MF 8 - Arquivologia - 8 2012

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APOSTILAS OPÇÃO A Sua Melhor Opção em Concursos Públicos Arquivologia A Opção Certa Para a Sua Realização 1 ARQUIVOLOGIA: 1. Conceitos fundamentais de Arquivologia. 2. O gerenciamento da informação e a gestão de documentos: arquivos correntes e intermediário; protocolos; classificação e ordenação de documentos; avaliação de documentos; arquivos permanentes. 3. A política nacional de arquivos e a legislação arquivística. 4. Conservação e preservação de documentos. 5. Documentos digitais. Conceitos fundamentais de Arquivologia. ARQUIVO O imenso volume de informações gerado a partir do século XIX e ampliado extraordinariamente no século XX seria de pouca utilidade se não pudesse ser localizado para consulta por meio das técnicas da documentação. Conjunto de técnicas que têm por objetivo a elaboração, produção, sistematização, coleção, classificação, distribuição e utilização de documentos de qualquer natureza, a documentação permite que se organize o conhecimento ao longo do tempo e o põe à disposição dos consulentes de forma conveniente e prática. O campo da documentação se amplia ou restringe de acordo com o conceito de documento. Para o belga Paul Otlet, autor do primeiro tratado de documentação, documento é o manuscrito, livro, revista, jornal, estampa, partitura musical, selo, medalha, moeda, filme, disco, objeto histórico ou artístico (quando devidamente tombado) e as espécies animais e vegetais classificadas e catalogadas em parques zoobotânicos. Com tal amplitude para o conceito de documento, a documentação seria um conhecimento de caráter puramente especulativo, uma vez que é impossível, na prática, organizar domínio tão vasto. Assim, uma teoria geral da documentação se confundiria com a teoria geral da cultura. O crescente volume da produção escrita, que se compõe de muitos milhões de obras impressas desde a invenção da imprensa de caracteres móveis, obrigou ao estabelecimento de técnicas especiais para organização e obtenção de informações e dados necessários a estudos, trabalhos de múltiplas ordens e pesquisas. Nas bibliotecas, museus, arquivos e centros de pesquisas e informações bibliográficas, foram instituídos processos e normas especiais para registro da documentação existente, controle e manuseio da produção bibliográfica e dos conhecimentos em geral. Os setores de atividades tecnológicas e de ciências exatas, as grandes empresas industriais e as entidades de pesquisa científica foram os primeiros a manifestar a necessidade de estabelecer serviços especializados, com o objetivo de facilitar aos especialistas a obtenção de informações e dados mais atualizados referentes aos trabalhos e pesquisas em andamento. Desde meados do século XIX, os serviços de referência bibliográfica das bibliotecas especializadas, sobretudo as americanas, já haviam compreendido a necessidade de um trabalho específico para facilitar a localização de livros, artigos e documentos e também para prestar auxílio direto à busca de dados e informações específicas de seus consulentes. História A organização racional da informação e da documentação levou Paul Otlet, em colaboração com Henri La Fontaine, a fundar, em Bruxelas, em 1895, o Instituto Internacional de Bibliografia. Como primeira tarefa, a instituição organizou um catálogo em fichas da produção bibliográfica mundial. Na ordenação temática das fichas, adotou-se o sistema de classificação decimal que, devidamente atualizado e aperfeiçoado, se transformou no sistema de classificação decimal universal (CDU). Em 1931 o instituto passou a denominar-se Instituto Internacional de Documentação e, em 1937, Federação Internacional de Documentação (FID). O primeiro projeto de trabalho, de organização sistemática da bibliografia mundial, foi abandonado, mas a federação ampliou-se e passou a congregar grande número de entidades de diferentes países, num programa que tem por finalidade facilitar a comunicação dos conhecimentos e a consulta de todos os dados e informações disponíveis. Em Varsóvia, em 1959, foi aprovado pelos membros da FID, reunidos em sua 25ª conferência geral, um plano de longo prazo que previa a criação, em todo o mundo, de uma rede de informações técnicas e científicas a serviço de estudiosos e pesquisadores de todos os países. Os trabalhos desenvolvidos pela Organização das Nações Unidas para Educação, Ciência e Cultura (UNESCO) têm os mesmos objetivos da FID e são realizados em cooperação mútua com entidades internacionais de biblioteconomia e bibliografia. Em grande número de países foram organizados centros ou serviços de documentação e realizados congressos para discussão e estudo de problemas referentes aos trabalhos de documentação, inclusive as relações entre documentação e bibliografia, biblioteconomia, museologia e arquivologia. A documentação passou a ter assim um sentido mais amplo e a incluir todas as técnicas de análise da produção bibliográfica, produção e controle de traduções, técnicas de controle da informação, mecanização de informações e reprodução fotográfica de documentos, trabalhos de referência em suas mais diversas formas e publicação e divulgação de informações. Estabeleceu-se assim uma íntima relação entre essas áreas e acentuou-se a tendência da documentação para englobar atividades que antes eram da competência de bibliotecas e bibliotecários. Paralelamente, e por força das iniciativas citadas, criou-se em diferentes países a profissão de documentarista (também denominada documentalista), que se ocupa de reunir, classificar, catalogar, informar, editar e divulgar informações que, de certa maneira, complementam o trabalho dos bibliotecários, arquivistas, museólogos e restauradores. Como em diversos pontos a biblioteconomia e a documentação se confundem, há polêmica entre as duas categorias profissionais, mas a diferença fundamental entre elas está no grau em que uma ou outra se debruça sobre os documentos em busca de informações e no interesse que demonstram na disseminação dessas informações. Enquanto no Reino Unido os documentaristas são chamados de técnicos de informação (information officers), nos Estados Unidos os bibliotecários resistem à ideia da criação de uma profissão e de organismos que chamem a si a execução de tarefas que julgam caber-lhes de direito e de fato, como parte fundamental das atribuições das bibliotecas, mormente das especializadas. Durante algum tempo, os especialistas americanos tentaram adotar a palavra comunicação (communication) em lugar de documentação, mas a criação de vários institutos de documentação e a circulação da palavra pelo mundo contribuíram para que fosse finalmente aceita em seu significado mais moderno. O Brasil pode ser considerado pioneiro nesse setor, fato comprovado pela data de criação de seus organismos de documentação e do reconhecimento profissional do documentarista, termo preferido na lei que classifica as carreiras e cargos do serviço público brasileiro. Manuel Cícero Peregrino da Silva, que dirigiu a Biblioteca Nacional do Rio de Janeiro entre 1900 e 1924, ao planejar a reforma do regulamento da instituição, em 1902, procurou habilitá-la a promover a organização da produção bibliográfica brasileira e para isso sugeriu a criação de um órgão a ela subordinado, para desenvolver o serviço de bibliografia e documentação. Tais medidas constam nos regulamentos aprovados pelos decretos de nº 8.835 de 11 de julho de 1911 e nº 15.670, de 6 de setembro de 1922. A esse serviço de bibliografia e documentação competiam funções comparáveis às que são desempenhadas pelos modernos centros de documentação. Em 1954, por proposta conjunta da Fundação Getúlio Vargas e do Conselho Nacional de Pesquisas, o governo brasileiro criou, com assistência técnica da UNESCO, o Instituto Brasileiro de Bibliografia e Documentação (IBBD), subordinado ao Conselho Nacional de Pesquisas e membro da FID, destinado a coordenar e desenvolver a informação científica e técnica no Brasil. O IBBD organizou o guia Bibliotecas especializadas brasileiras, o Repertório dos cientistas brasileiros, o guia das Pesquisas em processo no Brasil, o Catálogo coletivo de publicações periódicas de ciência e tecnologia e o guia dos Periódicos brasileiros de cultura, além de bibliografias periódicas, com a indexação de artigos de autores brasileiros e estrangeiros publicados no Brasil nos campos das ciências puras e aplicadas, da tecnologia e das ciências sociais. Sistemática da documentação Os principais instrumentos da documentação são a classificação e a normalização. Com a classificação, procura-se organizar a informação em ordem temática e não apenas alfabética ou alfanumérica. A normalização racionaliza os processos de produção, organização e difusão da informação

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APOSTILAS OPÇÃO A Sua Melhor Opção em Concursos Públicos

Arquivologia A Opção Certa Para a Sua Realização 1

ARQUIVOLOGIA: 1. Conceitos fundamentais de Arquivologia. 2. O gerenciamento da informação e a gestão de documentos: arquivos correntes e intermediário; protocolos; classificação e ordenação de documentos; avaliação de documentos; arquivos permanentes. 3. A política nacional de arquivos e a legislação arquivística. 4. Conservação e preservação de documentos. 5. Documentos digitais.

Conceitos fundamentais de Arquivologia.

ARQUIVO

O imenso volume de informações gerado a partir do século XIX e ampliado extraordinariamente no século XX seria de pouca utilidade se não pudesse ser localizado para consulta por meio das técnicas da documentação.

Conjunto de técnicas que têm por objetivo a elaboração, produção, sistematização, coleção, classificação, distribuição e utilização de documentos de qualquer natureza, a documentação permite que se organize o conhecimento ao longo do tempo e o põe à disposição dos consulentes de forma conveniente e prática. O campo da documentação se amplia ou restringe de acordo com o conceito de documento. Para o belga Paul Otlet, autor do primeiro tratado de documentação, documento é o manuscrito, livro, revista, jornal, estampa, partitura musical, selo, medalha, moeda, filme, disco, objeto histórico ou artístico (quando devidamente tombado) e as espécies animais e vegetais classificadas e catalogadas em parques zoobotânicos.

Com tal amplitude para o conceito de documento, a documentação seria um conhecimento de caráter puramente especulativo, uma vez que é impossível, na prática, organizar domínio tão vasto. Assim, uma teoria geral da documentação se confundiria com a teoria geral da cultura.

O crescente volume da produção escrita, que se compõe de muitos milhões de obras impressas desde a invenção da imprensa de caracteres móveis, obrigou ao estabelecimento de técnicas especiais para organização e obtenção de informações e dados necessários a estudos, trabalhos de múltiplas ordens e pesquisas. Nas bibliotecas, museus, arquivos e centros de pesquisas e informações bibliográficas, foram instituídos processos e normas especiais para registro da documentação existente, controle e manuseio da produção bibliográfica e dos conhecimentos em geral.

Os setores de atividades tecnológicas e de ciências exatas, as grandes empresas industriais e as entidades de pesquisa científica foram os primeiros a manifestar a necessidade de estabelecer serviços especializados, com o objetivo de facilitar aos especialistas a obtenção de informações e dados mais atualizados referentes aos trabalhos e pesquisas em andamento. Desde meados do século XIX, os serviços de referência bibliográfica das bibliotecas especializadas, sobretudo as americanas, já haviam compreendido a necessidade de um trabalho específico para facilitar a localização de livros, artigos e documentos e também para prestar auxílio direto à busca de dados e informações específicas de seus consulentes.

História

A organização racional da informação e da documentação levou Paul Otlet, em colaboração com Henri La Fontaine, a fundar, em Bruxelas, em 1895, o Instituto Internacional de Bibliografia. Como primeira tarefa, a instituição organizou um catálogo em fichas da produção bibliográfica mundial. Na ordenação temática das fichas, adotou-se o sistema de classificação decimal que, devidamente atualizado e aperfeiçoado, se transformou no sistema de classificação decimal universal (CDU). Em 1931 o instituto passou a denominar-se Instituto Internacional de Documentação e, em 1937, Federação Internacional de Documentação (FID). O primeiro projeto de trabalho, de organização sistemática da bibliografia mundial, foi abandonado, mas a federação ampliou-se e passou a congregar grande número de entidades de diferentes países, num programa que tem por finalidade facilitar a comunicação dos conhecimentos e a consulta de todos os dados e informações disponíveis. Em Varsóvia, em 1959, foi aprovado

pelos membros da FID, reunidos em sua 25ª conferência geral, um plano de longo prazo que previa a criação, em todo o mundo, de uma rede de informações técnicas e científicas a serviço de estudiosos e pesquisadores de todos os países. Os trabalhos desenvolvidos pela Organização das Nações Unidas para Educação, Ciência e Cultura (UNESCO) têm os mesmos objetivos da FID e são realizados em cooperação mútua com entidades internacionais de biblioteconomia e bibliografia.

Em grande número de países foram organizados centros ou serviços de documentação e realizados congressos para discussão e estudo de problemas referentes aos trabalhos de documentação, inclusive as relações entre documentação e bibliografia, biblioteconomia, museologia e arquivologia. A documentação passou a ter assim um sentido mais amplo e a incluir todas as técnicas de análise da produção bibliográfica, produção e controle de traduções, técnicas de controle da informação, mecanização de informações e reprodução fotográfica de documentos, trabalhos de referência em suas mais diversas formas e publicação e divulgação de informações. Estabeleceu-se assim uma íntima relação entre essas áreas e acentuou-se a tendência da documentação para englobar atividades que antes eram da competência de bibliotecas e bibliotecários.

Paralelamente, e por força das iniciativas citadas, criou-se em diferentes países a profissão de documentarista (também denominada documentalista), que se ocupa de reunir, classificar, catalogar, informar, editar e divulgar informações que, de certa maneira, complementam o trabalho dos bibliotecários, arquivistas, museólogos e restauradores. Como em diversos pontos a biblioteconomia e a documentação se confundem, há polêmica entre as duas categorias profissionais, mas a diferença fundamental entre elas está no grau em que uma ou outra se debruça sobre os documentos em busca de informações e no interesse que demonstram na disseminação dessas informações.

Enquanto no Reino Unido os documentaristas são chamados de técnicos de informação (information officers), nos Estados Unidos os bibliotecários resistem à ideia da criação de uma profissão e de organismos que chamem a si a execução de tarefas que julgam caber-lhes de direito e de fato, como parte fundamental das atribuições das bibliotecas, mormente das especializadas. Durante algum tempo, os especialistas americanos tentaram adotar a palavra comunicação (communication) em lugar de documentação, mas a criação de vários institutos de documentação e a circulação da palavra pelo mundo contribuíram para que fosse finalmente aceita em seu significado mais moderno.

O Brasil pode ser considerado pioneiro nesse setor, fato comprovado pela data de criação de seus organismos de documentação e do reconhecimento profissional do documentarista, termo preferido na lei que classifica as carreiras e cargos do serviço público brasileiro. Manuel Cícero Peregrino da Silva, que dirigiu a Biblioteca Nacional do Rio de Janeiro entre 1900 e 1924, ao planejar a reforma do regulamento da instituição, em 1902, procurou habilitá-la a promover a organização da produção bibliográfica brasileira e para isso sugeriu a criação de um órgão a ela subordinado, para desenvolver o serviço de bibliografia e documentação. Tais medidas constam nos regulamentos aprovados pelos decretos de nº 8.835 de 11 de julho de 1911 e nº 15.670, de 6 de setembro de 1922. A esse serviço de bibliografia e documentação competiam funções comparáveis às que são desempenhadas pelos modernos centros de documentação.

Em 1954, por proposta conjunta da Fundação Getúlio Vargas e do Conselho Nacional de Pesquisas, o governo brasileiro criou, com assistência técnica da UNESCO, o Instituto Brasileiro de Bibliografia e Documentação (IBBD), subordinado ao Conselho Nacional de Pesquisas e membro da FID, destinado a coordenar e desenvolver a informação científica e técnica no Brasil. O IBBD organizou o guia Bibliotecas especializadas brasileiras, o Repertório dos cientistas brasileiros, o guia das Pesquisas em processo no Brasil, o Catálogo coletivo de publicações periódicas de ciência e tecnologia e o guia dos Periódicos brasileiros de cultura, além de bibliografias periódicas, com a indexação de artigos de autores brasileiros e estrangeiros publicados no Brasil nos campos das ciências puras e aplicadas, da tecnologia e das ciências sociais.

Sistemática da documentação

Os principais instrumentos da documentação são a classificação e a normalização. Com a classificação, procura-se organizar a informação em ordem temática e não apenas alfabética ou alfanumérica. A normalização racionaliza os processos de produção, organização e difusão da informação

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contida nos documentos. Essa fase é ainda mais importante que a classificação, uma vez que esta também deve ser normalizada.

Os processos de normalização tiveram origem na indústria e consistiam em fixar condições para execução de cálculos, projetos, obras, serviços ou instalações, bem como a elaboração das próprias normas e regulamentos. A uniformidade dos processos proporcionou economia na utilização internacional dos produtos industriais. O sucesso da normalização no campo da indústria fez com que a documentação a adotasse, com o objetivo de tornar internacionalmente acessíveis os resultados do trabalho intelectual de cada autor, uma vez que para obter a máxima disseminação da informação científica o pesquisador deve apresentar os dados de forma que a interpretação deles se faça sem dificuldade. Para que a informação se torne imediatamente acessível, a documentação estabelece normas para organização e difusão dos documentos. Todos os documentos devem ser normalizados, isto é, produzidos e divulgados de acordo com as normas internacionalmente aceitas. O progresso da ciência exige o mais amplo intercâmbio de informações e a normalização internacional tem o objetivo de facilitar esse intercâmbio.

Se a documentação pouco ajudou à biblioteconomia, à arquivologia e à museologia na organização de documentos em bibliotecas, arquivos e museus, muito contribuiu no campo da produção de documentos e na difusão das informações neles contidas. A bibliografia tradicional limita-se a referenciar livros, que por seu atraso em relação a documentos de outra natureza não são considerados pela documentação. Tampouco satisfazem os documentalistas descrições puramente externas dos documentos. À documentação interessa, principalmente, a difusão das informações contidas em artigos de publicações periódicas, em comunicações a congressos, em relatórios de pesquisas -- concluídas ou em andamento -- teses universitárias, registros de patentes etc.

Na conceituação moderna, portanto, documentação é, em sentido amplo, a produção, organização e difusão de documentos de qualquer natureza. Em sentido estrito, é a difusão das informações neles contidas. A organização de documentos cabe, conforme a natureza dos mesmos, às bibliotecas, arquivos, museus etc. A difusão de documentos é o objetivo específico dos serviços ou centro de documentação.

Documentação, portanto, não se confunde com biblioteconomia, arquivologia ou museologia, nem centro de documentação com biblioteca, arquivo ou museu. Como os documentos bibliográficos estão nas bibliotecas, alguns dos maiores serviços de documentação do mundo funcionam dentro da estrutura de algumas dessas instituições. Outros, porém, são independentes.

Mecanização e automação

Livros, artigos, relatórios e comunicados, por exemplo, são chamados documentos primários. Documentos secundários são aqueles que se produzem para difusão da informação contida nos primeiros: bibliografias comentadas ou críticas, resumos, traduções, reproduções etc. Os estudos recapitulativos são os documentos terciários.

Com o advento do processamento eletrônico de dados, após a segunda guerra mundial, métodos mais eficientes começaram a ser experimentados pelos centros e serviços de documentação. Distinguem-se três tipos de sistemas que, embora tenham atingido diferentes graus de aperfeiçoamento, possuem características comuns: (1) fichas perfuradas e selecionadas por processos eletrônicos ou eletromecânicos; (2) sistemas baseados em métodos fotográficos (geralmente microcópias), com seleção fotoelétrica por meio de código; (3) sistemas baseados no registro magnético (em fios, tambores ou núcleos). Com o avanço das técnicas de informática, foram criados programas mais sofisticados para armazenamento e recuperação de informações, que podem ser específicas para cada assunto, principalmente no tocante às informações técnicas. A informática tornou ilimitado o campo da documentação.

A Arquivologia resgata a memória do país, das instituições e da comunidade e dissemina a cultura, perpetuando a História. O arquivista planeja, projeta e administra a organização de arquivos, analisando, classificando, selecionando, restaurando e conservando documentos. Empregando modernas técnicas de microfilmagem, informática, preservação e restauração de documentos, o trabalho do arquivista é indispensável nas pesquisas históricas, sendo, ele próprio, um pesquisador.

Seu campo de trabalho são os arquivos (públicos, privados e pessoais), tais como: bancários, audiovisuais, cartográficos, cartorais, computacionais, contábeis, eclesiásticos, empresariais, escolares, fotográficos, históricos, médicos, micrográficos, policiais e de imigração, atuando também, em centros culturais e laboratórios de conservação e restauração de documentos.

As três correntes

De acordo com Rousseau e Couture (1998, p. 70), a Arquivística pode ser abordada de três maneiras: uma maneira unicamente administrativa (records management), cuja principal preocupação é ter em conta o valor primário do documento; uma maneira tradicional, que põe a tônica exclusivamente no valor secundário do documento; ou, por último, uma maneira nova, integrada e englobante, que tem como objetivo ocupar-se simultaneamente do valor primário e do valor secundário do documento.

Os referenciais teóricos arquivísticos

Segundo Faria (2006, p. 29), dentre os referenciais arquivísticos, destacam-se os princípios fundamentais, os conceitos de fundo e documento de arquivo, o ciclo de vida dos documentos, os conceitos de valor primário e valor secundário, o princípio do respect des fonds, as funções de classificação documental e avaliação documental e a definição de instrumento de gestão arquivística.

Ciclo de vida dos documentos ou a Teoria das três idade

arquivos correntes, intermediários e permanentes

Arquivo de primeira idade, corrente, ativo ou de momento: constituído de documentos em curso ou consultados frequentemente, conservados nos escritórios ou nas repartições que os receberam e os produziram ou em dependências próximas de fácil acesso . Por documentos em curso entenda-se que, nesta fase, os documentos tramitam bastante de um setor para outro, ou seja, podem ser emprestados a outros setores para atingirem a finalidade para a qual foram criados .

Arquivo de segunda idade, intermediário ou limbo: constituído de documentos que deixaram de ser frequentemente consultados, mas cujos órgãos que os receberam e os produziram podem ainda solicitá-los , para tratar de assuntos idênticos ou retomar um problema novamente focalizado. Não há necessidade de serem conservados próximos aos escritórios. A permanência dos documentos nesses arquivos é transitória. São por isso também chamados de limbo ou purgatório, sendo estes termos adotados na Grã-Bretanha para designar esta fase .

Arquivo de terceira idade, permanente, histórico ou de custódia: constituído de documentos que perderam todo valor de natureza administrativa e que se conservam em razão de seu valor histórico ou documental e que constituem os meios de conhecer o passado e sua evolução . Estes são os arquivos propriamente ditos, pois ali os documentos são arquivados de forma definitva.

Estas fases são complementares, pois os documentos podem passar de uma fase para outra, e para cada uma corresponde uma maneira diferente de conservar e tratar os documentos e, consequentemente, uma organização adequada, ou seja, as unidades de acondicionamento (pastas, catálogos etc.), adotadas na fase corrente serão substituídas por unidades mais adequadas ao funcionamento da fase intermediária, que, por sua vez, adotara acondicionamento diferente da fase permanente .

Classificação segundo a valoração dos documentos

Valor administrativo: ou primário, refere-se ao valor que o documento apresenta para o funcionamento da instituição. É o valor pelo qual o documento foi criado (todo documento nasce com um objetivo administrativo) e por isso está presente em todo documento quando de sua criação. É um valor temporário, perdendo seu valor administrativo quando atingir todas as finalidades que se possam esperar do mesmo para o funcionamento da instituição.

Valor histórico: ou secundário, refere-se à possibilidade de uso dos documentos para fins diferentes daqueles para os quais foram originariamente criados, quando passa a ser considerado fonte de pesquisa

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e informação para terceiros e para a própria administração. O documento, após perder seu valor administrativo, pode ou não adquirir valor histórico, e uma vez tendo-o adquirido, este se torna definitivo não podendo jamais serem eliminados.

ARQUIVOLOGIA – LEGISLAÇÃO PERTINENTE

DECRETO Nº 4.915 DE 12 DE DEZEMBRO DE 2003.

Dispõe sobre o Sistema de Gestão de Documentos de Arquivo - SIGA, da administração pública federal, e dá outras providências.

O PRESIDENTE DA REPÚBLICA, no uso das atribuições que lhe confere o art. 84, incisos IV e VI, alínea "a", da Constituição, e tendo em vista o disposto no art. 30 do Decreto-Lei no 200, de 25 de fevereiro de 1967, no art. 18 da Lei no 8.159, de 8 de janeiro de 1991, e no Decreto no 4.073, de 3 de janeiro de 2002,

DECRETA:

Art. 1o Ficam organizadas sob a forma de sistema, com a denominação de Sistema de Gestão de Documentos de Arquivo - SIGA, as atividades de gestão de documentos no âmbito dos órgãos e entidades da administração pública federal.

§ 1o Para os fins deste Decreto, consideram-se documentos de arquivo aqueles produzidos e recebidos por órgãos e entidades da administração pública federal, em decorrência do exercício de funções e atividades específicas, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos.

§ 2o Considera-se gestão de documentos, com base no art. 3o da Lei no 8.159, de 8 de janeiro de 1991, o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento dos documentos, em fase corrente e intermediária, independente do suporte, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.

Art. 2o O SIGA tem por finalidade:

I - garantir ao cidadão e aos órgãos e entidades da administração pública federal, de forma ágil e segura, o acesso aos documentos de arquivo e às informações neles contidas, resguardados os aspectos de sigilo e as restrições administrativas ou legais;

II - integrar e coordenar as atividades de gestão de documentos de arquivo desenvolvidas pelos órgãos setoriais e seccionais que o integram;

III - disseminar normas relativas à gestão de documentos de arquivo;

IV - racionalizar a produção da documentação arquivística pública;

V - racionalizar e reduzir os custos operacionais e de armazenagem da documentação arquivística pública;

VI - preservar o patrimônio documental arquivístico da administração pública federal;

VII - articular-se com os demais sistemas que atuam direta ou indiretamente na gestão da informação pública federal.

Art. 3o Integram o SIGA:

I - como órgão central, o Arquivo Nacional;

II - como órgãos setoriais, as unidades responsáveis pela coordenação das atividades de gestão de documentos de arquivo nos Ministérios e órgãos equivalentes;

III - como órgãos seccionais, as unidades vinculadas aos Ministérios e órgãos equivalentes.

Art. 4o Compete ao órgão central:

I - acompanhar e orientar, junto aos órgãos setoriais do SIGA, a aplicação das normas relacionadas à gestão de documentos de arquivos aprovadas pelo Chefe da Casa Civil da Presidência da República;

II - orientar a implementação, coordenação e controle das atividades e rotinas de trabalho relacionadas à gestão de documentos nos órgãos setoriais;

III - promover a disseminação de normas técnicas e informações de interesse para o aperfeiçoamento do sistema junto aos órgãos setoriais do SIGA;

IV - promover e manter intercâmbio de cooperação técnica com instituições e sistemas afins, nacionais e internacionais;

V - estimular e promover a capacitação, o aperfeiçoamento, o treinamento e a reciclagem dos servidores que atuam na área de gestão de documentos de arquivo.

Art. 5o Compete aos órgãos setoriais:

I - implantar, coordenar e controlar as atividades de gestão de documentos de arquivo, em seu âmbito de atuação e de seus seccionais, em conformidade com as normas aprovadas pelo Chefe da Casa Civil da Presidência da República;

II - implementar e acompanhar rotinas de trabalho desenvolvidas, no seu âmbito de atuação e de seus seccionais, visando à padronização dos procedimentos técnicos relativos às atividades de produção, classificação, registro, tramitação, arquivamento, preservação, empréstimo, consulta, expedição, avaliação, transferência e recolhimento ou eliminação de documentos de arquivo e ao acesso e às informações neles contidas;

III - coordenar a elaboração de código de classificação de documentos de arquivo, com base nas funções e atividades desempenhadas pelo órgão ou entidade, e acompanhar a sua aplicação no seu âmbito de atuação e de seus seccionais;

IV - coordenar a aplicação do código de classificação e da tabela de temporalidade e destinação de documentos de arquivo relativos as atividades-meio, instituída para a administração pública federal, no seu âmbito de atuação e de seus seccionais;

V - elaborar, por intermédio da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos e de que trata o art. 18 do Decreto no 4.073, de 3 de janeiro de 2002, e aplicar, após aprovação do Arquivo Nacional, a tabela de temporalidade e destinação de documentos de arquivo relativos às atividades-fim;

VI - promover e manter intercâmbio de cooperação técnica com instituições e sistemas afins, nacionais e internacionais;

VII - proporcionar aos servidores que atuam na área de gestão de documentos de arquivo a capacitação, o aperfeiçoamento, o treinamento e a reciclagem garantindo constante atualização.

Art. 6o Fica instituída, junto ao órgão central, a Comissão de Coordenação do SIGA, cabendo-lhe:

I - assessorar o órgão central no cumprimento de suas atribuições;

II - propor políticas, diretrizes e normas relativas à gestão de documentos de arquivo, a serem implantadas nos órgãos e entidades da administração pública federal, após aprovação do Chefe da Casa Civil da Presidência da República;

III - propor aos órgãos integrantes do SIGA as alterações ou adaptações necessárias ao aperfeiçoamento dos mecanismos de gestão de documentos de arquivo;

IV - avaliar os resultados da aplicação das normas e propor os ajustamentos que se fizerem necessários, visando à modernização e ao aprimoramento do SIGA.

Art. 7o Compõem a Comissão de Coordenação do SIGA:

I - o Diretor-Geral do Arquivo Nacional, que a presidirá;

II - um representante do órgão central, responsável pela coordenação do SIGA, designado pelo Diretor-Geral do Arquivo Nacional;

III - um representante do Sistema de Administração dos Recursos de Informação e Informática - SISP, indicado pelo Ministro de Estado do Planejamento, Orçamento e Gestão;

IV - um representante do Sistema de Serviços Gerais - SISG, indicado pelo Ministro do Planejamento, Orçamento e Gestão;

V - os coordenadores das subcomissões dos Ministérios e órgãos equivalentes.

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§ 1o Poderão participar das reuniões como membros ad-hoc, por solicitação de seu Presidente, especialistas e consultores com direito a voz e não a voto, quando julgado necessário pela maioria absoluta de seus membros.

§ 2o O Arquivo Nacional promoverá, quarenta e cinco dias após a publicação deste Decreto, a instalação da Comissão de Coordenação do SIGA, em Brasília, para discussão e deliberação, por maioria absoluta de seus membros, de seu regimento interno a ser encaminhado pelo órgão central do SIGA para a aprovação do Chefe da Casa Civil da Presidência da República.

Art. 8o Deverão ser constituídas nos Ministérios e nos órgãos equivalentes, no prazo máximo de trinta dias após a publicação deste Decreto, subcomissões de coordenação que reúnam representantes dos órgãos seccionais de seu âmbito de atuação com vistas a identificar necessidades e harmonizar as proposições a serem apresentadas à Comissão de Coordenação do SIGA.

Parágrafo único. As subcomissões serão presididas por representante designado pelo respectivo Ministro.

Art. 9o Os órgãos setoriais do SIGA vinculam-se ao órgão central para os estritos efeitos do disposto neste Decreto, sem prejuízo da subordinação ou vinculação administrativa decorrente de sua posição na estrutura organizacional dos órgãos e entidades da administração pública federal.

Art. 10. Fica instituído sistema de informações destinado à operacionalização do SIGA, com a finalidade de integrar os serviços arquivísticos dos órgãos e entidades da administração pública federal.

Parágrafo único. Os órgãos setoriais e seccionais são responsáveis pela alimentação e processamento dos dados necessários ao desenvolvimento e manutenção do sistema de que trata o caput deste artigo.

Art. 11. Compete ao Arquivo Nacional, como órgão central do SIGA, o encaminhamento, para aprovação do Ministro Chefe da Casa Civil da Presidência da República, das normas complementares a este Decreto, deliberadas pela Comissão de Coordenação do SIGA.

Art. 12. Este Decreto entra em vigor na data de sua publicação.

Brasília, 12 de dezembro de 2003; 182o da Independência e 115o da República.

DECRETO Nº 4.553, DE 27 DE DEZEMBRO DE 2002.

Dispõe sobre a salvaguarda de dados, informações, documentos e materiais sigilosos de interesse da segurança da sociedade e do Estado, no âmbito da Administração Pública Federal, e dá outras providências.

O PRESIDENTE DA REPÚBLICA, no uso da atribuição que lhe confere o art. 84, incisos IV e VI, alínea "a", da Constituição, e tendo em vista o disposto no art. 23 da Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991,

DECRETA:

CAPÍTULO I DAS DISPOSIÇÕES PRELIMINARES

Art. 1º Este Decreto disciplina a salvaguarda de dados, informações, documentos e materiais sigilosos, bem como das áreas e instalações onde tramitam.

Art. 2º São considerados originariamente sigilosos, e serão como tal classificados, dados ou informações cujo conhecimento irrestrito ou divulgação possa acarretar qualquer risco à segurança da sociedade e do Estado, bem como aqueles necessários ao resguardo da inviolabilidade da intimidade da vida privada, da honra e da imagem das pessoas.

Parágrafo único. O acesso a dados ou informações sigilosos é restrito e condicionado à necessidade de conhecer.

Art. 3º A produção, manuseio, consulta, transmissão, manutenção e guarda de dados ou informações sigilosos observarão medidas especiais de segurança.

Parágrafo único. Toda autoridade responsável pelo trato de dados ou informações sigilosos providenciará para que o pessoal sob suas ordens

conheça integralmente as medidas de segurança estabelecidas, zelando pelo seu fiel cumprimento.

Art. 4º Para os efeitos deste Decreto, são estabelecidos os seguintes conceitos e definições:

I - autenticidade: asseveração de que o dado ou informação são verdadeiros e fidedignos tanto na origem quanto no destino;

II - classificação: atribuição, pela autoridade competente, de grau de sigilo a dado, informação, documento, material, área ou instalação;

III - comprometimento: perda de segurança resultante do acesso não-autorizado;

IV - credencial de segurança: certificado, concedido por autoridade competente, que habilita determinada pessoa a ter acesso a dados ou informações em diferentes graus de sigilo;

V - desclassificação: cancelamento, pela autoridade competente ou pelo transcurso de prazo, da classificação, tornando ostensivos dados ou informações;

VI - disponibilidade: facilidade de recuperação ou acessibilidade de dados e informações;

VII - grau de sigilo: gradação atribuída a dados, informações, área ou instalação considerados sigilosos em decorrência de sua natureza ou conteúdo;

VIII - integridade: incolumidade de dados ou informações na origem, no trânsito ou no destino;

IX - investigação para credenciamento: averiguação sobre a existência dos requisitos indispensáveis para concessão de credencial de segurança;

X - legitimidade: asseveração de que o emissor e o receptor de dados ou informações são legítimos e fidedignos tanto na origem quanto no destino;

XI - marcação: aposição de marca assinalando o grau de sigilo;

XII - medidas especiais de segurança: medidas destinadas a garantir sigilo, inviolabilidade, integridade, autenticidade, legitimidade e disponibilidade de dados e informações sigilosos. Também objetivam prevenir, detectar, anular e registrar ameaças reais ou potenciais a esses dados e informações;

XIII - necessidade de conhecer: condição pessoal, inerente ao efetivo exercício de cargo, função, emprego ou atividade, indispensável para que uma pessoa possuidora de credencial de segurança, tenha acesso a dados ou informações sigilosos;

XIV - ostensivo: sem classificação, cujo acesso pode ser franqueado;

XV - reclassificação: alteração, pela autoridade competente, da classificação de dado, informação, área ou instalação sigilosos;

XVI - sigilo: segredo; de conhecimento restrito a pessoas credenciadas; proteção contra revelação não-autorizada; e

XVII - visita: pessoa cuja entrada foi admitida, em caráter excepcional, em área sigilosa.

CAPÍTULO II DO SIGILO E DA SEGURANÇA

Seção I Da Classificação Segundo o Grau de Sigilo

Art. 5º Os dados ou informações sigilosos serão classificados em ultra-secretos, secretos, confidenciais e reservados, em razão do seu teor ou dos seus elementos intrínsecos.

§ 1º São passíveis de classificação como ultra-secretos, dentre outros, dados ou informações referentes à soberania e à integridade territorial nacionais, a planos e operações militares, às relações internacionais do País, a projetos de pesquisa e desenvolvimento científico e tecnológico de interesse da defesa nacional e a programas econômicos, cujo conhecimento não-autorizado possa acarretar dano excepcionalmente grave à segurança da sociedade e do Estado.

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§ 2º São passíveis de classificação como secretos, dentre outros, dados ou informações referentes a sistemas, instalações, programas, projetos, planos ou operações de interesse da defesa nacional, a assuntos diplomáticos e de inteligência e a planos ou detalhes, programas ou instalações estratégicos, cujo conhecimento não-autorizado possa acarretar dano grave à segurança da sociedade e do Estado.

§ 3º São passíveis de classificação como confidenciais dados ou informações que, no interesse do Poder Executivo e das partes, devam ser de conhecimento restrito e cuja revelação não-autorizada possa frustrar seus objetivos ou acarretar dano à segurança da sociedade e do Estado.

§ 4º São passíveis de classificação como reservados dados ou informações cuja revelação não-autorizada possa comprometer planos, operações ou objetivos neles previstos ou referidos.

Art. 6º A classificação no grau ultra-secreto é de competência das seguintes autoridades:

I - Presidente da República; (Redação dada pelo Decreto nº 5.301, de 2004)

II - Vice-Presidente da República; (Redação dada pelo Decreto nº 5.301, de 2004)

III - Ministros de Estado e autoridades com as mesmas prerrogativas; (Redação dada pelo Decreto nº 5.301, de 2004)

IV - Comandantes da Marinha, do Exército e da Aeronáutica; e (Redação dada pelo Decreto nº 5.301, de 2004)

V - Chefes de Missões Diplomáticas e Consulares permanentes no exterior. (Incluído pelo Decreto nº 5.301, de 2004)

§ 1o Excepcionalmente, a competência prevista no caput pode ser delegada pela autoridade responsável a agente público em missão no exterior. (Incluído pelo Decreto nº 5.301, de 2004)

§ 2o Além das autoridades estabelecidas no caput, podem atribuir grau de sigilo: (Renumerado do parágrafo único pelo Decreto nº 5.301, de 2004)

I - secreto: as autoridades que exerçam funções de direção, comando, chefia ou assessoramento, de acordo com regulamentação específica de cada órgão ou entidade da Administração Pública Federal; e (Redação dada pelo Decreto nº 5.301, de 2004)

II - confidencial e reservado: os servidores civis e militares, de acordo com regulamentação específica de cada órgão ou entidade da Administração Pública Federal. (Redação dada pelo Decreto nº 5.301, de 2004)

Art. 7o Os prazos de duração da classificação a que se refere este Decreto vigoram a partir da data de produção do dado ou informação e são os seguintes: (Redação dada pelo Decreto nº 5.301, de 2004)

I - ultra-secreto: máximo de trinta anos; (Redação dada pelo Decreto nº 5.301, de 2004)

II - secreto: máximo de vinte anos;(Redação dada pelo Decreto nº 5.301, de 2004)

III - confidencial: máximo de dez anos; e (Redação dada pelo Decreto nº 5.301, de 2004)

IV - reservado: máximo de cinco anos. (Redação dada pelo Decreto nº 5.301, de 2004)

Parágrafo único. Os prazos de classificação poderão ser prorrogados uma vez, por igual período, pela autoridade responsável pela classificação ou autoridade hierarquicamente superior competente para dispor sobre a matéria. (Incluído pelo Decreto nº 5.301, de 2004)

Seção II Da Reclassificação e da Desclassificação

Art. 8º Dados ou informações classificados no grau de sigilo ultra-secreto somente poderão ser reclassificados ou desclassificados, mediante decisão da autoridade responsável pela sua classificação.

Art. 9º Para os graus secreto, confidencial e reservado, poderá a autoridade responsável pela classificação ou autoridade hierarquicamente superior competente para dispor sobre o assunto, respeitados os interesses

da segurança da sociedade e do Estado, alterá-la ou cancelá-la, por meio de expediente hábil de reclassificação ou desclassificação dirigido ao detentor da custódia do dado ou informação sigilosos.

Parágrafo único. Na reclassificação, o novo prazo de duração conta-se a partir da data de produção do dado ou informação. (Redação dada pelo Decreto nº 5.301, de 2004)

Art. 10. A desclassificação de dados ou informações nos graus ultra-secreto, confidencial e reservado será automática após transcorridos os prazos previstos nos incisos I, II, III e IV do art. 7o, salvo no caso de sua prorrogação, quando então a desclassificação ocorrerá ao final de seu termo. (Redação dada pelo Decreto nº 5.301, de 2004)

Art. 11. Dados ou informações sigilosos de guarda permanente que forem objeto de desclassificação serão encaminhados à instituição arquivística pública competente, ou ao arquivo permanente do órgão público, entidade pública ou instituição de caráter público, para fins de organização, preservação e acesso.

Parágrafo único. Consideram-se de guarda permanente os dados ou informações de valor histórico, probatório e informativo que devam ser definitivamente preservados.

Art. 12. A indicação da reclassificação ou da desclassificação de dados ou informações sigilosos deverá constar das capas, se houver, e da primeira página.

CAPÍTULO III DA GESTÃO DE DADOS OU INFORMAÇÕES SIGILOSOS

Seção I Dos Procedimentos para Classificação de Documentos

Art. 13. As páginas, os parágrafos, as seções, as partes componentes ou os anexos de um documento sigiloso podem merecer diferentes classificações, mas ao documento, no seu todo, será atribuído o grau de sigilo mais elevado, conferido a quaisquer de suas partes.

Art. 14. A classificação de um grupo de documentos que formem um conjunto deve ser a mesma atribuída ao documento classificado com o mais alto grau de sigilo.

Art. 15. A publicação dos atos sigilosos, se for o caso, limitar-se-á aos seus respectivos números, datas de expedição e ementas, redigidas de modo a não comprometer o sigilo.

Art. 16. Os mapas, planos-relevo, cartas e fotocartas baseados em fotografias aéreas ou em seus negativos serão classificados em razão dos detalhes que revelem e não da classificação atribuída às fotografias ou negativos que lhes deram origem ou das diretrizes baixadas para obtê-las.

Art. 17. Poderão ser elaborados extratos de documentos sigilosos, para sua divulgação ou execução, mediante consentimento expresso:

I - da autoridade classificadora, para documentos ultra-secretos;

II - da autoridade classificadora ou autoridade hierarquicamente superior competente para dispor sobre o assunto, para documentos secretos; e

III - da autoridade classificadora, destinatária ou autoridade hierarquicamente superior competente para dispor sobre o assunto, para documentos confidenciais e reservados, exceto quando expressamente vedado no próprio documento.

Parágrafo único. Aos extratos de que trata este artigo serão atribuídos graus de sigilo iguais ou inferiores àqueles atribuídos aos documentos que lhes deram origem, salvo quando elaborados para fins de divulgação.

Seção II Do Documento Sigiloso Controlado

Art. 18. Documento Sigiloso Controlado (DSC) é aquele que, por sua importância, requer medidas adicionais de controle, incluindo:

I - identificação dos destinatários em protocolo e recibo próprios, quando da difusão;

II - lavratura de termo de custódia e registro em protocolo específico;

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III - lavratura anual de termo de inventário, pelo órgão ou entidade expedidores e pelo órgão ou entidade receptores; e

IV - lavratura de termo de transferência, sempre que se proceder à transferência de sua custódia ou guarda.

Parágrafo único. O termo de inventário e o termo de transferência serão elaborados de acordo com os modelos constantes dos Anexos I e II deste Decreto e ficarão sob a guarda de um órgão de controle.

Art. 19. O documento ultra-secreto é, por sua natureza, considerado DSC, desde sua classificação ou reclassificação.

Parágrafo único. A critério da autoridade classificadora ou autoridade hierarquicamente superior competente para dispor sobre o assunto, o disposto no caput pode-se aplicar aos demais graus de sigilo.

Seção III Da Marcação

Art. 20. A marcação, ou indicação do grau de sigilo, deverá ser feita em todas as páginas do documento e nas capas, se houver.

§ 1º As páginas serão numeradas seguidamente, devendo cada uma conter, também, indicação do total de páginas que compõem o documento.

§ 2º O DSC também expressará, nas capas, se houver, e em todas as suas páginas, a expressão "Documento Sigiloso Controlado (DSC)" e o respectivo número de controle.

Art. 21. A marcação em extratos de documentos, rascunhos, esboços e desenhos sigilosos obedecerá ao prescrito no art. 20.

Art. 22. A indicação do grau de sigilo em mapas, fotocartas, cartas, fotografias, ou em quaisquer outras imagens sigilosas obedecerá às normas complementares adotadas pelos órgãos e entidades da Administração Pública.

Art. 23. Os meios de armazenamento de dados ou informações sigilosos serão marcados com a classificação devida em local adequado.

Parágrafo único. Consideram-se meios de armazenamento documentos tradicionais, discos e fitas sonoros, magnéticos ou ópticos e qualquer outro meio capaz de armazenar dados e informações.

Seção IV Da Expedição e da Comunicação de Documentos Sigilosos

Art. 24. Os documentos sigilosos em suas expedição e tramitação obedecerão às seguintes prescrições:

I - serão acondicionados em envelopes duplos;

II - no envelope externo não constará qualquer indicação do grau de sigilo ou do teor do documento;

III - no envelope interno serão apostos o destinatário e o grau de sigilo do documento, de modo a serem identificados logo que removido o envelope externo;

IV - o envelope interno será fechado, lacrado e expedido mediante recibo, que indicará, necessariamente, remetente, destinatário e número ou outro indicativo que identifique o documento; e

V - sempre que o assunto for considerado de interesse exclusivo do destinatário, será inscrita a palavra pessoal no envelope contendo o documento sigiloso.

Art. 25. A expedição, condução e entrega de documento ultra-secreto, em princípio, será efetuada pessoalmente, por agente público autorizado, sendo vedada a sua postagem.

Parágrafo único. A comunicação de assunto ultra-secreto de outra forma que não a prescrita no caput só será permitida excepcionalmente e em casos extremos, que requeiram tramitação e solução imediatas, em atendimento ao princípio da oportunidade e considerados os interesses da segurança da sociedade e do Estado.

Art. 26. A expedição de documento secreto, confidencial ou reservado poderá ser feita mediante serviço postal, com opção de registro, mensageiro oficialmente designado, sistema de encomendas ou, se for o caso, mala diplomática.

Parágrafo único. A comunicação dos assuntos de que trata este artigo poderá ser feita por outros meios, desde que sejam usados recursos de criptografia compatíveis com o grau de sigilo do documento, conforme previsto no art. 42.

Seção V Do Registro, da Tramitação e da Guarda

Art. 27. Cabe aos responsáveis pelo recebimento de documentos sigilosos:

I - verificar a integridade e registrar, se for o caso, indícios de violação ou de qualquer irregularidade na correspondência recebida, dando ciência do fato ao seu superior hierárquico e ao destinatário, o qual informará imediatamente ao remetente; e

II - proceder ao registro do documento e ao controle de sua tramitação.

Art. 28. O envelope interno só será aberto pelo destinatário, seu representante autorizado ou autoridade competente hierarquicamente superior.

Parágrafo único. Envelopes contendo a marca pessoal só poderão ser abertos pelo próprio destinatário.

Art. 29. O destinatário de documento sigiloso comunicará imediatamente ao remetente qualquer indício de violação ou adulteração do documento.

Art. 30. Os documentos sigilosos serão mantidos ou guardados em condições especiais de segurança, conforme regulamento.

§ 1º Para a guarda de documentos ultra-secretos e secretos é obrigatório o uso de cofre forte ou estrutura que ofereça segurança equivalente ou superior.

§ 2º Na impossibilidade de se adotar o disposto no § 1º, os documentos ultra-secretos deverão ser mantidos sob guarda armada.

Art. 31. Os agentes responsáveis pela guarda ou custódia de documentos sigilosos os transmitirão a seus substitutos, devidamente conferidos, quando da passagem ou transferência de responsabilidade.

Parágrafo único. Aplica-se o disposto neste artigo aos responsáveis pela guarda ou custódia de material sigiloso.

Seção VI Da Reprodução

Art. 32. A reprodução do todo ou de parte de documento sigiloso terá o mesmo grau de sigilo do documento original.

§ 1º A reprodução total ou parcial de documentos sigilosos controlados condiciona-se à autorização expressa da autoridade classificadora ou autoridade hierarquicamente superior competente para dispor sobre o assunto.

§ 2º Eventuais cópias decorrentes de documentos sigilosos serão autenticadas pelo chefe da Comissão a que se refere o art. 35 deste Decreto, no âmbito dos órgãos e entidades públicas ou instituições de caráter público.

§ 3º Serão fornecidas certidões de documentos sigilosos que não puderem ser reproduzidos devido a seu estado de conservação, desde que necessário como prova em juízo.

Art. 33. O responsável pela produção ou reprodução de documentos sigilosos deverá providenciar a eliminação de notas manuscritas, tipos, clichês, carbonos, provas ou qualquer outro recurso, que possam dar origem a cópia não-autorizada do todo ou parte.

Art. 34. Sempre que a preparação, impressão ou, se for o caso, reprodução de documento sigiloso for efetuada em tipografias, impressoras, oficinas gráficas ou similar, essa operação deverá ser acompanhada por pessoa oficialmente designada, que será responsável pela garantia do sigilo durante a confecção do documento, observado o disposto no art. 33.

Seção VII Da Avaliação, da Preservação e da Eliminação

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Art. 35. As entidades e órgãos públicos constituirão Comissão Permanente de Avaliação de Documentos Sigilosos (CPADS), com as seguintes atribuições:

I - analisar e avaliar periodicamente a documentação sigilosa produzida e acumulada no âmbito de sua atuação;

II - propor, à autoridade responsável pela classificação ou autoridade hierarquicamente superior competente para dispor sobre o assunto, renovação dos prazos a que se refere o art. 7º;

III - propor, à autoridade responsável pela classificação ou autoridade hierarquicamente superior competente para dispor sobre o assunto, alteração ou cancelamento da classificação sigilosa, em conformidade com o disposto no art. 9º deste Decreto;

IV - determinar o destino final da documentação tornada ostensiva, selecionando os documentos para guarda permanente; e

V - autorizar o acesso a documentos sigilosos, em atendimento ao disposto no art. 39.

Parágrafo único. Para o perfeito cumprimento de suas atribuições e responsabilidades, a CPADS poderá ser subdividida em subcomissões.

Art. 36. Os documentos permanentes de valor histórico, probatório e informativo não podem ser desfigurados ou destruídos, sob pena de responsabilidade penal, civil e administrativa, nos termos da legislação em vigor.

CAPÍTULO IV DO ACESSO

Art. 37. O acesso a dados ou informações sigilosos em órgãos e entidades públicos e instituições de caráter público é admitido:

I - ao agente público, no exercício de cargo, função, emprego ou atividade pública, que tenham necessidade de conhecê-los; e

II - ao cidadão, naquilo que diga respeito à sua pessoa, ao seu interesse particular ou do interesse coletivo ou geral, mediante requerimento ao órgão ou entidade competente.

§ 1º Todo aquele que tiver conhecimento, nos termos deste Decreto, de assuntos sigilosos fica sujeito às sanções administrativas, civis e penais decorrentes da eventual divulgação dos mesmos.

§ 2º Os dados ou informações sigilosos exigem que os procedimentos ou processos que vierem a instruir também passem a ter grau de sigilo idêntico.

§ 3º Serão liberados à consulta pública os documentos que contenham informações pessoais, desde que previamente autorizada pelo titular ou por seus herdeiros.

Art. 38. O acesso a dados ou informações sigilosos, ressalvado o previsto no inciso II do artigo anterior, é condicionado à emissão de credencial de segurança no correspondente grau de sigilo, que pode ser limitada no tempo.

Parágrafo único. A credencial de segurança de que trata o caput deste artigo classifica-se nas categorias de ultra-secreto, secreto, confidencial e reservado.

Art. 39. O acesso a qualquer documento sigiloso resultante de acordos ou contratos com outros países atenderá às normas e recomendações de sigilo constantes destes instrumentos.

Art. 40. A negativa de autorização de acesso deverá ser justificada.

CAPÍTULO V DOS SISTEMAS DE INFORMAÇÃO

Art. 41. A comunicação de dados e informações sigilosos por meio de sistemas de informação será feita em conformidade com o disposto nos arts. 25 e 26.

Art. 42. Ressalvado o disposto no parágrafo único do art. 44, os programas, aplicativos, sistemas e equipamentos de criptografia para uso oficial no âmbito da União são considerados sigilosos e deverão, antecipadamente, ser submetidos à certificação de conformidade da Secretaria Executiva do Conselho de Defesa Nacional.

Art. 43. Entende-se como oficial o uso de código, cifra ou sistema de criptografia no âmbito de órgãos e entidades públicos e instituições de caráter público.

Parágrafo único. É vedada a utilização para outro fim que não seja em razão do serviço.

Art. 44. Aplicam-se aos programas, aplicativos, sistemas e equipamentos de criptografia todas as medidas de segurança previstas neste Decreto para os documentos sigilosos controlados e os seguintes procedimentos:

I - realização de vistorias periódicas, com a finalidade de assegurar uma perfeita execução das operações criptográficas;

II - manutenção de inventários completos e atualizados do material de criptografia existente;

III - designação de sistemas criptográficos adequados a cada destinatário;

IV - comunicação, ao superior hierárquico ou à autoridade competente, de qualquer anormalidade relativa ao sigilo, à inviolabilidade, à integridade, à autenticidade, à legitimidade e à disponibilidade de dados ou informações criptografados; e

V - identificação de indícios de violação ou interceptação ou de irregularidades na transmissão ou recebimento de dados e informações criptografados.

Parágrafo único. Os dados e informações sigilosos, constantes de documento produzido em meio eletrônico, serão assinados e criptografados mediante o uso de certificados digitais emitidos pela Infra-Estrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil).

Art. 45. Os equipamentos e sistemas utilizados para a produção de documentos com grau de sigilo ultra-secreto só poderão estar ligados a redes de computadores seguras, e que sejam física e logicamente isoladas de qualquer outra.

Art. 46. A destruição de dados sigilosos deve ser feita por método que sobrescreva as informações armazenadas. Se não estiver ao alcance do órgão a destruição lógica, deverá ser providenciada a destruição física por incineração dos dispositivos de armazenamento.

Art. 47. Os equipamentos e sistemas utilizados para a produção de documentos com grau de sigilo secreto, confidencial e reservado só poderão integrar redes de computadores que possuam sistemas de criptografia e segurança adequados a proteção dos documentos.

Art. 48. O armazenamento de documentos sigilosos, sempre que possível, deve ser feito em mídias removíveis que podem ser guardadas com maior facilidade.

CAPÍTULO VI DAS ÁREAS E INSTALAÇÕES SIGILOSAS

Art. 49. A classificação de áreas e instalações será feita em razão dos dados ou informações sigilosos que contenham ou que no seu interior sejam produzidos ou tratados, em conformidade com o art. 5º.

Art. 50. Aos titulares dos órgãos e entidades públicos e das instituições de caráter público caberá a adoção de medidas que visem à definição, demarcação, sinalização, segurança e autorização de acesso às áreas sigilosas sob sua responsabilidade.

Art. 51. O acesso de visitas a áreas e instalações sigilosas será disciplinado por meio de instruções especiais dos órgãos, entidades ou instituições interessados.

Parágrafo único. Para efeito deste artigo, não é considerado visita o agente público ou o particular que oficialmente execute atividade pública diretamente vinculada à elaboração de estudo ou trabalho considerado sigiloso no interesse da segurança da sociedade e do Estado.

CAPÍTULO VII DO MATERIAL SIGILOSO

Seção I Das Generalidades

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Art. 52. O titular de órgão ou entidade pública, responsável por projeto ou programa de pesquisa, que julgar conveniente manter sigilo sobre determinado material ou suas partes, em decorrência de aperfeiçoamento, prova, produção ou aquisição, deverá providenciar para que lhe seja atribuído o grau de sigilo adequado.

Parágrafo único. Aplica-se o disposto neste artigo ao titular de órgão ou entidade públicos ou de instituições de caráter público encarregada da fiscalização e do controle de atividades de entidade privada, para fins de produção ou exportação de material de interesse da Defesa Nacional.

Art. 53. Os titulares de órgãos ou entidades públicos encarregados da preparação de planos, pesquisas e trabalhos de aperfeiçoamento ou de novo projeto, prova, produção, aquisição, armazenagem ou emprego de material sigiloso são responsáveis pela expedição das instruções adicionais que se tornarem necessárias à salvaguarda dos assuntos com eles relacionados.

Art. 54. Todos os modelos, protótipos, moldes, máquinas e outros materiais similares considerados sigilosos e que sejam objeto de contrato de qualquer natureza, como empréstimo, cessão, arrendamento ou locação, serão adequadamente marcados para indicar o seu grau de sigilo.

Art. 55. Dados ou informações sigilosos concernentes a programas técnicos ou aperfeiçoamento de material somente serão fornecidos aos que, por suas funções oficiais ou contratuais, a eles devam ter acesso.

Parágrafo único. Os órgãos e entidades públicos controlarão e coordenarão o fornecimento às pessoas físicas e jurídicas interessadas os dados e informações necessários ao desenvolvimento de programas.

Seção II Do Transporte

Art. 56. A definição do meio de transporte a ser utilizado para deslocamento de material sigiloso é responsabilidade do detentor da custódia e deverá considerar o respectivo grau de sigilo.

§ 1º O material sigiloso poderá ser transportado por empresas para tal fim contratadas.

§ 2º As medidas necessárias para a segurança do material transportado serão estabelecidas em entendimentos prévios, por meio de cláusulas contratuais específicas, e serão de responsabilidade da empresa contratada.

Art. 57. Sempre que possível, os materiais sigilosos serão tratados segundo os critérios indicados para a expedição de documentos sigilosos.

Art. 58. A critério da autoridade competente, poderão ser empregados guardas armados, civis ou militares, para o transporte de material sigiloso.

CAPÍTULO VIII DOS CONTRATOS

Art. 59. A celebração de contrato cujo objeto seja sigiloso, ou que sua execução implique a divulgação de desenhos, plantas, materiais, dados ou informações de natureza sigilosa, obedecerá aos seguintes requisitos:

I - o conhecimento da minuta de contrato estará condicionado à assinatura de termo de compromisso de manutenção de sigilo pelos interessados na contratação; e

II - o estabelecimento de cláusulas prevendo a:

a) possibilidade de alteração do contrato para inclusão de cláusula de segurança não estipulada por ocasião da sua assinatura;

b) obrigação de o contratado manter o sigilo relativo ao objeto contratado, bem como à sua execução;

c) obrigação de o contratado adotar as medidas de segurança adequadas, no âmbito das atividades sob seu controle, para a manutenção do sigilo relativo ao objeto contratado;

d) identificação, para fins de concessão de credencial de segurança, das pessoas que, em nome do contratado, terão acesso a material, dados e informações sigilosos; e

e) responsabilidade do contratado pela segurança do objeto subcontratado, no todo ou em parte.

Art. 60. Aos órgãos e entidades públicos, bem como às instituições de caráter público, a que os contratantes estejam vinculados, cabe providenciar para que seus fiscais ou representantes adotem as medidas necessárias para a segurança dos documentos ou materiais sigilosos em poder dos contratados ou subcontratados, ou em curso de fabricação em suas instalações.

CAPÍTULO IX DAS DISPOSIÇÕES FINAIS

Art. 61. O disposto neste Decreto aplica-se a material, área, instalação e sistema de informação cujo sigilo seja imprescindível à segurança da sociedade e do Estado.

Art. 62. Os órgãos e entidades públicos e instituições de caráter público exigirão termo de compromisso de manutenção de sigilo dos seus servidores, funcionários e empregados que direta ou indiretamente tenham acesso a dados ou informações sigilosos.

Parágrafo único. Os agentes de que trata o caput deste artigo comprometem-se a, após o desligamento, não revelar ou divulgar dados ou informações sigilosos dos quais tiverem conhecimento no exercício de cargo, função ou emprego público.

Art. 63. Os agentes responsáveis pela custódia de documentos e materiais e pela segurança de áreas, instalações ou sistemas de informação de natureza sigilosa sujeitam-se às normas referentes ao sigilo profissional, em razão do ofício, e ao seu código de ética específico, sem prejuízo de sanções penais.

Art. 64. Os órgãos e entidades públicos e instituições de caráter público promoverão o treinamento, a capacitação, a reciclagem e o aperfeiçoamento de pessoal que desempenhe atividades inerentes à salvaguarda de documentos, materiais, áreas, instalações e sistemas de informação de natureza sigilosa.

Art. 65. Toda e qualquer pessoa que tome conhecimento de documento sigiloso, nos termos deste Decreto fica, automaticamente, responsável pela preservação do seu sigilo.

Art. 66. Na classificação dos documentos será utilizado, sempre que possível, o critério menos restritivo possível.

Art. 67. A critério dos órgãos e entidades do Poder Executivo Federal serão expedidas instruções complementares, que detalharão os procedimentos necessários à plena execução deste Decreto.

Art. 68. Este Decreto entra em vigor após quarenta e cinco dias da data de sua publicação.

Art. 69. Ficam revogados os Decretos nºs 2.134, de 24 de janeiro de 1997, 2.910, de 29 de dezembro de 1998, e 4.497, de 4 de dezembro de 2002.

Brasília, 27 de dezembro de 2002; 181º da Independência e 114º da República.

LEI No 8.159, DE 8 DE JANEIRO DE 1991.

Dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados e dá outras providências.

O PRESIDENTE DA REPÚBLICA, faço saber que o Congresso Nacional decreta e eu sanciono a seguinte lei:

CAPÍTULO I Disposições Gerais

Art. 1º É dever do Poder Público a gestão documental e a de proteção especial a documentos de arquivos, como instrumento de apoio à administração, à cultura, ao desenvolvimento científico e como elementos de prova e informação.

Art. 2º Consideram-se arquivos, para os fins desta lei, os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos.

Art. 3º Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas à sua produção, tramitação, uso,

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avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.

Art. 4º Todos têm direito a receber dos órgãos públicos informações de seu interesse particular ou de interesse coletivo ou geral, contidas em documentos de arquivos, que serão prestadas no prazo da lei, sob pena de responsabilidade, ressalvadas aquelas cujos sigilo seja imprescindível à segurança da sociedade e do Estado, bem como à inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da imagem das pessoas.

Art. 5º A Administração Pública franqueará a consulta aos documentos públicos na forma desta lei.

Art. 6º Fica resguardado o direito de indenização pelo dano material ou moral decorrente da violação do sigilo, sem prejuízo das ações penal, civil e administrativa.

CAPÍTULO II Dos Arquivos Públicos

Art. 7º Os arquivos públicos são os conjuntos de documentos produzidos e recebidos, no exercício de suas atividades, por órgãos públicos de âmbito federal, estadual, do Distrito Federal e municipal em decorrência de suas funções administrativas, legislativas e judiciárias.

§ 1º São também públicos os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por instituições de caráter público, por entidades privadas encarregadas da gestão de serviços públicos no exercício de suas atividades.

§ 2º A cessação de atividades de instituições públicas e de caráter público implica o recolhimento de sua documentação à instituição arquivística pública ou a sua transferência à instituição sucessora.

Art. 8º Os documentos públicos são identificados como correntes, intermediários e permanentes.

§ 1º Consideram-se documentos correntes aqueles em curso ou que, mesmo sem movimentação, constituam de consultas frequentes.

§ 2º Consideram-se documentos intermediários aqueles que, não sendo de uso corrente nos órgãos produtores, por razões de interesse administrativo, aguardam a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.

§ 3º Consideram-se permanentes os conjuntos de documentos de valor histórico, probatório e informativo que devem ser definitivamente preservados.

Art. 9º A eliminação de documentos produzidos por instituições públicas e de caráter público será realizada mediante autorização da instituição arquivística pública, na sua específica esfera de competência.

Art. 10º Os documentos de valor permanente são inalienáveis e imprescritíveis.

CAPÍTULO III Dos Arquivos Privados

Art. 11. Consideram-se arquivos privados os conjuntos de documentos produzidos ou recebidos por pessoas físicas ou jurídicas, em decorrência de suas atividades.

Art. 12. Os arquivos privados podem ser identificados pelo Poder Público como de interesse público e social, desde que sejam considerados como conjuntos de fontes relevantes para a história e desenvolvimento científico nacional.

Art. 13. Os arquivos privados identificados como de interesse público e social não poderão ser alienados com dispersão ou perda da unidade documental, nem transferidos para o exterior.

Parágrafo único. Na alienação desses arquivos o Poder Público exercerá preferência na aquisição.

Art. 14. O acesso aos documentos de arquivos privados identificados como de interesse público e social poderá ser franqueado mediante autorização de seu proprietário ou possuidor.

Art. 15. Os arquivos privados identificados como de interesse público e social poderão ser depositados a título revogável, ou doados a instituições arquivísticas públicas.

Art. 16. Os registros civis de arquivos de entidades religiosas produzidos anteriormente à vigência do Código Civil ficam identificados como de interesse público e social.

CAPÍTULO IV Da Organização e Administração de Instituições Arquivísticas Públicas

Art. 17. A administração da documentação pública ou de caráter público compete às instituições arquivísticas federais, estaduais, do Distrito Federal e municipais.

§ 1º São Arquivos Federais o Arquivo Nacional do Poder Executivo, e os arquivos do Poder Legislativo e do Poder Judiciário. São considerados, também, do Poder Executivo os arquivos do Ministério da Marinha, do Ministério das Relações Exteriores, do Ministério do Exército e do Ministério da Aeronáutica.

§ 2º São Arquivos Estaduais o arquivo do Poder Executivo, o arquivo do Poder Legislativo e o arquivo do Poder Judiciário.

§ 3º São Arquivos do Distrito Federal o arquivo do Poder Executivo, o Arquivo do Poder Legislativo e o arquivo do Poder Judiciário.

§ 4º São Arquivos Municipais o arquivo do Poder Executivo e o arquivo do Poder Legislativo.

§ 5º Os arquivos públicos dos Territórios são organizados de acordo com sua estrutura político-jurídica.

Art. 18. Compete ao Arquivo Nacional a gestão e o recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelo Poder Executivo Federal, bem como preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda, e acompanhar e implementar a política nacional de arquivos.

Parágrafo único. Para o pleno exercício de suas funções, o Arquivo Nacional poderá criar unidades regionais.

Art. 19. Competem aos arquivos do Poder Legislativo Federal a gestão e o recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelo Poder Legislativo Federal no exercício das suas funções, bem como preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda.

Art. 20. Competem aos arquivos do Poder Judiciário Federal a gestão e o recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelo Poder Judiciário Federal no exercício de suas funções, tramitados em juízo e oriundos de cartórios e secretarias, bem como preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda.

Art. 21. Legislação estadual, do Distrito Federal e municipal definirá os critérios de organização e vinculação dos arquivos estaduais e municipais, bem como a gestão e o acesso aos documentos, observado o disposto na Constituição Federal e nesta lei.

CAPÍTULO V Do Acesso e do Sigilo dos Documentos Públicos

Art. 22. É assegurado o direito de acesso pleno aos documentos públicos.

Art. 23. Decreto fixará as categorias de sigilo que deverão ser obedecidas pelos órgãos públicos na classificação dos documentos por eles produzidos.

§ 1º Os documentos cuja divulgação ponha em risco a segurança da sociedade e do Estado, bem como aqueles necessários ao resguardo da inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da imagem das pessoas são originariamente sigilosos.

§ 2º O acesso aos documentos sigilosos referentes à segurança da sociedade e do Estado será restrito por um prazo máximo de 30 (trinta) anos, a contar da data de sua produção, podendo esse prazo ser prorrogado, por uma única vez, por igual período.

§ 3º O acesso aos documentos sigilosos referente à honra e à imagem das pessoas será restrito por um prazo máximo de 100 (cem) anos, a contar da sua data de produção.

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Art. 24. Poderá o Poder Judiciário, em qualquer instância, determinar a exibição reservada de qualquer documento sigiloso, sempre que indispensável à defesa de direito próprio ou esclarecimento de situação pessoal da parte.

Parágrafo único. Nenhuma norma de organização administrativa será interpretada de modo a, por qualquer forma, restringir o disposto neste artigo.

Disposições Finais

Art. 25. Ficará sujeito à responsabilidade penal, civil e administrativa, na forma da legislação em vigor, aquele que desfigurar ou destruir documentos de valor permanente ou considerado como de interesse público e social.

Art. 26. Fica criado o Conselho Nacional de Arquivos (Conarq), órgão vinculado ao Arquivo Nacional, que definirá a política nacional de arquivos, como órgão central de um Sistema Nacional de Arquivos (Sinar).

§ 1º O Conselho Nacional de Arquivos será presidido pelo Diretor-Geral do Arquivo Nacional e integrado por representantes de instituições arquivísticas e acadêmicas, públicas e privadas.

§ 2º A estrutura e funcionamento do conselho criado neste artigo serão estabelecidos em regulamento.

Art. 27. Esta lei entra em vigor na data de sua publicação.

Art. 28. Revogam-se as disposições em contrário.

Brasília, 8 de janeiro de 1991; 170º da Independência e 103º da República.

DECRETO Nº 4.073, DE 3 DE JANEIRO DE 2002.

Regulamenta a Lei no 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados.

O PRESIDENTE DA REPÚBLICA, no uso da atribuição que lhe confere o art. 84, inciso IV, da Constituição, e tendo em vista o disposto na Lei no 8.159, de 8 de janeiro de 1991,

DECRETA:

Capítulo I DO CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS

Art. 1o O Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ, órgão colegiado, vinculado ao Arquivo Nacional, criado pelo art. 26 da Lei no 8.159, de 8 de janeiro de 1991, tem por finalidade definir a política nacional de arquivos públicos e privados, bem como exercer orientação normativa visando à gestão documental e à proteção especial aos documentos de arquivo.

Art. 2o Compete ao CONARQ:

I - estabelecer diretrizes para o funcionamento do Sistema Nacional de Arquivos - SINAR, visando à gestão, à preservação e ao acesso aos documentos de arquivos;

II - promover o inter-relacionamento de arquivos públicos e privados com vistas ao intercâmbio e à integração sistêmica das atividades arquivísticas;

III - propor ao Chefe da Casa Civil da Presidência da República normas legais necessárias ao aperfeiçoamento e à implementação da política nacional de arquivos públicos e privados;

IV - zelar pelo cumprimento dos dispositivos constitucionais e legais que norteiam o funcionamento e o acesso aos arquivos públicos;

V - estimular programas de gestão e de preservação de documentos públicos de âmbito federal, estadual, do Distrito Federal e municipal, produzidos ou recebidos em decorrência das funções executiva, legislativa e judiciária;

VI - subsidiar a elaboração de planos nacionais de desenvolvimento, sugerindo metas e prioridades da política nacional de arquivos públicos e privados;

VII - estimular a implantação de sistemas de arquivos nos Poderes Executivo, Legislativo e Judiciário da União, dos Estados, do Distrito Federal e nos Poderes Executivo e Legislativo dos Municípios;

VIII - estimular a integração e modernização dos arquivos públicos e privados;

IX - identificar os arquivos privados de interesse público e social, nos termos do art. 12 da Lei no 8.159, de 1991;

X - propor ao Presidente da República, por intermédio do Chefe da Casa Civil da Presidência da República, a declaração de interesse público e social de arquivos privados;

XI - estimular a capacitação técnica dos recursos humanos que desenvolvam atividades de arquivo nas instituições integrantes do SINAR;

XII - recomendar providências para a apuração e a reparação de atos lesivos à política nacional de arquivos públicos e privados;

XIII - promover a elaboração do cadastro nacional de arquivos públicos e privados, bem como desenvolver atividades censitárias referentes a arquivos;

XIV - manter intercâmbio com outros conselhos e instituições, cujas finalidades sejam relacionadas ou complementares às suas, para prover e receber elementos de informação e juízo, conjugar esforços e encadear ações;

XV - articular-se com outros órgãos do Poder Público formuladores de políticas nacionais nas áreas de educação, cultura, ciência, tecnologia, informação e informática.

Art. 3o São membros conselheiros do CONARQ:

I - o Diretor-Geral do Arquivo Nacional, que o presidirá;

II - dois representantes do Poder Executivo Federal;

III - dois representantes do Poder Judiciário Federal;

IV - dois representantes do Poder Legislativo Federal;

V - um representante do Arquivo Nacional;

VI - dois representantes dos Arquivos Públicos Estaduais e do Distrito Federal;

VII - dois representantes dos Arquivos Públicos Municipais;

VIII - um representante das instituições mantenedoras de curso superior de arquivologia;

IX - um representante de associações de arquivistas;

X - três representantes de instituições que congreguem profissionais que atuem nas áreas de ensino, pesquisa, preservação ou acesso a fontes documentais.

§ 1o Cada Conselheiro terá um suplente.

§ 2o Os membros referidos nos incisos III e IV e respectivos suplentes serão designados pelo Presidente do Supremo Tribunal Federal e pelos Presidentes da Câmara dos Deputados e do Senado Federal, respectivamente.

§ 3o Os conselheiros e suplentes referidos nos inciso II e V a X serão designados pelo Presidente da República, a partir de listas apresentadas pelo Chefe da Casa Civil da Presidência da República, mediante indicações dos dirigentes dos órgãos e entidades representados.

§ 4o O mandato dos Conselheiros será de dois anos, permitida uma recondução.

§ 5o O Presidente do CONARQ, em suas faltas e impedimentos, será substituído por seu substituto legal no Arquivo Nacional.

Art. 4o Caberá ao Arquivo Nacional dar o apoio técnico e administrativo ao CONARQ.

Art. 5o O Plenário, órgão superior de deliberação do CONARQ, reunir-se-á, em caráter ordinário, no mínimo, uma vez a cada quatro meses e, extraordinariamente, mediante convocação de seu Presidente ou a requerimento de dois terços de seus membros.

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§ 1o O CONARQ funcionará na sede do Arquivo Nacional.

§ 2o As reuniões do CONARQ poderão ser convocadas para local fora da sede do Arquivo Nacional, por deliberação do Plenário ou ad referendum deste, sempre que razão superior indicar a conveniência de adoção dessa medida.

Art. 6o O CONARQ somente se reunirá para deliberação com o quorum mínimo de dez conselheiros.

Art. 7o O CONARQ poderá constituir câmaras técnicas e comissões especiais, com a finalidade de elaborar estudos, normas e outros instrumentos necessários à implementação da política nacional de arquivos públicos e privados e ao funcionamento do SINAR, bem como câmaras setoriais, visando a identificar, discutir e propor soluções para questões temáticas que repercutirem na estrutura e organização de segmentos específicos de arquivos, interagindo com as câmaras técnicas.

Parágrafo único. Os integrantes das câmaras e comissões serão designados pelo Presidente do CONARQ, ad referendum do Plenário.

Art. 8o É considerado de natureza relevante, não ensejando qualquer remuneração, o exercício das atividades de Conselheiro do CONARQ e de integrante das câmaras e comissões.

Art. 9o A aprovação do regimento interno do CONARQ, mediante proposta deste, é da competência do Chefe da Casa Civil da Presidência da República.

Capítulo II DO SISTEMA NACIONAL DE ARQUIVOS

Art. 10. O SINAR tem por finalidade implementar a política nacional de arquivos públicos e privados, visando à gestão, à preservação e ao acesso aos documentos de arquivo.

Art. 11. O SINAR tem como órgão central o CONARQ.

Art. 12. Integram o SINAR:

I - o Arquivo Nacional;

II - os arquivos do Poder Executivo Federal;

III - os arquivos do Poder Legislativo Federal;

IV - os arquivos do Poder Judiciário Federal;

V - os arquivos estaduais dos Poderes Executivo, Legislativo e Judiciário;

VI - os arquivos do Distrito Federal dos Poderes Executivo, Legislativo e Judiciário;

VII - os arquivos municipais dos Poderes Executivo e Legislativo.

§ 1o Os arquivos referidos nos incisos II a VII, quando organizados sistemicamente, passam a integrar o SINAR por intermédio de seus órgãos centrais.

§ 2o As pessoas físicas e jurídicas de direito privado, detentoras de arquivos, podem integrar o SINAR mediante acordo ou ajuste com o órgão central.

Art. 13. Compete aos integrantes do SINAR:

I - promover a gestão, a preservação e o acesso às informações e aos documentos na sua esfera de competência, em conformidade com as diretrizes e normas emanadas do órgão central;

II - disseminar, em sua área de atuação, as diretrizes e normas estabelecidas pelo órgão central, zelando pelo seu cumprimento;

III - implementar a racionalização das atividades arquivísticas, de forma a garantir a integridade do ciclo documental;

IV - garantir a guarda e o acesso aos documentos de valor permanente;

V - apresentar sugestões ao CONARQ para o aprimoramento do SINAR;

VI - prestar informações sobre suas atividades ao CONARQ;

VII - apresentar subsídios ao CONARQ para a elaboração de dispositivos legais necessários ao aperfeiçoamento e à implementação da política nacional de arquivos públicos e privados;

VIII - promover a integração e a modernização dos arquivos em sua esfera de atuação;

IX - propor ao CONARQ os arquivos privados que possam ser considerados de interesse público e social;

X - comunicar ao CONARQ, para as devidas providências, atos lesivos ao patrimônio arquivístico nacional;

XI - colaborar na elaboração de cadastro nacional de arquivos públicos e privados, bem como no desenvolvimento de atividades censitárias referentes a arquivos;

XII - possibilitar a participação de especialistas nas câmaras técnicas, câmaras setoriais e comissões especiais constituídas pelo CONARQ;

XIII - proporcionar aperfeiçoamento e reciclagem aos técnicos da área de arquivo, garantindo constante atualização.

Art. 14. Os integrantes do SINAR seguirão as diretrizes e normas emanadas do CONARQ, sem prejuízo de sua subordinação e vinculação administrativa.

Capítulo III DOS DOCUMENTOS PÚBLICOS

Art. 15. São arquivos públicos os conjuntos de documentos:

I - produzidos e recebidos por órgãos e entidades públicas federais, estaduais, do Distrito Federal e municipais, em decorrência de suas funções administrativas, legislativas e judiciárias;

II - produzidos e recebidos por agentes do Poder Público, no exercício de seu cargo ou função ou deles decorrente;

III - produzidos e recebidos pelas empresas públicas e pelas sociedades de economia mista;

IV - produzidos e recebidos pelas Organizações Sociais, definidas como tal pela Lei no 9.637, de 15 de maio de 1998, e pelo Serviço Social Autônomo Associação das Pioneiras Sociais, instituído pela Lei no 8.246, de 22 de outubro de 1991.

Parágrafo único. A sujeição dos entes referidos no inciso IV às normas arquivísticas do CONARQ constará dos Contratos de Gestão com o Poder Público.

Art. 16. Às pessoas físicas e jurídicas mencionadas no art. 15 compete a responsabilidade pela preservação adequada dos documentos produzidos e recebidos no exercício de atividades públicas.

Art. 17. Os documentos públicos de valor permanente, que integram o acervo arquivístico das empresas em processo de desestatização, parcial ou total, serão recolhidos a instituições arquivísticas públicas, na sua esfera de competência.

§ 1o O recolhimento de que trata este artigo constituirá cláusula específica de edital nos processos de desestatização.

§ 2o Para efeito do disposto neste artigo, as empresas, antes de concluído o processo de desestatização, providenciarão, em conformidade com as normas arquivísticas emanadas do CONARQ, a identificação, classificação e avaliação do acervo arquivístico.

§ 3o Os documentos de valor permanente poderão ficar sob a guarda das empresas mencionadas no § 2o, enquanto necessários ao desempenho de suas atividades, conforme disposto em instrução expedida pelo CONARQ.

§ 4o Os documentos de que trata o caput são inalienáveis e não são sujeitos a usucapião, nos termos do art. 10 da Lei no 8.159, de 1991.

§ 5o A utilização e o recolhimento dos documentos públicos de valor permanente que integram o acervo arquivístico das empresas públicas e das sociedades de economia mista já desestatizadas obedecerão às instruções do CONARQ sobre a matéria.

Capítulo IV

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DA GESTÃO DE DOCUMENTOS DA ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA FEDERAL

Seção I Das Comissões Permanentes de Avaliação de Documentos

Art. 18. Em cada órgão e entidade da Administração Pública Federal será constituída comissão permanente de avaliação de documentos, que terá a responsabilidade de orientar e realizar o processo de análise, avaliação e seleção da documentação produzida e acumulada no seu âmbito de atuação, tendo em vista a identificação dos documentos para guarda permanente e a eliminação dos destituídos de valor.

§ 1o Os documentos relativos às atividades-meio serão analisados, avaliados e selecionados pelas Comissões Permanentes de Avaliação de Documentos dos órgãos e das entidades geradores dos arquivos, obedecendo aos prazos estabelecidos em tabela de temporalidade e destinação expedida pelo CONARQ.

§ 2o Os documentos relativos às atividades-meio não constantes da tabela referida no § 1o serão submetidos às Comissões Permanentes de Avaliação de Documentos dos órgãos e das entidades geradores dos arquivos, que estabelecerão os prazos de guarda e destinação daí decorrentes, a serem aprovados pelo Arquivo Nacional.

§ 3o Os documentos relativos às atividades-fim serão avaliados e selecionados pelos órgãos ou entidades geradores dos arquivos, em conformidade com as tabelas de temporalidade e destinação, elaboradas pelas Comissões mencionadas no caput, aprovadas pelo Arquivo Nacional.

Seção II Da Entrada de Documentos Arquivísticos Públicos no Arquivo Nacional

Art. 19. Os documentos arquivísticos públicos de âmbito federal, ao serem transferidos ou recolhidos ao Arquivo Nacional, deverão estar avaliados, organizados, higienizados e acondicionados, bem como acompanhados de instrumento descritivo que permita sua identificação e controle.

Parágrafo único. As atividades técnicas referidas no caput, que precedem à transferência ou ao recolhimento de documentos, serão implementadas e custeadas pelos órgãos e entidades geradores dos arquivos.

Art. 20. O Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão deverá, tão logo sejam nomeados os inventariantes, liquidantes ou administradores de acervos para os órgãos e entidades extintos, solicitar à Casa Civil da Presidência da República a assistência técnica do Arquivo Nacional para a orientação necessária à preservação e à destinação do patrimônio documental acumulado, nos termos do § 2o do art. 7o da Lei no 8.159, de 1991.

Art. 21. A Casa Civil da Presidência da República, mediante proposta do Arquivo Nacional, baixará instrução detalhando os procedimentos a serem observados pelos órgãos e entidades da Administração Pública Federal, para a plena consecução das medidas constantes desta Seção.

Capítulo V DA DECLARAÇÃO DE INTERESSE PÚBLICO E SOCIAL DE ARQUIVOS

PRIVADOS

Art. 22. Os arquivos privados de pessoas físicas ou jurídicas que contenham documentos relevantes para a história, a cultura e o desenvolvimento nacional podem ser declarados de interesse público e social por decreto do Presidente da República.

§ 1o A declaração de interesse público e social de que trata este artigo não implica a transferência do respectivo acervo para guarda em instituição arquivística pública, nem exclui a responsabilidade por parte de seus detentores pela guarda e a preservação do acervo.

§ 2o São automaticamente considerados documentos privados de interesse público e social:

I - os arquivos e documentos privados tombados pelo Poder Público;

II - os arquivos presidenciais, de acordo com o art. 3o da Lei no 8.394, de 30 de dezembro de 1991;

III - os registros civis de arquivos de entidades religiosas produzidos anteriormente à vigência da Lei no 3.071, de 1o de janeiro de 1916, de acordo com o art. 16 da Lei no 8.159, de 1991.

Art. 23. O CONARQ, por iniciativa própria ou mediante provocação, encaminhará solicitação, acompanhada de parecer, ao Chefe da Casa Civil da Presidência da República, com vistas à declaração de interesse público e social de arquivos privados pelo Presidente da República.

§ 1o O parecer será instruído com avaliação técnica procedida por comissão especialmente constituída pelo CONARQ.

§ 2o A avaliação referida no § 1o será homologada pelo Presidente do CONARQ.

§ 3o Da decisão homologatória caberá recurso das partes afetadas ao Chefe da Casa Civil da Presidência da República, na forma prevista na Lei no 9.784, de 29 de janeiro de 1999.

Art. 24. O proprietário ou detentor de arquivo privado declarado de interesse público e social deverá comunicar previamente ao CONARQ a transferência do local de guarda do arquivo ou de quaisquer de seus documentos, dentro do território nacional.

Art. 25. A alienação de arquivos privados declarados de interesse público e social deve ser precedida de notificação à União, titular do direito de preferência, para que manifeste, no prazo máximo de sessenta dias, interesse na aquisição, na forma do parágrafo único do art. 13 da Lei no 8.159, de 1991.

Art. 26. Os proprietários ou detentores de arquivos privados declarados de interesse público e social devem manter preservados os acervos sob sua custódia, ficando sujeito à responsabilidade penal, civil e administrativa, na forma da legislação em vigor, aquele que desfigurar ou destruir documentos de valor permanente.

Art. 27. Os proprietários ou detentores de arquivos privados declarados de interesse público e social poderão firmar acordos ou ajustes com o CONARQ ou com outras instituições, objetivando o apoio para o desenvolvimento de atividades relacionadas à organização, preservação e divulgação do acervo.

Art. 28. A perda acidental, total ou parcial, de arquivos privados declarados de interesse público e social ou de quaisquer de seus documentos deverá ser comunicada ao CONARQ, por seus proprietários ou detentores.

Capítulo VI DISPOSIÇÕES FINAIS E TRANSITÓRIAS

Art. 29. Este Decreto aplica-se também aos documentos eletrônicos, nos termos da lei.

Art. 30. O Chefe da Casa Civil da Presidência da República baixará instruções complementares à execução deste Decreto.

Art. 31. Fica delegada competência ao Chefe da Casa Civil da Presidência da República, permitida a subdelegação, para designar os membros do CONARQ de que trata o § 3o do art. 3o.

Art. 32. Este Decreto entra em vigor na data de sua publicação.

Art. 33. Ficam revogados os Decretos nos 1.173, de 29 de junho de 1994, 1.461, de 25 de abril de 1995, 2.182, de 20 de março de 1997, e 2.942, de 18 de janeiro de 1999.

Brasília, 3 de janeiro de 2002; 181o da Independência e 114o da República.

ARQUIVOLOGIA

Considerada disciplina, técnica e arte, a arquivologia é uma ciência auxiliar da história. Fonte de consulta para todos os fins, um arquivo organizado constitui valioso patrimônio e pode documentar o passado de uma nação.

Arquivologia é o conjunto de conhecimentos sobre a organização de arquivos, tanto no que se refere ao recolhimento e conservação de documentos, títulos e textos de valor permanente e elaboração dos respectivos instrumentos de pesquisa, como no que toca à eliminação de peças de valor transitório e controle dos arquivos em formação. Inclui

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também as tarefas dos arquivistas. O termo arquivística pode, de modo geral, ser empregado como sinônimo de arquivologia.

Os arquivos de determinada origem constituem um todo orgânico denominado fundo, grupo, núcleo ou corpo de arquivos, no qual se incluem documentos escritos e iconográficos, como os audiovisuais, discos, fitas magnéticas e filmes. Começam também a ser objeto da arquivologia os arquivos eletrônicos. Os arquivos econômicos, de empresas comerciais, bancárias, industriais, desde que se revistam de importância histórica, como ocorre, em alguns casos, com papéis de famílias e pessoas ilustres, interessam à arquivística.

A preocupação dos governos e autoridades em conservar determinados documentos em lugares seguros por motivos de ordem administrativa, jurídica ou militar, remonta à antiguidade, sobretudo no que diz respeito a títulos de propriedade. Os eruditos do Renascimento foram os primeiros a ocupar-se dos arquivos como fonte da história, dando início aos estudos de diplomática, que levariam à moderna crítica histórica. A partir da revolução francesa, os arquivos tornaram-se bem público, proclamando-se o direito do povo de acesso aos documentos, cuja preservação foi oficialmente reconhecida como de responsabilidade do Estado.

Uma arquivística essencialmente voltada para os diplomas medievais surgiu no século XIX, principalmente após a criação da École des Chartes (Escola das Cartas), que passaria a formar arquivistas paleógrafos altamente qualificados. Em meados do mesmo século lançaram-se as bases da arquivística moderna, com os princípios do respect des fonds (todos os documentos originais de uma autoridade administrativa, corporação ou família devem ser mantidos em grupos, separados segundo a natureza das instituições que os criaram); da proveniência (os documentos públicos devem ser agrupados de acordo com as unidades administrativas que os originaram); do respeito à ordem original (o arranjo dado aos documentos pelos órgãos criadores deve ser mantido nos arquivos gerais ou de custódia permanente); e da centralização (unidade e indivisibilidade dos arquivos públicos nacionais).

Uma série de fatos novos, diretamente relacionados com os progressos da civilização, marcam a arquivologia na segunda metade do século XX. São eles, entre outros: adoção de arquitetura moderna e funcional nos prédios de arquivos; uso de microfilmagem de substituição; programas de história oral; restauração de documentos pelo emprego de máquinas e material sintético; intervenção dos arquivistas na gestão de papéis administrativos e nos arquivos econômicos, pessoais e familiares; aparecimento de depósitos intermediários de arquivos ou centros de pré-arquivamento; tentativas de aplicar as conquistas da eletrônica ao trabalho arquivístico.

O grande problema da arquivologia contemporânea é o volume de papéis criados e acumulados pelas administrações e a necessária eliminação de documentos depois de avaliados. O arquivista desenvolve padrões de avaliação, elabora planos de descarte, prepara tabelas e listas de material repetitivo de descarte automático. As listas e tabelas de descarte especificam o período de retenção de documentos comuns à maioria dos serviços existentes, e tabelas especiais cogitam de cada administração em particular. O arquivista pode recorrer a especialistas para decidir quanto à destinação dos documentos.

O primeiro tratado moderno de arquivística, de autoria dos holandeses Samuel Muller, Johan Adriaan Feith e Robert Fruin, data de 1898 e intitula-se, em edição brasileira, Manual de arranjo e descrição de arquivos (1960).©Encyclopaedia Britannica do Brasil Publicações Ltda.

CONCEITO

Arquivos são conjuntos organizados de documentos, produzidos ou recebidos e preservados por instituições públicas ou privadas, ou mesmo pessoas físicas, na constância e em decorrência de seus negócios, de suas atividades específicas e no cumprimento de seus objetivos, qualquer que seja a informação ou a natureza do documento.

Os arquivos, portanto, podem ser públicos ou privados.

1. Arquivos públicos: são conjuntos de documentos produzidos ou recebidos por órgãos governamentais, em nível federal, estadual ou municipal, em decorrência de suas atividades administrativas, judiciárias ou legislativas. Existem três espécies de arquivos públicos: correntes, temporários e permanentes:

• Correntes: conjuntos de documentos atuais, em curso, que são objeto de consultas e pesquisas frequentes.

• Temporários: conjunto de documentos oriundos de arquivos correntes que aguardam remoção para depósitos temporários.

• Permanentes: são conjuntos de documentos de valor histórico, científico ou cultural que devem ser preservados indefinidamente.

2. Arquivos privados: são conjuntos de documentos produzidos ou recebidos por instituições não públicas, ou por pessoas físicas, devido a suas atividades específicas.

Assim, o arquivo de uma empresa, por exemplo, reflete sua atividade, seu porte e seus objetivos. Documentos de natureza diversa, colecionados com outros objetivos, não devem misturar-se com o arquivo principal, já que o tratamento que a eles se deve dar é diferente. Uma empresa. imobiliária de porte médio forçosamente terá um arquivo composto de documentos relativos à atividade que desenvolve. Haverá contratos de locação, de imóveis residenciais e comerciais; opções de venda de casas, apartamentos, terrenos; cartas pedindo informações; contratos de compra e venda; certidões; traslados; anúncios em jornais; relatórios e vistorias e outros documentos ligados ao setor. Um catálogo de livros de uma editora, por exemplo, foge ao objetivo dessa empresa e, naturalmente, não deve fazer parte do arquivo principal. Tratando-se, porém, de uma empresa ligada à área educacional, a abordagem seria outra, pois catálogo de livros é fundamental a sua própria sobrevivência, enquanto certidões, traslados, opções de compra de terrenos e outros documentos próprios do ramo imobiliário seriam afastados do arquivo principal.

IMPORTÂNCIA

A importância dos arquivos é tão evidente que a própria Constituição Federal, em seus artigos 215 e 216, determina:

“Art. 215. O Estado garantirá a todos o pleno exercício dos direitos culturais e acesso às fontes da cultura nacional, e apoiará e incentivará a valorização e a difusão das manifestações culturais.

§ 1° O Estado protegerá as manifestações das culturas populares, indígenas e afro-brasileiras, e das de outros grupos participantes do processo civilizatório nacional.

§ 2° A lei disporá sobre a fixação de datas comemorativas de alta significação para os diferentes segmentos étnicos nacionais.

Art. 216. Constituem patrimônio cultural brasileiro os bens de natureza material e imaterial, tomados individualmente ou em conjunto, portadores de referência à identidade, à ação, à memória dos diferentes grupos formadores da sociedade brasileira, nos quais se incluem:

I — as formas de expressão;

II — os modos de criar, fazer e viver;

III — as criações científicas, artísticas e tecnológicas;

IV — as obras, objetos, documentos, edificações e demais espaços destinados às manifestações artístico-culturais;

V — os conjuntos urbanos e sítios de valor histórico, paisagístico, artístico, arqueológico, paleontológico, ecológico e científico.

§ 1° O Poder Público, com a colaboração da comunidade, promoverá e protegerá o patrimônio cultural brasileiro, por meio de inventários, registros, vigilância, tombamento e desapropriação, e de outras formas de acautelamento e preservação.

§ 2° Cabem à administração pública, na forma da lei, a gestão da documentação governamental e as providências para franquear sua consulta a quantos dela necessitem.

§ 3° A lei estabelecerá incentivos para a produção e o conhecimento de bens e valores culturais.

§ 4° Os danos e ameaças ao patrimônio cultural serão punidos, na forma da lei.

§ 5° Ficam tombados todos os documentos e os sítios detentores de reminiscências históricas dos antigos quilombos.”

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No Brasil, o Arquivo Nacional, previsto na Constituição de 1824, foi criado em 1836.

No passado, a preservação do patrimônio documental era encarada principalmente por seu valor histórico. Após a Segunda Guerra Mundial, começaram a aparecer as primeiras preocupações com uma nova concepção arquivística, em que o documento perdia seu exclusivo enfoque histórico. Surgiam outros aspectos relevantes, como a racionalização da informação, a eficiência administrativa e a finalidade prática na tomada de decisões.

A difusão da informação de conteúdo técnico e científico, a nova mentalidade que se introduz na administração pública, a necessidade de pesquisa constante e sistemática, objetivando particularmente a correta tomada de decisão pela empresa privada, favoreceram o surgimento de um novo enfoque do arquivo, distante daquele critério eminentemente histórico. Como consequência, o conceito de arquivo ampliou-se de tal forma que sua importância ultrapassou os limites que até há bem pouco tempo existiam. Atualmente, já não se conseguem restringir e delimitar o campo de atuação e a utilidade do arquivo. Sua importância e seu potencial de crescimento são ilimitados.

ORGANIZAÇÃO

O arquivo precisa ser organizado de forma que proporcione condições de segurança, precisão, simplicidade, flexibilidade e acesso:

•Segurança: o arquivo deve apresentar condições mínimas de segurança, incluindo-se medidas de prevenção contra incêndio, extravio, roubo e deterioração. Dependendo da natureza do arquivo, é importante cuidar do sigilo, impedindo ou dificultando o livre acesso a documentos confidenciais.

•Precisão: o arquivo deve oferecer garantia de precisão na consulta a documentos e assegurar a localização de qualquer documento arquivado, ou de qualquer documento que tenha sido dele retirado.

•Simplicidade: o arquivo precisa ser simples e de fácil compreensão. As possibilidades de erros são reduzidas em arquivos simples e funcionais. O número e a variedade de documentos não exigem necessariamente um arquivo complexo e de difícil entendimento.

•Flexibilidade: o arquivo deve acompanhar o desenvolvimento ou crescimento da empresa, ou órgão público, ajustando-se ao aumento do volume e à complexidade dos documentos a serem arquivados. As normas de classificação não devem ser muito rígidas, pois apenas dificultam a atividade de arquivamento.

•Acesso: o arquivo deve oferecer condições de consulta imediata, proporcionando pronta localização dos documentos.

A procura de documentos de todos os tipos aumentou muito nos últimos anos, graças principalmente à necessidade cada vez maior de informações. O arquivo não se reduz apenas a guardar documentos; significa também uma fonte inesgotável de informações, que pretende atender a todos e a todas as questões.

ARQUIVOS DE PROSSEGUIMENTO

Esses arquivos são muito importantes para a empresa, já que por meio deles se podem acompanhar assuntos pendentes ou que aguardam providências: cartas que esperam respostas; duplicatas a cobrar; faturas a pagar; apólices de seguro que devem ser renovadas; lembretes ou controles para renovação de assinaturas de jornais ou revistas; contratos a serem assinados; enfim, inúmeros assuntos que não devem ser simplesmente arquivados e fatalmente esquecidos. O arquivo de prosseguimento possibilita à secretária constante follow up.

Também conhecido como arquivo de andamento, ou de follow up, precisa ser organizado convenientemente e, para isso, existem métodos tradicionais, como o cronológico e o alfabético, e modernos, como o de jogos de fichas prontas, o de equipamentos compactos, próprios para vários tipos de controle, ou os desenvolvidos pela informática.

1. Método cronológico: em primeiro lugar, prepara-se um jogo de doze guias com os nomes dos meses e depois um jogo de guias numeradas de•1 a 31, representando os dias dos meses. Esse ultimo jogo deve ser

disposto apos a guia do mês em curso. À medida que os dias vão passando, deve-se colocá-los nos mês seguinte. No caso de empresas com muito movimento de contas a receber e/ou a pagar, inclusive com prazos de 30, 60 ou 90 dias, recomenda-se a utilização de três jogos de guias numeradas, de modo que o acompanhamento seja trimestral e não mensal, ou, então, que se guardem os documentos em pastas separadas até o momento oportuno.

O método cronológico permite a utilização de pastas ou cartões. Havendo opção pelo uso de pastas, será necessária uma cópia adicional de todos os documentos que exigem prosseguimento e que serão colocados nas pastas por ordem alfabética dos nomes e, em seguida, arquivados após as guias que correspondem às datas de acompanhamento.

O emprego de cartões ou fichas elimina a necessidade de cópias adicionais dos documentos, porém exige anotações pormenorizadas para que se possa fazer o acompanhamento. Como nas empresas de grande porte o número de cartões ou fichas é imenso, tal fato dificulta sobremaneira o manuseio e, além disso, aumenta a possibilidade de falhas no acompanhamento.

2. Método alfabético: esse método também possibilita o uso de pastas ou cartões. As pastas são colocadas em ordem alfabética. Nas margens superiores das pastas, deverão constar: letra correspondente; números de 1 a 31, representando os dias do mês; e um indicador móvel que se desloca na pasta, servindo para indicar o dia específico.

Os documentos são postos nas pastas em ordem alfabética. Em cada pasta, os documentos são colocados em ordem cronológica e, à medida que os dias vão passando, os documentos são retirados e o indicador móvel vai-se deslocando até o fim, dia 31, retornando ao dia 1° no início de um novo mês.

A possibilidade de uso de cartões ou fichas também existe, embora seja mais trabalhosa, pois exige a anotação de todos os pormenores do documento. Os cartões são colocados nas pastas alfabéticas respectivas, conforme o modelo descrito, e seu funcionamento também será o mesmo.

3. Métodos modernos: surgiram com o próprio desenvolvimento das empresas e da tecnologia, notadamente da informática. Existem, entretanto, métodos que oferecem fichas já preparadas para os diversos controles, como, por exemplo, de pessoal, de estoque, de contabilidade e outros. Alguns trazem equipamentos compactos em que as fichas ficam visíveis e os dados principais são lançados também na margem superior das fichas, à vista do manipulador, facilitando, assim, o manuseio e a consulta.

O computador trouxe consigo possibilidades ilimitadas que podem ser adaptadas a qualquer empresa. As informações necessárias para o correto acompanhamento são fornecidas diariamente pelas impressoras, ou por uma tela de terminal de microcomputador. A grande vantagem da utilização da informática, além da rapidez, é a redução da margem de erro.

REFERÊNCIAS CRUZADAS

A expressão referências cruzadas é largamente usada pelas pessoas que lidam com arquivos, enquanto entre os bibliotecários a palavra mais empregada é remissão.

A principal finalidade das referências cruzadas é a de informar a quem for consultar o arquivo que determinado assunto ou nome está arquivado em tal pasta. As referências cruzadas podem vir em pequenas fichas, principalmente quando colocadas em índices. Quando, porém, guardadas nos próprios arquivos, devem estar escritas em folhas de papel e inseridas nas respectivas pastas. Por exemplo, um fornecedor do Mappin provavelmente terá uma pasta com esse nome no arquivo, apesar de a razão social dessa loja de departamento ser “Casa Anglo Brasileira S:A.”. Recomenda-se, nesse caso, que se escreva numa ficha ou folha de papel:

É muito comum encontrar anotações como “Veja também”, indicando que o assunto ou nome possui outras ligações importantes. Suponha-se uma empresa que se dedica principalmente ao comércio exterior. E provável que ela arquive os conhecimentos aéreos relativos à carga transportada numa pasta de ‘Carga Aérea”. Entretanto, essas exportações são efetuadas por uma companhia aérea, por exemplo, a VARIG. Nesse caso, recomenda-se que se abra uma pasta em nome de VARIG, em que poderão ser colocados, por exemplo, os horários dos vôos, inclusive dos vôos cargueiros, as cidades que ela serve, as conexões possíveis, as

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tarifas de carga aérea e outras informações pertinentes, e ainda uma observação: Veja também Carga Aérea.

Igualmente no caso de siglas, deve-se fazer uma referência cruzada. Assim, pode-se abrir uma pasta para Cacex e fazer uma referência para Carteira de Comércio Exterior, ou vice-versa. O importante é que a pasta fique com a forma mais conhecida e mais fácil. Por exemplo, talvez seja preferível abrir uma pasta para “Instituto Nacional do Livro” e uma referência cruzada para “INL”, para não se fazer confusão com IML (Instituto Médico Legal).

De um lado, a referência cruzada é muito importante, pois ajuda e agiliza o funcionamento do arquivo, porém, de outro, deve-se tomar cuidado e evitar o excesso de referências que acarretam volume muito grande de papéis, congestionando, consequentemente, o arquivo.

TRANSFERÊNCIA

Há documentos que estão sujeitos ao fator tempo, isto é, há aqueles que têm valor de um ano; outros de dois, três, cinco ou mais anos; outros, ainda, possuem valor permanente e nunca poderão ser destruídos.

Os documentos também podem ser analisados pela frequência de sua utilização: alguns são muito procurados, outros são consultados poucas vezes, ou quase nunca, e ainda existem aqueles que, após a conclusão do fato que os criou, não servirão para mais nada.

Com o passar do tempo, observa-se que os arquivos ficam sobrecarregados de papéis, dificultando o trabalho e, na maioria dos casos, a tendência é adquirir móveis novos, na tentativa de se resolver o problema de espaço. Solução muito mais lógica, econômica e eficaz é a de eliminar ou destruir o que não tem mais valor e transferir o que se encontra em desuso ou desatualizado para local apropriado. Assim, transferência é a operação que visa separar os documentos que ainda estão em uso, ou são bastante consultados, daqueles que perderam sua utilidade prática, mas não seu valor.

A transferência pretende:

• liberar o arquivo de papéis sem utilidade prática atual;

• manter espaço disponível e de fácil manuseio nos arquivos em uso ou ativos;

• facilitar o trabalho de arquivar, localizar e consultar documentos nos arquivos;

• manter o arquivo em bom estado de conservação, aumentando sua vida útil; e

• reduzir ou eliminar despesas desnecessárias com novos equipamentos.

Portanto, as transferências de documentos devem ser cuidadosas e criteriosamente estudadas e planejadas, considerando as diferenças não apenas quanto à frequência do uso ou da consulta, mas também quanto a seu valor.

Tipos de arquivo

No que se refere à frequência do uso ou consulta, existem três tipos de arquivos: arquivo ativo, arquivo inativo e arquivo morto.

Arquivo ativo: mantém arquivados os documentos e papéis de uso, consulta e referência constantes e atuais, ou que se encontram em fase de conclusão.

Arquivo inativo: guarda documentos e papéis que oferecem menor frequência de uso, consulta ou referência.

Arquivo morto: armazena documentos de frequência de uso, consulta ou referência quase nulas. No entanto, não se deve considerar este arquivo como um “depósito de lixo”, mesmo porque os documentos definidos como inúteis ou imprestáveis devem ser destruídos. O arquivo morto precisa, inclusive, ser organizado dentro das mesmas técnicas e regras que prevalecem para o arquivo ativo, pois muitas vezes serão necessárias a imediata localização e a consulta a papéis em desuso.

Uma empresa que tenha, por exemplo, 50 anos de existência deverá manter em seu arquivo morto o registro de todos seus antigos empregados, mesmo que entre eles existam alguns já aposentados ou falecidos. A

destruição desses registros só será possível ou permitida no caso de se proceder a uma completa microfilmagem.

Destaque-se que se deve fazer anotação dos documentos transferidos e, no caso de destruição, registro da data em que ocorreu a destruição e referência ao conteúdo deles.

Atualização de arquivo

Existem três tipos de transferências de documentos ou papéis de um arquivo para outro: transferências periódicas, transferências permanentes e transferências diárias:

• Transferências periódicas: as transferências são efetuadas em intervalos predeterminados, para os arquivos inativos ou mortos, dependendo da frequência de uso.

• Transferências permanentes: são transferências realizadas em intervalos irregulares, sem qualquer planejamento. Normalmente, acontecem quando o acúmulo de papéis no arquivo ativo é tão grande que chega a atrapalhar o bom andamento do serviço. A transferência, então, irá acarretar grande perda de tempo, já que o arquivo inteiro terá de ser analisado.

• Transferências diárias: são as mais recomendáveis, porque mantêm em ordem os arquivos ativos. O trabalho poderá ser grandemente facilitado se do documento já arquivado constar sua validade ou vencimento, ou marcação indicando a data da transferência. Dessa forma, as transferências podem ser feitas no mesmo instante em que se arquiva ou se consulta um documento qualquer.

Conservação e proteção de documentos

Determina-se o valor do documento levando em consideração todas as finalidades que possui e seu tempo de vigência, que muitas vezes se subordina a imperativos da lei. Nesse sentido, pode-se organizar um quadro ou tabela de prazos de vigência para os diversos documentos, facilitando sobremaneira o trabalho do arquivista. Os documentos são classificados por seu valor em: permanentes - vitais, permanentes e temporários.

• Permanentes - vitais: são documentos que devem ser conservados indefinidamente, pois possuem importância vital para a empresa, isto é, sem eles a empresa não tem condições de funcionar. Citam-se, entre outros: contratos; escrituras; estatutos; livros de atas; livros de registros de ações; cartas - patentes; fórmulas (químicas); procurações.

• Permanentes: são documentos que devem ser guardados indefinidamente, porém não têm importância vital. Como exemplo, podem-se relacionar: rela tórios anuais; registros de empregados; livros e registros contábeis; recibos de impostos e taxas; avaliações; e outros.

• Temporários: são documentos que têm valor temporário de um, dois, cinco ou mais anos. Recomenda-se a confecção de um quadro ou tabela, com anotação da vigência do documento que, naturalmente, seguirá critérios determinados pela própria empresa. Assim, são temporários: recibos; faturas; notas fiscais; contas a receber e a pagar; extratos bancários; apólices de seguro; folhetos; correspondência; memorandos e outros.

Os documentos considerados vitais para a empresa, além de serem conservados indefinidamente, devem merecer cuidados especiais, notadamente de proteção contra incêndios, inundações, furtos, desabamentos e outros eventos. A perda ou destruição de tais documentos pode, em casos extremos, significar até o fracasso total de uma empresa. Existem algumas formas de proteger esses documentos:

• Utilização de cofres a prova de fogo.

• Preparação de cópias adicionais dos documentos e envio delas a outros lugares para guarda, como cofres de bancos, cofres de filiais da empresa, ou escritórios de advogados.

• Microfilmagem de todos os documentos vitais e conservação dos microfilmes em local seguro.

A conservação e a proteção desses documentos devem ser acompanhadas de um registro que especifique o modo, a data e o local

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para onde foram encaminhados, de forma que possam ser localizados imediatamente.

CENTRALIZAÇÃO OU DESCENTRALIZAÇÃO?

Trata-se de uma questão muito comum, principalmente nas grandes empresas. A centralização dos arquivos proporciona vantagens, mas existem desvantagens que naturalmente devem ser conhecidas antes de se tomar uma decisão sobre o assunto. As principais vantagens da centralização são as seguintes:

• Eficiência: devido à centralização, tende-se a manter um especialista em arquivística, o que sem dúvida melhora a eficiência e a rapidez do trabalho em todas suas etapas.

• Responsabilidade: o cuidado e a proteção de documentos melhora muito, pois a responsabilidade se encontra nas mãos de um especialista.

• Economia: é grande a economia de equipamento; de pessoal; de tempo gasto no arquivamento; na localização e na preparação de cópias adicionais ou referências.

• Uniformidade: proporciona certa padronização ao sistema e métodos de arquivamento, o que não acontecerá se houver inúmeros arquivos departamentais.

• Concentração: os documentos são concentrados por assuntos, oferecendo ao consulente visão global. Na descentralização, os mesmos assuntos tendem a ficar espalhados pelos diversos arquivos.

• Utilização: amplia o uso do equipamento e, consequentemente, alonga sua vida útil.

Há algumas desvantagens na centralização, que precisam ser apontadas:

• Consulta dificultada: necessidade de locomoção até o centro de arquivos; tal fato não ocorre com a descentralização, em que o arquivo do departamento se encontra à mão.

• Acúmulo de pessoas: poderá acontecer o acúmulo de pessoas no local onde estão colocados os arquivos, o que dificulta a consulta e tumultua o trabalho do arquivista.

• Perda de tempo: muito tempo perdido na locomoção até o arquivo central e espera para poder iniciar a consulta, principalmente se houver muitas pessoas no local.

• Espaço: necessidade de mais espaço para incluir todos os arquivos, além de mesas e cadeiras para as diversas consultas.

• Dificuldade no sigilo: os arquivos ficam muito abertos à consulta generalizada, dificultando a manutenção do sigilo, tão necessário à vida da empresa.

• Dispersão: a pasta em que está classificado um documento, no momento de uma consulta, pode estar com outro consulente, em outro departamento.

As soluções variam de empresa para empresa; o mais comum, entretanto, é a opção pelo sistema misto, ou seja, centralização parcial. Em princípio, os documentos vão para o arquivo central; entretanto; documentos específicos que só interessam a certos departamentos ficam nos arquivos desses departamentos. Assim, por exemplo, devem ser arquivados no próprio departamento de vendas a relação de representantes ou clientes, seus pedidos, reclamações, correspondência de modo geral.

Outro caminho a seguir é o que procura basicamente centralizar o controle e não o arquivo. Um especialista organiza um arquivo central, onde deverão ser guardados os documentos de interesse geral, inclusive aqueles que são vitais e/ou sigilosos, naturalmente tomando-se todas as precauções. Em seguida, ele deverá planejar os diversos arquivos localizados nos vários departamentos. O conhecimento da empresa e de seu organograma é fundamental nessa etapa. Seu trabalho, além da administração do arquivo central, pressupõe a classificação e a distribuição diária de documentos aos diversos departamentos.

Realmente, trata-se de um assunto de solução não muito fácil, já que existem vantagens e desvantagens em todos os métodos. O importante é

que a empresa decida pelo que for mais adequado a suas condições, necessidades e objetivos a curto, médio e longo prazos.

MICROFILMAGEM

Observa-se na época atual excessivo aumento do número de documentos. De um lado, devido à expansão da administração pública em todos os setores e em todos os níveis: federal, estadual e municipal; de outro, graças ao desenvolvimento das atividades empresariais e ao rápido avanço da tecnologia, em todos os setores da economia.

É crescente a indagação de como e quando se deve proceder para reduzir e racionalizar a produção de documentos e, por consequência, seu arquivamento e conservação. O microfilme surgiu como uma das principais respostas a essa questão.

O microfilme é um processo de reprodução fotográfica reduzida, chegando a quase 95% do documento original. São várias as vantagens obtidas na microfilmagem de documentos que devem ser transferidos do arquivo ativo para o inativo, já que dificilmente o microfilme será utilizado para arquivos ativos. As vantagens são:

• Economia: os ganhos em espaço, peso e tamanho dos arquivos chegam a mais de 80% em muitos casos.

• Redução do volume: é muito grande a redução do volume de papéis e documentos, o que proporciona economia de tempo e mão-de-obra.

• Segurança: os microfilmes protegem e conservam os documentos vitais da empresa ou órgão público, dos riscos de eventos, como incêndio, inundação ou furto, pois, além de representarem cópias adicionais desses documentos, são facilmente guardados em cofres especiais. -

• Durabilidade: o microfilme reveste-se de grande durabilidade, atingindo até 150 anos.

• Reprodução: a microfilmagem oferece condições de reprodução ilimitada, além de fidelidade, exatidão perfeita dos documentos reproduzidos.

• Custo: embora e microfilme possa assustar pelo custo elevado, é preciso levar em consideração a economia que proporciona com a redução do espaço, de equipamento e de pessoal necessário para a manutenção de arquivos convencionais, especialmente nas grandes empresas.

• Consulta: a consulta a documentos é imediata e mais fácil, agilizando em muito o serviço. Verifique-se, por exemplo, a microfilmagem de cheques compensados.

As técnicas modernas de microfilmagem evoluíram muito nos últimos anos; entretanto, a escolha do produtor dos microfilmes deve ser feita de modo que garanta a qualidade e a durabilidade deles.

A decisão de utilizar a microfilmagem na empresa também pode ser auxiliada pela ocorrência de um ou mais dos seguintes fatos:

• necessidade de entregar ou devolver às pessoas os originais dos documentos;

• necessidade de conservar os documentos por mais de cinco anos;

• necessidade de conservar os documentos por tempo indeterminado ou permanentemente;

• necessidade de proteger . os documentos dos riscos de incêndio, inundação ou furto.

Em princípio, a organização de um arquivo de microfilmes deve seguir o sistema e o método empregados nos arquivos de documentos; o arquivo deve vir acompanhado de índices que facilitem a pronta localização, bem como deve existir na empresa aparelho próprio para a leitura dos microfilmes.

É muito importante, também, considerar o aspecto legal da microfilmagem. A legislação brasileira determina a guarda de originais por tempo determinado ou mesmo indefinidamente. A reprodução de um microfilme no formato do documento exige, para sua validade, que seja autenticado em cartório e à vista do documento original.

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Portanto, a microfilmagem não deve ser entendida apenas como substituidora de documentos originais. Antes de mais nada, é preciso encarar o microfilme como cópia adicional de documento cuja utilidade para a empresa tenha sido estudada e comprovada.

EQUIPAMENTOS

Entende-se por equipamento o móvel utilizado para arquivamento. O conhecimento dos sistemas de equipamento, de suas vantagens e desvantagens, irá facilitar em muito o serviço do arquivista. Denomina-se sistema de equipamento a maneira como os documentos são colocados no móvel arquivador. São três os sistemas de equipamento:

1. Horizontal: os documentos ficam uns sobre os outros, em posição horizontal dentro do móvel arquivador. E um sistema antigo, mas que ainda é utilizado em algumas repartições públicas, que amarram ou colocam os documentos em pacotes. Também pertencem ao sistema horizontal as mapotecas, muito utilizadas, e os fichários tipo kardex, Securit, muito conhecidos e empregados com bastante sucesso em inúmeras empresas.

Móvel “Securit” para arquivo horizontal de mapas, plantas, heliografias e mapotecas

As vantagens do sistema são as seguintes:

• a iluminação é direta;

• as anotações podem ser efetuadas no mesmo local;

• as possibilidades de perda de documentos são bastante reduzidas.

As desvantagens são:

• ocupa muito espaço;

• há necessidade de retirar todos os documentos para arquivar ou retirar um documento;

• a consulta é demorada;

• a consulta exige o deslocamento de outros documentos.

2.Vertical: os documentos permanecem no interior do móvel arquivador em posição vertical. São dois os tipos nesse sistema:

• Frontal. Os documentos são colocados uns atrás dos outros, com a frente voltada para o arquivista.

• Lateral. Os documentos são colocados uns ao lado dos outros, com a lateral voltada para o arquivista.

Atualmente, com o desenvolvimento da tecnologia e as exigências do mercado, as pastas ficam suspensas nos arquivos verticais, por meio de braços metálicos apoiados em suportes especiais.

São vantagens do sistema:

• custo mais baixo;

• fácil manuseio;

• fácil conservação;

• fácil atualização do material arquivado;

• possibilidade de arquivar muitos documentos em pequeno espaço;

• consulta rápida e sem necessidade de deslocar outros documentos.

São desvantagens do sistema:

• necessidade de retirar o documento para fazer anotações;

• iluminação deficiente;

• pouca visibilidade dos documentos no interior do arquivo.

3.Rotativo: os documentos são colocados de modo que possam girar em torno de um eixo vertical ou horizontal. O sistema é muito empregado em atividades que requerem grande quantidade de consultas e necessidade de informações rápidas.

Fichários

São caixas de diversos tamanhos que guardam fichas ou cartões, podendo ser de madeira, de aço, de material plástico ou de acríLico. São largamente utilizados e servem a muitas finalidades: índices, informações, endereços, relação de clientes, representantes, fornecedores e outras.

O equipamento deve satisfazer às necessidades da empresa e dos serviços a que se destina. Alguns requisitos são:

• adequação às necessidades do serviço;

• obtenção de maior economia de espaço;

• facilidade de acesso;

• possibilidade de expansão;

• resistência e durabilidade;

• garantia de segurança e conservação de documentos;

• aparência e funcionalidade.

Há inúmeros tipos e modelos de equipamentos que podem ser utilizados pelos três sistemas: horizontal, vertical e rotativo. A escolha de um dos sistemas, assim como do equipamento propriamente dito, deve seguir os critérios apontados e outros que são considerados essenciais pela empresa ou órgão público e que prevalecem numa boa administração.

1. Cadeado.

2. Suporte regulável.

3. Índice alfabético.

4. Estrutura.

5. Dispositivo antiimpacto.

6. Pés antiderrapantes.

ACESSÓRIOS

Acessórios são materiais que visam auxiliar o equipamento. A correta e eficiente utilização dos mesmos criará condições favoráveis para o andamento do serviço.

A escolha acertada dos acessórios está diretamente ligada ao sistema e método de classificação e arquivamento empregados, assim como ao conhecimento dos tipos e modelos existentes no mercado.

Os principais acessórios são: pastas; guias; projeções; tiras de inserção e notações.

1. Pastas: são pedaços de cartolina dobrada, que formam uma aresta comum chamada vinco. As pastas servem para agrupar e proteger os documentos comuns a um assunto e, normalmente, têm dimensões padronizadas. Com relação ao vinco, as pastas podem ser normais ou sanfonadas, para permitir o maior acúmulo de documentos; algumas possuem divisões internas. No que se refere à projeção, ela poderá ou não constar da pasta. As pastas suspensas, largamente usadas nos equipamentos modernos, são semelhantes às convencionais, apenas com

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a particularidade de possuírem dois braços metálicos ou outro material que se apóia nos suportes laterais do arquivo.

2. Guias: são pedaços de cartolinas do tamanho das pastas ou mesmo menores, com uma saliência na parte superior, chamada projeção. As guias servem para dividir as pastas ou documentos em grupos. As guias, quanto à projeção, podem ter, ou não, encaixes para as tiras de inserção. Nas guias, as projeções podem vir em posição central, em diferentes posições ou, então, formando um jogo de, por exemplo, duas, três, quatro, cinco ou mais posições. A diferença das posições possibilita ao arquivista ampla visibilidade, o que facilita o arquivamento ou a localização de documentos.

3.Projeções: são saliências colocadas na parte superior das pastas ou das guias que recebem as anotações ou dizeres pertinentes. Servem para ajudar o arquivista a localizar os assuntos no arquivo. As projeções podem ser de papelão, de material plástico ou de aço. Além disso, podem ser fixas ou adaptáveis. Essas últimas não fazem parte das pastas ou das guias e podem ser colocadas posteriormente.

4. Tiras de inserção: papeletas ou rótulos que, após receberem os dizeres ou inscrições correspondentes, deverão ser inseridas nas projeções das pastas ou das guias. Servem para indicar a finalidade da pasta ou da guia.

5. Notações: são os dizeres, as inscrições registradas nas tiras de inserção e em seguida inseridas nas pastas ou guias.

É fato conhecido que um dos fatores para a excelência dos arquivos reside na combinação harmoniosa e funcional dos sistemas e métodos de classificação e arquivamento, e dos equipamentos e acessórios.

SISTEMAS E MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO

A opinião de que os arquivos são simples depósitos de papéis ou documentos velhos e inúteis, arquivados por mera tradição, apóia-se no fato de que a maioria dos arquivos é mal organizada, mal administrada e, portanto, dificulta a localização imediata das informações desejadas. Mera opinião, pois, em verdade, um arquivo moderno, bem estruturado, é um centro atuante de informações, um instrumento de controle para a atividade administrativa, que auxilia na correta tomada de decisão.

Entretanto, para que isso aconteça, é necessário que se decida sobre o sistema de arquivamento que melhor se ajuste a determinada empresa.

Sistema é um conjunto de princípios interligados, que orienta o que se deve fazer para atingir um fim específico. São três os sistemas de arquivamento: direto, indireto e semi-indireto.

• Direto: o arquivo pode ser consultado diretamente, sem necessidade de recorrer a um índice. Neste sistema, inclui-se, principalmente, o método alfabético de arquivamento e suas variações.

• Indireto: o arquivo, neste caso, depende de um índice para ser consultado. O sistema inclui, em especial, o método numérico de arquivamento e suas variações.

• Semi-indireto: o arquivo pode ser consultado sem o auxílio de índices, mas com a utilização de tabelas em forma de cartão. Neste sistema, encontra-se, por exemplo, o método automático, variedade do método alfanumérico.

A opção por um dos sistemas está intimamente ligada à empresa, a seu campo de atividade, porte e objetivos de curto, médio ou longo prazos. O principal, antes de tudo, é compreender o verdadeiro potencial que o arquivo representa, considerando-se que é a memória viva da empresa.

Para ser eficaz, o sistema necessita de métodos que indiquem a maneira de proceder, isto é, o que se deve fazer para alcançar o fim desejado. Os métodos de arquivamento serão analisados mais adiante.

SISTEMA DE ARQUIVAMENTO EM ÓRGÃOS PÚBLICOS

A administração de documentos oficiais pressupõe a existência de um sistema de arquivamento. O conceito de sistema também é válido para os órgãos da administração pública, e as três espécies, direto, indireto e semi-indireto, serão empregadas conforme os critérios estabelecidos previamente.

Nas instituições públicas, predomina um modelo de sistema de organização de arquivos em que o documento público é controlado desde

sua produção. É conhecido como a “teoria das três idades”, concepção moderna de arquivística, em que se distinguem três etapas quanto aos documentos:

• Corrente: os documentos circulam pelos canais decisórios, buscando solução ou resposta. São os arquivos correntes.

• Temporária: os documentos apresentam interesse e são objeto de consultas, embora os assuntos neles contidos já tenham sido solucionados ou as respostas, obtidas. São os arquivos temporários.

• Permanente: os documentos passam a ter valor cultural e científico. São os arquivos permanentes ou históricos.

A criação do arquivo temporário, por exemplo, segunda etapa do sistema, foi um grande avanço e tomou-se peça fundamental dentro do sistema de arquivamento da administração pública. São inúmeras as vantagens conseguidas: obtenção de mais espaços físicos pela retirada de documentos dos arquivos correntes; redução ao essencial da quantidade de documentos nos arquivos correntes; redução de pessoal e consequente economia de custos; controle de quantidade e da qualidade dos documentos; melhor manutenção, uso e supervisão dos arquivos; e melhor critério de preservação, controle e eliminação de documentos.

Um sistema de arquivos moderno e bem organizado terá todas as condições para oferecer subsídios a planos e decisões da administração pública, seja mostrando as relações e planejamento do passado, seja evitando duplicidade antieconômica de velhas iniciativas.

Verifica-se, atualmente, enorme empenho dos órgãos do governo em desenvolver sistemas de informações altamente sofisticados, em que a informática assumiu posição de grande relevância.

MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO

Modernamente, o arquivo de informações tornou-se uma atividade que pode ser realizada eletronicamente através de computadores. A tarefa da secretária, neste caso, consiste em registrar as informações em programas previa-mente estabelecidos. A empresa contrata um especialista em programação (ou já dispõe dele em seu quadro de empregados), que deverá preparar um programa segundo as necessidades da secretária. Enganam-se os que acreditam que o uso do computador dispensa o estudo dos métodos tradicionais de classificação de informações. O programador apenas executará um programa depois de ouvir a secretária sobre as reais necessidades do departamento. Assim sendo, ela deve conhecer os variados métodos de classificação para propor soluções apropriadas. Acrescente-se que o estudo dos métodos aqui expostos permite a aquisição de técnicas de classificação e simplificação de tarefas. Deixar de aprendê-los é prejudicial até mesmo para o domínio de um pensamento claro e bem estruturado. Além disso, a secretária manipula informações escritas (documentos), internas e externas, que ela precisa arquivar.

Havendo um sistema de arquivamento já definido, a empresa ou órgão público deverá decidir qual método de arquivamento irá empregar. O método estabelece o que é preciso fazer para alcançar o fim desejado pelo sistema de arquivamento.

Um plano previamente estabelecido para a colocação e guarda de documentos facilita a pesquisa, a coleta de dados, a busca de informações e proporciona uma correta tomada de decisão.

Os diversos métodos de arquivamento, que através dos anos foram desenvolvidos em todas as partes do mundo, podem ser utilizados tanto nas empresas como nos órgãos governamentais. Todos são bons e apresentam vantagens e desvantagens. O importante é que a decisão quanto ao método leve em consideração o tamanho, a estrutura organizacional e os objetivos da empresa ou do órgão público; as pessoas normalmente envolvidas; os serviços prestados; as informações comumente solicitadas; e os tipos de documento que devem ser arquivados.

São três os principais métodos de arquivamento: alfabético, numérico e alfanumérico.

Esses métodos, por sua vez, formam a base a partir da qual se criaram vários outros.

Métodos de arquivamento:

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• Método alfabético:

—específico ou por assunto;

—geográfico;

—mnemônico;

—variadex.

• Método numérico:

—simples;

—dúplex.

• Método alfanumérico:

—decimal;

—automático;

automático moderno.

Protocolo

É o registro das deliberações ou das atas de um congresso ou conferência diplomática. Por protocolo também se entende o livro em que os escrivães do juízo registram o que se passa na audiência e que no fim desta é assinado pelo juiz.

De modo geral, significa o livro onde se registram, em ordem, os documentos apresentados numa repartição ou, então, os fatos e as decisões ocorridos numa assembléia ou audiência. A principal função do protocolo é autenticar a entrega de um documento, ou evidenciar a decisão ou o fato que deve ser registrado. Em linguagem diplomática, significa a própria deliberação ou resolução que foi registrada na ata da reunião respectiva e que acarretou uma espécie de convenção entre os participantes da assembléia ou congresso.

Protocolo é a denominação geralmente atribuída a setores encarregados do recebimento, registro, distribuição e movimentação dos documentos em curso; denominação atribuída ao próprio número de registro dado ao documento; Livro de registro de documentos recebidos e/ou expedidos.

É de conhecimento comum o grande avanço que a humanidade teve nos últimos anos. Dentre tais avanços, incluem-se as áreas que vão desde a política até a tecnológica. Tais avanços contribuíram para o aumento da produção de documentos. Cabe ressaltar que tal aumento teve sua importância para a área da arquivística, no sentido de ter despertado nas pessoas a importância dos arquivos. Entretanto, seja por descaso ou mesmo por falta de conhecimento, a acumulação de massas documentais desnecessárias foi um problema que foi surgindo. Essas massas acabam por inviabilizar que os arquivos cumpram suas funções fundamentais. Para tentar sanar esse e outros problemas, que é recomendável o uso de um sistema de protocolo.

Dentre os cinco setores distintos das atividades dos arquivos correntes (Protocolo, Expedição, Arquivamento, Empréstimo e Consulta, Destinação) vamos dar atenção especial ao Protocolo. É sabido que durante a sua tramitação, os arquivos correntes podem exercer funções de protocolo (recebimento, registro, distribuição, movimentação e expedição de documentos), daí a denominação comum de alguns órgãos como Protocolo e Arquivo. E é neste ponto que os problemas têm seu início. Geralmente, as pessoas que lidam com o recebimento de documentos não sabem, ou mesmo não foram orientadas sobre como proceder para o documento cumpra a sua função na instituição. Para que este problema inicial seja resolvido, a implantação de um sistema de base de dados, de preferência simples e descentralizado, permitindo que, tão logo cheguem às instituições, os documentos fossem registrados, pelas devidas pessoas, no seu próprio setor de trabalho seria uma ótima alternativa. Tal ação diminuiria o montante de documentos que chegam as instituições, cumprem suas funções, mas sequer tiveram sua tramitação ou destinação registrada.

Algumas rotinas devem ser adotadas no registro documental, afim de que não se perca o controle, bem como surjam problemas que facilmente poderiam ser evitados (como o preenchimento do campo Assunto, de muita importância, mas que na maioria das vezes é feito de forma errônea). Dentre as recomendações de recebimento e registro (SENAC. D. N. Técnicas de arquivo e protocolo.

Receber as correspondências, separando as de caráter oficial da de caráter particular, distribuindo as de caráter particular a seus destinatários.

Após essa etapa, os documentos devem seguir seu curso, a fim de cumprirem suas funções. Para que isto ocorra, devem ser distribuídos e classificados da forma correta, ou seja, chegar ao seu destinatário Para isto, recomenda-se (SENAC. D. N. Técnicas de arquivo e protocolo.

Separar as correspondências de caráter ostensivo das de caráter sigiloso, encaminhado as de caráter sigiloso aos seus respectivos destinatários;

Tomar conhecimento das correspondências de caráter ostensivos por meio da leitura, requisitando a existência de antecedentes, se existirem;

Classificar o documento de acordo com o método da instituição;, carimbando-o em seguida;

Elaborar um resumo e encaminhar os documentos ao protocolo.

Preparar a ficha de protocolo, em duas vias, anexando a segunda via da ficha ao documento;

Rearquivar as fichas de procedência e assunto, agora com os dados das fichas de protocolo;

Arquivar as fichas de protocolo.

A tramitação de um documento dentro de uma instituição depende diretamente se as etapas anteriores foram feitas da forma correta. Se feitas, fica mais fácil, com o auxílio do protocolo, saber sua exata localização, seus dados principais, como data de entrada, setores por que já passou, enfim, acompanhar o desenrolar de suas funções dentro da instituição. Isso agiliza as ações dentro da instituição, acelerando assim, processos que anteriormente encontravam dificuldades, como a não localização de documentos, não se podendo assim, usá-los no sentido de valor probatório, por exemplo.

Após cumprirem suas respectivas funções, os documentos devem ter seu destino decidido, seja este a sua eliminação ou recolhimento. É nesta etapa que a expedição de documentos torna-se importante, pois por meio dela, fica mais fácil fazer uma avaliação do documento, podendo-se assim decidir de uma forma mais confiável, o destino do documento. Dentre as recomendações com relação a expedição de documentos, destacam-se:

Receber a correspondência, verificando a falta de anexos e completando dados;

Separar as cópias, expedindo o original;

Encaminhar as cópias ao Arquivo.

É válido ressaltar que as rotinas acima descritas não valem como regras, visto que cada instituição possui suas tipologias documentais, seus métodos de classificação, enfim, surgem situações diversas. Servem apenas como exemplos para a elaboração de rotinas em cada instituição.

Após a discussão das vantagens de implantação de um sistema de protocolo, cabe avaliar as desvantagens do uso deste sistema, se feito de forma errônea. Num primeiro momento, deve-se pensar num sistema simples de inserção de dados, que venha a atender as necessidades da empresa. Contudo, é essencial que as pessoas que trabalham diretamente com o recebimento e registro de documentos, recebam um treinamento adequado, para que possam executar essa tarefa da forma correta, visto que, se feita da forma errada, todo o trâmite do documento pode ser comprometido. Deve-se esquecer a idéia de que basta inserir dados e números num sistema, que todos os problemas serão resolvidos. A própria conscientização dos funcionários, no sentido de que, se organizados e devidamente registrados, as tarefas que necessitam do uso de documentos se tornarão mais fáceis para todos que venham a executá-las., proporcionado assim um melhor rendimento de todo o pessoal. Portanto, fica claro que o protocolo pode ser uma saída para os problemas mais comuns de tramitação documental, desde que utilizado da forma correta. Do contrário, a implantação deste sistema pode ocasionar outros problemas, talvez de cunho ainda maior.

AVALIAÇÃO E GESTÃO DE DOCUMENTOS E INFORMAÇÕES

O termo “gestão de documentos” ou “administração de documentos” é uma tradução do termo inglês “records management”. O primeiro é

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originário da expressão franco-canadense gestion de documents e o segundo é uma versão iberoamericana do conceito inglês. Entre essas duas variantes, o primeiro parece ser o mais difundido entre nós.

O Dicionário de Terminologia Arquivística editado pelo Conselho Internacional de Arquivos em 1984 define gestão de documentos como um aspecto da administração geral relacionado com a busca de economia e eficácia na produção, manutenção, uso e destinação final dos documentos.

O Dicionário de Terminologia Arquivística, publicado em São Paulo em 1990 e reeditado em 1996, conceitua gestão de documentos como um “conjunto de medidas e rotinas visando a racionalização e eficiência na criação, tramitação, classificação, uso primário e avaliação de arquivos”.

No âmbito da legislação federal, “considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente” .

RACIONALIZAÇÃO, EFICIÊNCIA, PRESERVAÇÃO DA MEMÓRIA

GESTÃO DE DOCUMENTOS

Conjunto de medidas e rotinas que garante o efetivo controle de todos os documentos de qualquer idade desde sua produção até sua destinação final (eliminação ou guarda permanente), com vistas à racionalização e eficiência administrativas, bem como à preservação do patrimônio documental de interesse histórico-cultural.

A gestão pressupõe, portanto, uma intervenção no ciclo de vida dos documentos desde sua produção até serem eliminados ou recolhidos para guarda definitiva. Nesse sentido, um programa geral de gestão compreende todas as atividades inerentes às idades corrente e intermediária de arquivamento, o que garante um efetivo controle da produção documental nos arquivos correntes (valor administrativo/vigência), das transferências aos arquivos centrais/intermediários (local onde os documentos geralmente aguardam longos prazos precaucionais), do processamento das eliminações e recolhimentos ao arquivo permanente (valor histórico-cultural).

São de fácil reconhecimento, assim, os três momentos da gestão, não necessariamente consecutivos:

1. Produção dos documentos: inclui a elaboração de formulários, implantação de sistemas de organização da informação, aplicação de novas tecnologias aos procedimentos administrativos.

2. Manutenção e uso: implantação de sistemas de arquivo, seleção dos sistemas de reprodução, automatização do acesso, mobiliário, materiais, local.

3. Destinação final dos documentos: programa de avaliação que garanta a proteção dos conjuntos documentais de valor permanente e a eliminação de documentos rotineiros e desprovidos de valor probatório e informativo.

A avaliação de documentos de arquivo é uma etapa decisiva no processo de implantação de políticas de gestão de documentos, tanto nas instituições públicas quanto nas empresas privadas. Mas, o que significa avaliar documentos? Para o administrador, que está com seus depósitos abarrotados de documentos, sem dúvida, a avaliação sugere uma eliminação imediata de papel, com vistas à liberação de espaço físico. No entanto, se o processo de avaliação não for efetivamente implantado através das Tabelas de Temporalidade, não tardará muito para que a produção e acumulação desordenadas preencham novamente todos os espaços disponíveis.

Trabalho interdisciplinar que consiste em identificar valores para os documentos (imediato e mediato) e analisar seu ciclo de vida, com vistas a estabelecer prazos para sua guarda ou eliminação, contribuindo para a racionalização dos arquivos e eficiência administrativa, bem como para a preservação do patrimônio documental.

A avaliação consiste fundamentalmente em identificar valores e definir prazos de guarda para os documentos de arquivo, independentemente de seu suporte ser o papel, o filme, a fita magnética, o disquete, o disco ótico ou qualquer outro.

A avaliação deverá ser realizada no momento da produção, paralelamente ao trabalho de classificação, para evitar a acumulação desordenada, segundo critérios temáticos, numéricos ou cronológicos. Esse é o grande problema no momento de avaliar massas documentais acumuladas nos arquivos centrais ou intermediários, especialmente nos do serviço público. O critério de arquivamento dos processos administrativos ainda é o sequencial numérico/cronológico, de acordo com o número recebido no protocolo, no momento da autuação. Essa prática resulta na mescla de documentos gerados no exercício de funções diversas, o que dificulta a recuperação do contexto original de produção. A avaliação de documentos arquivados em sequência numérica implica basicamente a análise de documento por documento, o que é bastante trabalhoso em face da massa documental acumulada com o decorrer do tempo. É frequente, por isso, a eliminação sem critério ou, o que é igualmente grave, a reprodução do acervo em outros suportes, sem a prévia identificação e avaliação dos conjuntos documentais. O que interessa, nessa visão imediatista, é a liberação de espaços.

Esse procedimento pode representar um investimento inútil quando incidir sobre documentos rotineiros, repetitivos, desprovidos de valor informativo, probatório ou cultural, que poderiam ser eliminados, conservando-se deles apenas pequenas amostragens.

CONCEITO DE CONSERVAÇÃO E RESTAURAÇÃO

Dentro de uma biblioteca, arquivo ou museu duas seções devem ser enfocadas: a de conservação e a de restauração.

1 - Conservação - é um conceito amplo e pode ser pensado como termo que abrange pelo menos três (3) ideias: preservação, proteção e manutenção.

Conservar bens culturais (livros, documentos, objetos de arte, etc) é defendê-lo da ação dos agentes físicos, químicos e biológicos que os atacam.

O principal objetivo portanto da conservação é o de estender a vida útil dos materiais, dando aos mesmos o tratamento correto. Para isso é necessário permanente fiscalização das condições ambientais, manuseio e armazenamento. A preservação ocupa-se diretamente com o patrimônio cultural consistindo na conservação desses patrimônios em seus estados atuais. Por isso, devem ser impedidos quaisquer danos e destruição causadas pela umidade, por agentes químicos e por todos os tipos de pragas e de microorganismo. A manutenção, a limpeza periódica é a base da prevenção.

2 - Conservação Preventiva (Restauração) - tem por objetivo revitalizar a concepção original, ou seja, a legibilidade do objeto. A restauração é uma atividade que exige dos profissionais grande habilidade, paciência, amor à arte, pois nesta seção se praticam verdadeiras intervenções cirúrgicas com os bens culturais, "a restauração é quase uma neurose da perfeição, em que o mais ou menos não existe" como disse certa vez a restauradora Marilka Mendes.

Em uma restauração nenhum fator pode ser negligenciado, é preciso levantar a história, revelar a tecnologia empregada na fabricação ou a técnica de impressão utilizada e traçar um plano de acondicionamento do objeto restaurado de modo que não volte a sofrer efeitos de deterioração do futuro.

Como sabemos são poucos os técnicos ligados a esta área e leva anos para formar um bom restaurador, por estes fatores podemos dizer que é melhor: Conservar e preservar para não restaurar"

AGENTES EXTERIORES QUE DANIFICAM OS DOCUMENTOS

1. FÍSICOS

Luminosidade - a luz é um dos fatores mais agravantes no processo de degradação dos materiais bibliográficos.

Temperatura - o papel se deteriora com o tempo mesmo que as condições de conservação sejam boas. O papel fica com sua cor original alterada e se torna frágil e isto se chama envelhecimento natural.

Umidade - o excesso de umidade estraga muito mais o papel que a deficiência de água

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2. QUÍMICOS

Acidez do Papel - Os papéis brasileiros apresentam um índice de acidez elevado (pH 5 em média) e portanto uma permanência duvidosa. Somemos ao elevado índice de acidez, o efeito das altas temperaturas predominante nos países tropicais e subtropicais e uma variação da umidade relativa, teremos um quadro bastante desfavorável na conservação de documentos em papel. Dentre as causas de degradação do papel, podemos citar as de origem intrínseca e as de origem extrínsecas.

Poluição Atmosférica - A celulose é atacada pelos ácidos, ainda que nas condições de conservação mais favoráveis. A poluição atmosférica é uma das principais causas da degradação química.

Tintas - a tinta é um dos compostos mais importantes na documentação. Foi e é usada para escrever em papéis, pergaminhos e materiais similares, desde que o homem sentiu necessidade de registrar seu avanço técnico e cultural, e é ainda indispensável para a criação de registros e para atividades relacionadas aos interesses de vida diária.

3. BIOLÓGICOS

Insetos - o ataque de insetos tem provocado graves danos a arquivos e bibliotecas, destruindo coleções e documentos preciosos. Os principais insetos são:

Anobiídeos (brocas ou carunchos)

Thysanura (traça)

Blatta orientalis (barata)

Fungos - atuam decompondo a celulose, grande parte deles produzem pigmentos que mancham o papel. Roedores - A luta contra ratos é mais difícil que a prevenção contra os insetos. Eles podem provocar desgastes de até 20% do total do documento.

4. AMBIENTAIS

Ventilação - é um outro fator a considerar como elemento que favorece o desenvolvimento dos agentes biológicos, quando há pouca aeração.

Poeira - um outro fator que pode favorecer o desenvolvimento dos agentes biológicos sobre os materiais gráficos, é a presença de pó.

5. HUMANOS

O Homem, ao lado dos insetos e microrganismos é um outro inimigo dos livros e documentos, embora devêssemos imaginar que ele seria ser o mais cuidadoso guardião dos mesmos.

Gestão documental

A gestão documental ou gestão de documentos é um ramo da arquivística responsável pela administração de documentos nas fases corrente e intermediária (primeira e segunda idade).

Em termos informáticos, a Gestão Documental é uma solução de arquivo, organização e consulta de documentos em formato eletrônico onde existe toda a informação de natureza documental trocada entre os utilizadores da aplicação. Esta solução permite a colaboração numa organização através da partilha de documentos, beneficia e facilita os processos de negócio de uma empresa. A Gestão Documental integrada com outras soluções, como por exemplo, a digitalização, fax e email permitem gerir toda a informação não estruturada (documentos) importante da organização. Num processo de gestão documental o seu inicio é quando há a recepção do documento em que este passa pela fase de desmaterialização, ou seja, digitalização do documento geralmente em formato papel para um formato eletrônico. Numa segunda fase os documentos em formato eletrônico são submetidos a uma classificação, de seguida há uma definição dos vários estádios do ciclo de vida do documento ao longo da sua existência, como por exemplo, a publicação, aprovação, distribuição, reencaminhamento e desactualizado (destruído). Por último, este processo disponibiliza ao utilizador um método de localização eficaz semelhante a um browser, por exemplo, o Google.

Vantagens na sua utilização

As empresas que investem pela solução Gestão Documental conseguem um retorno elevado pois reduzem a quantidade de documentos em papel, há um ganho na produtividade devido a uma uniformização dos processos e facilitando a implementação de normas de qualidade. As vantagens na sua utilização são as seguintes:

Redução do custo do número de cópias, aumento de produtividade na procura, no re-encaminhamento de documentos e redução do espaço de arquivo;

Gestão de Informação Integrada é conseguida a partir da consolidação transparente dos documentos eletrônicos (originados pela aplicações Office) e de documentos com origem em papel;

Uniformização de Processos de reencaminhamento, aprovação, arquivo e eliminação dos documentos, mantendo o histórico de versões dos documentos;

Digitalização dos documentos;

Descentralização do espaço físico, isto é, os documentos e processos estão sempre disponíveis, independente do local onde o utilizador aceda aplicação;

Com o auxilio de um browser a pesquisa da informação dos documentos está facilitada e rápida;

Formação de um Backup que permite a recuperação da informação em caso de incêndio ou inundação do seu arquivo físico;

As soluções de Gestão Documental têm mecanismos de controlo de acessos e segurança protegendo os seus documentos de acessos não autorizados.

Casos de aplicação

A Gestão Documental quer seja eletrônica ou em arquivo de papel está presente em todas as organizações. As soluções de Gestão Documental aplicam-se a um conjunto alargados de áreas funcionais:

Administrativa e Financeira (documentos financeiros)

Qualidade (normas, procedimentos, auditorias e fichas de não conformidade)

Produção (desenho técnicos, normas e procedimentos operacionais e controlo de produção)

Jurídica (contratos, propostas, concursos públicos e cadernos de encargos)

Serviços a Cliente (informações, apóiam técnico e documentos de Cliente)

Marketing (estudos de mercado, brochuras e especificações de produtos)

Desenvolvimento (memórias descritivas, pesquisa e desenvolvimento)

Recursos Humanos (contratos de pessoal, fichas técnicas e regulamento)

AUTOMAÇÃO

O novo mundo dos arquivos – automação

.James M. Turner – U. de Montreal

Introdução

Para bem se entender a problemática atual dos arquivos, é preciso compreender o século XX sob o ponto de vista da extraordinária rapidez da evolução tecnológica. É suficiente lembrar que diversos atores, cada um tendo uma influência profunda sobre a sociedade humana, se instalaram no cenário tecnológico durante esse período: por exemplo, a eletricidade, o rádio, o telefone, o automóvel, o cinema, a máquina de escrever, para nomear somente alguns. A partir da Segunda Guerra Mundial, assiste-se à chegada da fotocopiadora, a eletrônica, a televisão, os satélites, e sobretudo os computadores. A partir da década de 1970, a telemática, ou seja, o computador conectado a outros computadores via linhas telefônicas, mudou profundamente as possibilidades de comunicação de documentos.

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Desde 1990, a Internet e a World Wide Web não cessam de nos espantar por causa do desenvolvimento quase cotidiano de novas possibilidades de interação no mundo da informação.

Depois de muitos anos, a disciplina de arquivística conheceu desenvolvimentos importantes no estabelecimento da teoria, nas técnicas de organização e nos métodos de trabalho. Constata-se, entretanto, que apesar de nossa disciplina ainda não estar estabilizada definitivamente, desde já é preciso rever seus fundamentos teóricos e estabelecer um novo paradigma para a disciplina em função das novas tecnologias da informação.

É útil observar nesse contexto que não há nada de novo. Pode-se constatar que são sempre as mudanças tecnológicas que determinam a maneira de se realizar nosso trabalho de organização da informação. O surgimento de novas e importantes tecnologias no campo da informação, como nos casos do papel e da prensa de Gutenberg, causaram também mudanças fundamentais nos métodos de trabalho das pessoas que geravam a informação no momento desses desenvolvimentos e pelos séculos seguintes. Essas tecnologias também mudaram profundamente a sociedade em seu conjunto. Nós que vivemos sobre a terra nesse momento somos testemunhas de desenvolvimentos que se desenrolam a uma velocidade impressionante.

Histórico recente

Durante os anos de 1960 assiste-se à implantação de computadores nos governos e corporações mais importantes. Muito caros, esses aparelhos são sensíveis à temperatura e precisam ser instalados nos locais talhados sob medida e com acesso controlado. Os computadores não são muito “inteligentes”, mas o que interessa é que podem calcular com muita rapidez. Somente hoje os computadores começam a ser capazes de tratar de atividades mais “inteligentes”.

Ao mesmo tempo, as organizações de menor tamanho buscam a máquina de escrever elétrica, que se espalha durante os anos de 1960 e 1970. Por volta do fim dos anos de 1970 assiste-se à chegada de aparelhos dedicados ao tratamento de textos. Ainda uma vez, os preços são tão elevados que somente as organizações bastante importantes têm condições de usar essas máquinas. Ao mesmo tempo, as máquinas de escrever eletrônicas chegam ao mercado, mas sua utilização não se torna muito difundida em razão da chegada quase simultânea dos microcomputadores.

O aparecimento dos microcomputadores em 1980 muda radicalmente o quadro tecnológico. O computador pessoal custa menos que um automóvel. Hoje um computador custa muito menos que um carro e é capaz de executar as importantes operações que os grandes computadores do tipo mainframe não realizavam nos anos de 1960 e 1970. O novo ambiente, que se instala rapidamente, cria um problema de escala para os aparelhos administrativos, que se vêem impossibilitados de seguir tantos desenvolvimentos.

Por exemplo, a política do NARA ( National Archives and Records Administration, nos Estados Unidos) sobre os arquivos ordinolingues está tão mal estabelecida (aproximadamente 25 anos após o começo da informatização), que a chegada da microinformática nos obriga a interrogar sobre a pertinência dessa política (Bergeron 1992,54).

Aliás, os exemplos de perdas de arquivos eletrônicos importantes se multiplicam: os dados do recenseamento americano de 1960, a primeira mensagem de correio eletrônico em 1964, os dados sobre as florestas do Brasil capturadas por satélite nos anos de 1970, os dados da NASA, e assim por diante. Os exemplos americanos são característicos da situação por toda parte do mundo.

A situação hoje

Atualmente a capacidade dos computadores muda de modo radical e muito velozmente, abalando assim os fundamentos teóricos do arquivismo. Nós transferimos para o ambiente informatizado as políticas desenvolvidas para os documentos sobre papel, mas a complexificação das tecnologias e a influência dessas últimas sobre nossos métodos de trabalho foram de tal ordem que essas políticas não são mais suficientes. O documento eletrônico tornou-se um conjunto de relações ou de trechos de informação, podendo residir em diferentes arquivos (Bergeron 1992, 53). Por exemplo, o relatório anual de uma companhia pode consistir em arquivos de texto,

cada um redigido por uma pessoa diferente, empregando um processador textual diferente num ambiente informático diverso. Pode-se encontrar na relação das fotos e outros gráficos criados com outros sistemas operacionais, assim como os quadros estatísticos criados com diferentes sistemas operacionais, e ainda gráficos gerados por outros sistemas, tudo reunido em um documento eletrônico colocado em página para a impressão sobre papel ainda por outro sistema operacional, e ainda com uma versão diversa para ser instalada no Web. O leitor recebe um simples documento em papel, mas o arquivista responsável pelo documento eletrônico deve pensar a organização para a armazenagem, a marcação e a preservação de todos esses arquivos, bem como a relação entre eles.

Outro problema de capacidade: não se pode mais conservar a informação apenas em formato linear. O hipertexto e as ligações hipertextuais e hipermidiáticas, assim como as estruturas relacionais das bases de dados, acrescentam uma outra dimensão e complexificam mais o problema. Por outro lado, a chegada dos arquivos multimídia torna mais complexos do que nunca os arquivos eletrônicos (Bergeron 1992,53).

Outros fatores importantes que contribuem para as mudanças fundamentais nas teorias e nas práticas, quando se trabalha com os documentos eletrônicos, são a dependência diante da mídia e dos aparelhos, a impossibilidade de entrevistar os aparelhos, a volatilidade da informação, sua segurança e sua integridade, e a proliferação de formatos proprietários, de sistemas de exploração, de sistemas operacionais, de versões desses sistemas operacionais, bem como o preço do desenvolvimento de tudo isso.

Breve, no espaço de trinta anos, a natureza da matéria de que tratam os arquivistas terá mudado radicalmente. Deve-se já distinguir o conceito de suporte daquele de informação. Antes, como a informação estava sempre integrada ao suporte, tratavam-se os dois ao mesmo tempo e pensavam-se nos dois como sendo uma coisa só: um documento. Para adaptar a expressão de Negroponte (1995), antes tratavam-se dos átomos, hoje tratam-se dos bits.

Questões atuais

Para os fins de nossa apresentação hoje, dividimos as questões em cinco categorias: os documentos e seus suportes, a interconectividade, a normalização, a conversão e a preservação. Os documentos e seus suportes: A tendência para a numerização faz com que quase a totalidade dos arquivos seja já criado em formato informático. É claro, pode-se encontrar exceções; entretanto, essa tendência é clara. Ora, o antigo papel pode durar milhares de anos, mesmo em más condições. Pode-se maltratá-lo e mesmo assim ler facilmente o texto que está relatado sobre o papel. Ao contrário, os suportes eletrônicos são muito instáveis, mesmo nas melhores condições. A duração dos suportes eletrônicos é suficiente para muitas situações, é claro, mas pouca para a conservação a longo prazo dos arquivos. O problema é tributário do fato de que nossa tendência é adotar, para fins de gestão da informação, as tecnologias criadas para outros fins.

Para conjugar-se ao problema da longevidade dos suportes, tem-se recorrido ao repiquage. Periodicamente, copia-se o sinal eletrônico sobre um suporte novo a fim de assegurar sua sobrevida. Todavia, hoje, os desenvolvimentos tecnológicos estão de tal forma rápidos, que esta prática não é mais suficiente. Agora a mudança que precisa ser vista é a "migração", ou seja, a prática não somente de copiar um documento eletrônico antigo sobre um suporte novo, mas também de o converter a uma versão mais recente do sistema operacional empregado para o conceber, ou ainda em um outro sistema operacional mais normalizado e capaz de o ler, a fim de assegurar sua consultabilidade a longo prazo.

A interconectividade, representada atualmente pela Internet e pelo Word Wibe Web, acrescenta uma dimensão nova à problemática. Não somente pode-se conectar dois computadores via rede telefônica, mas vê-se hoje redes inteiras de computadores interligadas em uma vasta super-rede em escala mundial. Vê-se nesse contexto do desenvolvimento da Infovia, numerosas vantagens para os depósitos dos arquivos: por exemplo, a visibilidade, a difusão ampla das fontes, a facilidade de consulta pelos usuários, a possibilidade do teletrabalho para os arquivistas. Mas até onde deveria ir esta presença? Dever-se-ia contentar com informações gerais num resumo das fontes, ou seria melhor colocar em linha os instrumentos de pesquisa, os planos de classificação, os calendários de conservação, e eventualmente o texto inteiro de documentos manuscritos? Dever-se-ia

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fornecer o acesso via as redes às nossas bases de dados, aos documentos eletrônicos, às imagens de documentos manuscritos?

Por outro lado, esse novo mundo nos apresenta um problema filosófico: sobre a Infovia, há uma verdadeira distinção entre arquivos numéricos e bibliotecas numéricas ( “ arquivos digitais” e “bibliotecas digitais”)? Se todos os textos são conservados em formato eletrônico, em que a cópia original é estocada num computador para consulta através das redes, ou seja, se um documento de arquivo torna-se um fichário informático e se um livro torna-se também um fichário informático, podemos ainda distinguir as bibliotecas dos arquivos ( Preserving digital information 1996, 7)? Esse problema demonstra a que ponto as mudanças tecnológicas são profundas.

Nesse complexo contexto , os metadados, essas camadas de dados adicionais que utilizamos para descrever e organizar os dados contidos nos documentos eletrônicos, ganham muita importância. Há múltiplos tipos de metadados: para a apresentação do documento (por exemplo, os sinais de estilos, de caracteres itálicos), para exprimir suas relações com outros documentos (por exemplo, de linhas, de pontos), para exprimir a catalogação, a classificação, a indexação ( os pontos de acesso para o tema), para gerir o fichário informático (por exemplo, as informações técnicas concernentes ao formato do fichário), etc.. Porém, é sobretudo a normalização dos metadados que é de uma importância capital nesse contexto. Se se deseja permitir o acesso a muita informação via redes, tem-se todo o interesse em normalizar práticas de descrição e de organização, senão o usuário será obrigado a aprender a linguagem de cada novo sistema com o qual deseja trabalhar.

Muitas iniciativas nesse sentido foram empreendidas, por exemplo, as Regras para a Descrição dos Documentos de Arquivos (RDDA, no Canadá), a Encoded Archival Description (EAD, nos Estados Unidos), a Standart Generalized Markup Language (SGML, norma ISO 8879), e a Duplin Core, a Wrawick Framework e seus sucessores (15 elementos de base para a comunicação de documentos em rede). Resta ainda muito trabalho a fazer, especialmente o aperfeiçoamento das normas e sua implantação universal de forma independente dos sistemas operacionais e do material informático. O que nos permite ser otimistas é que, a longo prazo, seremos os conservadores de documentos altamente estruturados e onde as informações concernentes à estrutura e à organização desses documentos "viajem" através das redes com os documentos como parte integrante de tudo isso, não importando onde estão os diversos destinatários eletrônicos pelo mundo afora. Com a sistematização das práticas, passa-se de um mundo tecnológico caótico a um mundo ordenado.

Para chegar a um mundo no qual toda a informação está em formato eletrônico e acessível a quem possua um computador e uma ligação com as redes, precisaria considerar a conversão maciça dos fichários já existentes, senão não se poderia consultar as informações mais recentes. Como assinalava Clifford Lynch, este importante observador das atividades das grandes redes, se se confia nas informações disponíveis em linha, teremos a impressão de que a história da raça humana sobre a terra começou em 1970. Que fazer então com as informações acumuladas em nossos depósitos depois de séculos?

É preciso demonstrar se a conversão dos fichários existentes é desejável, se ela é necessária, se ela é possível. No momento, entretanto, há obstáculos importantes, especialmente as infra-estruturas atuais, o estado das tecnologias e os custos necessários. Tomemos por exemplo o estado dos numériseurs e os sistemas operacionais de reconhecimento ótico de caracteres (ROC). O alvo desses últimos é permitir a conversão de documentos impressos sobre papel e fichários tratáveis por computador e isso a custo abordável. Mas os melhores sistemas operacionais atuais não fazem prova de uma taxa de resultados além de 97% ou 98% (Linke 1997, 70). Em princípio, isso pode parecer muito elevado, mas quando se considera que aquilo se traduz por cerca de trinta erros por folha A4 datilografada em espaço duplo, compreende-se facilmente que a intervenção humana é necessária para efetuar a correção de cada página antes que a possamos considerar como consultável.

Por outro lado, seria necessário prever muitas vezes não apenas a conversão de textos em octetos, mas também uma restruturação dos dados. Por exemplo, um fichário de informação estocado sobre fichas de cartão tomará sem dúvida a forma de uma base de dados. É preciso não somente prever os campos evidentes nas estruturas, mas também de

outros para acomodar a informação analógica e aquela que pode ser acrescentada à mão sobre as fichas, senão há perda de informações.

Consideremos igualmente o caso da dimensão dos fichários de imagens de páginas, fichários onde o texto não é tratável por computadores, mas que se pode ler sobre uma tela. A uma resolução de 400 pontos por polegada (ppp), se conta em torno de 85Ko/página. Porém, quando melhora-se a resolução para 600 ppp, ele nos custa em espaço de estocagem cerca de 500 Ko/página. Para atender a resolução do microfilme, precisaria escanear a 1000 ppp. A título de exemplo desse problema à escala de um arquivo, nota-se que para contar o estado civil dos habitantes de Québec, em torno de 18 milhões de certidões, ele custará 650 Go de espaço de estocagem para registrar somente as imagens desses dados, que não estarão ainda em formato de fichários manipuláveis para uso, sem falar nos trinta meses de trabalho para efetuar essa pesquisa (Lubkov 1997, 42).

Para disfarçar os problemas desses fichários de imagens que permitem ao usuário ver a colocação de um texto na página, mas que não o permite manipular os dados, desenvolve-se atualmente linguagens de descrição de páginas. Isto acrescentou uma camada de metadados, permitindo afixar o texto com a sua colocação na página exigida, e substituirão, pode-se esperar, esses sistemas operacionais intermitentes tal como o Acrobat d’Adobe, que oferece uma colocação em página que exige muita memória informática, mas que está sempre em forma de ficha não manipulável, como uma telecópia.

Os problemas associados à imagem fixa e em movimento são ainda mais importantes. A questão mais notável associada a esse gênero de documentos é a dimensão dos fichários quando esses documentos são informatizados. Para a imagem fixa, não há mais problema com as simples imagens em preto e branco, mas cada pixel que compõe a imagem tem necessidade de muito mais profundidade para exprimir as cores, e assim mais memória informática. Para uma imagem em torno de 20 cm por 25 cm, é preciso mais ou menos 1Mo de memória. Para a imagem em movimento, sem compressão, necessita-se 40 Mo/imagens. A taxa de affichage do filme é de 24 imagens/segundo, e do vídeo, 30 imagens/segundo. O custo em memória para estocar um filme de 90 minutos é então de 960 Mo por segundo de filme, e então de 59,6 Go por minuto e de 3,5 To/hora, ou seja, aproximadamente 5 To por 90 minutos de filme.

A título de exemplo do que estes algarismos representam em um caso concreto, pode-se notar que o sistema “Cineon de Kodak”, um dos poucos sistemas disponíveis para a numeração da imagem em movimento, necessitaria de 33 grossos cassetes para estocar este filme, ao custo de 13.000 $ US pela fita magnética somente! Além disto, o sistema necessitaria de 110 horas para converter a imagem em movimento do formato analógico ao formato numérico. Isto se traduz por mais de uma hora de tratamento por minuto de filme. Não falamos ainda de custos de tratamento. E com tudo isso, seria necessário transplantar cassetes em dez ou vinte anos para evitar a perda de todo esse trabalho!

Como os suportes numéricos não são confiáveis para a conservação a longo prazo, enaltece-se às vezes a impressão sobre papéis do código informático codificado em algarismos 1 e 0, em razão das propriedades de conservação a longo praz do papel. Mais tarde um sistema operacional de reconhecimento ótico de caracteres lerá o código para reconstituir o fichário informático. Para a imagem em movimento, esta prática não será nada prática, pois um cálculo rápido nos dá os algarismos seguintes, baseados sobre um sistema que permite a resolução comandada de 320 milhões de pixels por imagem: a 24 imagens/segundo, serão necessários aproximadamente 8 bilhões de pixels/segundo de filme 35mm. No ritmo de 6000 bits/página (quando se datilografa com entrelinha simples, calcula-se 3000), contaremos 5600 páginas (uma pilha de aproximadamente 5m) por cada segundo de filme, e portanto 180 m3 por minuto de filme, vale dizer, 16 km de espaço para estocar nosso filme de 90 minutos! Decididamente, não se poderá considerar a numeração das coleções de imagem em movimento antes de encontrar maneiras mais econômicas de estocar os fichários assim criados.

Considerando a preservação e a conservação dos arquivos eletrônicos, podemos nos voltar um pouco para as conclusões do grupo de trabalho sobre a preservação dos arquivos numéricos (Preserving digital information 1996, 37). Este grupo de trabalho conclui que a responsabilidade primeira para a informação numérica permanece com os criadores, os fornecedores e, eventualmente, os proprietários. Além disso, o grupo enaltece a criação

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de uma infra-estrutura muito profunda (deep infrastructure) capaz de suportar um sistema distribuído de dados. Na disposição de uma tal estrutura, criar-se-á um processo de certificação de organizações capazes de estocar, de migrar e abastecer o acesso às coleções numéricas. Estas organizações certificadas teriam o direito legal de intervir pela salvaguarda de documentos depositados alhures, em caso de perigo de destruição, seja por uma ameaça física à integridade dos documentos, seja por uma mudança de políticas de conservação em outro lugar, devido à privatização de um arquivo, por exemplo.

Obstáculos à automação

Nesta parte, resume-se brevemente alguns obstáculos atuais à automação dos arquivos. Em nível das infra-estruturas, a banda frequentada terá necessidade de ser acrescida consideravelmente antes que se possa responder convenientemente às necessidades dos usuários cujo número não cessa de crescer. Devemos prever eventualmente o acesso universal à Internet e seus sucessores, como é o caso do correio à escala internacional, ou ainda do telefone. Lembremos que no momento somente uma ínfima parte da população global está em linha, e que mesmo nos países industrializados falamos apenas de dez ou quinze por cento da população.

A questão da “prisão ASCIL”, expressão de Mitchell Kapor para designar o problema das línguas não inglesas que lutam para ostentar suas marcas diacríticas no meio informático, é extremamente importante no contexto das redes. A “consortium Unicode” trabalha há vários anos para desenvolver um código informático que dê conta de todas as línguas escritas, mas esse código toma 16 bits de memória para cada caracter comparado a 7 ou 8 para os dados codificados em ASCIL, e os produtores de sistemas operacionais não os adotam muito rapidamente. Todavia, com o desenvolvimento das soluções a baixo custo dos problemas de estocagem e de tratamento, este problema importante vai, sem dúvida, ser solucionado num futuro não muito distante. Um passo importante: a “World Wide Web Consortium” vem de anunciar (julho 1997) a publicação da primeira versão de trabalho da HTML 4, a qual adota como jogo de caracteres a “Unicode”.

Ao nível dos suportes físicos, o obstáculo principal é sua instabilidade. É necessário encontrar soluções neste nível para evitar que estejamos eternamente condenados a substituir a intervalos relativamente curtos a totalidade de arquivos que possuímos. No momento, não há nada além de tecnologias experimentais, mas é preciso crer que o problema será resolvido eventualmente. Passa-se sob silêncio os problemas de deterioração química e biológica.

Ao nível do endocage, assinalemos os problemas de integridade e autenticidade dos dados. Os arquivistas precisam ter confiança de que os documentos informáticos dos quais eles têm a guarda não podem ser alterados, e que o documento que eles oferecem aos usuários por consulta é o mesmo que eles receberam por arquivo.

Ao nível dos sistemas operacionais, tem-se a necessidade de desenvolver os sistemas melhor integrados às necessidades dos arquivistas e dos usuários, tanto ao nível das linhas diretas entre os sistemas de gestão e documentos quanto ao nível da interação pessoa-máquina. Visto desta última perspectiva, os sistemas operacionais disponíveis atualmente são bastante penosos, não recorrem senão de maneira muito primitiva aos aparelhos cognitivos dos usuários.

Como vimos, a conversão dos fichários permanece um problema importante por várias razões. Podemos assinalar particularmente as dificuldades de conversão de fichários de ordem técnica e aqueles de ordem econômica. Além disso, teríamos vantagem em considerar como inaceitável a prática atual de versar os dados nos sistemas de informação sem controle de qualidade, ao dizer que se fará correções mais tarde. Muito frequentemente vimos que as condições econômicas não permitem essas correções. As pessoas que administram os orçamentos têm a impressão de que os trabalhos estão completos, e são os usuários que sofrem a utilização desses dados não verificados e não corrigidos. Como é o caso em qualquer ouro lugar, o controle de qualidade é importante no arquivamento de dados eletrônicos.

Terminando, analisaremos o problema considerável da pilha de fichários necessária para a estocagem de imagens em movimento quando estas últimas são numerosas, os problemas arquivísticos associados à

compreensão de imagens para melhor estocá-las, o trabalho considerável requerido para efetuar os trabalhos de conversão, os custos implicados nesse processo, e o problema ao nível da infra-estrutura incapaz de tratar convenientemente esses enormes fichários.

Soluções a longo prazo Apesar dos numerosos e importantes problemas associados atualmente aos arquivos automatizados, podemos ainda assim esperar ver melhoras consideráveis a curto, médio e longo prazo. A importância dos trabalhos em curso nos deixa crer que se verá o controle dos dados desde sua criação até sua disposição eventual, seja por eliminação, seja por sua instituição como arquivos permanentes. Nossos métodos, nossos processos, nossas práticas, nossas normas serão estabilzadas eventualmente. O turbilhão tecnológico no qual nos encontramos atualmente dará lugar aos métodos normalizados, sobre os quais trabalhamos atualmente.

No que concerne aos computadores, esses instrumentos de trabalho tão importantes à nossa vida, veremos bem eventualmente a chegada de computadores melhor “educados” para responder a nossas necessidades. Eles serão capazes de detectar um problema de funcionamento que experimentamos, por exemplo, e intervir de maneira interativa para nos apontar as soluções possíveis. Veremos disponíveis em linha de demonstrações vídeo para nos mostrar como executar tal função, como executar tal tarefa, efetuar tal manobra informática. Além disso, o desenvolvimento de tipos de memória viva e morta que não se apagam automaticamente ou que não se corrompem em função de uma falha de eletricidade nos permite assegurar nossos temores psicológicos face a nossas relações com esses instrumentos que têm uma importância tão grande em nossas vidas. Veremos eventualmente a automatização de procedimentos de salvaguarda, de formação de usuários, de migração de dados e de outras funções arquivistas. Finalmente, com o tempo assistiremos sem dúvida ao desenvolvimento de suportes informáticos tão inabaláveis quanto o velho papel.

Terminando, será bom lembrar que nós nos encontramos atualmente no meio desse turbilhão tecnológico, que o papel que representamos neste momento é de uma grande importância histórica, pois é a presente geração de arquivistas que assegura a transição entre dois mundos tecnológicos fundamentalmente diferentes um do outro. É na gestão dessa transição que nós podemos tirar vantagem de nossas atividades para os próximos anos. Tradução de Andréa Araújo do Vale, Carla da Silva Miguelote e Rejane Moreira.

Tabela de temporalidade

Tabela de temporalidade é o instrumento com o qual se determina o prazo de permanência de um documento em um arquivo e sua destinação após este prazo, pois existem documentos que devem ser guardados por mais tempo como os relacionados às áreas contábil, fiscal, financeira e pessoal. Ela é muito utilizada pelos órgãos públicos, é importante frisar que a eliminação de documentos de arquivos, devem obedecer às normas do CONARQ, em destaque os documentos produzidos por todos os órgãos integrantes do poder público.

Segundo Wadson Faria (2006, p. 35), a tabela de temporalidade documental (TTD) é o instrumento de gestão arquivística que determina:

os prazos em que os documentos devem ser mantidos no arquivo corrente (setorial);

quando devem ser transferidos ao arquivo intermediário (central);

e por quanto tempo devem ali permanecer.

Além disso, a TTD estabelece critérios para a migração de suporte (microforma, digitalização etc.) e para a eliminação ou recolhimento dos documentos ao arquivo permanente.

Comissão permanente de avaliação de documentos

É necessário que cada organização faça a constituição legal de sua Comissão Permanente de Avaliação de Documentos. Dependendo do porte da mesma, poderá haver mais de uma Comissão. A comissão permanente de avaliação de documentos tem por finalidade assessorar à Divisão de Arquivo Geral nas ações e procedimentos referentes a avaliação documental, também orientar e realizar a análise, avaliação e seleção da

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produção documental produzida e acumulada, deve ser formada por representantes dos mais importantes setores da instituição.

Características

Tabela de temporalidade documental deve ser vista como um documento institucional e normativo, servindo de suporte para questões que se referem a períodos de permanência de documentos no arquivo da mesma. Os processos de arquivamento que não estejam orientados por uma TTD, necessitam frequentemente de novas reorganizações, pois o crescimento em volume passa a não ter limites, ser descontrolado e desordenado.

A equipe do arquivo terá que dedicar um tempo considerável para trabalhos de triagem frequentes, pois quanto mais ampla for a TTD, no que diz respeito a cobertura da massa documental produzida pela organização, maior será a eficácia da mesma no processo de arquivamento. A pessoa responsável pelo processo de arquivamento tem que ter um conhecimento básico sobre as ferramentas da TTD para que haja o melhor funcionamento do arquivo.

Vantagens

São inúmeras as vantagens da aplicação de uma TTD, como por exemplo, diminuição da ocupação do espaço físico, agilidade na recuperação da informação, definições de responsabilidade para com a gestão dos processos de arquivamento, diminuição com custos operacionais, controle geral da massa documental, eficácia sobre a gestão documental.

Dicas

As organizações devem levar em consideração algumas orientações práticas para efetivação das TTDs que são as seguintes: planejar com simplicidade sobre os mecanismos de execução, a participação de todos da organização para criação da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos, obtenção de conhecimento sobre a estrutura funcional da organização, de seu objetivo, ou seja, das atividades meio e fim, conhecer a tipologia documental produzida ou recebida pela organização.

Documento Digital

Informação compreende qualquer conteúdo que possa ser armazenado ou transferido de algum modo, servindo a determinado propósito e sendo de utilidade ao ser humano.Trata-se de tudo aquilo que permite a aquisição de conhecimento. A informação digital é um dos principais, senão o mais importante, produto da era atual. Ela pode ser manipulada e visualizada de maneiras distintas. Assim, à medida que a informação digital circula através de fluxos de trabalho que atuam sobre ela, sua representação e formato sofrem modificações, visando atender demandas específicas.

Dentro deste contexto, a produção de jornais, revistas e periódicos constitui uma das primeiras áreas onde as tecnologias para produção de conteúdo digital foi empregada e, hoje em dia, a maioria desses editores trabalham com conteúdo em diversos formatos como, por exemplo, XML (Extensible Markup Language). XML é uma metalinguagem que separa conteúdo de apresentação, oferecendo flexibilidade, interoperabilidade, extensibilidade e, principalmente, reuso. Dentre esses aspectos, a possibilidade de fácil reuso de conteúdo em diferentes mídias além do uso de recursos multimodais e elementos interativos abre o leque para inúmeras aplicações. Nesse sentido, se considerarmos, por exemplo, a área de educação, pode-se explorar formas de publicação de documentos digitais com conteúdos pertinentes ao campo da física computacional, matemática, química, dentre outras.

Cabe salientar que ao se prover documentos digitais com recursos multimodais e elementos interativos, permite-se tanto um acesso mais fácil quanto um entendimento maior desses conteúdos. Importante ainda observar que uma forma de transmitir conhecimento tácito é integrando

simulação, por meio de elementos interativos, a documentos digitais. Como resultado, consegue-se ampliar a população alvo para difusão, aprendizado e uso de tais informações.

É importante ressaltar que com a popularização da Internet ao longo dos últimos anos, a inserção da XML e tecnologias suplementares de mídia digital têm redesenhado o cenário da produção dos, então, denominados documentos digitais. Nesse sentido, um documento digital pode conter figuras, gráficos, dados estruturados, representações dependentes do tempo como filmes, programas computacionais, dentre outras formas de visualização. Incorporar recursos adicionais de multimídia ao conteúdo textual promove a visualização multimodal, beneficiando várias categorias de produção de conteúdo digital. Além disso, o documento digital possibilita o entendimento de assuntos difíceis e abstratos em diversas áreas da educação. Perceba ainda que a utilização de recurso multimodal contido nos documentos digitais serve ainda para prover significativa parcela da população de acessibilidade a uma gama variada de conteúdo de maneiras distintas. Dessa forma, por exemplo, pessoas com deficiências visual, auditiva ou outros que tenham dificuldade de lidar com conceitos abstratos podem tirar proveito do acesso a documentos digitais.

Uma das principais questões na produção de conteúdo digital trata-se do método utilizado para representação de dados. Aliado a esse aspecto, outros requisitos que necessitam ser atendidos compreendem interoperabilidade, escalabilidade e flexibilidade. Nesse sentido, a XML oferece uma forma simples de representação e organização de dados, bem como torna o problema de incompatibilidade de dados gerenciável. Aliado a esses fatores, tem-se um subconjunto de padrões globais derivados da XML que são empregados no processo de produção de conteúdo digital como, por exemplo, MathML (Mathematical Markup Language), SVG (Scalable Vector Graphics) e SMIL (Synchronized Multimedia Integration Language).

Adicionalmente, deve-se ainda ressaltar que os provedores de conteúdo das mais variadas naturezas e educadores têm a necessidade de explorar novas formas de disponibilizar informações. Isto é uma realidade no cenário atual onde tem-se a educação cada vez mais valorizada, além do que educadores têm buscado novas formas de transmissão de conhecimentos. Também neste cenário, encontra-se os produtores de conteúdo digital que necessitam incorporar elementos interativos e recursos multmodais como encontrado nas diversas mídias. Nesse sentido, vale ressaltar que diferentes apresentações de um conteúdo constituem diferentes representações do conhecimento que ele contém. Além disso, diferentes pessoas têm percepção e compreensão diferentes das coisas através de cada representação.

Assim, um documento digital proporciona diversos benefícios quando incorpora recursos multimodais.Dentro desse contexto, MathML é uma aplicação XML orientada para área de Matemática com o objetivo de facilitar uso e reuso de conteúdo matemático ou de natureza científica necessário na produção de conteúdo digital. MathML permite a manipulação e apresentação de conteúdo científico, além de dispor de conversores para conversão para outras notações, sendo interoperável, e.g., com TeX.

Por outro lado, SVG é uma aplicação XML que permite a editoração e manipulação de elementos gráficos. SVG faz uso da XML para definir o formato desses elementos. Documentos SVG possuem uma série de vantagens, quando comparados a outros formatos, podendo ser manipulados e convertidos por várias ferramentas. Também, integra-se facilmente a tecnologia Java. SVG oferece suporte a troca, manipulação e apresentação de informação gráfica de modo inteligente, possuindo vantagem competitva diante do Flashä. Empresas envolvidas no desenvolvimento e difusão da SVG compreendem Sun Microsystems, Adobe, Apple, IBM, Kodak, dentre outras.

Já SMIL é uma tecnologia baseada em XML para descrever o controle, leiaute e sincronização na produção de conteúdo digital com recursos multimídia. Recursos como áudio, animações e controles em tela, dentre outros, podem ser adicionados a documentos digitais. SMIL permite a integração de recursos multimídia (texto dinâmico, áudio e vídeo) a conteúdo digital, proporcionando produção e apresentação de conteúdo

digital no estilo de TV. Antonio Mendes Da Silva Filho

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PROVA SIMULADA

01. Os princípios arquivísticos adquirem universalização a partir do seu

emprego e referência. No entendimento de alguns autores como Shellenberg, Paes e Bellotto, agregar documentos por fundos, isto é, reunir todos os títulos (documentos) provenientes de um corpo, de um estabelecimento, de uma família ou de um indivíduo, e dispor segundo uma determinada ordem os diferentes fundos é da essência do princípio da:

a) Proveniência; b) Territorialidade; c) Naturalidade; d) Temporalidade; e) Informalidade. 02. Receber o documento, ler o documento identificando o assunto

principal e o(s) assunto(s) secundário(s) de acordo com o seu conteúdo, localizar o código, utilizando o índice, quando necessário, anotar o código na primeira folha do documento e preencher a(s) folha(s) de referência para os assuntos secundários são rotinas correspondentes às operações de:

a) prescrição; b) notação; c) avaliação; d) classificação; e) restauração. 03. Muitas instituições produzem e acumulam documentos de maneira

indiscriminada, ou seja, sem critérios técnicos ou científicos, incorrendo em problemas de difícil solução para os arquivistas. Assim, garantir condições de conservação da documentação de valor permanente; aumentar o índice de recuperação da informação; conquistar espaço físico e reduzir o peso ao essencial da massa documental dos arquivos são objetivos da:

a) descrição; b) indexação; c) avaliação; d) disseminação; e) codificação. 04. Em qualquer arquivo, é importante estabelecer critérios que visam a

otimizar sua administração de maneira coerente e eficaz. Com o objetivo de fornecer as bases para um entendimento entre a própria instituição e os funcionários do arquivo permanente sobre o que deve ser feito com os documentos da instituição a que dizem respeito, visando não apenas a eliminação, mas principalmente, assegurar a preservação de certos documentos, cobrindo todos os documentos: os que careçam de valor, como também os que possuem valor. Para atender às necessidades da instituição e do arquivo, a sua cobertura deve ser total. Essa noção remete à interpretação do plano de:

a) descarte; b) destinação; c) levantamento; d) organização; e) triagem. 05. Os procedimentos intelectuais e físicos e os resultados da análise e

organização de documentos de acordo com os princípios arquivísticos denominam-se:

a) arranjo; b) levantamento; c) triagem; d) depuração; e) acondicionamento. 06. A chamada unidade mínima de documentação possui o caráter da

indivisibilidade, segundo Bellotto (2004), que pode ser traduzida por um “conjunto de documentos de tipologias diferentes, cuja reunião optativa é útil para documentar um fato, evento, assunto etc”. Essa é a definição de:

a) carta; b) ofício;

c) memorando; d) dossiê; e) resolução. 07. Alguns paradigmas da área arquivística permanecem ao longo dos

anos, pois, mesmo refutados em princípio, são corroborados mais adiante, garantindo consistência da área. Nessa perspectiva, “a relação entre a individualidade do documento e o conjunto no qual ele se situa geneticamente” é um axioma arquivístico que se traduz como:

a) integralidade; b) viabilidade; c) organicidade; d) simultaneidade; e) funcionalidade. 08. O arquivo da universidade está sendo mantido sob condições

adversas e alguns fatores como: luz, temperatura e umidade relativa do ar, agentes externos ao documento que são os mais responsáveis pela:

a) racionalização; b) prevenção; c) conservação; d) restauração; e) deterioração. 09. O pesquisador do arquivo precisa acessar, para uma investigação

acadêmica, alguns documentos classificados como sigilosos, referentes à segurança da sociedade e do Estado. O arquivista deve informar que esses documentos são restritos por um prazo máximo de:

a) 20 anos, a contar da data de seu arquivamento; b) 30 anos, a contar da data de sua produção; c) 40 anos, a contar da data de sua movimentação; d) 50 anos, a contar da data de sua organização; e) 60 anos, a contar da data de sua destinação. 10. A competência do arquivista no desenvolvimento das atividades de

descrição é fundamental para uma perfeita recuperação das informações. Assim, se um fundo como um todo estiver sendo descrito, deverá ser representado numa só descrição; se é necessária a descrição de suas partes, estas podem ser descritas em separado. A soma total de todas as descrições obtidas, ligadas numa hierarquia, representa o fundo e as partes para as quais foram elaboradas as descrições. Tal técnica é denominada descrição:

a) multinível; b) relevante; c) contextualizada; d) identificável; e) estrutural. 11. Nome, termo, palavra-chave, expressão ou código que pode ser

usado para pesquisar, identificar ou localizar uma descrição arquivística é conhecido como:

a) item de série; b) parte de arranjo; c) ponto de acesso; d) classe de referência; e) área de relevância. 12. A Norma Geral Internacional de Descrição Arquivística estabelece

algumas regras gerais, sendo organizadas em sete áreas de informação descritiva. Dentre elas destaca-se a de registrar o código do país, de acordo com a última versão da ISO3166; o código do detentor, de acordo com a norma nacional de código de detentor e um específico código de referência local ou número de controle. Esses são os principais elementos de descrição constitutivos do código de referência da área de:

a) proveniência; b) relacionamento; c) determinação; d) destinação; e) identificação.

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13. “Documento elaborado por meio de um computador, sendo seu autor identificável por meio de um código, chave e outros procedimentos técnicos e conservados, na maioria, em memórias eletrônicas de massa”, é o documento:

a) sistemático; b) mutável; c) sonoro; d) imagnético; e) eletrônico. 14. A legislação determina que “ficará sujeito à responsabilidade penal,

civil e administrativa, na forma da legislação em vigor, aquele que desfigurar ou destruir documentos de valor...”:

a) permanente; b) especializado; c) intermediário; d) terciário; e) corrente. 15. “Implementar a política nacional de arquivos públicos e privados,

visando à gestão, à preservação e ao acesso aos documentos de arquivo” é finalidade do:

a) CONAR; b) SINAR; c) ARCAR; d) UNESCO; e) AAB. 16. Os documentos relativos às atividades-meio serão analisados,

avaliados e selecionados pelas Comissões Permanentes de Avaliação de Documentos dos órgãos e das entidades geradoras dos arquivos da administração pública, obedecendo aos prazos estabelecidos pela:

a) tabela de equivalência e transferência expedida pelo SINAR; b) tabela de enquadramento e definição expedida pelo SIDAR; c) tabela de prescrição e decadência expedida pelo DENARQ; d) tabela de avaliação e extinção expedida pelo ABARQ; e) tabela de temporalidade e destinação expedida pelo CONARQ. 17. A natureza dos documentos a serem arquivados e a estrutura da

entidade é que determina o: a) conjunto de classificações; b) método de arquivamento; c) sistema de notações; d) descarte de projeções; e) instrumento de pesquisa. 18. Constituídos de documentos em curso como plano de partida ou

prosseguimento de planos para fins de controle ou tomada de decisões das administrações são os arquivos:

a) correntes; b) intermediários; c) permanentes; d) sigilosos; e) secretos. 19. De acordo com as regras de alfabetação, os sobrenomes que

exprimem grau de parentesco NÃO são considerados na: a) precedência classificatória; b) movimentação alfanumérica; c) ordenação alfabética; d) tabela de codificação; e) remissiva alfabética. 20. Para organização de uma massa documental constituída

especificamente de processos, o arquivista deve utilizar o método: a) enciclopédico; b) numérico; c) dicionário; d) unitermo; e) geográfico. 21. Assegurar a preservação dos documentos que não mais são

utilizados pela administração e que devem ser mantidos, visando a

um processo de triagem que estabelecerá a eliminação ou o arquivamento definitivo é a função principal do arquivo:

a) onomástico; b) permanente; c) especializado; d) intermediário; e) estratégico. 22. Estabelecer os prazos de vida do documento dentro da instituição, de

acordo com os valores informativos e probatórios, é atividade da comissão de:

a) avaliação de documentos; b) incineração de documentos; c) restauração de documentos; d) movimentação de documentos; e) preservação de documentos. 23. Antes de eliminar documentos inservíveis para a instituição, o técnico

de arquivo deve recorrer ao instrumento de destinação aprovado pela autoridade competente, que é a tabela de:

a) operacionalidade; b) caducidade; c) organicidade; d) temporalidade; e) originalidade. 24. O controle de temperatura, de umidade relativa e de poluentes, por

meio de instrumentos, com o objetivo de criar uma atmosfera favorável à conservação dos documentos, denomina-se:

a) monitoração; b) climatização; c) esterilização; d) fumigação; e) refrigeração. 25. O técnico de arquivo necessita auxiliar o arquivista na elaboração de

uma publicação, descrevendo detalhadamente os documentos previamente selecionados, visando a incluí-los num instrumento, utilizando critérios temáticos, cronológicos, onomásticos etc. O instrumento que deve ser elaborado é o:

a) índice; b) repertório; c) guia; d) inventário; e) topográfico. 26. A palavra ou o grupo de palavras retiradas diretamente de um ou mais

documentos, para indicar seu conteúdo e facilitar sua recuperação denomina-se:

a) palavra-cópia; b) palavra-guia; c) palavra-chave; d) palavra-índice; e) palavra-item. 27. O art. 4º da Lei 8.159 menciona que todos têm direito a receber dos

órgãos públicos informações de seu interesse particular ou de interesse coletivo ou geral, contidas em documentos de arquivos que serão prestadas no prazo da lei, sob pena de responsabilidade, ressalvadas aquelas cujo sigilo seja imprescindível à segurança do:

a) Arquivo e do Congresso; b) Homem e da Comunidade; c) Público e da Vida; d) Governo e da Política; e) Estado e da Sociedade. 28. São inalienáveis e imprescritíveis os documentos de valor: a) primário; b) permanente; c) especial; d) intermediário; e) corrente.

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29. O órgão vinculado ao Arquivo Nacional que define a política nacional de arquivos é o:

a) SINARQ; b) ABARQ; c) REBARQ; d) COLMARQ; e) CONARQ. 30. Quanto ao gênero, os microfilmes são documentos classificados

como: a) cartográficos b) iconográficos c) audiovisuais d) textuais 31. Ao usar o Método Numérico Simples, os correspondentes eventuais

terão a sua documentação arquivada em pastas, que constituirão uma série à parte, chamadas de:

a) especiais b) reservadas c) miscelâneas d) confidenciais 32. A fase da operação de arquivamento, em que é feito o arranjo dos

documentos, de acordo com a codificação dada aos mesmos, denomina-se:

a) classificação b) automação c) ordenação d) inspeção 33. O conjunto de princípios (análise, arranjo, descrição, avaliação,

transferência e recolhimento dos documentos) e técnicas a serem observadas na constituição, organização, desenvolvimento e utilização dos arquivos, denomina-se:

a) arquivoconomia b) arquivonomia c) arquivologia d) arquivística 34. O processo de análise da documentação de arquivos, visando

estabelecer a sua destinação, de acordo com seus valores probatórios e informativos denomina-se:

a) arranjo b) avaliação c) descrição d) classificação 35. O método de seleção que permite determinar o grau de

representatividade de um conjunto documental, segundo critério geográfico, alfabético, numérico e / ou cronológico chama-se:

a) suporte b) avaliação c) destinação d) amostragem 36. A Transferência de documentos dos arquivos intermediários para os

arquivos permanentes é chamada de: a) triagem b) seleção c) descarte d) recolhimento 37. O instrumento de pesquisa elaborado seguindo um critério temático,

cronológico, onomástico ou geográfico, incluindo, todos os documentos pertencentes a um ou mais fundos, descritos de forma sumária ou pormenorizada chama-se:

a) catálogo b) índice c) lista d) guia

38. Nos arquivos, a guarda e conservação dos documentos visando à sua utilização são características da:

a) criação b) função c) finalidade d) localização e) importância 39. A centralização dos arquivos correntes não é apenas a reunião da

documentação em único local, como também a concentração de todas as atividades de controle de documentos. O órgão encarregado dessa centralização é o protocolo que concentra as seguintes atividades:

a) arquivo, controle, análise e eliminação b) expedição, controle, retenção e expurgo c) avaliação, levantamento, movimentação e descarte d) recebimento, registro, distribuição e movimentação e) planejamento, análise, implantação e acompanhamento 40. O método cronológico é adotado em quase todas as repartições

públicas. Numera-se o documento depois de autuado, colocando-o numa capa de cartolina. Além do número, são transcritas outras informações. Esse documento denomina-se:

a) catálogo b) protocolo c) inventário d) repertório e) processo 41. Reunir, conservar, arranjar, descrever e facilitar a consulta dos

documentos oficiais, visando a torná-los úteis para fins administrativos, pesquisas históricas é função do arquivo:

a) corrente b) especial c) permanente d) intermediário e) especializado 42. A passagem dos documentos da 2ª para a 3ª idade do arquivo,

chama-se: a) conservação b) recolhimento c) referência d) transferência e) encaminhamento 43. É obra destinada à orientação dos usuários no conhecimento e na

utilização dos fundos que integram o acervo de um arquivo. É o instrumento de pesquisa mais genérico, pois se propõe a informar a totalidade dos fundos existentes no arquivo. Este instrumento é identificado como:

a) guia b) índice c) catálogo d) repertório e) topográfico 44. O método de seleção que permite determinar o grau de

representatividade de um conjunto documental, segundo critério geográfico, alfabético, numérico ou cronológico é o processo de:

a) arquivamento b) amostragem c) destinação d) retenção e) seriação 45. Os documentos de arquivos podem assumir, basicamente, dois tipos

de valores que de acordo com os seus conteúdos, podem ser: a) ativo e passivo b) probatório e fiscal c) eventual e jurídico d) transitório e definitivo e) administrativo e histórico

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46. A atividade de sintetizar elementos formais e conteúdo textual de

unidades de arquivamento, adequando-os aos instrumentos de pesquisa os quais se pretende produzir, chama-se:

a) destinação b) descrição c) avaliação d) coleção e) classificação 47. O processo que na organização de arquivos correntes consiste em

colocar os documentos em sequência alfabética, numérica ou alfanumérica, de acordo com o método de arquivamento previamente adotado, é denominado:

a) doação b) avaliação c) classificação d) destinação e) distribuição 48. O documento, pela natureza de seu conteúdo informativo, determina

medidas especiais de proteção, quanto à sua guarda e acesso público, é classificação como:

a) sigiloso b) oficial c) público d) secreto e) urgente 49. Segundo as normas de organização de Arquivos Intermediários, “...

ainda que a documentação transferida do arquivo corrente permaneça no arquivo intermediário...”, o acesso a ela limita-se ao órgão:

a) produtor b) receptor c) organizador d) consultor e) acumulador 50. Estabelecer preceitos capazes de orientar a ação dos responsáveis

pela análise e seleção do documento, com vistas à fixação de prazos para sua guarda ou eliminação, é competência da:

a) recepção b) avaliação c) destinação d) organização e) acumulação 51. O arranjo é “o processo de agrupamento dos documentos singulares

em unidades significativas e o agrupamento, em relação significativa de tais unidades entre si.” A relação significativa por Schelleenberg é o princípio da:

a) santidade b) identificação c) análise d) organicidade e) funcionalidade 52. A sistemática de arranjo inicia-se materialmente com o: a) processamento b) levantamento c) planejamento d) recolhimento e) agrupamento 53. De acordo com a terminologia internacional sobre Arquivologia, “a

sequência de documentos da mesma natureza no interior de um fundo “é chamada de:

a) série b) item c) grupo d) seção e) divisão

54. A descrição é tarefa típica do arquivo: a) corrente b) intermediário c) permanente d) especial e) especializado 55. Quando recorremos a um instrumento de pesquisa que tem a

característica de uma lista alfabética (e eventualmente cronológica) de nomes de pessoas, de lugares ou de assuntos contidos em uma ou mais unidades arquivísticas, estamos nos referindo ao (à):

a) índice b) repertório d) catálogo d) inventário e) guia 56. O Conselho Internacional de Arquivos (CIA) que promoveu avanços

importantes na área de arquivologia no domínio da cooperação entre países foi criado em:

a) 1962 no âmbito FID b) 1945 no âmbito AMC c) 1971 no âmbito CRCCF d) 1950 no âmbito UNESCO e) 1964 no âmbito da AFNOR 57. Em sentido restrito, as funções fundamentais dos sistemas e serviços

relacionados com o tratamento da informação, tais como Arquivos, Bibliotecas, Centros de Informação ou Serviços de Informação são:

a) conhecer a demanda de uso e acesso, e arquivamento b) armazenar, avaliar e recuperar informação c) registrar e permitir a acessibilidade às fontes de informação d) avaliar informações sobre necessidade e densidade de uso e) organizar e conservar os documentos 58. Os métodos de arquivamento são responsáveis pela (o): a) plano de armazenagem dos documentos b) notação dos documentos c) palavra-chave dos documentos d) ordenação dos documentos e) plano de destinação dos documentos 59. Ao longo da história, tem sido objeto dos trabalhos dos especialistas

de arquivo: a) conservação, memória, organização e guarda b) produção, tramitação, conservação e autuação c) tratamento, conservação, geração/gestão e difusão d) organização, apensamento, arquivamento e conservação e) autuação, conservação, análise, análise documental e arquivamento 60. A definição da política nacional de arquivos brasileiros cabe ao (a): a) SOCINFO b) SINAR c) ABNT/ISSO d) AFNOR e) CONARQ 61. Conforme a natureza do conteúdo, os documentos podem ser

categorizados em: a) fiscais, de pessoal, técnicos e históricos b) administrativos, de pessoal, contábil, jurídico e técnicos c) diplomáticos, administrativos, legais e técnicos d) históricos, administrativos, técnicos ou especializados e) técnicos, administrativos, contábil-financeiros, de pessoal 62. A experiência piloto da criação do Projeto de Gestão de Documentos

para estabelecer uma organização sistêmica dos arquivos da administração pública brasileira teve como um dos objetivos específicos:

a) assegurar apoio necessário ao planejamento no nível ministerial b) implementar decisões governamentais no âmbito do Ministério c) otimizar o processo de recuperação de informações técnico-

administrativas

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d) assegurar apoio necessário para implementação no nível ministerial e) identificar os tipos de documentos nas instituições e definir o software

para uso 63. De acordo com a política nacional de arquivos públicos e privados (Lei

8.159), os arquivos privados são conjuntos de documentos produzidos ou recebidos por pessoas físicas e jurídica, em decorrência de suas atividades. Os arquivos privados identificados como de interesse público e social não poderão ser:

a) alienados com aditamentos e ou perda da unidade documental, nem recolhidos para o exterior

b) alienados com dispersão ou perda da unidade documental, nem transferidos para o exterior

c) recolhidos na sua totalidade para o exterior d) recolhidos para o exterior com anexação, mesmo que contenham

marginalia e) transferidos para o exterior com apensamento e alienados com

dispersão 64. Considerando a teoria das três idades, a avaliação dos documentos

de arquivo deve ser realizada no estágio: a) intermediário b) corrente / intermediário c) intermediário / permanente d) corrente e) permanente 65. Um arquivo público (federal, estadual ou municipal), para organizar a

documentação armazenada, deverá introduzir uma política de gestão dos documentos públicos considerando as fases correntes e intermediárias, além da permanente. De imediato, o seguinte procedimento metodológico operacional deverá ser implementado:

a) arranjo e destinação da produção documental b) otimizaçãodos procedimentos e das atividades arquivísticas c) avaliação, seleção, arquivamento e microfilmagem d) levantamento da produção documental e) controle do fluxo de documentos 66. O procedimento arquivístico destinado a assegurar as atividades de

acondicionamento, armazenamento, conservação e restauração de documentos denomina-se:

a) preservação b) descrição c) conservação d) restauração e) avaliação 67. A arquivística preocupa-se com a falta de respaldo legal que assegura

o valor probatório dos registros nos documentos eletrônicos. As duas questões centrais desse problema são:

a) software e direito autoral b) privacidade do cidadão e direito autoral c) direito autoral e hipertexto d) rede de transmissão dos dados e formatos e) hardware e direito autoral GABARITO: PROVA III

01 A 11 C 21 D 31 C 41 C

2 D 12 E 22 A 32 C 42 B

3 C 13 E 23 D 33 D 43 A

4 B 14 A 24 B 34 B 44 B

5 A 15 B 25 B 35 D 45 E

6 D 16 E 26 C 36 D 46 B

7 C 17 B 27 E 37 A 47 C

8 E 18 A 28 B 38 B 48 A

9 B 19 C 29 E 39 D 49 A

10 A 20 B 30 C 40 E 50 B

51 D 61 E

52 D 62 C

53 A 63 B

54 C 64 D

55 A 65 D

56 D 66 A

57 B 67 B

58 D

59 C

60 E

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