MINISTÉRIO DA DEFESA EXÉRCITO BRASILEIRO SECRETARIA DE ... · A conformidade pode ser atualizada...

MINISTÉRIO DA DEFESA

EXÉRCITO BRASILEIRO

SECRETARIA DE ECONOMIA E FINANÇAS

2ª INSPETORIA DE CONTABILIDADE E FINANÇAS DO EXÉRCITO

Orientações aos Conformadores dos Registros de Gestão – 2ª RM

Instrutor:Cap QCO Luciano PinhoPinho Cerqueira ST Int Delcio Ricardo Raposo Furtado

Objetivo

Apresentar aos Conformadores dos Registros de Gestão: a estrutura da ICFEx, conceitos importantes sobre a conformidade dos registros de gestão e da conformidade contábil, bem como discutir os principais pontos de análise dos documentos emitidos no SIAFI.

Sumário

1. Introdução2. Estrutura da 2ª ICFEx 3. Conformidade dos Registros de Gestão4. Conformidade Contábil5. Principais pontos de análise6. Conclusão

Ambientação: Missão das ICFEx

As ICFEx, como unidades setoriais de contabilidade e de controle interno, são órgãos diretamente subordinados à SEF, tendo por finalidades, no âmbito do Comando do Exército, realizar a contabilidade analítica sob coordenação técnica da D Cont e desenvolver atividades de auditoria e fiscalização sob a coordenação técnica do CCIEx”

Fonte: R29 (Regulamento das ICFEx)

Ambientação: Organograma da ICFEx

UG 160541 UG 160497

Ambientação: Site da ICFEx

http://www.2icfex.eb.mil.br/

http://www.2icfex.eb.mil.br/

Conformidade dos Registos de Gestão

A Conformidade dos Registros de Gestão consiste na certificação dos registros dos atos e fatos de execução orçamentária, financeira e patrimonial incluídos no SIAFI (se foram realizados em observância as normas vigêntes) e na certificação da existência de documentos hábeis que comprovem tais operações.

(Art 4º da Port. nº 018SEF, de 20/12/13)


A execução é responsabilidade de um oficial e seu substituto designados pelo OD em BI e incluídos no rol dos responsáveis; (Art. 6º)

Não sendo possível a designação de um oficial, o OD poderá ser designar um ST, Sgt ou SC, sendo que a ICFEx deverá ser informada. (Art. 7º)

Importante: O conformador não possui perfil de execução (segregação de função) (Art. 8º)


O Conformador é subordinado diretamente ao Ordenador de Despesas. Dele recebe orientações e presta assessoramento sobre os assuntos pertinentes a Conformidade dos Registros de Gestão.


O registro da conformidade deve ser realizado em até 03 dias utéis (calendário civil) contados da emissão dos documentos no siafi; (Art. 9º)

A conformidade pode ser atualizada de “com restrição” para “sem restrição” até a data limite para fechamento do mês (>CONFECMES). (Art. 9º Inciso I, II e III)

Importante: A ICFEx não pode alterar ou registrar a conformidade da UGV (princípio da segregação de função). (Macrofunção 02.03.15 Item 8.1.2)

O Ten Jeremias é o novo do conformador do 38º BIL. Em 14 Nov (quinta) foram emitidas no SIAFI: 03 NE, 5 NS e 01 OB.Não houve expediente nos dias 15 Nov (sexta), 19 Nov (terça) e 20 Nov (quarta), em virtude da data de Proclamação da República, Dia da Bandeira e Consciência Negra, respectivamente, sendo que no dia 18 Nov (segunda) foi Expediente Administrativo.Considerando as informações acima, qual é a data limite para o Ten Jeremias efetuar o registro da conformidade dos atos realizados na quinta, dia 14?


A 3ª seção da ICFEx, diariamente, verifica os registros da conformidade. Se for verificada a situação “Sem Conformidade”, a UG será diligenciada e após a resposta, caso a falta do registro não tenha sido ocasionado pelo SIAFI (sistêmico), devidamente comprovado pelo STN, a ICFEx registrará a conformidade contábil “Com Ocorrência” para UG. (Art. 10º).

Ausência de Conformidade


IMPORTANTE CITAR IMPORTANTE CITAR

Falando em Conformidade Contábil...

Macrofunção 02.03.15(…)“2.1.1 – A Conformidade Contábil dos atos e fatos da gestão orçamentária, financeira e patrimonial consiste na certificação dos demonstrativos contábeis gerados pelo Sistema Integrado de Administração Financeira do Governo Federal (SIAFI).”


Macrofunção 02.03.15

(…)“2.1.2 – A Conformidade Contábil terá como base os Princípios e Normas Contábeis Aplicáveis ao Setor Público, o Plano de Contas da União, a Conformidade dos Registros de Gestão, o Manual SIAFI, e outros instrumentos que subsidiem o processo de análise do responsável pelo seu registro.”

Macrofunção 02.03.15(...)“2.1.6 O registro da Conformidade Contábil compete a profissional em contabilidade devidamente registrado no Conselho Regional de Contabilidade – CRC.”

(...)“4.1.1 A Conformidade Contábil registrará a ausência ou incidência de OCORRÊNCIAS e se dará da seguinte forma:




1) SEM OCORRÊNCIA

(…) “4.1.1.1.5 ausência de restrições nos dias em que ocorreram lançamentos contábeis em que a UG tenha registrado a Conformidade de Registros de Gestão.”



2) COM OCORRÊNCIA (...)“4.1.1.2.5 falta de registro no SIAFI ou a existência de restrições registradas na Conformidade de Registros de Gestão, nos dias em que ocorreram lançamentos contábeis na UG.”

(Revisão) estágios da despesa pública Lei 4320/64

EMPENHO É o ato emanado de autoridade competente (OD) que cria para o ente obrigação de pagamento pendente ou não de implemento de condição. (Art. 58º)

LIQUIDAÇÃO Consiste na verificação do direito adquirido pelo credor tendo por base os títulos e documentos comprobatórios do respectivo crédito. (Art.63º)

PAGAMENTO – É o despacho exarado por autoridade competente (OD), determinando que a despesas seja paga. (momento da emissão da Ordem Bancária (OB) e dos documentos relativos a retenções de tributos, quando for o caso). (Art 64º)

O que é Préempenho ?

O préempenho é o documento que tem a finalidade de registrar crédito orçamentário précompromissado, para atender objetivo específico, nos casos em que despesa a ser realizada, por suas características, cumpre etapas com intervalos de tempo desde a decisão até a efetivação da emissão da Nota de Empenho.

A Secretaria de Economia e Finanças PROÍDE que as UG do Exército realizem a emissão de préempenho para “reservar créditos orçamentários”.

O que verificar no Préempenho ?

A emissão de Préempenhos (PE) é permitida, nos casos de aquisições de materiais ou serviços, fornecidos pelas seguintes Ugs do Exército:

160083 – EGGCF

160287 – BIBLIEx

160 285 AGRJ

160328 LQFEx

160324 – IBEx

(Anexo 2 da Port. 018 – SEF)

O que verificar na Nota de empenho ?

a) Espécies de empenho:

1 Empenho de Despesa (401091).2 Reforço de Empenho (401092).3 Anulação de Empenho (401093).4 Cancelamentos de Restos a Pagar (401095)5 Cancelamento de Empenho por Falta de Disponibilidade de Caixa (401099)

Importante Verificar se o empenho foi emitido antes da liquidação do material ou serviço. (inversão dos estágios da despesas). (Art. 60º da Lei 4.320/64)



b) Tipos do empenho:

1) Ordinário – despesas de valor final determinado e entrega em em única vez. Ex: compra de material de consumo, contratação de serviços de terceiros.

2) Estimativo despesas cujo montante seja indeterminado (desconhecido). Ex: energia elétrica, telefonia, água, correios.

3) Global despesas contratuais ou sujeitas a parcelamento, cujo o valor final é determinado e conhecido. Ex: contrato de serviços de segurança, limpeza, obras.



c) Modalidade de Licitação:

01 CONCURSO. 02 CONVITE. 03 TOMADA DE PREÇO. 04 CONCORRÊNCIA. 06 DISPENSA DE LICITAÇÃO. 07 INEXIGÍVEL. 08 NÃO SE APLICA. 09 SUPRIMENTO DE FUNDO. 12 – PREGÃO.



d) Modalidade de Licitação:

1) Quando for Dispensa de licitação, verificar se atende aos limites estabelecidos nos incisos I e II do art. 24, da Lei 8.666/1993: Compras e serviços R$ 17.600,00 e Obras e serviços de engenharia R$ 33.000,00 (Atualizado pelo Dec 9.412 de 12/06/18).

FICAR ATENTO QUANTO AO FICAR ATENTO QUANTO AO FRACIONAMENTO DA DESPESAFRACIONAMENTO DA DESPESA



2) Quando se tratar de Inexigibilidade de licitação, verificar se foi enquadrada corretamente em algum dos incisos I a III do caput do art. 25, da Lei 8.666/1993:

I para produtor, empresa ou representante comercial exclusivo;

II para a contratação de serviços técnicos com profissionais/empresas de notória especialização; e

III para contratação de profissional de qualquer setor artístico consagrado pela crítica especializada.



e) Regularidade Fiscal e Trabalhista

É conveniente verificar se antes da emissão da NE foi observada a regularidade fiscal e trabalhista do favorecido junto à Receita Federal, Dívida da União, FGTS, INSS e Receita Estadual e Justiça do Trabalho, tendo em vista o disposto no art. 29, da Lei no 8.666/1993.


O SAG disponibiliza uma consulta sobre O SAG disponibiliza uma consulta sobre empenhos emitidos para fornecedores empenhos emitidos para fornecedores sancionados, possíveis fracionamentos da sancionados, possíveis fracionamentos da despesa, entre outras consultas!despesa, entre outras consultas!


f) Preenchimento do campo “observação”

O que devo verificar na Nota de empenho ?

4) Preenchimento do campo “observação”


f) Em caso de anulação de empenho:

1) Verificar se existe publicação da ordem do Ordenador de Despesas para anulação do empenho, publicada em BI, contendo a motivação do ato.

2) Se for empenho de Restos a Pagar, verificar também, se foi instaurado processo administrativo para apuração de inadimplência contratual pelo fornecedor e se houve o devido registro de sanção no SICAF.


g) Em caso de anulação de empenho:

1) Verificar se existe publicação da ordem do Ordenador de Despesas para anulação do empenho, publicada em BI, contendo a motivação do ato.

2) Se for empenho de Restos a Pagar, verificar também, se foi instaurado processo administrativo para apuração de inadimplência contratual pelo fornecedor e se houve o devido registro de sanção no SICAF.

O que verificar na Nota de Lançamento de Sistema – Liquidação de material/serviço

a) Se a data da liquidação é posterior a data da emissão do empenho.

b) Se a liquidação da despesa e a inscrição de obrigações com fornecedores de bens e serviços correspondem aos dados contidos na NF/Fatura.

c) Se a descrição e valores dos itens da NF/Fatura correspondem à descrição e valores da Nota de Empenho.



d) Se existe o ateste no verso da NF/Fatura, com assinatura e identificação do responsável pela liquidação.

e) Se existe a ordem de pagamento (PAGUESE) do Ordenador de Despesas.

f) Se existe o atestado de lisura assinado pelo Chefe da Secão de Auditoria de Contas Médicas , em caso de pagamento de OCS/PSA pelas UG – FuSEx.



g) Se o código da UG emitente é o mesmo da UG pagadora no documento hábil.

h) Se existe o documento comprobatório de optante pelo SIMPLES ou de qualquer outro benefício fiscal.

i) Se na liquidação de material de consumo ou permanente foi utilizado o código 999 na aba Centro de Custos.

j) Se na liquidação de serviços foi utilizado o código 999 em vez do código da seção beneficiada na aba Centro de Custos.



n) Preenchimento do campo “observação”



DSP001 – SVDSP081 – DIÁRIASDSP084 – OBRAS DSP101 – MAT CONSUMODSP201 – MAT PERMANENTEDSP215 – SOFTWARE



LIQUIDAÇÃO DE SV NÃO UTILIZAR CC 999

O que verificar na Nota de Lançamento de Sistema – Movimentação Patrimonial

a) Recebimento de material oriundo de OP ou transferido de outra OM, verificar se consta a Guia de Fornecimento ou Transferência assinada.

b) Recebimento de material como doação, se foi providenciado o cadastramento do doador (CNPJ ou CPF) no SIAFI , se existe Termo de Doação e se este foi publicado em BI.


c) Na baixa de material de consumo ou descarga de material permanente, se existe a cópia do B Adm que publicou o evento e se existe a cópia do Relatório de Baixa de Depreciação por Descarga de Material permanente.

QUE A DESCARGA DE MATERIAL QUE A DESCARGA DE MATERIAL PERMANENTE, É PELO VALOR LÍQUIDO PERMANENTE, É PELO VALOR LÍQUIDO CONTÁBIL ?CONTÁBIL ?

QUE A BAIXA DE MATERIAL DE CONSUMO QUE A BAIXA DE MATERIAL DE CONSUMO DEVE SER FEITA, NO MÍNIMO, DEVE SER FEITA, NO MÍNIMO, SEMANALMENTE?SEMANALMENTE?


d) No registro da depreciação acumulada no mês, se existe cópia do Relatório de Apropriação da Depreciação Mensal.

e) Devolução de material ao almoxarifado, reinclusão de material permanente em carga, reclassificação de subitens, reclassificação de material de consumo como material de uso duradouro e viceversa, se existe cópia do B Adm que publicou.


f) Preenchimento do campo observação:

O que verificar na Nota de Lançamento – Pagamento de Depósito de Terceiros

a) Se, no campo “Observação” da NL a reclassificação de beneficiários para pagamentos de valores registrados na conta contábil 2.1.8.8.1.04.09 Depósitos de Terceiros ou 2.1.8.8.1.01.99 – Outros Consignatários, consta o nº e a data do BI ou BAR que autorizou o pagamento.

O que verificar na Nota de Lançamento – Pagamento de Depósito de Terceiros

O que verificar na Ordem Bancária ?

a) Se o domicílio bancário do favorecido corresponde aos dados cadastrais registrados no SIAFI (transação >CONCREDOR /CONDOMCRED, no SIAFI.

b) Se o CNPJ/CPF do credor é o mesmo registrado no empenho. ( Exceção: retenção de ISS feita por OB, para município sem convênio no SIAFI) (Anexo 4 da Port. 018 – SEF)

O SAG disponibiliza uma O SAG disponibiliza uma consulta : Favorecido NE consulta : Favorecido NE OB≠ OB≠

Matriz x Filial? Carta de Preposição

Quando a NE é emitida em favor da matriz e a entrega do bem ou prestação do serviço é feita pela filial, Antes da UG proceder a liquidação e o pagamento, deverá exigir da matriz uma “carta de preposição”, onde nomeará a filial como sua preposta na citada operação.

No entanto, cabe destacar que a liquidação e o pagamento deve ser realizados no CNPJ constante da NF.

(DIEx 390/Asse2/SEF, de 5 Out 17)


c) Se, no campo “Observação” da OB, foi informado o número e data da Nota Fiscal / RPA / documento equivalente e se o favorecido (credor) é “optante pelo Simples” ou “não optante”.

d) Se, no campo “Observação” da OB referente a pagamentos de valores registrados na conta contábil 2.1.8.8.1.04.09 – Depósitos de Terceiros, consta o nº e a data do BI que autorizou o pagamento.


e) De acordo com a MSG SIAFI no 2009/0280895, de 10 Mar 09, do DGP, está proibida a utilização de lista de credores para despesas com diárias, passagens e movimentação de pessoal. Os pagamentos deverão ser feitos por ordem bancária individual. Quando o militar fizer jus à ajuda de custo e à indenização de transporte, os pagamentos deverão ser efetuados separadamente, ou seja, uma OB para cada direito remuneratório.


CNPJ DEVE SER IGUAL AO DO EMPENHO

O que verificar no DARF ?

a) Verificar se o credor “não é optante pelo SIMPLES” (OBS: se for optante não haverá DARF).

b) Se o campo “Contribuinte” foi preenchido com o CPF/CNPJ do recolhedor.

c) Se foi observado o limite de prazo de até 03 (três) dias úteis, a partir da data da Ordem Bancária, para emissão do DARF respectivo. ( Art. 3º da IN 4 – STN, de 18/08/97)


d) Se no campo “Observação” foram identificados os tributos, valores e as alíquotas percentuais de cada retenção, o n° da NF/Fatura emitida pelo credor PJ ou o no RPA emitido por PF.

e) Verificar, levandose em consideração o valor registrado no campo “Base de Cálculo” e o percentual das alíquotas, se o valor recolhido está correto.

f) Verificar se as alíquotas e o código de receita estão corretos.


g) Se foi usada a alíquota correta para retenção de tributos federais (anexo I da IN 1234/12 – RFB);

6147 (mercadorias, energia, serviços prestados com emprego de material) – 5,85%.

6175 (aquisição de passagens aéreas) – 7,05%

6190 (serviços em geral) – 9,45%.

O que verificar no DARF ?SEMPRE 3

O que verificar no GPS ?

a) O campo “Data de Emissão” corresponde ao mês de “competência” do recolhimento devido;

b) Se houve a retenção de INSS (11%) em caso de contratação de serviços com locação de mãodeobra ou empreitada (IN 971 /09 – RFB).

c) No campo “Observação” constam as informações do fato ocorrido, com a citação do(s) documento(s) de origem e o motivo do recolhimento, o percentual e a base de cálculo.


d) Em caso de contratação de pessoa física (autônomo), verificar:

1. Se houve a retenção de INSS (de acordo com a tabela de saláriocontribuição) com desconto do valor pago ao prestador de serviço;

2) Se houve o recolhimento de INSS (20%) como empregador, empenhado de forma separada, na ND 339147.


SEMPRE 3 – COM VINCULAÇÃO DE PAGAMENTO

O que verificar no DAR ?

a) Se o campo “Município Favorecido” foi preenchido corretamente.

b) Se o campo “Recolhedor” foi preenchido com o CNPJ/CPF constante da NF/RPA.

c) Se o campo “Referência” foi preenchido com o mês correto e alíquota está correta.

d) Se no campo “observação” consta número da nota fiscal / recibo, serviço prestado, competência, glosa e outras informações exigidas pela prefeitura.


e) Para as retenções de imposto municipal (ISS), quando devidas, além de confirmar o valor da alíquota cobrada por cada município (variando entre 2 e 5%), verificar:

1. Caso o muncicípio possua convênio com o SIAFI (opção >CONMUN), se foi recolhido o imposto via DAR;

2) Caso o muncicípio NÃO possua convênio com o SIAFI, se foi recolhido o imposto via OB;


SEMPRE

Na emissão do documentos DARF, GPS e DAR, o tipo “Recurso” sempre deverá ser preenchido com tipo “3 – Com vinculação de pagamento”

O que verificar no DARF/GPS/DAR ?

O que verificar na Programação Financeira ?

a) Não é permitida a emissão de PF para transferência de recursos entre UG, a transferência deve ser realizada SIGA;

b) Em caso de PF para recolhimento de numerário à D Cont, observar o que prevê a Msg SIAFI 2017/0602988, de 15 MAI 17;

c) Em caso de PF para devolução de recursos ao CPEx, preencher o campo “observação”, conforme Manual do usuário nº 08 – CPEx.

O que verificar na Programação Financeira ?

TRF001 – NUMERÁRIO COM PASSIVO (devolução ao CPEX)

TRF005 – NUMERÁRIO SEM PASSIVO (devolução à D CONT / FEx)

Processo de Aj de Custo / Indez Transporte

a) Capeador do processo (Portaria 290 DGP);

b) DIEx de solicitação de transporte, com cópia do BI que publicou a movimentação e último contracheque;

c) Cópia da folha de alterações onde consta a inclusão dos dependentes;

d) Cópia da identidade do cônjuge;

e) Cópia do CRV e CRLV do veículo;

Processo de Aj de Custo / Indez Transporte

f) Consulta impressa do domicílio bancário do interessado, extraída do SIAFI (>CONDOMCRED);

g) Ficha de cálculo de indenização de transporte;

h) Nota de Empenho assinada pelo OD;

i) Cópia do registro do contrato na carteira de trabalho do empregado doméstico ou comprovante de recolhimento do INSS atualizado.

Processo de pagamento de diárias

a) Cópia do BI que publicou a autorização para o deslocamento do militar;

b) Proposta de Concessão de diárias e passagens;

c) Justificativa, se o afastamento da sede iniciarse a partir de sextafeira ou inclua sábado e domingo;

d) Cópia do BI que autorizou o pagamento das diárias devidamente assinado pelo OD;.


e) Nota de Empenho assinada;

f) Relatório de Viagem Nacional, que deverá ser apresentado em até 5 dias úteis a contar da data do seu retorno à sede;

g) Se estão sendo concedidas diárias em proveito próprio (tal prática contraria o princípio da segregação de funções);


h) Se foi atribuída somente meia diária, quando:

1) O afastamento não exigiu pernoite fora da sede;

2) No dia de retorno a sede;

3) Fornecido alojamento ou outra forma de pousada, em Órgão ou Entidade da Administração Pública.

i) Não foi pago Gratificação de Representação cumulativamente com diárias.


j) Se o pagamento antecipado excedeu a 05 (cinco) dias da data prevista para o início da viagem, o que é vedado;

k) Se foram restituídas, integralmente e em parcela única, as diárias recebidas a maior ou indevidamente;

l) Se o Adicional de Embarque / Desembarque, conforme o caso, foi pago corretamente.

Processo de Suprimento de Fundos

a) Cópia do BI de publicação da concessão de Suprimento de fundos;

b) A proposta de Concessão de SF que deverá conter: finalidade; justificativa; meio de concessão (cartão de pagamento ou conta tipo “B”); valor por Natureza de Despesa; previsão de saque, no caso de cartão de pagamento; período de aplicação e prestação de contas.


c) Nota de Empenho assinada e preenchida da seguinte forma:

favorecido é o agente suprido; modalidade 09 ( Suprimento de Fundos); subitem 96 amparo: Art. 45 , Decreto 93872/86:

I. despesas eventuais (inclusive em viagens)II. despesas em caráter sigilosoIII. Despesas de pequeno vulto.


d) No processo de prestação de contas pelo suprido, verificar:

1) Se os documentos comprobatórios das despesas, foram faturados em nome da UG e no período de aplicação (máximo 90 dias) e estão atestados;

2) Relatório de prestação de contas (demonstrativo de gastos);

3) Se a prestação de contas foi realizada no período de 30 dias após a aplicação;


4) Cópia das faturas (com ateste do Enc Set Fin) e cópia das Ordens Bancárias assinadas;

5) Cópia do Registro de Arrecadação (RA), no caso de ressarcimento ao erário por pagamento de juros e multas sobre o principal, se houver.

6) Cópia do GPS / DARF / ISS;


Os valores pagos referentes à multa/juros por atraso no pagamento da fatura deverão ser ressarcidos ao erário público pelo Ordenador de Despesas ou quem der causa, após apuração das responsabilidades.

O ressarcimento ocorrerá por meio de emissão/pagamento de GRU, CÓDIGO 688088 – Devolução Suprimento de Fundos.

Preenchimento do campo “observação”

Acórdão TCU no 1.979/2012: levantamento de auditoria de natureza operacional com o objetivo de obter diagnóstico acerca do atual modelo de contabilidade adotado na Administração Pública Federal. A partir do levantamento realizado, o TCU constatou falhas de identificação das naturezas das transações e da documentação pertinente no campo "Observação" dos documentos de entrada do SIAFI.


Recomendação do TCU:

“ Diante do diagnóstico de falhas de identificação, recomendase as Unidades Gestoras que o campo “Observação” dos documentos de entrada de dados no SIAFI tenha requisitos mínimos informacionais em seu preenchimento, de tal modo que seja possível identificar a natureza das transações registradas e a documentação pertinente.”

Cap QCO Luciano Pinho CerqueiraChefe da Seção de Contabilidade / 2ª ICFEx

ST Delcio Ricardo Rapos FurtadoAuxiliar da Seção de Contabilidade / 2ª ICFEx

email: [email protected]: 2915 6707

Obrigado pela atenção!

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