MELHORIA CONTÍNUA NA CONTRATAÇÃO DE SERVIÇOS … CONSAD/paineis... · A boa gestão das...
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III Congresso Consad de Gestão Pública MELHORIA CONTÍNUA NA CONTRATAÇÃO DE SERVIÇOS TERCEIRIZADOS: O CASO DA IMPRESSÃO CORPORATIVA Bruno Borges Rodolfo Victório Carvalho Guido Horácio José Ferragino Hélio Janny Teixeira
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III Congresso Consad de Gestão Pública
MELHORIA CONTÍNUA NA CONTRATAÇÃO DE
SERVIÇOS TERCEIRIZADOS: O CASO DA
IMPRESSÃO CORPORATIVA
Bruno Borges Rodolfo Victório Carvalho Guido
Horácio José Ferragino Hélio Janny Teixeira
Painel 16/062 O modelo de terceirização com foco em governança e sustentabilidade
MELHORIA CONTÍNUA NA CONTRATAÇÃO DE SERVIÇOS TERCEIRIZADOS: O CASO
DA IMPRESSÃO CORPORATIVA
Bruno Borges Rodolfo Victório Carvalho Guido
Horácio José Ferragino Hélio Janny Teixeira
RESUMO A boa gestão das contratações de serviços terceirizados pressupõe não só o esforço para o estabelecimento de normas e regramentos, mas também a busca do aprimoramento contínuo dos modelos que foram estabelecidos, no sentido de acompanhar o desenvolvimento dos mercados comprador e fornecedor. Com o objetivo de fortalecer a sistemática de contratação dos serviços de Impressão Corporativa e aprimorá-la, o Estado de São Paulo realizou um estudo para identificar boas práticas e possíveis inovações, buscando não só a redução de custos mas também a melhoria da qualidade dos serviços e a governança contratual. O estudo teve como objetivo uma melhor compreensão dos elementos que formavam os custos de impressão, sistemas de gestão e regramentos de controle. Ouviu-se também sugestões dos fornecedores e dos contratantes deste serviço. Ao final, obteve-se um aprimoramento no Caderno de Impressão Corporativa já existente, induzindo a uma melhoria continuada nas relações do Estado com os prestadores de serviços destes setores.
SUMÁRIO
1 INTRODUÇÃO........................................................................................................ 03
2 OBJETIVOS............................................................................................................ 05
3 METODOLOGIA..................................................................................................... 06
3.1 O modelo de reprografia...................................................................................... 08
3.2 Aprimoramento do modelo de reprografia........................................................... 12
3.3 Estudo do comportamento de preços dos serviços de reprografia...................... 21
4 CONCLUSÕES....................................................................................................... 52
5 REFERÊNCIAS....................................................................................................... 53
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1 INTRODUÇÃO
O Governo do Estado de São Paulo, alinhado aos conceitos de Reforma
do Estado, vem, desde meados da década de 1990, desenvolvendo um Programa
de Reforma do Estado, com o objetivo de implantar uma nova gestão pública.
Os pilares estratégicos desse Programa de Reforma do Estado estão
focados em duas premissas: o ajuste fiscal e a mudança institucional.
Partindo do Programa de Reforma e de suas premissas o governo do
Estado de São Paulo, através da Secretaria de Estado de Gestão Pública, vem
desenvolvendo ferramentas e metodologias para a utilização e aprimoramento da
contratação e serviços terceirizados.
O desenvolvimento inovador de métodos e técnicas para a contratação de
serviços terceirizados abarca conceitos importantes na busca de compras mais
transparentes e eficazes, eficiência e eficácia no processo de contratação, garantia
da qualidade dos serviços contratados, a manutenção de princípios constitucionais
da isonomia, publicidade, e ampla participação dos fornecedores nos processos
licitatórios, bem como, a introdução de práticas de Responsabilidade
Socioambiental.
Uma das ferramentas que se destacam dentro do Programa de Reforma
do Estado são os Estudos Técnicos dos Serviços Terceirizados, publicados através
dos Cadernos de Serviços Terceirizados, por meio do Grupo de Apoio Técnico à
Inovação (GATI), vinculado a Secretaria de Gestão Pública (SGP).
Em linhas gerais, os Cadernos contendo os Estudos Técnicos dos
Serviços Terceirizados são compostos por:
� Orientações Gerais de Contratação
� Especificação Técnica dos Serviços;
� Valores Referenciais;
� Diretrizes e Procedimentos para Contratação dos Serviços; e
� Instrumentos de Gestão dos Contratos Terceirizados
Paralelamente à implantação dos Estudos dos Cadernos Terceirizados
criou-se uma estrutura de banco de dados e informações capazes de registrar o
histórico de contratações desde o pregão até os contratos dele originados, com o
respectivo acompanhamento financeiro. Com esta base é possível realizar as
análises que subsidiam a gestão e aperfeiçoamento dos Estudos de Serviços
terceirizados.
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Os registros periódicos das informações permitem o monitoramento e a
rastreabilidade dos contratos, avaliação dos resultados, consultas consolidadas de
situação, prazos e pagamentos, fazendo com que os Estudos Técnicos
Terceirizados sejam um conjunto de ações, métodos e tecnologias, voltadas para a
gestão mais eficaz do processo de contratação de serviços terceirizados, através da
padronização das especificações dos serviços contratados, da adequação dos
preços à realidade e da oportunidade de melhoria.
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2 OBJETIVOS
O objetivo deste trabalho é mostrar, tendo como pano de fundo o caso
prático da reprografia corporativa, a sistemática de aprimoramento dos estudos de
serviços terceirizados.
Esta etapa assume grande relevância quando analisada sobre a ótica da
governança dos contratos celebrados entre Setor Publico e Privado, ao inserir na
dinâmica deste relacionamento o fator de atualização contínua do instrumental
utilizado – permitindo o alcance e a manutenção da eficácia e eficiência nas
contratações públicas.
A análise dos resultados das contratações, principal insumo dos
aprimoramentos, assume dois espectros principais: o da análise das bases
históricas de dados, da qual a avaliação do comportamento de preços é o maior
componente; e a coleta de informações com os atores envolvidos, na qual se
destaca o papel canalizador de informações e identificador de demandas perpetrado
pela equipe do GATI.
Estas análises e informações são condições imprescindíveis para o
efetivo desenvolvimento e aprimoramento das especificações, enquadramento
jurídico e institucional e modelos de preços.
Este trabalho está dividido em duas partes principais: O estudo da
modelagem dos serviços de reprografia e o estudo do Comportamento dos Preços.
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3 METODOLOGIA
O objetivo primordial para a elaboração de qualquer Estudo Técnico de
Serviços Terceirizados é a busca do aprimoramento do processo de contratação dos
serviços terceirizados. Ele pode ser alcançado através de uma maior padronização
dos serviços, visando, assim, diminuir as especificidades dos contratos, resultando
em maior eficácia econômica, gerencial e na qualidade dos serviços prestados.
De maneira geral, a elaboração de um estudo abrange os seguintes passos, sempre
permeados por um trabalho conjunto entre o GATI, que lidera o processo, os
consultores, especialistas, fornecedores e usuários dos serviços:
Especificação do escopo de contratação
São levantadas especificações técnicas de qualidade e nível de serviço
para os serviços que se deseja contratar.
Estudo das formas de precificação
São feitos, então, levantamentos para se elucidar qual a forma mais
comum de contratação destes serviços, ou seja, como eles são comercializados no
mercado (por ex., em reprografia: Se paga um custo fixo por tipo de máquina mais
um variável por folha impressa.). Dentre as opções levantadas, determina-se aquela
mais adequada ao atendimento do interesse público.
Levantamento de custos de composição
Com base nestas especificações, são levantados os custos de cada
componente do custo total do serviço (Em reprografia, por exemplo: qual o custo das
máquinas; quais os custos de manutenção – em peças e homens/hora necessários;
o custo dos itens de consumo e demais insumos etc.). Para estes levantamentos há
uma equipe dedicada às pesquisas de preços, que são atualizados semestralmente
ou anualmente, dependendo do tipo de serviço. O método utilizado para o
levantamento dos custos é a cotação direta no mercado de varejo.
Modelagem
Os custos são então modelados como um negócio privado. O objetivo é
determinar: Para o potencial fornecedor do Estado, qual seria o custo da operação
do serviço terceirizado?
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O método utilizado para a determinação dos Preços Referenciais é o
bottom up, ou seja, são feitas as estimavas de custo individual dos itens
especificados, depois os mesmos são agregados de baixo para cima a fim de se
obter o cálculo de um custo esperado para aquele serviço.
Sobre o custo são aplicados todos os impostos e deduções previstos em
lei e uma margem de lucro média do setor. É importante ressaltar que os custos de
pessoal são todos obtidos de forma a se obedecer estritamente a legislação
trabalhista, com os funcionários contratados em regime celetista.
O objetivo é determinar um "preço justo" máximo de contratação dos
serviços. Um preço que possa remunerar adequadamente o fornecedor e atender
adequadamente os níveis de serviço e qualidade requeridos pelos órgãos públicos.
Formatação do estudo técnico de serviços terceirizados
O Caderno é então desenvolvido, contendo as especificações de serviço
em conjunto com os principais componentes de custo do mesmo. Estes Cadernos
são utilizados então pelos órgãos da Administração Pública como base para se
construir os editais de licitação. Por esta razão devem prever todos os tipos mais
comuns de contratação daquele serviço (quais as faixas de volume, tipos de
equipamento etc.), atendendo a maior parte das necessidades dos contratantes.
Utilização
Quando se lança o edital, a contratação deve ser aberta na forma de
pregão por menor preço, uma vez que a qualidade desejada já está prevista nas
especificações. O preço do caderno é a referência de preço máximo. Note-se que os
fornecedores possuem diversas outras fontes de vantagem competitiva (como maior
utilização de equipamentos mais eficientes do que os padrões do mercado, por
exemplo), que lhes garante a margem de negociação quando fazem suas ofertas no
sistema de leilão.
Acompanhamento do comportamento de preços negociados
O acompanhamento da evolução nos descontos médios das contratações
permite à Administração Publica acompanhar a economia obtida por esta forma de
contratação, que pode ser contabilizada e demonstrada aos contribuintes.
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Aprimoramento dos estudos de serviços terceirizados
Uma vez estabelecido o Estudo de Terceirização, procede-se à
atualização contínua, geralmente anual, na data base da convenção coletiva da
categoria prevista, dos preços, especificações e premissas de cálculo, de modo a
manter a base de preços referenciais atualizada e coerente com o que é
correntemente observado no mercado e nas contratações. O acompanhamento da
evolução do comportamento dos resultados gerados pelo caderno, auferidos pelo
comportamento de preços praticados e pela interação com os diversos órgãos
envolvidos, por sua vez, fornecem ricos elementos para a constante atualização e
refinamento dos Estudos.
É nesta fase que se encontra o modelo de reprografia, e este trabalho tem
por objetivo trazer um exemplo prático deste componente da governança dos
serviços terceirizados, através do estudo do caso do aprimoramento.
De início será apresentada a construção geral do modelo e depois nos
aprofundaremos na sua última atualização.
3.1 O modelo de reprografia
No caso específico da Impressão e Reprografia Corporativa, o
desenvolvimento do estudo teve por objetivo apresentar as soluções de impressão e
reprografia corporativa disponíveis no mercado, em função do perfil de utilização no
serviço público do Estado de São Paulo, visando a redução dos gastos e a gestão
do ambiente de impressão, além de promover a atualização tecnológica contínua.
O modelo de reprografia corporativa apresenta grande complexidade em
razão das inúmeras configurações em que os produtos são apresentados. As
variações são relativas a disponibilidade de cores (Preto e Branco ou Colorido); a
velocidade de impressão (que parte de cerca de 8 páginas por minuto (ppm) e
alcança 100 ppm nos modelos de larga escala) ao tamanho do papel (A3 e/ou A4 os
mais comuns); a capacidade de impressão em frente e verso automaticamente
(modo duplex); a presença do módulo de scanner de documentos; a capacidade de
memória; módulo de fax; alimentadores de papel automáticos e diversas outras
configurações introduzidas pelos fabricantes na busca do atendimento das
necessidades específicas de cada cliente.
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Tendo isto em mente, optou-se pela seleção das características mais
importantes para o usuário final – os órgãos contratantes do governo – que fossem
concomitantemente as direcionadoras do custo de impressão, ou seja, as que
apresentam maior peso na composição total dos custos. Nesse momento foi
também definido o padrão de máquinas que utilizam a tecnologia laser, cujo custo
de impressão é significativamente inferior ao das máquinas jato de tinta.
Em outras palavras, quais seriam as características que explicariam
melhor a variação de preços verificada entre as diversas opções de modelos
existentes no mercado?
Por meio de entrevistas com fornecedores, usuários e especialistas no
setor foram eleitos sete critérios principais para a modelagem dos custos de
impressão. Estas características exigem diferentes composições mecânicas e
programações de software adicionais e, segundo as análises conduzidas na fase de
elaboração, explicariam boa parte das variações dos custos de impressão.
Como o produto final desejado no processo de impressão é a página
adequadamente impressa, os custos de impressão foram dimensionados utilizando-
se como unidade de medida página impressa.
Critérios para a composição dos Custos Fixos
Os custos fixos foram determinados pelo cálculo da depreciação dos
equipamentos, acrescida do custo de capital. As variáveis levadas em consideração
no estudo foram:
Porte das máquinas – Esta característica é o principal fator que
influencia o custo fixo de impressão, uma vez que impressoras de
grande porte devem ser mais robustas do que suas congêneres de
menor porte. O mercado expressa esta robustez por meio do Ciclo
Mensal das máquinas. O Ciclo mensal nada mais é do que a quantidade
máxima de páginas que podem ser impressas por um determinado
equipamento, considerando sua utilização de forma intensa. As
máquinas residenciais, por exemplo, apresentam um ciclo mensal de 2 a
5 mil páginas, enquanto as de uso profissional podem apresentar um
ciclo mensal que superam as 300 mil páginas por mês. Evidentemente
que estas últimas impressoras apresentam uma mecânica mais
sofisticada, fator que se reflete nos preços.
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Velocidade – Este atributo é expresso pela unidade padrão de medida
“páginas por minuto” ou ppm. Quanto maior o ppm, mais rápida é a
máquina e, igualmente, mais robusta deve ser. É interessante notar que,
de modo geral, quanto maior o porte das máquinas, mais veloz ela deve
ser,de forma a imprimir uma grande quantidade de páginas.
Capacidade do Papel – o porte das máquinas também é fortemente
determinado pelo tamanho máximo do papel que elas são capazes de
imprimir. Os tamanhos mais comuns são o A4 (210 X297 mm) e o A3 (297
X 420 mm),.
Scanner – Se refere à presença do módulo de digitalização de textos e
imagens, muito comum nas máquinas vendidas atualmente. As máquinas
que apresentam este módulo são denominadas “multifuncionais”,
enquanto as que não o possuem designadas apenas como “impressoras”.
Duplex automático – O módulo duplex capacita a máquina a imprimir
automaticamente nas duas faces de uma folha, gerando economia na
utilização do papel.
Manutenção – O uso contínuo requer a condução de um cronograma de
manutenções corretivas e preventivas, realizadas por técnicos
especializados.
Critérios para composição dos Custos Variáveis
Os custos variáveis, parcela mais significativa do custo total de
impressão, foram modelados levando em consideração as seguintes variáveis:
Cores – Máquinas a cores empregam mais peças em sua composição,
além dos três compartimentos de tinta adicionais (CMY – Ciano (Azul),
Magenta, e Yellow (Amarelo)). A tinta é armazenada em receptáculos
determinados toners, que constituem o principal item de consumo da
máquina. Por exigir reposição contínua, os toners tornam-se os principais
custos de operação, o que será melhor explorado adiante.
Cilindros e reveladores – O funcionamento das impressoras a laser
baseia-se na criação de um tambor fotossensível que, por meio de um
feixe de raio laser, cria uma imagem eletrostática de uma página
completa, que será impressa. Em seguida, são aplicados no cilindro (ou
tambor), os pigmentos ultrafinos de cor (toner), que aderem apenas às
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zonas sensibilizadas. Quando o cilindro passa sobre a folha de papel, o
pó é transferido para sua superfície, formando as letras e imagens da
página, que passa por um aquecedor chamado de revelador (ou fusor), o
qual queima o toner, fixando-o na página.
Há que se notar, entretanto, que existem diversos outros acessórios (como
grampeadores e furadores automáticos) que também têm grande impacto nos custos
de fabricação e operação. No caso dos estudos de reprografia esses módulos
adicionais não foram considerados, pois a maior parte das contratações (80% em
2008) se referiam a uma utilização mensal de até 15 mil páginas, volume para o qual
não há máquinas economicamente vantajosas com essas características.
Agrupamento em categorias
Selecionados os principais critérios de formação de custos, procedeu-se
ao agrupamento das diferentes classes de máquinas em conjuntos de
características semelhantes, que pudessem expressar adequadamente um custo
médio de impressão por página.
O resultado inicial foi a criação de um conjunto de serviços levando em
consideração a combinação das seguintes categorias de especificações:
Quantidade de
Cópias/mês
Tipo de
Equipamento Velocidade
Tamanho
do Papel
até 2.000
(CORES)
Multifuncionais
Preto e Branco
Velocidade até
20 ppm A4
> 2.000
(CORES)
Multifuncionais
em Cores
Velocidade de
21 a 50ppm A3
Até 5.500 (PB) Impressoras
Preto e Branco
Acima de
50ppm
> 5.500 (PB) Impressoras em
Cores
Até 12.000 (PB)
> 12.000 (PB)
Este modelo inicial se constituiu na base para os aprimoramentos.
12
3.2 Aprimoramento do modelo de reprografia
3.2.1 Identificação dos pontos de melhoria
É possível observar pela descrição do modelo que sua complexidade
maior reside no fato de haver um grande número de combinações de especificações
possível, resultando em dificuldades para a realização da pesquisa de preços e,
conseqüentemente, na observação de padrões de precificação passíveis de
estruturação coerente.
Pela análise dos padrões de contratação constatados em 2008, foi
possível observar grande variação no volume de cópias contratadas, com volumes
concentrados em contratações de até 15 mil páginas mensais.
0,0%
20,0%
40,0%
60,0%
80,0%
100,0%
120,0%
-5.
000
10.0
00
15.0
00
20.0
00
25.0
00
30.0
00
35.0
00
40.0
00
45.0
00
50.0
00
55.0
00
60.0
00
65.0
00
70.0
00
75.0
00
80.0
00
85.0
00
90.0
00
95.0
00
100.
000
105.
000
110.
000
115.
000
120.
000
125.
000
130.
000
135.
000
140.
000
145.
000
150.
000
155.
000
160.
000
165.
000
170.
000
175.
000
180.
000
185.
000
190.
000
195.
000
200.
000
205.
000
210.
000
Número de Cópias Contratadas
Distribuição das Contratações - Amostra
Concluiu-se que havia um grande número de contratações de máquinas
de baixa capacidade, indicando uma grande dispersão do parque de impressoras
(grande número de postos de impressão). Desta forma, uma das principais
definições foi a criação de mais faixas, acrescentando-se novos patamares de
preços referenciais. O objetivo seria oferecer mais opções para os contratantes que
desejassem contratar menos máquinas com maiores capacidades, incentivando a
incorporação de ganhos de escala. No bojo desta alteração também foi avaliado o
benefício da inclusão de um software de Gerenciamento, que permitisse que mais
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estações de trabalho estivessem ligadas a uma máquina central, além de permitir
acompanhamento sistemático dos padrões e número de impressões, com recursos
como definição de cotas por usuário, por exemplo.
Outra constatação foi a necessidade de se refinar o cálculo dos custos
variáveis (toner, cilindro e revelador), que careciam de maior coerência
intercategorias de máquinas. Definiu-se a mudança da abordagem de custo variável
por categoria de máquina para custo variável por porte (baseado no ciclo mensal) e
por cores (PB), após as análises de preços indicarem a correlação entre preço da
impressão por página e porte da máquina. A presença ou não dos módulos scanner
e duplex pouco influencia esta relação, pois não estão relacionados a impressão da
página em si, que ocorre em outra etapa do processo.
Por fim, por solicitação dos contratantes foi incluído às especificações dos
serviços de impressão constantes do Caderno de Serviçios Terceirizados o
fornecimento de papel, o que de fato é interessante no auferimento de ganhos de
escopo e que foi incorporada ao modelo.
3.2.2 Interação com os atores envolvidos
Órgão gestor e contratantes dos serviços
Uma importante fonte para os aprimoramentos dos cadernos são as
pesquisas realizadas junto aos atores envolvidos no processo. O ponto de partida é
o próprio gestor do caderno, no caso o GATI (Grupo de Apoio Técnico a Inovação),
situado na Secretaria de Gestão do Governo do Estado de São Paulo. Ao longo do
ano, são eles os responsáveis pelas principais interações com os usuários dos
cadernos de serviços terceirizados, operando como uma central de relacionamentos
para a qual são direcionadas as dúvidas e sugestões a respeito dos contratos de
terceirização de serviços.
Esta rica interação permite a geração de uma base de percepções
registradas pelos usuários ao longo das contratações. Aí se incluem os refinamentos
e alterações nas especificações dos serviços, as sugestões sobre aumento ou
redução do escopo dos serviços (como a inclusão da opção de serviço “com papel”),
as dificuldades observadas no relacionamento fornecedores bem como aquelas de
operacionalização do modelo de contratações.
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A sensibilidade do GATI, conquistada ao longo dos anos a frente do
processo, é então utilizada para a identificação dos pontos prioritários de melhorias
que devem ser endereçados nas versões posteriores.
Através de discussões com os coordenadores da Secretária de Gestão, a
equipe de consultores da FIA constrói um quadro de diretrizes, que nortearão os
próximos passos do aprimoramento.
Interação com Fornecedores/Entidades Representativas
O mercado de toners é amplo e diversificado, abrangendo os próprios
fabricantes das máquinas, as empresas profissionalizadas de remanufutura e
diversas microempresas, formais e informais. Nas últimas é comum observar a
ausência de gestão de processos e grande variação em termos da qualidade final
dos produtos.
Com o objetivo de melhor compreender a dinâmica do mercado de toners,
a FIA procurou identificar um agente que pudesse fornecer uma visão geral do
mesmo e agendou uma entrevista de coleta de dados.
O Instituto Cássio Rodrigues é especializado na disseminação de melhores
práticas no mercado de impressão corporativa, desenvolvendo serviços de
capacitação e consultoria. Dentre estes, destaca-se o da elaboração de uma
sistemática de avaliação de processos de remanufatura de toners, com o objetivo de
oferecer um laudo técnico atestando a qualidade destes processos e do produto final.
Por meio da entrevista foi possível compreender as variações nos
processos produtivos empregados pelas fabricantes, remanufaturadoras e
carregadoras de toner, que se traduzem nos preços finais destes produtos.
As remanufaturadoras, por exemplo, desmontam, limpam, substituem
peças desgastadas e recarregam os toners, seguindo padrões de qualidade de
processos. Os cartuchos assim denominados “remanufaturados” custam cerca de
70% do preço dos originais. A grande maioria das empresas, notadamente as
informais, apenas realizam a recarga da tinta dos toners, razão pela qual seus
produtos chegam a custar até 30% dos valor dos toners originais, com substancial
reflexo no nível de confiabilidade e durabilidade dos mesmos.
A entrevista com o Sindicato Nacional das Empresas de Reprografia e
Auxiliares confirmou a hipótese aventada anteriormente de que o mercado de
impressão é muito pulverizado e ainda pouco profissionalizado, razão pela qual não
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existem estatísticas significativas do número de empresas atuantes. Estima-se que
existam 15 mil empresas formais atuando no mercado do Estado de São Paulo, e 40
mil empresas formais no Brasil.
Estas interações foram importante fonte de confirmação de hipóteses,
refinamento das especificações de pesquisa de preços e estabelecimento de
premissas de modelagem.
É importante salientar que estas interações ocorrem ao longo de todo o
processo, não se restringindo apenas a fase de atualização dos cadernos.
3.2.3 Revisão do modelo de custos
A revisão do modelo de custos de reprografia partiu do refinamento do
modelo anterior, dadas as novas informações e requisições priorizadas na fase de
identificação dos pontos de melhoria. Os passos descritos a seguir foram levados a
cabo sob supervisão e constante interação com os Coordenadores da Secretária de
Gestão Publica e com os especialistas em modelagem financeira da FIA, o que
permitiu um grande enriquecimento das discussões e utilização de toda a
experiência por estes acumulada ao longo da gestão dos estudos técnicos de
serviços terceirizados.
Passo 1: Base de Dados
Foi levantada uma base de dados com todas as características dos
equipamentos e suprimentos de impressão, bem como seus preços e preços dos
suprimentos, obtidos nas maiores redes varejistas.
Especificações
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Passo 2: Agrupamento de máquinas em categorias
As máquinas foram então agrupadas segundo as categorias de interesse,
levando em consideração variáveis como tipo de máquina (Multifuncional ou
Impressora), capacidade de impressão em preto e branco e cores, tamanho de
papel (A3 ou A3 e A4) e possibilidade de Duplex Automático.
Categorias
Passo 3: Determinação dos Custos Fixos
Levando-se em consideração os preços dos equipamentos e as
premissas de depreciação, custo de capital, manutenção e serviços (preventiva,
reativa e disponibilização de suprimentos), apurou-se o custo fixo mensal de cada
máquina. Para cada categoria foi traçada uma reta de custo fixo, de acordo com as
faixas de ciclo mensal das máquinas.
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Ciclo Mensal
Retas do Custo Fixo, de acordo com o ciclo Mensal
Passo 3 – Abertura: Determinação dos Custos Fixos
A reta de custo fixo é formada pela apuração do custo fixo médio dentro
de cada faixa. Os pontos que a formam são definidos pela média ponderada do ciclo
mensal de acordo com o número de máquinas na faixa.
O número de máquinas para cada Ciclo Mensal nem sempre é
significativo. A utilização da reta, no novo modelo, possibilita maior precisão na
precificação dentro de cada faixa, pois é possível estabelecer um Custo Fixo para
qualquer Ciclo Mensal, respeitados os limites inferiores e superiores da capacidade
das máquinas disponíveis no mercado.
Média do Custo Fixo
Equação da reta:CF= (Inclinação)*(Ciclo
Mensal)+Constante
Média da Faixa
Núm. Máquinas
Média de preço das. Máquinas para a média ponderada
da faixa
Categoria
Faixas, para a categoria de máquina
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Existe uma correlação entre a velocidade da máquina e seu Ciclo Mensal
(ex.: 20 páginas por minuto X 60 minutos X número de horas de funcionamento
mensal = Ciclo Mensal). Esta correlação, no entanto, nem sempre é nítida.
De forma conservadora, utilizou-se as variações mais significativas entre
as 3 faixas, coerentes com a correlação PPM X Ciclo Mensal. Como o modelo tem 2
faixas (até 21 ppm e outra que agrupa as duas faixas superiores – de 21 a 50 ppm),
a variação foi multiplicada por 2.
Logo, para determinar a máquina ideal para a faixa de velocidade
superiora foi utilizado o custo fixo (proveniente da reta de Custo Fixo) de uma
máquina 60% superior em Ciclo Mensal. Assim foi possível trazer as diferenças de
preços a um denominador comum.
Ciclo Mensal PPMs
de a Faixas Quant de a faixa Quant %média Ciclo/ Faixa
- 20.000 A 37 0 21 1 40 41% 26.035 20.001 50.000 B 27 22 40 2 47 48% 56.894 50.001 100.000 C 18 41 65 3 11 11% 202.273
100.001 300.000 D 16 Total 98 100% 95.067 Total 98
Ciclo Mensal X PPM
de aFaixa Ciclo
Faixa PPM
Faixa Combo Quant %
Média de Ciclo por Faixa de PPM
Variações consideradas
X 2 Mudanças de faixa Média Final
0 21 A 1 A1 21 21% 11.533 22 40 A 2 A2 16 16% 14.000 21% 43%41 65 A 3 A3 0 0% N/D0 21 B 1 B1 16 16% 37.138
22 40 B 2 B2 10 10% 42.500 41 65 B 3 B3 1 1% 50.000 18% 35%0 21 C 1 C1 3 3% 68.333
22 40 C 2 C2 15 15% 74.000 41 65 C 3 C3 0 0% N/D0 21 D 1 D1 0 0% N/D
22 40 D 2 D2 6 6% 152.500 41 65 D 3 D3 10 10% 217.500 43% 85% 54%
Total 98
Valor médio de variação entre a primeira e a
terceira faixa
y = 0,000x + 19,61R² = 0,550
-
10
20
30
40
50
60
70
- 50.000 100.000 150.000 200.000 250.000 300.000 350.000
PPM X Ciclo Mensal
3 faixas de ppm
4 faixas de Ciclo Mensal
12 faixas de combinadas
Passo 4: Determinação dos Custos Variáveis
As curvas de custo variável, por sua vez, foram formadas utilizando-se os
custos de toner, cilindro e revelador de todas as máquinas. Foram obtidas apenas
duas curvas de custo: uma para toners Preto e Branco e outra para toners Coloridos.
As curvas são decrescentes de acordo com o porte da máquina.
19
Ciclo Mensal
O direcionador do custo variável é o porte das máquinas. As máquinas
maiores apresentam rendimentos superiores aos das máquinas menores, na média.
Os outliers de custo variável foram então retirados para a construção da
curva, tanto PB quanto colorida.
Média dos Custo
Variáveis
Equação da curva:CV=
Constante1*LN*(Quant. de de Cópias)+Constante2
Média da Faixa
Núm. Máquinas
Ex: Toner PB
Faixas, para variações no porte da máquina
Passo 5: Consolidação e Determinação dos Preços Finais
Para cada quantidade de cópias, determinou-se então o porte de máquina
ideal (com base no que existe no mercado, com as especificações
predeterminadas). O custo desta máquina foi obtido da reta de custo fixo da
categoria correspondente. O mesmo foi feito para o custo variável. A cada um
destes custos foi adicionado o B.D.I. (Benefício e Despesas Indiretas),
representativo das despesas com administração, impostos e a margem de lucro
médio do setor. O valor obtido foi o CUSTO FIXO para cada máquina e o CUSTO
VARIÁVEL para a quantidade de cópias.
20
A máquina ideal para uma velocidade superior foi obtida pela correlação PPM X Ciclo Mensal – PPMs superiores exigem máquinas maiores (entre as faixas, cerca de 60%)
3.2.4 Resultados
O trabalho de simulação resultou na criação de 150 novos serviços de
impressão e reprografia que visam atender com maior eficiência econômica as
demandas dos diversos órgãos públicos do Estado de São Paulo que se utilizam
desse tipo de serviço, considerando as seguintes características de contratação:
Quantidade
de
Cópias/mês
Tipo de
Equipamento Velocidade
Tamanh
o do
Papel
Fornecimento
do Papel
Utilização de
Software de
Gerenciamento
até 5.000 Multifuncionais
Preto e Branco
Velocidade
até 21ppm A4
Com
fornecimento
de papel
Com Software de
Gerenciamento
de 5.001 a
10.000
Multifuncionais
em Cores
Velocidade de
22 a 50ppm A3
Sem
fornecimento
de papel
Sem Software de
Gerenciamento
de 10.001 a
20.000
Impressoras
Preto e Branco
Acima de
50ppm
de 20.001 a
50.000
Impressoras
em Cores
acima de
50.000
de 50.000 até
100.000
acima de
100.000
21
Com a criação das curvas de custos foi possível refinar a coerência
interna do modelo, na medida em que se desenvolveram apenas duas curvas de
custo variável (para máquinas PB e coloridas) e oito retas de custos fixos, que
refletem o padrão de comportamento de preços das categorias de máquinas
analisadas.
Até 10k
Até 50k
Até 250k
Ciclo Mensal
Novo Modelo
Modelo anterior
A compilação de todo Estudo resultou na publicação, em Setembro de
2009, do novo Estudo de Serviços de Impressão e Reprografia Corporativa, por
meio do Grupo de Apoio Técnico à Inovação – GATI, vinculado a Secretaria de
Gestão Pública (SGP), estudo esse que contou com o apoio técnico da Fundação
Instituto de Administração (FIA).
3.3 Estudo do comportamento de preços dos serviços de reprografia
O objetivo desta etapa do trabalho é produzir informações que auxiliem no
aprimoramento dos estudos técnicos dos serviços terceirizados, através de uma
metodologia de monitoramento e avaliação.
Segundo (TEXEIRA, H. J.; SALOMÃO S. M.; TEXEIRA C. J., 2010) “o
desempenho é avaliado e um feedback (informação de acompanhamento de
resultados ou de comportamento de um indicador) é fornecido para as áreas,
visando a sua melhoria e permitindo que se coloquem em prática ações destinadas
a solucionar possíveis lacunas identificadas”.
O acompanhamento das contratações através dos ferramentais de TI, ou
seja, bases de dados contendo os registros dos processos de contratação e de
gerenciamento dos contratos, permite a Administração Publica avaliar a evolução
nos descontos médios e acompanhar a economia obtida pela contratação dos
serviços terceirizados especificados Estudos Técnicos.
22
No caso da Impressão e Reprografia Corporativa o estudo de
comportamento de preços do caderno teve a função de auxiliar no levantamento das
necessidades de alterações dos serviços, além de apontar o comportamento na fase
de contratação dos serviços, observando os descontos médios obtidos nos pregões
dos serviços de impressão e reprografia e os preços ofertados durante pelos
fornecedores que venceram os pregões do último ano.
Além do estudo do comportamento de preços, foi realizado no início do
ano de 2010 um estudo detalhado do comportamento dos pregões e contratos
celebrados, após a publicação do novo Estudo dos Serviços Terceirizados de
Impressão e Reprografia Corporativa, para monitorar e avaliar a adesão do novo
modelo, pelos órgãos contratantes, bem como, a aceitação por parte dos
fornecedores desse tipo de serviços.
3.3.1 Visão geral da avaliação dos serviços de impressão e reprografia
Partindo da premissa do aprimoramento contínuo o primeiro passo da
avaliação dos serviços de impressão e reprografia foi verificar as bases de dados
referentes às contratações dos diversos tipos de serviços de impressão corporativa
executado pelos órgãos da administração pública do Estado de São Paulo.
A consulta a base de dados foi composta da verificação nas duas bases
oficiais, alocadas nos servidores da PRODESP, Companhia de Processamento de
Dados do Estado de São Paulo, sendo elas, a saber:
� Base de Dados dos Pregões, disponibilizado através do site
www.pregao.sp.gov.br
23
Página Inicial do site www.pregao.sp.gov.br
� Base de Dados dos Serviços Terceirizados, disponibilizado através do
site www.tercerizados.sp.gov.br
Página Inicial do site www.terceirizados.sp.gov.br
24
Visão da Consulta dos Contratos Terceirizados
A partir do levantamento uma série de dados registrados foi extraída de
ambas as bases (Pregão e Terceirizados) com o intuito de identificar quais dos
serviços de impressão e reprografia mais contratados, mediante a modalidade do
pregão, foram executados ao longo do período de 2008 e 2009.
De posse dos dados referentes aos pregões e aos contratos iniciou-se a
análise dos dados a fim de se entender qual o comportamento do processo de
contratação dos serviços, realizado através de licitações no formato de pregões de
dois tipos presenciais e eletrônicos, bem como, verificar o comportamento dos
preços dos serviços contrato, a partir dos registros de monitoramento da execução
dos contratos de serviços terceirizados.
Dessa maneira o estudo foi dividido em duas partes: a primeira que
estuda o comportamento do processo de contratação e a segunda que avalia o
comportamento dos preços dos serviços contratados.
O Estudo do Comportamento de Preços tem ainda como foco, a
verificação dos preços referenciais e dos preços contratados, parametrizados
através da especificação detalhada dos serviços em termos de volume contratado.
3.3.2 Estudo do comportamento do processo de contratação
A análise do comportamento do processo de contratação teve como
objetivo identificar quais foram os descontos obtidos nos valores referenciais, os
prazos envolvidos durante a realização dos pregões, o número de credenciadas e a
sua correlação com os descontos apurados e por fim a recomendação quanto aos
prazos dos futuros contratos.
25
Relação entre o preço negociado e o preço referencial
O Parâmetro central do estudo do comportamento dos pregões esta
representado na relação matemática existente entre o preço negociado, ou seja,
aquele que será pago a partir da contratação do serviço, com o preço referencial
oriundo do Estudo Técnico dos Serviços Terceirizados.
Assim, a relação preço negociado pelo preço referencial, que no
presente estudo é chamada de N/R, é a premissa para a análise do
comportamento dos pregões.
Com base do resultado da relação N/R, verificou-se quais foram os
pregões cujo, resultados encontravam-se dentro da faixa considerada pelo GATI
como satisfatória (8% a 13% de desconto sobre o preço referencial), ou seja, os
pregões com relação N/R de valores entre 0,87 e 0,92.
Classificação dos Pregões
Abaixo da Faixa Ideal 55 65%
Faixa Ideal de Desconto 7 8%
Acima da Faixa Ideal 23 27%
Total Pregões – 2008 85 100%
26
O mesmo estudo da distribuição das relação N/R foi realizado para o ano
de 2009, contudo foi dividido em duas partes; uma até o mês de Agosto de 2009 e
outra a após o mês de Agosto de 2009, data da publicação do Estudo de
aprimoramento.
Classificação dos Pregões
Jan. a Ago. 2009
Abaixo da Faixa Ideal 58 69%
Faixa Ideal de Desconto 4 5%
Acima da Faixa Ideal 22 26%
Total Pregões – 2009 84 100%
O comportamento da distribuição da relação N/R, apurando-se assim,
descontos similares de um ano para outro, fato que pode ser explicado devido a
manutenção do Estudo durante a maior parte do ano de 2009, posto que o Estudo
aprimorado foi publicado no mês de Agosto de 2009, resultando em apenas 4 meses
de aplicação.
27
Classificação dos Pregões
Set. a Dez. 2009
Abaixo da Faixa Ideal 17 61%
Faixa Ideal de Desconto 3 11%
Acima da Faixa Ideal 8 28%
Total Pregões – 2009 28 100%
Em linhas gerais observou-se pouca variação no comportamento da
relação N/R nas três abordagens de estudos dos pregões, contudo destacou-se o
fato do aumento em termos percentuais dos Pregões, dentro da Faixa considerada
ideal de descontos, uma vez que a partir da adoção do Estudo aprimorado dos
serviços de impressão tal índice passou de 5% para 11%.
Prazos de execução dos pregões
Outro ponto importante do processo de contratação dos serviços a ser
avaliado é com relação aos prazos médios de duração do pleito licitatório,
principalmente quanto a comparação dos dois tipos de pregões praticados no
Estado de São Paulo, ou seja, pregões eletrônicos e presenciais.
Tal análise é importante por se tratar de um objetivo legal e estratégico da
administração pública paulista a realização de 100% dos pregões do tipo eletrônico,
a fim de se garantir maior agilidade, segurança e economicidade.
28
Prazo Médio – Pregões 2008
Modo de Execução Quantidade
Pregões % Publicação até
Abertura
(dias)
Abertura até
Homologação
(dias)
Eletrônico 123 78% 16 9
Presencial 35 22% 14 7
TOTAL 158 100%
29
Prazo Médio – Pregões 2009
Modo de Execução Quantidade
Pregões % Publicação
até Abertura
Abertura até
Homologação
Eletrônico 101 88% 16 11
Presencial 14 12% 14 8
TOTAL 115 100%
30
Do estudo dos prazos do processo de contratação dos serviços de
Impressão, o que se pode observar é o aumento do uso do Pregão Eletrônico do
ano de 2008 para 2009 da ordem de 10%, consolidando o uso desse instrumento,
conforme diretriz do Governo do Estado, contudo observa-se que os prazos médios
dos pregões presenciais são mais expeditos quando comparados com os prazos dos
pregões eletrônicos.
Tal fenômeno pode ser explicado devido a transição para ferramenta
eletrônica, aliado ao fato da migração do modo presencial para o eletrônico, ainda,
não ter chegado a completude.
Recomendação de prazos contratuais
Um parâmetro importante para a gestão dos contratos terceirizados é a
duração que os mesmos devem ter, o Governo do Estado de São Paulo possui uma
diretriz para que sejam executados contratos com 15 meses de duração.
O objetivo de fixar um prazo padrão de 15 meses para os contratos se
explica pois, “nesse caso será possível a sua prorrogação, desde que previsto em
cláusula específica, por iguais e sucessivos períodos até o limite legal de 60
(sessenta) meses, prazo este que ainda poderá ser excepcionalmente prorrogado
em até mais um período de 12 (doze) meses desde devidamente justificada sua
necessidade e com autorização expressa da autoridade superior” (GATI, 2010).
Frente a tal recomendação jurídica a verificação dos prazos previstos nos
editais dos pregões dos serviços de impressão foram verificados para os Pregões do
ano de 2008 e repetido para o ano de 2009.
Em ambos os anos o que observa que na maioria dos pregões foi
respeitado o prazo contratual de 15 meses, ademais nos casos onde os prazos
foram superiores, todos foram feitos com valores múltiplos de 12 ou 15 meses,
seguindo as recomendações jurídicas para a contratação de serviços terceirizados.
31
32
3.3.3 Estudo da concorrência entre fornecedores e os descontos médios
apurados no pregões
O objetivo dessa correlação tridimensional é verificar em termos médios a
hipótese de que quanto maior o número de empresas credenciadas maiores são os
descontos apurados dos preços negociados em relação aos preços referenciais.
Para tanto o gráfico abaixo apresenta três variáveis, sendo elas:
� No eixo Horizontal – Número de credenciadas por pregão
� No eixo vertical principal (à esquerda) – Freqüência de recorrência de
pregões com determinado número de credenciadas
� No eixo vertical secundário (à direita) – Média da relação Preço
Negociado/Preço Referencial, apurada para cada grupo de pregões em
função do número de credenciadas.
33
Através da análise tridimensional dos Pregões de Serviços de
Impressoras e Reprografia observa-se através da reta média que a medida que se
aumenta o número de empresas concorrente maiores foram os descontos em
termos médios.
Tal comportamento da reta média ocorreu nos dois anos em que se
aplicou ou estudo, contudo, ainda não foi possível medir o impacto do
aprimoramento do estudo no comportamento da concorrência.
3.3.4 Estudo do comportamento dos contratos
O aprimoramento do estudo dos serviços de impressõa acabou por gerar
150 novos serviços com parâmetros mais próximos das práticas dos mercados, tais
serviços passaram a ser contratados a partir de agosto de 2009, data da publicação
do caderno, assim foi elaborado, com base nos novos parâmetros técnicos, uma
análise detalhada dos serviços de impressão e reprografia contratados após a
publicação do caderno.
34
Visão geral dos contratos e serviços celebrados após a publicação
do aprimoramento do estudo de impressão e reprografia
A partir da publicação do novo estudo todos os contratos dos serviços de
impressão passaram a obedecer as especificações e preços referenciais
estabelecidos nos novos serviços. O primeiro passo foi identificar na base de dados
quantos foram os contratos e serviços celebrados.
Foram identificados 13 novos contratos e 41 serviços celebrados, dos
quais 5 contratos foram reclassificados, ou seja, tiveram os seus preços e
especificações adaptadas ao novo estudo, em especial quanto os preços
referenciais, e 8 contratos celebrados já totalmente baseados no novo modelo
estabelecido pelo estudo aprimorado.
No bojo dos 5 contratos reclassificados foram identificados a contratação
de 21 serviços especificados, enquanto que nos 8 contratos celebrados no novo
modelo foram identificados 20 serviços de impressão e reprografia.
Da análise dos 41 serviços contratados entre os meses de setembro e
dezembro de 2009, verificou que 30 dos 150 serviços especificados foram
contratados pelos órgãos da administração pública um índice de utilização de 20%
dos novos serviços especificados
35
Dentre os novos serviços aqueles que mais vezes contratados foram:
� cod-20003002 – Impressão e Reprografia Corporativa – sem papel –
Multifuncionais Preto e Branco – (Velocidade até 21ppm) – até 5.000
cópias/mês – máquina A4 [VALOR VARIÁVEL]
� cod-20003001 – Impressão e Reprografia Corporativa – sem papel –
Multifuncionais Preto e Branco – (Velocidade até 21ppm) – até 5.000
cópias/mês – máquina A4 [VALOR FIXO]
Outra análise feita foi quanto a classificação dos 41 serviços identificados,
ou seja, qual a quantidade de serviços cujo critério de medição é variável
(cópias/mês) e quantos o critério de medição é um valor fixo (máquinas/mês)
Em termos de valores totais os 13 contratos celebrados nos 3 primeiros
meses após a publicação do Aprimoramento do Estudo de Impressão e reprografia
resultou nos seguintes valores:
36
Quantidade Totais
Valor Variável (Cópias/mês) 323.058
Valor Fixo (Máquinas/mês) 558
Utilização do estudo aprimorado quanto as suas especificações
O objetivo dessa análise foi verificar dentre os parâmetros técnicos que
compõe o Estudo aprimorado, como eles foram utilizados nos primeiros contratos
baseados no novo modelo.
Dentre as especificações técnicas básicas constantes do estudo,
verificou-se que as multifuncionais Preto e Branco foram as máquinas mais vezes
contratadas.
37
Em termos de velocidade os órgãos públicos contratantes escolheram
máquinas de menor ou de velocidade intermediária, não sendo identificadas
contratações de máquinas com velocidade acima de 50 ppm.
Da escolha do tamanho de papel, observa-se a maior contratação de
papel do formato A4, contudo o uso de papel A3 está presente mesmo com o
número reduzido de contratos
38
Em termos da contratação das faixas de cópias observou-se a utilização
de faixas com acima de 50.000 Cópias/mês, porém as menores faixas foram
aquelas utilizadas com maior freqüência.
Quanto a possibilidade do fornecimento de papel, novidade incorporada
no aprimoramento do estudo, apesar da maioria dos serviços serem contratados
sem o fornecimento de papel, nos primeiros 3 meses de utilização do novo modelo
observa-se o uso de serviços que incluem o fornecimento de papel como
responsabilidade da empresa contratada.
39
Finalmente da verificação dos 41 serviços contratado com as
especificações do estudo aprimorado, observou-se a existência dentro desse grupo
analisado de 13 serviços que além dos serviços conforme a especificação do
caderno foram contratados os serviços de operador de máquinas de reprografia.
No caso de ser percebida através do monitoramento dos contratos a
existência de mais casos como esse, onde operadores são contratados, tal novidade
poderá ser incorporada nos próximos estudos.
3.3.5 Estudo do comportamento dos preços dos serviços mais significativos
O estudo do comportamento dos preços tem a função de refletir a
execução dos contratos tendo como foco d análise a comparação dos preços
executados em comparação com os preços referenciais estabelecidos pelo Caderno
de Serviços Terceirizados de Impressão e Reprografia Corporativa.
Descrição do estudo do comportamento de preços dos serviços de
impressão e reprografia
O presente estudo visa verificar a distribuição dos preços através do
tratamento estatístico das informações referentes aos contratos dos serviços
terceirizados de impressão e reprografia celebrados entre os fornecedores desses
tipos de serviços e os diversos órgãos do Governo do Estado de São Paulo.
40
O referido tratamento estatístico corresponde ao Cálculo da Mediana, 1o e
3o Quartil, o qual permite a primeira análise do Comportamento dos Preços
Contratados.
Onde:
� Mediana: é o número no centro de um grupo de números, isto é, uma
metade dos números possui valores maiores do que a mediana e a
outra metade possui valores menores.
� Quartil: Na estatística descritiva, um quartil é qualquer um dos três
valores que divide o conjunto ordenado de dados em quatro partes
iguais, e assim cada parte representa 1/4 da amostra ou população.
Assim, no caso de uma amostra ordenada:
� 1o Quartil: é o valor referente aos primeiros 25% da amostra ordenada,
ou seja, o 25º percentil;
� 2o Quartil (mediana): é o valor até ao qual se encontra 50% da
amostra ordenada (numericamente igual à mediana), ou seja, o 50º
percentil;
� 3o Quartil: é valor a partir do qual se encontram 25% dos valores mais
elevados da amostra, ou ainda, 75% da amostra ordenada, ou seja, o
75º percentil
A segunda análise do estudo apresenta a comparação dos valores de
serviços contratados, com valores os valores referenciais de cada tipo de serviços, a
qual permite verificar de forma agregada qual foi a margem negociada nos
contratados da cada tipo de serviço analisado.
A comparação dos preços praticados com os preços referenciais permite
também se fazer projeções de economia ou despesas a serem alcançadas com a
situação contratual de cada tipo de serviço.
A projeção de economia ou despesas funciona como um indicador de
desempenho que serve para a avaliação do uso dos serviços, cujo resultado pode
apontar a economicidade alcançada com uso da especificação do serviço, indicar a
necessidade de aprimoramentos a fim de corrigir eventuais distorções ou gerar
economias mais efetivas na contratação do serviço terceirizados ou ainda indicar a
necessidade de renegociação dos contratos com os fornecedores.
41
a) Apresentação do Estudo de Comportamento de Preços dos
Serviços de Impressão e reprografia Mais Significativos do ano de 2008.
Dentre os serviços de impressão e reprografia contratados durante o ano
de 2008 o mais significativo em termos de número de contratos foi o serviço de
impressão e reprografia corporativa – multifuncionais preto e branco – (velocidade
até 20ppm) – acima 5.500 cópias/mês – papel A4, Of.II e A3, tanto para o valor fixo
como para os valores variáveis.
O estudo do comportamento dos preços elaborado para tal serviço foi
composto dos seguintes elementos:
� Diagrama de Dispersão dos Valores Contratados.
� Margem de Desconto em relação ao Preço Referencial (Preço x
Contratos);
� Resultado Financeiro Consolidado em função do Total Contratado (em
Reais)
Análise do comportamento do serviço de impressão e reprografia
multifuncionais preto e branco – (velocidade até 20ppm) – acima 5.500
cópias/mês – papel A4, Of.II e A3 – valor variável
42
Dados Descritivos Em R$ Distribuição dos Contratos
Valor Referencial 0,04 Acima 3o Quartil 31 contratos
Mediana 0,07 Entre o 1o e 3 o Quartil 45 contratos
1o Quartil 0,06 Abaixo 1o Quartil 44 contratos
3o Quartil 0,08 Total 120 contratos
Máximo 0,08
Mínimo 0,04
Unidade de Medida cópia/mês
Dessa análise, verificam-se aqueles preços acima do terceiro quartil, que
deverão passar por uma análise mais criteriosa, bem como, aqueles abaixo do
primeiro quartil, a fim de constatar se não existem distorções evidentes, quanto ao
preço praticado e a qualidade dos serviços prestados.
A margem negociada para o serviço de Impressão e Reprografia
Corporativa – Multifuncionais Preto e Branco – Velocidade até 20ppm – acima 5.500
cópias/mês – Papel A4, Of.II e A3, só aparece efetivamente a partir do valor de R$
0,04, demonstrando assim um número considerável de contratos com valores
variáveis de impressão acima do preço referencial estabelecido pelo caderno de
serviços terceirizados.
Apesar do número de contratos acima do preço referencial a análise da
projeção do resultado financeiro para o serviço foi positiva, posto que os descontos
conquistados para os contratos abaixo do 3.° quartil superam os valores acima do
preço referencial observados na análise da margem de desconto, conforme pode ser
observado a seguir:
43
Projeção de Resultado
Financeiro Mês Ano %
Quantidade. Estimada
(Preço Referencial) R$ 151.601,64 R$ 1.819.219,68 100%
Quantidade. Efetivamente
Medida R$ 136.219,53 R$ 1.634.634,36 89,85%
Resultado Financeiro
(Projetado) R$ 15.382,11 R$ 184.585,32 10,15%
Para este serviço observa-se a projeção de uma economia de 10,15%,
ou seja, com o uso dos cadernos para determinar o preço máximo a ser pago,
aliada a eficiência da negociação, observa-se uma projeção de economia no valor
de R$ 184.585,32 por ano para os cofres do Estado, com o pode ser observado no
gráfico abaixo.
44
Análise do comportamento do serviço de impressão e reprografia
multifuncionais preto e branco – (velocidade até 20ppm) – acima 5.500
cópias/mês – papel A4, Of.II e A3 – valor fixo
Dados Descritivos Em R$ Distribuição dos Contratos
Valor Referencial 247,07 Acima 3.° Quartil 14 contratos
Mediana 240,00 Entre o 1.° e 3.° Quartil 47 contratos
1o Quartil 180,00 Abaixo 1o Quartil 20 contratos
3o Quartil 247,00 Total 81 contratos
Máximo 247,07
Mínimo 78,50
Unidade de Medida Máq./mês
Da análise da dispersão dos valores contratados apesar da existência de
valores acima do 3o quartil, não foram observados valores acima do preço
referencial, fato que indica a economicidade na contratação dos serviços.
45
A margem negociada para os valores fixos do serviço de Impressão e
Reprografia Corporativa – Multifuncionais Preto e Branco – Velocidade até 20ppm –
acima 5.500 cópias/mês – Papel A4, Of.II e A3, encontra-se representada pela parte
em azul mais claro do gráfico, pode-se notar também a não existência de valores
superiores ao valor referencial do serviço
Pode-se notar também que os contratos entre o 1.° e 3.° quartil são
responsáveis por gerar uma economia da ordem 23,18% sobre o preço referencial,
como pode ser observado na projeção apresentada logo abaixo.
Projeção de Resultado
Financeiro Mês Ano %
Quantidade. Estimada
(Preço Referencial) R$ 77.827,05 R$ 933.924,60 100%
Quantidade. Efetivamente
Medida R$ 59.789,49 R$ 717.473,88 76,82%
Resultado Financeiro
(Projetado) R$ 18.037,56 R$ 216.450,72 23,18%
46
a) Apresentação do estudo de comportamento de preços dos
serviços de impressão e reprografia mais significativos do ano de 2009
Para a manutenção da sistemática do aprimoramento contíguo adotada
para o desenvolvimento dos Estudos dos serviços terceirizados elaborou-se o
estudo com a análise do comportamento dos preços dos serviços mais contratados
3 meses após a publicação do caderno com o estudo aprimorado.
Análise do comportamento do serviço de impressão e reprografia impressão e
reprografia corporativa – sem papel – multifuncionais preto e branco –
(velocidade até 21ppm) – até 5.000 cópias/mês – máquina a4 – valor variável
47
Dados Descritivos Em R$ Distribuição dos Contratos
Valor Referencial 0,08 Acima 3° Quartil 2 contratos
Mediana 0,07 Entre o 1° e 3° Quartil 2 contratos
1o Quartil 0,06 Abaixo 1o Quartil 2 contratos
3o Quartil 0,08 Total 6 contratos
Máximo 0,08
Mínimo 0,04
Unidade de Medida Cópia/mês
Da primeira verificação do comportamento de preços dos serviços após o
aprimoramento dos estudos verificou-se a não existência de preços acima do preço
referencial e preços contratados com significativo desconto de 50%.
Pela análise da margem consolidada observa-se que os serviços geram
economia para administração pública, contudo, o tamanho reduzido da amostra
indica apenas uma tendência, a contratação de mais serviços ao longo do ano
poderá trazer análises mais consistentes.
48
Projeção de Resultado
Financeiro Mês Ano %
Quantidade. Estimada
(Preço Referencial) R$ 4.360,00 R$ 52.320,00 100%
Quantidade. Efetivamente
Medida R$ 2.585,00 R$ 31.020,00 59,29%
Resultado Financeiro
(Projetado) R$ 1.775,00 R$ 21.300,00 40,71%
Para esses 6 contratos com base no estudo aprimorado a economia
projetada ao longo do ano será de R$ 21.300,00.
3.3.6 Estudo das curvas de fornecedores
Com base na visão Serviço Estado do site www.terceirizados.sp.gov.br,
pode-se observar as distribuições dos valores contratados dos serviços de
Impressão e Reprografia, verificando assim o comportamento desse mercado com
foco nos fornecedores.
O objetivo dessa análise é verificar se existe concentração do mercado,
podendo auxiliar no processo de gestão da contratação de serviços terceirizados.
49
a) Apresentação do estudo da curva de fornecedores dos serviços
de impressão e reprografia – ano base 2008
A consulta a base de dados utilizada para a construção da curva de
fornecedores, tem como base o valor atualizado dos contratos de todos os serviços
de impressão e reprografia. Desta maneira, no caso do fornecedor possuir um ou
diversos contratos, o valor contratado corresponde ao valor agregado que um
determinado fornecedor de serviços de impressão e reprografia tem com a
administração pública.
A adoção de tal método possibilita verificar com precisão a real
participação do fornecedor no mercado de prestação dos serviços terceirizados de
impressão e reprografia ofertada pelo governo do estado de São Paulo.
Na tabela a seguir são apresentadas as empresas do Grupo A da Curva
ABC de Valores Contratados – Ano base 2008 dos Serviços de Reprografia.
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Fornecedor Valor Acumulado
dos Contratos % Quantidade Acumulada
Empresa 1 19.525.230,95 23,86%
Empresa 2 12.243.569,14 38,82%
Empresa 3 7.341.376,75 47,79%
Empresa 4 6.652.420,90 55,92%
Empresa 5 4.115.895,44 60,95%
Empresa 6 3.716.533,67 65,49%
Empresa 7 3.262.231,68 69,47%
Empresa 8 2.492.761,53 72,52%
Empresa 9 2.086.015,52 75,07%
Para os valores contratados em serviços de impressão e reprografia
durante o ano de 2008, o que se verificou foi que 11,84% das empresas
fornecedoras detêm 75,07% dos valores contratados.
b) Apresentação do estudo da curva de fornecedores dos serviços
de impressão e reprografia – ano base 2009
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Na tabela a seguir são apresentadas as empresas do Grupo A da Curva
ABC de Valores Contratados – Ano base 2009 dos Serviços de Reprografia,
Fornecedor Valor Acumulado
dos Contratos % Quantidade Acumulada
Empresa 1 19.645.869,43 23,14%
Empresa 2 13.650.927,24 39,23%
Empresa 3 8.811.468,97 49,61%
Empresa 4 7.153.844,89 58,04%
Empresa 5 4.115.895,44 62,88%
Empresa 6 3.913.251,80 67,49%
Empresa 7 3.038.059,17 71,07%
Empresa 8 2.900.075,34 74,49%
Empresa 9 2.086.015,52 76,95%
Para os valores contratados em serviços de impressão e reprografia
durante o ano de 2009, o que se verificou foi que 11,69% das empresas
fornecedoras detêm 76,95% dos valores contratados.
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4 CONCLUSÕES
A iniciativa de contratação de serviços terceirizados por parte da
administração pública visa atender as demandas de um estado mais eficiente no
atendimento dos anseios da sociedade.
Ao lançar mão de um processo participativo no estudo de especificações
e modelagem de custos, o poder público se insere numa ótica pluralista de busca de
consenso, o que só traz vantagens para o aperfeiçoamento da gestão pública. Os
estudos, por sua vez, são importantes indutores do desenvolvimento de novas
tecnologias de gestão administrativa, capitaneando as iniciativas de inovação
técnica e gerencial no âmbito de todo o aparato de governo. O resultado é o melhor
atendimento do interesse público, revelado nas economias e no aumento de
qualidade verificados nas contratações públicas.
A padronização advinda dos estudos, por sua vez, permite a ampliação
do corpo de serviços terceirizados passíveis de serem pregoados eletronicamente,
reduzindo os custos de transação totais imputados ao processo de contratação.
O uso da Gestão do Conhecimento e das ferramentas de TI na gestão
do processo de contratação de serviços terceirizados promove a participação dos
contratantes e fornecedores, bem como a identificação de tendências e a análise
de comportamentos que constituem importante insumo para o aprimoramento
contínuo, resultando em mais agilidade, segurança e economicidade para a
administração pública.
O estudo de impressão e reprografia é fruto deste processo, trazendo
novidades importantes como o refinamento das especificações dos equipamentos,
redimensionamento das faixas de impressão e introdução de novos serviços (como
o fornecimento de papel), todos estes visando a ampliação das opções de serviços e
redução dos níveis de gastos.
Não obstante, devemos voltar nossa atenção para a importância que
assume o aprimoramento contínuo. Sem o mesmo, corre-se o risco de, com o
passar do tempo, termos em mãos um modelo anacrônico, com premissas
desatualizadas, originando deficiência no atendimento dos contratantes e ausência
de ganhos incrementais. É evidente que a isso se deve contrapor a necessidade de
estabilização dos estudos, sem a qual a gestão do processo de contratação também
é prejudicada. A boa gestão, portanto, deve ser capaz de balancear estes dois
aspectos, criando um ambiente estável mas sempre inovador.
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5 REFERÊNCIAS
GATI – Grupo de Apoio Técnico à Inovação – Secretaria de Gestão Pública [Online] Disponível na Internet via WWW URL: <http://www.cadterc.sp.gov.br/estudos/estudo. php?c=14>. Acesso em: 26 jan. 2010. GATI – Grupo de Apoio Técnico à Inovação – Secretaria de Gestão Pública [Online] Disponível na Internet via WWW URL: <http://www.cadterc.sp.gov.br/portal.php/ cadastro_recomendacoes_juridicas>. Acesso em: 29 jan. 2010. TEXEIRA, H. J.; SALOMÃO S. M.; TEXEIRA C. J. Fundamentos da administração: a busca do essencial. Rio de Janeiro: Elsevier, 2010. VOLUME 14 PRESTAÇÃO DE SERVIÇOS DE IMPRESSÃO E REPROGRAFIA CORPORATIVA. Versão Jul/09 – Rev. 02 – Ago/09. São Paulo: GATI – Grupo de Apoio Técnico à Inovação – Secretaria de Gestão Pública, 2009.
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AUTORIA
Bruno Borges – Consultor de projeto na Fundação Instituto de Administração (FIA).
Endereço eletrônico: não disponibilizou e-mail Rodolfo Victório Carvalho Guido – Consultor de projeto na Fundação Instituto de Administração (FIA).
Endereço eletrônico: [email protected]; [email protected] Horácio José Ferragino – Coordenador de Projetos do Grupo de Apoio Técnico a Inovação (GATI) da Secretaria de Gestão Pública do Governo do Estado de São Paulo.
Endereço eletrônico: não disponibilizou e-mail Hélio Janny Teixeira – Professor da Faculdade de Economia e Administração da Universidade de São Paulo (FEA/USP) e coordenador de equipe de consultoria da Fundação Instituto de Administração (FIA).
Endereço eletrônico: não disponibilizou e-mail
