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MINISTERIO DE ENERGIA Y MINAS

o.01-2014-MEM/ VM1

Lima, 16 de setiembre 2014

VISTO: el Informe N° 011-2014-MEM-DGFM-JDG, sobre el Manual de Procedimientosde la Dirección General de Formalización Minera;

CONSIDERANDO:

Que, mediante Decreto Supremo N" 031-2007-EM, se aprobó el Reglamento deOrganización y Funciones del Ministerio de Energía y Minas, siendo modificado por DecretoSupremo N° 025-2013-EM, a través del cual se creó la Dirección General de FormalizaciónMinera;

Que, con Resolución Ministerial N° 103-2011-MEM-DM, se aprobó el Manual deOrganización y Funciones del Ministerio de Energía y Minas;

Que, en este orden y con la finalidad de contar con los documentos de gestión de laDirección General de Formalización Minera, se ha elaborado el Manual de Procedimientos de lamisma;

Que, el Manual de Procedimientos mencionado es un documento descriptivo y desistematización normativa, de carácter instructivo e informativo; contiene y describe las accionesque se siguen en la ejecución de los procesos de la Dirección General de Formalización Minera,generados por el cumplimiento de las disposiciones contenidas en el Reglamento deOrganización y Funciones del Ministerio de Energía y Minas y de las normas sustantivas queregulan las competencias de la señalada Dirección General;

Que, dicho documento ha sido elaborado en coordinación con la Oficina General dePlaneamiento y Presupuesto, a través de la Oficina de Desarrollo Institucional y CoordinaciónRegional; manteniendo la estructura del Manual de Procedimientos indicada en el numeral 4.3.1de la Directiva N° 005-2013-MEM/SEG "Procedimiento para la elaboración, aprobación yactualización de los Manuales de Procedimientos del Ministerio de Energía y Minas", aprobadamediante Resolución Secretarial N° 015-2013-MEM/SEG;

Que, según lo indicado en el punto 4.5.1 de la Directiva mencionada anteriormente,concordante con el numeral 7.3 de la Directiva N° 002-77-INAP/DNR "Normas para laformulación de Manuales de Procedimientos", aprobada por la Resolución Jefatural N° 059-77-INAP/DNR, la elaboración de dichos Manuales corresponde a las oficinas responsables de laejecución del proceso al cual se refiere el procedimiento;

Que, en aplicación a lo establecido en el numeral 5.2.1 de la Directiva N° 005-2013-MEM/SEG, mencionada en el quinto considerando de la presente Resolución, el Manual deProcedimientos de la Dirección General de Formalización Minera debe ser aprobado medianteResolución del Despacho Viceministerial de Minas;

Con el visto bueno del Director General de Formalización Minera, del Director General dePlaneamiento y Presupuesto y del Director General de Asesoría Jurídica del Ministerio deEnergía y Minas;

De conformidad con lo señalado en la Directiva N* 005-2013-MEM/SEG, aprobada porResolución Secretarial N° 015-2013-MEM/SEG; el Reglamento de Organización y Funciones delMinisterio de Energía y Minas, aprobado mediante Decreto Supremo N° 031-2008-EM y susmodificatorias; Ley Orgánica del Sector de Energía y Minas, aprobada por el Decreto Ley N°25S62;

SE RESUELVE:

ARTÍCULO 1.- Aprobar el "Manual de Procedimientos de la Dirección General deFormalización Minera", la que forma parte de la presente Resolución.

ARTÍCULO 2.- El Director General de la Dirección General de Formalización Mineradebe disponer la revisión y actualización permanente del Manual de Procedimientos de lamencionada Dirección General, quedando facultado para aprobar sus actualizaciones.

ARTÍCULO 3.- Disponer que la Oficina de Informática de la Oficina General deAdministración realice la publicación del Manual de Procedimientos de la Dirección General deFormalización Minera, que se aprueba en el artículo 1 de la presente Resolución, en el portal delMinisterio de Energía y Minas.

Regístrese y Comuniqúese

Guillermo Shinno HuamaníVICEMINISTRO Dt MINAS

J

INDICE

Contenido Página

introducción 3

Generalidades 4

Objeto del Manual 4

Finalidad 4

Alcance 4

Aprobación y Actualización 4

Base Legal 5

Inventario de procedimientos de la Dirección General de Formalización Minera 6

Acreditación o Renovación de la Condición de Pequeño Productor Minero (PPM) oProductor Minero Artesanal (PMA)

7

Cancelación de las Declaraciones de Compromisos (DC) 10

Evaluación del Instrumento de Gestión Ambiental Correctivo (IGAC) en VentanillaÚnica

12

Elaboración del Presupuesto de la Dirección 15

Elaboración del Plan Operativo Institucional (POI) 17

Evaluación del Plan Operativo Institucional (POI) 19

Elaboración del Programa de Viajes y Supervisión de Rendiciones de Cuentas 21

Elaboración de Términos de Referencia para la Contratación de Serviciosdenominados Autónomos

24

Contratación de Personal mediante la modalidad de Contrato Administrativo deServicios (CAS)

26

Adquisición de bienes o servicios por montos iguales o inferiores a tres (03) UnidadesImpositivas Tributarias (UIT)

29

Elaboración de Normas Internas 31

Leyenda Flujograma 34

Glosario de Términos 35

2

2

INTRODUCCIÓN

Los procesos y los procedimientos de gestión, conforman uno de los elementosprincipales del Sistema de Control Interno, orientado a incrementar la eficacia yeficiencia de las entidades del Estado; por lo que, deben ser plasmados en manualesprácticos que sirvan como mecanismo de consulta permanente y pertinente, por partede todos los trabajadores de la Dirección General de Formalización Minera,permitiendo un mayor desarrollo en la búsqueda del Autocontrol.

El Manual de Procedimientos de la Dirección General de Formalización Minera es undocumento descriptivo y de sistematización normativa de carácter instructivo einformativo. Contiene en forma detallada las actividades que se siguen en la ejecuciónde los procesos generados para dar cumplimiento a las funciones que le correspondeejecutar en concordancia con las disposiciones legales que regulan su accionar.

Para la elaboración del Manual de Procedimientos de la Dirección General deFormalización Minera se ha tenido en cuenta la Directiva N° 005-2013-MEM/SEG"Procedimientos para la Elaboración, Aprobación y Actualización de los Manuales deProcedimientos del Ministerio de Energía y Minas", aprobado mediante ResoluciónSecretarial N° 015-2013-MEM/SEG.

La descripción de los referidos procesos en el presente Manual no son rígidos, puedenser modificados por efecto de cambios en las disposiciones legales, así como porcambios tecnológicos o efectos de la racionalización o por mejora continua; por lo quela Dirección General de Formalización Minera, debe mantener el compromiso deefectuar revisiones periódicas y realizar los ajustes del caso a efecto de mantenerlosactualizados permanentemente.

En cuanto a su utilidad el presente Manual de Procedimientos servirá principalmente,como instrumento orientador para el desarrollo de las actividades de los procesos dela Dirección General de Formalización Minera, así como para realizar estudios desimplificación y optimización administrativa, entre otros.

3

3

1. GENERALIDADES

OBJETO DEL MANUAL

El presente Manual tiene como objetivo contar con un documento normativo queconsolide los procesos y procedimientos, teniendo un carácter orientador, instructivo yejecutivo de las labores internas y administrativas de la Dirección General deFormalización Minera, fortaleciendo la cultura del Autocontrol y del mismo Sistema deControl Interno.

FINALIDAD

Es finalidad del Manual de Procedimientos de la Dirección General de FormalizaciónMinera contar con un documento que coadyuve al mejor logro de la gestión delmencionado órgano; significando que este Manual de Procedimientos debe ser elinicio de un proceso permanente de actualización y mejora continúa.

ALCANCE

El presente Manual de Procedimientos alcanza a la Dirección General deFormalización Minera del Ministerio de Energía y Minas.

APROBACIÓN Y ACTUALIZACIÓN

El presente Manual de Procedimientos deberá ser aprobado mediante ResoluciónViceministerial de Minas, conforme lo establece el numeral 5.2.1 de la Directiva N°005-2013-MEM/SEG, aprobada mediante Resolución Secretarial N° 015-2013-MEM/SEG, y actualizada permanentemente por la Dirección General de FormalizaciónMinera.

4

4

BASE LEGAL

1. Ley N° 27658, Ley Marco de Modernización del Estado.

2. Ley N° 27444, Ley del Procedimiento Administrativo General.

3. Ley N° 28716, Ley de Control Interno de las Entidades del Estado.

4. Ley N° 27806, Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública.

5. Ley N° 27651, Ley de Formalización y Promoción de la Pequeña Minería y laMinería Artesanal.

6. Decreto Legislativo N° 1105, Establece disposiciones para el Proceso deFormalización de las Actividades de Pequeña Minería y Minería Artesanal.

7. Decreto Supremo N° 031-2007-EM, Reglamento de Organización y Funciones delMinisterio de Energía y Minas.

8. Resolución Ministerial N° 103-2011-MEM/DM, Manual de Organización yFunciones del Ministerio de Energía y Minas.

9. Decreto Supremo N° 025-2013-EM, Modifica el Reglamento de Organización yFunciones del MEM.

10. Resolución Jefatural N° 059-77-INAP/DNR, aprueba la Directiva N° 002-77-INAP/DNR, Normas para la formulación de los Manuales de Procedimientos.

11. Resolución Secretarial N° 015-2013-MEM/SEG, aprueba la Directiva N° 005-2013-MEM/SEG "Procedimiento para la Elaboración, Aprobación y Actualización de losManuales de Procedimientos del Ministerio de Energía y Minas".

5

INVENTARIO DE PROCEDIMIENTOS

Procedimiento Código

Acreditación o Renovación de la Condición de Pequeño Productor Minero (PPM) oProductor Minero Artesanal (PMA)

P/DGFM-01

Cancelación de las Declaraciones de Compromisos (DC) P/DGFM-02Evaluación del Instrumento de Gestión Ambiental Correctivo (IGAC) en VentanillaÚnica

P/DGFM-03

Elaboración del Presupuesto de la Dirección P/DGFM-04Elaboración del Plan Operativo Institucional (POI) P/DGFM-05Evaluación del Plan Operativo Institucional (POI) P/DGFM-06Elaboración del Programa de Viajes y Supervisión de Rendiciones de Cuentas P/DGFM-07Elaboración de Términos de Referencia para la Contratación de Servicios denominados P/DGFM-08AutónomosContratación de Personal mediante la modalidad de Contrato Administrativo deServicios (CAS)

P/DGFM-09

Adquisición de bienes o servicios por montos ¡guales o inferiores a tres (03) UnidadesImpositivas Tributarias (UIT)

P/DGFM-10

Elaboración de Normas Internas P/DGFM-11

DGFM

6

1.DENOMINACIÓN DEL PROCEDIMIENTO

Código: P/DGFM-01

2. FINALIDAD

A.B.C.D.

E.

F.

G.

H.

I.

a.

b.

b.

b.

24 DOCUMENTOS RESPONSABILIDAD

1.Formulario electrónico asignado a profesional

Extranet del MEM

2. Evaluador DGFM

3. Evaluador DGFM

4. Evaluador DGFM

5.Constancia de Acreditación o

Renovación PPM o PMAEvaluador DGFM

6. Informe de observaciones Evaluador DGFM

7. Informe de improcedencia Evaluador DGFM

8.Constancia de PPM o PMA, Informe de observaciones o Informe de improcedencia

Director General de Formalización Minera

9. Reporte de NotificaciónSecretaria de la

DGFM

10. Evaluador DGFM

11.

12.

13.Formulario electrónico

denegadoEvaluador DGFM

14.Informe de denegación por

apercibimientoEvaluador DGFM

ACTIVIDAD

Resolución Directoral N° 947-2011-MEM/DGM, Aprueban el formulario electrónico de solicitud de acreditación orenovación de la condición de Pequeño Productor Minero y Productor Minero Artesanal.

Decreto Legislativo N° 1100, Regula la interdicción de la minería ilegal en toda la república y establece medidascomplementarias.

4.

5. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

Decreto Supremo N° 043-2012-EM, Establece disposiciones complementarias a Decretos Legislativos Nº 1100 yNº 1105 e incorporan modificaciones al marco normativo minero.

Decreto Supremo N° 025-2013-EM, Modifican ROF, se crea la Dirección General de Formalización Minera.

Decreto Supremo N° 014-92-EM, Texto Único Ordenado de la Ley General de Minería. (Art. 91°)

Recibo de pago por derecho de trámite según TUPA: (5% de la UIT para PPM y 2.5% de la UIT para PMA).

Formulario electrónico de solicitud de acreditación o renovación de la condición PPM o PMA, que incluye la Declaración jurada bienal.

Acreditación o Renovación de la Condición de Pequeñ o Productor Minero (PPM) o Productor Minero Artesanal (PMA)

Atender las solicitudes de acreditación o renovación de la condición de Pequeño Productor Minero (PPM) o ProductorMinero Artesanal (PMA).

3.

Ley N° 27651, Ley de Formalización y Promoción de la Pequeña Minería y Minería Artesanal.

Decreto Supremo N° 013-2002-EM, Reglamento de la Ley N° 27651. (Arts. 5°,6°,7°,8°,10°,12°,13°,14° y 15°)

Decreto Supremo N° 023-2005-EM, modifica los Arts. 6° y 13° del Decreto Supremo N° 013-2002-EM.Decreto Legislativo N° 1040, Modifica la Ley N° 27651, "Ley de formalización y promoción de la pequeña mineríay minería artesanal" y la Ley General de minería cuyo texto único ordenado fue aprobado por Decreto SupremoN° 014-92-EM.

Si desaprueba , el Evaluador DGFM elabora e imprime el informe de improcedencia de laAcreditación o Renovación.

El Director General de Formalización Minera revisa y firma la constancia o informe deobservación o informe de improcedencia, según sea el caso.

Si tiene observaciones , el Evaluador DGFM elabora e imprime el informe deobservaciones incluyendo el plazo de subsanación.

La Secretaria de la DGFM envía notificación al administrado mediante empresa deservicio postal y archiva el informe o constancia.

En simultáneo, el Evaluador DGFM, registra la situación de la solicitud en el sistemasegún el resultado, pudiendo ser: Aprobada, Observada o Denegada.

PROCEDIMIENTO

BASE LEGAL:

REQUISITOS

Contar con número de Registro Único de Contribuyente - RUC.

Resolución de autorización de inicio de actividades de exploración o explotación, emitida por la autoridad competente, previo informe técnico u opinión favorables del Ministerio de Energía y Minas.

Si es aprobado , el Evaluador DGFM genera e imprime la Constancia de Acreditación oRenovación de la condición de PPM o PMA.

Determina el formato a utilizar dependiendo del resultado obtenido.

El Evaluador DGFM registra el resultado de la evaluación en el sistema.

Nueva solicitud o solicitud con subsanaciones generada por el administrado vía internet,solicitando la Acreditación o Renovación de la condición PPM o PMA.

Si la solicitud es aprobada , finaliza el procedimiento.Si la solicitud es observada , depende de la subsanación o no de las observaciones en elplazo de 15 días.Si se subsana dentro del plazo, cuando el administrado adjunta los documentos víaExtranet, vuelve al inicio del procedimiento.

Si no se subsana dentro del plazo, si el administrado no adjunta documentos pasado los15 días, el Evaluador DGFM registra en el sistema la situación Denegado.

El Evaluador DGFM, elabora e imprime el informe de denegación por apercibimiento.

El Evaluador DGFM consulta y evalúa que la solicitud y la declaración jurada bienalcumplan con la normativa vigente

El Extranet del MEM asigna un número de expediente al formulario electrónico y asigna alprofesional evaluador.

7

24 DOCUMENTOS RESPONSABILIDAD ACTIVIDAD 5. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

15.Informe de denegación por

apercibimientoDirector General de

Formalización Minera

16. Reporte de NotificaciónSecretaria de la

DGFM

17. Recurso de reconsideración Consejo de Minería

18.Resolución de Consejo de

Minería declarando fundado recurso de reconsideración

Consejo de Minería

19Resolución de Consejo de

Minería declarando infundado el recurso de reconsideración

Consejo de Minería

Solicitud de Acreditación o Renovación de la condición PPM o PMA atendida.

El Director General de Formalización Minera revisa y firma el informe de denegación.

La Secretaria de la DGFM envía notificación al administrado mediante empresa deservicio postal y archiva el informe de denegación.

Si la respuesta es favorable, el Consejo de Minería Declara fundado el recurso dereconsideración mediante Resolución de Consejo de Minería y lo notifica.

Si la respuesta no es favorable, el Consejo de Minería declara infundado el recurso dereconsideración mediante una Resolución de Consejo de Minería y lo notifica.

Si la solicitud es denegada y no existe recurso de reconsideración, finaliza elprocedimiento. Si la solicitud es denegada y el Administrado presenta un recurso dereconsideración, el Consejo de Minería recibe y evalúa el recurso de reconsideración yemite una respuesta, que puede ser favorable o no favorable.

8


Código: P/DGFM-02

2. FINALIDAD

A.

B.

C.

D.

E.

F.

G.

a.b.


1.Declaración de Compromisos

vigenteOficina de la DREM o

DGFM

2. Ingeniero - DGFM

3. Ingeniero - DGFM

4. Abogado - DGFM

5.Informe técnico - legal sobre

la DC evaluadaAbogado - DGFM

6.Propuesta de Resolución Directoral de Cancelación

Abogado - DGFM

7.Resolución Directoral de

Cancelación

Director General de la DGFM o Director

Regional de la DREM

8.Declaración de compromisos

cancelada en el RNDC Abogado - DGFM

9. Reporte de NotificaciónSecretaria de la DGFM o DREM

10. Consejo de Minería


Minería declarando fundado Consejo de Minería


Minería declarando infundado Consejo de Minería

Resolución Ministerial 247-2012-MEM/DM, Crean el registro nacional de declaraciones de compromisos a cargode la dirección general de minería, en el ámbito del proceso de formalización de las actividades de pequeñaminería y minería artesanal, y aprueban formatos.

Declaración de Compromisos vigente.

Informe técnico - legal sobre la DC

PROCEDIMIENTO

Cancelación de las Declaraciones de Compromisos (DC )

Realizar la cancelación de las declaraciones de compromiso presentadas en el marco del proceso de formalizaciónminera, que hayan incumplido tanto los requisitos establecidos por ley, como los compromisos asumidos por eladministrado en su declaración.

3. BASE LEGAL:

Decreto Supremo Nº 031-2007-EM, aprueba el Reglamento de Organización y Funciones del Ministerio deEnergía y Minas, y sus modificatorias.


Decreto Legislativo N° 1105, Establece disposiciones para el proceso de formalización de las actividades depequeña minería y minería artesanal.

Decreto Supremo N° 006-2012-EM, Aprueban medidas complementarias para la formalización de la actividadminera en las zonas comprendidas en el Anexo 1 del Decreto Legislativo N° 1100.

La Oficina de la DREM o DGFM recibe y deriva con el profesional que corresponda,dependiendo si requiere de evaluación técnica-legal o sólo legal.

Resolución Directoral N° 025-2014-MEM/DGFM, Aprueba Directiva sobre Lineamientos para la Cancelación deDeclaraciones de Compromisos.

Decreto Supremo N° 032-2013-EM, Fortalecen proceso de formalización de la Pequeña Minería y MineríaArtesanal al amparo de los dispuesto por el D.L. N° 1105.

4. REQUISITOS

5. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES ACTIVIDAD

Declaración de Compromisos (DC)

Si requiere evaluación técnica: El Ingeniero revisa y evalúa contenido técnico de la DC

El Ingeniero emite opinión técnica sobre la DC y deriva al Abogado.

Si no requiere evaluación técnica: El Abogado revisa y evalúa contenido legal de la DC

El Abogado emite informe técnico - legal, cuyo resultado puede ser que amerita o noamertita cancelación.

Si no amerita cancelación, finaliza el procedimiento.

Si amerita cancelación, el Abogado formula la Resolución Directoral de Cancelación.

Si la respuesta no es favorable, declara infundado el recurso de revisión mediante unaResolución de Consejo de Minería y lo notifica.

Resolución Directoral de Cancelación de la DC

El Director General de la DGFM o Director Regional de la DREM revisa y firma ResoluciónDirectoral de Cancelación (en caso de la DREM es mediante Resolución DirectoralRegional).

El Abogado registra la Cancelación en el Registro Nacional de Declaraciones deCompromisos (RNDC).

La Secretaria de la DGFM o DREM envia notificación al administrado mediante empresade servicio postal y archiva la Resolución Directoral.

Si no existe un recurso de revisión, finaliza el procedimiento. Si existe un recurso derevisión, el Consejo de Minería recibe y evalúa el recurso de revisión y emite respuesta,que puede ser favorable o no favorable.

Si la respuesta es favorable, el Consejo de Minería declara fundado el recurso de revisión,restituye la vigencia de DC mediante una Resolución de Consejo de Minería y lo notifica.

10


Código: P/DGFM-03

2. FINALIDAD

A.

B.

C.

D.

E.

F.

G.

H.

I.

a.b.

c.

d.e.


1. Expediente IGAC completoRegistrador de

Ventanilla Única

2.Constancia del código IGAC

al administradoRegistrador de

Ventanilla Única

3.Documentos IGAC

digitalizadosRegistrador de

Ventanilla Única

4.Evaluador DREM de

ventanilla única

5.Resultado de evaluación registrado en el sistema y observaciones, si hubiera

SERNANP, ANA, y Evaluador DREM

6.Documentos IGAC de

subsanación digitalizadosRegistrador de

Ventanilla Única

Resultado de evaluación de los documentos de

subsanación registrados en el sistema

7.Expediente IGAC en

declarado en abandono en el sistema

Administrador de la Ventanilla Única

SERNANP, ANA y Evaluador DREM verifican los documentos de subsanacióndigitalizados y registran en el sistema de ventanilla única el resultado de evaluación de losdocumentos de subsanación.

Si se subsanan dentro del plazo, cuando el administrado presenta los documentos, elRegistrador de Ventanilla Única, recepciona documentos del administrado, lo digitaliza ycarga en el sistema.

Copia del cargo o registro vigente de la Declaración de Compromiso.

Recibo de pago por derecho a trámite de acuerdo con el Texto Único de Procedimientos Administrativos - TUPA del gobierno regional correspondiente.

Dos ejemplares impresos del IGAC (original y copia) y versión electrónica (CD).

El Registrador de Ventanilla Única registra IGAC, imprime y entrega la constancia delcódigo IGAC al administrado.

Si no se subsanan dentro del plazo, cuando administrado no adjunta documentos pasadolos 45 días, el Administrador de la Ventanilla Única, registra el expediente IGAC enabandono en el sistema de ventanilla única, con ello finaliza el procedimiento.

El Registrador de Ventanilla Única digitaliza los Documentos IGAC, carga en sistema ygenera expedientes IGAC virtuales pendientes de evaluación, para la visualización de losusuarios, evaluadores y administrados.

SERNANP y ANA verifican el cumplimiento de los requisitos según su ámbito decompetencia.

En simultáneo, el Evaluador DREM de ventanilla única, revisa y evalúa el expedienteIGAC.

SERNANP, ANA y Evaluador DREM registran resultado de la evaluación en el sistema deventanilla única y las observaciones, si las hubiera.

Si existen observaciones , depende de la subsanación o no de las observaciones en elplazo de 45 días.

Decreto Legislativo Nº 1105, Establece disposiciones para el proceso de formalización de las actividades depequeña minería y minería artesanal.


Solicitud de aprobación del IGAC presentada por el Administrado.

El Registrador de Ventanilla Única recepciona del administrado los requisitos delexpediente IGAC.

Decreto Supremo Nº 203-2014-EF, Autorizan Transferencia de Partidas en el Presupuesto del Sector Públicopara el Año Fiscal 2014, a favor de diversos Gobiernos Regionales para la implementación del mecanismo deVentanilla Única en el marco del proceso de formalización de la actividad minera.

Resolución Ministerial Nº 121-2013-MINAM, Aprueban la Guía para la Evaluación del Instrumento de GestiónAmbiental Correctivo - IGAC.

4. REQUISITOS

Solicitud de aprobación del IGAC dirigido al Gobierno Regional.

Informe técnico - legal sobre el IGAC.

Decreto Supremo Nº 032-2013-EM, Fortalecen proceso de formalización de la Pequeña Minería y MineríaArtesanal al amparo de lo dispuesto por el Decreto Legislativo Nº 1105.

Decreto Supremo Nº 013-2011-EM, Aprueban Plan Nacional para la Formalización de la Minería Artesanal.

Decreto Supremo Nº 006-2012-EM, Aprueban medidas complementarias para la formalización de la actividadminera en las zonas comprendidas en el Anexo 1 del Decreto Legislativo Nº 1100.

Decreto Supremo Nº 004-2012-MINAM, Aprueban Disposiciones complementarias para el instrumento deGestión Ambiental Correctivo (IGAC), para la Formalización de Actividades de Pequeña Minería y MineríaArtesanal en curso.

PROCEDIMIENTO

Evaluación del Instrumento de Gestión Ambiental Cor rectivo (IGAC) en Ventanilla Única

Realizar la evaluación virtual, física y de campo de los expedientes denominados Instrumentos de Gestión AmbientalCorrectivo (IGAC) según las exigencias de la normatividad vigente, hasta su aprobación, mediante la interacción conlos administrados, evaluadores de las DREM e instituciones que intervienen en su evaluación.

3. BASE LEGAL:

Ley Nº 27651, Ley de Formalización y Promoción de la Pequeña Minería y Minería Artesanal.

Decreto Supremo Nº 045-2010-PCM, Crean Comisión Técnica Multisectorial para la elaboración y seguimientode la implementación del Plan Nacional para la Formalización de la Minería Artesanal.

12

25 DOCUMENTOS RESPONSABILIDAD 5. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

ACTIVIDAD

8.Informe de evaluación

registrado en el sistemaSERNANP, ANA y Evaluador DREM

9.Informe técnico - legal de

desaprobaciónAdministrador de la

Ventanilla Única

10.Informe técnico - legal de

aprobaciónAdministrador de la

Ventanilla Única

11.Resolución que aprueba o desaprueba el IGAC para

firmar

Administrador de la Ventanilla Única

12.Resolución que aprueba o

desaprueba el IGAC firmada.Director Regional de

Energía y Minas

13.Expediente IGAC aprobado y

derivadoAdministrador de la

Ventanilla Única

14. Reporte de NotificaciónAdministrador de la

Ventanilla Única

15.Resolución que aprueba o

desaprueba el IGAC.Administrador de la

Ventanilla Única

16.

Resolución que aprueba o desaprueba el IGAC

digitalizado y cargado en el sistema

Registrador de Ventanilla Única

Solicitud de aprobación del IGAC atendida.

El Administrador de la Ventanilla Única elabora e imprime la Resolución que aprueba odesaprueba el IGAC.

El Director Regional de Energía y Minas revisa y firma Resolución Directoral deAprobación o Desaprobación.

El Administrador de la Ventanilla Única envía notificación al administrado medianteempresa de servicio postal.

En simultáneo, el Administrador de la Ventanilla Única, remite la Resolución al Registradorpara su digitalización.

El Registrador de Ventanilla Única digitaliza, carga en sistema y archiva.

Si no existen observaciones , SERNANP, ANA y Evaluador DREM, Elaboran informe deevaluación, las actividades continúa sólo si todas son favorables.

Si no todas son favorables, el Administrador de la Ventanilla Única elabora un informetécnico legal de Desaprobación.

Si todas son favorables, el Administrador de la Ventanilla Única elabora informe técnico-legal de Aprobación.

Deriva al Ministerio de Cultura (MCULTURA) para la obtención del Certificado de Inexistencia de Restos Arqueológicos (CIRA)

13


Código: P/DGFM-04

2. FINALIDAD

A.

B.

C.

D.

E.

a.b.c.


1.Memorando solicitando la

elaboración del PresupuestoDirector General de la

DGFM

2.Coordinador

Administrativo - DGFM

3.Coordinador


4.Coordinador


5.Coordinador


6.Reportes de los gastos presupuestales visados

Coordinador Administrativo -

DGFM

7.Director General de la

DGFM


DGFM

9.Reportes de los gastos

presupuestales subsanados


DGFM

10.Presupuesto aprobado por el

Director GeneralDirector General de la

DGFM

11.Coordinador


12.Secretaria de la

DGFM

13.Memorando electrónico con

Presupuesto aprobadoDirector General de la

DGFM

14.Cargo de recepción de los

documentosCoordinador

Administrativo -

15.Memorando electrónico

archivadoSecretaria de la

DGFM

Memorando electrónico informando el Presupuesto de la Dirección.

En simultáneo, la Secretaria de la DGFM, archiva la información y documentación utilizadaen la formulación del presupuesto.

El Coordinador Administrativo realiza los ajustes necesarios a la información presupuestaly lo presenta al Director General.

Si la información está conforme , el Director General de la DGFM, suscribe elPresupuesto y dispone su remisión.El Coordinador Administrativo elabora el proyecto de memorando electrónico y lo envía ala secretaría.

La Secretaria de la DGFM ingresa mediante el sistema el borrador de memorandoelectrónico para que sea autorizado por el Director General.

El Director General de la DGFM revisa y remite el memorando electrónico a la OGP con elPresupuesto formulado por el órgano.

El Coordinador Administrativo envía a la OGP en medio físico los reportes o formatosfirmados por el Director General.

El Coordinador Administrativo recopila información y documentación necesaria para laelaboración presupuestal (PAC, Plan operativo institucionales, Directiva de formalizacióndel presupuesto, reportes de ejecución presupuestal, metas programadas, escala deprioridades, entre otros).

El Coordinador Administrativo coordina con el responsable del área o responsable demeta, priorizan las metas a cumplir y evalúan la capacidad operativa (Para evaluar lacapacidad operativa consideran: recursos humanos, bienes, servicios y tecnología).

El Coordinador Administrativo determina los gastos teniendo en cuenta el marcopresupuestal asignado e ingresa los montos presupuestales en el sistema GESTOR.

El Coordinador Administrativo obtiene los reportes de los gastos presupuestales, los visa yhace visar por el responsable del área o responsable de la meta y los entrega al DirectorGeneral.

El Director General de la DGFM revisa la información presupuestal, que puede estar o noconforme.

Si la información no está conforme , el Director General de la DGFM, dispone lascorrecciones necesarias.


Memorando electrónico enviado por la OGP solicitando la elaboración del Presupuesto.

El Director General de la DGFM recibe la solicitud de elaboración del Presupuesto enviadapor OGP mediante memorando electrónico y dispone al Coordinador Administrativo laformulación del proyecto de presupuesto.El Coordinador Administrativo revisa y analiza la normativa externa e interna emitida por laentidad y unidad relacionadas con el proceso de programación y formulación delpresupuesto.

Lineamientos establecidos por la Oficina de Presupuesto de la Oficina General de Planeamiento y Presupuesto,para la programación y elaboración del presupuesto institucional.

4. REQUISITOSMemorando electrónico de la OGP solicitando la elaboración del Presupuesto.

Información y documentación necesaria para la elaboración presupuestal.Presupuesto de la Dirección General de Formalización Minera.

Decreto Supremo N° 304-2012-EF, Aprueba el T.U.O. de la Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto.

PROCEDIMIENTO

Elaboración del Presupuesto de la Dirección

Establecer el presupuesto institucional anual, con una perspectiva de programación multianual de los objetivos ymetas institucionales y de los recursos necesarios para alcanzarlos.

3. BASE LEGAL:

Ley Nº 28411, Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto.


Directiva sobre programación y elaboración del Presupuesto emitida por el Ministerio de Economía y Finanzas.

15


Código: P/DGFM-05

2. FINALIDAD

A.

B.

C.

D.

E.

F.

a.b.c.d.d.



elaboración del POIDirector General de la

DGFM

2.Coordinador


3.Propuesta de objetivos y

actividades del POI


DGFM

4.Propuesta de objetivos y

actividades del POI viables

Personal de la DGFM (Director General,

Coordinador Adm. y responsables de área)

5.Formato con el Proyecto del

POI


DGFM

6.Coordinador



DGFM


DGFM

9.Formato con el Proyecto del

POI corregido


DGFM

10.POI aprobado por el Director

GeneralDirector General de la

DGFM

11.Coordinador


12.Secretaria de la

DGFM


el POI de la DirecciónDirector General de la

DGFM

14.Memorando electrónico y POI

archivados


DGFM

Memorando electrónico con el POI de la Dirección.

Plan Estrategico Institucional (PEI) vigente.Presupuesto de la Dirección General de Formalización Minera.

Marco normativo del Gobierno Central y normativa del MEM.

El Coordinador Administrativo realiza los ajustes necesarios al Proyecto de POI y lopresenta al Director General.

Si es conforme , el Director General de la DGFM, suscribe el Proyecto de POI y disponesu remisión.

El Coordinador Administrativo elabora el proyecto de memorando electrónico y lo envía ala secretaría.

La Secretaria de la DGFM ingresa mediante el sistema el borrador de memorandoelectrónico para que sea autorizado por el Director General.El Director General de la DGFM revisa y remite el memorando electrónico a la OGPadjuntando el POI aprobado.

El Coordinador Administrativo archiva la documentación generada en el proceso deformulación del POI.

El Coordinador Administrativo coordina con los responsables de los procesos operativos,los probables objetivos y actividades a desarrollar teniendo en cuenta el PEI ypresupuesto aprobado y de acuerdo al marco normativo dictado por el Gobierno Central ynormativa del MEM.

El Personal de la DGFM (Director General, Coordinador Administrativo y responsables deárea) determinan en una reunión la viabilidad de las actividades a realizar.

El Coordinador Administrativo formula el proyecto de POI de la Dirección, utilizando paraello los formatos requeridos en la normativa interna aprobada y lo visa.

El Coordinador Administrativo hace visar el proyecto de POI con los responsables de áreay lo presenta al Director General para su aprobación final.

El Director General de la DGFM revisa el proyecto de POI, que puede estar o noconforme.Si no está conforme , el Director General de la DGFM, dispone las correccionesnecesarias.


Memorando electrónico enviado por la OGP solicitando la elaboración del POI

El Director General de la DGFM recibe la solicitud de elaboración del POI enviada por laOGP mediante memorando electrónico y dispone al Coordinador Administrativo suformulación.

El Coordinador Administrativo recopila y analiza la información necesaria para laelaboración del POI.

Lineamientos establecidos por la Oficina de Presupuesto de la Oficina General de Planeamiento y Presupuesto.

Ley N° 28716, Ley de Control Interno de las Entidades del Estado.

4. REQUISITOS

Memorando electrónico de la OGP solicitando la elaboración del POI.

Proyecto de Plan Operativo Institucional.


Directiva sobre elaboración y evaluación del Plan Operativo Institucional.

PROCEDIMIENTO

Elaboración del Plan Operativo Institucional (POI)

Establecer el Plan Operativo Institucional (POI), armonizando y concertando las actividades de las diferentesunidades orgánicas que permitan asegurar la racionalidad de la gestión gubernamental y la optimización en el uso delos recursos disponibles.

3. BASE LEGAL:



17


Código: P/DGFM-06

2. FINALIDAD

A.

B.

C.

D.

E.

F.

a.b.c.



evaluación del POIDirector General de la

DGFM

2.Coordinador


3.Información de los

responsables de las metas


DGFM

4. Formato de evaluación POICoordinador


5.Coordinador


6.Coordinador



DGFM


DGFM

9.Formato de evaluación POI

corregido


DGFM

10.Evaluación de POI aprobada

por el DirectorDirector General de la

DGFM

11.Coordinador


12.Secretaria de la

DGFM


la evaluación de POIDirector General de la

DGFM

14.Memorando electrónico y

Evaluación de POI archivados


DGFM

Lineamientos establecidos por la Oficina de Presupuesto de la Oficina General de Planeamiento y Presupuesto.


Informe de evaluación del POI aprobado.Información de los responsables de las áreas sobre cumplimiento de objetivos y metas.

PROCEDIMIENTO

Evaluación del Plan Operativo Institucional (POI)

Evaluar el cumplimiento de los objetivos y metas formuladas en el Plan Operativo Institucional (POI), a fin deasegurar la racionalidad de la gestión gubernamental y la optimización en el uso de los recursos disponibles.

3. BASE LEGAL:



Directiva sobre elaboración y evaluación del Plan Operativo Institucional.


Si no está conformem , el Director General de la DGFM, dispone las correccionesnecesarias.

El Coordinador Administrativo realiza los ajustes necesarios a la Evaluación del POI y lopresenta al Director General.


Memorando electrónico enviado por la OGP solicitando la evaluación del POI

El Director General de la DGFM recibe la solicitud de evaluación del POI enviada por laOGP mediante memorando electrónico y dispone al Coordinador Administrativo larealización de las acciones para evaluar el POI.

El Coordinador Administrativo recopila y analiza la información necesaria para laevaluación del POI.

El Coordinador Administrativo coordina con los responsables de los procesos operativos,el cumplimiento de las actividades desarrolladas de acuerdo al POI aprobado por launidad orgánica.

El Coordinador Administrativo rellena en coordinación con los responsables de las metas,los formatos de evaluación del POI aprobado según normativa interna.

El Coordinador Administrativo despacha con el Director General la evaluación del POI,precisando el avance de las actividades que fueron propuestas.

Memorando electrónico con la Evaluación del POI de la Dirección.

Si está conforme, el Director General de la DGFM, suscribe la Evaluación del POI ydispone su remisión.

El Coordinador Administrativo elabora el proyecto de memorando electrónico y lo envía ala secretaria.

La Secretaria de la DGFM ingresa mediante el sistema el borrador de memorandoelectrónico para que sea autorizado por el Director General .

El Director General de la DGFM revisa y remite el memorando electrónico a la OGPadjuntando la Evaluación del POI.

El Coordinador Administrativo archiva la documentación generada en el proceso deevaluación del POI.

El Coordinador Administrativo visa la evaluación del POI, hace visar a los responsables deárea y lo presenta al Director General para su aprobación final.

El Director General de la DGFM revisa la evaluación del POI del Órgano a su cargo, quepuede estar o no conforme.

4. REQUISITOSMemorando electrónico de la OGP solicitando la evaluación del POI.

19


Código: P/DGFM-07

2. FINALIDAD

A.

B.

C.

D.

E.

F.

G.

a.b.b.


1.Director General

DGFM

2.Director General

DGFM

3.Coordinador


4. Cronograma de viajeProfesional

comisionado - DGFM

5.Propuesta de Programación

de viaje


DGFM

6.Solicitud de viáticos en el

sistema GESTOR


DGFM

7.Coordinador


Director General DGFM

8.Programación de viaje

autorizadoVice Ministro

9. Vice Ministro

10Solicitud de viáticos

registrada en el SITRADOCSecretaria de la

DGFM

11Coordinador


12Coordinador


13 Operador Logístico


Decreto Supremo N° 007-2013-EF, establece Escala de Viáticos para viajes en comisión de servicios en elterritorio nacional.

PROCEDIMIENTO

Elaboración del Programa de Viajes y Supervisión de Rendiciones de Cuentas

Uniformizar los criterios para tramitar la autorización y entrega de viáticos a los funcionarios y servidores de laDirección General de Formalización Minera para realizar comisiones de servicios en el territorio nacional y extranjero;así como cautelar la rendición de cuentas de los recursos asignados.

3. BASE LEGAL:




Resolución Secretarial N° 002-2013-MEM/SEG, aprueba la Directiva N° 002-2013-MEM/SEG, sobre Viáticos yAsignaciones en Comisión de Servicio dentro del territorio nacional y en el extranjero.

El Coordinador Administrativo realiza coordinaciones con el profesional comisionado paratramitar la comisión de servicio.

4. REQUISITOSRequerimiento de la Alta Dirección para efectuar una comisión de servicio.

Formato de Liquidación de viáticos

La Secretaria de la DGFM registra en el SITRADOC la solicitud de viáticos y creaexpediente.El Coordinador Administrativo fotocopia los documentos de sustento de la comisión y lospresenta a la Oficina Financiera y en caso se requiera comprar pasajes aéreos, realiza eltrámite con Oficina de Logística.

Si se requiere la compra de pasajes aéreos , el Coordinador Administrativo, envía losdocumentos en físico a la Oficina de Logística para que adquiera los pasajes.

El Operador Logístico verifica que la programación de viaje este correcta y envía para suaprobación.

El Coordinador Administrativo elabora la programación de viaje y visa el documento.

El Coordinador Administrativo remite la programación de viajes al Director General, cuyaaprobación dependerá si la comisión es mayor o no es mayor a tres días.

Si es mayor a tres días , el Director General DGFM, eleva al Despacho del Vice Ministerioal que pertenece su unidad orgánica, para su autorización.

Elaboración del Programa de Viajes

El Vice Ministro revisa la programación de viaje y autoriza la solicitud de viáticos en elsistema.

Si no es mayor a tres días , el Director General, revisa la programación de viaje y autoriza solicitud de viáticos en el sistema.

Necesidad de efectuar una comisión de servicio por parte del profesional comisionado, elDirector General o la Alta DirecciónEl Director General DGFM recibe comunicación sobre la necesidad y/o determina larealización de una comisión de servicio fuera de la ciudad de origen.

Directiva de Tesorería Nº 001-2007-EF/77.15 de la Dirección de Tesorería del Ministerio de Economía yFinanzas.

Planilla de viáticos.


El Director General DGFM solicita al coordinador administrativo que realice el trámite decomisión de servicio y elabore la programación de viaje.

El Profesional comisionado elabora un cronograma de viaje y lo remite al CoordinadorAdministrativo

El Coordinador Administrativo registra una solicitud de viáticos en el sistema GESTOR,adjuntando programación de viaje.

21


ACTIVIDAD

14Director General de

Logística

15 Pasajes aéreos Operador Logístico

16 Operador Logístico

17 Oficina Financiera

18 Oficina Financiera

19 Monto de viáticos depositado Oficina de Tesorería

20Profesional

comisionado

21Formato de Rendición de

cuentas llenadoProfesional

comisionado

22Informe de Rendición de

cuentasProfesional

comisionado

23Coordinador


24 Proyecto de memorandoCoordinador


25Secretaria de la

DGFM

26Memorando electrónico de

rendición de cuentasDirector General

DGFM

Memorando electrónico de rendición de cuentas por comisión de servicio.

El Director General de Logística revisa el requerimiento en el sistema y autoriza la comprade pasajes.

El Operador Logístico efectúa la compra de los pasajes aéreos.

La Oficina Financiera recibe, verifica los documentos y firma el cargo.

El Profesional comisionado realiza la comisión de servicio.

La Secretaria de la DGFM recibe la documentación y registra el memorando electrónico yalcanza al Director General para su aprobación y firma.

El Director General DGFM revisa, aprueba y remite memorando electrónico a la Oficina deFinanciera.

Cuando concluye la comisión de servicio: El Profesional comisionado rellena losformatos de rendición de cuentas, por los recursos recibidos para sus gastos de viáticospor comisión de servicio, según lo señalado en la normativa vigente.

El Profesional comisionado elabora un informe de rendición de cuentas adjuntando ladocumentación sustentatoria y lo presenta vía correo electrónico y en físico.

El Coordinador Administrativo revisa la documentación sustentatoria de los gastosrealizados y la liquidación de viáticos y las visa.

El Coordinador Administrativo prepara el proyecto de memorando, adjuntando ladocumentación sustentatoria y lo remite a la secretaria para incluirlo en el memorandoelectrónico.

Supervisión de Rendiciones de Cuentas

El Operador Logístico entrega pasajes aéreos al profesional comisionado. En simultáneo,se realiza la actividad 18.

Si no se requirió comprar pasajes aéreos , Continúa con la actividad 21.

La Oficina Financiera tramita el depósito de los viáticos.

La Oficina de Tesorería efectúa el depósito de los viáticos, depende de si se requirió o nocomprar pasajes aéreos.

Si se requirió comprar pasajes aéreos , Continúa con la actividad 21, cuando lasactividades 17 y 20 se hayan realizado.

22


Código: P/DGFM-08

2. FINALIDAD

A.

B.

C.

D.

a.b.


1.Necesidad de contratar a un

personalDirector General de la

DGFM


DGFM

3.Información sobre el servicio que requiere la contratación

del personal


DGFM

4.Justificación del servicio,

TDR y certificación presupuestal


DGFM


DGFM


DGFM

7.Coordinador


8.Documentación del contrato

autónomo suscrita por el Director General

Director General de la DGFM

9.Secretaria de la

DGFM

10.Formato de Justificación

autorizado por el Vice Ministro

Vice Ministro

11.Secretaria de la

DGFM

12.Formato de Justificación

autorizada por La Secretario General

Secretaría General

13.Secretaria de la

DGFM

14.Requerimiento de

contratación de servicio en el Sistema GESTOR


DGFM


DGFM

16.Documentación del contrato

autónomo archivada


DGFM

PROCEDIMIENTO

Elaboración de Términos de Referencia para la Contr atación de Servicios denominados Autónomos

Realizar la contratación directa de servicios denominados Autónomos, por montos que sean iguales o inferiores atres (03) Unidades Impositivas Tributarias (UIT).

3. BASE LEGAL:


Decreto Supremo Nº 031-2007-EM, aprueba el Reglamento de Organización y Funciones del Ministerio deEnergía y Minas, y sus modificatorias.Ley N° 28716, Ley de Control Interno de las Entidades del Estado.


4. REQUISITOSRequerimiento de personal.Términos de referencia.


Necesidad de contratar a un personal

El Director General de la DGFM determina la necesidad de contratar a una persona bajola modalidad de contrato autónomo.

El Director General de la DGFM designa al Coordinador Administrativo o Responsable deárea la elaboración de los Términos de Referencia (TDR) para el servicio requerido.

El Coordinador Administrativo realiza las coordinaciones necesarias a efecto de obtenerinformación sobre la naturaleza del servicio requerido.

El Coordinador Administrativo elabora la Justificación del servicio a contratar, Términos deReferencia (TDR), entre otros y lo presenta al Director General con el visto buenorespectivo.

El Director General de la DGFM revisa los Documentos de contratación del personal,pudiendo estar o no conforme.

Si no está conforme la documentación , el Director General de la DGFM, solicita realizarajustes a la documentación.

El Coordinador Administrativo realiza los ajustes necesarios y lo presenta, luego se realizala actividad 5.

Si está conforme la documentación , el Director General de la DGFM, visa ladocumentación y suscribe.

La Secretaria de la DGFM envía la documentación al Despacho del Vice Ministro al quepertenece su unidad orgánica, para su autorización.

Cuando Logística notifica la orden de servicio al proveedor , el CoordinadorAdministrativo, archiva la documentación del contrato autónomo.

Orden de Servicio del contrato autónomo notificada al proveedor.

El Vice Ministro autoriza y suscribe el formato de justificación de la contratación y remite ladocumentación a la Dirección General.

La Secretaria de la DGFM remite a Secretaría General el formato de justificaciónautorizado por el Vice Ministro, para su autorización y firma.

La Secretaría General autoriza el formato de justificación y remite a la Unidad Orgánica.

La Secretaria de la DGFM recibe la documentación y deriva al Coordinador Administrativopara la elaboración del requerimiento.El Coordinador Administrativo elabora el requerimiento en el Sistema GESTOR,adjuntando los documentos requeridos para la contratación del servicio autónomo(Requerimiento de contratación de adjudicación sin proceso, Terminos de Referenciavisado por el Director de la Oficina o Dirección, Justificación autorizada por la AltaDirección y Propuesta Técnica Económica).

El Director General de la DGFM envía a logística el requerimiento de contratación deservicios mediante al sistema GESTOR.

24


Código: P/DGFM-09

2. FINALIDAD

A.

B.

C.

a.b.c.



DGFM


DGFM

3.Coordinador


4.Informe de Disponibilidad

Presupuestal (en el sistema)


DGFM

5.Informe de Disponibilidad

Presupuestal firmado por el Director General


DGFM

6. Oficina de Personal

7.Reporte de disponibilidad en

estado aprobado (en el sistema)

Oficina de Presupuesto

8.Proyecto de TDR, formato de

justificación CAS


DGFM


DGFM

10.Coordinador


11.Documentación para

contratación de personal CAS


DGFM


DGFM

13.

Documentación para contratación de personal CAS

suscrita por la Dirección General


14.Secretaria de la

DGFM

15.Formato de justificación

autorizado por Vice MinistroAlta Dirección - Vice

Ministro

16.Secretaria de la

DGFM

PROCEDIMIENTO

Contratación de Personal mediante la modalidad de C ontrato Administrativo de Servicios (CAS)

Regular el procedimiento de la contratación administrativa de servicios - CAS, así mismo el de potenciar los recursoshumanos de la Dirección General de Formalización Minera a efecto de cumplir con el Plan Operativo y objetivosprogramados.

3. BASE LEGAL:


Decreto Legislativo Nº 1057, que Regula el Régimen Especial de Contratación Administrativa de Servicios.

Decreto Supremo Nº 075‐2008‐PCM, aprueba el Reglamento del Decreto Legislativo Nº 1057, que regula elrégimen especial de contratación administrativa de servicios.

4. REQUISITOSFormato de Justificación.

Términos de referencia

El Director General de la DGFM revisa el proyecto de TDR y formato de justificación CASy comunica los ajustes que sean necesarios.


Necesidad de contratar a un personal

El Director General de la DGFM determina la necesidad de contratar a una persona bajomodalidad CAS.El Director General de la DGFM designa al Coordinador Administrativo la elaboración delformato de justificación CAS y los Términos de Referencia (TDR).

El Coordinador Administrativo realiza las coordinaciones necesarias a efecto de obtenerinformación sobre la naturaleza del servicio a prestar y el perfil de la persona a contratar.

El Coordinador Administrativo realiza los ajustes necesarios.

El Coordinador Administrativo presenta al Director General la documentación para lacontratación, que puede estar o no conforme.

Si no está conforme la documentación, el Director General de la DGFM, solicita realizarajustes a la documentación, luego se realiza la actividad 10.

Si está conforme la documentación , el Director General de la DGFM, visa ladocumentación y suscribe.

La Secretaria de la DGFM envía la documentación a la Alta Dirección - Vice Ministerio alque pertenece su unidad orgánica, para su autorización.

La Alta Dirección - Vice Ministro autoriza y suscribe el formato de justificación CAS yremite la documentación a la Dirección General.La Secretaria de la DGFM remite a Secretaría General el formato de Justificaciónautorizado por el Vice Ministro, para su autorización y firma.

Informe de Disponibilidad Presupuestal.

El Coordinador Administrativo elabora en el sistema GESTOR el informe de disponibilidadpresupuestal, adjuntando la documentación sustentatoria, solicitando la certificaciónpresupuestal.

El Coordinador Administrativo hace firmar los documentos de la solicitud al DirectorGeneral y luego envía a la Oficina de Personal.

La Oficina de Personal revisa la solicitud y la remite a la Oficina de Presupuesto.

La Oficina de Presupuesto revisa el informe de disponibilidad presupuestal, lo aprueba enel Sistema y emite un reporte en estado aprobado.

En simultáneo, el Coordinador Administrativo, elabora y remite al Director General elproyecto de TDR y el formato de justificación CAS con la siguiente información: FinalidadPública, Antecedentes, Objetivo de la contratación, Descripción del Servicio, Actividades,Lugar donde se desarrollará el servicio, Plazo en el que se desarrollará el servicio, Formade pago, Requisitos mínimos del postor (estudios y experiencia), Unidad organizacionalresponsable de la supervisión del servicio, Unidad organizacional responsable de otorgarla conformidad.

26


ACTIVIDAD

17.Formato de justificación

autorizado por Secretaría General

Secretaría General

18.Secretaria de la

DGFM

19.Coordinador


20.Propuesta de Memorando

electrónico, TDR y formato de Justificación autorizado


DGFM

21.Memorando solicitando la realización del proceso de

concurso CAS


22.Terminos de Referencia

archivados


DGFM

El Director General de la DGFM remite el Memorando adjuntando los documentos a laOficina de personal con el fin de llevar a cabo el proceso del concurso CAS.

En simultáneo, El Coordinador Administrativo - DGFM, archiva los TDR emitidos.

Memorando solicitando la realización del proceso para contratar un personal CAS.

La Secretaría General autoriza el formato de justificación CAS y remite a la DirecciónGeneral.

La Secretaria de la DGFM recepciona la documentación y deriva al CoordinadorAdministrativo para que continúe con el trámite.

El Coordinador Administrativo - DGFM elabora el borrador de Memorando electrónico.

El Coordinador Administrativo - DGFM remite al Director General adjuntando el TDR yformato de justificación autorizado por el Vice Ministro y Secretaría General.

27


Código: P/DGFM-10

2. FINALIDAD

A.

B.

C.

D.

E.

F.

a.b.c.


1.Necesidad de adquirir un bien

o servicioDirector General de la

DGFM


DGFM

3.Información sobre el bien o

servicio requerido


DGFM

4.Solicitud de requerimiento, especificaciones técnicas, certificación presupuestal


DGFM


DGFM

6.Observaciones a la

documentaciónDirector General de la

DGFM

7.Coordinador


8.Solicitud de requerimiento, especificaciones técnicas, certificación presupuestal


9.Coordinador


10.Requerimiento de adquisición

en el sistema GESTORDirector General de la

DGFM

11.Orden de compra o servicio

notificada


DGFM

12.Coordinador


13.Documento de conformidad

del bien o servicioDirector General de la

DGFM

El Coordinador Administrativo elabora el requerimiento en el sistema GESTOR,adjuntando los documentos requeridos para la adquisición del bien o servicio.

Cuando se ejecuta el servicio o adquiere el bien , el Coordinador Administrativorecepciona el bien o servicio y elabora documento de conformidad.

El Director General de la DGFM determina la necesidad de adquirir un bien o servicio, porla modalidad de adquisición por montos menores a 3 UIT.

4. REQUISITOSRequerimiento de contratación de adjudicación sin proceso.Solicitud de requerimiento.Certificación presupuestal.

El Director General de la DGFM envía a Logística el requerimiento de adquisiciónmediante el sistema GESTOR.

El Director General de la DGFM designa al Coordinador Administrativo la elaboración delas especificaciones técnicas para la adquisición del bien o servicio.

El Coordinador Administrativo realiza los ajustes necesarios y lo presenta, luego se realizala actividad 5.

Resolución Secretarial N° 026-2013-MEM/SEG, aprueba la Directiva N° 008-2013-.MEM/SEG "Procedimientopara la contratación directa de bienes y servicios por montos iguales o inferiores a tres Unidades ImpositivasTributarias"

BASE LEGAL: Decreto Supremo Nº 184-2008-EF, Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado, modificado por elartículo 1 del Decreto Supremo Nº 138-2012-EF.

Orden de compra notificada al proveedor.

El Coordinador Administrativo realiza las coordinaciones necesarias a efecto de obtenerinformación sobre la naturaleza del bien o servicio por adquirir.

El Coordinador Administrativo elabora la solicitud de requerimiento (GESTOR),especificaciones técnicas, certificación presupuestal y lo presenta al Director General conel visto bueno respectivo.

El Director General de la DGFM revisa los documentos de la adquisición, pudiendo estar ono conformes.

Si no está conforme la documentación, el Director General de la DGFM, solicita realizarajustes a la documentación.

PROCEDIMIENTO

Adquisición de bienes o servicios por montos iguale s o inferiores a tres (03) Unidades Impositivas Tributa rias (UIT)

Realizar la contratación directa de bienes y/o servicios requeridos, por montos iguales o inferiores a tres (03)Unidades Impositivas Tributarias (UIT), dentro de los márgenes que establece la Ley Anual de Presupuesto.

3.

El Director General de la DGFM revisa y Emite documento de conformidad a la OficinaFinanciera.

Resolución Ministerial N° 103-2011-MEM/DM, aprueba el manual de organización y funciones (MOF) del MEM.

Ley Nº 27444- Ley del Procedimiento Administrativo General.

Cuando logística notifica la orden al proveedor , el Coordinador Administrativo recibenotificación de la orden de compra o servicio.

Decreto Legislativo Nº 1017, Ley de Contrataciones del Estado, inciso i), numeral 3.3 del artículo 3°, modificadopor el Artículo Único de la Ley Nº 29873.



Necesidad de Adquirir un bien

Si esta conforme la documentación, el Director General de la DGFM, visa ladocumentación y suscribe.

29


Código: P/DGFM-11

2. FINALIDAD

A.

B.

C.

D.

E.

F.

G.

H.

I.

J.

K.

4. REQUISITOS a.


1.Director General o

responsable del área

2.Equipo de trabajo de

la Dirección

3.Equipo de trabajo de

la Dirección

4.Coordinador


5.Informe Técnico de

sustentación de la DirectivaEspecialista Técnico de la unidad orgánica

6.Especialista Técnico de la unidad orgánica

7.Coordinador


8.Coordinador


9.Especialista Técnico de la unidad orgánica

10.Coordinador


11. Informe de opinión legalEspecialista Legal de la Unidad orgánica

Decreto Legislativo N° 1102, Incorpora al código penal los delitos de minería ilegal.

Decreto Legislativo N° 1101, Establece medidas para el fortalecimiento de la fiscalización ambiental comomecanismo de lucha contra la minería ilegal.


Decreto Legislativo N° 1104, Modifica la legislación sobre pérdida de dominio.

Decreto Legislativo N° 1105, Establece disposiciones para el proceso de formalización de las actividades depequeña minería y minería artesanal.

Decreto Legislativo N° 1107, Establece medidas de control y fiscalización en la distribución, transporte ycomercialización de maquinarias y equipos que puedan ser utilizados en la minería ilegal así como del productominero obtenido en dicha actividad.

Decreto Legislativo N° 1106, Lucha eficaz contra el lavado de activos y otros delitos relacionados a la mineríailegal y crimen organizado.

PROCEDIMIENTO

Elaboración de Normas Internas

Elaborar documentos normativos que permitan mejorar el marco legal en relación al saneamiento de la pequeñaminería y de la minería artesanal.

3. BASE LEGAL:

Ley Nº 27444, Ley del Procedimiento Administrativo General.

Decreto Legislativo N° 1099, Aprueba acciones de interdicción de la Minería ilegal en el Departamento de Puno yremediación ambiental en las cuencas de los ríos Ramis y Suches.


Resolución Secretarial Nº 015-2013-MEM/SEG, aprueba la Directiva N° 005-2013-MEM/SEG "Procedimientopara la elaboración y actualización de los manuales de procedimientos del Ministerio de Energía y Minas".

Si están conformes los documentos , el Coordinador responsable del área, brindaconformidad, visa y remite la documentación al Especialista Legal.

El Especialista Legal de la Unidad orgánica visa la documentación y remite opinión legal.

Directivas relacionadas a la elaboración de normas.

El Especialista Técnico de la unidad orgánica remite el informe y la documentación alCoordinador Administrativo.

El Coordinador responsable del área revisa que los documentos atiendan las necesidadque originó la norma, que pueden estar o no conformes.


Necesidad de un documento normativo

El Director General o responsable del área identifica la necesidad de contar conlineamientos normados para cumplir con los dispositivos legales vigentes.

Si no están conformes los documentos , el Coordinador responsable del área, remitelas observaciones y solicita su reformulación.

El Especialista Técnico de la unidad orgánica revisa las Observaciones y las subsana,luego se realiza la actividad 7.

El Equipo de trabajo de la Dirección determina en una reunión convocada por el DirectorGeneral, si es necesario elaborar una Directiva con los lineamientos, procedimientos oacciones que deben ejecutarse.Si no se requiere una norma , el Equipo de trabajo de la Dirección, determina lasacciones necesarias para cumplir con los dispositivos legales y finaliza el procedimiento.Si se requiere una norma , el Coordinador responsable del área, delega a un EspecialistaTécnico la elaboración de la Directiva y los documentos necesarios.

El Especialista Técnico de la unidad orgánica coordina con el Especialista Legal de laDGFM y elabora un informe sustentando la emisión de la Directiva y los documentosnecesarios para su aprobación (Proyecto de Directiva, Proyecto de Resolución Directoral,Flujograma, Carátula y Anexos).

31


ACTIVIDAD

12.Informe Técnico - Legal que

sustenta la DirectivaEspecialista Técnico de la unidad orgánica


DGFM


DGFM

15.Proyecto de normativa

evaluadoEquipo de trabajo de

la Dirección


evaluadoDirector General de la

DGFM


DGFM


reformuladoEspecialista Técnico de la unidad orgánica

19.Proyecto de normativa visado

por Director GeneralDirector General de la

DGFM

20.Memorando con proyecto de

normativaDirector General de la

DGFM

21. OGP - DIR

22.Memorando de

observaciones y sugerencias OGP - DIR

23. OGP - DIR

24. OAJ

25. Informe de observaciones OAJ

26. OAJ

27.Resolución aprobatoria de la

normativaAlta Dirección

28. Secretaría General

29.Memorando solicitando publicación de la norma

aprobada


30. Norma aprobada archivada OGP - DIR

La OAJ revisa el marco legal que sustenta el proyecto de normativa, que puede ser o noconforme.

Si no es conforme legalmente , la OAJ, remite las observaciones encontradas para sureformulación, luego se realiza la actividad 17.

El Director General de la DGFM remite memorando a la OGP - DIR adjuntando el informetécnico - legal, proyecto de Directiva y proyecto de Resolución aprobatoria.

La OGP - DIR coordina y evalúa el proyecto de normativa, que puede ser o no conforme.

El Equipo de trabajo de la Dirección evalúa el proyecto de normativa y brinda su opinión.

Si no es necesaria la revisión del equipo de trabajo , el Director General de la DGFM,evalúa el proyecto de normativa, pueden o no existir observaciones.

Memorando dirigido a la OGA, solicitando la Publicación de la norma aprobada

Si es conforme legalmente , la OAJ, remite a la Alta Dirección para su aprobación.

La Alta Dirección revisa y suscribe la Resolución aprobatoria de la normativa.

La Secretaría General envía la normatividad aprobada a la Unidad Orgánica que generó eldocumento para su aplicación y seguimiento y a la OGP-DIR para su registro.

En simultáneo, la OGP - DIR registra y archiva la norma aprobada.

El Director General de la DGFM envía a la OGA mediante memorando copiasautenticadas de la Directiva y de sus antecedentes para su publicación en el portal Web eIntranet del MEM.

Si no es conforme el proyecto de normativa , la OGP - DIR, remite memorando con lasobservaciones y sugerencias sobre el aspecto formal del documento, luego se realiza laactividad 17.

Si es conforme el proyecto de normativa , la OGP - DIR, deriva el proyecto normativo ala Oficina General de Asesoría Jurídica (OAJ) para su revisión.

Si existen observaciones , el Director General de la DGFM, remite las observaciones ysugerencias a fin de que reformule el proyecto de normativa.

El Especialista Técnico de la unidad orgánica revisa las Observaciones, reformula elproyecto de normativa y lo presenta, luego se realiza la actividad 13.

Si no existen observaciones , el Director General de la DGFM, visa el proyecto denormativa en señal de conformidad.

El Especialista Técnico de la unidad orgánica elabora el informe técnico - legal quesustenta la emisión de la Directiva y lo remite al Director General.

El Director General de la DGFM determina la necesidad de que el proyecto de normativasea revisado por el equipo de trabajo.

Si es necesaria la revisión del equipo de trabajo , el Director General de la DGFM,convoca a una reunión de revisión.

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Inicio / Fin

Decisión

Conector de actividades

LEYENDA FLUJOGRAMA

LEYENDA

Proceso

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Abreviatura Definición ANA Autoridad Nacional del AguaCAS Contratación Administrativa de ServiciosCIRA Certificado de Inexistencia de Restos ArqueológicosDC Declaración de CompromisosDGFM Dirección General de Formalización MineraDM Despacho MinisterialDREM Dirección Regional de Energía y MinasIGAC Instrumento de Gestión Ambiental CorrectivoMCULTURA Ministerio de CulturaMEM Ministerio de Energía y MinasOAJ Oficina General de Asesoría JurídicaOGA Oficina General de AdministraciónOGP Oficina General de Planeamiento y Presupuesto

OGP - DIROficina General de Planeamiento y Presupuesto - Dirección de Desarrollo Institucional y Coordinación Regional

PEI Plan Estrategico InstitucionalPMA Productor Minero ArtesanalPOI Plan Operativo InstitucionalPPM Pequeño Productor MineroRNDC Registro Nacional de Declaraciones de CompromisosSERNANP Servicio Nacional de Áreas Naturales Protegidas por el EstadoTDR Términos de ReferenciaUIT Unidad Impositiva Tributaria

GLOSARIO DE TÉRMINOS

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