepto del MCP – Guatemala Sectores que conforman el MCP Objetivos del MCP – Guatemala Marco metodológico aplicado Enfoque Conceptual utilizado Misión del MCP-Guatemala Funciones del Sistema de Comunicación del MCP-G Procesos y procedimientos del sistema de

Comunicación Normas de desempeño por proceso Listado de instrumentos a implementar para el

funcionamiento de los procesos Inventario de cargos por procesos y procedimientos Estructura funcional del sistema



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3 Presentación



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4 Objetivos del Manual

Brindar una panorámica completa e integral sobre los procesos y

procedimientos operativos del sistema para la Sistematización y

Comunicaciones del Mecanismo de Coordinación de País de

Guatemala (MCP-G)

Describir el enfoque metodológico empleado en el diseño del

Manual para la Sistematización y Comunicaciones del MCP-G.

Compartir las funciones específicas a cargo del sistema para la

Sistematización y Comunicaciones del MCP-G.

Presentar el conjunto de procesos con sus respectivos

procedimientos, actividades, normas e instrumentos para el

desarrollo efectivo de las funciones operativas del sistema de

Comunicaciones.

Servir de guía para la inducción y orientación de los miembros y

personal técnico del MCP-G.



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5 Concepto del MCP - Guatemala

El Mecanismo de Coordinación de País de la República de Guatemala, MCP-G, es un ente multisectorial,

elegido en forma democrática, que realiza acciones de coordinación para el desarrollo y presentación de

propuestas; la supervisión estratégica a través del monitoreo y la evaluación de los proyectos y el seguimiento

de los procesos realizados dentro de la fase de ejecución de las iniciativas aprobadas por el Fondo Mundial,

para la lucha contra el VIH y SIDA, LA TUBERCULOSIS Y LA MALARIA.

Sus iniciativas son basadas en resultados, en la evidencia científica, la prevención, la atención, la supervisión

estratégica a través del monitoreo y evaluación de los procesos, dentro de un marco de gobernanza, de una

manera eficiente, transparente y con amplia participación, para minimizar los riesgos de la población en

Guatemala, con énfasis en el combate a la pobreza, a través de la reducción del estigma y discriminación de las

poblaciones afectadas por las tres enfermedades.

Participa en las estrategias enmarcadas en los Planes Estratégicos Nacionales de VIH y Sida, la Tuberculosis y

la Malaria y los marcos estratégicos que los complementen, requeridos por el Fondo Mundial. Está Integrado

por sectores que representan a las organizaciones e instancias gubernamentales, de sociedad civil y agencias

de cooperación internacional.



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Sectores que conforman el

MCP - Guatemala

1. SECTOR GUBERNAMENTAL. Compuesto por instituciones y organismos del Estado, sus entidades descentralizadas y empresas

públicas estatales o municipales, quienes a través de su quehacer institucional participan en forma directa e indirecta en el

cumplimiento de la obligación del Estado, en garantizar la salud de las personas en Guatemala.

2. SECTOR AUTONOMO. Compuesto por instituciones que por mandato constitucional gozan de autonomía, quienes a través de su

quehacer institucional colaboran en forma directa e indirecta con los programas de salud de las personas en Guatemala.

3. SECTOR DE POBLACIONES VULNERABLES AL VIH Y SIDA, LA TUBERCULOSIS Y LA MALARIA. Compuesto por

organizaciones, redes y alianzas que representan a grupos de personas que se encuentran en condición de mayor vulnerabilidad a una

o más de las tres enfermedades y representan las necesidades de estos grupos, aportando sus experiencias para ampliar el acceso a

los servicios de estas poblaciones, promoviendo la sensibilización social, a través del respeto a la dignidad humana y la tolerancia.

4. SECTOR DE PERSONAS AFECTADAS CON EL VIH Y SIDA, LA TUBERCULOSIS Y LA MALARIA. Compuesto por

organizaciones de personas directamente afectadas por las tres enfermedades y las comunidades que viven en áreas geográficas de

mayor riesgo; por lo que representan las necesidades de estas personas, aportando sus experiencias para ampliar los servicios hacia

las poblaciones de difícil acceso.

5. SECTOR DE ORGANIZACIONES NO GUBERNAMENTALES. Compuesto por organizaciones no gubernamentales que trabajan en

la lucha contra las enfermedades y sus soluciones. Representan a quienes conocen las necesidades de las poblaciones, tienen

experiencia en la ejecución de proyectos, en la prestación de servicios y en programas de prevención y educación.

6. SECTOR DE ORGANIZACIONES DE BASE COMUNITARIA. Compuesto por organizaciones base comunitaria geográficamente

establecidas, que trabajan en la lucha contra las enfermedades y sus soluciones. Representan a quienes conocen las necesidades de

las poblaciones, tienen experiencia en la ejecución de proyectos, en la prestación de servicios y en programas de prevención y

educación.

El Mecanismo de Coordinación de País de la República de Guatemala, MCP-G esta conformado por 14 sectores que

corresponden a los siguientes:



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7

7. SECTOR DE GRUPOS MULTICULTURALES. Compuesto por organizaciones que representan a los grupos culturales de

Guatemala, cuyos integrantes comparten una misma identidad de grupo, a través de su propia historia, cultura, costumbres, idioma,

identidades familiares por genealogía o ascendencia y normas de convivencia. Quienes además, basan la respuesta en la lucha contra

las enfermedades, en su propia cosmovisión y valoran el sistema de salud alternativo en sus comunidades.

8. SECTOR DE MUJERES. Compuesto por organizaciones que representan a las mujeres, quienes son las más afectadas por las tres

enfermedades, y son especialmente vulnerables debido a factores biológicos y socioeconómicos. Es importante que las organizaciones

de mujeres y otras organizaciones, que representan los intereses de las mujeres estén adecuadamente representadas, para asegurar la

participación de género y sean reflejadas en las propuestas presentadas al Fondo Mundial.

9. SECTOR DE ADOLESCENTES Y NIÑ@S. Compuesto por organizaciones que representan a l@s adolescentes y los niñ@s, que se

encuentren afectados y/o sean vulnerables ante cualquiera de las tres enfermedades.

10. SECTOR ACADEMICO. Compuesto por instituciones de educación superior, que aportan conocimientos sobre los determinantes

epidémicos, sociales, políticos, culturales y de investigación, en la lucha contra las tres enfermedades, abordando de manera científica

el conocimiento y comprobación del problema y su resolución. Forman parte de este sector las universidades, públicas y privadas.

11. SECTOR DE ORGANIZACIONES PROFESIONALES. Compuesto por colegios profesionales, asociaciones y agrupaciones de

profesionales, constituidos en forma voluntaria o por disposición legal, que aportan sus conocimientos y experiencias profesionales, en

las áreas del conocimiento, afines con los objetivos del MCP-G y a la lucha contra las tres enfermedades.

12. SECTOR DE ORGANIZACIONES BASADAS EN LA FE. Compuesto por organizaciones religiosas y basadas en la fe,

desempeñando una labor esencial dentro de las comunidades afectadas por las tres enfermedades; proporcionando servicios

fundamentales a las poblaciones. Tienen relación con autoridades nacionales y locales, para requerir la priorización de las

necesidades.


MCP - Guatemala



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13. SECTOR DE LA EMPRESA PRIVADA. Compuesto por entidades mercantiles con responsabilidad social, las cuales aportan

liderazgo y experiencia en el manejo de los procesos y ejecución de proyectos; son portavoces de las personas económicamente

activas; colaborando con los programas de salud; aportando su experiencia y la infraestructura del sector privado para llegar a las

comunidades afectadas.

14. SECTOR DE AGENCIAS DE COOPERACION INTERNACIONAL, BILATERALES o MULTILATERALES. Compuesto por

instancias bilaterales o multilaterales de cooperación internacional, acreditadas en Guatemala, que trabajan directa o indirectamente, en

las respuestas nacionales de la lucha contra cualquiera de las tres enfermedades, y quienes tienen vínculos con los actores de las

mismas, aportando la asistencia técnica y financiera.


MCP - Guatemala



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9 Objetivos del MCP - G

• Cumplir con los requisitos de elegibilidad del Fondo Mundial:

• Elección transparente de representantes de todos los sectores miembros;

• Participación de personas que son afectadas con las tres enfermedades;

• Procesos transparentes para solicitar y revisar propuestas;

• Participación amplia y transparente de partes interesadas, en el proceso de elección de los representantes de cada sector;

• Proceso transparente en nombramiento de Receptor (es) Principal (es) y supervisión estratégica del programa;

• Manejo adecuado de una política de conflicto de intereses;

• Promover la participación de los sectores miembros del MCP-G para la elaboración y presentación de las propuestas sobre VIH y

Sida; Tuberculosis y Malaria, ante el Fondo Mundial;

• Elaborar, revisar, seleccionar y avalar las propuestas consensuadas de país y/o de carácter regional, para ser enviadas al FM u otras

agencias de cooperación, definiendo claramente los objetivos, alcances de sus actividades y los resultados esperados, cumpliendo

con lo que para el efecto se regula en el manual de procedimientos;

• Supervisar y dar seguimiento a la ejecución de acuerdo a la programación y/o reprogramación de los proyectos financiados por el

FM, velando por el cumplimiento de los convenios suscritos entre el Receptor Principal, el Fondo Mundial y el MCP-G; así como la

evaluación de sus resultados;

• Nominar la (s) organización (es) apropiada (s) para actuar como Receptor (es) Principal (es) para la ejecución de los proyectos, con

las subvenciones del Fondo Mundial, cumpliendo con lo que para el efecto se regula en el manual de procedimientos (proceso de

participación, evaluación, criterios para seleccionar, nombrar y supervisar al Receptor Principal; supervisar la implementación de los

proyectos y sus resultados);

• Fortalecer la transparencia en el desarrollo de sus funciones y la rendición de cuentas;

• Apoyar activamente el fortalecimiento de la capacidad de gestión del Receptor Principal y desarrollar las estrategias de capacitación

para que todos los sectores miembros tengan posibilidad de participar como Receptores Principales.

Son objetivos del MCP-G, los siguientes:



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Marco metodológico aplicado

La elaboración del presente manual se ha sustentado en el enfoque sistémico

de gestión por procesos. Para una mejor y más completa comprensión y

efectiva aplicación del manual, se incluye una breve descripción de este

enfoque. Según éste, una organización moderna, se sustenta y esta dirigida

al desarrollo gradual y progresivo de sus componentes básicos (procesos,

recurso humano, estructura, cultura y tecnología), que esquemáticamente

puede representarse de la siguiente forma:

Misión Misión –– VisiónVisión

Roles y FuncionesRoles y Funciones

PP

rr

oo

cc

ee

ss

oo

ss

RR

RR

HH

HH

EE

ss

tt

rr

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rr

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CC

uu

ll

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uu

rr

aa

TecnologíaTecnología

Misión Misión –– VisiónVisión

Roles y FuncionesRoles y Funciones

PP

rr

oo

cc

ee

ss

oo

ss

RR

RR

HH

HH

EE

ss

tt

rr

uu

cc

tt

uu

rr

aa

CC

uu

ll

tt

uu

rr

aa

TecnologíaTecnología

La orientación de los pilares o componentes básicos constituido por el

conjunto de procesos de trabajo, el Talento Humano, la estructura y la

cultura organizacional del MCP, la brinda su MISION o PROPOSITO y la

VISION, o compromiso del futuro que el equipo del MCP desea construir.

Estos constituye el marco que define sus roles y funciones básicas o

esenciales y permitirá además, evaluar su cumplimiento a futuro.

La Misión, Visión, Roles y Funciones del MCP, constituye el marco de

referencia que permite visualizarlo como un “SISTEMA” de producción de

bienes y servicios. En este caso específico, dada la naturaleza tan especial y

específica del MCP, que constituye en sí mismo un único sistema

organizacional, de gestión, conducción y control estratégico del desarrollo de

las propuestas del país subvencionadas por el Fondo Mundial a diferencia de

las organizaciones tradicionales, donde es usual la existencia de un conjunto

de sistemas organizacionales como de planificación, información,

comunicación, suministros, control, finanzas, prestación de servicios entre

otros.

MISION Y

VISION

ROLES Y FUNCIONES BASICAS

SISTEMAS ORGANIZACIONALES

MISION Y

VISION

ROLES Y FUNCIONES BASICAS




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Bajo esta perspectiva un “SISTEMA” comprende una serie de políticas, funciones, normas, procesos y dependencias mutuamente

interrelacionadas e interdependientes que conforman un conjunto operativo integrado. Haciendo una analogía; equivalen a los

SISTEMAS DEL CUERPO HUMANO O DEL UNIVERSO.

Estos sistemas, deben permitir al MCP - Guatemala, cumplir su misión, alcanzar su visión, desempeñar sus roles, desarrollar sus

funciones y alcanzar los resultados previstos. Los sistemas están conformados por un conjunto de procesos y éstos a su vez, en un

conjunto de procedimientos, actividades y tareas:

Entendiéndose por PROCESO al conjunto de

procedimientos que tiene el propósito de convertir

un insumo en un resultado final y

PROCEDIMIENTO a la serie de actividades

ordenadas consecutivamente que se realizan con

el propósito de obtener un fin o un objetivo

deseado.

ENTRADAS SALIDASSISTEMASSISTEMAS

PROCESOSPROCESOS

PROCEDIMIENTOSPROCEDIMIENTOS

ACTIVIDADESACTIVIDADES

Insumos, recursos y

USUARIOS que

demandan servicios

Resultados de los

procesos de

atención y gestión

ENTRADAS SALIDASSISTEMASSISTEMAS

PROCESOSPROCESOS

PROCEDIMIENTOSPROCEDIMIENTOS

ACTIVIDADESACTIVIDADES

Insumos, recursos y

USUARIOS que

demandan servicios

Resultados de los

procesos de

atención y gestión

Mientras que entendemos por ACTIVIDADES al conjunto de tareas que genera el proceso sin las cuales no se podrían lograr los

propósitos que persigue el MCP. Para cada una de éstas, se identifican los puestos o cargos de trabajo y elabora el inventario de

cargos por proceso y procedimiento que permite darle forma a la estructura funcional o de cargos de trabajo, y esta a su vez, a una

estructura organizacional horizontal de gestión por procesos.

Este es el camino seguido, para establecer, la organización, procesos, procedimientos y estructuras; funcional y organizativa del MCP.

El presente Manual del Sistema de COMUNICACIONES lista todos los procesos con sus respectivos procedimientos, actividades,

tareas con las respectivas normas de desempeño, puestos de trabajo, estructuras funcional / organizacional y las descripciones y

perfiles de puestos correspondientes.




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El enfoque sistémico es un excelente vehículo para fortalecer la estructura

organizativa del MCP, caracterizada por ser de muy pocos niveles, centradas en

la gestión de procesos que facilite al MCP, cumplir con sus misión, visión, roles

y funciones, obtener los resultados previstos y responder y adaptarse

apropiadamente a las exigencias de un entorno cada vez mas turbulento y

cambiante.

MISION ROLES Y FUNCIONES BASICAS


PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

ESTRUCTURA FUNCIONAL Y

ORGANIZACIONAL

MISION ROLES Y FUNCIONES BASICAS


PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

ESTRUCTURA FUNCIONAL Y

ORGANIZACIONAL




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Marco conceptual

Previo a conocer en detalle el sistema de comunicación propuesto, es necesario comprender los diferentes conceptos

desde un punto eminentemente operativo, de los aspectos mas importantes que constituyen y son abordados en el

presente sistema. Esto facilitará un manejo homogéneo y apropiado para su adecuada operativización.

Entre las principales definiciones operativas tenemos:

Es la necesidad de expresar algo: una emoción, un sentimiento, transmitir una

necesidad, pero aún más; comunicar cada forma de entender el mundo, que puede ser a través de alguna actividad, que va

desde la sencilla necesidad de transmitir un mensaje, y si este es entendible para aquel o aquellos a los que se les envía,

mucho mejor.

Comunicación:

Desde esta perspectiva la comunicación para el MCP, se

constituye en un proceso o medio estratégico para las relaciones del

Mecanismo con su entorno, la interacción entre sus miembros, grupos de interés y manejo de la

imagen deseada.

Comunicación

Interna:

Comunicación

Externa:

La comunicación interna permite la introducción, difusión, aceptación e interiorización de las pautas de gestión, avances y resultados del desarrollo organizacional entre los miembros que conforman las instancias de Dirección (Asamblea, JD, Secretaría Técnica); así como cubrir las necesidades de comunicación que presentan los miembros de la membresía de los sectores que

conforman al MCP.

Es el conjunto de actividades generadoras de mensajes dirigidos a crear, mantener o mejorar la

relación con los diferentes grupos externos de interés (FM, Donantes, Autoridades de Gobierno; ALF, otros Cooperantes, Prensa, entre otros), así

como de proyectar una imagen favorable del MCP.



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Marco conceptual

Para que el MCP pueda comunicar los mensajes, información y proyectar la imagen esperada, es necesario la definición

de sus grupos objetivo y/o audiencias a abordar.

Se entiende por audiencia clave al conjunto de instituciones y personas aliadas o no, actuales o potenciales, generadores de opinión, que puedan favorecer o afectar la credibilidad del proceso de comunicación y/o imagen

institucional.

Cuando se consideran las audiencias hay que tener en cuenta tanto el entorno

interno como el externo.

Grupos objetivo y/o audiencias clave: AUDIENCIAS DEL MCP Internas:

• Asamblea • Junta Directiva • Secretaría Técnica • Representantes de Sectores Miembro

Externas:

• Estado / Gobierno • ALF • Fondo Mundial • Donantes • Sector Privado • Electores de representantes de los

Sectores miembros. • Medios de comunicación social, etc

Para promover la comunicación y los mensajes a trasladar a las

diferentes audiencias del MCP, pueden transmitirse a través de canales interpersonales, es decir “medios de comunicación” tales

como:

Cartas, memorándum, circulares, boletines o revistas, tableros de avisos y manuales, así como programas audiovisuales, circuitos internos de televisión, sistemas computarizados, sonido ambiental o también se pueden hacer uso de los

medios de comunicación masiva.

La definición de los medios a utilizar, dependerá de aquellos que resulten ser de mayor preferencia y uso de cada uno de

los grupos de interés del MCP

Medios de Comunicación:



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Misión del MCP - Guatemala

La misión de una organización es su propósito, su razón de ser. La

misión aporta orientación, uniformidad y significado a las decisiones y

actividades de todos los miembros. Es el punto central en torno al cual,

los miembros del equipo definen las intervenciones, establecen metas,

avanzan en una dirección común y se concentran en lo que saben y

hacen mejor. También les motiva a extender su capacidad y aceptar

nuevos retos. Responde a la pregunta ¿porqué hacemos lo que

hacemos?

Es así como luego de concluido un detenido análisis, los miembros del

MCP - Guatemala han realizado una revisión de cuál es su propósito

principal o misión y seguido llegar a su definición por consenso. La

misión establecida por los miembros del MCP – Guatemala

corresponde a la siguiente:

“Instancia multisectorial que gestiona y avala las propuestas ante el Fondo Mundial,

monitoreando estratégicamente la implementación de las subvenciones, a través de la

sistematización, transparencia y participación democrática, contribuyendo a cerrar las

brechas en la respuesta nacional de VIH, Tuberculosis y Malaria y disminuir el impacto en

la población de alto riesgo, vulnerable, afectada y a mejorar su calidad de vida, en el marco

de los derechos humanos, pertinencia cultural y equidad de género”.




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Funciones

Procesos, procedimientos y

actividades

Normas de desempeño Mayo 2011


Sistematización y

Comunicaciones del Mecanismo




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Funciones generales del

sistema de Comunicación

Las funciones corresponden aquellas áreas de responsabilidad que son

únicas, complementarias e indelegables que corresponden exclusivamente

su cumplimiento a un área de gestión de la organización, en este caso, al

sistema de comunicación; definen qué tenemos que hacer y hasta dónde o

alcance de las responsabilidades a cumplir de dicho sistema. Estas no

pueden ser alcanzadas sino a través del esfuerzo articulado y sinérgico de

todas las partes y miembros del sistema. En su conjunto y en adición a los

demás sistemas organizacionales, permiten al MCP el cumplimiento de su

misión o propósito.

Para el sistema de comunicación se han definido dos importantes

funciones básicas que corresponden las siguientes:

• Desarrollar la estrategia de comunicación para difundir las

decisiones del MCP-G y compartir información con todos sus

miembros y otros actores pertinentes, de acuerdo con el

principio de transparencia del Fondo Mundial.

• Garantizar una amplia difusión de las decisiones,

convocatorias a propuestas e información sobre la

implementación de los proyectos.



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Procesos y productos del

sistema de Comunicación

Comunicación Interna del MCP

Proceso 1

Comunicación de los miembros del MCP con

sus constituyentes

Desarrollo de imagen corporativa

del MCP Comunicación

externa del MCP

Proceso 2

Proceso 3

Proceso 4

Productos a obtener: Es importante recordar que cada proceso permite alcanzar u obtener un producto, sea éste tangible (bien) o intangible (servicio), y que todo

producto tiene un proceso que permitió su obtención. Bajo estos principios los productos a obtener de cada uno de los cuatro procesos

definidos del sistema de comunicación, corresponden a los siguientes:

• Proceso 1: Los integrantes del MCP participan en una red de comunicación interna y están actualizados del quehacer del MCP.

• Proceso 2: Los miembros de los Sectores que conforman al MCP, comunicados sobre el quehacer del MCP, Secretaria Técnica,

avances, logros, ejecución y planes de los proyectos.

• Proceso 3: El MCP cuenta con una imagen corporativa reconocida, única y coherente a sus fines a nivel nacional e internacional

• Proceso 4: Grupos clave externos de interés relacionados al MCP, informados sobre el quehacer del MCP, avances, logros, y

desarrollo de proyectos, así como otros asuntos de relevancia estratégica.

Procesos del sistema Para el cumplimiento de las funciones generales del sistema de Comunicación antes descritas, es necesario el desarrollo de los

siguientes cuatro procesos básicos o esenciales:



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Proceso 1: Comunicación interna

del MCP

No. Actividad Responsables Participan Normas

Procedimiento 1.1: Exploración de percepciones, intereses y conocimientos de miembros del MCP

1.1.1

Diseñar / actualizar variables a emplear para explorar percepciones, intereses y conocimientos, por grupo meta o de interés: Asamblea, JD, Staff Ejecutivo y Comisiones Técnicas.

Anualmente, se lleva a cabo un estudio de exploración de percepciones, intereses, conocimientos y preferencias del los miembros del MCP para asegurar la efectividad, el mayor impacto y la satisfacción de las audiencias en el desarrollo de la comunicación interna.

1.1.2 Definir fuentes, técnica, muestra, frecuencia, responsables e instrumentos de recolección de información a utilizar.

1.1.3 Diseñar y validar instrumentos de recolección e integración de información a emplear

1.1.4 Elaborar cronograma de realización de estudio periódico de exploración.

1.1.5 Establecer y capacitar a responsables a cargo del estudio de exploración.

1.1.6 Recolectar información de acuerdo a cronograma, técnica, muestra e instrumentos definidos

Exploración de percepciones, intereses y

conocimientos de miembros del MCP

procedimiento 1.1

Desarrollo de canales, técnicas y mensajes de comunicación interna

procedimiento 1.2

procedimiento 1.3

Monitoreo y evaluación de las comunicaciones

internas

PRODUCTO: Los integrantes del MCP participan en

una red de comunicación interna y están actualizados del quehacer del

MCP.



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del MCP


Continuación … Procedimiento 1.1: Exploración de percepciones, intereses y conocimientos de miembros del MCP

1.1.7 Revisar, organizar y analizar la información recolectada.

1.1.8 Preparar, presentar y discutir el informe.


Procedimiento 1.2: Desarrollo de canales, técnicas y mensajes de comunicación interna

1.2.1

Seleccionar / actualizar canales y medios a emplear con base a resultados de estudio de exploración para cada grupo meta o de interés: Asamblea, JD, Staff Ejecutivo y Comisiones Técnicas.

Los canales, mensajes, piezas creativas y materiales utilizados en el plan de comunicación, son de efectividad debidamente comprobada, sustentados en estudios internos de percepciones, intereses, conocimientos y preferencias.

Los procesos de comunicación a los grupos de Dirección del MCP, se realiza de conformidad a un plan y presupuesto anual de comunicación interna debidamente aprobado por Junta Directiva.

1.2.2 Elaborar contenidos de información a compartir con cada grupo meta.

1.2.3 Preparar los mensajes y piezas creativas para cada grupo meta.

1.2.4 Validar y ajustar los canales y mensajes elaborados para cada grupo meta.

1.2.5 Elaborar, presentar y aprobar cronograma para el desarrollo del plan de comunicación por grupo meta.

1.2.6 Difundir los mensajes y piezas creativas en medios y canales de comunicación establecidos para cada grupo meta.



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Procedimiento 1.3: Monitoreo y evaluación de las comunicaciones internas

1.3.1

Definir indicadores a monitorear de conocimiento, uso, preferencias y aprovechamiento de información difundida por medio de comunicación interna y nivel de satisfacción de usuarios.

El desarrollo, avances y logros del plan de comunicación interna, es monitoreado integralmente en el cumplimiento de los objetivos propuestos, metodología empleada, uso, efectividad y preferencias de canales, mensajes, piezas creativas y materiales utilizados y se toman las medidas correctivas necesarias de forma periódica y oportuna.

Todo el personal del MCP está satisfecho por la información acerca del quehacer, avances y resultados del MCP, a través de los medios, mensajes y piezas creativas, de mayor efectividad comprobada.

1.3.2 Definir fuentes, muestra, técnica, frecuencia e instrumentos de recolección e integración de información.

1.3.3 Preparar cronograma de recolección de información.

1.3.4 Recolectar, integrar y analizar la información por indicador a monitorear.

1.3.5 Plantear e implementar el seguimiento de medidas correctivas y/o de mejora.


del MCP



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Proceso 2: Comunicación de los miembros

del MCP-G con sus constituyentes

Comunicación periódica a las organizaciones de los

sectores constituyentes del MCP

procedimiento 2.1

Desarrollo de canales, técnicas y mensajes de comunicación a

compartir con miembros constituyentes

procedimiento 2.2

procedimiento 2.3

Monitoreo y evaluación de las comunicaciones con los constituyentes

PRODUCTO:

Los miembros de los Sectores que conforman al MCP, comunicados sobre

el quehacer del MCP, Secretaria Técnica, avances, logros, ejecución y

planes de los proyectos.


Procedimiento 2.1: Comunicación periódica sobre necesidades, requerimientos y propuestas con relación a las subvenciones a las organizaciones de los sectores constituyentes del MCP

2.1.1 Definir / actualizar el listado de audiencias o grupos de interés de cada uno de los sectores constituyentes del MCP

Como mínimo cada dos años, se lleva a cabo un estudio de exploración sobre necesidades, requerimientos, preferencias y propuestas para el desarrollo efectivo del plan de comunicación, relacionado al desarrollo y desempeño de las subvenciones del FM, dirigido a las organizaciones de los sectores constituyentes del MCP.

2.1.2 Definir / actualizar variables, fuentes de información, muestra, técnica y actualización de instrumento a emplear

2.1.3 Elaborar, presentar y aprobar cronograma de realización de estudio de necesidades y percepciones.

2.1.4 Seleccionar y capacitar al equipo a cargo de exploración de necesidades y percepciones

2.1.5

Explorar las necesidades, percepciones y conocimientos en los sectores constituyentes de acuerdo a técnicas, muestra, instrumento y cronograma establecido



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Continuación … Procedimiento 2.1: Comunicación periódica sobre necesidades, requerimientos y propuestas con relación a las subvenciones a las organizaciones de los sectores constituyentes del MCP

2.1.6 Revisar, organizar y analizar la información

2.1.7 Preparar, presentar y discutir el informe


Procedimiento 2.2: Desarrollo de canales, técnicas y mensajes de comunicación a compartir con miembros constituyentes

2.2.1 Definir / actualizar las metas de comunicación a alcanzar con grupos meta tomando en cuenta resultados del estudio de exploración.

El cumplimiento del desarrollo de los planes de comunicación a constituyentes es realizado por los representantes de cada uno de los sectores miembros, debidamente capacitados.

Los canales, mensajes, piezas creativas y materiales utilizados en el plan de comunicación a constituyentes, son de efectividad debidamente comprobada, sustentados en estudios internos de percepciones, intereses, conocimientos y preferencias.

Los procesos de comunicación a los grupos de los sectores constituyentes del MCP, se realiza de conformidad a un plan y presupuesto anual de comunicación debidamente aprobado por Junta Directiva.

2.2.2 Revisar, definir y actualizar los canales de comunicación a emplear considerando resultados del estudio de exploración.

2.2.3 Elaborar contenidos de información y mensajes específicos a compartir.

2.2.4 Validar y ajustar los canales y mensajes.

2.2.5 Desarrollar e implementar piezas creativas y canales de comunicación.

2.2.6 Elaborar programas y materiales de comunicación a constituyentes.

2.2.7 Elaborar, presentar y aprobar cronograma para el desarrollo del plan de comunicación y definición de equipos de representantes a cargo de su ejecución





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Procedimiento 2.3: Monitoreo y evaluación de las comunicaciones con los constituyentes

2.3.1 Definir y actualizar indicadores para el monitoreo del proceso y metas de comunicación a los constituyentes.

El desarrollo, avances y logros del plan de comunicación a constituyentes, es monitoreado integralmente en el cumplimiento de los objetivos propuestos, metodología empleada, uso, efectividad y preferencias de canales, mensajes, piezas creativas y materiales utilizados y se toman las medidas correctivas necesarias de forma periódica y oportuna.

Los grupos de los sectores constituyentes del MCP están satisfechos por la información acerca del quehacer, avances y resultados del MCP y desempeño de las subvenciones del FM, a través de los medios, mensajes y piezas creativas, de mayor efectividad comprobada.

2.3.2 Definir herramientas, muestra, frecuencia, responsable e instrumento de recolección de información.

2.3.3 Elaborar cronograma de recolección de información

2.3.4 Orientar a responsables de la recolección y traslado de la información

2.3.5 Implementar el cronograma de recolección de información

2.3.6 Revisar, organizar y analizar la información, definir medidas correctivas y de mejora

2.3.7 Presentar y discutir los resultados, medidas correctivas y de mejora a considerar


Procedimiento 2.2: Desarrollo de canales, técnicas y mensajes de comunicación a compartir con miembros constituyentes

2.2.8 Capacitar al equipo de representantes de los diferentes sectores de la membresía, para su adecuada ejecución.

2.2.9 Ejecutar el plan de comunicación diseñado



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Proceso 3: Desarrollo de imagen

corporativa del MCP-G

Definición / actualización de la imagen corporativa del

MCP a posicionar

procedimiento 3.1

Comunicación, difusión y monitoreo del uso correcto

de la imagen corporativa

procedimiento 3.2

procedimiento 3.3

Monitoreo y evaluación de la imagen corporativa

PRODUCTO:

El MCP cuenta con una imagen corporativa reconocida, única y

coherente a sus fines a nivel nacional e internacional


Procedimiento 3.1: Definición / actualización de la imagen corporativa del MCP a posicionar

3.1.1 Analizar la plataforma estratégica y reglamentaria del MCP-G (misión, visión, roles, funciones, estatutos y políticas vigentes)

Los componentes de la imagen corporativa del MCP son validados técnicamente y aprobados por Asamblea y Junta Directiva del MCP.

La difusión y posicionamiento de la imagen corporativa del MC en los diferentes grupos de interés y sociedad en general, se realizan conforme a la política y guía corporativa de imagen aprobada.

3.1.2 Definir los componentes de la imagen corporativa: logo, slogan, colores, etc.

3.1.3 Diseñar, validar y ajustar los componentes de la imagen corporativa

3.1.4 Elaborar el documento de política y guía de imagen corporativa del MCP

3.1.5 Presentar y aprobar la política y guía de imagen corporativa del MCP

3.1.6 Elaboración de ajustes y/o cambios en caso sea necesario.



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Procedimiento 3.2: Comunicación, difusión y monitoreo del uso correcto de la imagen corporativa

3.2.1 Definir las audiencias de interés para distribución de imagen corporativa.

La política y guía de la imagen corporativa del MC P aprobada, así como su actualización y/o ajustes, debe ser difundida y distribuída a todos los grupos de interés del MCP para su apropiado manejo.

Todos los grupos de interés del MCP, conocen y cumplen la política y guía de la imagen corporativa del MC P aprobada.

3.2.2 Reproducir la política y guía para el posicionamiento de la imagen corporativa del MCP para cada grupo de interés.

3.2.3 Diseñar campaña de lanzamiento o relanzamiento con su presupuesto, presentación, ajustes y aprobación de la imagen corporativa del MCP.

3.2.4 Desarrollar la campaña aprobada

3.2.5 Distribuir y difundir la política y guía a grupos de interés

3.2.6 Preparar y discutir el informe de lanzamiento y distribución de la política y guía de imagen corporativa.



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Procedimiento 3.3: Monitoreo y evaluación de la imagen corporativa

3.3.1 Definir los indicadores para monitoreo del cumplimiento y de evaluación de su impacto

Periódicamente y en un período no mayor de dos años, se monitorea e implementan las medidas correctivas necesarias, que garanticen la aplicación y el uso correcto de los componentes de la imagen corporativa del MCP, por parte de todos los miembros e instancias que lo conforman.

3.3.2 Recolectar la información para el monitoreo de cumplimiento de imagen corporativa o evaluación de su impacto

3.3.3

Integrar, preparar y analizar la información de monitoreo de cumplimiento de imagen corporativa, propuesta de medidas correctivas en caso necesario

3.3.4 Presentar los resultados del monitoreo y de medidas correctivas propuestas.

3.3.5 Difundir y dar seguimiento al cumplimiento de medidas correctivas





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PRODUCTO:

Grupos clave externos de interés relacionados al MCP, informados sobre el quehacer del MCP, avances, logros, y desarrollo de proyectos, así como otros

asuntos de relevancia estratégica.

Proceso 4: Comunicación externa

del MCP-G

Exploración de percepciones para elaboración de mensajes, reportes e

informes

procedimiento 1

Diseño de medios y piezas creativas de comunicación

procedimiento 2

procedimiento 3

Diseño y aprobación del plan de comunicaciones

y su presupuesto

Monitoreo de cumplimiento del plan de

comunicación externa

procedimiento 4


Procedimiento 4.1: Exploración de percepciones, conocimientos, requerimientos de organizaciones de interés para elaboración de mensajes / reportes / informes

4.1.1 Diseñar / actualizar variables a emplear para explorar percepciones, conocimientos y requerimientos de organizaciones

Anualmente, se lleva a cabo un estudio de exploración de percepciones, intereses, conocimientos y preferencias de los grupos externos de interés del MCP para asegurar la efectividad, el mayor impacto y la satisfacción de las audiencias en el desarrollo de la comunicación externa.

4.1.2 Definir fuentes, técnica, muestra, frecuencia , responsables e instrumentos de recolección de información por variable

4.1.3 Diseñar y validar instrumentos de recolección e integración de información a emplear

4.1.4 Elaborar cronograma de realización de estudio periódico de exploración.

4.1.5 Establecer y capacitar a responsables a cargo del estudio de exploración.

4.1.6 Recolectar información de acuerdo a cronograma, técnica, muestra e instrumentos definidos



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Continuación … Procedimiento 4.1: Exploración de percepciones, conocimientos, requerimientos de organizaciones de interés para elaboración de mensajes / reportes / informes

4.1.7 Revisar, organizar y analizar la información recolectada

4.1.8 Preparar, presentar y discutir el informe


del MCP-G


Procedimiento 4.2: Diseño de medios y piezas creativas de comunicación (incluye reportes e informes).

4.2.1 Identificar en estrategias del plan anual de comunicación, las piezas creativas por tipo de medio a diseñar / actualizar

Los canales, mensajes, piezas creativas y materiales utilizados en el plan de comunicación externa, son de efectividad debidamente comprobada, sustentados en estudios de percepciones, intereses, conocimientos y preferencias.

4.2.2 Elaborar, revisar y aprobar los términos de referencia para la contratación de creativo de medios

4.2.3 Solicitar aprobación de la contratación de creativo de medios

4.2.4 Contratación y orientación a creativo de medios y piezas creativas a diseñar

4.2.5 Supervisar el diseño / actualizar los medios y piezas creativas a emplear: carteleras, pagina web, etc.



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Continuación … Procedimiento 4.2: Diseño de medios y piezas creativas de comunicación (incluye reportes e informes).

4.2.6 Validar, ajustar y aprobar los medios y piezas creativas diseñadas

4.2.7 Implementar los medios definidos y piezas diseñadas


del MCP-G


Procedimiento 4.3: Diseño y aprobación del plan de comunicaciones y su presupuesto

4.3.1 Revisar, seleccionar y clasificar la información a difundir periódicamente en los medios de comunicación seleccionados

Los procesos de comunicación a los grupos externos de interés del MCP, se realiza de conformidad a un plan y presupuesto anual de comunicación externa debidamente aprobado por Junta Directiva. 4.3.2

Preparar los mensajes y piezas creativas por medio de comunicación a emplear

4.3.3 Elaboración y aprobación del plan de comunicaciones con su debido presupuesto

4.3.4 Difundir los mensajes y piezas creativas en medios de comunicación establecidos de conformidad con el plan y presupuesto aprobados.



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del MCP-G


Procedimiento 4.4: Monitoreo de cumplimiento del plan de comunicación externa a las organizaciones clave de interés

4.4.1 Definir indicadores a monitorear de la comunicación externa

El desarrollo, avances y logros del plan de comunicación externa, es monitoreado integralmente en el cumplimiento de los objetivos propuestos, metodología empleada, uso, efectividad y preferencias de canales, mensajes, piezas creativas y materiales utilizados y se toman las medidas correctivas necesarias de forma periódica y oportuna.

Los grupos externos de interés del MCP está satisfechos por la información acerca del quehacer, avances y resultados del MCP, a través de los medios, mensajes y piezas creativas, de mayor efectividad comprobada.

4.4.2 Definir fuentes, muestra, técnica, frecuencia e instrumentos de recolección e integración de información

4.4.3 Preparar cronograma de recolección de información

4.4.4 Recolectar, integrar y analizar la información por indicador a monitorear

4.4.5 Plantear e implementar el seguimiento de medidas correctivas y/o de mejora




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Listado de instrumentos a

implementar para el

funcionamiento de los procesos

Mayo 2011


Sistematización y

Comunicaciones del Mecanismo




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Listado de instrumentos a implementar

para el funcionamiento de los procesos

Para asegurar la implementación efectiva y funcionamiento de los procesos diseñados para el

sistema de Comunicación del MCP, es preciso prever aquellos relacionados a los métodos de

trabajo, con el propósito de prever la disponibilidad de instrumentos, guías procedimentales,

protocolos, listas de inspección y formatos requeridos, en la forma y las características

apropiadas.

Según los procesos y procedimientos que conforman el sistema de Comunicación del MCP,

se enlistan los posibles instrumentos para la implementación, adecuado funcionamiento y

operativización.

No. Instrumento Objetivo

1

Exploración de percepciones, intereses, conocimientos y preferencias de miembros del MCP, representantes de sectores y de grupos externos de interés.

Identificar información relevante para orientar las acciones del sistema de comunicación, a fin de garantizar la efectividad y congruencia de los planes de comunicación. La exploración de las percepciones, intereses y preferencias, precisa la planificación y desarrollo de un proceso de consulta para un período determinado de corto plazo, según grupos de interés.

2 Planes de Comunicación para miembros del MCP, representantes de sectores y de grupos externos de interés.

Documento en el que se reflejan las estrategias de comunicación a desarrollar, que contiene las directrices y objetivos a lograr en un determinado período de tiempo.

3

Sistema de monitoreo del cumplimiento de los planes de comunicación para miembros del MCP, representantes de sectores y de grupos externos de interés.

Disponer de un instrumento estandarizado y automatizado que facilite la evaluación del cumplimiento de los planes de comunicación para miembros del MCP, representantes de sectores y de grupos externos de interés.



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Inventario de cargos por procesos

y procedimientos



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35

Estructura funcional del Sistema

de Comunicación


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