MÉTODOS E SISTEMAS ADMINISTRATIVOS - I

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MÉTODOS E SISTEMAS MÉTODOS E SISTEMAS ADMINISTRATIVOS - I ADMINISTRATIVOS - I

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Uma estrutura organizacional é de qualidade, se seus processos estiverem mapeados com objetividade, visando atender aos

requisitos de seus clientes, independente do modelo organizacional que estiver adotando.

MÉTODOS E SISTEMAS ADMINISTRATIVOSMÉTODOS E SISTEMAS ADMINISTRATIVOS

Presidente

ServiçosComercial Adm./Fin.

Administr.

MecânicaFaturam.Vendas

PrazoVista

Financeiro

CaixaContas

Revisão

CLIENTE

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REPRESENTAÇÕES GRÁFICAS DE MÉTODOS E SISTEMAS ADMINISTRATIVOS.

GRÁFICOS DE PROCESSAMENTO:

Muitas vezes é preciso substituir os relatórios e textos por uma representação esquemática, por meio de um gráfico de processamento, para facilitar o entendimento e visualizar melhor os eventos de um processo organizacional (CURY, 2000).

Objetivo:

Facilitar a exata compreensão de um fluxo de trabalho, de um formulário ou de uma rotina.


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GRÁFICOS DE ORGANIZAÇÃO E CONTROLE - ORGANOGRAMAS –

Organograma representa uma organização formal, na estrutura indicada no Regulamento da Instituição.

OBJETIVOS DO ORGANOGRAMA:

Apresenta os setores, suas posições e respectivas interdependências, via hierárquica, itinerário de comunicações, vinculação e subordinação.

O organograma não é elemento totalmente estático, rígido e segmentado.

É ponto de referência da estrutura hierárquica da empresa em um dado momento organizacional.

O organograma possui caráter dinâmico, flexível e funcional, permitindo integração sistêmica e sinérgica entre os setores da empresa.


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TIPOS DE ORGANOGRAMAS

a) Organograma em BARRASO tamanho do retângulo é diretamente proporcional à importância da Autoridade que o representa


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TIPOS DE ORGANOGRAMASb) Organograma em SETORES (Setorial ou Setograma) :


São círculos concêntricos, que representam os níveis de autoridade a partir do círculo central, onde se localiza a autoridade maior da empresa.

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TIPOS DE ORGANOGRAMASc) Radial (Solar ou Circular)


Mostra o macro sistema das empresas

componentes de um grande

grupo empresarial.

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TIPOS DE ORGANOGRAMASd) Organograma Linear de Responsabilidade – OLR


Mostra o inter-

relaciona-mento entre as diversas atividades e os responsá-

veis por cada uma

delas.

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TIPOS DE ORGANOGRAMASe) Organograma Informativo


Tem informações de diversas naturezas

relacionadas com as

unidades organizacion

ais.

DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS

Administrador.: Pedro Fulano

Código: 1345 Referência: 30002 Lotação: 45

Síntese da Atribuições:

-Processar o controle de freqüência

-Elaborar o plano de férias

-Elaborar a Folha de Pagamento

-Treinar o pessoal.

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TIPOS DE ORGANOGRAMASf) Organograma Clássico (Vertical ou Retangular)


Mais usado e mostra os órgãos de decisão, de

assessoria, operacionais e a

hierarquia entre eles.

Decisão Superior

Decisão Intermediária

Assessoria

Operacionais Operacionais

Decisão Intermediária

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GRÁFICOS DE ORGANIZAÇÃO E CONTROLE - FUNCIONOGRAMA –

O funcionograma é um gráfico que amplia as partes setoriais de um organograma, respeitando as características estruturais, tornando claras as atividades.

OBJETIVOS: Possibilita conhecer a interdependência dos componentes do organismo. É conhecido como organograma funcional.Representa a idéia geral da missão dos órgãoes da empresa.Normalmente estão incluídos no Manual de Organização.O funcionograma cria condições de iniciar um processo de análise das funções e processos organizacionais.


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GRÁFICOS DE ORGANIZAÇÃO E CONTROLE - FUNCIONOGRAMA –


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GRÁFICOS DE PROCESSAMENTO

Quando são utilizados os GRÁFICOS DE PROCESSAMENTO ?

a) Na implantação e/ou revisão de um sistema qualquer, para clarear ou melhor compreender as rotinas, formulários, métodos e processos de trabalho;

b) Na análise de um sistema existente, visando definir e uniformizar o entendimento do mesmo pela organização;

c) No planejamento e análise de rotinas de trabalho, visando a racionalização;

a) Na criação, racionalização e extinção de formulário.


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FLUXOGRAMAa) O fluxograma é uma ferramenta que permite padronizar

processos de trabalho, que também pode ser utilizado Em outras áreas, como exemplo o fluxograma produtivo.

b) É o gráfico de processamento por excelência, para trabalhos de análise administrativa;

c) Representa o fluxo ou a seqüência normal de qualquer trabalho, produto ou documento;

d) Utiliza símbolos para colocar em evidencia a origem, o processamento e o destino da informação;

e) Se utilizar símbolos diferentes, deve ter uma legenda.


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VANTAGENS DO FLUXOGRAMA:

a) Permite verificar como funcionam todos os componentes de um sistema;

a) Entendimento simples e objetivo;

a) Facilita a localização das deficiências no sistema;

a) Aplica-se a qualquer sistema, desde o mais simples até o mais complexo;

a) Facilita o entendimento de alterações no sistema.


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ROTEIRO PARA ELABORAR UM FLUXOGRAMA:

1) COMUNICAÇÃO: Os chefes orientam como o trabalho deve ser feito e os objetivos do mesmo.

2) COLETA DE DADOS: Usar um roteiro de entrevista com os executores do trabalho (Cargo e nome? De quem recebe o trabalho? O que é feito? Quem recebe os resultados? Quantas unidades por dia (se for o caso)? Quanto tempo gasta (se for o caso)?

3) FLUXOGRAMAÇÃO: Escolher o tipo de diagrama e elaborar o rascunho. Certificar-se da correção dos dados; colher informações adicionais (se for o caso); ouvir a opinião dos executores do processo; ajustar as incoerências se houverem.


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ROTEIRO PARA ELABORAR UM FLUXOGRAMA:

4) ANÁLISE DO FLUXOGRAMA: Para cada etapa do fluxograma, procurar responder as questões a seguir:

- Qual a utilidade da etapa no processo?- Há vantagem se for alterada a seqüência?- As operações são feitas por pessoas adequadas às funções

que ocupam?- Cada operação está sendo executada de modo eficiente?- Os formulários, número de vias e campos estão adequados?

5) RELATÓRIO DE ANÁLISE: Se for exigido, pode ser feito um relatório com os seguintes itens:

a) Situação atual e fluxograma da situação existente;b) Análise das condições existentes com a indicação de falhas,

se houverem (morosidade; desperdício de mão-de-obra; erros; dificuldade de controle);

a) RECOMENDAÇÕES.


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GABARITOS PARA ELABORAR UM FLUXOGRAMA:

Pode ser utilizada um ferramenta informatizada na elaboração do fluxograma, desde que contenha os símbolos adequados:

FONTE: MsWord


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SOFTWARE

VÁRIOS PROGRAMAS INFORMATIZADOS EXISTEM PARA FACILITAR A CRIAÇÃO DE FLUXOGRAMAS:

Microsoft Visio - Solução para Windows que faz parte do pacote Microsoft Office.

DIA - Solução para Linux

Gliffy - Programa disponível na Internet, ou seja, não necessita de instalar software.

Mais leituras:

Página sobre fluxogramas na Wikipédia em Português


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EXEMPLOS DE FLUXOGRAMAS:

FONTE:http://www.portaldaadministracao.org/tag/qualifica%C3%A7%C3%A3o


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FONTE http://wikicts.med.up.pt/index.php/Fluxograma


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FONTE http://www.agencia.cnptia.embrapa.br/gestor/cana-de-acucar/arvore/CONT000fiog1ob502wyiv80z4s473agi63ul.html


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TIPOS DE FLUXOGRAMAS: FLUXOGRAMA ADMINISTRATIVO


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TIPOS DE FLUXOGRAMAS: FLUXOGRAMA VERTICAL / TRABALHO


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BIBLIOGRAFIABIBLIOGRAFIA

TADEU, Cruz. Sistemas, Organização e Métodos: estudo integrado das novas tecnologias de informação. São Paulo: Atlas, 1997.

OLIVEIRA, Djalma de Pinho Rebouças de. Organização, sistemas e métodos. São Paulo: Atlas, 2002.

CHIAVENATO, Idalberto. Introdução à teoria geral da administração. 3ª ed. São Paulo: Campus, 1999.

CURY, Antonio. Organização e Métodos: uma visão holística. São Paulo: Atlas, 2000.

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