Microsoft BI Stack - Software Evaluation Guide-BRZ
-
Upload
jadson-da-silva-santos -
Category
Documents
-
view
49 -
download
0
Transcript of Microsoft BI Stack - Software Evaluation Guide-BRZ
Microsoft Business Intelligence
Guia de Avaliação
da Solução
Copyright © 2008 Solver. Todos os direitos reservados.
A Solução de Business Intelligence Microsoft 2
Página 2
Conteúdo
Sobre Este Guia ........................................................................................................................................ 4
NOTA IMPORTANTE : Atualização do Roadmap do Microsoft Office PerformancePoint Server ............ 5
Agradecimentos ....................................................................................................................................... 7
Capítulo 1 – Visão Geral da Solução de Business Intelligence Microsoft .................................................. 8
Resumo dos Principais Componentes de Business Intelligence da Microsoft .................................... 10
Visão geral da indústria de BI ............................................................................................................. 11
Arquitetura de BI – Como Tudo Se Encaixa ....................................................................................... 12
Diferenciação entre a Microsoft e outros Fornecedores de BI ......................................................... 13
Quando você deve considerar o uso da Solução de BI Microsoft? .................................................... 16
Quando você NÃO deve considerar o uso da Solução de BI Microsoft? ........................................... 17
A Solução de BI Microsoft vai satisfazer minhas necessidades? ........................................................ 18
Compromisso da Microsoft com BI .................................................................................................... 19
Processo de avaliação recomendado ................................................................................................. 20
Capítulo 2 – Análise das Necessidades ................................................................................................... 21
Geral ................................................................................................................................................... 21
A – Seus Objetivos e Critérios de Sucesso para uma possível implementação ................................. 21
B – Processo ....................................................................................................................................... 22
C – Medidas ........................................................................................................................................ 22
D – Coleta de dados, Relatórios e Monitoramento ........................................................................... 22
E – Usuários, Função e Responsabilidades ......................................................................................... 23
F – Fontes de Dados, Integração, Data Warehousing ........................................................................ 23
G – Logística de Projeto para uma possível implementação ............................................................. 24
H – Monitoramento e Analítica .......................................................................................................... 24
Capítulo 3 – Transformando Necessidades em Requisitos ..................................................................... 25
Documento de Requisitos de Negócios ............................................................................................. 25
A Solução de Business Intelligence Microsoft 3
Página 3
Avaliando o PerformancePoint Server ............................................................................................... 26
Estendendo o PPS com soluções de ISV e personalizações ............................................................... 28
O Valor das Soluções Verticais ........................................................................................................... 29
Capítulo 4 – Melhorando Processos para Ganhar Eficiência .................................................................. 30
Capítulo 5 – Construindo um Piloto para Garantir a Adequação ............................................................ 31
Abordagem de Re-produção .............................................................................................................. 31
Abordagem de nova solução .............................................................................................................. 31
Preparando-se para a POC ................................................................................................................. 32
O que esperar quando você visualiza a POC ...................................................................................... 34
Capítulo 6 – Planejando o Projeto de BI Microsoft: O que é preciso para alcançar com sucesso a linha
de chegada? ............................................................................................................................................ 35
Planejando uma implementação de BI bem-sucedida ....................................................................... 35
Apêndice 1: Integrando Métrica e Analítica para o Gerenciamento do ................................................ 43
Desempenho .......................................................................................................................................... 43
Apêndice 2: “Uma Versão da Verdade” Em Toda A Empresa ................................................................ 46
Apêndice 3: Modelo de Relatório de Status de Consultor Semanal ...................................................... 49
Apêndice 4: Modelo de Resumo Semanal ............................................................................................. 50
Apêndice 5: Modelo de Resumo Semanal ............................................................................................. 51
Apêndice 6: Complementos de Terceiros .............................................................................................. 52
Apêndice 7: Exemplos de KPIs e Métrica por Função ............................................................................ 53
Apêndice 8: Recursos para Pesquisa ...................................................................................................... 61
Apêndice 9: Exemplos de Capturas de Tela do Microsoft Office ........................................................... 63
PerformancePoint Server – Monitoramento ......................................................................................... 63
Exemplos de Capturas de Tela do Microsoft Office PerformancePoint .................................................. 67
Server - Planejamento ............................................................................................................................ 67
A Solução de Business Intelligence Microsoft 4
Página 4
Sobre Este Guia
Parabéns! Se você está lendo este guia, provavelmente já iniciou a jornada que vai melhorar o
gerenciamento do desempenho de negócios em sua organização. Existem hoje muitas soluções
boas de software de Business Intelligence (BI) no mercado que podem automatizar e dinamizar
as atividades que você deseja melhorar. Porém, há inúmeros recursos e plataformas para
escolher, portanto queremos ajudá-lo por meio deste guia abrangente que foi compilado por
vários especialistas com mais de 50 anos de experiência coletiva na pilha de produtos de BI da
Microsoft.
Se sua organização utiliza como padrão, planeja usar como padrão ou implantar uma solução baseada
na Microsoft, você deve avaliar a plataforma de BI do Microsoft SQL Server e a solução de business intelligence do Office PerformancePoint Server 2007.
Este guia vai orientá-lo no processo de avaliação do pacote de BI da Microsoft, com um enfoque nas
ferramentas front-end como painéis, scorecards, relatórios ad hoc, relatórios financeiros, orçamento,
previsão e mineração de dados.
Finalmente, este guia se destina ao público corporativo e, em todos os capítulos, nosso objetivo foi
manter tanto a estrutura quanto o conteúdo em um nível de fácil compreensão para o leitor não
técnico. Boa sorte!
A Solução de Business Intelligence Microsoft 5
Página 5
NOTA IMPORTANTE *: Atualização do Roadmap do Microsoft
Office PerformancePoint Server * Este documento foi produzido anteriormente da publicação oficial sobre o roadmap do Microsoft Office PerformancePoint Server. Por favor considere esta nota durante a leitura, compreensão e utilização deste guia, visto que ele menciona informações do roadmap antigo. Para maiores informações acesse: www.microsoft.com/bi. A estratégia de business intelligence (BI) da Microsoft é usar as ferramentas presentes no Microsoft Office SharePoint Server e Microsoft Office Excel — e a plataforma escalonável de business intelligence do Microsoft SQL Server — para fornecer BI a qualquer pessoa em qualquer organização. Esta estratégia permite que os clientes implantem soluções completas de BI usando investimentos já existentes nesses três produtos essenciais da Microsoft. Com base na opinião dos clientes, a Microsoft decidiu consolidar as capacidades analíticas, de painel e scorecard do Microsoft Office PerformancePoint Server no Office SharePoint Server Enterprise, agora chamado de PerformancePoint Services. Esta consolidação permitirá que você ofereça tais capacidades aos seus clientes por um custo total de propriedade mais baixo. Você pode ter a certeza de que o suporte aos clientes do módulo Planning continua sendo uma prioridade para a Microsoft. A partir da metade de 2009, a Microsoft irá lançar o Office PerformancePoint Server 2007 Service Pack 3 (SP3), que incluirá atualizações para o módulo Planning do produto atual; portanto, a Microsoft não fará outros investimentos em versões autônomas do Office PerformancePoint Server. Informações adicionais em http://www.microsoft.com/bi/products/announcement.aspx
A Solução de Business Intelligence Microsoft 6
Página 6
A Solução de Business Intelligence Microsoft 7
Página 7
Agradecimentos
A elaboração deste guia foi possível graças ao empenho dos seguintes co-autores: Claire
Chen
Corey Barak
Eric Forgo
Johan Magnusson
Manish Bansal
Michael Applegate
Nils Rasmussen
Design e Layout da Capa: Amey Lai
A Solução de Business Intelligence Microsoft 8
Página 8
Capítulo 1 – Visão Geral da Solução de Business Intelligence Microsoft
As ferramentas modernas de business intelligence (BI) ajudam as organizações a gerenciar
melhor seu desempenho por meio da automatização do planejamento, orçamento,
relatório, monitoramento e análise. Com alta qualidade em implementação, treinamento e
suporte, a maioria das soluções de BI dos principais fornecedores atualmente oferece às
empresas oportunidades significativas de melhoria do desempenho. A Microsoft, a SAP, a
IBM e a Oracle são consideradas as “Big 4” na área de BI, e este guia o ajudará a avaliar o
pacote de produtos da Microsoft.
Ao comprar e implementar pacotes de BI, os gerentes normalmente procuram alcançar um ou
mais dos objetivos abaixo:
- Maior lucratividade
- Maior participação no mercado
- Mais rapidez no ciclo das contas a receber
- Maior produtividade e prestação de contas pelos funcionários
- Maior controle sobre os custos
- Processos mais rápidos e fáceis de orçamento e relatório financeiro
- Maior conformidade com normas
- Ligação de estratégias a táticas e iniciativas operacionais
- Medida de desempenho com o uso de Indicadores Chave de Desempenho
A Solução de Business Intelligence Microsoft 9
Página 9
Para entender como as tecnologias de BI da Microsoft evoluíram ao longo do tempo, veja o
diagrama a seguir:
Com base na noção de que o Microsoft Excel é a ferramenta de relatório mais popular do mundo,
poderíamos dizer que a primeira entrada da Microsoft na área de BI foi em 1985, quando lançou a
primeira versão do Excel. Mais tarde, em 1989, em colaboração com dois parceiros, a Microsoft
adicionou recursos de data warehousing com o lançamento do Microsoft SQL Server 1.0. Em 1999,
com o lançamento do SQL Server 7.0, a Microsoft incluiu um mecanismo OLAP conhecido agora
como SQL Server Analysis Services e a ferramenta de integração de dados, Data Transformation
Services (“DTS” e conhecido mais tarde como SQL Server Integration Services ou “SSIS”). Em 2000, a
primeira versão do avançado mecanismo de consulta e clustering que agora é conhecido como SQL
Server Data Mining foi incluída no lançamento do SQL Server 2000.
Em 2001 foi lançado o produto de portal da Web, o SharePoint Portal Server. Além de ter muitas
outras funções, o SharePoint se tornou um portal para que os usuários finais acessem várias
ferramentas de BI como os painéis e scorecards do PerformancePoint Server. Em 2004, a Microsoft
lançou a ferramenta de relatório SQL Server Reporting Services e a incluiu como um complemento
do SQL Server 2000. Em 2005, a Microsoft lançou o Business Scorecard Manager, e junto com a
aquisição de 2006 da ferramenta de análise, ProClarity, bem como o desenvolvimento de uma
ferramenta de planejamento baseada no Excel, a Microsoft integrou esses três produtos e em 2007
os lançou como um único pacote de BI chamado Microsoft Office PerformancePoint Server. Foi aí
que a Microsoft se destacou como o fornecedor que podia oferecer uma solução de BI completa,
A Solução de Business Intelligence Microsoft 10
Página 10
que cobria todas as necessidades de gerenciamento de desempenho de uma organização. Nos
próximos parágrafos, vamos discutir brevemente cada componente da pilha de BI da Microsoft.
Resumo dos Principais Componentes de Business Intelligence da Microsoft
Microsoft SQL Server – É a base de uma implantação de BI da Microsoft. Usando o SQL Server
Integration Services (SSIS), você estabelece a integração às suas fontes de dados (ERP, folha de pagamento, CRM, ponto de venda etc.) e faz o agendamento de atualizações automáticas no banco de dados do SQL Server. Ele se torna seu data warehouse, sobre o qual você construirá o restante da solução de BI.
Microsoft SQL Server Analysis Services (SSAS) – Assim como o SSIS, o SQL Server Analysis
Services vem incluído no SQL Server sem nenhum custo adicional. Essa é a ferramenta de OLAP
(Online Analytical Processing – Processamento Analítico Online) que permite ao usuário decompor,
investigar, fazer uma busca detalhada e analisar os dados de negócios com rapidez e facilidade. Os
cubos OLAP são construídos sobre o data warehouse do SQL Server.
Microsoft SQL Server Data Mining – Essa ferramenta também vem com o SQL Server. Ela consiste em um complemento do Excel como a interface de usuário e um conjunto potente de algoritmos personalizáveis que facilita a mineração de seus dados em clusters, padrões e tendências que ferramentas de análise comuns não perceberiam. É aí que os usuários encontram respostas para perguntas como: Quais produtos vendem melhor juntos (“basket analysis” – análise de cesta de compras)? Ou quais alunos provavelmente precisarão de ajuda para passar em determinadas aulas?
Microsoft SQL Server Reporting Services (SSRS) – Mais uma ferramenta incluída no SQL Server. O SSRS é uma ferramenta de relatório completa que oferece relatórios formatados com alguns dos melhores gráficos e medidores do mercado. Os relatórios podem ser implantados como um serviço de tempo de execução no portal de usuários do SharePoint, ou podem ser agendados e automaticamente distribuídos a qualquer número de usuários. Os relatórios vêm em diferentes formatos, mas a exportação no Excel é um dos mais populares.
Microsoft Office SharePoint Server (MOSS) – Esse portal da Web totalmente personalizável se
tornou um dos produtos de maior sucesso na história da Microsoft, devido à corrida das
organizações para encontrar um portal central onde possam compartilhar documentos e
implantar seus painéis, scorecards e relatórios de modo que o acesso dos usuários seja fácil e
seguro.
Usando o SharePoint como um único ponto de entrada, centenas e, em alguns casos, milhares de
usuários podem se mover facilmente entre módulos de orçamento, painéis, scorecards, consultas
de mineração de dados, módulos de relatório e análise sem perceber que estão acessando módulos
diferentes e sem ter que fazer login e logout em diversas aplicações.
Microsoft Office PerformancePoint Server (PPS) – Esse é o pacote básico de gerenciamento de
desempenho da Microsoft. Ele consiste em três módulos básicos que, juntos, satisfazem
A Solução de Business Intelligence Microsoft 11
Página 11
a necessidade da maioria das organizações no que diz respeito a ferramentas de BI para usuário
final. O módulo principal é chamado de Monitoramento e é completamente integrado ao portal
do SharePoint. Ele oferece painéis personalizáveis e interativos com scorecards e gráficos. O
segundo módulo é o de Análise e consiste essencialmente na ferramenta de análise e relatório
ad hoc ProClarity que a Microsoft adquiriu em 2006.
Ele também pode se integrar ao SharePoint para fornecer funcionalidades de análise avançadas
como “heat maps” (gráficos cujos valores são representados por cores) e árvores de decisão.
Finalmente, o terceiro módulo do PerformancePoint Server é chamado de Planejamento e
oferece um complemento do Excel para orçamento, previsão e consolidações.
Complementos Você deve achar que não há necessidade de usar ferramentas de terceiros para complementar a pilha abrangente de BI da Microsoft descrita acima. Pense nisso: a Microsoft tem mais de 100.000 parceiros em todo o mundo que estão constantemente buscando formas de agregar valor aos produtos da Microsoft. Isso resultou em uma variedade de soluções diferentes que podem ser vinculadas à pilha de BI da Microsoft. Muitas são exclusivas de indústrias específicas e outras simplesmente adicionam soluções que automatizam ou dinamizam processos específicos. Nós listamos vários complementos de terceiros no Apêndice 6, mas você também pode pesquisar na Internet se estiver procurando algo específico que nós não cobrimos neste guia.
Visão geral da indústria de BI
Com o lançamento do Microsoft Office PerformancePoint Server 2007 (PPS) em outubro de
2007, a Microsoft pôde, pela primeira vez, oferecer uma solução de BI completa, desde o banco de
dados do SQL Server no back-end até o portal do SharePoint e os módulos de painéis, scorecards,
orçamento e relatório no front-end. Dessa forma, a Microsoft entrou para o clube exclusivo de
fornecedores de software para gerenciamento de desempenho de negócios que oferecem soluções
de business intelligence abrangentes e corporativas.
Os fornecedores de BI sempre cobraram centenas de milhares de dólares por seus pacotes
completos de BI com bancos de dados e portais da Web. A Microsoft decidiu estabelecer para sua solução um preço muito mais baixo que a norma da indústria e, com isso, mudou o cenário competitivo.
Após o lançamento do PerformancePoint Server pela Microsoft, ocorreram consolidações
significativas na indústria de BI em 2006 e 2007. Essencialmente, todas as principais soluções foram
adquiridas por grandes concorrentes da Microsoft que queriam ter seus próprios pacotes de BI
abrangentes para poder competir com a Microsoft. A SAP adquiriu a Outlooksoft e a Business
Objects. A IBM adquiriu a Cognos, que já tinha adquirido a Adaytum, a Frango, a Applix e a Lex 2000.
A Oracle adquiriu a Hyperion, que já tinha feito outras aquisições nos anos anteriores. De repente,
uma área que tinha tantos concorrentes passou a consistir em quatro grandes fornecedores:
Microsoft, Oracle, IBM e SAP.
A Solução de Business Intelligence Microsoft 12
Página 12
Arquitetura de BI – Como Tudo Se Encaixa
Com o lançamento do pacote PPS de módulos de BI para usuário final, a Microsoft pôde finalmente ser considerada uma participante de fim-a-fim no exclusivo clube de fornecedores de software para gerenciamento de desempenho, que oferecem soluções de business intelligence abrangentes e corporativas.
Embora a Microsoft já oferecesse componentes importantes como banco de dados, mecanismo
OLAP, relatório operacional e planilha, mineração de dados e um portal da Web há anos, o
PerformancePoint Server preencheu as poucas lacunas que ainda existiam em torno dos painéis,
relatórios e análises ad hoc, orçamento e consolidações.
Como descrevemos anteriormente, o PerformancePoint Server (PPS) consiste em três módulos básicos:
- Monitoramento
- Análise
- Planejamento
Cada um desses módulos realiza várias tarefas, com base nas necessidades específicas da
organização, e cada um deles pode ser implementado de forma independente ou junto com os
outros.
A estratégia de BI da Microsoft insiste no tópico “BI para todos” e
Steve Ballmer, CEO da Microsoft, diz que “se as empresas quiserem um nível
mais alto de desempenho, terão que capacitar seus funcionários a tomar
decisões melhores. Estamos bastante entusiasmados com isso na Microsoft”.
- Microsoft
A Solução de Business Intelligence Microsoft 13
Página 13
Como os componentes da pilha de BI da Microsoft são posicionados um sobre o outro, vinculados por
meio de um modelo de segurança uniforme e um logon de usuário único, as empresas têm a oportunidade de melhorar a eficiência dos usuários e da equipe de TI que dá suporte à plataforma e às aplicações. A figura abaixo mostra como todas as peças se encaixam:
Como a maioria das organizações está bastante familiarizada com o portal do SharePoint, a
plataforma de BI do SQL Server e do Analysis Services, várias partes deste documento têm um
enfoque no pacote de BI front-end do PerformancePoint Server.
Diferenciação entre a Microsoft e outros Fornecedores de BI
O Microsoft Office PerformancePoint Server 2007 (PPS) é um dos primeiros pacotes de Business Intelligence (BI) totalmente integrado e abrangente a ser vendido pela mesma empresa que fornece as plataformas de portal e banco de dados necessárias. Isso proporcionou à Microsoft uma oportunidade única de fornecer uma solução de BI em que a transparência e a integração entre as ferramentas front-end e a plataforma back-end poderiam ser parte do design inerente.
A Solução de Business Intelligence Microsoft 14
Página 14
Todos os fornecedores de software oferecem benefícios exclusivos em suas tecnologias. Abaixo
estão alguns dos principais benefícios e diferenciadores oferecidos pela solução de BI da Microsoft:
Diferenciador Benefício
Pilha de produtos inteira fornecida
pelo mesmo fabricante
- Simplicidade (economia de tempo/custo) ao
lidar com um único fornecedor para compras e
taxas de manutenção. - Garantia do fornecedor de que as versões do
banco de dados, do portal e do pacote de BI
funcionarão bem juntas.
Interface de usuário uniforme A conhecida interface de usuário da Microsoft e
seus princípios de design aplicados em todos os
módulos reduzem a curva de aprendizado dos
usuários.
Preço A Microsoft estabeleceu preços baixos para
seus produtos, a fim de incentivar os clientes a
estender as ferramentas de BI a grandes
números de profissionais da informação.
Logon único Com base no Active Directory, os usuários que
fizerem login no Windows estarão
automaticamente autenticados para os
módulos de BI da Microsoft e não precisarão de
IDs e senhas separadas. Assim o gerenciamento
se torna mais fácil, tanto para o departamento
de TI como para os próprios usuários.
Integração com o MS Office Atualmente, quase todos os profissionais da
informação são usuários freqüentes dos
produtos Microsoft Office. Os módulos de BI
para usuário final (PerformancePoint Server,
Data Mining e SQL Server Reporting Services)
são fortemente integrados ao Office. O
resultado é o aumento da produtividade e da
adoção por parte dos usuários.
Investimento em pesquisa e desenvolvimento A cada ano, a Microsoft investe mais dinheiro
na pesquisa e no desenvolvimento de seu banco
de dados, portal e pacote de BI que qualquer
outro fabricante. O resultado é um ciclo de
desenvolvimento contínuo com novas
funcionalidades extensivas em cada versão
lançada.
A Solução de Business Intelligence Microsoft 15
Página 15
Custo total de propriedade e ROI Devido a todos os outros itens listados nesta
tabela, a maioria das organizações verá que o
pacote de BI da Microsoft oferece um custo
total de propriedade mais baixo e um ROI
(Return on Investment – Retorno sobre o
Investimento) mais alto que seus concorrentes.
Desempenho e escalabilidade O desempenho e a escalabilidade são
prioridades para qualquer organização que
planeja implantar uma solução de BI. A
plataforma MS SQL Server tem sido
aperfeiçoada nesta área durante anos. Com o
SQL Server 2008, ela é considerada comparável
e em alguns casos mais rápida que seu principal
concorrente, o Oracle, e capaz de escalar para
lidar de forma eficiente com volumes de dados
extremamente grandes.
Comunidade de desenvolvedores de terceiros
grande e global
A Microsoft tem uma extensa comunidade de
parceiros que desenvolvem soluções para sua
plataforma. Para os clientes de BI isso
representa um fluxo contínuo de complementos
que eles podem comprar para cumprir
requisitos especiais como soluções específicas
para determinada indústria, integrações pré-
construídas, etc.
Canal vasto e global de parceiros Com mais de 100.000 parceiros em todo o
mundo, todas as principais cidades e regiões
têm um ou mais parceiros locais da Microsoft.
Isso possibilita taxas de consultoria competitivas
e muitas opções para os clientes.
Talento disponível Como a plataforma de banco de dados da
Microsoft é o sistema mais vendido no mundo,
os clientes podem encontrar números maiores e
mais acessíveis de talento (funcionários pré-
treinados) do que os concorrentes podem
oferecer.
Integração com os sistemas de origem A SSIS, ferramenta de integração que vem com
o banco de dados SQL Server, evoluiu e se
fortaleceu durante quase uma década, e agora
é considerada muito potente, além de conter
uma funcionalidade extensiva na área de ETL
(extraction, data transformation and loading –
extração, transformação e carga de dados), que
é uma peça fundamental em qualquer
implementação de BI. Isso garante aos possíveis
clientes que eles poderão automatizar seus
processos de ETL.
A Solução de Business Intelligence Microsoft 16
Página 16
Quando você deve considerar o uso da Solução de BI Microsoft?
Embora o mercado de BI esteja dominado por alguns grandes fabricantes, você pode simplificar
seu processo de seleção fazendo um auto-diagnóstico que o ajudará a filtrar as soluções mais
adequadas para sua organização. A seguir citamos alguns exemplos de diagnóstico que fazem da
pilha de BI da Microsoft uma excelente opção:
- Você usa atualmente ferramentas de BI de muitos fornecedores, e gostaria de ter uma
única plataforma integrada para aprender e gerenciar. - O licenciamento dos fornecedores de BI atuais é muito caro para implantar nas estações de
trabalho de todos os seus profissionais da informação.
- Você investiu nas tecnologias da Microsoft (como o Office, o SQL Server, o SharePoint) e
gostaria de potencializar esses investimentos com sua nova ferramenta de BI.
- Você teve uma experiência ruim com outros fornecedores de BI que foram adquiridos ou
saíram do mercado, e agora gostaria de investir em um parceiro de longo prazo.
- Você precisa de cubos OLAP e um data warehouse flexível, escalonável e com licença de baixo
custo, e é importante que você possa encontrar, com facilidade, funcionários ou parceiros
com o talento necessário.
- Você Implementou ou planeja implementar o SharePoint como seu portal de intranet, e seria
interessante que os usuários finais e o TI também tivessem as ferramentas de BI disponíveis
através do SharePoint.
- Você precisa de uma ferramenta de mineração de dados (para análise profunda de
relacionamentos, padrões e tendências em suas transações, e quer que essa ferramenta
seja fácil de usar e integrada ao restante da pilha de BI.
- Há um desejo de criar uma cultura de painel amplamente difundida na organização para
melhorar o gerenciamento do desempenho, e é importante que o custo por usuário seja
baixo para manter o investimento em um nível reduzido mesmo que os painéis sejam
acessados por centenas ou até milhares de usuários.
- Sua organização está implementando uma metodologia de Scorecard para acompanhar o
desempenho e compará-lo às metas, além de dar suporte a estratégias e táticas. Você quer
que a nova tecnologia de scorecard seja uma parte inerente de um pacote de BI completo,
sem logins separados, aparência distinta ou uma interface diferente da dos outros módulos
de BI.
- Você precisa de um gerador de relatório transacional sólido que possa consultar qualquer
coisa, desde fontes de dados dinâmicas até o data warehouse ou cubos OLAP, e ele deve ter
suporte no mercado, bons gráficos e fácil integração ao Excel, além de poder ser acessado
de forma independente, dentro de um portal ou através da distribuição de relatórios
automatizada.
- Você quer uma plataforma e um conjunto de ferramentas de BI que possam ser configurados
para satisfazer cada necessidade específica e, portanto quer se certificar de que há uma
comunidade de desenvolvimento ativa de terceiros que tenha o suporte de seu fornecedor.
- Você tem múltiplas ferramentas de orçamento em divisões diferentes e gostaria de uma única
ferramenta que pudesse integrar vários processos de planejamento nas diversas divisões.
- Seu processo de planejamento/orçamento é totalmente separado de seu processo de
relatório, monitoramento e analítica, ou você nem mesmo tem um processo de
monitoramento e analítica, mas agora gostaria de ter um processo de BI integrado.
- Atualmente você faz o orçamento no Excel, e quer continuar assim, mas está cansado de
A Solução de Business Intelligence Microsoft 17
Página 17
gerenciar cada pasta de trabalho e seus respectivos problemas de vinculação de célula e
segurança.
- Você acha que não tem uma documentação de backup apropriada e comentários de seus
gerentes de linha, e quer uma ferramenta de BI que não apenas gerencie o fluxo de trabalho
de orçamento e relatório, mas também possibilite o anexo do material de suporte.
- Você está procurando um sistema flexível que possa fazer muito mais além de
orçamento e consolidações.
Quando você NÃO deve considerar o uso da Solução de BI Microsoft?
Nem sempre uma grande ferramenta de BI será adequada. Quando você avalia a pilha de BI da
Microsoft, pode ter certos requisitos que vão eliminá-la de sua lista de fornecedores. Por
exemplo:
- Pequeno orçamento para implementação:
A menos que planeje fazer a implementação com recursos internos, você verá que uma
implementação de BI completa (por ter muitas funcionalidades e opções de implantação) leva
normalmente alguns meses. Em outras palavras, se você tem um orçamento de US$10.000
para a implementação, deve considerar outras soluções. - Organização de pequeno porte
Embora o custo de licenciamento e as respectivas taxas de manutenção anuais do SQL Server,
PerformancePoint e SharePoint sejam considerados baixos se comparados a soluções
concorrentes similares, a pilha completa de BI da Microsoft, em geral, é mais adequada para
organizações de grande e médio porte, que podem se beneficiar com todas as
funcionalidades e que têm o orçamento necessário para pagar pela implementação. É claro
que há situações em que ela pode ser feita a um custo baixo. Por exemplo, se o sistema de
origem for executado no SQL Server e tiver cubos OLAP pré-construídos e os usuários finais
estiverem felizes com o Excel como sua ferramenta de front-end, não haverá nenhum custo
adicional pelas licenças da Microsoft (o suplemento do Excel para o Analysis Services é
gratuito) e a implementação (estabelecimento dos relatórios do Excel sobre os cubos pré-
construídos) pode ocorrer poucos dias. - Utilize uma plataforma de banco de dados que não seja o Microsoft SQL Server
Se sua organização tiver uma diretiva de banco de dados que não aceite o uso do
Microsoft SQL Server, é um sinal claro de que você não deve gastar seu tempo avaliando o
pacote de BI da Microsoft, já que ele requer a plataforma Microsoft SQL Server subjacente. - Necessidades básicas de BI
Se sua organização tiver necessidades de orçamento muito básicas, provavelmente será
melhor usar o Excel padrão até que seus requisitos se tornem mais complexos. Da mesma
forma, se suas necessidades de relatório já estiverem plenamente satisfeitas, com seu
gerador de relatórios dos sistemas ERP, por exemplo, e você não precisar de uma ferramenta
mais forte para análise ou painéis, deixe um pacote de BI completo como o
PerformancePoint para depois, quando as necessidades de sua organização estiverem mais
avançadas. É claro que, se você tiver uma estratégia de BI de longo prazo, pode fazer uma
implementação em fases, implementando, por exemplo, um data mart primeiro, depois
alguns painéis simples, em seguida scorecards e mineração de dados, e por fim orçamento e
previsão quando chegar a hora certa.
A Solução de Business Intelligence Microsoft 18
Página 18
A Solução de BI Microsoft vai satisfazer minhas necessidades?
Até agora oferecemos a você uma visão geral de alto nível da pilha de BI da Microsoft e seus
componentes básicos, e demos algumas idéias sobre quando você deve ou não considerá-la como
uma solução viável para sua organização. No próximo capítulo vamos fornecer uma ferramenta de
análise de necessidades, mas antes disso vamos posicionar a oferta da Microsoft em relação às
necessidades de sua organização:
Exemplo de arquitetura baseada na pilha completa de BI da Microsoft:
Como preparação para sua análise de necessidades, pode ser muito útil analisar a condição que
define o que significa para você uma implementação bem-sucedida. Por exemplo:
1) Melhor Desempenho nos Negócios:
O resultado geral da implementação é o melhor funcionamento dos negócios. Isso pode
incluir uma melhor tomada de decisões, economias no software de BI e na manutenção e
processos organizacionais aperfeiçoados. 2) Usuários Satisfeitos:
Fácil de utilizar e automatizada, de forma que seja popular entre os usuários e o trabalho
redundante (como a entrada de dados duplicada ou a reconciliação de dados manual) seja
eliminado.
A Solução de Business Intelligence Microsoft 19
Página 19
3) Funcionários e Gerentes Capacitados:
Melhor processo de planejamento, controle e suporte a decisões.
4) Uso sustentável:
Lide com as alterações nos requisitos de negócios.
5) Escalonável:
Lide com o crescimento nas dimensões e no volume de dados.
6) Segurança:
Os dados e o modelo são protegidos contra usuários não autorizados e perda de dados.
7) Precisão:
O sistema fornece análises e relatórios precisos e confiáveis que têm recursos de controle
para garantir sua confiabilidade.
8) Atualização oportuna:
Os dados são atualizados na hora certa para que os relatórios e as análises contenham
sempre os dados mais relevantes.
9) Comunidade Sólida e Sustentável de Fornecedores e Parceiros:
Pesquisa e desenvolvimento contínuos, várias opções de treinamento e suporte etc.
Quando você tiver examinado a lista acima para identificar os parâmetros que pode usar para definir o que significam para sua organização uma seleção de software e uma implementação bem-sucedidas, poderá então passar à análise detalhada de necessidades no próximo capítulo, que o ajudará a identificar a funcionalidade que deve buscar no PerformancePoint Server e no restante da pilha de BI da Microsoft.
Compromisso da Microsoft com BI
Como discutimos anteriormente, na primeira década do século XXI temos visto um grande
número de fusões e aquisições na indústria de software de BI. Os sistemas adquiridos foram
renomeados e integrados (em vários graus) aos pacotes de BI dos respectivos fabricantes.
Desde o início da década, a Microsoft vem investindo cada vez mais no fornecimento de
aplicações de BI. Um dos principais resultados foi o planejamento e o lançamento do pacote
MS PerformancePoint Server no outono de 2007, tornando a Microsoft bastante visível no
mapa global de fornecedores de BI. Em 2008, a empresa líder em análise de software, Gartner
Group, colocou a Microsoft no quadrante de líderes de seu “Quadrante Mágico” de
plataformas de BI. Esses fatores e o reconhecimento de que a Microsoft tem se posicionado
claramente como um fornecedor de BI de longo prazo fazem dessa empresa um forte
candidato para a maioria das organizações que procuram uma nova solução para melhorar o
desempenho de seus negócios.
Especulando que o processo de democratização do BI levará muitos anos de trabalho árduo, Steve Ballmer, CEO da Microsoft,
diz:“Antes que todo profissional do conhecimento que tenha uma
pergunta possa dizer: eu consegui encontrar as informações de que
precisava para responder essa pergunta sozinho, ainda temos muito
trabalho a fazer.”
A Solução de Business Intelligence Microsoft 20
Página 20
Processo de avaliação recomendado
Se sua organização planeja realizar um processo de avaliação meticuloso com vários fornecedores de
BI, recomendamos a seguir uma abordagem estruturada:
1. Entenda o que a pilha de BI da Microsoft oferece (veja o início deste capítulo) e faça o mesmo com cada fornecedor que planeja avaliar.
2. Certifique-se de que a plataforma de banco de dados da Microsoft (MS SQL Server) é
apropriada para a estratégia de TI de sua organização.
3. Analise as necessidades de BI de sua organização (veja o Capítulo 2).
4. Crie um documento de requisitos (veja o Capítulo 3) e encontre o melhor fornecedor de
acordo com ele.
5. Construa um modelo piloto (protótipo) para reduzir os riscos e melhorar a visibilidade (veja o
Capítulo 6).
6. Faça a seleção final do software e do parceiro para a implementação.
7. Planeje o projeto de implementação (veja o Capítulo 5).
A Solução de Business Intelligence Microsoft 21
Página 21
Capítulo 2 – Análise das Necessidades
Qualquer pessoa que esteja considerando a compra de uma solução de BI abrangente precisa fazer uma análise das futuras necessidades e dos pontos de preocupação atuais para se certificar de que a funcionalidade do software é apropriada. Neste capítulo nos concentramos no PerformancePoint Server (Saiba mais sobre as mudanças no roadmap do PerformancePoint e SharePoint), já que esse pacote cobre tudo ou pelo menos a maior parte do que uma empresa procura quando se trata de ferramentas de front-end de BI. A maioria das organizações já possui o SQL Server e isso também vale, cada vez mais, para o portal do SharePoint, portanto não falamos sobre essas duas ferramentas abaixo (acesse o site da Microsoft se precisar de mais informações). A seguir você encontrará um exemplo de um “Questionário do PPS”, que o ajudará a fazer as perguntas certas antes de escrever um BRD (Business Requirement Document – Documento de Requisitos de Negócios) e considerar uma implementação propriamente dita.
O propósito deste questionário é pré-qualificar os usuários de uma ferramenta como o
PerformancePoint Server.
Exemplo de Questionário do PPS:
Geral
Qual seria sua principal razão para implementar o MS Performance Point Server?
1. Orçamento, Planejamento, Previsão
2. Consolidações
3. Analítica
4. Monitoramento (painéis/scorecards)
5. Mais de um dos itens acima!
A – Seus Objetivos e Critérios de Sucesso para uma possível implementação
Fatores Críticos de Sucesso
Classifique a importância dos seguintes fatores de sucesso (Baixa/Média/Alta?)
Fator Crítico de Sucesso Classificação
1 As informações devem chegar na hora certa.
2 As informações devem ser integradas – ‘uma
única versão da verdade’
3 As informações devem estar disponíveis com mais
rapidez
4 As informações devem ser precisas.
5 O sistema deve ter suporte para consultas ad hoc.
A Solução de Business Intelligence Microsoft 22
Página 22
6 Os sistemas devem fornecer uma representação
gráfica.
das informações.
7 O sistema deve ter um desempenho razoável
(tempos de resposta).
Para cada uma das seções abaixo, descreva o processo atual e o processo desejado
(as Seções B-G cobrem apenas o módulo de Planejamento do PerformancePoint Server):
B – Processo
1. Quais são seus ciclos de PBFC (Planning, Budgeting, Forecasting and Consolidation – Planejamento, Orçamento, Previsão e Consolidação)?
2. Faça um acompanhamento detalhado de seus Processos de PBFC atuais (fluxo de dados).
3. Como funciona a planilha do Excel atualmente?
4. Quais são as dependências entre esses processos (se houver vários processos distintos que se
cruzam)?
5. Descreva o período de tempo dos ciclos (quando eles abre, fecham).
a. Descreva os processos dentro de um ciclo.
b. Com que freqüência eles ocorrem e quais são as iterações dentro de um ciclo?
c. Há outros processos de usuários internos ou externos para dar suporte?
6. Quais são seus pontos de preocupação atuais e as melhorias planejadas?
C – Medidas
1. Qual é a granularidade das medidas e como ela difere entre os tipos de PBFC (Dados Efetivos. Orçamento Ano corrente, ano seguinte)
2. Quais são as especificações (propriedades) de cada uma das medidas (isto é, o cliente tem
uma região, um vendedor etc.)?
3. Que dados são calculados e enviados de volta ao sistema de origem e quais servem apenas
para uso interno?
4. Como os dados são analisados?
5. Os dados são comparados entre diferentes iterações?
6. Examine as dimensões uma por uma.
7. Os novos clientes, tratamentos e tipos serão adicionados ao sistema?
D – Coleta de dados, Relatórios e Monitoramento
1. Como os dados são coletados em um ciclo de PBFC (isto é, planilha)?
2. Que pontos de dados são coletados?
3. Como os formulários são distribuídos?
4. Que dados são usados nos relatórios?
5. Como os relatórios são distribuídos?
6. Como funciona a planilha do Excel atualmente?
A Solução de Business Intelligence Microsoft 23
Página 23
7. Você prefere todas as células de entrada em um formulário ou múltiplos formulários?
8. Como a reconciliação é feita atualmente?
9. Você está “propagando” os formulários de orçamento?
E – Usuários, Função e Responsabilidades
1. Descreva o perfil do proprietário da ferramenta/processo e o número de usuários
(aqueles responsáveis pelo gerenciamento do processo de PBFC).
2. Há outras funções ou perfis de usuário envolvidos nos processos que não foram cobertos
acima?
3. Como o trabalho é dividido por função (entidade, receita, manutenção de hierarquia, fluxo
de trabalho, segurança)?
4. Qual é o processo de análise e aprovação durante um ciclo de PBFC?
5. Há uma hierarquia de análise e/ou aprovação? Se sim, como ela é?
6. Quem está especificamente envolvido no processo de análise e aprovação e o que eles
analisam e adicionam, especificamente?
7. Quem é responsável por fazer alterações no driver de negócios, nos formulários ou outras
alterações de PBFC e como elas são implementadas?
8. Como a segurança do sistema é solicitada, aprovada e concedida?
9. Qual a diferença entre as permissões dos usuários?
10. A permissão do usuário controla alguma outra dimensão além da Equipe?
F – Fontes de Dados, Integração, Data Warehousing
1. Descreva suas fontes de dados específicas.
2. Como os dados são obtidos (arquivo simples, etc.)?
3. Quais são os passos necessários para transformar os dados a fim de cumprir os requisitos de
análise/formulário/modelo – Faça um acompanhamento detalhado das especificações da
solicitação, recepção e uso dos dados (limpeza dos dados)?
4. Qual é o volume de dados usado a partir dos sistemas de origem?
5. Que volume de dados é enviado de volta aos sistemas de origem e processos downstream?
6. Descreva os requisitos do write-back de dados nos sistemas de origem.
7. Dados de múltiplas fontes precisam ser integrados?
8. Qual o histórico que você mantém (anos de dados) ou precisa usar na análise ou nos
relatórios?
9. Quais são suas fontes de dados mais críticas?
10. Quais são suas fontes de medida mais críticas (entidades, elementos de custo, marketing,
etc.)?
11. Em que nível de granularidade os dados estão disponíveis vs. o que é usado na modelagem e
nos relatórios?
12. Quais são seus requisitos de arquivamento e o que seu grupo arquiva?
13. Que auditoria de dados é realizada?
A Solução de Business Intelligence Microsoft 24
Página 24
G – Logística de Projeto para uma possível implementação
1. Quais são os riscos, as restrições e as dependências do projeto?
2. Quem são os principais contatos durante o processo e quais são suas funções?
3. Quais as principais linhas do tempo dentro da linha do tempo do projeto (requisitos de PBFC
do sistema de origem, disponibilidade das hierarquias finais)?
4. Como você tem acesso às fontes de dados?
5. Você usa o Active Directory?
6. Todos os colaboradores e aprovadores estão na rede?
7. Qual é a capacidade da rede interna?
8. Qual é a probabilidade de uso do servidor de terminal ou de outra ferramenta de acesso
remoto?
H – Monitoramento e Analítica
1. Que KPIs você gostaria de seguir na aplicação de Monitoramento?
2. Com que freqüência as KPIs precisam ser atualizadas?
3. Em que ambiente você quer trabalhar com sua aplicação de monitoramento? Em um
ambiente Web usando o SharePoint?
4. Você tem os KPIs já calculados hoje?
5. Você tem os algoritmos para calcular os KPIs?
6. Quantos KPIs você quer seguir?
7. Você quer que seus KPIs sejam exibidos em gráficos?
8. De que fontes você quer coletar dados para o cálculo de seus KPIs?
9. Você precisa do recurso de busca detalhada em sua aplicação de monitoramento?
10. Você já tem uma estrutura de hierarquia existente para todos os seus dados relevantes?
11. Quais são seus requisitos de relatório usando a aplicação analítica?
12. Você quer usar sua aplicação analítica para relatórios ou para análises rápidas?
13. Em que nível de detalhamento você quer fazer buscas?
14. Em que tipo de dado você quer fazer buscas detalhadas?
15. Você quer fazer buscas detalhadas em uma interface gráfica?
16. Quão importante é a funcionalidade de alterar facilmente a exibição com novas dimensões nos
eixos?
17. Você precisa trabalhar em ambiente Web com sua aplicação analítica?
18. Você quer fazer buscas detalhadas em seus dados a partir de uma planilha do Excel?
Com base nas respostas obtidas nas perguntas do Questionário sobre seu processo atual e seu
processo desejado, você estará pronto para dar o próximo passo, transformando as necessidades em requisitos!
A Solução de Business Intelligence Microsoft 25
Página 25
Capítulo 3 – Transformando Necessidades em Requisitos
Documento de Requisitos de Negócios
Quando todas as perguntas acima forem respondidas, você terá um conjunto do que chamamos de
‘necessidades brutas’. Transformar essas necessidades brutas em um Documento de Requisitos de
Negócios é uma tarefa crucial em qualquer projeto de implementação de sistemas. Na maioria dos
casos, esse documento é produzido depois que o software foi selecionado, pelo parceiro de
implementação do software. Contudo, achamos bastante útil produzir esse documento detalhado
antes do processo de seleção do fornecedor de software. Esse documento serve como uma forte
ferramenta no processo de seleção do fornecedor de software, já que os requisitos dos negócios e
do sistema passam a ser conhecidos com detalhes, e ele permite que você compare cada solução de
software com base em seus requisitos. Também é importante priorizar esses requisitos com base em
suas necessidades, como algo que você “deve ter” ou que “seria bom ter”.
Além de auxiliar no processo de seleção do software, esse documento serve como uma ferramenta
importante para controlar o escopo e manter o patrocinador do projeto, o gerente do projeto e os
membros da equipe do projeto na mesma página. Todos entendem os requisitos da mesma forma –
Os patrocinadores do projeto sabem exatamente o que será construído no sistema e os membros
da equipe do projeto sabem exatamente o que precisa ser construído no sistema para cumprir
requisitos de negócios específicos. A falta desse tipo de documento normalmente causa
discrepância no entendimento das metas do projeto e pode, no final das contas, provocar a falha do
projeto.
Considere as seguintes áreas a serem incluídas em um documento de requisitos de negócios, além de
outras que podem ser adequadas para sua organização:
1. Visão Geral Executiva
Esta seção deve fornecer um resumo de alto nível do estado atual da Organização e uma
breve descrição da Organização. Ela deve expressar a Visão do Projeto do ponto de vista
executivo. Isso demonstrará que o projeto tem adesão por parte da equipe de liderança
executiva e está alinhado com metas mais amplas da organização. Você também deve
discutir o Resultado Desejado que a equipe executiva espera desse projeto.
2. Escopo, Objetivos e Fatores Críticos de Sucesso
A equipe do projeto deve transformar as expectativas dos executivos em diversos itens
tangíveis que vão orientar o objetivo do projeto e a definição do escopo.
Com relação ao escopo e objetivo, a equipe deve definir os principais fatores que
demonstrarão o sucesso do projeto.
A Solução de Business Intelligence Microsoft 26
Página 26
3. Pressuposições, Restrições, Dependências e Riscos nos Requisitos
Esta seção deve listar várias pressuposições feitas durante a definição do escopo, como,
por exemplo, o suporte contínuo dos executivos, a disponibilidade dos recursos certos na
hora certa, etc. Esta seção também deve descrever quaisquer restrições, dependências e
riscos que sejam conhecidos no início do projeto.
Tudo isso deve ser feito relativamente rápido no início do projeto e deve ser
apresentado ao comitê executivo para sua adesão e aprovação. Isso ajuda a alinhar
todas as partes envolvidas.
4. Definição dos Requisitos de Negócios (Funcional e Técnica)
Quando o objetivo e a definição do escopo estiverem prontos, é hora de escrever as
especificações funcionais e técnicas. Essas especificações devem ser um documento de
trabalho em andamento, detalhado o bastante para servir como base para o restante do
projeto.
a. Funcionais
i. Casos de uso
ii. Fluxo de processo conceitual de alto nível
iii. Usuários e Segurança
iv. Relatórios, Tendências e Análises
b. Técnicas
i. Fontes de dados
ii. Requisitos de alimentação de dados
iii. Auditoria e arquivamento de dados
iv. Volume
v. Requisitos de Desempenho do Sistema
vi. Requisitos administrativos
c. Outros requisitos
i. Requisitos de treinamento (para Usuários Avançados e Usuários Finais)
ii. Requisitos de implantação (prontidão da organização, etc.)
Quando o documento acima estiver pronto, você estará bem posicionado para entender e
comunicar os requisitos a todos os envolvidos no projeto. O próximo passo será analisar a
adequação de diversos pacotes de software aos seus requisitos.
Avaliando o PerformancePoint Server
Aqui discutiremos como avaliar a adequação do PerformancePoint Server aos seus requisitos.
Esta é uma abordagem genérica e pode ser aplicada a outros pacotes de software que você estiver
considerando. Se estiver avaliando múltiplos pacotes de software com recursos e benefícios
bastante similares, recomendamos também o desenvolvimento de um sistema de classificação por
requisito ou categoria de requisito. Pode ser uma média ponderada ou uma classificação linear.
A Solução de Business Intelligence Microsoft 27
Página 27
Os requisitos serão categorizados em várias áreas no BRD (business requirements document – documento de requisitos de negócios), dependendo de suas necessidades. A partir do documento, pegue cada requisito de cada categoria e analise a adequação do PerformancePoint de modo tabular. Você também pode estender essa análise, incluindo a adequação de outros pacotes de software considerados, o que pode ser útil para uma comparação lado a lado. O exemplo abaixo representa os requisitos de todo o sistema para aplicações de Planejamento e Orçamento, e pode ser adaptado a qualquer módulo de software de BI.
# Requisito /
Ponto de
Preocupação
Breve Descrição do
Requisito
Presente no
PPS
Análise da adequação do PerformancePoint
Em todo o sistema
1 Segurança dos Atualmente não tira Sim • Usuários podem ser atribuídos a funções distintas com
Dados no Nível proveito dos recursos vários níveis de segurança da Atualização de segurança do SSAS. • Isso pode ser feito pelo Administrador a partir da Gostaria de começar interface de usuário e faz parte do gerenciamento
a definir a Segurança das
Atualizações
do fluxo de trabalho controlado pelo PerformancePoint Planning Server
2 Múltiplas Árvores Necessidade de cada Sim • Usuários podem controlar atualizações personalizadas
de Atualização usuário criar suas em sub-sites de relatório do site de planejamento ou
próprias atualizações • O administrador pode fazer atualizações
personalizadas dentro do site de planejamento
3 Tempo de Sistema atual muito Sim • Isso está relacionado principalmente aos aspectos de Relatório
Indisponibilidade lento, provavelmente • Veja nossos comentários na página intitulada
do Sistema Rápido devido às tabelas ‘Recomendações para a arquitetura de relatório’
e Mínimo dinâmicas. Precisa de tempo de
resposta rápido e sistema estável
4 Recursos de Precisa carregar e Sim • A provisão multimoeda é um recurso incluído no
multimoeda converter múltiplas PPS
moedas • É habilitado por modelos de pressuposição da taxa de câmbio
5 Recursos de Busca Precisa fazer buscas Sim • Disponível no Planejamento como um recurso no
Detalhada de detalhadas no nível design de Formulário e Relatório
Transação da transação do cubo • Disponível também nos módulos de Monitoramento e Analítica
6 Recurso de Precisa bloquear Sim • Acesso do usuário a dados apropriados é controlado
Bloqueio de versões de plano por atribuições e ciclos do servidor de planejamento
Plano separadas e torná-las • Controle de versão de plano é configurável e
acessíveis normalmente o plano corrente é atualizado.
simultaneamente Versões de planos são acessíveis simultaneamente via formulário ou
relatório
7 Informações de Precisa saber quando Sim • Isso não é um problema no PPS; o acesso ao cubo é
Login do Sistema um usuário fez login no controlado pelo PerformancePoint Planning Server
sistema para evitar e não há conexões diretas ao cubo
problemas na implantação do
cubo
• Cubos podem ser reprocessados a qualquer momento
De forma similar você pode optar por analisar a adequação do PerformancePoint para aspectos de Monitoramento e Analítica também. Esse exercício não deve ser muito longo, mas sim feito rapidamente o bastante para avaliar se deve prosseguir nessa direção ou não. Esse trabalho proporcionará uma compreensão de alto nível de todos os requisitos a serem cumpridos pela aplicação. Ele também serve como um trabalho de mitigação de riscos para toda a entrega do projeto.
A Solução de Business Intelligence Microsoft 28
Página 28
Se você estiver usando esse trabalho como uma ferramenta de comparação entre múltiplos
pacotes de software, é melhor personalizá-lo de acordo com suas necessidades. Por exemplo,
você pode adicionar uma coluna para classificar a adequação de um determinado requisito com
um número – porcentagem ou escala de 1-10. Pode ser tirada uma média ponderada junto com a
prioridade do requisito. Você pode definir um número de corte para determinar quais aplicações
de software devem ser consideradas nos próximos passos e quais devem ser excluídas da lista.
Estendendo o PPS com soluções de ISV e personalizações
Quando um grande fabricante de software como a Microsoft publica um pacote de aplicação de software corporativo como o PPS, sempre há clientes cujos requisitos podem não ser cumpridos pela funcionalidade básica da solução. Por isso, há uma grande comunidade de desenvolvedores que reage constantemente aos comentários e requisitos dos clientes e constrói soluções complementares. Esses complementos fornecem aos clientes uma série de opções voltadas para sua indústria ou seus requisitos específicos. Às vezes essas soluções são entregues a um único cliente, e outras vezes são comercializadas e entregues mundialmente.
Como a pilha de BI da Microsoft se baseia em uma plataforma aberta e a Microsoft incentiva os desenvolvedores em todo o mundo a construir soluções com valor agregado para satisfazer necessidades específicas dos clientes, existe um grande número de complementos disponíveis (veja o Apêndice 6 para exemplos):
Para os componentes de Monitoramento e Analítica do PPS que são implantados no SharePoint,
há inúmeros complementos na forma de:
Web parts pré-configurados do SharePoint
Modelos do SharePoint personalizados que fornecem uma base
Consultas Personalizadas
Gráficos avançados como medidores, gráficos de canal de tendências, ferramentas
especiais de mapeamento, etc.
Para o módulo de Planejamento do PPS existem complementos como:
Busca detalhada avançada que pode passar pelo cubo e pelo data warehouse e chegar até
suas fontes de dados transacionais.
Difusão básica e avançada de quantias de orçamento ou previsão para preencher o
Modelo de Planejamento do PPS.
Para o data warehouse e os cubos OLAP do SQL Server há complementos como:
Ferramentas de administração de data warehouse
Construtores de cubos OLAP
Designers de KPI
Conectores pré-construídos para sistemas ERP específicos e outras fontes transacionais
A Solução de Business Intelligence Microsoft 29
Página 29
Difusão básica e avançada de quantias de orçamento ou previsão para preencher o modelo de Planejamento do PPS.
Portanto, como parte de seu processo de avaliação da pilha de BI da Microsoft, você deve perguntar (ou fazer uma pesquisa na Internet como “PerformancePoint Server” e “add-on” – complemento) quais os complementos que podem beneficiar sua empresa na implantação da solução da Microsoft.
Há algumas considerações adicionais para as empresas que estão implantando uma solução de BI da
Microsoft quando pensamos em produtos de ISVs. Como cada empresa é diferente em termos de
sua capacidade e seus recursos de TI, não existe uma resposta certa ou errada para essa pergunta. É
necessário decidir se será benéfico comprar uma solução de ISV que fornecerá funcionalidades
especiais à sua organização.
O Valor das Soluções Verticais
A intenção da Microsoft é que sua plataforma de BI seja usada em todos os segmentos industriais
e funções internas, e por isso construiu um conjunto de recursos que beneficiará a maioria das
organizações. No entanto, assim como os parceiros ISV da Microsoft constroem funcionalidades
complementares como as mencionadas acima, há inúmeros parceiros com especialidades
específicas que estão ajustando o SQL Server, o Analysis Services, o PPS, o Data Mining e o
SharePoint às necessidades de clientes em mercados verticais. Eles estão desenvolvendo, por
exemplo:
Modelos verticais para orçamentos específicos de cada indústria
Modelos padronizados verticais para Painéis baseados no SharePoint
Integração pré-construída a bancos de dados de aplicações corporativas específicas de cada
indústria
Data warehouses industriais pré-configurados para verticais como: Varejo, Assistência
Média, Governo, Educação e Serviços Financeiros
Cubos OLAP construídos com KPIs e métricas específicas para cada indústria
Conforme o mercado de BI fica mais e mais competitivo entre os provedores de soluções e publicadores de software de BI, cresce a tendência de ajustar as soluções de BI a indústrias e mercados verticais específicos. No caso de grandes fornecedores como a Microsoft, o grande desafio é resolvido com o auxílio de uma rede global e vibrante de provedores de soluções com profunda experiência nesse domínio.
A Solução de Business Intelligence Microsoft 30
Página 30
Capítulo 4 – Melhorando Processos para Ganhar Eficiência
Você também deve considerar um breve exercício de melhoria dos processos internos como
parte da implementação dos sistemas. Normalmente, isso faz parte de um projeto de
implementação de sistemas, mas não conduzido de forma estruturada. Recomendamos que
as empresas adotem um método com enfoque na melhoria dos processos, considerando os
quatro passos a seguir:
Novamente, cada passo pode ser personalizado de acordo com suas necessidades, o estágio em que você está, ou quão bem seus processos estão definidos ou precisam de melhorias. Por exemplo, se você planeja implantar os módulos de Monitoramento e Analítica do PerformancePoint, é bom definir quais KPIs (Key Performance Indicators – Indicadores Chave de Desempenho) são mais importantes para sua organização, de que eles são feitos, quem os possui e como você pode calculá-los. É muito importante entender seus processos atuais, identificar desafios dentro deles e projetar ou definir quais processos devem avançar.
Dependendo do nível de profundidade que a organização quer considerar, esse esforço pode variar
entre algumas semanas e alguns meses, e pode requerer apenas um recurso ou um conjunto
completo de recursos. Não importa o tamanho do projeto; você deve considerar os passos acima
para formar a base adequada para os processos futuros e alcançar alguns benefícios tangíveis.
A Solução de Business Intelligence Microsoft 31
Página 31
Capítulo 5 – Construindo um Piloto para Garantir a Adequação
Quando você não tem certeza se um produto é adequado para sua organização, a POC (Proof
of Concept – Prova de Conceito) é um modo rápido de adquirir a confiança necessária. A POC,
ou projeto Piloto, é um pequeno projeto geralmente construído a partir de um pequeno
subconjunto de dados internos para demonstrar será como a nova solução proposta. Ele ajuda
a entender visualmente o conjunto de ferramentas e a função que ele desempenha na infra-
estrutura interna. Uma boa POC pode valer dúzias de reuniões e bons argumentos de vendas.
Existem duas abordagens distintas para construir uma POC: Uma delas é re-produzir o processo atual
na nova ferramenta e a outra é criar uma solução totalmente nova na nova ferramenta para tratar dos pontos de preocupação indicados no Documento de Requisitos de Negócios.
Abordagem de Re-produção
Em muitos aspectos, reproduzir o processo atual em uma nova ferramenta é mais fácil porque as
expectativas e os resultados estão claramente definidos. Isso pode significar a conversão dos
arquivos Excel existentes a formulários e modelos de orçamento, ou o design de alguns painéis
para exibir relatórios e gráficos pré-existentes. O resultado demonstra imediatamente a diferença
entre o sistema antigo e o novo. Por exemplo, há uma redução no número de arquivos
necessários do Excel durante o ciclo de orçamento, uma redução no número de relatórios que
você precisa manter e distribuir, todos os usuários corporativos podem ver as mesmas
informações sem ambigüidade, etc. Essa abordagem gera a adesão ou a rejeição imediata.
Contudo, ela pode ser um pouco restritiva. Afinal, você está implementando uma nova
ferramenta porque ela pode fazer coisas diferentes, que as antigas não podiam. Se você apenas
reproduzir os relatórios e processos antigos, não poderá ver realmente o potencial dessa nova
ferramenta. Por exemplo, antes você distribuía relatórios impressos a cada gerente de
departamento. Nesse projeto, você quer que a nova ferramenta exiba o relatório idêntico na
web para visualização. Cada gerente de departamento terá seu próprio relatório para ver. Assim,
você elimina a necessidade de imprimir e distribuir.
Mas, e se a nova ferramenta pudesse fazer mais que isso? E se você pudesse ter um relatório para
“todos” os departamentos? Tudo o que precisa é uma caixa de filtro para que cada gerente selecione
seu próprio departamento. Assim, você não só elimina a impressão e a distribuição, mas também
reduz o número de relatórios a apenas um. No entanto, você não conheceria essa possibilidade se
estivesse apenas tentando reproduzir os relatórios atuais.
Abordagem de nova solução
Outra abordagem de POC é criar uma solução totalmente nova que agregue valor a novos problemas.
Isso é mais comum em empresas que enfrentam desafios novos, como por exemplo uma fusão, um
crescimento rápido, uma reorganização, novas linhas de produtos, novos processos etc. Nessas
situações, as habilidades de facilitação de negócios são muito úteis porque envolvem uma análise
mais detalhada das mudanças que estão ocorrendo e a visão da meta final. Essa visão e o cronograma
A Solução de Business Intelligence Microsoft 32
Página 32
são extremamente necessários antes da definição de qualquer requisito da POC. Nesse caso, o
propósito da POC seria ajudar as pessoas a visualizar o produto final, o que vai contribuir muito para o
sucesso da organização. Para auxiliar no processo de facilitação, você precisa de vários exemplos ou modelos –
geralmente com a ajuda de uma empresa de consultoria. Você também precisa de bastante tempo
para apresentar esses exemplos aos usuários corporativos, geralmente em múltiplas sessões. Além
disso, precisa consolidar o feedback em algo concreto, cujo design seja prático. Entretanto, uma vez
que a POC foi projetada, ela pode ser bastante revolucionária para todos os que se beneficiarão com a
solução final.
Nesse caso, o propósito da POC não é apenas demonstrar a capacidade do produto, mas também o
valor que ele pode agregar à organização. Além disso, o resultado final da POC pode expandir a visão
de longo prazo das equipes de gerenciamento.
Preparando-se para a POC
Agora que você acha que precisa de uma Prova de Conceito, o que precisa preparar? Abaixo
estão alguns itens a considerar:
Identifique os problemas a serem resolvidos: Isso serve para dar à POC um propósito, que deve representar um (ou alguns) dos muitos objetivos que você está tentando alcançar com o projeto. Prepare um subconjunto de dados:
1. Tamanho dos dados: a quantia de dados deve ser relativamente pequena, talvez
apenas um mês ou um departamento. Mas os dados devem representar os
diversos problemas que você enfrenta, isto é, conter uma variedade de volumes
altos e baixos, uma variação de estatísticas etc.
2. Confidencialidade: O conjunto de dados deve ser algo que você não se
importa em disponibilizar a empresas de consultoria externas. Ele não deve
conter informações confidenciais, como números de previdência social dos
funcionários, nomes, endereços e enfermidades dos pacientes (na
assistência médica), nomes e endereços dos clientes com o resumo de seus
casos (em empresas de advocacia)
3. Formato: O formato dos dados deve ser o mais próximo possível de seu banco de dados
real, sem muita tradução. Por exemplo, se você armazena seu banco de dados no Microsoft SQL Server, é melhor fazer um backup do banco de dados e enviá-lo ao POC, em vez de exportar os dados para o Excel e enviar os arquivos Excel para os consultores da POC. Isso porque o Excel automaticamente transforma a cadeia de texto de aparência numérica para o formato numérico, e omite os caracteres “0” iniciais. Além disso, você não quer enviar arquivos .csv ou .txt. Os arquivos .csv são um formato convertido. Eles não mostram que seus dados eram na verdade um valor numérico antes de serem convertidos a .csv ou .txt. Se o banco de dados for grande demais para ser enviado ao POC, talvez um bom método seja exportar um subconjunto ao Microsoft Access. O Microsoft Access, sendo uma ferramenta de
banco de dados para estação de trabalho, ao menos preserva o formato original dos dados e os relacionamentos de tabelas.
A Solução de Business Intelligence Microsoft 33
Página 33
Prepare exemplos de relatórios ou exibições
1. Aparência: O mais importante em um relatório é sua aparência. Talvez você queira
especificar que partes do relatório são essenciais, e que partes são opcionais. Por exemplo, ter um carimbo de data/hora no relatório pode ser fundamental para saber quando ele foi executado, mas a cor e o tamanho da fonte não são importantes. Porém, se você estiver em uma empresa de publicidade, o tamanho e a cor da fonte são essenciais, porque o relatório será enviado aos seus acionistas.
2. Regras Corporativas: É muito comum que um relatório contenha informações
não armazenadas em lugar algum, mas calculadas apenas no momento da
execução do relatório. É importante incluir as regras de cálculo para esses
dados “derivados” Isso ajudará o designer da POC a fazer uma verificação
cruzada em seu próprio trabalho.
3. Modelo: Se o projeto servir para criar algo que você não tem atualmente, um
modelo pode ajudar a comunicar sua visão ao designer da POC. No caso dos
projetos de BI, um modelo de figuras comunica muito melhor que páginas e
páginas de narrativa. Esse modelo pode ser um objeto gráfico bem projetado
no Microsoft Visio ou no Microsoft PowerPoint; ou um design feito a mão e
digitalizado.
Caminho da busca (drill-path): Isso é especialmente importante para projetos de
BI. Um caminho de busca (drill-path) é basicamente a direção de sua análise.
Um modo rápido de identificá-lo é fazer algumas perguntas:
1. Quando você vê um sinal de aviso em um KPI de alto nível, que área você
gostaria de ver em seguida?
2. É fundamental manter o mesmo caminho em 1)?
3. Se não, que outras áreas possíveis você gostaria de ver em seguida?
4. Liste todas as áreas que você acha que podem ajudá-lo a identificar a
causa do problema no desempenho.
Defina prioridades: É bom que o designer da POC saiba quais relatórios, formulários
ou exibições são mais importantes para você.
Defina expectativas: Identifique o que você quer que essa POC mostre. A lista de itens
provavelmente será curta, porque isso é apenas uma POC, não um projeto
completo.
A Solução de Business Intelligence Microsoft 34
Página 34
O que esperar quando você visualiza a POC
Seja prático: Tenha em mente que isso é uma POC, não um projeto completo. Essa pequena tarefa tem a intenção de demonstrar que a ferramenta pode realmente realizar determinado conceito. O conceito pode ser “integrar-se ao portal do SharePoint” ou “partir do nível corporativo e aprofundar-se até o nível da SKU do produto”. Seja qual for o conceito, a POC não tem a intenção de resolver todos os seus problemas e preocupações. É para isso que serve o projeto.
Mantenha a mente aberta: Às vezes, a exibição do projeto da POC pode parecer um pouco diferente do que você está acostumado. Afinal, essa ferramenta é totalmente diferente. É compreensível que os novos relatórios e exibições tenham uma aparência um pouco diferente. A menos que a aparência seja fundamental e você tenha pedido anteriormente uma reprodução dela, uma pequena variação deve ser esperada.
Concentre-se no objetivo: Volte ao objetivo documentado originalmente para essa
POC e veja se ele foi alcançado.
Benefícios adicionais: Depois de identificar que os problemas foram resolvidos você deve tentar ver “o que mais” essa POC pode oferecer, e se essas características adicionais são adequadas para seu ambiente. Por exemplo, você pediu determinados gráficos em um painel. Em retorno, não apenas recebeu exatamente o que tinha projetado, mas esses gráficos também são “drillable”, ou seja, você pode fazer buscas detalhadas a partir deles. Talvez você não esperasse ter objetos “drillable” em seu painel. Agora precisa decidir se é viável distribuir esse tipo de objeto ao seu pessoal, quanto treinamento estaria envolvido, etc.
A Solução de Business Intelligence Microsoft 35
Página 35
Capítulo 6 – Planejando o Projeto de BI Microsoft: O que é preciso para
alcançar com sucesso a linha de chegada?
Este capítulo oferece uma introdução detalhada ao gerenciamento de projetos. Para
projetos menores, esse tipo de gerenciamento detalhado pode ser excessivo, enquanto para
projetos maiores ele pode ser a diferença entre sucesso e fracasso.
Planejando uma implementação de BI bem-sucedida
Como em qualquer outro projeto ou tarefa, o bom planejamento da implementação de BI da
Microsoft é essencial para o sucesso do projeto. Nesta seção vamos explorar os desafios da execução
e do gerenciamento de um projeto de Business Intelligence, além de discutir métodos para atenuar os
riscos associados a esse tipo de projeto.
Projetos de Business Intelligence criam desafios especiais que normalmente não são encontrados em outros tipos de soluções técnicas/financeiras, como a implementação de um ERP. Se sua organização planeja implementar um único painel de scorecard no SharePoint ou outro projeto simples, os desafios geralmente não são tão complicados. Contudo, se você está planejando uma solução mais complexa, que pode incluir o Monitoramento, Analítica e Planejamento financeiro usando o PPS, os desafios não devem ser subestimados. Eles podem abranger tudo, desde a infra-estrutura técnica até os requisitos de negócios e o solucionamento dos requisitos vindos dos eventuais consumidores e usuários do sistema. As complexidades podem aumentar quando se combina a equipe de gerenciamento interna e sua abordagem à equipe de gerenciamento e à abordagem de um fornecedor ou uma empresa de consultoria. Reunir os detalhes, decompor e entender os requisitos, desenvolver e colaborar dentro da equipe pode ser uma tarefa bastante difícil. Infelizmente, são justamente essas complexidades que fazem com que muitos projetos de TI errem o alvo e até mesmo falhem completamente.
Gerenciamento de Projeto Tradicional
A abordagem padrão em muitos projetos de BI é normalmente alinhada às metodologias PMBOK
(Project Management Body of Knowledge). A maioria das pessoas está familiarizada com os princípios
básicos desses métodos, incluindo a criação de um gráfico de Gantt com tarefas, dependências e
instruções rígidas a respeito de como o projeto deve fluir, quem deve fazer o que e quando deve fazê-
lo; isso se chama método Cascata (Waterfall). A Microsoft tem vários modelos disponíveis em seu
site para gerenciar projetos de BI dessa forma. Embora certos aspectos dessa abordagem possam
aumentar a probabilidade de sucesso do projeto, na maioria dos casos ela não dá conta,
especialmente em projetos maiores e complexos com muitas incógnitas.
O desafio das abordagens de gerenciamento de projeto tradicionais em implementações de BI é que a
estrutura de trabalho é rígida demais. Ela estimula um grande volume de planejamento antecipado, como requisitos de negócios detalhados. Esses requisitos são então decompostos em tarefas no
gráfico de Gantt e atribuídos a desenvolvedores (Consultores). Tudo isso é anexado ao tempo e aos resultados finais, o que acaba determinando quando esses resultados finais devem ser completados. No entanto, há uma falha importante nessa abordagem: O fato é que projetos de Business Intelligence são dinâmicos e freqüentemente há mais elementos desconhecidos que conhecidos no projeto.
A Solução de Business Intelligence Microsoft 36
Página 36
Portanto, a idéia de que um indivíduo ou até mesmo uma equipe possa analisar os requisitos e depois prever o que realmente precisa ser feito e quanto tempo isso levará é como ignorar o enorme elefante branco presente na sala. Se você adicionar requisitos que mudam constantemente, desafios relacionados a hardware e software, conhecimento da equipe ou outras questões dinâmicas, o alcançar o sucesso em um projeto de BI se torna algo ainda mais desafiador.
Então que abordagem de gerenciamento de projetos tem uma probabilidade maior de sucesso? Essa pergunta pode ser respondida, primeiro, através da compreensão dos atributos de uma abordagem de gerenciamento de projetos que são essenciais para o êxito da solução. Há quatro atributos que se
destacam como os principais fatores de uma abordagem de gerenciamento de projetos bem-sucedida: Adaptabilidade, Transparência, Simplicidade e Unidade.
A Abordagem de Gerenciamento Agile
O gerenciamento de projetos Agile e especificamente o SCRUM revolucionaram os métodos usados
na implementação eficaz de soluções de business intelligence.
Em poucas palavras, o gerenciamento Scrum compreende a definição dos requisitos de negócios de
alto nível, a estimativa das tarefas, a realização do trabalho em incrementos, a discussão sobre o
progresso diariamente e por fim a implementação de resultados finais dentro de algumas semanas.
Isso pode soar como “uma palestra de física quântica”, mas na verdade é bastante simples e fácil de
implementar. O objetivo desta seção não é mostrar como implementar o gerenciamento Agile com
Scrum, mas sim propor o valor agregado por essa abordagem. A tabela abaixo define os principais
benefícios da implementação do Scrum.
Benefícios para o Cliente Benefícios para o Desenvolvedor (Fornecedor)
• Transparência • Transparência
• Controle das prioridades • Controle da criatividade
• Melhor controle do orçamento • Negociação de tempo
• Redução de riscos • O direito de descobrir a melhor abordagem
• Solução que funciona, mais rapidez no
trabalho
• Investimento e interação do cliente
Vamos olhar mais de perto os quatro atributos de gerenciamento que promovem o sucesso da implementação de BI:
1. Adaptabilidade: A habilidade de adaptar-se rapidamente aos requisitos de negócios que
mudam de maneira dinâmica. A adaptabilidade é o atributo número um do
gerenciamento Agile e o principal fator de sucesso dos projetos gerenciados pelo método
Agile.
A Solução de Business Intelligence Microsoft 37
Página 37
A noção de constantes iterações se aplica perfeitamente à capacidade da equipe de
ajustar-se continuamente às alterações do ambiente e dos requisitos. Isso permite que a
equipe acompanhe as verdadeiras necessidades dos usuários e ajuste a solução para
garantir que o resultado final seja o mais próximo possível do objetivo. Uma abordagem
mais tradicional como a Cascata (Waterfall) também encoraja o ajuste e a adaptação,
mas é um ambiente muito mais controlado, geralmente administrado pelo gerente do
projeto, não pela equipe inteira.
2. Transparência: Progresso e status do projeto visíveis a todos os envolvidos.
A transparência é outro atributo fundamental da abordagem Agile. Normalmente, os projetos
são monitorados por reuniões e relatórios semanais. Na maioria dos casos, os dados são
subjetivos e compilados pelo gerente do projeto. O gerenciamento Scrum/Agile abre os
relatórios de status a todos e não se concentra apenas na porcentagem realizada e no que
vem a seguir. O Scrum requer que a equipe inteira relate diretamente o que realizou, o que
planeja fazer e quaisquer problemas que tenham ou esperem encontrar, diariamente. Ao
final de um pequeno intervalo, o trabalho realizado é disponibilizado para uso. Portanto o
Agile dá um passo à frente na geração de relatórios e realmente oferece uma funcionalidade
eficiente, em vez de “vaporware” (software anunciado pelo desenvolvedor muito antes do
seu lançamento, mas que nunca chega a entrar em produção).
3. Simplicidade: Práticas e ferramentas de gerenciamento que são fáceis de implementar e executar. Se você já teve a oportunidade de analisar o material de PMBOK, sem dúvida se impressionou com o excesso de teorias, gráficos, diretrizes e coisas do tipo. Embora boa parte dessas informações auxilie bastante na compreensão, elas não contribuem para o sucesso do projeto de BI. Se nos afogarmos na documentação, nunca seremos capazes de nos concentrar no verdadeiro objetivo. O manifesto Agile* é bastante simples, porém muito eficaz. Ele diz:
Indivíduos e interações acima de processos e ferramentas
Software funcional acima de documentações abrangentes
Colaboração com o cliente acima da negociação de contratos
Reação a alterações acima da obediência a um plano
“Ou seja, embora os itens à direita tenham seu valor, nós valorizamos mais os itens à esquerda”.
* www.agilemanifesto.org
4. Unidade: equipe e visão unificadas com uma meta clara de sucesso. Existem muitos livros sobre construção e dinâmica de equipe. Todo gerente de projeto (PM) deve ter ao menos um conhecimento básico sobre a construção de equipes e a psicologia da dinâmica de equipe. Mas o mais importante é que ele ou ela precisa aceitar que a unificação da equipe é fundamental para o sucesso de uma implementação de BI. A “equipe” inclui todas as pessoas comprometidas com o projeto. Podem ser analistas, técnicos de TI, o proprietário do produto, gerentes, desenvolvedores ou qualquer outra pessoa da empresa ou do parceiro atribuído ao projeto. A equipe se torna responsável, como um todo, por fornecer uma solução funcional e bem-sucedida. Essa equipe auto-gerenciada assume a responsabilidade pela solução e, assim, todos têm o dever de cumprir as expectativas. Além disso, essa unificação garante que todos estejam completamente alinhados e concentrados nos objetivos.
Veja no final deste capítulo detalhes sobre o manifesto Agile
A Solução de Business Intelligence Microsoft 38
Página 38
Como é o Scrum
Uma equipe de Scrum é formada por três funções principais:
1. Proprietário do Produto: O proprietário do produto é o principal contato interno e é totalmente dedicado ao projeto (a menos que este seja pequeno). Essa pessoa deve ter um amplo conhecimento sobre os objetivos do projeto, além da habilidade não só de definir os requisitos de negócios como também definir e avaliar a métrica de sucesso. O proprietário do produto deve ser um funcionário da empresa que está implementando a solução de BI.
2. ScrumMaster: Similar ao termo tradicional “Gerente de Projeto”, o ScrumMaster é
geralmente alguém da empresa de consultoria parceira. Essa pessoa deve conhecer as
práticas do gerenciamento Agile. Assim como o gerente de projeto, o ScrumMaster
garante que o projeto esteja indo na direção certa, através da facilitação do processo.
O ScrumMaster não se compromete com datas, orçamentos, resultados finais etc. A
equipe toma decisões conjuntas a respeito desses aspectos essenciais do projeto. Os
principais objetivos do ScrumMaster são proteger o processo de Scrum, remover
obstáculos e facilitar a colaboração. Em outras palavras, ele serve, lidera e facilita o
processo de gerenciamento Agile. Isso permite que a equipe de desenvolvimento se
concentre nos objetivos, em vez de se prender a detalhes que não ajudam a atingir os
resultados.
3. Equipe: A “equipe” consiste em todas as pessoas comprometidas com o sucesso do
projeto. Isso inclui tanto os funcionários quanto os consultores. Quer você seja um
analista que define o orçamento para os funcionários ou um especialista em SharePoint
comprometido com a personalização do portal do SharePoint, se estiver empenhado em
alcançar os objetivos, você faz parte da equipe. A equipe não é governada por um
indivíduo. Ela é uma unidade de organização própria, facilitada pelo processo Scrum com a
assistência do ScrumMaster.
O processo Scrum é bastante simples. Contudo, pode ser melhor incluir requisitos mais tradicionais
antes de iniciar o projeto. Os requisitos podem ser identificados no início do projeto, com uma
prova de conceito. A POC iniciará o processo de análise e compreensão das complexidades e dos
requisitos de negócios. Essa análise inicial pode então ser fornecida à fase principal do projeto e
utilizada na descoberta do Scrum.
A Solução de Business Intelligence Microsoft 39
Página 39
Não há regras estritas sobre como reunir diferentes práticas de gerenciamento, mas é
importante notar que seguir um regime rígido não ajuda ninguém, portanto ajuste os
processos para satisfazer suas necessidades.
O Processo Agile É Assim:
1. A equipe se senta com o proprietário do produto para uma sessão de planejamento em que
serão identificados os requisitos de alto nível do projeto. No Scrum, eles são chamados às vezes de histórias (stories). A idéia é identificar os requisitos da solução com base nas necessidades dos usuários. Por exemplo: “Precisamos executar um relatório P&L por departamento e consolidar todos os departamentos. Temos que selecionar o número ou a atualização do departamento, bem como a moeda e o período...”
2. Quando as histórias forem definidas, a equipe continuará a sessão de planejamento
para identificar as tarefas necessárias para desenvolver as histórias. Esse passo é
similar ao método tradicional de criar um plano de projeto. No entanto, a diferença é
que em vez de o gerente de projeto criar o plano e pedir que a equipe o siga, no
gerenciamento Agile a equipe participa da criação do plano e se compromete com o
trabalho e os resultados finais. Esse é o componente fundamental do gerenciamento
Agile com Scrum. A equipe é capacitada a tomar as decisões para alcançar o sucesso
nas soluções. Quando a equipe é responsabilizada pelas decisões que toma, fica mais
motivada a atingir os objetivos. Os detalhes são geralmente revelados conforme o
projeto avança.
3. Com os detalhes revelados, o proprietário do produto, com a ajuda da equipe, prioriza os
itens que devem ser cumpridos primeiro. Esses itens serão incluídos no “sprint” para
serem trabalhados. Normalmente o sprint tem entre 2 e 4 semanas.
4. A equipe sempre começa o dia com uma reunião em pé ou reunião “Scrum”. Essa reunião não dura mais de 15 minutos. O propósito dela é permitir que cada membro da equipe responda três perguntas importantes. 1. O que você fez ontem, 2. O que você planeja fazer hoje? Você tem algum obstáculo que o impeça de realizar suas tarefas. Essa reunião é mais uma das partes essenciais dos métodos Agile. A reunião não serve para discutir detalhes de um desafio específico ou outros aspectos do projeto. É simplesmente para responder as três perguntas com rapidez e precisão. Todas as discussões paralelas podem ser agendadas para depois. É ideal e comum que nessa reunião compareçam todos os membros da equipe comprometidos com o projeto, bem como os envolvidos, como o patrocinador do projeto e outros indivíduos que têm interesse no sucesso do projeto.
5. Quando o sprint chega ao fim, o objetivo é que o trabalho realizado seja implementado e
disponibilizado para teste e uso. Ao final do sprint algumas coisas devem acontecer: Uma
demonstração formal das tarefas realizadas deve ser conduzida com todos os
comprometidos e envolvidos no projeto. Se boa parte do trabalho foi de back-end, como
por exemplo, pacotes de movimento de dados SSIS, é fácil mostrar o pacote SSIS e um
diagrama simples do que foi realizado. Após a demonstração do sprint, a equipe deve se
sentar para uma discussão “retrospectiva”. Essa discussão é feita apenas com os membros
da equipe comprometidos. O objetivo da reunião é discutir abertamente o que deu certo ou
errado durante o sprint e o que pode ser feito para melhorar o próximo.
A Solução de Business Intelligence Microsoft 40
Página 40
6. Esse processo é então iniciado novamente para o próximo sprint.
Sucesso com o Gerenciamento Agile
É simplesmente impossível conhecer todos os requisitos de um projeto antecipadamente. As
complexidades de implementações de Business Intelligence são normalmente muito grandes para
serem reveladas com uma sessão de descoberta comum. Pensar melhor e por mais tempo pode
ajudar a revelar alguns dos requisitos, mas sempre surgirão outros em que ninguém pensou ou
ninguém sabia no momento da documentação do plano de projeto Cascata (Waterfall). Para atenuar
esses problemas, você deve conversar mais com os usuários e limitar a documentação inicial. A
equipe mostra a solução em ação à medida que ela é desenvolvida. Isso ajuda o usuário a entender e
adotar a solução e, ao mesmo tempo, revela os requisitos que, de outra forma, não teriam sido
descobertos. Eles refinam progressivamente os requisitos com esse conhecimento, além de
repriorizar continuamente os resultados finais, de modo que sejam desenvolvidos os recursos mais
importantes. O Standish Group fez um estudo que descobriu que apenas 20% dos recursos
implementados em uma solução de TI são usados com freqüência ou sempre. Os 80% restantes são
usados às vezes, raramente ou nunca. O gerenciamento Agile evita a implementação desses recursos
desnecessários. A rapidez na implementação e na adoção pelo usuário resulta em um ROI muito mais
alto em um período de tempo mais curto.
Unindo as Equipes de Gerenciamento
Se você planeja implementar o PPS internamente sem a assistência de um parceiro consultor de BI, a
dinâmica de gerenciamento de equipe pode não ser um grande problema. Mas se seu caminho é
como o da maioria, seu cronograma inclui a contratação de um parceiro de BI experiente para auxiliá-
lo na iniciativa de Gerenciamento de Desempenho de Negócios. A importância das práticas e da
abordagem de gerenciamento do projeto não deve ser subestimada. É aconselhável que ao menos um
diálogo de alto nível ocorra durante o processo de seleção do parceiro. Isso ajudará a determinar as
metodologias de gerenciamento, os processos, os principais membros da equipe, as diretrizes de
comunicação e outras questões referentes à documentação e relatório de status.
Embora os estilos de gerenciamento de sua empresa e do parceiro não tenham que ser iguais, é
importante que ambas as equipes entendam as funções e responsabilidades de todos os envolvidos.
E, além disso, é importante que todos os envolvidos se comprometam a fazer parte da “equipe de
projeto” unificada.
A Solução de Business Intelligence Microsoft 41
Página 41
Conclusão
Esta seção cobriu algumas das armadilhas de uma abordagem tradicional de gerenciamento de
projetos. Nós vimos uma forma de atenuar os desafios clássicos enfrentados nas implementações de
Business Intelligence, através do uso do gerenciamento de projeto Agile e, especificamente, do Scrum.
A utilização dos princípios do Agile e a incorporação de algumas das documentações mais tradicionais
associadas a práticas de PMBOK aumentarão muito a probabilidade de sucesso. Quer sua estratégia
inclua o Scrum ou apenas as metodologias Agile, como o planejamento interativo e a habilidade de se
adaptar a mudanças, a exposição do progresso do projeto é essencial para o sucesso da
implementação de BI da Microsoft.
Princípios do Manifesto Agile
1. Nossa maior prioridade é satisfazer o cliente
através da entrega rápida e contínua de softwares
de valor.
2. As alterações nos requisitos são bem-vindas,
mesmo na fase final de desenvolvimento. Os
processos Agile utilizam as alterações para gerar
vantagens competitivas para o cliente.
3. Entrega freqüente de software funcional em algumas
semanas a alguns meses, com preferência para o prazo
mais curto.
4. Funcionários corporativos e desenvolvedores
devem trabalhar juntos diariamente durante o
projeto.
5. Construa projetos com indivíduos motivados.
Dê a eles o ambiente e o suporte de que precisam
e confie neles para a realização do trabalho.
6. O método mais eficiente de transportar
informações para e dentro de uma equipe de
desenvolvimento é conversar pessoalmente.
7. O software funcional é a principal medida de
progresso.
8. Os processos Agile promovem um
desenvolvimento sustentável. Os patrocinadores,
desenvolvedores e usuários devem ser capazes de
manter um ritmo constante indefinidamente.
9. A atenção contínua à excelência técnica e
ao bom design melhora a agilidade.
10. Simplicidade – a arte de maximizar a quantia
de trabalho não realizado – é essencial.
11. As melhores arquiteturas, requisitos e designs
surgem em equipes que possuem organização
própria.
12. A intervalos regulares, a equipe revela como se
tornar mais eficiente, e então ajusta seu
comportamento de acordo.
Fonte: http://www.agilemanifesto.org/principles
A Solução de Business Intelligence Microsoft 42
Página 42
Dis
tan
te d
o
Aco
rdo
Anarchy
Complex Complicated
Simple Complicated
Pró
xim
o d
o
Aco
rdo
R
eq
uis
ito
s
Categorização da complexidade em projetos de desenvolvimento
Anarquia
Complicado
Complexo
Simples Complicado
Próximo da Certeza
Tecnologia Distante da
Certeza
* Adaptado de
Strategic Management and Organizational Dynamics, The
Challenge of Complexity - 3ª Edição,
Ralph D. Stacey, Prentice Hall, Fevereiro de 2000
Recursos: http://www.controlchaos.com/
http://www.scrumalliance.org/
http://www.implementingscrum.com/
http://www.agilemanagement.net/
http://www.agileadvice.com/
A Solução de Business Intelligence Microsoft 43
Página 43
Apêndice 1: Integrando Métrica e Analítica para o Gerenciamento do
Desempenho
O gerenciamento do desempenho consiste em atividades que garantem o cumprimento contínuo
dos objetivos com um método eficiente. Ele se concentra no desempenho de qualquer nível da
organização, incluindo processos, produtos e funcionários. Há muitos benefícios na implementação
do gerenciamento de desempenho em sua organização:
1. Os gerentes se concentrarão apenas nos resultados, ajudando a gerenciar os
funcionários que sempre parecem ocupados mas podem não estar contribuindo
para as estratégias da empresa como se espera.
2. As metas de longo prazo da empresa podem ser alcançadas em menos tempo.
3. Os objetivos da organização serão claramente definidos e medidos.
4. Todos os funcionários e gerentes serão responsáveis por aquilo que ocorrer.
5. A comunicação é melhorada — desde os mais altos executivos da organização até todos os
funcionários — já que todos conhecerão as metas da empresa.
6. A medida do desempenho ocorre diariamente, e não em emails e/ou reuniões ocasionais.
Todos esses recursos podem ser encontrados em uma só aplicação, o Microsoft Office PerformancePoint Server. O PerformancePoint Server é uma aplicação robusta de gerenciamento de desempenho que pode fornecer a infra-estrutura necessária para conectar e alinhar todos os funcionários à estratégia da organização.
O PerformancePoint Server também vem com recursos de analítica e scorecarding. A analítica fornece dados concentrados no componente financeiro e no componente operacional da empresa — permitindo que os usuários analisem as informações, tomem decisões bem fundamentadas e diretamente vinculadas à estratégia da organização. Isso permite que a organização use seus dados para planejar o futuro dos negócios, além de medir o desempenho passado. Também fornece a métrica que é crucial para levar os negócios ao sucesso.
Há muitas metodologias em prática atualmente para analisar informações. As duas listadas
abaixo são as mais utilizadas:
1. Balanced Scorecard – essa ferramenta de gerenciamento de desempenho avalia se as
ações operacionais estão alinhadas à visão e às metas da organização. Em geral, as
empresas olham para os dados financeiros apenas quando vão tomar grandes decisões.
Com um Balanced Scorecard, elas podem tomar decisões com base em KPIs financeiros
e operacionais. Cada departamento operacional pode tomar suas próprias decisões,
que podem então ser medidas de acordo com as metas gerais da empresa. Há quatro
áreas de desempenho geral sugeridas para uso com o Balanced Scorecard:
a. Financeira – examina se a implementação da estratégia contribui para o resultado final.
b. Processo Interno – as tarefas e os passos internos usados para agregar valor para o
cliente.
A Solução de Business Intelligence Microsoft 44
Página 44
c. Cliente – mede o valor da satisfação do cliente, que acaba resultando no aumento da
receita.
d. Inovação e Aprendizado – inclui ativos intangíveis como a base de conhecimento da
organização, o treinamento e a retenção de funcionários e a infra-estrutura de TI.
2. Six Sigma – procura eliminar as fontes dos erros e falhas. Para negócios, a principal metodologia do Six Sigma se chama DMAIC:
a. Defina metas de melhoria dos processos que estejam de acordo com os requisitos do cliente e a estratégia da organização.
b. Meça os principais recursos dos processos existentes e colete dados pertinentes.
c. Analise os dados para procurar relações de “causa e efeito”.
d. Melhore o processo usando vários métodos baseados na análise de dados.
e. Mantenha o controle para assegurar que qualquer variação dos objetivos seja
retificada antes do surgimento de defeitos.
Há muitos bons exemplos de Gerenciamento de Desempenho em organizações de todo o mundo. Os exemplos abaixo foram retirados de alguns whitepapers disponíveis no site da Microsoft.
Coppin State University
A Coppin State University (CSU) é uma instituição reconhecida, com qualidade em programas de
graduação e pós-graduação, atraindo estudantes de todo o mundo. A CSU é amplamente
reconhecida por seu uso inteligente da TI e recebeu recentemente os prêmios EDUCAUSE Award
for Innovation in Network Technology e Campus Technology Innovator Award da revista Campus
Technology.
A CSU queria fornecer informações de qualidade sobre o desempenho de alunos e negócios a
todos os usuários da universidade. Além disso, queria uma técnica aperfeiçoada para gerenciar e
visualizar a métrica complexa usada para avaliar o desenvolvimento e o sucesso dos alunos. Isso
era necessário para preservar sua posição de credibilidade.
A solução envolveu o Windows Server, o SQL Server e o PerformancePoint Server (PPS). O PPS foi implementado para melhorar o desempenho operacional e financeiro da universidade. Essa solução foi implantada para 120 usuários, cada um com painéis. Os painéis continham os KPIs que incluíam a contagem de candidatos, a matrícula, a média das notas do aluno e os novos candidatos.
O estudo de caso completo pode ser encontrado em:
http://www.microsoft.com/casestudies/casestudy.aspx?casestudyid=4000001096
Lending Tree, LLC (Limited Liability Company - Companhia de Responsabilidade Limitada)
A Lending Tree ajuda os clientes a comparar empréstimos localizando e apresentando várias
ofertas. A indústria de empréstimos é muito competitiva, portanto é importante que as
informações estejam prontamente disponíveis. Na Fase 1, a Lending Tree se concentrou nos
segmentos de Operações e Vendas da empresa.
Ela implementou o PPS, o SQL Server e o SharePoint como parte da solução total. Agora todos
os funcionários podem examinar os dados da forma necessária diariamente. A solução alterou
completamente o modo como os funcionários trabalham e sua maneira de pensar.
A Solução de Business Intelligence Microsoft 45
Página 45
Além disso, a implementação foi rápida, teve uma boa relação custo-benefício e a curva de
aprendizado dos usuários finais foi curta.
O estudo de caso completo pode ser encontrado em:
http://www.microsoft.com/casestudies/casestudy.aspx?casestudyid=200481
Potbelly Sandwich Works
A Potbelly Sandwich Works é uma empresa em expansão com mais de 200 restaurantes em 11
estados. O gerenciamento da Potbelly determinou que eles precisavam tornar os dados
disponíveis mais rapidamente para todos os usuários da empresa. A estrutura existente fornecia
relatórios por email, sem a habilidade de fazer buscas detalhadas. Além disso, os dados disponíveis
eram muito limitados no escopo, o que significava que muitos usuários mantinham um arquivo
separado com suas informações em planilhas do Excel.
A Potbelly implementou o PPS, o SQL Server, o SharePoint, o Dynamics GP e o Reporting
Services como parte de sua solução total. O resultado: agora todos os funcionários são
produtivos. Por exemplo, um executivo que antes gastava até 10 horas fazendo login no sistema de
custos para analisar os resultados de cada restaurante, agora pode ver as mesmas informações
em 20 minutos. Isso e o uso das tecnologias Microsoft permitiram que a Potbelly fizesse uma
implementação mais eficiente e mais fácil de manter, a um custo mais baixo que seus
concorrentes.
O estudo de caso completo pode ser encontrado em:
http://www.microsoft.com/casestudies/casestudy.aspx?casestudyid=4000001622
A Solução de Business Intelligence Microsoft 46
Página 46
Apêndice 2: “Uma Versão da Verdade” Em Toda A Empresa
Os gerentes de uma organização podem estar tomando decisões com base em dados imprecisos. Os relatórios de um sistema, como os produzidos pelo TI ou pelo departamento de Finanças, podem entrar em conflito com os dados recebidos de outros relatórios produzidos por um sistema diferente. Isso pode levar a um caminho inapropriado e à possível perda de milhões de dólares decorrente de oportunidades de receita não previstas, investimentos equivocados ou controle de custos.
O objetivo da solução de Business Intelligence (BI) é criar uma única versão da verdade, coletando dados de todas as fontes e hospedando-os em um só local. Assim todos os usuários executarão relatórios a partir do mesmo local, gerando consistência e permitindo que o gerenciamento tome decisões com base em informações corretas.
Há vários obstáculos na criação de um data warehouse bem-sucedido:
Inconsistência entre convenções de nomenclatura: Deve haver concordância em toda a empresa
com relação às definições e aos cálculos dos KPIs. A melhor solução é ter uma convenção de nomenclatura consistente para todos, removendo quaisquer nomes similares.
Os objetivos dos departamentos de Negócios e TI podem ser diferentes: Todos os grupos devem
fazer parte de uma equipe que trabalha com o mesmo objetivo.
Integridade dos dados: Isso engloba a reconciliação, os backups do banco de dados, os
controles de segurança, as análises de log de erros após as transferências de dados, e a
validação para evitar a existência de dados inválidos.
Originalmente, o BI era feita por departamentos de TI que dependiam da programação. Apenas
algumas pessoas dentro da organização sabiam o código e era difícil alterá-lo. Na maioria das vezes, o custo era alto e o sucesso difícil; no entanto, implementar e utilizar uma ferramenta de BI se tornou mais fácil. Por exemplo, sua organização já tem ferramentas de BI que podem ser usadas imediatamente, como o Microsoft SQL Server e o Microsoft Office.
O uso de ferramentas com as quais os funcionários já estão familiarizados diminui os riscos da implementação de BI e permite uma entrega mais rápida. O tempo gasto no treinamento de usuários finais é reduzido significativamente, da mesma forma que o sucesso aumenta. Já que praticamente todos usam o Microsoft Office diariamente, o uso dessas ferramentas de BI prontamente acessíveis garante que a solução esteja disponível para todos os funcionários, não apenas os especialistas. Assim todos podem tomar decisões diárias usando as melhores informações disponíveis para cada pessoa.
A Solução de Business Intelligence Microsoft 47
Página 47
Gerenciamento de Informações
O Gerenciamento de Informações é tão importante que às vezes é chamado de “Santo Graal”. O
Gerenciamento de Informações tem três áreas de enfoque: 1) Governança de Dados; 2) Dados
Estruturados e Não Estruturados; e 3) Convergência de BI e Portais.
Governança de Dados
A Governança de Dados é uma disciplina de controle de qualidade que inclui as metodologias, os
funcionários e as tecnologias da informação necessárias para produzir o gerenciamento confiável e
consistente dos dados da organização. Os objetivos da governança de dados incluem:
o Melhorar a segurança dos dados
o Tomar decisões consistentes
o Tomadores de decisão confiantes
o Prestação de contas atribuída à equipe responsável pela confiabilidade e
e consistência dos dados
Dados Estruturados e Não Estruturados
Todas as organizações têm tanto dados estruturados como não estruturados. Os dados estruturados
consistem em campos, colunas/linhas e índices, e envolvem transações que podem ser lidas em
relatórios. Em essência, eles são entendidos com facilidade. Os dados não estruturados são o oposto.
Não há estrutura alguma e eles podem ser aleatórios. Podem incluir emails, figuras e planilhas do
Excel, por exemplo.
Master Data Management (MDM)
O Master Data Management (MDM) tem o objetivo de fornecer processos para agregar, acumular,
fazer a correspondência, garantir a qualidade, consolidar e distribuir dados em toda a organização
para assegurar o controle e a consistência.
Convergência de BI e Portais
As estratégias da organização procuram agregar mais valor a partir da integração do BI e dos portais.
Antes estes (junto com as aplicações corporativas) eram vistos como projetos separados, mas agora
se considera valioso combinar todas essas plataformas em uma só estratégia.
Microsoft
Permita que a Microsoft o ajude a alcançar o gerenciamento de informações em sua organização. O
Performance Point Server (PPS) (Saiba mais sobre as mudanças no roadmap do PerformancePoint e
SharePoint) e o Office SharePoint Server, junto com o SQL Server, ampliam a inteligência e os dados
funcionais e adaptáveis — desde o usuário final até a organização inteira. O SQL Server, o Analysis
Services, o Excel, o SharePoint e o PPS oferecem juntos a governança de dados, a habilidade de lidar
com dados estruturados e não estruturados, o MDM e a integração de BI e portais, melhor que
qualquer pacote de software disponível.
A Solução de Business Intelligence Microsoft 48
Página 48
O SQL Server, um banco de dados de conformidade pronto para a corporação, é altamente escalonável, seguro e confiável. O SQL também fornece uma solução flexível para acumular dados não estruturados e vinculá-los a dados estruturados para construir a estrutura de trabalho de sua solução de BI. O PPS oferece os seguintes benefícios à sua organização:
1. Uma solução de gerenciamento de desempenho integrada e abrangente.
2. Acesso ao gerenciamento de desempenho para TODOS os usuários, não apenas para
usuários corporativos específicos.
3. Monitoramento, Análise e Planejamento para todos os usuários (inclui KPIs,
orçamento, painéis e relatórios).
4. Prestação de contas em toda a organização.
5. Base tecnológica consistente com a Microsoft Enterprise Platform
(incluindo o Excel).
6. O PPS é fácil de usar, para todos os usuários. O front-end é o Excel, com o qual a
maioria dos usuários finais está bastante acostumada.
A Solução de Business Intelligence Microsoft 49
Página 49
Apêndice 3: Modelo de Relatório de Status de Consultor Semanal
Este modelo pode ser usado por um gerente de projeto para minutas semanais e itens de ação
NOME DO PROJETO
CONSULTOR
DATA DO STATUS
GERENTE DO PROJETO
HORAS FATURADAS NESTE PERÍODO
PROGRESSO FEITO DESDE O ÚLTIMO RELATÓRIO
PROGRESSO ESPERADO E NÃO REALIZADO NESSE PERÍODO
PROGRESSO ESPERADO PARA O PRÓXIMO PERÍODO DE RELATÓRIO
PROBLEMAS / RISCOS {ESPECIFIQUE O CLIENTE/SOFTWARE}
A Solução de Business Intelligence Microsoft 50
Página 50
Apêndice 4: Modelo de Resumo Semanal
Este modelo pode ser usado como um relatório de resumo de consultor semanal
NOME DO PROJETO
GERENTE DO PROJETO
DATA DO STATUS
FASE ATUAL
DATA FINAL PLANEJADA PARAA
FASE
DATA FINAL ESTIMADA PARA A
FASE
STATUS GERAL [Verde/Amarelo/Vermelho] # IMPEDIMENTOS ABERTOS
{Insira um resumo do progresso aqui. O resumo deve ter um progresso de alto nível e os
impedimentos encontrados durante esse período}
Estimativa Faturado %
Requisitos de
Negócios
Design
Implementação
Teste e Validação
Treinamento e
Implantação
Gerenciamento do
Projeto
Total - Fase I
Horas Total
Consultoria
Despesas de viagem
Custo do Projeto até
Agora
A Solução de Business Intelligence Microsoft 51
Página 51
Apêndice 5: Modelo de Resumo Semanal
Este modelo pode ser usado para um resumo de projeto semanal
Atualização do Status
Minutas {INSERIR Data e Hora}
NOME DO PROJETO
REUNIÃO CONVOCADA POR
PARTICIPANTES
Tópicos em pauta
{Insira os tópicos discutidos aqui}
DISCUSSÃO
ITENS DE AÇÃO PESSOA RESPONSÁVEL PRAZO FINAL
{Detalhes do item} {Nome do recurso} {data}
A Solução de Business Intelligence Microsoft 52
Página 52
Apêndice 6: Complementos de Terceiros
A seguir apresentamos uma lista de algumas soluções de terceiros que complementam a pilha de BI
da Microsoft:
ProfitBase
É uma ferramenta de data warehouse para o Microsoft SQL Server que oferece conectores de fontes
de dados pré-configurados, modelos de data warehouse pré-configurados e cubos OLAP pré-
configurados, bem como um repositório de KPIs. O ProfitBase permite uma implantação mais rápida
de data warehouses e cubos, além de uma manutenção mais simples. (Link)
Dundas
A Dundas Data Visualization, Inc. tem sido uma empresa líder no desenvolvimento de soluções
avançadas de Visualização de Dados para as Tecnologias Microsoft. O Dundas oferece gráficos e
medidores que têm suporte para painéis baseados no SharePoint (como o PerformancePoint Server) e
para painéis independentes e personalizados, e os dados podem ser recebidos tanto do SQL Server
quanto do SQL Server Analysis Services (Link)
XL Reporter
Essa ferramenta é um gerador de relatórios baseado no Excel para relatórios formatados
(demonstrativos financeiros como P&L’s e Balanços, relatórios de vendas etc.). Ele lê dados de
qualquer banco de dados do SQL Server. Vem pré-integrado a todos os sistemas ERP do Microsoft
Dynamics, Sage MAS 500, e pode ser conectado a qualquer banco de dados do SQL Server (Link)
Drill Anywhere
Um suplemento do Excel que oferece um recurso avançado de busca detalhada a partir de qualquer
relatório do Excel (exporta para o Excel a partir de geradores de relatórios proprietários, bem como
ferramentas Excel nativas) até a fonte de dados original (SQL Server, Access, Oracle, DB2, Sybase).
Capacita os usuários finais a encontrar respostas para suas perguntas sem a assistência de contadores
ou superusuários. (Link)
XL Spreader
É um suplemento do Excel com o qual os usuários de ferramentas de orçamento baseadas no Excel,
como o PerformancePoint Server Planning, podem espalhar totais em colunas rápida e
automaticamente, usando vários métodos de espalhamento. (Link)
A Solução de Business Intelligence Microsoft 53
Página 53
Apêndice 7: Exemplos de KPIs e Métrica por Função
Atendimento ao Cliente FTEs de agentes como porcentagem do total de FTEs da central de atendimento
Porcentagem de resposta (Número de chamadas de vendas atendidas / número total de chamadas de
vendas oferecidas)
Média após expediente de chamadas
Número médio de chamadas / solicitação de serviço por manipulador
Tempo médio de fila dos telefonemas de entrada
Custo por minuto do tempo de manipulação
Custo de operação da central de atendimento / service desk
Lista de emails pendentes
Field Service Technician Utilization (Utilização de Técnico de Serviço de Campo)
Hitrate (Produtos vendidos em comparação ao total de chamadas de vendas recebidas)
Índice de Abandono na Entrada
Chamadas Discadas por Agente na Entrada
Índice de Disponibilidade na Entrada
Tempo Médio de Conversa na Entrada
Tempo Médio de Encapsulamento na Entrada
Clientes Potenciais Criados na Entrada da Central de Atendimento
Oportunidades Criadas na Entrada da Central de Atendimento
Chamadas Manipuladas na Entrada
Chamadas Manipuladas na Entrada por Hora do Agente
Nível do Serviço de Entrada
Número de reclamações
Porcentagem de solicitações de atendimento ao cliente respondidas dentro do tempo determinado
Porcentagem de chamadas transferidas
Tempo Total das Chamadas por dia/semana/mês
Finanças Custo de produção
Movimento nas Contas a Pagar
Período de Coleta das Contas a Receber
Movimento nas Contas a Receber
Despesas Reais
CTR (click-through ratio – taxa de cliques) de publicidade
Quantia Devida (por cliente)
Recenticidade média de clientes
Valor monetário médio de faturas a receber
Valor monetário médio de faturas vencidas
Variação Orçamentária
Número médio de trackbacks por postagem
A Solução de Business Intelligence Microsoft 54
Página 54
Despesas Orçamentadas
Gastos de capital
CCC (cash conversion cycle – ciclo de conversão de caixa)
CFROI (Cash Flow Return on Investments - Retorno em Fluxo de Caixa sobre o Investimento)
COGS (Cost of Goods Sold – Custo de Mercadorias Vendidas)
Dividendos de caixa pagos
Custo por contra-cheque emitido
Dias de credor
Contas a Receber Atuais
CAGR (cumulative annual growth rate – taxa de crescimento anual acumulada)
Tempo de reembolso das despesas
Tempo de processo da folha de pagamento
Tempo de resolução de um erro de fatura
Tempo de resolução de erros na folha de pagamento
Dias de Contas a Pagar
Dias de devedor
Custos diretos
Fluxo de caixa descontado
EBIT
EBITDA
Valor econômico agregado
Tempo disponível do funcionário
Tempo Agendado do Funcionário
Carregamento do Centro de Trabalho do Funcionário
Valor Corporativo / Valor de Incorporação
Transações de Crédito de conta de despesa
Transações de Débito de conta de despesa
Transações de conta de despesa
Custos fixos
Lucro Bruto
Margem de Lucro Bruto
Custos indiretos
Giro de Estoque
Valor de Inventário
Custo de processamento das faturas
Custo de processamento das faturas
IRR
Tempo disponível da máquina
Tempo Agendado da Máquina
Carregamento do Centro de Trabalho da Máquina
Comparação de ganhos de participação no mercado %
Alteração Líquida no Caixa
Renda Líquida
NPV
A Solução de Business Intelligence Microsoft 55
Página 55
Número de faturas a receber Número de faturas a receber Número de Recibos não aplicados Número de empréstimos com prazo vencido Contas a Receber Abertas Quantia de Contas a Receber Abertas (por cliente) Alavancagem operacional Contas a Receber com Prazo Vencido Movimento nas Contas a Pagar Erros de pagamento como porcentagem do total de desembolso na folha de pagamento Porcentagem de precisão dos relatórios financeiros Porcentagem de dívidas perdidas contra receita faturada Porcentagem de faturas eletrônicas Porcentagem em Disputa (por cliente) Porcentagem de faturas consultadas Porcentagem de faturas que requerem pagamento especial Porcentagem de faturas de baixo valor Porcentagem de faturas a pagar sem ordem de compra Quociente de liquidez imediata Contas a receber Porcentagem de Contas a Receber abertas (por cliente) Porcentagem de solicitações de serviço postadas via web (auto-ajuda) Medida de Ordem Perfeita Movimento nas Contas a Receber ROCE (return on capital employed - retorno do capital empregado) Crescimento nas Vendas Preço de ação Custo dos sistemas no processo da folha de pagamento como porcentagem do total dos custos da folha de pagamento Total de Contas a Pagar Total de energia usada por unidade de produção Total de Contas a Receber Total de Vendas Recibos Não Aplicados Custos variáveis Média Ponderada de Dias de Inadimplência nas Vendas Média Ponderada de Dias de Inadimplência nas Vendas (por cliente) Média Ponderada de Termos a Receber Média Ponderada de Termos a Receber (por cliente)
Recursos Humanos Custo de contratação real versus orçamentado
Índice Anual de Movimento de Funcionários Voluntários
Índice Anual de Movimento de Voluntários
A Solução de Business Intelligence Microsoft 56
Página 56
Custo médio das entrevistas
Duração média da colocação em meses para o gerente
Média de Meses de Colocação
Número médio de horas de treinamento por funcionário
Número médio de dias de férias por funcionário
Pontuação média do desempenho de funcionários que estão de saída
Idade média de aposentadoria
Salário Médio
Salário médio para todos os funcionários que respondem ao gerente selecionado
Custo médio de sourcing (fornecimento de produtos) por contratação
Tempo médio de permanência dos funcionários no mesmo emprego/função
Tempo médio para atingir competência
Tempo médio para atualizar registros dos funcionários
Custo médio de treinamento por funcionário
Custo de compensação como porcentagem da receita
Funcionários eventuais
Satisfação do funcionário com o treinamento
Colocações Finais
Índice de Mulheres e Homens
FTEs por FTE do departamento de RH
Contagem dos funcionários eventuais para o gerente
Média de Anos de Serviço do RH [Encarregados]
Média de Anos de Serviço do RH [Rescisões]
Custo do departamento de RH por FTE
Contagem de funcionários do RH - Real
Contagem de funcionários do RH - Real
Contagem de funcionários do RH - Disponível
Contagem de funcionários do RH - Disponível
Índice de funcionários do RH
Vagas de emprego como porcentagem de todas as posições
Nova Qualidade de Contratação
Período de Preenchimento
Satisfação do Gerente de Contratação
Custo por Contratação
Eficiência dos Funcionários
Internos, Externos e Total
Custos e Índices de Recrutamento
Número de colocações finais feitas no período de relatório para o gerente
Funcionários de meio período como porcentagem do total de funcionários
Porcentagem de funcionários que recebem análises de desempenho regulares
Porcentagem do orçamento do RH gasto em treinamento
Porcentagem da nova retenção de contratação
Porcentagem de funcionários que estão perto ou no limite de seus balanços de férias
A Solução de Business Intelligence Microsoft 57
Página 57
Proporção de treinamento interno versus externo
Proporção de salário padrão e salário mínimo local
ROI de treinamento
A contagem média de funcionários que cada funcionário do RH toma conta
Total de horas extras como porcentagem de todas as horas de trabalho
Índice de penetração do treinamento (porcentagem de funcionários que completam um curso em
comparação a todos os FTEs)
Qual é a duração média do serviço de todos os meus funcionários atuais?
Qual é a duração média do serviço de todos os meus funcionários que se desligaram?
Estabilidade da força de trabalho
Métrica de TI Sucesso da Criação de Contas
Sucesso da Rescisão de Contas
Índice de Desempenho do Active Directory
Proporção de Alertas e Tíquetes
Disponibilidade Média do Data Center
Disponibilidade de PBX da Central de Atendimento
Disponibilidade de PBX do Campus
Eficiência na Conexão com o Cliente
Capacidade do Data Center Consumida
Disponibilidade de Cliente de Email
Disponibilidade do Exchange Server
Incidentes de Alterações
Desempenho do Proxy da Internet
Disponibilidade da Rede – Sites de Alta Disponibilidade
Disponibilidade da Rede – Sites Padrão
Índice de Gerenciamento da Rede
Nenhum Problema Encontrado / Tíquetes Duplicados
Porcentagem de Sucesso de Backup de Escritórios Remotos
Porcentagem de Circuitos que Excedem a Meta de Utilização
Porcentagem de Servidores Gerenciados pelo TI Atualizados no Prazo Final
Porcentagem de Servidores de Produção que Correspondem a Padrões de Configuração de Software
Porcentagem de Reinicializações de Atualização de Segurança dentro da Janela de Manutenção
Porcentagem de Conexões RAS Bem-Sucedidas
Nível de Serviço de Atendimento Telefônico – 60 segundos
Incidentes de Rede de prioridade 1 e prioridade 2 de acordo com SLA
Status e Conformidade da Adoção do Produto
Taxa de Sucesso das Restaurações
Taxa de Crescimento dos Servidores
Índice de Gerenciamento dos Servidores
Satisfação dos Clientes com o Service Desk - % de Insatisfeitos
Taxa de Resolução da Camada 1 do Service Desk
A Solução de Business Intelligence Microsoft 58
Página 58
Tempo do Service Desk para Escalar (60 minutos)
Tempo do Service Desk para Resolver (60 minutos)
Disponibilidade de Serviços de Utilitário de Armazenamento
Utilização de Utilitários de Armazenamento
Intervalo de Provisionamento de Máquina Virtual
Disponibilidade de Utilitários de Servidor Virtual
Disponibilidade de Servidor Web
Marketing Taxas médias de resposta às campanhas
Porcentagem de conhecimento da marca
Consideração da marca
Credibilidade da marca
Força da marca
Polegadas de coluna da cobertura de mídia
Conscientização do consumidor
Índice de Contato (Número de contatos efetivados / Número de contatos na lista de metas)
Custo por cliente potencial convertido
Custo por cliente potencial
CPM (cost per mille - custo por mil impressões)
Entrega de materiais
Alcance efetivo
GRP (gross rating point – pontos de audiência bruta)
Taxa de sustentabilidade do crescimento da marca
Clientes potenciais gerados
Proporção de demanda-conscientização do orçamento de marketing
MBR (marketing budget ratio – proporção de orçamento de marketing)
Número de colocações de artigos em revistas comerciais
Número de visitas de clientes
Número de grupos de enfoque de produto conduzidos
Número de pesquisas sobre satisfação do cliente administradas
Número de colocações de comunicação de marketing em revistas comerciais
Número de exposições profissionais com participantes
Visitas/cliques/clientes potenciais gerados no site
Porcentagem de clientes que querem promover seu produto/serviço
Q Score (uma forma de medir a familiaridade e o apelo de uma marca, etc.)
Taxa de Resposta
ROI (return on investment – retorno do investimento) da marca
ROMI (Return on Marketing Investment – Retorno do Investimento em Marketing)
Recursos de geração de receita da marca
Permanência no orçamento
Target Rating Point (Pontos de Audiência Desejados)
Custo total da aquisição do cliente
Valor de transação da marca
Visitas ao site
A Solução de Business Intelligence Microsoft 59
Página 59
Vendas Chamadas Reais
Valor real das vendas versus oferta inicial
Idade da previsão de vendas
Tempo administrativo médio por vendedor
Tamanho médio dos negócios
Número médio de atividades (chamadas, reuniões etc.) para fechar um negócio
Desconto médio no preço por produto
Desconto médio no preço por vendedor
Receita média por produto
Cota de Chamadas
Vendas Fechadas
Índice de fechamento
Custo de aquisição de clientes como porcentagem do valor das vendas
Índice de rotatividade da clientela
Lealdade dos clientes
Freqüência de compra dos clientes
Satisfação dos clientes
Freqüência de transações de vendas
Margem bruta por produto
Margem bruta por vendedor
Tempo de adaptação dos novos vendedores
Número de parceiros certificados
Número de negócios por parceiro
Número de ordens de vendas por FTE
Número de vendedores que atingem sua cota
Número de unidades vendidas por dia/semana/mês/trimestre/ano
Índice de rotatividade dos parceiros
Margem de lucro dos parceiros
Porcentagem de oportunidades convertidas
Porcentagem de receita das vendas online
Porcentagem de vendas devidas a produtos/serviços lançados
Porcentagem de representantes de vendas a atingir sua cota
Porcentagem de receita das vendas via canal de parceiros
Pipeline por estágio de venda
Clientes potenciais qualificados
Oportunidades qualificadas
Receita por vendedor
Capacidade de vendas
Tempo do ciclo de vendas
Vendas por departamento
Rotação dos vendedores
Cota de vendas
Utilização do tempo
A Solução de Business Intelligence Microsoft 60
Página 60
Soma não ponderada do tamanho dos negócios no pipeline de vendas
Valor das vendas perdidas
Índice de ganho/perda %
A Solução de Business Intelligence Microsoft 61
Página 61
Apêndice 8: Recursos para Pesquisa
Publicações PerformancePoint – Monitoramento e Análise: http://www.amazon.com/Rational-
Monitoring-Analyzing-Microsoft-
PerformancePoint/dp/1932577416/ref=pd_bbs_sr_1?ie=UTF8&s=books&qid=12225010
06&sr=8-1
PerformancePoint – Monitoramento e Análise: http://www.amazon.com/Business-
Intelligence-Microsoft%C2%AE-Office-
PerformancePoint/dp/0071493700/ref=pd_bbs_sr_2?ie=UTF8&s=books&qid=12225010
06&sr=8-2
PerformancePoint – Planejamento: http://www.amazon.com/Rational-Planning-Microsoft-
Office-PerformancePoint/dp/1932577424/ref=pd_bbs_sr_3?ie=UTF8&s=books&qid=12225011
74&sr=8-3
PerformancePoint – Visão Geral: http://www.amazon.com/Microsoft-Office-
PerformancePoint-Server-
2007/dp/0470229071/ref=pd_bbs_sr_4?ie=UTF8&s=books&qid=1222501174&sr=8-4
Painéis Corporativos (incluindo o PerformancePoint): http://www.amazon.com/Business-
Dashboards-Visual-Catalog-Deployment/dp/0470413476/ref=pd_rhf_p_t_3
SharePoint: http://www.amazon.com/Microsoft-SharePoint-2007-Dummies-
Computer/dp/0470099410/ref=pd_bbs_sr_1?ie=UTF8&s=books&qid=1222501817&sr=8
-1
SharePoint: http://www.amazon.com/Microsoft-Office-SharePoint-Server-
Practices/dp/0735625387/ref=pd_bbs_sr_4?ie=UTF8&s=books&qid=1222501817&sr=8-
4
SQL Server: http://www.amazon.com/Accelerated-SQL-Server-
2008/dp/1590599691/ref=pd_bbs_sr_1?ie=UTF8&s=books&qid=1222501930&sr=1-1
SQL Server Reporting Services: http://www.amazon.com/Accelerated-SQL-Server-
2008/dp/1590599691/ref=pd_bbs_sr_1?ie=UTF8&s=books&qid=1222501930&sr=1-1
SQL Server Data Mining: http://www.amazon.com/Data-Mining-Microsoft-Server-
2008/dp/0470277742/ref=pd_bbs_sr_2?ie=UTF8&s=books&qid=1222502049&sr=1-2
Sites Relacionados Home page de BI da Microsoft: www.microsoft.com/brasil/bi
Parceiro de implementação de BI da Microsoft: www.solverusa.com
Vídeos de Treinamento do PerformancePoint Server:
http://www.microsoft.com/business/performancepoint/resources/training.aspx
PerformancePoint Server – 10 Principais Benefícios: http://office.microsoft.com/en-
us/help/HA101639481033.aspx
SQL Server Data Mining: http://www.sqlserverdatamining.com/ssdm/Default.aspx
SQL Server: http://www.microsoft.com/brasil/sql
A Solução de Business Intelligence Microsoft 62
Página 62
SQL Server Reporting Services:
http://www.microsoft.com/sql/technologies/reporting/default.mspx
SharePoint Server: http://www.microsoft.com/sharepoint/default.mspx
ProfitBase: www.profitbase.com
OneStop Reporting: www.onestopreporting.com
XL Reporter: www.xlreporter.com
Gartner Group – quadrante mágico de BI:
http://mediaproducts.gartner.com/reprints/microsoft/vol7/article3/article3.html
Gartner Group – Análise do PerformancePoint Server:
http://mediaproducts.gartner.com/reprints/microsoft/vol7/article1and2/article1and2.h
tml
Blogs SQL Server 2008 no Brasil: http://blogs.technet.com/sqlserverbrasil/
PerformancePoint Server: http://blogs.msdn.com/performancepoint/default.aspx
PerformancePoint Server: http://performancepointinsider.com/blogs/default.aspx
Planos de Implementação do PerformancePoint Server:
http://blogs.msdn.com/bi/archive/2008/05/24/downloadable-implementation-plans-
for-performancepoint-server-2007.aspx
Microsoft SQL Server Analysis Services: http://sqlblog.com/blogs/mosha/default.aspx
Blog de BI: http://blogs.msdn.com/bi/
Estudos de Casos PerformancePoint Server:
http://www.microsoft.com/casestudies/search.aspx?ProTaxID=3105
SharePoint: http://www.microsoft.com/casestudies/search.aspx?ProTaxID=1902
SQL Server: http://www.microsoft.com/casestudies/search.aspx?ProTaxID=1273
A Solução de Business Intelligence Microsoft 63
Página 63
Apêndice 9: Exemplos de Capturas de Tela do Microsoft Office
PerformancePoint Server – Monitoramento
A Solução de Business Intelligence Microsoft 64
Página 64
A Solução de Business Intelligence Microsoft 65
Página 65
A Solução de Business Intelligence Microsoft 66
Página 66
A Solução de Business Intelligence Microsoft 67
Página 67
Exemplos de Capturas de Tela do Microsoft Office PerformancePoint
Server - Planejamento
A Solução de Business Intelligence Microsoft 68
Página 68
A Solução de Business Intelligence Microsoft 69
Página 69
SQL Server Data Mining
A Solução de Business Intelligence Microsoft 70
Página 70
A Solução de Business Intelligence Microsoft 71
Página 71
SQL Server Data Mining